企業合同管理存檔方法大全11篇

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《中華人民共和國合同法》第2條規定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。”采購的買方代表的是企業實施采購行為，貨物的質量、價格等等關系到本機關或組織的利益，一旦忽視合同的審查和保管，直接危害到企業的利益。因此，在整個采購合同簽訂的過程中，不僅要審查供應商提供的物品是否符合要求，還要核實物品的質量是否符合采購標準，不能以次充優，濫竽充數。除此之外，還要審查供應商本身的資質，以及采購程序是否合法等。要做好采購合同的審查和管理必須做到以下幾點：

一、認識采購合同

采購合同的主要條款包括主體、標的、數量、質量、價格、價款支付方式、違約責任、爭議解決等。

（1）主體

在合同當中必須明確雙方的基本情況和資質要求。如最基本的審查供應商的法定代表人、地址、年檢等基本信息，保證其基本信息準確合法。以明確供應商的資質要求符合法律規定和合同要求。

（2）明確物品的質量、數量、價格

明確物品的名稱、數量、品牌、型號、質量、品質要求、價格、含稅單價（稅率明確）等要素，以避免發生不必要的糾紛。同時，還需要明確標的物的數量計算方法、執行的技術資質和要求。

（3）交付方式

交付方式包括了貨物的交付方式，如由哪一方負責運送，承擔運送費用，另一方如何配合等；還包括了價款的支付方式，即給付現金還是票據，何時以何方式給付等。

（4）違約責任

如果合同的一方發生了合同約定或者法律法規規定的違約行為，那么必須承擔相應的違約后果。合同中應明確約定違約后責任的承擔方式和救濟方法。

（5）爭議解決條款

在采購合同的簽訂中，必須約定合同雙方發生爭議的解決方式，“先小人后君子”，約定解決方法，一旦發生糾紛，就有了處理的依據。如約定仲裁庭仲裁或特定法院訴訟的解決方式。

二、明確對合同審查的內容范圍

1. 基本內容的核對

對合同的審查，最基本的要求是審查合同的語句表達是否有錯別字、是否通暢、是否有歧義，以及合同內容是否和競標、補充約定的內容相一致；合同內容的約定是否有違法違規的情況發生等。這項工作也許是最枯燥和乏味的，但卻是合同審查中最重要和最基本的要求。

2. 主體資格

審查合同的主體資格，主要包括兩個方面。第一，合同雙方的基本情況。如供應商的營業執照、行業許可證明、簽約人的身份資格等。第二，合同的簽訂符合法定的程序。像大批量的涉及金額比較大的采購合同需要通過招標形式確定供應商，擇優選擇合格的供應商。為了防止商業賄賂等不公平競爭情形的出現和維護企業的利益，合法的程序才能帶來實質的公正。

3. 履約能力

合同雙方的履約能力是合同實質審查的重要方面。所謂履約能力，就是合同雙方履行合同約定內容的能力。對采購方而言，主要是指對財政資金的使用是否有授權，可以是概括性的職能授權，也可以是特別事項的臨時授權。對供應商而言，主要是指供應商本身的經營狀況，銀行資信、審計情況等，以判斷供應商的資產負債情況和產品質量擔保情況。

三、合同履行過程中的監管

在合同的履行過程中需要加強合同的監督和管理。例如在合同簽訂成功后，加強對供應商的督促，不斷跟進合同的最新進展，對于需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工周期長、監控過程復雜且變數多的現象，要求供應商提供進度安排，方便聯絡和協商，確保物料能及時運送。另外，要做好貨物的驗收和入庫工作。如果出現問題，及時和供應商溝通，協商解決的辦法，使損失最小化。

四、合同審查及管理的后續工作

1、 合同的存檔

首先，從合同的訂立到合同的履行整個階段中，做好一切資料的收集和整理。一方面，有利于保證合同雙方的義務能很好的得到履行；另一方面，可以在發生糾紛的時候作為證據使用。其次，在合同存檔中，需要建立一套完整高效的存檔制度，不要根據個人的習慣隨意留存合同。應該嚴格按照公司或單位的檔案管理制度，做好合同的分類和及時更新、存檔。第三，在合同的存檔中，要做好核實工作，注意存檔的合同具有原始的文件證明效力，印章簽名清晰，不要出現存檔文件是復印件或未經簽署的文件等。

2、合同臺賬

負責采購的部門、機構或公司，在合同的履行過程中，應建立合同的履約臺賬管理制度。詳細的書面記錄雙方的履約情況，并配合保留履約的原始憑證。適當的時候，取得對方負責人員的簽字蓋章確認，以更好的督促合同的履行和提供救濟的證據鏈條。

3、恰當的處理合同糾紛

若單位與供應商所簽訂的合同出現糾紛時，可先與供應商協商解決，以求盡快和平的處理，或者請第三方協調解決。若仍無法解除糾紛，則可通過法律途徑或者由仲裁機關進行仲裁。

4、 管理人員要遵守合同管理紀律

人是管理的決定性因素。合同的簽訂人員與合同的審查管理人員都要遵守合同的管理紀律，不泄露合同內容，不私自更改合同內容，在合同簽訂及資料保管中充分考慮本機關和單位的切實利益，并妥善保管和維護合同。

篇（2）

1)合同管理長期性。由于電力建設工程周期長，相應合同的生命周期就會長，合同管理的周期長、跨度大，會使其受到外界各種因素的影響大，而且合同本身還可能存在很多不可預見性的風險，妨礙合同的正常實施，造成經濟損失。

2)合同管理動態性。項目合同實施的過程中牽涉較多，合同內外干擾事件較多、合同變更頻繁，實施過程中合同也要因時調整，是動態化的管理過程。

3)合同管理的復雜性。項目進行過程中需要眾多的參建單位，接口復雜，合同履行過程中涉及到業主與承包商、不同承包商之間、承包商與分包商及業主與材料供應商之間的各種復雜關系，使得項目合同的管理極其復雜，處理不當會帶來經濟損失。

4)合同管理的效益性。電力建設投資大、合同金額高，合同管理的好壞直接影響企業的利益。

2合同管理現狀

電力工程建設的復雜性決定了其合同管理的艱難程度，我國電力市場建設發育還不完善，交易行為也不規范，電力建設合同管理中也存在一些比較主要的問題。

1)合同法律意識不強。工程合同一般為承發包雙方的法制性文件，必須依法簽字履行。往往有許多企業法人及合同主管人員忽視法律對工程合同的保護和監督作用，在合同實施過程中沒有依循法律約束自己的行為和按照法律條款來保護自己，在簽訂合同中主觀辦事，隨意變更，甚至另行隨意起草合同等。

2)重視工程建設，輕視合同管理。合同管理在國外被視為承包商盈虧的關鍵環節。而現有的電力企業中很多部門人員只注重項目的工程建設，對合同管理不重視甚至不予理睬，從而出現一些不必要的損失。從行業管理方面來看，管理部門對施工合同的管理力度不夠，采用的措施不到位，方法也不得當。

3)合同管理脫節。工程合同管理是有效控制工程進度、質量、資金投入的法律性文件，然而在實際履行過程中所中的標書與施工管理合同管理分屬不同職能部門，施工單位與建設單位簽約后，合同就會以文件形式轉達項目經理部，而項目經理部只管合同，不管技術，這種施工合同管理與招標管理在實施過程中產生分支、脫節的現象，最終使技術流于形式。

4)合同索賠難以實現。在電力工程施工中，有時由于設計變更或工程量的增加，業主未按合同辦理簽證，增加的工程量無法簽證，增加了承包商的施工成本，降低了利潤，增加了市場風險。但許多施工企業因為害怕與業主的關系搞僵，不利于今后的合作，為了未來的合作，承包方往往不依據合同進行索賠。

5)專業人才匱乏。電力建設合同涉及專業面廣、內容多，合同管理需要專業的技術人員。然而很多建設項目管理機構中，沒有專業技術人員管理合同，或者合同管理人員缺少培訓，將合同管理簡單地視為一種事務性工作，一旦發生合同糾紛，缺少必要的法律援助。

3合同管理的幾點意見

1)提高對合同的法律認識。合同是保護自己合法權益的有利武器和工具，要通過宣傳、培訓，讓相關人員真正地認識到這一點。要依法運用合同審查等手段，在事前避免或減少由于合同不嚴謹而帶來的經濟糾紛和不必要的損失。施工過程中要加強項目管理和施工人員的法制觀念，從根本上保證合同的履行。

2)加強合同管理。作為合同管理部門要從思想上高度重視，提高合同管理的重視程度，與企業其他管理并抓;在制度上，建立合同實施保證體系，將合同責任制落實到具體工程和人員;配備專人管理，對相關文件進行風險分析;健全合同文檔管理系統，對于工程進行過程中來往有關合同的書函文件進行資料收集、整理及存檔。

3)增強索賠意識。索賠是企業保護自己合法權益、防范合同風險比較重要的方法，是企業進入市場必須具備的市場觀念和行為。作為企業要敢于索賠，學會索賠，認真研究文件內容，尋找機會，建立相關索賠的詳細檔案，并按合同約定的時間及時反映報送索賠文件，獲得合法、合理的索賠。

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1)合同管理長期性。由于電力建設工程周期長，相應合同的生命周期就會長，合同管理的周期長、跨度大，會使其受到外界各種因素的影響大，而且合同本身還可能存在很多不可預見性的風險，妨礙合同的正常實施，造成經濟損失。

2)合同管理動態性。項目合同實施的過程中牽涉較多，合同內外干擾事件較多、合同變更頻繁，實施過程中合同也要因時調整，是動態化的管理過程。

3)合同管理的復雜性。項目進行過程中需要眾多的參建單位，接口復雜，合同履行過程中涉及到業主與承包商、不同承包商之間、承包商與分包商及業主與材料供應商之間的各種復雜關系，使得項目合同的管理極其復雜，處理不當會帶來經濟損失。

4)合同管理的效益性。電力建設投資大、合同金額高，合同管理的好壞直接影響企業的利益。

2合同管理現狀

電力工程建設的復雜性決定了其合同管理的艱難程度，我國電力市場建設發育還不完善，交易行為也不規范，電力建設合同管理中也存在一些比較主要的問題。

1)合同法律意識不強。工程合同一般為承發包雙方的法制性文件，必須依法簽字履行。往往有許多企業法人及合同主管人員忽視法律對工程合同的保護和監督作用，在合同實施過程中沒有依循法律約束自己的行為和按照法律條款來保護自己，在簽訂合同中主觀辦事，隨意變更，甚至另行隨意起草合同等。

2)重視工程建設，輕視合同管理。合同管理在國外被視為承包商盈虧的關鍵環節。而現有的電力企業中很多部門人員只注重項目的工程建設，對合同管理不重視甚至不予理睬，從而出現一些不必要的損失。從行業管理方面來看，管理部門對施工合同的管理力度不夠，采用的措施不到位，方法也不得當。

3)合同管理脫節。工程合同管理是有效控制工程進度、質量、資金投入的法律性文件，然而在實際履行過程中所中的標書與施工管理合同管理分屬不同職能部門，施工單位與建設單位簽約后，合同就會以文件形式轉達項目經理部，而項目經理部只管合同，不管技術，這種施工合同管理與招標管理在實施過程中產生分支、脫節的現象，最終使技術流于形式。

4)合同索賠難以實現。在電力工程施工中，有時由于設計變更或工程量的增加，業主未按合同辦理簽證，增加的工程量無法簽證，增加了承包商的施工成本，降低了利潤，增加了市場風險。但許多施工企業因為害怕與業主的關系搞僵，不利于今后的合作，為了未來的合作，承包方往往不依據合同進行索賠。

5)專業人才匱乏。電力建設合同涉及專業面廣、內容多，合同管理需要專業的技術人員。然而很多建設項目管理機構中，沒有專業技術人員管理合同，或者合同管理人員缺少培訓，將合同管理簡單地視為一種事務性工作，一旦發生合同糾紛，缺少必要的法律援助。

3合同管理的幾點意見

1)提高對合同的法律認識。合同是保護自己合法權益的有利武器和工具，要通過宣傳、培訓，讓相關人員真正地認識到這一點。要依法運用合同審查等手段，在事前避免或減少由于合同不嚴謹而帶來的經濟糾紛和不必要的損失。施工過程中要加強項目管理和施工人員的法制觀念，從根本上保證合同的履行。

2)加強合同管理。作為合同管理部門要從思想上高度重視，提高合同管理的重視程度，與企業其他管理并抓;在制度上，建立合同實施保證體系，將合同責任制落實到具體工程和人員;配備專人管理，對相關文件進行風險分析;健全合同文檔管理系統，對于工程進行過程中來往有關合同的書函文件進行資料收集、整理及存檔。

3)增強索賠意識。索賠是企業保護自己合法權益、防范合同風險比較重要的方法，是企業進入市場必須具備的市場觀念和行為。作為企業要敢于索賠，學會索賠，認真研究文件內容，尋找機會，建立相關索賠的詳細檔案，并按合同約定的時間及時反映報送索賠文件，獲得合法、合理的索賠。

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中圖分類號：D923文獻標識碼： A

引言：建筑工程施工合同管理工作是建筑施工企業項目管理的重要中心工作之一，是保證建筑工程項目取得最大經濟收益的關鍵。為了保障施工企業履行合同的權力、責任、義務，規范建筑工程合同管理，控制施工成本，并且使建設項目工程造價控制在預先設置的合理范圍之內。作為一名在建設系統行業中多年從事與合同管理相關工作的人員，尤其我公司在進入到中國建筑股份有限公司后更應該按照中建公司合同管理手冊及項目管理手冊的要求，結合自身的實際工作經驗并且聯系實際，我認為應從以下幾點控制并加強合同管理的工作。

一、把好合同的簽訂關

建筑施工合同簽訂必須由公司級主管部門、主管人員負責起草簽訂；必須按照公司統一要求由主管領導、法律、質量、安全、生產、合同、企管、財務、計劃統計、工程項目部人員共同參與采用書面會簽制度完成工程合同評審工作。（例如：我公司新近簽訂的新疆師范大學溫泉校區圖書館工程就嚴格按照以上程序進行合同評審會簽工作，本工程在中建集團多次的項目檢查考評中獲得好評，并且取得了良好的效果而且受到了政府主管部門和建設單位的肯定和表揚）。簽訂的建筑施工合同必須嚴格按照國家相關法律、法規、地方性法律法規、部門規章、地方性規章、建筑條例、招標文件及投標答疑文件、規范、設計施工圖紙等并且結合本工程的特點選擇恰當的發包方式和價款調整條件(主要指工程設計變更或工程簽證導致工程量增減的結算條件和結算方法)，因為不同的發包方式和價款調整條件，直接關系工程造價的控制效果。

合同文本應盡可能選用由國家頒發的建設工程施工合同文本，再根據擬建工程的特點和招標文件以及發包人承包人雙方談判結果來起草。施工合同盡量以書面形式簽訂，合同文本必須準確表達雙方談判確定的意思，做到條款不漏項；標的物表達清楚、標的額計算準確；質量有標準，檢驗有方法；結算方式明確；違約責任及違約金(或賠償金)計算方法準確；文字表達嚴謹，不使用模棱兩可、含糊不清的詞語。合同雙方責任和權益是否失衡，如何制約；合同實施會帶來什么后果，完不成的法律責任是什么以及如何補救；雙方對合同的理解是否一致，發現歧義應及時溝通。

二、做好合同實施管理

建筑工程施工合同一經簽訂，甲乙雙方就要嚴格按照合同條件執行。合同管理人員必須了解合同的所有條款，必須對項目部人員進行完整、全面的合同交底工作。在確定了建筑施工合同價款組成和結算方式之后，影響工程造價的主要因素便是工程設計變更或經濟簽證，以及工程實施過程中的不確定因素。所以，深入理解合同的每一個條款，切實加強日常管理，使管理行為正規化、規范化，還要作好處理合同糾紛的各種準備工作。建筑施工合同的備案存檔工作由專人專機構統一管理，公司應定期及不定期檢查并且根據施工合同要求檢查項目的施工進度，工程進度款的支付，工程結算的完成情況，施工期間是否及時做好各項工程設計變更、經濟簽證的收集整理工作，工程保修服務的履行情況。只有這樣在工程實施期間定期定時地檢查及時發現問題及時改正問題才能挖掘施工潛能為將來工程竣工結算并且盈利創造一個良好的條件。這樣在公司、項目部嚴格按照以上合同管理程序實施，使合同管理工作在整個工程項目管理工作中起到催化、促進作用。為企業的合同管理工作規范化、標準化的實施起到很大的作用。

三、做好合同交底工作

建筑施工單位合同主管部門的合同管理人員應及時做好向各相關部門及項目部相關人員“合同交底”的工作；要嚴格按照中建集團要求進行合同交底及合同二次交底。“合同交底”應當采取集中書面形式進行交底，并且做好交底資料的存檔保管工作。把合同責任具體落實到各責任人和合同實施的具體工作當中。特別是在工程使用非標準的合同文本或有關人員不熟悉合同文本時，這個“合同交底”工作就顯得更為重要。主要從以下幾個方面做好合同交底工作：向相關人員詳細介紹擬建工程的工程概況，工程招投標情況，合同談判期間的重要事項，工程取費標準及結算注意事項，合同價款的調整，材料設備采購中的注意事項，工程施工期間的各種資料的按時收集、按時簽字、按時匯總的情況，合同的爭端解決方式，施工中的重點難點，正確做好工程變更和索賠以確保工程按合同規定的內容保質、保量、按期完成，做好竣工驗收與交付和結算工作；必須采用集中形式按書面資料交底。尤其是項目的二次交底項目商務經理對工程項目部人員更應該詳細地進行合同交底工作，這樣才能使項目部管理人員對工程有一個全面地了解，才能使他們在工程施工中做到心中有數，這樣才能調動施工一線人員的積極性、創造性，才能為公司、項目部、個人都能取得較好地收益。

四、合同管理人員應專業化、知識化

人是合同管理中最活躍的角色，也是合同管理中最關鍵的環節，也是工程項目管理中的決定性因素。施工單位應設置專職合同管理人員從事合同管理工作，并且要不斷加強對本單位合同管理人員的職業道德素養和專業技術知識的培訓工作。使他們的專業知識和個人素養能夠適應企業不斷發展的需要，為企業的發展提供源源不斷的動力和保障。所以我們建筑施工企業更應該要不斷加強建設項目合同管理隊伍建設，加強合同管理人才的培養，在具體的工作中實行合同管理人員持證上崗制度，亦是提高建設項目合同管理效果的重要舉措之一。目前我公司正式進入中國建筑股份有限公司按照中建公司統一要求對項目進行網上信息化管理，此操作平臺充分體現了效率快、方便化、統一性、實用性的優點。公司也對合同造價人員進行了多次的培訓工作，對我公司的項目管理工作起到了很大的促進作用。目前，我國注冊造價工程師制度已實行多年，造價工程師的一項重要職責就是搞好建設項目的投資控制和合同管理。因此，建議在建設項目管理機構中設置注冊造價工程師管理領導崗位，專司合同管理職責。合同管理人員要根據建設工程施工合同的特點，總結以往建設項目合同管理、工程造價管理方面的經驗與教訓，對工程建設過程中可能出現的各種情況，在合同的簽訂過程中做出有利于工程造價控制的對策，從而為本企業的經濟效益作出最大的貢獻。

五、做好合同索賠研究工作

目前我國工程建設領域承發包雙方在合同履行中對工程索賠認識不足，缺乏推行工程索賠所需的意識和動力。尤其在涉外工程中對工程索賠更是缺乏意識和動力，往往給國家和企業造成很大地經濟損失。我認為現階段建筑施工企業缺乏相應的法律合同專業人才也是一個很重要地原因之一，因此，提高索賠意識是合同管理亟待解決的問題。我們企業應加強這方面的學習研究工作，應定期開展學習如：對國內、國外經典的工程索賠案例加以學習領會并運用到工作的實踐當中去，這樣才能避免給企業造成損失。

施工合同是索賠的依據，索賠則是合同管理的延續。因為工程合同一經簽訂，確定了合同價款和結算方式之后，影響工程造價的主要因素便是工程設計變更或簽證，以及工程實施過程中的不確定因素，所以，深入理解合同的每一個條款，切實加強日常管理，使管理行為正規化、規范化，作好處理合同糾紛的各種準備，特別是索賠與反索賠的研究在工程造價控制管理中是非常必要，也是非常重要的。索賠與反索賠是合同管理的一個重要內容，是合同雙方攻與守的關系，是矛與盾的關系。工程發承包的實踐經驗證明，沒有一個承包商不要求索賠，即要求調增合同價款，因此，要搞好工程造價控制，就必須進行索賠與反索賠的研究。

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合同管理與履約成為物業服務企業發展中的重要一環，這不僅關乎企業的誠信經營，對品牌建設也有舉足輕重的作用。越來越多的物業服務企業已經意識到這一點，加強物業合同管理成為企業管理的一項重要內容。

一、加強物業合同管理的必要性

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包項目合同是總承包商開展工程項目建設管理工作的基本依據。合同管理貫穿于整個工程項目管理活動中，工程合同的管理能力是項目管理團隊必備的能力之一。因此，本文提出了工程總承包企業應當加強合同管理，進而實現項目管理的投資控制、進度控制和質量控制。

1合同管理在工程項目管理中的地位及現狀

抓住合同管理才是抓住了問題的本質。對工程企業來說，良好的合同管理一方面可以使企業的生產經營與市場接軌，提高企業適應市場及參與市場競爭的能力；同時，還可以使企業在執行項目過程中維護自身的合法權益，提高企業的經濟效益。據統計，對于正常的工程項目，合同管理的成功與失敗對工程造價的高低有20%的影響。盡管合同管理在工程項目中的地位如此重要，但對于合同管理的研究，卻沒有獲得應有的地位。當前我國的項目管理中，普遍采取的是美國項目管理協會的PMI管理體系，研究重點也是以下九大問題的管理：以質量管理、進度管理、費用管理為核心的目標管理，以采購管理、人力資源管理、溝通管理組成的資源管理，以及以集成管理、范圍管理、風險管理組成的綜合管理上。合同管理之所以沒有被列入PMI管理手冊，并不是因為合同管理不重要，而是因為合同管理已經成為了發達國家經濟建設的基礎，FIDIC中的每一條款都必須要落實到合同中，按合同文字說話及執行項目已經成為美國及其他發達國家的工作習慣。然而，我國由于長期受計劃經濟影響，人情關系代替法制的現象普遍，所以在項目執行過程中，合同的權威性很難樹立。有些中方企業會因無法遵守合同而被業主解除合同、沒收保函、并追償巨額賠償。其根本原因在于不熟悉EPC合同模式下的風險分配機制和游戲規則，貿然簽訂EPC合同，沒有公平公正的履約基礎加上在執行合同過程中法律意識淡薄導致。

2工程合同管理的主要內容：

以FIDIC合同為例，工程承包合同是不單指合同協議書，其主要組成部分及解釋順序是：合同協議書、中標通知書、投標書、合同條款、圖紙、技術規范、工程量清單、其他協議和文件。所以合同管理工作圍繞以上內容，要包括：（1）對合同執行情況進行實時監督及檢查。主要包括：檢查合同法及有關法律法規的執行情況、實時監控及檢查合同簽訂及履行情況。建立健全工程合同管理制度，具體包括合同歸口管理程序、合同管理考核程序、合同用章管理程序以及合同歸檔程序。（2）對合同執行情況進行統計分析，具體包括合同造價、履約率、糾紛次數、原因、變更次數及變更原因分析等。

3工程總承包項目中合同管理的特點

由于現代工程項目較龐大，結構復雜，工程參加及設計的單位和分包較多，對技術、質量要求的標準高，所以，在工程總承包項目的合同管理過程中，會因為這些原因導致合同管理有一些更特殊之處，主要體現在：其一、工程總承包合同價值量大，合同價格高，所以合同管理的經濟效益更加顯著。其二、工程總承包合同在執行過程中，干擾因素更多，合同變更會更加頻繁，稍大點的工程在合同執行過程中的變更可能會有幾百項，因此，合同管理是動態的，要按照變更后的情況不斷地調整管理工作。

4加強合同管理的建議及意見

4.1動態化地進行合同管理，實時監督調整

在項目施工過程中，由于各種內在及外界的干擾因素影響，合同實施過程中難免會偏離初定的總目標，因此要用動態化的方法，根據現場施工進度，實時調控合同管理的目標。但每次合同的調整或者變更的產生，都必須做好必要的原始數據整理及匯總工作。按照FIDIC合同條件中的要求，對項目施工過程進行嚴密的計劃、及準確、詳細的現場記錄，可以給后續合同變更管理提供必要的證據。如以周為單位制定施工計劃、現場施工記錄組織每日會簽。這些記錄是合同管理的基礎數據，同時是施工索賠的處理合同糾紛的最原始的證據。基于這些基礎數據，可以更準確地分析施工進度與合同偏差所在及偏差產生的原因，進而采取調整措施。

4.2將合同事件及目標分解

項目開始初期，項目管理組應組織項目管理人員學習熟知合同條款，使大家熟悉合同的內容，了解承包商的合同職責和工程范圍。然后將項目的總體目標明確，并將各個項目事件的責任分解到各個專業、各個時間段。這樣，工程的總目標及任務被分解成各階段、各小項，對這些小目標分階段、分工組的進行質量、工期、技術掌控，進而實現項目的總體目標。

4.3合同管理要專業化、科學化

除對項目管理人員組織必要的合同條款培訓，實行全員參與合同管理，更重要的是，每個總承包合同需要配備專門的合同管理人員，這些人員需要具備工程經驗并學習過法律，其職責是對合同資料、工程資料的跟蹤、整理、及存檔工作。根據項目特點，制定合同管理程序及編號程序，建立數據庫對合同統一管理，保證資料的完整性。另外，隨著項目的執行，分包合同及資料的不斷累積，需要管理的數據會急劇增長，單純依靠人工方法無法更準確便捷地查找資料，不能依賴回憶來維系各資料之間的內在聯系。因此，還應借助計算機信息處理的有關技術，加強計算機軟件的開發，建立計算機信息管理系統，盤活項目的信息資產。

總之，合同管理是目前我國工程總承包企業項目管理中最薄弱的環節，也是我國企業走向國際總承包市場的一大障礙。本文以FIDIC合同條件作為理論依據，探討了如何加強合同管理，希望能對工程總承包企業提高合同管理水平有一定的啟發和幫助。

參考文獻：

[1]菲迪克FIDIC施工合同條件.機械工業出版社，1999年第1版.

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1.1在企業外部經營中的重要性

對經濟合同進行實時管理與監督對于企業外部經營管理而言具有非常重要的地位。企業的外部經營包含了許多組成部分以及管理內容，從大的方面來說，既關系到企業橫向發展的經濟往來，又與企業縱向經營相聯系［1］。企業外部經營既包括決策、宣傳、營銷等售前活動也包括售后各類服務，因此需要使用大量經濟合同來幫助企業與其他企業或者經濟組織之間進行經濟交易，所以對經濟合同的管理就顯得非常重要。

1.2在企業內部管理中的重要性

經濟合同管理對于企業內部管理以及發展有著非同一般的重要性。企業內部所有部門之間的管理都是相互交錯彼此影響的，所有部門之間彼此聯系形成管理網，形成企業內部管理活動，這些活動既需要人力的支持也需要物力財力的支出，在進行這些活動時就需要通過經濟合同來對企業內部的活動進行規范監督，確保企業內部所有人力、物力、財力都能充分發揮他們的作用。除此以外，企業內部的生產業務、財務以及技術質量等等的管理都需要經濟合同加以監督規范，因此必須加強對經濟合同的管理。

1.3在風險防范中的重要性

經濟合同是具有法律效應的書面文案，因此在企業經營活動中能夠有效維護企業的合法權益，是企業生產發展中不可或缺的重要組成部分，在企業管理與經營中發揮著重大作用［2］。風險防控機制是企業維護自身經營安全，控制經營風險的重要工具，而從源頭上控制風險、解決潛在危機則是企業風險防控最成功的方式之一，因此在與其他企業制定經濟合同時，嚴格謹慎的檢查合同，杜絕一切可能發生的合同漏洞以及合同詐欺就顯得尤為重要。

2企業經濟合同管理的現狀

2.1缺乏完善的合同管理體系

大多數企業雖然以及初步建立了經濟合同的管理制度，但由于發展尚不成熟，因此仍然存在許多漏洞，在實際合同管理中，無法真正對經濟合同進行監督管理。同時，經濟合同管理機構配備的人員缺少相應的專業知識，管理制度也存在缺陷，在運行時，經常會出現各種問題。

2.2企業較為注重經濟合同的局部化管理

領導者的重視程度不夠是企業經濟合同管理無法發展的重要原因。經濟合同是企業與其他企業或經濟組織進行經濟往來的規范和條約，一旦出現問題，將會給企業帶來直接的經濟損失和經濟糾紛，但許多管理者在簽訂合同時往往由于缺少詳細的評估而草率簽訂，簽訂結束后又直接歸檔入庫，對待經濟合同的管理非常隨意草率。

2.3外部經濟、法制環境不完善

我國經濟屬于計劃經濟范疇，經濟市場相對穩定，因此企業在經濟市場中就缺少了敏銳發現市場改變的眼睛，很難適應因市場競爭而突然出現的價格波動以及商品供求關系的改變。也是因為這樣的原因，在簽訂經濟合同后，很有可能受市場變化而需要改變合同內容，造成經濟合同管理難度增大，造成經濟合同糾紛。

3企業經濟合同管理的強化方法

3.1完善經濟合同管理體系

由于我國的市場經濟過于復雜，在管理經濟合同管理時就容易造成很多問題。而解決這些問題最好的辦法就是視情況而定，要根據企業自身實際標準制定出適合企業發展的經濟合同管理體系［3］。除此之外還應該制定一系列的的經濟合同談判、評估、審核、簽訂等等與之相關的合同管理體系，完善企業的經濟合同管理制度。必須注意的是企業的經濟合同管理制度應該實現動態管理，只有這樣才能夠在企業的發展中隨時根據企業發展做出調整幫助企業更好更快的適應市場經濟變化。

3.2重視經濟合同的全過程管理

對簽訂經濟合同的整個過程實行實時管理監督對于企業而言非常重要。在簽訂合同時，必須要確保合同文本統一規范能夠安全運行。合同內容必須包括經濟組織或者企業法人的真實名稱、經營場所以及違約責任等基本內容，同時還應該明確當事人雙方簽訂經濟合同的目的和依據、履行期限的地點與方式、合同生效與有效期限等等。其次，要對合同內容進行認真的審查管理，確保合同能夠合法規范的踐行，合同內容真實有效，不會出現傷害企業利益的合同漏洞。最后，在合同簽訂完成后，還應該注重合同的存檔入庫工作，妥善保存經濟合同。

3.3依靠法律保障經濟合同的履行

法律是保證經濟合同能夠規范執行的有效工具，只有執法嚴格、減少經濟合同糾紛才能維持正常的市場運行秩序。在簽訂合同以及出現合同糾紛時，企業因依靠法律的力量，通過執法部門對糾紛進行處理。而相關的執法部門則必須做到有法可依，有法必依，違法必究，執法必嚴的基本要求，加大對企業糾紛處理的力度，保護企業維護自身利益的的權利，以此促進企業經濟合同的規范作用，幫助企業更好的發展。

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中圖分類號： TU723.1 文獻標識碼： A 文章編號：

工程合同是指涉及工程范疇的平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的書面協議。包括代建、勘察、設計、施工、監理、招標、工程咨詢、工程檢測、工程管理、拆遷等內容。工程合同管理（以下簡稱合同管理）是企業管理的重要內容之一，是降低企業風險、實現企業合法權益的根本保障。本文就合同管理的簽訂、履行等方面談一下自己的認識和理解。

一、合同的簽訂

合同的簽訂必須符合國家法律、法規，符合國家有關方針政策，并遵循：“平等互利、協商一致”的原則。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須在企業法人授權的范圍內代表企業簽訂合同。簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。合同一律采用書面格式，必須采用統一合同文本，并對合同各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。合同承辦人、合同簽署代表簽訂合同的委托人應該認真核查對方當事人的主體資格，包括主體資格證明、資質證明及相關文件；若對方法定代表人委托他人簽訂合同的，還應審查人的資格，必須提供書面授權委托文件；同時，還要考察對方的履約能力和商業信用；評估合同內容的可行性、嚴密性。

二、合同的履行

1、合同依法成立，具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。

2、合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。

3、在合同履行過程中，無論遇到任何困難，首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。

4、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。第一，變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，并應在公司內辦理有關手續。第二，變更、解除合同的手續，應按規定的審批權限和程序執行。第三，變更、解除合同一律采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。第四，變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，繼續履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。第五，因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責外，均應承擔相應責任，并在變更、解除合同協議書中明確規定。

5、關于合同糾紛的處理方式和原則

第一，合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按《合同法》等有關法規和本《制度》規定妥善處理。第二，合同糾紛由有關業務部門協法律顧問負責處理，經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。第三，處理合同糾紛的原則是：(1)堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。(2)以雙方協商解決為基本辦法，糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。(3)因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第四，合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或的足夠時間。

三、加強合同管理的措施

合同管理不是一門簡單的學問，很多細節很多條款都要在日常工作中加以注意并及時掌握合同管理中各種動態的信息，以保證對合同管理的完整性與及時性。

1、加強合同管理的組織機構建設，設立專門合同管理機構和配備合同管理人員。機構建設是創建“重合同守信用”企業的組織保證。要在公司組建一支合同管理員隊伍，并全部經過專業培訓，形成了公司合同管理由管理機構具體負責和管理人員經辦負責的有序運行機制。做到公司合同信用管理機構健全，配備合同管理人員，建立健全有關規章制度。

2、認真做好合同管理的基礎工作

(1)建立合同管理制度，工程合同管理辦法中應涵蓋合同專管員崗位職責、合同專用章與合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函與談判紀要管理制度、合同管理學習與培訓制度、工程合同臺帳與檔案管理制度等相關配套的管理制度，以便細化和規范合同管理的全過程。

(2)合同檔案集中管理。應定期將履行完畢或不再履行的工程合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔。

(3)建立合同管理臺帳。應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺賬和總臺賬。臺賬應逐日填寫，做到準確、及時、完整。合同檔案應當包括紙質檔案和電子檔案，及時更新，保證合同管理員能夠掌握合同的最新動態。

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一、引言

四川省某單位災后重建工程是汶川地震災后恢復重建重點項目,項目建設的目的是滿足學院的正常教學需要和恢復正常的教學秩序。項目總投資2.4億元左右,建設資金來源于國家災后重建專項資金;建設規模為120000平方米,新建設項目包括綜合辦公樓、教學樓、圖書館、食堂、學生宿舍及其輔助設施。該項目是學院發展史上規模最大、一次性投資較大的建設工程項目。

整個工程項目包括立項階段、設計階段、招標合同階段、建設階段及后期收尾階段的配套工程、綠化等工程,工程量大、工期緊。為了加快工程項目建設步伐,整個工程分為若干個批次和不同的標段。目前和相關承包方已經簽署各種合同達100多份。針對合同的數量大、種類多、合同管理范圍廣的情況,四川建筑職業技術學院充分利用各種資源,制定了全面而詳盡的合同管理辦法,保證建設工程項目的順利完成。

二、合同管理的具體辦法

建設單位根據災后重建工程項目的具體特點分別制定了招投標階段的合同管理、合同簽訂階段的合同管理、工程項目實施階段的合同管理及項目竣工后的合同管理。

(一)招標階段的管理

招標文件直接關系到招標后的簽訂工程項目合同的內容,也與此后的合同管理績效有著直接的聯系。因此,四川建筑職業技術學院在災后重建工程部內成立了相應的部門:合同組和造價組。成員都是從四川建筑職業技術學院教師隊伍中抽調出來的,具有豐富的理論和實踐經驗。造價組在招標前主要負責各單體的工程量清單編制,工程量清單編制要求符合招標文件,每一個子項目的工作內容與工作要求都要表達準確完整,做到分項不錯不漏、不留缺口,為工程管理和造價控制打下了良好的基礎。合同組在這個階段主要負責起草招標文件。招標文件制定主要根據造價組制定的工程量清單、中華人民共和國標準施工招標文件(2007年版)以及恢復重建的相關規定。在制定招標文件中的合同主要條款時,對于可能在施工中增加較多的單項工程量,明確約定雙方所承擔的風險范圍;對于工程量清單所列分項外的可預見的變更情況,也對造價和工期的控制事先進行約定,使工程項目管理過程中始終處于可控狀態;對于市場價格差異較大的裝飾材料的性能、型號、技術要求、外觀色彩應盡量做到詳盡描述、可約定一個上限價,要求承包商在施工前必須提供樣品,在招標確認價格后才能施工,并保留如所提供樣品市場價達不到上限價時,招標人有相應調低價格的權利;確定合理的工程計量方法、投標報價方法和招標方式,對投標人的資質在招標文件做了明確規定。對于起草好的招標文件,合同組向有經驗的建筑承包商和招標公司進行咨詢,通過這種方式來進一步的完善和細化招標文件的內容和條款。對于招標文件所存在的問題,及時地簽發招標文件的變更、補遺通知書,從而使投標人能夠準確地掌握招標文件的內容,準確地編制投標文件。上述的工作為中標后的合同制定打下良好的基礎。

(二)合同簽訂階段的管理

合同文本是合同管理的依據,一份編制依據充分、內容翔實嚴謹、形式科學規范的施工合同文本,是其得以順利履行的前提,也是建設工程質量的有力保障。

在確定中標單位后,合同組則根據招標、投標文件起草合同文本,在起草時合同組嚴格執行合同法、招投標法及其相關法律法規政策。合同文本起草完后,四川建筑職業技術學院的相關部門組成合同審查小組對合同文本進行審查。小組包括災后重建工程部的合同組、造價組,四川建筑職業技術學院的國資處、監審處、財務處、設計組。造價組、國資處、監審處、財務處共同審查的內容涉及到合同文本的合法性、真實性、合理性及合同價格條款;設計組和現場代表對合同的可行性、技術要求、質量要求、工期要求、材料供應、提交成果等內容的審查。對于補充條款的制定,小組則結合工程項目和學院的具體情況,制定相關的條款。如為保證四川建筑職業技術學院正常的教學生活秩序,承包人按發包人要求增加的圍墻、道路、水電線路等工作內容,由承包人提交方案及費用估算,經監理及發包人批準后實施。合同文本編制修定完畢后由合同組會同各相關部門與承包商進行協商談判,最終達成一致。然后,按照建筑業合同存檔的要求,存檔一定份數的合同文本。

對一些零星、小規模工程,如室內外的裝飾、安裝工程。按照我國招投標法的要求,這些建設工程不需要進行公開招投標的,四川建筑職業技術學院則采取規定的比價方式擇優選定承包商和合同會簽審批制度,堅決杜絕暗箱操作,借此來防止一些不法承包商利用非法手段獲得承包資格,簽訂無效合同。

(三)項目實施階段的合同管理

項目實施階段的合同管理是建設工程項目合同管理的重要環節,合同的管理好壞直接影響到項目經營效益的高低,雙方簽訂合同的目的最終也要通過合同的履行來實現。但在實施合同過程中,由于主客觀的因素,往往導致合同履行過程中出現很多問題,最終影響到簽訂合同目的實現。為此,四川建筑職業技術學院相關部門加強合同履行過程中的管理。

1、進行合同條件分析,做好合同交底。為了讓參與項目建設的所有人員都明白合同的重要性,讓他們都知道合同內容,在項目實施之初,合同負責部門及早對合同進行分析,將合同內容用比較淺顯的語言和簡單明了的形式表達出來,使人一目了然,并對合同管理和工程管理中的重要地位通過召開會議方式,讓全體參加人員對合同有一個統一的理解和認識,增強合同管理和風險防范意識,積極參與合同管理,有效防止合同權利義務界限不清引起的內部職責爭議和外部合同責任爭議,提高合同管理效率。

2、做好專業工程和材料暫估價確定工作,推動工程按期竣工。由于災后重建項目具有項目集中、工程量大、工期緊等特點,對重建項目中需要由專業承包人完成但暫時又無法確定具體價格的情況和部分裝飾工程、安裝工程、綠化工程等工程中較為特殊的材料或是信息中沒有的材料,由于材料標準不明確或暫時無法確定標準,造成投標單位無法報價的,招標時分別采取專業工程暫估價和材料暫估價的方式進行處理。專業工程和暫估材料由設計組制定暫定材料的技術標準;造價組通過市場詢價確定暫估價后列入招標文件中,在招標文件合同條款中明確規定實施過程中由招標人確定材料的規格、型號、技術參數及其他的相關事項,實施時由招標人和總承包單位按照相關規定進行招標或比價確定專業工程和材料暫估價,招標工作由招標人牽頭,工程承包人協助招標人完成這些工作。

3、及時處理工程變更、合同的解除。工程變更是合同管理的一項重要內容。怎樣管理好工程變更直接關系到項目合同各方經濟利益,也可以說工程變更是合同各方在合同實施過程中經常碰到和處理的問題。工程變更因素有主體行為因素、個體行為因素、環境因素和經濟因素。為了處理好這個問題,災后重建工程部指定設計組、造價組、合同組負責這項工作。當施工過程中變更提出時,設計組經過仔細研究施工圖紙,并考慮其他的相關因素,及時設計出相應變更后的圖紙;造價組根據變更后的圖紙確定工程造價的變化,并調整相應部分的造價。災后重建工程部及時把變更圖紙和造價變化以書面形式發到施工單位,并做好發文記錄;監理工程師、現場組則跟蹤合同變更后的執行情況,如發現執行過程中出現問題,及時會同相關部門去解決。這樣就使工程變更處于可控狀態。在合同履行過程中,如果發現施工單位不具備相應的施工能力,且在短時間內不能及進改進的情況下,工程部在合同組協助下與施工單位解除合同,并進行相應的索賠。

4、及時、足額支付工程的預付款、進度款。及時、足額支付工程的預付款、進度款不僅有利于承包商按時、保質完成所承包的建設工程,而且在一定程度上減少了雙方的風險。災后重建工程部采取如下方式處理這項工作:承包人每月25號向監理及發包人提交已完工程量報表,監理工程師則對工程量報表進行初步審核,把審核的結果傳遞到災后重建工程部的造價組,造價組對承包人提交的工程量報表進行核實,定量的核定該項目的工程完成情況,計算出兩者差異,按合同約定核定應付工程進度款。財務部門則根據上述的信息向承包商支付工程進度款,嚴格控制支付比例,支付進度款同時要按照合同約定扣除施工的預付款。通過上述程序,不僅保證建設工程項目能夠順利實施,而且降低了工程款支付中的風險。

5、加強合同及相關文件歸檔管理工作,為合同順利履行創造條件。合同文本及相關資料同屬重要法律文件,發生之后應及時建賬并妥善保存。重視合同文本而不重視相關資料歸檔的情況在建設領域普遍存在。由于建設項目周期長,涉及專業多,面臨情況復雜。在經過一個長時間的建設過程之后。很多具體問題要依靠相應資料予以解決。為了做好合同及相關文件的管理,工程部成立了秘書組,由兩位教師專門負責檔案工作。其主要負責文件的分類存檔、會議紀要的整理及存放,對于與工程有關的變更、發文等也按照要求存檔。另外,工程部還強化合同跟蹤管理,及時應用先進管理手段,提高數據處理的速度、準確性、一致性。

(四)項目竣工后的合同管理

建設工程完工后,災后重建工程部組織相關部門進行竣工工程驗收,在驗收前要求承包商按合同約定的標準進行自驗。自驗合格后申請初驗竣工工程,驗收是根據施工合同約定的施工質量驗收規范進行工程質量評定,由災后重建工程部組織各相關單位進行驗收。驗收合格后,各相關單位共同簽署工程驗收證明。在驗收過程中,災后重建工程部做好合同資料和相關的工程竣工資料的收集、整理和歸檔工作,這為處理好工程變更和合同糾紛提供了有力依據。

竣工結算,承包人同發包人雙方根據施工合同約定的工程結算辦法進行辦理,要求承包商在工程竣工驗收后一定期限內,提交工程結算書送有關單位進行審計。工程完工后承、發包雙方按照施工合同約定簽署保修協議;工程保修期滿,發包人向承包人付清所有工程款項后施工合同終止。

三、結束語

建設工程項目合同管理貫穿項目整個過程,對一個項目經營成果的好壞起著決定性的作用,同時也能充分反映建設單位的管理水平。因此,經營項目必須高度重視合同管理工作,建立、健全合同管理制度,規范簽訂、履行、變更、解除和終止合同的行為,及時解決合同糾紛,保證建設工程順利實施,為企業創造更好的經濟效益和社會效益。

參考文獻:

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3、何勇.項目業主施工合同管理與造價控制[J].管理與財富,2009(9).

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合同是將自然人、法人平等對待，針對其他組織增設、變更、終止民事權利和義務關系的一種協議。合同管理是指詳細、規范地對合同進行管理。企業合同管理是企業針對自己和有關合同并遵循法律條例的擬定、變更和執行。合同管理的核心內容包括合同簽署、變更，重要渠道是審核、監督、掌控。合同管理存在一定的連接性，初始階段是雙方具備合作意向、訂立合同、明確生效日期，終止階段是合同到期結束。在此期間，不但要求雙方在合同簽署之前要做好準備工作，還要將企業內部管理工作落實到實處，為合同約定內容的順利實施奠定基礎。合同管理有一定的動態性，在執行合同管理時要控制好修改流程及變更條例。

2企業合同管理作用

2.1滿足市場經濟發展需求

競爭性是市場經濟最突出的特征之一，同時也是推動市場經濟快速發展的源泉和動力，一個相對成熟的市場經濟環境主要體現在競爭有序性方面。所以，身為市場經濟主體，需按照市場經濟發展規則和基礎來舉辦生產經營管理活動，進一步優化內部管理體系，特別是合同管理制度，可以有效處理企業和其他組織、個人之間的關系，并為其提供法律依據。對此，基于社會主義市場經濟視域下，加強企業合同管理是非常重要的。

2.2實現行為規范和約束

市場經濟活動的展開是建立在企業合同管理的基礎上，因此需加強企業合同管理的法律意識和誠信意識，特別要看重其自身行為從而加以掌控，不然市場經濟會出現混亂情況，引發各種不正當競爭行為。所以，加大企業合同管理力度是規范市場主體交易行為的主要途徑，能夠促進企業快速發展。

2.3處理糾紛和爭執

在執行合同內容時其主體會在一定程度上引發矛盾和沖突，這時雙方要明確各自所承擔的職責義務，如質量條款、變更條款、違約條款。當出現糾紛爭執時，雙方要正確處理。總而言之，合同管理在處理矛盾和沖突方面起到了關鍵性作用。

3勘察設計企業合同管理問題

前幾年，勘察設計企業大部分屬于國有單位，單位內部員工的思想意識缺乏創新，企業管理制度多多少少包含一些計劃經濟色彩。計劃經濟，就是上級發放任務，勘察設計企業只需做好生產工作，不用關心經營問題，與企業效益更無直接聯系。在改革開放過程中，勘察設計企業慢慢向市場發展，融入市場競爭中，投標承接項目，中標后與發包單位簽署勘察設計合同，實現企業的正常運營。然而其合同簽署流程較為簡潔，合同內容不清晰，很多企業盡管創建了合同管理制度，但是工作基礎不穩定，缺少合同管理意識，存在一些問題。

3.1操作問題

（1）口頭約定現象較多，無憑無據。在企業內部，要想為企業謀取高額利潤，合同當事人就要認真履行雙方的權利和義務，如果沒有擬定書面協議，只要有一方違約，就會給另一方經濟帶來損失。在日常工作中，人們總會形成慣性思維，覺得一點小問題不會造成太大的負面影響，正是因為口頭約定現象較多，無憑無據，先干活，后談合同，更有甚者，項目在交工多年還未簽署合同。如果發生人動等問題，合同就失去價值，等同于爛賬、壞賬。（2）合同主體不明確。合同當事人符合標準，是確保合同成立的前提基礎，合格主體的前提是合同當事人具備民事權利能力與民事行為能力。然而部分簽訂合同主體與實際履行主體不同，當事人時常出現錯位。例如某市區公路局受市政府下達的任務接管某項目，任務是市政府下達，實際管理是公路局，導致問題產生后常常發生推萎扯皮情況。（3）內容模糊。業主不明確設計的詳細要求，約定模糊，造成返工現象的發生，導致設計方經常延長合同內容的變更時間，增加工作難度。合同文字缺乏嚴謹性，會在很大程度上引發誤會和分歧，難以執行合同內容。（4）合同條款不完善。違約責任是合同簽訂時經常遺失的重點條款，根本原因是面子問題。勘察設計企業的地位相對較低，不敢沖撞業主。重視違約責任，未必是要深究委托方責任，只是增強委托方責任意識，從而合作完成這個項目，勘察設計企業在溝通過程中可以把主動權握在自己手中。（5）缺乏風險與防范意識。隨著市場競爭形勢的越發激烈，知己知彼方能百戰百勝，所以要深入了解委托方的資信和項目情況，不要盲目簽署合同，否則會增加風險。有時設計方為了得到項目，常常忽略程序基礎建設，如果項目被擱淺，合同就不能履行，設計費用就會白白投入。（6）法律意識薄弱。按照《中華人民共和國招投標法》文件內容指示，如果勘察設計項目規模超出規定標準就要實施招標，如果不遵守招投標流程，即便合同簽署成功也是無效的，不受法律保護。有些業主為了上交設計文件，用委托書或承諾函讓勘察設計單位展開工作，設計文件上交后，仍需按照招標手續執行，勘察設計企業不但損失錢財，還損失了人力。（7）太過忍讓委托方。勘察設計企業為了得到項目，非常重視業主的要求，完全按照業主的意愿開展工作，不管是對是錯都無條件服從，導致設計文件審核過程中多次返工，最終卻被業主訓斥沒有按照合同義務執行。（8）過度承諾。有時勘察設計企業為了中標，在投標過程中會承諾提供一些增值服務，卻被業主當成是必須履行的義務簽署在合同中。長此以往，一些不歸勘察設計企業管的事情，被業主看成是勘察設計企業應該做的工作，導致勘察設計企業損失大量資金。

3.2管理不規范

（1）合同變更不及時。合同內容變更與合同主體變更是合同變更的重要組成部分，勘察設計企業是承包方，為了讓自身合法權益不受到影響，需及時變更合同內容。（2）沒有按時發放書函。勘察設計企業在執行履約時要向上級遞交書函，如清單資料、會議記錄和供圖協議等。這些是合同動態管理的主要內容，是執行的一種方法，同樣也是勘察設計企業保護自身權益的一種手段。（3）辦理簽訂確認不及時。合同簽訂確認手續沒有及時辦理，一旦出現矛盾時，便無從查證。（4）超過訴訟時效。勘察設計費用拖欠問題是勘察設計企業需要引以為戒的，業主單位拖欠少量費用，勘察設計企業未按時上交法院，當起訴時才發現已經過了訴訟時間，損失無法彌補。（5）權利行使不當。發包方在支付勘察設計進度費用時不依照合同規定執行，勘察設計企業有權行使抗辯權停止工作，然而很多情況下因為其他因素未行使，增加了問題難度。

4勘察設計企業合同管理問題解決措施

4.1完善管理體系

（1）企業管理層人員需對合同管理工作加以重視，了解其重要性，加大人力、物力、財力方面的支持。將法制觀念深入到企業各個員工的內心，定期組織員工學習《中華人民共和國合同法》的相關法律法規條例。積極引薦和培養合同管理優秀人才，營造科學的存檔氛圍，便于合同文本的順利實施。創建合同管理信息系統，增設合同管理專項獎勵基金，為企業合同管理工作提供優質的軟硬件設施。（2）設立合同管理職能部門，合理區分、調整合同管理職能部門和其他職能部門的權利職責、工作內容，有效解決接口設置問題，按時開展合同管理職能部門會議；結合合同管理工作的實際狀況，解決組織機構設置與權責劃分問題，匯總工作經驗及教訓，解決工作中的難點，深入完善合同管理工作流程。（3）根據企業業務范圍與工作特征，擬定一套完整的合同管理制度與內控文件，比如合同交底制度、合同審查制度、合同臺賬管理制度和合同發放制度等，使企業合同管理活動變的規范化、制度化。與此同時，創建企業監督機制與獎懲措施，隨時檢查合同管理臺賬對合同管理人員的審核情況，做到獎罰分明，為合同管理制度的順利實施提供保障。（4）現如今，信息技術不斷發展與創新，信息管理是創建合同管理的前提條件，因此勘察設計企業應將合同管理信息化放在首位，結合企業合同管理模式與工作順序，研制出完整、便于操作的合同信息管理系統，提升合同管理效率與水平，讓合同管理變得越來越精細化。

4.2應用標準合同文本

合同文本格式應參考國家頒發標準格式，再結合工程特征、招標文件、發包方與承包方雙方談判結果來擬定。因為標準合同文本內容相對完整、調控完好，雙方責任清楚，可有效降低風險，對于不可抑制的風險，可分擔解決。針對缺少合同擬定經驗和法律知識的人，需以此進行工作指導。

4.3加強人員素質

人員素質是合同管理的核心內容，同時在合同管理中扮演重要角色。企業需增設專門的合同管理部門來完成這項任務，定期對企業合同管理人員進行職業道德素養與專業技術方面的教育培訓，增強法律意識、提高專業性，具備較強的責任心與保密意識。針對勘察設計合同特征，整理匯總之前合同管理的工作經驗，對如今的合同管理工作進行調整和優化，推動企業合同管理工作的實施與發展。

5企業合同管理展望及發展

5.1企業合同管理展望

市場經濟時代的到來會帶領企業合同管理步入新的軌道，企業商務活動漸漸增多，存在的問題也會多，需盡快解決。相信不久后企業合同管理會更加規范，合同問題及法律糾紛也會變少。

5.2企業合同管理發展

各個企業對合同管理工作都非常重視，由此擺脫了以往的局面。企業應不斷創建完善管理制度，總結經驗教訓，創新工作模式，從而應用到工作中。如今，企業合同管理工作仍在發展中，總結以往的工作經驗，也獲得了解決方案，這在發展過程非常不易。企業要想提高合同管理質量，就要維持現有的工作狀態，從而達到合同管理目標，提升企業效率和經濟。

6結束語

綜上所述，勘察設計企業逐漸增多，在一定程度上增加了市場競爭，企業也面臨著殘酷考驗。勘察設計企業要想在市場中占據一席之地，就要提高自身綜合實力，而合同管理質量的高低是決定企業經營管理成敗的關鍵因素。因此加強合同精細化管理，有利于提高企業的抗風險能力，確保在競爭日益激烈的勘察設計市場上求生存、謀發展。

參考文獻：

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中圖分類號：K826.16文獻標識碼：A 文章編號：

引言：建筑工程合同屬于經濟合同，是發包單位和承包單位為了完成其所商定的工程建設目標以及與工程建設目標相關的具體內容，明確雙方相互權利、義務關系的協議。在現代建筑工程項目管理中合同管理具有十分重要的地位,已成為與進度管理、質量管理、成本管理、信息管理等并列的一大管理職能。這是由合同在現代建筑工程中獨特的作用所決定的。隨著我國建筑市場的不斷成熟，完善建筑工程項目合同管理措施及風險防范的重要性日益顯現。

我們要對工程的合同進行管理。而且我們對合同的管理不僅僅是在開始時，在整個工程項目的過程之中都有合理的進行。要及時的跟進，而且要系統的加強對合同的管理工作。此外，要對合同實施全方位的管理，不僅要將合同中涉及的內容進行合理的管理，還要將一些變化及時的處理。這樣才能防止損失的發生。

一、合同管理在工程變更的重要性

工程變更涉及到設計變更通知書、現場簽證記錄、簽證記工單等資料，這些資料的真實性、有效性及實效性是反映工程變更的重要依據。因此，在合同中應對工程變更的發生作出明確的界定，對變更后工程造價的計量計價作出明確的約定。

(1) 工程合同應約定工程變更必須真實，即真正發生了原設計或原招標文件中所沒有的工程內容，而這些內容并不是承包人自己的工作失誤所造成的，并明確檢驗方法。承發包雙方管理人員應做到誠實信用，加強責任心，在工程變更資料中真實地反映變更內容的部位和范圍，并具體說明這些變更是由發包人或監理工程師所提出的。防止在工程變更中以小充大，甚至無中生有的現象發生。

(2) 工程變更的有效性是指在合同中必須明確工程變更資料的會簽程序，只有完全符合會簽手續的工程變更資料才是有效的。由于大部分工程變更都涉及到工程造價的增加，因此，在合同中應明確規定工程變更必須有造價人員的簽字。而目前大部分工程合同中沒有約定誰有簽字權，誰沒有簽字權，更沒有約定造價人員的簽字權，這是很容易使工程造價失控的。工程造價的確定和計算，是一個很專業的技術工作。對工程變更的內容，造價人員應預先進行測算和分析，當分析結果發現工程造價增長較大時，造價人員應及時向發包人反映，取消變更或者找出替代方案，以控制工程造價的增加。只有合同中對工程變更資料的有效性作出了明確的規定后，在施工過程中合同管理才是有據可行的，才能避免“干了再算”的被動管理現象的發生。

(3) 工程合同應約定工程變更資料辦理的時間限制程序和違約責任，即變更資料的時效性。工程建設是一個期間很長的過程，施工的內容也復雜多樣。對發生變更的工程牽涉到整個工程的方方面面，如果不能及時有效的辦理變更資料，將會損害承發包雙方的利益，帶來合同糾紛。現在許多工程都有到竣工驗收時才集中辦理簽證簽字手續的現象，這在工程項目管理中是極不正常的，往往會有很大漏洞產生，使工程造價失去控制的失敗。

二、完善工程項目合同管理措施

（一）建立施工企業的合同管理措施

合同管理系統，就是施工企業從上向下建立起一支專業管理隊伍，實行系統管理。作為獨立法人的施工企業，建立合同專門管理機構，這個機構等同于企業成本管理部或工程部，是內部管理機構。各項目經理部也設立專職合同管理人員，隸屬于企業合同專門管理機構。施工企業應制定施工合同管理辦法，將合同管理系統的職責、權利、分工，用內部管理規定的形式確立下來。將合同管理系統分為兩極，公司級和項目級。

（二）制定施工企業的合同管理制度

除了有專門的合同管理體系外，施工企業還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括：

1．合同分級管理制度

按照施工企業特點，公司層面應設立合同管理專門部門，項目部層面應有專門的合同管理機構及人員，合同分級管理制度就是要明確公司層面及項目部層面合同管理人員不同的職責。公司層面合同管理主要職能應體現在根據施工的實際需要，制訂統一的合同范本；指導、協助項目部依法簽訂合同，辦理合同簽章手續；定期或不定期檢查工程項目合同的簽訂和履行情況；及時將履行完畢的工程項目合同進行整理并移交檔案室存檔。項目部主要是對合同對方的資信狀況進行審查；對合同條款與合同對方進行談判，合同價款、合同合法性報公司層面審核；合同履行過程中做好合同的履行或變更。

2．合同的審查批準制度

施工企業在施工合同簽訂前還應實行審查、批準制度。即在各業務部門會簽后，送交合同專門管理機構或法律顧問審查，再報請法人代表簽署意見，明確表示同意對外正式簽訂合同。這樣，通過嚴格的手續，使合同簽訂的基礎更加牢靠。

3．印章管理制度

施工企業的合同專用章是代表企業在經營活動中對外行使權利、承擔義務、簽訂合同的憑證。因此，企業對合同專用章的使用、保管要有嚴格的規定，要建立合同使用登記記錄，合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印，實行專章專用，尤其不準在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專用章管理人員利用合同專用章謀取個人私利，應追究其行政或法律責任。

三、合同風險管理防范

（一）做好合同簽訂時的管理，為履行合同打好基礎

建筑工程具有投資大、工期長、結構復雜、受場內場外環境影響大，不可預見性因素多的特點。施工合同應盡量做到內容完整，條款說盡，表聯明確、嚴密。為此，合同談判人員要在合法、依法、平等原則的基礎上，通過對工程信息的調研與反饋，制定出嚴密、周詳、可行的談判方案，不打無準備之仗。

（二）認真履行合同，加強履約管理

1．分析合同漏洞，解釋爭議內容。

工程施工的情況是千變萬化的，再標準的合同也難免會有漏洞，找出漏洞并加以補充，此可減少合同雙方的爭執。另外合同雙方爭執的起因往往是對合同條款理解的不一致，分析條文的意思，就條文的理解達成一致，才能為索賠工作打開通道。

2．分析合同風險，制定風險對策。

界定和確認工程項目所承擔的風險是什么，風險影響程度大小，才能找到對策和措施去控制風險，規避風險。

3．分解合同并落實合同責任。

主要是加強合同交底工作：項目經理部對所有的合同均進行交底，以會議與書面相結合的形式向全體員工介紹各個合同的承包范圍、各方的責任與義務、合同的主要經濟指標，合同存在的風險，履約中應注意的問題，將合同責任進行分解，具體落實到職能部門與個人。同時，設置專職合同管理，對項目各部門的履約情況進行管理、分析，協調各部門的聯系，這樣可加大合同管理。

（三）加強合同履約過程控制

合同控制指承包商的合同管理組織為保證合同所約定的各項義務的全面完成及各項權利的實現，以合同分析的成果為基準，對整個合同實施過程的全面監督、檢查、對比、引導及糾正的管理活動。

合同的控制方法有主動控制和被動控制。主動控制是預先分析目標偏離的可能性，擬訂和采取預防性措施，以保證目標得以實現。被動控制是從計劃的實際中發現偏差，對偏差采取措施及時糾正的控制方式。

合同控制的首要內容是對合同實施情況追蹤，追蹤的對象如：具體的合同事件：包括工程的質量、工期、成本、分包商的工作：對分包商的工程缺陷提出意見，提出警告，責成他們改進。

對業主和監理工程師的工作跟蹤：他們是否及時下連命令，做出答復，及時支付工程款項、追蹤工程的總體情況：如整體工程的秩序如何，已完工程是否通過驗收，有無大的工程事故，進度是否出現拖期，計劃和實際成本有無大的偏差等。通過追蹤收集、整理，能反映出實際狀況的各種資料和數據，如進度報表、質量報告，成本和費用收支報表等，將這些信息與工程目標，如合同文件進行對比分析，對偏差進行處理，進行調整，可以采取組織措施派遣得力的管理人員；可以采取技術措施，采取更有效的施工方案或新技術；可以采取經濟措施對工作人員進行經濟激勵；最有效的措施是合同措施，如找出業主的責任，通過索賠降低自己的損失。如發現業主有意不支付工程款，發生合同虧損，要及早確定戰略，采取各種辦法，減少倉己的損失。

結語：在市場經濟條件下，承包人要增強市場意識、法律意識、合同意識、管理意識、經濟效益意識，更關鍵的是要增強合同風險意識并學會科學的防范和控制方法。只有這樣才能最大限度地維護自己的合法權益，以提高經濟效益，避免和減少經濟損失。

參考文獻：

[1]閆宇.建設工程施工合同管理探討.山西建筑.2004.