訴訟檔案管理大全11篇

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篇（1）

關(guān)鍵詞：

訴訟電子檔案;訴訟電子檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

加強(qiáng)法院訴訟電子檔案管理，對(duì)于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變以及助推陽(yáng)光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級(jí)人民法院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)杭中院）為例，簡(jiǎn)要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問(wèn)題，并提出解決對(duì)策。

1問(wèn)題分析

其一，檔案人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)。杭中院訴訟電子檔案管理工作量大、工作技術(shù)含量高的特點(diǎn)很明顯。工作量大集中體現(xiàn)在檔案人員需面對(duì)大量的查檔者，要經(jīng)辦一系列手續(xù)。首先是對(duì)內(nèi)提供查詢(xún)服務(wù)，內(nèi)部工作人員如需查詢(xún)?cè)V訟電子檔案，要登錄電子卷宗查詢(xún)系統(tǒng)，選中所需條目并提出申請(qǐng)，檔案人員對(duì)申請(qǐng)人的相關(guān)情況進(jìn)行審查，并予通過(guò)審查的申請(qǐng)人相應(yīng)的臨時(shí)權(quán)限，申請(qǐng)人獲得權(quán)限后即可查詢(xún)檔案。其次是對(duì)外提供查詢(xún)服務(wù)，社會(huì)人士事先遞交查檔申請(qǐng)，并附上身份證明、單位證明、查檔事由說(shuō)明等相關(guān)材料，檔案人員對(duì)遞交的材料進(jìn)行審核，通過(guò)審核后將所需的訴訟電子檔案發(fā)送到指定計(jì)算機(jī)供申請(qǐng)人查閱。此外，檔案人員還肩負(fù)有對(duì)電子檔案相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)形成電子文件并及時(shí)歸檔以及與省高院和各區(qū)法院檔案人員保持密切業(yè)務(wù)聯(lián)系的職責(zé)。目前，杭中院只有8名檔案人員，他們面對(duì)繁重的檔案工作顯得力不從心，8人中有4人為外聘人員，檔案人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。工作技術(shù)含量高主要體現(xiàn)在與省高院、各區(qū)法院通過(guò)訴訟電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程調(diào)檔與異地查閱；將電子檔案?jìng)浞菰谛畔?shù)據(jù)中心的磁盤(pán)陣列上，并定期通過(guò)專(zhuān)門(mén)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程備份到杭州市容災(zāi)中心。目前杭中院檔案人員普遍年紀(jì)偏大、缺乏信息技術(shù)知識(shí)，難以勝任工作。其二，工作中應(yīng)用的技術(shù)不夠完善。就杭州市的情況來(lái)看，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、邏輯設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)方面不夠完善，在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、確保數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)完整性方面有待提高，檔案安全防范工作還需加強(qiáng)。此外，現(xiàn)有的檢索條件無(wú)法滿(mǎn)足海量檔案的檢索需求，檢索效率低下；市中院與省高院、各區(qū)法院的檔案資源互聯(lián)互通缺乏深度與廣度，工作成效并不理想。

2解決對(duì)策

2.1加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

首先，增加外聘檔案人員數(shù)量，確保人員隊(duì)伍穩(wěn)定。針對(duì)人員編制短期內(nèi)難以增加的現(xiàn)狀，應(yīng)轉(zhuǎn)變理念，積極依靠外聘人員開(kāi)展工作，及時(shí)增加外聘檔案人員數(shù)量。可與相關(guān)高校或高職院校建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，吸收信息資源管理專(zhuān)業(yè)或檔案專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生入職，提升檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)；要多措并舉維護(hù)隊(duì)伍穩(wěn)定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓勵(lì)檔案人員安心工作、做出業(yè)績(jī)、有“為”有“位”。其次，加強(qiáng)對(duì)外聘檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)外聘檔案人員的培訓(xùn)側(cè)重點(diǎn)應(yīng)是法院業(yè)務(wù)工作特別是訴訟工作，以及與工作聯(lián)系密切的信息技術(shù)，要在檔案人員上崗前提供崗前培訓(xùn)、上崗后定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案人員掌握法院工作和訴訟工作的最新進(jìn)展，學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)知識(shí)；還要組織檔案人員參加省、市檔案部門(mén)組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請(qǐng)高校信息資源管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)者舉辦講座，及時(shí)更新檔案人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)、了解檔案學(xué)前沿的理論知識(shí)，為他們創(chuàng)新工作理念與工作方式提供知識(shí)儲(chǔ)備。

篇（2）

1 訴訟檔案的特點(diǎn)

1、檢察院訴訟檔案最基本的保管單位為“一案一號(hào)”。“一案一號(hào)”是指各個(gè)案件辦理中檢察機(jī)關(guān)由立案―結(jié)案產(chǎn)生的全部資料，向訴訟檔案轉(zhuǎn)化后，即可進(jìn)行檔案號(hào)的編制。通常情況下，“年度、類(lèi)別、案卷號(hào)”為構(gòu)成訴訟檔案的檔案號(hào)，同時(shí)各個(gè)訴訟案卷是由性質(zhì)各異的案卷形成。

2、各類(lèi)訴訟程序?qū)π纬蓹z察院訴訟檔案產(chǎn)生約束力。在案件辦理環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格遵循相關(guān)要求進(jìn)行操作，如與程序不符，則與法律法規(guī)相違背。為此，在辦理案件時(shí)訴訟程序?qū)?duì)訴訟材料產(chǎn)生樂(lè)卦際。特別是案卷組卷具有極為單一的方式方法，且固定化形式，致使其不能與其他檔案不同，無(wú)法以件的形式存在。要求訴訟文書(shū)材料必須嚴(yán)格遵循程序、時(shí)間的條件進(jìn)行操作。

3、檢察院訴訟檔案具備相應(yīng)法律效力。法律效力為訴訟檔案材料的主要特征，其強(qiáng)制性、約束能力極強(qiáng)，但法律效力只針對(duì)此案件訴訟當(dāng)事人，為此，時(shí)間、空間發(fā)生改變時(shí)，訴訟檔案不會(huì)隨之改變。

2 檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理存在的問(wèn)題

1、檔案管理意識(shí)較低，檔案法制觀念不足。在檢察機(jī)關(guān)工作中訴訟檔案極為關(guān)鍵，但因現(xiàn)階段我國(guó)并沒(méi)有建立完善的法律體系及辦案工作人員檔案管理意識(shí)低等現(xiàn)象的長(zhǎng)期存在，導(dǎo)致結(jié)案后歸檔不及時(shí)、歸檔質(zhì)量差等問(wèn)題的大量出現(xiàn)。

2、檢察訴訟檔案收集不全。本文主要從2方面對(duì)收集訴訟檔案不全問(wèn)題進(jìn)行分析，第一，收集案件案卷不全，于檢察訴訟檔案而言，都會(huì)選取“一案一卷”的形式，在目錄內(nèi)收集是否齊全可以清晰地看出。但大多數(shù)檢察機(jī)關(guān)沒(méi)有很好地保存其庫(kù)存的訴訟檔案資料，不僅是案卷沒(méi)有被及時(shí)收集，目錄也沒(méi)有及時(shí)被收集。第二，案卷材料不全。材料不全的內(nèi)容主要包含目錄、卷宗封面等，如卷宗材料因無(wú)法有序進(jìn)行排列、無(wú)法準(zhǔn)確、工整地書(shū)寫(xiě)各類(lèi)文書(shū)材料。

3、檢察訴訟檔案數(shù)字化程度較低。伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，新技術(shù)、新工藝大量涌現(xiàn)，檔案管理工作方法也隨之改進(jìn)。但檢察機(jī)關(guān)對(duì)數(shù)字化技術(shù)并不敏感，特別是基層檢察院，因各類(lèi)因素的約束，無(wú)法充分選取數(shù)字化技術(shù)。導(dǎo)致在開(kāi)發(fā)檢察訴訟檔案信息時(shí)程度較低，進(jìn)而導(dǎo)致大量檢察信息資源的過(guò)度浪費(fèi)。除此之外，對(duì)數(shù)字化檔案管理理解誤差也會(huì)成為其數(shù)字化程度滯后的重要原因之一。

4、混亂的訴訟檔案電子化管理。在實(shí)施信息化建設(shè)的同時(shí)，檢察工作將有大量電子文件出現(xiàn)，這就需要做好電子化管理工作。此類(lèi)文件自發(fā)性、分散性特點(diǎn)極為突出，因其具有不同格式、標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各個(gè)檢察院訴訟檔案電子文件存在極大差異。特別是電子文件數(shù)據(jù)更改問(wèn)題頻繁產(chǎn)生。

3 檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案建設(shè)及管理的措施

1、積極宣傳檔案工作的重要性，全面提升工作人員的檔案意識(shí)

伴隨信息時(shí)代的到來(lái)，檢察機(jī)關(guān)檔案管理人員的角色也發(fā)生了極大的改變，從保管員逐步向組織者、管理者進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這和檢務(wù)公開(kāi)具有一致性，進(jìn)而提升了訴訟檔案管理水平。訴訟檔案人員工作目標(biāo)需與檢察機(jī)關(guān)持續(xù)、健康發(fā)展目標(biāo)統(tǒng)一，以此進(jìn)行工作人員檔案意識(shí)的全面提升。具體要求如下：

第一，提高檔案檢察訴訟管理理念，在與檢察業(yè)務(wù)充分結(jié)合的前提下，根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，對(duì)訴訟檔案管理工作進(jìn)行正確指導(dǎo)，將檢察訴訟檔案管理理念等內(nèi)容逐步傳送給業(yè)務(wù)部門(mén)；

第二，在制定文件檔案政策時(shí)積極參與，進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)傳輸保管電子文件時(shí)需制定一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，在檢察業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上建立訴訟檔案管理工作發(fā)展體系。

第三，在檢察機(jī)關(guān)內(nèi)檔案室在面積方面占有極大優(yōu)勢(shì)，庫(kù)房、查閱室及辦公室等把該空間進(jìn)行了合理劃分，在此空間功能發(fā)揮中，在檢察文化建設(shè)中，需充分融入檔案管理意識(shí)，通過(guò)訴訟檔案各個(gè)要素的充分利用，可對(duì)各個(gè)空間進(jìn)行粉裝，且進(jìn)行檢察訴訟檔案管理內(nèi)容的制作。

第四，文字描述、影音等都是訴訟檔案管理中常見(jiàn)的資料形式，這些資料又產(chǎn)生于多個(gè)部門(mén)，各個(gè)資料之間存在著必然的聯(lián)系。特別是在案件辦理過(guò)程中，將出現(xiàn)大量資料，這種情況下將大大增加訴訟檔案管理的難度。基于此，訴訟檔案管理人員必須具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，將各項(xiàng)資料進(jìn)行妥善保管，并對(duì)各項(xiàng)資料之間的關(guān)系進(jìn)行充分分析，確保材料的真實(shí)性與精準(zhǔn)度。

2、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)及繼續(xù)教育

作為一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，檔案人員主要負(fù)責(zé)檢察訴訟檔案管理工作。為達(dá)到檢察訴訟檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)，只有這樣才能深度開(kāi)發(fā)利用訴訟檔案信息。相比其他行政單位，檢察單位訴訟檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作范圍、對(duì)象存在極大差異。開(kāi)展訴訟檔案工作與各個(gè)部門(mén)密不可分，如收集資料科室、案卷整理科室等。每年檔案培訓(xùn)活動(dòng)都會(huì)開(kāi)展，但培訓(xùn)內(nèi)容都存在極大差異，但都是基礎(chǔ)類(lèi)知識(shí)。培訓(xùn)需具備針對(duì)性，也就是選取分塊方式對(duì)某個(gè)工作有針對(duì)性地進(jìn)行培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展，將現(xiàn)代管理知識(shí)作為培訓(xùn)重點(diǎn)，進(jìn)行電子管理知識(shí)的普及，在檢察訴訟檔案管理中應(yīng)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)水平加以全面提升。

3、各項(xiàng)檔案制度的完善

通過(guò)檢察訴訟檔案管理制度的進(jìn)一步完善，能夠在極短時(shí)間內(nèi)幫助檢察訴訟檔案人員對(duì)自身工作進(jìn)行全面掌握，保證不因?yàn)槿藛T變動(dòng)而出現(xiàn)訴訟檔案工作不連續(xù)的問(wèn)題。且通過(guò)相應(yīng)激勵(lì)方法進(jìn)行檔案人員工作積極性的提升。同時(shí)，在檔案管理工作中需進(jìn)行典型樹(shù)立，以此對(duì)新來(lái)員工起到激勵(lì)作用，進(jìn)而全面提高檢察訴訟檔案管理工作水平。作為一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，訴訟檔案管理具有科學(xué)性、服務(wù)性的特點(diǎn)。在檢察機(jī)關(guān)發(fā)展建設(shè)中其案件性質(zhì)，都會(huì)對(duì)檔案管理造成一定影響。通常情況下，利用檔案資料可以對(duì)案件實(shí)際情況及現(xiàn)狀進(jìn)行數(shù)據(jù)信息地查詢(xún)與分析，為案件辦理提供可靠的參考資料，做好檔案資料整理工作，才能提升訴訟檢察工作效率。

4、檢察訴訟檔案資料整合，文件檔案管理信息系統(tǒng)的有效建立

實(shí)物資料信息化是電子文件的主要特征，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)可集中大量原始檢察訴訟檔案資料，傳送是可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。利用計(jì)算機(jī)管理檔案檢察單位可進(jìn)行三級(jí)（省市區(qū)）局域網(wǎng)絡(luò)區(qū)域化資源的同時(shí)建立。為科學(xué)管理訴訟檔案，應(yīng)做到歸檔登記統(tǒng)一化、規(guī)范化。借助于檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件規(guī)范管理作業(yè)程序。也可利用電子計(jì)算機(jī)將檔案信息文件資料的準(zhǔn)確編制，以此為錄入信息速度、準(zhǔn)確性的全面提升提供可靠保障。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升，我國(guó)檢察單位工作量也越來(lái)越大，進(jìn)而檔案數(shù)量也隨之增多，以往檔案管理模式與當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)的工作存在嚴(yán)重的滯后問(wèn)題，為滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案工作發(fā)展需求，必須重視檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案工作，這也是檢察訴訟檔案工作得以快速發(fā)展的重要條件。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳潔清. 談檔案員如何配合審計(jì)部門(mén)做好檔案一項(xiàng)一卷的收集管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2013（17）

[2] 李國(guó)民. 論現(xiàn)代檔案管理工作中的方法創(chuàng)新與對(duì)策設(shè)計(jì)[J]. 安陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào). 2012（04）

篇（3）

1訴訟檔案的含義

檢察訴訟檔案是人民檢察院以辦理案例為目的，依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)所形成、具有查考利用價(jià)值，并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書(shū)、聲像材料及其它材料的總和。主要分為四類(lèi)，即：偵查、審判監(jiān)督的刑事案卷；直接受理立案?jìng)刹榈男淌掳妇恚豢馗嫔暝V案卷；民事、行政訴訟案卷[1]。人民檢察院的訴訟檔案是檢察活動(dòng)的記錄，真實(shí)地記錄著檢察活動(dòng)的始終，不僅是是檢察業(yè)務(wù)工作成績(jī)的重要承載，而且是國(guó)家財(cái)富的重要組成部分。[2]

2基層檢察院訴訟檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

通過(guò)近年來(lái)的努力，基層檢察院訴訟檔案取得了一定的成績(jī)，但是在新形勢(shì)下，基層檢察院訴訟檔案管理也存在著一些問(wèn)題。

2.1檔案意識(shí)不強(qiáng)，管理效果不佳

目前，院內(nèi)各部門(mén)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是檢察院工作的一個(gè)重要組成部分，大部分檢察人員存在著“重辦案輕檔案”的思想，沒(méi)有對(duì)本部門(mén)的收集立卷工作進(jìn)行檢查，認(rèn)為這是檔案室和檔案管理人員的職責(zé)，長(zhǎng)久下來(lái)，給檔案管理人員增加了負(fù)擔(dān)，再加上專(zhuān)業(yè)檔案人員的缺乏，檔案部門(mén)督促不力，整個(gè)訴訟檔案管理效果欠佳。

2.2訴訟檔案的文書(shū)材料收集不全，檔案質(zhì)量差

基層檢察院的訴訟檔案管理中經(jīng)常存在質(zhì)量問(wèn)題：首先，由于我國(guó)法律體系不是很健全，加上辦案人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，造成大量的訴訟文書(shū)材料歸檔不及時(shí)，歸檔材料質(zhì)量較差。其次，檔案人員在接收案卷材料時(shí)，沒(méi)有認(rèn)真檢查，部分案卷缺少討論案件記錄和閱卷筆錄等；卷內(nèi)材料排列混亂，重復(fù)文書(shū)材料、與定罪量刑無(wú)關(guān)的材料沒(méi)有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣質(zhì)字跡，如使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等。使用這種不耐久的字跡材料極易使字跡模糊、擴(kuò)散，不易長(zhǎng)久保存，嚴(yán)重影響訴訟檔案的保管質(zhì)量。最后，部分案件的承辦人沒(méi)有書(shū)寫(xiě)法律文書(shū)編號(hào)，如審查批捕、案件意見(jiàn)書(shū)不編號(hào)；訴訟案卷的封面年度、字第號(hào)填寫(xiě)不規(guī)范、不統(tǒng)一；有的案卷，案件承辦人不簽名，沒(méi)有填寫(xiě)負(fù)責(zé)人，造成了一定程度的歸檔困難。

2.3信息化建設(shè)情況差，信息資源利用率低

當(dāng)前各級(jí)檢察院都在進(jìn)行信息化建設(shè)，但是，目前基層檢察院的檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問(wèn)題。一般基層檢察院的訴訟檔案的信息化管理僅僅是條目管理，沒(méi)有延伸到全文管理；運(yùn)用單機(jī)版管理軟件或借助EXCEL、WORD表格進(jìn)行檢索，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息資源共享，查找檔案非常不便；對(duì)于產(chǎn)生的大量電子文檔，沒(méi)有引起重視，使得大量電子文件信息流失。大部分的基層檢察院檔案室保存著大量的訴訟案卷，這些案卷中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，但是一般都只是按規(guī)定收集、整理，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用， 檔案人員只是等待查閱者上門(mén)查閱，檔案信息資源沒(méi)有進(jìn)行有效的整合和利用，檔案信息資源利用率比較低。

2.4檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和條件不足

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)法律意識(shí)的提高，檢察院工作的深入開(kāi)展要求檔案管理工作水平也要進(jìn)一步提升。一般基層檢察院的檔案庫(kù)房選址都不符合檔案建筑設(shè)計(jì)要求，不利于訴訟檔案的保管和利用；其次，基層檢察院對(duì)檔案工作的投入，僅限于1-2臺(tái)電腦和1臺(tái)打印機(jī)，缺乏除濕除塵設(shè)備、消毒設(shè)備和溫濕度測(cè)量?jī)x等，沒(méi)有防蟲(chóng)防有害生物的有效措施，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)備和條件較差，不利于訴訟檔案的保存。

2.5缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

隨著人們法律意識(shí)的增強(qiáng)，訴訟檔案的增多，各類(lèi)基層檢察院的訴訟檔案劇增，但檔案管理人員僅配備1-2名，更換頻繁。大多數(shù)情況下，這些檔案管理人員都沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，且沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，無(wú)法對(duì)本機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門(mén)訴訟文書(shū)材料的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。在面對(duì)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的訴訟檔案時(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確而又有效的進(jìn)行收集、整理、保管、利用等工作。有些基層檢察院因人員緊張聘請(qǐng)兼職人員和實(shí)習(xí)生管理檔案，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏責(zé)任心，致使訴訟檔案管理缺乏統(tǒng)一性、科學(xué)性和規(guī)范性，給訴訟檔案的利用帶來(lái)很多麻煩。

3加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對(duì)策

3.1提高對(duì)訴訟檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，完善訴訟檔案管理制度

訴訟檔案工作對(duì)整個(gè)檢察院工作的重要性不言而喻，要讓每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部和檢察人員都充分增強(qiáng)檔案工作意識(shí)和檔案法制觀念。首先，把檔案分級(jí)管理職責(zé)要落到實(shí)處，把檔案工作列入重要議事日程，通過(guò)過(guò)問(wèn)、檢查、督促檔案管理工作，為檔案現(xiàn)代化管理工作提供物質(zhì)保障創(chuàng)造條件。[3]其次，要把訴訟檔案管理工作與檢察院的崗位負(fù)責(zé)制和年終考核聯(lián)系起來(lái)，以增強(qiáng)全院其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、檢察人員和檔案管理人員的責(zé)任心與事業(yè)心，加強(qiáng)訴訟檔案的管理。

3.2嚴(yán)格規(guī)范訴訟檔案材料的收集、整理、立卷工作，提高訴訟檔案質(zhì)量

案件負(fù)責(zé)人需要負(fù)責(zé)每個(gè)案件的文書(shū)材料形成、積累、整理，保證歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確，并檢查訴訟材料是否齊全、完整、是否符合要求，如果有遺漏或不符合要求的，要及時(shí)補(bǔ)齊或改正，對(duì)于無(wú)法補(bǔ)齊的文件，要在案卷備考表中說(shuō)明。卷內(nèi)材料應(yīng)按照實(shí)際辦案程序依次排列，各種證據(jù)材料，可先按材料的名稱(chēng)、問(wèn)題等特征分類(lèi)，再按時(shí)間順序排列，將主要證據(jù)排列在前，輔助證據(jù)排列在后。案卷應(yīng)有卷皮、卷內(nèi)目錄和備考表。卷皮、卷內(nèi)目錄所填內(nèi)容應(yīng)與卷內(nèi)材料相符，卷皮除目錄號(hào)、卷號(hào)外，都應(yīng)用字跡耐久的藍(lán)黑或碳素墨水逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫(xiě)，字跡要工整、清晰、規(guī)范。歸檔的訴訟文書(shū)必須按年度、程序、一案一號(hào)的原則，結(jié)案后，由案件承辦單位整理立卷，于翌年第二季度移交檔案部門(mén)，并根據(jù)《人民檢察院訴訟檔案保管期限表》劃出保管期限。

3.3加強(qiáng)訴訟檔案的現(xiàn)代化管理、信息化管理

現(xiàn)代化管理不僅可以大大地增加庫(kù)房的庫(kù)容量，而且還能提高查找速度、查準(zhǔn)率和查全率，訴訟檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。面對(duì)日益增多、紛繁復(fù)雜的訴訟檔案，要改變傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的紙質(zhì)和電子“雙套歸檔”管理制度，加快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，各個(gè)基層檢察院要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和信息化管理，實(shí)現(xiàn)與市院網(wǎng)、省院網(wǎng)、及全國(guó)檢察院接軌的局面，實(shí)現(xiàn)資源共享。積極引進(jìn)利用先進(jìn)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索，提高工作效率，節(jié)省時(shí)間和空間，為訴訟檔案的利用提供便利。

3.4加大對(duì)訴訟檔案的基礎(chǔ)設(shè)施的投入

加大對(duì)訴訟檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，加強(qiáng)訴訟檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理。檔案庫(kù)房的建設(shè)要嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房建設(shè)要求標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要購(gòu)置訴訟檔案管理所需的檔案裝具、除濕除塵設(shè)備、空調(diào)、防火系統(tǒng)、復(fù)印機(jī)、打印進(jìn)、電腦等設(shè)備，還要積極加大適應(yīng)訴訟檔案管理實(shí)際工作需要的軟件設(shè)備的開(kāi)發(fā)和利用，加速實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)具有檢察院特色的辦公自動(dòng)化管理和傳統(tǒng)手工管理的有效結(jié)合。

3.5加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

新時(shí)期，檔案管理規(guī)范化的新形勢(shì)、新內(nèi)容、新變化需要一支擁有一支高素質(zhì)的檢察檔案管理人員，這是提升檢察機(jī)關(guān)檔案服務(wù)能力建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。首先，要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心和事業(yè)心，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)；其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使掌握利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法和技能，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用訴訟檔案資源，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。最后，完善激勵(lì)機(jī)制，可以考慮設(shè)置檢察院檔案管理人員先進(jìn)工作者獎(jiǎng)項(xiàng)，充分調(diào)動(dòng)基層檢察院檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。

人民檢察院訴訟檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，各個(gè)基層檢察院需要結(jié)合自身實(shí)際情況，積極穩(wěn)妥地開(kāi)展訴訟檔案的管理、利用工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊玲.淺談基層檢察院訴訟檔案歸檔中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].檔案與建設(shè)，2006（S1）.

篇（4）

中圖分類(lèi)號(hào)：D926.2；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1平陽(yáng)法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理

1.1檔案存儲(chǔ)情況

我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷，169802冊(cè)。從檔案管理系統(tǒng)顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進(jìn)入系統(tǒng)的共有131194件，比例為已存案件的98.3%，并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。

1.2檔案管理利用現(xiàn)狀

從檔案管理使用方面看，隨著司法公開(kāi)的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強(qiáng)，社會(huì)公眾對(duì)涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來(lái)越高，對(duì)訴訟檔案的查詢(xún)需求也與日俱增。數(shù)字檔案系統(tǒng)于2014年11月投入使用以來(lái)，我院逐步建立起比較完善的查、借閱網(wǎng)上系統(tǒng)，成功實(shí)現(xiàn)法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷，全院干警已實(shí)現(xiàn)通過(guò)數(shù)字系統(tǒng)查詢(xún)檔案。

1.3檔案信息化建設(shè)情況

目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動(dòng)較頻繁且具有檔案專(zhuān)業(yè)背景的人員的比例僅16.6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來(lái)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2基層法院檔案信息化建設(shè)困境

2.1檔案電子化利用效率不高

當(dāng)前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統(tǒng)，把所有案件從立案到歸檔，均通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實(shí)現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫(kù)，使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實(shí)際上刑事訴訟檔案中利用率最高的恰恰是偵查卷，刑事檔案查閱在檔案利用中占比達(dá)63.26%，如果不進(jìn)行掃描，顯然影響電子化數(shù)據(jù)運(yùn)用，進(jìn)而影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2實(shí)踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一

省高院要求結(jié)案后5日內(nèi)必須歸檔報(bào)結(jié)，實(shí)踐當(dāng)中能在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔報(bào)結(jié)存在一定難度。我院則結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況，因地制宜，創(chuàng)建留庭保管模式。考慮到兩個(gè)派出法庭距離院機(jī)關(guān)比較遠(yuǎn)和送達(dá)難等客觀因素，允許法庭在1個(gè)月內(nèi)必須完成歸檔入庫(kù)，以達(dá)到省高院要求案件審結(jié)后5日內(nèi)裝訂入庫(kù)達(dá)70%，十個(gè)工作日裝訂入庫(kù)達(dá)90%的工作要求，每統(tǒng)計(jì)月因送達(dá)等原因需留庭保管的案件嚴(yán)格控制在10%以?xún)?nèi)。

2.3對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

少數(shù)部門(mén)、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無(wú)的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案信息化一級(jí)達(dá)標(biāo)，也是辦公室檔案人員的事，與己無(wú)關(guān)。但檔案管理并不只是檔案管理人員的事，它與電子文件產(chǎn)生形成的全過(guò)程都有非常密切的聯(lián)系。因此，要做好檔案信息化工作沒(méi)有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助，單單靠檔案管理人員，是很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

3基層法院檔案信息化建設(shè)對(duì)策

3.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用，服務(wù)于司法審判工作，服務(wù)于社會(huì)公眾。我院始終堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為全年重點(diǎn)工作計(jì)劃，注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。

3.2加強(qiáng)有序管理，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)設(shè)施

我院以新審判大樓搬遷為契機(jī)，依托先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房智能化管理，在檔案庫(kù)房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時(shí)控制的新風(fēng)空調(diào)、7臺(tái)庫(kù)內(nèi)自控除濕機(jī)，21臺(tái)熱氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、庫(kù)區(qū)內(nèi)配有自動(dòng)恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺(tái)。做好紙質(zhì)檔案保管工作，庫(kù)存檔案進(jìn)行經(jīng)常巡查，確保庫(kù)房“八防”措施到位，保持庫(kù)存檔案整齊、美觀、牢固。

3.3推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺(tái)，探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢(xún)

根據(jù)最高院要求，在訴訟服務(wù)中心開(kāi)設(shè)律師志愿者服務(wù)窗口，由律師或具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的志愿者為當(dāng)事人無(wú)償提供訴訟咨詢(xún)和幫助，切實(shí)方便當(dāng)事人訴訟。同時(shí)，積極與縣司法局、律師協(xié)會(huì)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確定聯(lián)絡(luò)部門(mén)和人員，嘗試推廣應(yīng)用浙江律師服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步提升律師服務(wù)當(dāng)事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢(xún)功能，當(dāng)事人通過(guò)登陸法院門(mén)戶(hù)網(wǎng)站填寫(xiě)姓名、聯(lián)系電話(huà)、案號(hào)、預(yù)約時(shí)間等基本信息完成檔案查詢(xún)預(yù)約，實(shí)現(xiàn)檔案定點(diǎn)定時(shí)查詢(xún)。

3.4開(kāi)展法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷工作，落實(shí)便民訴訟

在訴訟服務(wù)中心專(zhuān)設(shè)電子檔案查詢(xún)窗口，當(dāng)事人或其律師可申請(qǐng)異地檔案查閱，在完成對(duì)申請(qǐng)查閱檔案的異地遠(yuǎn)程查閱授權(quán)后，當(dāng)事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱不僅卷免去當(dāng)事人遠(yuǎn)赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。

4結(jié)語(yǔ)

總之，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進(jìn)，檔案管理工作在當(dāng)前審判活動(dòng)中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時(shí)改進(jìn)組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，并抓住“科技強(qiáng)院”的有利契機(jī)，真正實(shí)現(xiàn)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來(lái)便利，還能夠共享全社會(huì)的法律資源，從更高層面上推動(dòng)了審判工作的公平、公正與公開(kāi)。

篇（5）

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上具有檔案管理功能的應(yīng)用軟件也越來(lái)越多，但是由于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)的規(guī)范性和統(tǒng)一性仍然不夠理想，因此在進(jìn)行有序的人民檢察院檔案管理的工作開(kāi)展中仍然存在著許多障礙。并且由于檢察院的檔案管理部門(mén)缺乏電子信息管理意識(shí)，因此檢察院無(wú)法良好的建立有序高效的檔案管理電子系統(tǒng)。思考信息劃時(shí)代下漣水縣人民檢察院利用信息技術(shù)管理檔案的新方式，可以促使?jié)i水縣人民檢察院排除弊端，更好的開(kāi)展檔案保存和管理工作。

一、漣水縣在信息化時(shí)代開(kāi)展人民檢察院檔案管理方式創(chuàng)新的重要性分析

漣水縣隸屬于江蘇省淮安市，縣城共有十九個(gè)縣鎮(zhèn)和一個(gè)省級(jí)經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷提升，漣水縣的經(jīng)濟(jì)也發(fā)展迅猛，截止到2012年，漣水縣的全年經(jīng)濟(jì)總收入已經(jīng)超過(guò)了200億元[1]。第二、第三產(chǎn)業(yè)的增長(zhǎng)值在地區(qū)總生產(chǎn)值的比例也超過(guò)了百分之八十。飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)使得漣水縣的人們的生活的經(jīng)濟(jì)水平有了巨大的提高。然而一個(gè)地區(qū)在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時(shí)也應(yīng)當(dāng)注重當(dāng)?shù)氐姆ㄖ喂芾怼ｉ_(kāi)展?jié)i水縣在信息化時(shí)代下人民檢察院檔案管理方式的創(chuàng)新，可以幫助漣水縣人民檢察院更有序的開(kāi)展工作，為人民服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代為人民的生活提供更完善的法律保障。

二、漣水縣在信息化時(shí)代開(kāi)展人民檢察院檔案管理方式創(chuàng)新的方式分析

漣水縣人民檢察院在開(kāi)展檢察院檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，有效的完善了漣水縣人民檢察院管理檔案的管理方式，參照漣水縣的地域特點(diǎn)以及人民檢察院的機(jī)關(guān)特質(zhì)，在利用信息技術(shù)開(kāi)展?jié)i水縣人民檢察院的檔案管理時(shí)主要有以下方式：

利用檢察院檔案管理平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成文書(shū)檔案和訴訟檔案的統(tǒng)一管理人民檢察院的檔案類(lèi)型主要有：文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案等等。在這些檔案中訴訟檔案和文書(shū)檔案的管理最為關(guān)鍵，是人民檢察院開(kāi)展檔案管理工作中重點(diǎn)的管理對(duì)象。因此在管理漣水縣的人民檢察院檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)利用檢察院檔案管理平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)重點(diǎn)管理漣水縣人民檢察院的文書(shū)檔案和訴訟檔案，完成這兩種關(guān)鍵性檔案的統(tǒng)一管理。

利用現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)建立歸檔報(bào)結(jié)系統(tǒng)，規(guī)范案件報(bào)結(jié)方式在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，漣水縣人民檢察院對(duì)于訴訟案件的處理方式都是“先報(bào)結(jié)。后歸檔”。只對(duì)于處理案件本身給予了足夠的重視，忽視了檔案管理的重要性。并且由于案件較多，管理人員利用傳統(tǒng)方式不便于管理檔案，因此漣水縣人民檢察院的很多檔案在沒(méi)有歸檔整理的情況下就被“束之高閣”，從而產(chǎn)生了很多案件超期未歸的現(xiàn)象。并且這種不完善的檔案管理模式也容易出現(xiàn)檔案的丟失現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了漣水縣人民檢察院的檔案的安全性和完整性[2]。

因此漣水縣人民檢察院應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)建立歸檔報(bào)結(jié)制度，規(guī)范案件報(bào)結(jié)方式。實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的歸檔報(bào)結(jié)工作的系統(tǒng)化和有序化。利用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)行系統(tǒng)性的檔案報(bào)結(jié)，并且利用網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)技術(shù)對(duì)于訴訟檔案的歸檔報(bào)結(jié)工作的進(jìn)展進(jìn)行備份，從而保障漣水縣人民檢察院在開(kāi)展檔案管理的工作過(guò)程中，歸檔報(bào)結(jié)工作準(zhǔn)確無(wú)誤的進(jìn)行，從而保障漣水縣人民檢察院的檔案的安全性和完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

思考信息化時(shí)代下漣水縣人民檢察院檔案管理的創(chuàng)新，首先應(yīng)當(dāng)開(kāi)展?jié)i水縣在信息化時(shí)代開(kāi)展人民檢察院檔案管理方式創(chuàng)新的重要性分析，根據(jù)漣水縣的地域特點(diǎn)以及人民檢察院的機(jī)關(guān)特質(zhì)，開(kāi)展?jié)i水縣在信息化時(shí)代開(kāi)展人民檢察院檔案管理方式創(chuàng)新的方式分析：利用檢察院檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成文書(shū)檔案和訴訟檔案的統(tǒng)一管理和利用現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)建立歸檔報(bào)結(jié)系統(tǒng)，規(guī)范案件報(bào)結(jié)方式以及利用信息技術(shù)建立完整的檢察院檢索平臺(tái)，促進(jìn)檔案資源的共享，從而促進(jìn)漣水縣人民檢察院的檔案管理方式與信息技術(shù)相結(jié)合，更加高效有序的開(kāi)展信息管理工作。

參考文獻(xiàn)：

篇（6）

1.2 訴訟檔案工作基礎(chǔ)不斷夯實(shí)。目前，滑縣人民檢察院通過(guò)辦理各類(lèi)案件，履行法律監(jiān)督職能形成文書(shū)檔案、訴訟檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等種類(lèi)檔案。其中訴訟檔案數(shù)量在檔案全宗中比重較大。2000年7月，投資10余萬(wàn)元，購(gòu)置微機(jī)、密集型檔案架等檔案專(zhuān)用設(shè)施。2007年10月搬入“兩房”后，檔案室煥然一新，現(xiàn)占地面積80余平方米，可容納未來(lái)50年新增各類(lèi)卷宗、影像檔案。

2 存在的問(wèn)題與不足

2.1 干警檔案管理規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)，不能及時(shí)歸檔。當(dāng)前檢察工作普遍存在著重辦案、輕檔案思想，對(duì)檔案材料完整規(guī)范、及時(shí)準(zhǔn)確歸檔關(guān)注得少；不能做到檔案材料及時(shí)結(jié)案、裝訂，需要不厭其煩地敦促，對(duì)歸檔的檔案材料重?cái)?shù)量不重質(zhì)量，頁(yè)碼重疊、順序顛倒等問(wèn)題存在，給專(zhuān)職檔案管理人員增加了工作負(fù)擔(dān)。對(duì)檢察機(jī)關(guān)來(lái)講，沒(méi)有完整規(guī)范的檢察檔案作記錄，檔案的開(kāi)發(fā)和利用就成為無(wú)源之水無(wú)本之木。

2.2 檔案案卷質(zhì)量不高，檔案安全存在隱患。①卷內(nèi)材料不全，卷內(nèi)文件短缺。一旦有當(dāng)事人提出異議，需要復(fù)查時(shí)，可能因缺乏某項(xiàng)內(nèi)容而影響案件的公正性。②卷內(nèi)材料排列順序混亂，目錄和卷宗封面、備考表填寫(xiě)不全，歸檔卷宗的收案日期和結(jié)案日期填寫(xiě)不規(guī)范。③許多案卷材料中夾帶金屬物，相當(dāng)部分材料中存在劣質(zhì)字跡（即鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水等字跡）。目前，檢察系統(tǒng)檢查驗(yàn)收訴訟檔案時(shí)，對(duì)劣質(zhì)字跡的要求是復(fù)印，但復(fù)印材料本身也容易褪色。④許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。總體來(lái)講，目前檔案室大多是館藏，內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，且多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理規(guī)格不統(tǒng)一等，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)工作普遍較差。

2.3 檔案管理信息化程度不高。基層檢察院由于經(jīng)費(fèi)、科技條件的限制，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，該院計(jì)算機(jī)嚴(yán)重老化也很難適應(yīng)數(shù)字化管理要求。

2.4 訴訟檔案保密要求與檔案利用存在矛盾。檢察機(jī)關(guān)的性質(zhì)要求訴訟檔案做好保密工作，檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能查閱就行了。而檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案部門(mén)賴(lài)以存在和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。檔案工作者心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價(jià)值檔案被束之高閣，2001年至2012年間，該院檢察檔案被借閱111次，從利用范圍來(lái)看，均為案卷復(fù)查和辦案需要的借閱。

3 改進(jìn)檢察訴訟檔案管理的對(duì)策與建議

3.1 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。重視專(zhuān)兼職檔案人員業(yè)務(wù)提高，積極組織檔案人員參加上級(jí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)歷教育等，持續(xù)“充電”，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)復(fù)合型專(zhuān)業(yè)檔案人才。

3.2 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方法，確保質(zhì)量。訴訟檔案材料的收集、整理、裝訂、組卷要嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。一要層層把關(guān)、及時(shí)歸檔。訴訟案卷歸檔，要經(jīng)各辦案部門(mén)負(fù)責(zé)人、內(nèi)勤人員對(duì)承辦人整理的案卷材料逐一審查，發(fā)現(xiàn)遺漏及時(shí)補(bǔ)齊，然后向檔案室移交檔案和清冊(cè)，過(guò)期不交的檔案，檔案室應(yīng)積極催交。二要嚴(yán)格按照實(shí)際辦案程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。立案、偵查、審判、執(zhí)行監(jiān)督，直接受理立案?jìng)刹椋馗嫔暝V，民事行政四類(lèi)案卷材料的排列順序，按照高檢院和國(guó)家檔案局修改后的《人民檢察院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》附件的規(guī)定排列。

篇（7）

（一）訴訟檔案作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，其特殊性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.其機(jī)密性較一般文書(shū)檔案為強(qiáng)。根據(jù)國(guó)家檔案局2006年底制定的《文書(shū)檔案保管期限表》，文書(shū)檔案分為永久和定期兩種，其中定期包括30年和10年兩個(gè)級(jí)別。而根據(jù)最高人民法院和國(guó)家檔案局2014年起實(shí)施的《人民法院訴訟檔案管理辦法》，訴訟檔案分為永久、定期兩種，其中定期又分為60年和20年。

2.訴訟檔案與訴訟當(dāng)事人利益密切相關(guān)。

（二）訴訟檔案信息價(jià)值重要性也因此凸顯出來(lái)，其主要包括：

1.法律證明價(jià)值。作為人民法院審理和執(zhí)行案件的載體，訴訟檔案主要為人民法院本身的工作提供服務(wù)。無(wú)論是對(duì)案件涉及的其他問(wèn)題的調(diào)查，還是通過(guò)檔案進(jìn)行司法統(tǒng)計(jì)分析，或者是對(duì)案件的審理過(guò)程加以研究，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這些都離不開(kāi)對(duì)訴訟檔案的利用。

2.社會(huì)證明價(jià)值。法院訴訟檔案可以為與法院審判活動(dòng)無(wú)直接關(guān)系的一般公眾服務(wù)。例如案件當(dāng)事人和委托人可以到法院查閱總卷，而公安、檢察、紀(jì)檢等其他機(jī)關(guān)單位因工作需要，也經(jīng)常到法院來(lái)進(jìn)行訴訟檔案查閱。可以說(shuō)，訴訟檔案的社會(huì)證明價(jià)值極大。

3、文物史料價(jià)值。司法活動(dòng)是對(duì)人們的社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范的重要組成部分。因此，對(duì)每一個(gè)案件的審理和執(zhí)行活動(dòng)都直接或間接反映了當(dāng)時(shí)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、道德、民風(fēng)習(xí)俗及人們的思想狀況。而某些年代久遠(yuǎn)的訴訟檔案，其本身就是珍貴的文物。

二、訴訟檔案信息開(kāi)發(fā)利用的特點(diǎn)及存在的問(wèn)題

（一）隨著普法教育的深入和人民法律意識(shí)的加強(qiáng)，對(duì)訴訟檔案利用的需求也在逐步增大，以某基層法院為例，平均每周前來(lái)該院檔案室借、調(diào)、閱卷，復(fù)制法律文書(shū)的就有200人次之多。這些利用大致可以分為兩種：

1.由于辦案需要借、調(diào)檔案，查閱卷宗材料，復(fù)制法律文書(shū)。

2.經(jīng)濟(jì)、民事糾紛案件當(dāng)事人及其人為實(shí)現(xiàn)其具體的合法權(quán)益或者其他相關(guān)事宜，需查閱案卷、復(fù)制法律文書(shū)或其他材料的。

（二）其存在的問(wèn)題在于，目前檔案部門(mén)的做法，偏重檔案的管理工作，而不是從開(kāi)發(fā)利用檔案信息的觀念上進(jìn)行工作。因此，我們應(yīng)把工作重點(diǎn)從管理上轉(zhuǎn)移到提供利用上來(lái)。

三、訴訟檔案信息開(kāi)發(fā)利用的具體措施

下面將從訴訟檔案、訴訟檔案管理者、訴訟檔案利用者三方面來(lái)分別闡述訴訟檔案信息利用開(kāi)發(fā)的具體措施：

（一）訴訟檔案方面

訴訟檔案是保證檔案工作順利進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的訴訟檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢(xún)等。要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加快檔案信息化建設(shè)，就必須對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化處理，主要包括對(duì)原始訴訟檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化及編研。

1.庫(kù)藏訴訟檔案的數(shù)字化

庫(kù)藏訴訟檔案的數(shù)字化建設(shè)，是檔案工作在當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)展的必由之路。對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入，但是，兩者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于無(wú)法精確處理原來(lái)的圖像資料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于錄入后校對(duì)的工作量巨大。因此，建議在實(shí)際操作中對(duì)采用價(jià)值和利用率較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。

2.庫(kù)藏訴訟檔案的網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用，其利用行為通常是局限在小范圍內(nèi)，甚至只能單個(gè)人利用，從而縮減了檔案的利用率，但如果進(jìn)入到因特網(wǎng)后，不僅可以有效擴(kuò)大檔案利用的地域性，還可以使檔案利用者打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案排隊(duì)式的利用方式，同時(shí)還可以進(jìn)行網(wǎng)上咨詢(xún)等，從而可大大提高檔案利用的效率。在全省、全國(guó)甚至國(guó)際建立橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系的檢索中心網(wǎng)絡(luò)成為一種必然的趨勢(shì)，通過(guò)橫向、縱向交錯(cuò)的方式，可以在各級(jí)法院之間建立聯(lián)系，從而形成一個(gè)龐大的資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的時(shí)候能夠方便快捷地使用其中的任何信息。

3.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

目前，人們使用的檔案管理系統(tǒng)多種多樣，這種不統(tǒng)一性給檔案管理工作帶來(lái)了很多實(shí)際的困難，而且由于軟件的不統(tǒng)一，導(dǎo)致相互之間無(wú)法兼容等問(wèn)題。因此，尋找一種有效的轉(zhuǎn)換方式使解決電子檔案長(zhǎng)期存放和有效利用問(wèn)題的關(guān)鍵所在。

4.訴訟檔案信息的編研

如果說(shuō)對(duì)檔案信息建立一個(gè)檢索中心是將無(wú)數(shù)檔案歸結(jié)在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)中心下的話(huà)，那么對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工的編研工作則是對(duì)這些檔案進(jìn)行有序化和分類(lèi)化的過(guò)程。

（二）檔案管理者方面

篇（8）

一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義

1.是醫(yī)患雙方維護(hù)各自利益的法律依據(jù)。醫(yī)療訴訟能否勝訴關(guān)鍵在于證據(jù)是否充分、確鑿。醫(yī)院檔案無(wú)疑是證明醫(yī)療行為正確與否的基礎(chǔ)，是醫(yī)療訴訟中的第一手參考依據(jù)。作為醫(yī)療訴訟中有效證據(jù)的醫(yī)院檔案很多，包括了諸如醫(yī)療文書(shū)、規(guī)章制度、操作流程、圖文報(bào)告等等，需要通過(guò)有效地歸檔、整理、保管和開(kāi)發(fā)利用才能更好地發(fā)揮檔案的作用，以備不時(shí)之需。

2.能使醫(yī)院“正衣冠、知興替”。醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的真憑實(shí)證，它從不同角度全面客觀地反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平和人文底蘊(yùn)，它就像一面鏡子，能夠使醫(yī)院“正衣冠、知興替”。近年來(lái)，醫(yī)患糾紛的增加暴露出在醫(yī)患關(guān)系中的種種問(wèn)題。從醫(yī)療上講，一份完整詳實(shí)的醫(yī)療糾紛檔案既有疾病的普遍性，也有患者、疾病本身的特殊性，而這些內(nèi)容恰恰是醫(yī)學(xué)教科書(shū)無(wú)法教給醫(yī)生的；從人文倫理上講，它既然是醫(yī)療糾紛，必定存在著在人文倫理上的缺失。因此，利用好醫(yī)院檔案，能使醫(yī)院始終保持醫(yī)院公益性，使醫(yī)務(wù)工作者在治病救人的同時(shí)始終遵循“以人為本”、“以患者為中心”的理念。

3.對(duì)提高醫(yī)療服務(wù)水平、制定科學(xué)決策起積極作用。醫(yī)院檔案來(lái)自于臨床醫(yī)療實(shí)踐，因此它具體、真實(shí)、及時(shí)、可靠。如果通過(guò)一定數(shù)量的檔案統(tǒng)計(jì)分析，將能從中總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，得出科研成果，這對(duì)于指導(dǎo)醫(yī)院醫(yī)療實(shí)踐和提高醫(yī)療水平有著促進(jìn)作用。通過(guò)分析醫(yī)患糾紛產(chǎn)生的原因，醫(yī)院管理者能夠找出內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)和制度建設(shè)中的不足，這對(duì)醫(yī)院管理者制定方針政策，提高醫(yī)務(wù)人員醫(yī)療服務(wù)水平，構(gòu)筑和諧醫(yī)患關(guān)系將起到積極作用。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

一直以來(lái)，我國(guó)醫(yī)院深受“重醫(yī)療，輕檔案”思想的影響，時(shí)至今日，許多醫(yī)院包括一些三級(jí)醫(yī)院的檔案管理工作依然較為落后，具體表現(xiàn)在：醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案法制觀念淡薄；檔案管理體制不健全；歸檔內(nèi)容不清晰，檔案存放混亂；管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案“重管輕用”；檔案管理信息化程度較低；重視文書(shū)檔案，忽視病歷檔案；醫(yī)務(wù)人員缺乏歸檔自覺(jué)性等。上述種種，不僅嚴(yán)重拖了醫(yī)院整體管理水平的后腿，還直接導(dǎo)致院方在醫(yī)療爭(zhēng)議訴訟中舉證不足，致醫(yī)院于不利境地。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化全員歸檔觀念。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作的重視程度往往直接影響到員工對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度。因此，應(yīng)該首先提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)依法歸檔的認(rèn)識(shí)和重視程度，把檔案管理和醫(yī)療業(yè)務(wù)一起提上議事日程并常抓不懈。衛(wèi)生主管部門(mén)可以定期請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員對(duì)轄區(qū)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)開(kāi)展醫(yī)院依法歸檔的講座培訓(xùn)，并派專(zhuān)員下各個(gè)醫(yī)院進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和抽查，結(jié)果記入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)考核。其次，要在院內(nèi)做好宣傳工作，對(duì)全院干部職工進(jìn)行依法歸檔法制教育，明確其重要意義，使全員樹(shù)立歸檔意識(shí)。

2.建立健全檔案管理體制和規(guī)章制度。結(jié)合本院檔案管理工作的實(shí)際情況，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定一套符合本院特色的檔案管理模式。積極聽(tīng)取、總結(jié)臨床科室在檔案管理中的具體需求和困難，制定切實(shí)可行的檔案管理規(guī)章制度，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有法可依，有章可循，規(guī)范管理，提高效率。

篇（9）

作者簡(jiǎn)介：曹京華，北京市石景山區(qū)人民檢察院。

人民檢察院的檔案是國(guó)家重要的專(zhuān)業(yè)檔案，真實(shí)記錄了人民檢察院的審判工作及其他各項(xiàng)活動(dòng)，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進(jìn)行審判監(jiān)督和其他工作的重要依據(jù)和必要條件。因此，合理開(kāi)發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檢察檔案的作用，使檔案工作參與檢察改革、服務(wù)檢察辦案需要就顯得尤為重要。

一、深化檢察檔案工作機(jī)制建設(shè)

建立、健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成由主管檢察長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，辦公室分管主任負(fù)責(zé)，檔案員統(tǒng)一管理與具體指導(dǎo)，各部門(mén)協(xié)調(diào)配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規(guī)范執(zhí)法、促進(jìn)檢察業(yè)務(wù)工作發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，及時(shí)解決檔案工作中存在問(wèn)題，及時(shí)制定、修訂各類(lèi)檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷(xiāo)毀等工作制度。加大監(jiān)管和服務(wù)力度，提高質(zhì)量。嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時(shí)。加大檔案監(jiān)管力度，強(qiáng)化檔案“收、管、用”各個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)任務(wù)，切實(shí)提升檔案管理水平。

二、深化檔案隊(duì)伍素質(zhì)能力建設(shè)

堅(jiān)持黨要管黨、從嚴(yán)治黨，推進(jìn)黨建統(tǒng)領(lǐng)的新常態(tài)。鞏固教育實(shí)踐活動(dòng)成果，嚴(yán)格履行檔案隊(duì)伍責(zé)任意識(shí)和履職能力，定期開(kāi)展理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。積極營(yíng)造健康向上、務(wù)實(shí)清廉的工作氛圍。一是提升基層檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平。加大教育培訓(xùn)力度，通過(guò)舉辦專(zhuān)題培訓(xùn)、開(kāi)展觀摩交流等形式增強(qiáng)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)精神的培養(yǎng)，積極營(yíng)造團(tuán)結(jié)進(jìn)取檔案隊(duì)伍。二是培養(yǎng)檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、埋頭苦干、甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，把教育培訓(xùn)經(jīng)常化、系統(tǒng)化、制度化來(lái)抓，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能和理論水平。三是定期組織檔案知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)、更新理念、更新觀點(diǎn)、提高認(rèn)識(shí)，確保檔案工作保持良好發(fā)展局面。 四是加強(qiáng)檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，提高檔案人員綜合素養(yǎng)，以“講能力、轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹(shù)形象、求實(shí)效”為主題，全面提升檔案人員職業(yè)道德水平，服務(wù)大局的良好工作氛圍。

三、深化檢察檔案管理體系建設(shè)

隨著司法改革的推進(jìn)和社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)，依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯，訴訟檔案的法制建設(shè)也將受到更多的關(guān)注。檔案資源是一切工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，是深化管理手段、挖掘信息價(jià)值，從而換發(fā)檔案工作的生機(jī)和活力。檢察檔案記載著檢察事業(yè)的發(fā)展歷程，更主要反映著檢察工作民主法制進(jìn)程和重大司法改革的原貌。

（一）依法管檔，法律先行

作為檔案守護(hù)者、執(zhí)行者，必須練就一身過(guò)硬的本領(lǐng)，熟知相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度，時(shí)刻保持清醒的頭腦，及時(shí)更新、補(bǔ)充知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，嚴(yán)格按照《檔案法》規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)管理檔案事業(yè)，任何人都不能凌駕法律之上，凡是違反檔案法律法規(guī)的行為，都必須依法追究法律責(zé)任。 作為檔案工作者只有熟悉法條，依法辦事，才能贏得社會(huì)的理解和尊重，才能為檔案事業(yè)法制化建設(shè)添磚加瓦。

（二）依法管檔，從源頭抓起

檔案接收工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，接收工作的質(zhì)量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對(duì)待接收工作不能絲毫懈怠，更不能馬馬虎虎礙于情面，對(duì)不符合要求卷宗材料堅(jiān)決退回整改。

（三）依法管檔，抓好檔案入口關(guān)

在訴訟檔案歸檔時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對(duì)訴訟檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，人民檢察院訴訟檔案的編號(hào)應(yīng)以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長(zhǎng)期、短期的案卷每年各編一個(gè)順序號(hào)。并對(duì)訴訟卷宗的編號(hào)、案件來(lái)源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報(bào)人姓名、案由、處理結(jié)果、收案日期、結(jié)案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進(jìn)行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實(shí)、合法、有序，全面提高檔案歸檔質(zhì)量。

（四）依法管檔，建立信息采集制度

加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通，建立信息采集制度，信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)的基礎(chǔ)，沒(méi)有豐富的電子數(shù)據(jù)支撐，電子文件備份中心就成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門(mén)的參與、支持、配合，明確采集范圍、內(nèi)容及保密措施。

四、深化檢察檔案安全保密體系建設(shè)

保障檔案實(shí)體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應(yīng)當(dāng)構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系，加強(qiáng)內(nèi)部管理，把安全責(zé)任、安全制度、保障措施落實(shí)到實(shí)處。一是加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)投入，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案庫(kù)房、音像檔案庫(kù)房、實(shí)物檔案庫(kù)房、閱覽室“四分開(kāi)”。二是加大檔案庫(kù)房配備監(jiān)控報(bào)警設(shè)備、溫濕度控制調(diào)節(jié)設(shè)備、氣體滅火設(shè)備、驅(qū)蟲(chóng)殺菌設(shè)備，配齊音像檢測(cè)和播放設(shè)備、數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)、備份設(shè)備、檔案管理軟件及專(zhuān)用服務(wù)器，切實(shí)提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統(tǒng)安全保障。按照國(guó)家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系， 嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，嚴(yán)防把涉密檔案?jìng)鬏數(shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件、檔案專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、檔案專(zhuān)用服務(wù)器和其他檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全保密管理，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的安全。四是堅(jiān)持定期自查和檔案安全巡查。定期清點(diǎn)庫(kù)存檔案，檢查借閱制度落實(shí)情況，加大互查力度，細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，確保制度落實(shí)到實(shí)處。

五、深化檢察檔案利用服務(wù)能力

隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對(duì)檔案利用的要求越來(lái)越高，檔案提供利用服務(wù)，就是最大限度的滿(mǎn)足檔案利用需求，發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發(fā)揮價(jià)值的集中體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的拓展與增值，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。 （一）嚴(yán)格借閱檔案審批制度，確保檔案利用安全

結(jié)合檔案利用多的情況下，制定嚴(yán)格的檔案審批程序，制定檔案利用審批表，由檔案利用人簽名，填寫(xiě)借閱事項(xiàng)、借閱目的和借閱時(shí)間，經(jīng)處室兼職檔案員簽名，報(bào)處室正、副處長(zhǎng)審批，再報(bào)主管檢察長(zhǎng)批準(zhǔn)。文書(shū)檔案屬于我院機(jī)密檔案，一般不外借，如外單位利用我院文書(shū)檔案時(shí)，需經(jīng)主管檢察長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)，并限期規(guī)檔。

（二）嚴(yán)格借閱登記手續(xù)，確保證件齊全

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一、自查基本情況匯報(bào)

(一)、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確

我院的檔案工作由院長(zhǎng)×直接分管，辦公室主任×主管，×到×鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任×主管，檔案員負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時(shí)有任務(wù)，大小會(huì)議上經(jīng)常講，檢查工作中對(duì)照查，年底總結(jié)時(shí)談利弊。通過(guò)這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實(shí)施“兩法一條例”，增強(qiáng)了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在年×月×日經(jīng)考評(píng)驗(yàn)收已達(dá)省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，又有了新的進(jìn)展。

(二)、增加經(jīng)費(fèi)投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理

我院于年月就設(shè)置了機(jī)關(guān)綜合檔案室，專(zhuān)職檔案員在原有一人的基礎(chǔ)上，于××××年又增加了一人。現(xiàn)有的兩人中，其中一人已于××××年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)，改變了我院過(guò)去一直沒(méi)有合格的專(zhuān)業(yè)人員管理檔案的歷史。我院現(xiàn)有各類(lèi)庫(kù)存檔案近萬(wàn)卷，每年又新增近千卷。原有的庫(kù)房和閱卷室只有平方米，已不能適應(yīng)年年大量新增檔案的發(fā)展要求。根據(jù)實(shí)際情況，××××年我院在經(jīng)費(fèi)非常困難的情況下，又投入了五萬(wàn)余元的經(jīng)費(fèi)，將新大樓二樓小法庭改擴(kuò)建為新的檔案室，總面積達(dá)平方米，比原來(lái)的檔案室擴(kuò)大了平方米。其中庫(kù)房面積平方米，閱卷室平方米;新購(gòu)置密集架列組，加上原來(lái)的列組，現(xiàn)有密集架列組;標(biāo)準(zhǔn)檔案柜組個(gè)、滅火器個(gè)、電風(fēng)扇一臺(tái)、型電子計(jì)算機(jī)一臺(tái)，改善了依法管理檔案的條件。

經(jīng)過(guò)不懈的努力，完成了年至××××年的訴訟檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年兩年間各檔案借閱卷次，利用檔案卷次。檔案更好地為各類(lèi)立案、審判、執(zhí)行、申訴復(fù)查工作提供了利用服務(wù)。

(三)、建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作

為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地開(kāi)展各項(xiàng)審判業(yè)務(wù)和審判理論研究。我院制定了《×市人民法院檔案管理辦法》、《×市人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》、《×市人民法院行政文書(shū)立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類(lèi)目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專(zhuān)題目錄等。制定了保密管理制度、庫(kù)房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷(xiāo)毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。

(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫(kù)藏工作

做到歸檔時(shí)間早知道，每年月底前辦公室就以文件通知的形式下達(dá)各庭、室、處、局、隊(duì)告知?dú)w檔的時(shí)間、順序、要求等，使其做好歸檔的準(zhǔn)備工作。截止××××年月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類(lèi)檔案卷、冊(cè)。其中，訴訟檔案卷，冊(cè);行政文書(shū)檔案卷;會(huì)計(jì)檔案卷;司法鑒定檔案卷;資料檔案卷;科技檔案卷;聲像檔案卷;實(shí)物檔案件，歸檔后的檔案門(mén)類(lèi)齊全，庫(kù)藏豐富，結(jié)構(gòu)合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。

二、存在的問(wèn)題

(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對(duì)行政文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像、科技、實(shí)物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。

(二)沒(méi)有過(guò)細(xì)地深入到各庭室檢查、落實(shí)檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號(hào)、重號(hào)及裝訂不太標(biāo)準(zhǔn)的情況;有的部門(mén)還存在不認(rèn)真按時(shí)按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書(shū)、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。

(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設(shè)備沒(méi)有更換，該配備安裝的設(shè)備一直沒(méi)有安裝。如型電子計(jì)算機(jī)維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態(tài);庫(kù)房的溫控設(shè)備也沒(méi)有配備。因此庫(kù)房的溫度大部分時(shí)間是處于正常溫度(℃——℃)以上，但有時(shí)也超過(guò)度以下，不符合檔案管理規(guī)定的要求。

(四)檔案庫(kù)房盡管加設(shè)防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其外圍，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。

三、整改措施

(一)院領(lǐng)導(dǎo)要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決好存在的問(wèn)題。

(二)從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理?xiàng)l例》，依法開(kāi)展檔案管理。

(三)加強(qiáng)全院干警的檔案意識(shí)，以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書(shū)記員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。

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2 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性

從目前企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理來(lái)看，企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)是經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，其重要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 企業(yè)檔案的規(guī)范管理為企業(yè)后期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、決策、創(chuàng)新、訴訟提供了重要依據(jù)

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，有許多重要數(shù)據(jù)和原始憑證需要及時(shí)保存，特別是生產(chǎn)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，不但關(guān)系到企業(yè)后期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，同時(shí)也為企業(yè)的決策和意外因素導(dǎo)致的財(cái)務(wù)訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點(diǎn)來(lái)看，企業(yè)檔案的規(guī)范管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)有著直接或間接的影響。只有重視企業(yè)檔案管理工作，才能保證企業(yè)檔案管理取得實(shí)效，進(jìn)而為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供可靠保障，保證企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平不斷提高。

2.2 記錄了企業(yè)的成長(zhǎng)發(fā)展歷程

企業(yè)的檔案資料，是企業(yè)發(fā)展歷史的全面反映，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展歷程的集中體現(xiàn)。加強(qiáng)企業(yè)檔案資料的管理，不但能夠使企業(yè)檔案資料管理更加科學(xué)規(guī)范，同時(shí)還能提高企業(yè)檔案資料管理的實(shí)效性，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供可靠支持。從這一點(diǎn)來(lái)看，鑒于企業(yè)檔案是企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展歷史的重要見(jiàn)證，加強(qiáng)并完善企業(yè)檔案管理工作，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理而言具有重要意義。同時(shí)，依托企業(yè)檔案管理衍生出的企業(yè)文件建設(shè)工作，也對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了重要的支持和促進(jìn)作用。

2.3 企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要載體

從目前企業(yè)檔案中記錄的信息來(lái)看，企業(yè)檔案不但包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的所有信息，同時(shí)也包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要經(jīng)歷和細(xì)節(jié)特征。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，檔案已經(jīng)成為了企業(yè)文化的重要載體，通過(guò)檔案這一有效手段，企業(yè)的各種信息數(shù)據(jù)得以保留，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響和促進(jìn)。同時(shí)，企業(yè)檔案的發(fā)展也催生出企業(yè)文件建設(shè)這一概念，在這一理念的指導(dǎo)下，企業(yè)對(duì)檔案文件的認(rèn)識(shí)更深一步，對(duì)檔案管理和文件建設(shè)的重視程度得到了持續(xù)加強(qiáng)。

3 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)存在的問(wèn)題

雖然企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言非常重要，但是受到企業(yè)管理機(jī)制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)還存在較多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，沒(méi)有建立起良好的管理機(jī)制

通過(guò)了解發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過(guò)程中，并沒(méi)有建立起良好的管理機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)文件建設(shè)不能全面有效的開(kāi)展，最終對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作產(chǎn)生較大影響。因此，企業(yè)在檔案管理和文件建設(shè)過(guò)程中，只有建立起良好的管理機(jī)制，才能達(dá)到提高檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)水平的目的。

3.2 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，缺乏強(qiáng)有力的管理手段

在目前企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)中，所采取的管理手段相對(duì)陳舊，不但沒(méi)有形成對(duì)現(xiàn)代化管理手段的全面應(yīng)用，也沒(méi)有在管理手段上進(jìn)行有效創(chuàng)新，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)在整體效果上難以滿(mǎn)足實(shí)際需要，制約了企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的發(fā)展。因此，企業(yè)要想加強(qiáng)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)效果，就要在管理手段上進(jìn)行不斷創(chuàng)新，確保管理手段有較強(qiáng)的針對(duì)性。

3.3 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，在管理理念方面需要不斷更新

檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的重要內(nèi)容，同時(shí)也是關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)效的重要手段，只有在管理理念上進(jìn)行不斷更新，并及時(shí)引入先進(jìn)的管理理念，才能保證企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)取得積極效果。但是從目前企業(yè)檔案管理與文件建設(shè)理念來(lái)看，目前的管理理念相對(duì)陳舊，不但談不上創(chuàng)新，能否滿(mǎn)足目前的管理需要都是未知數(shù)。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的具體措施

基于企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，應(yīng)對(duì)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的作用和地位有正確認(rèn)識(shí)，并根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)和實(shí)際需要，制定具體的檔案管理和文件建設(shè)措施，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

4.1 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)建立起良好的管理機(jī)制

為了保證企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)能夠取得積極效果，在企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際建立起具有較強(qiáng)針對(duì)性的管理機(jī)制，使檔案管理和文件建設(shè)能夠融入企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中。其中檔案分類(lèi)管理和文件按重要性保管都是先進(jìn)管理機(jī)制的具體體現(xiàn)。因此，企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)提高其實(shí)效性和針對(duì)性。

4.2 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)采取現(xiàn)代化的管理手段

結(jié)合企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的實(shí)際需要，在具體管理中，應(yīng)采取現(xiàn)代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應(yīng)建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有紙質(zhì)文檔掃描轉(zhuǎn)化成電子文檔。同時(shí)還要根據(jù)文件形式建立電子文件庫(kù)和紙質(zhì)文件庫(kù)，使文件建設(shè)能夠滿(mǎn)足企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要，達(dá)到降低企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)難度的目的，提高檔案管理和文件建設(shè)的整體效果。

4.3 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)積極更新管理觀念