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追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

篇（2）

2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、推行檔案電子化管理的幾點建議

當(dāng)今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進入數(shù)字化發(fā)展階段，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認(rèn)識，增強做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

1、積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實干部隊伍，如計算機專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關(guān)人員，進行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識、計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

2、及時做好硬件設(shè)備的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時的技術(shù)，這是科技進步所帶來的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

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關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；管理

一、檔案信息電子化基本現(xiàn)狀

1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數(shù)基層檔案館（室）對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用，檔案部門各自開發(fā)的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于多種原因，目前檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 檔案信息電子化經(jīng)費投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無法擴大社會影響，更好服務(wù)社會。

1.4 檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作程序標(biāo)準(zhǔn)滯后。由于現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。檔案信息電子化，需要超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來信息高速公路中有一檔信息打下基礎(chǔ)。

1.5 檔案信息管理人員素質(zhì)尚需提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化對策探討

2.1 建立合理的歸檔方法

2.1.1 是建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時，檔案部門與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。

2.1.2 是由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術(shù)優(yōu)勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)。由計算機與信息管理部門具體實行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)量。

無論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關(guān)注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。檔案部門都必須積極參與其中，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用。

2.2 建立歸檔管理質(zhì)量體系

2.2.1 是保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識別電子文件的發(fā)送、接收人員與時間。

2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應(yīng)一并歸檔，并切實保證其在內(nèi)容、格式以及相關(guān)說明與描述上的完全一致。

2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時調(diào)用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關(guān)電子文件的遷移作業(yè)。

2.3做好電子檔案保密工作

電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對方便，便于調(diào)閱和使用。但由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，在提高檔案管理工作服務(wù)社會的能力的同時，一些信息也容易流失。由于電子信息技術(shù)自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內(nèi)彌補。因此，要多部門協(xié)同，共同做好電子檔案保密工作。

2.4提高電子檔案管理人員綜合素質(zhì)

電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術(shù)手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結(jié)構(gòu)老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應(yīng)用能力，使其盡早擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識及電子計算機應(yīng)用技術(shù)，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區(qū)傳染病醫(yī)院）

參考文獻：

篇（5）

創(chuàng)新會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平

（一）完善硬件設(shè)施建設(shè)，提高會計電子檔案的利用率傳統(tǒng)的財務(wù)查賬，首先從財務(wù)系統(tǒng)中查找到賬務(wù)憑證號，然后再到檔案室按號尋找相關(guān)的資料憑證，辦公地點如若相距較遠，那么查賬將極為不便，還會影響查賬效率。因此，要提高會計檔案利用率，必須配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計算機等；同時應(yīng)建立會計檔案查詢系統(tǒng)，該系統(tǒng)要與財務(wù)管理系統(tǒng)鏈接，這樣查賬時需要哪個憑證的原始檔案就直接調(diào)閱那個原始檔案，實現(xiàn)檔案管理與財務(wù)系統(tǒng)有機結(jié)合，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會計電子檔案的利用率。

（二）利用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實現(xiàn)會計信息標(biāo)準(zhǔn)化隨著會計信息化的不斷加強和普及，會計信息需要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個問題急需解決，實現(xiàn)會計信息標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵是什么呢？就是實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。由于數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，從而實現(xiàn)了不同軟件之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。XBRL的操作平臺并不固定，而且是開放式的，還具備國際標(biāo)準(zhǔn)。運用XBRL能整合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，統(tǒng)一會計信息，對于來自不同技術(shù)、平臺、軟件的商業(yè)信息數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數(shù)據(jù)形成新的財務(wù)報表，與新的會計制度和表格要求相適應(yīng)，提供有效的工具實現(xiàn)報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞和存儲，從而避免了一些問題出現(xiàn)，如財務(wù)軟件相同而版本不同或財務(wù)軟件不同均要提供數(shù)據(jù)接口的問題，可見，不管什么企業(yè)其系統(tǒng)環(huán)境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換完好無損有保障，而且保證了財務(wù)報告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)絕對統(tǒng)一。該方案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口的充分利用，確保了不同數(shù)據(jù)之間轉(zhuǎn)換毫無損傷。該方案通過XBRL技術(shù)，不僅擴大了電子化會計檔案的數(shù)據(jù)范圍，而且把標(biāo)準(zhǔn)接口符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)進行了歸納匯總，實現(xiàn)會計信息數(shù)據(jù)即統(tǒng)一又?jǐn)?shù)出一源。

（三）構(gòu)建信息平臺，加快會計檔案管理的信息化步伐當(dāng)前各單位現(xiàn)有的財務(wù)信息系統(tǒng)存在很多問題，如單據(jù)連貫性不強、管理不夠規(guī)范等。對此各單位應(yīng)建立會計檔案管理信息平臺，該平臺應(yīng)易于檔案管理人員操作，數(shù)據(jù)信息安全保密，傳遞單據(jù)連貫可視，分配權(quán)限規(guī)范合理，會計電子檔案時刻都在為單位的經(jīng)營管理業(yè)務(wù)服務(wù)，各種電子單據(jù)的采用，使各種業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)在不斷減少。當(dāng)下單位的財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)已完全融合，正在推廣應(yīng)用身份認(rèn)證系統(tǒng)，公章、簽名都已經(jīng)電子化，單位的會計電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進數(shù)據(jù)集成，加快財務(wù)檔案精簡的步伐隨著各種系統(tǒng)應(yīng)用的進一步深入和拓展，通過數(shù)據(jù)接口向FMIS集成數(shù)據(jù)的系統(tǒng)越來越多，如FMIS系統(tǒng)通過ERP來自動集成銷售數(shù)據(jù)等。目前，為了使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)達到集成要求，必須細化各業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的流程，實現(xiàn)與實際流程的徹底匹配。對于FMIS系統(tǒng)中自動集成來的數(shù)據(jù)，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數(shù)據(jù)出處注明即可，從而使憑證數(shù)量精簡，原始憑證實現(xiàn)電子化，達到工作效率提高的目的。

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二、電子文檔發(fā)展歷程簡述

電子文件的出現(xiàn)，最早可追溯到20世紀(jì)50年代的美國和日本。當(dāng)時的社會政治、經(jīng)濟和文化的發(fā)展對辦公信息的處理提出了提高工作效率、加快處理速度和降低辦公費用的要求，這就使得辦公自動化應(yīng)運而生。

一般地說，電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個階段：第一階段：過程階段，在這一階段；許多單位開始采用電子計算機，電子文件充當(dāng)形成文件的過程（工具）。機關(guān)單位首先形成的是電子文件，然后由電子文件；轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔。這時候的電子文檔被稱為“草稿性電子文檔”。第二階段：輔電子文檔階段。這―“階段的基本特征是：紙質(zhì)文檔為正本，電子文檔為副本。電子文檔的效力比上一個階段要高一些。第三階段：電子文檔階段。這一階段的基本特征是：電子文檔為正本，紙質(zhì)文檔為副本；電子文檔的法律效力被確認(rèn)，紙質(zhì)文檔只在某些情況下使用。第四階段：無紙階段。這一階段真正進入了無紙電子文檔階段。人們在工作中已不再使用紙質(zhì)文檔，以往的紙質(zhì)文檔已成為“文物“。

在這里需要說明的是：絕對的無紙時代并不存在，因為紙質(zhì)文檔會作為文物被人們保存起來。我們所指的無紙時代，主要是指我們在工作中已不再使用紙張，沒有新的紙質(zhì)文檔產(chǎn)生。

三、電子化對檔案的影響

我們的檔案事業(yè)長期建立在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上。而當(dāng)我們的事業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募碗娮訖n案管理為主要內(nèi)涵時，檔案事業(yè)的許多方面都將發(fā)生直接和間接的變化。近期內(nèi)，檔案業(yè)務(wù)工作的變化和檔案學(xué)理論的變化將會十分明顯。

檔案工作在長期實踐基礎(chǔ)上，以紙質(zhì)文件材料為工作對象，總結(jié)出一系列業(yè)務(wù)工作流程及管理方法和原則。而電子文件的產(chǎn)生對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理方法產(chǎn)生了革命性的影響，在操作方法上對傳統(tǒng)檔案工作進行了全面的變革，在理論體系上也要發(fā)生相應(yīng)的巨大變化。下面，我們按照傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程來簡述電子文件對檔案工作的影響：

（一）立卷歸檔

立卷歸擋環(huán)節(jié)，是傳統(tǒng)文書工作和檔案工作的結(jié)合點。文書處理部門立卷，檔案管理部門接收，一年歸檔一次，這已經(jīng)成為傳統(tǒng)檔案工作的固定程式。電子文件出現(xiàn)后，打破了這個固定的程式。在辦公自動化管理系統(tǒng)中，電子文件一經(jīng)形成，馬上存儲到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，并由文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員所共享。這就使得文件與檔案之間不在有明顯的界限，不再需要一年一次的立卷歸檔，而需要制定在電子文件環(huán)境下新的歸檔制度和立卷原則。

（二）分類整理

從檔案工作的分類整理環(huán)節(jié)看，這一環(huán)節(jié)一直是我們傳統(tǒng)檔案工作的重點，耗費檔案工作人員大量時間和精力。紙質(zhì)文件材料只能逐份整理清楚，分類明確，歸入適當(dāng)?shù)念惸浚M成合適的案卷，對檔案信息進行有序化的處理，才能為以后的開發(fā)利用提供方便。紙質(zhì)文檔的有序化是單一角度的，有形的，它無法實現(xiàn)多角度的有序化。然而，在辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件由于可以得到系統(tǒng)迅速、有效、多角度、無形的整序，不再需要對它進行紙質(zhì)文件那樣的組卷，實行多角度的隨機分類。可以由辦公自動化系統(tǒng)，根據(jù)用戶的不同需要，對電子文件進行自由組合分類。

總之，傳統(tǒng)檔案整理工作是一種有形的單一角度的物理整理，而電子文檔的整理則是大形的多角度的邏輯整理。

（三）檔案鑒定

從檔案工作的鑒定環(huán)節(jié)看，電子文件的鑒定方法也不同于傳統(tǒng)檔案。電子文件的鑒定過程演變?yōu)閷δ骋幌到y(tǒng)信息數(shù)據(jù)庫的清理過程，操作簡化為刪除指令的輸入。同時，由于電子文件制作方便，將會產(chǎn)生比以往更多的文件，增加了文件的鑒定工作員。

（四）檔案保管

從檔案工作的保管環(huán)節(jié)看，電子文件出現(xiàn)后，多媒體技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用，豐富館藏被賦予了新的特殊的含義，也帶來了檔案保管方法的變革。現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案的保管方式，給我們帶來的是庫房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂漂亮檔案卷宗。而在辦公自動化系統(tǒng)，根本無需這些東西，電子文件載體所容納的信息量是傳統(tǒng)檔案根本無法比擬的。在檔案館（室）中，我們只能看到現(xiàn)代辦公設(shè)備和電子文件載體。也許我們辦公桌的抽屜里或計算機硬盤中，就裝著一個單位的檔案庫。傳統(tǒng)意義上的檔案庫已經(jīng)不復(fù)存在，它被電子時代的電子文件數(shù)據(jù)庫所取代。

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科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

1 文書檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發(fā)揮計算機的潛能，提高利用率

目前大多數(shù)單位檔案室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復(fù)制，拓寬了服務(wù)范圍。

2 文書檔案信息電子化的優(yōu)點

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實現(xiàn)資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

2.3 電子文件保存具有很強的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發(fā)生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

3.1 電子檔案真實性難以保障

因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問題日益突出

目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3.3 電子文件兼容問題

電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同系統(tǒng)生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，為管理人員增加了轉(zhuǎn)換電子文件格式的工作量，同時也增加了經(jīng)費的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書檔案信息電子化的應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應(yīng)對方法。

4.1 信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是要不斷加強自我學(xué)習(xí)，逐步提升業(yè)務(wù)能力，自覺樹立學(xué)習(xí)意識、責(zé)任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

5 做好文書檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻

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隨著社會技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化革命已經(jīng)席卷了社會生活的各個方面，數(shù)字檔案因它獨特的優(yōu)勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發(fā)展需求。

1 會計檔案電子化發(fā)展的必要性

1.1 會計檔案管理部門自身發(fā)展的需求

互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數(shù)據(jù)管理模式向現(xiàn)實和虛擬館藏相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變，在對檔案的收集管理方面也由傳統(tǒng)的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉(zhuǎn)變。這樣做，不但對數(shù)據(jù)的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務(wù)質(zhì)量，提升了檔案信息服務(wù)的工作效率。

1.2 會計檔案用戶對于信息化數(shù)據(jù)的需求

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得數(shù)據(jù)量變得非常龐大，隨之而來的，是數(shù)據(jù)價值密度的降低。用戶想要在海量數(shù)據(jù)中，尋找對于自己有用的數(shù)據(jù)，就必須依托檔案網(wǎng)站，這樣用戶在查詢數(shù)據(jù)時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現(xiàn)在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準(zhǔn)、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統(tǒng)，而這，無疑要依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將會計檔案信息進行電子化、數(shù)字化。

2 會計檔案電子化試點或?qū)ⅰ皵U圍”現(xiàn)狀研究

2.1 會計檔案電子化試點在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用

近幾年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會計檔案電子化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內(nèi)部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現(xiàn)在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內(nèi)部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫(yī)院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數(shù)據(jù)量非常大，銷毀工作需要在院領(lǐng)導(dǎo)的審查后才能執(zhí)行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業(yè)的優(yōu)秀成果。下面，我們將以中國聯(lián)通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。

在電信公司工作開展過程中，已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子憑證、電子賬簿等方面的應(yīng)用。在實驗過程中，電信公司相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產(chǎn)生巨大的影響，會使得內(nèi)部業(yè)務(wù)產(chǎn)生更大的推動作用，使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)、財務(wù)等相關(guān)信息的處理更加便捷而高效。

為了實現(xiàn)會計檔案電子化的閉環(huán)控制，建立長效的檔案管理機制，聯(lián)通相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現(xiàn)公司上下生產(chǎn)過程的集約化和經(jīng)濟化的發(fā)展。

2.2 會計檔案電子化試點在電子發(fā)票方面的應(yīng)用

當(dāng)下，會計檔案電子化試點工作已經(jīng)席卷了現(xiàn)代社會的各個行業(yè)，例如在保險農(nóng)業(yè)利用電子化會計檔案，能夠簡化發(fā)票聯(lián)次，對公司的工作展開產(chǎn)生了極大的便利。利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)發(fā)票在線開具，若互聯(lián)網(wǎng)不發(fā)達的地區(qū)，可以取消保費發(fā)票的記賬聯(lián)。到目前為止，保險業(yè)務(wù)中仍然存在著大量的保費發(fā)票聯(lián)次的現(xiàn)象，主要以一式三聯(lián)、一式四聯(lián)為主要形式，導(dǎo)致?lián)Q算保費發(fā)票的成本非常高。在未來，取消財務(wù)聯(lián)，簡化發(fā)票的聯(lián)次必將是未來發(fā)展的趨勢，若能將電子發(fā)票和電子商務(wù)納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。

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2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。

雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠的影響。

電子會計檔案轉(zhuǎn)正史

1984年財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規(guī)范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規(guī)范。

從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)改委針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。

2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關(guān)專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會計檔案電子化的意義

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實意義。

會計檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點，對于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟事項的執(zhí)行、報賬的發(fā)起依據(jù)、會計的審核要素、財務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會計檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會產(chǎn)生重要影響―――除了節(jié)省成本，還有利于提升會計工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財務(wù)風(fēng)險。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費

紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網(wǎng)點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機等各類耗材，合計財務(wù)支出1萬元以上，對于擁有30余個網(wǎng)點的縣級行而言，紙質(zhì)會計檔案成本之高可見一斑。

電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

（二）有利于提升財務(wù)管理效率

在企事業(yè)財務(wù)管理實踐中，很多財務(wù)管理的流程都會產(chǎn)生紙質(zhì)會計檔案，這些檔案都需要專業(yè)的財會人員分門別類管理，財務(wù)部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數(shù)增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。

會計檔案電子化有利于優(yōu)化財務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質(zhì)會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進而提升財務(wù)管理效率。

以電子票據(jù)會計檔案為例，如果將電子票據(jù)會計檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會計檔案電子管理系統(tǒng)中，通過充分集成并關(guān)聯(lián)實體會計檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會計檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數(shù)據(jù)的安全保密。

這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門打通快速通道，實現(xiàn)財政票據(jù)會計檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會計信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會計檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案并重，為實現(xiàn)真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。

（三）有利于財務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展

國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機會、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動力。

（四）有利于會計監(jiān)督和檢查

電子票據(jù)會計檔案將極大方便會計工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實時監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時效性，有效防范會計核算風(fēng)險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴(yán)密財務(wù)工作流程，確保會計賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。

會計檔案電子化的案例

中國聯(lián)通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財務(wù)一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統(tǒng)、人”三位一體的會計電子檔案管理機制，實現(xiàn)了會計檔案規(guī)則化、查詢簡單化和管理規(guī)范化。這種探索實踐對于基層核算及財務(wù)管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。

2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類會計檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業(yè)、全成本屬性、客戶群、準(zhǔn)利潤中心等進行精細化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時自動生成的會計分錄數(shù)量巨大，進一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已滿足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進會計檔案電子化勢在必行。

依托中國聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會計檔案實現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經(jīng)營活動過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產(chǎn)生過程的內(nèi)部風(fēng)險控制流程，并通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)無縫連接和定義自動會計規(guī)則，實現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財務(wù)報告全過程的系統(tǒng)自動化處理，使會計信息的相關(guān)性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)實施和運行維護的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團、省、地市三級應(yīng)用，有效支撐一套會計政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險控制體系、一本賬（即一套財務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務(wù)基礎(chǔ)報表、管理類報表、分析類報表）的“六統(tǒng)一”財務(wù)管理目標(biāo)，也為推進會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

會計檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點，對于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟事項的執(zhí)行、報賬的發(fā)起依據(jù)、會計的審核要素、財務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會計檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項目推進期，廣西聯(lián)通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財務(wù)、綜合、信息化三個專業(yè)線工作組，統(tǒng)一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務(wù)組經(jīng)過對204項紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。

現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。

推行會計檔案電子化管理應(yīng)把握的重點

推行會計檔案電子化必須從實際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會計檔案電子化應(yīng)堅持的原則

1.安全性

會計檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會計檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計算機網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運行。同時，還要對工作流程加強監(jiān)管，確保安全運轉(zhuǎn)會計信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會計檔案資料泄密會給農(nóng)商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經(jīng)濟風(fēng)險，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規(guī)范性

會計檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財政主管部門的規(guī)定。

4.兼容性

會計檔案的管理工作還應(yīng)放開視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫，甚至未來發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。

5.智能性

一是會計檔案入庫管理實現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動歸檔保存等先進技術(shù)在日常辦公中實現(xiàn)實用價值。二是會計檔案查閱調(diào)閱實現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。

（二）推行會計檔案電子化應(yīng)注意的問題

1.要制訂詳細的執(zhí)行方案

會計檔案電子化，對企業(yè)來講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問題，整合本企業(yè)會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進的管理經(jīng)驗。

2.要重視軟硬件建設(shè)

會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業(yè)經(jīng)營的核心秘密，如果企業(yè)沒有先進的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對企業(yè)的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓(xùn)

會計檔案電子化需要財務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀事實。企事業(yè)單位要把握這一趨勢，并結(jié)合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。

篇（10）

中圖分類號： G270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎(chǔ)，以紙質(zhì)或機讀形式為對象，對檔案文獻應(yīng)用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已被我們廣泛應(yīng)用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復(fù)雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對科學(xué)、對歷史、對社會高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應(yīng)用計算機，使現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮其作用。

二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應(yīng)二次文獻信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費較多，這可避免由于編研經(jīng)費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當(dāng)長的時期內(nèi)，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費用于檔案信息編研工作，這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門認(rèn)識到投入充足經(jīng)費的關(guān)鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應(yīng)的信息成果，在相關(guān)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作

完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實際工作中，應(yīng)根據(jù)保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發(fā)展，配制相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔屬于無紙形式，應(yīng)在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進行并高質(zhì)量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸?shù)确椒āＳ捎陔娮訖n案在工程建設(shè)、生產(chǎn)部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應(yīng)有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現(xiàn)象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機構(gòu)、保管期限等分類方法對內(nèi)部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統(tǒng)一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統(tǒng)一規(guī)范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內(nèi)文件，提高利用效率。

外來文件應(yīng)以一定的設(shè)備，掃描成影像后進入局域網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務(wù)部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，經(jīng)過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫中。在其權(quán)限范圍內(nèi)，可以通過各網(wǎng)絡(luò)終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時，檔案部門應(yīng)集中完成。為便于計算機查找盤內(nèi)文件，設(shè)定的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和命題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案盤內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。

4電子檔案的保護

除了對電子檔案的環(huán)境要求外，應(yīng)采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應(yīng)將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。

4.1加強病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

4.2把握存儲介質(zhì)（主要是光盤、硬盤）質(zhì)量關(guān)

質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命，而低質(zhì)量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應(yīng)數(shù)據(jù)。目前市場所售存儲介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊，選購盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

4.3定期檢測和拷貝

對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應(yīng)采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數(shù)量應(yīng)在10%以上。

4.4規(guī)范保管條件

在理想的溫濕度環(huán)境中，光盤或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫狀態(tài)。

4.5掌握信息修復(fù)技術(shù)

信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計算機病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質(zhì)檔案，在當(dāng)日檔案當(dāng)日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質(zhì)檔案完全一致，對于不能在網(wǎng)上處理的檔案，相關(guān)部門或人員應(yīng)在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負(fù)責(zé)提供給辦公網(wǎng)絡(luò)中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高工作的簡易性和穩(wěn)定性。在這個高度信息化的時代，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用電子科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]趙弋戈.信息時代的檔案電子化管理初探[J].北京檔案，2010（10）：34-35.

[2]王巖松.信息時代檔案電子化管理芻議[J].中國管理信息化，2015，18（13）：204-205.

篇（11）

 

所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠的。 

在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面： 

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。 

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細活"的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)"二次文獻信息"時間長，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。 

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能"待字閨中"。 

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。 

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。 

鑒于人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策： 

1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。