檔案管理數字化建設大全11篇

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中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，特別是在以互聯網為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現傳遞和共享的實際要求，且存在調閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數字化建設已經成為城市發展中的重要內容，因此必須要亟待解決的實際問題。

一、 檔案管理數字化概述

檔案管理數字化的實現是通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。檔案管理的數字化建設是一項復雜且系統的工作，主要涉及到了資料整理、數據備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內容，在科學技術水平不斷發展的現階段主要呈現出以下兩方面的的態勢：一是在全社會范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，在高校、城建、企業等各個行業領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但數字化建設已經成為檔案管理的必然發展趨勢。

二、 城建檔案管理數字化建設的意義

（一） 符合時展的需要

在城市現代化發展的過程當中，推進城建檔案管理數字化建設，創新傳統管理模式，是是到發展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統計等工作的效率實現了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現的可能。

（二） 利于城建檔案管理的規范化

推行城建檔案管理的數字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數字化管理的體系當中，通過網絡和數據操作技術等，按照統一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。

（三） 利于城建檔案的開發

城建檔案管理數字化建設，對于城建檔案的開發產生了極大的促進作用。城建檔案管理數字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業務申請，并與社會其他行業領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現了數字化資源的整合。

三、 城建檔案管理數字化建設的內容

城建檔案管理數字化建設是城市實現現代化規劃和建設的重要參考，對于城市的可持續發展具有著十分重要的現實意義，開展和完善城建檔案管理數字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內容進行著手：

（一） 規范城建檔案管理數字化的指標和要求

規范城建檔案管理數字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現對城建檔案管理的規范化和標準化控制。在參考國家和行業標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業務處理的要求要實現各部門的統一，特別是檔案數據統計口徑的統一設計，以保證檔案數據的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。

（二） 合理設計檔案信息數據庫存儲功能系統

城建檔案管理系統通常是由專業的軟件開發企業來承擔建設的，但是為了保證系統建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統的網絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩定性和可靠性；其次，要對數據庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調取所需要的內容；再次要創建高效的檢索系統，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現對檔案資源的多層次開發，以保證檔案數據信息的安全性。

（三） 加大城建數字化檔案館建設的力度

城建檔案館的建設是實現城建檔案管理數字化建設工作中的重要環節，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統之一。數字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數字信息系統平臺為途徑，以面向館內的“統一管理平臺”和面向館外的“統一門戶網站”為核心，實現信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發展規劃等多方面實現綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現資源共享和協調配合，實現城市科學合理化的未來發展。

（四） 發展城建檔案數字化管理的人才隊伍

檔案管理工作人員的自身素質和水平能力是影響其管理工作質量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數字化建設的有序性，必須要建立檔案數字化管理的專業人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現代化信息技術，提高其運用計算機網絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態的應用現狀，以提高城建檔案管理人員的素質；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數字化建設具備優秀的領路人。

結束語：綜上所述，城建檔案管理數字化建設是一項系統且復雜的工程，要想切實發揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統紙質檔案管理的模式，從發展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數據庫存儲系統等方面來實現城建檔案管理的數字化建設；當然，由于城建檔案管理數字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經濟的可持續發展。

參考文獻

[1]韓雙. 城建檔案數字信息化建設管理探討[J]. 信息系統工程，2014，12：62.

[2]賴宇凌. 信息化新時代對于城建檔案電子化的思考[J]. 辦公室業務，2014，23：71-72.

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（一）病歷檔案信息資料的數字化是數字化病歷檔案存在的基礎

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數字化是數字化病歷檔案室存在的基礎。數字化病歷檔案是傳統病歷檔案管理通過“應用數字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發展階段的不同上的區別。在電子病歷后時代，數字化病歷檔案室是傳統病歷檔案室發展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數字化來源包括：

1.病歷檔案數字化影像處理系統:主要是將傳統的紙質病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數據庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質病歷檔案數字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結合三種方案。數字化影像處理系統將紙質病歷檔案數字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現。一般醫院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統：這是未來數字化病歷檔案室數據來源的主要形式。電子病歷是指醫務人員在醫療活動過程中，使用醫療機構信息系統生成的文字、符號、圖表、圖形、數據、影像等數字化信息，并能實現存儲、管理、傳輸和重現的醫療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫院都采用PDF來實現數字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數字化影像處理系統與電子病歷系統相結合形成一份完整的電子化病歷。根據衛生部電子病歷基本規范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫療信息資料，可以采取措施使之信息數字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數字化病歷檔案管理系統包括了數字化影像處理系統與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數字化病歷檔案的管理與服務參照傳統病歷檔案管理及三級醫院評審要求，數字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統：

1.病歷檔案管理系統：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務系統：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。

3.智能數據平臺。這是數字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統、電子醫學圖書館、電子醫學期刊及相關醫療信息及醫療法律法規等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發，包括針對科學研究及統計分析建立的智能專題病歷檔案信息數據庫。其功能包括：數據檢索權限管理、智能數據應用導航、專題病歷檔案數據檢索系統、自定義數據庫設計及智能知識庫檢索系統等。當然，在醫院數字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區域數字化病歷檔案室。

（三）數據化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統有：

1.電子病歷檔案管理系統集成了如下幾子系統：電子病歷系統、醫囑子系統、手術麻醉子系統、檢驗系統、影像系統、護理系統、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數據化病歷檔案應用系統目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數字化醫院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業化的人力資源隊伍是實現數字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發展起來的?？啤叭住眿D幼保健醫院，其病歷檔案室成員的專業化與年輕化是它的主要特點；和其它醫院相比，它少了老醫院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。

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人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。

1 人事檔案管理數字化建設的現狀

當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后?，F存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強

人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。

1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低

人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質不高

數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1 日常業務管理

實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2 數字化檔案采集

數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3 數字化檔案網上查閱

數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1 應用軟件應統一

應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2 應使用先進技術構建數字化系統

建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善

要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。

參考文獻

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.

作者簡介

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中圖分類號： G250.76 文獻標識碼：A

信息技術進駐人們生活的各個領域，帶來了一場數字化變革。圖書館的檔案管理應該改變傳統耗時耗力的管理方式，積極引進信息技術，開展數字化建設。檔案管理的數字化在世界各國已經廣泛應用，其實效顯著，應該成為我國圖書館檔案管理研究的方向。

一、圖書館檔案管理數字化建設的意義

（一）提高信息利用率。

檔案管理數字化將檔案信息轉變為數字化的信息資源，且可通過計算機進行識別，使信息載體發生改變，使圖書館檔案管理更具活力。數字化的檔案管理方式，告別了檔案信息采集困難、費時費力、查詢不便、難以共享的舊時代，使信息利用率大大提升。

（二）提升社會服務質量。

在網絡技術的幫助之下，信息的傳達更加快捷、順暢，公眾通過網絡可以享受到優質的檔案信息服務，使大范圍的信息共享成為可能。檔案信息的開放化程度更高，信息傳遞的過程更加規范標準，使檔案資料不再局限于圖書館內部，更加面向大眾，提升社會服務質量。

（三）提高檔案管理工作效率。

圖書館檔案數量龐大，人工管理十分耗時耗力，檔案管理數字化的引入，使管理人員從繁雜的工作中解脫出來，利用計算機及網絡技術就可以快速完成檔案管理工作，自動化程度更高。合理運用數字化技術不僅提升了檔案管理水平，還使工作效率大大提高。

（四）滿足用戶多樣化需求。

用戶需求隨著網絡時代的推進也在不斷發生改變，足不出戶卻能快速獲得想要的信息是很多用戶的追求。數字化的檔案管理方式可以在很大程度上滿足客戶這一需求，通過網絡進行信息共享，使檔案信息的流動不再受到地域的限制。遠程溝通得以實現，用戶多樣化的需求得到滿足，圖書館的檔案信息服務也更加優質。

二、圖書館檔案管理數字化建設的方法

（一）構建檔案數字化平臺。

圖書館應將計算機網絡技術帶入到檔案管理當中，運用信息技術對檔案數據進行統籌，建立一個完善的數據中心。檔案指南、文件匯編、用戶目錄、音頻視頻等資料都應該納入到該數據中心當中，形成資料完備的數據庫，以備查閱和使用。還需要對服務器、操作系統等基礎設施進行建設，應用檔案管理的先進軟件，開展網絡化管理，為圖書館的檔案管理搭建起數字化平臺。

（二）創新信息化檔案管理模式。

要改變檔案管理模式，創新信息化手段，首先要對內部的檔案網絡進行結構及系統的優化，提升性能，使之符合國家對局域網的要求，確保運行安全。其次是檔案外網的建設，外網面向的是社會大眾，有信息公開的要求，讓公眾可以感受到信息化檔案管理帶來的便捷與高校。但是對內外網的安全要求必須提高，采用科技手段進行信息隔離，確保信息的流通更加安全、穩定。同時要注意網絡功能的提升，大力推進數字化，使檔案管理的模式不斷創新，全面實現信息化管理。

（三）完善檔案信息服務體系。

及時準確地提供檔案信息服務是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務體系。以信息化標準為基礎，從圖書館自身情況出發進行信息資源的補充，為跨庫檢索提供便利。在互聯網環境之下，使檔案的目錄、內容及編碼呈現一體化。積極推進檔案制度的建設，促使檔案管理數字化更加科學規范，投入力度進行數字系統的維護與管理，并發揮監控的功效，使數字系統的運行更加可靠。為了滿足公眾對信息質量的高要求，需要改變資源開發的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務水平。另外，在主管部門對檔案管理的要求之下，將檔案系統的維護工作進行外包，使其運行更加規范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。

（四）打造復合型的檔案管理人才。

檔案管理的數字化建設要充分發揮人的能動作用，要改變圖書館檔案管理人員素質低下的現狀，著重選擇和培養復合型的管理人才。應數字化建設的要求，檔案管理者必須既有檔案管理知識，又精通信息技術，因而，要將更多的檔案管理專業、圖書館專業的人才引入檔案管理隊伍，并且對其信息技術素質進行考核。對現任的檔案管理人員的數字化技術培訓也不能放松，力求檔案管理隊伍的整體素質可以滿足數字化建設的需求。

三、結束語

綜上所述，圖書館的檔案管理數字化建設在實現資源共享、提高工作效率、提升信息利用率方面意義重大，需要圖書館管理者、社會大眾給予重視，從系統、模式、管理人員等多方面采取措施來加快建設進程。使檔案管理的數字化更好地運用于高校、單位及社會圖書館的檔案管理工作中，力求與信息化的時代步調一致。

（作者：河南工業職業技術學院圖書館，職稱：助理館員）

參考文獻：

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檔案是人類文化遺產的重要組成部分，是人類社會實踐和社會文明進步的歷史記錄，也是發展先進生產力、建設先進文化的基礎性工作和重要支柱。其中，大力推進檔案信息化建設，是當前做好檔案工作的重要任務之一。

一、檔案管理信息化數字化的內涵和要求

1.檔案信息標準化，是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中，所必須依賴的業務規范和技術標準。這些規范和標準應該由檔案管理部門統一制定、頒布、施行。檔案信息的標準化主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等五個方面的內容。

2.電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數字化主要包括四個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。

3.檔案信息網絡化，是指將檔案資源進行數字化處理后，通過互聯網、局域網等計算機網絡技術，建立檔案信息網站，供公眾進行檔案信息查詢和資源共享，以實現檔案信息的開放式、交互式、社會化利用。檔案信息網絡化具有強大的優勢，可使檔案資源成為社會的共享資源和共同財富，實現不同地點的多個用戶同時受益，大大提高信息服務功能和利用效益。

二、檔案信息化數字化建設中存在的問題

1.建設任務繁重，工作見效難。在檔案信息化進程中，一要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用；三要對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務；四要采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。要實現檔案信息化，建成數字檔案館，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年、近十年或者更長的時間。

2.資金投入規模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用有多大可想而知。

3.隊伍建設要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計算機、網絡打交道，是一種高層次的工作，對人的思想觀念、專業技能、寫作水平及綜合素質都有較高的要求。工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能，有獲取判斷運用信息的能力，要有精通的檔案業務知識。那種既懂檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才大受歡迎。但受傳統用人體制的制約，使人才競爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。

三、積極推進檔案管理信息化數字化的對策

1.在工作目標的制訂執行上，要堅持長期目標與近期目標相結合。要按照總體要求，遵循“科學、實用、適用”的原則確定長期工作目標和近期工作目標。長期目標要做到站在制高點上，提綱挈領，通盤考慮，保持高質量和統一性，為技術發展留下兼容和擴充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費。近期目標注重實用和可行?；A業務建設要按標準化要求進行檔案整理和電子計算機著錄與標引工作。具體工作要做細，要精益求精，不馬虎從事。要通過落實近期目標，摸索經驗，修訂和完善長期目標，改進工作，循序漸進。

對于館藏檔案和新歸檔檔案的數據處理，要區別輕重緩急予以對待。對于新舊檔案的數據處理，可按照先新、后舊的原則，對新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進行數據處理，舊檔案放到第二步。對于館藏檔案，可按照先重點后一般的原則，在對現有館藏進行分析的基礎上，對有重要價值的檔案先進行數字化處理。借此時機對庫藏檔案進行清理，對于已經失去保存價值的檔案資料予以按程序批準銷毀，以減少重復勞動。

2.在方案的實施過程中，要堅持統籌規劃與分步實施相結合。在財力支持有限的情況下，要依據當地經濟發展水平和與檔案部門可爭取的財力，制定一個長短結合的硬件設施建設方案，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計算機等硬件的配置上，應根據業務需要和人員計算機操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設施配置中堅持高配置服務器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機作服務器，低配置的舊機作終端。

3.在人力資源的開發上，堅持注重引進與加強培訓相結合。要注重引進既具有計算機操作能力又懂檔案管理的復合型人才，改善人才結構。同時注意選送骨干到高等院校、專業培訓班培訓，鼓勵崗位練兵和自學成才，邊用邊學，以用促學，提高業務素質和綜合素質。

4.在資金的籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合。實現檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，檔案館不創造物質財富，也無創收渠道，經費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領導重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預算經費，一次難以到位的可確定基數，分年兌現。同時，注意發揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。

5.推進檔案信息化的法制建設。在檔案信息化建設過程中，越來越表現出對法制化的依賴。加強檔案法制化建設，是適應新時期檔案工作發展的新形勢，推動檔案事業協調、可持續發展的重要保證。要加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個方面的內容：一是對現有檔案法規、國家和行業標準加以貫徹執行。據有關資料顯示，在制定的技術規范中，貫徹標準的只在少數。采標率很低，大部分單位對已經頒布實施的國家和行業標準毫不了解。根據這種狀況，應以法律法規的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發展要求的檔案法規。三是大量電子檔案能否發揮其應有使用價值缺乏法律依據。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關法律加以界定，從而更好地發揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規建設。現代信息社會中，檔案管理的網絡化使檔案存在一定的安全隱患，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。

6.在工作成果上，堅持長期效益與當前效益相結合。同樣，檔案信息化也要講求效益，在建設過程中要做到邊投入，邊建設，邊見效，從部分信息化到全部信息化。設備的購置，先考慮辦公和檔案館目錄數據庫輸入的需要。在檔案數據處理上先輸入重要的利用率高的檔案，再輸入一般的檔案。在網站建設上先作為檔案工作的宣傳窗口和現行文件開放服務的窗口，再根據信息化進程擴展到網上檔案查詢利用服務。

參考文獻：

篇（6）

一方面，疾控中心實現檔案管理數字化建設可以大大提高管理效率。以往檔案載體都為紙質文檔，在對其進行管理中不僅需要投入大量精力，還需消耗很多時間，在管理上很容易出錯，并且在二次使用查閱時也較為復雜，檔案管理工作效率較低，且難以得到有效提高。而借助信息技術加強檔案管理數字化建設，不僅能夠大大節省管理人員精力和時間，還能夠降低檔案中錯誤發生率，同時，通過數字化建設后能夠利用各種管理軟件及管理技術進行檔案管理，方便日后查閱、調用、復制及利用檔案，有利于檔案資料的開發利用。

另一方面，實現檔案數字化建設可以進一步優化檔案管理環境。傳統紙質文檔在保存上容易受到溫度、濕度、空氣等外部環境影響，且長期保存過程中難免會出現破損、丟失、數據模糊不清等情況。建立數字化檔案管理系統后，檔案保護和管理條件得以改善，許多以往陳舊模糊的檔案信息便能夠以電子檔案的形式保存下來，這對日后檔案資料分析利用來說意義重大。檔案查閱和整理都能夠借助計算機進行處理，紙質檔案使用頻率逐漸減少，不僅提高了檔案利用率，還能夠提高檔案保存質量。

二、疾控中心檔案管理數字化建設路徑

（一）樹立數字化檔案管理的理念。檔案管理數字化建設基礎是要從思想上樹立現代化理念，打破原有檔案管理格局，沖破封閉管理限制，實現傳統管理向數字化管理的轉變。疾控中心領導者及管理人員應加強對檔案管理數字化建設的?J識，了解數字化建設的必要性和緊迫性，并在單位內展開宣傳，提高職員對數字化建設的理解。同時，疾控中心還應創新檔案管理理念，由以往靜態管理模式轉變為動態管理，結合實際情況樹立數字化管理的正確觀念。另外，疾控中心還應從宏觀上將檔案管理數字化建設納入自身發展戰略規劃中，在實踐中及時發現檔案數字化建設中存在的問題，準確把握問題產生的原因，盡早制定針對性措施解決。

（二）建立科學數字化管理數據庫。檔案管理數字化建設涉及很多數據資料，要想確保數字化建設的順利實施，實現龐大的傳統紙質文件處理向數字化檔案管理的方向轉變，數據庫的建立至關重要，也是數字化建設過程中的必經環節。數字化管理數據庫的建立必須要契合疾控中心自身具體情況，這樣既能夠保證數據系統的合理性、適應性和全面性，同時也更容易與內部工作人員達成共識，顯著提高檔案管理效率。另外，疾控中心針對檔案管理數字化建設制定相應的管理系統，實現信息資源的共享，監督并制約檔案管理數字化建設過程，確保在其建設過程中滿足國家相關法律法規及章程制度要求，更好為民眾、為社會、為政府提供醫療服務。

（三）加大數字化軟件及硬件投入。優質硬件和軟件設施是檔案管理數字化建設的基礎，對此疾控中心應加大財力支持，配置與數字化建設相適應的硬件和軟件設施，這是數字化建設的基礎也是重點。檔案管理數字化建設基礎設備包括存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，要加強檔案管理數字化建設，必須配備相應的硬件和軟件基礎，比如計算機、網絡、掃描儀、打復印設備等硬件，檔案管理專用軟件以及網絡日常管理與維護，注重軟件及其應用管理的跟進，在軟件和硬件選擇上遵循優勝劣汰原則，在建設過程中不斷提升數字化管理質量，確保檔案管理數字化建設過程的高效實施。

篇（7）

1城建檔案數字化工程的基本概念

檔案數字化，就是把紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數字信息，以實現不同載體形式檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。檔案數字化工程目前主要是紙質檔案數字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數字信息，從而實現利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內容。

1.1檔案目錄的數字化

（1）檔案的目錄統一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內容。

（2）卷內目錄填寫規范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內時間取文件最后形成時間。

1.2實體檔案的圖文信息數字化

王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數字化采集，從而實現圖文信息的計算機存儲、調閱、分析。

1.3日常檔案管理業務的數字化

將檔案的業務指導內容，審核意見，審核結果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數字化。

2實施過程是紙質檔案數字化工程的核心（圖1）

（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數字化存檔。紙質檔案數字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數據掛接數據驗收數據備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。

以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據紙質版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數字化工程籌備階段就對紙質檔案數字化工程各步驟的具體細節多次進行預演推敲；就各操作環節中容易出現問題的節點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。

（2）掃描、編輯處理及存儲。數字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數，掃描過程中及時調整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。

3數據的存儲與安全是實現數字化的最終保障

當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現100%的可靠性，在檔案數字化應用中可能會遇到突發性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質損壞等各種原因，基礎數據都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數據要采取多介質、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數據備份制度，定期對基礎數據進行及時地備份。對備份數據同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A數據的高度安全性。

4王村新城檔案數字化管理取得的成效

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1.提高信息的利用率

長期以來圖書館的檔案其存在的形式都是通過紙質的實物形式存在，這對于檔案的保存、采集、利用都會帶來一定的弊端，但是對圖書館檔案進行數字化的管理，就可以將各種檔案信息加工成計算機可以識別的數字化信息資源，將檔案變成電子文獻，這樣就改變了傳統紙質檔案信息中存在的管理成本高、查詢困難、資源難共享等問題。

2.提高了管理的效率

對圖書館檔案管理進行數字化建設，就能改變之前只能靠人力來對檔案進行管理的狀況，減少不必要的、繁瑣的工作。對檔案進行數字化管理可以通過各種的高科技對檔案進行管理，例如計算機技術、數據庫技術、掃描技術等等，運用這些技術能更好的對圖書館的檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索、利用，這樣就能實現對圖書館檔案管理的自動化，從而節省了大量的人力、物力、財力，提高了對于檔案管理工作的水平和效率。

3.實現了真正的資源共享

圖書館其主要的目的就是服務群眾，為群眾提供相應的需求。對圖書館檔案管理進行數字化建設，就能通過網絡對信息進行傳遞，擴大圖書館信息資源共享的范圍，打破了地域的界限，實現了真正的資源共享。圖書館檔案管理數字化建設打破了時間和空間的限定，可以從不同的角度滿足不同用戶的不同需求，使得用戶能夠隨時隨地進行信息的交流和共享，這樣就能促進信息資源的合理流動。所以，在進行圖書館檔案管理數字化建設的過程中，不應該局限于本地區、本校園或者是本系統，應該擴大服務的范圍，為遠程的用戶也提供相應的服務。

二、圖書館檔案管理數字化建設的策略

1.完善圖書館檔案管理數字化建設的配套設施

要想真正的實現圖書館檔案管理的數字化，就必須要軟硬件一起抓，完善數字化建設的配套措施。在硬件方面，必須要建立相關的數字化設備體系，其中包括計算機、交換機、視頻音頻信息采集設備、掃描儀設備、服務器等，在建立起這些設別以后還需要對這些設備進行相應的跟蹤和檢測，在發現設備出現落后時立馬對其進行升級。而在于軟件方面就是需要對圖書館檔案管理的數字化建設中建立出一套相應的數字化管理系統，第一需要建立的就是就接收和采集系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的真實、可靠性，其中就包括接收各部門的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對其進行適當的管理。第二點需要建立的就是管理的儲存系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動態管理、數據安全和維護、辦公自動化管理等。第三點需要建立的就是開發利用系統，這個系統的目的就是為了實現檔案管理的網絡化，其中就包括檔案的登記、調卷、加工、編排、檢索、檔案信息網站等。

2.檔案管理要重塑原文資源庫

原文資料包括了紙質資料、影像資料、聲音資料等，其實最主要的資料，具備著一定的權威性，因此，在對圖書館檔案管理進行數字化建設的過程中，不能只滿足于數字化的建設，還應該要加強對于原文資源庫的重塑，圖書館主要的目的還是為了滿足人們閱讀、查閱資料等需求，所以，在進行數字化建設的過程中，需要將原文的資料和開放檔案的用戶目錄數據所結合起來，這樣不僅能保證圖書館檔案資料的權威性，還能保障檔案資料的準確、科學性，實現圖書館資源數據資源最大程度的利用。

3.在進行數字化建設的過程中需要各部門之間的互相融合

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1 落實圖書館檔案管理數字化建設的現實意義

1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平

隨著時代的發展，網絡化辦公已經成為符合時展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經逐漸被取代，網絡辦公能夠保存大量的電子文檔，節約資源。圖書館正在利用很多種網絡方法、掃描方法、OCR方法、數據處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數字化設備進行各類檔案的信息，只要輸入關鍵字，就可以很快地找出文檔，節省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。

1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性

通過數字化的檢索，可以用很短時間發現并核對缺失的檔案及缺失的內容，利用網上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網上辦公，與傳統辦公相比，網上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。

2 當下圖書館檔案管理數字化建設存在的不足

2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數字化建設有待改進

目前，我國圖書館的檔案管理工作在數字化建設方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當前的時展的大環境下，我國很多圖書館的計算機設備都仍然是“大頭電腦”，上網速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。

2.2 未能正確處理紙質檔案與電子檔案的關系

紙質信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數字化建設并不是遺棄傳統的紙質檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，側重偏向電子檔案的建設，忘卻了紙質檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質檔案，也能夠隨時發送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質檔案，所以我們的側重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質檔案的印證關系。

3 采取有效措施，優化圖書館檔案管理數字化建設工作

3.1 兼顧數字化建設與原文資料的發展

原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數字化建設時，創造數字化管理環境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環境做到最好優化。

3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作

檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描輸入、系統管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統。由于大型企業機關在日常的工作中幾乎每天都會產生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數字化系統就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當的檔案查詢系統，上傳觸摸屏查詢及文檔網絡，實現資源共享的目的。

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隨著科學技術的飛速發展，人類社會已步入信息社會。這一形勢不僅給國有企業檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也發起了新的挑戰。如何改善檔案管理工作、如何推動數字化建設進程、如何提高檔案管理水平等一系列問題是國企檔案管理人員面臨的新課題。因此，積極探究國企檔案管理數字化建設路徑具有重要社會意義。

1 檔案管理數字化建設的必要性

在信息化社會，因特網普及與網絡技術的發展使得數據資源獲取、共享成為現實。在世界各個角落，人們均可通過計算機訪問數據信息資源。在這種環境下，數據檔案館、檔案信息系統應運而生，進一步提高了數據資源的共享程度。數字化引入檔案管理不僅能夠實現管理清晰化、服務流程規劃化，同時能推動廣大檔案管理人員綜合素質提升，以及專業化能力的拔高。反之，如果一味地沿用傳統、舊有的管理模式，排斥對數字化進程的引入，不僅將制約國企內部管理工作流程和效率的提升，更將影響到廣大檔案信息的安全化實現，最終將影響到國企科學化的發展進程。

2 影響檔案信息化建設的因素

（一）檔案信息傳輸問題。檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，一旦云端被攻克、或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。而檔案數字化建設離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。所以說，影響檔案數字化建設的首要因素即是檔案信息傳輸安全。

（二）檔案信息介質問題。當網絡和計算機技術成為檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何，也自然成為了影響檔案安全的重要因素。如，檔案存儲的外在介質，當其遭遇到不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其中固有的信息數據則很有可能隨著外在介質的被破壞，而遭到嚴重的損害；又如，進行信息數據維護的工作人員一旦出現擅離職守、或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，便將導致檔案獨立運作系統的全盤崩潰。

3 推動國企檔案管理數字化建設的措施

相較于傳統檔案管理方式本身存在著的片面性、滯后性以及宣傳薄弱型的特征，數字化能夠充分利用既定檔案內容所生成的電子數據信息，利用數據以及多媒體和網絡平臺，使得處于不同地域、不同工作環境的工作人員能夠使用統一的管理數據系統，在基于安全的情況下，實現網絡共享。因此，推動國企檔案管理數字化建設是極具現實意義的?；谏鲜隼碚撆c筆者工作經驗結合，下文將就推動國企檔案管理數字化建設的具體措施展開探討。

（一）建立網絡共享服務平臺，提高內部調檔與查詢速度。首先，可通過計算機網絡技術加強對于國企檔案信息的管理，完善檔案信息處理過程中的各項事務的操作與運營，保障信息技術的使用能夠切實為國企管理服務，并始終貫徹于檔案管理工作的各個流程當中，全面推動現代化的實施。其次，建立網絡共享服務平臺，按照檔案信息的具體內容和所屬區域進行分類歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統一檢索和管理服務，提高調檔查詢速度，提升工作效率。而在這一過程當中，電子檔案的收集、轉化以及上傳是應當給予高度重視的環節，為保障工作效率，筆者認為應建立自動上傳的窗口及網絡技術，在接收數字檔案時，同步完成自動上傳，實現收集、上傳、歸檔等鏈條式的管理模式。

（二）重視檔案數據信息安全，擴大管理業務的培訓范圍。加強對檔案信息安全維護的主要手段之一，就是保障信息內容的完整性、可用性以及嚴密性。相對于傳統紙質檔案只限于紙質載體媒介的客觀形式，數字化建設下的檔案存儲介質以擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數據的電子載體，這就使得對其安全性維護變得更加復雜與艱難。為此，國企檔案管理人員必須及時展開信息安全業務培訓，提高對安全內涵、安全意識的重視度；從理論和實踐兩個角度出發，在提升檔案管理人員理論素養、促其從理論上了解技術和科技發展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強對檔案管理人員基本業務技能的培訓，提升其有關計算機網絡應用技術、云端、大數據等的操作使用本領，切實強化技能水平。

（三）全面采取信息安全備份，強化檔案信息安全性管理。非人為的不可抗力因素，是對檔案信息安全造成重大損害的癥結之一。計算機網絡硬件故障、各類自然災害和不可預估性事故一旦出現對于檔案、尤其是對國企內部“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到企業檔案信息本身的完整性，更將影響其使用價值，以及日后可用性，所以，在提高企業檔案信息安全性的同時，還應當適時做好檔案數據的安全備份工作，以防萬一，以備不時之需。此外，為了讓數字檔案備份更加安全、更有保障，檔案管理人員可進行多重備份，并定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。需要注意的是，備份至云端的數據需要及時構筑防火墻、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升提供更多重保障。同時，為了避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現，對于國企數字檔案的備份還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害，或是其他可能威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時還可增加一定的資金和設備投入，來完善對于兩地同檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。

4 結語

立足于信息時代下，先進科學技術已逐步取代傳統檔案工作方式，科學技術使檔案管理工作人員在繁瑣的工作中解放出來，無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作，從而有更多精力投入檔案資源開發中去。在檔案管理中積極應用數字化技術，能有效實現信息自動化存取，促使紙質資源數字化、電子化，進一步提高檔案工作效率。與此同時，在數字化技術支持下，檔案資源開發也逐步朝向更深層次、高水平、智能化發展，從而能夠更好的滿足不同角度、不同層次讀者需求。因此，國有企業應基于目前檔案管理工作現狀，積極創新，加強數字檔案信息安全性管理，從多角度、多層面出發，定期進行網絡系統的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關的法律體系當中，以免不法人員竊取相關信息而造成難以想象的損失和危害。唯有最大程度保障數字信息共享化和安全化的完美對等與平衡，國有企業檔案管理數字化建設才能以一種更加和諧的狀態發展，為國企可持續發展戰略目標的實現提供更多服務與便利。

參考文獻

[1]吳明華.檔案信息化標準體系建設研究[J].辦公室業務，2014（15）

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信息技術日新月異的發展給社會各個領域都帶來了全新的機會和挑戰。“十三五”時期國家檔案館所頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化，創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合的指導思想[1]。數字化檔案信息管理平臺建設有利于加快檔案管理數字化工作發展，促進檔案事業和社會經濟同步發展，為我國現代化服務。

一、數字化檔案信息管理平臺建設的必要性

隨著社會信息化進程的加快，信息資源逐漸成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源[2]67。數字化檔案信息是國家信息資源和社會信息資源的重要組成內容，而檔案信息化建設正是當前檔案工作者所需要面臨的重要課題。數字化檔案信息管理平臺建設作為檔案信息化建設的核心內容之一，其建設對我國檔案事業和社會實踐的必要性有以下幾點。1.數字化檔案信息管理平臺建設是信息時展的必然趨勢。伴隨著計算機網絡技術和信息化浪潮對人類社會生活方式、工作方式和學習方式的迅猛沖擊，檔案事業也正向著數字化、信息化的方向發展。由此形成的大量數字化檔案給檔案日常管理工作帶來了全新的挑戰。與此同時，隨著自動化辦公、無紙化辦公的觀念普及，檔案管理由實體化管理轉向數字化管理成為必然趨勢。因此，一個優秀的數字化檔案信息管理平臺無疑會使針對數字化檔案管理的工作更符合時代趨勢。2.數字化檔案信息管理平臺建設是數字檔案館建設的重要內容。國家檔案局的《數字檔案館建設指南》提出，數字檔案館的建設內容包括集成建設滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施；開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統；推進館藏數字檔案基礎數據庫建設，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換；實現檔案信息資源分層共享；配套建設數字檔案館保障體系[3]。數字檔案館如果沒有一個可靠的平臺作為支撐，那么數字檔案館的檔案管理儲存、資源共享、信息安全等功能需求將無從談起。3.數字化檔案信息管理平臺建設是檔案管理的迫切要求。在過去的傳統檔案管理中，大量的紙質檔案給檔案管理工作帶來諸如檔案匯總、檔案存放、檔案檢索、紙質防潮、人員看護等不少方面的麻煩。隨著大數據時代的來臨，這些麻煩也隨著檔案的數量呈指數倍地增長。而數字化檔案信息管理平臺可以使檔案變得存儲方便、不易損壞，甚至通過程序使大數據量的檔案維護、檢索成為十分方便的事情。4.數字化檔案信息管理平臺建設是社會發展的實際需要。當今社會，人們對檔案的重視程度不斷提高，越來越多的人愿意建立起自己的家庭檔案來記錄家族歷史、榮譽成功等，這些檔案甚至可以成為家庭教育的素材。數字化檔案信息管理平臺可以為想要建立家庭檔案的用戶提供便捷的數字化檔案建檔、管理服務。除此之外，擁有龐大數據、圖表、文件等檔案資料的信息化檔案管理平臺也同時具有不可估量的社會經濟價值，可以為政府或機構做重大決策時提供大量具有時效性、便捷性的檔案資料檢索服務。

二、數字化檔案信息管理平臺的建設內容

1.“蘭臺e令”專題網站介紹。蘭臺是我國漢朝中央檔案典籍庫，其主管者稱為蘭臺令史，蘭臺e令即是“互聯網+”時代的檔案管理者和使用者。網站采用“互聯網+檔案”的模式，將互聯網思維融入傳統的檔案管理中，政府檔案管理部門、家庭，甚至個人都可以使用網站平臺將相關檔案上傳到云端數據庫，建立、管理公眾、家庭和個人的檔案。網站用戶角色主要分為四種：游客、注冊用戶、管理員、超級管理員。游客僅具有瀏覽網站公開檔案的權限；注冊用戶除了瀏覽網站內的公開檔案外，還可在自己的空間下建立、上傳公開或是私有的檔案；管理員擁有用戶管理、檔案管理、數據統計等后臺功能；超級管理員僅有一名，除了擁有管理員所有權限外，還可以創建、注銷其他管理員賬號。網站整體web服務架構采用MVC設計模式，以JAVA作為主要編程語言[4]311。開發過程中的技術選型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技術[5]18，MySQL作為后臺數據庫[6]144。2.檔案信息資源集成系統建設。檔案信息資源集成系統指對各類數字化檔案進行收集并上傳至云端的整套系統。檔案集成過程中應遵守國家檔案局頒布的檔案歸檔標準等相關文件。以“蘭臺e令”專題網站為例，其參照了民生檔案的歸檔要求，將檔案分為成員成長、家庭歷史、家庭資產、榮譽成果、醫療保健、社交旅游、聲像電子、家庭藏品、圖書資料、其他等十大一級分類，每一大類下還可以由檔案上傳者在自己的檔案分類下自由設置自定義的二級分類。檔案集成渠道可以由檔案局的工作人員使用平臺管理員賬號將需要上傳的數字檔案上傳至云端，也可以由普通民眾在網站平臺上注冊的賬號建立相關家庭檔案。檔案也可設置其可視權限，公開檔案可被所有訪問該網站的用戶所見，私有檔案只可由自己和管理員權限以上用戶查看。3.檔案綜合管理系統后臺建設。檔案綜合管理系統后臺指系統管理員管理、維護平臺的可視化端口。在“蘭臺e令”專題網站中，后臺功能分為用戶管理、檔案管理、數據統計等，可由管理員以上權限用戶通過系統后臺的可視化界面進行訪問以及監管。用戶建立上傳的檔案有違反法律規定或監管條例的情況，管理員可刪除違規檔案，嚴重情況下可暫時或永久凍結上傳者的賬號。用戶在注冊、填寫賬戶信息、上傳檔案時產生的大量數據可以由管理員在后臺進行相關數據的統計，例如用戶地區分布、年齡分布、檔案類別分布等等。4.檔案信息交流分享模塊建設。用戶通過網站上傳的檔案位于網站所在的文件服務器中，通常意味著檔案的傳播渠道只有在網站內部發生。但在“蘭臺e令”專題網站中，用戶上傳的檔案不僅僅只可在網站內部瀏覽、傳播，還可以利用第三方網絡社交平臺進行傳播。這不僅僅可以方便用戶之間的使用，有利于檔案信息和檔案理念的傳播，還可以增加網站在社會上的曝光率。5.檔案信息安全保障體系建設。用戶上傳的檔案既是信息資源，也是用戶的隱私。對于用戶不愿公開的檔案，網站平臺應當建立一系列的安全保障體系來保障用戶的隱私不被竊取?！疤m臺e令”專題網站對用戶密碼采取了MD5加密，增加了用戶密碼被竊取、破解的難度；另外，針對SQL注入、XSS攻擊、目錄遍歷等常見的Web攻擊手段也做了相應的安全防護措施[7]795，以維護用戶的隱私權益和網站的形象。

三、數字化檔案信息管理平臺的發展方向

1.結合大數據時代背景的服務拓寬。當前檔案實踐領域，包括數字化檔案、歸檔電子文件等檔案數字資源總量達到了PB級別，具有了大數據的特征[8]9。同時，現在的檔案用戶也不再僅滿足于表面數據的利用，而是更加希望可以得到數據背后蘊含的信息。因此，檔案服務也應該與數據挖掘、數據分析等大數據領域相結合，開發一套基于檔案大數據的新型信息服務引擎，使數字檔案信息資源中蘊藏的巨量信息得到真正的開發和利用。2.各級數字檔案信息平臺間建立共享網絡。目前，我國各省市級檔案網站的建站過程相對獨立，技術標準、檢索方式各異，內部檔案信息資源互不相通。長此以往勢必形成“信息孤島”，致使數字檔案事業發展失去活力。若各級數字檔案信息平臺之間相關內容進行超鏈接互連，或由龍頭檔案網站做各級數字檔案館的目錄索引，集成各類數字檔案信息資源，有利于實現數字檔案信息資源的共建共享。檔案數字化建設是檔案事業發展中一項重大而復雜的任務，對傳統的檔案管理工作方式是一次巨大的沖擊。在信息化時代充分開發、建設、利用、管理數字化檔案，有助于檔案信息資源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，實現便民利民等重大意義。此外，在檔案數字化建設過程中要著眼考慮未來時代的發展趨

參考文獻

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[2]金波.論檔案信息的數字化建設[J].檔案學通訊,2005（3）.

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[4]和璇.MVC模式在JAVAWEB中的應用[J].計算機光盤軟件與應用,2014,17（16）.

[5]張耀民.SSH框架在Web項目開發中的構建和應用實踐[J].微型機與應用,2013（15）.