固定資產電子檔案大全11篇

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2.責任制落實不到位。一些單位建設項目檔案工作發展很不平衡，機構是臨時性的，項目完成后，機構撤銷，人員解散，沒有把固定資產投資項目檔案管理工作納入項目管理中，沒有建立起領導責任制。

3.職責不明、溝通不暢，有脫節現象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認為立卷工作應由檔案部門來完成。一些項目工程新人多，經驗不足，對固定資產投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設項目檔案的職責，致使兼職檔案人員檔案業務素質不能適應需要，只懂項目業務不懂檔案業務，而專職檔案人員只懂檔案業務不懂工程項目管理，缺乏指導力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產投資項目檔案管理仍處于低級狀態，各單位對電子文件歸檔沒有明確規定。因此，對固定資產投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。

二、加強固定資產投資項目檔案管理的對策

固定資產投資項目得到各建設單位的廣泛關注，加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為，要解決當前固定資產投資項目檔案管理工作中存在的共性問題，應從以下幾方面入手。

1.加強固定資產投資項目檔案過程管理，不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產投資項目檔案管理工作步入正軌。

2.建立健全固定資產投資項目檔案工作領導責任制。要把檔案工作列入領導的議事日程，納入工程項目計劃，納入領導經濟目標管理考評，實行動態管理，并對責任制的落實情況進行監督、檢查。同時項目檔案管理的各個環節要有領導和專人負責，建立健全各項規章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理順固定資產投資項目檔案管理機制，強化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負責人列入各建設項目領導小組；其次，堅持固定資產投資項目檔案管理工作與項目建設同步進行，明確管理職責，并對檔案工作進行監督、檢查和指導；再次，要把固定資產投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。

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在醫療設備的檔案管理中，包含了設備購置前期管理及設備購置階段管理與設備安裝階段管理和設備使用過程管理四點基本內容，此四點內容構成了檔案管理的基本內容：

（一）建立設備預購前期的資料整合管理

由設備使用科室提出設備購置的申請并擬建設備購買申請表，由醫院邀請相關專家組成設備性能評議小組，進行設備性能論證，完成設備論證的文件報告，以此來恒定設備的性能及適宜的購買價格，做出設備購置的文件批復，其次還可以通過對設備性價比進行考察調研的形式，來進行設備的調查報告擬定，方便醫院作出合理的設備購置決策。

（二）設備的安裝階段相關文件材料的整合管理

安裝階段的具體資料包括了運輸方面材料及開箱的單據及驗收的單據與調試安裝報告與國家法檢及商檢部門的設備安裝證書等文件，同時在安裝中要做好說明書的整檔，對相關廠商所提供的電子型技術說明文件資料，要進行電腦錄入或光盤刻錄歸檔，方便于后期建立設備電子化檔案

（三）設備使用中過程中的相關文件材料整合包括了設備在使用中的保養維修記錄，設備操作使用記錄與零部件的購配記錄和設備的報損報告等相關文件。

加強醫院固定資產設備管理的主要方法分析

（一）加強思想培訓轉變工作觀念

在醫院固定資產設備檔案的管理工作中，醫院作為管理的主體，必須要就檔案的管理全面做好培訓及宣傳工作，來提高各部門科室人員，對醫院固定資產設備檔案的建立意義做到清楚的認識及了解，以此來加深管理重視。另外在動態檔案的收集方面，要明確進行意識上管理加強，做到對設備的論證環節和驗收環節與運行環節及維修環節等具體的情況，真實有效的收錄于設備的檔案之中，在醫院的工作開展中，加深醫院固定資產設備檔案建設是醫院本職工作的思想意識，可以有效促使工作人員具備醫療設備服務應用臨床的理念，使醫院固定資產設備檔案工作取得更深層次的推進。

（二）完善制度建設加強考核

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我們之所以要把農業機械管理部門的財務檔案管理工作這一新研究課題進行系統化研究，對加強我國農業機械在新形勢下，農業機械推廣及安全監理相關部門的流動資金管理以及農業機械管理部門的固定資產管理都有非常重要的現實意義。

1我國農業機械管理的現狀

建國以后，我國對農業的現代化發展制定了明確的發展方向，發展科教興農、農業機械化成為我國農業發展的新課題。20世紀80年代初期，我國農業機械推廣和業務監理還處在發展初期，在管理制度以及人員分配上仍十分薄弱。近幾年來，農機化管理在建設數量以及專業技術人員上都在成倍增加，由過去的單一技術推廣擴大到技術、物資、信息咨詢、企業協同發展、技術培訓以及經營服務等方面，辦公場所在不斷地更新、擴大，活動陣地也伸展到農業生產的各個領域。管理范圍的擴大，相應農民經濟收人也在不斷地提高，固定資產和流動資金也初具規模，在一定的時期內形成具有中國特色特定性質的經濟實體，為我國城鄉建設，特別是在糧食安全上，作出了不可磨滅的貢獻。農機化事業的良好發展勢頭便會相應的需要系統的財務管理制度來維持。但是，由于現階段發展變化速度較快，財務管理在體制上仍存在與之不相適應的現象。農機管理部門財務人員的專業素質仍然有待提高、管理制度在科學規范上需要進一步的完善，少數單位財產管理、資金運用上仍然存在很多問題，漏洞百出，是發生刑事案件的重災區。加強農機管理部門的財務檔案管理水平，對推動我國農機化事業的健康發展，振興農業機械化事業都有重要的作用。實踐證明，加強財務管理，可以從管理水平、效益上提高農機化建設的質量，不斷地增強其管理運作能力，促進地域經濟與各項生產活動大踏步的發展，從而加速新技術、新知識的推廣，增加農民收人，推動我國農業現代化健康穩步發展。

2農機管理部門財務檔案管理工作要點

財務檔案管理信息記錄包括對農機部門日常工作預算、財務狀況、收人與支出、財務管理制度、經濟核算信息、農業機械在使用及管理中的費用、流動資產分配方案等，固定資產建檔記錄對加強國有資產管理、防止資金的流失、完善與監督有著重要的信息參考、管理、方案制定與修改指導價值。其中對農業機械的財務信息管理尤為重要，也是農業化體制、財務管理的主要服務目的，其包含以下幾個方面:

2.1財務檔案信息管理

農機化管理指的是對農業機械根據其不同的設備種類和設備型號進行分類具體化檔案歸類管理。每一單一機械以及型號設置單獨的數據庫，分別記錄機械的價值變化、具體使用單位、機械運行情況以及維修信息等。價值變化的記錄，應當包括機械的采購信息、機械使用產生的價值損耗以及價值的恢復(維修)。實用參數變動對比記錄方式，對機械的具體使用日期、使用的單位信息、機械操作負責人統一錄入。對設備修理的具體日期，產生的費用以及修理次數都詳細的歸檔在農業機械信息庫中，并定期的根據跟蹤信息及時更新，反映出機械的最新使用狀況，以合理的分配經濟預算并計算經濟投人所對應的價值變化。檔案信息應做好備份，一份為固定資產明細由會計保管，一份為隨機更新資料庫，由具體負責人進行信息的跟蹤和更新。

2. 2機械保養信息檔案管理

機械保養是保證機械完整和延長使用壽命的必要措施。保養工作雖然是機務人員的職責，但是，財會人員應當進行必要的監督。按照機務操作規程，定期考核機務人員的保養記錄信息，一方面可以促進機械保養工作，另一方面，通過了解機械保養中的原材料和工時的消耗，有利于促進人力和物力的節約。

2. 3預算財務檔案管理

單位預算檔案管理是指對農技推廣站根據事業發展計劃和任務編制的年度財務收支計劃進行統一檔案管理。要根據當地政府、上級業務主管部門的要求和本站肩負的新技術試驗、示范、培訓、推廣以及技術承包、經營服務等工作任務的需要，編制單位預算。財政補助額度一經確定，單位預算規模則由單位根據資金來源、事業發展和工作任務的需要自行確定，并自求預算平衡。預算檔案管理對于整合分析農機站的資金投入分配，協助上級單位和農機站本身的整體規劃提供了指導分析價值，從而保障農機站能夠長期良好的運營。

2. 4資產檔案管理

資產檔案管理是指對鄉鎮農技推廣站占有或者使用的能以貨幣計量的經濟資源進行信息數據庫統一管理，其中包括各種財產、債權和其他權利信息。資產包括流動資產、固定資產、無形資產和對外投資等。單位應當根據國家和地方有關規定精神，建立健全現金、存款、存貨等流動資產的內部管理制度，并對各種款項及存貨進行定期和不定期的清查盤點，保證賬實相符。農機站占有和使用的房屋和建筑物、專用設備、一般設備、圖書等固定資產要計價建賬，登記注冊，明確權屬，加強管理，應當定期和不定期地對固定資產清查盤點，借助計算機信息管理軟件，建立信息可檢索和分析數據庫，監督資產的流人與流出。

2. 5材料及電子歸檔檔案管理

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關鍵詞 賬外固定資產；檔案；行政事業單位

賬外固定資產是指各單位以各種形式形成的未在賬內核算的各種固定資產。隨著固定資產管理系統的廣泛應用和電子檔案建設步伐的加快，固定資產檔案管理逐漸走向網絡化、規范化、標準化、動態化，但對賬外資產管理的重視不夠、制度缺失等問題影響了檔案工作的規范化、科學化進程。通過對部分行政事業單位固定資產清查結果調研，引發本文對改進和加強賬外固定資產檔案管理途徑的探討。

一、行政事業單位賬外固定資產檔案管理問題分析

本次調研發現，賬外固定資產檔案管理通常不被重視，再加上資產來源復雜、管理難度較大，檔案管理存在不少突出問題。

（一）缺乏嚴謹的歸檔要求和程序。在購置賬外固定資產時，沒有注意收集原始資料，部分單位房屋建筑物無資產項目建議書、項目批文、可行性研究報告、竣工驗收報告等檔案資料；對歸檔后的檔案資料沒有及時跟蹤管理，致使維護、修理、改建等使用過程中的信息不能及時歸檔，導致歸檔資料不完整或檔案與實際情況不一致；沒有按照檔案的價值和真偽進行歸檔，在檔案鑒定時把將來有可能發揮作用的檔案排除在外。

（二）缺乏對賬外資產檔案管理的規定。不少單位的資產管理制度較多，但涉及賬外資產檔案管理的卻寥寥無幾。對固定資產檔案管理的全過程缺乏規劃，責任不清；在資產檔案管理技術標準、歸檔要求、責任主體權責、資產檔案評估、監督檢查等方面缺少針對性的規定。

（三）缺乏專業人員間的溝通協作。資產管理員、財務管理員及檔案管理員的知識結構、專業技術水平直接影響資產檔案的科學規范歸檔。據調研，檔案管理員、資產管理員多來自后勤部門，而財務管理員多來自計財部門，他們各自承擔著較繁重的事務性工作，往往缺乏溝通與協作，導致賬外資產檔案散存于不同部門；有的檔案管理員即是資產管理員，沒有接受系統的檔案業務培訓，憑著主觀意識歸檔。

二、賬外固定資產檔案管理途徑

賬外固定資產檔案是固定資產檔案管理的一部分，要完善資產檔案管理，筆者認為應考慮下面幾點：

（一）促進賬外資產歸檔長效化。重視賬外固定資產管理工作，對遺漏、虛假的資產信息要督促盡快正確歸檔；加強支出管理，規范核算，杜絕違規購買賬外資產；定期考核、評價賬外檔案管理情況，促進賬外資產歸檔長效化。

（二）健全資產檔案管理體系。認真貫徹執行《檔案法》等相關法律法規，研究和制定本單位資產檔案收集、整理、歸檔、評估、出租等規章制度、專業標準，將賬外資產納入賬內，實現資產檔案統一管理；由于特定原因，不能納入賬內的，建立專門的賬外資產檔案管理規章，并嚴格管理、形成科學規范的資產檔案管理體系。

（三）嚴格賬外資產檔案管理程序。建立全過程的賬外固定資產管理程序，按申購、審批、購置、驗收、入庫、使用、變更、領用、清理、盤點、外借、歸還、轉讓、維修、出租、報廢等全生命周期建庫管理，建立固定資產卡片檔案，將固定資產按類分項進行統一編號，落實責任，及時歸檔，保證資產檔案真實可信。同時，強化對實際運行環節的管理，促進資產檔案管理與資產管理部門間的協調，確保資產檔案的真實性、完整性、系統性和科學性。

（四）建立專業化的資產檔案管理團隊。專業化的資產檔案團隊既精通檔案管理工作、掌握現代化的檔案管理技術，又是熟悉資產申報、驗收、登記、保管、檢查等環節的多面手。采取對資產檔案管理人員進行培訓，充分發揮業務骨干“傳、幫、帶”作用等渠道推動資產檔案管理逐步走向專業化。

參考文獻：

[1] 浙江省檔案局. 檔案工作事務［M］. 北京：中國檔案出版社，2009（6）.

[2] 浙江省檔案局. 檔案事業概論［M］. 北京：中國檔案出版社，2009（6）.

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關鍵詞： 高校；閑置；固定資產；管理

Key words： colleges and universities；idle；fixed assets；management

中圖分類號：F273.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）35-0051-03

0 引言

《國家中長期教學改革和發展規劃綱要》（2010）提出“加強學校國有固定資產管理，建立健全學校國有固定資產配置、使用、處置管理制度，防止國有資產流失，提高使用效益”的要求。而目前大部分高校出現經費緊張、資源短缺和資產閑置與浪費并存。因此高校的閑置固定資產如何盤活，如何得到充分的利用，對高校的固定資產管理具有重要意義。

1 固定資產在高校中閑置的原因

作為高校重要的經濟資源，作為高校發展的物質基礎保障，固定資產已成為衡量一個單位整體實力的重要指標，應認同和重視固定資產的規模大小與管理水平。固定資產的分類作為資產管理中最重要的部分，對于提高閑置固定資產管理水平非常重要。大致可以從四個方面進行分類：

①根據資產歸口不同可分為行政，教學，科研，圖書四大類。

②根據高等教育管理可分為房屋及構筑物，土地及植物，儀器儀表，機電設備，電子設備，印刷機械，衛生醫療器械，文體設備，標本模型，文物及陳列品，圖書，工具量具和器皿，家具，行政辦公設備，被服裝具，牲畜十六大類。

③根據財務管理可分為土地、房屋及構筑物，通用設備，專業設備，文物和陳列品，圖書檔案，家具用具、裝具及動植物六大類。

④根據財務管理還可分為土地房屋建筑物、通用設備、專業設備、交通運輸設備、電氣設備、儀器儀表及量具、電子產品及通信設備、文藝體育設備、圖書文物及陳列品、家具用具及其他十大類。

以蘇州經貿職業技術學院為例（見表1），按照高校教育管理分類，該學校中以房屋及構筑物、土地及植物、電子設備、機電設備、圖書所占金額居多，儀器儀表、家具其次。高校中電子設備、機電設備、儀器儀表、家具等均可以實現共享。電腦、打印機、復印機、傳真機等電子設備，辦公桌椅、文件柜等家具，在實際使用過程中實現共享，再利用，既提高了資產的使用率，又節省了學校的資金。

但在實際使用中，學校資產部門由于受管理水平有限，未能全面了解全校的固定資產分布狀況和使用動態，對長期閑置或利用率低的設備也無法進行合理調劑，實現資源共享也就無法談起。究其原因，主要有以下幾點：

①人們對于高校固定資產的看法和認知。人們對于固定資產的購置經費，普遍認為主要還是依靠國家財政撥款，缺乏成本效益觀念。就算是各單位個人自己爭取到的科研經費，其性質同樣也是屬于公款，用公款購置的固定資產，往往不考慮其使用成本和效益。現在有許多教學、科研場所從自身利益出發，較多考慮使用的方便，另外不少人認為自己院系的經費放著也是放著，又不能挪作它用，用于購建設備，改善教師教學條件和學生學習條件是無可厚非的事情，但導致了固定資產重復投資、使用效率較低、資金浪費等一系列問題。

②固定資產的購置上，追求對固定資產投資的規模，忽視對固定資產的有效利用。高校固定資產購置計劃往往帶有人為因素，要么符合領導的意思，要么符合部門的利益。在這種情況下，各部門各自為政，只顧局部利益，從自己使用方便出發，要求增加投資用以購置儀器設備，購買時沒有充分論證設備的使用效益或脫離了單位的實際，造成設備使用效率不高，固定資產重復購置的現象。一方面事業經費緊張，另一方面卻有許多閑置資產沒有充分發揮作用，造成了固定資產價值的貶值與使用價值的間接流失。

③固定資產管理制度不健全，缺乏政策的辦事程序和統一的協調機制。到目前為止，國家尚未制定出一套適合事業單位的資產保值、增值考核指標。各大高校也鮮少有推出固定資產管理考核制度。對于固定資產沒有一套完整的驗收、保管、使用等管理措施，在資產使用、報廢處理等手續辦理上不嚴，疏于管理，致使有賬無物。該減少的不減，該增加的不加。在固定資產的處置方面，國家對高校有一套復雜的審批程序，高校自身并沒有多少自。造成高校僅是將其管理的固定資產作為履行職責，并不關心資產的使用效益。資產部門定期盤查制度不完備，盤查時各部門配合不力，造成盤查流于形式。一年兩次盤查時，有的部門對于盤查較敷衍，未能對閑置的資產及時清理，有的閑置資產達到報廢年限的也未能及時報廢。在資產調撥方面，每年新增人員及人員變更后，資產隨人走，未及時調撥，造成資產的閑置及統計不及時。沒有固定資產移交的觀念，未按規定辦理資產移交手續；人員退休、調動、保管人員更換時，交接手續不完善或者根本未辦理相關手續，資產管理部門甚至對人事調動、部門變更的情況不能及時掌握。

④內外部監督機制不健全。雖然學校設置了內審部門、紀律檢查部門，審計部門例行公事開展審計監督，由于成本或人力等原因不可能或沒有必要在事中介入，往往在出現大的經濟問題時才進行事后審計。且資產管理部門與使用部門相互脫節，缺乏制約。申請、審批、采購、驗收、入賬、領用、清查、盤點和報廢等管理過程，由資產管理部門具體負責采購、調撥、處理、清查統計及管理監督；資產使用部門，負責固定資產維護和保管，保障資產的安全與完整；財務處負責固定資產的會計核算。但具體操作中問題較多：資產管理部門給資產使用部門辦理財產入庫手續后，可能會出現同一單位或個人經手固定資產采購、付款、入庫等多項步驟，故資產從采購到入庫應由同一單位或個人負責，再由經辦人交由資產管理員入庫，資產歸口部門審核，最后送至財務，整個過程應有學校資產管理部門統一監督，進度管理。

2 提高閑置固定資產利用水平的途徑

針對以上資產管理中的問題，并根據高校發展的實際情況，提出以下幾點建議：

①利用現代化手段，建立科學有效的網絡管理系統，一方面及時登記和掌握固定資產的增減變動、庫存情況，避免重復購置；另一方面合理組合和調配閑置的資產，促進閑置資產的再利用，避免浪費。這是規范固定資產管理的有效途徑。

②應逐步建立和完善資源共同建設和享用機制。資金投入較多的固定資產項目，須經學校資產管理部門審批。學校資產管理部門應會同相關部門進行調查論證，嚴把投資關口，避免重復建設、閑置浪費現象的發生。各院系所固定資產購置預算也應嚴格把關，減少投資的盲目性。同時學校應做好全校固定資產的整合工作，制定切實可行的制度，鼓勵各院系所之間設備設施的相互租借使用。對單位長期閑置而不能有效利用和超過配置標準的固定資產，應本著物盡其用的原則進行調劑。各部門需要申請購建新的固定資產時，首先應從存量資產中調劑解決，防止資產的重復購置。

③固定資產項目檔案管理精細化，可以更加有利于查詢固定資產購置時的情況，是建設單位有形資產的憑證。對于固定資產整個采購流程文件，應按年度、項目進行分類歸檔，整理，方便查詢。比如軟件，學校教務處有學生管理系統，如若學校繼續教育部門也需購買學生管理系統，可統一管理，在教務處學生管理系統中設置相應模塊，也就無須再重新購買學生管理系統。

④規范處置程序。為了解決處置無序、資產流失的問題，明確了單位國有資產處置程序，閑置國有資產處置時，必須要履行報批手續、資產評估，出售出租信息實行網上和媒體公示、公開競價等程序進行。并檢查處置行為。對各單位已處置資產進行檢查，對單位越權擅自對外處置的資產，未經批準及備案而擅自對外處置的一律視為無效處置。對單位負責人和經辦人在資產處置過程中、造成國有資產損失的，將追究有關人員責任。

⑤搞好資產管理制度建設。加強閑置資產的動態管理，做好登記，明確責任人，建立健全資產租賃管理的規章制度，建立長效管理機制。資產報廢后，要按有關規定及時辦理產權注銷和進行賬務處理。增強資產管理員的工作積極性，加快推進資產考核制度的建立，把資產管理工作作為一項年度考核工作，而非部門秘書的兼職工作。

以蘇州經貿職業技術學院為例，學校對閑置固定資產進行盤活，運用以上措施提高閑置固定資產的管理水平。學校首先根據運用“江蘇省屬高校國有資產管理系統”對固定資產進行管理，該系統中，包含了14個模塊，分別為我的工作、基礎管理、資產購置、資產變更、資產處置、資產賬務、卡片管理、維修管理、績效管理、資產查詢、資產統計、統計報表、日志查詢、產權管理。利用資產查詢模塊，對學校資產進行盤查，賬實對比，盤點出閑置資產，在資產調撥模塊中進行相應的調撥，每年進行的資產調撥大約有600余次。且固定資產管理系統需更加快捷方便，減少不必要的程序，如調撥，更新前的資產系統中調撥程序完成下來，需要有6位人員進入系統操作，造成了調撥流程的中斷或終止，導致有些資產實際上早就移交到別的部門，可以賬面上仍然留在原部門。但更新后的資產系統中，對調撥程序設立了超級管理員的權限，由系統管理員及資產職能部門負責人2人即可完成校內調撥程序，即簡化了操作步驟，又可以盡快達到賬實相符。在資源共同建設、享用機制方面，嚴格把控采購關口，對各部門提交上的采購要求，進行分類或合并采購，并在各學院中積極調配可以共享的資產。在檔案管理方面，學校資產管理部門對每年采購項目按照年度和歸口不同進行歸檔，每年整理出的采購檔案約有100余項，整理出的年采購量，與年初預算量進行比對，在下一年度的采購預算中對重復采購的物品可刪除，從根源上減少固定資產出現閑置。在資產處置方面，嚴格按照江蘇省教育廳的處置規定每年進行2次，在處置程序結束后，對學校可以自行處置的物品進行整理，有可回收利用的資產進行再利用，例如學校實訓室電腦，主機已經無法滿足教學要求，但顯示器仍然可用，在處置程序結束后，即可以在采購時只采購電腦主機，也可以把此批可用的顯示器調配給其他需要的部門使用。在資產管理制度方面，積極促進資產考核的實施，把閑置固定資產的整理和再利用作為日常工作的重要組成部分。

閑置資產盤活的效果從每年可利用閑置資產的金額可看出，金額越大，說明盤出來的閑置資產越多，利用率越高。可利用閑置資產主要包括日常可調撥的資產、處置報廢的資產以及年度采購節約預算的資產。

從表2可以看出，2011年蘇州經貿職業技術學院運用“江蘇省屬高校國有資產管理系統”對固定資產進行管理后，資產的日常調撥記錄在案，各部門可用于調撥的資產也可快速的查找和調劑。處置程序在2011年后進入常規化操作，1年2次的處置，也使得閑置的資產得以更新淘汰。年度預算控制，從根源上預防了閑置資產的產生。而在2011年之前，只有學校后勤部門運用人工對全校資產進行管理，無法快速查詢各部門資產情況，以及各部門間資產變更也無法記錄在案。因此，相較于2011年之前，閑置資產盤活效果至少翻了一番。

3 小結

固定資產的管理是一個系統的工作，龐大的資產僅僅依靠資產、財務部門進行管理是不夠的，需要實施全員和全過程管理，才能管好用好固定資產，發揮應有的效益。本文中提出的五點建議，科學的資產管理系統、資源共享機制、檔案管理精細化從根源上防止了重復采購，避免了閑置的固定資產的產生，并有益于盤活閑置的固定資產，而處置程序的規范，資產管理制度的建立可以對閑置資產進行動態管理和充分利用。因此盤活閑置固定資產，不斷提高閑置固定資產的管理水平，不僅可以節約采購資金，防止資產流失，同時提高固定資產配置的科學性和利用的有效性，建立節約型校園。

參考文獻：

[1]魏姍琳.基于財務預算視角的廣東省高校固定資產管理模式研究[D].廣東工業大學，2011，11.

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[5]文惠.論高校固定資產清查[J].實驗科學與技術，2012，10（5）.

篇（6）

中圖分類號：TN711文獻標識碼： A 文章編號：

隨著計算機網絡技術的快速發展，在醫院中，各種計算機管理系統已由獨立運行的單機版的收費、人事管理、財務管理等經濟管理系統開始向信息化、網絡化、全面化的方向轉變，從而實現醫療數據的交互性、及時性、準確性，達到資源的共享目的。門診、住院、后勤和財務等系統所組成了醫院的管理系統，根據各自的要求各個系統來完成相應的任務，它們之間形成了一種相互制約的關系，從而使得醫院完整的計算機網絡化體系得以形成。本文介紹計算機網絡技術在醫院中的幾個典型應用。

1 在固定資產管理中的應用

對醫院的各種資產從規劃、選購、驗收、安裝開始，經過使用、維護、維修，到更新改造、報廢為止的全過程，稱為醫院固定資產管理。由于醫院固定資產有著品種多、數量大、應用范圍廣等特點，所以固定資產管理的復雜性也就成為了制約醫院整體信息化建設進程的主要因素。而計算機網絡技術在醫院固定資產管理中有著不可替代的作用及地位。通過建立醫院統一的網絡平臺，計算機網絡技術能夠實現對醫院全部固定資產進行統一的平臺管理，確保其基礎信息的全面和完整，達到資產管理部門能夠有效的對固定資產管理的目的。與此同時，可以加強監控、審核功能，為有效的提高醫院資產使用效益和利用率提供保障。其次，計算機網絡技術有助于各級部門實現對固定資產的在線管理。財務部門能夠瀏覽、統計并有效的管理全院所有的固定資產賬目，此外，利用計算機網絡及資產管理網絡可以快速、準確的提供各項資產的信息資料。固定資產的分管部門可以對本部門所管理的固定資產進行有效的跟蹤與管理，而各固定資產使用部門不僅可以在線瀏覽、統計本部門的固定資產被使用、占用情況，而且還可以在線實現報損、報修、報廢等的申請。計算機網絡技術還可以對資產進行快捷方便的清查，從而保證固定資產的信息、賬目與實物的一致性。因此，建立對醫院固定資產快捷方便的清查手段，及時掌控其動態，調整盤盈盤虧數據，真實反映固定資產信息資料，計算機網絡技術可以保證醫院固定資產相符一致的財務賬、實物賬、網絡信息等。由于資產管理工作是按照固定的業務流程所進行的，也體現出了資產管理流程本身所具有的“強制性”特點。所研制的基于網絡技術的專業資產管理軟件也是按照這個特點進行設計和開發的，由于其具有定期更新信息的功能，也就避免了資產管理人員疏忽致使的工作失誤情況的發生。此外，由于資產管理人員工作粗心大意、業務素質低、技術管理水平低等所造成的固定資產流失、漏報等現象，也得到了杜絕。

2 在醫德考評中的應用

采用計算機網絡技術完成醫德考評自我評價、科室評價、醫院評價、結果統計分析、檔案管理等工作。醫德考評網絡管理系統具有數據錄入、匯總、整理、計算、分析、儲存、查詢、歸檔等較為完善的功能，實現了醫德考評電子化管理。

科室員工用醫院授權并確認給自己的唯一ID號碼登錄醫院內醫德考評網絡管理系統，逐項對照醫德考評的內容和標準，同時結合自己的實際表現，進行的自我評價，評價的得分、結果將有系統自動統計。科室考評小組登錄進入醫德考評系統，在員工自我評價的基礎上，針對本科室員工的醫德表現進行科室評價，評價得分、結果均由系統自動統計。根據員工自我評價、科室評價的情況，醫院醫德評價考評辦公室將結合黨辦、科教部、醫務部、護理部等部門匯總的各類各級表彰、科研、獲獎、退還或上繳“紅包”、投訴等情況，在醫德考評系統中錄入各加分、減分的項目，系統將自動計算出分值并評出等次，生成給出綜合的評價意見，并自動填寫各種醫德考評表格，完成醫德考評電子檔案。

按照衛生部《關于醫務人員醫德考評實施意見(試行)》的要求，必須對醫德考評的結果進行公示，科室、員工本人均可通過醫院醫德考評系統查看本科室所有成員詳細的醫德考評情況。如果對考評結果存在異議，可在規定的期限內以電子文檔的形式將文件發送到醫德考評辦公室。根據反饋情況，醫德考評辦公室對未加分、減分的項目進行再核實，并如實進行調整，對考評分值進行重新確認，經審核后實行二次公示，若無異議就確認為考評結果，并錄入個人的醫德考評電子檔案。

考評系統采用計算機網絡技術，其結果使用系統自動生成的各種統計報表，與職工的崗位聘用、晉職晉級、定期考核、年度考核、評先評優、執業注冊等將直接受考評結果影響。例如：在辦理崗位聘用、年度考核的時候，將擬聘職稱、年度考核人員名單分別報送至考評辦公室進行審查，如果醫德考評存在“一般”或“較差”等次的，就可以不予聘用，或者在年度考核中給予基本稱職或者不稱職。

3 藥品管理系統

藥品管理系統主要來完成藥品的采購、庫存的管理、藥品的會計、藥典的維護、藥品的調價等，能制定藥品招標標志，同時支持按藥品類別進行分庫管理。該系統既是醫院藥品的總入口，也是醫院下發藥品的總出口。同采用計算機網絡技術的藥品管理系統對藥品進行管理時，將購入藥品的品名、數量、規格、劑量、有效期、購入價、批發價等相關信息輸入到計算機中，在批發價的基礎上，計算機藥品管理系統將會自動按照國家規定的加成率進行自動加價處理。在藥房領藥時，將按批號進行出庫，利用出入庫計算機對藥品進行管理，同時利用藥品管理系統的預警、查詢功能，提醒藥庫管理人員藥品的庫存及有效期等情況。

4 結語

本文對計算機網絡技術在醫院固定資產管理、醫德考評、藥品管理中的應用進行了討論，面對醫院各部門的計算機急需進行網絡化管理的現狀，實現信息資源的網絡共享，必須逐步實現醫院管理的現代化。

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一、科研事業單位固定資產的定義和特點

(一)固定資產的定義

是指使用年限超過一年，單位價值在規定標準以上（一般設備單位價值在500元以上，專用設備單位價值在800元以上），并在使用過程中能夠保持原有物質形態的資產。包括房屋和建筑物、專用設備、通用設備、專用儀器設備、電子產品、文物和陳列品、圖書、交通工具等。單位價值雖未達到規定標準但使用年限在一年以上的大批物質，使用過程中保持原來的物質形態的資產也稱固定資產。固定資產是科研事業單位主要勞動資料，是開展科研工作的物質基礎，管好、用好固定資產，實現固定資產配置優化，對于促進科研出成果，成果應用于農業、化工業、醫學等各種領域具有重要意義。

（二）科研事業單位固定資產的特點

一個是科研事業單位固定資產的資金來源主要是國家根據科研單位的計劃及課題的需求，由財政專項撥款及科研專項經費提取。另一個是科研事業單位固定資產有相當數量的專用儀器設備，具有大型、精密、技術先進、科學研究專業性強的特點，如測定儀、質譜儀、色譜儀等等。由于科學領域的發展，設備的精密速度不斷更新，影響了專用設備的使用壽命，儀器的購買相當頻繁。第三個是科研事業單位的固定資產不像企業那樣要計提折舊，它不計提折舊，發生時全部計入其他資本性支出，也不計算盈虧，直到報廢處理。

二、科研事業單位在固定資產管理方面存在的問題

（一）固定資產管理大部分以手工操作管理

固定資產購置、驗收、登記入庫、出庫、使用、損壞、報廢處置等沒有明確職責，很多單位購買和使用為同一個人。登記入庫、出庫為同一人，沒有制定定期清查制度。財務只負責賬務處理，對固定資產沒有制定一套規范、有效、責權利分明的管理制度來統一管理。

（二）固定資產賬實不相符

有的科室自購固定資產從課題經費支出，未經管理部門登記、入庫、出庫，形成有實物無記帳。有的是儀器已不能用，放置多年實驗室管理人員當作廢鐵賣掉，重新購置新的儀器，形成有記帳無實物。按有關規定，固定資產報廢須上級主管部門批準報廢。又因長期無對賬，無盤點 ，財務只記賬，管理部門與財務部門沒有經常溝通，報廢、無定期盤點等造成賬實不符。

（三）財務部門對固定資產核算不科學

科研事業單位固定資產的核算只設置固定資產、固定基金、專用基金、修購基金四個會計項目，沒有計提折舊，只提取一定修購基金，不能反映出凈值，到年終財務報表，資產和凈資產很高。

三、開發固定資產動態監控網絡，加強固定資產管理

第一，由于手工操作存在人為主觀意識，數據不能共享、業務辦理煩瑣等等，為了提高固定資產管理工作效率，減少固定資產流失，利用計算機開發了固定資產動態監控管理，將所有的數據錄入計算機里，使固定資產管理逐步走向“科學化、規范化、信息化”。資產管理信息交流及業務審批等工作流程，在網絡平臺上進行，隨時為決策者提供準確的便捷的固定資產信息，代替部分手工操作，克服手工操作管理中的缺陷。

其一，固定資產動態監控管理者的條件需具有檔案管理的基礎知識，又要有電子計算機的應用、軟件操作技術。

其二，固定資產數據，包括電子數據和實物數據。實物數據是原始發票復印件、入庫單、紙質資料，它是電腦發生故障時解決問題的關鍵。實物資料是固定資產數據資料管理的基礎，實物資料內容可信度高，原始發票因具有不可變性。缺點是紙質脆化，字跡多為手寫，資料容易發生丟失，字跡不清晰等，占據空間大。電子數據資料，占據空間小，查詢速度快，有網址和用戶名、密碼，每臺電腦可上，而且可共享。因此實物資料與電子數據資料二者之間是相輔相成的。

其三，電子數據資料生成流程是：填寫入庫單，進入固定資產動態監控系統，對所購買固定資產進行分類，把信息填寫在電腦中，包括發票號、廠家、型號、管理部門、使用部門、管理人、使用人、金額、入賬時間、使用時間、然后提交審核，最后保存，保存完畢要打印出固定資產卡片，分類存檔。領用人與經辦人不能為用一個人，應分開輸入。每臺設備應有一式三聯入庫單，一份固定資產管理人存檔，一份發票報銷，一份領用人保存。

其四，固定資產動態監控管理系統逐步完善，登陸網站，按權限管理是可以自行輸入，修改，報廢固定資產，國有資產管理部門在網上審核，審核無誤可打印正確驗收單、條形碼。

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中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A

一、目前裝備管理情況

目前國網四川省電力公司電力應急中心的應急特種裝備管理辦法是裝備采購進來以后，先將裝備的基本情況和相關信息進行登記，然后將相關技術資料統一存檔。以后的檔案需要經常查詢，如裝備的維護情況、報廢情況、裝備的當前狀態等。由于檔案查找和整理不便，即裝備跟蹤信息不能及時體現在裝備的檔案上。雖然采用專門人工整點，對裝備的跟蹤信息即使能記錄在案，但無形中增加了繁重的手工勞動，整個裝備管理水平還是較低。為了使企業的固定資產管理工作更加規范化、制度化、科學化，提高內部管理水平，提高固定資產的利用率、完好率，使其發揮更大效益，為我單位設備管理者提供更科學的決策依據。則有必要建設一套現代化的應急特種裝備狀態管理系統，實現對固定資產全生命周期動態管理。

二、建設本系統的意義

通過電力應急特種裝備管理系統能準確地對資產信息進行標識、采集、獲取和控制等，實現對固定資產的精準管理。并解決固定資產管理中存在的實物資產與帳面資產脫節、實物資產的清查盤點瓶頸等問題，提高固定資產的利用率、節省固定資產的投資，最大限度地發揮其效能，降低產品成本的折舊費，降低企業成本的開支，它具體表現在以下幾個方面；

1減輕管理人員和業務人員的數據處理負擔，極大地提高設備管理效率和管理手段。

2減少避免人為因素對盤點使用的影響。

3改進業務工作處理流程，提高工作效率。

4提高數據處理時效及數據準確性。

5方便隨時掌握各個應急特種裝備的狀態信息。

6便于統計分析所有應急特種裝備的維修信息。

7節約因應急特種裝備檔案記錄的增加，而增加的材料成本。

三、項目預期成果

通過應急特種裝備狀態管理系統主要實現以下功能：

1統一管理：對特種應急裝備進行統一管理，可以添加、修改、報廢應急特種裝備，且可以隨時查詢某一特種裝備的狀態等信息。對特種應急裝備的維護廠家進行統一管理。可以隨時查詢廠家的基本信息，以及廠家對特種應急裝備的維護信息等。（如圖1）

2統計分析：特種應急裝備管理系統可以根據裝備的維護時間、裝備類型、維護部件、維護廠家、維護費用分析并進行統計分析。按月、季度、年生成報表，方便裝備管理人員隨時查閱。（如圖2）

3系統評分：應急特種裝備管理系統可以隨時的通過評分功能來檢測裝備的狀態信息（如：裝備維護廠家沒有及時對裝備進行檢測、維護保養等）。（如圖3）

四、實施此項目的科技意義

本裝備信息管理系統合理的借鑒國內領先的裝備管理思想并結合現有裝備管理現狀，是我單位和相關技術廠商共同定制研發出適合四川省電力公司電力應急中心的裝備狀態管理系統，通過信息化的科技手段實現了裝備整個生命周期的計算機化管理，同時在與單位內部網絡配合的基礎上可以實現無紙化辦公。本系統利用先進計算機技術不斷開發出操作簡便、界面友好、靈活、實用、安全，更具時效性的設備信息管理系統。同時系統具有良好的安全性、可靠性以及可擴展性。在項目后期更可以實現多種電子設備（如手機、平板電腦等）對裝備信息管理系統進行統一管理。

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一、引言

現代化醫院的管理水平不斷提高，臨床診療水平不斷發展，各醫院所需的后勤資產品類和數量也不斷增加，面臨的管理模式也日趨復雜，如何實現高效監管？是擺在各醫院領導面前的難題。當下各醫院信息化建設的不斷完善，為醫院的管理水平檔次不斷提升，但是帶來的負面影響也極大，一方面大量人、財、物的投入，一方面管理效果卻并不理想。醫院信息化建設的同時人才隊伍卻并不足，醫院缺少與臨床的結合，人員無法對微機功能模塊提出建設性的需求，只能硬著頭皮去適應公司提供的功能模塊，造成與醫院的實際管理需求脫節。國家缺乏政策指導，造成公司在對醫院信息系統開發時不規范。醫院的LIS、財務、病房、PACS、門診間的管理互相分離，無法形成數據流。對前端數據進行采集時，表現出較低的自動化，院長所需信息需經過人為處理，信息數據無法動態呈現。后勤資產管理科室、庫房、效能科、財務間數據源不一致。

二、后勤資產必備管理模塊

后勤資產管理應包含以下模塊：申請管理、檔案管理、賬目管理、維修維護管理、出入庫管理、報廢管理、卡片管理、轉移管理、質控管理及計量檢定。

1、申請管理。申請時依據后勤資產的價格，設計不同的申請電子表格，表格中說明是新增或更新，經濟效益說明（維修和耗材支出），安裝時是否符合條件等。2、檔案管理。所有的后勤資產資料，能夠通過掃描或廠家提供電子版資料，生成PDF文檔，后勤資產檔案管理功能是微機管理的必須模塊，在微機管理時，能夠直接快速查詢查閱到所需的后勤資產檔案資料。3、賬目管理。組建微機系統包含查詢、登記、統計、數據導入、打印報表、導出等功能，建立院內總賬及各科分戶帳。微機管理后勤資產要包含基本信息，至少直內容量括：名稱、型號、使用日期、保管人員、數量、金額、聯系人、供應公司、購入方式及聯系電話等。通過微機賬目實現后勤資產管理，即通過后勤資產賬目對其檔案查詢和統計。4、后勤資產轉移。由于后勤資產歸屬科室產生變化，必須及時對賬目進行調整，先填好后勤資產轉移電子申請表，然后通過微機進行調賬。5、固定資產報廢。根據國資委相關規定，公立性醫院固定資產屬于國有資產，任何的單位或個人都無權進行處理，必須由國資委處理，報廢后資金及時上交財政。通過微機系統管理，相當于后勤資產實現了身份管理，無論人員如何變動，無論多長時間，只要到報廢時，通過微機系統辦理報廢銷賬時，后勤資產實現全部對應。6、卡片式管理。后勤資產有一定的使用壽命，同型號資產在科室不只一臺，就需要給后勤資產進行身份管理，在后勤資產上貼條形碼，包括后勤資產的基本信息：名稱、品牌、型號、保管人等，無論后勤資產如何轉移但身份唯一，通過先進的技術手段，后勤資產身份標示也可以做成射頻ID，但是造價相對較高。

三、后勤資產實施微機管理

后勤資產的微機管理目標不僅僅是摸清家底，關鍵能夠為醫院提供決策，為實現精細化管理提供數據支出。后勤資產計算機管理牽涉到后勤資產折舊、醫院成本核算、后勤資產效益的統計分析等。醫院計算機管理系統能夠關聯醫院的各個系統，通過每臺后勤資產設定固定條碼，微機系統就可自動采集后勤資產的效益情況和使用率等相關信息，能夠方便的進行各類數據的統計分析。

四、基礎庫建立

為了方便微機管理，需建立科室代碼庫、后勤資產類型庫、后勤資產名稱庫、管理人員信息庫等，為了方便查尋，建議選擇采用樹狀型結構。

五、后勤資產管理流程

后勤資產庫房歸資產保障部門管理，軟件使用時要求與財務軟件保持一致，實現數據共享。為了保證安全級別，資產保障部門與財務科間可設定不同級別的權限，無論哪個科室的數據發生變更，賬目總能保持一致。否則資產保障部門和財務科的賬目間難以同步且脹脹相符，資產保障部門與財務科使用同一軟件，是規范化微機管理的前提。

六、結論

我們醫院實施微機系統管理后，在臨床各科設置了分戶賬的管理人員或聯絡員，為后勤資產管理工作展開提供了有效的保障。應用微機管理系統，資產保障部門能夠非常便捷的進行物資管理，微機系統分戶賬與臨床各科的分戶賬進行高效核對，每年至少2次，同時配合實物的現場勘查；微機系統分戶賬與財務的固定資產帳高效核對，每年至少2次，通過微機系統對后勤資產的管理，我院完全實現賬賬相符和賬實相符，達到了精細化管理后勤資產的目的。

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[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。

項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。

一、實施項目檔案全程管理原則的意義

項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量

項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。

（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性

固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性

固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。

（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用

項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。

二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用

全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。”將項目檔案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。

（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。

有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。

三、結 語

檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。

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[作者簡介] 賈守斌，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）11-0045-0003

隨著軍工固定資產投資工作的發展和國家對檔案工作重視程度的加強，項目檔案管理已成為軍工固定資產投資項目管理的重要組成部分，既是推進項目開展，保證項目質量，追溯責任的有力抓手，又是確保項目順利竣工驗收的有力保障。然而，在實際工作中，項目檔案管理工作還存在著不可忽視的問題。以下，筆者結合實際工作經驗談談這些問題產生的原因及其對策。

一、軍工固定資產投資項目檔案管理的重要性

（一）搞好軍工固定資產投資項目檔案管理是提升項目管理水平的必要手段

軍工固定資產投資項目檔案管理，不僅是對項目開展過程中產生的文件資料的收集、整理和利用，更是通過對這些文件資料的系統化和規范化，從文件的角度，對項目的推進實施有效的監管和控制。項目的文件資料，是項目從立項申請到最終項目驗收全過程全部行為的原始記錄，是驗證效果，追溯責任的有效憑證。所以，建設項目的推進，離不開對文件資料的全程管控。

（二）搞好軍工固定資產投資項目檔案管理是項目檔案工作本身的要求

根據國防科工局有關軍工項目建設和檔案管理的文件精神，軍工固定資產投資項目應建立配套的檔案管理機制，確保軍工固定資產投資項目檔案完整、準確和系統。從項目的立項申請到項目竣工驗收各環節的文件資料，都要嚴格按照《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號文）的要求收集、整理、歸檔。從檔案管理的角度，項目實施過程中產生的能夠反映項目建設全貌的具有保存價值的文件資料都應按項目的計劃進度適時歸檔，作為國家的財富，長期或永久保存，以方便后人查詢和利用。項目檔案工作，既是項目管理的要求，又是一種社會責任，它不僅關系到這個項目的管理水平和項目實施效果，更重要的是它為建設單位乃至國家留下了寶貴的文件資料和精神財富，同時也為其他項目的開展提供了珍貴的第一手資料。

（三）搞好軍工固定資產投資項目檔案管理是確保項目竣工驗收順利通過的有力保障

《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號文）中明確規定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收”。把項目檔案列為專項驗收，并具有一票否決權，可見國家對項目檔案的重視程度。把項目檔案列為專項驗收，既是從項目管理的角度對檔案管理提出了更高的要求，也是從檔案管理的角度，為項目的順利推進提供了有利的信息支持，是一項既有利于項目順利實施，又有利于提高檔案管理水平的“雙好”舉措。

二、軍工固定資產投資項目檔案管理中存在的問題

在項目開展過程中，從管理體制和管理方法上，項目檔案管理仍然存在一些問題，主要體現在以下幾個方面：

（一）管控乏力

由于項目檔案是整個項目建設過程的原始記錄，在項目建設過程中，應及時收集項目建設過程中產生的各類文件資料，并根據歸檔范圍表將有保存價值，能反映項目建設全貌的文件資料加以整理、歸檔，否則將會影響項目檔案的系統性和齊套性。在實際工作中，由于缺乏管理層的重視，在項目推進的各個環節上，沒有能夠有效地管控項目文件的流轉與歸檔，項目文件資料的流轉游離在項目管理的邊緣，經常造成項目文件資料的缺失，給項目的開展帶來阻礙。

（二）制度缺位

雖然國家出臺了軍工固定資產投資項目檔案管理的相關規定，但部分單位項目檔案的規章制度建設仍處于缺位狀態，沒有根據本系統和本單位的實際情況及時制定相應的檔案管理制度。項目檔案的收集、整理方面，缺乏具有針對性的指導手冊或操作細則。有些單位雖然建立了相應的管理制度，但缺乏推進制度有效執行的保障措施，使得制度成為一紙空文，不能切實指導實際檔案工作。

（三）缺少制約

由于沒有合同條款的制約，再加上參建單位較多，容易造成大量應該歸檔保存的項目文件資料散失在外。在實際工作中，一些項目建設周期長，時間跨度大，項目檔案人員工作崗位變動頻繁，文件資料的交接缺乏有效監管，直接導致項目文件資料的缺失；同時又沒有相應的處罰與制約措施，這就給項目后期工作的開展造成阻力，影響到項目檔案專項驗收的順利通過。

（四）人才匱乏

一方面，由于對項目檔案的管理工作重視不夠，項目檔案工作人員的流動性較為頻繁，這就從人才管理的層面導致了項目檔案管理的不連續性，形成管理斷層，直接的后果就是造成檔案的遺失。另一方面，一些單位雖然設置了專職的檔案工作人員，但由于缺乏相關專業的培訓，檔案管理水平有限，導致檔案資料整理不規范，達不到項目檔案驗收的要求。

三、加強軍工固定資產投資項目檔案管理的措施

（一）加強領導，提高意識

要做好軍工固定資產投資項目檔案管理工作，必須加強對檔案工作的領導和宣傳，提高全員檔案意識。加強領導，即是通過領導責任制加強對項目檔案工作的管理，從管理的角度強化項目檔案工作在項目推進過程中的重要地位，進一步發揮項目檔案在項目建設過程中的重要作用。項目主管部門應通過各種方式宣傳項目檔案工作的重要意義，并通過檔案意識的提升，把國家對項目檔案管理的要求轉化為實際的工作流程，從每一份文件資料做起，切實做好項目檔案的管理工作。

（二）建章立制，細化標準

項目檔案管理制度，從某種意義上說，既是對項目檔案工作的一種約束，也是對項目檔案工作在項目建設過程中順利開展的有力保證。項目建設單位應根據本單位的實際情況，建立項目檔案工作的各項規章制度，明確相關部門的職責，完善歸檔流程，并根據項目具體情況，制定包括項目文件歸檔范圍、歸檔要求在內的一系列標準和操作細則，作為項目管理人員和項目檔案人員的業務指南，提升項目檔案員的業務敏感度和操作水平。

（三）明確崗位職責，加強業務培訓

建設單位內部各相關部門在項目推進過程中承擔著不同的職責，發揮著不同的作用。建設單位應梳理內部管理流程，明確相關部門在項目推進過程中的具體職責，并根據其職責在項目文件資料流轉的各個環節上設置第一責任人，負責該部門職責內文件資料的管理；同時，建設單位還應根據項目參與人員所在崗位，加強檔案相關業務的培訓，并積極開展與其他兄弟單位的業務交流，拓寬業務視野，提高檔案業務能力，從“人才”和“職責”兩個角度控制好項目文件資料的流轉，確保項目歸檔文件資料的完整、準確和系統。

（四）納入合同管理，明確歸檔要求

建設單位在與參建單位簽訂合同時，應增設專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，確保項目檔案齊套與完整。納入合同管理，不僅是行之有效的具體控制措施，也是國家相關文件的明確要求。《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號文）規定：“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”。 建設單位在與參建單位簽訂合同時，應將項目檔案管理的要求列出專門條款，納入合同之中，或列出“應提交文件資料清單”，作為合同附件，進一步明確歸檔要求，從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，確保項目檔案的完整、準確和系統。

（五）認真自檢自查，做好驗收準備

在項目檔案專項驗收前，應開展項目檔案自查工作。檔案自查工作是推動軍工固定資產投資項目檔案工作，做好項目檔案驗收準備的有力抓手。檔案自查工作，應嚴格按照項目檔案驗收的標準，逐條檢查項目檔案的歸檔情況，并形成自查報告，作為整改依據，推動軍工固定資產投資項目檔案工作的進一步開展，為正式項目檔案專項驗收和竣工驗收做好準備。

軍工固定資產投資項目檔案工作，既擔負著守護國防核心信息，為黨和國家保存重要檔案資料的光榮使命，又是為建設單位做好項目文件資料的管理，從信息記錄的角度為建設單位管控項目建設質量，保存項目全部信息的重要管理行為，是軍工固定資產投資項目管理工作不可或缺的重要組成部分。