行政機(jī)關(guān)檔案管理探析

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1.前言

新形勢(shì)下，行政機(jī)關(guān)檔案越來(lái)越多、種類也較為繁雜。如何提高管理的效率和質(zhì)量成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用為行政機(jī)關(guān)檔案管理帶來(lái)了極大的方便，大大提高了檔案管理的效率。在一定程度上改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，無(wú)論是在檔案資料錄入還是檔案的調(diào)取方面都產(chǎn)生了很大的變化。本文就如何提高行政機(jī)關(guān)檔案管理的效率和質(zhì)量提出幾點(diǎn)建議。

2.行政機(jī)關(guān)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

一是檔案管理的手段落后。目前，絕大部分行政機(jī)關(guān)已具備信息化工具進(jìn)行檔案管理，但有些單位對(duì)信息化工具的使用率并不高。有些單位對(duì)檔案管理工作并不重視，沒(méi)有投入足夠的財(cái)力和人力。配備了計(jì)算機(jī)，但卻是從其他地方淘汰下來(lái)的，電腦的配置跟不上需求，大大削弱了管理人員的使用熱情，傾向于用傳統(tǒng)手段管理檔案。管理人員并不全職從事檔案管理工作，檔案管理只作為其中一項(xiàng)很小的工作，無(wú)法投入更多的時(shí)間和精力?；蛘邚氖聶n案管理的人員素質(zhì)不高，不具備使用計(jì)算機(jī)的能力，也不具有不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備的意識(shí)，因陳守舊，只能使用傳統(tǒng)的模式管理檔案。二是檔案歸檔不規(guī)范。行政機(jī)關(guān)檔案主要分為綜合類、人事類、業(yè)務(wù)類、基建類、設(shè)備類、會(huì)計(jì)類等類別。不同類別檔案的歸檔范圍、管理期限和重要性會(huì)有比較大的差異。但檔案管理人員的知識(shí)和認(rèn)知層面參差不齊，對(duì)資料的認(rèn)知存在很大的差異，相關(guān)的操作規(guī)范也不可能面面俱到。因此，同一個(gè)檔案的歸檔極其可能被歸到不同的類別這會(huì)產(chǎn)生一定的混亂，降低檔案調(diào)取的效率，也導(dǎo)致同一類檔案資料的不完整；有些不具有檔案價(jià)值、不需要?dú)w檔的資料也被歸檔，浪費(fèi)了人力物力和空間；或者需要?dú)w檔的資料沒(méi)有歸檔，導(dǎo)致檔案資料缺失。

3.如何提高行政機(jī)關(guān)檔案管理的效率和質(zhì)量

一是加大對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用。使用計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，也大大減輕了管理人員的工作量，縮減了檔案存放空間，應(yīng)為檔案管理配備匹配的計(jì)算機(jī)。一方面是檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用方便了檔案的錄入和調(diào)取，只要進(jìn)行相應(yīng)查詢即可知曉檔案存放的位置，提高檔案調(diào)取效率。另一方面部分檔案資料可以做成電子版的檔案，再使用硬盤(pán)等載體存放，既縮減了存放空間也方便了使用者?；蛘呤怯行n案既有紙質(zhì)的也有電子版的，查閱的時(shí)候只要查看電子版的即可。既保證檔案資料不損壞不丟失，也減輕了管理人員的工作量。而且，隨著計(jì)算機(jī)和無(wú)紙化辦公的普及，電子檔案會(huì)越來(lái)越多，因而使用信息化技術(shù)管理行政機(jī)關(guān)檔案已成為必由之路。二是進(jìn)一步明確和規(guī)范檔案的歸檔范圍。歸檔范圍的確立首先應(yīng)依據(jù)相關(guān)的規(guī)范，這是指導(dǎo)歸檔范圍的最高標(biāo)準(zhǔn)。但有關(guān)的規(guī)范并不能細(xì)化到部門(mén)的所有文件資料，因此每個(gè)單位還應(yīng)根據(jù)規(guī)范制定出本部門(mén)的工作指引，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善，減少人為誤差帶來(lái)的影響。如果有關(guān)規(guī)范和部門(mén)工作指引都未提及的，應(yīng)由檔案管理部門(mén)內(nèi)部討論歸檔的范圍并作出決定，而不是根據(jù)某個(gè)人的單獨(dú)判斷決定。三是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。配備合適的人員從事檔案管理工作，有條件的單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的崗位和人員從事檔案管理工作；加大培訓(xùn)力度，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用、檔案管理新方法和相關(guān)法律法規(guī)方面，充實(shí)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備；加強(qiáng)與其他單位檔案管理人員的交流與學(xué)習(xí)，吸收他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和好的方法。檔案管理人員本身應(yīng)樹(shù)立“活到老學(xué)到老”的思想意識(shí)，要清楚自身工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)庫(kù)。

4.結(jié)語(yǔ)

行政機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)龐大的工作，需要單位和管理人員的不懈努力和堅(jiān)持，不斷總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，需要使用新工具和方法，不斷提高檔案管理的效率和質(zhì)量，才能較好地適應(yīng)新形勢(shì)、新變化，為人們?nèi)罕娞峁└鼉?yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，才能更好地為行政事務(wù)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。