成人教務(wù)工作總結(jié)大全11篇

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篇（1）

教務(wù)秘書的工作服務(wù)于教學(xué),教學(xué)管理是高校管理的重要環(huán)節(jié)。教務(wù)秘書是教學(xué)管理的直接參與者,對(duì)教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)都必須熟悉,才能高效、有序地做好管理工作。因此,做好教務(wù)秘書工作非常重要和必要,對(duì)教務(wù)秘書的工作提出了高要求。

一、教務(wù)秘書的工作職責(zé)

1.教學(xué)計(jì)劃的落實(shí)與執(zhí)行

嚴(yán)格按照教學(xué)計(jì)劃確認(rèn)每學(xué)期的教學(xué)任務(wù),由系主任安排任課教師后,教務(wù)秘書編制課表;課表排好后,要維護(hù)其嚴(yán)肅性和穩(wěn)定性,如有特殊情況,應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定為教師辦理停、調(diào)課手續(xù);收集好教學(xué)進(jìn)度表并協(xié)助系主任組織好教學(xué)檢查工作。

2.考務(wù)事宜與學(xué)生成績管理

及時(shí)安排期末考試,并通知到任課教師和學(xué)生,如有補(bǔ)考、重修,要按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù);按時(shí)收齊登有成績的試卷以及試卷分析表。做好成績登錄工作,及時(shí)向?qū)W生公布成績。

3.學(xué)生學(xué)籍管理

每學(xué)年和每學(xué)期進(jìn)行學(xué)年、學(xué)期學(xué)生學(xué)籍審查和處理,如有休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、處分等情況變動(dòng),應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)上報(bào)教務(wù)處審批,隨時(shí)更新學(xué)生人數(shù)變動(dòng)情況。對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)資格審定。編制畢、結(jié)業(yè)生成績匯總表,送教務(wù)處審核。

4.檔案資料管理

分門別類,將學(xué)生的實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)結(jié)、畢業(yè)論文、試卷等數(shù)據(jù)資料做好保存及管理工作。另外,做好教師、課程等檔案的管理工作,包括教學(xué)大綱、授課計(jì)劃、教師課表、試卷樣卷及標(biāo)準(zhǔn)答案等。同時(shí),還要做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和整理工作。如有重要教研活動(dòng)、教學(xué)研究項(xiàng)目和成果、教學(xué)工作總結(jié)、各項(xiàng)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)活動(dòng)記錄等都應(yīng)納入檔案管理內(nèi)。

二、教務(wù)秘書必須具備的能力

1.口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力

首先,教務(wù)秘書要求準(zhǔn)確無誤的口頭表達(dá),包括時(shí)間、地點(diǎn)、人員、事件等。其次,教務(wù)秘書要對(duì)所要陳述的事情言簡意賅的表達(dá),如會(huì)議精神、來文事項(xiàng)、任務(wù)要求、 各類通知、電話內(nèi)容等。良好的口頭和書面表達(dá)能力是完成教務(wù)工作的基本要求。

2.溝通和協(xié)調(diào)能力

教務(wù)秘書在日常教學(xué)管理中,經(jīng)常需要與多個(gè)部門溝通協(xié)調(diào),比如,補(bǔ)課過程中涉及的時(shí)間確定以及借用教室,需要任課教師、學(xué)生都有空余時(shí)間的情況下,將時(shí)間、人數(shù)確認(rèn)無誤后,向多媒體管理中心協(xié)調(diào)教室事宜。教務(wù)秘書在教師、學(xué)生以及教務(wù)處之間起到一個(gè)橋梁、紐帶的作用,在各部門之間溝通協(xié)調(diào),促成事件的完滿解決,滿足各方面所需。另外,還有非常重要的一點(diǎn)是做好領(lǐng)導(dǎo)與教師之間的溝通,讓彼此理解,使上情下達(dá)和下情上傳都變得順暢。良好的溝通和協(xié)調(diào)能力在教務(wù)工作中能起到事半功倍的作用。

3.操作電腦和利用網(wǎng)絡(luò)的能力

教務(wù)秘書的很多日常事務(wù)工作,都是在電腦上操作完成,基本轉(zhuǎn)向“無紙化”辦公,如教務(wù)系統(tǒng)軟件的開發(fā)和應(yīng)用后,排課、學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃修訂等很多工作都可經(jīng)由該系統(tǒng)操作完成,教務(wù)軟件的應(yīng)用,使教務(wù)工作變得更為快捷,更有條理,真正實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化,大大地提高了教務(wù)人員的工作效率。這就要求教務(wù)秘書必須熟練使用計(jì)算機(jī),包括制作文檔、處理表格、使用軟件,實(shí)現(xiàn)辦公管理自動(dòng)化。

4.處理信息資料和資料整合的能力

信息資料包括文件、電話、會(huì)議等,這些資料能夠保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。很多信息還具有很強(qiáng)的時(shí)效性,需要教務(wù)秘書具備迅速、準(zhǔn)確地作出處理的能力,同時(shí)還要客觀、全面的向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,以進(jìn)一步執(zhí)行決策或調(diào)整補(bǔ)充、完善決策,這將直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。

5.心理承受能力

教務(wù)工作中,教務(wù)人員需應(yīng)對(duì)各種繁雜的事務(wù),需與各方面的人打交道,包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等。難免遇到不順心的事,甚至需要承受來自各方面的壓力。大量的工作,花了很大的精力和努力,不見成效,甚至不被理解,很容易影響到工作心情和工作熱情。這就要求教務(wù)人員必須具備良好的心理素質(zhì)、足夠的心理承受能力,克服困難、增強(qiáng)信心,盡最大的努力,一如既往的保持良好的工作心情和工作熱情。

三、教務(wù)隊(duì)伍中存在的問題及建議

(一)教務(wù)隊(duì)伍存在的問題

1.文化素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)有教務(wù)人員隊(duì)伍中,很多一部分人員是因安置家屬工作而來到教務(wù)崗位,其中年齡較大的人員大多學(xué)歷偏低,文化素養(yǎng)也不高。在完成日常緊張繁忙的工作時(shí),就顯得力不從心。使工作效率大打折扣。再者,教務(wù)隊(duì)伍中的人員,多數(shù)沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過教學(xué)管理理論,他們所學(xué)的專業(yè)與教務(wù)工作關(guān)系并不緊密,這些都導(dǎo)致工作中遇到突況時(shí)缺乏應(yīng)變能力。因缺乏較高理論水平和業(yè)務(wù)能力,使得學(xué)校教學(xué)管理的發(fā)展與建設(shè)受到了影響。再加之,缺乏學(xué)習(xí)、不注重培養(yǎng)是教務(wù)工作隊(duì)伍素質(zhì)不高的主要原因。

2.人員流動(dòng)性大

目前,高校教務(wù)崗位人員更換較頻繁。熟悉業(yè)務(wù)的人員離崗了,新任的人員還沒有馬上銜接上,很容易出現(xiàn)教學(xué)差錯(cuò),甚至出現(xiàn)教學(xué)事故,這些都非常不利于教學(xué)工作的順利進(jìn)行與穩(wěn)定發(fā)展。原因有很多方面,其中最顯著的原因就是教務(wù)工作的繁雜,還要承擔(dān)重大的責(zé)任。而導(dǎo)致教務(wù)工作的繁雜的主要原因是分工不明確,一些不屬于教務(wù)工作范疇的事情,如教學(xué)進(jìn)度表只上交電子稿,紙質(zhì)稿交由教務(wù)秘書打印等工作,大大增加了教務(wù)人員的工作量,降低了工作效率。教務(wù)工作中,來不得半點(diǎn)差錯(cuò),任何事情都要求百分之百的準(zhǔn)確,一旦出現(xiàn)了差錯(cuò),其產(chǎn)生的負(fù)面影響會(huì)很大,而面對(duì)如此繁雜的工作,誰也無法保證不出任何差錯(cuò)。這就致使教務(wù)人員承受了巨大的工作壓力,導(dǎo)致很多教務(wù)工作者萌生去意,不愿留在教務(wù)崗位。

3.工作熱情有待激發(fā)

教務(wù)人員經(jīng)常擔(dān)心工作中出現(xiàn)漏洞,大多小心謹(jǐn)慎。不求有功,但求無過。這種消極的情緒,毫無工作熱情可言,更不利于學(xué)院教學(xué)工作的進(jìn)行。另外,教務(wù)工作雖然忙碌,可是卻看不到具體的成績。學(xué)校對(duì)教務(wù)工作也沒有引起足夠的重視。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教務(wù)工作者缺乏人性化關(guān)懷,不注重解決他們的工資和待遇及職稱晉升等問題。

(二)對(duì)教務(wù)工作的建議

1.教務(wù)工作者需不斷學(xué)習(xí),提高素質(zhì)

教務(wù)秘書要注重提高自身文學(xué)修養(yǎng),要加強(qiáng)教育學(xué)、管理學(xué)等各科知識(shí)的學(xué)習(xí),用知識(shí)武裝自己的頭腦。讓目標(biāo)變得更明確,思路變得更清晰。提高工作認(rèn)識(shí),樹立奉獻(xiàn)精神。另外,要多參加針對(duì)教務(wù)工作者的培訓(xùn)。可外出學(xué)習(xí)、進(jìn)修,可參觀、訪問,借鑒同行的工作經(jīng)驗(yàn),也可本校教務(wù)工作者互相研討,相互交流、取長補(bǔ)短。

2.學(xué)校需加強(qiáng)人性化管理,激發(fā)教務(wù)秘書的工作熱情

學(xué)校應(yīng)對(duì)教務(wù)秘書工作予以認(rèn)可與重視。多些人文關(guān)懷,多換位思考。上級(jí)要主動(dòng)關(guān)心下級(jí)在工作中遇到的難處并給予相應(yīng)的指導(dǎo)幫助。對(duì)教務(wù)工作者的工作量化績效考核需公平、公正,解決好他們的職稱、工資、待遇等問題。另外,學(xué)校還應(yīng)加大投入,為教務(wù)工作者的培訓(xùn)和知識(shí)更新提供切實(shí)可行的政策與經(jīng)費(fèi)保障。

篇（2）

一、引言

全面質(zhì)量管理的主要特點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量實(shí)行全面、全員和全過程的管理與控制。它從過去的事后檢驗(yàn)并以把關(guān)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐灶A(yù)防為主；從管生產(chǎn)質(zhì)的結(jié)果變?yōu)楣苌a(chǎn)中的因素。它注重抓住生產(chǎn)過程中影響產(chǎn)品的主要矛盾，發(fā)動(dòng)全員、全部門共同研究改進(jìn)；強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格按照科學(xué)管理的程序、方法和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理；強(qiáng)調(diào)一切為用戶服務(wù)，使整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程都處于系統(tǒng)控制的狀態(tài)下，從而達(dá)到提高產(chǎn)品質(zhì)量的目的[1]。全面質(zhì)量管理，吸取了系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)和方法，把管理對(duì)象看成一個(gè)系統(tǒng)，把相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合起來，從全局、全程來抓質(zhì)量管理。同時(shí)，還要抓住各個(gè)局部、各個(gè)環(huán)節(jié)工作者的人的管理全局性、全程性、全員性，就是現(xiàn)在實(shí)施全面質(zhì)量管理的基本精神之所在。

二、學(xué)校教育全面質(zhì)量管理的特點(diǎn)

根據(jù)全面質(zhì)量管理的基本精神，結(jié)合教育管理工作實(shí)際，教育管理中的質(zhì)量管理，有以下特點(diǎn)。

1、全面的教育質(zhì)量管理

即把涉及教育質(zhì)量的一切因素都管起來。首先，教育是育人的事業(yè)，教育管理所要求的質(zhì)量，是育人的質(zhì)量。也就是要“多出人才，出好人才”，使受教育者的品德、智力、體質(zhì)幾方面都得到發(fā)展，成為社會(huì)主義的建設(shè)者和接班人。這是教育質(zhì)量管理的最終目標(biāo)之所在，是質(zhì)量管理中最根本的因素。為了實(shí)現(xiàn)育人的質(zhì)量目標(biāo)，必須把直接關(guān)系育人質(zhì)量的全部工作管理好。從育人機(jī)構(gòu)的學(xué)校來說，要有能統(tǒng)率學(xué)校全面工作的戰(zhàn)略思想，即正確的辦學(xué)指導(dǎo)思想，使學(xué)校各項(xiàng)工作都有正確的方向，便于形成合力，提高學(xué)校工作效率。還要使學(xué)校各部門的工作，如思想政治工作、教學(xué)工作、體衛(wèi)工作、總務(wù)工作等，實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化，消除薄弱環(huán)節(jié)[2]。為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校工作的整體功能，還要以教學(xué)為中心，協(xié)調(diào)好各方面工作的關(guān)系。在教學(xué)工作中，要以工具學(xué)科為基礎(chǔ)，全面抓好各門學(xué)科的質(zhì)量，以全面完成教學(xué)計(jì)劃。另外，還要充分利用家庭、社會(huì)的積極因素，使學(xué)校教育、家庭教育、社會(huì)教育統(tǒng)一起來，優(yōu)化育人環(huán)境。

2、全過程的教育質(zhì)量管理

教育質(zhì)量是通過工作質(zhì)量創(chuàng)造出來的。沒有工作的高質(zhì)量，也就沒有教育的高質(zhì)量。工作總是在一定時(shí)間和空間內(nèi)進(jìn)行的，總要表現(xiàn)為一定的過程的。不僅教育工作有一個(gè)完整的過程，管理工作也有一個(gè)完整的過程。全面質(zhì)量管理，要求教育全過程都要保證高質(zhì)量，不能有絲毫疏忽。比如，就小學(xué)管理來說；學(xué)生從入學(xué)、畢業(yè)到升入初中，是一個(gè)完整的過程。在這個(gè)過程中，要按照政策，把好招生關(guān)；入學(xué)后有幾個(gè)年段，一段也不能忽視，要根據(jù)各段特點(diǎn)，因材施教，并使各段緊密銜接，搞好年段把關(guān)；畢業(yè)后，還要追蹤調(diào)查，看學(xué)生升學(xué)后的實(shí)際表現(xiàn)，以此檢驗(yàn)教育質(zhì)量。另外，從管理工作過程來看，無論一個(gè)學(xué)校或一個(gè)地區(qū)，都要抓好計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、總結(jié)等幾個(gè)環(huán)節(jié)，一環(huán)也不能放松。就一項(xiàng)具體教育工作來說，也有其完整的過程和環(huán)節(jié)。

3、全員的教育質(zhì)量管理

教育工作全過程的質(zhì)量，是由相關(guān)的人員的工作質(zhì)量來保證的。只有每個(gè)工作人員以及受教育者，發(fā)揮了主觀能動(dòng)性，在各自的崗位上履行相應(yīng)的職責(zé)，保證了自身工作的高質(zhì)量，才可能有高的教育質(zhì)量。實(shí)行全面質(zhì)量管理，就要在一個(gè)共同目標(biāo)——提高教育質(zhì)量之下，把全體教育行政人員和學(xué)校工作人員以至學(xué)生，都納入質(zhì)量管理中來，使他們都參加質(zhì)量管理。除盡力搞好本職工作、保證自身工作的高質(zhì)量外，還要關(guān)心其它部門的工作，關(guān)心整個(gè)教育工作的全局，意識(shí)到自己工作與整體教育質(zhì)量密切相關(guān)，意識(shí)到所有人員的努力，對(duì)質(zhì)量保證的作用，樹立全局觀念、整體意識(shí)[3]。

三、全面質(zhì)量管理在學(xué)校教育管理效能提升中的應(yīng)用

1、工作控制

這是一種預(yù)先控制(或超前控制)。即對(duì)教育行政部門或?qū)W校的各項(xiàng)工作，制定工作規(guī)范，擬出實(shí)施細(xì)則。將一些常規(guī)的或重大的工作步驟或手續(xù)固定下來，形成制度。使各個(gè)工作人員在進(jìn)行工作前，明確規(guī)范、照章辦事，起到事前控制的作用，保證工作達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求。

2、程序控制

為了實(shí)現(xiàn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要開展多方面的工作，這些工作都顯示為一系列的活動(dòng)。任何活動(dòng)，都是一個(gè)過程，都有一定的程序。教育管理活動(dòng)有其自身的規(guī)律，也要遵循一定的程序。程序控制，就是對(duì)教育管理工作活動(dòng)程序，進(jìn)行有效的控制。由于教育管理活動(dòng)有不同的層次，其活動(dòng)的程序和對(duì)這些程序的控制，也要分出層次來[4]。

（1）教育管理工作過程的程序控制

無論是教育行政機(jī)關(guān)的管理工作或?qū)W校管理工作，其過程都有一定的程序。這就是計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、總結(jié)(或處理)。在企業(yè)的質(zhì)量管理中，把這稱為“P．D．C．A循環(huán)”，是質(zhì)量管理體系活動(dòng)的基本方法，是改進(jìn)和解決質(zhì)量問題所不可少的。在教育管理中，一個(gè)地區(qū)教育行政機(jī)關(guān)的工作或一個(gè)學(xué)校的工作，也都要遵循計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、總結(jié)這四個(gè)程序來進(jìn)行。每個(gè)程序都要按要求做好，并按這四個(gè)程序的順序來進(jìn)行，不可缺漏，最后一個(gè)程序——總結(jié)，是至關(guān)重要的。總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，用以改進(jìn)工作，才能使質(zhì)量不斷上升。這四個(gè)程序構(gòu)成一個(gè)循環(huán)。最后的總結(jié)程序，將是下一循環(huán)計(jì)劃的基礎(chǔ)。四個(gè)階段，如此不斷循環(huán)下去，質(zhì)量也就不斷提高。在教育管理中，必須嚴(yán)格按此程序進(jìn)行。

（2）教育管理日常工作的程序控制

一個(gè)地區(qū)的教育行政機(jī)關(guān)或一所學(xué)校，為了質(zhì)量上得去，有許多日常工作需要辦理。這些日常工作，也有一定的常規(guī)可循，可以按其程序加以控制。如教育行政機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)年度初，抓發(fā)展規(guī)劃，物資調(diào)配，經(jīng)費(fèi)劃撥；學(xué)年開始前抓學(xué)校的招生，班子調(diào)整，人事調(diào)配；開學(xué)時(shí)抓學(xué)校工作部署和計(jì)劃安排，以后抓檢查、督導(dǎo)；學(xué)年結(jié)束時(shí)抓統(tǒng)考、升學(xué)考試等。就學(xué)校來說，開學(xué)前抓招生、計(jì)劃制定、人事安排；開學(xué)時(shí)抓各項(xiàng)工作計(jì)劃的制定，常規(guī)管理的鞏固；開學(xué)后抓各項(xiàng)活動(dòng)的開展，期中抓工作檢查，期末抓總結(jié)、表彰、考試、學(xué)生操行評(píng)定等。要根據(jù)日常工作的內(nèi)容，規(guī)劃出一定程序。將一年或一學(xué)期工作，劃分為幾個(gè)階段，每個(gè)階段各有重點(diǎn)，排成工作歷，使全體人員明白，以便主動(dòng)配合。使日常工作按序進(jìn)行，有條不紊。就能在一定程度上避免差錯(cuò)，保證質(zhì)量[5]。

3、環(huán)節(jié)控制

教育管理的各項(xiàng)工作和活動(dòng)的進(jìn)程中，都包含有各個(gè)環(huán)節(jié)。把各個(gè)環(huán)節(jié)控制好，就可以保證各項(xiàng)工作或活動(dòng)的質(zhì)量。如教育行政部門每年組織的招生工作，就有報(bào)名、審核、命題、制卷、考程、考試工作安排(含監(jiān)考、考試規(guī)則、考場布置、試卷裝訂等)、考卷保管、閱卷、復(fù)查、統(tǒng)分、錄取、通知、考試工作總結(jié)等環(huán)節(jié)的工作。要把這些環(huán)節(jié)都控制好，才能保證整個(gè)考試工作“萬無一失”。又如，學(xué)校教師的教學(xué)工作，包括：備課、講課、作業(yè)布置、批改、預(yù)習(xí)、上課、復(fù)習(xí)、作業(yè)、考試、小結(jié)等環(huán)節(jié)。把這些環(huán)節(jié)控制好，達(dá)到各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，就可以保證教學(xué)和學(xué)習(xí)的質(zhì)量。目前，有“最優(yōu)教法”、“最優(yōu)學(xué)法”等的提出，其內(nèi)容就是如何使教和學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，是教和學(xué)實(shí)施環(huán)節(jié)控制的好方法。

四、結(jié)論

我們不是唯條件論者。但實(shí)事求是地分析影響質(zhì)量的因素，并設(shè)法優(yōu)化這些因素，是質(zhì)量控制的重要方法。當(dāng)然，對(duì)這些因素也不能同等看待。從內(nèi)部因素與外部因素比較來看，要以內(nèi)部因素為主；從人的因素和物的因素比較來看，應(yīng)以人的因素為主。

參考文獻(xiàn)

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[3]李彬，阮冬生，李敬芬.地方高校內(nèi)部質(zhì)量保障體系構(gòu)建的研究與實(shí)踐——以湖州師范學(xué)院為例[J].現(xiàn)代教育科學(xué)，2013，05：62-64.

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一、管理背景分析

目前電大所開展的主要教育模式是開放教育，而開放教育是將現(xiàn)有的教學(xué)資源開放出來，供學(xué)習(xí)者自由參考、學(xué)習(xí)。

開放教育具有的基本特征是：以學(xué)生和學(xué)習(xí)為中心，而不是以教師、學(xué)校和教學(xué)為中心;采用各種教和學(xué)的方法;取消和突破種種對(duì)學(xué)習(xí)的限制和障礙。開放教育對(duì)入學(xué)者的年齡、職業(yè)、地區(qū)、學(xué)習(xí)資歷等方面沒有太多的限制，凡有志向?qū)W習(xí)者，具備一定的文化、知識(shí)基礎(chǔ)的，不需要參加入學(xué)考試，均可以申請(qǐng)入學(xué);學(xué)生對(duì)課程選擇和媒體使用有一定的自，在學(xué)習(xí)方式、學(xué)習(xí)進(jìn)度、時(shí)間和地點(diǎn)等方面也可由學(xué)生根據(jù)需要決定;在教學(xué)上采用多種媒體教材和現(xiàn)代信息技術(shù)手段等等。

那么基于開放教育的以上特征，勢必對(duì)基層辦學(xué)機(jī)構(gòu)學(xué)籍管理工作提出了更高要求，它不同于傳統(tǒng)高校的學(xué)籍管理工作模式，開放教育的學(xué)籍管理工作更具公開性和服務(wù)性，且信息、科學(xué)化和人性化的管理的要求更為迫切。

基于開放教育從中央電大、省電大到地市級(jí)分校、縣級(jí)工作站、教學(xué)班多層次管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜性，電大系統(tǒng)學(xué)籍管理工作尤其是地市級(jí)分校處在學(xué)籍管理的戰(zhàn)斗一線，不緊緊要面向校本部八年內(nèi)上萬學(xué)生提供的各項(xiàng)學(xué)籍服務(wù)，還要指導(dǎo)眾多基層電大工作站的學(xué)籍管理工作，在很多學(xué)籍管理細(xì)化問題的承擔(dān)起了“一線數(shù)據(jù)樞紐處理器”的角色。

如果把整個(gè)學(xué)校比喻成一做學(xué)歷制造的工廠，那么學(xué)籍服務(wù)工作從“產(chǎn)品上線”（即學(xué)生報(bào)名入學(xué)）開始就一直貫穿到“成品下線”（即學(xué)生領(lǐng)到畢業(yè)證），以及文憑發(fā)放后的“售后服務(wù)”。

然而目前學(xué)籍管理工作人員信息技術(shù)使用水平難免具有不均衡性，尤其是那些非IT專業(yè)技術(shù)背景的人員被安排在學(xué)籍管理崗位上時(shí)，很難快速進(jìn)入角色，有效保證學(xué)籍管理服務(wù)的質(zhì)量;因此，針對(duì)各個(gè)學(xué)籍管理模塊，分校層面的學(xué)籍管理工作總結(jié)并推廣的一些重要環(huán)節(jié)信息化管理技巧和經(jīng)驗(yàn)的重要性就不言而喻了。

二、實(shí)際問題提出

譬如學(xué)歷生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的【畢業(yè)證書電子照片管理】就是一項(xiàng)工作量大卻很有技巧可言的工作，但是那些技巧是省電大的集團(tuán)培訓(xùn)中所無法觸及的部分，必須要靠基層學(xué)籍管理人員自己去摸索和探究。

本文將就畢業(yè)證書電子照片的管理技巧展開細(xì)致入微的分析，并立足于分校層面的學(xué)籍管理日常工作，著眼于分校學(xué)籍管理工作的服務(wù)穩(wěn)態(tài)性需求，總結(jié)一套簡而易行的方法。

三、現(xiàn)狀分析及對(duì)策選用

畢業(yè)辦證電子照片的管理的分類：

1.紙質(zhì)證書辦理所需電子照片管理

按照現(xiàn)行方法，每學(xué)年的新生入學(xué)后第二學(xué)年下學(xué)期統(tǒng)一參加學(xué)校組織的新華圖片社辦證圖片采集。照相過程中，分校學(xué)籍部門會(huì)提前準(zhǔn)備好一份相應(yīng)學(xué)年的所有學(xué)生電子名單，并且提前讓班主任老師分發(fā)照相卡作為學(xué)生拍照的憑證，學(xué)生持照相卡排隊(duì)參與拍照并現(xiàn)場錄入拍攝序號(hào)，由于現(xiàn)場秩序、手工編寫拍攝序號(hào)、錄入拍攝序號(hào)等客觀現(xiàn)狀存在不可避免的差錯(cuò)，導(dǎo)致學(xué)生姓名與實(shí)際拍攝序號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)位和張冠李戴現(xiàn)象，每次采集完圖片，學(xué)籍人員和班主任老師都要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間利用各種途徑來逐個(gè)核對(duì)學(xué)生姓名與實(shí)際拍攝序號(hào)是否匹配正確，經(jīng)過反復(fù)核對(duì)、糾錯(cuò)后才能制作出學(xué)生和拍攝序號(hào)對(duì)應(yīng)正確的名單表，而將從新華社攝像師那里拷貝回來的以拍攝序號(hào)命名的電子照片更名為辦證時(shí)以學(xué)生身份號(hào)碼命名的電子照片時(shí)，就可以用到批處理技術(shù)來完成。（具體方法見第四章）

那些由于工作繁忙沒有參加學(xué)校組織的統(tǒng)一拍照的學(xué)生，只能自己利用空余時(shí)間去新華圖片社參加散拍，新華圖片社再將這些學(xué)生的電子照片通過電子郵件發(fā)送給學(xué)籍管理員。

2.電子證書上網(wǎng)所需電子照片管理

實(shí)際情況，每學(xué)期無論是參加學(xué)校統(tǒng)拍的學(xué)生，還是自己去新華社散拍的學(xué)生，辦理到紙質(zhì)畢業(yè)證書后，依然有一部分學(xué)生在學(xué)信網(wǎng)上的電子學(xué)歷無圖片或者因文憑文字和圖片信息匹配失敗而學(xué)信網(wǎng)上查不到學(xué)歷信息，這個(gè)情況，通常只能通過每學(xué)期開學(xué)的“網(wǎng)站圖像更新”來彌補(bǔ)，而這些數(shù)以百計(jì)成功利用電子照片辦理了紙質(zhì)學(xué)歷，卻沒有完成電子學(xué)歷上網(wǎng)的圖像更新數(shù)據(jù)上報(bào)，通常情況下都是需要重新上報(bào)圖像更新數(shù)據(jù)表及電子照片的，傳統(tǒng)的做法是班主任老師圖像更新上報(bào)的格式要求及電子照片要求后，由學(xué)生本人統(tǒng)一上報(bào)給班主任老師，再由班主任老師將整理好的數(shù)據(jù)匯總給學(xué)籍管理員，學(xué)籍管理員匯總后再上傳給省級(jí)電大，這樣顯然是麻煩了學(xué)生也增加了班主任的工作量的，同時(shí)也增加了上報(bào)的誤差率，因?yàn)椴皇羌刑幚頂?shù)據(jù)，每個(gè)班主任老師的計(jì)算機(jī)處理能力不一樣，增加了上報(bào)數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率。因此學(xué)籍管理員可以獨(dú)自利用辦證電子照片數(shù)據(jù)庫，重新將以“身份證號(hào)碼”命名的電子照片批量更名為“姓名+電子注冊(cè)號(hào)”后，附以網(wǎng)站圖像更新名單后打包上傳給省級(jí)電大，再由省級(jí)電大報(bào)送中央電大，最后報(bào)教育部上傳學(xué)信網(wǎng)，大大降低差錯(cuò)率，減少中間環(huán)節(jié)，更好的為學(xué)生服務(wù)。在這個(gè)批量更改電子照片的過程中，也是可以利用批處理技術(shù)來快速高效完成的批量更名工作的。（具體方法見第四章）

四、技術(shù)介紹及具體執(zhí)行方法

什么是批處理技術(shù)？批處理（Batch），也稱為批處理腳本。顧名思義，批處理就是對(duì)某對(duì)象進(jìn)行批量的處理。批處理文件的擴(kuò)展名為bat 。目前比較常見的批處理包含兩類：DOS批處理和PS批處理。PS批處理是基于強(qiáng)大的圖片編輯軟件Photoshop的，用來批量處理圖片的腳本;而DOS批處理則是基于DOS命令的，用來自動(dòng)地批量地執(zhí)行DOS命令以實(shí)現(xiàn)特定操作的腳本。

1.利用批處理技術(shù)給將電子照片命名為學(xué)生“身份證號(hào)碼”的步驟如下：

第一步：創(chuàng)建文件夾“給電子照片批量命名”，并放入文件夾“電子照片原始底片N張”和EXCEL表“電大某年圖片采集拍攝序號(hào)名單N人.xls”，如圖1所示：

圖1

第二步：在“電大某年圖片采集拍攝序號(hào)名單N人.xls”電子表格中創(chuàng)建“批量命名指令”列，并在單元格K2中輸入公式“=”ren IMG_”&A2&”.JPG “&D2&”.jpg””，拖拽K2右下角復(fù)制單元格公式即得K2列數(shù)據(jù)，如圖2所示：

圖2

第三步：將“批量命名指令”列數(shù)據(jù)自K2起復(fù)制粘貼到新創(chuàng)建的TXT文本文件中，并另存為“電子照片批量命名程序.bat”至路徑“電子照片原始底片N張”文件夾中，如圖3所示：

圖3

第四步：在“電子照片原始底片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量命名程序.bat”，即完成電子照片的批量命名，如圖4所示：

圖4

2.利用批處理技術(shù)將名為身份證號(hào)的電子照片更名為“姓名+電子注冊(cè)號(hào)”的步驟如下：

第一步：創(chuàng)建文件夾“電子照片批量更名”，并放入文件夾“網(wǎng)站圖像更新電子照片N張”和EXCEL表“網(wǎng)站圖像信息更新表.xls”，如圖5所示。

圖5

圖6

圖7

第二步：在“網(wǎng)站圖像信息更新表.xls”電子表格中創(chuàng)建“批量改名指令”列，并在單元格J4中輸入公式“=”ren “&C4&”.jpg “&B4&F4&”.jpg””，拖拽J4右下角復(fù)制單元格公式即得J4列數(shù)據(jù)，如圖6所示。

第三步：將“批量改名指令”列自J4起復(fù)制粘貼到新創(chuàng)建的TXT文本文件中，并另存為“電子照片批量更名程序.bat”至路徑“網(wǎng)站圖像更新電子照片N張”文件夾中，如圖7所示。

第四步：在“網(wǎng)站圖像更新電子照片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量更名程序.bat”，即完成電子照片的批量更名，如圖8所示。

圖8

五、結(jié)束語

開放教育隸屬成人教育，學(xué)生大部分都是有工作的成年人，空閑時(shí)間不多，也很難組織學(xué)生在學(xué)校集中辦理某些行政手續(xù)，這就要求我們學(xué)籍管理人員要盡可能的利用簡約快捷高效且低風(fēng)險(xiǎn)的最佳方法來完成各項(xiàng)服務(wù)學(xué)生的工作。上文中僅為信息技術(shù)在學(xué)籍管理中很小的一個(gè)環(huán)節(jié)但又是關(guān)乎學(xué)生切身利益的非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用小技巧。它不僅能提高辦證工作的效率，更加能夠提高學(xué)生服務(wù)工作的質(zhì)量。將傳統(tǒng)方法需要幾個(gè)工作日上百學(xué)生參與才能完成的事情，優(yōu)化到只需要幾個(gè)小時(shí)一個(gè)人就能很好的完成，這讓筆者深刻的感受到了計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的奧妙無窮，也將繼續(xù)在管理實(shí)踐中去探索更多行之有效的好方法。

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篇（4）

目前各大學(xué)順應(yīng)人才培養(yǎng)特點(diǎn)需要普遍實(shí)施了學(xué)分制教學(xué)管理模式，但不容置疑的是，學(xué)分制相關(guān)制度、措施的有效實(shí)施與落實(shí)，需要完善的教學(xué)管理基礎(chǔ)條件和行之有效的管理模式，如實(shí)行選課制和彈性學(xué)制，模糊了專業(yè)、班級(jí)的概念，對(duì)學(xué)校的教師數(shù)量和質(zhì)量、課程的開設(shè)、教室資源管理、學(xué)生班級(jí)活動(dòng)的開展、學(xué)生學(xué)籍管理等都帶來新要求，特別是對(duì)本來就比較薄弱的大學(xué)教學(xué)檔案管理工作挑戰(zhàn)更大，因?yàn)閷W(xué)分制下，教學(xué)檔案管理的周期更長，內(nèi)容更多、變化更大、要求更高等。而大學(xué)教學(xué)檔案的產(chǎn)生、整理、保存、歸檔等一系列管理工作的重心和基礎(chǔ)在于大學(xué)中的二級(jí)單位――學(xué)院，以學(xué)院為單位，由老師、學(xué)生、教研室、院級(jí)教學(xué)管理辦公室、各科研項(xiàng)目組、各研究中心等產(chǎn)生的教學(xué)檔案是構(gòu)成大學(xué)教學(xué)檔案的絕大多數(shù)。因此，強(qiáng)化院級(jí)教學(xué)檔案管理工作是提高大學(xué)教學(xué)檔案管理工作水平的基本途徑和保障之一，也是大學(xué)學(xué)分制能否有效、可持續(xù)開展的基礎(chǔ)條件。開展此研究有其現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

1 大學(xué)教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)在學(xué)院

教學(xué)檔案是指教師、學(xué)生、管理人員在日常教學(xué)、教學(xué)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、錄音、錄像等各種形式和載體的材料。對(duì)這些資料進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔、保管和使用等就是教學(xué)檔案管理。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過程的真實(shí)原始紀(jì)錄，是大學(xué)教學(xué)管理水平、教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)成果的真實(shí)反映，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，更是大學(xué)檔案管理的重要組成部分。

大學(xué)教學(xué)檔案一般包括教學(xué)文件檔案、教務(wù)工作檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案等。絕大多數(shù)教學(xué)檔案來源于教學(xué)第一線的院級(jí)教學(xué)單位，產(chǎn)生于教學(xué)過程中的學(xué)院、教研室、教師、學(xué)生等多個(gè)層次、多個(gè)環(huán)節(jié)，形成數(shù)量龐大、種類繁多、時(shí)間跨度大的檔案材料。因此大學(xué)教學(xué)檔案管理重點(diǎn)和基礎(chǔ)在于具體承擔(dān)、落實(shí)教學(xué)工作的各學(xué)院，院級(jí)教學(xué)檔案管理工作的能力、質(zhì)量和水平，決定著大學(xué)教學(xué)檔案管理的效率和效果。

因此探尋強(qiáng)化院級(jí)教學(xué)檔案管理的途徑與措施，提高和完善院級(jí)教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量和水平，是保證大學(xué)校級(jí)教學(xué)檔案工作能力和水平達(dá)到學(xué)分制教學(xué)管理制度要求的基礎(chǔ)，是有效提升大學(xué)教學(xué)管理水平的必由之路，對(duì)推動(dòng)我國大學(xué)教育教學(xué)改革和擴(kuò)大與外交流都有客觀的、現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

2 院級(jí)教學(xué)檔案管理存在的主要問題

現(xiàn)實(shí)中，各大學(xué)教學(xué)檔案管理往往是以大學(xué)檔案館為龍頭，以行政檔案管理規(guī)范來收集、整理、歸類和要求教學(xué)檔案的管理工作等，客觀忽視了教學(xué)工作特點(diǎn)以及學(xué)分制對(duì)進(jìn)行檔案的特殊性要求等。加之檔案管理工作開展是以行政管理為依據(jù)，缺乏專業(yè)性的考量，因而存在如制度不完善、人員不專業(yè)、設(shè)施不齊備、不重視、信息不完整等問題，進(jìn)而成為制約大學(xué)學(xué)分制管理制度有效開展與完善的基礎(chǔ)性工作瓶頸之一。

2.1 制度不完善，即沒有與學(xué)分制配套的院級(jí)教學(xué)檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)實(shí)中，幾乎所有的大學(xué)對(duì)最基本的院級(jí)教學(xué)檔案管理工作都沒有配套制度和標(biāo)準(zhǔn)，仍延用過去的校級(jí)行政檔案制度和要求。而實(shí)施學(xué)分制必須要有與之配套的選課制、學(xué)籍管理制度、導(dǎo)師制、聘任制及教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等制度和規(guī)范，同時(shí)，還要構(gòu)筑一套全校互通的教學(xué)管理信息平臺(tái)，包括選課運(yùn)行系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、導(dǎo)師遴選系統(tǒng)、后勤保障系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、招生就業(yè)系統(tǒng)等。如果沒有配套的科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)檔案材料，學(xué)分制的優(yōu)勢與特點(diǎn)根本不可能有效體現(xiàn)。

2.2 人員不專業(yè)，即無專門崗位設(shè)置和人員配備

目前，我國大學(xué)檔案工作的重心在學(xué)校一級(jí)，通過學(xué)校的檔案館機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)所有的檔案管理相關(guān)事宜，包括教學(xué)檔案。而在產(chǎn)生教學(xué)檔案的主體單位各學(xué)院一般沒有設(shè)置專門的教學(xué)檔案管理人員崗位，也就沒有專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。現(xiàn)實(shí)中院級(jí)教學(xué)檔案管理工作多由教學(xué)秘書和部門行政秘書兼任。這些秘書平日大多忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)，不可能有多余的時(shí)間和精力來開展檔案管理工作；同時(shí)他們大多不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案及檔案管理專業(yè)知識(shí)，平時(shí)做的檔案收集與整理等工作僅憑經(jīng)驗(yàn)與制度規(guī)范，并沒有具體的理論指導(dǎo)，對(duì)文件規(guī)范意識(shí)及檔案的實(shí)用價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒定能力，致使檔案材料的收集與整理工作具很大的隨意性。不可能很好的滿足學(xué)分制實(shí)施的檔案管理要求。

2.3 無條件，即缺乏科學(xué)管理手段、方法和必要設(shè)施等

盡管學(xué)分制在我國大學(xué)推行已多年，但迄今為止也只能稱為學(xué)分學(xué)年制，其學(xué)分制的主要特點(diǎn)和優(yōu)勢并沒有真正有效的被體現(xiàn)，究其原因無不與我國大學(xué)教學(xué)管理、特別是教學(xué)檔案管理等基礎(chǔ)條件不足有關(guān)。現(xiàn)實(shí)中各大學(xué)、各學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案管理工作少有投入，制度建設(shè)、人員配備、設(shè)施購建都不完善，缺乏科學(xué)管理的手段與方法，在大量教學(xué)檔案管理工作面前，人們普遍只能就事論事，只講數(shù)量不講質(zhì)量的開展工作。日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，建立電子文檔等，更談不上對(duì)歸檔材料的審核、保存和有效利用等。這些與學(xué)分制對(duì)教學(xué)檔案管理的基本要求不符。

2.4 不重視，學(xué)院、教師等忽視院級(jí)教學(xué)檔案管理

現(xiàn)實(shí)中，大學(xué)的教學(xué)檔案管理多處于學(xué)校綜合性檔案管理范疇之中，管理機(jī)構(gòu)、管理人員、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)等都遵循學(xué)校綜合性檔案管理的要求，沒有就院級(jí)教學(xué)檔案管理單獨(dú)設(shè)置部門、配備人員、明確標(biāo)準(zhǔn)和制度等，很少有開展專門的研究，致使學(xué)分制背景下教學(xué)檔案的特殊性、有效性、適應(yīng)性等難以保證學(xué)分制教學(xué)管理制度的特點(diǎn)要求。

同時(shí)教師們普遍對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，表現(xiàn)在不能保證必要的檔案按時(shí)、全面的歸檔。更有個(gè)別教師對(duì)學(xué)院、學(xué)校的教學(xué)檔案提交要求置之不理，造成個(gè)別必要的教學(xué)檔案不完整等現(xiàn)象時(shí)有存在，嚴(yán)重影響管理質(zhì)量。

2.5 檔案信息內(nèi)容不能滿足社會(huì)服務(wù)的需要

由于大學(xué)教學(xué)檔案的保存材料是建立在行政管理的傳統(tǒng)制度與規(guī)范前提下的，其內(nèi)容、種類、形式等，僅沒有做到與時(shí)俱進(jìn)及時(shí)補(bǔ)充，更是嚴(yán)重缺乏應(yīng)用價(jià)值，時(shí)常會(huì)有需要的材料沒有、不需要的材料一大堆的難堪情況。特別是已畢業(yè)多年、小有成就的學(xué)生往往需要大學(xué)期間自己學(xué)習(xí)方面的許多信息，學(xué)校在發(fā)展過程中也需要不斷的提煉組織文化等素材，這些在現(xiàn)有的教學(xué)檔案材料中很難有收獲。這就使得檔案管理出現(xiàn)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)人工，還產(chǎn)生不了其為教學(xué)服務(wù)、學(xué)校建設(shè)的應(yīng)有價(jià)值，更難以開展應(yīng)有的如查詢服務(wù)等社會(huì)服務(wù)，其檔案價(jià)值沒有被充分體現(xiàn)等。

3 院級(jí)教學(xué)檔案管理的強(qiáng)化措施

3.1 加大宣傳、重視院級(jí)教學(xué)檔案管理

高校教師、教學(xué)管理人員、學(xué)生是決定教學(xué)檔案管理質(zhì)量的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大師生的檔案意識(shí)和管理觀念尤為重要。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”。大學(xué)教師、管理人員、甚至是學(xué)生都應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到，在教學(xué)活動(dòng)中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動(dòng)汗水的結(jié)晶，但是無權(quán)占為己有，這些材料是受檔案法保護(hù)的學(xué)校固有財(cái)產(chǎn)，必須保證其完整無缺，并按照規(guī)定向檔案室移交。

同時(shí)要充分認(rèn)識(shí)到院級(jí)教學(xué)檔案工作是學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)性保障，是學(xué)分制教學(xué)管理制度有效性的基礎(chǔ)，決定著學(xué)校檔案管理的效果，只有提高了學(xué)校、學(xué)院、教師、學(xué)生的檔案管理意識(shí)，切實(shí)重視教學(xué)檔案的管理，保證教學(xué)檔案的及時(shí)、完整、科學(xué)、有效的被整理、保存和應(yīng)用等，才有可能改變目前普遍存在的院級(jí)教學(xué)檔案管理弱化的現(xiàn)狀，有效推動(dòng)大學(xué)的二級(jí)管理和學(xué)分制的有效實(shí)施等。

3.2 完善院級(jí)教學(xué)檔案管理制度與規(guī)范

隨著我國大學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，二級(jí)管理和學(xué)分制成為各大學(xué)教學(xué)管理的主要方法，但由于諸多原因，學(xué)院并沒有足夠的管理權(quán)力和資源自主開展各項(xiàng)工作，日常運(yùn)營管理資源的投入和制度性規(guī)范依然執(zhí)行學(xué)校一級(jí)的。因此對(duì)院級(jí)教學(xué)檔案管理工作的開展不僅沒有專門的投入，缺乏專業(yè)人才，更是沒有完善的工作制度與規(guī)范，不同學(xué)院對(duì)相同材料的處理流程、要求不盡相同等，教學(xué)檔案管理工作效率和質(zhì)量也不能滿足學(xué)校、學(xué)院發(fā)展和學(xué)分制的要求。

因此，在二級(jí)管理和學(xué)分制背景下逐步完善院級(jí)教學(xué)檔案管理制度與規(guī)范，積極構(gòu)建院級(jí)教學(xué)檔案管理體系刻不容緩。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)，保證工作質(zhì)量

由于我國大學(xué)長期普遍不重視教學(xué)檔案管理工作，致使其成為制約學(xué)分制有效落實(shí)的瓶頸。而優(yōu)秀的成績一點(diǎn)是優(yōu)秀的人干出來的。通過對(duì)教學(xué)檔案管理人員從流程管理的角度開展全過程專業(yè)培訓(xùn)，逐漸打造專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，提高教學(xué)檔案管理的能力和水平。同時(shí)通過制定統(tǒng)一的過程管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、格式和程序等，以逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和電子化，真正意義上從基礎(chǔ)管理的角度提升院級(jí)教學(xué)檔案的有效性。

3.4 強(qiáng)化教學(xué)檔案形成過程的監(jiān)管，確保教學(xué)檔案質(zhì)量

教學(xué)檔案的有效性一定程度上取決于教學(xué)檔案收集、整理等過程的規(guī)范性，而規(guī)范性的落實(shí)必須要長期堅(jiān)持執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的、統(tǒng)一的、規(guī)范的相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，并形成工作傳統(tǒng)和風(fēng)格。如檔案管理員要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按制度規(guī)范辦事，檔案管理文件材料要真實(shí)、準(zhǔn)確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響教學(xué)檔案的及時(shí)性和高質(zhì)量，甚至造成不良后果和惡劣影響等。特別是關(guān)系學(xué)生未來成長的檔案更應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式、統(tǒng)一要件等強(qiáng)化管理。

同時(shí)在工作中應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案的分類、整理和鑒定等。教學(xué)檔案管理質(zhì)量的前提是正確的資料歸類，然后針對(duì)不同類型和重要性，區(qū)別管理。而這往往是院級(jí)教學(xué)檔案管理的軟肋，因?yàn)闆]有足夠的人力、物力、制度、規(guī)范和經(jīng)驗(yàn)等。因此加強(qiáng)教學(xué)檔案的分類整理、鑒定工作，是確保教學(xué)檔案管理質(zhì)量的核心內(nèi)容之一。為此需要強(qiáng)化以下幾點(diǎn)：

首先，要按照學(xué)生培養(yǎng)方案的流程，明確不同檔案材料的重要性，區(qū)分不同等級(jí)或類別。針對(duì)不同等級(jí)的檔案資料采用ABC分類法開展差異性管理。

其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員工作質(zhì)量的考核與評(píng)價(jià)，提高工作責(zé)任心和積極性，確保檔案管理的質(zhì)量。通過對(duì)管理人員的培訓(xùn)，明確制度性規(guī)范與要求，通過崗位職責(zé)的形式要求管理人員嚴(yán)格按制度規(guī)范、區(qū)別不同資料，正確的、有規(guī)律性的開展有效工作。

第三，加強(qiáng)院級(jí)教學(xué)檔案管理硬件設(shè)施與條件的投入和建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體分類理論的研究，不斷總結(jié)分類整理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案分類整理質(zhì)量，從而提高檔案管理的電子化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.5 積極開拓教學(xué)檔案的服務(wù)功能

檔案的生命在于它的適用性，教學(xué)檔案不能得到合理利用，只是被分門別類的鎖進(jìn)檔案柜中，成為“死檔案”，那就不具有存在的價(jià)值。因此，教學(xué)檔案的管理任務(wù)之一是積極開發(fā)教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值，主動(dòng)為教學(xué)管理工作和學(xué)生服務(wù)。如將教學(xué)管理制度、優(yōu)秀教師的講稿、教案、教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)研究論文、歷年的試題、學(xué)生考試的試卷分析、優(yōu)秀畢業(yè)論文、師資情況、教師歷年的科研成果等匯編成冊(cè)，供廣大教師、教學(xué)管理人員、教學(xué)研究人員以及學(xué)生查閱等。這不僅能教學(xué)檔案管理的良性循環(huán)，更能夠豐富教學(xué)資源，改進(jìn)教學(xué)管理、提高學(xué)校辦學(xué)水平和教師的素質(zhì)，最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案在高等教育教學(xué)各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性作用。

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