檔案管理的難點大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的難點范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

一、醫療設備檔案管理中存在的缺陷

（一）未能樹立正確的醫療設備管理意識

醫療設備管理是醫療工作的重要環節，起到為臨床治療提供強有力技術支撐的作用，高效的治療能夠為醫院帶來間接的效益，但是當前醫院未能充分了解設備檔案管理的重要性，以敷衍的工作形式應付管理工作，雖然院內的各個科室都有涉及，但是普遍缺少合理的管理，經常導致檔案數據丟失的情況發生，同時對于檔案管理的監督機制未能完善，使得下次的使用也更加不便。

（二）檔案信息收集的難度較大

醫療設備檔案管理的主要內容包括文字、圖片等多種資料形式，并且時間跨度大，設備的申請、購買、使用、報廢全過程都是醫療設備檔案管理的重點，由于周期較長，對于過程中可能出現的一切變化都要詳細記錄，所以檔案信息的收集存在較大難度，因此必須建立完善的檔案管理制度，隨時做好檔案收集工作。

（三）檔案管理制度存在缺陷

要想保證醫療設備檔案管理的規范性、科學性，首先必須建立完善的管理制度，并且依據制度制定詳細的操作程序，但是以上工作在醫院內并沒有得到良好的貫徹落實，成為檔案管理無序的主要原因，同時各部門之間的聯系不夠進步，缺乏交流和合作。檔案管理涉及檔案室、使用科室以及職能科室，如果職責劃分混亂無序，那么以上三個部門就無法開展有效的合作，管理范圍彼此重疊，管理手段繁復，很難發揮出各自的部門功能。另外檔案資料的維修同樣需要管理人員、維修人員和使用人員三者之間相互配合才能實現資料的還原，如果配合不當很有可能引起資料的丟失，不利于檔案管理工作的順利開展。最后檔案的借閱查詢體系還有不足，比如管理人員的流動量大、借還的相關手續不夠嚴謹等等。

二、當前醫療設別檔案管理的對策

（一）健全管理制度

首先應該深入了解醫療設備檔案管理的特點，發現管理的深層規律，從而建立一套完善的醫療設備檔案管理制度，制度是管理人員開展工作的依據和原則，要使管理人員在工作中有據可循、有理可依，就必須要從檔案的系統、規范為切入點，完全發揮出檔案管理的作用。第一，應該構建一個完善的檔案管理體系，利用崗位責任制劃分出每一個崗位的具體工作范圍，覆蓋檔案管理工作的各個細節，避免出現管理上的真空。第二，檔案應該由受過專業訓練的人員負責，并在后期加強對其的技術培養，使其能夠做好管理、檢修工作。第三，為了引起管理人員的注意，有必要把醫療設備檔案管理工作納入科室考核的范疇，并且將管理質量與管理人員的績效、獎金等個人福利掛鉤，以調動人員的管理積極性。第四，構建各部門之間相互交流合作的平臺，各自做好份內工作，定期接受管理部門的檢查，從而形成各科室之間的一個管理系統。

（二）利用先進技術提高檔案管理的效率

傳統的醫療設備管理受到技術手段的限制，只能使用人工記錄的方式進行管理，給管理人員帶來了較大的工作負擔，并且檔案也容易出現質量問題。而如今計算機技術、網絡技術的發展都較為成熟，并且檔案數量逐漸增多，以往的管理方式存在一定的滯后性，所以根據時代變化革新管理方式是經濟發展的必要產物，同時計算機管理也是未來醫療設備管理的發展方向。檔案管理人員應該利用網絡管理技術實現檔案的系統管理，同時還需具有遠程借閱等現代化功能。

（三）提高工作人員的綜合素質

檔案管理的具體執行者是管理人員，其主觀能動性的發揮直接決定檔案管理的質量，因此有必要對管理人員進行專業的培訓，增強其專業素質以及專業技能，從而更順利的開展檔案管理工作?？紤]到管理人員存在個人差異，培訓內容也應該針對不同能力、崗位進行設定，時間、考核也要體現出培訓的差異。當技術培訓到達一定的效果后，在此基礎上增加道德素質培訓，加強法律知識的學習。將技術與素質教育相結合開展培訓不僅能夠增加人員的專業，同時能夠使其保持高度的工作責任心。

（四）延長醫療器材的使用壽命，提高利用率

必須將醫療設備檔案當作跟蹤器或者晴雨表，將設備檔案管理結合到設備購買、使用、維修的工作流程中，嚴格檢查醫療設備的運作情況，保證質量不存在缺陷，才能使醫療設備檔案的應用價值得到真正的體現。這需要醫療結構在設備的分析、購買、使用、閑置的各個過程中提供設備的相關檔案資料，同時為設備檔案查詢設立綠色通道，在最快時間內滿足臨床科室的使用?？偟膩碚f，只有提高了設備檔案管理的利用率才能簡化設備檔案管理，同時使醫院的利益得到保障。

結束語：

總的來說，隨著科技的不斷發展，能夠應用于醫療器材檔案管理的技術條件更加優越，但同時也對管理人員提出了更高的要求，要求人員必須了解檔案學的相關知識，熟練掌握計算機技術，具備較強的職業素養，只有這樣，才能夠保證醫療設備檔案管理的質量不斷提高。雖然目前還存在一些缺陷，但是隨著技術手段的逐漸掌握，工作經驗的不斷累積，在未來一定會取得不俗的成績。

參考文獻：

[1]裴津.談醫院檔案管理的問題及對策[J].蘭臺內外，2013（5）.

篇（2）

隨著社會的發展，城市建設也在日新月異，但是在城建檔案的管理上卻存在一系列的問題其主要的原因有以下幾點：（1）城建檔案管理的法律意識不夠，并且對城建檔案管理工作的重要性認識不夠。（2）檔案質量不夠高。（3）有些建設工程決算文件難以收集。（4）有很多施工建設后再“補，做”檔案的現象。（5）國家關于檔案管理的法律法規不完備。

1、城建檔案管理的法律意識不夠，并且對城建檔案管理工作的重要性認識不夠。

很多的建設單位和施工單位的管理人員對城建檔案管理的工作認識不夠清楚，往往都是重視建設工程的進度、質量輕視工程資料檔案。建設工程檔案必須包含完整，真實，原始等一些基本條件。但是在實際的工作中很多建設工程也沒有提交完整的檔案或者是提交的檔案存在著種種缺陷，這都是我們在檔案管理中經常會遇到的一些問題。

2、檔案質量不夠高。

由于一些施工建設單位不重視檔案日常的收集工作，就算是他們建立了檔案，其檔案的質量也往往不高。有些建設工程單位有時會將一些完全不符合規范的檔案移交給城建檔案管理部門，主要表現在工程檔案的資料不全、書寫不夠規范，竣工圖折疊不規范， 使用了一些不符合要求的材料，紙張嚴重破損，字跡潦草，這些情況都給檔案的管理帶來很大的影響。

3、有些建設工程決算文件難以收集。

有很多的建設施工單位對于檔案的忽視，總是遲遲不提交工程決算文件，這些單位對于檔案的管理有著錯誤的認識，導致建設工程檔案的不及時報送甚至是不去報送。據了解很多的建設、施工單位都沒有專門的檔案室和資料員，很多重要的建設工程文件材料在使用后也不及時歸檔，對于人員的變動也沒有做好檔案的交接工作，正是因為這些原因導致了檔案資料的缺失，給檔案資料管理產生了很大的難度。

4、有很多施工建設單位有先建工程后再“補、做”檔案的現象。

在城市的建設方面，往往都是強調加快建設工程的進度、質量，忽略了檔案管理問題。有些建設單位對城建檔案不重視，很多施工單位對檔案管理意識不強，在進行建設的過程中對標準、規范執行力度不夠，方案任意改變，檔案經常發生臨時拼湊的問題，建設工程檔案的完整收集很困難。有相當大的一部分檔案都是事后為了辦理竣工驗收手續而請人進行“補做”的資料，這種情況下做的檔案缺乏其真實性和準確性，也會造成大量的工程檔案資料丟失，造成的損失也很難進行彌補。

5、國家關于檔案管理的法律法規不完備。

隨著國家的發展，我國也陸續的頒布了一些關于檔案管理方面的法律、法規，但是這些法律、法規還不夠完備，從整體上來看，在我國城市建設檔案管理上還沒有形成完整的“城建檔案系統”，這都會影響到城建檔案的管理工作。在我看來，國家應該將城建檔案管理制成一套完整的系統，這樣才能更好的去完成這個工作，每一項工作都有一個度的參考。

2 如何加強城建檔案管理

既然我們已經清楚的明白了城建檔案管理的重要性，那么我們就要對癥下藥，找到解決方法。要加強城建檔案管理的工作需要的是以下幾點：（1）加強領導，落實責任。（2）加強城建檔案業務指導。（3）加強與相關單位的聯系和協調。（4）加大宣傳力度，提高對于社會檔案的意識。（5）完善城建檔案管理管理制度。（6）加強檔案的執法，對檔案的驗收把好關。

1、加強領導，落實責任。

領導的重視和支持是做好城建檔案管理的重中之重。各級領導應該在建設工作會議和相關的工程建設檢查上，著重強調城建檔案管理的“及時性、完整性、真實性、”的重要性，同時還應該要求建設單位在工程項目建設之前就將檔案管理人員，制度確定下來，將檔案管理的工作責任切實落實到工程管理的每個環節當中。

2、加強城建檔案業務指導。

城建檔案管理機構應該協助建設、施工單位做好檔案的業務指導管理工作，切實認真履行好自己的職責義務，幫助他們建立健全檔案管理制度，明確工程檔案收集的范圍及規范要求，幫助其解決一些工作上的問題。與此同時還可以舉辦關于檔案收集.管理.整檔的培訓，讓建設單位和施工單位更加清楚的了解關于檔案管理的流程。

3、加強與相關單位的聯系和協調。

城建檔案管理機構應該加強和其他相關單位的協調和聯系，盡最大的努力來促使城建檔案管理向更深層次發展。加強與這些部門的聯系，同時與他們進行溝通，讓他們在需要提交各種材料的時候及時提交，這樣才能保證城建檔案管理的系統性和完整性。

4、加大宣傳力度，提高社會對于城建檔案的意識。

城建檔案的管理對城市建設，社會經濟的發展起著重要的推動作用，我們應該重視城建檔案管理工作，努力去宣傳這個工作的重要性，讓社會上更多的人明白檔案收集管理的重要性，增強檔案意識，擴大城建檔案的知曉度。

5、完善城建檔案管理制度。

要轉變當前城建檔案管理的被動局面，必須要建立健全法律制度，然后依法進行管理。對于完善城建的檔案管理主要體現三個方面：（1）程序的規范。應該完善建設單位在工程 “簽訂報送責任書”之前，應該對其責任主體就工程檔案收集.整理等方面提出的相應要求。（2）建立檔案臨檢制度。建立檔案臨檢制度也就是在對建設單位在施工過程中檔案應該進行臨檢，及時指出在他們施工過程中檔案收集出現的一些問題。（3）建立檔案聯絡員的制度。應該在施工和建設單位增加檔案管理員，這樣可以定期與城建檔案館聯系，推進工作的進行。

6、加強檔案的執法，對檔案的驗收把好關。

沒有法律的制約這個社會是一盤散沙，對于城建檔案管理也是一樣的道理，城建檔案管理也同樣需要法律法規的制約，據我們調查很多建設、施工單位的檔案管理人員的工作流程并沒有按照國家規定的來做，最后導致檔案的損毀，這些都會對檔案資料造成巨大的損失，對以后的城市建設發展也會產生很多不利的影響?？上攵⒔∪墙n案管理的法律法規的重要性，我國應該加強對這一方面的規范，建立完善的制度，這樣管理人員可以做好各項工作，全面將法律法規貫徹落實的實際的工作當中。

3 城建檔案管理工作對城市建設和發展的意義

篇（3）

Keywords: construction project ；archives； management; importance;

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

一、建筑工程檔案管理的重要性

經濟與社會的快速健康發展推動著建筑業的快速發展，這有利于社會的發展，人民生活水平與質量的提高，對和諧穩定社會的建設和發展同樣意義重大。因此建筑工程檔案管理的重要性首先必須得到充分認識。建筑工程檔案是城市救災及災后重建的依據，還可以防災和減少損失。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反映建筑施工過程各個環節的本質、規律與聯系，對日后的檢測與維修、改建擴建甚至拆除等相關活動具有指導借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學術研究的進程。建筑工程檔案的活力和價值主要還體現在以下兩個方面：

1、建筑工程檔案與工程使用管理息息相關，工程的使用管理永遠離不開檔案管理的支持與引導；

2、建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設計建設參考與借鑒，甚至被反復地利用，它引導著建筑科學技術研究的發展。

建筑工程檔案如此重要，因此建筑工程檔案管理的重要性也是顯而易見的。

二、建筑工程檔案管理的難點問題

1、檔案收集難。檔案收集是工程檔案管理工作的基礎和核心內容之一，如果在工程建設過程中沒有及時做好檔案的收集工作，工程檔案歸檔的系統、完整和準確便無從談起。建筑工程的規模大、建設周期長，建筑工程的環節多，工程檔案多而分散。整理工程檔案是一項需要仔細認真對待和花費時間的工作。很多建筑工程管理人員只重視工程進度管理和資金管理，反而輕視了最基本的工程檔案管理。

2、對分包單位檔案工作的指導和監督難?，F在一般工程單位都有幾個分包單位，一個完整的工程被分成若干個小工程分別承包給幾個單位。這樣就給工程檔案記錄和管理造成一定難度。由于分包單位多，檔案的收集和管理工作不好進行，加上很多分包單位不重視建筑工程檔案的管理，這就給工程檔案管理工作又增加了一定難度。

3、檔案信息失真。由于建筑工程檔案管理工作難度大，過程復雜，所以在檔案的填寫中很容易出錯。我國目前很多建筑工程單位并沒有建立完整的檔案管理體系。很多單位的檔案管理只是表面工作，信息填寫混亂，不真實。有的建筑工程單位甚至在工程快完工時集中填寫所有檔案信息，這些信息與工程實際進度情況是不相符的，所以不能真實準確的反應工程的狀況。

4、竣工時檔案移交不及時。工程后期大部分的技術人員已經離開現場，很多施工單位在工程施工中又沒有進行檔案整理，這時工程檔案便不能及時移交，還有些工程單位在工程施工中對內部部門或人員進行過調整，導致檔案材料分散、缺失甚至丟失，不完整不準確的檔案信息會對檔案移交造成一定影響。

三、解決上述難點問題的措施分析

1、健全檔案管理體系，落實崗位責任制

合理完善的檔案管理體系能夠有序的指導建筑工程檔案管理工作的順利進行，是建筑工程檔案管理工作開展的依據。所以在工程項目開展的同時，建筑單位一定要建立一個合理科學的檔案管理體系。其次，實行檔案管理崗位責任制，把檔案管理工作落實到建筑工程的每個部門甚至每個負責人的身上，檔案管理工作也可以與個人業績掛鉤，讓他們認識到自己有責任有義務進行檔案管理。這樣不僅可以調動大家實施檔案管理工作，還可以督促負責人認真貫徹檔案管理工作。

2、制定切實可行的檔案管理辦法

建設、總包、監理單位要依據《東莞市城市建設檔案管理辦法》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《建筑工程資料管理規程》等規章和規范，建立健全合理科學的建筑工程檔案管理方法。規范檔案管理工作的各個環節，包括檔案的形成、檔案資料的收集、對收集的資料進行整理歸類、把整理好的檔案資料進行歸檔等。除此之外，還應明確檔案資料的收集范圍、資料收集以及編制組卷的方法、歸檔的內容及流程等。這樣檔案管理者的工作就有章可循，而且內容標準一樣，可以提高工作效率和檔案管理的準確性。

3、科學組織檔案交底工作項目

開工前系統和全面的檔案交底是保障檔案收集、整理、歸檔工作規范有序開展的重要手段。特別是建筑工程，建設單位更要抓好這一關鍵環節，組織施工、監理、設計等相關單位的檔案工作主管領導、各專業技術負責人、技術員、檔案員等共同參與交底大會，并就交底會的內容形成會議紀要。

4、強化過程監督檢查和指導

建筑工程的檔案管理工作很容易被忽視，要認真落實建筑工程的檔案管理工作，強化檔案管理過程的監督檢查和指導很有必要。針對建筑工程檔案收集與工程進度不一致的局面，建設工程單位應該發揮主動性，與監理單位建立密切的合作關系，共同對建筑工程的檔案管理工作進行嚴格的監督和檢查，一旦發現問題，及時指出，及時解決，做到不影響工程的進度和質量。在對建筑工程進行監督檢查時應該注意以下兩個方面：

（1）時間選擇要恰當。從始至終對建筑工程檔案管理工作實行嚴格的監督檢查不是一件簡單的工作，我們可以在監督檢查的時間選擇上稍有側重，例如：選擇工程開工期、工程施工中的重要時期以及竣工時期等建筑工程檔案收集的薄弱環節。

（2）監督檢查的內容也可以有所側重，例如：檔案收集是否與工程季度同期、難收集的檔案一定要更加注意監督檢查（外來物資合格證和檢測報告以及各種實驗報告等）。

5、加強和細化對分包單位的指導與檢查

分包單位的建筑工程檔案管理是不可忽視的重要部分。針對分包單位的建筑工程檔案管理薄弱的情況，建筑工程單位應該加強與分包單位的聯系，細化分包單位的建筑工程檔案管理工作，做好嚴格的監督檢查工作。做好分包單位的建筑工程檔案管理工作有以下三點：

（1）要準確掌握項目各分包單位的信息。掌握分包單位的開工時間、竣工時間、施工內容、檔案管理人員的聯系方法等。

（2）提高分包單位建筑工程檔案管理人員的專業素質，組織他們參加業務培訓和觀摩學習，定期對分包單位建筑工程檔案管理人員進行技術指導。

（3）加強對分包單位退場前的指導與檢查。分包單位的施工隊伍流動性大，一旦他們離開施工現場，再進行建筑工程的檔案監督很難。所以在分包單位的施工隊伍離開施工現場前，總包單位務必要做好各分包單位的建筑工程檔案監督檢查工作。以便發現問題可以及時分析和解決。

6、建立并推行檔案管理的激勵與考核機制

有了良好的監督機制可以促進建筑工程的檔案管理工作，那么建立一套合理的激勵與考核制度就可以提高員工的積極性，更主動的做好建筑工程的檔案管理工作。定期對員工進行考核，實行獎優罰劣的制度；對建筑工程檔案管理工作表現突出的集體或者個人進行表彰獎勵。通過這樣的方式激勵員工投入極大的熱情參與到建筑工程的檔案管理中來。

結束語

綜上所述，建筑工程檔案管理對城市建設和管理意義重大，檔案管理也面臨很多難點問題，做好工程檔案的管理工作關鍵在于：檔案管理機構要嚴格執行標準化，科學化，現代化的管理體系，只有在標準管理的基礎上才能不斷的提高檔案管理水平，才能更好的為工程檔案事業服務。檔案管理工作者應該不斷地朝著標準化的方向努力，進步。

參考文獻

[1]車靜.淺析加強工程檔案管理所必需的幾個要素[J].科學咨詢(決策管理).2010年03 期

[2]奚美芬.關于建筑工程檔案管理工作的討論[J].經營管理者.2011(07)

篇（4）

Abstract: urban construction archives are various forms of historical records of value is directly formed on the city planning, construction and management activities in the. But at this stage of the urban construction archives management, the problems are very prominent, resulting in the management there are many difficulties, solutions are scarce. An important stage in the development of the country and society, urban construction archives management does not allow for larger problems, therefore, must analyze the difficulty of the management of urban construction archives, and work out solutions.

Keywords: management of urban construction archives; difficulties; Countermeasures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

在現階段的管理城建檔案中，比較突出的幾個難點是建設工程檔案不符合規范要求，地下管線檔案管理相對薄弱，數字化城建檔案館發展緩慢以及人才緊缺，著重找出解決措施成為首要任務。在城市快速發展的今天，必須將這些難點解決，否則對國家發展和人民生活都會產生較大的影響。從國家方面來說，“千里之堤，毀于蟻穴”，城建檔案的管理一旦出現問題并且得不到較好的解決，就會對國家的發展產生較大的消極影響；從人民方面來說，人們居住在城市里面，需要較好的城建檔案管理措施和辦法，只有這樣才能保證人們的生活和工作向前發展。因此，對于國家和人民，城建檔案的管理是一個非常重要的環節，必須迅速的找出難點和解決措施。

一、管理城建檔案的難點

（一）建設檔案不符合規范要求

在城市不斷的發展和建設中，勢必會對一些建筑進行翻新或者重新建設一些建筑物，這本無可厚非，但在建設的時候，建筑商和開發商經常違反一些規定和規范，這種情況的發生，就造成了建設檔案不符合規范的情況。嚴格來說，城建檔案需要把城市中的每一項建設工程都詳細真實的記錄在案，但現實的情況是，通過某些手段，使原本違規的建筑變得合理，原本真實的城建檔案變得虛假。人們的生活和工作也因此受到了較大的影響，就拿拆遷來說，很多居住位置的商業價值較高，但因某些規范而沒有辦法開發，在暴利的驅使下，開發商和建筑商強行拆遷、建筑，獲得高額的利潤，并使用一些非法的手段更改城建檔案，使人們的生活受到了很大的消極影響。

（二）地下管線檔案管理相對薄弱

地下管線是城市基礎建設的重要組成部分，是城市的“血脈”和“生命線”，隨著城市經濟發展和文明程度的提高，多數地上架空線轉入地下，城市地下管線越來越復雜。地下管線檔案管理是城建檔案管理的重頭戲，但由于歷史原因和管理體制問題，地下管線建設和道路建設不同步，地下管線管理手段和水平滯后于城市規劃建設管理。各類地下管線工程基本上是由各權屬部門規劃、建設、管理，致使地下管線檔案分散管理而混亂。目前除道路的雨水、污水管道工程檔案外，其它地下管線檔案都沒有向城建檔案館移交，收集難度非常大。

（三）數字化城建檔案館發展緩慢以及人才緊缺

信息技術經過快速發展，已經廣泛的應用于各大領域，城建檔案管理雖然應用到了一定的數字化管理，但數字化城建檔案館的發展相當緩慢，多數城市的城建檔案館所采用的管理方式，依舊是傳統方式，對于快速發展的城市來說，已經沒有辦法適應。除此之外，人才的緊缺也是管理城建檔案的一個重要難點，專業人才對于管理城建檔案來說，是非常重要的組成部分。城建檔案的管理對于整個城市、甚至國家都是非常重要的一個環節，只有經過專業人才的管理，才能改善城建檔案管理的一些問題，逐步完善制度，并且朝著良性的方向發展。

二、管理城建檔案難點的解決措施

（一）加強宣傳力度，提高社會檔案意識

管理城建檔案不僅僅是城市建設的檔案管理，還是國家發展的重要參考資料，是社會前進的指導性文件。因此，在城市中建設工程的時候，一定要按規范操作；城建檔案中也要如實記錄。為了保證上述兩項能夠得到準確的實施，必須加強宣傳力度，加強社會檔案意識。在宣傳方面，可以利用一些新媒體，例如網絡和電子顯示屏等等，大力宣傳城建檔案的作用和地位，加強人們心中社會檔案的意識，使每一個人都為社會檔案做出應有的貢獻。而在加強社會檔案意識方面，可以在小區里或者單位中，定期舉行一些講座，使普通百姓和工作人員對城建檔案有一定的專業性知識，在對城建檔案充分了解以后，大家的社會檔案意識會有較大提高，同時會自主進行宣傳，形成良性循環。

（二）與建設、施工單位形成互動

對于上述的第二點“地下管線檔案管理相對薄弱”，解決的措施主要是和建設、施工單位形成良好的互動。地下管線對于一個城市的重要性是不言而喻的，因此，政府和建設、施工單位需要進行良好的互動。首先，政府可以出臺一些相關的法律法規和優惠政策。建設、施工單位在優惠政策的帶動下建立良好的地下管線，違規的地下管線會相應的減少，人們的生活水平就會提高。而施工、建設單位方面也要執行一些有利措施，比方說可以對已經修建完畢的地下管線進行檢查和維修，同時把新建地下管線進行標注，在未來發展中可以有效避免漏洞發生。

（三）加強城建檔案信息化建設工作、大力引進人才

信息化的管理具有節省空間和時間，降低管理成本，促進城市發展的重要作用。因此，城建檔案館必須進行信息化的管理，為將來發展打下良好的基礎。在人才方面，政府可以出臺一些優勢的就業政策，加強人才引進，使城建檔案的管理趨向專業化發展，逐步完善管理措施，在時代潮流的推動下，信息化的城建檔案管理會逐步進入人們的視野，而專業化的人才也會成為城建檔案管理中一道亮麗的風景。

總結：為適應城市建設發展的需要，城建檔案管理部門必須強化城市建設檔案管理工作，保證檔案的完整、準確和規范，為城市的規劃、建設和管理及和諧社會建設發揮更大的作用。在未來的發展中，管理城建檔案會成為國家工作的一個重要環節，百姓對于城建檔案的管理也會逐步重視，相信在將來的發展中，管理城建檔案一定會朝著積極的方向發展，將難點全部解決。

參考文獻：

篇（5）

一、城市建設聲像檔案集中管理的難點及存在問題

1、拍攝難

一方面，表在對城市建設原貌拍攝上難以控制。據了解，不少城建開發公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表在對正在建設中的工程項目拍攝不完全。大多數單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環節進行拍攝。導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規模設施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建筑物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。

2、收集難

主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

3、管理難

篇（6）

1.1 檔案管理

簡單來說，檔案管理就是選取帶有標注性的資料進行存儲，進而借助資料進行某項社會活動的歷史再現，是對事物發展歷程和階段的忠實記錄，具有極高的借鑒和參考價值。其管理的對象是與社會活動相關的信息，包括文字、圖片、影像等。

1.2 檔案管理體制

從檔案管理的概念來看，檔案管理工作具有寬泛性特征，該特征表現在兩個方面，一是檔案管理的工作內容極為寬泛，涉及到社會各領域，是對社會活動的微觀濃縮；二是檔案管理的時間跨度極為寬泛，檔案的形成和利用時間往往間隔數年，乃至數十上百年。這種內容和時間上的寬泛性要求檔案管理工作必須建立完善的體制，對其檔案的搜集、管理和利用進行嚴格的限定，實現檔案管理工作的規范化，從而便于檔案管理。

2 國內現行的檔案管理體制類型分析

從管理架構分析，國內現行的檔案管理體制分為兩類，一是分散式檔案管理體制，二是集中式檔案管理體制。

2.1 分散式檔案管理體制

所謂分散式檔案管理體制是指對檔案進行分級管理。具體來說，首先，對檔案管理的內容進行整體匯總，形成基本大類；其次，按照大類進行檔案管理工作的區域分配，實現分級管理。當然，分級管理并不等同于各自為政，其管理條例和管理規范都是統一的，僅僅管理的空間區域存在差異。

2.2 集中式管理體制

顧名思義，集中式管理體制就是對資料進行統一匯總和統一管理，以此實現檔案的統一化管理，能夠提高管理的集中化程度，發揮知識的規模優勢，對于檔案管理機構的發展有較為積極的促進作用。

3 我國檔案管理體制改革的難點問題分析

3.1 檔案信息總量龐大

檔案信息的數量與國土面積，社會活動活躍程度和檔案存在歷史呈正相關。中國作為歷史悠久、國土面積幅員遼闊，社會高速發展的國家，檔案信息長期保持高速增長態勢，導致檔案信息總量極為龐大，這對檔案管理工作提出極高的要求，一旦管理機制出現問題將導致龐大的檔案信息陷入混亂狀態，造成整理和利用的難度，其后果是不堪設想的。

3.2 檔案類別復雜

縱觀中國的近現代史，社會經歷巨大變革，各種意識形態和思維方式層出不窮，導致社會活動呈現復雜化、多元化態勢，而且大多存在時間較短，更迭迅速，這造成中國的檔案資料類別復雜，如果沒有科學的管理體制作為支撐，極易出現檔案的無序管理，造成資料丟失、顛倒等，無法發揮檔案真實記錄歷史的作用。

3.3 檔案區分不明確

長期以來，受到檔案管理人員的能力限制和檔案管理體制的缺失影響，檔案資料的分類和歸檔工作存在一定程度的缺失，許多檔案資料被錯誤的劃歸入其他類別當中，當中檔案的錯誤歸檔，影響檔案信息的明了性。

4 我國檔案管理體制改革的重點工作分析

4.1 檔案管理的認識提升工作

當前，許多單位和個人對檔案管理工作缺乏足夠的認識，將檔案管理工作局限于信息的收集工作，忽略了檔案的管理和利用服務工作，導致檔案管理工作得不到應有的重視，缺乏強有力的支撐，造成檔案管理缺乏開展基礎。針對此問題，應該加強檔案管理工作的宣傳，采取宣傳普及、政策推廣和標準限定等方式對檔案管理工作的內容進行明確，將其視為管理工作的重要構成，以此提升檔案管理工作的地位，提高單位和人員對檔案管理的認識。

4.2 檔案管理的機制創新工作

近些年，檔案管理的環境發生巨大的變化，這是社會發展和時代進步的結果，導致檔案管理的機制與社會現狀出現一定的脫節，影響檔案管理工作的順利開展和功用發揮。所以，應該加強檔案管理的機制建設工作，對現有的檔案管理體系進行制度、組織架構和管理流程的創新，構建高效的檔案管理機制，為檔案管理工作的順利開展提供科學的組織、制度和流程基礎。

4.3 檔案管理的信息化建設工作

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隨著經濟體制改革的深入，重大建設項目在建設管理、投資、運行諸方面處于動態變化狀態。管理體制變化，主體多元化，造成了檔案管理的不確定性。

首先是檔案管理的主體不確定。重大建設項目在立項及可行性研究階段，一般由政府主管部門負責，文件也由其形成并保管，如計劃、水利、交通、城建等行政主管部門。這個時期短則幾年，長的需十幾年甚至幾十年，形成積累了大量可行性研究、立項申報材料。立項批準后，往往又成立一個臨時性指揮部，負責項目建設前期準備及工程實施工作。正式開工以后，建設單位、投資主體基本確定，十幾個甚至幾十個施工和監理單位進場。在建設過程中或交竣工后，還會發生投資、運行主體的變化。文件形成主體和檔案管理主體因建設主體、投資主體、參建單位的不同，呈現多元化態勢和不確定性，造成檔案來源復雜，管理難度大。

其次是檔案歸屬不確定。檔案的本質屬性是原始性、真實性、成套性、惟一性，文件形成的自然法則要求“誰形成，誰整理，誰保管”。但為利用之目的，要求檔案集中統一管理，同時還要從國家管理需要和大檔案概念出發，檔案需要多套形成，向城市建設檔案館、國家綜合檔案館及有關主管部門移交。這就帶來了檔案的惟一性和多頭性、集中統一保管和分散形成的矛盾。這一矛盾的存在，在文件材料形成階段必然導致目標不明確、步調不一致，容易陷入混亂。

第三是管理規范不確定。由于文件形成主體的多元性，不同的管理主體對檔案的側重點不同、要求不同、標準依據不同，存在著管理規范不確定性。另一方面看，檔案行政管理部門在出臺相應的規定、實施行政監管方面相對滯后，也導致了項目文件管理上的無規可依有規難依局面。調查發現，大部分項目在文件的形成和管理上普遍存在四重四輕：重項目批準文件輕附件材料保管，如成冊的可行性研究報告、勘察設計報告作為附件難以與批復文件一起妥善保管；重征地拆遷批文和紅線圖，輕征遷協議書管理，如重大建設項目大多數實行委托征地，形成的協議書不完整或多是復印件，有的甚至是復印件也沒有；重招標中標文件，輕開標會議材料和未中標文件的管理；重建設過程文件輕交工后試運行文件的管理。上述四重四輕現象，已經給項目審計、工程后評價、項目改擴建帶來了不良后果。一些工程在解決政策處理遺留問題時，文件材料不齊全與檔案管理不完善已成為引發矛盾糾紛和社會不安定的因素。

難點二：參建施工單位多，人員不穩定，形成施工文件質量較差。

施工文件是反映工程建設歷史面貌、體現工程質量的重要歷史記錄，也是工程運行、維護的重要依據，是工程檔案的主體。施工文件的重要性已得到社會各界的認同，各項目采用合同管理制、保證金制度等積極措施，以加強文件管理。但由于參建施工單位多，人員不穩定，對文件質量認識有差異，對檔案工作的認識也還有一定距離，施工文件不同程度地存在一些問題。一是施工技術表式文件格式混亂，存在不統一不規范問題，隨意性大。目前仍有不少項目的管理部門、質量監督部門尚未意識到施工技術文件對檔案的重要性，放任自流，沒有對施工技術文件做統一規定。大多數施工單位依據習慣做法自行制作表格，造成一個項目的表式文件內容、格式不一致，給檔案的統一保管、統一利用帶來不便；二是質保材料不符合要求，多為復印件且模糊不清，有的材料報驗單沒有做統一的歸檔要求，質保材料不完整；三是竣工圖繪制不符合規范要求，竣工說明未說明執行原設計的情況，未說明施工主要材料的來源及其質量，未說明施工中遇到的各種問題和采取的措施以及工程質量檢測情況，工程變更的依據圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問題；四是技術文件形成積累有序性不夠，未能體現工程文件的成套性特點，給檔案整理和利用帶來困難。此外，不少文件存在簽字不規范、字跡材料不耐久、文件的有效性不符合規范要求。

難點三：設計單位游離于檔案工作之外，檔案管理存在著盲區。

目前還有不少國家重大項目的設計依然是指定設計。設計階段處于項目建設的前期，在正式開工前設計單位即已開始項目運作，項目管理單位還無暇對之提出檔案管理要求，加上沒能像施工單位一樣受招標文件的約束，設計單位在工程檔案的管理中如入無人之境：施工圖大量使用復印的白圖，圖紙清晰度低，影響竣工圖編制質量；設計技術聯系單和變更文件沒有使用統一的文件編號，造成管理上無序；變更文件大量使用傳真件、復印件。不簽字不蓋章，為檔案永久保管埋下了隱患；竣工圖編制規范執行不力，存在編制說明不詳、編制方法不符合要求等問題。

難點四：監理單位未能切實履行檔案監理職責，檔案的真實準確性難以得到有效保障。

根據國家檔案局制定的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的規定，監理單位除了做好自身檔案管理以外，還需要對施工單位形成的文件質量和歸檔情況進行監理，包括施工單位各單位工程、分部分項工程齊全完整情況，歸檔的施工文件是否符合真實準確要求，等等。經檢查的文件，監理單位需在文件上簽字確認。當前，監理單位在職責的履行方面，因缺乏相應的約束，與設計單位一樣存在很多不足。有的對監理文件歸檔范圍不明確，很多該歸檔的沒有按規定歸檔；有的對施工單位文件的監理不到位，馬虎了事；有的不重視竣工圖監理，竣工圖存在沒有按實際變更或變更方法錯誤等現象；有的監理文件未能體現工程監理程序，有編造、偽造監理文件之嫌。

解決難點問題的對策

重大建設項目文件管理是否到位，直接關系項目檔案的質量，關系項目能否順利投產及其運行。有效解決重大建設項目文件材料管理的難點問題，需要一個良好的檔案法制環境，需要全社會檔案意識的共同提高，需要有關方面的高度重視和不懈努力。筆者認為，應著力抓好以下幾方面工作：

1． 完善標準，明確文件質量要求。文件是檔案的前身，是檔案的來源，文件管理在檔案管理中起著重要的基礎作用。近年來，國家出臺了一系列檔案管理規范，但是涉及文件材料管理階段的規定并不多，即使有也是原則性的，或操作性并不強，或規定不夠具體明確。如招投標文件的管理，相關標準規定了中標文件的管理要求，未中標文件是否保存及保存時間、保存方式，并沒有作明確規定，有的項目建設單位在招投標一結束，就將之作為不歸檔文件予以銷毀，實際上這些未中標文件在項目審計、稽核及違法行為的查處過程中，利用率還是挺高的。

2． 關口前移，建立文件質量控制機制。關口前移，就是指項目檔案工作，要從文件材料形成開始，把好檔案材料來源即文件的質量關。把好文件材料的質量關，關鍵是建立健全質量控制機制。一是要建立崗前培訓制度，將檔案業務培訓作為施工單位和監理單位人員上崗的必修課，同時建立項目檔案人員網絡。二是將文件材料質量管理納入相關人員的崗位職責，建立考核獎懲制度。三是健全建設項目招投標管理，完善施工合同和監理合同，在合同中進一步明確文件管理和檔案管理的具體要求，同時將檔案的質量作為歸還施工單位保證金的條件。

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在工程設計過程中，一個工程項目需多個設計部門精誠合作才能完成。個別人員將職責范圍內的設計成果當作自己的私有財產，不及時向檔案部門移交，造成檔案不完整。

2、管理制度不健全

在設計檔案管理工作中，缺乏設計文件材料歸檔方面的制約措施，造成檔案資料不能及時歸檔，影響整個設計檔案工作的開展。

3、檔案重視程度不夠

個別人重設計輕歸檔，總以為檔案收集和管理是檔案人員的事，使檔案管理工作滯后于設計工作。因此，給檔案管理增加了難度，勢必影響到設計產品質量。

設計產品是設計人員運用基礎資料，先進技術、科研成果、實踐經驗進行集體創作的綜合技術成果，表現形式為技術文件、技術圖紙等。工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想，科技方法和科技成果，真實地反映了設計實踐活動的歷史過程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求，對加強工程設計檔案工作并充分發揮其作用十分重要?，F就其工程設計檔案的主要特點，談一下觀點。

一、組成的成套性

一個單位或獨立的工程，一般都是作為一個建設項目來安排基本建設工作的，設計單位也就以一個獨立的工程項目作為設計工作對象，把不同專業的設計人員組成隊，按照嚴格的、科學的設計程序，一個環節緊扣一個環節有規律的展開設計工作，并相應形成具有嚴密的系統性和有機聯系不可分割的設計文件材料整體，從而決定了設計檔案的成套性，一項工程設計的全部設計技術文件材料的總和，包括設計依據材料廠、中間計成品和最終設計成品等，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中的每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設計檔案的收集、配套整理、保管和開發利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約，并在設計管理工作中做到“三納入”、“三參加”和“四同步”，從而按照工程項目將設計文件材料收集齊全歸檔，有頭有尾、完整無缺；按工程項目進行配套整理，如實地、系統地反映出一項工程各個設計階段、各種設計專業技術活動的歷史過程，維護其歷史全貌；不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項目完整、系統地排架保存，有利于按項目系統地、成套地、方便地提供利用。

二、形成的階段性

根據設計工作的基本程序，一項工程一般都要經過設計準備即前期）階段，初步設計階段，施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，每個設計階段的工作任務，工作內容，工作程序和工作環節，應具備的工作條件，以及必須形成的設計文件的內容及其深度，章節的組成、格式及審批權限等，也都在設計程序中有明確具體的規定。前一階段的設計工作沒有完成，或設計文件沒有經過有關部門審核批準，不得開展下一階段的設計工作。前一階段的設計文件經過批準成為后一階段的設計依據，后一階段的設計文件又是前一階段的設計的深化和發展。前后不同階段的設計文件之間，既有密不可分的有機聯系，雙有明顯的嚴格控制的階段區分。因此，每個設計階段各個專業的設計文件分別組成部分各自互相聯系的有機整體，并決定設計文件材料形成的階段性。根據這一特點，在管理工作上強調設計成品必須按階段歸檔并隨時復制向外分發使用，以便設計工作和基建采購、施工準備等緊密銜接，做到不間斷和不脫節。在整理、分類、立卷、編號時應將不同階段形成的技術文件材料區另開來。

三、內容的專業性

一項工程設計是由多種專業的設計人員按不同專業分別開展具體的設計作業，雙相互配合共同完成的，因此，一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程。各專業之間必須密切協調，以相互提供的設計條件作為依據而開展工作，其形成的設計文件之間也必然有著非常緊密的聯系。但每一專業設計文件必然是該專業技術活動的表達和存在形式，它所體現的科學技術內容、術語、符號和組成等都有專業特點，其利用多數也是有針對性地按專業來進行。目前我國的設計部門大體上分為建筑。一個設計單位承擔的某項工程設計也需要多種專業共同投入。每一個專業的設計文件又是其專業技術活動的產物，它反映了該專業設計實踐活動的規律及特點，記載著該專業學科的科技知識、科技思想和科技成果，體現了該專業設計活動的表達方式。因此工程設計檔案在分類、編號、編制檢索工具時，都要考慮到設計文件材料的專業性，以及各專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、編號的結構層次時，要考慮圖紙文件所屬關系。此外，還要求檔案人員學習本單位各專業的基本知識，了解各專業的業務范圍，能識別看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理水平。

四、修改和補充的多樣性

工程設計是從技術上和經濟上對擬建工程的全面規劃，所以設計工作形成的圖紙文件是設計人員科學技術構思的精神產品，是主觀范疇的東西，在施工安裝過程中經常發生設計變更，需要對設計文件進行必要的修改和補充。如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質等自然條件可能出現了新的情況等等。這些不可預見的意外情況都要多次地修改、補充，有的部分圖紙甚至成套圖紙作廢，要重新設計換版。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的，、必要的和允許的，但又應是嚴格的。這是工程設計檔案有別于其他檔案的重要特點。為此，設計單位必須及時重視對設計變更、修補充文件材料的管理，嚴格審批手續，建立健全修改制度，并加強檢查和監督工作。當設計變更時，按照有關規定及時修改原底圖與藍圖一致，圖紙與施工安裝現場一致。做好設計變更材料與該工程設計技術文件材料的配套整理，使工程設計檔案既反映工程設計活動的歷史狀況，確保檔案的準確、完整。檔案人員應當了解設計變更情況，避免對外提供已經作廢了的或已修改過的錯誤圖紙，以免生產建設中造成失誤。

五、使用的通用性

設計是一項繼承和創造性很強的工作，一般都是在繼承和借鑒前人設計成果的基礎上進行創造，而不可能是“全新”的設計。工程圖紙文件具有廣為復用的的條件，這些也就決定了工程設計檔案通用性的特點。工程設計圖紙文件除了用于某一特定的工程建設項目外，還用于本單位其它工程項目的設計工作中，或外單位生產建設中作參考和借鑒，套用其中一部分甚至全部圖紙。大大避免了重復勞動，縮短設計周期，為整個工程建設贏得了時間，提高了工程效益。鑒于工程設計檔案具有通用性的特點，設計單位在確定歸檔份數時，一般除了復制一套存檔外，還要多復制1-2套專門提供利用。同進還要建立一個規模較大的資料的接待、咨詢、借閱、復制、等工作系統，采用現代化程度較高的檔案管理手段。

六、經濟效益的社會性

設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術活動的成果和產品。首先，它是為某具體工程項目的妨提供設計圖紙文件，作為施工的必要條件；其次，它是可供開發利用的設計技術資源，對內可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。為此，保存工程設計檔案完全是為滿足生產建設的需要而向社會提供服務的。它的作用范圍、實現作用價值、發揮經濟效益等，主要不在本單位，而是在更大的范圍和廣闊的領域發揮社會效益，增加社會財富。因此，設計單位的設計的目的，是為工程建設取得了最大綜合效益，而不是以自身盈利為主要目的。

明確了工程設計檔案的這一特點，檔案管理工作中必須克服技術封鎖，保護主義，變封閉型為開放型，面向社會，面向技術市場，面向設計和生產第一線，面向廣大設計人員和現場施工人員，及時準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程設計檔案最大限度地在社會上更加廣闊的領域里充分發揮經濟效益。

七、作用價值的時效性

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社區信息資源屬于信息的一個部分，它與城市和各級政府的信息需求緊密聯系，它不僅僅是可以直接為城市和各級政府提供有用的信息，同時也是反映社區發展和生產力現有水平的標志。通過人們的參與，獲取信息并使其成為信息資源，從這一點可以看出人力管理介入對于社區信息資源的形成和發展是必不可少的條件，尤其是人類進入信息時代以后，科技進步和社會繁榮已經與信息豐富度成為不可分割的一個整體。社區檔案管理過程中通常運用現代科技管理并使之實現最大的存在價值，進而實現社區檔案的最佳效用。社區檔案管理的主要形式從以圖件文本為主向以電子檔案信息為主發展，這是一個需要長時間發展的過程，需要跟隨時代腳步采用最先進的信息管理技術，從而最大限度地提高社區檔案管理效率和利用效率。

2.社區檔案管理工作中存在的難題探究

2.1對社區檔案管理工作重點的認識不足

社區檔案管理水平低，最大的原因還是工作人員對社區檔案管理工作的認識不足。尤其是“重管輕用”的錯誤認識比較嚴重，還存在重視管理，忽視利用的問題。這種對重點把握的不到位會導致社區檔案管理工作的發展不平衡。

2.2社區檔案管理體系尚未全面建立

社區檔案管理工作的開展必需在一個完善的管理體制和標準下完成，這是社區檔案管理工作能夠順利進行的關鍵所在。因為社區檔案管理目前還沒有一個比較完善的標準體系，再加上管理方法欠缺科學性，社區檔案管理工作中普遍存在著不規范的問題，不能很好地按照標準進行社區信息資源的建設。

2.3信息安全防護不到位

隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，信息化程度也在不斷提高，而信息安全對國家安全的影響非常巨大，因此，信息安全也成為社區檔案管理工作中的首要問題。從我國目前信息資源的安全狀況來看，社區信息資源管理的重要硬件、軟件和關鍵技術主要還是靠從國外進口，這對社區檔案的安全產生了很大的負面作用，使得社區檔案管理工作存在很大的顧忌。

3.針對社區檔案管理工作難題的幾點建議和對策

3.1更新觀念，增強認識

在對社區檔案管理的過程中，必須全面穩定落實每一個社區檔案管理工作中的細節。社區檔案的最大好處在于便于社區信息傳播利用，只有在充分的傳播利用中才能發揮其最佳的效用。此外，社區檔案管理工作的重點還在于明確社區對信息的需求和建設的方向，社區信息資源的管理和利用都需要需求來指引。此外，隨著科學技術的進步，信息化的快速發展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養的概念，社區檔案管理的工作人員的信息素養對于檔案信息的意義也變得越發重要起來。怎樣在信息化的環境當中提高社區檔案管理工作人員的信息素養也成為需要重視的方面之一。對工作人員信息素養的理解主要包括：對社區信息的真實性和準確性具備精確的判別能力；能夠做到對社區信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么利用獲取的信息。社區檔案管理人員需要以自己的專業信息素養為基礎，熟悉社區信息的內容及使用方式，掌握社區檔案管理工作的關鍵是信息獲取、傳播、處理，包含信息利用在內，這樣才能夠高效的進行管理工作。

3.2加強力度，完善體系

社區檔案管理工作在信息化建設中的主體地位，要求我們必須對社區信息管理和使用加強力度，使得社區檔案管理的發展跟上時代前進的步伐。在這種情況下，必須對社區檔案的價值和工作量有所預期，投入相應的財力物力，保證社區檔案管理工作與要求相適應。此外，要投入一定數量的信息資源專業人員，雖然社區檔案管理工作涉及到檔案工作的各個領域，不同的企業單位、不同的公司部門人員都會或多或少的參與到這項工作中來，但是信息的管理和搜集工作量很大，對相關工作人員的需求也就大，所以，必須有足夠數量的專業人員完成這項工作。在專項資金和工作人員落實之后，還應該建立完善的社區檔案管理體系，確保其運行能夠有一個切實可行的標準的依據和規則。

3.3確保信息安全

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doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.08.796 文章編號：1004-7484（2013）-08-4766-02

醫院檔案在開展醫院各項工作中起著重要的作用。它是醫院進行科學研究的基礎，管理工作的憑證，宣傳醫學教育的資料。醫院必須要徹底改變傳統的檔案管理模式，規范檔案管理，適應新形勢下的發展。這就要求醫院對其檔案管理工作的難點、現狀或存在的問題進行分析，然后采取相應的對策，這樣進行醫院檔案管理工作就更容易了。

1 醫院檔案管理工作中常見的難點

1.1 檔案管理缺乏健全的制度，收集檔案的效率較低 不同級別、不同地區的醫院所制定的醫療、行政、人事、后勤等各項管理制度不盡相同，但是很少涉及檔案管理相關的制度。絕大多數醫院未把檔案管理納入到目標考核中，這就使檔案收集不全，降低了檔案的收集效率。

1.2 沒有明確的檔案意識，使檔案的利用率普遍低下 醫院在檔案管理方面的認識比較膚淺，大部分醫院管理干部或醫務工作者對《檔案法》沒有明確的認識，檔案法制觀念比較淡薄，自覺依法歸檔的意識較弱，沒有認識到醫院檔案管理的重要性，重視程度不夠。因此在開發檔案信息資源方面缺乏必要的知識，致使檔案的利用率低下。

1.3 沒有系統完整的檔案管理 醫院各科室的檔案管理較為分散，各科室的管理人員并不固定，很有可能重復保存，這就使醫院檔案管理在人力、物力和空間等方面造成不必要的浪費，同時也不能確保檔案的安全性和完整性。

1.4 醫院檔案管理缺乏足夠的硬件投入，使檔案的管理水平不高 對于一些醫療用房相對緊張的醫院來說，存放檔案的空間就變小了，與檔案保管的標準完全不符。除此之外，陳舊的檔案管理設備和落后的管理技術也阻礙著檔案事業的發展?？茖W技術不斷進步，計算機和網絡技術已經滲透各行各業，醫院也將這種先進的設備和技術引入進來，但在檔案管理中卻用的較少。傳統的檔案管理模式信息量較小，檢索不方便，不能提高檔案的利用率和收集率。

1.5 缺乏一批專業的檔案管理人員 大多數醫院只重視醫療人員的專業技能和素質的教育與培養，卻忽視了檔案管理人員知識與技能的培養。檔案管理人員缺少進修學習或培訓的機會，使其檔案管理水平只停留在初始階段，管理觀念等缺乏創新性。

2 強化醫院檔案管理的對策

2.1 完善檔案管理制度，提高檔案管理的科學性 醫院要根據本院檔案管理的實際情況，參照《醫藥衛生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關法律或文件，制定出適合本院管理工作的完整、科學、可行的檔案管理制度。同時還要把各科室不同的檔案材料統一管理起來，把檔案管理納入醫療業務的目標考核中。這就使得檔案管理工作更加規范，從而建立起科學、完善的檔案管理體系。

2.2 醫院工作人員要加強對《檔案法》的學習，積極宣傳 醫院可定期組織全體員工參加檔案管理方面知識的學習和培訓，讓醫院全體員工都能認識到檔案管理的重要性，檔案與他們的生活和日常工作之間的密切關系，促使檔案意識的形成，從而為檔案管理工作的順利開展做好鋪墊。

2.3 檔案實施集中統一管理的辦法，提高檔案的安全性和完整性 集中統一管理檔案的有效方法就是采用法律手段和行政手段，這樣才能使檔案管理工作統一化、科學化和標準化，使檔案的憑證作用和利用作用發揮的淋漓盡致。

2.4 增加對檔案管理方面的資金投入，實現現代化管理 要使檔案管理實現現代化，必須加強資金投入，引入先進的技術和設備，需從以下兩個方面做起：第一，投入現代化的檔案管理技術設備和保護設備，如高效滅蟲、檔案庫房的去濕、空調設備、滅火設備等，檔案現代化管理也不能缺乏這些先進的技術和設備。第二，引入計算機和網絡技術，用計算機管理醫院的檔案材料和各種業務，便于工作人員方便及時的查找和閱讀，在節省人力、物力和財力的同時，大大提高了員工的工作效率。此外通過計算機管理檔案可以有效減少檔案的儲存空間，使信息的保存更加簡單方便，也提高了檔案的保密度。因此，在醫院檔案管理中利用計算機設備、網絡技術、現代化管理設備等，使檔案管理實現現代化和自動化將會變成一件易事。

2.5 結合實踐，加強檔案管理人員相關知識和技能的培訓，全面提高其業務素質 一方面可以通過繼續教育、專業培訓、進修學習、知識更新等方法提高檔案管理者的知識水平和業務技能；另一方面為檔案管理人員創造工作機會，讓其深入到實際的教學、醫療和科研中去調查實際工作中檔案信息的需求的多樣性，從中總結出適合本院檔案管理的工作經驗，從而提高檔案管理水平。這是因為檔案管理人員的素質對檔案管理水平的高低有著直接的影響，檔案管理人員的培養計劃必須要在醫院人才培養計劃中體現出來。

綜上所述，醫院檔案管理工作不是單方面就能完善的，需要綜合各個方面。尤其對檔案管理人員來說必須要通過多種渠道把檔案信息資源充分挖掘出來，積極組織各種編研活動，對信息資源做進一步的開發和加工，確保檔案信息的完整性和有效性。同時檔案利用的反饋信息也要及時處理，使各級醫院間的聯系暢通，做到共享有用檔案信息資源，盡最大可能滿足醫務工作的各項需求，充分發揮醫院檔案的社會效益，切實提高其利用率。

參考文獻

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1.企業人事檔案管理電子信息化程度低。企業人事檔案管理是企業管理工作的重要內容，但仍然有較多企業采用傳統的檔案管理模式，很多檔案工作人員對于企業人事檔案管理電子信息化建設重視程度不夠，雖然引進了很多先進的技術設備，但由于人員對技術設備運用不夠靈活，導致先進的數字化檔案管理優勢沒有發揮出來，反而增加了企業人事檔案管理工作人員的工作壓力，同時也影響了企業檔案管理現代化發展。

2.保護意識薄弱。一些企業檔案管理人員并沒有認識到企業人事檔案安全的重要性，在開展企業各種檔案信息以及企業歸檔資料工作的過程中，歸還后并沒有將檔案進行歸檔，導致經常出現檔案資料找不到和丟失的現象，使企業發展中的檔案資料不完整。一些檔案管理人員認為檔案管理工作是一項簡單的工作，主要是對檔案進行歸納收集和整理，并沒有認識到自身工作的重要性。

3.企業人事檔案管理制度不夠完善。當前很多企業管理者對于人事檔案管理重視程度不夠，在推進企業人事檔案管理制度建設過程中由于缺少系統的頂層設計，導致企業人事檔案管理制度不夠完善。很多企業人事檔案管理工作由于缺少相應的制度依據，導致企業人事檔案管理工作步履維艱，很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動，嚴重影響了企業人事檔案管理效果，同時也很難發揮出企業人事檔案管理的價值和作用。

4.歸檔不及時。一方面，在企業的檔案管理借閱中，很多檔案以及各種資料、證書等被借閱后沒有按照制度約定時間進行歸還。另一方面，由于借閱的人員不負責任、粗心大意，把相關資料丟失或損壞，造成沒有及時歸還資料的現象。同時，由于部分檔案管理人員認為不及時歸還檔案對企業發展不會造成重大損失，不能保護檔案的完整性，造成企業檔案管理難度，這也是企業檔案管理中的難點問題。

5.管理人員綜合素質能力不達標。當前部分企業對于人事檔案管理重視程度不夠，也沒有選派優秀的人員從事人事檔案管理工作，特別是很多人事檔案管理人員素質和能力與崗位需求不匹配，不僅對企業人事檔案管理各個環節不熟悉，而且還缺少必要的信息素養。因此，在企業人事檔案管理過程中，由于管理人員綜合素質能力不達標，也影響了企業人事檔案管理工作的順利開展。

二、新時期做好企業人事檔案管理工作的創新思路

1.加強對全員的宣傳教育。要結合當前企業人事檔案管理具體需求，有針對性地對企業人事檔案管理工作人員開展講座和學習培訓，特別是要加強橫向的交流和互動，選拔一批優秀的人事檔案管理人才到其他企業進行參觀學習，進一步開拓企業人事檔案管理人員的視野，學習其他企業人事檔案管理的先進經驗，讓企業人事檔案管理工作人員對企業人事檔案管理的重要性有新的認知。同時，企業應當制定并落實統一標準的檔案管理責任制度，使各個職能部門有據可依，企業也應積極建設檔案管理的工作環境，打造一個屬于企業自身的檔案館。

2.管理系統和模式創新。先進的信息以及搜索引擎技術可以有效彌補工作人員的不足，可以更為快捷地搜索檔案信息。實現標準化、規范化、信息化操作的人事檔案管理系統，首先要建立起標準、準確、可量的檔案管理制度，在各個細分部門建立信息化、網絡化的數據中心，以及提供采集、整理、存貯數據支撐的網絡檔案管理平臺，借此實現各職能部門的溝通。其次，根據管理工作的實際需要與外網合作共享信息資源，在改善和創新企業人事檔案管理工作的同時，一方面要注重檔案管理系統的質量和效率，另一方面也要提高網絡化檔案管理的安全性與可操作性。

3.提高工作人員的綜合素質和業務能力。為了更好地滿足企業人事檔案管理需求，必須加強企業人事檔案管理工作人員的技能培訓，既要讓企業人事檔案管理人員掌握必要的電子化信息技術，也要讓企業人事檔案管理人員掌握必要的網絡化知識，進一步提升企業人事檔案管理人員的專業能力和信息化素養。一線工作的檔案管理人員，可以通過專業的培訓以及行業內交流學習，進一步優化企業人事檔案管理人員的知識結構，讓企業人事檔案管理人員對當前人事檔案管理的最新知識有全面的了解，確保企業人事檔案管理人員能夠跟上時展步伐，不斷熟悉和學習最新的檔案管理現代化制度，了解較為規范的現代化管理手段，提高企業人事檔案管理工作的實用性。

4.建立健全檔案管理制度。要想進一步提升企業人事檔案管理工作水平，就必須構建完善的企業人事檔案管理制度，加強企業人事檔案管理制度的落實，確保企業人事檔案管理工作有制度可以依據。檔案相關的管理制度應從企業的實際情況和實際需要出發，與企業運作、運營相適應，符合企業的發展路線以及企業文化。明確檔案歸檔和相關流程，確定檔案管理人員的義務和職責，可以使檔案管理工作更好地開展。