機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺。現(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室存在檔案堆積的現(xiàn)象，也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策，這與現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的現(xiàn)代化手段使用，從而影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺使事業(yè)單位對檔案資源進(jìn)行有效的利用發(fā)揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。

（二）檔案檢索效率低。現(xiàn)在的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現(xiàn)計算機(jī)檢索，這在一定程度上影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對信息化的知識學(xué)習(xí)起來比較困難，即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，對數(shù)字化檔案管理依然無法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數(shù)字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達(dá)到對數(shù)字化檔案管理的需要水準(zhǔn)。

二、優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對策

（一）創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給數(shù)字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，這就需要事業(yè)單位建立一個高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的順利發(fā)展。

（二）提高數(shù)字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡(luò)控制的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能進(jìn)行提升，還可以增加系統(tǒng)內(nèi)部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進(jìn)行強化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這為數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)未來功能的更新奠定了基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級別，這有利于數(shù)字化檔案管理的使用者，系統(tǒng)功能得到了保障，這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了安全性的基礎(chǔ)。3.檔案管理使用性能提升。數(shù)字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)在線升級的功能。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有了更強大的功能發(fā)揮。

篇（2）

關(guān)鍵詞：

黨政機(jī)關(guān)；基建檔案；數(shù)字化管理

多年來，黨政機(jī)關(guān)基本建設(shè)項目形成的紙質(zhì)檔案資料，不僅量大而且保管費用高且不易保存。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的廣泛使用，無紙化辦公越來越普遍，檔案數(shù)字化管理越來越顯示出其方便、快捷的優(yōu)越性。尤其是黨政機(jī)關(guān)基建檔案應(yīng)該適應(yīng)形勢發(fā)展，及時開展電子文件歸檔和各類紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理工作。否則就會影響各基建檔案信息的開發(fā)利用，使檔案難以迅速、準(zhǔn)確地為機(jī)關(guān)事務(wù)各項工作服務(wù)。

一、基建檔案數(shù)字化的意義

基建檔案數(shù)字化就是實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化，使檔案的管理內(nèi)容從實際向數(shù)字轉(zhuǎn)變，使檔案的管理方式從傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化的計算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。

1、能有效保護(hù)原始檔案。基建檔案數(shù)字化后可提供原始檔案的電子副本，同樣滿足借閱、查詢等需求，同時避免與原始檔案的接觸，達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。

2、能有效地進(jìn)行檔案管理。利用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化管理，針對不同的借閱對象采用不同的保密方式進(jìn)行管理，并根據(jù)查檔者的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案，能有效做好檔案的保密工作。

3、提高檔案的查詢和利用效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在提供查檔服務(wù)時表現(xiàn)明顯的效率低下的問題，數(shù)字檔案利用計算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，提供方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢功能，同時實現(xiàn)網(wǎng)上信息共享，通過網(wǎng)絡(luò)把檔案提供給眾多用戶，最大限度提高檔案信息的利用率。

4、利用多媒體技術(shù)實現(xiàn)檔案信息立體化。利用現(xiàn)在多媒體技術(shù)使數(shù)字化的檔案信息做到圖、文、并、茂，加強檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，增強檔案信息的記錄功能和顯示功能，有利于檔案信息的利用。

二、如何做好基建檔案數(shù)字化管理工作

紙質(zhì)基建檔案數(shù)字化就是機(jī)關(guān)事務(wù)部門的基建或房產(chǎn)管理科室，在每一項基建項目驗收合格后，將現(xiàn)有檔案室保存的基建檔案采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

1)檔案整理：在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。通過目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等六個步驟，完成檔案整理。恢復(fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

2)檔案掃描：根據(jù)掃描檔案的實際情況，選擇適宜的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率等對檔案進(jìn)行掃描，并進(jìn)行掃描登記，即認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單。登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

3)圖像處理：通過圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等五個步驟，對圖像進(jìn)行全面處理，達(dá)到最佳效果。

4)圖像存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。進(jìn)行圖像文件命名，紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

5)目錄建庫。首先是目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。第二是檔案著錄，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。第三是采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

6)數(shù)據(jù)掛接。通過匯總掛接、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、交換登記等，做好數(shù)據(jù)的掛接，確保前后一致。

7)數(shù)據(jù)驗收。通過數(shù)據(jù)抽檢、驗收指標(biāo)、驗收審核、驗收登記，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。

8)數(shù)據(jù)備份。經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。還要填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

9)數(shù)字化成果管理。應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

三、基建檔案數(shù)字化管理后應(yīng)注意的問題

為了做好檔案室數(shù)字化建設(shè)，在建設(shè)過程中應(yīng)注意以下幾個問題。

1）堅持紙質(zhì)文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據(jù)的認(rèn)定存在著質(zhì)疑。因而必須實行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”，同時進(jìn)行整理歸檔。實行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質(zhì)管理系統(tǒng)和電子管理系統(tǒng)獨立地、沒有任何聯(lián)系地保管，而應(yīng)把紙質(zhì)檔案和電子檔案作有機(jī)的對應(yīng)，相互建立準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識關(guān)系。

2）堅持電子檔案的安全保護(hù)和隨辦隨歸檔。要在機(jī)關(guān)內(nèi)部尤其是基建科室針對利用者職責(zé)，設(shè)置使用權(quán)限密碼，防止越權(quán)閱文，切實做好安全保護(hù)。同時，為防止文件丟失，基建工作人員需對每一份基建檔案進(jìn)行人工進(jìn)行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統(tǒng)歸檔并輸入文件目錄，無電子文件的紙質(zhì)文件需要進(jìn)行數(shù)字化，這就需要做到隨辦隨歸檔，主要是為了出現(xiàn)以下問題：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進(jìn)度；二是容易因為機(jī)關(guān)進(jìn)行微機(jī)整理造成電子信息的丟失。

3）堅持建章立制與人員培訓(xùn)。基建檔案數(shù)字化管理因時間較短，數(shù)字檔案室管理制度在建設(shè)之初并不會非常完善，需要檔案人員在執(zhí)行過程中，及時發(fā)現(xiàn)漏洞及需要改進(jìn)的地方，不斷修改和完善。同時，因基建工作人員并非專業(yè)的檔案管理人員，所以黨政機(jī)關(guān)在檔案管理工作中，除要對基建人員員進(jìn)行定期的檔案知識培訓(xùn)外，還要在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件更新后，安排相應(yīng)的培訓(xùn)，使他們能準(zhǔn)備充分、快捷的使用更新后的管理軟件，避免發(fā)生因更新造成誤操作，而導(dǎo)致無法預(yù)料的事故。

作者：姜海峰 單位：山東省乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

篇（3）

隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問題，它是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當(dāng)?shù)匾M(jìn)資源，搞活經(jīng)濟(jì)提供良好的信息服務(wù)軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實現(xiàn)全社會的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國各類檔案館和機(jī)關(guān)檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書對檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

1 對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現(xiàn)代化的檔案信息實體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時間較短，人們對檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。

第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認(rèn)為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務(wù)意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務(wù)帶動整個檔案工作水平的提高。

第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個長久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現(xiàn)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運用與現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用有機(jī)結(jié)合起來，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。

2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

過去的紙質(zhì)檔案在多次反復(fù)查閱的過程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)據(jù)處理就能長久的保管好紙質(zhì)檔案，延長使用壽命。

這幾年來，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬條，進(jìn)行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機(jī)關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來建設(shè)復(fù)合型數(shù)字檔案館打下了堅實的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進(jìn)新館以來，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務(wù)，在復(fù)退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護(hù)了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長了他們的使用壽命。

3 未來的復(fù)合型數(shù)字檔案館

（一）、復(fù)合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢

隨著社會的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，步入一個新時代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月的《國家信息化指標(biāo)構(gòu)成方案》中看出我國對檔案館未來建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發(fā)展進(jìn)入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴(kuò)展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠(yuǎn)程登錄、網(wǎng)絡(luò)新聞、壓縮和存儲技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網(wǎng)絡(luò)也就成為數(shù)字化信息資源服務(wù)的主要工具，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應(yīng)走在信息時代的前列，順應(yīng)時代的潮流，以網(wǎng)絡(luò)作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務(wù)，從現(xiàn)在已進(jìn)入信息數(shù)字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數(shù)字檔案館”是勢在必行之舉。

然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個過程，數(shù)字化時代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復(fù)合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，這些檔案館將隨著社會的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現(xiàn)計算機(jī)自動化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機(jī)結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進(jìn)中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復(fù)合型數(shù)字檔案館。

（二）、未來復(fù)合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想

未來的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務(wù)內(nèi)容、國家新近出臺的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡訊、業(yè)界動態(tài)、熱點新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁上創(chuàng)辦交流園地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登。總之，可以開辦的業(yè)務(wù)不僅僅是對利用者進(jìn)行查閱取證服務(wù)，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。

數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時創(chuàng)建的網(wǎng)頁上加一個選項或鏈接而已，應(yīng)該有自己獨立的域名和網(wǎng)站。“數(shù)字化檔案館”應(yīng)創(chuàng)建自己獨具特色的網(wǎng)頁，開發(fā)可多級查詢檔案信息的應(yīng)用程序，發(fā)展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經(jīng)濟(jì)效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟(jì)行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機(jī)能，緩解檔案館常年經(jīng)費緊張的狀況。

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，復(fù)合型數(shù)字檔案館將會離我們越來越近，數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個領(lǐng)域，任何人和機(jī)構(gòu)只要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設(shè)一個符合我市實際情況的復(fù)合型數(shù)字檔案館。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳春紅：檔案信息化建設(shè)初探[J]，上海檔案，2006（05）

篇（4）

數(shù)字檔案館是對數(shù)字檔案信息進(jìn)行規(guī)范接收、有序管理、長期保存、高效利用的集成系統(tǒng)。數(shù)字檔案信息包括立檔單位形成并按照相關(guān)要求向檔案館移交的電子檔案，館藏傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字化檔案，區(qū)域內(nèi)與館藏檔案信息密切相關(guān)的重要數(shù)字信息等。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收各立檔單位移交的電子檔案的能力。電子檔案接收首先需要建立一整套接收機(jī)制，保證接收過程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證電子檔案的真實完整和長期可用。數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機(jī)接收方式，在線接收方式需要建立電子檔案移交和接收平臺；系統(tǒng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用；能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實性、完整性、可用性驗證；具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信鼠資源的采集功能。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備將各種模擬信號檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的能力。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、掃描、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進(jìn)行全面梳理。檔案館開展數(shù)字化可采取自行組織加工和委托專業(yè)公司加工兩種方式。對于加工量較大、開放程度較高的情況一般采取委托專業(yè)公司加工的方式。即使是全部采用委托專業(yè)公司加工的方式，各級檔案館也需要配備必要的各類檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，以便日常之用。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備采集區(qū)域內(nèi)與館藏檔案內(nèi)容密切相關(guān)重要數(shù)字信息的能力。重要數(shù)字信息采集一般需要配備多媒體采集系統(tǒng)、網(wǎng)頁信息采集系統(tǒng)等，同時應(yīng)當(dāng)隨著新的數(shù)據(jù)類型的不斷出現(xiàn)而配備相應(yīng)的系統(tǒng)和設(shè)備。

第二，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備有序管理數(shù)字檔案的能力

檔案工作的主要內(nèi)容就是建立各種規(guī)章制度，運用各種方法手段對檔案實體和檔案信息進(jìn)行科學(xué)、有序的管理。采用信息化的技術(shù)方法對數(shù)字檔案信息實行科學(xué)、有序的管理是數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)和運行的中心環(huán)節(jié)，是數(shù)字檔案館的核心功能。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信存儲到系統(tǒng)中，并根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；能夠過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號；能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作，目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實現(xiàn)，將來不排除使用新的技術(shù)方法對數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開放鑒定工作；對檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包；能夠?qū)n案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實體檔案編目(著錄、標(biāo)引)、整理、出入庫房管理等工作；能夠定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。

第三，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用的能力

保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用是數(shù)字檔案館系統(tǒng)有別于一般檔案信息管理系統(tǒng)以及其他類型信息管理系統(tǒng)的最重要、最顯著的特征；是數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然要求；是數(shù)字檔案館關(guān)鍵技術(shù)和管理要求的核心內(nèi)容。

保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用采用的技術(shù)方法、管理手段，會隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理要求的不斷變化而不斷發(fā)展。當(dāng)前需要采取的技術(shù)方法、管理手段包括，一是建立功能完備、技術(shù)先進(jìn)、符合相關(guān)要求的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，這是數(shù)字檔案信息保存、管理、利用等各項工作的環(huán)境和基礎(chǔ)；二是數(shù)字檔案信息采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式，暫時未制訂標(biāo)準(zhǔn)的，選擇開放格式或主流格式，如確需保存特殊格式的數(shù)據(jù)，應(yīng)同時保存相關(guān)的源代碼、軟硬件等；三是接收、保存、記錄反映數(shù)字檔案信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其變化過程的元數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)數(shù)字檔案內(nèi)容信息保持持久、有效的聯(lián)系；四是系統(tǒng)采取防非法修改的技術(shù)方法；五是建立完善的管理制度，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測試，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決；六是適時采用遷移技術(shù)方法，計算機(jī)軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時，采取遷移等手段進(jìn)行技術(shù)處理。

第四，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備提供多種形式信息化服務(wù)的能力

運用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務(wù)，是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本目的。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同服務(wù)對象和不同檔案開放范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺。一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員服務(wù)的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺；二是利用當(dāng)?shù)攸h政網(wǎng)建立面向本級黨政機(jī)關(guān)各立檔單位服務(wù)的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺；三是利用互聯(lián)網(wǎng)建立面向廣大社會公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢、資源、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析等功能。

系統(tǒng)能夠運用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求；能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺或特定載體檔案信息和信息資源共享；能夠輔助檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育等服務(wù)；能夠輔助開展數(shù)字檔案信息的增值服務(wù)；能夠進(jìn)行檔案利用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作；能夠?qū)τ脩簟?shù)據(jù)項、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。

第五，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備對館藏數(shù)字檔案安全保障的能力

篇（5）

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

前言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，辦公自動化在各行政機(jī)關(guān)成普及之勢。辦公自動化，以電子計算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各信息，提高辦公效率。辦公自動化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶入了自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對策作一些研究。

一、文書檔案電子工業(yè)化管理的現(xiàn)狀

目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機(jī)關(guān)單位辦公自動化則要求一體化，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級密切聯(lián)系，對上履行職責(zé)任務(wù)，匯報上級下達(dá)任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問題；對下達(dá)任務(wù)和傳達(dá)上級指示精神；同級兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。因此，這就需要實行全社會最起碼本級市的各機(jī)關(guān)單位各部門都實行辦公自動化，但目前還未能做到這一步，而且業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機(jī)在整個過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。

1.3電子文件具有對設(shè)備的依賴性。離開了計算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說特定的電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件存在的。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

二、關(guān)于做好文書檔案電子化管理的對策

檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，以公文管理實行全文電子信息處理為前提，而目前在傳統(tǒng)的辦公方式正向自動化過渡階段，將如何應(yīng)對日益增多的電子文件進(jìn)行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時地歸檔呢？我認(rèn)為必須把握好幾個環(huán)節(jié)：

2.1 建立電子檔案管理制度。建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度：歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設(shè)安全、有序地開展。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.2 電子文件和紙質(zhì)文件共存，實現(xiàn)文檔一體化工作制度。鑒于目前紙質(zhì)文件和電子文件正在過渡階段，檔案電子化管理在實際應(yīng)用中存在難以克服的各種問題，所以在目前電子文件完全取代紙質(zhì)文件并不現(xiàn)實。解決的方法只能是電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔，實行兩條腿走路。要在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存工作的發(fā)展以及電子檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達(dá)到互補的目的。

2.3 嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼，保密期過后才能解密。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機(jī)人員的相互制約。特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面，應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命。對于存儲電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要妥善保管，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

2.4 文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，比照手工作業(yè)的方法，起草、修改、審核、簽發(fā)、打印、封發(fā)各類公文，在這些過程中要按照行文的要求，選好文種、擬好標(biāo)題、標(biāo)明密級和時限、發(fā)送范圍等到所謂的電子文件背景材料。如果能夠在附件上記錄下文稿的歷次修改標(biāo)記，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的記錄，那就更加完美了；第二部分是電子文件的歸檔處理。應(yīng)該堅持以下原則：按時歸檔的原則。要求已經(jīng)形成的正式的電子文件要及時向虛擬的電子檔案室進(jìn)行移交。可以以郵件、硬拷貝等形式、送交到由檔案室已設(shè)置好的一個個文件夾，進(jìn)行及時的分類管理。正式紙質(zhì)文稿要在規(guī)定的時間內(nèi)向檔案室移交，以便對有關(guān)的電子文件進(jìn)行核對，防止電子文件的錯亂現(xiàn)象或被人為的刪改。歸檔的電子文件核對鑒定原則，應(yīng)由有關(guān)人員組成核對鑒定小組，定期對各部門已形成的電子文件進(jìn)行真實性、完整性和時效性鑒定，同時劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。

篇（6）

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在這一背景下，信息技術(shù)革命浪潮持續(xù)高漲，經(jīng)濟(jì)的全球化、社會的信息化進(jìn)一步加強，人類進(jìn)入了數(shù)字化時代。技術(shù)的進(jìn)步、社會的發(fā)展、改革開放的成果已經(jīng)為大力發(fā)展數(shù)字檔案館創(chuàng)造了有力的條件，我國數(shù)字檔案館的發(fā)展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國內(nèi)第一個數(shù)字檔案館之后，許多城市的數(shù)字檔案館也實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能，這些成就極大地推動了我國數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。

一、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

與數(shù)字圖書館建設(shè)初期一樣，20世紀(jì)90年代末，電子檔案館、虛擬檔案館、沒有圍墻的檔案館、全球檔案館、超級檔案館、數(shù)字檔案館等新名稱不斷見諸報端。隨著數(shù)字圖書館從概念變成現(xiàn)實，檔案界對于數(shù)字檔案館的表述也漸趨統(tǒng)一。

然而，對于不同的研究者而言，數(shù)字檔案館仍然有著不同的內(nèi)涵。檔案界、計算機(jī)界、國際標(biāo)準(zhǔn)組織機(jī)構(gòu)以及檔案用戶等，都在試圖從不同的角度來闡述這一概念。

信息系統(tǒng)論是當(dāng)前檔案界對數(shù)字檔案館概念描述中的一種主要提法，其核心是將數(shù)字檔案館定義為一個超大規(guī)模的“信息系統(tǒng)”。定義強調(diào)數(shù)字檔案館是一個信息系統(tǒng)，但是，沒有給出信息系統(tǒng)的確切內(nèi)涵。而持信息倉儲論這一觀點者通常將數(shù)字檔案館定義為“信息倉庫”、“知識信息中心”、“數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)交換站”等，最終實現(xiàn)“數(shù)字檔案館”，它強調(diào)了數(shù)字檔案館的信息存儲和傳播功能，但對數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的描述存在著一定的局限性。信息環(huán)境論將數(shù)字檔案館看作是一種“信息組織模式”，其對數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的表述顯得比較宏觀與抽象，環(huán)境的內(nèi)涵究竟是什么，難以具體認(rèn)知。功能拓展論將數(shù)字檔案館定義為傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代技術(shù)拓展服務(wù)功能的一種方式。其它還有一些類似的釋義，不再一一列舉。從以上幾種定義來看，多為描述性定義，差異較大，各具特色，反映了不同研究者從不同視角所得到的數(shù)字檔案館概念。

那么，怎樣才能從當(dāng)代信息科學(xué)與檔案學(xué)的角度來對數(shù)字檔案館這一詞語的含義進(jìn)行認(rèn)定和概括，使所有數(shù)字檔案館建設(shè)者都能夠清晰地勾勒出未來的目標(biāo)呢？只有對數(shù)字檔案館這一信息時代“新生兒”的本質(zhì)屬性與內(nèi)涵有一個全面的了解與認(rèn)識，才能得出相對比較完整和清晰的數(shù)字檔案館定義。

我們是否可以這樣來定義：數(shù)字檔案館是在分布式計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲、處理、交換與數(shù)字檔案信息的檔案信息管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)，是各級政府和各單位信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分。

二、數(shù)字檔案館的特征

1.數(shù)字資源的多樣性。一是依托于實體檔案的數(shù)字化；二是通過各種途徑收集、組織、加工相關(guān)數(shù)字信息形成的數(shù)字信息。

2.具有一定的開放性。依托于網(wǎng)絡(luò)，一方面能夠在線采集網(wǎng)上信息，實現(xiàn)信息資源共享；另一方面能夠針對利用者不同的需求，提供多樣化的服務(wù)。

3.技術(shù)的多變性。由于數(shù)字檔案館依靠于計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、基礎(chǔ)于內(nèi)容的檢索技術(shù)等，其存儲技術(shù)、載體、格式、閱覽方式等，都呈現(xiàn)出不斷進(jìn)步、變化的動態(tài)。

三、數(shù)字檔案館的功能

1.信息集成功能。數(shù)字檔案館的建立，使我們可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對特定區(qū)域內(nèi)的所有檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，改變了以往單一的檔案實體的保管形式。通過信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關(guān)信息的中心，所以，信息集成將成為數(shù)字檔案的首要功能。

2.資源共享功能。無論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據(jù)自己的需要，隨時隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數(shù)據(jù)乃至全文，數(shù)字檔案館這一功能的發(fā)揮有助于實現(xiàn)檔案利用的理想化目的。

3.社會記憶功能。數(shù)字檔案館的建設(shè)將應(yīng)用國家相應(yīng)的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實體保管模式，檔案是社會記憶的主要工具。數(shù)字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會記憶功能的實現(xiàn)。數(shù)字檔案館能實現(xiàn)對電子公文、科技文件等進(jìn)行文檔一體化管理，對文件從生成、捕獲、處理、歸檔、鑒定、提供利用等的全過程管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)的動態(tài)管理。

四、數(shù)字檔案館的最終目標(biāo)

數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目標(biāo)是要通過國家信息基礎(chǔ)工程把各級各類檔案館組織在一起，把檔案信息與其他門類信息綜合起來，作為國家信息資源的組成部分，面向全社會發(fā)揮作用。所以，數(shù)字檔案館建設(shè)項目、尤其是國家綜合檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)項目應(yīng)該從一開始就納入到國家信息基礎(chǔ)工程之中統(tǒng)一規(guī)劃與設(shè)計。數(shù)字檔案館的核心資源主要來自相關(guān)的信息系統(tǒng)，同時又可與相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息共享。

五、數(shù)字檔案館的總體架構(gòu)

數(shù)字檔案館應(yīng)以結(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，基于物理和邏輯兩種結(jié)構(gòu)，建成中心檔案館和基層檔案館兩層分布式結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)接收、信息交互、資源數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)存儲與備份、歸檔數(shù)據(jù)管理、目錄、信息的整理與利用管理等功能。按照兩級模式建立的中心檔案館內(nèi)容包括各門類在內(nèi)的所有檔案的數(shù)字化信息，基層檔案館應(yīng)管理本單位經(jīng)過歸檔流程的先行有效的各類檔案數(shù)字化信息。

六、數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)

數(shù)字檔案館的理論研究涉及多個學(xué)科領(lǐng)域。例如，檔案學(xué)、信息學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、管理學(xué)等，不同學(xué)科領(lǐng)域的研究者攜手開展數(shù)字檔案館理論研究，勢必會更加有力地推進(jìn)數(shù)字檔案館理論體系的建設(shè)。但是，對于數(shù)字檔案館這一檔案工作創(chuàng)新變革的產(chǎn)物，檔案界似應(yīng)更多地承擔(dān)起建設(shè)相關(guān)理論體系的重任。鑒于檔案學(xué)科是一門實踐性很強的學(xué)科，本文試圖從檔案學(xué)理論研究與檔案工作實踐相結(jié)合的角度，對數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)的內(nèi)容作一些初步的探討。

1.數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論建設(shè)

數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論研究離不開傳統(tǒng)檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論研究的基礎(chǔ)，是對傳統(tǒng)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的深化與拓展。這部分內(nèi)容主要包括：

數(shù)字檔案的定義及邊界。例如：數(shù)字檔案館的管理對象究竟是什么？與圖書館、博物館和其他信息管理機(jī)構(gòu)的管理對象有什么區(qū)別與聯(lián)系？大檔案的概念外延到底有多大？這對于當(dāng)前檔案部門科學(xué)構(gòu)建數(shù)字檔案館信息資源庫，合理配置有限的人財物資源具有重要的指導(dǎo)意義。

數(shù)字檔案館的管理體制與機(jī)制。例如，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，如何理解和貫徹檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的組織原則，建立起科學(xué)的數(shù)字檔案館體系，推進(jìn)數(shù)字檔案資源的共建與共享？如何構(gòu)建數(shù)字檔案館的績效評估機(jī)制等。

狹義數(shù)字檔案館的組織架構(gòu)、工作環(huán)節(jié)以及相關(guān)的工作原則與要求。例如，數(shù)字檔案信息的創(chuàng)建、獲取、鑒定、存儲、處理、交換、、利用、保密等應(yīng)采取哪些策略，建立哪些制度？在數(shù)字化的環(huán)境下，如何根據(jù)數(shù)字檔案的形成目的、形成活動、形成過程、處理程序和職能范圍來正確運用檔案管理的基本原則。

上述理論問題，與數(shù)字檔案館建設(shè)實踐的推進(jìn)速度相比較，檔案界關(guān)于數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論的研究還顯得比較欠缺和薄弱。然而，在當(dāng)前社會信息化快速發(fā)展的大背景下，檔案學(xué)科領(lǐng)域基礎(chǔ)理論研究的或缺，勢必會導(dǎo)致實踐的盲目性和無所適從，進(jìn)而加速檔案工作的邊緣化趨勢。筆者認(rèn)為，檔案工作者需要學(xué)習(xí)、了解和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，更需要明白自己的歷史使命與工作內(nèi)涵。數(shù)字檔案館既不能成為信息孤島，也不是一個沒有獨特內(nèi)涵、漫無邊際的信息大倉庫，需求不明晰往往是導(dǎo)致一些數(shù)字檔案館建設(shè)項目難以達(dá)到預(yù)期效果的一個重要原因。

2.與數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)的法律規(guī)章建設(shè)

這方面的內(nèi)容有很多，這里只能列舉一些實踐中遇到的、亟需解決的法律規(guī)章問題。如：檔案工作的法律規(guī)章，政府信息公開的法律規(guī)章，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法規(guī)政策，保護(hù)公民隱私權(quán)、知情權(quán)的法規(guī)政策，信息共建共享的法規(guī)政策等等。

數(shù)字檔案館建設(shè)的主要宗旨之一就是要充分開發(fā)利用檔案信息，為國家、社會和公民提供高效、便捷的服務(wù)，推進(jìn)政府信息公開、構(gòu)建社會主義和諧社會。檔案界應(yīng)注意總結(jié)和發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)實踐中遇到的法律問題，積極推進(jìn)相關(guān)法律規(guī)章的修訂與完善，確保數(shù)字檔案館建設(shè)有法可依，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供有力的法律保障。

七、進(jìn)一步推進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案信息資源共享的思考

1.堅持統(tǒng)籌兼顧，加大信息資源整合力度

一是擴(kuò)大檔案收集范圍。注重收集檔案的全面性、系統(tǒng)性和完整性，多門類、多載體、多途徑，豐富館藏數(shù)量，改善館藏結(jié)構(gòu)。二是實施館室一體化。通過館室交換，實現(xiàn)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與國家檔案館之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接和共享。三是規(guī)范數(shù)字檔案館建設(shè)，特別是要完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，夯實數(shù)字檔案館資源基礎(chǔ)。

2.堅持共建共贏，建立完善的合作機(jī)制

實現(xiàn)檔案資源集成共享離不開完善的協(xié)同工作機(jī)制，這是資源共建共享的前提。由于檔案工作實行分級管理，同時檔案信息資源共享的相關(guān)規(guī)則不明確，一些地區(qū)可能將檔案信息資源的產(chǎn)權(quán)地區(qū)化，有可能人為設(shè)置檔案信息互聯(lián)互通的壁壘，導(dǎo)致在檔案信息歸屬上的“地區(qū)所有、部門私化”，這種格局將阻礙檔案信息資源的共享應(yīng)用。因此，區(qū)域內(nèi)各級檔案館對資源共建共享的思想認(rèn)識是否統(tǒng)一、工作是否同步，都將直接影響區(qū)域數(shù)字檔案資源集成共享和利用服務(wù)的整體水平。

篇（7）

創(chuàng)新就是人類社會和國家發(fā)展的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的有效提升，科技技術(shù)的不斷創(chuàng)新，促使高校的檔案管理工作也出現(xiàn)了一定的改變，并且進(jìn)入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現(xiàn)的問題，同時滿足了現(xiàn)階段高校學(xué)生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，主要是依據(jù)數(shù)字轉(zhuǎn)換、掃描、壓縮等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學(xué)生、教師以及研究者等進(jìn)行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發(fā)展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創(chuàng)新，從而滿足現(xiàn)階段高校發(fā)展的需求。

一、高校檔案管理創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化具備的含義

高校檔案管理的創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化是依據(jù)現(xiàn)代管理方案為依據(jù)，全面依據(jù)現(xiàn)代管理觀念和形式，結(jié)合優(yōu)質(zhì)的管理形式和設(shè)施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創(chuàng)新觀念，引導(dǎo)高校管理走向科技、數(shù)字、系統(tǒng)化的管理形式。

高校檔案管理的現(xiàn)代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據(jù)的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數(shù)量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發(fā)展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質(zhì)量。高校檔案數(shù)量和時間也在不斷地改善。因此，現(xiàn)代化的管理形式是發(fā)展的必然方向。

二、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化管理中存在的問題

在實際發(fā)展的過程中，想要到達(dá)創(chuàng)新，進(jìn)行數(shù)字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。

（一）檔案標(biāo)磚缺少完善性。由于不同高校的發(fā)展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據(jù)高校來說，其時間的差異性，促使技術(shù)也存在一定的不同，從而導(dǎo)致檔案管理工作無法統(tǒng)一，設(shè)施應(yīng)用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少創(chuàng)新性。高校的檔案管理發(fā)展形勢逐漸向數(shù)字化挺進(jìn)，這是時展的需求，具備一定的連續(xù)性。從信息技術(shù)的發(fā)展初期到現(xiàn)階段，我國越來越關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，但是隨著科技技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時展的需求，缺少一定的創(chuàng)新觀念。科技發(fā)展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創(chuàng)新觀念，從而滿足時代和人們的需求。

（三）數(shù)據(jù)庫構(gòu)建缺少實用性。現(xiàn)階段，國家在投資高校管理經(jīng)濟(jì)上，依據(jù)對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優(yōu)質(zhì)的設(shè)備，促使大部分構(gòu)成的檔案數(shù)據(jù)庫形式較小。大部分的高校檔案數(shù)據(jù)庫管理都缺少實用性，數(shù)據(jù)庫模式的減少，標(biāo)準(zhǔn)不完善，形式單一化，同時沒有規(guī)范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。

三、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化檔案管理的方案

（一）完善檔案管理的系統(tǒng)，減少網(wǎng)絡(luò)影響。要想實施高校檔案管理數(shù)字化，最先要完善管理系統(tǒng)的軟件，從而奠定有效的基礎(chǔ)，以此高校需要提升軟件的開發(fā)工作，開發(fā)有效的高校檔案管理軟件。一個優(yōu)質(zhì)的檔案管理數(shù)字化技術(shù)，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺的約束。第三，應(yīng)用技術(shù)簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據(jù)上述三點實施創(chuàng)新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的專屬服務(wù)器，促使校外的人員可以進(jìn)行搜查。并且定期更新數(shù)據(jù)庫信息，確保信息的有效性。

（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理，促使文書檔案自動化應(yīng)用。構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是科技技術(shù)發(fā)展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標(biāo)以及方向等。因此，在實際發(fā)展的過程中需要依據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)形式構(gòu)建數(shù)字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進(jìn)行數(shù)字化管理，有助于校內(nèi)外的人員進(jìn)行閱讀和下載。工作者可以依據(jù)掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統(tǒng)中。在最開始實施數(shù)字化檔案管理工作的時候較為復(fù)雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現(xiàn)階段的檔案工作都將實施數(shù)字化，需要工作者依據(jù)數(shù)字化技術(shù)和系統(tǒng)的要求將文書工作轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進(jìn)行自動化管理的重要基礎(chǔ)。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式，還要將整體的管理工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式。這需要數(shù)字管理的構(gòu)建融入管理，依據(jù)系統(tǒng)管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

（三）提升數(shù)字班培訓(xùn)，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數(shù)字班培訓(xùn)工作，從而提升工作者數(shù)字化管理能力。工作者依據(jù)培訓(xùn)班，可以學(xué)習(xí)新的知識，優(yōu)化自身具備的知識系統(tǒng)，并且掌控新的計算機(jī)管理能力，滿足檔案數(shù)字化管理的要求，提升整體工作的質(zhì)量和效率。

結(jié)束語：綜上所述，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺的不斷發(fā)展，促使人們的生活和學(xué)習(xí)形式都發(fā)生了一定的改變，信息數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)階段社會發(fā)展的重要組成部分，更是創(chuàng)新的重要依據(jù)。高校檔案管理是檔案管理數(shù)字化管理中組成部分，結(jié)合了創(chuàng)新的理念，滿足了現(xiàn)階段時展的人們需求，同時也推動了檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展和應(yīng)用。

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與科技論壇，2016，15.

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篇（8）

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（caep.cetinnet）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)（ChinaGBnet），并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效

自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

首先是檔案計算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進(jìn)行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機(jī)中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器（Client/Server）體系結(jié)構(gòu)模式；客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計算機(jī)系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺機(jī)器（包括工作站、一個或多個服務(wù)器）分別執(zhí)行，共同實現(xiàn)整體應(yīng)用。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。

3.2檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。現(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具（ODBC驅(qū)動程序）、數(shù)據(jù)庫―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數(shù)據(jù)庫服務(wù)。

淺議高校檔案管理數(shù)字化及檔案管理創(chuàng)新

張洪光

（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 內(nèi)蒙古 010070）

摘要：隨著信息數(shù)字化急速成熟，高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展，高校檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分的。

關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（caep.cetinnet）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)（ChinaGBnet），并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效

自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

首先是檔案計算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進(jìn)行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機(jī)中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

篇（9）

0前言

如今檔案的主要管理方式已從原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的計算機(jī)數(shù)字化管理，尤其是高校的檔案內(nèi)容十分的多，詳細(xì)包含著每屆每名學(xué)生的資料，所以在管理時就十分的繁雜，得到的資料都十分重要不能丟失，而且還要按照順序去進(jìn)行排列，只有這樣才方便以后的查找，如果是由人工來執(zhí)行的話就很難達(dá)到需要的標(biāo)準(zhǔn)和要求，但是科技在發(fā)展，現(xiàn)在計算機(jī)數(shù)字化安全管理已在高校運用起來，讓高校的檔案管理工作變得不像以前那樣煩瑣，更加容易操作，現(xiàn)在廣大高校基本都采用計算機(jī)數(shù)字化安全管理的技術(shù)，本文就是筆者對高校檔案計算機(jī)數(shù)字化安全管理的一些探究。

1高校檔案計算機(jī)數(shù)字化安全管理概述

高校檔案計算機(jī)數(shù)字化安全管理就是高校檔案館的管理人員利用校園網(wǎng)絡(luò)、校園通信設(shè)備等各種現(xiàn)代科技信息技術(shù)代替以前傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)方式，可實現(xiàn)高校的檔案信息能自動查閱和處理，搭建網(wǎng)上高校檔案計算機(jī)數(shù)字化查閱的平臺，這樣可更加方便、更加快捷地為院校用戶端服務(wù)，建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高高校的檔案管理效率和服務(wù)水平。

2高校檔案數(shù)字化安全管理的重要性

學(xué)生的檔案是個人的信息管理具有保存的價值而形成的原始記錄資料，也是學(xué)校掌握學(xué)生的信息的重要資料來源。原始的檔案含有很高的依據(jù)性和權(quán)威性，所有的高校和社會上很多的企業(yè)，對學(xué)生的個人檔案資料都有很大的利用價值，但學(xué)校在對學(xué)生的檔案進(jìn)行存儲和管理還有利用價值時，經(jīng)常由于各種原因?qū)Ρ４娴臋n案造成一定的損傷或丟失，有時還會被人故意更改資料上的內(nèi)容，所以，以前的那種傳統(tǒng)管理的模式不能達(dá)到現(xiàn)在高校對檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)水平，尤其對檔案的存儲和管理這兩方面，多年來，高校也一直在尋找更有效的方法，隨著社會的科技水平一直在不斷地發(fā)展，現(xiàn)在基本上各高校都采用的是計算機(jī)數(shù)字化安全管理的技術(shù)，這種科技化的管理模式正在一步一步地取代以前傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理的方式，漸漸地成為高校檔案計算機(jī)信息化管理的新方法。現(xiàn)在的社會科技水平一直在不斷地進(jìn)步和發(fā)展，社會上高智能技術(shù)的犯罪手法絡(luò)繹不絕的出現(xiàn)，所以各高校都需采取計算機(jī)數(shù)字化信息的管理方法來管理學(xué)生的檔案信息，高校檔案計算機(jī)數(shù)字化安全管理在保衛(wèi)，預(yù)防和打擊高校犯罪這些方面起到了越來越多的作用。高校的主體就是學(xué)校的學(xué)生，學(xué)校的所有中心都是圍繞著學(xué)生，為把學(xué)生培育成國家的棟梁人才來為學(xué)生服務(wù)，但現(xiàn)在這個社會上有很多的不良風(fēng)氣，導(dǎo)致很多的學(xué)生的思想觀念，和對人生的規(guī)劃、目標(biāo)，都受到了很大的負(fù)面影響，經(jīng)常能聽到、看到高校大學(xué)生違法犯罪的案件數(shù)量也在不斷地增加。各高校廣大的師生都需要一個安全，方便學(xué)習(xí)工作的環(huán)境。但是高校的檔案管理人員在大量的工作任務(wù)中任務(wù)還是十分的困難，不僅要保證高校檔案安全任務(wù)的完成，還要保證在工作的過程中的服務(wù)質(zhì)量，所以，高校檔案計算機(jī)數(shù)字化安全管理的建立與運用，能有助于保障高校的保衛(wèi)工作有效地進(jìn)行。

3增加檔案計算機(jī)技術(shù)數(shù)字化人才的引進(jìn)

高校所采用的對檔案進(jìn)行計算機(jī)數(shù)字化安全管理的方式，主要的工作模式就是將需要存入的檔案信息錄到計算機(jī)系統(tǒng)里，然后計算機(jī)可對檔案進(jìn)行分類處理，并保存，簡單來說就是將紙上的文字內(nèi)容變成信息數(shù)字化的內(nèi)容，計算機(jī)的數(shù)字化管理可節(jié)省出檔案所占有的空間，并保證檔案的安全性。不像以前的管理方式，需專門設(shè)置一間房子來存放檔案，這樣就需要人工花費很多的時間進(jìn)行整理，而且學(xué)校的檔案管理難度非常大，因為要收集學(xué)校所有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績還有個人信息資料，還有學(xué)校教師的相關(guān)資料等等，由于內(nèi)容含量就十分巨大，在進(jìn)行收集和整理時就十分困難，而引入計算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)后就不需人工進(jìn)行整理和收集，提高了工作效率，并且，在一定的程度上，還提高檔案管理工作的信息安全性，這樣就不僅減少人力的資源浪費，也讓檔案的工作管理更加簡化的同時提高工作效率，所以高校為提高檔案管理就必須采用計算機(jī)數(shù)字管理方式，就要引入技術(shù)性的人才，讓學(xué)校建立起規(guī)模完善的數(shù)字化管理，可更好地對高校檔案的管理進(jìn)行分類和規(guī)劃，還順便可把以前陳舊的紙質(zhì)檔案錄入到計算機(jī)數(shù)字化管理系統(tǒng)中去，重新整理一下，這樣就不會讓檔案損壞或丟失后不能進(jìn)行查找。當(dāng)然，高校在引進(jìn)高校人才時也要注意結(jié)合學(xué)校的實際情況，最好是引入技術(shù)性的人才，經(jīng)過學(xué)校的培訓(xùn)后能馬上上手，合理地利用人才的資源，能更好地發(fā)揮出人才的優(yōu)勢和起到的作用，在工作時，要注意加強人才的準(zhǔn)確性培養(yǎng)，這是因為檔案在錄入計算機(jī)進(jìn)行工作時需要一個認(rèn)真、謹(jǐn)慎、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，要保證所錄入的信息準(zhǔn)確并且完整，可適當(dāng)?shù)靥岣吒咝n案管理工作人員的福利、薪資待遇等，吸引更多的計算機(jī)數(shù)字化人才參與到高校檔案計算機(jī)數(shù)字化管理的工作中，更好地促進(jìn)管理工作的發(fā)展和推廣。

4提升檔案計算機(jī)數(shù)字化安全管理水平

把以前紙質(zhì)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在計算機(jī)數(shù)字化管理的時最重要的一點就是要注意計算機(jī)的安全，一定要注意加強計算機(jī)里面的防火墻設(shè)置，避免黑客或病毒入侵到計算機(jī)系統(tǒng)里，以免導(dǎo)致檔案資料被竊取或丟失，高校采用計算機(jī)數(shù)字化管理的最大優(yōu)點就是減少人力的工作量，計算機(jī)可直接自動整理并篩選分類，并節(jié)約很大的成本資源，減少紙張的浪費，紙質(zhì)的檔案如被破壞掉，檔案就會變得不完整，信息資料就會缺失。由此可見，高校檔案計算機(jī)數(shù)字化的管理方法可提高檔案的存儲安全性，但計算機(jī)數(shù)字化管理也存在著一定的缺點，計算機(jī)的技術(shù)有效地避開了紙質(zhì)檔案的這幾個缺點，當(dāng)然不可避免計算機(jī)存在的不確定性和發(fā)生突發(fā)意外的可能性，也存在檔案管理工作的危險性，計算機(jī)很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，如果電腦沒有設(shè)置好防火墻，在計算機(jī)遭到病毒入侵時，很有可能檔案的資料被盜竊或刪改的可能性，所以一定要加強計算機(jī)的安全管理，并隨時監(jiān)控，錄入的檔案資料信息也一定要有備份，防止發(fā)生任何突發(fā)的情況，幫助提高計算機(jī)數(shù)字化的安全管理。

5加大檔案數(shù)字化計算機(jī)管理設(shè)備的投入

在對高校的檔案管理工作進(jìn)行時，專業(yè)設(shè)備、設(shè)施要加大資金的投入，因為高校檔案計算機(jī)數(shù)字化管理減少以前傳統(tǒng)的人力、物力的投資，所以高校可把以前對人力、物力的資金轉(zhuǎn)用到計算機(jī)的設(shè)備上，構(gòu)建出高校更加安全的檔案管理系統(tǒng)，購買更加完善的計算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)可有效地防控病毒對計算機(jī)的侵害，好的計算機(jī)設(shè)備還可建立更加完善的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的完善是檔案管理經(jīng)常做的工作，跟隨科技時代的發(fā)展，通過對計算機(jī)系統(tǒng)的完善和升級，在病毒入侵時可應(yīng)對各種突況的發(fā)生，到目前為止，還有許多的高校并沒有重視計算機(jī)數(shù)字化管理的發(fā)展，還認(rèn)為以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式更加的安全，更別說采用計算機(jī)設(shè)備來對檔案進(jìn)行管理，這種落后的思想是不正確的，高校的思想、腳步要隨著時代的發(fā)展而前進(jìn)，跟著社會的科技信息化而進(jìn)步，加大科技的引用，采取技術(shù)化的檔案數(shù)字化管理模式。

6高校檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展方向

6.1為更好地保護(hù)錄入的檔案信息可以采用計算機(jī)自帶的程序，把檔案資料設(shè)定成不可更改的只讀文件；

6.2計算機(jī)中已錄入的檔案資料有可能會因保存信息資料的載體出現(xiàn)故障被損壞，導(dǎo)致所錄入的檔案資料丟失，所以，在對所錄入的檔案資料一定要采取備份，這樣就算出現(xiàn)故障導(dǎo)致檔案資料丟失也不會造成損失；

篇（10）

〔中圖分類號〕R197.3〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A〔文章編號〕1002-2376（2016）03-0097-03

實驗室專業(yè)人員技術(shù)檔案是實驗室的技術(shù)性檔案資料的重要組成部分，專業(yè)人員技術(shù)檔案包含了實驗室人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、所受培訓(xùn)、工作業(yè)績、科研成果等各個方面，是實驗室人員整體情況的最直觀、最真實的綜合體現(xiàn)。人員技術(shù)檔案不僅反映了實驗室人員個人的技術(shù)能力，也是一個實驗室技術(shù)能力的體現(xiàn)。實驗室建立完善、有效的專業(yè)人員技術(shù)檔案，是對實驗室認(rèn)可準(zhǔn)則規(guī)定的遵守，在實驗室評審和認(rèn)可機(jī)構(gòu)對實驗室能力認(rèn)可的過程中是不可或缺的證明材料。同時，完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案可以提高質(zhì)量工作的管理效率，對質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運行也發(fā)揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案，加強專業(yè)人員自身對專業(yè)人員技術(shù)檔案的認(rèn)識，實驗室應(yīng)從以下方面著手。

1完善的制度

專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理不能僅僅依靠簡單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業(yè)的檔案管理技術(shù)，建立檔案管理的制度。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理應(yīng)設(shè)立歸口部門，配有專職或兼職的人員負(fù)責(zé)，規(guī)定職責(zé)，建立人員技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)的程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書，做到職責(zé)明確，有章可循。實驗室的人員技術(shù)檔案管理的歸口部門一般為質(zhì)量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關(guān)部門、質(zhì)量部和人力資源部等，實驗室應(yīng)在質(zhì)量管理手冊中明確各部門的職責(zé)，并配套編寫相關(guān)的程序文件。特別是對專業(yè)人員技術(shù)檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規(guī)定。

2完善的內(nèi)容

CNAS-CL01:2006《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》5.2.5條款：“實驗室應(yīng)保留所有技術(shù)人員（包括簽約人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認(rèn)的日期。這些信息應(yīng)易于獲取。”根據(jù)文件要求，人員技術(shù)檔案至少包含專業(yè)人員的教育背景（如學(xué)歷、學(xué)位證明）、工作經(jīng)歷（如職稱證明、證明專業(yè)技能和經(jīng)驗的記錄或能力確認(rèn)證明）、培訓(xùn)、考核證明資料、授權(quán)和資格確認(rèn)以及取得的證書、技術(shù)水平證明材料等內(nèi)容。

2.1教育背景

CNAS的各領(lǐng)域應(yīng)用說明對專業(yè)人員的教育背景提出了相應(yīng)的要求，表1以醫(yī)療器械檢驗實驗室為例，列舉了醫(yī)療器械檢驗領(lǐng)域涉及的應(yīng)用說明中對專業(yè)人員的教育背景及工作經(jīng)驗要求。當(dāng)然，實驗室人員在工作中進(jìn)行了繼續(xù)教育，也應(yīng)及時將繼續(xù)教育的學(xué)歷學(xué)位證書等證明材料歸入專業(yè)技術(shù)人員的檔案中。

2.2工作經(jīng)歷資料

實驗室人員在進(jìn)入實驗室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經(jīng)歷與本實驗室現(xiàn)有工作相關(guān)時，實驗室在建立人員技術(shù)檔案時應(yīng)收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業(yè)人員的相關(guān)工作時間，彌補教育背景的不足。在特殊崗位授權(quán)時，專業(yè)人員技術(shù)檔案可以起到關(guān)鍵的查詢作用。

2.3培訓(xùn)證明資料

實驗室的專業(yè)技術(shù)人員在專業(yè)相關(guān)工作期間，為維持或增強技術(shù)能力，必須接受符合崗位要求的培訓(xùn)，獲得相應(yīng)的培訓(xùn)證書或者上崗證書。以醫(yī)療器械檢驗領(lǐng)域?qū)嶒炇覟槔瑢I(yè)技術(shù)人員應(yīng)取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓(xùn)證書是有有效期的，需要對人員資質(zhì)進(jìn)行維持。另外有一些內(nèi)部培訓(xùn)，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓(xùn)記錄表。

2.4授權(quán)和資格確認(rèn)

本部分包含了專業(yè)人員上崗授權(quán)和持續(xù)授權(quán)的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規(guī)定：“實驗室管理者應(yīng)對特定人員進(jìn)行授權(quán)，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測和校準(zhǔn)人員、報告簽發(fā)人員、特定設(shè)備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權(quán)文件也應(yīng)保存在人員技術(shù)檔案中。由于實驗室人員工作經(jīng)歷的增加，實驗室能力范圍不斷的擴(kuò)充，專業(yè)技術(shù)人員的人才流通等因素，專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)能力也是每年都在變化中的，如何維護(hù)專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)與資格確認(rèn)，是專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的一大難點。很多實驗室采取建立專業(yè)技術(shù)人員的年度授權(quán)書的形式，雖符合CNAS對實驗室評審的要求，但并不利于個人技術(shù)檔案的查詢，因此電子表1醫(yī)療器械檢驗實驗室人員教育背景、工作經(jīng)驗要求分析化的授權(quán)書即成為了必要的補充手段。

2.5科研成果

實驗室人員的科研成果如科研項目、標(biāo)準(zhǔn)編寫、文章發(fā)表等也是專業(yè)技術(shù)人員的能力表達(dá)方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業(yè)人員本身的意識和實驗室各個相關(guān)部門的配合。

3有效的實施

目前，專業(yè)人員技術(shù)檔案收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。實時收集指個人日常取得的有關(guān)專業(yè)技術(shù)證明和業(yè)績成果材料，如學(xué)歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓(xùn)教育形成的材料等，及時收集。這需要技術(shù)檔案管理人員的細(xì)心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經(jīng)過多年的摸索，很多實驗室都建立了自己的收集模式。以我實驗室為例，專業(yè)人員入職后，人力資源部即會將人員的教育背景資料、工作相關(guān)資料轉(zhuǎn)到質(zhì)量部進(jìn)行預(yù)建檔，待專業(yè)人員完成室內(nèi)考核轉(zhuǎn)正后，正式建立該人員的技術(shù)檔案，并集中收集該人員自入職到轉(zhuǎn)正期間的培訓(xùn)、能力授權(quán)等相關(guān)資料歸入專業(yè)技術(shù)人員檔案中。然后轉(zhuǎn)入實時收集的模式，隨時根據(jù)人員情況更新完善人員技術(shù)檔案。在建立和收集過程引入人員技術(shù)檔案的電子化管理，將技術(shù)檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統(tǒng)籌規(guī)劃專業(yè)人員的繼續(xù)教育、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，專業(yè)技術(shù)人員也可以實時掌握自身的技術(shù)檔案情況。專業(yè)技術(shù)人員離職后，人員技術(shù)檔案轉(zhuǎn)回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當(dāng)然，每個實驗室的實際情況不一樣，只要保證可以收集到技術(shù)人員完整的技術(shù)相關(guān)證明資料的運轉(zhuǎn)模式都是可以被接收的。

4存在的問題

專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)檔案認(rèn)識不足。專業(yè)人員技術(shù)檔案是一個不斷變化的有機(jī)體，它伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、績效成果、培訓(xùn)教育、科研及、年度考核等個人工作能力及業(yè)務(wù)水平的整個過程，不斷產(chǎn)生的證明材料，在這些證明材料不斷補充的過程中，包含了該專業(yè)人員的多方面多層次的發(fā)展。長期以來，部分專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)檔案認(rèn)識不足，檔案意識比較薄弱，將個人的技術(shù)材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個人查詢以及單位統(tǒng)籌職工能力發(fā)展帶來了困難。檔案管理人員專業(yè)知識薄弱。檔案管理的工作是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，但很多單位專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理人員為兼職，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)正規(guī)培訓(xùn)，專業(yè)知識薄弱，檔案管理經(jīng)驗不足，很難專心鉆研檔案管理的相關(guān)知識，簡單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評優(yōu)等需要才查查資料，認(rèn)為只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規(guī)范的弊端。檔案的查詢。專業(yè)人員技術(shù)檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進(jìn)檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質(zhì)檔案，但這個方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質(zhì)檔案常常翻閱會增加破損、遺失率。

篇（11）

數(shù)字化技術(shù)雖然給房地產(chǎn)檔案管理帶來了諸多便利，但是在復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中，房地產(chǎn)檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運用數(shù)字化技術(shù)的過程中，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施保證檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進(jìn)而避免房地產(chǎn)檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環(huán)節(jié)、各個方面入手，通過用戶權(quán)限的設(shè)置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強網(wǎng)絡(luò)安全防范措施等方法，進(jìn)一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真實性

對于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應(yīng)該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。

（3）便捷性

通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數(shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進(jìn)行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進(jìn)行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會相互干擾。

（4）可讀性

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進(jìn)而保證了檔案的實際價值。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用策略

1.加強創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)

首先進(jìn)行檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進(jìn)檔案管理意識和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊伍，以便對各種專業(yè)設(shè)施的維護(hù)、維修和升級，促進(jìn)專業(yè)設(shè)備的順利安全運行。同時通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識。技能和流程，進(jìn)而提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的運用和建設(shè)。

2.加強檔案資源的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運用才能得到更好的利用，進(jìn)而實現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價值和意義。同時還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價值，否則一些不標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理將會對房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。

3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進(jìn)而才能為管理人員提供更快捷的管理服務(wù)。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實際檔案變動和增加及時更新和擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實、全面的有利依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進(jìn)行檔案的編目，以分層級的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時也需要運用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲，因為在信號轉(zhuǎn)換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進(jìn)行檔案管理。