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即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點

現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業業，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們去一份一份的收集原稿，就有點困難了。大學的檔案管理專業畢業生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現代化檔案管理的步伐。

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Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中圖分類號：G271文獻標識碼：文章編號：

引言

隨著社會的不斷進步和信息技術的飛速發展，信息成為當今社會的寶貴資源，信息的價值將隨著社會的發展進步不斷上升，無論是個人生活還是企業發展、科學研究等都離不開信息。21世紀的檔案，將是一個知識、信息高度密集的領域，檔案工作現代化、專業化、技術化、信息化程度越來越高，這就要求一切都要與時俱進。現代化的模式管理，現代化的規范操作，是和世界經濟接軌的重要步驟。

一、檔案管理現代化的內容

檔案管理現代化從內容上講主要包含有以下四方面的內容：檔案資源的信息化、檔案保護的現代化、管理手段的現代化以及檔案管理的標準化等四點。但是從其概念的外延上講，檔案管理的現代化指的則是―個相對的、發展的、動態的概念范疇，因為在不同時期都會賦予檔案管理現代化的各種內容。

（一）檔案資源的信息化。在當前信息化的大時代背景下，信息化已逐漸地發展成為各行各業實現現代化發展內容的主導，因為以信息化的手段逐漸地推動現代化的進步是我國今后國民經濟以及社會發展的主要趨勢和方向。而在檔案資源的管理領域實現信息化更是作為高科技的信息技術在檔案管理領域層面所實施的創新實踐，主要的工作內容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關的各項管理程序，通過科技化的手段實現信息系統加工以及計算機網絡整體的運轉和傳輸，最終實現檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開發利用，并進一步實現整個檔案信息資源的全社會共享。

（二）檔案保護的現代化。一般來講，傳統意義上針對檔案保護的現代化主要指的是針對檔案庫房、與檔案管理相關的設施設備以及檔案載體保管保護的整體水平方面所實現的現代化。伴隨著科技的進步和發展，新型存儲介質快速發展以及現代化信息技術的持續涌現，發展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發展的結果，較之原有的傳統的信息存儲方式，這些針對信息的記錄和存儲方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來越多的人廣泛應用。因為新型的載體檔案在使用方式以及存儲方面都和傳統的檔案信息的存儲介質存在著顯著的差距，所以，相關的檔案管理部門應當著重加強針對新型載體的檔案存儲及管理的方式進行高效的研究，以便于使其更好地服務于檔案管理的工作。

（三）管理手段的現代化。一般情況下，檔案管理手段的現代化的內容主要包含有以下幾個方面：首先是理論手段的現代化，這個具體指的是要實現檔案現代管理方法的理論和應用層面的現代化，適當地通過開展針對已經形成規模的現代化管理方法的學習和借鑒，然后通過針對自己實際情況的結合，在實踐中實現自身的提高和進步，并最終實現具有自己特色的檔案管理現代化的理論體系。其次是要保證先進技術手段在檔案管理實現現代化過程中的應用，在開展檔案管理現代化的過程中一定要持續地將現代社會中較為先進的技術設備、手段以及相關的技術成果逐步地引入到檔案管理現代化的實踐過程中，最終全面、高效地實現檔案管理的專業化和自動化。

（四）檔案管理的標準化。從本質上講，檔案管理的標準化也作為檔案管理實現現代化的重要基礎而存在的，因為檔案管理的現代化的實現基礎是建立在先進的技術、嚴密的分工以及廣泛協作的情況下的，而針對檔案標準化的實現則主要是通過制定并積極貫徹相關的一系列的各種標準和規范，進一步使得相關的技術應用以及分工協作實現統―的標準和依據，最終可以保證檔案管理的各項工作實現有機地聯系和統一，并在最終的檔案的管理下現代化的過程中取得最優的效益。

二、實現檔案管理現代化的必要性

實現檔案管理的現代化不僅僅是檔案行業實現自身的突破和發展的需要，同時更是時展的需要。科技化的進步帶動了一切相關行業的發展和進步，檔案管理行業如果想要實現高效、科學的發展，那么就必須保證自己要時刻緊跟時展的步伐，同時在這個過程中逐漸地發展并完善自身，這樣才有可能不在行業競爭中被淘汰。另外一個方面檔案管理的現代化的實現也是迎合了時展的需要，在幾乎所有行業都實現高科技化的騰飛發展的時候，如果檔案管理行業還在固步自封，滿足于自己的小進步的話，那么就不僅僅會跟整個時代脫軌，同時更會被狠狠地甩在時展的脈搏之后。

三、實現檔案管理現代化的要求

目前我國的發展正處在一個轉型時期，時代的進步和發展需要各方面齊頭并進，關系到發展命脈的檔案的存儲和管理更需要十分重視。而要實現檔案管理的現代化則主要可以從以下四個方面開始著手。

（一）實現檔案館管理現代化。這一過程的實現要求首先要實現管理思想的現代化，因為思想觀念的現代化是保證實現檔案管理現代化的基礎和前提，所以，如果想要實現思想觀念的現代化，那么就必須要保證解決人對于檔案管理層面的相關認識問題的現代化。同時還要求所有檔案館的全體成員尤其是負責檔案管理的直接責任人，一定要秉持認清形勢，更新觀念，解放思想，勇于改革的思想作風，同時還要不斷研究新情況，探索新的管理模式和途徑。

（二）必須做好檔案館各項基礎工作。伴隨著科技化、信息化社會的到來，人們在對于高效化、科學化地開發并利用檔案管理信息方面的需求越來越旺盛，呼聲也越來越高，在這種情況下，就要求檔案館在相關基礎工作的開展方面必須要實現新的突破、更高層次的發展。因為只有把檔案館最基礎的工作和步驟搞好了，才有可能最終順利地實施檔案管理的現代化，同時也才能使得現代化管理手段得到最好的發揮。同時從未來發展的角度來看，一旦搞好了檔案館的基礎建設工作，那么不僅有利于當前人們對于相關信息的提供利用，同時也為現代化管理的實現奠定了堅實的基礎。從工作內容上講，要做好檔案館的基礎工作，因為只有將基礎工作做得越加地細致和全面，同時準備工作做得越充分，那么檔案管理現代化的目標才越可能順利地開展進行。

（三）全面地保管好各種內容、各種不同載體材料。在針對檔案館的相關信息進行管理的過程中，針對不同種類的信息所進行的檔案管理，是最終實現檔案管理現代化的核心內容。伴隨著科學技術的全面進步和發展，針對檔案的種類以及存儲載體的不斷更新，發展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有紙質檔案外，另外還包含有照片、錄像帶、錄音磁帶以及磁盤等其他方面，這種情況的存在，就要求相關的檔案管理人員必須要在此基礎上研究出一套適合自己的管理方法，這樣才能為最終實現檔案管理現代化的發展趨勢貢獻力量。

（四）必須實現保管條件以及管理手段的現代化。在保證保管條件以及管理手段的現代化的方面主要應當做到以下四個方面。首先是要保證實現針對檔案庫房溫濕度的自動控制，因為這是關系到未來能否實現現代化管理的一項重要內容。其次是要保證更新檔案裝具的現代化，這也同樣決定之后是否可以順利地實現檔案管理現代化的一個十分重要的條件，再次是要全面保證實現檔案載體在材料應用方面的小型化和縮微化，因為這關系到對于相關信息存儲設備的移動和攜帶方面的便攜性；最后是要求要廣泛地應用電子計算機來針對相關的檔案信息管理進行貯存和檢索工作，這實現檔案管理現代化的必要條件，同時也是大勢所趨。

四、結束語

總之，在當前的時代背景下，實現檔案信息管理的現代化不僅僅是檔案館生存發展的需要，同時更是契合時展的必要之舉，所以這就要求相關的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質提高的同時，還要盡可能地實現相關管理手段的現代化，這樣才能順利、高效地實現檔案管理現代化工作的全面實現。

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2 檔案管理現代化的含義和意義

2.1 檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化，是指以系統論論為指導，充分運用現代管理的方法，以計算機和網絡技術為技術支持手段，實現檔案管理的系統集成、數據的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比如，利用計算機實現對檔案數據的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質檔案，可以用微縮復制的辦法制作電子版本，從而減少了對紙質檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現在檔案管理中，并逐步替代紙質文檔。

檔案管理現代化是計算機技術和網絡技術發展、成熟的必然產物，適應了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網絡或者圖書館系統等實現資源的共享等好處。當然，檔案管理現代化不是一個一勞永逸的狀態，它是動態、變化的，并且要隨著現實的變動而有所調整。總之，檔案管理現代化是計算機技術等先進技術與管理在檔案層面上的融合。

2.2 檔案管理現代化的意義

檔案管理現代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現代化還可以打破原有的管理形式，實現檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現其價值。

3 檔案管理現代化進程中存在的問題

3.1 檔案的標準化程度低下

檔案的標準化建設是實現檔案管理現代化的前提條件，也是其應有之義。我國的檔案的標準化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的標準化文件。但是檔案的紛繁復雜以及各自為政的檔案管理，使得標準化的建設舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現代化的桎梏。

3.2 缺乏高級管理專業人才

根據國家技術職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質、文化素質、精通檔案管理并能在學科內具有很強的規劃能力、協調能力和決策力。形勢的發展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務性的工作運轉中，復合型高素質人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態，不愿意持續學習。同時，本群體的年齡結構偏大、個人素質參差不齊、崗位配置不合理等現象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作開展。

3.3 檔案管理投入不足

在許多領導的眼中，檔案部門對經濟增長和各項業績沒有什么實際的貢獻，因此不愿意加大資金投入。許多基礎單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達到要求的標準條件，建設既不標準，也不規范，檔案室的主要工作就是技術資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術書籍的內部借閱。這極大地限制了檔案管理應有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動化、數字化建?O無從談起，檔案管理現代化成了空中樓閣、水中探月。

4 實現檔案管理現代化的建議與措施

4.1 加強標準化建設

檔案管理標準化工作是檔案管理現代化的一項基礎工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數字化，要求建立統一的技術標準規范各類檔案的數字化。因此，要實現檔案管理的現代化，有賴于首先制定和規范各種類型檔案的標準，形成標準化的體系。各類數字檔案的生成、數據的交換、傳遞和共享都應建立在統一的檔案管理標準和體系標準之上，以避免檔案管理現代化的過程中出現不必要的混亂和無序，造成重復建設。某些部門過于強調部門利益，不重視檔案管理標準化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現代化的開展和要求。因此，本項工作應當統籌協調、合理推進。

4.2 實現管理現代化

現代管理科學是檔案管理現代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理手段，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質量的主動服務，發揮檔案應有的效益。檔案管理人員應有管理現代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經驗式的管理轉變為現代管理，并最終實現檔案管理的現代化。

4.3 加快復合型人才的培養步伐

人才是實現檔案管理現代化的根本。檔案管理現代化難以推進，無法獲得滿意的結果，歸根到底是人的因素。應當加強對檔案管理人員的崗位培訓，提高人員素質，加強人才隊伍建設，讓管理者掌握更多的經濟、信息技術、檔案學等各方面的知識，以便更好地開展工作。對于有條件的單位，應當選拔優秀的檔案管理者到高等院校、專業培訓機構深造，優化知識結構，掌握相應的操作技能，推進檔案管理的現代化。同時，要根據檔案管理現代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現代化的工作中來。要培養檔案管理者的奉獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業的新發展貢獻更多的力量。

4.4 加強管理，增加經費投入

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（一）檔案管理的現代化是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。

（二）檔案現代化管理系統的工作流程如下：1、檔案數據的收集，2、檔案數據的前處理；3、檔案數據的錄入；4、檔案數據的存儲管理；5、檔案數據的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。

二、檔案管理的現代化要求

（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。

（二）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

（三）檔案管理的現代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。

三、加快數據準備，促進檔案現代化管理邁向新臺階

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

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0.前言

檔案管理現代化主要包括管理手段的現代化、管理方法的現代化以及產生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現代化主要是利用計算機完成文檔一體化管理，運用多媒體技術實現檔案管理的數字化，運用網絡技術和虛擬技術實現檔案管理的網絡化。

1.檔案管理現代化概述

檔案管理現代化是指用科學的思想、組織、方法和手段對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。概括起來主要有三方面的工作：一是運用成熟的新技術，科學地保管好檔案，延長檔案壽命；二是利用計算機及其網絡技術、數字化技術，開發檔案信息資源為社會各界服務；三是收集、積累、整理電子文件。

1.1檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的主要內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

1.2檔案保護現代化

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

1.3檔案管理手段現代化

管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

2.檔案管理現代化的重要性

2.1時展的要求

新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。而隨著現代化的電子信息技術和高新科技在全世界范圍內的迅猛發展，計算機、網絡等第三次科技革命帶來的新技術、新手段在社會生活的各個領域和部門中得到大范圍的普遍運用。自動化辦公和無紙辦公已經成為現代企業發展的一個新趨勢，而檔案管理工作作為現代企業不可缺少的一環，必須不斷進行管理方法和理念的改革，使其跟上時展的步伐，朝著實現現代企業檔案管理的現代化發展。

2.2工作效率的要求

現代企業的發展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應這個發展趨勢而產生的，提高工作效率，節約辦公時間和辦公資源，是市場經濟時代的主流發展方向。而如果一直沿用過去傳統的檔案管理模式，就必然會出現辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現象，這樣的檔案管理方式嚴重影響了對檔案管理的利用效率。檔案管理部門也很有可能成為企業的雞肋部門。從另一個角度來說，企業內部實行的辦公自動化也對檔案管理的現代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節約檔案管理資源。

2.3檔案保護和利用的要求

對檔案的的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理的現代化。許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護措施不足，導致有些紙質的檔案材料由于長期因疏于保護而出現脫落、模糊等現象。此外，傳統的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業內部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現各項工作的高效性和機動性。

3.實現檔案管理現代化的重要措施

3.1實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識， 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識， 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段， 前沿的管理方法，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法， 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.2加強各項檔案管理制度建設

大力宣傳國家《檔案法》，做到嚴格貫徹執行。形成領導和員工在思想上做到高度重視，真正認識 檔案在企業發展中的重要作用。使得企業真正重視檔案工作基礎設施建設，加強檔案管理的各項規章制度建立和進一步完善，做到思想上高度重視，行動上積極主動，不斷學習，更好的開展業務。

3.3實行檔案管理的規范化、標準化、信息化

這就要求我們在做好傳統的紙質版檔案的歸納整理存檔等工作的同時，對于企業內部網絡運轉系統的網上辦公等方式，即文件在網上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時更加注重文檔的真實性、完整性、有效性、保密性。實現對電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網上網下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標準化即要求檔案管理要依據企業的特點、標準，運用相關的輔助計算機應用程序系統，來實施企業的檔案管理。實現檔案的網絡檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實現檔案管理的標準化打下良好的基礎，也利于檔案的信息化建設。檔案管理員對于行業的檔案管理專業知識及新的科技手段的學習也要與時俱進，全面提升自身的綜合素質，做到與企業、時展的腳步保持一致。使企業的檔案管理實現現代化，更好的適應和服務企業管理、發展的現代化，提升企業的市場競爭力和發展潛力。

3.4加快復合型人才培養

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社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學技術的不斷發展，計算機已滲入社會的各個領域，以完全改變了傳統的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。

一、檔案管理現代化的意義

要想實現檔案管理現代化，首先應明確檔案管理現代化的重要意義，這包含以下兩個方面的基本內容。

1.檔案管理現代化的內涵。對檔案管理現代化的理解，應從思維方式現代化和管理方式現代化兩個方面去把握。所謂思維方式現代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識，按照檔案學發展的客觀規律，應用現代科學技術的原理和方法，對檔案工作進行正確的評估、判斷和決策；所謂管理手段現代化，是指應該利用電子計算機技術、微縮技術及其它先進技術和設備，對檔案工作的各個環節實施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發展的水平，實現“五化”，即思維超前化、技術自動化、組織網絡化、體系多元化、結構綜合化。

2.檔案管理現代化的必要性。首先，實現檔案管理現代化是科技發展的必然要求。計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通訊技術等新科技、新手段在社會生活各個領域越來越廣泛的應用；各種新載體、新介質的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰，檔案工作必須適應時展，適應科技發展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實現檔案管理現代化。

其次，實現檔案管理現代化，是現實的迫切需要。從檔案管理工作的現狀來看，目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴重的問題。據一份抽樣調查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護手段等因素影響，已有相當一部分檔案出現褪變，褪變嚴重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現代化提出了急迫的要求，迫切需要用現代化的管理手段提高管理保護水平。

實現檔案管理現代化，是減少勞動強度，提高管理效率的必由之路。傳統的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實現檔案管理現代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環境中解放出來，且大大地提高了工作效率。

二、檔案管理現代化的主要技術標志――信息化

現代化的技術標志是信息化，信息技術是當代技術的前沿，看一個國家或地區檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數字化、網絡化是實現檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數字檔案館的開發研究和建設，涉及信息技術的方方面面，因此可以說，數字檔案館是檔案信息化管理的集中體現。

以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的完整意義上的數字檔案館，不是封閉的檔案館信息網絡，而是包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數字資源構成的、具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統，是繼數字圖書館之后，在網上扮演重要角色的又一知識網絡，是國家的數字信息基礎工程。

數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行、軟、硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源的建設、人才隊伍的培養等方面的內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等密切相關的系統工程。

三、檔案現代化管理對檔案工作人員的要求

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隨著社會的飛速發展，計算機技術已廣泛應用于各個領域，檔案管理也不例外。運用計算機進行檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內個將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

第三，知識經濟將為擔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。

二、加快檔案管理工作現代化進程

（一）分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有卷宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

（四）要加強檔案信息素質教育， 加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

（五）要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

（六）要強化服務意識，拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務餓軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

（七）培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，加快檔案管理工作的現代化，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟時代的發展中大顯身手。

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那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢??哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢??總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面??一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多??二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍??三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用??四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現??五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的??六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1?比?面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2?敝匭倫楹習婦硎迪職婦砉娣痘?

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3?苯岷媳竟菔導使娣噸?錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4?蓖騁環擲嗪瘧Vぜ燜韃槿?率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5?憊娣短餉?保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是??在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委??北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委??還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種??必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1?狽智邇嶂鼗杭保?循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2?狽旨洞沃?錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄??對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄??而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3?狽置瘧鵠啵?充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引??而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

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1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。

二、檔案信息電子化安全管理的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

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中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化是以系統論等現代管理科學為指導, 運用現代管理方法和手段, 采用先進的管理技術與設備, 充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性,對檔案管理的傳統方式進行改革, 加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等, 同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能, 可進行檔案的鑒定工作, 利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點, 能及時、大量地提供檔案信息, 提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域, 將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。

檔案管理現代化是科技發展的必然結果, 是社會發展和檔案工作發展的必然, 自從1946 年美國制成第一臺電子計算機以來, 經歷了電子管、晶體管、集成電路、大規模集成電路等, 時至21 世紀, 電子計算機已經全面走向檔案管理事業, 相關系統軟件數量和品種眾多, 都使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。檔案管理實現計算機管理, 已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段, 具有速度快、系統性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優越性。檔案現代化是一個動態的概念, 是變化發展的, 與動態的管理需求相適應、相統一。

二、檔案管理現代化進程中的不足點

(1) 檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理, 檔案工作標準化是必要條件之一, 是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20 世紀80 年代開始的, 國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件, 使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性, 我國檔案管理體系亦比較復雜, 分散管理是其突出特點。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備, 機型五花八門, 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準, 功能單

一、標準化水平低、數據不完整, 致使大多數檔案無主題標引, 共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準, 檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去,勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程, 造成大量低水平的重復建設, 令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

(2) 缺乏高級管理專業人員

現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質和現代管理技術, 精通檔案業務, 能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃, 有較強的組織協調能力和決策能力, 在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低, 缺乏掌握現代化技術的高級管理人才, 特別是既懂檔案管理和現代化科學技術, 又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高, 直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置, 檔案管理人員個體素質偏低, 檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

(3) 檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙,而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低, 導致資金投入嚴重不足, 無力購買現代化的設備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設簡陋, 基礎條件差, 安全措施沒落實, 大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求, 投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

三、實現檔案管理現代化的建議

(1) 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代, 檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范, 如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等, 都需要通過制定和建立各類檔案管理標準, 形成檔案管理標準體系, 只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現, 遵循標準, 推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性, 管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力, 不但涉及數據格式, 還將涉及運行環境等諸多因素,本身就包含不止一項的復雜課題, 更應統一領導, 集中力量, 鍥而不舍, 不斷推進。

(2) 實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識, 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識, 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中, 檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀, 依靠先進的科技手段, 前沿的管理方法, 切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念, 實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法, 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

(3) 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化, 不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識, 還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質, 大力加強檔案管理隊伍建設, 從選拔優秀檔案管理人才為起點, 把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓, 采用多種形式、實施全方位的培訓, 優化檔案現代化管理人員的知識結構, 培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中, 檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質, 還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓, 加快檔案管理現代化的步伐,促進檔案事業的健康迅速發展。

(4) 強化管理意識, 加大投入力度

①關心和支持檔案管理現代化工作, 投入大量資金和精力配置設備, 培養人才, 把檔案現代化管理納入單位的工作計劃, 作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。②各級領導, 尤其是主管檔案工作的領導, 應定期聽取檔案工作匯報, 了解檔案工作現狀, 幫助解決工作中實際存在的困難和問題, 從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。③領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作, 發揮各自優勢, 彌補檔案現代化管理上的差異,從而提高檔案的現代化管工作。④檔案工作經費做到年初有預算安排, 特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障,要有專項預算。⑤各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室, 購置必備的檔案柜, 搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施, 有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備, 進一步提高檔案管理信息化水平, 確保檔案利用安全, 保證檔案資料不丟失、不損壞, 又保證檔案信息不失密、不泄密。

[參考文獻]

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隨著社會的進步和經濟的發展，人們對于醫療資源的需求以及水平要求越來越高，這就要求醫院不斷提升自身的管理水平，從管理的細致化和科學化不斷精進。醫院檔案管理是醫院行政管理事務的重要組成部分。檔案記錄醫院的發展，包括醫療水平、患者信息、醫護溝通等信息，對于醫院的細致化管理以及發展穩定有著重要的意義。但是長期以來，檔案管理工作在醫院管理中不受重視，檔案管理工作存在著一定的問題，不能充分發揮出其對于醫院發展的重要意義。

一、醫院檔案管理的現狀

醫院的檔案管理工作在當前的形勢下日益邊緣化，逐漸喪失應有的價值。就其管理來看，主要存在以下幾個方面的問題：

（一）醫院檔案管理的受重視程度不高。長期以來，醫院管理人員對于檔案管理工作的重視程度不高，導致無論是對于檔案管理的基礎設施投入還是對于其專業人才引進，力度都不大。醫院的檔案管理工作長期在這樣的背景之下，管理方式陳舊，管理設施落后，檔案管理人員在工作中干勁不足，醫院檔案管理工作也較為保守落后。當前的社會形勢已經發生了很大的變化，人們對于醫療資源的要求也越來越高。醫院在管理的過程當中，除了對于醫務人員的業務素質進行不斷精進提升之外，還需要針對自身的管理方式和管理水平進行提升。醫院檔案管理能夠為醫務工作人員提供豐富的信息，醫生能夠從醫療檔案中找到過去豐富的病歷信息，提升自身的業務素質，同時醫療檔案管理的細致化與科學程度也能夠為當前日益緊張的醫患關系留下更為充實的信息，預防后續的醫患糾紛。因此，從醫院檔案管理對于醫院管理的積極意義來說，必須重視醫院檔案管理工作。

（二）醫院檔案管理的規范性有待加強。醫院的檔案管理工作因為過去客觀原因的限制，一直以來規范性不夠強。各個醫院中針對檔案管理的方式和方法都不同，沒有整合成為統一的規范。同時針對醫院檔案的存檔內容，存檔年限以及不同年限檔案信息的管理方式與處理方式都在各個醫院之間有很大的差異，甚至在醫院內部沒有統一進行處理。這就導致醫院檔案管理工作較為混亂，檔案資料沒有系統性，在使用的時候無法及時為使用者提供完善有用的信息，從而進一步造成檔案的使用率不高等問題。事實上，這也是醫院檔案管理工作日益邊緣化的重要原因。另外，在醫院檔案管理工作中，專業人才有很大的缺口。檔案管理工作是一個非常專業的工作，有著一套系統性的理論知識和工作方法來指導檔案管理工作，醫院的檔案管理工作人員往往只是醫院的行政人員，沒有經過專業的培訓和教育，欠缺專業的檔案管理專業知識，因此在工作中無從談起使用專業的理論知識指導工作。過去我們的檔案管理工作往往按照傳統的經驗來指導工作，能夠基本滿足需求。但是當前的社會形勢已經發生了很大的變化，醫院的各類信息層出不窮，信息成倍在增長，并且在醫院年限的不斷增長中，也不斷累積豐富的資料，傳統的檔案管理方法已經不能滿足當前時代的需求，必須從當前的形勢和需求出發，建立完善的內部檔案管理工作規范。

（三）醫院檔案管理的信息化程度不高。當前是信息化時代，無論是信息傳遞的方式還是交流的方式都已經趨于電子化，但是在醫院的檔案管理中，大部分信息還是紙質的信息。一方面，紙質信息的保存方式和保存條件都有一定的限制;另一方面，紙質信息的調取和使用相對來說需要花費較長的時間。這就造成當前醫院檔案管理中檔案信息的使用率不高，很多紙質信息也因為空間以及保存條件的限制逐漸失效。這給檔案管理工作帶來很大的挑戰。另外，醫院目前對于檔案管理的信息化基礎設施建設投入不夠，醫院檔案信息的電子化和信息化進展緩慢，與當前的社會趨勢落差巨大，進一步加劇了當前醫院檔案信息化管理落后程度。

二、醫院檔案管理現代化措施

當前醫院檔案管理中存在的主要問題在于其工作的重視程度，內部規范建設以及信息化水平幾個方面，因此，提升醫院檔案管理現代化水平，也需要從當前存在的主要問題著手，進行改善。

（一）提升醫院檔案管理工作的重視程度。醫院檔案管理部門中的管理人員和工作人員首先應當重塑對于自身工作的認識，正確看待醫院檔案管理工作的積極意義，通過自身的努力，最大化發揮檔案信息對于醫院管理的作用與意義。另外，醫院的管理人員也應當認識到，檔案管理是醫院管理的重要組成部分，提升檔案管理的現代化水平對于醫院建立科學的管理體系有著非常積極的作用。從上到下，從內部到外部，逐漸改善對于檔案管理工作的認識，才能逐漸提升對檔案管理的重視程度。從檔案信息的使用性來說，也需要檔案管理工作人員提升工作效率，提升服務的水平，讓檔案信息的使用率更高，更好地服務醫院的建設和發展，發揮其應有的價值。檔案信息的使用性提升也能夠增強檔案工作人員的成就感，并直接提升檔案管理工作的重要程度。

（二）提升醫院檔案管理的信息化水平。當前的社會已經是信息時代，檔案信息所涉及的內容在很大程度上都已經信息化，因此，相應的檔案管理工作也應當提升信息化水平。一方面，醫院應當增加對于信息化基礎設施的投入，采購信息化管理硬件設施如電腦、快速掃描設備等，同時采用高端的檔案管理軟件，培養專業化的檔案管理人才。從硬實力和軟實力上提升檔案信息管理的現代化水平。當然，檔案管理信息化水平的建設不是一朝一夕能夠完成的，而是需要針對當前的實際狀況和實際需求進行不斷的完善，在信息化的過程當中，檔案管理人員切忌一蹴而就，不可能一下子完成所有的信息化建設工作，而是要在過程當中不斷進步，按照需求進行建設，直至超越當前的需求。

（三）完善醫院檔案管理系統性規范建設。醫院檔案信息管理是一個系統性的工作，因此必須建立一整套系統制度來約束和規范檔案信息管理工作。醫院檔案信息管理的內部規范需要結合醫院自身的實際狀況進行建立，并且對于當前醫院檔案信息管理的主要訴求有針對性、有側重地進行規劃，形成檔案信息建立、保存、使用的流程，為檔案信息的使用提供最大化的便利。通過規范來明確檔案信息管理的工作模式以及管理模式，能夠更加快速地培養檔案信息管理的專業人才，提升工作效率，并讓檔案信息管理人員在工作中獲得更多的認同感和成就感，從而建立一個穩定且積極向上的檔案信息管理團隊，提升檔案信息管理的現代化水平。

三、結論

綜上所述，醫院檔案信息管理長期以來的運作過程當中存在不少的問題，重視程度不夠、信息化程度不高、缺乏系統性是其中的主要問題。因此，提升檔案信息管理的現代化水平，需要從這幾個方向著手。通過建立系統性規范，提升信息化管理的軟件設施和硬件設施，提升檔案信息管理的有效性和重要性，讓醫院從上至下提升對于檔案信息管理的重視程度，提升醫院檔案信息管理的現代化水平。

參考文獻

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