干部檔案數(shù)字化管理大全11篇

緒論：寫(xiě)作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇干部檔案數(shù)字化管理范文，希望它們能為您的寫(xiě)作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

數(shù)字檔案是人類的寶貴財(cái)富，它在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中起著越來(lái)越重要的作用。數(shù)字檔案依賴于計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以不受時(shí)空限制，但其不安全性已成為制約其發(fā)展的最大障礙。由于數(shù)字檔案的載體材料脆弱，附加設(shè)備眾多，技術(shù)成分復(fù)雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保o比紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)還要重要和困難得多。

1 數(shù)字檔案實(shí)施中存在的問(wèn)題

1.1存儲(chǔ)載體的影響 現(xiàn)有的數(shù)字檔案一般都存儲(chǔ)在磁性材料或兼有光學(xué)、電學(xué)性質(zhì)材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易n裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點(diǎn)。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內(nèi)存數(shù)據(jù)。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲(chǔ)載體的"脆弱性"會(huì)導(dǎo)致各種安全風(fēng)險(xiǎn)[1]。

1.2硬件故障的影響 數(shù)字檔案為達(dá)到公眾查詢利用和實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，就必須借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，為此必須購(gòu)置檔案數(shù)字化輸入設(shè)備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、大型高速交換機(jī)等）、存儲(chǔ)設(shè)備（如計(jì)算機(jī)硬盤、SAN存儲(chǔ)器等），還要配置輸出設(shè)備（如視頻輸出設(shè)備、大幅面彩色噴墨打印機(jī)等）、保密設(shè)備（如脫機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備）等。如此龐大的設(shè)備體系無(wú)論哪一個(gè)出了故障，都會(huì)造成數(shù)字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應(yīng)的驅(qū)動(dòng)器來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存取，一旦脫離驅(qū)動(dòng)器就不能檢測(cè)到數(shù)字能否正確讀寫(xiě)了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲(chǔ)，它也有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，磁帶庫(kù)、磁盤庫(kù)、虛擬磁帶庫(kù)等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現(xiàn)黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機(jī)及存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，都不能保障數(shù)字檔案的絕對(duì)安全[2]。

1.3軟件故障的影響 操作系統(tǒng)故障、應(yīng)用軟件故障、驅(qū)動(dòng)程序故障等都屬軟件故障，也會(huì)對(duì)正在生成的數(shù)據(jù)造成大的影響。

1.4人為因素的影響 人為誤操作如對(duì)磁盤誤格式化、誤分區(qū)、誤刪除等都會(huì)造成對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的損壞。如果是人為破壞，如對(duì)磁盤消磁、用Winhex軟件將數(shù)據(jù)完全填充，數(shù)據(jù)將完全損壞，而且不能恢復(fù)。

1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災(zāi)、水災(zāi)、泥石流、化工品爆炸等自然災(zāi)害的不可抗拒力的影響，必然會(huì)使數(shù)字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰(zhàn)爭(zhēng)、恐怖襲擊等，則使所有數(shù)字檔案的設(shè)備和數(shù)據(jù)頃刻化為烏有。

2 我院開(kāi)展數(shù)字化檔案的實(shí)踐與做法

2006年國(guó)家組織部門明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案的建設(shè)，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。我院于2015年開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審查工作，為了加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結(jié)合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。

2.1建立與維護(hù)數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，從嚴(yán)加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。按照市委組織部統(tǒng)一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動(dòng)起來(lái)。建立與維護(hù)檔案專審工作電子信息系統(tǒng)，印發(fā)《關(guān)于采集報(bào)送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項(xiàng)審核工作要求，規(guī)范報(bào)送口徑，明確統(tǒng)一要求，保證干部檔案真實(shí)性。嚴(yán)格落實(shí)《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅對(duì)待個(gè)人檔案，嚴(yán)禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)把入口，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強(qiáng)檔案工作力量，并保持相對(duì)穩(wěn)定性。

2.2建立干部電子信息庫(kù)，創(chuàng)新數(shù)字化檔案建設(shè)工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護(hù)信息政策業(yè)務(wù)性強(qiáng)、要求很高，但我們克服困難、創(chuàng)新工作。在加強(qiáng)人事檔案與技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)，我院將干部檔案中的個(gè)人資質(zhì)、證件以及相關(guān)的成果、榮譽(yù)等凡能通過(guò)案卷反映出來(lái)的內(nèi)容，除加強(qiáng)紙質(zhì)材料的接收、借查閱、轉(zhuǎn)遞、保管等環(huán)節(jié)外，還創(chuàng)新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個(gè)人電子檔案儲(chǔ)存，并做好電子信息庫(kù)的后期維護(hù)工作。待實(shí)施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲(chǔ)存在光盤內(nèi)，定期進(jìn)行光盤備份，定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。

2.3不斷排查數(shù)字化檔案管理故障與問(wèn)題，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作責(zé)任制。檔案專職人員加強(qiáng)數(shù)字化、信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，定期做好數(shù)字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網(wǎng)絡(luò)中心等部門做好聯(lián)動(dòng)，不斷解決數(shù)字化檔案工作中反映出來(lái)的故障與問(wèn)題。加強(qiáng)與紀(jì)檢監(jiān)察、衛(wèi)計(jì)委、人社、教育等部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問(wèn)題。不斷創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。

3 討論

數(shù)字檔案損壞的防治對(duì)策，就內(nèi)容、形式、技術(shù)、方法與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案損壞的防治相比，會(huì)有很大的不同，但傳統(tǒng)的"以防為主、防治結(jié)合"的指導(dǎo)思想，在現(xiàn)代依然是正確和有效的。因?yàn)闊o(wú)論是紙質(zhì)的檔案還是數(shù)字化的檔案，保護(hù)的核心部分都是存儲(chǔ)載體，只是數(shù)字檔案附加了許多設(shè)備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲(chǔ)載體的質(zhì)量問(wèn)題，使其壽命更長(zhǎng)，運(yùn)用時(shí)間更久。比如，古時(shí)的圣旨就是封建帝王下達(dá)的文書(shū)命令及封贈(zèng)有功官員或n給爵位名號(hào)的a命或敕命，當(dāng)屬珍貴的史實(shí)檔案[3]，它所用的紙質(zhì)是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進(jìn)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)載體，盡量提高它的存取速度、使用時(shí)間，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，確保檔案的安全。

3.1加強(qiáng)制度管理 建立和健全數(shù)字檔案館（室）的規(guī)章制度，是檔案科學(xué)管理的依據(jù)。要制定科學(xué)的規(guī)章制度，明確管理規(guī)范。通過(guò)精細(xì)化的管理使檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和利用者服務(wù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)和程序向更精準(zhǔn)的方向發(fā)展。

3.2做好預(yù)算管理 編制好經(jīng)費(fèi)預(yù)算是檔案工作精細(xì)化管理的第一步。有計(jì)劃合理地分配經(jīng)費(fèi)，特別是數(shù)字化檔案開(kāi)通后，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資源的多方了解及性價(jià)比比較，選擇適合本單位適用的數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)檔案信息設(shè)備及其他辦公用品的購(gòu)置做出相應(yīng)的預(yù)算，并對(duì)下一年數(shù)據(jù)庫(kù)的購(gòu)置、調(diào)整、維護(hù)等工作做到統(tǒng)籌兼顧、輕重緩急，力求創(chuàng)造更多的價(jià)值和效益。

3.3 探討數(shù)字檔案損壞的各個(gè)因素，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)對(duì)策，真正做到"防范于未然"。"防治結(jié)合"就是要采取行動(dòng)，保證數(shù)字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數(shù)字檔案保護(hù)的一些特殊要求。如庫(kù)房對(duì)電力、空調(diào)、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個(gè)特別意義就是防止數(shù)據(jù)丟失，所以定期要進(jìn)行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應(yīng)用軟件進(jìn)行雙機(jī)備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個(gè)特別意義就是指數(shù)據(jù)的恢復(fù)。所以要定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒，不斷研究數(shù)據(jù)恢復(fù)的新技術(shù)。

3.4盡快制定通用的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn) 改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)、民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進(jìn)步。作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，目前我國(guó)尚無(wú)統(tǒng)一的、通用的的數(shù)字檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，這需要盡快制定。依法治國(guó)，依規(guī)辦事，數(shù)字檔案的安全問(wèn)題才能有根本保證。

3.5著力解決好制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問(wèn)題 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。從我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展來(lái)看，檔案事業(yè)的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結(jié)構(gòu)單一、檔案內(nèi)容信息匱乏與社會(huì)對(duì)檔案信息無(wú)多少需求之間的矛盾，量大質(zhì)次的檔案收藏量過(guò)多給檔案庫(kù)房保管造成的壓力的問(wèn)題等，這些都是制約檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的瓶頸問(wèn)題。因此，如果不運(yùn)用先進(jìn)的科技設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國(guó)外同行或者國(guó)內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭遠(yuǎn)明.試論數(shù)字遺產(chǎn)的保護(hù)與管理策略[J].檔案學(xué)研究，2007（2）：56-59.

篇（2）

[中圖分類號(hào)] TP391 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統(tǒng)是針對(duì)我院人事檔案管理而開(kāi)發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進(jìn)行管理，既浪費(fèi)人力也浪費(fèi)物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目在啟動(dòng)之初，通過(guò)廣泛調(diào)研，制訂了詳細(xì)的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺(tái)更上一個(gè)臺(tái)階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實(shí)現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。

1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對(duì)學(xué)院人事檔案進(jìn)行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺(tái)信息管理，平臺(tái)用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。

整個(gè)系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器模塊（見(jiàn)圖1）。

本文檔描述后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和前臺(tái)Web 部分的功能規(guī)范。

通過(guò) B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫(kù)模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過(guò) SQL Server 2005 企業(yè)版實(shí)現(xiàn)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器模塊。

數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問(wèn)能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)流程

2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個(gè)個(gè)功能簡(jiǎn)單、明確且獨(dú)立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個(gè)模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時(shí)，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過(guò)程。

3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義

3.1 后臺(tái)管理

3.1.1 添加數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說(shuō)明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說(shuō)明：

輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長(zhǎng)度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。

3.1.2 修改數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說(shuō)明：

選擇教工號(hào)，修改學(xué)歷編號(hào)，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時(shí)間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。

3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊后臺(tái)管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺(tái)管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁(yè)瀏覽教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定教工號(hào)的教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁(yè)瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺(tái)管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說(shuō)明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認(rèn)新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊前臺(tái)主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入前臺(tái)瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說(shuō)明：

分頁(yè)瀏覽教職工職稱信息，分頁(yè)瀏覽指定教工號(hào)的教職工職稱信息，若后臺(tái)管理員沒(méi)有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁(yè)面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁(yè)數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁(yè)。

本系統(tǒng)于2011年12月投入實(shí)際操作，從設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)上來(lái)看可實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機(jī)化管理，完成人事檔案信息的錄入、計(jì)算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對(duì)學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺(tái)階。

篇（3）

本文通過(guò)網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機(jī)構(gòu)、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)四個(gè)方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨(dú)立學(xué)院，2所中外合作辦學(xué)的高校。

1.高校檔案機(jī)構(gòu)

高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學(xué)院和中山大學(xué)南方學(xué)院；2所高校的檔案機(jī)構(gòu)掛靠其他部門，廣東海洋大學(xué)檔案館掛靠校長(zhǎng)辦公室，韓山師范學(xué)院綜合檔案室掛靠圖書(shū)館。這些獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)命名各有不同：廣東理工學(xué)院、中山大學(xué)南方學(xué)院是檔案室，韓山師范學(xué)院、廣州體育學(xué)院是綜合檔案室，佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院是檔案管理中心，其他高校獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設(shè)立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在高校的學(xué)校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學(xué)的民辦高校又有不同，北京師范大學(xué)-香港浸會(huì)大聯(lián)合國(guó)際學(xué)院由秘書(shū)處負(fù)責(zé)公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學(xué)各個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案一般都保存在各個(gè)學(xué)校機(jī)構(gòu)手里，無(wú)專門的學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調(diào)查結(jié)果可知，除了中外合作辦學(xué)的民辦高校，廣東省的本科院校都已設(shè)立高校檔案機(jī)構(gòu)，接近1/3的本科院校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場(chǎng)。北京師范大學(xué)-香港浸會(huì)大學(xué)聯(lián)合國(guó)際學(xué)院、香港中文大學(xué)（深圳）的員工并無(wú)人事檔案，但對(duì)于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關(guān)的個(gè)人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個(gè)人檔案。

人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理的六所高校，分別是中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院。這六所高校的教工人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)之前也都是由人事組織部門管理，中山大學(xué)檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，其他四所學(xué)校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動(dòng)化管理的主要應(yīng)用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對(duì)干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國(guó)內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、韶關(guān)學(xué)院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學(xué)（獨(dú)立開(kāi)發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學(xué)、中山大學(xué)。

本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學(xué)南方學(xué)院、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院；有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術(shù)師范學(xué)院正在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)。

4.檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過(guò)檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來(lái)。62所高校中，24所高校通過(guò)檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，既有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校，又有非獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校。20所有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學(xué)院、中山大W南方學(xué)院。非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的5所高校，五邑大學(xué)、仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院、廣州醫(yī)科大學(xué)、廣州工商學(xué)院、東莞理工學(xué)院城市學(xué)院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務(wù)欄目，廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)綜合檔案室隸屬學(xué)院辦公室，建有獨(dú)立的檔案網(wǎng)站；其他非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡(jiǎn)介。

24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無(wú)檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無(wú)檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺(tái)，其中包括廣州中醫(yī)藥大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院的檔案系統(tǒng)掛在學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學(xué)檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。

二、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設(shè)剛剛起步，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)都存在諸多問(wèn)題。

1.人事檔案分散管理問(wèn)題嚴(yán)重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實(shí)行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機(jī)構(gòu)調(diào)查情況可知，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，6%的民辦高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，占廣東省本科院校總數(shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院校總數(shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場(chǎng)，超過(guò)半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來(lái)看，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機(jī)構(gòu)，民辦本科高校的獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)極少，人事檔案管理更加分散。

無(wú)論人事檔案歸入人事部門還是人才市場(chǎng)管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設(shè)滯后。這種低水平重復(fù)的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)才能承擔(dān)起歸屬人事檔案的能力，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)比例低，是干部人事檔案分散管理嚴(yán)重的原因之一。

2.人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后

目前廣東省大部分高校仍沒(méi)有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進(jìn)行全文檢索，如華南理工大學(xué)、中山大學(xué)，廣東技術(shù)師范學(xué)院、廣東工業(yè)大學(xué)等。中山大學(xué)已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術(shù)師范學(xué)院完成了部分教學(xué)類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗(yàn)和掛接等工作，基本實(shí)現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學(xué)生學(xué)籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒(méi)有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進(jìn)行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學(xué)的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作。總的來(lái)說(shuō)廣東省的本科高校還沒(méi)有針對(duì)檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實(shí)現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)脫節(jié)

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，并通過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。人事檔案信息化不僅要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，而且要通過(guò)檔案網(wǎng)站這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨(dú)立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設(shè)比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨(dú)立的檔案網(wǎng)站建設(shè)比例還不足1/3，而獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過(guò)檔案網(wǎng)站對(duì)外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開(kāi)展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時(shí)將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。

三、推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的建議

人事檔案信息化的進(jìn)程刻不容緩，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從加快制度建設(shè)以及軟件硬件建設(shè)等方面著手。

1.加快制度建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務(wù)不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關(guān)鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設(shè)制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進(jìn)修培訓(xùn)制度等。

首先，人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴(yán)密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時(shí)間，復(fù)印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補(bǔ)缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機(jī)構(gòu)是人事檔案信息化的基礎(chǔ)，有條件的高校應(yīng)加快推進(jìn)獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，高校干部人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，能有效利用人員和設(shè)備，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，更快實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)成立的時(shí)間、人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的時(shí)間來(lái)看，獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理人事檔案更加科學(xué)合理，也是大勢(shì)所趨。

再次，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開(kāi)專業(yè)化的人才，應(yīng)配備具備檔案和計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的人事檔案管理人員，定期培訓(xùn)，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設(shè)才有保障，推進(jìn)人事檔案歸屬合并的進(jìn)程，加快啟動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。

2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎(chǔ)，而內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)還處于零基礎(chǔ)的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進(jìn)入系統(tǒng)的檔案才能進(jìn)行全文檢索，全文檢索實(shí)現(xiàn)了利用者對(duì)檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的缺失是人事檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應(yīng)加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，確保人事檔案整體信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

篇（4）

（一）檔案資料數(shù)字化，可改善檔案管理工作

只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理、為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）檔案資料數(shù)字化是形勢(shì)發(fā)展的需求

當(dāng)前，各部門把數(shù)字化建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。如我檔案館就是區(qū)委、區(qū)政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區(qū)最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應(yīng)很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，所以要建設(shè)數(shù)字化工作，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)法挽回的錯(cuò)誤。

（三）檔案資料數(shù)字化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是較偏遠(yuǎn)的農(nóng)村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區(qū)的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區(qū)的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有區(qū)檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使區(qū)檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

（一）推進(jìn)檔案資料數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方面的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程。在此過(guò)程中，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，突出重點(diǎn)，面向應(yīng)用，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。

三、對(duì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的思考

檔案數(shù)字化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實(shí)施的定位中應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

加快檔案數(shù)字化建設(shè)，要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時(shí)，應(yīng)聘請(qǐng)專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有檔案干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加大投入，配備管理軟件

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。如果有足夠的資金購(gòu)買充足的設(shè)備，就能按照自身要求構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體。有了網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會(huì)像一盤散沙，無(wú)法運(yùn)作。現(xiàn)在市場(chǎng)上專業(yè)化的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟(jì)實(shí)用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購(gòu)置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備。平板掃描儀掃描價(jià)格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求。快速掃描儀適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)，但價(jià)格高。同時(shí)，相應(yīng)等級(jí)的檔案管理軟件也價(jià)格不菲。因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，按照經(jīng)濟(jì)實(shí)用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來(lái)確定。

（三）改變工作方式，健全工作規(guī)范

檔案信息化建設(shè)的第一個(gè)成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享是檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，區(qū)級(jí)檔案館應(yīng)不斷加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用的力度，促進(jìn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案館信息化建設(shè)必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在深入了解一定時(shí)期本地區(qū)的重要實(shí)踐活動(dòng)，本地區(qū)發(fā)生的重大事件，社會(huì)發(fā)展的基本情況的基礎(chǔ)上走創(chuàng)新之路。以進(jìn)一步加快區(qū)檔案館館藏存量檔案數(shù)字化，努力構(gòu)建檔案信息資源共享體系。

篇（5）

【中圖分類號(hào)】G2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)

檔案是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是一種原始的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，也是電子政務(wù)建設(shè)中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合起來(lái)、從陽(yáng)關(guān)執(zhí)法、政務(wù)公開(kāi)的大局中去思考、去規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。我們要穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，配合電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開(kāi)的深入，發(fā)揮和整合檔案信息資源的作用。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件

有效安全運(yùn)行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動(dòng)化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

三、調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在數(shù)字時(shí)代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無(wú)論是一個(gè)人、還是一個(gè)地區(qū)、乃至一個(gè)國(guó)家，獲取信息的能力的高低將會(huì)直接影響其競(jìng)爭(zhēng)力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來(lái)，各地檔案館積極開(kāi)展檔案資源建設(shè)年活動(dòng)，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢(shì)，整合各類檔案信息資源，并逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。

四、加快檔案信息資源管理的統(tǒng)一規(guī)范

檔案信息化管理的核心問(wèn)題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒(méi)有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無(wú)從談起。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要積極推廣應(yīng)用了統(tǒng)一規(guī)范的易初檔案系統(tǒng)管理軟件，并做好本單位的電子計(jì)算機(jī)積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

篇（6）

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過(guò)去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時(shí)間的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率，信息及時(shí)準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時(shí)效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長(zhǎng)的時(shí)間，而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會(huì)造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過(guò)程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不同部門的檔案有時(shí)候可以共享，便于及時(shí)、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過(guò)程還可以不經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)通過(guò)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

（一）信息時(shí)展的必然需求。長(zhǎng)期以來(lái)，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國(guó)信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無(wú)法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被高速發(fā)展的信息社會(huì)所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識(shí)、服務(wù)社會(huì)。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會(huì)大眾家庭教育等需求，在落實(shí)科教興國(guó)科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會(huì)地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。切實(shí)把數(shù)字化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來(lái)提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國(guó)土資源局

篇（7）

目前，醫(yī)院檔案管理中存在的主要問(wèn)題有：（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低。檔案工作對(duì)全社會(huì)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是檔案界長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益知之甚少。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理范圍不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒(méi)有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。（三）檔案硬件投入不足。由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理面臨深刻的變化，這些問(wèn)題的出現(xiàn)既是我國(guó)現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法，應(yīng)對(duì)形勢(shì)的要求。

二、建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系

針對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的若干主要問(wèn)題，通過(guò)展開(kāi)深入細(xì)致的分析研究，進(jìn)一步探索了現(xiàn)代化檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的應(yīng)用，需要加強(qiáng)如下各方面的管理。

（一）加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案法意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的模糊認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級(jí)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，不僅是檔案工作自身發(fā)展的需要，而且是影響市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)健康成長(zhǎng)的一個(gè)不可忽視的因素。只有建立規(guī)范化的管理體系，才能使檔案工作順利開(kāi)展。

（二）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過(guò)建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問(wèn)題。因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營(yíng)方面，所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實(shí)行歸檔收集。又如提倡采購(gòu)招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實(shí)專人收集。

三、逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理對(duì)醫(yī)院決策的科學(xué)化

篇（8）

二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)展、滿足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過(guò)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

篇（9）

Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.

Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）

“十二五”期間，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)被提到了議事日程，如何最大化實(shí)現(xiàn)城建檔案的價(jià)值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問(wèn)題。

城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性

城建檔案數(shù)字化發(fā)展是時(shí)展的需要，隨著城市的不斷擴(kuò)張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時(shí)效性。目前，各地城建檔案館接受進(jìn)館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。隨著城市建設(shè)發(fā)展，各地城建檔案館每年歸檔的數(shù)量與日俱增，使很多城建檔案庫(kù)房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質(zhì)檔案在查閱時(shí)易損壞，特別是年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，紙張易發(fā)黃變碎，若發(fā)生火災(zāi)或水災(zāi)等，檔案將會(huì)遭到滅頂之災(zāi)。城建檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進(jìn)行，不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，資源無(wú)法共享，這些問(wèn)題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲(chǔ)于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時(shí)不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實(shí)現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時(shí)查看自己需要的檔案文件，是傳統(tǒng)檔案管理走向數(shù)字化管理的必由之路。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問(wèn)題

（一）面對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)，城建檔案管理任務(wù)重，人員少，工作標(biāo)準(zhǔn)要求高。

檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，具有建筑和計(jì)算機(jī)數(shù)字化的專業(yè)人員又不愿意到城建檔案館工作，現(xiàn)有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應(yīng)慢，知識(shí)不易掌握。其中最重要的薄弱環(huán)節(jié)就是從事城建檔案工作的人員，因沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)城建檔案工作管理知識(shí)，或半路出家，對(duì)城建檔案工作不熟悉，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，計(jì)算機(jī)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理進(jìn)入了城建檔案管理領(lǐng)域，原來(lái)從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不適應(yīng)新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴(yán)重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)認(rèn)識(shí)不明確。

建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個(gè)人仍然存在對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)了解認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上，資金投入不足，存在著重建設(shè)，輕檔案的思想還比較嚴(yán)重，只注重工程施工技術(shù)，施工工期和工程質(zhì)量等方面的問(wèn)題。卻對(duì)建設(shè)工程檔案在收集過(guò)程中是否齊全、完整、真實(shí)等重視程度不夠，沒(méi)有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制，來(lái)保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在一定程度上受到了影響和制約。

三、城建檔案數(shù)字化發(fā)展

（一）城建檔案數(shù)字化建設(shè)需政府支持，領(lǐng)導(dǎo)重視，把好城建檔案接收關(guān)。

城建檔案的科學(xué)歸檔是實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)，開(kāi)展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步加大對(duì)重點(diǎn)工程，城市基礎(chǔ)設(shè)施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭(zhēng)取與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、保溫、除濕、防火、防盜等現(xiàn)代設(shè)備配置，為城建檔案數(shù)字化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

篇（10）

二、改進(jìn)電力企業(yè)檔案管理的措施

（一）樹(shù)立檔案管理人員的管理意識(shí)

為提升電力企業(yè)檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和職業(yè)技能，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常對(duì)檔案管理人員進(jìn)行的培訓(xùn)，比如學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《檔案法律知識(shí)》《檔案保護(hù)技術(shù)》《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》等，著重培養(yǎng)和提高檔案業(yè)務(wù)人員的綜合職業(yè)能力。同時(shí)，樹(shù)立檔案管理人員的信息意識(shí)，認(rèn)識(shí)到電力企業(yè)檔案信息化的重要性，這樣才能使檔案管理人員主動(dòng)地去關(guān)注檔案信息化、認(rèn)真做好自己的本職工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化工作中存在的問(wèn)題。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的時(shí)代，電力企業(yè)檔案管理要摒棄以往的老方案，應(yīng)向著智能化、信息化方面發(fā)展。為提高電力企業(yè)檔案管理水平，中央對(duì)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作提出了要求和目標(biāo)。我們應(yīng)該抓住這次機(jī)會(huì)，全面實(shí)施電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化，從以下幾個(gè)方面著手：

1.充分利用電力企業(yè)各項(xiàng)資源

在電力企業(yè)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)充分利用企業(yè)的信息平臺(tái)和檔案軟件，盡快地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，檔案管理工作人員不僅能參與數(shù)字化工作，還能通過(guò)利用其它部門的資料對(duì)檔案進(jìn)行對(duì)比分析、對(duì)照檢查。并且在數(shù)字化過(guò)程中，可以利用檔案的優(yōu)勢(shì)、發(fā)揮檔案的作用，發(fā)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)偏差，或者不合理的資源配置等問(wèn)題，以便于管理層及時(shí)調(diào)整行動(dòng)部署，達(dá)到提高企業(yè)管理，增加企業(yè)效益的目的。

2.大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用檔案的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，總結(jié)以往電力企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的信息進(jìn)行科學(xué)有效的開(kāi)發(fā)、分析，在企業(yè)的管理決策方面提出建設(shè)性的意見(jiàn)，提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案數(shù)字化的重視。讓領(lǐng)導(dǎo)干部加大在數(shù)字化方面人力、財(cái)力的投入，并為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提升他們的工作能力和信息技術(shù)水平。只有充分利用信息技術(shù)，才能提高在檔案管理方面的水平，為電力企業(yè)提供質(zhì)量?jī)?yōu)、效率高的服務(wù)。

3.聘用具有專業(yè)技能的管理人員

開(kāi)發(fā)利用電力企業(yè)檔案的信息資源，并將其運(yùn)用到日常管理工作匯總，是檔案信息化的重要內(nèi)容。而電力企業(yè)檔案信息化要求具有專業(yè)檔案知識(shí)和電力相關(guān)知識(shí)的人才，這項(xiàng)專門性特別強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員有專業(yè)的檔案管理能力、細(xì)心的工作態(tài)度、較高的工作責(zé)任感。最重要的是能熟練地運(yùn)用先進(jìn)的管理方法和科學(xué)技術(shù)，對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。如果檔案管理人員的知識(shí)水平不夠，缺乏創(chuàng)新，將會(huì)嚴(yán)重制約電力企業(yè)在檔案信息上的開(kāi)發(fā)工作。因此，電力企業(yè)應(yīng)重視檔案開(kāi)發(fā)人才的培養(yǎng)，建立具有先進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)加大人才的吸引和在職人員的培訓(xùn)，充實(shí)電力企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化為目的，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

篇（11）

【摘要】隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了新的契機(jī)，特別是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)作為適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求被提上了議事日程，其重要性正日益凸顯出來(lái)。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；醫(yī)院檔案信息化

隨著加快檔案信息化建設(shè)，加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程，列入《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，表明我國(guó)將加快數(shù)字化檔案建設(shè)，我國(guó)衛(wèi)生行業(yè)與世界衛(wèi)生行業(yè)接軌，檔案數(shù)字化建設(shè)尤為重要，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)為其構(gòu)成要素，以資源共享和開(kāi)發(fā)展為目的，因此，準(zhǔn)確把握好醫(yī)院檔案數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展，積極推進(jìn)新時(shí)期醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)具有非常重要的意義。

1醫(yī)院檔案管理的職能轉(zhuǎn)變

醫(yī)院檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理。現(xiàn)在檔案工作的方向和重點(diǎn)要以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為手段主動(dòng)為醫(yī)院各項(xiàng)工作及社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)效最大化和檔案信息資源共享化。

1．1醫(yī)院檔案載體的更新?lián)Q代

隨著醫(yī)院檔案內(nèi)容及載體多樣化醫(yī)院檔案信息量劇增，紙質(zhì)載體在電子信息化時(shí)代逐漸并迅速地被計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)所取代使得檔案數(shù)字化建設(shè)更加迫切。

1．2醫(yī)院檔案的收集

收集是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的起點(diǎn)和開(kāi)端，是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn) ，根據(jù)載體的變化要求醫(yī)院檔案信息的收集、必須準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，要實(shí)時(shí)收集，定期收集、定向收集、跟蹤收集，邏輯收集等，以確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣化的強(qiáng)大功能，通過(guò)醫(yī)院各個(gè)部門的配合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的傳輸使醫(yī)院檔案信息服務(wù)更加完善、更加便捷。

1．3醫(yī)院檔案范圍的改變

醫(yī)院檔案由最初的行政文書(shū)、照片、病例、人事檔案等發(fā)展到醫(yī)療文書(shū)檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、膠片檔案、病理檔案及圖文檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案數(shù)據(jù)檔案等等。

醫(yī)院檔案載體的更新及醫(yī)院檔案范圍的改變檔案收集的多樣性，迫使醫(yī)院檔案管理必須轉(zhuǎn)變職能，盡快改變管理方式，利用現(xiàn)代的科學(xué)的手段，用現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)，使醫(yī)院檔案的信息能及時(shí)、方便地為廣大的需求者服務(wù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需求服務(wù)，提高檔案的利用率。因此，被動(dòng)、傳統(tǒng)、手工的檔案管理，必須逐步被現(xiàn)代的、數(shù)字化的檔案管理方式所取代。

2醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的社會(huì)發(fā)展需求

（1）建設(shè)數(shù)字化檔案可充分實(shí)現(xiàn)信息的共享和信息實(shí)效性的目標(biāo)，信息化改變了醫(yī)院管理環(huán)境，領(lǐng)導(dǎo)做決策有了依據(jù)，更便捷、更準(zhǔn)確，準(zhǔn)確性實(shí)效性加強(qiáng)了。

（2）醫(yī)院各個(gè)部門之間通過(guò)信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息共享，提高了工作的時(shí)效性。

（3）要大力宣傳醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，使干部職工充分了解、認(rèn)識(shí)，更好地支持檔案數(shù)字化建設(shè)工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)使檔案利用更方便、更快捷。

3加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的工作

（1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，保證必要的人力、財(cái)力的投入。加快醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的步伐必須加強(qiáng)軟件、硬件的建設(shè)，首先領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的前提，要把醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)納入重要議事日程與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)，同步規(guī)劃、同步發(fā)展。

（2）提高醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水準(zhǔn)。在信息時(shí)代信息的共享網(wǎng)絡(luò)溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享等都需要通過(guò)制定、建立各類檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，形成管理標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)范管理制度，確保檔案工作的有效開(kāi)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理手段的更新及管理水平的提高，建立健全科學(xué)數(shù)字化檔案管理體系和規(guī)章制度，是推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)就要堅(jiān)持醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員及各個(gè)部門的協(xié)同配合，在管理上、制定上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際操作上制定科學(xué)的技術(shù)規(guī)范，從而保證數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。明確職能，將各個(gè)部門、各個(gè)門類、不同載體的檔案在實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化后統(tǒng)一管理。

（3）加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)水平。