電子檔案管理方式大全11篇

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篇（1）

草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時通過拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進來的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對于這種數(shù)據(jù)文件應定期拷貝作為一個數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改。拷貝間隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容而定，如一個星期、一個月等。拷貝可以人工的方式進行，也可由計算機程序自動實施。

電子郵件（E―mail）。

會議文件。電子時代很多會議將采用網(wǎng)絡會議方式，與會者身處異地，通過電腦屏幕“見面”、做主題發(fā)言、討論問題、做出決議。

與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時應把它們與文件同時歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復歸檔。

與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒有達到完全“無紙化”的時候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時間與歸檔前的檢測、鑒定

（一）歸檔時間

總的說來，邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。在歸檔時，應根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對應處置和對應查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點確定一個歸檔期限；技術(shù)文件、科研項目文件等可在項目完成后歸檔。由于電子文件易于復制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進行。電子文件的流動性很強，及時加以控制是十分必要的。在完全辦公自動化的文檔一體化時代，文件將實行完全的邏輯實時歸檔，即文件的形成之時就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導在正式批準簽署文件時，辦公自動化系統(tǒng)將自動將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術(shù)條件進行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合電子文件的特點進行。鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果說文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定實行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致。考慮到其保存的密集性與長期性，可適當延長其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時應適當集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術(shù)上進一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填上編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

（四）將電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應機讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。

（七）在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質(zhì)移交

電子文件歸檔時，應按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行管理。

篇（2）

當今對于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。

電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務和服務有關(guān)的正常業(yè)務開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡、主機服務器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

一、防火墻訪問防范措施

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡與外部公共網(wǎng)絡之間的第一道屏障，是最受人們重視的網(wǎng)絡安全產(chǎn)品。從理論上看，防火墻位于網(wǎng)絡安全的最底層，負責網(wǎng)絡間的安全認證與傳輸，防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過濾任務，還要為各種網(wǎng)絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會話信息、應用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個地區(qū)服務點（Pointof Service，POS）之間，以及存在不同安全等級的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)（Virtual Local Arca Network，VLAN）劃分等安全訪問控制措施。

二、網(wǎng)絡入侵檢測防御

網(wǎng)絡入侵防御設(shè)備（Intrusion Prevention System，IPS）在網(wǎng)絡入侵行為進入被保護網(wǎng)絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護，目的是對網(wǎng)絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡侵入檢測系統(tǒng)（Intrusion Detetection System，IDS），即針對網(wǎng)絡侵入進行監(jiān)測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網(wǎng)絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡侵入防御設(shè)備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和Internet、POS（Pointof Service，POS）的邊界布置網(wǎng)絡侵入防御設(shè)備，也能夠?qū)M入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)。

在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心前布置網(wǎng)絡侵入防御設(shè)備，保證了不論攻擊來源于哪里，包括內(nèi)部網(wǎng)絡和外部網(wǎng)絡，都能夠?qū)π畔?shù)據(jù)資源進行有效的防御。在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料中心區(qū)域，為了確保對關(guān)鍵業(yè)務的訪問不造成影響，網(wǎng)絡侵入防御設(shè)備應使用專業(yè)硬件芯片架構(gòu)，確保具有高度處理能力。此外，網(wǎng)絡侵入防范設(shè)備還需要對進出被保護區(qū)域的大量數(shù)據(jù)信息進行檢測，做到雙向防御的目的。

為了簡化布置，節(jié)約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設(shè)備，同時實現(xiàn)侵入防范和入侵檢測的功能，即對關(guān)鍵鏈路實現(xiàn)了串行接入，也對病毒或黑客的侵入實施防范和阻截，同時采用同一臺設(shè)備的別處端口對其他網(wǎng)絡采用端口鏡像方式接入，進行實時入侵檢測。

三、網(wǎng)關(guān)病毒防御

傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統(tǒng)資源，當今病毒傳播主要依賴于Internet網(wǎng)絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。對出入網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)信息進行查找殺毒，阻截來自Internet的文件病毒入侵網(wǎng)絡內(nèi)部，同時阻截來自Internet的黑客對應用服務器群的入侵和破壞；阻截來自Internet的病毒對終端操作系統(tǒng)的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內(nèi)部網(wǎng)絡之外。

四、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網(wǎng)。網(wǎng)絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網(wǎng)絡探測工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問，嚴重的會造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。

第三，輕易不要使用U盤移交電子檔案。U盤是一種USB接口的移動存儲設(shè)備，可以被隨機讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于U盤經(jīng)常在各個電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過程中，應該盡量減少U盤的使用。

第四，對于不清楚的文件，不要輕易打開運行。很多病毒會將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應該提高警惕，對于不清楚的文件打開時一定要慎重。

此外，為了保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運行，還必須遵照國際、國內(nèi)的防范標準和規(guī)范，通過系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個安全環(huán)境。網(wǎng)絡安全是一個系統(tǒng)的、全局的問題，網(wǎng)絡上的任何一個漏洞，都會導致全網(wǎng)的安全問題。我們應該用系統(tǒng)工程的觀點、方法來分析電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全及具體措施。一個較好的安全措施往往是多種方法適當綜合的應用結(jié)果。這些環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡中的地位和影響作用，也只有從系統(tǒng)綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計算機網(wǎng)絡安全應遵循整體安全性原則，根據(jù)規(guī)定的安全策略制定出合理的網(wǎng)絡安全體系結(jié)構(gòu)，這樣才能做到整個系統(tǒng)的安全。

參考文獻

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篇（3）

引言

    隨著計算機網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，計算機已經(jīng)成為企事業(yè)單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業(yè)秘密，更有甚者還包括國家秘密在網(wǎng)絡上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時也增加了重要信息泄密的風險。在信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)的形勢下，電子文檔安全工作應當引起越來越多的重視。

   1.電子文檔存在的安全隱患和風險

     電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸。它看得見，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴保密管理制度強制實施，輔以人工監(jiān)管手段來達到防護電子文檔的安全，但這給日常工作帶來了諸多的不便和風險。它的易傳播、易擴散性也成為了企業(yè)管理的安全隱患。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

   （1）共享在局域網(wǎng)上的文件夾及文件沒有加密措施；

   （2）分散的輸出方式不利于安全管理；

   （3）復印、打印設(shè)備使用權(quán)限難以控制；

   （4）打印審批存在效率低、難以記錄的問題；

   （5）涉密文件的生命周期安全管理嚴重依賴于人工；

   （7）終端用戶的日常操作和網(wǎng)絡行為沒有監(jiān)控和審計管理，難以形成全面、細致的日志審計和統(tǒng)計報表輸出。

   （8） 惡意文件/病毒通過U盤、光盤、網(wǎng)絡輕易進入系統(tǒng)，導致文檔數(shù)據(jù)丟失。

     1.1此外，還有內(nèi)部人員有意或無意地泄密。

    隨著全球信息化時代的來臨，計算機泄密行為呈上升趨勢。一個惡意的泄密事件往往會給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進行補救，重則將會使一個企業(yè)置之死地。權(quán)威數(shù)據(jù)顯示，幾乎所有的中國企業(yè)對電子文檔都沒有任何防護措施，企業(yè)對于信息有保護措施的不到3%。一些機密性的資料，電子文檔輕易就可以通過電子郵件和移動硬盤泄密到網(wǎng)絡外部。全球最具權(quán)威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner調(diào)查顯示：有超過85%的安全威脅來自組織內(nèi)部，而內(nèi)部網(wǎng)絡各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬美元。

   2.電子文檔安全有效控制方案

     為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。

   2.1以授權(quán)管理作控制

   通過技術(shù)手段對文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權(quán)限進行控制，嚴防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無序的設(shè)備輸出管理為集中而有序的監(jiān)控管理。設(shè)備使用、用戶權(quán)限可控，避免非授權(quán)使用設(shè)備，用戶權(quán)限可管理。對使用者進行權(quán)限設(shè)定，來控制其是否有復印、打印、彩色輸出等權(quán)限，并且還可通過設(shè)定配額以控制輸出；使用者可通過身份認證進行文件輸出；打印機、復印機等輸出設(shè)備平時處于鎖定狀態(tài)，非授權(quán)人員無法使用復印及打印功能。

   2.2以數(shù)據(jù)文檔安全為核心

   對指定進程和特定文檔其創(chuàng)建，編輯，保存自動加密，非授權(quán)用戶無法明文打開特定文檔；打印輸出采取閉環(huán)管理，文件需要先進行審批，審批通過后，通過身份認證，自動嵌入條碼打印輸出，通過條碼進行自動化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經(jīng)過審批的，且打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，避免誤操作，減少浪費，自動負載均衡，減少排隊。

   2.3以監(jiān)控審計作追查

   特定管理人員可查看打印復印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時間段內(nèi),輸出設(shè)備的使用負荷、部門輸出、個人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質(zhì)人工登記為自動電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計和追溯。

   3.電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述

   電子文檔安全管理系統(tǒng)是根據(jù)電子文檔安全有效控制方案詳細設(shè)計出的一套管理系統(tǒng)，主要應包括以下功能：

   3.1安全認證：采用口令加USBKEY等方式通過管理控制臺對登錄系統(tǒng)進行進行身份認證控制，不同的身份在服務器上有不同的存儲區(qū)。通過此管理方式，可滿足一人一臺、一人多臺及多人一臺使用電腦的實際情況。

   3.2文檔管理：采用文檔標密和定密的方式，對文檔起草、批準、審批和審核全生命周期進行控制。對不同性質(zhì)的部門、用戶和用戶組制定不同的權(quán)限策略，文檔創(chuàng)建時按策略標記文檔權(quán)限屬性，屬性包括創(chuàng)建者、可使用的部門和用戶列表。

   3.3安全存儲：提供網(wǎng)絡硬盤功能，對加密的電子文檔上傳服務器進行集中存儲，進而實現(xiàn)對本地涉密電子文檔的備份。只有數(shù)據(jù)擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶也不能查看和使用他人的數(shù)據(jù)。

   3.4人員管理：對系統(tǒng)中所有用戶按照人員崗位職責及涉密范圍進行統(tǒng)一的密級管理。采用人員定密的方式對用戶的密級分為絕密、機密、秘密、非密四種。針對不同密級用戶，可配置強制加密策略，在文件交換時，文件不能由高密級用戶傳到低密級用戶。

   3.5文檔流轉(zhuǎn)：根據(jù)人員密級和文檔的密級，嚴格控制文檔流轉(zhuǎn)過程，防止合法用戶對文檔進行非法操作。文件對內(nèi)部或外部協(xié)同流轉(zhuǎn)時，需提交文檔審核申請修改文件權(quán)限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內(nèi)部文檔安全順暢流轉(zhuǎn)；外部發(fā)送文檔的安全協(xié)同。

   3.6文檔輸出打印：電子文檔打印輸出需要通過部門或上級領(lǐng)導的審核通過后，才能將電子文檔進行刻錄或U盤導出，導出形式可以根據(jù)保密需要進行加密處理。對電子文件打印輸出執(zhí)行嚴格的打印申請、審批流轉(zhuǎn)，對涉密文件輸出紙張采用數(shù)字水印技術(shù)，自動嵌入條碼打印輸出，用戶刷卡輸出，嚴格執(zhí)行安全保密管理規(guī)章制度對于打印管理的要求。

3.7安全管理與審計：根據(jù)安全保密管理規(guī)章制度設(shè)置系統(tǒng)提供系統(tǒng)管理員、安全保密管理元和安全審計員三員，不同管理員的權(quán)限設(shè)置應相互獨立、相互制約，確保系統(tǒng)滿足“三權(quán)分立”原則，各行其職，各盡其責。系統(tǒng)管理員單獨查看某 個文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個文件夾的操作歷史，安全審計員查看整個系統(tǒng)所有用戶的操作歷史。

    3.8病毒掃描防護：實現(xiàn)病毒掃描引擎，上傳文件，均會進行病毒掃描，如果發(fā)現(xiàn)病毒，會通知管理員進行處理。

    總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內(nèi)部重要電子文檔被泄密，實現(xiàn)了對電子文檔全生命周期的安全管理。

結(jié)束語：

篇（4）

檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現(xiàn)代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應當今社會發(fā)展的需要，因為紙質(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設(shè)備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統(tǒng)一進入到電子檔案進行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時隨地都可以進行，而紙質(zhì)檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。

2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設(shè)備遺失，就會造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。

上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，這就容易導致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設(shè)備，及時維護檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設(shè)備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務。

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隨著社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)容越來越多，檔案的分類越來越豐富，這使得傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足現(xiàn)階段高速發(fā)展的社會需求，電子檔案作為全新的檔案管理方式，成為檔案融入現(xiàn)階段社會的必然趨勢。以計算機網(wǎng)絡為基礎(chǔ)的檔案信息搜集、整理和保存，不但能夠降低檔案信息的存儲空間要求，還能有效提高檔案管理的工作效率，電子檔案管理方式已成為目前機關(guān)和企事業(yè)單位采用的主要檔案管理方式。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案是指以計算機盤片磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表和電子圖紙等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有數(shù)字化的信息形態(tài)、對設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特點，這些特性決定了電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在各方面存在很大差異。

1、歸檔時間和歸檔方式的不同

傳統(tǒng)檔案的歸檔，要求在所有檔案資料辦理完結(jié)后，由檔案工作人員或文書工作人員進行統(tǒng)一完整的收集，并進行合理及時的歸檔保管。歸檔的所有案卷，都要依照一定的次序進行系統(tǒng)排列，保持卷與卷之間的歷史聯(lián)系，并具有完備的歸檔手續(xù)。由于電子檔案易于復制調(diào)閱，歸檔后不會明顯影響相關(guān)部門的查找利用，因此電子檔案的歸檔可以在文件辦理完結(jié)后或在某一規(guī)定的時間周期內(nèi)，隨時進行歸檔保管。

2、管理方式的不同

由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案存儲介質(zhì)不同，因此其管理方式也不同。 電子檔案可以做到檔案的一級管理，即檔案管理部門在接收到檔案的第一時間給每一份檔案編制唯一的檔案號，標注出相應的分類號。而傳統(tǒng)檔案管理則需填不同類型、日期，然后再進行相應的存儲位置。

3、內(nèi)容的保護措施的不同。

電子檔案具有特殊的重復性和可逆性，修改時不會留下任何痕跡。其優(yōu)點在于在檔案的最初歸類和錄入時發(fā)現(xiàn)錯誤可及時改正，其弊端在于難以辯認檔案內(nèi)容的真實性，檔案辨別過程也是相當?shù)睦щy和復雜。而傳統(tǒng)的檔案管理方式則可以彌補這一不足，確保檔案的原始性、真實性以及準確性。

4、保管方式的不同

電子檔案存儲的載體在歷經(jīng)多年后必然會老化，在更換新的載體時易于出現(xiàn)差錯，影響檔案的完整性。傳統(tǒng)檔案管理則能有效避免該類問題，有了紙制品備份就不會因檔案丟失而無法完成。此外，即使出現(xiàn)病毒入侵等不安全因素也不用擔心檔案缺失。

5、查詢利用方式的不同

電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的最明顯差異在于其需要錄入，即通過復雜的編碼解碼才能呈現(xiàn)并使用。其優(yōu)點在于錄入后與載體沒什么聯(lián)系，可隨時復制，方便調(diào)檔。傳統(tǒng)檔案管理需要按照記錄查詢位置再進行查找，費時、費力甚至可能影響到其他工作。電子檔案則能快速調(diào)閱，只需登錄管理頁面，通過身份確認并給予查閱權(quán)限就能隨時隨地查閱檔案信息了。

二、檔案管理中的信息安全問題

電子檔案管理具有優(yōu)質(zhì)、高效、不受空間限制等優(yōu)點，然而電子檔案的特殊性也凸顯出一些亟待解決的安全問題。

（1）數(shù)據(jù)容易被他人竊取、修改甚至偽造，對于高度機密的檔案，這無疑構(gòu)成了很大威脅。計算機系統(tǒng)由許多部分組成，各部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易受到攻擊和破壞。計算機系統(tǒng)的自我保護功能建立在系統(tǒng)應用層面，與其他惡意代碼和惡意軟件運行在相同層面，因此很難形成有效的管理和監(jiān)控。

（2）電子檔案的真實性、合法性問題。紙質(zhì)檔案上的單位蓋章和領(lǐng)導簽字，具有法律效力，其真實性、合法性比較容易鑒別；而電子檔案由于其易于復制、修改的特點，其真實性、合法性的鑒別則受一定條件的制約。

（3）電子檔案長期保存中的信息安全問題。電子檔案的長期保存受許多條件制約，包括載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性。

（4）計算機病毒對電子檔案的危害問題。電子檔案在信息傳輸中可能會感染計算機病毒，管理系統(tǒng)也可能受到惡意攻擊，從而對電子檔案的安全構(gòu)成威脅。

（5）管理體制問題。傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度。而目前檔案數(shù)字化過程及從電子檔案的生成到歸檔保存都缺乏十分規(guī)范的管理，缺乏科學的標準體系和管理制度。

三、電子檔案安全管理措施

傳統(tǒng)檔案保護工作的目標是使檔案的載體――-紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是一體的，保住了紙質(zhì)檔案的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子檔案而言，信息與載體是可分離的，這也使得電子檔案信息面臨著隨時被修改、盜竊、銷毀的危險。此外，電子檔案信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。因此，如何保證信息安全成為電子檔案保護的重要課題。

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隨著網(wǎng)絡技術(shù)的蓬勃興起以及社會的信息化，信息技術(shù)普遍應用到了社會的各個環(huán)節(jié)，檔案管理工作也迎來了電子時代改革。檔案管理不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載，而是轉(zhuǎn)變成了由電腦系統(tǒng)做處理，以網(wǎng)絡等為載體的數(shù)據(jù)形式，即檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化的出現(xiàn)，不僅僅提高了檔案管理工作的效率，還是檔案信息資源共享更加的便利，較傳統(tǒng)檔案管理方式有較大發(fā)展與進步。本文主要探究如何提高電子時代下企事業(yè)單位檔案管理工作水平。

一、電子檔案較傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點

1.保證了檔案資料的原始性、完整性、準確性

傳統(tǒng)檔案管理方式是將檔案以紙質(zhì)的形態(tài)進行保管，但是檔案往往在保管的過程中由于保管方式不當、保管場所不適宜、保管人員疏忽等原因出現(xiàn)不同程度的損壞，如紙張破損、字跡模糊等，檔案便失去了原有的記錄完整準確個人信息的作用。而電子檔案是通過計算機錄入、掃描儀掃描、照相機拍攝傳輸?shù)确绞缴傻模绱说玫降膱D片和數(shù)據(jù)是最原始的資料，并且保存到計算機中使得檔案存放更安全，不用擔心化學物質(zhì)或蟲子等對紙張的腐蝕損壞，實現(xiàn)了原始檔案的永久保存。

2.提高了檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式是人工抄錄整理管理，不僅需要大量的人員，而且極其浪費時間，除此之外還存在人工出錯幾率較大的問題，檔案管理的效率極低。然而電子檔案能極大提高檔案管理工作的效率，首先，電子檔案方便做更改，只需微小改動即可，避免了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)錯誤或需要增減是時做整篇修改，靈活性極強；其次，計算機進行計算整理是依據(jù)程序進行，錯誤率遠遠低于人工，速度又遠遠高于人工，既避免遺漏缺失又避免大量堆積；此外，電子檔案具有檢索功能，方便查閱，并且實現(xiàn)遠程查詢和異地查詢。

3.保障了檔案的保密性

傳統(tǒng)的檔案管理方式是將檔案以卷宗的形式整理，由此極易造成檔案發(fā)生一系列泄露，檔案的保密性大大降低。而電子檔案的形式為單頁單份時，在查閱時既有針對性又具有保密性。此外，查閱人在查閱時需要具有合格的身份，避免無關(guān)人員查閱檔案導致檔案信息泄露。

二、電子檔案較傳統(tǒng)檔案的缺點

1.電子檔案可修改性過高

電子檔案較傳統(tǒng)檔案有方便修改的優(yōu)點，但同時這個優(yōu)點又導致電子檔案過多易于修改而出現(xiàn)檔案做修改后不易察覺。并且電子檔案多在網(wǎng)絡上流傳，一旦被不法分子非法竊取并做更改，將出現(xiàn)檔案不能得到有效保護，失去準確性。

2.電子檔案不能完全保證安全性

電子檔案是以數(shù)據(jù)形式記錄在電子設(shè)備中，對存儲介質(zhì)有極高的依賴性，一旦存儲介質(zhì)出現(xiàn)故障或損壞會導致檔案的丟失和變化，這使電子檔案的安全性受到威脅。另一方面，如上所述電子檔案有可能受到網(wǎng)絡黑客或病毒的侵襲，造成不可逆的影響。

三、提升檔案管理水平的對策

1.紙質(zhì)檔案與電子檔案一同保管

電子時代下電子檔案的使用已經(jīng)呈現(xiàn)不可改變的趨勢，但是由于電子檔案也存在缺陷，因此將兩種檔案同步保管多重保證了檔案的真實性和準確性。

2.做好電子檔案的安全保障措施

因為電子檔案依賴于存儲設(shè)備，因此需要定期對設(shè)備進行查殺病毒、設(shè)備維護等。在計算機中安裝殺毒軟件，防止病毒入侵；定期維護設(shè)備，防止設(shè)備突發(fā)癱瘓等情況出現(xiàn)。

3.建立健全電子檔案管理的規(guī)章制度

相關(guān)管理部門需要建立專門的電子檔案管理規(guī)章制度，并且企事業(yè)單位需要嚴格遵守制度，將制度切實落實到實際管理工作之中，避免惡性的檔案損害，造成檔案的失真和遺漏。此外，有關(guān)部門定期檢查檔案，企事業(yè)單位定期自我檢查，并且對檔案進行總結(jié)和整理。

四、結(jié)論

綜上所述，電子時代下檔案管理工作既迎來了發(fā)展的巨大契機，又面臨的巨大挑戰(zhàn)，檔案管理經(jīng)歷了傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)型為電子方式，電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的推動下是目前極佳的檔案管理方式，具有便利性、高效率性、保密性等等許多優(yōu)點。但是目前電子檔案仍然具有缺點，因此為提升檔案管理水平需要單位和個人的努力，管理人員需要具備專業(yè)的管理知識，相應的法律法規(guī)需要進一步落實和健全，并且要保障電子檔案不受互聯(lián)網(wǎng)的影響，使電子時代下檔案管理水平一步步提升。

參考文獻：

[1]劉蓓、劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢一檔案管理的信息化[J].價值工程，2012（04）

[2]周嬡.談新時期檔案管理的信息化建設(shè)方略[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2Ol1（11）

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一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析

傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：

（一）傳統(tǒng)檔案管理對象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。

（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內(nèi)提升業(yè)務管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。

（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構(gòu)精簡之后，會出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。

二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求

綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個方面作為突破口：

（一）一體化信息資源平臺的建立

根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發(fā)資源計劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動化、項目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過檢索獲取；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數(shù)據(jù)庫的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。

（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)

房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發(fā)，對檔案的利用管理流程進行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動過濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。

（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯(lián)想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數(shù)碼攝像機1臺；數(shù)碼相機1臺，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標準版10用戶數(shù)據(jù)庫軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應用軟件升級。

（四）應用系統(tǒng)開發(fā)

首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。

三、結(jié)束語

綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產(chǎn)檔案管理工作應該通過開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻：

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1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點

檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現(xiàn)代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應當今社會發(fā)展的需要，因為紙質(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設(shè)備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統(tǒng)一進入到電子檔案進行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時隨地都可以進行，而紙質(zhì)檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。

2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設(shè)備遺失，就會造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，這就容易導致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設(shè)備，及時維護檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設(shè)備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務。提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設(shè)備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設(shè)備的時效性。要經(jīng)常及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應用及時和有效。

4 結(jié)論

檔案管理工作雖然復雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對于事業(yè)單位來說更是重中之重。隨著現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發(fā)展，事業(yè)單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。要及時維護電子存儲設(shè)備，保障事業(yè)單位日常工作的效率和有序進行。檔案管理的時代性要求事業(yè)單位與時俱進，確保檔案工作穩(wěn)步開展。

參考文獻

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（一）無紙化檔案管理

在信息化時代到來之前，檔案都是以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)的。隨著信息時代的到來，無紙化和虛擬化的檔案管理形式隨著出現(xiàn)，文字的保存形式在不斷的多樣化，并且這種檔案管理形式正在隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及而不斷的普及，這種無紙化的文字儲存形式也越來越常見，徹底變革了以紙質(zhì)為儲存媒介的檔案管理方式。無紙化的檔案管理方式并且在當期隨著信息技術(shù)的發(fā)展也變得更加的方便和快捷。檔案的資源當前通過網(wǎng)絡進行互聯(lián)，館際互借等方式不斷地增加了館藏，使得檔案資源也越來越豐富，具有一定的無限性，形成了檔案管理的虛擬化。

（二）縮微化檔案管理

隨著攝影技術(shù)的不斷發(fā)展，當前微縮技術(shù)以及數(shù)碼攝影技術(shù)在不斷被大眾所接受，檔案管理方式也在不斷地從這方面發(fā)展并且在檔案管理方式上也得到了這方面技術(shù)的支持。電子檔案管理的微縮是信息技術(shù)以及攝影技術(shù)的綜合運用，它可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)的實物檔案通過圖文轉(zhuǎn)化成為電子檔案，這樣就可以減少存儲的空間，通過這種縮微和數(shù)碼技術(shù)將其轉(zhuǎn)成占用內(nèi)容極小的電子文檔，并且可以通過相應的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將其之信息技術(shù)上檢索，進行智能化的操作，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案占用空間大，查詢檢索不方便的問題，同時以保存，安全性更高，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不易保存的問題。

（三）社會化檔案管理

隨著我國社會的快速發(fā)展，社會的開放性也在不斷地加大。檔案的流動性比較大，并且也在不斷地突破時空限制。另外檔案資料也是社會發(fā)展的“記錄儀”和“存儲庫”，在歷史發(fā)展的過程中，檔案具有著非常重要的價值，是一種不可再生資源。檔案資源的社會化管理以及市場的不斷運作，促使人們在不斷的提升對檔案資源的管理和保護的意識，所以在基層事業(yè)單位的檔案管理中要不斷地完善檔案管理共享機制，不斷地開發(fā)檔案本身潛在的價值，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑

（一）創(chuàng)新檔案管理觀念

在當前的基層事業(yè)單位檔案管理中，存在著對檔案重視度不足的現(xiàn)象，并且在對檔案的管理中思想觀念是不夠開放的，所以在工作中要不斷的轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不斷地改革、發(fā)展、創(chuàng)新檔案管理意識，做到與時俱進，使基層事業(yè)單位的檔案管理工作更加適應經(jīng)濟的發(fā)展，并不斷地提高對檔案的管理水平。充分的利用先進的信息技術(shù)，不斷的完善檢索系統(tǒng)，要根據(jù)具體的實際情況，通過開發(fā)軟件對管理目錄進行管理，并對目錄進行分類，這樣就可以通過計算機以及電腦的自動化對其進行操作，進行相應的分類匯總和統(tǒng)計，這樣就可以節(jié)省時間，提高工作的效率。

（二）完善檔案制度管理

當前一些基層事業(yè)單位檔案管理工作制度上還是依賴于傳統(tǒng)的法律層面上的保障，但是當前電子檔案中一個非常重要的問題就是保證電子文件的真實性、安全性以及可靠性，這是傳統(tǒng)管理制度中不曾涉及到的新問題，所以在當前需要介乎額社會發(fā)展的具體實際，創(chuàng)立一些新的法律法規(guī)及制度保障電子檔案的信息安全，做到與時俱進。

（三）規(guī)范檔案管理方法

在基層事業(yè)單位中對檔案的管理要采用現(xiàn)代化的管理方法進行管理，要將信息技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，在對檔案的管理上要做到快捷、全面，使之更適應經(jīng)濟的發(fā)展。要注意引進先進的技術(shù)設(shè)備進行檔案管理，提高檔案管理水平，在管理中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，這就要求檔案室要和電子政務加強溝通和交流，充分發(fā)揮檔案部門人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務等方面的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案室的對電子檔案的接收、管理。要進一步對現(xiàn)行文件進行收集管理，盡可能的關(guān)注一些與人民利益相關(guān)的內(nèi)容，為現(xiàn)行的文件資料提供更豐富的資源。

篇（10）

在信息化迅速發(fā)展的當今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應用，檔案管理的對象也由最初的傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料和文獻變得越來越電子化和現(xiàn)代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長期的管理制度不完善導致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。

【關(guān)鍵詞】

現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法

為針對現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發(fā)展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

我國的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對這些現(xiàn)代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對紙質(zhì)文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對現(xiàn)代化檔案的形式特點和性質(zhì)，利用科學檔案管理理論，成立針對現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發(fā)展水平。

2 進程中存在的問題

2.1檔案標準化程度低

隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。

2.2缺乏檔案管理專業(yè)人才

檔案管理是一項需要重點研究、系統(tǒng)分析的極富專業(yè)性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設(shè)置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設(shè)置具有很大的非專業(yè)性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業(yè)化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。

2.3管理投入不足

保證了檔案管理人員的專業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領(lǐng)導支持和資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)，只有足夠的專業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術(shù)上和專業(yè)程度上能夠適應現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領(lǐng)導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強領(lǐng)導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。

3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平

傳統(tǒng)的檔案管理模式專業(yè)水平低，沒有足夠的技術(shù)和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業(yè)性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業(yè)水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態(tài)度，將專業(yè)人員和資金投入結(jié)合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。

4 結(jié)束語

經(jīng)過對傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻資料科學管理相結(jié)合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。

參考文獻：

［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的措施［J］.現(xiàn)代婦女：理論前沿，2014（1）：206

篇（11）

水利檔案管理實現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)在水利行業(yè)的普遍應用，水利檔案管理技術(shù)得到了進一步的發(fā)展。特別是隨著計算機應用的直接產(chǎn)品的電子檔案應運而生，水利檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了新的變化，對傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的水利檔案管理模式正在被現(xiàn)代水利檔案管理理念所取代。水利檔案管理在從傳統(tǒng)向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變中存在的制約因素有：①主觀認識不到位。一些基層的水利檔案管理者沒有充分認識水利檔案管理在整個水利建設(shè)管理中的地位，把水利檔案管理作為一個獨立運行的管理工作。認為水利檔案管理處于整個水利建設(shè)管理環(huán)節(jié)的最末端，它的運行不會對水利建設(shè)管理產(chǎn)生太多的影響。造成檔案管理與水利建設(shè)管理不同步，檔案資料收集滯后，檔案信息傳遞不及時，造成檔案信息資源的浪費。②客觀因素的制約。水利項目建設(shè)周期一般都比較長，而且檔案內(nèi)容繁雜。從項目論證、設(shè)計、實施到竣工驗收，周期短的需要1～2年時間，周期長的則需要5～10年甚至更長的時間。而實施過程中建設(shè)內(nèi)容還會根據(jù)實際情況有所調(diào)整變化。項目信息固化為紙質(zhì)和電子檔案的過程復雜。③管理方法落后。傳統(tǒng)水利檔案管理的重點是紙質(zhì)檔案，一些基層水利檔案管理者習慣于手工收集、整理、編目、存檔、查閱的陳舊管理方式，不適應利用計算機網(wǎng)絡將檔案信息資源整合；同時，由于電子檔案在管理技術(shù)上還存在一些缺陷，其原始記錄性和法律憑證性存在一些質(zhì)疑，也是制約基層水利檔案管理者不能主動研究和探討現(xiàn)代水利檔案管理的思路和方法，在水利檔案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

水利檔案管理實現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

確立現(xiàn)代水利檔案管理新理念,由對單一紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向?qū)堎|(zhì)檔案與電子檔案管理并重轉(zhuǎn)變的唯一途徑是實現(xiàn)水利檔案管理的信息化。水利檔案管理信息化就是把分散于不同載體、不同地理位置的水利信息資源以數(shù)字化的方式存儲，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而實現(xiàn)水利信息資源共享。①實現(xiàn)水利檔案管理的信息化，降低水利檔案管理成本，提高水利檔案管理效率。計算機技術(shù)在水利建設(shè)管理工作中的普遍應用為水利檔案管理的信息化奠定了基礎(chǔ)。隨著電子檔案的數(shù)量和種類不斷增多，實現(xiàn)水利檔案管理信息化可以大大降低水利檔案管理成本，既節(jié)約了費用，又節(jié)省了時間，對提高水利檔案管理效率和水利檔案管理水平起到了事半功倍的效果。②實現(xiàn)水利檔案管理的信息化，減少水利檔案管理者的工作量，提高水利檔案管理質(zhì)量。隨著水利檔案管理的重點和方式轉(zhuǎn)變，水利檔案管理者可以把工作精力由原來集中在迎來送往的檔案查詢上，轉(zhuǎn)移到檔案數(shù)據(jù)的收集整理上，使水利檔案的鑒定、整理、編目工作的焦點不再是文件實體，而是文件形成及運轉(zhuǎn)的過程，從而更好地把握相關(guān)文件之間的有機聯(lián)系，為形成更加清晰的水利檔案管理思路提供保障。③實現(xiàn)水利檔案管理信息化，提高水利檔案使用效率，實現(xiàn)水利檔案資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是將整理立卷的水利檔案置于檔案柜中，只能滿足本單位工作的查詢使用。將水利檔案信息存儲在網(wǎng)絡計算機上，完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，取得授權(quán)的不同地域的任何人，憑借信息網(wǎng)絡技術(shù)可以隨時隨地查閱到自己所需的水利檔案信息。這樣，水利檔案資料使用范圍擴大了，受眾人數(shù)增加了，水利信息傳遞速度加快了，水利檔案的使用效率提高了，檔案資源也共享了。