單位檔案管理基本情況大全11篇

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檔案統計工作的要求。第一，要保證統計資料的準確性、客觀性和科學性，這是檔案統計的重要要求。第二，檔案統計工作要符合企業建設要求，對檔案統計要標準化，統計調查工作要科學化、系統化，統計服務優質化。第三，充分發揮檔案統計工作的服務和監督作用。檔案統計工作，不僅是有關部門從事研究、進行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報表，同時，還是通過檔案統計發現問題、解決問題的依據。邯鋼公司非常重視檔案統計工作，公司檔案館承擔全公司檔案管理職責及檔案業務指導工作。在檔案管理工作中責令各單位定期開展自糾、自查、自改工作，形成文字報告上報公司檔案館，便于掌握一手資料，統籌管理。同時，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長帶隊，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對公司所屬二級廠、機關部室的檔案部門進行檢查工作，依據本企業制定的《檔案館藏基本情況統計臺賬》所涵蓋的各項工作逐條逐項進行檢查，核實所統計數據的準確性、真實性，發現問題，及時提出整改意見，對個別問題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報告上報相關部門，請求支持。通過一系列舉措，加強了檔案統計基礎工作，確保檔案統計數據準確、翔實，才能更好地服務企業生產、經營等項工作。邯鋼公司檔案館承擔著全公司檔案基本情況統計工作，公司檔案館指定專人負責檔案統計管理工作，按照國家、省、市檔案局的有關要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統計臺賬》基礎上，認真填寫《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》，針對這一項工作，公司檔案館利用公司內部局域OA網、電話等形式下發通知，要求公司所屬29個具有檔案室的單位報送統計表。并對報送的4200條數據逐條、多次審核，直到數據準確、邏輯關系清楚，匯總后經過公司領導簽字、蓋章，將電子版、紙質報表報送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來《全國檔案事業統計綜合年報》統計、上報工作。加強內部培訓，提高檔案人員業務能力，確保檔案統計工作順利進行。在企業降低成本、挖潛增效、節能減排的主旋律下，機構的整合、人員配置調整、人員到齡退休等情況經常發生，從事檔案管理的人員也經常發生變動，給檔案管理工作也帶來了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對這種情況，在要求各單位報送統計數據之前特舉辦一期“檔案統計工作業務”培訓班，對全公司檔案工作專、兼職人員進行培訓。培訓班內容針對《檔案室藏基本情況統計臺賬》《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》進行逐條講解，闡明各數據之間的邏輯關系，強調了重點部分、共性問題。例如，在統計報表中有一項“未整理零散檔案排架長度”是按米為單位計算統計的，因為是未整理零散的檔案，可能會以捆、箱、包等形式存放，但是在統計時不能以幾捆、幾箱、幾包來統計，會使檔案的實際數量統計不精確。對個性問題舉例說明，引以為戒。培訓班的實用性、可操作性很強，受到廣大檔案人員的一致好評，特別是對新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準了切入點，解答了疑難問題，為做好檔案統計工作創造了條件。培訓班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對基層工作也很了解，在授課時能夠抓住重點，對學員提出的問題能夠一一解答。通過加強內部培訓，講師能夠從基礎工作入手，照顧到點、面的問題，學員能夠帶著本單位實際問題來咨詢，從而提高了學員業務能力。通過內部培訓形式，減少了外培經費，也為企業降低成本發揮微薄之力。檔案統計工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎工作，通過對檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內容的記載，揭示了它們形成過程、現狀和變化，反映出企業由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責任心、事業心，在加強提高業務能力的同時，以一顆平凡心做好檔案統計工作，為企業建設、發展貢獻自己的力量。

作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司

參考文獻：

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人事檔案管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理。管理方法上實行“檔隨人走”，主要表現在各單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清。管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。

（二）人事檔案法規不健全。

由于人事檔案法律建設上基本還處于探索階段，操作過程中還存在著一些問題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，公眾對于人事檔案的認識還處于一種模糊的狀態，法律法規不夠完善等。

（三）人事檔案內容不完備，檔案整理不規范。

把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著行業的發展，各單位對學歷的要求越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學歷層次，但由于學習渠道（如函授、短期培訓、研修班、進修班等）的差異，以及各個學校對入檔材料的要求不同（如有的學校沒有學歷批準書的相關材料，只有學位證書）等問題的存在，導致某些人事檔案中的學歷材料不齊備，且無法補辦。

（四）人事檔案管理手段落后。

目前大部分單位的人事檔案管理還僅限于傳統紙質檔案管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有實現信息化。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的地記錄干部所有經歷和資料，實現人事檔案信息化是一種必然趨勢。

二、干部人事檔案管理工作的完善措施

（一）理順人事檔案管理體制。

現行的人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，根據《干部檔案工作條例》有關規定，在強調按隸屬關系管理的基礎上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業務指導，同時，具體負責所管領導干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負責國家公務員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負責事業單位、社會中介機構工作人員及流動人員的檔案管理；勞動部門負責各類企業工作人員的檔案管理。

（二）健全人事檔案規章制度。

要建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒定制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實。

（三）豐富人事檔案材料內容。

要緊緊圍繞干部工作大局，提高人事檔案利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，不斷豐富人事檔案材料內容，一是建立干部工作業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料。三是建立干部認可檔案，本著黨政干部群眾認可、技術人員學術認可、企業人才市場認可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術人員學術和技術推廣成果檔案、企業經營者利稅檔案。通過這些內容，把檔案建設成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對干部進行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經濟工作服務。

篇（3）

隨著醫保制度的不斷完善，醫院醫保檔案管理水平也必須順應時代的要求進一步提升，但是從目前醫院醫保檔案管理的工作現狀來分析，醫保檔案管理工作在很多方面上還不夠完善，醫保檔案管理的質量將會直接影響醫保制度作用的發揮。醫保檔案管理創新之處在于要提高醫保制度的作用，最大限度發揮醫院醫保檔案對醫保制度的促進作用，因此，我們必須對當前的醫保檔案管理工作進行創新與完善。

1 完整性

加強醫院醫保檔案管理的質量，從而為社會提供更好的服務，首先必須要加強醫保檔案的完整性。從目前醫保檔案的內容來分析，醫保檔案主要記錄、收集、保存了醫保參保單位、參保個人的基本情況，其中還會涉及到一些特殊情況，例如：特定病種診療情況、慢性疾病、重大疾病審批情況等等。但是從內容覆蓋的范圍來看，很多與醫保相關又較為重要的相關內容沒有納入到檔案管理當中，可以說醫院醫保檔案在內容上來說還比較單薄，還無法實現真正意義上公開、透明、全程的檔案管理要求。

基于目前醫保檔案內容上存在的這一問題，筆者認為應該在醫保檔案管理中增強一些管理內容，主要包括這些方面：一是，相關的法律法規，我國各地醫保檔案管理過程中，需要將國家頒布的相關法律法規納入到管理當中，目的是讓醫保檔案管理能夠時時刻刻關注到政策的變化，更好的掌握政策的走向才能對當前的醫保檔案管理工作進行更好的指導與規劃；二是，個人健康信息。針對個人參保的檔案，筆者認為需要建立較為全面的健康檔案，檔案內容不僅需要包括特定的病種、慢性疾病與重大疾病，還應該加強一般疾病的記錄，將力所能及的相關信息納入醫保檔案管理范疇當中。針對有特殊疾病、突出大病等等需要進行重點跟蹤管理的參保人員，筆者認為可以有意識的加強他們的健康與醫療指導；三是，全面的醫療機構詳細資料。對于本地區所有的醫院，必須在檔案管理中將醫院的等級表明，其中醫院當中的主要門診科室、醫療技術人員以及他們的業務素質與能力，醫院的收費標準、醫保門診記錄等等，這些都是屬于醫療結構的詳細資料，都是醫保檔案的內容，而這些信息的記錄可以充分體現醫院的醫療服務水平，為社會提供更加全面的醫保服務；四是，醫保藥品信息要完善。納入醫保范圍的所有藥品，必須要有詳細的記錄，需要記錄藥品的名稱、品牌、生產日期、生產廠商、藥品用法與用量，還需要記錄本地銷售的醫院、藥店與價格等等，不斷加強醫保檔案內容的完整性，才能為參保人員提供更加人性的服務。

2 連續性

醫保檔案實際管理的過程中會受到各方面因素的影響，例如：參保人死亡或者遷出、遷入等等客觀因素的影響，往往這些客觀因素會影響到醫保檔案的連續性。醫保檔案一旦失去連續性，參保人在工作變動等等其他因素的影響下，如果選擇外地就醫，在外地醫院查詢此人的醫保檔案就比較困難。而且就醫院轉診的情況來說，醫院轉診本身難度就較大，而且還會出現“死人領活人錢”的情況，此類情況的存在無疑是對醫保制度最大的諷刺。縱觀這類問題產生的原因可以得知由于醫保檔案相關信息內容傳遞的不夠及時，導致醫保信息失去了連續性，從而導致信息上的缺失。

針對此類情況，要求醫保檔案管理過程中要更加重視醫保信息的傳遞性，最大限度確保醫保信息管理的連續性。筆者認為可以從這些方面入手：一是，要保障醫保信息的傳遞性，應該及時做到立卷歸檔，進一步保障醫保檔案相關的每一個單位都在醫保檔案管理當中。醫保檔案管理人員要樹立立卷歸檔的良好意識，關于需要納入到醫保檔案范圍當中相關文件、單位規定以及參保人員電子病歷等等，必須要在醫院規定時間之內做好整理歸檔工作。要嚴格控制因為歸檔不夠及時而影響到醫保信息的傳遞，導致醫保信息缺乏連續性。因此，做好醫保信息及時傳遞的工作，為醫保信息的使用打下堅實的基礎；二是，對醫保檔案要及時更新，醫保檔案建立之初會產生很多的新的檔案，這就需要在實際的工作中及時做好各種檔案收集工作，并⑵涫淙氳郊撲慊系統當中，及時更新檔案代替陳舊的檔案信息，最大限度保障醫保檔案信息的新穎、實效與有效，從而避免由于醫保檔案信息失效而導致醫保制度無法有效實施；三是，醫保檔案的及時跟蹤轉移，參保人員由于工作原因或者疾病治療需要進行轉院的情況下，需要將參保人員的醫保檔案及時轉入到對應的醫院或者單位，需要在醫保檔案管理過程中，要根據醫保檔案轉移必須遵守的相關規定進行轉移工作，同時還必須對轉移檔案工作實施跟蹤管理，目的是一旦遇到參保人員由于特殊情況進行轉移時，能夠從檔案管理系統中及時為參保人員辦理相關轉移手續，從而提高醫院醫保檔案管理的效率與質量。

3 參考性

醫院醫保檔案管理的創新還需要注重發揮醫保檔案的參考性。隨著電子信息化技術的發展與進步，醫院醫保檔案信息化管理水平也在不斷的提升。從目前醫院醫保檔案管理過程中，首先要將醫保檔案信息輸入電腦系統，醫保檔案管理信息系統依托先進的計算機技術、互聯網技術，以醫保經辦單位為管理核心，醫保信息收集的主線依托于醫保卡，從而對醫保檔案實現系統的管理，進一步將醫保檔案信息輻射到醫院、各個參保單位，甚至可以是銀行、藥店等等相關單位的醫保檔案管理信息系統當中，從而讓醫保檔案信息管理網絡更加完善，在實際使用過程中更加具有參考性。發揮醫保檔案的參考性，還需要實現單位之間的共享，在醫保檔案信息共享的前提上才能進一步實現適時傳輸，充分利用醫保信息為參保單位、個人、醫生診斷等等方面進行良好的服務，進一步加強醫院醫保檔案信息使用的快捷性。

從目前醫院醫保檔案信息的參考作用來看并不是非常明顯，剖析其原因便是醫保檔案的內容在查詢過程中比較有限，因此，醫院醫保檔案信息在今后的信息化管理過程中，為了更好的發揮醫保檔案的參考性，需要從醫院醫保檔案信息系統查詢功能方面入手，主要有：一是，參保個人信息。醫院醫保檔案信息化管理系統查詢的基本功能主要是個人信息的查詢，主要查詢內容是個人參保的基本情況、疾病情況、就診情況、診療情況、藥品使用使用、實際報銷情況等等；二是，醫保政策查詢功能。隨著我國對醫保制度的重視，醫保政策不斷發展并完善，政策的變化直接影響參保人員的切身利益，提供醫保政策查詢功能能夠讓廣大參保人員及時查詢到相關訊息，從而提高醫保服務的效率與質量；三是，咨詢功能。醫保檔案信息化管理系統發展過程中，需要向參保人員說明參保具體情況，要從繳費到就醫、報銷、結算等等每個環節的辦事程序，而這些功能可以當做參保人員享受的基本權利，筆者認為醫院醫保檔案管理可以堅持按照這一程序進行，從而更好的做好醫保服務工作。

綜上所述，隨著我國醫保體系的不斷發展與完善，醫院醫保檔案管理水平無法滿足現實的需求，需要不斷進行創新與完善相關管理內容與管理方式，從而為社會為參保人員提供更多更好的服務。

參考文獻

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中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內檔案工作發展現狀

在當今全球經濟一體化的發展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產的價值，也是單位資產與產權的法律憑證依據。有效的檔案管理是單位法規遵從的關鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發展服務、能夠創造經濟效益的重要工作。在推行現代企業制度“產權清晰、權責明確、管理科學”的環境下，無論是企業還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規建設非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業檔案工作規范》，規定企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一標準。近年來，中船集團公司內的企事業單位檔案工作發展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統，實現了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經歷了四十多年的發展，其中組織機構也發生多次的變化和調整，但檔案工作基本維持著初創時期的以產品技術檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構設于科技部門下，主要承擔產品技術檔案管理工作；公文、財務、黨群和勞資檔案，則由相應的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規執行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務和科技檔案方面開展，而在經營、質量體系、基本建設及規劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導致部分檔案從產生、收集到管理均在同一部門內部運行，缺乏監管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業務歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權限和職責予以明確，因此缺乏監管依據和管理的權威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統地納入院總體發展規劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎設施的建設、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術要求很難達到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關檔案管理法律、法規的深入研究，結合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設方案：

3.1 檔案工作組織體系建設

建設綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領導機構、專業管理機構的設置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調動全體員工在檔案工作中的積極性，發揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領導任主任，相關部門中層領導和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領導權和決策權。

檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發展規劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設計和管理等各項工作中形成的檔案實行統一管理。根據我院機構設置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業務相對成熟的科技檔案室的基礎上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設綜合檔案室，把公文、科研、產品、質量、財務、資產、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統一管理。綜合檔案室檔案業務管理范圍涉及全院的各個業務部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關的法規仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統，目的是為了使我院產品設計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業檔案工作規范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內部培訓工作。

（4）調動全員參與檔案工作，依據國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務和責任，制定相應的措施，在企業內部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設

制度建設是開展綜合檔案管理的基石，我院現有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關規定》、《文書、檔案管理規則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據，尚未形成統一標準下的、完整的管理制度體系。而現有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現行標準規范不相適應的問題，應按照國家相關法律法規的要求，結合本院的實際情況進行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規范》兩份文件，規定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規范》則依據DA/T42-2009《企業檔案工作規范》，并結合我院各項業務開展的實際情況制定，《規范》首先規定了黨群工作、行政、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、開發利用等業務流程作出了詳細規定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環節中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規范》同時對檔案信息化建設、檔案工作設施設備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎設施建設

在基礎設施建設方面，我院根據綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監控等設施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結論

當今，檔案的知識資產和信息資源屬性已逐步被大家認識，質量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發展記錄，沒有了企業的知識資產和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發展的需要，目前我院已經按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

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二、當前事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）傳統人事檔案管理已不適應新形勢發展的需求

隨著科技的快速發展，信息技術的全面覆蓋，傳統的保存人事檔案的方法已經越來越不適應新時代的要求。傳統的保存方式一直采用紙張保存，紙張質地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現代使用的是計算機管理，但是計算機記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

（二）當前人事檔案管理工作不適應改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業單位改革不斷推進實施，事業單位將實行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動頻繁，人員的隸屬關系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業單位人事制度改革的需要，補充相應的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內容。

（三）人事檔案管理人員專業性不強難以適應現代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項簡單的工作，它需要管理人員具備系統的專業性知識，以應對管理過程中產生的各種問題。如今很多事業單位的檔案管理人員沒有經過正規的培訓，缺乏相關的專業技能，不能對檔案進行程序化和系統化的管理。有些單位甚至沒有專門人員對人事檔案進行管理，只是在人動時抽調別的部門人員進行臨時的檔案管理，導致了單位人事檔案管理混亂，難以適應新時代管理的需要。

（四）信息技術的迅速發展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實用，成本也較為低廉。可是在許多單位仍舊習慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統，由于系統本身的限制只能把個人信息，檔案目錄輸入，調閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

（五）領導檔案意識淡薄對人事檔案工作的重視程度不夠

事業單位管理工作開展的基礎是領導的認同，如果領導缺乏對人事檔案管理的重視，將會給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領導對人事檔案的管理意識淡薄，認為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調動就可以，造成了人事檔案的管理長期處于應付的狀態，難以高效的發揮其作用。

三、人事檔案工作應如何適應新形勢的需要

（一）加強領導意識更新思想觀念創新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發展和提高，單位領導應增強檔案管理意識，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，正確認識檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）不斷完善補充人事檔案內容適應事業單位改革需要

隨著事業單位機構改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業單位正在逐步推行全員聘用制。對于人事檔案工作來說，要按改革發展的需要，不斷豐富人事檔案的內容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態管理等情況在人事檔案中應如實記錄，歸檔材料的內容要隨時補充完善。對于能夠反映員工的綜合素質特別是文化素質的內容，包括個人文化程度、進修情況、繼續教育情況、各項專業技術資格等也應在人事檔案中有所體現。隨著事業單位機構改革的推進，要不斷完善、補充人事檔案相關內容，使人事檔案工作符合機構改革的需要。

（三）充分運用信息化辦公手段提高工作效率

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【點評】檔案機構的合理設置，是檔案工作的組織基礎，它直接關系到檔案工作的質量和效率。中小企業一定要考慮自身特點，根據需要建立適宜的檔案工作機構。在此，筆者針對現實中存在的問題，結合工作實際，就中小企業檔案管理，從中小企業建立檔案機構的職責、中小企業檔案工作的管理體制、中小企業選擇檔案分類的方法、中小企業檔案管理要符合基本程序等四個方面進行探索。

一、中小企業建立檔案機構的職責

企業內部的檔案機構，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規章制度；統一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監督和指導。檔案機構的設置既要依據相關的法規，還要考慮單位實際和檔案工作現狀、發展和檔案管理成本。

二、中小企業檔案工作的管理體制

從廣義上說，中小企業檔案工作的管理體制是指機構設置及隸屬關系、行政職權的劃分及運行等各種相關制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務的轉移機構的設置、職能分工、運行方式等內容。而中小企業的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內部體制，包括檔案的領導關系、檔案工作機構的設置及職責、檔案工作人員的配備等內容。

三、中小企業選擇檔案分類的方法

由于企業規模大小不一、性質不同，檔案管理分類方法也有區別。

1.年度分類法

一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構界限不清、檔案數量少的中小企業單位。

2.組織機構分類法

此方法能較好地保持檔案在來源上的聯系，歸檔較準確，共同內容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內部機構較穩定的中小企業單位

3.問題分類法

采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯系，集中同性質的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數量少的中小企業單位。

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一、人事檔案管理存在的問題

自謀職業，造成畢業生就業單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領導以權謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。

（一）整理不規范。

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。

盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼備，即從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材

料的收集，能反映個人業務能力的活的材料相對較少，即使有數量也有限或者補充不及時。

(二)人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。

隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產生于下述情況:

第一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。產生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發現時，人員已不知去向;二是工作機構或人員大規模急劇變化，造成一些人員的去向不明。

第二、轉遞工作不準確。在人事檔案轉遞過程中經常出現的問題有:

1、在工作調動時，由于社會上不正之風的影響，少數人以不正當的渠道進入接收單位，手續不規范。不是先調檔案后調人，或調檔與調人同步進行，而是先調人后調檔，人調入后，轉檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉出單位也未能及時將檔案轉出;或是先調檔后調人，但檔案轉出后，調人的事要么遇到人事凍結，要么本人又不愿調出仍留原單位工作，而轉出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節。

2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉遞時，不按規定的渠道和方式轉檔，而將檔案直接轉至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現象時有發生。

3、在大中專畢業生畢業時，有部分學生在就業方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉。

4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。

三、解決對策

“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。

（一）防止“無頭檔案”產生的措施

為了防止“無頭檔案”的產生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關人事管理部門建立聯系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱、調動的原因、是否為正式調動等，然后及時將檔案轉入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。

第一，機關人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉遞檔案通知單和收文機關名稱，杜絕誤轉現象的發生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據。檢查核對制度，是驗證收進轉出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產生。具體而言，要做到以下幾點:

(1)在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執上簽名蓋章。回執在一個月內未退回者，轉出單位應主動催問，以防檔案丟失。

(2)大中專畢業生就業方案確定后，畢業生所在學校應及時將檔案隨同就業名冊同時轉遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應與就業名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉的檔案要認真核查，及時改轉。

(3)轉出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出。檔案接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。

(4)檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的絕對安全。

（二）對“無頭檔案”的處理

處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，或查清下落，轉給有關部門。

第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關提供被查人的基本情況，讓有關單位查復。博士論文，人事制度。

第三，經過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據規定可轉當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。

參考文獻

[1]黃霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我國建立新型人事檔案管理模式的思考之一[J]北京檔案,2002,(07).

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黨校教務檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業績的展示窗口，也是黨校開展教學、科研，提高教學質量和實現科學管理的必備材料。隨著信息化時代的到來，如何更有效地運用現代化手段管理教務檔案，則是新時期教務檔案管理的重點課題。

一、當前教務檔案管理存在的問題

1.收集、管理不夠規范

目前，教務檔案的管理工作往往得不到學校領導的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規范，有些科室只重視紙質檔案，而忽視其他介質檔案。而且，隨著學校的發展，教學不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉調研，教學互動嘗試等活動，所形成的教學檔案數量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準率是可想而知的。

2.內容缺乏系統性

開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結果應該被記錄在案并且形成系統，有助于黨校進行教育總結。但是，現實的情況是有些班次的材料在辦班結束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復印存檔，導致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結資料并沒有形成系統的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導致黨校教務檔案不完整，沒有系統性，影響了教務檔案的質量和利用價值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責，黨校教務檔案中包含了大量黨校學員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內容，但黨校教務檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務工作中的資料，例如對學習班教學效果的總結、黨校開辦過程中產生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學效率。但是，在傳統的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現象。對黨校教務信息的共享缺乏導致些弊端：首先，大多數教務檔案工作保密多，內需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實際作用被抹殺了；其次，黨校教務檔案信息資源的開發利用始終處于原始、簡單的數據整理狀態，信息含量低、封閉，無法實現資源共享，也就無法與外校進行有效交流，致使黨校教學本身的質量遲遲得不到提高。

4.重要檔案沒有專人管理

黨校教務檔案不僅包括參加黨校學習的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學習班的教學具體內容、教學實際過程和結果的總結，有些教學過程當中出現的對教學內容的分析和深度反思則體現在參與黨校學習人員的日常匯報和筆記中；教務工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏現代化管理手段

檔案管理對我國各項事業的發展都具有極為重要的作用，因此，進行現代化的檔案管理成為我國檔案管理事業發展的主要趨勢之一。現代化管理手段的應用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應的計算機文件處理能力和網絡化信息處理能力。但是，黨校教務檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機應用水平普遍不高，較少參加業務培訓，管理方面習慣于舊模式，以傳統的手工方式管理教務檔案，材料分類立卷裝訂，很少進行檔案信息化處理，致使檔案提取和調用的效率很低。此外，黨校辦公系統的信息化建設中的應用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進展不順暢，沒有辦法對教務檔案實施徹底的現代化管理。

二、加強黨校教務檔案管理的對策

1.加強宣傳，提高領導的檔案意識

教務檔案管理人員要抓住時機，加大宣傳力度，從而提高有關人員特別是領導同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅實的思想基礎。能夠加強檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點：第一，以提高檔案服務管理意識為基礎進行檔案應用性宣傳，從檔案管理工作的實際作用出發提升檔案管理意識；第二，去先進單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進行檔案管理服務改革。對檔案管理工作的重視則是實現檔案信息化管理的基礎，檔案管理工作重視與否，關鍵在領導，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、鐵皮柜等。由于領導思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規范。

2.建章立制，規范教務檔案的收集整理制度

進行黨校教務檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進行制度建設，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎上，根據國家檔案局有關規定，結合新的管理方式，檔案網絡信息化的要求及學校當前實際，制定和完善教務檔案管理的規章制度。具體包括制定和完善教學檔案、教師業務檔案、學員學籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動檔案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環節做出具體規定，使檔案管理進入規范化、制度化、程序化軌道。

3.更新觀念，努力實現教務檔案管理信息化

隨著電子政務在快速發展，各級立檔單位所產生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統載體的紙質檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業發展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學校的檔案工作者要更新理念，調整思路，切實領悟到教務檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務檔案的應用對檔案信息化建設的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務檔案，利用計算機錄入教務檔案信息，建立教務檔案信息數據庫，實現網絡化管理和利用。

4.明確重點，指定專人收集重要檔案材料

要根據教務檔案的特點，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學校制定的教學科研工作文件和實施方案等；②綜合類：教學通知、各科室工作計劃總結、教學工作會議材料等；③教學類：教學課程表、干部培訓進程表、考試安排、考核辦法等；④學籍類：各班次花名冊、成績單、結業證及畢業證書、學歷證書電子數據等；⑤教師業務類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進修情況、骨干教師的培養考核材料、教學評價、教學競賽和教學獎勵；⑥科研類：教學改革方案、下鄉下企業調研資料、教學評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學參考書、本校教師參與編寫的教學材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負責收集整理，才能使材料歸檔做到完整準確、系統、規范。

5.嚴守秘密，處理好教務檔案的開發利用與保密的關系

在教務檔案的開發利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權、隱私權的關系，檔案的開發開放不能危害學校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學員的合法權益，對教務檔案中諸如有關教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學員的基本情況等內容應加以保密。要公開上網的，要經過學校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發展，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，也使檔案的社會功能得到充分發揮。

6.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質

社會的發展，科學技術的不斷進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。因此，要加強對檔案管理人員的業務培訓工作，提高他們的綜合素質。一是要提高思想素質，營造一種愛崗敬業的良好氛圍，具有強烈的檔案意識和服務意識以及良好的職業道德和心理素質。二要注重自身學習，主動參加崗位培訓，不斷提高管理教務檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復合型人才，既有檔案管理的專業能力，又要善于運用現代化手段，擅長計算機的應用和網絡信息管理的技術。因此，檔案管理人員要主動參加計算機等的考試，熟練地運用計算機技術管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。

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0 概述

不管是在企事業單位還是在政府工作部門，檔案是各個單位都必不可少的信息資源。檔案中包含了與企業發展息息相關的重要信息，企業各項工作的資料管理都是通過檔案的形式來實現的，并以檔案文件的形式進行存儲。傳統的檔案管理工作大多數是依靠工作人員手工地完成檔案的記錄與管理，通常通過紙質媒介進行保存。在對慢性腎臟病人檔案的方式上，本單位工作人員只是機械地將檔案資料的內容整理、錄入到計算機中，從某種程度上說，這一方式并未對檔案管理工作達到明顯的提升效果，整體的管理水平還有待提高。為了便于檔案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同時避免因人為因素所造成的錯誤，因此，開發一套符合單位實際現狀的慢性腎臟病人檔案管理系統有著重要的實際意義和應用價值。

1 系統分析

本單在對慢性腎臟病人的管理過程中，為了確保能夠清楚的掌握每個病人的情況，為每個慢性腎臟病人進行建立檔案，并且不斷的更新檔案，以掌握病人的最新情況。

在β性腎臟病人健康檔案管理工作中，首先需要確定建檔的對象，一般要求對所有的慢性腎臟病人建立檔案，無論他的性別和年齡。本單位會定期對這些慢性腎臟病人進行走訪，到他們的家中了解他們的病情。同時，還會開展定期的免費身體檢查工作，這樣能夠掌握慢性腎臟病人的身體的整體情況。對所開展的這些工作都需要通過系統來進行處理，例如進行體檢之后，需要將體檢的信息錄入到系統中并保存，再由專門的醫生對其身體的健康情況作出一定的判斷。

在確定要建檔的慢性腎臟病人之后，需要對他們進行建立檔案，檔案中需要包括兩大類信息，一類是居民的基本信息，另一類是居民的健康狀況信息包括所患慢性腎臟病的情況。

用戶最主要的業務是對慢性腎臟病人健康檔案進行管理，除此本單位還組織一些針對慢性腎臟病人的健康教育活動，通過這些活動讓他們更加了解自己的病情并更好的配合醫生的治療。

2 系統結構設計

本系統在軟件架構自上而下分為表現層、業務層以及持久層。表現層主要是由HTML、頁面等組成。而業務層主要是由通過接口來完成用戶發送的訪問請求，系統中所有的控制類和實體類都被存儲在該層中。持久層由各種框架以及數據庫等組成，其基本功能是完成對數據庫中的數據進行各種操作。系統的軟件架構如圖1所示。

3 功能設計

本文根據對系統的需求分析，將系統功能劃分為檔案基本信息管理模塊、慢性腎臟病管理，健康教育活動管理模塊、查詢統計分析模塊和系統管理模塊，如圖2所示。

1）檔案基本信息管理，設計對慢性腎臟病人的基本信息和健康基本情況進行管理，掌握每個慢性腎臟病人的具體情況。

2）慢性腎臟病管理，對患慢性腎臟病人的病情建立詳細的檔案信息。包括慢性腎臟病人每次看病的診斷信息、檢查信息和診斷信息。對本單位為病人所開展的病人隨訪情況進行維護管理。

3）體檢管理，登記并維護對慢性腎臟病人開展的定期體檢的基本信息以及每個參加健康體檢的病人的檢查結果。

4）健康教育活動管理，對本單位針對患有慢性腎臟病的并所組織的健康教育活動情況的維護和管理，同時記錄慢性腎臟病人對每次所開展的健康教育活動的滿意程度和建議。

5）查詢統計分析，對慢性腎臟病人的信息及健康信息進行統計查詢和統計分析

6）系統管理，對使用系統的用戶及其角色信息進行管理，對系統數據庫中的數據進行管理。

4 數據庫設計

數據庫設計是整個系統設計中的核心環節，其設計質量將直接對軟件的質量起著重要的影響。在數據庫進行設計的過程中需要將要處理的現實世界與數據庫原理知識相結合完成設計，本系統在數據庫設計的過程中遵循的原則為：

1）處理的原始單據與實體之間的關系。

在為數據庫建立實體聯系模型是，要將現實中處理的實際單據與實體之間進行對應，為系統建立實體并分析實體之間的聯系，實體之間的聯系就是現實中分析出來的聯系。這種聯系可以一對一或一對多或多對多。

2）主鍵與外鍵

對每個實體都必須要有一個實體標識符，該實體標識符又來唯一識別每個實體，不同的實體之間要通過外鍵來發生聯系。不僅如此，主鍵與外鍵還能夠分別保證數據庫中數據的實體完整性和參照完整性。

3）基本表需滿足原子性、原始性、演繹性和穩定性的性質。

4）范式標準

基本表中字段的相互依賴關系，應至少滿足第三范式，最好能達到BCNF。更高一級別的范式可以更好的避免數據庫中數據的冗余、插入異常、刪除異常。

5）正確處理實體之間的多對多的關系

在將實體轉換為表時，要注意必須為其聯系也建立一張獨立的表。該表中的主鍵是由兩個實體的實體標識符共同組成，再加上聯系本身的屬性構成表的所有字段。

6）完整性約束的三個方面

數據庫設計時需要充分考慮數據的完整性約束，分析并設計表之間如何聯系，表中字段需要滿足的條件。

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（一）加強領導對檔案信息化的重視

企業領導應該認識到檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。

（二）強化法制意識

樹立法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。搞好企業檔案工作要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執法認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規，做到知法、懂法，明確執法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。企業領導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎。第三要加強檔案工作的制度建設和管理網絡建設，把檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃，保證檔案工作專項經費，落實各級領導檔案工作責任制，使依法治檔工作落到實處。

二、做好信息化建設管理布局

（一）依托企業單位局域網，構建本單位信息管理平臺

在局域網上，檔案管理信息系統與各業務信息應用系統（OA、PDM、ERP等）互相聯通，資源共享。通過系統間的數據接口，可以解決電子文件及元數據的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題，對各系統產生的電子文件實施前端控制和全程管理，實現文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數據真實、完整、有效;同時，整合各類檔案信息資源，建設一批專題數據庫，對其實施統一管理，既可避免出現信息孤島，又方便信息管理和利用。

（二）以檔案綜合資源管理系統為平臺，管理館藏傳統和各門類檔案信息

檔案綜合資源管理平臺建設以檔案信息資源共享為目的，以現場技術資料控制為重點。其基本構成檔案信息網頁，檔案管理系統、文檔一體化系統，網上遠程檢索系統、電子文件和檔案全過程管理系統。其上流轉的文件資料信息以電子文件形式存在，設計、試驗、制造各個環節的電子文件實現了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業務環境。在該平臺上，可對檔案數據實行動態管理，包括動態采集、動態更改、動態跟蹤、動態。

（三）以綜合辦公系統（OA）為管理平臺，對煤炭企業事務信息實施全電子化管理

綜合辦公系統對企業單位公文實施收發管理的同時，實現了全面、系統地記錄企業單位各項事務活動。充分發揮綜合辦公系統效率高、權限分明、自動歸檔、檢索準確、使用方便的優勢，按照文檔一體化原則，對政務工作中的電子文件實施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發揮作用，實現各項工作的記錄和電子文檔緊密相連和對文件實施全程閉環管理，確保信息渠道暢通。

（四）以檔案網站為核心，建立各類檔案信息資源平臺

建立企業單位檔案網站的首要目的是向單位內部提供檔案信息的查詢服務，可使用戶借助網絡實現方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實時了解文件資料借閱的更改狀況，進行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。

三、做好檔案信息化管理的數據管理

（一）要積極推動網絡化歸檔工作

利用煤炭企業的網絡化辦公平臺，實現檔案管理的網絡化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案科移交一份組卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案科只需要對數據進行一些深層次的處理開發，便可完成檔案的及時、準確歸檔。

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關鍵詞 人事檔案 管理模式 管理體制 管理人員素質

人事檔案是單位的一項重要工作，對掌握員工的基本情況，提高人力資源利用效率具有重要影響。隨著計算機和信息技術的發展和應用，再加上管理體制創新，人事檔案管理模式出現了變革和轉化，對檔案管理工作也提出了更高要求。但一些單位沒有及時完善管理體系，創新管理方式，制約人事檔案管理水平提升，需要采取措施改進和完善。

一、人事檔案管理模式轉化的表現

隨著信息技術、計算機技術的發展和應用，人事檔案管理模式也出現轉化。構建開放的、社會化的管理模式，提高檔案工作服務質量，有利于促進個人與組織協調發展，激發個人潛能，讓他們為單位發展做出更大貢獻。

1.人事檔案需求多樣化。市場競爭的核心是人才競爭，為促進單位發展，應該優化人力資源配置。在招聘、選撥、錄用人才時，要注重人事檔案的科學利用，滿足單位各項工作需要。隨著人才管理方式改進，再加上信息技術的利用，人事檔案的內容、載體、傳遞方式、利用手段等方面的多樣化趨勢越來越明顯。以前人事檔案只適用于單位內部的觀念越來越不適應管理工作需要。在新形勢下，人事檔案不僅是組織的需要，同時也越來越為個人所重視，尤其是那些與個人利益密切相關的人事檔案，其利用程度不斷加深。盡管個人和組織對人事檔案的要求和目的不完全一樣，但對人事檔案需求的多樣化目的是毋庸置疑的。

2.人事檔案結構復雜化。人事檔案的內容多樣，來源廣泛，檔案信息資源結構具有明顯的復雜化特征。以前的人事檔案采用封閉式管理模式，檔案信息資源的搜集、處理和利用屬于單位內部的檔案管理人員，檔案內容和結構也相對比較簡單。而在現代社會，人事檔案信息資源的來源越來越廣泛，不僅包括單位內部人員，同時也包括單位外部人員。由于不同人員的身份、人身閱歷、學歷、工作經驗等不同，導致人事檔案的結構也日趨復雜化，也使檔案組成的成分和組成內容變得豐富多彩。

3.人事檔案服務開放性。隨著市場經濟發展和互聯網技術的應用，人事檔案的神秘性逐漸弱化，再加上管理制度的完善，管理人員素質提升，有力的推動了人事檔案管理的開放化進程，對提高檔案管理服務水平也產生積極作用。在利用互聯網技術和信息技術開展人事檔案管理時，要構建完善的數據庫，重視密鑰技術、防火墻技術等的應用，保護個人隱私，確保人事檔案資料完整，進而促進人事檔案信息資源的有效交流和作用的充分發揮。

二、人事檔案管理模式轉化的意義

通過創新管理模式，完善管理制度，有利于轉變人事檔案管理理念，提高檔案管理水平，對工作人員和單位運行發展也產生積極作用。

1.及時了解工作人員信息，優化人力資源配置。人事檔案主要記錄個人的學習和工作經歷，歸納總結個人的活動參與情況、政治面貌等，同時還要進行備份與存儲，方便檔案資料查詢。它具有全面性、嚴肅性、真實性、可靠性等特點，是單位用人的重要數據和歷史資料，對有效開展人事管理產生積極影響。作為檔案管理人員，應該順應時展趨勢，轉變管理模式，創新管理理念，注重搜集并分析人事檔案管理的各種資源，及時、全面掌握工作人員的詳細信息。進而合理安排工作人員的崗位，明確他們的職責，有利于優化人力資源配置，激發員工活力。

2.維護員工的正當權益，促進單位的有效發展。人事檔案管理也是單位管理的重要組成部分，新形勢下，通過分析人事檔案信息資源，有利于掌握員工基本情況，對他們的工作進行合理安排，讓他們努力找到適合的工作崗位。并掌握員工需求，幫助他們排解困難，維護員工正當權益，進而讓每位員工努力找到合適的崗位，在崗位上做出業績，也有利于促進單位的發展和進步。

三、人事檔案管理模式轉化的對策

為順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，提高檔案管理工作水平，可以采取以下改進措施。例如，創新人事檔案管理體制，構建完善的管理制度，明確管理人員職責，落實責任制，讓他們認真履行職責。建立獎懲激勵機制，激發員工熱情。重視現代信息技術應用，提高管理人員的綜合水平，推動人事檔案管理數字化進程，促進人事檔案管理水平提升。

四、結語

總之，在信息技術發展和管理體制不斷創新的前提下，人事檔案管理模式也出現了相應的轉化。把握這種趨勢，提高人事檔案管理水平和檔案資源利用效率，這是每個管理人員不可忽視的內容。應該革新思想觀念，完善管理體制，提高管理人員素質，從而順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，促進管理工作水平提升，讓人事檔案更為有效的發揮作用。