檔案管理的要求大全11篇

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客觀而論，當下社會正處于知識經濟時代與信息時代并行的高速發展階段，人才的作用不斷突顯，相關檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關注和重視。因此，應當充分把握信息時代的各項網絡技術以及科技環境，妥善加以引用和建設，通過構建符合人事檔案管理需求的共享網絡與發展平臺，進而實現發展與創新。

一、信息時代人事檔案的管理要求

信息化時代人事檔案管理工作，不僅將用人機制最基本的真實性、公信力設為基礎職能，還將基于當前社會信息科技發展的大背景，全面推行人事檔案管理的網絡化和信息化建設設置為根本目標。而究其原因，一是便于當地政府部門在進行相關的財政預算時，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設的相關投入，從而鼓勵相關研發部門更為積極地開發有利于全國聯網查詢、調檔、保證信息安全的計算機信息應用系統；二是在相關管理體系當中，全面推行信息化和科學化管理和業務辦理流程，為現代化科技融入人事檔案管理工作當中提供廣泛的社會基礎。當然，這一切手段的實施，還應當借助穩定的法律制度體系支撐，從而為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據。

此外，還應遵循動態性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應該及時根據時代的變化、員工狀況的變化、現實情況的變化，將最新的員工資料及時補充、記錄在案，強化人事檔案信息的實效性，加強動態記錄與動態管理，同時要定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，及時更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預見性的決斷。

二、信息時代人事檔案的安全要求

概括地說，信息時代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點：第一，檔案信息之所以會面臨危險，有來自客觀環境及人為的各種介質因素。當網絡和計算機技術成為人事檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲的外在介質在遭遇不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其固有的信息數據便很有可能隨著外在介質的被破壞，而遭受嚴重損害；又如，人事檔案管理人員出現擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，同樣容易造成人事檔案運作系統的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作，是維護檔案安全的重要因素和環節。第二，信息化之所以會給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，如果這些數據在云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。

三、推動人事檔案信息化進程工作構想

（一）科學設計檔案信息管理系統

傳統人事檔案管理模式中的員工個人信息一般為書面文字形式，信息內容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力的，不符合時展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應該充分利用現代信息技術，設計科學化的認識檔案管理系統，加強人事檔案管理現代化建設，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務；同時，應在建立內部局域網平臺，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當前人事檔案管理工作現代化設施不足所引發的有關信息化進程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現代化的檔案管理設施，來構建積極完備的信息管理系統。具體地說，一方面需要政府加大財政上的投入與扶持，建立起統一、高效地信息檢索系統，實現網絡資源共享的同時，為用戶提供更便捷的咨詢服務；另一方面則要加強對于原始紙質文字資料的收錄與編輯，將其統一納入網絡管理系統，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。

（二）強化檔案信息技術安全定位

只有保障網絡電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態發展，為廣大民眾提供更好的服務。而信息技術在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時，也隱藏了一定的風險，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性，這就需要強化檔案管理工作中的安全意識，完善信息技術的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質檔案信息的保存環境，防治蟲蛀或因自然環境而毀壞；其次，要注意在紙質檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進行必要的網絡監控維護以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進行網絡系統的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關的法律體系當中，以免不法人員竊取相關信息而給檔案所有人造成難以彌補的損失和危害。

（三）構建立體化的人才服務體系

信息化時代展開的有關人事檔案管理工作人員培訓，應當圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業務能力之余，要強化其對數據庫管理和操作、計算機應用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓；其次，要將信息操作和網絡技術應用學習能力作為競爭上崗的重要考評依據之一，以此促進工作人員不斷提升專業能力和綜合素質；第三，要以創新的思維、學習的理念不斷吸收新知識、新內容，促進工作和服務質量的提升，培養檔案管理人員樹立強烈的責任感來保障檔案信息安全。

（四）積極開展信息安全業務培訓

在信息化、數字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質，讓業務能力與現代化、科技化、信息化的社會發展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項事宜發展所需。首先，要建立健全人才培訓制度，以實際需求與現狀為參考作出調整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進制度，將檔案管理專業，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數據至云端，及時構筑防火墻藝術、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼，避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現。而在數據的備份時，還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害或是其他會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時可增加一定的資金和設備投入，以完善對于人事檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。

四、總結與建議

人事檔案記錄著最真實、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，并在原有基礎上進行認真清查，詳細準確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進行甄別與清除，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數據庫，為企事業單位人力資源部門提供最全面、最準確的信息憑據。

目前，我國現行法律規定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務中所面臨的問題以書面形式反映到有關法制部門，再由法制部門呈送給國家權力機關，以此依據目前的發展現實不斷完善管理規范，為此，人事檔案管理在信息化進程中，還應以完善的立法體系作為保障，系統地整理所面臨的共性問題，例如網絡系統共享、信息資源公開等方面內容，報送給有關部門報備，使之將其制度化、規范化，再通過構建有效的法律制度和規劃來進一步保障人事檔案更趨向于規范化管理。

參考文獻：

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）010-176-02

1 引言

進入新世紀以來，計算機技術和互聯網技術飛速發展，現代社會正逐步向信息化、數字化時代轉變。科技檔案在企業或公司中占據著相當重要的地位，在經濟技術的推動下，工作環境也變得日益復雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復雜，工作量多，加大了管理難度，在當前信息化、數字化時代，必須引進信息化管理，對其中出現的問題及時予以解決，從而為公司企業管理提供依據。

2 科技檔案和科技檔案管理

2.1 科技檔案

所謂科技檔案，即是指與生產技術等相關的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農工生產技術檔案、設備檔案及科研醫療檔案等。科技檔案有其特殊性，可表現為以下幾點：（1）和普通檔案相比，科技檔案專業性較強，主要體現在內容性質和形成領域等；（2）科技檔案種類繁雜，特點顯著，其多元性主要是因為生產活動的專業性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實用性。在企業中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業提供相關資料和情報，提升企業的生產力，進而增加企業經濟效益。

2.2 科技檔案管理

科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對科技檔案進行管理，以保證其安全性。科技檔案管理通常包括以下幾點：（1）收集。對科技生產中形成的資料進行采集，將其集中在專業管理部門進行管理，以便最終實現科學管理；（2）整理。對采集到的檔案資料進行處理，按內容或形式特點將其分類，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應對其進行仔細鑒別，按照檔案質量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應處以銷毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術，運用合理的手段和方法，保護檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發揮作用；（5）統計。通過一系列相關參數對科技檔案的數量等方面進行分析統計，對其總的狀況能夠實時了解，起到監督的作用，同時也能夠為下一步發展提供準確的數字依據；（6）提供利用。指發揮主觀能動性，創造一些科學合理的新方法，對科技檔案信息進行深一步開發，以滿足工作需求。

在21世紀，現代信息技術迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進信息技術，依靠計算機技術、互聯網技術和信息化技術組成一個新的平臺，為科技生產活動提供相應的技術條件，為組織管理工作提供信息依據，促進企業的綜合發展，從而提升企業的競爭力。

3 科技檔案管理存在的問題

科技檔案管理工作繁重，且需細心，受諸多因素影響，管理中常會出現各種問題。

3.1 管理模式落后

檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當前信息化時代，許多企業還在使用傳統的管理模式，對新技術有所忽視，雖然也能進行管理，但效率不高，浪費時間，還容易出現失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。

3.2 服務手段滯后

計算機技術已遍布社會各個角落，還在繼續發展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計算機較老，只能做一些基礎的簡單處理，對于最新的計算機以及相關設備（如掃描儀等）則缺乏購置，不能及時進行技術交流和信息分享，不利于其信息資源的開發利用。

3.3 服務方式較為被動

檔案管理部門是為企業提供一定的服務的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務對象和服務內容以及方式范圍等都比較狹隘。

3.4 信息開發力度不夠

過于依賴檔案的統計數據，而忽略了其實際作用，在查閱檔案時，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的解析，以致于良好的信息反饋機會錯失。在引進實例時，沒有將其進行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務等多方面進行管理。

3.5 管理人員業務素質有待提高

在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業技術和專業知識，雖然很少犯大錯誤，但對一些細節往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內環境影響，檔案易出現損壞等現象，學生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實際的生產情況并不了解，再加上態度不認真，在進行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不全。

4 針對科技檔案管理中出現問題的對策

4.1 轉變觀念

首先應對科技檔案管理加以重視，尤其是領導階層，務必要加強檔案信息化建設，將其納入企業檔案信息化建設的總體規劃范圍內，實行崗位負責制，對員工進行績效考核。檔案管理部門應轉變思想，保證有組織、有計劃的管理，以免出現混亂。相關建設經費應算入年度財務預算，并考慮增加檔案的保管數量，引進先進的技術手段，加大成本投入，購置高性能的計算機，其他設備如掃描儀、服務器等設備也應配置齊全。

4.2 創新組織機構

檔案管理需有專門的檔案室和專業的檔案管理人員，同時建立一套完善的管理制度，并嚴格執行。對于檔案管理人員，除了基本的專業知識考核，還應培養其綜合能力，通過培訓，保證每個管理人員都能夠對計算機有個深刻了解，并熟悉掌握實踐操作技能，并提高管理人員的業務素質和道德素質，實現手工型向技術型的轉變，并進一步發展。

4.3 改變管理模式

為保證檔案的完整性和便捷性，應采取統一領導、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實行宏觀領導，對所屬單位，主要起監督、檢查作用，并予以一定的指導，防止出現檔案散化管理的情況。在管理機制方面，總經理負責整個管理，總工程師分管，技術和檔案部門齊抓共管，實行責任承擔制，將責任真正落實。管理方式尤為重要，為充分發揮科技檔案的效用，應實行科學化、標準化管理，積極引進計算機技術和信息化技術，加大信息化建設的力度，合理利用信息資源，從實體保管模式向數字化保管模式逐漸轉變，實現數字化、信息化管理。

4.4 改變管理方法

合理的方法在檔案管理中起著異常關鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統、數據庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數數據接口，都要達到規定標準。注意數據信息在數據庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護工作，通過查找目錄及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設。

4.5 改變服務方式

手工式的管理方式顯得比較被動，為實現主動服務，需對服務方式進行創新。互聯網技術可以不受地域空間限制，同時開通在線服務，實現信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時進行交流，從而促進企業提高競爭力，實現主動服務。

4.6 做好檔案保護工作

雖然信息化檔案管理能夠實現檔案數字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現破損，借閱者需小心謹慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應盡量修復，并隨時保證檔案室的環境適合檔案資料的保管。

5 結束語

科技檔案對企業起著十分重要的作用，加強管理，可以進一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經濟技術的發展，檔案管理方式也應改進，在信息化的大環境下，應引進計算機技術、信息化技術及互聯網技術，逐漸實現信息化的科技檔案管理。

參考文獻：

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關鍵詞：檔案管理；收集整理；分析

相關部門可以采取諸多手段將檔案收集管理質量加以提升，然而從當前的發展形勢來看，加大宣傳力度，增強相關人員的意識，倘若不存在意識，那么久無法付出行動。不僅僅如此，相關部門應當發揮出信息化技術的作用，并建立完善的管理系統，將責任制度落實到位，從而要求不同部門之間加以配合。

1 檔案收集整理的意義

一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開展好檔案整理收集工作是關鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會存在諸多不足之處。顯而易見的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現在以下幾個方面：

第一，相關部門在開展檔案收集整理工作的時候，一定要搜尋存在價值的信息。諸多信息的價值都是在前期整理工作中呈現出來的，依據這種信息來看，相關人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會在某種程度上對檔案的最終形成帶來直接的影響。所以，相關人員應當對收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對檔案進行收集管理，相關人員在對檔案進行收集管理的時候，應當做好相應的分類、記錄等，所以相關人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高檔案收集整理水平的對策

2.1 樹立檔案收集整理意識

當前，仍然有諸多相關人員沒有對檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內容，由于沒有投入很多的精力，這樣在有些時期，檔案收集整理制度不能發揮出充分的價值，如同擺設，這同樣是檔案收集整理質量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學，致使存在價值的檔案信息資源出現流失的情況，從而在某種程度上對檔案管理事業帶來不利影響。所以，相關部門應當加大對人員培養的力度，特別是相關人員一定要對收集整理知識做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達到規范化的效果。

2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網絡

不同部門之間需要依據本身的檔案管理系統，并依據具體組織結構設置的具體狀況開展好檔案收集整理系統的建立，而在實際構建的時候，需要傾向于網絡，在基于網絡的時代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴峻的挑戰，而網絡管理形式可以滿足相關需要。確保檔案收集整理系統不管是在哪一個環節都可以做到有人負責有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內容及時間；制定電網建設項目檔案管理、檔案崗位規范和責任落實等制度。

2.4 積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

2.5 提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優勢，實F檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產提供服務。

2.6 制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

當前科學理性的發展對檔案從業者的職業活動與職業行為有了新的要求，職業行為規范化和理性化，因而，建立一種規則性的職業道德體系就成為各行業的迫切需要。為使檔案職業道德在從業者活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等紀律來約束從業者。這些條款告訴從業者哪些行為符合職業道德，哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業道德規范強制性地灌輸到從業者的職業活動中外，還應當關注檔案職業人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，并能自覺遵守各項規章制度。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進行歸檔工作，要不然就會出現零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡單的說是源于檔案收集工作，檔案收集管理質量會對相關機構帶來直接的影響，這樣就要求相關部門需要對檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動檔案事業的不斷發展。

參考文獻

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中圖分類號：R661 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0356-01

一、檔案管理存在的問題

1、當前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統一管理，業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象比較嚴重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉。

2、應當歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據為己有的現象屢見不鮮。《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。

二、培養檔案管理意識

1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。

2、加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。

3、加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。

4、重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。

5、要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業發展創造效益，使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系，促進民營企業檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。

三、如何做好檔案管理工作

1、增強服務意識，提高服務水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

2、愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看 ，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作 。

3、綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理。隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

4、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

四、總結

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。

參考文獻

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[2] 李國慶.檔案管理現代化是一項系統工程[J].檔案學，2014

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中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）48-0217-01

一.引言

檔案真實的記錄著一切活動，既有歷史資料，也有成長過程的見證。隨著計算機技術的逐漸成熟和擴展，信息化技術被應用到檔案管理活動中，提高了檔案管理的科學性和合理性。在信息化檔案管理條件下，要求館員的素質能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。

二.檔案信息化管理概述

1.檔案信息化管理系統的組成

信息化檔案系統由檔案采集系統、檔案管理系統以及網上查閱系統三部分組成。

（1）檔案采集系統：該系統的主要功能是能夠對紙質檔案材料進行數字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統維護、檔案審核四方面，同時能夠在網絡上實現多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應用中非常方便、快捷并且高效。

（2）檔案管理系統：該系統的主要功能是能夠對人事檔案材料進行收集、整理、鑒別、統計、轉遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業務管理以及系統維護四個部分組成。

（3）網上查閱系統：該系統能夠讓人事檔案資料信息進行網絡瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統內的資料不被破壞或竊取。

2.檔案信息化管理的價值和意義分析

檔案信息化管理是我國現代化高科技不斷發展的必然結果。隨著科技的不斷進步，信息技術對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業軟件的開發和使用，很多專業的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。在整個工作流程當中需要制定出健全的政策制度，結合當前相關信息檔案管理工作的難點和原則，同時對今后工作當中應當重點遵循的核心原則，以及基本的指導方向等進行全面和系統化的分析，旨在以此為基礎更好的實現對相關工作和政策理念的健全完善。在不斷的增強檔案信息化管理工作效益的同時還，需要注重對內部人才素質的增強，只有這樣才能夠在深層次之上保證檔案信息化管理工作的建設達到現代化的標準，提升政策制度的工作效益。

三.信息化檔案管理對高素質館員的要求

1.檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求

檔案信息數字化、網絡化是檔案工作的必然趨勢。經過實踐證明，檔案信息化可以讓每一個檔案信息的利用者在任何時間、任何地點利用網絡在檔案管理系統中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網絡系統管理檔案可將傳統的文本圖件方式的檔案信息轉化為數字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲介質存儲起來，從而使得需要存儲時間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲在存儲介質中，避免了傳統信息存儲的缺陷，進而讓每一位信息利用著都能準確快速的獲取所需要的信息。檔案管理信息化對檔案工作者提出了適應信息化的新要求，需要檔案工作者熟練運用各種與檔案信息化相關的電子產品，進行檔案信息的收集、選取、處理分析、儲存和利用。

2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養要求

隨著科學技術的進步，信息化的快速發展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養的概念，信息素養在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發重要起來。怎樣在信息化的環境當中提高檔案工作者的信息素養也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對信息素養的理解主要包括：對信息的真實性和準確性具備精確的判別能力；能夠做到對信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養的相關領域很廣泛，是需要具有特定的素養的，它涉及范圍很寬的知識，包括社會上的、經濟上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學科領域都有著莫大的關系。檔案信息化需要以工作者的信息素養為基礎，了解信息技術的原理，熟悉信息技術的使用方法。信息素養的關鍵是信息獲取、傳播 、處理，包含信息利用在內，相關的領域更廣泛。它是一種熟悉、獲取、評價和利用信息的能力素質，既需要運用熟練的信息技術，也需要工作者有具體的判別和分析能力來做好檔案信息化的工作。

四.信息化檔案管理館員素質培養策略

1.提升綜合素質

首先從提高管理人員綜合素質開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學習計算機技術，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓，并且要開展培訓評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現工作人員內部的優勝劣汰，應當加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設相關措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應當在技術的發展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術的支持，依靠規范化的管理和運行，還應當加強對檔案管理工作的分析。需要注意的是當前檔案信息安全管理是相關項目建設的重點和難點，在實踐的工作之中應當結合傳統工作的經驗，對于相關技術文件，還應當進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應當嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，在實踐當中不僅需要對其中的關鍵層面內容進行分析同時還應當結合今后的改革方向實現對政策的完善和補充，更好的促進檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應當保證其存儲格式的科學性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當前檔案管理工作的基本原則。

2.檔案工作者要再提高認識

檔案工作者要切實提高認識，真正認識到檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質對檔案管理信息化發展的關鍵作用。要全面認識檔案特別是信息化社區檔案的價值作用，擺正心態、樹立責任意識，切實找差距、補不足，轉換角色應對信息技術帶來的挑戰，要自覺學習先進知識、信息技術以及現代管理等知識，努力掌握好外語和應用計算機、網絡技術的能力和水平，堅持長時間多種類學習，讓自己可以順利應對檔案管理信息化的要求。

3.在職檔案人員培訓要再強化

檔案工作者素質的提高除自身因素之外，也需要領導多提供學習和培訓的機會。領導者要多渠道、高頻率為檔案工作者提供學習機會：第一，檔案工作者座談會，通過定期或不定期組織不同社區的檔案工作者進行經驗交流，讓經驗多的、技術能力好的檔案管理員帶動經驗少的、技術能力不好的檔案管理員。第二，組織檔案管理人員到高校學習檔案采集、處理與數據庫加工、信息技術及計算機系統和網絡設計與開發等技術知識。第三，組織專家對檔案管理者進行業務培訓。要根據檔案信息分析、研究和咨詢等分門別類進行培訓，通過培訓，要達到培訓人員系統掌握計算機基礎知識，并能將計算機技術應用于檔案工作流程，熟練使用各種應用軟件的要求。第四，經常組織檔案工作者學習座談會，實現檔案工作者具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力的目標，切實推動適應檔案資源信息化的建設和正常運行。

結束語

檔案管理者的綜合素質能力，決定著檔案管理的科學性和合理性，信息化檔案管理時代，要求館員及時更新知識，學習信息化管理技術，逐步提高管理水平。

篇（6）

信息技術管理的優勢是十分明顯的，其能夠讓醫院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫院管理體制的一次重大變革。

一、醫院信息化檔案管理的重要性

一方面，醫院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價值的信息資料，通過對信息資料的深入分析，又能夠找到醫院在服務能力、醫療能力等方面的問題，這樣醫院才能制定針對性的措施進行學習和改善。而現代城市的發展促使醫院的規模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統的紙質檔案管理，既浪費紙張資源和空間資源，也容易因為檔案保存不當產生很多嚴重的后果。而信息化的檔案管理系統能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫院檔案信息的全面性和真實性。這樣檔案信息才具有更高的利用價值，也能夠促進醫學技術的不斷提高。

另一方面，醫院檔案管理的信息化能夠增強醫院與病人之間的聯系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務。一般來說，信息化的檔案管理可以實現不同醫院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫院就診，醫生也能快速找到病人的病歷，節省診療的時間；而醫生專家之間也能夠進行更加暢通的學術交流，相互學習借鑒成功的診療經驗。這對于提高醫生總體的醫學水平也具有重要的意義。

二、信息化檔案管理的特點

與傳統的人工檔案管理方式相比，信息技術支撐下的醫院檔案管理有一些新的特點和優勢。首先，信息化時代的醫院檔案管理工作具有較強的時效性。信息技術下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費的時間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫院的檔案管理經常涉及到病人的過往病史、個人信息等等，應該在需要的時候以最快的速度調度出來供病情參考，才能為挽救病人節約更多寶貴的時間。

其次，信息化檔案管理更加重視對檔案的綜合運用。由于紙質檔案搬運起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發揮檔案資料對于醫院建設的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進行一些計算機操作，就能迅速的調取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫院的發展決策提供更多可靠的參考，并促進醫院服務質量的全面提高。

三、醫院信息化管理建設的策略

（一）加強技術建設

醫院檔案管理工作的信息化離不開先進技術的支持，為此，醫院必須不斷引進先進的計算機設備和軟件技術，從硬件技術上為檔案管理的信息化創造良好的環境。這就要求醫院相關部門密切關注該領域的最新技術，花費更多的資金和精力去引入先進的信息技術和軟件系統。醫院應該將傳統的紙質信息轉化為電子信息，并按照一定的規律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫生和病人隨時查詢。同時，檔案管理的信息化建設還應該以提高綜合服務水平為導向，建設檔案管理電子系統的信息平臺。因為大量繁復的檔案編寫工作都是由醫院內部工作人員進行的，而醫生和病人只要能夠通過信息平臺查詢到想要的資料即可。因此，醫院必須建設完善的檔案信息平臺，滿足實際的使用需要。

（二）加強人才建設

當然，醫院檔案管理的信息化必然意味著對專業人才的需求。只有擁有R檔牡蛋腹芾碇識，并熟練掌握電子信息系統操作方法，同時還具備一定醫學知識的工作人員才能勝任這一工作。醫院引入的大量現金設備和軟件系統都需要專門的人員進行管理和操作，檔案管理及其信息平臺的建設才能正常進行。這就要求醫院建立起一支現代化的檔案管理隊伍，包括建立起健全的人才引進制度和管理制度，以優厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對檔案管理工作人員的培訓，不斷提高其專業技術和思想素質。這樣檔案管理工作人員才能跟上時代的變化，及時掌握新技術，并且以認真踏實的工作態度對待檔案管理工作。

（三）加強制度管理

為了保證醫院檔案管理工作的信息化、自動化進程，醫院還應該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強法律法規的相關宣傳，使檔案管理工作人員認識到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當的利用。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責所在，同時也了解信息化建設應該遵循的規則。另一方面，也要加強對檔案管理信息化的監督，對收集資料、保存資料的過程進行檢查，以保證資料數據的正確性和真實性。檔案管理信息化過程中的各項操作都應該符合規范，避免違規行為。

四、結束語

綜上所述，醫院檔案管理是醫院管理工作中非常重要的一部分，加強醫院檔案信息化管理已經成為當前醫院發展的重要趨勢。因此面對醫院檔案信息化管理建設應當引起高度的重視，采取科學有效的建設策略，讓醫院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。

參考文獻

[1]唐啟科.醫院檔案管理如何適應醫院信息化要求的對策研究[J].中國保健營養，2012，20：4736-4737.

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隨著信息技術的不斷發展和進步，辦公自動化和無紙化已成為必然趨勢，檔案的生成方式已轉變為數字檔案生成方式。這就要求檔案工作人員必須具備一定的信息素養，改變傳統的管理方式，適應數字化和信息化的要求，在檔案管理中多運用數字化技術，檔案管理人員必須提高自身的信息素養。

一、信息化對檔案管理人員提出信息素養要求

隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的快速發展，計算機普遍應用于各行各業的管理工作中，辦公自動化系統和各種管理信息系統普遍應用，在檔案管理工作中產生大量的電子文件和電子數據，使檔案工作收集的內容、管理和利用的方式、開發的途徑等都與傳統方式不同。新技術的發展要求檔案工作者熟練運用現代化的技術和手段，做好庫藏檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫建設，提高檔案管理水平和服務水平；檔案資源的收集從紙質載體檔案向多種載體形式檔案的收集發展，新的檔案載體形式要求采用新的管理方式，電子文件的信息安全及規范化管理成為檔案工作者面臨的新課題。檔案工作者必須適應環境變化要求，掌握先進的信息化技術，這就對信息化條件下的檔案管理人員提出了提高信息素養的要求。而目前許多檔案管理人員信息素養較低。主要表現在信息工具運用能力程度不高。

首先，懂計算機編程的檔案管理人員較少，能開發高水平軟件或者對管理系統進行二次開發，功能擴展的的就更少了，工作中以使用現成的商業應用軟件為主，稍微碰到點問題就束手無策。其次，熟悉網絡技術、能進行高水平網頁建設，通過網絡直接公布信息，開展宣傳活動的不多，不能勝任檔案信息披露與外部需要的接合面的要求。能擔負起檔案信息化建設軟硬件規劃， 建設檔案網絡，管理本部門服務器的就更少了，多數需要外聘專業的人員，增加了檔案管理工作的成本。再次，許多檔案工作人員在思想觀念上還沒有完全跟上信息時代的發展，很多檔案人員仍安于做“看家守業，坐等利用”的“管理員”。這種狀況勢必影響檔案工作的信息化建設。總而言之，信息化社會環境對檔案人員提出信息素養要求，而檔案工作目前卻缺乏具有高信息素養的復合型人才。

二、檔案管理人員應具備的信息素養

(一)應掌握一定的信息開發知識

開發信息資源是一門學問，有著完整的理論體系和方法。檔案工作者應該把檔案工作和信息工作結合起來，用信息學的理論和方法來開發檔案信息資源，這是信息化條件下檔案工作人員必須具備的信息素養。

(二)應具有系統的信息開發能力

檔案人工作員信息開發就是有目的的進行信息收集、積累、文獻資料二次加工、編制各種檢索工具、匯編各種專題資料等過程，為單位各方面工作直接提供信息利用，最大限度發揮檔案信息的作用。在市場經濟體制背景下，信息對一個單位的發展至關重要，采用什么樣的方式和方法，使檔案信息資源發揮最大作用，需要檔案人員提高信息素養，掌握信息學知識，了解信息規律, 既能匯集信息，也能深加工信息。

(三)應掌握計算機和現代通訊技術方面的知識

信息化環境最大的特點是對計算機和現代通訊技術的應用，利用計算機不僅可以隨時對所有文件進行多角度的分類、檢索， 也可以快速地組織出各種專題目錄及索引，這使得檔案管理方法和管理手段日趨數字化，因此檔案工作人員必須努力學習計算機及網絡技術方面的知識，提高自身素質，學習現代化管理手段，采用新型優質軟件，提高檔案的管理水平。在日常的檔案信息管理過程中，能夠科學管理好、維護好本部門的局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統，推動應用好系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行。利用現代科技整合檔案信息資源，把豐富的檔案信息資源直接推到利用者面前，由利用者擇舍，保持檔案信息使用通道的方便流暢，更好地適應利用者需要。

(四)應具備較強的判斷能力

由于數字化信息技術的發展，信息的搜集環境日益開放化，如果檔案信息管理不善，很容易發生信息泄露事件。這就要求檔案人員不斷提高自己的政治素質，具備較強的判斷能力，妥善處理好開放與保密的關系，靈活機動地提供利用信息。檔案管理是每一個單位職能活動的一個組成部分，這決定了檔案室主要是為本部門服務，對社會僅提供諸如學歷、工資、親屬關系等項證明。而即使在單位內部，也要求檔案人員能按照不同檔案種類、不同檔案內容、不同部門及查閱人員群體來正確區分檔案的開放、保密的程度，保持適度開放，做到既有利于工作的開展又不致信息泄露。所以檔案人員既要講求原則，嚴格按保密制度辦事，同時又要有較強的判斷能力，對新用途的掌握靈活機動。嚴格執行借閱保密制度，準確、快速地給查檔人員提供有關檔案材料。

三、提高檔案工作人員信息素養的對策

(一)強化檔案工作人員的信息意識

過去檔案所包含的豐富信息固化在紙質載體上，限制信息的疏通、傳遞，信息的功能發揮受到很大限制。信息技術的發展使檔案管理進入了信息化時代。樹立檔案工作人員信息意識成為迫切的需要。信息技術的發展一方面為檔案工作的發展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強化檔案工作人員的信息意識，對外防止信息被竊取，對內防止信息泄密。強化信息意識是檔案管理人員提高信息素養的基礎和前提。

(二)加強檔案工作人員的信息技術培訓

信息化的檔案管理方式要求檔案工作人員必須具備信息化處理技術，對計算機、網絡、軟硬件開發與維護等相關技術都要有一定的掌握，才能適應信息化對檔案工作人員的素養要求。這就必須加強對檔案工作人員的信息技術培訓，建立健全在崗檔案人員信息技術培訓制度，經常性的對檔案人員進行信息技術培訓，并使這種培訓經常化、制度化。要鼓勵檔案人員到高等院校在職進修信息技術。可以開展針對性、應用性項目培訓，通過報告、講座、結合參觀訪問、實習交流等多樣化方式加強對計算機技術、信息技術方面的學習。還可以利用網絡技術開展各種形式的遠程培訓和網上課程學習，提高檔案人員的信息化素養。

(三)提高檔案工作人員的綜合素養

信息化條件要求檔案工作人員要掌握檔案管理的專業知識和具備計算機及網絡知識，由檔案業務人員向檔案技術型人才轉變，由消極的庫房保管員向積極的信息管理者轉變，承擔起檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播和利用的重要任務。這對檔案工作人員的綜合素養提出了極高的要求，成為檔案工作發展的關健因素。檔案工作者必須根據檔案工作出現的新特點不斷學習、更新自己的知識、提高自己的水平，以適應時展對檔案工作提出的新要求。檔案部門還應該引進吸收外來行業特別是計算機管理行業的高素質人才，培養檔案部門中的復合型人才。檔案工作人員還廣泛開展學術研究和交流。使自身的綜合素養不斷提高。

總之，隨著現代信息技術的發展，檔案管理工作面臨著新的技術條件，也對檔案管理人員提出了新的素質要求。檔案管理人員必須強化信息意識，加強信息技術學習和培訓，提升自身的信息素養和綜合素養，才能適應信息化對檔案工作人員的要求。

參考文獻：

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[3]楊鳳仙.論新形勢下檔案管理人員素質提升對策[J].中小企業管理與科技,2009(9):15.

篇（8）

隨著信息時代的到來，檔案管理也呈現出了信息化特點，并開始向現代化過渡。信息化的背景下，檔案的形成、儲存以及傳遞等工作正發生著改變，這對檔案管理人員的管理素質提出了新的要求。可以說檔案管理人員的素質，直接決定著檔案工作的水平。

1.信息化形勢下檔案工作的特點

1.1電子檔案的形成

互聯網為電子檔案的形成和傳輸提供了極大地便利。特別是隨著當前人事檔案制度的普遍開展，醫院新進職工的檔案基本由當地的人事檔案機構保管，這讓醫院從傳統的人事檔案事務中解放出來。但存在的問題是，醫院如查詢個人檔案信息，需持單位證明到人事檔案機構進行查閱。這在一定程度上給醫院人事工作帶來了不便。電子檔案以其儲存便捷、查閱方便、信息傳輸高效等特點為解決人事檔案的管理工作提供了有效途徑。醫院在進行職工人事檔案前，可以根據需要，通過信息技術把紙質檔案轉化為電子信息留存，為今后查閱利用等提供便利。

1.2電子檔案數據的分析和利用

對醫院人事檔案實行信息化管理，除了為檔案信息的查詢、儲存以及傳輸提供便利外，更重要的是實現檔案數據的分析和利用。通過計算機信息檢索系統，對儲存的檔案信息進行檢索、查詢、比較、選優、排序、分析、統計和輸出，以對醫院人才隊伍人員的素質狀況、學歷、年齡結構等進行及時準確的分析，為醫院人才預測提供各種數據，為制定相關政策提供科學的依據。同時，對人事檔案數據的分析和利用，能夠及時動態的了解醫院人力資源信息的變化及發展趨勢，為人事管理提供同步的信息支持，有效解決了傳統檔案材料利用不便造成的信息滯后帶來的時效性失真。電子檔案通過計算機儲存、加工、傳輸的特點，也大大減少了傳統手工檔案整理和利用發生錯誤的可能性，提高了檔案信息的準確性和完整性。

2.當前醫院人事檔案管理人員素質現狀

2.1人事檔案管理人員配備呈現隨意性，專業素質難以保證

檔案管理工作是一項業務性極強的工作，檔案管理人員需具備一定的檔案專業背景知識和基本的信息化、電子化的計算機操作、統計分析能力，但往往在人事調配上，檔案室往往成為安排老職工的場所，難以滿足當前信息化下對人事檔案管理人員的專業素質要求。

2.2人事檔案管理人員專業技能不高，檔案信息的開發和利用尚未實現

調查顯示，當前很多醫院從事人事檔案管理的工作人員大多是“中途出道”，具有專業知識的科班出身人員非常少見。而且檔案管理人員往往更換頻繁，缺乏必備的檔案管理專業知識與技能，很難保證人事檔案管理工作的連貫性與專業性，更無法適應或勝任信息化時代對人事檔案管理的高要求。

2.3人事檔案管理人員主動服務意識欠缺

傳統人事檔案工作的特點，造成了人事檔案管理長期處于封閉的工作狀態，檔案管理人員也僅僅是被動的提供查閱、借閱服務，根本談不上檔案信息資源的開發利用。隨著人事制度改革的不斷推進，人事檔案資源在管理決策中的價值逐漸顯現出來，檔案管理人員要主動及時的提取人力資源數據信息，并對數據進行分析，為決策者提供信息參考。這就要求檔案管理人員具有超前、主動服務的意識，把握信息需求的方向，充分利用好檔案信息資源的作用。

2.4人事檔案管理的安全意識和責任意識有待加強

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸方面情況，是組織、人事等部門按照黨的干部政策，正確選拔、使用干部的重要依據。因此具有較強的保密性。查閱、借用和轉遞檔案文件都應遵守有關規定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。除傳統的紙質檔案保管的風險外，電子檔案儲存和傳輸中面臨電子數據的網絡安全和潛在威脅的安全問題。

醫院工作的性質決定了它是一個以臨床業務為主的工作單位，這就造成了一種錯誤的觀念，認為只有臨床業務才是最重要，行政工作是可有可無的，檔案管理工作更是邊緣中的邊緣，很多職工對檔案管理工作認識不足，甚至很多醫院領導也沒能從思想上認識到檔案工作的重要性，對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理人員非專業化，安于現狀，不思進取，進而不能主動積極的有所作為。把檔案管理工作只是作為一種“職業”，一種謀生的手段，缺少工作的激情和責任感，這樣的工作態度和環境往往造成工作人員的工作倦怠，進而影響檔案管理工作的發展。

3.如何提高檔案管理人員的素質探討

3.1檔案管理人員隊伍的整體素質有待提高

首先，領導重視是做好醫院檔案管理工作的前提，也是提高檔案管理隊伍素質的基礎和重要保證。檔案管理人員要首先認識到自己工作的重要意義，積極主動的提高業務知識和技能，即使是非檔案專業出身，從事了檔案管理行業，就要不斷通過崗前培訓、進修學習、專家指導等方式，不斷提高業務素質。醫院領導在配備檔案管理人員的時候，要考慮人員的專業性和可持續性，改變現有人員在專業性、可持續性上的欠缺。同時，積極開發利用檔案資源，不斷改變醫院領導和職工對檔案工作的看法，提高對檔案工作的關注和重視。

3.2檔案管理人員的思想政治素質需要提高

人事檔案的內容決定了人事檔案管理的嚴肅性，對檔案管理人員的素質提出了很高的要求。檔案需要真實的反應和衡量個人的諸方面情況，為組織部門考察人員提供參考，因此，良好的政治素養是對人事檔案管理人員的內在要求。人事檔案管理人員要不斷加強自身的政治理論學習，學習黨的方針路線、政策和科學文化知識，了解國內外的形勢，使人事檔案管理工作始終保持正確的政治方向。

3.3提高檔案管理人員的科學文化素質

隨著信息化得發展變化，檔案的內容和檔案的管理的形勢不斷發生著變化，對檔案管理人員的文化知識提出了挑戰。一方面，信息化形勢下電子檔案的出現，要求檔案管理人員具備計算機輸入輸出以及數據分析利用等計算機操作技能。另一方面，隨著現在檔案內容的復雜多變，檔案管理人員對檔案內容的分類、甄別提出了挑戰。因此，在新的時代形勢下，對檔案管理人員的綜合素養提出了更新更高的要求，檔案管理人員要不斷涉獵新的知識領域，完善知識結構，才能適應時展對檔案工作的要求。

3.4增強責任心，發揮積極主動性

主觀能動性是實踐的基礎。要改變醫院人事檔案管理工作的現狀，必須發揮檔案管理人員的主觀能動性，積極主動的工作，增強責任心。主動的學習新方法、新技能，提高檔案工作的效率，轉變檔案管理工作的方式方法，增強工作的內涵，主動與分管領導、以及溝通職工溝通交流，開闊視野，增強自己對做好工作的信心和決心。

3.5提高檔案人員的業務技能素質

檔案管理是一項具有很強專業性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關專業知識外，同時還應具備計算機操作、信息檢索以及統計分析等方面的知識技能，可以說信息化社會的檔案管理人員是復合型人才，需要在工作中不斷學習、補充，逐步提高檔案管理的業務技能。

3.6建立健全人事檔案管理的培訓開發和考核評估體系

檔案管理工作要保持與時具進，需要檔案管理人員綜合素質的與時俱進。對檔案人員的培訓要形成系統的體系，特別是對非專業出身的檔案管理人員，崗前培訓非常重要。檔案管理的考核評估，就是對檔案工作“獎優罰劣”，督促檔案管理人員提高自身素質，以適應崗位變化的需求。在具體的操作中，要注意考核指標的科學合理，突出人性化管理理念，通過考核激勵檔案管理人員的工作積極性。

參考文獻：

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中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)1110200-02

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經歷、思想品德、業務能力、工作狀況等方面的情況,并按照有關規定和方法組成專卷專冊,以個人為單位集中保存以備查考的原始材料,是組織人事部門“歷史地、全面地了解一個人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不斷深入的新形勢下,人事檔案在人力資源的管理中越來越發揮著不可替代的作用。如何使人事檔案管理工作按照科學發展觀的要求走上制度化、規范化、科學化軌道,充分體現與時俱進、改革創新的精神和要求,更好地為人事工作和社會主義現代化建設服務,已成為一個嶄新的課題。

一、人事檔案管理存在的主要問題

近年來,人事檔案工作雖然在材料收集、檔案整理、規章制度的執行、計算機的開發應用等方面取得了較大進展,但在管理機制、管理方法、隊伍建設及現代化科技手段的使用上,與深化人事制度改革的要求相比還有較大差距。主要表現在以下幾個方面:

(一)人事檔案管理制度建設沒有與時俱進

目前,在社會主義市場經濟條件下的人事檔案管理“計劃”色彩濃厚,還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的控制性管理模式,“仍保留著‘政治活動性’痕跡,局限于‘管理性’的狹小空間”[2]。多年來,我們更多地強調檔案內容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使檔案管理處于封閉狀態,缺少應有的生機與活力,忽視了人事檔案為社會服務的根本目的,忽視了它的利用性,人事檔案管理方法已明顯滯后于人事制度改革的進程。

(二)人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科技手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統已得到普遍應用,信息化的水平在不斷提高,但有些先進的技術手段還沒有得到充分挖掘和發揮,計算機技術還沒有在人事檔案管理中得到廣泛應用。有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機,資料檢索等仍習慣用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施,降低了工作效率,沒有足夠的時間和精力開發案卷內在的信息值,這樣既不利于提升檔案信息化、科學化管理水平,也沒有足夠的手段和時間開發案卷內在的信息值。

(三)人事檔案收集范圍無法滿足時代需要

目前人事檔案材料收集過分“行政”化,形式主義的東西多,實質性內容少,反映“德”的材料比較多,反映個人“能”、“績”等方面的材料少,多是側重于收集個人歷史材料、政治表現、思想面貌等方面的內容,對個人的評價往往流于格式化和公式化,千人一面,真實性差,無法體現出個人真實的德、能、勤、績綜合素質情況,經常出現以思想覺悟代替能力、以政治表現代替業績的狀況,直接后果是不能充分發揮人事檔案的參考與依據作用,用人單位對個人信息的獲取不完整、不真實,從而也就不能全面、客觀、公正地反映一個人的實際面貌,不能滿足社會對人事檔案的新需求。

(四)流動人員檔案無法實現跟蹤管理

一是存在管理盲區。在人才資源配置市場化的情況下,很多單位由于看中人才的工作素質和創新能力,在辦理人才引進時都采用重新建檔的辦法,重新“錄用”人才,不再受人事檔案的制約。部分單位在招聘人員時,擅自截留所聘人員檔案的現象也時有發生,成為新的管理盲區。二是人檔脫節。部分流動人員只將人事檔案掛留在檔案管理部門,人事部門很難進行有效的管理,檔案材料更是難以收集。一些求職者因為缺乏“檔案意識”,將檔案遺棄在人才市場或置自己的人事檔案于不顧,造成人檔分離,棄檔、“死”檔和無檔現象常有發生。

(五)人事檔案管理隊伍素質不高

人事檔案管理工作不僅是一項致策性很強的工作,而且還是一項專業性、技術性很強的工作。在人事檔案管理工作中出現的不少問題往往是由于管理人員缺乏專門業務訓練,業務不精,加之人員變換過于頻繁,以致沒有一支穩定的專業隊伍。有的檔案管理人員兼職多,沒有精力和時間從事管理工作,疲于應付日常事務,更談不上參加檔案業務學習以提高業務素質。因此,現階段人事檔案管理隊伍的整體素質尚不能適應人事檔案管理信息化、規范化、科學化、現代化的要求。

二、加強人事檔案管理的對策

人事檔案管理是人事制度改革的重要基礎性工作。只有按照科學發展觀的要求改革人事檔案的管理模式,更新人事檔案的內容,賦予人事檔案新的面貌,使人事檔案管理與人事制度變革趨勢相適應,才能將舊有人事檔案逐步過渡為新型人才檔案,為人才合理有序流動提供服務,為用人單位考核、錄用人才提供保障,才能使人事檔案煥發新的活力。

(一)堅持“以人為本”,提高服務意識

在人事檔案管理中樹立以人為本理念,就是要進一步改進檔案管理的方法,有新的發展與突破。“人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供”[3]。一方面,人事檔案管理要努力克服“政治本位”,以滿足檔案相對人的需要和促進他們的發展為工作的出發點和落腳點,把人事檔案工作從傳統的封閉式、守攤式的管理模式中轉變過來,積極主動的發揮人事檔案信息的作用,做到“死檔”活用,使人事檔案更好地為發現人才、選拔人才、加速人才培養、合理配置人力資源提供信息支持。另一方面,積極主動拓寬服務領域、提高服務質量。在人事制度改革過程中,根據結構性調整、任用配置等中心任務,積極提供人事檔案信息。如在機構人員調整、定崗定員工作中提供人員現狀情況、綜合信息、統計信息;在進行人員規劃和預測時,提供人員預測情況、分析信息等,把對人事檔案實體――物的管理與對人的服務統一起來,為培養、開發和選拔人才創造更好的條件。

(二)用現代化手段管理人事檔案,加快人事檔案信息化建設

人事檔案現代化管理涉及方方面面,其中檔案管理信息化居于主導和核心地位。檔案管理信息化,就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。按照國家標準和行業標準,加強人事檔案信息系統建設,提高信息化、自動化程度,是推動我國人事檔案管理科學化、規范化、現代化的必由之路。隨著各項人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高,科學決策、人才預測、宏觀調控、微觀管理等工作,將更多地依賴于人事檔案管理數據庫的建設。把所有能進入信息系統的內容全部輸入計算機,運用電子辦公軟件系統進行自動編目、自動檢索、自動統計、檔案借閱自動管理,建立人事檔案信息數據庫等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查詢各類人員的檔案信息,制作各類人員登記表、統計表冊,還可以對這些信息資料進行快速統計、分析,為人事決策提供方便、系統的服務,使人事檔案信息資源得到最大限度開發利用。

(三)改進完善人事檔案的結構與內容,做到與時俱進

人事檔案在收集鑒別與歸檔工作中,特別在現階段要根據人事制度改革和人才信息的需要,重點收集補充反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等方面的材料。一是建立個人工作業績檔案,及時將個人的工作情況、工作業績、參與重大活動和項目的表現及成果等業績資料收入檔案;二是突出能力描述。重點收集個人論著論文目錄、專業技術水平、資質能力及再教育等個人資料,充分展示人才的動態發展過程;三是要充實考核內容。按照專業人才由行業和市場認定的標準,完善人才社會認可度內容,如實反映人才所處層次和專業水準。在收集補充材料的過程中,既要收集個人成績、優點方面的材料,也要收集個人缺點、失誤乃至違法亂紀方面的材料;既要收集上級對個人的評語、鑒定,也要收集專家的評價和群眾的反映。只有這樣,人事檔案才會“全而實”,而不是“少而空”,才能為用人單位提供參考。

(四)加強流動人員檔案的管理力度,建立健全人才流動服務機構

首先應明確人事檔案管理是政府的一項行政職能。由于流動人員大部是辭職、辭退、脫離原單位或沒有工作單位的人員,具有流動性強的特點,因此,流動人員人事檔案應實行社會化管理,管理可由整合后的國家人力資源部門主管的社會化人才檔案公共服務設施體系進行。通過在各區域成立人力資源部門所屬的人事檔案管理中心,形成統一的國家人事檔案網,人事檔案由該中心統一管理,人事檔案在各級人事檔案中心流動、轉遞,個人所在單位負責其在崗期間所形成的人事檔案材料,定期交人事檔案管理中心歸檔。這樣既可以減少棄檔、“死”檔和無檔現象的出現,又可以實現流動人員人事檔案的有序管理和檔案資源共享。

(五)注重培訓,提高人事檔案管理隊伍素質

人事檔案管理工作是一項政策性、專業性、保密性和服務性很強的工作,必須有一支素質高、業務精、愛崗敬業的人事檔案管理隊伍。要提高人事檔案管理隊伍素質,一是抓基礎。要精選配強管檔人員,選配政治素質好,工作能力強,熱心檔案工作,熟悉計算機操作的專(兼)職管檔人員。要結合目標管理及年度工作考核,定期對管檔人員進行考核鑒定。在保持檔案管理隊伍相對穩定的前提下,對那些考核不稱職的要及時進行調整,保證檔案管理隊伍素質保持在一個較高的水平;二是抓培訓。要重視管檔人員的崗前培訓和在崗培訓工作,做到先培訓,后上崗。在崗人員要定期進行業務技能培訓,鼓勵其參加檔案系統舉辦的各類繼續教育培訓班和學術研討會,通過加強系統間的業務交流,不斷更新知識、拓展視野,提高技能;三是抓教育。要加強管檔人員職業道德教育,使管檔人員具有不厭其煩、跟“蹤”追“跡”的工作作風,善辨真偽、去偽存真的認真態度,默默無聞、甘當螺絲釘的奉獻精神;四是從政治上、待遇上關心管檔人員的培養和成長。通過這一系列措施從整體上提高人事檔案管理隊伍的綜合素質,從而為人事管理工作提供優質高效的服務,為人事制度改革保駕護航。

綜上所述,新時期人事檔案管理工作就是要緊緊把握住時代變革的脈搏,以科學發展觀為指導,不斷運用新技術、新思維來豐富和完善管理服務手段,以發揮人力資源優勢、挖掘人才、促進人才的流動為己任,真正實現把我國的人口資源轉變為人才資源的目的,為促進經濟社會全面發展提供強大的智力支持和動力促進。

參考文獻:

[1]王法雄,人事檔案管理概論[M].湖北人民出版社,1984,22.

[2]曹紅梅,人事檔案管理應與時俱進,甘肅科技,2005(12).

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1 做好高校人事檔案管理工作對實施“人才強校”戰略的重要意義

人事檔案是人才信息的重要載體，集中反映了人才個人基本情況、經歷、工作表現、工作業績、獎懲等方面的情況，是知人善任、選賢舉能的重要依據，也是針對人才個人特點進行“量體裁衣”，幫助人才在教學、科研等方面建功立業的重要工具。

1.1 做好高校人事檔案工作，有利于充分發揮高校人才的巨大優勢 高等學校是高級人才和專家學者集中的地方，這些人才有著不凡的奮斗經歷和突出的業績。他們的人事檔案如果記載清楚、內容齊全，對于高校而言會是一筆豐厚的財富［1］。宣傳部門如果依據檔案素材撰寫成宣傳作品進行宣傳，對外可以樹立高校形象，提高影響力；對內可以激勵人才繼續奮進，不斷創造新業績；對于其他職工，可以發揮榜樣的力量，形成健康向上創先爭優的良好氛圍。同時，因為知道個人的優劣表現均有可能被記入檔案，影響長遠，因此人才會時刻注意警醒自我，本著對自己，對歷史負責的態度，最大限度地發揮自身的潛能和智慧。

1.2 做好高校人事檔案工作，有利于對人才進行針對性的培養和使用 人事檔案管理部門在完成人事檔案材料的收集、鑒定、整理、裝訂、保管的基礎上，應該對檔案材料所反映的信息進行分類、匯總、統計和分析，形成有針對性的報表，在學校制定師資培訓規劃、進修計劃、人才隊伍建設規劃，以及職工的職稱晉升、干部選拔配備等等方面，提供符合客觀實際的科學數據支撐。在“高校優秀人才資助計劃”、“人才小高地建設”、“十百千人才工程”、“教學名師獎”、“政府特殊津貼專家”等評優推優和人才培養項目推薦工作中，人事檔案可以在人選和項目確定、材料組織等環節發揮積極和權威性作用。在人才崗位設置、調配以及人才團隊的組建等方面，人事檔案管理部門可以根據人事檔案所反應的材料，向人事行政部門提出合理性的建議和意見，改善人才的工作環境和人際環境。在人才職稱晉升、科學研究等方面，人事檔案管理部門可以通過對人事檔案進行分析，查找出人才真正需要填補的是“外語培訓”、“專業進修”、“研究時間不足”還是“科研助手配備不夠”。人事檔案管理部門應該主動變“死檔案”為“活檔案”，在“人才強校”戰略實施的進程中，發揮自身的能動作用，使人才能真正“人盡其才，才盡其用”，團結協作，成功創業。

1.3 做好高校人事檔案工作，有利于引進優秀的人才 高校所引進的人才，應該是人才隊伍專業結構、學歷結構、職稱結構以及年齡結構中最緊缺的，又不能在內部調劑補充的人才。人事檔案反映著人才有關專業、學歷、職稱、特長、研究方向、教育、工作及進修經歷等第一手最真實、最新、最全面的材料。人事檔案管理部門可以在對人事材料進行匯總、統計、分析的基礎上，對高校所制定的人才引進計劃提出意見和建議。人事檔案管理部門可以對前來應聘人才的檔案進行專業分析，辨別真偽、檢查錯漏、預測人才的價值，協助人事行政部門對所引進的人才進行把關，確保所引進的人才各方面符合高校實際需要，促進人才合理梯隊的構建。

2 高校人事檔案管理存在的主要問題

各高校在實施“人才強校”戰略過程中，往往把精力直接地集中在“人才引進”、“師資培訓”、“科研項目”等具體的工作中。而這些工作，絕大部分是建立在“根據慣例”、“拍腦袋想當然”、“參考兄弟院校的做法”的基礎上，卻忽略了源于人事檔案的有關數據分析和前瞻預測。這主要是因為高校人事檔案在自身建設和管理過程中，存在著種種的問題，主要體現在如下幾個方面：

2.1 對高校人事檔案管理的重要性認識不夠 長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對高校人事檔案工作的認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管性的事務工作，與教學和科研工作沒有直接聯系，也不能為單位創造經濟效益，只要守好那一堆材料，不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行［2］。因此，人事檔案工作變得默默無聞，很少有人過問；人事檔案管理部門也習以為常，不主動拓展工作內容，不主動為學校的教學、科研特別是人才建設工作提供依據和參謀作用。

2.2 高校人事檔案材料不齊全、補充不及時 由于重視不夠，人事檔案材料的收集常常處于消極被動狀態，體現在人事檔案歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，被動等待送材料上門而不主動索取和補充等方面，更不會根據工作的需要調整和增加歸檔的項目。一些人事檔案長年得不到填充和更新，無法全面體現人才的現狀，對人才建設工作沒有參考價值。

2.3 高校人事檔案管理手段落后 很多人事檔案往往停留在紙質檔案的建立和保管層面上，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而現實人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅僅局限用于檔案目錄的打印，還無法進行人員信息的查詢和檢索，更無法實現對人才信息的篩選、排序、分類、匯總。由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費，人事數據對決策的參考作用常常處于被動狀態，而且作用十分有限。

2.4 高校人事檔案管理隊伍期待加強 由于重視不夠，高校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致高校人事檔案建設滯后，問題不少。哪怕有專職的人事檔案管理人員，也往往是半路改行，沒有接受過系統的檔案專業知識和技術的培訓，檔案管理只能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行。這對于高校人事檔案建設本身以及人事檔案對人才管理的貢獻方面，都會造成極大的損害。

3 加強高校人事檔案管理工作的有效措施

3.1 加大宣傳力度，高度重視高校人事檔案管理工作 高校人事檔案工作，是確保高校順利實施“人才強校”戰略不可或缺的一支重要力量。高校領導要提高認識，在人才隊伍建設工作中給人事檔案室交任務、壓擔子，充分發揮人事檔案對人才隊伍建設的作用。同時，在人員、設備、庫房以及人員培訓方面，對人事檔案部門給予足夠的重視和加強。人事檔案部門不要縮在幕后，要主動出擊加大宣傳力度，讓各部門及廣大教職工認識到人事檔案對學校發展、人才隊伍建設以及個人發展方面的重要意義，領會和掌握人事檔案材料收集和利用的知識、規定，人人主動支持人事檔案部門的建設，自覺將教學和科研工作中產生的符合人事檔案歸檔要求的材料交到人事檔案管理部門。

3.2 加強人事檔案管理隊伍的建設 高校人事檔案部門應該落實有專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。應該挑選政治上可靠、保密意識高、工作責任心強、綜合素質高的人員擔任人事檔案管理員。同時注意配備具有一定計算機專業知識的人員參加人事檔案管理工作，充分應用現代科學技術的理論、方法、手段來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。要落實有關政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優秀的人才安心從事人事檔案管理工作［3］。要加強檔案業務培訓，支持和鼓勵檔案管理員參加各種專業技術培訓和各種有關人事檔案方面的學術交流活動，不斷提高業務知識和技能。

3.3 健全人事檔案管理制度，開發人事檔案多方面的功能 要建立健全人事檔案歸檔、管理、利用等方面的制度，擴大人事檔案原有的內涵，豐富一些有價值的內容［2］。要加強宣傳與培訓工作，把有關人事檔案的制度和規定上墻報上校園網，使各部門和個人都能把符合歸案要求的材料按規定送交人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的全面、準確。在此基礎上，明確人事檔案管理部門關于人事檔案開發利用的職責，實現人事檔案查詢、檢索、分類、匯總及分析等功能的常規運行，主動形成針對性的報告，為學校各項決策提供參考和借鑒。

總之，高校人事檔案管理部門應該主動適應高校改革與發展的需要，應該主動加強自身建設，不斷拓展自身的功能，提高自身利用價值，努力成為高校“人才強校”戰略最重要的一支推進力量。

參考文獻

［1］ 譚巧燕.加強高校人事檔案管理的思考［J］.蘭臺世界，2007(3)：17.

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企業人力資源管理工作對企業的發展與其他各項工作的開展都十分重要，企業人力資源管理工作的科學進行能夠使企業的人才能夠更加高效科學的配置，企業的各項工作開展效率也會更高。人事檔案管理工作直接關系企業人才管理與配置及人事調動信息的管理，因此，企業人力資源管理工作應該充分重視人事檔案管理工作，根據社會人才機制及用人機制的變化，積極適應人事檔案管理工作的新要求，以促進企業人力資源管理工作水平的全面提升，進而促進企業的長遠發展。

1.我國企業人力資源管理工作中的人事檔案管理工作存在的問題探究

1.1.人事檔案材料信息失真。我國企業人事檔案管理工作由于制度與方法的缺陷，人事檔案信息的真實性不能保障。首先，在人事檔案信息流轉環節中極容易出現檔案丟失或缺損等情況，而檔案丟失或缺損之后的補辦及補充機制又十分繁瑣，因此，人事檔案信息一旦丟失或缺損就很難再補辦或完善。其次，企業人事檔案信息更新速度較慢，許多人員的檔案信息得不到及時的更新，人員檔案信息不全，經過較長時間再去補充時，人事檔案信息記載內容會有很大的出入，其對企業人力資源管理工作埋下了極大的隱患。

1.2.企業人事檔案管理機制較為落后。隨著現代用人機制的不斷靈活化，企業的人力資源管理機制要求也逐漸有了新的要求與準則，企業人事檔案信息管理工作逐漸落后，暴露出的問題也越來越多。首先，企業人事檔案管理工作在現代人才市場之下是一項服務性質的工作，人才歸屬于哪個企業，企業就有義務對其人事檔案進行管理，然而現代部分企業顯然沒有明白這個問題，在人事流動之后，企業為了維護自身利益，通過拒絕傳遞人事檔案的方式阻止人事流動，從而造成了部分人員脫檔以及死檔等情況。此外，現代企業人事檔案信息管理工作中的檔案更新及檔案傳遞以及檔案接受程序太過死板繁瑣，人事檔案流轉不靈，企業的人力資源管理工作也受到極大的影響。

1.3.企業人事檔案信息利用效率較低。我國企業人事檔案信息管理工作中檔案信息的公開性較低，檔案信息的利用價值未充分體現。人事檔案信息是企業人才選拔及工薪增減的重要參考依據，然而在企業人力資源管理工作中，企業的人才選拔及工薪調改很少有效的利用人事檔案信息，企業的人事檔案信息管理如同虛設，人事檔案信息的作用及價值未充分挖掘。

2.提升企業人力資源管理工作及人事檔案管理工作水平的有效途徑探析

2.1.檔案管理制度的靈活化。人事檔案信息是伴隨人員一身的流動信息，人事檔案信息對人員的流動及人才信息的及時了解十分重要，目前，我國人事檔案管理工作的機制十分呆板，人事檔案信息流通速度十分緩慢，此外，人事檔案信息的更改以及補充等程序十分麻煩，其不僅影響了人事檔案信息的實用價值，其還影響了企業人力資源管理工作的效率及質量。人事檔案管理制度的靈活化首先要建立系統全面且科學的人事檔案流通機制。一些人員在跳槽后，企業為了留住人才可能會扣留其人事檔案，若當事人未經過有效溝通解決該問題，則人事檔案很有可能會在跳槽的過程中遺失或者缺損。為了有效的避免人事檔案流轉環節中的遺失或缺損，企業應該盡量簡化人事檔案遷移或接受的程序，對于問題檔案要及時與當事人取得聯系，并與當事人當成一致協議后科學的處理人事檔案信息。其次，人事檔案管理制度的靈活化應該建立有效的信息更改或人事檔案補辦制度。隨著人員履歷的不斷增長，人事檔案信息也會逐漸變化，靈活化的人事檔案信息更改及補充制度有利于人事檔案信息準確性的提升，其能夠為企業人力資源管理工作提供更加準確真實的人事信息，進而促進企業人力資源管理工作效率的提升。

2.2.人事檔案信息準確性的提升。人事檔案在流轉環節中可能出現信息失真或缺損情況，企業人力資源管理部門在進行人事檔案管理工作時應該充分重視人事檔案信息的準確性。首先，企業人力資源管理部門應該定期對在職人員的人事檔案信息進行補充。其次，對于新增加的人事檔案信息，企業人力資源管理部門應該對檔案信息進行審核，確保檔案信息完整、真實。此外，在人動時，企業人力資源部門應該嚴格按照人事檔案信息管理制度對變動人員的人事檔案信息準確及時傳遞。

2.3.人事檔案管理工作的現代化。現代計算機信息技術十分發達，企業人力資源管理工作應該積極利用計算機信息技術開展人事檔案管理工作。首先，企業人力資源管理應該積極利用計算機信息技術構建人事檔案信息庫，并建立系統完善的信息庫管理、閱讀、更新、維護機制。其次，企業人力資源管理部門應該積極利用計算機信息技術將人事檔案信息電子表格化，以便于人事檔案信息的管理、更新及傳遞。現代科學技術十分發達，企業人力資源管理工作要積極利用先進的科學技術改進人事檔案信息管理工作方法與機制，促進人事檔案管理工作的現代化與自動化及智能化，進而提升企業人事檔案信息管理工作質量及效率。