會計檔案管理辦法大全11篇
時間：2022-07-13 23:43:49緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇會計檔案管理辦法范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。
篇（1）
。
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業財務通則》。
財政部會第5號《企業會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。
華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內容與要求
××1基本任務
×××1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
×××做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。
×××負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。
×××負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批
準銷毀的會計檔案。
××2歸檔范圍
×××1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反
映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務報告。
4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
×××2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔
案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。
×××會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。
××3歸檔要求和時間
×××1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
×××2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。
×××3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等
內容。
×××會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
×××已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。
××4會計檔案的管理
×××1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。
×××2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
×××3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
××會計檔案的鑒定與銷毀
×××1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
×××2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
×××3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。
×××4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
×××5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
×××主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
×××本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
×××保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內容。
×××局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
×××銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。
×××保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
××會計檔案的利用
×××1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。
×××2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分
管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。
×××3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
×××4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
××會計檔案的保管
×××1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在×××～×××之間。
×××2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
篇（2）
一、目前會計檔案管理中存在的問題
（一）會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；會計憑證封粘處沒有會計人員簽章；如今單位普遍實行電算化，會計賬簿、會計報表需自行打印保管，裝訂時未認真核對，張數有所缺失；有些單位賬簿裝訂后未編寫頁碼，也未編制有頁碼對應的賬簿目錄，給查詢工作帶來不便。
（二）會計檔案保管種類不齊。有些單位會計檔案只涉及會計憑證、會計總賬、明細賬以及年度會計報告等資料，對于辦法中規定的其他會計資料，如納稅申報表、稅務稽查文書、年度預算編制方案、資產管理報表等材料未系統的整理、裝訂、保管，查找以上相關歷史數據時，常因經手人員更換等現實因素，費時費力。
（三）會計檔案保管重紙質，輕電子。很多單位會計檔案保管除了文件類材料進行電子歸檔之外，其余會計報表、預算報表及資產報表等均未實現電子存儲與紙質檔案同步管理。會計、預算、資產等這些重要的報表不及時整理，進行電子備份存儲，容易因人員更替，辦公計算機更換等原因造成丟失。
（四）會計檔案重保管，輕銷毀。有些單位會計檔案移交后沒有按照永久、定期兩類分別保管。辦法規定會計檔案保管期滿，確無保存價值的，可以進行銷毀。然而實際工作中，因銷毀首先需要幾個部門共同對會計檔案進行鑒定，然后編制銷毀清冊、進行銷毀，流程嚴謹而繁雜，故有些單位在會計檔案室還未達到最大容量的情況下，忽視銷毀工作，造成會計檔案永久積累。
（五）會計檔案查借閱隨意。會計檔案作為記錄單位經濟業務的史料，是單位的商業機密資料。有些單位不僅未建立會計檔案查借閱制度，而且在未辦理相關審批和登記手續的情況下隨意將會計檔借閱他人查看或復印，數據安全保密意識薄弱。
二、規范會計檔案管理的措施
（一）重視會計檔案管理工作。新《會計檔案管理辦法》的頒布正是國家財政部重視在新時期、新形勢下加強會計檔案管理的體現。提高單位領導、財務人員對會計檔案重要作用的認識，轉變出具年度財務報告，完成財務考核指標便是終結年度財務工作的老觀念，會計檔案管理作為財務工作的最后一個環節，收好尾才算得上財務年度工作的圓滿完成。
（二）健全會計檔案管理制度。依據辦法和財經制度建立符合單位實際的會計檔案管理制度。明確會計檔案歸檔的內容范圍，劃分好移交單位綜合檔案室管理的資料和財務部門內部保管的資料。明確歸檔資料的存儲形式，紙質存儲或電子存儲，或紙質電子雙重存儲。明確歸檔程序、移交手續，分清財務部門和綜合檔案管理部門的各自職責。配備“五防”設施，完善檔案管理室的安全措施。建立電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事件和認為篡改。
（三）規范會計檔案立卷工作。封面和檔案盒上有關項目必須填寫齊全；粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章；自行打印的賬簿做好編制頁碼并附有頁碼對應的目錄；定期組織對會計檔案立卷、裝訂工作進行檢查，納入財務考核，使會計檔案管理走上規范化的軌道。
（四）遵守保管期限和履行銷毀手續。新辦法規定，會計檔案保管期限氛圍永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，單位檔案管理機構會同財務、審計、紀檢監察部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，按照相關程序進行銷毀。
（五）完善會計檔案查借閱制度。建立會計檔案查閱、復制、借出登記制度，應設置“會計檔案查閱登記簿”，用來登記查閱人、查閱日期、查閱用途、歸還日期等。本單位人員查閱會計檔案，需經過財務部門負責人同意；外單位人員查閱會計檔案，要經過單位負責人批準，并出具正式介紹信。
（六）加強會計檔案管理知識培訓。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須加強財務人員對會計檔案管理及操作技能的培訓。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。
加強會計檔案管理可以促進單位財務管理整體水平的提高，可以充分發揮會計檔案的經濟價值，使會計檔案更好地為單位戰略發展和風險控制提供服務。
參考文獻：
[1]龍玉蘭.新形勢下會計檔案的規范化管理研究[J].經營管理者，2011（20）.
篇（3）
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、醫院財務檔案管理內容
財務檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是企業進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是各單位的重要檔案之一。醫院財務檔案與企業財務檔案的基本內容類似，一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等內容。會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。會計報表包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
二、醫院會計信息化背景下的財務檔案特點分析
醫院實行會計信息化以后，數據庫的功能彰顯，產生大量依附于計算機磁性介質上的數據與文件，使財務檔案具有了許多新的特點，具體分析如下：傳統紙質檔案比較直觀，而信息化檔案主要存儲在計算機系統，需要依靠財務軟件才能夠使用。傳統檔案只能夠紙質存儲，而信息化系統下的財務檔案可以打印輸出，同時可以從信息系統查詢數據，使用更加方便快捷。同時，信息化系統下的檔案易于修改、復制、查詢和傳遞，內審和外審都比較方便。最后，信息系統下財務檔案能夠達到無紙化查詢，減少了查詢傳統紙質檔案所需時間，極大提高了工作效率和質量，有利于檔案資源的整合管理。
三、會計信息化后財務檔案管理辦法探討
醫院的財務檔案既是記錄和反映醫院經濟業務的重要史料和證據，又是醫院檔案的重要組成部分。醫院的財務檔案是否真實、齊全、準確、完整，將直接影響到醫院財務檔案管理的質量以及醫療事業的發展。結合會計信息化后財務檔案的特點，我們進一步探討如何更加科學合理的管理財務檔案。
（一）加強計算機軟硬件基礎設施建設。
會計信息化系統的構建和使用依賴于良好的軟件和硬件環境，相應產生的財務檔案管理也離不開軟硬件基礎設施。良好的軟硬件基礎設施是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，根據信息化要求組建檔案信息網絡。
同時，選擇合適的財務軟件，在使用軟件時要采取保密和授權措施，避免財務檔案被篡改，能夠追查軟件使用人的全部活動。隨著業務發展的需要，軟件開發商要做好維護升級工作，確保財務軟件使用的一貫性，從而提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可持續性。
（二）做好財務檔案的備份、整理和利用。
財務檔案至少每月備份一次，同時月末將會計憑證的打印出紙質檔案裝訂儲存，年末將各種報表打印出紙質檔案裝訂儲存，以便今后查閱使用。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續，用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
（三）加強會計信息化系統網絡安全建設。
要加強內部控制，簡歷數據保密制度，授權管理制度等。通過密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取，不同角色財務人員設置不同權限；建設內網與互聯網隔離，專門用于會計信息系統建設，防止黑客盜取財務信息等安全隱患，保障會計信息化系統網絡環境的安全運行。
（四）提高財務檔案管理人員的信息化素質。
財務部門員工要針對信息化系統加強培訓，使其具備計算機基礎知識，適應信息化技術發展的需要，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。同時，醫院財務檔案人員應當定期參加檔案專業的培訓，不斷提高業務能力，運用檔案知識，把醫院會計檔案資料按法規要求規范地移交給醫院檔案管理機構，保證財務檔案的安全完整。
（五）建立健全醫院財務檔案管理的規章制度。
要使醫院財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入醫院工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》、《財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循、規范運行。
（六）提高領導對財務檔案管理的重視程度。
篇（4）
二是明確了會計電子檔案管理要求；
三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求；
四是進一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序；
五是明確了會計檔案出境的管理要求；
六是對會計檔案向單位檔案管理機構移交的時間做了更加靈活的規定；
七是對定期保管會計檔案保管期限作了調整，延長了憑證、賬簿和輔會計資料的保管期限。
下面對電子會計檔案的定義和范圍、電子會計檔案管理要求、會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求、會計檔案的鑒定要求和銷毀程序5個方面的修訂進行說明。
提出電子會計檔案概念
新《辦法》第三條明確“通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案”是電子會計檔案。本概念既參照了《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）中的電子檔案的概念，又不同于下定義，而是以范圍界定的方式確定了什么是電子會計檔案。在這個表述中，特別強調了電子會計檔案的原生性，即是通過計算機等設備形成的，以區別于將紙質會計檔案掃描形成的數字化副本。
提出會計電子n案管理要求
與原《辦法》相比，新《辦法》此次修訂最主要的內容就是電子會計檔案管理的要求，主要修訂要點如下：
一是明確了“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案”，這與原《辦法》中“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報備即可利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
二是對電子會計檔案移交與接收提出了要求。要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
電子會計檔案接收分為單位內部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全”。
三是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
修訂會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求
為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《辦法》提出了如下要求：
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；
二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；
三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；
四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；
七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。
修訂會計檔案定期鑒定程序
定期鑒定是檔案工作的一個重要環節，它是優化檔案資源，去除無利用檔案，確定檔案存銷的又一次鑒選。會計檔案也不例外。一般來說，各單位應對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據鑒定結果采取相應的處置。原《辦法》規定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人，致使大多數單位不敢銷毀會計檔案，那怕已到保管期限。大量已失去保存價值的會計檔案占據了儲存空間，造成了資源浪費。
根據新《辦法》要求，單位不僅“應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書“，而且“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行”。參加人員至少應包括會計機構、審計機構、紀檢監察人員，必要時還應法律部門參加。“經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。”
由于各單位每年都會產生會計檔案，每年都有會計檔案保管期限到期，是否需要每年進行鑒定呢？ 這完全取決于企業的實際情況。如果每年到期檔案量不大且庫房空間充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且庫房空間有限，可每年開展一次鑒定工作。
會計檔案定期鑒定時為什么要會計機構、審計機構、紀檢監察人員參與呢？因為檔案部門不一定能全部掌握本單位哪些會計涉及未結清的債權債務和未了事項，這些只有會計機構、審計機構、紀檢監察機構人員共同參與才能全部掌握。設有法律部門的單位，還應請法律部門人員也參與會計檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結清的債權債務和未了事項的會計檔案被銷毀的有效措施，是保護單位的合法權益和經濟利益的需求。
具體鑒定時，可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結論。鑒定時應考慮本辦法第十九條的要求。鑒定結論可以是銷毀或繼續保存期限。初步鑒定結論提出后，形成初步鑒定意見，然后召開鑒定小組或委員會會議，對初步鑒定意見進行討論審定，形成正式鑒定意見書。經鑒定可以銷毀的會計檔案，編制銷毀清冊。
修訂會計檔案銷毀程序
由于會計檔案包含較多的敏感信息，因此，會計檔案銷毀工作重點防止會計檔案信息外泄，因此新《辦法》首先要求對可以銷毀會計檔案，“單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容”。
為了防止錯誤銷毀會計檔案，新《辦法》還設置了銷毀前再次確認程序，要求“單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。
監銷是保證銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。原《辦法》規定，“銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷”。
會計檔案銷毀屬于單位的內部管理事務，國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發揮監督作用。為此，新《辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明確了單位內部組織監銷的有關要求，即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”
篇（5）
一、會計檔案和會計檔案管理
會計檔案是會計工作勞動成果的載體，是既往的經濟活動和經濟事實的記錄和反映。通常，會計檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會計賬簿、財務會計報告以及其他資料等會計核算資料。規范和強化會計檔案的管理，可以發揮如下作用：
（一）再現經濟活動
會計檔案是經濟活動的載體，經濟業務通過原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務報表的順序記錄和流轉，使得經濟活動在會計檔案中得以展現。通過查閱會計檔案，有經驗的專業人士能夠清楚了解經濟業務的來龍去脈。
（二）檢查守法情況
任何一項經濟業務都應當在《會計法》、相應會計準則和會計制度的框架內完成處理，會計檔案就是會計主體處理過去業務的載體。通過查閱會計檔案，能夠發現會計主體是否遵紀守法、是否弄虛作假。
（三）提供經濟參考
財務保告和會計賬簿等會計檔案含有大量的歷史財務信息，通過查閱會計檔案，不僅可以評價過去經濟活動的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經濟預測和財務決策提供翔實的數字依據和參考。
二、會計檔案管理辦法
1984年，《會計檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點：
（一）增加電子檔案，擴大會計檔案的范圍
新辦法第三條重新定義了會計檔案，寬泛的界定會計檔案的范圍，在會計檔案的范圍中加入了電子會計檔案，通過電子設備形成、傳輸和存儲的檔案都可以成為會計檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會計檔案，還新增了電子會計檔案。新辦法規定可以利用電腦、網絡等現代信息手段去管理會計檔案，也對加強會計檔案的管理做出明確要求。明確電子會計檔案的管理是新辦法的重點內容，是為更好服務企業、服務日益蓬勃的互聯網創新經濟提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會計檔案的定義更為寬泛。
（二）簡化銷毀程序，弱化會計檔案的出境管理
新辦法第十八條規定：經鑒定可以銷毀的會計檔案應當按照程序銷毀。保管期限屆滿的會計檔案在銷毀時，需要相關部門共同負責，除了單位負責人在銷毀清冊上簽字外，會計管理機構負責人和經辦人、檔案管理機構負責人和經辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財政部門和審計部門派員監銷的程序。
會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環節，而監銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責任集中于單位負責人，規定經鑒定可以銷毀的會計檔案經相關人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會計檔案銷毀屬于單位內部事務，只需單位內部檔案管理、會計部門以及信息部門監銷即可，無需外部機構參與。
（三）統一保管期限，充分發揮使用價值
新辦法第十四條規定，會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統一調整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從一年變更為三年。
在此之前，國家檔案局已經將企業的管理類檔案和機關的文書類檔案的定期保管期限調整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據的會計檔案如果保管期限短于10年或20年，就會失去意義。因此，為充分發揮會計檔案的使用價值，同時方便企業管理會計檔案，新辦法調整會計檔案的保管期限為10年和30年。
三、應對會計檔案管理新規的思路
會計檔案不僅反映既往的經濟業務，更能為企業未來的經營提供預測和決策參考。但很多企業負責人認為會計檔案只是過去會計工作的結果，從而忽略、輕視會計檔案的重要作用，制度完善、管理規范以及人員配備等方面認識不足、投入不足，導致會計檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會計檔案管理辦法正式實施，第一次明確電子會計檔案的合法地位，這給企業的會計檔案管理帶來更高的要求。
為應對會計檔案的管理新規，提高會計檔案的使用效果，發揮會計檔案的積極作用，企業可以從以下方面入手：
（一）提高認識，領導重視
首先企業負責人、財務部門和檔案管理部門負責人要統一思想，充分認識會計檔案，尤其是電子會計檔案的重要性，只有做到這一點，后續的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進步的空間。其次，選調具備職業素養和專業能力、熱愛檔案保管工作的會計檔案保管人員，定期整理會計檔案，為會計檔案的保管和使用提供技術保障。
（二）各方出面，共同培訓
新辦法界定了電子會計檔案的地位，這不僅增加了會計檔案的范圍，更為電子會計檔案的存在提供法規保障，為電子會計檔案的迅猛發展提供廣闊空間。財會部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關部門要共同參與，學習《會計檔案管理辦法》，深刻體會電子會計檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財會部門、檔案管理部門經常內訓，培訓經辦人員處理、保存、管理電子會計檔案的規范性和嚴格性，以確保電子會計檔案的安全管理。
（三）定期更新，維護安全
電子會計檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會計檔案備份文件，還包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，比如財務軟件的備份文件等。這對計算機的硬件存儲空間、財務軟件的維護升級、網絡環境的安全等提出更高的要求，企業應該優先保障電子會計檔案管理的需求，配備專業技術人員，定期檢查、維護系統和網絡安全。
參考文獻：
[1]《中華人民共和國檔案法》1996年
篇（6）
為加強我國會計檔案的科學管理，《會計法》原則規定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術性、政策性都很強的工作，為此，《會計法》授權國務院財政部門會同有關部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規定。
各種法規頒布以來，我集團堅持把會計檔案管理作為企業檔案工作的重要內容，先后制定了《會計檔案管理暫行規定》、《會計檔案整理標準》等制度標準，推行了會計檔案集中統一管理，集團公司主要生產、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規范化管理水平。1999年，根據國家頒布的《會計法》，結合我集團實際情況，檔案主管部門會同財務部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現在以下諸方面：
一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統整理、排列、編目，有的檔案室還引進計算機管理模式，形成了比較好的管理基礎，為及時、快捷查閱創造了條件。
二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負擔。確保了會計核算材料的安全質量。
三、對會計檔案實行集中統一管理，符合檔案法規要求，使企業檔案更加齊全完整。
四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護了企業秘密。
五、會計檔案管理規范化，促進了會計檔案作用發揮。據統計，近年來會計檔案為我集團內部審計、清產核資、追收欠款、解決經濟糾紛、維護合法權益提供了依據和參考。取得明顯成效與經濟效益。
六、集團公司實施會計電算化后，按照國家有關規定制定了相應的實施細則，對會計檔案存檔手續、保證備份數據的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規定，通過一系列可操作性的規定，不僅完善了內控制度也保證了會計檔案完好。
縱觀我集團會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：
(一)少數單位的會計檔案未能按法規要求管理。《會計法》規定“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當移交本單位檔案機構統一保管”。截止目前，我集團少數輔助單位或“三產”企業仍存在著會計部門自行保管會計檔案現象。
(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》規定，保管期限已滿的會計檔案除未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。
(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術的普遍應用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規定與標準，還有待研究探討。
為深入貫徹落實《會計法》，加強會計檔案管理，筆者建議如下：
篇（7）
會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整
目前大部分高校雖已經實現了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統的正常工作。
3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識,又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。
二、加強高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強化領導會計檔案的管理意識
各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案
管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。
(二)提高會計檔案管理人員的業務素質
會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養,進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業務素質,使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。
4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監督操作系統;要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案,均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。
9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。
隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統,以充分實現會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數據安全完整的關鍵環節,也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。
【主要參考文獻】
[1] 財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.
篇（8）
文章編號： 1814-8824(2007)-2-0029-01
會計檔案是行政事業單位眾多資料檔案中較為重要的一種。它由會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料組成。會計檔案是各單位以前經濟活動的真實記錄，是評價一個單位、一個領導者的真憑實據。因此，會計檔案工作引起了各部門、各單位的高度重視。但是我們也應清醒地看到，在相當多的部門和單位中，會計檔案的管理還存在著許多這樣那樣的問題，領導不重視，管理制度不健全，建檔資金不到位，缺乏必要的管理設施等是諸多問題中較為突出的幾個問題。隨著我國社會主義市場經濟發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題不斷出現，經濟建設對會計檔案的要求也越來越高。所以，加強會計檔案管理工作勢在必行，刻不容緩。
1 建立健全規章制度是保證會計檔案工作健康發展的重要保障
會計檔案管理工作繁紛復雜，健全的規章制度從程序、內容上規范了會計檔案的整理、保存、查閱、銷毀等一系列行為，為會計檔案管理工作提供了制度上的保障。各單位制定的會計檔案管理規章制度，應以國家頒布的《會計檔案管理辦法》為基礎，結合本單位實際情況，既能保證會計檔案及時、安全地歸檔，又便于操作，便于管理。同時，隨著現代科學技術的發展，會計電算化得以不斷發展，因此，會計檔案規章制度也應適應新形勢、新情況的不斷變化，涵蓋會計電算化資料的管理制度。
2 準確立卷，及時歸檔
《會計檔案管理辦法》規定：“各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照貴黨要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。”會計機構熟悉本部門的業務，熟悉檔案的內容、用途和形成過程，能更好地保證會計檔案的收集完整和保持檔案之間的關系，做到準確立卷。會計檔案作為一種社會資源，必須按規定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中管理，任何單位或個人不得據為己有或拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。”還明確規定：“出納人員不得兼任會計檔案保管。”這些重要內容，不僅體現在制度上，而且要落實到實際工作中。移交手續要完備，簽名、蓋章、日期等各項要齊全、真實，責任界限要明確，真正做到及時、完整、清晰、完全，保證會計檔案的安全保管和有效利用。
3 嚴格保管、查閱制度、確保安全
會計檔案保管是會計檔案管理工作中重要的一環，是決定會計檔案安全、完整的重要手段。各級會計部門和檔案管理部門都應重視對會計檔案的保管，按規定要求選配政治政治素質高、專業技能強的管理人員和保管人員。同時，要配置適當規模的管理設施，為會計檔案的管理創造物質條件，配備防火、防曬、防潮、防蛀的設施，實行電算化的單位會計檔案管理還要做防磁等工作，逐步實現會計檔案保管的規范化和標準化，真正做到妥善保管，有序存放，方便查閱，安全保密。會計檔案涉及本單位的經濟秘密，要嚴格查閱制度，以防本單位經濟秘密外泄。《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位保管的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。”因此，在平時查閱利用時，必須嚴格執行檔案查閱、復制登記制度，防止毀損、散失和泄密，確保檔案的安全和完整。
篇（9）
2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。
新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。
雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發展必將產生十分深遠的影響。
電子會計檔案轉正史
1984年財政部、國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務經濟社會發展發揮了積極作用。但隨著我國經濟社會的快速發展和信息技術的廣泛應用，會計檔案工作的方方面面均發生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規范。
從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續組織部分信息化程度較高的企業和地區開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發改委針對電子發票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發票及電子會計檔案管理綜合試點工作。
2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。
會計檔案電子化的意義
會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務管理具有不可估量的現實意義。
會計檔案電子化具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均會產生重要影響―――除了節省成本，還有利于提升會計工作監管成效，最大限度地防范財務風險。
（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費
紙質電子檔案的耗材成本巨大，如農商銀行業務系統每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機等各類耗材，合計財務支出1萬元以上，對于擁有30余個網點的縣級行而言，紙質會計檔案成本之高可見一斑。
電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，這將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，形成綠色環保的生產方式。
（二）有利于提升財務管理效率
在企事業財務管理實踐中，很多財務管理的流程都會產生紙質會計檔案，這些檔案都需要專業的財會人員分門別類管理，財務部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現因處理不當導致檔案擺放雜亂、無序堆放等現象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現代化、標準化檔案室匱乏，因而制約了當前檔案規范化管理。
會計檔案電子化有利于優化財務管理流程，以前需要現場辦理的，現在可以不用現場辦理，節省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進而提升財務管理效率。
以電子票據會計檔案為例，如果將電子票據會計檔案以電文數據形式存放在會計檔案電子管理系統中，通過充分集成并關聯實體會計檔案，逐步形成安全規范的電子會計檔案調閱管理流程，這樣既滿足了調閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數據的安全保密。
這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關部門打通快速通道，實現財政票據會計檔案在更大范圍內的廣泛利用和高度共享，創造更加靈活便利的會計信息查閱環境，使傳統的以紙質會計檔案為主，加快轉向電子會計檔案與紙質會計檔案并重，為實現真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎。
（三）有利于財務大數據的發展
國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。企業發展也需要大數據的支撐，通過大數據的分析和處理，企業可以洞察新的商業機會、優化企業決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數據的深度開發和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業的發展注入新的動力。
（四）有利于會計監督和檢查
電子票據會計檔案將極大方便會計工作的監督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準確的信息，實現“復核式監督”和“實時監督”，從而提高事后監督的時效性，有效防范會計核算風險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統權限設置，能夠有效防范相關管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴密財務工作流程，確保會計賬務組織體系的完整性和嚴肅性。
會計檔案電子化的案例
中國聯通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業之一，在大力組織推進會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結合其業務財務一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統、人”三位一體的會計電子檔案管理機制，實現了會計檔案規則化、查詢簡單化和管理規范化。這種探索實踐對于基層核算及財務管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。
2012年10月以前，廣西聯通的各類會計檔案均采用紙質打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統計繁，不利于規范化管理；紙質檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務的資源消耗。隨著公司規模不斷擴大，業務快速發展，以及經營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業、全成本屬性、客戶群、準利潤中心等進行精細化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統、子模塊業務處理同時自動生成的會計分錄數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的會計檔案管理模式已滿足不了規范化管理的要求，既不利于進一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進會計檔案電子化勢在必行。
依托中國聯通統一建設的數字檔案管理系統，與大ERP建立接口，使會計檔案實現電子化、系統化管理成為可能。大ERP系統固化了公司業務處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經營活動過程中產生的相關信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產生過程的內部風險控制流程，并通過業務系統與財務系統無縫連接和定義自動會計規則，實現從獲得原始憑證到形成最終財務報告全過程的系統自動化處理，使會計信息的相關性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統在建設之初就納入了公司整體的信息安全框架內進行管理。在系統的規劃設計、建設實施和運行維護的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術等各方面，貫徹安全保密的要求，加強安全保密管理，構建了全程全網的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設一級架構系統，支撐集團、省、地市三級應用，有效支撐一套會計政策、一套核算規則、一套立體科目、一套風險控制體系、一本賬（即一套財務核算及業務管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務基礎報表、管理類報表、分析類報表）的“六統一”財務管理目標，也為推進會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎。
會計檔案電子化，具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均產生重要影響。項目推進期，廣西聯通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進工作領導小組和財務、綜合、信息化三個專業線工作組，統一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務組經過對204項紙介質的梳理，制訂了《ERP系統記賬憑證及對應單據管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎工作的統一規范。
現階段，廣西聯通實現了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統產生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應的紙質憑證和賬簿，節約了大量的紙張及IT耗材成本。以區公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當年一季度憑證數量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優化流程、提高效率的重要抓手。
推行會計檔案電子化管理應把握的重點
推行會計檔案電子化必須從實際出發，緊密結合企業的現實情況，制定周密可行的方案。
（一）推行會計檔案電子化應堅持的原則
1.安全性
會計檔案管理工作的首要任務就是保障會計檔案的安全，紙質檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質保管、網絡安全等方面嚴控風險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，確保系統安全運行。同時，還要對工作流程加強監管，確保安全運轉會計信息。工作流程的監控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。因此，關注流程管理的科學性是檔案管理人員的義務和責任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。
2.保密性
會計檔案資料泄密會給農商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經濟風險，可能造成不可估量的損失，因而應從提高人員職業素養，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。
3.規范性
會計檔案的存放管理必須保證其嚴肅性和規范性，必須符合財政主管部門的規定。
4.兼容性
會計檔案的管理工作還應放開視野、兼容并蓄，既保留傳統紙質檔案的必要存在，同時選擇性大力發展電子檔案和信息數據庫，甚至未來發展中還可能出現數字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術檔案等。
5.智能性
一是會計檔案入庫管理實現智能化，大力借助智能數據化存儲媒介、速照掃描、數據自動歸檔保存等先進技術在日常辦公中實現實用價值。二是會計檔案查閱調閱實現智能化，借助互聯網技術和現代電子傳輸技術實現內部資源共享和外部授權權限內查詢的功能。
（二）推行會計檔案電子化應注意的問題
1.要制訂詳細的執行方案
會計檔案電子化，對企業來講是一件大事，馬虎不得。企業必須從自身實際出發，分析本企業檔案管理存在的問題，整合本企業會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關單位考察學習，以便借鑒先進的管理經驗。
2.要重視軟硬件建設
會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業經營的核心秘密，如果企業沒有先進的軟硬件支撐，其安全性、規范性等均難以保證，一旦發生泄密等，對企業的不利影響非常大。
3.要重視人員培訓
會計檔案電子化需要財務檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進行培訓和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。
會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉移的客觀事實。企事業單位要把握這一趨勢，并結合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉變。
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隨著社會的不斷進步和發展，各行各業對現代化信息要求越來越高，互聯網技術應用的成熟，電子會計業務規模不斷擴大，這些都要求會計檔案管理要與時俱進，推進電子會計檔案管理對未來會計檔案的管理和利用具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。
（一）有利于綠色環保，減少資源浪費。會計工作耗材成本巨大，日報、月報、年報所需紙張加上色帶、打印機等各類耗材，無以計算，造成資源浪費、環境污染。由于大量的會計報表、報銷單據及記賬憑證等都以紙質檔案呈現，給檔案管理及檔案利用帶來諸多不便，以我校為例，一些科研項目結題審計、學科評估、教學評估等等不僅需要大量的原始票據憑證，還需要例如合同、協議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會計原始單據后面，這樣一來，一個項目查下來就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會計憑證，另外由于復印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會計檔案的利用帶來諸多不利。如果實行電子會計檔案管理就不一樣了，新《會計檔案管理辦法》規定，符合條件的電子會計資料和電子會計憑證都可以同紙質檔案一同歸檔立卷。這樣會計檔案利用者就可以通過電子會計平臺迅速查到自己需要的會計原始憑證，既節省了時間又降低了耗材成本，節能減排，綠色環保。
（二）提高會計工作的效率，便于會計檔案管理。紙質檔案在形成和保管、利用的實踐過程中，投入大量的人力、物力和財力，近年來紙質會計檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現代化、標準化檔案庫房管理，出現會計憑證擺放雜亂、無序的現象，給工作帶來極大不利，甚至造成嚴重的安全隱患。電子會計檔案管理的出臺，以它獨特的便捷性，提高了會計工作的效率，加速了會計信息資源的傳遞速度，進而提升了會計檔案的利用率。
（三）有利于現代化會計大數據事業的發展。現代化信息時代的發展，要求財務會計大?稻蕕鬧С幀Mü?一些會計數據的分析和研究，可以為決策者提供有價值的依據和決策。新《會計檔案管理辦法》的出臺，將有利地推動電子會計大數據的實現，為機關企事業管理者提供更準確、更真實、更可靠的一手數字信息，為社會經濟的發展做好參謀。
二、建立嚴謹的、規范的電子會計檔案管理制度
電子會計檔案的管理需要以科學的態度、完善的管理進行，它與紙質檔案的管理無論在制度管理，還是業務流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會計檔案的管理科學、規范，最大限度地開發、利用，應該從規范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個方面落實。
（一）制定完善的電子會計檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會計檔案的管理，規定電子會計檔案在接收、傳輸、保管、利用等環節，要遵循建立與紙質會計檔案相關聯的會計檔案檢索系統，并且強調同時要符合長期保管的條件。規定從外部接收的符合存檔條件的電子會計資料，同時其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。
（二）健全電子會計檔案的移交手續。規定指出，電子會計檔案在移交時，應嚴格遵守電子會計檔案與其元數據一同移交的規定，并且要求電子會計檔案在形成過程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關規定。強調如果是特殊的電子格式必須連同電子會計檔案的讀取平臺一同移交歸檔保存。
三、建立健全科學完善的電子會計檔案安全保障制度
電子會計檔案歸檔，應當從它形成的全過程加以監控。首先應當從電子會計檔案的收集、傳輸、整理、保管開始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會計檔案管理體系；對其形成過程中的準確性、完整性、可用性及安全性一一進行嚴格的檢測把關，真正符合規定的會計資料才可以接收歸檔。
（一）建立電子會計檔案安全保障體系。從管理系統、網絡傳輸、到電子會計檔案的利用，檔案部門應協同會計部門、信息技術管理部門一同建立安全有效的防范體系，嚴防電子會計檔案利用中的丟失及篡改。
（二）建立電子會計檔案的備份制度。防止自然災害及人為破壞。
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中圖分類號：G273；F233文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2009)08-0172－03
會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1 會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。
（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。
2會計檔案科學管理工作中存在的問題
2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠
有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。
2.2 會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。
2.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范
會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1 統一思想，加強領導，提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2 制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度
要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3.3 規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
3.4 加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質
會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。
4結語
在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。
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