傳統(tǒng)檔案管理大全11篇

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篇（1）

檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見(jiàn)證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來(lái)發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過(guò)檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來(lái)教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強(qiáng)

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見(jiàn)”主觀隨意性增強(qiáng)。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無(wú)”。現(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過(guò)在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問(wèn)題。

（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過(guò)去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無(wú)條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬(wàn)“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來(lái)講沒(méi)有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案

與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過(guò)程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來(lái)越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無(wú)味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過(guò)這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因

人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。

二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開(kāi)、披露個(gè)人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。”這些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無(wú)法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?lái)，實(shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開(kāi)放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂(lè)業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).

篇（2）

中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對(duì)電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢(shì)必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因次，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)，提高單位電子檔案管理水平勢(shì)在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。

（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

篇（3）

長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問(wèn)題帶來(lái)的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來(lái)看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對(duì)其所在場(chǎng)所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對(duì)所處環(huán)境的塵埃、磁場(chǎng)等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案對(duì)物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長(zhǎng)久保存效果的物理場(chǎng)地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對(duì)防塵、防磁場(chǎng)等方面也有著一定要求，目前大部分場(chǎng)所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說(shuō)，除了極端塵埃和磁場(chǎng)的場(chǎng)所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來(lái)看，紙質(zhì)檔案對(duì)管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對(duì)更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對(duì)紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L(zhǎng)時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過(guò)一定的查詢方式來(lái)定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無(wú)疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢(shì)也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過(guò)人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對(duì)策

通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對(duì)比可以看到，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡(jiǎn)單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對(duì)此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對(duì)策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過(guò)對(duì)比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)。基于這種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對(duì)單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對(duì)接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過(guò)程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對(duì)部分類型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過(guò)程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過(guò)信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡(jiǎn)單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來(lái)看，這意味著在工作推進(jìn)的過(guò)程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，對(duì)極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對(duì)部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案?jìng)?cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過(guò)程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過(guò)程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對(duì)此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對(duì)策。當(dāng)下事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度越來(lái)越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)兩者進(jìn)行直觀對(duì)比，能夠相對(duì)客觀地認(rèn)識(shí)到這一過(guò)程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開(kāi)展過(guò)程中的不利因素。基于這一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

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篇（4）

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2013）02-0215-01

近年來(lái)，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)的辦公都逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化，利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，以光盤、磁盤等為載體進(jìn)行文件存儲(chǔ)、管理和傳輸，避免了紙質(zhì)辦公的浪費(fèi)與雜亂。而面對(duì)大量電子圖書、電子圖像、電子資料等電子文檔的產(chǎn)生，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量雖大但也有限制，管理軟件也在不斷的更新改進(jìn)，因此，電子檔案也需要專門的檔案部門管理，否則有可能造成文件的損壞和丟失。

1 電子檔案的特點(diǎn)

將作為檔案管理的電子信息經(jīng)過(guò)歸檔過(guò)程后形成電子檔案，其管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)。電子檔案主要具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）信息的非人工識(shí)別性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用人工可識(shí)別的記錄符號(hào)，而電子檔案依賴計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用數(shù)字代碼，需借助計(jì)算機(jī)才能轉(zhuǎn)換人工可識(shí)別的信息。（2）信息存儲(chǔ)的高密度性，電子檔案以磁盤光盤為載體，大大減少了檔案的存儲(chǔ)空間。（3）信息與載體之間的可分離性，電子檔案的信息可進(jìn)行修改復(fù)制和傳輸，快捷方便，有利于異地管獲取和管理。（4）多媒體技術(shù)集成性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息記錄方式單一，而電子檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，通過(guò)音頻、視頻等信號(hào)存儲(chǔ)信息使其更加形象生動(dòng)。

由此可看出電子檔案相對(duì)傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)，電子檔案能有效地節(jié)約空間，其磁盤、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)密度大、容量大且記錄和傳播速度快。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

由電子檔案的特點(diǎn)可看出，電子文件從載體和技術(shù)方面都有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此，對(duì)電子檔案的管理也和傳統(tǒng)的檔案管理有所區(qū)別。

2.1 歸檔時(shí)間不同

傳統(tǒng)檔案管理，需等檔案資料形成后才能進(jìn)行歸檔開(kāi)始管理；而電子檔案可以在資料產(chǎn)生的同時(shí)同步進(jìn)行，也可隨時(shí)歸檔隨時(shí)修改或定期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。此外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，檔案部門可以快速直接地獲得電子資料信息，減少了資料寄送的過(guò)程，方便了工作人員對(duì)信息的及時(shí)更新和管理。

2.2 歸檔方式不同

傳統(tǒng)檔案一般對(duì)一批資料進(jìn)行人工分類、編目然后統(tǒng)一歸檔；而在進(jìn)行電子檔案歸檔時(shí)，工作人員可以在收到文件時(shí)就通過(guò)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)、分類、編號(hào)，系統(tǒng)地給出對(duì)應(yīng)的檔案號(hào)，并且可以設(shè)定限制級(jí)別或設(shè)置密碼，便于檔案查找和保管，也保證文件的真實(shí)性和安全性。

2.3 保管方式不同

傳統(tǒng)檔案一般密封保管，由于紙質(zhì)文件的保存期限有限，在一定時(shí)間后需重新整理；而電子檔案雖然本身不會(huì)變質(zhì)，但其載體若受到不適宜的溫度濕度的影響，會(huì)使壽命減小，且磁場(chǎng)對(duì)載體的影響很大，外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體會(huì)破壞電子檔案的記錄信息，存儲(chǔ)介質(zhì)又在不斷發(fā)展，這都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門在歸檔時(shí)可打印一份紙質(zhì)檔案作為備份，并將載體放在適宜的環(huán)境中保存，但根本的解決方法還需依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，以通用的格式存儲(chǔ)電子文件，使其在存儲(chǔ)介質(zhì)改進(jìn)后仍可長(zhǎng)期利用。

2.4 查詢方式不同

傳統(tǒng)檔案需要通過(guò)檔案號(hào)等進(jìn)行人工查找，且一定保密等級(jí)的資料需授權(quán)證明才能進(jìn)行查看；而由于數(shù)據(jù)庫(kù)及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，電子檔案的查詢較為方便，查詢者可注冊(cè)會(huì)員，通過(guò)登錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案進(jìn)行搜索，更快捷的查到所需資料，而對(duì)于不同保密等級(jí)的文檔，工作人員可對(duì)查詢者進(jìn)行身份認(rèn)證，給與不同的權(quán)限許可。

2.5 管理人員要求不同

由于電子檔案相對(duì)傳統(tǒng)檔案的科技化，其管理在技術(shù)上的要求就比傳統(tǒng)檔案要嚴(yán)格，這就要求電子檔案的管理人員有更高的素質(zhì)，能熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)的應(yīng)用軟件，了解各載體的使用性并與時(shí)俱進(jìn)，掌握科學(xué)管理的新方法。

由此可看出電子檔案可以有效地提高工作效率，通過(guò)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，檔案管理員可進(jìn)行快速的歸檔和便捷的管理，利用者也可通過(guò)簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢，免去了工作人員繁瑣的手工編號(hào)和人工查找工作，因此，對(duì)電子檔案的管理人員也提出了更高的要求。

3 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共存

對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)給人們帶來(lái)很大的便捷，但電子文件并不能完全取代紙質(zhì)文件。由于電子檔案存在易修改、載體不定等缺點(diǎn)，且一些工作人員對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)并不全面，可能造成電子檔案的改動(dòng)和丟失。因此電子文件與紙質(zhì)文件相結(jié)合，電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理方法相輔相成，才能更好的對(duì)資料進(jìn)行保管。

首先，傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)。電子檔案的信息資源需要傳統(tǒng)檔案的支持，除了一些是通過(guò)電子形式直接提供在網(wǎng)絡(luò)上的之外，很大一部分是依靠資料收集整理后轉(zhuǎn)錄為電子信息在網(wǎng)絡(luò)上使用的。因此，良好的傳統(tǒng)檔案管理對(duì)電子檔案的形成有很大的作用，只有擁有了豐富的信息資源才有更加充實(shí)的電子檔案，且電子檔案的原始性也需要傳統(tǒng)檔案的管理作保證。

其次，電子檔案無(wú)法完全取代傳統(tǒng)檔案。由于電子檔案具有信息與載體可分離性的特點(diǎn)，使得信息很容易被復(fù)制更改，且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使文件和系統(tǒng)會(huì)受到病毒的侵襲而損壞，而工作人員的一點(diǎn)小失誤就可能造成很大的損失，這些都是電子檔案仍存在的不足之處。但傳統(tǒng)檔案在嚴(yán)格保存之后，所記錄的信息就不易被更改，且紙質(zhì)材料只要保管得當(dāng)、修復(fù)及時(shí)，可以保存很長(zhǎng)時(shí)間，因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存在仍有很大的意義，電子檔案還無(wú)法完全取代傳統(tǒng)檔案。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)有效提高了辦公效率。由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)不同，兩者的歸檔時(shí)間、歸檔方式、保管方式和查詢方式不同，對(duì)工作人員的要求也不同，通過(guò)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，不僅方便了管理人員的歸檔和管理，也能有效地節(jié)約空間和時(shí)間。但電子檔案并不能完全取代傳統(tǒng)檔案，傳統(tǒng)檔案的管理保證了電子檔案的原始性，也保證了信息的安全性。應(yīng)不斷增加現(xiàn)代化的先進(jìn)設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)電子檔案和傳統(tǒng)檔案的管理工作，為社會(huì)更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇（5）

一、引言

計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來(lái)，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對(duì)人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過(guò)程中，使用電子信息技術(shù)手段對(duì)其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲(chǔ)和管理。在這個(gè)過(guò)程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案的有效管理，一般來(lái)說(shuō)，電子文件的檔案化管理要通過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來(lái)進(jìn)行，也就是說(shuō)不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對(duì)各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過(guò)文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段。而我國(guó)的相關(guān)檔案管理辦法也對(duì)文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過(guò)程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。

在這個(gè)過(guò)程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲(chǔ)形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過(guò)程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對(duì)于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見(jiàn)，在電子文件的檔案管理的過(guò)程中，我們還有很多的問(wèn)題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

第一、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一定的周期，也就是說(shuō)要對(duì)某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對(duì)于電子文件就比較簡(jiǎn)便，是通過(guò)一定部門的證明開(kāi)據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過(guò)程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒(méi)有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對(duì)于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過(guò)對(duì)紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說(shuō)在管理過(guò)程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過(guò)程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說(shuō)要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對(duì)各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問(wèn)題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)某一個(gè)資料的查詢，必須要通過(guò)專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說(shuō)要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問(wèn)題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行管理。■

篇（6）

傳統(tǒng)村落檔案是指專門被列入“中國(guó)傳統(tǒng)村落”名錄的村落而建立的檔案。從檔案內(nèi)容上看，主要包括三個(gè)方面：一是傳統(tǒng)村落物質(zhì)肌理信息，如村落布局、特色民居、街道走向、重點(diǎn)文物等檔案，這是村落個(gè)性化的標(biāo)志和賴以生存的物質(zhì)外殼；二是傳統(tǒng)村落歷史文化的信息，如歷史傳承、村規(guī)民約、民風(fēng)民俗、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等檔案，這是村落文化傳承的基礎(chǔ)，也是傳統(tǒng)村落保存價(jià)值的體現(xiàn)；三是傳統(tǒng)村落在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中的變化信息，如人口變遷、房屋改建、新農(nóng)村建設(shè)等檔案，這是人們縱古觀今，感受時(shí)展的依據(jù)。從檔案介質(zhì)上看，主要包括紙質(zhì)、實(shí)物及電子媒介等；從檔案門類上看，主要包括文書、基建、照片、錄音、錄像等。傳統(tǒng)村落檔案管理工作，則是按照一定的原則和方法，完整記錄、系統(tǒng)收集、科學(xué)管理和有效利用傳統(tǒng)村落檔案的一項(xiàng)專門工作，是主動(dòng)、全面、及時(shí)地為傳統(tǒng)村落保護(hù)提供服務(wù)的工作。目前，在落實(shí)要保護(hù)好古村落的講話精神，村落文化保護(hù)逐漸成為全社會(huì)共識(shí)的背景下，加強(qiáng)傳統(tǒng)村落檔案管理工作，傳承傳統(tǒng)村落文化，成為保護(hù)傳統(tǒng)村落工作中不可或缺的重要組成部分。基于此，本文以近年來(lái)門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理工作為例，介紹地區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)其存在的問(wèn)題及原因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、傳統(tǒng)村落檔案管理工作現(xiàn)狀

門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落資源豐富，是北京市完好保存?zhèn)鹘y(tǒng)村落的典型。門頭溝區(qū)現(xiàn)有的186個(gè)自然村，其中33個(gè)村莊依然較完好地保持著古村原貌，在北京市54個(gè)古村落中占68%。北京市入選的5個(gè)中國(guó)歷史文化名村中有3個(gè)在門頭溝區(qū)，分別是爨底下村、靈水村、琉璃渠村。在已公布的“中國(guó)傳統(tǒng)村落名錄”中，北京市有21個(gè)，其中有12個(gè)在門頭溝區(qū)，即琉璃渠村、三家店村、爨底下村、黃嶺西村、靈水村、葦子水村、馬欄村、千軍臺(tái)村、碣石、沿河城、西胡林、東石古巖。

在保護(hù)傳統(tǒng)村落的背景下，門頭溝區(qū)檔案史志局聯(lián)合區(qū)農(nóng)委、文委、旅游委等多個(gè)部門共同推進(jìn)傳統(tǒng)村落保護(hù)發(fā)展工作。自2014年開(kāi)始，傳統(tǒng)村落檔案管理工作在新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)上，建立了以村書記主管、村委或村官兼任檔案員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。2016年，門頭溝區(qū)檔案史志局根據(jù)傳統(tǒng)村落檔案管理內(nèi)容，結(jié)合傳統(tǒng)村落中民居修建問(wèn)題突出、村落傳統(tǒng)文化遺失及人口外流等現(xiàn)象，重點(diǎn)對(duì)相關(guān)信息檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)：建立村落歷史文化遺產(chǎn)檔案占41.7%；建立村落發(fā)展變化方面檔案的占33.3%；建立村落物質(zhì)肌理檔案的占25%。可見(jiàn)，門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案建檔工作已經(jīng)初見(jiàn)規(guī)模。

二、傳統(tǒng)村落檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因

傳統(tǒng)村落檔案是傳統(tǒng)村落歷史發(fā)展的見(jiàn)證，也是傳統(tǒng)村落保護(hù)傳承的文化支撐。從門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理情況調(diào)查的結(jié)果看，目前傳統(tǒng)村落檔案管理工作仍然存在一定的問(wèn)題亟待解決。

（一）收集不齊全，導(dǎo)致傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失

傳統(tǒng)村落檔案有別于其他村級(jí)檔案，具有鮮明的個(gè)性特色。按照2013年7月，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、文化部、財(cái)政部聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于做好2013年中國(guó)傳統(tǒng)村落保護(hù)發(fā)展工作的通知》中提出的“一村一檔”和中國(guó)傳統(tǒng)村落檔案管理要求，摸清傳統(tǒng)村落家底，記錄現(xiàn)狀，是傳統(tǒng)村落的建檔主旨。從門頭溝區(qū)的實(shí)際情況來(lái)看，由于魍炒迓淶蛋甘占工作沒(méi)有制定統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)和明確收集范圍，也沒(méi)有根據(jù)傳統(tǒng)村落的特點(diǎn)制定收集重點(diǎn)，從而造成傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失。從歸檔內(nèi)容來(lái)看，存在重要的檔案收集不全，信息丟失的現(xiàn)象。以首批入選的爨底下村、靈水村為例，檔案中村落肌理信息不全，主要街巷布局、特色房屋布局、古樹(shù)古井古寺廟的方位等信息并沒(méi)有歸檔。從檔案的載體來(lái)看，大部分村落只有單一的紙質(zhì)檔案，少量的照片檔案，錄音、錄像、圖紙等載體檔案目前尚沒(méi)有正式列入傳統(tǒng)村落檔案的歸檔范圍。

（二）保管機(jī)制不健全，導(dǎo)致傳統(tǒng)村落檔案家底難清

作為保管主體的傳統(tǒng)村落，其軟硬件條件有限，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)檔案部門支持力度不夠，加上傳統(tǒng)村落牽頭單位又沒(méi)有有效的保管機(jī)制，導(dǎo)致傳統(tǒng)村落檔案保管問(wèn)題突出。以門頭溝區(qū)為例，大多數(shù)傳統(tǒng)村落沒(méi)有專門的檔案室，不具備檔案的保護(hù)技術(shù)、保管條件，檔案無(wú)法實(shí)行分級(jí)保管。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)行政機(jī)關(guān)又沒(méi)有建立相關(guān)檔案代管機(jī)制，致使一部分照片、音像檔案散落在個(gè)人手中，甚至遺失。同時(shí)，涉及傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的部門之間檔案保管要求不統(tǒng)一，檔案交叉重復(fù)或遺漏缺失，導(dǎo)致檔案家底不清。

（三）檔案管理共享機(jī)制不健全，難以開(kāi)展有效的檔案利用服務(wù)工作

隨著傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的深入，門頭溝區(qū)涉及傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的部門越來(lái)越多，形成的檔案信息各具特色。由于這些部門之間缺少統(tǒng)一規(guī)劃與協(xié)調(diào)，沒(méi)有建立起檔案資源共享的平臺(tái)，導(dǎo)致檔案管理較為混亂，難以開(kāi)展有效的檔案利用服務(wù)工作。以門頭溝區(qū)為例，區(qū)文委從保護(hù)文物的角度制定和編制了《古村落保護(hù)辦法》《門頭溝區(qū)傳統(tǒng)民居修建手冊(cè)》，對(duì)全區(qū)33個(gè)傳統(tǒng)村落中的傳統(tǒng)建筑、村落選址和格局特征、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等相關(guān)信息建檔；區(qū)農(nóng)委則按照傳統(tǒng)村落保護(hù)的整體要求，為傳統(tǒng)村落制定村落檔案；區(qū)旅游委從發(fā)展旅游出發(fā)，完成了對(duì)傳統(tǒng)村落的旅游基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目建檔。

三、傳統(tǒng)村落檔案管理工作的對(duì)策

傳統(tǒng)村落檔案是適應(yīng)傳統(tǒng)村落保護(hù)而建立的檔案，屬于村級(jí)檔案又不同于一般意義上的村級(jí)檔案，無(wú)論是從歸檔范圍、檔案門類、檔案載體等方面都應(yīng)具有鮮明的特色。目前，傳統(tǒng)村落建檔和管理工作仍舊處于探索階段，建議圍繞檔案收集、保管、利用工作要求，盡快建立科學(xué)規(guī)范的傳統(tǒng)村落檔案管理體系，以便為傳統(tǒng)村落保護(hù)工作提供全方位的支撐。

（一）明確收集范圍，豐富建檔門類，增強(qiáng)傳統(tǒng)村落檔案特色

1.明確檔案收集范圍。針對(duì)傳統(tǒng)村落特色檔案內(nèi)容缺失的問(wèn)題，檔案部門要根據(jù)傳統(tǒng)村落保護(hù)的整體要求，與傳統(tǒng)村落保護(hù)的主管部門協(xié)調(diào)制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案收集范圍，細(xì)化村落肌理、村落文化遺產(chǎn)、村落變化等與村落保護(hù)傳承密切相關(guān)的檔案歸檔范圍。在規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下，強(qiáng)化個(gè)性鮮明的特色檔案。在收集村落肌理檔案上，爨底下村要突出“元寶形”村落的特點(diǎn)；在收集村落歷史文化檔案上，靈水村要突出“舉人村八德”的特色；在收集村落發(fā)展變化的檔案上，黃嶺西村要突出“房屋改建、新農(nóng)村建設(shè)”的特點(diǎn)，以形成個(gè)性突出、特色鮮明的檔案信息。

2.豐富檔案載體門類。傳統(tǒng)村落保護(hù)是一個(gè)立體式、全方位的保護(hù)，從物質(zhì)外形到文化內(nèi)涵，凡需要傳承保留的都在保護(hù)范圍之內(nèi)，因此檔案收集管理工作也要全方位入手，充分利用現(xiàn)代化手段，建立聲像、基建等檔案門類。具體而言，利用圖紙、照片、錄像等載體，全方位收集街道走向、房屋坐落、文物古跡、名人名宅等信息資料，完整記錄歷史原貌和歷史文化，豐富傳統(tǒng)村落肌理信息。

3.搶救文化遺產(chǎn)檔案。村落肌理是物質(zhì)外殼，村落文化是傳承的內(nèi)涵。門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落千軍臺(tái)歷史久遠(yuǎn)，文化底蘊(yùn)深厚。隨著歷史發(fā)展，其村落肌理發(fā)生較大變化，物質(zhì)外殼幾近消失，但作為村落保存的古幡會(huì)卻生生不息，傳承著千軍臺(tái)久遠(yuǎn)的歷史文化。可見(jiàn)，在傳統(tǒng)村落檔案管理工作中，還要特別注意對(duì)文化遺產(chǎn)的搶救。建議組織專門力量，對(duì)傳統(tǒng)村落古稀老人進(jìn)行走訪座談，全面記錄村落歷史文化信息，特別是要積極開(kāi)展對(duì)村落“活”檔案的收集，諸如口述史、民間傳說(shuō)、村戲等。

（二）建立保管聯(lián)動(dòng)機(jī)制，確保傳統(tǒng)村落檔案底數(shù)清

篇（7）

在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義社會(huì)的過(guò)程中，文化工作是非常重要的組成部分，對(duì)于提升人民群眾的精神文明素質(zhì)有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業(yè)單位，在傳播文化的過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是構(gòu)建精神文明社會(huì)的重要組織部門，具有一套完整的公共文化體系，對(duì)于我國(guó)文化事業(yè)的建設(shè)方面有一定的促進(jìn)作用。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢(shì)。

一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同

1.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的聯(lián)系

1.1電子檔案的形成建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化信息資源在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)比較常見(jiàn)，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統(tǒng)檔案的支持。檔案的信息資源不會(huì)自己進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，而是通過(guò)電子的形式傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，然后在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上作出進(jìn)一步的加工與整理，形成電子檔案在網(wǎng)上使用。

1.2電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息資源

網(wǎng)絡(luò)的儲(chǔ)存空間非常大，能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案資料全部收集在其中，有關(guān)人員隨時(shí)都能夠在網(wǎng)上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠?qū)崿F(xiàn)互助互利的目標(biāo)，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調(diào)出實(shí)體檔案的所在地，然后進(jìn)行直接獲取，與傳統(tǒng)檔案管理相比節(jié)省了更多的時(shí)間，是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美結(jié)合[1]。

2.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是歸檔時(shí)限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時(shí)限的角度來(lái)看，電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后進(jìn)行歸檔，也可以在某一特定的時(shí)間周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，歸檔后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嘘P(guān)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸類，避免出現(xiàn)檔案遺漏、檔案丟失的情況發(fā)生。從查詢方式的角度來(lái)看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行查詢和復(fù)制，方便調(diào)檔。而傳統(tǒng)檔案管理需要根據(jù)記錄進(jìn)行檔案位置的查詢，在查詢的過(guò)程中浪費(fèi)了很多時(shí)間，不利于其他工作的順利進(jìn)行。從保管方式的角度來(lái)看，電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)載體的方式進(jìn)行保管，在經(jīng)歷多年之后必然會(huì)發(fā)生老化的現(xiàn)象，從而影響了存儲(chǔ)載體中的內(nèi)容。而且，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，計(jì)算機(jī)更新的速度非常快，在更新的過(guò)程中也不能避免對(duì)電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統(tǒng)檔案管理有效的改善了這一問(wèn)題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會(huì)因?yàn)闄n案丟失的情況而無(wú)法進(jìn)行[2]。

二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段

1.加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為工人文化宮后續(xù)的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實(shí)性與準(zhǔn)確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎(chǔ)之上，從而更好的進(jìn)行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來(lái)看，也應(yīng)該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，像是收集工人文化宮舉辦活動(dòng)的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進(jìn)行電子文件的收集過(guò)程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規(guī)定，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。

2.積極使用現(xiàn)代化的歸檔管理手段

工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對(duì)電子文件的整理，根據(jù)電子文件中的內(nèi)容確定其屬性，之后從存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到存儲(chǔ)載體上，為電子文件的長(zhǎng)期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據(jù)其電子文件的產(chǎn)生條件來(lái)確定，如果工人文化宮有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔；如果工人文化宮是以存儲(chǔ)載體的形式對(duì)電子文件進(jìn)行保存，就需要進(jìn)行相應(yīng)的輔助工作與認(rèn)證工作，結(jié)合傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子文件的歸檔。

3.健全?子檔案管理審核制度

篇（8）

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人群的逐步增加及通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得信息的便捷，人們渴望通過(guò)快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強(qiáng)，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會(huì)管理與社會(huì)服務(wù)功能成為目前需要解決的主要問(wèn)題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務(wù)，更為便利的、系統(tǒng)的為社會(huì)發(fā)展提供便利，在這一過(guò)程中相關(guān)的檔案管理部門及工作人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的檔案管理模式，在發(fā)展信息化檔案管理的過(guò)程中要注意對(duì)各系統(tǒng)檔案資料的整合，通過(guò)以各級(jí)綜合檔案館為主，各類內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統(tǒng)、不同行業(yè)。本文主要圍繞在信息化社會(huì)背景下深入研究檔案信息化管理改革的內(nèi)涵，探明社會(huì)信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

一、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統(tǒng)的檔案信息管理是檔案歸屬于當(dāng)?shù)厮跈n案館或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的作用，另外也很難為群眾服務(wù)。根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，我國(guó)縣級(jí)以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案和有代表性的二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，這就造成很多的二級(jí)、三級(jí)檔案無(wú)法進(jìn)館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以數(shù)字化的傳播手段，結(jié)合檔案館、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)、社會(huì)等多方的檔案信息資源，以數(shù)字檔案館為信息平臺(tái)，使該平臺(tái)成為檔案信息的匯集，從而為社會(huì)、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務(wù)。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)器等軟硬件設(shè)備構(gòu)成的數(shù)理化檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統(tǒng)的實(shí)物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級(jí)、各部門、各單位的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在履行傳統(tǒng)的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建信息平臺(tái)、信息交流平臺(tái)，豐富網(wǎng)絡(luò)檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，拓寬服務(wù)渠道，滿足公眾對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)要注意確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。

二、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

（一）適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)大力建設(shè)網(wǎng)絡(luò)及通信等基礎(chǔ)設(shè)施，目前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)普及率達(dá)到50.3%，過(guò)半數(shù)中國(guó)人已經(jīng)接入互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的速度也在提高，截至2015年12月，手機(jī)網(wǎng)民中通過(guò)手機(jī)無(wú)線上網(wǎng)的比例高達(dá)90%。因此公眾通過(guò)網(wǎng)絡(luò)所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習(xí)慣。

（二）擴(kuò)大檔案信息利用范圍的需要

傳統(tǒng)的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關(guān)資料管理部門查詢，在實(shí)際的應(yīng)用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠(yuǎn)，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過(guò)信息技術(shù)手段不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息的便利化、數(shù)字化，同時(shí)檔案資料在進(jìn)行數(shù)字化、信息化的過(guò)程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數(shù)字信息平臺(tái)所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進(jìn)行的，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)將分散在各個(gè)檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺(tái)上，便于公眾查詢、使用。

（三）便于檔案資料信息的整合

如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進(jìn)行的就是檔案信息的數(shù)字化、信息化建設(shè)，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時(shí)規(guī)范檔案資料的分類、效益等。在進(jìn)行檔案資料數(shù)字化、信息化的過(guò)程中不能一味的追求速度，應(yīng)在保證資料信息的真實(shí)性的前提下逐步將檔案資料信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問(wèn)題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機(jī)構(gòu)的檔案管理部門按照自己的管理方式進(jìn)行檔案管理，從而造成各個(gè)部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級(jí)、各檔案管理部門在符合保密和開(kāi)放的前提下，根據(jù)社會(huì)及公眾的需要采用以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等形式對(duì)各級(jí)、各部門的內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行整合，做到對(duì)檔案信息的相對(duì)集中管理、查詢，從而為社會(huì)、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。

三、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案檔案管理改革的原則

（一）信息技術(shù)應(yīng)用與檔案資料資源整合相協(xié)調(diào)

在信息技術(shù)背景下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將各個(gè)檔案館的檔案資料進(jìn)行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統(tǒng)一管理，也有利于加強(qiáng)各檔案館及管理機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，建立相關(guān)的查詢平臺(tái)，便于公眾查詢。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息間傳遞的速度越來(lái)越快、傳遞時(shí)間越來(lái)越短，在此背景下國(guó)家檔案館、省檔案館或相關(guān)檔案管理部門應(yīng)首先對(duì)目前各自的檔案保管情況的相關(guān)信息進(jìn)行相互交流，并對(duì)如何構(gòu)建合理的資源平臺(tái)進(jìn)行探討，對(duì)各自的檔案信息化平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，并使各系統(tǒng)平臺(tái)之間能夠順暢的進(jìn)行信息交流，最終達(dá)到以點(diǎn)帶面，逐漸形成一個(gè)檔案館群，形成一個(gè)互利共贏的公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（二）擇優(yōu)分類與循序漸進(jìn)并重

在對(duì)檔案信息信息化、數(shù)字化的分類過(guò)程中，檔案信息的分類應(yīng)按照保密程度、公眾需求程度、社會(huì)反響等方面進(jìn)行有針對(duì)性的分類，對(duì)于公眾與社會(huì)需求較大的檔案信息資料，應(yīng)優(yōu)先對(duì)這部分資料進(jìn)行信息化、數(shù)字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進(jìn)行數(shù)字化信息化分類的過(guò)程中，檔案管理部門也應(yīng)該對(duì)所有檔案資料進(jìn)行預(yù)測(cè)，對(duì)將來(lái)一段時(shí)間可能需求量較大的檔案信息進(jìn)行優(yōu)先分類。在檔案資料信息化的過(guò)程中要明確紙質(zhì)檔案的信息類型，由于檔案都是原始數(shù)據(jù)或信息的最真實(shí)憑證，在提供利用時(shí)要保障其完整性和真實(shí)性。

（三）區(qū)分緩急與先易后難兼顧

檔案數(shù)字化最大的優(yōu)點(diǎn)之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護(hù)原版檔案資料，通過(guò)查閱電子檔案減少對(duì)原版資料的查閱次數(shù)，從而減少人為的對(duì)檔案原件的損害。因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案的初期，就應(yīng)該先對(duì)珍貴的資料進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)于原來(lái)就是數(shù)字化的檔案資料，在經(jīng)過(guò)前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開(kāi)放的數(shù)字化信息資料可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳到相應(yīng)的查詢平臺(tái)供用戶查詢、使用。而對(duì)于紙質(zhì)、膠片、聲像等檔案就需要先進(jìn)性數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中就需要各級(jí)根據(jù)檔案信息轉(zhuǎn)換的難易程度分別進(jìn)行上傳，對(duì)于較為容易上傳的資料，應(yīng)優(yōu)先上傳。對(duì)于不同類別的檔案資料要根據(jù)其類別逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。

四、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

（一）正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，可以有效地促進(jìn)各檔案管理部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展

就目前來(lái)看，各級(jí)部門、各系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理部門分別屬于不同的系統(tǒng)、部門，對(duì)檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點(diǎn)，在工作中正確、靈活地運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)可以有效的協(xié)調(diào)各部門、系統(tǒng)間的檔案交流工作，并可以及時(shí)調(diào)節(jié)他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規(guī)是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。

（二）制定統(tǒng)一的檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

在檔案資料數(shù)字化、信息化的發(fā)展初期，難免會(huì)出現(xiàn)諸多的問(wèn)題，究其根源就是大家在數(shù)字化、信息化建設(shè)的過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前已經(jīng)建成使用的檔案網(wǎng)站中竟然有將近30%的網(wǎng)站無(wú)鏈接。因此，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級(jí)檔案管理部門就檔案管理也制定了相關(guān)的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，但制定的各類制度與標(biāo)準(zhǔn)都是其系統(tǒng)內(nèi)自己的標(biāo)準(zhǔn)，就執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續(xù)存在，檔案數(shù)字化信息的統(tǒng)一管理就無(wú)從談起了。因此，制定統(tǒng)一的、規(guī)范的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進(jìn)各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。

（三）逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)

數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)包含高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸功能、健全的安全保障體系、先進(jìn)的軟硬件設(shè)施等，利用各網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的信息互聯(lián)技術(shù)將各個(gè)站點(diǎn)的檔案信息資料進(jìn)行匯總，以國(guó)家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內(nèi)的檔案資料進(jìn)行匯總，用戶即可以通過(guò)該平臺(tái)進(jìn)行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。

（四）提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術(shù)、信息管理技術(shù)等相關(guān)信息化知識(shí)。如在對(duì)電子文件進(jìn)行資料管理的過(guò)程中就需要檔案管理工作者掌握數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，在進(jìn)行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應(yīng)用技術(shù)技能，利用信息化技術(shù)提升檔案管理水平。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案作為社會(huì)信息資源的重要組成部門，必然要融入到數(shù)字化新媒體當(dāng)中，檔案目前也以多種載體形式呈現(xiàn)在大眾的面前，無(wú)線傳輸技術(shù)、快速掃描技術(shù)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過(guò)程中要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的信息化素質(zhì)，在工作中要敢于創(chuàng)新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢(shì)必會(huì)經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)發(fā)展的完善過(guò)程，在這一過(guò)程中不僅需要國(guó)家相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發(fā)展中充分認(rèn)識(shí)信息化檔案管理改革的必要性，積極推動(dòng)檔案工作的信息化建設(shè)。

作者:許長(zhǎng)春 單位:山東省體育訓(xùn)練結(jié)算中心

參考文獻(xiàn)：

[1]張銳.檔案信息資源管理社會(huì)化建設(shè)模式,作用績(jī)效與措施對(duì)策[J].山西檔案2007．

篇（9）

1 利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必要性研究

一般以紙質(zhì)為主要載體的水利檔案在現(xiàn)代信息化的社會(huì)中有許多局限性，紙質(zhì)的檔案信息容量較小，查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這不僅使得水利工作效率低下，更給檔案管理工作帶來(lái)諸多不便。所以，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有很大的必要性，這是發(fā)展水利事業(yè)的時(shí)代化要求。

1.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變?yōu)樗聵I(yè)現(xiàn)代化提供重要保障

水利檔案是對(duì)水利事業(yè)起步與發(fā)展、出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方案的記載，幾乎記錄了一切關(guān)于水利事業(yè)的活動(dòng)，其數(shù)據(jù)量大、涉及方面廣，參考性強(qiáng)，實(shí)踐性強(qiáng)等特點(diǎn)無(wú)不體現(xiàn)著對(duì)水利發(fā)展的重要作用。當(dāng)水利工程遇到問(wèn)題時(shí)，可以查閱檔案的解決方案再結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況來(lái)解決。也為水利事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。

現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)使得水利檔案的載體形式發(fā)生了變化，趨于多元化。現(xiàn)在越來(lái)越要求水利檔案公開(kāi)化，現(xiàn)代化的管理方式使?jié)M足這種需求成為可能。同時(shí)也豐富了水利檔案信息公開(kāi)的方式，除了書報(bào)等傳統(tǒng)的方式外，還能用電視、手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)來(lái)傳播。

在現(xiàn)代信息化的社會(huì)中，水利檔案管理量越來(lái)越大，空間存放限制性很大，因此需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，促進(jìn)水利事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。將紙質(zhì)的檔案管理方式向電子檔案管理方向發(fā)展，這樣可以保證保存質(zhì)量，提高工作效率，提高檢索速度，為水利事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供方便。

1.2 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變符合水利檔案工作發(fā)展的需要

就水利檔案資源來(lái)說(shuō)，記錄和保存數(shù)據(jù)也應(yīng)是很重要的事業(yè)。對(duì)檔案的管理對(duì)水利事業(yè)的發(fā)展有很重要的影響。例如近幾年內(nèi)陸地區(qū)實(shí)現(xiàn)對(duì)水利資源有效利用的成功案例說(shuō)明了水利事業(yè)新的發(fā)展。正是這樣，檔案資源管理也需有新的轉(zhuǎn)變。如在檢索方面，若一頁(yè)一頁(yè)翻資料則會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)水利工程造成影響。無(wú)論怎么講，水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的方式，是其自身發(fā)展的需要，符合水利檔案工作的發(fā)展要求。

因此，促進(jìn)水利檔案管理向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變成為重中之重同時(shí)也是非常緊要的工作。計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于水利建設(shè)檔案管理方面會(huì)更好地促進(jìn)水利事業(yè)的發(fā)展。這種技術(shù)也為轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為促進(jìn)自身的發(fā)展提供了行之有效的辦法。

2 水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件及限制因素研究

2.1 水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

首先是法律的保證。我國(guó)是法制國(guó)家，對(duì)水利檔案管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的方面要進(jìn)行法律的保護(hù)，針對(duì)現(xiàn)代化的管理方法進(jìn)行立法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)方式所依賴的法律不能適應(yīng)現(xiàn)代的管理方式。所以要健全法律法規(guī)，對(duì)水利檔案管理工作給予法律保護(hù)。

其次，要有技術(shù)措施。在轉(zhuǎn)變管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理方面，不僅要改變外部環(huán)境，更需要加強(qiáng)技術(shù)措施工作。過(guò)硬的技術(shù)基礎(chǔ)才能更好地運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，并且積極地促進(jìn)水利事業(yè)的發(fā)展。

2.2水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的限制因素

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，水利檔案管理引用該技術(shù)并得到較好發(fā)展。然而，在水利檔案管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中存在著一些限制性的因素。

首先，一些水利檔案從業(yè)人員沒(méi)能正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理對(duì)水利建設(shè)的發(fā)展沒(méi)有太大作用，不會(huì)造成很多影響。因此在轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式上重視程度不夠。

其次，水利檔案內(nèi)容復(fù)雜，而施工時(shí)間長(zhǎng)等因素又使得具體信息轉(zhuǎn)換為檔案的過(guò)程漫長(zhǎng)而復(fù)雜。這對(duì)管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基層水利檔案從業(yè)者習(xí)慣用傳統(tǒng)的管理方式，不習(xí)慣用計(jì)算機(jī)來(lái)整合。而且在電子存檔技術(shù)方面存有缺陷，使得原始數(shù)據(jù)存有質(zhì)疑，這也制約了管理方式的轉(zhuǎn)變。

3 水利檔案管理向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

3.1 建立堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)政治體制的改革，水利檔案管理工作也隨著有了相應(yīng)的改變。對(duì)于我國(guó)的水利檔案管理，應(yīng)該積極探索相關(guān)的理論知識(shí)，建立一套完整全面的水利檔案管理理論體系，為管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。總結(jié)之前的工作經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，以便于有效而正確地開(kāi)展新時(shí)期的檔案工作。把以往的工作經(jīng)驗(yàn)提升到理性的認(rèn)識(shí)中來(lái)，并進(jìn)行系統(tǒng)化的處理。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)作用。

水利檔案管理學(xué)是國(guó)家檔案的重要組成部分之一，分屬于檔案學(xué)的一個(gè)分支。所以，積極探索水利檔案管理的理論，是轉(zhuǎn)變管理方式的重要措施，同時(shí)也是促進(jìn)我國(guó)檔案工作研究的重要方面。堅(jiān)實(shí)的理論是促進(jìn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的基礎(chǔ)，是促進(jìn)管理工作有效開(kāi)展的保證。

3.2 制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理

標(biāo)準(zhǔn)化的管理是從國(guó)家部門的角度來(lái)設(shè)置的，是對(duì)某項(xiàng)重復(fù)的工作進(jìn)行概念化的規(guī)定，以統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于是活動(dòng)開(kāi)展更有秩序。在水利檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化當(dāng)中，篩選出管理時(shí)用到的技術(shù)手段和管理提綱，對(duì)實(shí)踐操作和實(shí)施的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改和完善，使之成為一整套標(biāo)準(zhǔn)化的方法，以此來(lái)改善檔案管理工作，提高工作水平和效率。制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理是促進(jìn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的客觀要求。

實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化是水利檔案工作的有效手段，水利檔案管理采用現(xiàn)代化方式則需用最新的科技和標(biāo)準(zhǔn)化的管理來(lái)進(jìn)行，以此來(lái)提高效率、完善經(jīng)驗(yàn)、加強(qiáng)管理。相反，若沒(méi)有一套行之有效的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，從業(yè)人員各做各的，那么必將會(huì)造成水利檔案管理混亂的局面，現(xiàn)代化的管理進(jìn)程也不會(huì)得到發(fā)展。

3.3 共享水利檔案資源

從現(xiàn)在的實(shí)際情況中可以知道，水利檔案資源被部分部門壟斷，每個(gè)地區(qū)都完全壟斷自身資料，很少與它地進(jìn)行交流。而這樣的情況造成各個(gè)地區(qū)水利發(fā)展不平衡，更阻礙了我國(guó)整體水利事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

水利檔案資源的共享與管理方式的轉(zhuǎn)變是相輔相成的。共享資源、加強(qiáng)交流、積累經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)了現(xiàn)代化管理方式的發(fā)展。另一方面，現(xiàn)代化的水利檔案管理方式，利用信息化手段使得資源共享成為現(xiàn)實(shí)。這樣不僅促進(jìn)各地的交流，又有效地解決了水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中的一些問(wèn)題，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。這樣，任何人可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在任何時(shí)間都可以檢索到所需要的水利信息，是現(xiàn)代化水利檔案管理的重要體現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

水利檔案管理工作是水利事業(yè)的一個(gè)重要方面，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有非常重要的意義，也是現(xiàn)代化的水利事業(yè)發(fā)展的需要。近些年，我國(guó)在檔案管理工作方面取得了較大成果，但并未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理方式向現(xiàn)代化管理的過(guò)渡。若要完成這一過(guò)渡則需要與本地區(qū)的實(shí)際情況相結(jié)合，這樣才能更加科學(xué)而有效地向現(xiàn)代化的管理方式轉(zhuǎn)變，避免棘手問(wèn)題的出現(xiàn)。總之，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)

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1.2信息時(shí)代中電子文件所存在的特點(diǎn)。

1.2.1電子文件對(duì)于信息具有不可識(shí)別的特點(diǎn)。電子文件在對(duì)檔案進(jìn)行記錄時(shí)，一般記錄的形式以符號(hào)代替，人們不能用肉眼直接進(jìn)行識(shí)別，需要用技術(shù)進(jìn)行解碼和分析，可是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件中的信息是直接用文字和圖片進(jìn)行記錄，可供人們直接進(jìn)行閱讀。

1.2.2信息具有動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)。電子文件和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中有著相同的物理特性，但是形式上存在一定的差異，即閱讀和記錄的形式不同，儲(chǔ)存信息的方式也有所不同，在信息媒體記錄下的電子文件和紙質(zhì)文件存在一定差異，它是根據(jù)邏輯的形式建立起來(lái)的，用鍵盤進(jìn)行存儲(chǔ)、修改和記錄的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的檔案管理模式。

1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點(diǎn)。電子文件相比紙質(zhì)文件，直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件檔案進(jìn)行處理和修改，一是為了創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效，二是由于電子文件極易發(fā)生刪減、丟失甚至損毀的狀況，所以文件的安全性和可靠性低于紙質(zhì)文件。

2、信息媒體時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1社會(huì)環(huán)境給傳統(tǒng)檔案帶來(lái)的挑戰(zhàn)。檔案信息管理最開(kāi)始是為了查閱者提供檔案資料，經(jīng)過(guò)專門的管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，使寶貴的資料得以保存，傳統(tǒng)的管理模式將紙質(zhì)檔案不被損壞作為保護(hù)重點(diǎn)，紙質(zhì)的保存方法成為了信息化時(shí)代中的缺點(diǎn)，管理者除了保護(hù)資料之外，還要盡量使資料的保密性得到保證，所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足，但是對(duì)于資料的保護(hù)是很有益的。隨著信息化的時(shí)代出現(xiàn)，使人們對(duì)信息的需求量不斷增加，為了滿足人們的需求，這就需要我們對(duì)檔案進(jìn)行管理，這些檔案會(huì)幫助人們找到自己需要的信息，但是又要保證信息的秘密性，這就對(duì)檔案管理工作提出了要求，需要將信息化引入到檔案管理工作之中，利用網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行檔案的整理和對(duì)歸檔，更好的適應(yīng)時(shí)代變化。在信息化時(shí)代中更注重的是檔案的分享和傳遞，這就是信息時(shí)代的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的隱蔽性，這和信息化社會(huì)的要求不相符，在檔案管理中將信息化加入進(jìn)來(lái)，可以大大的滿足人們的需要。

2.2社會(huì)的信息化發(fā)展。人們對(duì)于信息化的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，在各個(gè)領(lǐng)域都有所涉及，信息化的應(yīng)用使我們的生產(chǎn)和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐漸應(yīng)用到社會(huì)的服務(wù)領(lǐng)域，社會(huì)服務(wù)促進(jìn)檔案管理模式不斷進(jìn)行創(chuàng)新，服務(wù)信息化可以使用戶從被動(dòng)的地位上升到主動(dòng)的位置，建立信息化的服務(wù)之后，可以直接要求服務(wù)部門提供相應(yīng)的服務(wù)，傳統(tǒng)的管理模式使用戶處于被動(dòng)的位置，將信息化和檔案管理相結(jié)合之后，就可以使用戶在網(wǎng)上直接獲得自己想要的信息。由于社會(huì)的信息化發(fā)展，使人們的要求變得越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式并不會(huì)滿足人們對(duì)于資料的需求，并且傳統(tǒng)的管理方式使服務(wù)的質(zhì)量受到影響，為檔案管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

2.3信息化管理檔案方式的出現(xiàn)。隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，使電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。從信息化的服務(wù)層面來(lái)看，電子化管理模式對(duì)檔案管理的創(chuàng)新起到了基礎(chǔ)性作用，為檔案管理從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)入信息化模式起到了推動(dòng)作用。電子檔案的管理模式產(chǎn)生的影響：第一，將傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)化為媒體服務(wù)，將電子檔案中單一的方式轉(zhuǎn)化為媒體，第二是傳統(tǒng)的定期模式轉(zhuǎn)為隨時(shí)模式，建立了檔案之后，客戶可以不定時(shí)的在電子檔案中進(jìn)行查找資料，第三，可以將專業(yè)的服務(wù)和休閑服務(wù)結(jié)合在一起，不管是方案的對(duì)象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。

3、進(jìn)行電子檔案管理的建議和意見(jiàn)

3.1使思維方式得到轉(zhuǎn)化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分，但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施，這樣會(huì)在不久之后，使檔案管理面臨危機(jī)，電子檔案的重要性需要一個(gè)漫長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)進(jìn)行建立，并且需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上，和信息技術(shù)相結(jié)合建立電子檔案管理模式，這樣才可以時(shí)檔案管理更加規(guī)范化。

3.2檔案管理應(yīng)依賴科學(xué)技術(shù)解決檔案中存在的問(wèn)題。很多事例證明：計(jì)算機(jī)的安全問(wèn)題無(wú)法得到基本上的解決，最為有效的辦法是從系統(tǒng)編輯和工作人員的管理中進(jìn)行解決，使檔案管理在技術(shù)上得到保障，實(shí)施的方法有：一是對(duì)電子檔案進(jìn)行物理方面的保護(hù)。第一，注意防磁，因?yàn)殡娮訖n案的空間中存在著很多磁場(chǎng)，應(yīng)使錄磁介質(zhì)和磁鐵表面保持一定的距離。第二，使環(huán)境的溫度得到控制，最為適宜的溫度是18攝氏度，而適合的濕度是百分之四十，第三是防止機(jī)械受到損傷。二是建立一套有效的防災(zāi)措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機(jī)制，備份機(jī)制可以滿足多方面的要求。進(jìn)行備份之后就可以避免物理故障的發(fā)生，將軟件技術(shù)和人工的方式相結(jié)合，有效的解決因操作產(chǎn)生的問(wèn)題，使電子檔案形成多層防護(hù)模式。三是可以加強(qiáng)保密措施來(lái)保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術(shù)中保密的常用方法，這一方式尤為重要。

篇（11）

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來(lái)源、流向和其運(yùn)營(yíng)情況。 傳統(tǒng)檔案材料對(duì)真實(shí)性、可靠性、時(shí)序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會(huì)計(jì)檔案使用人員第一時(shí)間了解和掌握會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息，是會(huì)計(jì)部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案本身也存在著缺點(diǎn)與不足，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)形式檔案在時(shí)間和空間上局限性大，查閱時(shí)受時(shí)空影響，導(dǎo)致使用者無(wú)法在第一時(shí)間在任意地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案； 而且傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存工作較為繁瑣，不僅需要按照時(shí)間順序管理，還要注意防止紙質(zhì)資料遭受破壞，耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案是由當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展催生的，具有高效性和實(shí)時(shí)性，科技程度高，對(duì)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)水平和電腦技術(shù)水平要求高。電算化會(huì)計(jì)檔案不僅存有原有會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還涵蓋相應(yīng)的存儲(chǔ)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文檔與會(huì)計(jì)程序內(nèi)容。電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式以電子形式（磁盤或光盤存儲(chǔ)）為主，輔助打印的紙質(zhì)形式，存儲(chǔ)形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份， 存儲(chǔ)環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會(huì)計(jì)檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行瀏覽傳輸，進(jìn)行簡(jiǎn)便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運(yùn)營(yíng)狀況、制定決策，且不受時(shí)空限制。電算化會(huì)計(jì)檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會(huì)很好的將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并在依據(jù)相應(yīng)技術(shù)方式的前提下對(duì)數(shù)據(jù)展開(kāi)修改，且相關(guān)人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、瀏覽、修改、銷毀等，導(dǎo)致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會(huì)計(jì)檔案要求必須具備高強(qiáng)度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理比較

3.1 會(huì)計(jì)檔案的形成

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理的差別是相對(duì)明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成辦法與步驟內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要通過(guò)會(huì)計(jì)人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質(zhì)檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案的形成主要通過(guò)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)管理軟件系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)人員錄入財(cái)會(huì)信息，最終保存下來(lái)，形成會(huì)計(jì)檔案，智能化與人工化對(duì)比， 存在著本質(zhì)區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報(bào)表， 所有這些表格即構(gòu)成會(huì)計(jì)檔案。 電算化會(huì)計(jì)檔案的形成采用集中處理方法，通過(guò)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲(chǔ)、備份數(shù)據(jù)，四個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲(chǔ)介質(zhì)上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復(fù)制存放，保障信息安全。

3.2 會(huì)計(jì)檔案的歸納

因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對(duì)工作進(jìn)行歸納時(shí)同樣會(huì)使用或出現(xiàn)不同的內(nèi)容。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等歸納整理，而電算化會(huì)計(jì)檔案歸納管理時(shí)除了將打印的上述紙質(zhì)材料歸檔外， 還需要對(duì)系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進(jìn)行歸納。 首先要對(duì)軟件的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，不合格者進(jìn)行重置或維護(hù)處理，防止軟件問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)資料和維護(hù)資料。 開(kāi)發(fā)資料指系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的系統(tǒng)說(shuō)明書、程序設(shè)計(jì)資料、測(cè)試報(bào)告、手冊(cè)等，有助于系統(tǒng)地理解和運(yùn)用，維護(hù)資料則涉及維護(hù)指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤等介質(zhì)進(jìn)行電子標(biāo)示和設(shè)置外部標(biāo)簽，按時(shí)間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

3.3 會(huì)計(jì)檔案的管理方式

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式主要人工管理紙質(zhì)材料的收集、整理和儲(chǔ)存，管理時(shí)需要注意檔案的時(shí)間順序，分類分時(shí)排列，同時(shí)關(guān)注儲(chǔ)存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會(huì)計(jì)檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備要求高，因此對(duì)耐久性問(wèn)題需要加以考慮，管理時(shí)不僅要注意設(shè)備問(wèn)題， 還要提防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問(wèn)題，財(cái)務(wù)信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應(yīng)定時(shí)查毒、殺毒，保障檔案的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，信息技術(shù)的進(jìn)步推動(dòng)了會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案管理。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)鮮明，前者簡(jiǎn)明直觀，時(shí)空性差；后者實(shí)時(shí)性好，管理難度高。 二者在會(huì)計(jì)檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 戴新智.對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)電算化檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑河學(xué)刊， 2014（3）：128-129.