醫院檔案管理中魚骨圖法的作用

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一、魚骨圖法在醫院檔案管理中的內涵及步驟

（一）魚骨圖法的內涵

魚骨圖法，又叫因果圖法、石川圖法，由日本管理大師石川馨發明，其實質是一種發現問題“根本原因”的分析方法。在魚骨圖法中，醫院管理中存在的“問題”或“缺陷”常標注在“魚頭”外，魚骨上長出的“魚刺”則按出現機會多寡列出問題的原因。通常，魚骨圖用4M表示，即“人—機—料—法”。其中，人（Man）是指作業人員，即從事或參與到醫院檔案管理中的人或機構；機（Machine）是指機械設備，即醫院檔案管理中所使用到的各種檔案管理設備、庫房等；料（Material）是指原材料，即醫院檔案信息的原始資料；法（Method）是指方法，即采用某種方法來管理醫院檔案。在醫院檔案管理中，可以利用這四個M來追溯管理中存在的不足，從而針對存在的問題及時糾正或解決，提升醫院檔案管理品質。

（二）魚骨圖法的應用步驟

將魚骨圖法理念應用到醫院檔案管理中，包括以下五個具體步驟：第一，確定“魚頭”：一段時期內，醫院檔案管理的目標；第二，描述“魚骨”：按照4M的方法和內涵，列出具體影響醫院檔案管理目標的主要原因；第三，列出“中骨”：在4個M中，分別列出次要原因，進一步描述出魚的“中骨”，如“機”中機器設備的老化等；第四，畫出“小骨”：在中骨的下方，再詳細地列出存在的原因，并針對存在的原因提出具體對策；第五，確定“魚骨”：根據“魚頭”“中骨”“小骨”的描述，最終確定“魚頭”所對應魚骨圖中的各個因素，從而確定整個“魚骨”。

二、以魚骨圖法分析醫院檔案管理中存在的問題

（一）人的問題（Man）

從目前來看，影響醫院檔案管理的“人“主要表現在“人的數量”和“人的素能”兩個方面。就數量上來看，目前醫院檔案管理人員供不應求。醫院檔案管理人員的檔案專業知識欠缺，業務培訓缺少系統性、科學性。此外，對醫院檔案管理人員的重視程度有待進一步加強。

（二）機器問題（Machine）

由于經費投入不足等因素，一些基層醫院檔案管理中尚未引入成套先進的儀器設備，大多只是應用計算機來輔助保存和檢索醫院檔案，醫院檔案管理中的機器設備功能發揮不夠充分。此外，醫院檔案管理中普遍存在檔案庫房緊張、管理設備陳舊等問題，且長期沒有得到及時更新。

（三）材料問題（Material）

醫院檔案的原始資料收集不完整、不及時，新材料載體的應用存在安全隱患等，都是影響醫院檔案管理的重要因素。如各科室未及時移交檔案材料或移交材料不完整，必然會影響后期醫院檔案的查詢和檢索，制約醫院檔案利用效果。此外，隨著膠片、磁盤等大量新的檔案材料載體的應用，對新材料載體檔案的安全防護也是每一位醫院檔案管理者及一線工作人員應給予足夠重視的，如若防磁不到位往往會導致磁盤中的重要檔案信息丟失，造成無法挽回的損失。

（四）方法問題（Method）

醫院檔案管理有其特有的行業特點或規律，但目前尚未形成統一的醫院檔案管理標準或規范。尤其是醫院管理核心之一的病案管理，由于缺少統一的管理細則和監督機制，長期未將其納入到檔案工作管理范疇，也缺少相應的監督檢查機制，導致病例檔案時常出現破損、丟失等，不僅影響了患者的切身利益，也讓患者對醫院的管理產生負面印象。

三、以魚骨圖法完善醫院檔案管理

（一）強化人員管理

醫院檔案管理工作需要一支高素質的檔案管理隊伍作為保障。首先，要充實醫院檔案管理人才隊伍，加大檔案專業人才的引進力度，優化醫院檔案管理人員的年齡結構和知識結構。其次，要加強醫院檔案重要性的宣傳和普及，通過各種教育形式，提升人員的檔案意識，激發各業務科室人員支持和配合醫院檔案管理工作的積極性。再次，要提升醫院檔案人員業務素質，通過“請進來”“走出去”等方式，組織檔案人員參加各種檔案業務知識培訓，舉辦檔案業務知識競賽等，不斷提高檔案人員的業務素質。

（二）加強設備管理

隨著醫院檔案管理規范化、信息化程度越來越高，醫院檔案管理的設備種類和性能要求也不斷增加。因此，醫院管理人員要加大醫院檔案管理的經費投入，大力采購先進的檔案管理設備，改建或擴建醫院檔案專門庫房，并根據醫院檔案管理的現實需要，配備必要的設備，如密集架、防磁柜、計算機、掃描儀等，以及一些先進的醫院檔案管理軟件，使醫院檔案管理真正實現信息化和數字化，并積極做好醫院檔案的安全管理，嚴格按照“九防”的要求和標準，改進醫院檔案管理的條件。

（三）做好材料收集

收集醫院歸檔資料是檔案工作的基礎和前提，歸檔材料收集是否完整、齊全、及時都會直接影響到醫院檔案管理的質量。要嚴格按照《檔案立卷歸檔制度》以及醫院人事、基建等方面的具體規定和要求，確保醫院檔案收集的完整性、準確性和豐富性。確立醫院檔案材料定時移交和專人負責原則。確定醫院各種檔案材料的移交時間和周期，并要求各業務科室安排1~2名人員與醫院檔案部門建立對口聯系進行移交工作，真正做到檔案材料的收集有人負責、有人管理。此外，要做好醫院檔案的鑒定工作。對各業務科室移交來的檔案材料，要及時組織人員對其進行鑒定、分類、編號、入卷和歸檔，為后期的檔案檢索、查找和利用奠定扎實的基礎。

（四）注意方式方法

建立健全醫院檔案管理標準體系，結合醫院管理現狀，及時制訂并完善醫院檔案管理各項規章制度，明確醫院檔案管理人員和各部門檔案兼職人員的職責。此外，要重視醫院檔案信息資源的開發利用，不斷提升檔案在醫院管理、醫療業務開展中的作用，如匯編《疑難病例診療匯編》《醫療糾紛案例一本通》等，供全院學習，發揮檔案編研在醫院科研、建設和管理中的作用。將魚骨圖法應用于醫院檔案管理中，通過每個步驟的落實，能夠準確查找出醫院檔案管理中存在的不足以及需要改進的地方，為切實提升醫院檔案管理工作質量和效果發揮出積極作用，最終構建起一套完善的醫院檔案管理體系。