電子檔案電子化大全11篇

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篇（1）

追溯檔案部門(mén)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國(guó)全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門(mén)應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門(mén)各自為政地開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門(mén)撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專(zhuān)業(yè)信息和專(zhuān)業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢(xún)利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

篇（2）

2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

篇（3）

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、推行檔案電子化管理的幾點(diǎn)建議

當(dāng)今世界已步入信息化的時(shí)代，檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢(shì)。要加強(qiáng)檔案的電子化管理，首先要提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感，站在歷史文獻(xiàn)的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

1、積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)干部隊(duì)伍，如計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)此類(lèi)人才可以經(jīng)過(guò)短期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對(duì)與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

2、及時(shí)做好硬件設(shè)備的更新維護(hù)。由于計(jì)算機(jī)不斷地升級(jí)、更新、換代，對(duì)所有的電子檔案來(lái)講，它在形成時(shí)所依賴(lài)的技術(shù)，往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來(lái)的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時(shí)，還必須對(duì)其所依賴(lài)的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問(wèn)題情況的發(fā)生。

篇（4）

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；管理

一、檔案信息電子化基本現(xiàn)狀

1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用，檔案部門(mén)各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于多種原因，目前檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 檔案信息電子化經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無(wú)法擴(kuò)大社會(huì)影響，更好服務(wù)社會(huì)。

1.4 檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作程序標(biāo)準(zhǔn)滯后。由于現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔文件是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。檔案信息電子化，需要超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀(guān)形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)信息高速公路中有一檔信息打下基礎(chǔ)。

1.5 檔案信息管理人員素質(zhì)尚需提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。目前，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化對(duì)策探討

2.1 建立合理的歸檔方法

2.1.1 是建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專(zhuān)用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)專(zhuān)用系統(tǒng)傳遞給檔案部門(mén)。同時(shí)，檔案部門(mén)與信息管理部門(mén)通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。

2.1.2 是由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)具有一定的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)。由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)具體實(shí)行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動(dòng)，開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)量。

無(wú)論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關(guān)注電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性。檔案部門(mén)都必須積極參與其中，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用。

2.2 建立歸檔管理質(zhì)量體系

2.2.1 是保障電子文件的真實(shí)性。無(wú)論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來(lái)生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過(guò)程中的各類(lèi)憑證信息真實(shí)、可靠；對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識(shí)別電子文件的發(fā)送、接收人員與時(shí)間。

2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔。同時(shí)存在電子文件及相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應(yīng)一并歸檔，并切實(shí)保證其在內(nèi)容、格式以及相關(guān)說(shuō)明與描述上的完全一致。

2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時(shí)調(diào)用；保證存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體長(zhǎng)期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級(jí)換代而及時(shí)進(jìn)行有關(guān)電子文件的遷移作業(yè)。

2.3做好電子檔案保密工作

電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問(wèn)題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門(mén)是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對(duì)方便，便于調(diào)閱和使用。但由于電子信息檔案?jìng)鬏斔俣容^快，資料上傳、下載、傳輸管理過(guò)程便捷，在提高檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的能力的同時(shí)，一些信息也容易流失。由于電子信息技術(shù)自身特點(diǎn)，類(lèi)檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點(diǎn)會(huì)給檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展帶來(lái)巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點(diǎn)決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)。因此，要多部門(mén)協(xié)同，共同做好電子檔案保密工作。

2.4提高電子檔案管理人員綜合素質(zhì)

電子文件歸檔管理問(wèn)題是檔案管理工作中的一個(gè)新課題，需要掌握新的知識(shí)理論與技術(shù)手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識(shí)匱乏，年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)等活動(dòng)，盡快提高檔案工作人員對(duì)電子文件管理基本知識(shí)、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，使其盡早擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識(shí)，用豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識(shí)及電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，并要具有較強(qiáng)的寫(xiě)作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區(qū)傳染病醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)：

篇（5）

創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案電子化管理，提高會(huì)計(jì)檔案利用水平

（一）完善硬件設(shè)施建設(shè)，提高會(huì)計(jì)電子檔案的利用率傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)查賬，首先從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查找到賬務(wù)憑證號(hào)，然后再到檔案室按號(hào)尋找相關(guān)的資料憑證，辦公地點(diǎn)如若相距較遠(yuǎn)，那么查賬將極為不便，還會(huì)影響查賬效率。因此，要提高會(huì)計(jì)檔案利用率，必須配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)等；同時(shí)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)系統(tǒng)，該系統(tǒng)要與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)鏈接，這樣查賬時(shí)需要哪個(gè)憑證的原始檔案就直接調(diào)閱那個(gè)原始檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，會(huì)計(jì)電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會(huì)計(jì)電子檔案的利用率。

（二）利用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化隨著會(huì)計(jì)信息化的不斷加強(qiáng)和普及，會(huì)計(jì)信息需要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)問(wèn)題急需解決，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵是什么呢？就是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。由于數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，從而實(shí)現(xiàn)了不同軟件之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。XBRL的操作平臺(tái)并不固定，而且是開(kāi)放式的，還具備國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。運(yùn)用XBRL能整合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，統(tǒng)一會(huì)計(jì)信息，對(duì)于來(lái)自不同技術(shù)、平臺(tái)、軟件的商業(yè)信息數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數(shù)據(jù)形成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，與新的會(huì)計(jì)制度和表格要求相適應(yīng)，提供有效的工具實(shí)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞和存儲(chǔ)，從而避免了一些問(wèn)題出現(xiàn)，如財(cái)務(wù)軟件相同而版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同均要提供數(shù)據(jù)接口的問(wèn)題，可見(jiàn)，不管什么企業(yè)其系統(tǒng)環(huán)境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換完好無(wú)損有保障，而且保證了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)絕對(duì)統(tǒng)一。該方案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口的充分利用，確保了不同數(shù)據(jù)之間轉(zhuǎn)換毫無(wú)損傷。該方案通過(guò)XBRL技術(shù)，不僅擴(kuò)大了電子化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)范圍，而且把標(biāo)準(zhǔn)接口符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行了歸納匯總，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)即統(tǒng)一又?jǐn)?shù)出一源。

（三）構(gòu)建信息平臺(tái)，加快會(huì)計(jì)檔案管理的信息化步伐當(dāng)前各單位現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在很多問(wèn)題，如單據(jù)連貫性不強(qiáng)、管理不夠規(guī)范等。對(duì)此各單位應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，該平臺(tái)應(yīng)易于檔案管理人員操作，數(shù)據(jù)信息安全保密，傳遞單據(jù)連貫可視，分配權(quán)限規(guī)范合理，會(huì)計(jì)電子檔案時(shí)刻都在為單位的經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)服務(wù)，各種電子單據(jù)的采用，使各種業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)在不斷減少。當(dāng)下單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)已完全融合，正在推廣應(yīng)用身份認(rèn)證系統(tǒng)，公章、簽名都已經(jīng)電子化，單位的會(huì)計(jì)電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進(jìn)數(shù)據(jù)集成，加快財(cái)務(wù)檔案精簡(jiǎn)的步伐隨著各種系統(tǒng)應(yīng)用的進(jìn)一步深入和拓展，通過(guò)數(shù)據(jù)接口向FMIS集成數(shù)據(jù)的系統(tǒng)越來(lái)越多，如FMIS系統(tǒng)通過(guò)ERP來(lái)自動(dòng)集成銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等。目前，為了使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)達(dá)到集成要求，必須細(xì)化各業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的流程，實(shí)現(xiàn)與實(shí)際流程的徹底匹配。對(duì)于FMIS系統(tǒng)中自動(dòng)集成來(lái)的數(shù)據(jù)，凡是能查詢(xún)到的，原始憑證就無(wú)需再附加，只需把數(shù)據(jù)出處注明即可，從而使憑證數(shù)量精簡(jiǎn)，原始憑證實(shí)現(xiàn)電子化，達(dá)到工作效率提高的目的。

篇（6）

二、電子文檔發(fā)展歷程簡(jiǎn)述

電子文件的出現(xiàn)，最早可追溯到20世紀(jì)50年代的美國(guó)和日本。當(dāng)時(shí)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化的發(fā)展對(duì)辦公信息的處理提出了提高工作效率、加快處理速度和降低辦公費(fèi)用的要求，這就使得辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。

一般地說(shuō)，電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個(gè)階段：第一階段：過(guò)程階段，在這一階段；許多單位開(kāi)始采用電子計(jì)算機(jī)，電子文件充當(dāng)形成文件的過(guò)程（工具）。機(jī)關(guān)單位首先形成的是電子文件，然后由電子文件；轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔。這時(shí)候的電子文檔被稱(chēng)為“草稿性電子文檔”。第二階段：輔電子文檔階段。這―“階段的基本特征是：紙質(zhì)文檔為正本，電子文檔為副本。電子文檔的效力比上一個(gè)階段要高一些。第三階段：電子文檔階段。這一階段的基本特征是：電子文檔為正本，紙質(zhì)文檔為副本；電子文檔的法律效力被確認(rèn)，紙質(zhì)文檔只在某些情況下使用。第四階段：無(wú)紙階段。這一階段真正進(jìn)入了無(wú)紙電子文檔階段。人們?cè)诠ぷ髦幸巡辉偈褂眉堎|(zhì)文檔，以往的紙質(zhì)文檔已成為“文物“。

在這里需要說(shuō)明的是：絕對(duì)的無(wú)紙時(shí)代并不存在，因?yàn)榧堎|(zhì)文檔會(huì)作為文物被人們保存起來(lái)。我們所指的無(wú)紙時(shí)代，主要是指我們?cè)诠ぷ髦幸巡辉偈褂眉垙垼瑳](méi)有新的紙質(zhì)文檔產(chǎn)生。

三、電子化對(duì)檔案的影響

我們的檔案事業(yè)長(zhǎng)期建立在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上。而當(dāng)我們的事業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募碗娮訖n案管理為主要內(nèi)涵時(shí)，檔案事業(yè)的許多方面都將發(fā)生直接和間接的變化。近期內(nèi)，檔案業(yè)務(wù)工作的變化和檔案學(xué)理論的變化將會(huì)十分明顯。

檔案工作在長(zhǎng)期實(shí)踐基礎(chǔ)上，以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，總結(jié)出一系列業(yè)務(wù)工作流程及管理方法和原則。而電子文件的產(chǎn)生對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理方法產(chǎn)生了革命性的影響，在操作方法上對(duì)傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行了全面的變革，在理論體系上也要發(fā)生相應(yīng)的巨大變化。下面，我們按照傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程來(lái)簡(jiǎn)述電子文件對(duì)檔案工作的影響：

（一）立卷歸檔

立卷歸擋環(huán)節(jié)，是傳統(tǒng)文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文書(shū)處理部門(mén)立卷，檔案管理部門(mén)接收，一年歸檔一次，這已經(jīng)成為傳統(tǒng)檔案工作的固定程式。電子文件出現(xiàn)后，打破了這個(gè)固定的程式。在辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中，電子文件一經(jīng)形成，馬上存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，并由文書(shū)處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員所共享。這就使得文件與檔案之間不在有明顯的界限，不再需要一年一次的立卷歸檔，而需要制定在電子文件環(huán)境下新的歸檔制度和立卷原則。

（二）分類(lèi)整理

從檔案工作的分類(lèi)整理環(huán)節(jié)看，這一環(huán)節(jié)一直是我們傳統(tǒng)檔案工作的重點(diǎn)，耗費(fèi)檔案工作人員大量時(shí)間和精力。紙質(zhì)文件材料只能逐份整理清楚，分類(lèi)明確，歸入適當(dāng)?shù)念?lèi)目，組成合適的案卷，對(duì)檔案信息進(jìn)行有序化的處理，才能為以后的開(kāi)發(fā)利用提供方便。紙質(zhì)文檔的有序化是單一角度的，有形的，它無(wú)法實(shí)現(xiàn)多角度的有序化。然而，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件由于可以得到系統(tǒng)迅速、有效、多角度、無(wú)形的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行紙質(zhì)文件那樣的組卷，實(shí)行多角度的隨機(jī)分類(lèi)。可以由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)用戶(hù)的不同需要，對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

總之，傳統(tǒng)檔案整理工作是一種有形的單一角度的物理整理，而電子文檔的整理則是大形的多角度的邏輯整理。

（三）檔案鑒定

從檔案工作的鑒定環(huán)節(jié)看，電子文件的鑒定方法也不同于傳統(tǒng)檔案。電子文件的鑒定過(guò)程演變?yōu)閷?duì)某一系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的清理過(guò)程，操作簡(jiǎn)化為刪除指令的輸入。同時(shí)，由于電子文件制作方便，將會(huì)產(chǎn)生比以往更多的文件，增加了文件的鑒定工作員。

（四）檔案保管

從檔案工作的保管環(huán)節(jié)看，電子文件出現(xiàn)后，多媒體技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，豐富館藏被賦予了新的特殊的含義，也帶來(lái)了檔案保管方法的變革。現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案的保管方式，給我們帶來(lái)的是庫(kù)房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂漂亮檔案卷宗。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根本無(wú)需這些東西，電子文件載體所容納的信息量是傳統(tǒng)檔案根本無(wú)法比擬的。在檔案館（室）中，我們只能看到現(xiàn)代辦公設(shè)備和電子文件載體。也許我們辦公桌的抽屜里或計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，就裝著一個(gè)單位的檔案庫(kù)。傳統(tǒng)意義上的檔案庫(kù)已經(jīng)不復(fù)存在，它被電子時(shí)代的電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)所取代。

篇（7）

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。目前國(guó)家提出了文書(shū)檔案管理的改革——文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書(shū)檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿(mǎn)足需要。文書(shū)檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。

1 文書(shū)檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率

目前大多數(shù)單位檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時(shí)效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復(fù)制，拓寬了服務(wù)范圍。

2 文書(shū)檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤(pán)、磁盤(pán)作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書(shū)檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。因此，電子信息化管理文書(shū)檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以及時(shí)了解檔案室概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

2.3 電子文件保存具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書(shū)檔案辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失、延誤的情況時(shí)有發(fā)生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

3 文書(shū)檔案信息電子化管理中存在的問(wèn)題

3.1 電子檔案真實(shí)性難以保障

因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出

目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶(hù)侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3.3 電子文件兼容問(wèn)題

電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同系統(tǒng)生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，為管理人員增加了轉(zhuǎn)換電子文件格式的工作量，同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要購(gòu)買(mǎi)多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書(shū)檔案信息電子化的應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，本文提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法。

4.1 信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪(fǎng)問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，逐步提升業(yè)務(wù)能力，自覺(jué)樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)。四是加大檔案部門(mén)間系統(tǒng)合作的力度，通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源。

5 做好文書(shū)檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時(shí)了解單位整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻(xiàn)

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篇（8）

隨著社會(huì)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化革命已經(jīng)席卷了社會(huì)生活的各個(gè)方面，數(shù)字檔案因它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，更加適宜會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)自身的發(fā)展需求。

1 會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展的必要性

1.1 會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)自身發(fā)展的需求

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，使得檔案管理部門(mén)由以往單一、有型的數(shù)據(jù)管理模式向現(xiàn)實(shí)和虛擬館藏相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變，在對(duì)檔案的收集管理方面也由傳統(tǒng)的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點(diǎn)等方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。這樣做，不但對(duì)數(shù)據(jù)的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務(wù)質(zhì)量，提升了檔案信息服務(wù)的工作效率。

1.2 會(huì)計(jì)檔案用戶(hù)對(duì)于信息化數(shù)據(jù)的需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得數(shù)據(jù)量變得非常龐大，隨之而來(lái)的，是數(shù)據(jù)價(jià)值密度的降低。用戶(hù)想要在海量數(shù)據(jù)中，尋找對(duì)于自己有用的數(shù)據(jù)，就必須依托檔案網(wǎng)站，這樣用戶(hù)在查詢(xún)數(shù)據(jù)時(shí)才更有針對(duì)性，用起來(lái)也更加的高效。由于現(xiàn)在對(duì)于信息的實(shí)效性要求越來(lái)越高，用戶(hù)想要獲得精準(zhǔn)、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時(shí)間和空間的限制，為普通大眾開(kāi)放更加高效的檔案查詢(xún)系統(tǒng)，而這，無(wú)疑要依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化。

2 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)或?qū)ⅰ皵U(kuò)圍”現(xiàn)狀研究

2.1 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用

近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案電子化已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。西門(mén)子公司作為會(huì)計(jì)檔案電子化管理的十點(diǎn)，受到了財(cái)政部、國(guó)家檔案局的高度重視。這說(shuō)明在未來(lái)，會(huì)計(jì)檔案電子化不但會(huì)包含內(nèi)部會(huì)計(jì)原始憑證，還會(huì)向外部原始憑證進(jìn)行擴(kuò)展。到現(xiàn)在為止，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作的展開(kāi)主要是圍繞單位內(nèi)部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。在醫(yī)院中，由于檔案保管期限較長(zhǎng)，有些檔案甚至要保存25年，數(shù)據(jù)量非常大，銷(xiāo)毀工作需要在院領(lǐng)導(dǎo)的審查后才能執(zhí)行，因此，會(huì)計(jì)檔案電子化勢(shì)在必行。但是試點(diǎn)工作的展開(kāi)并不順利，需要借鑒下其他行業(yè)的優(yōu)秀成果。下面，我們將以中國(guó)聯(lián)通和中國(guó)電信兩家廣東分公司會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作開(kāi)展的狀況進(jìn)行分析。

在電信公司工作開(kāi)展過(guò)程中，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了電子憑證、電子賬簿等方面的應(yīng)用。在實(shí)驗(yàn)過(guò)程中，電信公司相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，未來(lái)在電信部門(mén)，將會(huì)把會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作范圍擴(kuò)大到更大的范圍，包括銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他會(huì)計(jì)檔案等方面，這對(duì)未來(lái)電信公司會(huì)計(jì)檔案工作會(huì)產(chǎn)生巨大的影響，會(huì)使得內(nèi)部業(yè)務(wù)產(chǎn)生更大的推動(dòng)作用，使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)信息的處理更加便捷而高效。

為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的閉環(huán)控制，建立長(zhǎng)效的檔案管理機(jī)制，聯(lián)通相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)公司上下生產(chǎn)過(guò)程的集約化和經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展。

2.2 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)在電子發(fā)票方面的應(yīng)用

當(dāng)下，會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作已經(jīng)席卷了現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，例如在保險(xiǎn)農(nóng)業(yè)利用電子化會(huì)計(jì)檔案，能夠簡(jiǎn)化發(fā)票聯(lián)次，對(duì)公司的工作展開(kāi)產(chǎn)生了極大的便利。利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票在線(xiàn)開(kāi)具，若互聯(lián)網(wǎng)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，可以取消保費(fèi)發(fā)票的記賬聯(lián)。到目前為止，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中仍然存在著大量的保費(fèi)發(fā)票聯(lián)次的現(xiàn)象，主要以一式三聯(lián)、一式四聯(lián)為主要形式，導(dǎo)致?lián)Q算保費(fèi)發(fā)票的成本非常高。在未來(lái)，取消財(cái)務(wù)聯(lián)，簡(jiǎn)化發(fā)票的聯(lián)次必將是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，若能將電子發(fā)票和電子商務(wù)納入會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作，這些問(wèn)題將會(huì)迎刃解決。

篇（9）

2015年12月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對(duì)以下七類(lèi)會(huì)計(jì)檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；五是建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；七是電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿(mǎn)足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿(mǎn)足第一至七項(xiàng)規(guī)定。

雖然會(huì)計(jì)檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。

電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)正史

1984年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年進(jìn)行了第一次修訂。原《管理辦法》實(shí)施十多年以來(lái)，對(duì)規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。

從2012年開(kāi)始，財(cái)政部、國(guó)家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家發(fā)改委針對(duì)電子發(fā)票的入賬和保管問(wèn)題多次開(kāi)展研討，并組織開(kāi)展了電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。

2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見(jiàn)稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會(huì)兩次公開(kāi)征求意見(jiàn)；2015年9月，又組織有關(guān)專(zhuān)家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會(huì)計(jì)檔案電子化的意義

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)，對(duì)未來(lái)的財(cái)務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實(shí)意義。

會(huì)計(jì)檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類(lèi)業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生重要影響―――除了節(jié)省成本，還有利于提升會(huì)計(jì)工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費(fèi)

紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日?qǐng)?bào)表約有50種，各類(lèi)月報(bào)70多種，年底報(bào)表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁(yè)，月底、年底甚至成千上萬(wàn)頁(yè)。一家中型支行網(wǎng)點(diǎn)每年需130多箱紙，成本近1萬(wàn)元，加上色帶、打印機(jī)等各類(lèi)耗材，合計(jì)財(cái)務(wù)支出1萬(wàn)元以上，對(duì)于擁有30余個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的縣級(jí)行而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案成本之高可見(jiàn)一斑。

電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費(fèi)。新《管理辦法》允許符合條件的電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

（二）有利于提升財(cái)務(wù)管理效率

在企事業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐中，很多財(cái)務(wù)管理的流程都會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這些檔案都需要專(zhuān)業(yè)的財(cái)會(huì)人員分門(mén)別類(lèi)管理，財(cái)務(wù)部門(mén)要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管存放困難。伴隨近年來(lái)會(huì)計(jì)檔案成幾何倍數(shù)增加，會(huì)計(jì)傳票、憑證、報(bào)表等檔案資料的移交分類(lèi)、整理歸檔、存放保管成為縣級(jí)行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無(wú)序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。

會(huì)計(jì)檔案電子化有利于優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場(chǎng)辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場(chǎng)辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬏敗⒈４嫦鄬?duì)簡(jiǎn)潔、高效。相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會(huì)計(jì)檔案的使用效率，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理效率。

以電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案為例，如果將電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會(huì)計(jì)檔案電子管理系統(tǒng)中，通過(guò)充分集成并關(guān)聯(lián)實(shí)體會(huì)計(jì)檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿(mǎn)足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全保密。

這不僅會(huì)提升會(huì)計(jì)信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門(mén)打通快速通道，實(shí)現(xiàn)財(cái)政票據(jù)會(huì)計(jì)檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會(huì)計(jì)信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并重，為實(shí)現(xiàn)真正意義上的“無(wú)紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。

（三）有利于財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展

國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過(guò)廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過(guò)大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機(jī)會(huì)、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動(dòng)力。

（四）有利于會(huì)計(jì)監(jiān)督和檢查

電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實(shí)時(shí)監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)信息資料通過(guò)電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會(huì)計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。

會(huì)計(jì)檔案電子化的案例

中國(guó)聯(lián)通作為全國(guó)首批開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理推廣實(shí)施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作方面做了大量的開(kāi)拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的搭建與運(yùn)行，探索確定了“實(shí)物、系統(tǒng)、人”三位一體的會(huì)計(jì)電子檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案規(guī)則化、查詢(xún)簡(jiǎn)單化和管理規(guī)范化。這種探索實(shí)踐對(duì)于基層核算及財(cái)務(wù)管理者來(lái)說(shuō)，不僅是極大的飛躍，也是會(huì)計(jì)檔案管理的趨勢(shì)。

2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實(shí)行手工編號(hào)造冊(cè)登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計(jì)繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財(cái)務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營(yíng)管理對(duì)多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)工作需要按照專(zhuān)業(yè)、全成本屬性、客戶(hù)群、準(zhǔn)利潤(rùn)中心等進(jìn)行精細(xì)化核算，會(huì)計(jì)檔案資料日益增多。同時(shí)，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已滿(mǎn)足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進(jìn)一步深化實(shí)施會(huì)計(jì)信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開(kāi)展，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化勢(shì)在必行。

依托中國(guó)聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營(yíng)收、采購(gòu)物資管理、工程管理、日常運(yùn)營(yíng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿到會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生過(guò)程的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制流程，并通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫連接和定義自動(dòng)會(huì)計(jì)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財(cái)務(wù)報(bào)告全過(guò)程的系統(tǒng)自動(dòng)化處理，使會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、完整性、真實(shí)性和會(huì)計(jì)核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進(jìn)行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)的全過(guò)程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強(qiáng)安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級(jí)架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團(tuán)、省、地市三級(jí)應(yīng)用，有效支撐一套會(huì)計(jì)政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險(xiǎn)控制體系、一本賬（即一套財(cái)務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報(bào)表匯總體系，包括財(cái)務(wù)基礎(chǔ)報(bào)表、管理類(lèi)報(bào)表、分析類(lèi)報(bào)表）的“六統(tǒng)一”財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，也為推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類(lèi)業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項(xiàng)目推進(jìn)期，廣西聯(lián)通成立了“會(huì)計(jì)檔案電子化管理”項(xiàng)目推進(jìn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財(cái)務(wù)、綜合、信息化三個(gè)專(zhuān)業(yè)線(xiàn)工作組，統(tǒng)一推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施和日常管理工作。其中財(cái)務(wù)組經(jīng)過(guò)對(duì)204項(xiàng)紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對(duì)應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。

現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實(shí)現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類(lèi)原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會(huì)計(jì)檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。

推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)把握的重點(diǎn)

推行會(huì)計(jì)檔案電子化必須從實(shí)際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)堅(jiān)持的原則

1.安全性

會(huì)計(jì)檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會(huì)計(jì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強(qiáng)防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲(chǔ)介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)、保障安全。通過(guò)采用入侵檢測(cè)、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。同時(shí)，還要對(duì)工作流程加強(qiáng)監(jiān)管，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會(huì)計(jì)電子檔案完整、齊全和真實(shí)原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點(diǎn)是對(duì)文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)管理，并建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會(huì)計(jì)檔案資料泄密會(huì)給農(nóng)商銀行、員工以及客戶(hù)帶來(lái)巨大的潛在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規(guī)范性

會(huì)計(jì)檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財(cái)政主管部門(mén)的規(guī)定。

4.兼容性

會(huì)計(jì)檔案的管理工作還應(yīng)放開(kāi)視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時(shí)選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至未來(lái)發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。

5.智能性

一是會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)管理實(shí)現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔保存等先進(jìn)技術(shù)在日常辦公中實(shí)現(xiàn)實(shí)用價(jià)值。二是會(huì)計(jì)檔案查閱調(diào)閱實(shí)現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢(xún)的功能。

（二）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)注意的問(wèn)題

1.要制訂詳細(xì)的執(zhí)行方案

會(huì)計(jì)檔案電子化，對(duì)企業(yè)來(lái)講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實(shí)際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，整合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時(shí)，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。

2.要重視軟硬件建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心秘密，如果企業(yè)沒(méi)有先進(jìn)的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對(duì)企業(yè)的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓(xùn)

會(huì)計(jì)檔案電子化需要財(cái)務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識(shí)和技能。這就需要對(duì)原有的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識(shí)和技能。

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀(guān)事實(shí)。企事業(yè)單位要把握這一趨勢(shì)，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況適時(shí)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。

篇（10）

中圖分類(lèi)號(hào)： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎(chǔ)，以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為對(duì)象，對(duì)檔案文獻(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)這一科技手段進(jìn)行收集、篩選和加工，使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻(xiàn)信息，供利用者使用得過(guò)程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已被我們廣泛應(yīng)用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項(xiàng)重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個(gè)方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護(hù)值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國(guó)家歷史上任何時(shí)期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對(duì)科學(xué)、對(duì)歷史、對(duì)社會(huì)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要聽(tīng)取檔案工作人員的意見(jiàn)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理和保存的重視性，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題，為檔案工作的順利開(kāi)展提供必要的物質(zhì)條件。同時(shí)增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍人員的生機(jī)和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀(guān)念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對(duì)檔案管理和保存工作具有深遠(yuǎn)的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。目前，大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應(yīng)用計(jì)算機(jī)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮其作用。

二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間得到降低，檔案信息時(shí)效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計(jì)算機(jī)功能，快捷地加工出相應(yīng)二次文獻(xiàn)信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費(fèi)較多，這可避免由于編研經(jīng)費(fèi)緊張對(duì)檔案信息加工工作的不利影響。但在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，檔案管理部門(mén)難以從國(guó)家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費(fèi)用于檔案信息編研工作，這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)認(rèn)識(shí)到投入充足經(jīng)費(fèi)的關(guān)鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應(yīng)的信息成果，在相關(guān)管理部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)中進(jìn)行廣泛傳播可擴(kuò)大社會(huì)影響力，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門(mén)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

2做好檔案電子化的存儲(chǔ)軟硬件工作

完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)保存電子檔案具體情況，配置計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，并著眼遠(yuǎn)期發(fā)展，配制相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器上，傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔屬于無(wú)紙形式，應(yīng)在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進(jìn)行并高質(zhì)量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運(yùn)用一般有直接運(yùn)用、通信傳輸?shù)确椒āＳ捎陔娮訖n案在工程建設(shè)、生產(chǎn)部門(mén)等單位多樣化的運(yùn)用，因此它的運(yùn)用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，加強(qiáng)對(duì)電子檔案運(yùn)用的存儲(chǔ)，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求，將其存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期脫機(jī)保存的磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)、硬盤(pán)等載體上。至少應(yīng)有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因?yàn)樵谄淅眠^(guò)程中可造成損壞等現(xiàn)象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等分類(lèi)方法對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行組盤(pán)。組盤(pán)方式有兩種，一是按上述分類(lèi)方法將檔案資料統(tǒng)一組盤(pán)，二是按上述分類(lèi)方法將檔案資料分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤(pán)上集中同一歸檔部門(mén)的文件，可以方便利用。贏(yíng)統(tǒng)一規(guī)范完成文書(shū)電子文件組盤(pán)，檔案部門(mén)集中完成接收歸檔文件并組盤(pán)，檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，這有利于利用者查找計(jì)算機(jī)盤(pán)內(nèi)文件，提高利用效率。

外來(lái)文件應(yīng)以一定的設(shè)備，掃描成影像后進(jìn)入局域網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務(wù)部門(mén)掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門(mén)根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，經(jīng)過(guò)管理人員審查后，加上分類(lèi)號(hào)、檔案號(hào)等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。在其權(quán)限范圍內(nèi)，可以通過(guò)各網(wǎng)絡(luò)終端查詢(xún)。歸檔電子文件收集齊全后，把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門(mén)移交，方便利用和查詢(xún)。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)集中完成。為便于計(jì)算機(jī)查找盤(pán)內(nèi)文件，設(shè)定的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和命題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式，將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。

4電子檔案的保護(hù)

除了對(duì)電子檔案的環(huán)境要求外，應(yīng)采取積極有效的措施加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件保護(hù)。正確使用才能保存并有效地延長(zhǎng)其壽命。在實(shí)際使用中，可用存貯載體光盤(pán)保存電子文件。因?yàn)楣獗P(pán)有利于長(zhǎng)期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應(yīng)將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。

4.1加強(qiáng)病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤(pán)不帶病毒。

4.2把握存儲(chǔ)介質(zhì)（主要是光盤(pán)、硬盤(pán)）質(zhì)量關(guān)

質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命，而低質(zhì)量盤(pán)使用時(shí)間相對(duì)較短，使用壽命過(guò)后不能讀取相應(yīng)數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)所售存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊，選購(gòu)盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

4.3定期檢測(cè)和拷貝

對(duì)所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝。定期檢測(cè)應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，頻次為每年1次，抽取的樣品數(shù)量應(yīng)在10%以上。

4.4規(guī)范保管條件

在理想的溫濕度環(huán)境中，光盤(pán)或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫(xiě)狀態(tài)。

4.5掌握信息修復(fù)技術(shù)

信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長(zhǎng)期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時(shí)保存電子檔案與紙質(zhì)檔案，在當(dāng)日檔案當(dāng)日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤(pán)刻錄保存的同時(shí)，要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案，將其按照要求分類(lèi)、立卷和保管，盡量做到萬(wàn)無(wú)一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤(pán)必須與實(shí)存紙質(zhì)檔案完全一致，對(duì)于不能在網(wǎng)上處理的檔案，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)在處理完畢后，及時(shí)將其移交給檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)提供給辦公網(wǎng)絡(luò)中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實(shí)際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案事業(yè)的發(fā)展需要，只有把工作重點(diǎn)放在電子化和信息化管理上，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用電子科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，才能促進(jìn)檔案電子化管理工作的順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]趙弋戈.信息時(shí)代的檔案電子化管理初探[J].北京檔案，2010（10）：34-35.

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篇（11）

 

所謂檔案信息電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠(yuǎn)的。 

在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過(guò)程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識(shí)，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面： 

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。 

2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細(xì)活"的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)"二次文獻(xiàn)信息"時(shí)間長(zhǎng)，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。 

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能"待字閨中"。 

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。 

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然"信息高速公路"在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀(guān)形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。 

鑒于人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀(guān)需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策： 

1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。