畢業生檔案管理大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇畢業生檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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1.1系統架構

系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2技術分析

本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用B/S體系結構。

在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,B/S結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。

2系統需求分析

針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。

3系統功能設計

由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。

系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。

(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。

(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。

4數據庫設計及系統實現

4.1數據庫設計

根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。

由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。

4.2系統實現

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關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。

一、學籍檔案和人事檔案的關系

大學畢業生檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取和順利完成學業的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。

畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。

二、大學畢業生檔案管理的現狀

我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業單位、國有大中型企業、當地政府人事部門所屬的人才服務中心等。

對于升學和找到就業單位的畢業生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業生所就業單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業即在畢業離校辦理派遣手續時，尚未落實就業單位，根據畢業生本人意愿，依據《人國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續。

另外，允許少數學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。

三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區

從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區。這主要體現在以下兩個方面：

一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業生的個人發展有著極不利的影響。現在，企事業單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發揮作用的人事檔案。

二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業方式和就業渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現象屢屢發生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。

四、檔案管理不善的危害及補救

遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發展帶來許多麻煩或損失，主要表現在以下兩個方面：

一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業金、養老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額和一系列有關事項。

二是影響個人的職場發展。畢業生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動。

如果出現“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：

1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。

2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。

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隨著近年來我國高等教育的快速發展，大學畢業生人數與日俱增，學科門類日益繁雜，大學生就業情況多種多樣，無形中，使各高校的學生檔案管理工作也進入了一個新的時期，帶來新的挑戰。如何加強學生檔案管理，使學生檔案做為學生尋求工作的有力信息資源，是我們亟待解決的問題。

一、加強高校畢業生檔案管理的必要性

高校學生檔案由兩大部分組成，一部分是學生高中時代轉過來的學籍材料，另一部分是大學期間的學籍材料，包括大學期間學生成績、學位授予通知書；社會活動表現情況，包括學生參與社團活動、志愿服務等經歷；黨團材料，包括入黨、團發展過程中政治表現等思想狀況的記錄信息；獎懲情況，包括在校期間獲得的榮譽及違紀曠課等處分材料；體檢表等。這些看似簡單的信息，承載著學生學業生涯的點滴，更是將來畢業就業的寶貴信息資源。所以，做為學校的學生檔案管理工作，不僅要做到材料齊全，更應注重信息的原姓性和真實性。

1.高校學生檔案現狀

目前，各高校的學生檔案管理，基本上是先由各學院分散管理，在畢業生即將畢業之前，再由各學院統一歸到檔案部門統一管理和傳遞。由于工作環節有限，人員專業知識缺乏、流動性大，忽視定期培訓等原因，造成了學生檔案收集不全、整理零亂，在多次交接過程中出現材料丟失、重復歸檔的現象，給學生日后的工作帶來麻煩。

另外，學生檔案沒有統一標準，材料規格不統一，也是當前學生檔案存在的問題。由于沒有統一化的檔案管理標準，使得學院對于學生檔案的收集沒有依據，造成各個學院的學生檔案材料各具特色，標準不一。有的學院能把學生在校的各種表現真實詳細地記錄和整理，但有個別學院僅僅是提供學籍檔案，個人鑒定公式化、千人一面，沒有個性特征，不能如實地反映學生在校的全部情況，在材料的提供上，與用人單位期望相差甚遠。檔案材料規格各異，使用紙張的材質規格各不相同，也是造成檔案材料雜亂的原因，影響檔案材料的使用效果和美觀。

第三、學生本人對于檔案意識淡泊，甚至認為檔案無關緊要。有的學生入學就不上交高中檔案，有些學生學習期間出國、工作等忽略自己檔案材料的填充，造成檔案材料存檔不全，更有的同學在填寫自己的信息時不認真對待，字跡潦草，填寫不準確，給將來就業、晉級帶來麻煩和損失。

2.畢業生檔案為用人單位選撥人才提供參考和依據

學生檔案真實地記錄了學生學習期間的全過程，真實地反映了學生學習成績、社會活動能力、身體健康狀況及思想政治表現，是用人單位對學生的最初印象，決定了學生的命運。另外，學生檔案也是工作以后做為定崗、定級、晉級、調動的憑證，是一個人學業生涯的“記錄本”。

二、采取有效措施，保證高校畢業生檔案的完整性，為學生就業提供有力保障

1.加強內部管理，保障畢業生檔案的真實性、完整性

首先，要規范檔案歸檔內容標準，制定檔案歸檔制度，建立一套統一完整的學生檔案歸檔系統，使各學院收集學生檔案有章可偱。統一檔案紙張及格式標準，讓檔案看起來更美觀更規范。加強各學院檔案管理員業務培訓，確保學生檔案的真實完整。

2.加強宣傳力度，激發學生自主意識

加強宣傳力度，提高學生、學校相關部門對檔案重要性的認識，畢業生檔案作為學生踏上社會的敲門磚，關乎學生就業及今后發展，學校要在新生入學前通過宣傳欄、學前教育等形式，對他們進行檔案宣傳教育，讓學生了解檔案的價值和作用，認真對待自己的檔案材料，做到填寫認真、字跡工整、真實完整，只有積極主動地關注、配合檔案的建立，才能最大限度地發揮檔案的社會效益。

3.加強檔案信息化建設，做到電子、紙質雙軌制

建立高校畢業生檔案管理信息化，可以有效提高檔案的時效性、便捷性。由于高校歷年來畢業生檔案都是以紙質為主，紙質檔案雖然是“唯一真實的原始性憑證”，但對于高校與日俱增的生源來說，整理填充過程繁雜，查詢起來更是無從下手。只有建立學生電子檔案系統，使資源共享，才能更好地發揮檔案作用，為檔案的整理、查詢及為用人單位提供最便捷、最精準、最全面的畢業生檔案信息。要選擇一套軟件兼容性好，能夠與其它學生信息軟件共享的管理軟件，這樣可以通過數據轉換達到資源共享，有利于提高工作效率。軟件的選擇應注重實用性可操作性，將檔案信息以數字化、網絡化的方式存貯和利用，實現紙質檔案與電子檔案雙軌并存，信息資源高效共享，提高檔案管理人員的工作效率和工作質量，搭建畢業生、學校與用人單位之間的溝通平臺。

4.加強檔案管理人員隊伍建設，增強責任感和服務意識

目前，學生檔案的管理人員多為兼職，專業性不強。建立一支高素質、具有高度責任心的兼職檔案員隊伍是做好畢業生檔案工作的基礎。首先，要注重培養學生檔案管理人員的政治素質和工作責任心，提高他們的服務于就業的意識，將檔案管理工作納入學校的整體規劃，定期進行培訓和考核，其次要提高學生檔案管理人員的業務水平，提高管理能力，認真把握畢業生檔案收集、整理、移交、派遣的各個環節，并及時完成電子文檔與紙質材料的統一，高質量高效率地完成畢業生檔案的各環節工作。

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[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校畢業生檔案管理的重要性

中國網絡電視臺CNTV報道，人力資源和社會保障部最新統計顯示，2012年全國普通高校畢業生預計680萬人，創歷史新高。近年來全國高校畢業生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態勢，高校畢業生就業工作成為各級政府教育行政部門和人力資源和社會保障部門的重要工作。在高校畢業生就業工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實做好高校畢業生檔案移交和管理工作，對于做好高校畢業生的就業工作至關重要，因此有必要認真研究高校畢業生檔案管理存在的問題，有針對性地找出解決高校畢業生檔案管理的對策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會保障部門和用人單位的重要任務。

二、畢業生《報到證》的歷史作用

在自主擇業就業制度下，高校畢業生檔案管理存在的主要問題是《報到證》制度已經過時，根本不適應自主擇業就業制度的需要。

在統招統配制度下，高校畢業生《報到證》的作用：一是，《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業生的憑證；二是，《報到證》是畢業生到用人單位報到的憑證，憑《報到證》報到以后，方可開始計算工齡；三是，《報到證》是用人單位接收畢業生的重要文字證明；四是，《報到證》是任何一個合法的人才中心、檔案管理機構接收畢業生檔案的證明；五是，《報到證》是用人單位給畢業生落戶、接管檔案的重要憑證和依據；六是，《報到證》證明持證的畢業生是納入國家統一招生計劃的學生；七是，《報到證》是畢業生的干部身份證明；八是，《報到證》的有限期和畢業生的報到期限：畢業生報到的期限原則上為一個月，畢業生領取《報到證》以后，應盡快到工作單位或人事局報到，沒有特殊原因或延期報到的，所造成的一切后果由畢業生本人承擔。如果沒有《報到證》，畢業生將會失去干部身份，成為社會勞動人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業生的檔案。按照我國目前的人事管理規定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動和社會保障局管理工人（檔案一般放在職介所）。《報到證》目前仍在中國人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業生們應注意保管好自己的《報到證》，不要丟失。《報到證》原則上不補辦，應屆畢業生如不慎遺失《報到證》，須及時向學校報告遺失過程，先由本人提出申請，再由畢業生所在院系負責人簽署意見后，由學校報請省畢業生就業指導中心核準后予以辦理新證。

三、關于畢業生《報到證》的建議

《報到證》制度是計劃經濟體制下，大學生統招統配制度下的產物，在當時歷史條件下對于人才合理調配起到了一定的作用。隨著市場經濟體系的逐步完善，用人制度真正實現了自主擇業雙向選擇，在當前市場經濟體制下，沿用計劃經濟時代的《報到證》制度，對于人才合理流動和高校畢業生就業絲毫促進作用也沒有，并且成為高校畢業生就業的一大障礙，建議立即予以廢除。

一是沒有法律依據。翻遍中國法律，找不到一條有關高校畢業生《報到證》的法律依據。

二是高校畢業生持有《報到證》無法報到。目前全國各個高校畢業生大體上在畢業前半年左右就開始為就業問題奔波，參加各種招聘會。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報名、考試、面試，過五關斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發那個所謂的《報到證》，對于用人單位而言，有沒有那個《報到證》根本無所謂，他們需要的是真才實學，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報到證》，也無法報到，因為該用人單位沒有進城戶籍指標，畢業生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。

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人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據。

近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業生中，涌現了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業生在就業、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續的辦理和各項證明的出具等方面。

高校畢業生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：

1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。

2、檔案管理落后。高校畢業生的檔案無論是在校期間還是畢業后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。

3、轉移手續繁瑣。隨著我國經濟的發展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區在檔案轉移和管理上要求不統一。嚴格的地區在辦理手續上需要十個以上的程序，不嚴格的地區甚至存在現用現管的現象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環節。檔案轉移手續的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區交接轉移。

4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規定時間繳納寄存費而變成“死檔”。

5、檔案管理意識不強。畢業生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業生認為，一證（畢業證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。

那么，檔案真的已經可有可無了嗎？

目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發揮著不可替代的作用，主要表現在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業保險金的必要手續。檔案中的招工材料和從業資料是計算和領取養老保險金的最為重要的依據。2、在正規單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據。在現有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。

針對高校畢業生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：

一、高校在就業指導環節需加強對檔案重要性的講解，提高畢業生對檔案管理的重視。

在教育部要求下，各高校都開設了就業指導課，但更多的是灌輸一些就業形勢、面試技巧、就業協定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。

二、檔案管理部門應加大規范檔案管理的力度。

由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現填寫不規范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規范檔案管理。

三、提高檔案管理人員素質和業務水平。

檔案管理是一項專業性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續教育與培訓，提高其道德品質和政治素養，提高業務水平，根據不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。

四、加快建設檔案的信息化、網絡化。

隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。

高校畢業生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業生發展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。

【參考文獻】

[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀橋，2011（11）：151-152.

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技師學院學生的檔案材料，不僅記載了其在校期間的學習成績、思想品德、身心健康狀態等信息，而且是學校推薦學生和用人單位錄用學生的主要參考依據，在學生步入工作崗位后，其個人檔案仍然是職稱評定、學習深造和各級組織選拔、任用、考核的重要憑證。因此，加強學生檔案管理，對于促進畢業生就業、規范就業市場具有重要意義。

一、技師學院學生檔案管理存在的問題

（一）學生檔案管理理念和管理模式落后。雖然學生檔案管理對于畢業生就業具有十分重要的作用，但是目前一些技師學院學生檔案在管理理念上卻十分落后，具體表現在一方面不夠重視學生檔案管理，沒有把學生檔案管理放在學校重點工作項目上，并且投入的資金十分有限，導致學生檔案質量不高，不能充分起到促進畢業生實現成功就業，幫助用人單位盡快了解、用好畢業生的功能。另一方面具體表現在學生檔案管理觀念上仍然停留在匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，而對用人單位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技師學院學生檔案管理比較混亂，或是人事部門管，或是學生處管，又或是在各院系分散管理，由于沒有固定的管理部門，導很多學生檔案都沒有進行系統整理，都是要等到學生快要畢業的時候才進行集中整理。這些零散的不規范的學生檔案根本不能夠促進學生的就業，而學校這種陳舊落后的管理模式根本無法適合信息化時代的發展要求。

（二）學生檔案材料內容陳舊。學生檔案材料應該具有豐富多樣性和實用權威性的特點，特別是隨著我國社會經濟的不斷發展和教育體制改革的逐步深入，再加上技師學院相對于高校而言，和企業的合作更為頻繁和緊密，用人單位在選擇和錄用人才時更想要看到的是學生的心理測試成績、各種技能競賽證書和社會實踐活動材料等，但是大部分技師學院的學生檔案材料仍然停留在學生的學習成績、獎懲情況、黨團材料、體檢表等內容上，這樣的檔案材料根本不能夠準確而全面地反映學生的綜合素質，不能全方位地展示學生的精神面貌，不能體現學生的競爭力，因此，內容陳舊的學生檔案材料是不能夠很好地服務于學生就業的。這就要求技師學院在學生檔案管理方式上，特別是對畢業生在校期間成長成才的行為表現方面形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案資料。

（三）學生檔案意識普遍薄弱。隨著社會主義市場經濟的不斷發展和教育體制的不斷改革，畢業生的就業方式和就業觀念也在不斷地發生變化，畢業生畢業由以前的國家統一分配變成了現在的用人單位和學生的雙向選擇，用人單位更加看重的是學生的綜合素質和實踐能力，并不過多關注學生的個人檔案，而學生更加關心的則是工作待遇和工作前途，特別是技師學院的畢業生，大多都進入了外資企業或民營企業，而這些企業基本上都是實行人事，把畢業生的檔案放在人才中心保管，這樣就導致許多畢業生不關心檔案的去留或者干脆不要檔案，形成檔案有沒有關系不大的錯誤意識，這樣最后就導致出現畢業生和檔案分離的現象，這些問題都不利于學生將來的發展。

（四）檔案管理人員素質有待進一步提高。由于技師學院普遍不重視學生檔案管理工作，沒有引起專門的檔案管理專業的人才，導致大部分檔案管理人員都是從其他學科轉行而來，因此他們的素質業務水平普遍不高，專業能力普遍不強，由于這些管理人員不具備檔案管理的專業知識和理論功底，因此，他們在具體工作中經常出現文字材料紙張規格不一、書寫不規范、材料缺失等問題，再加上缺乏相關部門的監督檢查和業務指導，最終造成學生檔案缺乏完整性和準確性，因此也就不能夠真實地反映學生的個人信息和能力素質，也就不能夠有效地服務畢業生就業。

二、加強高校學生檔案管理，做好為畢業生就業服務工作

首先，提高思想認識，加強學生檔案材料的收集和整理工作。學校領導部門要提高思想認識，不斷更新學生檔案管理理念，把學生檔案管理工作當作學校的重點工作去抓，要加大資金投入力度，加強學生檔案材料的收集和整理工作。將更能反映學生綜合素質和實踐能力的材料歸入學生檔案之中，保證學生檔案材料的完整性，同時在收集和整理學生檔案時一定要寫要規范、字跡工整，不要出現錯別字，保證學生檔案材料的準確性。

其次，要引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平。技師學院的學生檔案管理要隨著信息技術的發展而不斷提高，必須要通過引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平，一方面我們要將學生的基本信息錄入數據庫，建立學生的電子檔案，來實現信息資源的共享；另一方面，我們可以通過計算機系統對學生檔案進行迅速而有效的整理、分類和重組，從而有利于學校、學生和用人單位以最便捷、最快速的方式進行搜索和利用。

再次，加強宣傳力度，提升學生的檔案意識。我們要從大一階段就要加引導學生認識、重視、明白檔案的重要性，從而讓他們在不知不覺中形成檔案意識，以便在畢業時學生能夠妥善地處置和保管好個人檔案。

最后，技師學院要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的綜合素質。技師學院要在資金和政策上全力支持學校的學生檔案管理工作，一方面要加大在職人員的培訓力度，采取“請進來、走出去”的方式來提高檔案管理人員的業務能力、政治素質、職業道德和主動服務意識；另一方面，要引進一批高素質的專業的檔案學人才，建設一支高素質、高能量的人才隊伍，以便以最專業、最快速的標準為畢業生的就業做好服務。

【參考文獻】

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高等院校畢業生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。

一、高校畢業生檔案工作存在的主要問題

1.缺少具有針對性的法律法規的約束

近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規定:關于高等學校全日制在校生規模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業生檔案是在畢業生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業指導服務中心,再由學生處就業指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業生檔案管理、轉遞工作就在這不規范的環境中勉強運行,其結果不言而喻。

2.學生檔案管理缺乏規范化

高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業生檔案整理過程中發現的問題為例:(1)歸檔材料手續不符合要求。比如有的高校畢業生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現,就會出現排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規范。我在整理畢業生檔案時,發現有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。

3.檔案管理模式老套,缺乏信息化

大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業邁向信息化發展,然而,我們高校畢業生的檔案卻有點“返祖還原”現象,從事過生源數據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。

4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規范

(1)隨著就業政策改革,畢業生到中小型企業、外資企業、私營和民營企業就業的人數不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業協議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。

(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規范畢業生檔案管理制度而造成檔案丟失的現象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。

二、高校學生檔案管理工作的對策與措施

1.加強相關法規建設,確保畢業生檔案管理、轉遞工作有效開展

近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發,盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規,明確具體的單位負責畢業生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業生未就業比重快速提升,這就要求我們必須將畢業生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。

2.及時收集、有效整理

畢業生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業群體性特點,按照國家檔案法規的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業之際是畢業生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業生登記表、畢業生體檢表等。

3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業生檔案管理的各個環節

筆者所在院校通過畢業生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統計比沒有用系統相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業生檔案查詢的效率。

4.加大宣傳力度,提高畢業生對檔案重要性的認識。

篇（8）

近年來,隨著高校的擴招,高校畢業人數不斷增加,畢業生檔案不斷膨脹,傳統的畢業生檔案管理方式已不能適應形勢發展的需要,直接影響了高校畢業生檔案管理部門的辦事效率。學院對于畢業生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統一的管理系統,學生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統能為本院提供一個高質量、高效率的畢業生檔案管理系統,實現畢業生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應學院發展需要,開創通過校園局域網實現畢業生檔案信息管理無紙辦公協同工作的時代。

1系統架構與技術分析

1.1 系統架構

系統是基于web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層b/s(browser/server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2 技術分析

本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用b/s體系結構。在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受web服務器傳遞的web頁面數據;web服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的sql語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給web服務器,web服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,b/s結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟web服務器交換數據,數據安全性比較高。

2系統需求分析

針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。

3系統功能設計

由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。

系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。

(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護—— 按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護—— 根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。

(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。

4數據庫設計及系統實現

4.1 數據庫設計

根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間—— 畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼—— 高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號—— 檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執—— 由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。

由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。

4.2 系統實現

本系統基于asp.net平臺開發,用visualstudio.net2005作為開發環境, 界面設計采用了dreamweave,iis作為web服務器,數據存儲采用access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

5結語

本系統提高了我校畢業生檔案管理的工作效率,方便了畢業生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強了畢業生與我校畢業生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業生檔案管理系統創建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學生檔案管理的規范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。

參考文獻

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高職院校的畢業生檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的個人證據，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關系等有著非常緊密的關系。高職院校畢業生的人事檔案是記錄高校畢業生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強高職院校畢業生的檔案管理工作不僅是順應時代的發展，深化教學改革，還是提高高職院校的管理水平和教學質量的重要手段，對社會主義建設具有重大的意義。

一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析

1.意識不強，檔案存放存在缺陷

由于我國市場不斷變化，企業在用人的分配和接受上都發生了轉變，又加上一些高職院校的畢業生對人事檔案認識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關心，造成了檔案的存放出現了很多的情況，如有的人檔案在就業單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經遺失了。

2.檔案后續材料充實不足

由于目前的一些企業不重視人事檔案，僅關注的是人員的學歷和能力，加上一些高校的畢業生不重視人事檔案，雖然有了長達幾年甚至十幾年的工作經驗，但都沒有進入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經歷，造成了檔案人員人生經歷缺失。

3.棄檔和死檔逐漸增多

由于目前的社會中很多企業不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協議，出現了重文憑輕檔案的現象，很多的人才服務機構中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。

二、強化高職院校畢業生檔案管理工作的幾點方案

1.加強高職院校畢業生檔案管理的意識

高職院校的畢業生檔案管理是學校日常管理工作中的一部分，學校領導和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規范程度，這也能體現出學校的管理水平和教學質量，由于高職院校畢業生的人事檔案對于學生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質量對畢業生的影響很大，所以進一步的加強學校領導和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應該進一步的學習《檔案法》和相關的法律法規，要明確檔案管理的重要性。

2.加強高職院校檔案管理人員的素質

對于高職院校的畢業生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應該要保證管理科學合理化、穩定化和最優化。學校還應該給檔案管理人員提供一個發展和提高業務水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點開展業務培訓或學生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業務能力、管理水平和現代化信息技術運用能力，與此同時，還要加強檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認識到檔案管理對于學生的重要性，認識檔案管理不僅服務學生還服務社會。通過加強檔案管理人員的素質提高管理的質量和效率。

3.建立完善的管理制度

在高職院校中，每一個職能部門應該有部門間的規章制度，對于檔案管理部門，應該建立一個完善的學生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉遞送交等規章制度，部門領導做好監督的工作，務必將每項規章制度落實，做到有據可依、有章可循，確保管理工作有序的進行。

4.加強學生檔案管理工作的宣傳力度

高職院校畢業生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內容，在對學生提供服務的同時要使檔案的價值體現出來，這需要檔案人員的積極配合才能達到最好的效果，所以加強檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學生能夠了解和認識到檔案的基礎知識和重要性，讓學生及時的反饋各項信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。

高職院校畢業生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉遞，中間的步驟多，經歷的時間長，轉手的部門多，這就需要高職院校的相關領導給予高度的重視和檔案管理人員的認真負責，在規范的規章制度和先進的信息管理技術下做到真正的檔案服務于學生，服務于社會。

參考文獻：

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[2]趙連喜.自主擇業就業制度畢業生檔案管理問題[J].中國信息化，2013（6）

[3]樊麗君，韓艷平.高校畢業生檔案管理的思考[J].辦公室業務，2012（11）

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高職院校畢業生檔案管理電子化的必要性

科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：

1.易于保存，便于查詢

傳統的紙質畢業生檔案大多數會因為年數長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環境或者是因為一些蟲子的撕咬、人為的管理不當等因素都會使紙質檔案受到一定損傷。與紙質檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網絡空間內，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優勢。

2.具有更大的服務價值

與傳統的紙質畢業生檔案相比，畢業生電子檔案達到了信息資源共享的最大化。例如，學生學歷電子檔案，可以很方便地通過網絡系統確定該學生的真實學歷，有效發揮畢業生檔案電子化網絡化的重要作用，使用人單位通過本校數據庫平臺調取該畢業生本人的檔案信息，了解學生詳細資料。促進了學生就業速度，為社會各界、企事業單位“量才用人”提供真實的全面的學歷信息，大大減少了畢業生就業市場不誠信的行為。

高職院校畢業生檔案管理電子化存在的問題

1.缺乏統一的標準來限定高職院校畢業生電子檔案的管理范圍

由于我國的電子檔案發展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業生檔案信息化管理工作還沒有形成統一的管理標準來限定哪些信息應納入電子檔案管理系統中、不同類型的信息資料各自應保存多久、哪些需要重點保存等，甚至是各個單位都是獨自為政，標準不一，既沒有弄清哪些該單獨保存，哪些應該與社會資源共享，造成畢業生檔案資料沒能被充分利用發揮其完整性的作用。

2.部分高職院校畢業生電子檔案難以確定其真實性、原始性

由于網絡環境的復雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業生電子檔案的真實性、原始性難以確定。由于每個學生的字跡都各有其特點，紙質檔案可以通過個人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實準確性;而與紙質檔案相比，畢業生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實準確性。

3.檔案管理人員對畢業生電子檔案管理的認識不足

很多院校檔案管理人員，沒有切實認識到畢業生電子檔案管理的重要性及優勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業生電子檔案的歸檔與整理。

高職院校畢業生檔案電子化管理存在問題的解決對策

1.制定科學規范的畢業生電子檔案管理制度及統一標準

在畢業生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復雜的網絡環境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學規范的管理制度及必須遵循的統一標準。這一規制和標準的確立必須秉承科學嚴謹的制定程序，詳細制定從畢業生電子檔案的設置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規則。

2.切實保障電子檔案管理的原始性、真實性、準確性

在畢業生信息輸入方面，設置密碼時，規定采用數字、字母、特殊符號相組合的方式來設置畢業生電子檔案個人密碼，并時常變動，降低個人密碼被盜、黑客入侵等潛在風險;在學院檔案部門集體信息錄入及確認中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業生電子檔案的真實準確性;在畢業生電子檔案管理中，對于個別重要檔案資料，同時要進行紙質檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統中，保障電子檔案的原始性。

3.加強檔案管理人員信息技術培訓和對電子檔案管理的規范性認識

應加強高職院校畢業生電子檔案管理人員信息技術的培訓，不斷提高現代化技術操作水平，及時更新畢業生電子檔案管理內容，促使高職院校畢業生檔案電子化管理從根本上從傳統檔案管理的思維方式向網絡化、數字化的畢業生電子檔案管理方向轉化。

結 語

高職院校畢業生檔案電子化管理要想實行科學有效的規范管理，必須從網絡的大環境下考慮，采取內外結合的雙重保護措施。在畢業生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術、環境、人員素質、網絡等多方面的因素，并結合本院校的實際情況以及畢業生電子檔案管理的自身優缺點，要重視相關電子技術的學習以及新型科技的運用，同時要注重本單位檔案管理工作人員個人職業道德素質的培養，保障電子檔案的安全性、信息的真實可靠性。

參考文獻：

[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實施與注意事項》，《企業管理資訊》2009年。

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關鍵詞：

人才服務站；高校畢業生；人事檔案；檔案信息化管理

高校畢業生人事檔案管理是人才服務站非常重要的一項工作，在當前新形勢下，人才服務站需要充分的利用信息化優勢，努力提高高校畢業生人事檔案信息化管理水平，從而更好的服務于待就業的畢業生及用人企業。人才服務站通過推進高校畢業生人事檔案信息化管理工作，能夠為用人單位提供及時、高效及準確的檔案信息，推動高校畢業生的就業。而且在信息化管理工作中，通過對人事檔案信息資源進行數字化和網絡化處理，不僅可以加快速人才的流動，而且能夠進一步豐富人事檔案信息，提高人事檔案管理效率，為高校畢業生和用人企業提供高效的服務，加快推動人事檔案信息資源的共享。

1人才服務站對高校畢業生人事檔案信息化管理的現狀

1.1對高校畢業生人事檔案信息化建設缺乏重視

對于人才服務站來講，由于近年來高校畢業生檔案數量呈現出不斷增長的態勢，這也對人才服務站對高校畢業生人事檔案管理工作提出了嚴竣的挑戰。管理高校畢業生人事檔案的任務十分繁重，這就需要人才交流主管部門要給予充分的重視和支持，將高校畢業生人事檔案管理工作列入重要的日程安排上來。但當前各人才服務站對于高校畢業生人事檔案信息化建設工作普遍缺乏重視，無論是投入人力還是財力都嚴重不足，這導致高校畢業生人事檔案管理工作中存在許多問題，人才服務站也無法更好為高校畢業生和用人單位提供良好的服務。

1.2缺乏完善的檔案管理信息化的法規體系與業務規范

人事檔案的記載不僅信息豐富，而且時間跨度較大。在實際人事檔案管理工作中，時常會發現數據前后不一的情況，針對于這種情況下，如果在檔案信息化建設過程中能夠得以解決，則可以實現原始紙質檔案與數字檔案之間的良好銜接，而且在數據庫建設過程中也能夠有效的解決標準化和規范化等問題。因此需要構建完善的檔案管理信息化法律體系和業務規范。當前檔案管理信息化法規體系和業務規范還完善，這使人才服務站在管理高校畢業生人事檔案過程中還缺乏有效的指導，同時人事檔案信息資料數據庫還缺乏規范性，這對高校畢業生就業帶來了一定的難度，也不能有效的滿足企業人才的需要和流動的需求。

1.3缺乏高素質的人事檔案信息化人才隊伍

在人才服務站以高校畢業生人才檔案信息化管理工作中，人才是關鍵，只有高素質的人事檔案信息化人才才能更好的推動人才服務站人事檔案的信息化建設步伐。但當前人才服務站檔案管理人員普遍存在年齡偏大問題，同時信息技術水平和能力欠缺，這就嚴重制約了人事檔案信息化建設的進程。因此人才服務站需要打造一支高素質的人事檔案信息化人才隊伍，從而更好的提高檔案管理水平，為高校畢業生和企業提供更優質的服務。

1.4檔案流轉中存在不規范現象

在檔案轉接過程中可能由于某些學校對學生的檔案沒有做好合理的保管，對學生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現了一些問題。還有一些是已經放在人才市場的，但是在轉接過程中沒有規范性，所以也影響了檔案不合理的現象，這樣也導致一定要是檔案的本人去解決，才能進行報到等環節的落實。

2人才交流中心對高校畢業生人事檔案信息化管理對策

人才服務站為高校畢業生和企業之間架起了聯系的橋梁，更好的解決高校畢業生和企業雙方的需求，因此做好高校畢業生人事檔案信息化管理工作具有非常重要的意義。

2.1充分認識到人事檔案信息化建設的重要性

在當前市場經濟環境下，我國人事制度改革不斷深入，這就對人事檔案信息化建設工作提出了更高的要求。作為人才服務站，高校畢業生人事檔案作為其管理工作中非常重要的部分，因此需要在國家政策指引及上級人才交流部門支持下加快推動人事檔案信息化建設進程。通過加大人力和財力的投入力度，重視人事檔案信息化建設的基礎設施建設，將人事檔案信息化建設作為重要的工作來抓，從而有效的提升人事檔案管理水平，更好的完成高校畢業生人事檔案信息化管理任務。

2.2建立健全人事檔案管理的規章制度與業務規范

人事檔案信息化建設，是新時期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務，所以無法再依據傳統的手工管理階段的制度，必須結合高科技時代的技術，要利用信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進人事檔案管理工作發展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規范化發展。特別是高校畢業生的人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以人才服務站更要制定出相對完善的管理制度，從而保證人事檔案信息化建設的開展。

2.3全面提升檔案管理質量與人員業務素質

檔案管理質量與人員業務素質，是相互關聯的命題，人事檔案信息化建設，它的一個關鍵因素，就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。檔案人員要做到與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。

2.4強化檔案流轉規范性、科學性

實現檔案流轉的科學性與規范性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴格執行，落實到位，嚴格相關的流程和手續，對于流轉過程中的違規和錯誤現象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質量和工作效率。

3結論

人才服務站在高校畢業生就業過程中發揮著非常重要的作用，高校畢業生人事檔案信息化管理是一項較為系統的工程，需要人才服務站在日常工作中要不斷進行創新，努力提高檔案人員的業務素質，強化檔案信息化建設，從而更好的服務于高校畢業生和企業，為高校畢業生和企業之間架起溝通的橋梁，并為社會各項事業的開展提供人才保障。

作者：包太敏 單位：大慶市大同區人才交流服務站

參考文獻