標準化檔案管理大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇標準化檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業、公民活動中產生的有保存價值的所有信息資料。因此，檔案工作者必須緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步開拓創新，勇于實踐，為全社會服務。為了使檔案工作更加規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，嚴格遵照檔案卷宗的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。

檔案工作復雜而精細，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為國家土地服務部門，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室檔案也應由中心統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足土地服務工作的需要。

常識高所我們，檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。在硬件建設方面，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先對公文用紙的質量及規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。還要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位以及落款是否與公文一致，有無日期等。其次是公文字跡要牢固清晰，各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把好文書處理工作規范化、標準化的關口，以實現檔案工作的規范化、標準化。

在網絡環境下，電子文件也屬于檔案的一部分。由于電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用磁盤或者其它介質保存，所以在選擇產品時一定要把住它的質量關，以確保安全。 在保存方面，要求將磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。

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二、文明單位創建檔案管理標準化研究

（一）創建檔案管理標準化研究現狀

文明單位創建活動經過多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺相應的精神文明創建活動管理辦法，為文明單位創建活動健康發展提供了規范性文件依據。各單位主要依據當地的此類規范性文件所附考評體系，按照本單位成文或不成文的“標準”來整理創建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對創建檔案格外重視，檔案整理科學規范。

（二）創建檔案管理模式系統解決方案

1.檔案運行“四心質量環”模式

一是用心策劃。年初根據創建主管部門和上級有關創建要求，結合本單位實際制訂文明創建檔案工作計劃。對于臨時增加的創建工作要求，應及時吸納到檔案工作計劃中。二是專心實施。單位應創造條件讓專（兼）職文明創建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過程中應用心思考，善于總結經驗。文明單位間可開展檔案工作交流活動，以共同提高檔案管理水平。三是細心檢查。單位創建領導機構負責人應對創建檔案工作開展情況的檢查工作進行部署，負責檢查的部門應對照考評體系和上級有關要求，對文明創建檔案進行認真細致的審核，有建立質量管理體系的單位可將文明創建檔案工作的檢查納入內部審核和管理評審，檢查是否符合計劃的預期效果，重在查找問題，識別改進機會。四是精心改進。對于第三環節發現的好的經驗做法加以總結，對查找出來的問題應逐條糾正并提出預防措施，以保持檔案管理工作有序運轉。

2.檔案整理標準化模式

一是紙質模式的標準化。根據統一、簡化、協調、優化的標準化原則，對檔案裝具及其索引標簽、卷內材料目錄，材料分類與編號規則等制定相關標準予以規范。二是電子模式的標準化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應形成電子文檔。按標準化原則，對應考評體系各級指標建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級指標名稱命名，并按級別嵌套，將電子文檔存放到對應的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規范文件名的命名規則，對諸如編號、年份代號、標題名稱等予以標準化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數序號：文檔主題”命名，如“01：創建領導小組文件”，宜在正文頁腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時可起到提示作用。采用電子模式，不僅節約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質檔案進而節約有限的實體空間，堪稱綠色創建。

3.檔案管理網絡化模式

各地文明創建主管部門可考慮實行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎上，建立文明創建的網絡平臺,向管轄范圍內的文明單位開放，通過在線指導、審核文明單位按時上傳日常創建檔案資料實現檔案管理網絡化，從而實現文明創建常態化。在功能設計上，可以讓文明單位自身的工作人員或領導通過登錄專門的賬號，查閱本單位的創建檔案。各地文明創建主管部門也可及時發現檔案工作的好做法好經驗，通過這個平臺予以推廣，促進文明創建水平的整體提升。檔案管理的網絡化也有利于考評工作更加公開透明、公平公正，為考評工作的標準化打下扎實的基礎。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2013年7月8日

《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。在社會主義建設中推行標準化，是國家的一項重要技術經濟政策。沒有標準化，就沒有專業化，就沒有高質量、高速度。”對現代化社會中的檔案工作來說，也是如此。無論是政府機關、企事業單位、各類社會組織等等，各種組織涉及檔案種類越多，數量越大，利用的范圍就越廣，能為全社會帶來的實際的經濟效益也就越大。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學的、統一的標準，這樣才便于利用現代化科技手段對檔案加以管理。下面以常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處為例，就檔案管理方面導入ISO9001質量管理體系，以標準化理念實施全程規范化檔案管理做一簡單分析。

一、常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處檔案管理現狀

1、辦事處情況簡介。常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處（以下簡稱武進辦）成立于2007年12月份，位于武進高新技術產業開發區南區。建立之初主要由三個部門組成：綜合科、機電科、輕紡科，主要負責受理武進區出入境貨物的檢驗檢疫報檢，簽發各類檢驗檢疫證單，各類產地證書，通關放行；負責實施武進區進出口商品的檢驗鑒定和監督管理；另有負責武進區出口主管產品生產企業的日常監管工作，業務資料歸檔與管理工作等，后增加檢疫科，主要歸口于常州局本部動植檢科室管理，武進辦起到從旁協助作用，主要負責武進出口加工區檢驗工作。

2、辦事處檔案管理現狀分析。作為一個機構較全面的大辦事處，較為全面詳實的檔案資料能為領導者提供判斷依據，能為日常檢驗監管工作者反映真實情況，為企業提高辦事效率，基礎的檔案管理工作自然而然成為日常工作的重點之一?，F階段辦事處檔案管理共分為兩大塊：辦事處綜合檔案管理、業務檔案管理。其中，業務檔案管理又主要分為企業報檢資料檔案管理以及日常質量控制檔案管理。各科室設立兼職檔案管理員，負責監督、收集、整理本部門的檔案資料，按規定做好歸檔，從而形成了全辦事處的檔案管理網絡。綜合檔案管理主要由歸屬于綜合科的辦公室負責，所有辦事處層面的活動資料、榮譽資料、各種機構信息往來、接待、后勤等均由辦公室專人負責收集整理，而各業務科室則主要負責本轄區內出口報檢企業的基本企業資料、出口產品質量情況、生產情況、檢測情況、誠信環保等各個方面的資料收集、更新、歸檔等工作，為檢驗員日常對企業的監管整改、控制出口產品的質量穩定工作提供強有力的保障和依據。以輕紡科為例，將企業首先分為三大類：紡織、服裝和輕工類。基本檔案由企業注冊信息、質檢人員信息、生產設備信息、主要出口產品信息等構成，分為電子版與傳統紙質版兩種，同時依據國家質檢總局113號令文件精神，以出口工業品檢驗監管系統為信息載體，在將企業分類后，按季度或者周期完成檢驗監管工作，將監管內容輸入系統，同時將整改內容可發送企業，責令整改。此種電子輸入方式取代傳統的手寫監管檔案方式，既節省資源又方便快捷。機電科大體相同，另有企業報檢資料則由綜合科檢務工作人員收集歸檔，每份單據均有唯一的歸檔編碼，一般保存期限為三年，由于報檢資料數量較多，綜合科設有兩個專門檔案室保存收藏，日常的查閱、調出等均需按流程申請。

二、武進辦事處檔案管理存在的問題

1、領導對檔案工作的重視程度不平衡。個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保障，雖然各部門有專人負責檔案管理工作，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺欠。

2、沒有形成完善的質量意識，未運用過程方法進行管理，缺少持續改進的管理承諾。辦事處檔案管理規定雖然明確了相關的流程與方法，對工作有一定的質量要求，但沒有運用系統的管理思想，進行檔案管理的統一規劃安排?，F行的檔案管理還存在“寧多勿缺一”的整理原則，檔案工作人員往往在考慮自身責任的基礎上，片面地追求歸檔的數量，而忽視了文件內在的價值。

3、在檔案利用服務企業等使用者方面。大多檔案管理人員認為自己的主要工作任務是收好（屬被動接受）、管好檔案，不主動了解使用者的需求，不理會使用者的感受，對使用者的重視程度不夠，這違反了檔案管理為使用者服務的宗旨，同時也降低了為企業服務的效率。日常檔案管理工作的創新意識較為薄弱。雖有相關規章制度，但不少制度還比較粗略、模糊，落實力度還有待加強。

三、建立檔案質量管理體系的可行性

1、首先，以現行最基礎通用的ISO9000質量管理體系為例。它具有很強的通用性，無論何種類型和規模的組織，其活動只要有質量要求，一般都適合采用。質量管理體系標準適用社會各行各業，同樣適用于檔案管理領域。標準強調管理職責分明，各負其責：依照體系文件，以數據和事件為依據，預防為主，有始有終：根據工作的需要允許對管理文件進行增減和修改，以保證管理文件的科學性、完善性和適用性。這與許多機構檔案管理制度實行的崗位責任制、目標管理等方式具有很強的相通性和包容性。

2、在IS09000標準中，建立和實施有效的內部質量體系的三要素包括：組織、產品和顧客。檔案部門是為利用者需要而提供檔案資料信息服務的部門。當我們把檔案部門的信息服務當作一種產品來看待的時候，質量管理理論同樣也具有相當的借鑒與指導作用，它與檔案部門以利用者為中心的指導思想完全吻合；其顧客就是在生產工作中急需檔案信息服務的各種層次和不同類型的利用者。

3、在我國，有一批組織機構和企業已廣泛實施和應用了此標準。制定了詳細的檔案管理和服務目標、質量方針、業務操作流程、規程、人員綜合考核辦法等文件，在執行中取得了明顯的效果。2003年11月中旬，紹興市檔案館接受浙江質量認證有限公司評審，一次性通過IS09000質量體系認證，成為全國第一家質量管理體系認證的國家綜合檔案館。實施標準化后檔案管理工作得到了加強，檔案管理工作也逐步實現了規范化、制度化和科學化。

四、建立檔案質量管理體系的基本原則

檔案工作標準化是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。檔案管理實現標準化要確立以下四個原則：一是建立嚴密的管理機制，形成全員參與、全面控制、高效運轉、不斷改進的管理體系，克服了以往管理中存在的基礎管理弱化、內部協調不暢等問題，通過明確職責、規范程序、改進管理規范相關的管理活動和職責，理順內部管理關系，使各個管理層面、各個操作過程、各個工作環節既相互制約又相互促進，達到管理科學性、系統性、規范化的要求；二是確立“職責明確”、“過程控制”、“持續改進”的檔案管理新模式。綜合考慮檔案管理業務緊密相關的組織結構、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立一套預防和處理不符合要求的管理業務機制，在較大程度上解決檔案管理中隨意性較大等問題；三是要樹立“以檔案資源使用者為關注焦點”的服務理念，豐富檔案信息服務的內涵，改善檔案管理機關的形象；四是健全完善的監督機制，確保各項制度的貫徹執行，使制度化管理落到實處。定期開展內部檢查，對不符合文件規定的工作和做法開具不合格報告，確定和落實糾正措施。

五、結束語

檔案質量管理體系是全社會各類機構進行檔案管理的必要保障，一個科學、完善的檔案質量管理體系對機構自身的發展有著不可估量的作用。參照同意標準來進行科學化的檔案管理，不僅會明顯改善各機構傳統業務流程、服務質量、人事管理和資源配置，而且會在檔案界內真正建立起“質量第一、用戶至上”的文化，促進全社會檔案事業的健康發展。

主要參考文獻：

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關鍵詞：檔案管理 規范化 標準化

Key words:Records management standardization standardization

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的一個非常重要的中間環節，在搞好硬件建設的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔負著不同的任務，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。

一、推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提是公文制發

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。主要是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。同時還要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節是實施“以我為主”的立卷歸檔原則

實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

三、推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證是提高檔案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

四、推進檔案現代化管理進程需加快數據準備

1、檔案管理要分清輕重，逐步推進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、檔案管理要分層次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、檔案管理要分門別類

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

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一、全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。這不但可以優化館藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性?！耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設事一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

五、實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。

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一、文書處理的規范化、標準化是基礎

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。公文的規范化、標準化，不僅決定公文本身的質量，而且也影響到日后檔案的質量，決定著檔案工作規范化、標準化建設的整體水平。為了做到檔案工作的規范化、標準化，我們要樹立文書處理工作規范化、標準化是檔案工作規范化、標準化的基礎的工作指導思想，在實際工作中，認真做好文書處理的規范化、標準化建設，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。具體要做到五檢查：一檢查公文用紙，質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂，左邊裝訂處要預留25mm左右的裝訂線。二檢查制發公文的簽發手續是否履行，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三檢查公文字跡是否牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用，如用傳真紙打印的必須進行復制。立卷歸檔的材料必須是原件，復印件原則上不得歸檔。四檢查文種使用，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。五檢查移交環節，交接雙方應當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。移交檔案材料時應填寫檔案移交清單，清單一式二份,經交接雙方簽字后各留一份備查。

二、案卷材料的統一收集管理是前提

案卷材料的統一收集管理是檔案建設規范化、標準化的前提，實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素。單位的檔案室是單位的內設機構，負責統一管理全單位的的所有檔案。單位的檔案工作在業務上受上級檔案部門的指導、監督和檢查考核。因此，要從加強檔案室建設入手，不斷建立健全單位檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度，及時收集、整理、保管和統計單位的全部檔案，并對單位各科室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、檢查和監督。

首先，所有單位的檔案必須集中統一管理，確保真實、完整、準確、系統和安全，便于日后檔案的利用。單位各科室要加強對本單位檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領導，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責，負責所在科室歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據為己有。如一項工作、一次活動由幾個科室聯合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的科室負責歸檔，其他科室協助提供相關材料。其次，要嚴格執行文件、材料的形成單位立卷歸檔制度，堅持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入單位及各部門的工作計劃，納入管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結、考核各項工作時，能將檔案工作同步納入。另外，任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經單位領導批準后由專人監銷。干部、職工在調動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理文檔材料的交接手續。同時，立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規律，系統整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內目錄，確定密級。根據檔案的保存價值和檔案保管期限的規定，準確劃分保存期限。凡反映單位重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映單位一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內對本單位有參考利用價值的，列為短期保存。

三、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是關鍵

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。

因此，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要致力解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、檔案的開發利用是目的

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1.1 檔案管理的歷史性

在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項目內的所有資料，是為生產建設提供不斷發展動力的重要基礎，因此對電力工程基建檔案進行規范、標準化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個環節都要仔細、負責，以保證任何一個細節不被遺漏，從而實現科學合理的規范化[1]、標準化電力工程基建檔案管理模式。

1.2 檔案管理的穩定性

電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項目的全部施工過程，因此為電力企業的穩步發展、供電能力提供了穩定、可靠的文字資料，企業管理者可通過這些資料加強對企業的管理力度，同時也是制定科學化、規范化企業管理制度的重要參考，因此在對電力工程基建檔案管理模式進行規范化、標準化的設計過程中，要貫徹真實、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩定性。

1.3 檔案管理的珍貴性

電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規范化、標準化的管理模式才能實現對基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業的綜合管理水平。

2 規范化、標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略

隨著我國電力事業的飛速發展，電力基礎設施的建設工作逐步完善，因此要對電力工程基建檔案實施規范化、標準化的管理模式才能進一步提升我國電力企業的綜合市場競爭力。為了能夠解決當下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個步驟來實施對電力基建工程檔案的規范化、標準化管理。

2.1 基建工程項目施工前期文件方面的管理辦法

在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報工程階段等過程所產生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進行的重要文字依據，同時也是確保后期基建工程項目順利施工的重要因素[2]，因此要加強對電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經手人員較多、用時較長等問題，因此要求相關管理人員要具備較高的責任心、耐心、素質。同時檔案管理人員還要及時掌握電力基建工程項目的施工進度，依據施工過程中產生文件的時間對資料進行有序、妥善的管理手段，如發現問題要及時解決、上報，從而實現對電力基建工程前期文件的規范化、標準化管理措施。

2.2 招投標階段檔案方面的管理辦法

在電力基建工程項目的招投標階段，由于其參與招標、投標的企業過多，因此對基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個階段中要進行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標文件、投?宋募?、中標文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對其進行分門別類的妥善管理，便會出現簽字不規范、資料收集不完善等問題，從而對后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標階段要想有效提升對基建工程檔案的妥善保管，便要實施科學、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標過程中，并對企業自身的情況充分了解，對涉及到基建工程項目的相關資料要充分掌握，尤其針對招投標過程中的各個細節例如文件簽字、功能表等要對其進行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細節的操作規范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標的過程當中，在活動結束之后要積極聯系相關部門并進行檔案資料移交工作，并對其進行登記、分類、歸檔等操作。

2.3 施工設備資料方面的管理辦法

在對電力基建工程施工設備方面資料進行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強與施工設備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設備的生產商情況、設備參數數據，要編制出設備采購的臺帳，同時要將施工設備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設備進場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關有關施工設備的檢測資料，之后對資料分類、等級、歸檔，實現在施工設備采購過程中所產生文件的規范化、標準化管理策略。

2.4 施工材料合同的管理辦法

施工材料是決定電力基建工程施工質量的重要因素，因此檔案管理人員在對相關資料進行管理的時候，首先要與施工材料采購部門進行溝通，并掌握施工材料的采購、運輸、進場檢驗的全部過程，對于施工材料的采購合同、運輸物流單、檢驗報告等相關文件要進行仔細核對、分類、收集、歸檔。同時還要對施工材料相關合同中的蓋章進行確認，要保證蓋章是否符合相關規定以及合同內容中有無錯誤、遺漏現象，發現問題要及時修改、糾正。只有加強對施工材料方面文件的規范化、標準化管理力度才能提升電力基建工程項目的整體施工質量，并有效節約電力企業的施工成本，為電力企業全方位綜合發展提供有效助力。

2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法

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檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。

二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。

三、高標準強化檔案管理工作

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所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

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目前，檔案管理基礎工作總體較差，尤其是學校檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化的工作意識和指導思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為學校檔案種類繁多，多年來大多未做全面的清查，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。這不但可以優化檔案儲藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

五、實施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學校辦公室文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進學校檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。

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檔案管理是組織內部管理工作的重要組成部分，是提高組織工作效率和質量必要條件，也是衡量組織與部門業績與軟實力的重要尺度。然而，不少組織還存在對檔案作用的認識不足，財力投入少，設備及技術落后、檔案工作缺乏標準化化，檔案收集、整理、利用不規范，影響了檔案管理科學發展和組織競爭力。本文結合目前檔案管理現狀，結合組織實際，探討檔案標準化管理的啟示。

一、檔案標準化管理的重要性

檔案標準化是管理檔案質量的準繩，只有高水平的標準，才會有高質量的管理效果，實現企業檔案工作標準化管理的意義在于：便于采用計算機為核心的現代技術，便于迅速、準確、系統地滿足人們對各類、信息的需要。企業檔案標準化管理有利于依法治檔工作的進行，有利于提高企業檔案工作的質量，有利于促進企業檔案管理的現代化，有利于檔案信息的開發利用和檔案學理論的研究和發展。

二、建立檔案管理工作機制

（一）領導工作機制。

作為組織領導應樹立檔案管理意識，重視相關工作，加大檔案標準化管理力度，形成積累、保護和利用檔案資源、服務中心工作的工作思路。建立、健全檔案管理領導體系。成立檔案管理工作領導小組和鑒定小組，由組織主要領導為總負責人，形成了組織主要領導主管、檔案室負責、專職檔案員分工明確的格局。

（二）制定和完善規章制度，實施目標管理。

制定和完善《檔案收集制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《電子文件歸檔管理制度》等相關檔案管理規章制度，形成一套完整檔案管理制度體系。要嚴格按照相關檔案管理規章制度要求，把檔案工作納入到組織發展戰略，確立工作目標并進行層層分解，把檔案工作融入組織戰略規劃、年度計劃及檔案管理人員的崗位標準和職責中，實施目標管理。通過定期目標檢查、績效考核確保相關工作落到實處。

三、提高檔案管理水平

（一）檔案基礎建設

加大投入力度，配備硬件建設，投資進行檔案庫房、借閱室、、檔案陳列室、辦公室、機要室等建設，結合組織實際按相關標準購置檔案軟件、檔案專用計算機、專業掃描儀、光盤刻錄機、防磁柜、防盜報警系統、溫濕度測控儀、電子消毒柜等設備，安裝防盜門、更換滅火器。切實改善檔案保管條件及辦公設施設備，為檔案標準化管理基礎建設提供強有力的硬件保障。

（二）檔案管理隊伍建設

首先，加大檔案工作宣傳力度，幫助全員樹立檔案意識。堅持依法治檔，充分利用組織網站、宣傳欄等宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》，增強檔案法律觀念，提高全員依法治檔意識，讓所有員工了解檔案工作的重要性、支持檔案工作。其次，加強檔案隊伍綜合素質建設。采取"走出去，請進來"對專業人員業務素質和現代信息技術進行培訓，建設一支素質過硬的專業化檔案從業人員隊伍。為實施檔案管理標準化提供人力資源保障。

（三）檔案信息化建設

在組織信息化建設中，將檔案信息化納入組織整體規劃，逐步實現檔案管理網絡化，實現計算機管理、分析、利用，服務于組織中心工作。

四、把握環節，提高標準化

（一）檔案的搜集

檔案工作所涉及部門多、范圍廣、難度大，應按照檔案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部門上交檔案室的相關資料的形成、積累、整理和歸檔，由專門檔案管理人員進行整理，保證檔案的完整和規范。另一方面，在提高紙質檔案歸檔率、完整率基礎上，加強電子文件、照片、圖表、音像等其它載體檔案的收集，豐富檔案庫藏。

（二）制定并完善檔案分類目錄

按照相關制度和標準的要求，編制案卷目錄、分類目錄、文件字號索引、底圖目錄以及聲像檔案目錄、實物檔案目錄、電子檔案目錄等。永久、30 年保管的檔案進行原文保管。現存檔案實行計算機系統化管理。

（三）加強檔案的整理

為確保案卷質量達到標準化要求，嚴格按照有關規定和規范要求，實行集中統一管理。明確各類檔案管理實施細則及工作規程。制定組織文書檔案、會計檔案、特殊載體檔案的分類表；按照分類方案，做到組織各年度、各門類檔案分類科學、卷目錄齊全、裝訂整齊、有序排列上架。

（四）檔案的保管

加強檔案庫房管理，做到防溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防光、防盜、防鼠，堅持定時測控，保證庫房溫度、濕度符合國家規定要求。加強梅雨季節及汛期等特殊時段的檢查與問題整改。對庫房安全隱患做到及時發現，及時解決。按照規范借閱的程序與要求，加強檔案借閱管理、設備或介質信息的防竊取管理工作，確保檔案數據安全，避免發生丟失、損壞或檔案泄密事件。

（五）撰寫編研材料

樹立科學管理、講求效益的觀念，加強編研工作，拓寬利用渠道，提高利用效率。撰寫檔案全宗介紹、檔案管理體制、檔案立卷說明及檔案歸檔范圍、分類標準等，擴大了檔案的利用效果。并注重檔案利用效果的反饋工作。編寫檔案利用實例，定期進行檔案利用綜合分析。通過提供檔案資料，為組織各項工作提供了技術服務，創造了經濟效益和社會效益。

參考文獻：

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