采購管理的過程大全11篇

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篇（1）

最近幾年，隨著對外承包國際工程項目的增多，已經由最初的市場開發為主要目的轉變為以項目最終盈利進而提升企業國際競爭力為主要目的。目前對外承包的國際工程項目多為EPC總承包項目，即為完成管道建設項目所進行的設計、采辦、施工、試運等工作全部由承包商來完成。在這種模式中如果沒有業主供應設備材料，而全部的采購活動由承包商來完成的話，那么整個項目的采購成本（包括原材料費用及整個采辦過程的管理費用）將約占到項目總投資額的50%以上，從中可以看出，采購費用的降低將會對整個項目的盈利產生直接而重大的影響。本文將對國際工程采辦工作的特點和已建國際工程采辦工作存在的主要問題進行分析，淺談幾點關于降低項目采購成本的看法。

一、國際工程項目物資采購供應工作的特點

（一）技術性強

在國際工程承包的招標文件中，對適用于該工程的材料和設備等都有較詳細的要求。不同的類別、項目性質和咨詢公司的設計概念可能各不相同，采用設備和材料的標準也有差異。

（二）程序復雜

國際工程的物資供應程序和手續復雜，大致包括：計劃、初步選擇貨源、初步詢價、比價、推薦供貨商、報送業主或監理批準、談判及簽訂合同、辦理進口許可、開具銀行支付信用證、港口接收和商檢、辦理免稅、清關、內陸運輸及倉儲、現場物資的調撥及管理。

（三）貨源廣泛

國外的物資供應渠道十分廣闊。同類產品有許多國家和多家工廠生產以及眾多的商經銷，質量和價格在不同品牌和規格下差異很大，給物資采購部門提供了競爭擇優的機會。

（四）價格影響因素多

國外的產品價格不僅與其型號、規格和質量有關，還將根據訂貨數量、交貨方式、付款條件及服務要求的內容不同而變化；同時，還受國際市場需求、幣值匯率變化等影響；甚至運輸方式及其費用、稅率和保險等也都是不固定的。

（五）資信水平參差不齊

不同國家和不同廠商在資金、信譽、經營方式和作風等方面各不相同，有些大品牌廠商往往比較注重信譽，有些廠商或商則惟利是圖，缺乏誠信，容易出現交貨延遲、質量不滿足要求等問題，部分采購項目甚至嚴重影響項目的順利進行。

二、項目實際執行過程中出現的主要問題

國際工程項目的唯一性、特殊性和復雜性決定了在采購的每個環節都要謹慎，任何時候和任何條件下都不可掉以輕心。以筆者曾參與過的利比亞西部陸上管道工程建設項目為例，這是本企業第一個真正意義上的EPC 總承包工程項目，業主與監理嚴格按照歐洲標準進行管理，要求十分嚴格。在大量物資的采購供應過程中出現了以下影響采購成本的問題。

（一）采購過程中缺乏有效的信息溝通

1、與設計部門

項目開始之初，由于受設計文件批復時間的影響，為了不影響施工進度，很多長周期設備的采購工作會提前進行，與供貨商簽訂定單有時采用的技術規格書和數據單是過程版文件，與業主批復的最終版文件有差異，如果沒有及時對設計文件狀態進行跟蹤或與設計部門沒有進行及時的交流和溝通，就可能造成供貨商生產出來的貨物到達現場之后不滿足技術文件的要求，造成了貨物返廠或在現場進行改造。

2、與施工部門

一般施工是在項目所在國進行，而采辦工作多數時候是在國內完成，造成了施工與采辦的脫節，以至于出現了項目后期很多增訂材料的情況發生，增加了大量的運輸等過程費用。

3、與試運部門

在試運過程中往往需要相關設備廠商派出技術服務人員進行現場調試，如果與試運部門缺乏交流與溝通，往往會造成技術服務人員提前進場或者延遲，形成了技術服務上的大量資金浪費，也容易影響試運的順利進行。

4、與業主

與業主在理念、思維方式存在差異，交流溝通不是很順暢，經常會受到業主的干涉與阻礙。如在進行供貨商推薦時，如果業主提供了VENDOR LIST的，往往會比較被動，一般會被要求盡量選擇清單中的廠家，會造成材料設備費用的增加；如果業主沒有提供VENDOR LIST的，我們在推薦供貨商時往往顯得力度不夠或資料不完整，很難被業主認可通過，造成了采購周期的加長。 轉貼于

（二）對供應商缺乏有效的管理與監控

國際工程項目中多數供應商為國外制造廠商或其商，受時間、地域以及人力資源的限制，無法進行貨物生產過程中的質量監控以及交貨進度的督辦。在利比亞項目上有很多采購的設備材料到達現場驗收之后不能滿足技術文件上的要求，造成了返廠修理或者重新訂貨的情況，增加了大量的采購費用；有些供應商在簽訂合同時會什么條件都承諾，但在實際交貨時又會以各種各樣的理由延遲交貨。另外有些采購合同是與中間商簽訂的，中間商與制造廠商缺乏有效的信息傳遞，也會造成上述情況的發生。

（三）采購人員的綜合素質有待提高

目前國際工程項目采辦人力資源方面存在嚴重不足，受語言限制，有經驗的老同志無法參與國際工程項目的采購，現在多數為新畢業或工作幾年的大學生，項目管理及采購經驗不足，中間斷層局面嚴重。

三、加強項目采購管理、降低采購成本的建議

（一）制定合理的采購預算與估計成本

制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。

（二）加強采購部門與項目其他部門的溝通

雖然項目上每個部門都是相對獨立的部門，都有各自相應的職責范圍，但作為一個項目整體，各部門之間應加強協作與溝通，共同努力才能完成好整個項目的建設。建議在項目開始實施之后，設計、采辦、施工、試運的工作都應在項目所在地進行，并定期開會溝通采購過程中應注意的事項，爭取在采購之前盡量發現問題，盡早解決。

（三）加強對供應商的管理，實施供應商績效管理方案

正確地選擇、認證、考核、評估供應商，是項目物資采購成功的關鍵。應成立專門的部門建立管理制度，制定相關文件，對供應商進行管理與考核，主要包括嚴格供應商選擇標準和程序、項目結束后對供應商進行評價、堅持索賠制度、建立不同的供應商關系類型、加強FAT檢驗工作等幾個方面。

（四）充分利用互聯網來降低采購成本

在采購過程中經常會由于過多的人為因素和信息閉塞造成了采購價格過高或者質量低下，利用互聯網可以使采購人員及時了解市場信息，把握市場供求情況的變化，有效減少上述問題的發生，最大限度的降低采購成本。另外可以通過網上采購與網下送貨相結合的方式擴大采購市場范圍，縮短供需距離，簡化采購手續，減少采購時間，同時還可以減少人為因素的干預，從而降低采購成本。

（五）加強采購人員的成本意識，提高采購人員的整體素質

目前項目上的采購人員缺乏成本意識，認為只要能按時供應項目所需的設備材料，不影響項目的進度就算完成了采購任務，至于采購成本的高低沒有過多考慮。要確保項目盈利目標的實現，必須加強采購人員的成本意識，提高采購人員的整體素質。

四、結束語

隨著管道局市場開發力度的不斷加強，對外承包的國際工程總承包項目越來越多，項目管理在不斷的成熟與完善，作為項目管理中的重要部分項目采購管理將越來越受到項目高層領導的重視，項目采購部門工作業績的高低將直接影響到項目的利潤和管道局的國際市場競爭力，采購部門的有效運作是每一個項目成功的基礎。每個項目采購管理者之間應積極相互借鑒成功經驗，并根據項目本身的特點，在實踐中摸索嘗試新的管理方法，總結出適合自己的管理模式。

參考資料：

篇（2）

中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A 文章編號：

近幾年隨著次貸危機、歐債危機的爆發，以及人民幣升值、勞動力成本上升等各種因素的影響，中國的國際工程承包企業面臨巨大的生存挑戰。為了提高國際競爭力，中國企業有必要通過提高物資采購管理水平、加強和主要供應商之間的合作、建立科學合理的采購流程等手段，拓寬項目利潤空間。做好海外項目的物資采購成本管理工作，是實現國際工程承包項目盈利的重點之一。

一、編制物資采購計劃

首先，應編制科學、合理的物資采購計劃。國際工程項目物資采購計劃必須列明材料設備的名稱、型號規格、品牌、數量、單位、質量標準、發運方式等信息，附以必要的圖紙。

其次，結合工程進度計劃、工程管理狀況以及工程的資金運轉情況等，確定工程物資的采購地，或從其他項目調運，或由項目組從項目所在國直接采購，或由國內采購部門采購發運，甚至有些物資必需從第三國采購。

最后，制定采購物資的進度安排。在物資采購計劃的編制過程中，應根據工程進度計劃，制定材料采購的時間進度表，明確各種材料的發貨時間、運抵工地時間，對材料發運批次進行合理劃分。對發貨物資采用集裝箱運輸時，還要考慮本批次物資重貨和泡貨的搭配問題，以節省物資運輸成本。

必須強調的是，國際工程項目的物資采購計劃必須由組織項目實施的項目組來編制，負責項目實施的項目組通過考察項目現場、研究施工圖紙、編制施工方案和進度等工作，對整個項目有足夠的了解，只有這個團隊編制出來的物資采購計劃才最符合施工方案和進度的要求，能夠最充分考慮到采購地、發運時間等各種因素對物資供應的影響。

此外，物資采購計劃不是一成不變的，在項目實施過程中項目管理人員可以根據具體的項目實施情況對物資采購計劃做動態性的調整，并要將采購變更單及時有效的傳達至采購部門。

二、選擇合適的供應商

采購過程中最重要的一個環節就是選擇合適的供應商。供應商選擇和管理水平的高低直接影響到采購產品的質量、進度，合適的供應商也有利于減少采購成本，企業要建立合格供應商名錄，與合格供應商建立長期合作關系，使供需雙方“互利、共贏”的原則下，加快采購進度，進而保障工程的順利實施。

一是，要細分供應商，確定合適的供應商數量。供應商對采購價格影響較大，能夠達到10%—50%的價格差價。供應商有生產商和流通商之分，一般生產商比例不低于70%，流通商比例不高于30%。對生產商進行細分，盡可能能夠越過中間商從生產廠家以出場價直接采購。

二是，要進一步挖掘潛在供應商。面對目前處于賣方市場的資源，采購人員需積極尋找、開發新的資源，緩解供求關系，創造出一個便于采購的市場環境，促使供應商提高產品的價格競爭力。

為了確保工程質量，規范工程物資采購程序，大宗采購必須采用招標的形式，綜合考慮個各供應商的定價，選擇合適的供應商。

三、訂立采購合同

境外物資的采購合同在結合工程所在國的有關商品進口規定及政策的基礎上參照國際貿易合同的標準來起草和簽訂。在簽訂境外物資采購合同之前，要熟悉掌握工程所在國的有關商品進出口要求及規定、許可證管理和相關稅務優惠政策等情況，準備好賣方優惠原產證、商業發票的使領館認證，裝運檢驗等一列有關產品的證明，以便商品到港后能及時、順利的辦理通關手續，減少不必要的時間浪費和額外開支。

訂立采購合同時，要把服務于境外工程的特點考慮在內。如對外方業主所供設備和材料的質量保證，負責現場的安裝指導以及要避免合同簽訂的不合格而造成損失。

采購合同執行

采購人員不僅要對材料和設備的質量、到貨期限實時跟蹤，還要對境外提供的采購物資進行成本控制。

首先控制好供貨時間、確保物資按計劃發運，做好船貨交接工作，及時辦理貨物出關手續；在保證供貨質量和貨物船期的基礎上，合理安排貨物的到貨量，并根據貨物的屬性、體積重量比來確定合適的運輸方式以減少運輸成本和倉儲成本。

其次，采購人員要做好物資裝船前的數量清點、質量檢驗等工作，最大限度的減少商品漏裝和商品運輸過程中的損傷，以保證商品到達項目工程地點后能夠投入使用。

最后，在貨物到達目的地之前，境外項目組應安置好物資倉儲地點，準備好相應的進出口貨物清單和相關貨物進出口證明，及時繳納相關稅費等，以避免貨物通關后因物資不能快速安置而產生額外的港口倉儲費和滯納金。

項目現場材料物資使用后的反饋

境外項目組要對運抵項目現場的物資進行檢驗，明確所發物資質量、數量等是否滿足物資采購計劃的要求，并將相關信息反饋給采購部門。采購部門應針對境外項目組反饋的信息，及時溝通研究解決方案。在項目完成后，境外項目組還應根據現場材料的使用情況，對所供物資情況作出評價，要針對材料使用情況和出現的問題作出詳細分析和說明，并將評價報告發給國內采購部門。國內采購部應根據評價報告反映的問題，和供應商進行溝通，總結經驗，用以指導后續項目的采購工作。

六、做好采購成本的核算和評審

采購成本的核算工作應由采購部門和財務部門共同合作完成。采購部負責收集本次采購項目相關的物資證明、費用清單和合同等。財務部則主要負責包括直接采購成本、各種費用、各項稅費在內的各種采購花費項目進行歸集，最后，由業務部根據財務部提交的成本統計表制定本項目物資采購分析表。

企業應在項目完工后，召開由公司主管領導、業務部門、采購部門和財務部門共同參加的項目評審會。評審工作主要包括以下幾個方面：分析國外物資采購成本的收益和虧損情況，找出收益點和虧損的原因，從而為下次的物資采購總結經驗。評審工作之后，要對參與本次物資采購人員進行評價，對表現突出的人員實施物資獎勵，對表現不好的人員評審委員要指出問題所在并施以處罰，必要時對相關人員的工作作出調整。

國際工程承包企業要提高競爭力，尋求新的發展空間，應重視企業人員物資采購的能力建設。高水平的物資采購能夠保證企業的生產力，大幅度降低產品的成本，進而增加企業利潤，從而有效地提高中國的國際工程承包企業在國際市場上的競爭力。

參考文獻：

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一、國際工程總承包項目采購風險分析

（一）項目采購招標文件編制中的風險分析

國際工程總承包項目對商務招標書沒有在項目開始執行之前進行統一的規劃、分類和提前研究匯編，只是根據公司工程管理部提供的模板，部分采購商務人員根據自己的經驗和項目情況微調后直接使用。由于商務標書內對投標人資質及財務狀況等文件、商務合同條款等都有要求，對于不同類別的招標模式、短名單內潛在供貨商的合作背景、產品的類型等沒有做相應地調整，因而在執行過程中，使投標人在投標文件的準備過程中做了許多不必要的文件準備，給招標方的投標文件審核工作造成了很多不必要的工作負荷，也一定程度上模糊了評標的重點方面，因此淘汰了許多不善于做紙面工作而供貨質量過硬的廠家，對獲取性價比更高的設備材料造成了潛在風險。

所以說對項目采購管理文件的提交形式、提交內容、提交時間和周期、對應聯絡人、不按時按需求提交的懲罰性措施沒有做相應規定，導致部分強勢供貨廠家，借合同無明文規定為由，拒絕提供管理匯報文件，導致采購人員無法實時監控供貨商履約情況，管理失控的風險。

（二）國際承包項目中分包商隱藏報價的風險分析

由于國際總承包項目當中許多工藝設備具有非標準屬性，需要根據不同項目業主要求實現，并由生產廠家自行設計、進一步生產加工，由廠家保證設備的性能指標。因而此類設備在招標過程中的報價，總包商無法直接根據設備材料材質及重量對其進行直接衡量判斷，也不便在不同的投標商中作硬性比較。在同等商務條件下，僅規定需要實現的技術指標，而對供貨范圍無法清晰界定的情況下，會對投標報價的橫向比較造成干擾。供貨范圍無法清晰界定，造成價格不可比，設備供貨商很容易利用這種情況，隱藏報價，以不完全的報價壓低報價，惡意競標。通常采用招標方式采購的設備，總包商大多是出于成本控制的目的，在技術指標能夠保證的前提下，總是把價格擺在第一位，在評標過程中為投標價格賦以最高權重。這種招標模式下，隱藏報價以壓低標價的投標商一旦順利中標，在項目執行過程中，總包商會在供貨商完成非標設計并提供詳細設備清單后，發現已簽署的合同供貨范圍不全、有設備材料漏項等問題，提出補充采購。

二、國際工程總承包項目采購風險管理措施

由于項目采購的計劃、招投標和合同執行階段的具體事務都是由采購相關人員來編制并執行的，因此完善項目采購人員配置階段的人力資源配置、控制組織建設階段風險，對項目采購計劃階段、招投標階段，以及后續的合同執行階段的采購風險，無疑是一項很重要的奠基性工作。

（一）采購人員配備階段的風險管理措施

采用精細化采購管理模式，采購包繁多，采購包依據專業進行劃分，為避免招標階段采購范圍不明確導致的漏項、設備包裝階段包裝方式無法滿足現場安裝要求等情況出現，每個采購包需要分別配備一名技術和一名商務采購人員，同時以技術人員配合商務人員的小組構架，各采購小組以商務人員為代表向采購經理匯報的采購組織體系。

（二）采購與發運計劃策劃階段的管理措施

根據控制性風險管理措施的原則，通過降低損失頻率或損失幅度，事先對風險本身進行改變，從而規避風險，減小損失，把負面影響控制在風險當下。而采購和發運策劃階段往往決定了項目采購執行的總體思路和進度，執行階段的很多風險也往往從計劃階段就埋下了伏筆。因此，可對采購策劃階段制定如下風險管理措施：

第一，在項目初步設計完成之前，由項目總工根據項目工藝設備和通用設備的一般采購邊界，組織項目組采購技術工程師編制項目采購初步計劃，作為采購經理編制正式采購計劃的模板。

第二，采購經理組織采購商務人員，對每個采購包的預計發貨形式、發貨方量、超大超重件進行統計，在初步設計階段，通過總工與設計院就超大超重設備進行設計優化以及就分片交貨方案進行可行性研究，以此明確發運預算、發運貨量、發運順序、發貨形式，在項目采購招標階段，對后期設備交貨形式、包裝后交貨方量、重量、包裝方案的安排做好準備。

（三）設備采購招標階段的采購風險管理措施

設備采購招標階段，是采購策劃與項目采購合同執行階段的銜接階段，起著貫徹落實采購計劃思路與布局、掃除合同執行階段潛在風險的重要作用。控制住這個階段潛在的采購風險，一方面可以進一步控制采購計劃階段的風險控制疏漏，另一方面可以為合同執行階段的風險控制留有充分余地。采購招標階段的風險控制，主要體現在招標文件的編制過程。

在招標文件編制前期，由采購經理組織采購商務人員，對公司招標文件模板進行多角度審核，確定招標文件需調整的主要條款。當確定各采購包招標短名單后，為有效節省差旅開支，采購經理根據地域相近原則，安排采購人員對無合作歷史的短名單內廠家進行入廠盡職調查。了解廠家的經營實力、產品質量、廠房及生產設備質量、員工素質、工作及溝通流程、組織體系等信息，為評標階段的信息核實和決策做好信息儲備。

（四）合同執行階段的采購風險管理措施

第一，明確項目采購組成員職責分工，對技術人員和商務人員的工作邊界、責任范圍進行明確規定，避免由于工作范圍不明確導致的責任空白地帶無人管控風險。同時確定信息溝通渠道和順序，確保項目采購溝通順暢無盲點，郵件抄送及匯報體系健全，采購經理可以全面掌控采購工作進展和相關風險點，采購商務和技術人員信息溝通順暢，工作互補。

第二，對出口退稅和增值稅發票管理設置專人負責，對出口報關的品名及開票金額進行統一籌劃布局，盡最大可能提高出口退稅金額，并確保增值稅發票即時收齊上報、按時申報退稅，避免由于采購人員疏漏導致的退稅失敗和退稅延誤等問題。

第三，定期統計并梳理采購包超方罰款數據，避免由于分包商供貨尺碼噸超預算所導致總包商境外運輸成本上升，而無法順利從分包商處有效索賠的風險。

總之，在采購執行過程中，由采購經理階段性地組織收集并整理項目采購成本預算對比數據、分析超支與節省的相關原因，對采購風險觸發事件進行及時的記錄、原因分析和處理經驗總結，并進行階段性信息分享，對于提升采購風險管理工作的效率和效果，必然是大有幫助的。

三、結語

隨著海外市場的快速發展，更加開放的全球化工程建筑市場，公司承建的海外總承包項目將會越來越多，在朝著海外項目常態化管理的戰略目標大幅邁進的同時，海外項目整體管理水平也會不斷成熟與完善。而作為國際工程項目的核心環節，國際工程采購管理將越來越突顯其重要性。希望通過本文對于國際工程項目采購風險管理的研究，提供給大家一些海外項目國際采購的參考經驗。

（作者單位為寶鋼工程技術集團有限公司）

[作者簡介：王海濤（1981―），男，山東濰坊人，本科，經濟師，研究方向：工程采購，建設工程項目管理。]

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當前隨著企業領導者綜合素質的提高，企業制度的完善，以及領導者的業績、收入與企業效益掛鉤等措施的實施，在激烈的市場競爭中絕大多數招標工作能夠得到公正、合理的結果；但由于種種原因，仍有部分招標形式化，不能得到公正、合理的結果，給企業造成一定損失。招標采購作為一種新型的采購管理模式，已成為企業物資采購的一種主要形式。招標采購審計是對招標活動的真實性、合法性和效益性進行全過程監督，目的是保證企業以最優“性價比”采購到符合需求的物資，滿足生產需要[1]。

一、企業招標采購的現狀及存在的問題

1.招標前期準備工作不充分，造成評標結果不公平或失優

1.1招、評標人員崗位職責履行不到位，素質水平差或工作失職；

1.2新業務技術文件不全，對標的物的使用性能掌握不夠、性價比分析不透徹；

1.3招評標文件制定不細致、有瑕疵、容易產生歧義；

1.4招標時間緊迫或提前未安排準備工作，未進行實地考察或考察較倉促，有時甚至只是電話了解情況，簡單審核傳真資質后就決定是否讓其參與招標。

2.確定中標單位傾向性較強

2.1領導提前打招呼或暗示中標單位。企業生存于社會中，受制于很多部門，也得到了很多外來支持與幫助，欠了許多人情；國企領導來自上級任命；裙帶關系等等。在企業招標時各種關系找到相關領導，領導迫于各種原因而影響招、評標工作，在招標文件上暗做手腳，量身定做，制定傾向性條款，為有意向的投標單位開綠燈，最終將評標變成了權利角逐。

2.2評標人員有私心。提高招標資格條件，排斥潛在投標人，以利其意向投標單位，致使許多產品價格低、質量好的單位難以入圍中標。

3.發生串標(圍標)現象

3.1由于內外勾結或疏于調研，致使投標單位都是其中一家單位邀請來的(圍標)，表面是多家投標，實際只有一家，其它單位都是“托”。

3.2參與投標的單位較少，又是同一產品，經銷人員相互熟悉，容易彼此達成協議(串標)，大家輪流中標或暗中抬高標價，損害企業利益，使招標流于形式。總之，決策權力集中、招投標制度不完善、缺少有效監督是出現上述現象的主要原因。如下是某企業采購額的變化表：

二、建立審計監督體系的重要性

建立招投標監督組織機構，實行從業人員評估制度和監督管理制度，并嚴格按監督管理制度執行。對招投標從業人員和專家在任職期間定期進行評審并公示，對不合格專家從專家信息庫中刪除，對于有不良記錄的納入黑名單，并視情節規定在一定時間內或終生不準再從事招投標方面的工作。要增加采購招標工作透明度，杜絕暗箱操作，加大查處力度，讓招投標從業者不愿也不敢違反招投標方面的法律法規，給招投標市場營造一個誠信守法、公平公正、規范運作的良好環境。企業成立專門的管理機構及其有關職能部門，如招標委員會或招標領導小組、采購中心（部）或成本控制中心（部）等。招標項目評標專家委員會（專家小組或評標小組）對招標委員會負責。招標委員會主任由經營班子主要負責人擔任，其成員由分管主要領導和工程技術方面的專家骨干組成。招投標監督機構主要由監督管理和紀律監察監事部門人員組成[2]。

三、企業招標采購過程中審計監督的措施

1.招標采購的事前審計監督

1.1招標準備工作的審計

充分的招標準備工作是做好招投標工作的前提。審計內容包括：招標采購計劃的可行性、必要性、預算編制的合理性、采購資金是否落實到位；招標審批等手續的合規性、齊全性；招標方式選擇的合理性，是否符合采購物資性質和制度要求；招標實施條件是否具備等。

1.2招標文件的審計

科學合理的招標文件是做好招標工作的基礎。審計內容包括：招標文件編制的科學性、合法性、完整性，是否進行充分論證；商務標準和技術規范的嚴謹性，是否符合企業實際需要；投標人資格要求是否符合企業規定，有無采購風險和合同違約風險；是否存在對投保人不合理的資質要求限制；評標內容是否全面、合理。

2.招標采購的事中審計監督

2.1投標審計

投標是投標人按照招標文件的要求在規定的時間前，將投標文件密封送達招標人指定的投標地點的過程。審計內容包括：投標文件的登記、簽收記錄；投標書的密封情況；投標書是否存放在安全保密的地方；投標的產品標樣是否分別標識并單獨存放；投標人在送達標書規定的截止時間前，其所作出的補充、修改、替換或者撤回已提交相關書面記錄[3]。

2.2開標審計

開標是招標人依據招標文件規定的時間和地點，邀請所有投標代表參加，公開開啟投標人提交的投標文件，宣布投標人的名稱、投標價格及投標文件中的其他主要內容。審計內容包括：標書密封的完好性、有效性；投標人資質的符合性、合法合規性、真實完整性是否與招標文件相符，有無虛假資質情況；標書的填寫格式是否符合招標文件要求。

3.招標采購的事后審計監督

3.1招標采購合同的審計

招標采購定標后，企業應在規定期限內同中標人訂立書面合同。審計內容包括：合同條款的合法性、完整性，有無損害國家法律和企業利益的不利條款；簽約雙方的權利和義務是否明確并具有對等性；合同簽訂的合規性，是否經過授權審批，并由財務、法律、審計、監察等部門會審；合同單位名稱與中標單位是否一致；合同標的、數量、質量、價格、技術標準、質量保證期是否明確并與中標結果相符。

3.2招標采購執行的審計

合同簽訂后，合同雙方應按照合同約定條款履行權利和義務，中標方按規定提供貨物，招標方進行收貨、驗收并支付貨款。審計內容包括：合同內容是否得到全面、嚴格地履行；合同變更理由的充分性是否經雙方同意并簽訂書面變更合同或協議，變更審批手續是否齊全、合理；采購物資的種類和數量是否與合同相符，是否經質檢部門驗收，驗收報告、入庫手續是否齊全；貨款支付是否經過授權審批，并符合合同規定；合同違約原因是否合理，違約索賠或違約處理措施是否符合法律法規和合同規定。

參考文獻

[1]錢芝網. 采購管理實務[M]. 北京：中國計劃經濟出版社，2008.

篇（5）

[關鍵詞]高校食堂；食品安全；采購；信息化

[中圖分類號]F252[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2013）42-0096-02

近年來，隨著外部市場食品安全事件頻發，整個社會對食品安全問題日益關注，同時也對高校食堂的食品安全管理提出了更嚴更高的要求。而在高校食堂的食品安全管理中，采購過程一直處于整個管理的關鍵環節。但由于多方面原因，這一過程的食品安全管理信息化水平仍然較低，開始無法滿足高校食堂日益提升的食品安全管理需要。筆者認為，對采購過程的食品安全管理信息化建設進行探討，對于進一步提升高校食堂的食品安全管理水平具有重要的理論和現實意義。本文將主要從高校食堂采購過程中食品安全管理的主要特點、信息化水平低帶來的主要問題以及信息化建設的主要內容三個方面進行初步的探討。

1高校食堂采購過程中食品安全管理的主要特點

高校食堂的采購過程，連接著外部市場供應和內部食品生產，指的是從采購發起到驗收入庫的完整過程。這一過程涵蓋物資類別廣，采購品種雜，涉及供應商多，配送頻率高，配送關系在時間和空間分布上較為分散，因此給過程中的食品安全管理帶來一定的難度，具體來講，其食品安全管理的主要特點是：

11食品安全風險源頭多

高校食堂的保障屬性，決定了食堂必須滿足不同師生的日常飲食需求，因此也決定了食堂所需物資在采購類別和具體品種上的多樣性。目前，高校食堂的采購物資基本涵蓋了常見的主要伙食物資，不僅包括糧油、肉類、禽蛋、果蔬、水產、調料、飲料和酒類等各類主副食，還包括各種食品添加劑、用于食品的包裝材料和容器等與食品安全關系密切的衍生類別產品。與此同時，由于同一產品又存在品牌、生產廠家的多樣性，整個采購物資呈現出類別廣、品種雜的特點。正是由于這一特點，為滿足需求和穩定供應，高校食堂往往存在著一定數量的供應商。在這些供應商里，既有大型企業，也有中小企業和個體戶；既有國有的，也有民營的。

12伙食物資驗收操作難

在供應商與產品的準入環節后，食堂的驗收入庫作為采購過程的最后一環，是防范高校食堂輸入型食品安全風險的關鍵環節。由于高校食堂物資采購的特性和不容樂觀的市場環境，采購過程中的食品安全風險在來源與類型方面都較為復雜，這給食堂的驗收操作帶來很大的難度。由于檢測能力特別是快速檢測能力的不足，食堂在驗收操作時很難對所有類別物資進行關鍵安全指標的量化驗證。即便在借助第三方檢測力量后，也因較長的檢測周期和較高的檢測費用，無法滿足現場快速的驗收要求。同時，大量伙食物資特別是鮮活農產品在產品標準上的缺乏，導致在驗收時很難形成量化的標準，也給實際操作帶來了困難。

13過程管理的動態性強

高校食堂的物資采購不僅具有類別廣、品種雜、涉及供應商多的特點，而且由于食堂的配送點多和配送頻率高等原因，整個采購過程中的配送關系在空間與時間上的分布較為分散。這就意味著這一過程中的食品安全管理必須一直處于實時的運作狀態，才能對發生的每一次配送關系進行食品安全的把控。同時，在實時的運作過程中，監管要求的變化（如國家標準修改）、由采購結果和安全評估帶來的配送關系變更（如供應商更換、產品準入調整）等情況，也都必須得到及時的輸入。因此，與單一品種集中式的大批量采購不同，高校食堂物資采購過程中的食品安全管理具有很強的動態性，呈現出頻率高、不間斷和操作量大的特點。

2信息化水平低帶來的主要問題

高校食堂采購過程中食品安全管理的特點，決定了管理過程的復雜性。由于信息化水平較低，傳統人工操作的管理方式在管理效率、管理成本、風險防范、信息共享以及標準建設等方面已無法滿足信息共享、實時追溯、動態管理的精細化管理要求，主要存在的問題有：

21缺乏統一的信息共享平臺

由于信息化建設的滯后，高校食堂采購過程中的食品安全管理缺乏統一的信息共享平臺，無法實現供應商與產品準入材料、食堂驗收情況、內部監控情況和第三方抽檢結果等信息在采購部門、監控部門和各食堂之間的實時共享，從而增加了在食品安全管理信息對接上的管理成本，甚至造成了重復管理現象的出現，降低了管理的效率和效果。

22缺乏產品的實時追溯系統

高校食堂的物資采購品種繁多，并且涉及不同的配送商和生產廠家。作為終端消費方，產品的追溯涉及環節多，信息量大。由于缺乏產品的實時追溯系統對供應商與產品準入、訂單發出、產品配送和驗收入庫等各環節的信息進行自動化錄入，高校食堂的物資采購還無法達到鏈式的動態管理要求，也無法實現全部產品追溯信息的實時高效查詢。

23缺乏高效的系統管理工具

高校食堂的采購過程涉及大量產品、不同供應商和頻頻發生的配送關系，整個食品安全管理過程中需要大量的信息處理。沒有一個信息系統工具的支持，無論是在不同環節的信息共享、供應商與產品準入材料的期限查驗，還是在具體產品追溯信息的實時查詢、配送關系和監管要求的調整、采購過程各環節的溝通反饋等方面，都容易產生巨大的工作量，并容易出現各環節人工操作的管理漏洞，從而給食品安全把控帶來風險。

3高校食堂采購過程中食品安全管理信息化建設的主要內容

高校食堂采購過程的食品安全管理信息化建設，主要為了建立包括準入管理、信息共享、動態控制、實時追溯和反饋評估的一體化管理系統，從而有效提升管理效能，防范安全風險。具體來講，信息化建設的主要內容有：

31要建立完整規范的基礎數據庫

食品安全管理的信息化建設，首要的就是建立起完整規范的基礎數據庫，主要包括供應商和產品兩個信息庫。供應商信息庫主要包括供應商的基本信息、準入材料和合同要素等方面內容，通過供應商信息庫可以實時查詢供應商的營業執照、許可證件、準入審核資料等信息，也可以對供應商的合同期限、供應品種和配送范圍進行系統的鎖定。

產品信息庫則主要包括科學合理的產品分類信息、產品統一規范的命名和編碼、產品準入信息和配送商家信息等內容。通過產品信息庫可以實現對產品分類、命名和編碼的系統化管理，從而有利于形成內部統一的產品信息規范，減少溝通上的信息不對稱，具體來講，對進入國家統一商品編碼的產品按照一個編碼對應一個品名的方式進入數據庫，而大量沒有國家統一商品編碼的食用農產品等則按內部使用需要的規格進行對應的編碼入庫，確保一個品名對應產品的唯一性。通過產品信息庫可以實時查詢產品生產廠家信息和相關的許可證件和檢測報告，以及產品配送商家信息和價格情況。

32要實現食品安全的實時追溯

在基礎數據庫建設的基礎上，還需要進一步納入訂單發出、產品配送和驗收入庫等各環節的食品安全管理，從而實現整個食品安全的實時追溯操作。具體來講，就是每個食堂的每批次物資和每個產品都能在信息系統上查詢到它的驗收入庫信息、配送商家和生產廠家信息，以及該產品供應合同的相關信息，不僅可以對產品的安全性進行驗證，也可以對配送主體的經營規范和能力進行查詢，還可以對問題產品進入的具體原因進行查找，從而有效減少管理漏洞，保障采購過程中的食品安全。

33對采購過程中的食品安全把控進行系統化管理

采購過程中的食品安全管理涉及大量的文件信息處理，通過系統化的管理方式一方面可以大大減輕工作人員的工作量，提升管理績效，另一方面也可以實現動態的智能化管理，減少因人工操作產生的管理漏洞和安全風險。具體來講，這一系統化管理主要體現在以下幾個方面：

一是對供應商準入和配送權限實行系統鎖定。供應商在采購程序中通過準入審核并簽訂供應合同后，方可進入信息系統，然后開展實際配送。采購管理部門則根據合同對供應商的配送區域、配送品種和配送期限進行設定。

二是對產品準入的系統管理。為確保采購環節的食品安全，必須對每一個品種實施準入管理，但由于高校食堂采購涉及品種很多，人工審核的方式在全品種管理上存在很大的難度。通過系統性的管理，則讓這一管理成為可能。由采購部門對每一品種的配送商許可證件、生產廠家許可證件和產品合格證明等進行準入審核，通過則開放系統中的配送權限，并在配送過程中進行實時的動態管理。如果出現證件到期或產品安全存在問題等情況，就可以通過系統對相應品種產品的配送權進行關閉。

三是能夠為采購過程建立起動態的反饋機制。從采購發起、供應商確定、合同簽訂、訂單發出、商家配送到最后驗收入庫，整個采購過程一直處在動態的過程，各個環節環環相扣。通過系統性的管理，不僅能有效串聯各個環節的操作和信息共享，而且能夠對每一次采購行為形成動態的反饋機制，便于采購管理部門開展評估，并決定下一次采購行為。

4結論

近年來，食品安全事件頻發，高校食堂的物資采購面臨著嚴峻的外部市場形勢，通過信息化建設來提升采購過程中的食品安全管理水平，對于防范食品安全風險具有十分重要的現實意義。在信息化建設過程中，除了技術實現和硬件搭建之外，還要著力于與之相適應的標準規范制定、管理關系調整以及使用人員培訓，并建立起良好的管理維護機制，確保信息化建設與高校食堂的日常運行和其他管理系統實現順利的結合，發揮出管理實效。

篇（6）

作者簡介：魯敬（1976-），北京人，北京市電力公司物資供應分公司，助理工程師。（北京 100054）

中圖分類號：F274 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）29-0179-02

電力系統作為一個連續的物資消耗系統，正常運行中對物資的保障及供給要求頗高，這種特性不僅要求我們要在正常情況下合理、及時地保障電力物資的供應，同時在遇到突發事件時更要做好應急電力物資的籌集與調配。[1]所以，電力物資的及時采購和調配是一個龐大的工程，電力物資調配中心的地位也顯得至關重要。

一、電力物資調配中心的建設

我國擁有龐大的電力系統和密集發達的電網，在基數如此龐大的情況下，電網運行的維護物資比例即使再微小，具體到數字上，也是一個可怕的數據。因此，為了保證電力系統的正常運行，電力物資的保障供給是我們必須重點關注的問題。

近期，筆者所在的電力物資調配中心投入運營，按照國家電網公司物資集約化的管理要求，物資調配中心歷時3個月的建設周期，投入并運行。物資調配中心不僅要為“五大”體系的建設提供堅強的物資供應保障，同時還要構建快捷高效的現代物流網絡，實現信息流、物流、資金流的“三流合一”。為了充分發揮調配中心的多項職能，物資供應分公司五層都設有物資調配中心，統一調配平臺集成了ERP、ECP、PMIS、基建管控系統、倉儲管理信息系統等多個應用系統，以保證工作順利、有序進行。同時，為了建立“月計劃、周協調、日調度”的工作機制，筆者所在的物資調配中心設立了統一的業務受理電話，統一受理物資到貨需求，統一通知供應商發貨，統一接收業務協調信息，實行業務運作窗口統一，信息一口對外。實際工作中，每日派遣專人值守，建立業務受理登記臺，記錄、分發接受信息，跟蹤、記錄問題處理結果，保證每件受理有記錄、有回復。

在貫徹落實國家電網公司加強物資集約化管理的要求下，調配中心堅持以標準化為基礎，以信息化為支撐，以創新物資集約化管理為重點，全面提高物資管理水平。[2]這樣做的目的不僅是為了實現管理流程的規范，同時也是為了滿足物資管理集約化系統化的需要，在這種平臺模式的操作下，調控中心的物資管理將明顯降低成本，提高效益。物資調配中心的建成，將持續提升電力物資供應保障能力，帶動物資管理整體水平提升，形成通暢的物資供應服務網絡。同時，通過各業務間的相互協同和信息互享，將物資供應與前端計劃、采購、質量監督、供應商關系管理有效結合，實現供應過程的無縫銜接，提升物資供應鏈的整體運作效率。

物資管理信息化平臺的籌建，不僅是管理標準化的需要，同時也是為了提高采購管理效益，增加對物資采購的管控與考核。[3]傳統的電力物資采購在管理方面不僅模式混亂，職能模糊，在流程上也經常出現錯亂現象，這些問題不僅加大了物資管控管理的難度，同時也給日常工作的順利進行帶來了很多負面影響。由于物資管理的計劃性不強，導致采購周期不定，經常造成物資積壓或者應急，在遇到突發狀況時，調配中心的職能根本無法發揮，無法作出及時合理的調配，物資協調利用情況較差。針對以上種種情況，調配中心現在多以信息化平臺的建設利用為工作中心，在信息化平臺的管控之下，物資集中采購的規模效益不僅得以發揮，在物資數據的匯總與調查上也節省了人力物力，提高了工作效率。調配中心在信息化平臺的輔助下，既能有效控制考核管理的成本與支出，又能隨時掌控物資采購與庫存，實現對物資管理的全過程管控。

物資調配中心的工作內容主要從四個方面來展開：物資調配、資源統籌、監控預警和應急指揮。調配中心各個部門權責明確，分工合作上有條不紊，共同構建了一個快速、合理、高效的物資調配系統。根據《國家電網公司物資調配中心建設實施方案》、《國家電網公司物資調配中心建設指導意見》以及相關規定，物資調配中心的主要職責有以下六條：一是負責匯總物資供應計劃、物資利庫計劃和協議庫存物資的匹配計劃，落實物資到貨需求，協調相關業務部門處理各類合同履約問題，保障物資供應正常運行。二是負責日常業務受理，做好日常配送調度工作，確保月計劃、周協調以及日調度的妥善進行。三是負責安排供應商發貨，跟蹤物資到貨驗收、現場服務等工作，督促供應商主導現場安裝。四是負責各類數據匯總、統計和分析；查看信息平臺物資供應預警狀態，根據預警狀態制定方案或通知相關部門、人員。五是負責應急狀態下應急值班，受理與協助落實應急物資供應等工作。六是負責物資供應相關信息的收集、整理，進行資源統籌，提供信息查詢、業務咨詢服務。[4]總的來說以“履約協調、配送調度、監控預警、應急響應”十六個字為指導，規范了調配中心的業務。

二、物資的集約化管理

1.流程

國家電網公司所要求的物資集約化管理，以節儉、約束、高效為價值取向，達到降低成本、高效管理的目的。[5]而電力物流管理不僅涉及眾多電力物資供應渠道，物資種類、物資規格千變萬化，生產建設與業務經營都也涉及物資的消耗，如何順利開展電力物資的集約化管理對調配中心而言就顯得非常迫切。

首先，以業務流程改革為核心，實現科學的集約化。業務流程是企業運作的生命線，想要實現集約化管理就必須從流程改革入手，對業務流程加以規范整合，擯棄浪費人力物力與成本的程序，首先在運營上實現企業的“瘦身”，然后在實際操作中反復實踐，為企業取得最佳經濟效益謀得一個良性的框架。

其次，創造性使用信息技術，使集約化經營取得突破性進展。在調配平臺信息化的浪潮下，今后的業務流程將以信息技術為主要手段，例如盡快推出電子商務網上采購，同型機協作網管理等，盡力挖掘集約化管理帶來的潛力與效益。

再次，優化要素配置，提高經營回報。集約化管理的一個重要目的就是提高效益，擴展業務品種，保證服務質量。除了要求在經營上投入較多的要素外，經營要素的不間斷調控和整合也是實現這一目的的必要手段。在經營要素優化的背景下，企業的運營與管理才能事半功倍，能提高運營的總效益。在集約化管理的模式下，經營要素的配置也將更加合理、高效。如此形成的良性循環對于企業發展管理而言，不啻為一大助益。集約化強調集中管理、統一標準，遵循“公開、公正、公平”三公原則，對于企業實現高效率、高效益作用重大。

2.優點

實施“物資集約化管理”是國家電網公司“集團化運作、集約化發展”的必然要求，也是電網為實現“一特四大”戰略，推進“兩個轉變”，落實“四化”工作，實現跨越式發展的迫切需要。[6]物資集約化管理能全面提升物資管理水平，推動和諧高效統一的電網的建設，是現代企業提高市場競爭力不可或缺的管理模式。這種管理帶來的好處不言而喻：

第一，能夠建立物資集約化的管理機制。比起原來散亂無序的物資管理制度，信息化平臺下的物資管理顯得更加秩序盎然、井井有條。國家電網公司通過對物資管理工作的合理監督指導，使規范化的物資管理制度得以建立，物資的采購、倉儲與配送井然有序，應急物資、廢舊物資與檔案資料的管理也實現了程序化。在應對日益嚴峻的物資供應狀況時處理能力大幅度提高，突顯了集約化管理的優勢。

第二，推進了調配中心分公司的建立，實現了物資、物流的專業化管理。這樣不僅理順優化了管理鏈條，同時還提高了工作效率和管理效能。物資分公司根據公司物資調配管理制度，制定物資調配管理工作制度和實施細則，明確業務流程、工作要求和節點計劃，并且配合物資部對物資調配工作進行指導和考核。物資分中心還負責組織開展倉儲網絡規劃與標準化建設，組織開展公司范圍平衡利庫工作。總而言之，物資分中心的建立有利于穩步推進統一結算，實現系統物資信息“一本賬”。

第三，達到資源的優化配置。集約化管理下的資源配置較以往不僅范圍擴大，同時在資源的配置上也更加合理、科學、高效。在管理標準化、平臺信息化的支持下，資源的調配整合更加具有全局觀，不僅能實現配置最優化、效益最大化，還能對新應用平臺的創建提供參考依據和實踐資料，為日后電力系統全局資源的規劃配置提供發展橋梁。

第四，強化物資需求計劃管理，實現電網工程的典型設計和標準化建設。物資的采購必須以合理清晰的計劃為依據，作為物資供應鏈條中關鍵的一環，物資需求計劃管理地位十分重要。計劃不僅要對物資購買需求進行嚴格規劃，同時對于物資的規格與質量也要嚴格把關，這樣才能從計劃管理階段保證物資需求安排的正確性與合理性。我們只有從管理方面全面統籌推進電網建設的典型設計和標準化建設，才能最終實現電力企業效益的集約化。

三、電力物資的采購與管控

電力物資的采購模式經過長久磨合實踐，現大多采用集中采購模式。集中采購模式優勢與問題共存，需要不斷完善。

集中采購有四種比較明顯的優勢。第一，節約采購成本和交易費用。同種產品的批量采購在價格上就比分批采購具有優勢，同時大宗訂貨能在交易中取得價格的主動權，降低交易費用，在確保供應充足的前提下，集中采購確實是物資采購方式的不二首選。第二，物資質量能得到保證。集中采購易于推動供應商在產品技術、質量、服務方面的變化革新，對于保證物資的可靠性和穩定性具有重要意義，同時還能使企業獲得供應商的優厚待遇。第三，減少資金的占用。集中采購便于依據進度、庫存靈活把握物資采購時間，既可以保障供應，又可以盡量避免資金的長時間占用，對財務管理也有好處。第四，獲得供應商資源。集中采購能與供應商建立長期的合作聯系，對買方而言，能夠積聚寶貴的供應資源。總的來說，集中采購規模大，采購效益明顯，透明度高，在實際工作中，很受企業青睞。

雖然集中采購優勢頗多，但是也存在著一些值得普遍關注的問題，最典型的就是“集中腐敗”。這種現象在電力企業物資購買過程中屢禁不止，采購人為了從集中采購中謀得利益，利用各種手段與供應商達成協議，收取回扣或者賄賂等。如此情形下的集中采購，在質量規格上難以得到保證，為日后物資在各種工程中的調配使用埋下了隱患。[7]面對這種情況，電力企業展開了反對集中采購中商業賄賂的活動。物資調配中心以物資采購為基礎進行運營活動，如果無法對物采購環節加以管控，不僅會影響調配中心的工作，同時對于電力企業的其他部門也會產生惡劣影響。[8]調配中心不僅為電力系統的運作提供消耗物資，在突況下，還要保障應急物資的準確、及時到位，一旦物資采購環節出了紕漏，將會影響電力系統全局的穩定。因此，加強對物資采購環節的管控至關重要。

不管是物資調控中心信息化平臺的建設，還是物資的集約化管理，如果無法從物資采購的根源上進行把關，一切都將成為空談。在物資管理平臺信息化的前提下，嚴格把關，將采購的每一個流程都納入監督，進行管控，根據采購物資的特點制定分級管理目錄和與之相對應的管理流程，建立采購的全程管控機制。對調配中心所需的采購物資招標實行統一對外招標，統一規模采購，公開與供應商簽約結算。通過集中招標、規模采購，降低工程造價和生產成本，利用信息化平臺建立網上交易平臺，大力推進陽光采購，保護供需雙方的合法權益，促進物資采購的透明與廉潔。

在物資采購的管控中，最重要的是具體措施的實施，對于商業賄賂的治理和預防也要納入管控，強化集中采購的透明度與強制執行性質，嚴格把好采購環節的質量關、程序關、組織關。健全的集中采購機制，本身就是治理商業賄賂、杜絕不良風氣和行為現象的有效措施，推行集中采購的透明化，實現物資采購的全程管控，也是對調控中心工作的大力支持。在集中采購機構治理和預防商業賄賂中應做到嚴格執法，準確把握集中采購機制發揮作用的著眼點，強化集中采購的強制執行性質，嚴格把好采購環節的程序關和組織關，真正實現穩定、有效、透明的物資管控。

四、小結

在如今電力系統不斷優化改革的形勢下，我們既要跟得上與時俱進的思想潮流，在工作中勇于探索大膽創新，探索新途徑，開創新局面，增強大局意識，以發展的眼光看待電力企業的集約化運營，同時還要管理、打造高效的運營團隊，未雨綢繆，夯實管理基礎，為電力企業的平穩發展增添一份力量。

參考文獻：

[1]吳非.電力系統物資供應企業物流管理研究[D].武漢：武漢大學，2004.

[2]葛長宏.上海電力物流管理改革的定位與創新[J].供用電，2010，（2）.

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[4]洪榮坤.粵電：集約化管理[J].中國電力企業管理，2005，（2）.

[5]王守信.陜西電力財務管理模式創新的思考[J].陜西電力，2008，（10）.

篇（7）

中圖分類號：F25文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）12-0062-01

物資采購過程中，如何加強對供方的管理，對于采購活動的有效完成至關重要。那么，如何對供方進行管理呢？下面結合本人工作實踐，談一點個人粗淺的認識。

1 對供方的評價

個人認為，合格供方的基本標準應該歸結為：信譽可靠，價格公平，質量可靠，渠道穩定，供貨及時，配合良好，售后服務好。

那么，選評供方的基本原則應該是什么呢？個人認為，應該堅持以下幾條原則：

（1）供方及其所提供的產品應具備以下基本條件：

①供方具有營業執照和國家認證資質；

②供方具有足夠的保證質量、數量的生產能力，以滿貨周期要求；

③供方具有與所品相應的質量管理體系，具有保持質量穩定性和提品維護、維修服務的能力；

④產品應具有質量合格證、產品使用性能檢測合格證，并符合使用要求；

⑤符合國家有關法規要求，如對實行“生產許可證”或強制標準、強制安全認證的產品，應通過相應的認證。

（2）每種產品應選定三個以上的供貨商，以利競爭和適應市場變化的要求；

（3）貨比三家，擇優錄用。從質量、價格、交貨周期（從下定單到采購產品交付的時間）對比中，選擇優者，并盡可能給予最大配套份額。

（4）價格在本公司現階段可接受的范圍內，從相同質量的產品中擇廉。

（5）動態評定。每年應根據雙方合作的順利程度，定期評價其可否繼續成為合格供方，對合格者可相應增大供貨比例。對于經過長期合作證明具有優勢（供貨及時、渠道穩定、服務好、質量有保障、資金承受能力強、工作支持力度較大）的供方，要建立戰略合作伙伴關系。

2 對供方的選評依據

評選供方的依據，應該包含以下幾條：

（1）供方的性質：有條件選擇生產廠家直供的，以生產廠家為供方；若選擇經營單位，優先選擇一、二級經營單位為供方，盡量減少中間環節。

（2）貨源的可靠程度：主要分析供方的供應能力和信譽情況、是否有能力滿足所需物料的品種、規格及數量要求，以及在以往交易中的信譽和履約情況等。

（3）質量和價格條件：包括質量是否穩定可靠，是否滿足企業需求，價格是否合理，質價是否相符，有無優惠條件等。

（4）供方的結算條件：包括結算方式是否靈活方便，是否有利于雙方（如延期付款等）。

（5）供方的服務條件：包括周到的購貨服務，如代裝運、運、代辦理各種手續等；是否能夠及時處理物料使用過程中的問題等。

（6）供方的其它條件：包括路途遠近、交通是否便利；運輸方式是否合理、進貨費用高低等。

3 合格供方的選評步驟

那么如何展開對合格供方的選評呢？筆者認為，至少應該包含以下步驟：

（1）物資采購部門調查供方的產品質量、生產能力、以往業績，搜集供方的相關資質材料．

（2）由采購員填寫《供方業績評價表》、《供方資格評審表》報主管初審。必要時到供方的現場對該單位質量保證能力進行現場審核，審核要有記錄。

（3）經初審的供方名單報物資采購部門主管領導審核，確定最終供方名單，并錄入《合格供方名單》作為采購確定供方的依據。未經批準的供方一律不許使用。《合格供方名單》由采購部門保存備查。

4 對供方的控制

（1）到貨物料按規定進行驗收后，方可入庫（供方隨貨提品材質單、合格證、說明書、相關技術資料）。

（2）對第一次供應重要物料的供方，除提供充分的書面證明材料外，還需經樣品測試及小批量試用：

①供方提供的樣品需到質檢部門進行檢測，并出具相應的檢測報告；

②樣品驗證合格后，可通知供方小批量供貨；

③小批量試用后，依據使用單位提供使用結果報告，決定是否投入使用；

④對于無法進行質量檢測的物料，依據供方承諾的使用壽命進行試用，性價比高于原物料的，方可投入使用。

（3）若供方產品發生一般質量問題，應由采購部門對其發出限期整改通知，在整改期間應進行嚴格的產品檢驗；若供方產品發生較大質量問題或整改不力者，應由采購部門對其發出警告，并限期整改，同時在整改期間暫停供貨，整改后應重新評價；若供方產品出現嚴重質量問題或發出警告后，限期整改仍評價為不合格者，取消供貨資格。

（4）需要時，由采購方和供應方共同提取樣品進行第三方檢驗，確定產品質量是否符合質量要求。

（5）當供方當生產條件發生變化影響所供物料主要性能時，供方應及時提供變化信息。

（7）每年年底或合同完成后，由采購部門負責組織相關部門對供方的產品質量、價格、供貨能力、售后服務等進行綜合評審。評價時按百分制，質量指標所占權重0.5，價格指標占權重0.3，合同履約指標占權重0.1，支持、合作與售后服務占權重0.1，評定總分低于60（或質量低于50分的）應取消其合格供方資格，如因特殊情況留用，應作書面說明。連續兩次評分仍不及格的供方應報主管領導審批，取消其供貨資格。

5 結語

物資采購過程中對供方的管理是一個相對復雜的問題。上述論述僅僅說明了對供方管理的一般選評原則、選評依據、選評步驟以及如何對供方進行控制。實際工作中，企業應根據自身管理的需要做出適合自身實際的管理辦法或規定。或許，本文能提供一定的借鑒。

參考文獻

［1］趙樹蜂.采購與供應管理［M］.機械工業出版社，2003，（8）.

篇（8）

中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01

物資采購是生產企業物資供應管理工作的一個重要環節，也是每一個企業不可缺少的經營活動之一，而供應商的管理又是整個采購體系的核心，只有與供應商保持良好的戰略伙伴關系才能確保物資采購工作高質量、高效率及低成本運行。要想使企業具有最佳的物資供應狀態，必須加強供應商的管理。本文就供應商的調查、選擇、評價及關系管理等方面進行論述。

一、供應商調查

首先對供應市場進行調查，對所采購的產品系統地進行調查，目的是了解供應商的整體情況：包括供應市場的規模、容量和性質、市場的環境、市場總體水平，包括供應市場的生產能力、質量水平、價格水平、管理水平、技術水平、可供資源量、需求狀況和競爭性質等。在此基礎上對供應商進行初步調查，包括對產品的材質、品種、規格等進行調查；了解供應商的實力、規模、產品的生產能力、技術水平、管理水平及信用度；了解供應商的地理交通情況、運輸方式、運輸時間、運輸費用等。

二、供應商選擇

通過市場調查，找到潛在的供應商之后，對可能合作的供應商進行進一步的選擇，下列因素是供應商選擇時應考慮的重要依據：

1.價格因素。供應商的產品價格對生產商和銷售商的利潤率會產生很大程度的影響，價格通常是物資采購中最敏感的問題。供應商對既定商品組合報價是否合理，供應商是否愿意協商價格，供應商是否愿意聯合起來共同降低成本，并提供各種折扣，都是需要考慮的因素。

2.質量因素。產品的質量是供應鏈的關鍵，因為產品的使用價值是以產品質量為基礎的。如果產品的質量低劣，該產品將會缺乏市場競爭力，并很快被消費者淘汰并退出場。因此，質量是一個重要的因素，一個企業要生存和發展，提供合適質量的產品已經成為最起碼的前提條件，隨著企業銷售觀念的改變和消費者生活水平的提升，企業之間的競爭已經趨向于品牌或客戶資源、服務等這些無形的因素上，從這一方面看，質量因素是前提，正因為人們已經把質量看作是產品必須具備的條件，供應商提高產品的質量才成為更為重要的方面。

3.交貨準時性因素。如果供應商的交貨準時性較差，就會影響企業的生產計劃和客戶的銷售計劃，從而引起大量的浪費甚至供應鏈的解體。為了降低庫存，許多企業都盡量實行即時制生產，在這種形勢下，供應商交貨的準時性就顯得更加重要。因此，交貨準時性也成了供應商選擇的重要的因素。

4.供應商的地理位置。供應商所處位置對送貨時間、運輸成本、緊急訂貨與加急服務的回復時間等都會產生影響。而且當地購買有助于發展地區經濟，形成社區信譽。在分工日益精細化的今天，供應商地理位置的遠近直接決定了產品生產過程中的管理成本和物流成本，供應商與生產商同處于一個區域，也便于形成產業積聚效應，提升整個產業鏈的競爭力。

5.整體服務水平。供應商的整體服務水平包括安裝服務、培訓服務、維修服務、升級服務和技術支持服務。

除了上述因素，還需對企業的供貨能力、技術力量、企業信譽及歷來表現、企業在同行業中的地位、企業財務狀況、通信系統等因素全面考慮，綜合權衡。

三、供應商評價

為了科學、客觀地反映供應商供應活動的運作情況，應與已考核合格的供應商建立績效考評指標體系。

1.質量指標。供應商質量指標是供應商考評的最基本指標，包括產品批次合格率、產品抽檢缺陷率、產品在線報廢率等，其中，產品批次合格率是最為常用的質量考核指標。也可以將質量信息、供應商體系等也納入考核，比如，供應商是否通過ISO 9000認證或供應商的質量管理體系認證是否達到國家、省、部、行業或企業標準。根據不同產品的特性可以要求供應商在提品的同時，還要提供相應的質量文件，如過程質量檢驗報告、出貨質量檢驗報告、產品成分性能測試報告等。

2.供應指標。供應指標是供應商的交貨表現，是供應商管理水平相關的考核因素，其中最主要的是準時交貨率、交貨周期、訂單變化接受率等。供應商能夠接受的訂單增加接受率與訂單減少接受率往往不同，前者取決于供應商生產能力的彈性、生產計劃安排與反應快慢和庫存大小；后者主要取決于供應商的反應和對減單可能造成損失的承受力。

3.經濟指標。供應商考核的經濟指標總是與成本、采購的價格相聯系。質量與供應考核一般每月舉行一次，但經濟指標則相對穩定，大多數企業是每季度考核一次。經濟指標的具體考核點有：價格水平、報價是否及時、報價單是否客觀、透明、具體；是否有誠意配合本企業開展降低成本的活動；是否定期與本企業檢討價格；是否將降低成本的好處讓利一部分給本企業；是否能積極配合本企業提出的付款條件，開出的發票是否準確、及時并符合有關財稅的要求。

4.服務指標。同經濟類指標一樣，考核供應商在支持、配合與服務方面的表現，一般也是定性的考核，每季度一次。服務指標的具體考核點表現在對訂單、交貨、質量投訴等反應是否迅速、及時，答復是否完整；是否有合適的人員與本企業溝通，溝通手段是否符合本企業的要求；是否將本企業看成是重要客戶，供應商高層領導或關鍵人物是否重視本企業的要求；是否積極參與本企業相關的質量、成本、供應等改進活動；是否主動征詢本企業的意見、主動訪問本公司、主動解決或預防問題；是否參與本企業的各種相關開發項目、如何參與本企業的產品開發過程。

四、與供應商關系的管理

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中圖分類號：F426.92；F406.7 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）10-0-02

施工行業作為國家經濟的基礎性產業，經濟越發展，施工企業越重要。要確保社會經濟發展，就需要有這些國家的建設者。施工企業工程項目建設的整個過程都需要進行財務管理活動，在施工企業工程建設的每一環節，有效的財務管理工作對工程成本的降低、投資效益的提高都能發揮著很大的作用。

一、加強對工程施工項目存貨的管理和控制

（一）加大對存貨的實物控制

與其他工程項目相比，存貨占用工程項目需要消耗較大的資金，因此，極易引起隱性損失、計價混亂及其賬實不符等問題，所以，這就需要進一步強化對工程施工項目存貨的監督控制，即以職務分離、相互制約、授權審批以及內部牽制原則為指導，利用工程施工項目內部控制機制，通過實現供應、倉儲、銷售、財務各部門相互協調和牽制，確保將對存貨的實物控制落實到位。

（二）利用存貨質押貸款降低企業融資成本

利用存貨質押貸款方式是推進工程施工項目實現經濟效益價值最大化的有效手段。對于質押貸款的存貨而言，其應是價值穩定、易評估，市場用途廣，易保管、易變現的工業用原材料、中間產品，如鋼材、青綸絲等，切實避免是滯銷產品。同時，利用存貨質押貸款將有助于增強貸款到位的及時性，降低貸款的成本。

（三）巧妙運用存貨ABC方法

通常情況下，可將工程施工項目劃分為三類存貨，即A類存貨、B類存貨以及C類存貨，其中應重點加強對A類存貨的管理和監控，究其原因在于A類存貨價值較大、占用資金相對較多、品種較少，因此，這就需要定期對A類存貨的庫存狀況進行檢查、核實，并及時對存貨的收、發、支狀況進行記錄，以便日后更好地審查。

（四）利用物流的規模效應降低存貨成本

物流的規模效應一定程度上降低了工程施工項目的采購成本。運用整體購買的方式進行批量采購，不僅能夠獲取低采購價格，而且還可以獲取運輸成本的規模效應。在工程施工項目物流規模相對較小的狀況下，借助第三方物流有助于實現工程施工項目規模效益價值最大化。

（五）合理利用存貨的最優訂貨批量

確定工程施工項目訂貨最優訂貨批量需致力于訂貨成本、儲存成本、缺貨成本及其存貨價格等方面之上，科學合理地判斷存貨價格的預期波動狀況。即當預期某種原材料漲價時，工程施工項目將加大采購力度，增加采購量；當預期某種原材料降價時，需要延遲采購，適當減少當前采購量。

二、借鑒財務標桿超越法，開展720度的全方位財務控制

財務標桿超越法是工程施工項目全方位財務控制的重要方法，其涉及到工程施工項目進度管理、質量管理、安全管理以及成本管理等多方面考核體系。工程施工項目運用財務標桿超越法有助于全面落實內部控制管理，有助于強化過程監督控制，有助于提高各項效率和水平，有助于規范工作流程等。通常情況下包括：

（一）工程施工項目在選擇標桿時需切實注意規避的幾方面問題

1.標桿超越法中的標桿讓人有選擇的余地。工程施工項目承包商需利用“戰略目標逆向分解法”和“目標管理法”對標桿超越法中的標桿進行層層分解，之后運用各種有效調研手段，確定戰略目標的標桿和標桿值。同時，工程施工項目還需要打破職能分工界限和工程項目承包的性質與行業局限性，將各項時間經驗落實到位，并對多種候選標桿開展有效分析和篩選，并結合工程施工項目相關戰略對其進行規范和調整。

2.認清標桿超越法中標桿的積極性作用。由于每個工程施工項目之間均存在著一定的差異，因此，工程施工項目需要科學合理選取有利于自身發展的標桿。工程施工項目運用屬于自身的標桿，有助于規范工程施工項目成本管理規劃、質量管理規劃、安全管理規劃以及進度管理規劃，有助于全面挖掘工程施工項目各項業務開展過程中的弊端，并及時制定出糾正和完善措施，有助于明確工程施工項目戰略目標，幫助各級員工樹立起工作的自信心，充分調動工程施工項目各級員工的工作積極性、自主性。

（二）720度全方位財務控制

1.工程施工項目內360度財務管理圈。對于工程施工項目內360度財務管理圈而言，其包括三大部分，即工程施工項目內部財務核算體系，成本費用、內部審計及相應的內部控制機制，工程施工項目財務管理隊伍。上述三方面均是工程施工項目內360度財務管理圈不可或缺的重要組成部分，其中，財務核算體系是基礎，內部控制機制是關鍵，財務管理隊伍是核心。工程施工項目只有把握住上述三方面，才能夠確保施工質量和水平大幅度提升，工程施工項目按期竣工，使工程施工項目承包商實現經濟效益價值最大化。

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中圖分類號：G712 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）32-0090-03

所謂“基于工作過程”的課程開發方法，就是以培養學生職業能力為主線、以現代職業工作整體化分析為基礎進行的工作過程系統化課程開發方法。與學科課程教學體系相比較而言，基于工作過程的課程設計方法更適合以培養應用型技術人才為目標的職業教育（含中職與高職）。職業教育強調的是獲取自我構建的過程性知識，強調工作過程專業能力尤其是實踐能力的培養，即獲取專業知識、積累經驗、獲取職業能力。

“基于工作過程”的課程開發，首先要進行整體化的職業分析，抽取典型工作任務，再將典型工作任務轉化為本專業學習知識領域，最后在各知識領域中設計教學情境，使學生在相對真實的情境中掌握知識、鍛煉能力。

萊職院（全稱為萊蕪職業技術學院）物流管理專業成立于2008年，2012年被山東省教育廳審定為省財政重點支持專業，為萊蕪市及山東省周邊地區培養了大批營銷人才。在教育部16號文件的指導下，大力推行基于工作過程的課程模式，通過對《采購管理實務》課程內容進行優化整合，把采購管理課程內容分解為若干個典型任務，設計相應教學情景，從而使得課堂教學更貼近企業管理實踐，提高學生的實踐能力。具體設計過程如下。

一、采購管理工作典型工作任務分析

本課程以山東力創科技有限公司實際采購業務為載體，教、學、做合一，理、實、訓一體；以W生的適崗能力和可持續發展為目標，構建知識體系和技能體系；以采購人員職業道德、職業素養養成教育培養為核心，設計項目訓練；以企業真實的任務或項目為導向，設計教學情境，構建單元教學內容。

以培養高技能人才為指導思想，著眼于學生的終身學習與可持續性發展，關注學生綜合素質，關注學生職業崗位能力的培養。打破以知識傳授為主要特征的傳統學科課程模式，轉變為以工作任務為中心組織課程內容，通過模擬談判、情景教學、流程模擬、案例分析、小組討論、任務驅動等訓練手段，讓學生在完成具體項目的過程中學會完成相應工作任務，并構建相關理論知識，發展職業能力。

項目設計以山東力創科技有限公司采購的業務流程為主線，主要包括采購計劃、采購方式與成本管理、供應商選擇與管理、采購談判、采購合同管理、采購績效管理等模塊的內容，突出對學生職業能力的訓練。如表1所示。

二、基于工作過程的學習領域的確定

進行高職《采購管理實務》課程學習領域設計時應注意如下幾個方面：第一，由于職業教育直接決定學生的職業生涯，所以，要注意學生向上的職業發展空間；第二，注重培養學生實踐操作技能；第三，教學的組織要圍繞采購工作過程進行，以真正培養學生的實際工作能力。具體設計過程中，課題組首先對《采購管理實務》從學習目標、內容、方法、雙師型教師的配備、學生所具備的能力以及考核和評價等方面進行分析，具體內容見表2。

三、采購管理學習情境設計

在學習情境設計過程中，教師需要確定每一個學習情境的目標，選擇相應的工作內容，設計工作環境，融合理論知識與職業技能，整合專業能力、方法能力和社會能力于工作過程中。按照這個總體思路我們課題組對《采購管理實務》的學習情境進行了設計，部分內容如表3所示。

結語

采購管理實務課程只是物流管理專業的一門專業先導課，要想培養適應社會需求的采購人才，需要有完整的課程體系的支撐，包括各門課程教學情境設計合理、教學領域分析準確、契合職業能力需求，才能使學生對從事采購工作的各崗位充滿濃厚的興趣等，才能真正體現物流管理課程改革效果。

參考文獻：

[1] 楊夢，葛宏翔.現代采購管理對提升企業競爭力的探討[J].東方企業文化，2013，（21）.

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1引言

近年來，隨著社會經濟的發展，科學技術的進步，人們對知識信息的需求越來越多元化，越來越多現代化的信息手段應用于圖書情報工作領域，從圖書采購到藏書建設到文獻資源建設，形成了一個復雜的過程，特別是中文圖書采購的過程更加細瑣繁雜。而各高校的購書經費日趨緊張，圖書采訪中的質量控制成了非常重要的一個環節。如何對中文圖書采購實施質量監控是圖書情報學領域一直以來研究的重要課題。國內外很多學者對此已經做了大量的研究，例如鄧珊妮在進行調查分析的基礎上，通過實證研究探討了高校圖書館圖書采訪質量控制問題，并提出相關的策略建議[1]；馬啟花指出，圖書采購與一般的貨物采購存在著本質區別，圖書采購招標對圖書采訪質量具有一定的影響，并提出保障圖書采訪質量的策略[2]；刁慕戈、倪海濤則提出館配圖書質量的高低取決于圖書館與館配商之間利益博弈的結果[3]；韓葆青從建立采訪質量評價體系、建立讀者專家與圖書采訪互動機制、選擇多種采訪方式等角度提出優化控制圖書采訪質量的新思考[4]等。但是過程控制理論應用于這一領域的研究并不多見。本文引進過程控制理論來監控整個采訪過程，并輔以廣西大學圖書館的實證研究，對中文圖書采訪質量做出淺顯的探討，希望能從新的角度開辟一條提高采訪質量的道路。

2圖書采訪工作中使用過程控制理論監控采訪質量的可能性

本文從質量控制理論的角度，對圖書訂購的過程進行分析，研究其過程的質量監控，從而為圖書訂購的質量控制提供新的研究思路。

2.1 過程控制理論的含義

過程控制理論（Statistical Process Control，簡稱SPC）即統計過程控制，是指應用統計方法對過程中的各個階段進行監控與診斷，從而達到改進與保證產品質量的目的。其本質就是一種運用數理統計和圖表形式進行過程控制和質量管理的思想與方法[5]。其基本原理是指基于過程波動的統計規律性，利用數理統計工具判斷過程狀態，對導致過程波動的影響因素進行分析和控制，并采取經濟的、適宜的措施保持過程在穩定狀態下運行。SPC的核心就是變事后的檢查為事前的有效監控和預防。而更寬泛、更簡單的說法就是找出每個階段的影響因素，采取合理、系統的措施解決問題。

2.2 圖書采訪工作中使用過程控制理論監控采訪質量的可能性

圖書采訪是圖書館工作的第一道工序，也是重要的工序之一，但這道工序不是單一的工序，而是由很多環節構成的，它包括制訂采購計劃、經費使用、圖書招標、圖書訂購、圖書驗收、圖書進庫信息反饋等環節。我們把過程控制理論應用于這些環節中，通過對這些階段的一些數據和現象進行統計分析得出影響該階段工作質量的因素，就可以把出錯率減少到最小，從而更好地控制圖書采訪的質量。實際上，無論過程多么瑣細復雜，都是可以通過過程控制理論監控的。

3過程控制理論在圖書采訪工作各階段中的具體應用

以下以廣西大學圖書館（簡稱“本館”）為例。

3.1 經費使用過程

目前，本館由當初學校評估時的經費猛漲階段進入經費平穩階段，每年的購書經費變化不大，但是實際購買中文圖書的經費越來越少。這主要由以下兩個原因造成：一是近幾年物價飛漲，紙張、印刷等原料以及運輸費用也不斷上漲，導致圖書零售價不斷抬高，近一兩年社科類圖書每本平均價格大概為30元，而自科類圖書平均價更高，相對于前幾年而言，同樣的經費所能購買到的圖書就減少了。第二個原因就是電子資源對紙質資源的強大沖擊。眾所周知，電子資源雖然不能代替紙質資源，但是圖書館趨向于電子化已是改變不了的事實。大力發展電子資源勢必壓縮紙質資源的經費，從而直接導致購買紙質圖書經費的下降。表1是本館近5年的圖書經費使用情況。

從表1中可以看出，本館的紙質圖書經費從2007～2010年變化不大，但是到2011年就減少了20%的費用；電子資源經費逐漸向紙質圖書經費看齊，在2009年超過紙質圖書，在2011年甚至達到了紙質圖書的4.5倍左右。這些情況就成為影響紙質圖書采購的因素。本館根據這些因素制定了有針對性的采訪計劃。首先，因受到物價上漲的影響，造成實際購買力下降，這就要求本館對圖書的種類、復本數量進行控制。本館的做法是：原則上學術類圖書要盡量收全，社科類圖書平均復本為1.8冊，自科類圖書平均復本為2.2冊，勵志類、生活類、小說類圖書嚴格控制其復本量，盡可能使有限的經費購買更適合館藏、適合教學科研的圖書。第二，處理好紙質圖書與電子資源的關系，二者應是相輔相成的關系，互為補充。紙質圖書受到載體限制，一次只能為一人使用，而電子資源可以同時為多人使用，因此在紙質圖書復本不夠的情況下，應鼓勵讀者使用電子資源。另外，本館購買了大量數據庫，并針對這些數據庫的內容，對紙質圖書的采購做出了有效的調整。例如購買了皮書數據庫，在紙質圖書訂購中皮書系列就不再訂購；購買了一系列考試數據庫，讀者可以直接在網上模擬考試場景答題，這樣在紙質圖書采購中考試類圖書的采購就得到了嚴格控制。這種根據經費使用情況來制定采購計劃的方法，既避免了經費使用的重復浪費，又從宏觀上把控了圖書采訪質量的源頭。

3.2 圖書招標及書商服務過程

圖書招標是圖書采訪的一個非常重要的過程。能否招到能力強、服務好的書商直接影響到一個圖書館藏書質量的好壞。目前圖書采訪由圖書館自主采購轉向政府招標采購，政府招標有利于從源頭上杜絕腐敗，有利于提高經費的合理使用。但是政府招標也存在諸多不足，最大不足就是偏向于看重折扣，從而導致不能選擇最優書商、書商低價中標后服務跟不上、圖書質量不高等一系列問題，這些問題就是影響圖書采訪質量的關鍵因素。因此在圖書采購中，要針對圖書招標中出現的這些問題采取針對性的措施，以確保圖書采訪質量得以控制。

本館自實行政府招標以來，每年選擇5家書商。每年招標前都會根據前面幾年來書商的表現及本館的需求，在標書中制定個性化要求。這些個性化要求是在對影響圖書采訪質量因素進行分析以后形成的。

首先，了解書商提供全品種圖書目錄的能力。是否能提供全品種圖書目錄對圖書采訪來說非常重要。本館之前一直以中國教育圖書進出口公司提供的圖書目錄為主，輔以其他中標書商提供的書目數據。中國教育圖書進出口公司改制以后，本館經過多方考察，以北京圖書大廈提供的圖書目錄為主。這樣就基本囊括了當年的圖書出版信息，為圖書采訪的下一步工作打下了堅實的基礎。

第二，多方考察書商的服務能力。本館通過實地考察、與兄弟館互相交流，并結合與書商合作的經驗，多方面去了解書商的綜合服務能力，以此作為書商中標的必要條件，并將到書率作為考察書商服務能力的一個重要指標。表2為本館2011年招標書商的到書率情況。

通過表2可以看出，北京圖書大廈、三新、南國、人天這四家書商的到書率均達到了92%以上，基本滿足本館要求。但是某書店的到書率才53.23%，嚴重不足。這就作為2012年圖書招標的一個重要依據（本館2012年圖書招標時，某書店未中標）。

第三，形成了館配書商之間的良好平衡。每年有5家書商在本館中標，其中必有一家是本地書商，而且要求本地書商提供現貨數據，這可以使一些熱門圖書快速入館，加快圖書流通腳步。這樣本館就形成了外地書商與本地書商相結合、期貨圖書與現貨圖書互補的局面，充分發揮了書商各自的優勢，更好地為圖書館服務。

本館每年都會根據前一年的工作總結及圖書出版出現的新情況及時調整自己的個性化要求，并將之詳細寫入標書中，以避免政府招標中出現的一些問題，從而達到圖書采訪質量控制的目的。

3.3 圖書采購過程

之前說到的經費使用過程及圖書招標過程都是為了圖書采購過程順利進行打基礎，而圖書采購過程則是整個圖書館采訪過程中的重中之重。在圖書采購過程中，圖書出版的狀況是影響圖書采購質量的一個重要因素。

圖書出版的狀況直接影響圖書的訂購情況。目前國內中文圖書出版狀況令人擔憂，國內比較大的出版社有500多家，每年出版圖書幾十萬種，但是受市場經濟影響，出版質量下降，高質量、有品位、專業性強、適合科研的圖書鮮見出版。據統計，每年出版的新書中社科類圖書占68%，社科類中的經濟類圖書占25%，法律類圖書占20%，文學類圖書占20%，其他只有3%。這些經濟、法律類的書，或是每家出版社都出，內容雷同，互相抄襲，良莠不齊；或是第二版、第三版，內容變化很少；或是書名變了一兩個字，或是文字順序有些顛倒；或是一書多家出版社出版，這就導致選擇圖書非常困難。

影響圖書采購過程的另一個重要因素就是對高校師生教學科研需求的了解。目前各高校都在擴招，學生人數急劇增長；另外，一些新興學科、邊緣學科興起，而各學科之間交叉范圍擴大、加深，這都對圖書采購提出了更高的要求。

針對這兩個影響圖書采購過程的重要因素，本館采取了行之有效的對策。首先把握最關鍵的一點，就是注重人在采訪過程中的重要作用。本館采訪部中，負責采購中文圖書的人員共6人，其中副高職稱4人，中級職稱2人。每個采購人員都在圖書館工作了7年以上，而且都在圖書館各部門進行過輪崗，對讀者在圖書館不同方面的需求都有所了解。這6人再根據自身所學專業進行具體分工，3人（圖書館學、化學、林學專業）負責選訂自然科學類圖書，3人（漢語言文學、歷史、哲學專業）負責選訂社會科學類圖書。這樣一支采購隊伍為提高圖書采購質量、滿足讀者需求打下了堅實的基礎。

其次，不斷學習，提高采購人員的素質。影響圖書采訪質量最重要的就是人的因素。只有采訪人員的綜合素質提升了，才能在主觀上保證圖書采訪的質量[6]。本館采訪部除了定期開展業務交流、學習培訓之外，平常就工作中出現的問題進行及時交流，這樣既解決了問題也使采購人員的認識更加深刻。另外，采購人員還經常向其他高校圖書館、公共圖書館學習，借鑒他們的有效經驗，學習他們的先進成果，彌補自身的不足。