電子檔案的管理大全11篇

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一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用的工作。隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子文件已經漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質公文、紙質文獻等實體資料都在以逐電追風的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談談檔案管理的作用、電子檔案的要點以及電子檔案管理的優勢。

一、檔案管理的作用

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產出物質或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構或者檔案工作人員產生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負責管理各部門形成的歷史文件的專業，所以檔案管理是管理性質的工作。檔案管理系統并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經濟、政治服務，否則檔案管理就不會存在，也難以發展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應社會的需要，并被社會所利用，是具有服務性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現出一定的階級利益和階級關系，這被一定的統治階級掌握著，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務的方向集中表現了檔案管理工作的政治性質。

二、電子檔案的要點

隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子檔案管理已經逐漸取代傳統檔案管理的方式了。下面我們就來談談創建電子檔案管理的三大要點：一是要建立一個電子檔案首先就應該先構建一個公共的、獨立的、應用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業務所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現實體檔案的信息化轉變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結構化的數據庫等等。三是我們所創建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀錄，并且電子檔案必須具有歷史再現性或者文件的原始記錄性。

三、電子檔案管理的優勢

下面就讓我們具體談談電子檔案管理的幾大優勢：第一，由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質量管理工作能夠做得更好。傳統的檔案的質量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。

四、結語

綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

【參考文獻】

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電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。 

一、電子檔案使用的主要途徑 

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。 

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。 

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。 

二、加強電子檔案管理的重要意義 

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。 

1、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力 

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。 

2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量 

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 

3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求 

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。 

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施 

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。 

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源 

要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。 

2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失 

電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。 

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整 

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。 

4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識 

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。 

四、小結 

現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。 

 

【參考文獻】 

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）08-079-01

隨著信息數字化的快速發展，檔案的載體經歷了從紙質檔案到電子檔案的演變，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理重要形式，做好電子檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案所引發的問題

首先，電子檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷電子檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

其次，電子檔案完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

最后，電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌。另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

二、如何做好電子檔案管理的措施

1.采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。

2.要完善體制，建立統一的電子文件管理標準。首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

3.要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。電子檔案需傳輸時，要使用局域網，讓電子檔案只能在局域網的范圍內傳輸，給電子檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內，防止檔案流向外網。比較常用的辦法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。

4.要根據電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質各個環節的溝通、管理。只有這樣才能向社會提供有利的信息資源，才能順應時代的發展，最終做到既能節約開發資源又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

（一）做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

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很顯然，我國傳統檔案工作理論和規定也已不能完全適用于日趨發展的電子檔案管理需求。電子文件如何歸檔，歸檔后的電子檔案如何管理和開發利用，電子檔案與紙質檔案的管理有何不同這些都是我們遇到的新課題。在實際工作中，絕大部分單位仍處于電子檔案與傳統載體檔案共存的局面，而且傳統載體檔案仍是各單位館藏的主題，缺乏對電子檔案的收集、積累及安全防范措施管理，致使有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。

一、電子檔案的收集與積累

電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時間間隔，在這一段時間內，電子文件有被更改的可能，因此，為保證歸檔電子文件的真實性，電子檔案的收集積累工作必須從電子文件形成階段開始。這就要求了解和掌握電子檔案形成規律和形成過程的形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子檔案收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。

電子檔案的收集積累往往是在計算機網絡系統上進行，由于記錄系統有自動記錄的功能，可用它來記載電子證文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案，建立相應的記錄和登記，并與其相應的紙質文件建立標識關系，尤其是對“無紙化”系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施，必要時，應在收集積累過程中，制作備份，以免系統發生意外情況時文件丟失。

二、電子檔案的整理和歸檔

（一）與紙質檔案相比較，電子檔案在數據庫中是以虛擬形式存在的。所以電子檔案的整理就是按照一定的原則和方法，將收集積累的電子檔案分門別類進行清理，給每份電子檔案一個固定的唯一的號碼，從而是全部電子檔案成為一個有機整體，構成有序的虛擬狀態，并通過檢索，可以提取電子檔案并在計算機屏幕上顯示出來，因此無論在任何條件環境下，都要拷貝一套保存，并對這套軟、硬件環境作說明。有些必須以紙質檔案存在的，可輸出紙質檔案保存。

（二）緊密結合電子檔案的特點，處理好電子檔案與紙質檔案的關系。

1.充分利用電子信息與載體的可分離性，對利用率高、載體狀況不好的紙質檔案進行電子化。

2.利用電子信息可以實現資源共享、存貯的高密集性特點，解決日益增長的檔案數量和有限的保管條件之間的矛盾。

3.對具有重要和長遠查考利用價值的電子檔案要紙質化，避開電子檔案對環境的苛刻要求和信息易丟失、更改的缺點。

（三）電子文件的歸檔就是將計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內進行，也可視其具體情況而定。因涉及電子文件的技術環境條件，存貯一套，借閱一套。要求存檔的電子文件有準確說明配套軟、硬件環境，歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準。在拷貝過程中可采用數據壓縮工具對經過整理的電子文件進行壓縮，然后刻錄磁、光介質上。

（四）歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、伺服軟件，其它說明是否一同歸檔，歸檔的電子文件是否為最終稿本，電子文件與相應的紙質或其它載體文件的內容與相關說明是否一致，軟件產品的源程序與文本是否一致等。在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出準確性等。

三、電子檔案的安全措施

為了確保電子檔案內容的真實、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子檔案的非法訪問和隨意改動，在日常工作中就要對電子檔案的安全采取相應保護措施。

（一）加密技術

采用加密技術可以確保電子檔案內容的非公開性。在電子檔案的傳輸中通常采用“雙密鑰碼”進行加密，由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從載獲的密文中解讀原文來，這對于傳輸的電子文件具有很好的保護效果。

（二）身份驗證

為了防止無關人員進入系統對文件或數據訪問，有必要對一些系統設置用戶身份驗證，當用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，如果驗證合格方可進入系統對相關業務訪問，否則將被拒止系統門外。

（三）防火墻

防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，通過網絡監控系統監測所有通過防火墻的數據源，使被保護網絡的結構不受侵犯。

（四）防寫措施

將一些重要文件設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。以保持電子文件的原始和真實性。

四、電子檔案的利用

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中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2012）001-055-02

隨著信息技術快速發展，電子文件與電子檔案大量產生。由于電子文件的某些性質與傳統文件有著很大區別，對電子文件歸檔后產生的電子檔案管理也有很大影響，因此有必要對電子文件真實與完整性進行分析。以下將結合筆者工作經驗來闡述電子文件真實與完險管理。

1 電子文件及電子檔案

1.1 電子文件與電子檔案

電子文件（Electronic Records）是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。①

1.2 電子文件對檔案管理的影響

文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價值的文件，還應包括該文件讀取軟件甚至操作系統。

2 電子文件真實與完險

電子文件管理中最致命的問題、最根本的風險就是真實性、完整性受到破壞，這是需要管理者動用一切辦法加以防范的，以下是真實性與完整性這兩種主要風險。

2.1 電子文件的真實風險

電子文件若真實性受損，就無法客觀地反映原始事實，也就會失去利用價值。目前，這樣的實例很多，比如，加拿大調查委員會對加拿大在索馬里的駐軍情況舉行了聽證會。調查委員會要求查看國防行動中心一個數據庫中文件運行記錄。在查看該文件運行記錄時，委員會發現了許多異常情況，如空白信件、漏號或重號等。調查委員會認為這些記錄不可靠，不能用于當時進行調查，也不能向未來研究人員提供利用。電子文件不真實具體表現包括：(1)文件是偽造的，即用戶身份不真實；(2)無法證明電子文件未經改動，即無法排除文件不真實的可能性。主要原因在于系統沒有生成、獲取文件的背景信息。

2.2 電子文件的完險

電子文件完整性風險主要表現在應該歸檔保存的電子文件數量殘缺不全或是文件構成要素不完整。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全文件留給后人是支離破碎的社會記憶，會對電子文件利用帶來很大障礙，也會嚴重影響電子文件應有價值。在電子環境下，介質脆弱，技術過時以及系統特性都會影響電子文件完整性。

3 影響電子文件真實與完險的因素分析

一般說來，影響 電子文件真實與完險主要有：(1)管理風險電子文件在形成、傳輸、接收、處理、保管、管理、利用等各個階段，都與機構管理密不可分。管理機制不完善，或由于人的主觀性、難以規范性和不確定性，都可能會威脅到文件的真實與完整。例如由于文件管理知識缺乏，可能使文件重要構成要素和文件系列沒有保存齊全；操作失誤；主觀或無意的內容或形式改變；網絡攻擊或電子欺詐行為對文件造成的非法變更與摧毀；人為因素引起保管環境惡變而對電子文件載體產生破壞；管理規范缺乏和人為疏忽造成數據缺乏備份、備份媒體選擇不當和沒有異地備份等；以及本章第一節中探討影響電子文件真實與完整的其他人為因素等，都是由于管理不當導致的風險。(2)信息技術風險電子文件形成和存在依賴于信息技術和設備，信息技術的不穩定也會使電子文件真實與完整面臨風險。基礎設施風險。基礎設施包括硬件、系統軟件、網絡及機房等。缺乏信息技術基礎設施應具有的基本條件，如硬件軟件性能欠缺穩定性、安全性、容錯性、可靠性與可維護性等，都會對電子文件真實與完整構成威脅；系統空間容量不足；備份過程、數據傳輸過程欠缺安全保護措施及準確性；系統功能對電子文件真實完整性需求的滿足程度不夠；機房的交流電源、備用電源設施及安全保護措施不當等等，都有可能導致電子文件信息變更與丟失。數據管理風險。電子文件數據本身具有極大不穩定性，這與電子文件內容與載體可分離性、載體不固定性以及技術壽命有限等因素相關。為保證文件內容持久可讀，必須對電子文件定期遷移。在遷移過程中，文件信息有丟失和受損的風險。許多部門由于忽視了數據的不穩定性，未對其采取相應保護措施，由此造成的損失無法彌補。(3)固有風險在對電子文件管理中，總會有一些不可抗拒因素導致文件真實完整性受損。由這些不可抗因素引起的風險，稱為固有風險。例如不可抵抗的自然災害(如火災、水災、地震等)與意外災禍(如失竊、鼠災等)，惡劣環境(如強光、不適宜的溫濕度、灰塵、磁場等)帶來的影響等，都會導致文件損毀。電子文件整個生命周期各階段(形成、傳輸、捕獲、存儲、處理、保存與利用等等)中，任何一個環節出現問題，都可能嚴重影響電子文件的真實與完整。

4 電子文件真實與完整的風險管理策略

4.1 對電子文件管理流程加以優化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相關管理活動有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復制和模擬，而應根據電子文件技術特點，利用計算機系統高效處理數據、一次輸入多次輸出、可并行作業等優勢，構建更為科學高效新流程，具體落實全程管理和前端控制。相比手工管理流程，電子文件管理流程內容，以及組成流程各項管理活動開展時間、承擔者相互關系都有變化。在內容上，有些管理活動需要增加，如確定文件存儲格式、確定文件存儲位置等；有些管理活動被簡化，如實體整理、分發；另外一些則變得復雜，如鑒定工作中增加了技術鑒定內容，錄入范圍擴大等。在電子文件管理活動開展時間上，有些活動提前，如歸檔、鑒定、分類、錄入等提前到文件形成階段就開始；與此同時，著錄、鑒定等延伸到整個文件生命周期。

在電子文件檔案工作管理人員中，除了檔案人員、文件形成者之外，信息技術人員、計算機系統人員成為電子文件管理隊伍新成員。信息技術人員負責技術鑒定、遷移、備份等技術管理工作；如果設計和使用得當，文件系統可以完成和參與許多公務性、重復性的工作任務，如文件分發、鑒定、歸檔、錄入、跟蹤、統計等，使之自動化。在文件管理之間相互關系上，手工條件基本上是依次開展、順序銜接、相互獨立管理，而在電子環境中則逐漸變得同時開展、相互交叉、部分內容合成，從而使得電子文件管理流程具備并行化、非線性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自動記錄到錄入數據庫中，從而導致錄入同其他文件管理的集成。各單位應綜合考察業務、技術、制度、標準、人員、文化等多個要素，通過合并、削減、前置、并行、自動化等手段，優化設計電子文件管理流程，并將電子文件管理流程的優化納入機構業務流程整體優化之中。

4.2 以電子文件管理軟件為中心實施管理

電子文件技術特點和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統，而最后解決途徑也都要歸結到系統設計上。在電子文件管理體系中，管理系統(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統管理對電子文件而言是不可想象的。設計合理的電子文件管理系統是相關管理制度、標準、方法的執行者，是電子文件管理活動重要的承擔者，是全程管理、前端控制和流程優化的根本保證。承擔電子文件管理功能的系統-主要由兩部分組成：形成電子文件業務系統和獨立電子文件管理系統。業務系統負責生成合格的電子文件并將之交付給電子文件管理系統，電子文件管理系統負責適時獲取、采集電子文件并保證其長期真實、完整、可讀、可用。這兩個系統之間應該有數據接口，以保障數據順暢、無損傳遞。當然，有些業務系統包括功能相對齊備的文件、檔案管理模塊，不過一般只能管理本系統產生的電子文件，而專業的電子文件管理系統則能綜合管理多種電子文件。近年來電子文件管理軟件的功能需求一直是國際關注熱點，對于文件系統開發的參與也被檔案部門看作是解決電子文件管理難題一條重要措施。獨立的電子文件管理系統應該具備一般功能包括獲取(歸檔)、分類、鑒定與處置、錄入(數據管理)、存儲與保護、檢索與利用、安全與存取權限控制、日志、審計、報表設計及制作等。

4.3 采用基于職能的管理方法

職能是機構對于社會承擔的主要職責，它包括完成一定目標的多項工作。有時多個部門聯合執行某項職能，有時不同部門在職能中交叉。機構承擔的職能相對穩定，而組織結構和部門設置則相對靈活多變。文件是機構履行職能記錄，職能類別是判斷文件類別的依據，職能重要程度是決定文件重要程度的依據，按照職能分類體系組織文件，可以充分反映文件的來源聯系，說明其來龍去脈。職能分類法、職能鑒定法以及以職能為基礎組織文件信息提供利用，是檔案管理中極富特色的專業方法，為多個國家所采納，并被國際標準IS015489確認，在電子文件管理中也應該采用這些管理方法。職能分析也是電子文件管理系統設計過程所必須開展的工作內容。以上要點的闡述都是在方法層面上展開的。管理好電子文件，僅有科學方法是不夠的，還要構建覆蓋觀念、制度、組織、方法、手段在內的全面管理體系。

5 結論

因此，我們必須在對電子文件管理流程加以優化、以電子文件管理軟件為中心實施管理、采用基于職能的管理方法等思想指導下，積極、慎重地應用較為先進與成熟的信息技術手段，監視電子文件生命周期全過程，抑制風險因子，通過監控、記錄和審計與電子文件有關的一切活動，防止其不被修改、替代或破壞。同時，對電子文件生命周期每一階段、每一環節，都要建立相應管理措施加以防范和制約，形成一個不間斷的連續管理系統，以確保電子文件真實與完整。

注釋：

① 出自國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894―2002)[S].

參考文獻：

篇（6）

隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現代化管理模式。

一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環節就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業知識和專業設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。

（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據展開維護。

（四）自然保存環境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發生洇化、擴散的現象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環境，它可能就會發生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發生變形。一旦光盤表面發生細微彎曲，數據讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環境，磁性載體涂層粘合劑容易發生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養基、繁殖地而引發了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數據發生丟失。

3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。

（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：

1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》標準，前者規范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規定。

2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環境和設備的安全、良好的室內環境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環境等方面保證計算機網絡系統的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護。四是重視、做好數據庫備份與恢復工作，確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。

3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養更多高素質、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現電子文件的連續管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統一協調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數據、設備環境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數據進行統一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網絡可以實現電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網絡實現了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。

3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產業發展研究院（CCID）簽發了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。

三、結語

要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業的發展。

篇（7）

提高檔案利用率。高校檔案管理工作的根本目的在于查閱和利用。電子檔案管理改變了傳統檔案查閱和利用方式，利用者不再需要親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，只需提供所需材料的主題和范圍，管理人員也不需要反復翻閱紙質目錄進行人工檢索，再一次次進庫提取原件，而是利用計算機目錄進行檢索后，通過網絡傳遞PDF等格式文件，即能在極短的時間內將文件送達到利用者手中，縮短了查詢時間，提高了檔案利用率。

提高檔案安全保密性。實行電子檔案管理后，將過去整卷提供利用檔案材料方式，改為提供單份電子文件利用，從而保證了檔案的保密性。確保有保存價值的電子文件真實、完整、有效，使電子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人員出入庫次數的減少，也有利于庫房溫濕度控制和管理人員身體的健康，節約了能源，這與檔案安全保護的目的也是非常吻合的。

提高檔案完整性和時效性。電子檔案管理改變了傳統的手工作業方式管理檔案。所有新文件都可做到即有即入、及時快捷，改變了過去檔案整理工作于第二年下半年進行手工編輯、分類、歸檔等方式。碰到文件收集不完整或漏交歸檔時，還可隨時增缺補漏，只需調整一下電子目錄，而無需拆卷重做。從而達到檔案管理工作完整、歸檔及時的目的，在提供利用服務上，能夠發揮出更好的時效性，更有利于檔案的開發與利用。

降低管理成本并有效保護檔案原件。電子檔案側重于數據庫的管理，從而節省了人財物力的投入，它不像紙質檔案需要將大量的人財物力投入到分類、排序、組卷、裝訂等工作上。電子檔案管理工作使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，這不僅節約了打印、復印等費用，降低了檔案管理成本，也減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件起到了最大限度的保護作用。另外，實行電子檔案管理還能有效防止檔案被篡改的行為。

如何建立電子檔案建立高校電子檔案的關鍵，就是建立檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫也是電子檔案與紙質檔案的交匯點。檔案目錄數據庫中的每一份文件，都對應著該文件的電子文件鏈接地址和紙質文件的存放位置。只有采用數據庫形式的檔案目錄，才能使檔案的查詢和檢索迅速而方便。對高校檔案館來說，電子檔案的建立需要開發或購買專業軟件，而對于中小型檔案室則可以用目前最廣泛使用的辦公軟件中的EXCEL或WPS表格在自己的電腦上建立起電子檔案數據庫。（1）指定一臺專用計算機，在計算機C盤以外的分區作為電子檔案分區如：選D盤分區或E盤分區等。（2）在選定的分區上，根據需要建一個或幾個檔案目錄數據庫，相應地再建一個或幾個子目錄用來存放電子文件的文件夾。（3）隨時把接收到的紙質文件或電子文件，通過掃描或數碼照相等技術手段對原始檔案信息進行數字化掃描和錄入制做成電子檔案，這個過程包括：檔案全文掃描、圖像圖片處理、文件級目錄著錄及存儲、檔案分類等工作。（4）對紙質文件進行集中審核鑒定，以確保紙質文件與相應電子信息的一致性。將數據導入數據庫，進行隨機檢索抽查，再一次復核并檢驗質量。（5）將所有數據進行實時備份、異機備份，并妥善保管。（6）檔案目錄要設置打開權限密碼，以防止外部人員更改或誤操作破壞目錄。（7）在學院局域網上，檔案目錄和相關文件夾設置成共享，并設置成不允許網絡用戶更改我的文件。這樣本學院局域網上的所有計算機，都可以通過學院局域網訪問電子檔案系統。通過查詢檔案目錄，找到所需檔案文件，打開文件鏈接就可以進行瀏覽。（8）將制做完成的電子檔案設置成只讀文件，放在相應的文件夾中。然后按要求在相應的檔案目錄上做登記和文檔存放位置鏈接。這樣一個電子檔案就做好了。

電子檔案的利用電子檔案利用可根據檔案信息的利用需求、網絡條件、服務對象和開發范圍，分別通過公眾網、政務網、局域網等建立利用窗口，構建幾個服務平臺。一是利用學院局域網。面向學院師生員工和來館利用檔案人員的館內電子檔案利用服務平臺，可以直接上網訪問檔案館的共享文件夾，點開相應的檔案目錄，鍵入要查找的文件名或文號等等，可以鍵入全稱精確查找，也可以鍵入部分名稱模糊查找。找到后，直接點開鏈接地址，就可以打開所要查找的檔案進行瀏覽，能隨時查詢和閱讀最新的檔案文件，并可同時提供給多個用戶利用而互不影響。還可為廣大師生提供多種形式網上查詢服務，如：在線提供英語等級查詢、歷屆畢業生去向查詢、學歷證書查詢、學生信息查詢、教授信息查詢、畢業生優秀論文目錄查詢等等。二是利用當地政務網。建設面向本級各部門各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺，它能夠接收各立檔單位電子文件，能夠為政務網用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業務指導或其他檔案工作服務，實現各部門檔案信息資源共享和服務工作。三是利用公眾網。建設面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺，這是檔案館實現公共檔案服務和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一，它依托公眾網，通過檔案網站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時，采集具有重要保存價值的各類數字信息，進行資源整合，實現公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實現館際檔案信息交流。四是利用計算機單機查詢。學院還沒有建立檔案系統局域網的，利用者可到檔案室的專用計算機上查詢。也可由檔案管理人員代為查找，找到后將其所需檔案通過電子郵件等方式發送給利用者。目前長江工程職業技術學院檔案室采用的就是這一方式。

篇（8）

不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均是以人的基本實踐為依據，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網絡技術為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發揮各自的優勢，更好的為使用者服務，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。

要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發揮了電子檔案的優勢，檢索快，利用效率高等優勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。

無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數據錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統中，還要將兩種檔案進行統一的組合，維護檔案之間的相關聯系，便于使用。

2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

現如今，數字化信息技術不斷發展，檔案管理系統也要利用電子技術建立一個網絡的信息辦公平臺。現代化檔案管理和傳統檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現現代化檔案管理系統，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革

篇（9）

將電子檔案應用到高校檔案管理中，實際上也是信息社會發展的必然結果，相應的也使得高校相關檔案管理工作的內容也發生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關注和重視。正是由于對其缺乏一定的認識和了解，加上部分人員的電子檔案應用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應用價值則難以得到體現，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費，并且也不利高校教學事業的發展。

一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題

（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。

三、結語

雖然高校檔案管理室只是存儲相關資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發展和變化，人們對于高校電子檔案的應用重視性也逐漸有所加大，相應的也意味著相關工作人員肩負更大的使命和責任。總之，借用電子檔案的應用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。

【參考文獻】

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一、信息技術下的企事業單位檔案特質

（一）集成性當企事業單位檔案管理工作實現信息化管理之后，企事業單位中的檔案信息只需要進行一次性的整理與錄入，當這個過程完成之后，整體的檔案管理工作就能獲得基本完善，此時，數據整理、輸入和應用得到了集成，而數字化時代下企事業單位檔案管理工作的集成性也被集中體現出來。檔案信息在具有集成化特點的基礎上可以得到高效率的利用和共享，從而提高檔案信息的服務能力。完整性與高效率是電子檔案信息系統的重要特點，也就是說，在企事業單位運用信息技術開展檔案管理的過程中能夠讓檔案管理呈現出高效率以及高適應性的特點。（二）動態性利用信息技術開展企事業單位檔案管理，其動態性特點轉換在三個方面：一是檔案信息采集具有動態性。當數據信息收集以后，可以隨時傳送到數據庫中，這個輸入過程所需要的時間極短，所以說檔案數據庫可以進行實時更新，而這種動態性在傳統的檔案管理工作中是難以實現的，而在企事業單位檔案管理中運用電子檔案，則能夠十分簡單的實現這種實時更新；二是檔案數據可以得到動態化。檔案信息一旦進入數據庫，數據庫系統就可以開展數據處理工作，如果數據存儲服務器容量較大，則處理過程所需要的時間也十分短暫。這個過程能夠降低以往人工操作中產生的錯誤和失誤，而且能夠提高數據處理效率；三是在實現數據收集以及處理的動態化后，檔案數據的和利用也就具有了動態化特點，檔案信息需求者可以較快的了解動態信息并進行利用，從而能夠提高企事業單位在檔案管理工作方面的工作效率。

二、電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用舉措

（一）技術保障電子檔案在企事業單位檔案管理工作中的應用首先要求企事業單位能夠對檔案信息化管理系統進行建立健全。企事業單位需要以多媒體技術、網絡技術、數據庫技術為依托，對企事業單位中的檔案管理軟件進行升級、改造與更新。同時企事業單位要對管理檔案軟件技術進行構建和完善，對檔案資源開展統一的規劃與集中的管理，在符合企事業單位管理工作特點的基礎上，構建方便快捷且具備較高技術含量的電子檔案管理系統，從而讓檔案管理工作中的信息收集、信息分類、信息鑒定、信息保管以及信息調用實現信息化以及檔案管理的數字化和自動化，確保檔案信息在利用過程中能夠方便快捷并使檔案信息的壽命得到延長。電子檔案與傳統檔案最明顯的區別在于存儲介質的不同，而在使用這些存儲介質進行存儲的檔案技術在利用過程中必須使用支持檔案存儲媒介的軟件與硬件，所以二者的完善是運用電子檔案的重要前提。其中軟硬件主要包括網絡設備、文件數字化設備、服務器以及其它能夠支持檔案構成的基礎設備等，對軟件的要求是具有穩定的性能以及實用、可靠的特點等。（二）人才建設人才隊伍建設在運用電子檔案的過程中發揮著關鍵作用，運用電子檔案過程中對人才的需求主要體現在三個方面：一是在技術改進以及檔案管理工作方式轉變中需要高素質人才；二是檔案管理質量以及服務質量提高過程中需要高素質人才；三是在實現電子檔案管理規范化過程中需要高素質人才。所以企事業單位在運用電子檔案的過程中要重視研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培養，并根據實際需要對三種人才進行合理配置。在人才培養方面，首先要求企事業單位能夠樹立正確的人才觀。認識到人才是企事業單位檔案管理工作中的第一資源，在重視和研究檔案管理人才培養的基礎上調查單位中對檔案管理人才的需求以及檔案管理人才培養計劃，同時要制定規范、科學的人才培養機制以及人才激勵機制等，從而確保檔案管理隊伍專業素質的提高以及檔案管理工作人員積極性的調動；其次在人才培養途徑方面，企事業單位可以利用激勵機制來調動檔案管理人員對自身知識進行更新的自覺性和積極性，也可以聘請社會專業人士開展講座來提高檔案管理隊伍素質，同時可以采用走出去戰略將檔案管理人員送到單位外培訓機構進行培訓，其中高等院校就可以成為企事業單位進行檔案管理人才培養的重要基地；再次，企事業單位要促進檔案管理隊伍的人才流動，通過實行嚴格的考核制度來推動檔案管理隊伍的優勝劣汰，同時通過聘任制度的完善來對檔案管理隊伍進行完善，從而對檔案管理隊伍開展穩定、動態的更新與管理。（三）安全保障體系建設在電子檔案運用中，安全問題一直被檔案管理工作者所關注，構建安全保障體系是確保企事業單位檔案管理質量的重要方面，對提高電子檔案歸檔質量、利用能力以及服務能力具有重要意義。企事業單位電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障三個方面。在硬件設施安全保障中，應當重視對服務器運行狀態的監控，重視對檔案日志的更新，同時要強化機房環境保養與監控，對老化的設備與線路進行更換；在網絡安全保障方面，需要對存儲于客戶機和服務器中的檔案文件進行定期檢測與掃描，在設置瀏覽權限的基礎上避免感染病毒，同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則；在應用系統安全保障方面，首先要構建其用戶訪問平臺與日志文檔中心，其次要根據系統的更新來檢查所應用的安全措施是否有效。另外要重視檔案管理人員安全素養以及安全管理意識的提高。

作者：馮麗博 單位：河北省地質調查院

篇（11）

近年來，隨著社會經濟的發展，電子信息技術發展更是突飛猛進，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，許多日常工作包括以往手續繁雜的辦公行文、來往函件等，現在就可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，使檔案的生存方式發生很大的變化，這樣就產生了大量的電子文件，這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以軟磁盤、光盤為載體的檔案。由此看來，適應現代化管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，是檔案工作發展的必然趨勢。

一、檔案化管理電子文件

檔案化管理電子文件，就是在傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件的自身特點，采用先進的計算機和網絡技術，對電子檔案實行文件級的管理，對各部門形成的電子文件實行自動化、網絡化管理。從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高得用率。

（一）電子文件的檢索

電子文件的檢索，原則上應當是方便和利用，但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索查找網上文件，不能盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。

（二）電子文件的鑒定

電子文件在歸檔之前，必須進行認真地鑒定。電子文件也存在著區別真偽問題，檔案部門所保管的電子文件檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件，否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復印件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該文件的原始性，維護電子文件的憑證性、依據性和權威性。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件內容的完整性進行鑒定。

（三）電子文件的歸檔

鑒定后需要歸檔的電子文件，按內部文件和外部文件進行編制歸檔，確定文件的保管期限。一是內部文件。以不同年代、組織機構、保管期限進行組盤與分盤保管，便于定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一張軟盤上便于利用。檔案人員應以統一數據庫規范建立檔案目錄，便于計算機對盤內文件的查找。二是外來文件。通過對電子文件掃描等處理進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作，處理完畢的文件根據文件的重要性來確定密級和保管期限。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式，軟盤歸檔主要是計算機文件軟盤，這些軟盤要進行編號，以便查驗。網絡中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網絡系統傳遞歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝備存，以確保檔案的完整與安全。

二、電子文件檔案與傳統檔案管理的區別

電子文件檔案與傳統檔案在管理上是有區別的。

（一）電子檔案與傳統檔案的歸檔時間不同

電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案工作人員接收登記并編出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率。另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，避免檔案的流失和病毒的破壞。

（二）電子文件與傳統檔案歸檔方式不同

電子文件由于采用電子編碼，可以編輯修改不留痕跡，載體無法固定，這些現象都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳遞過程中不出現錯誤，確保檔案部門收到電子文件的原始性、真實性和準確性。

（三）電子文件與傳統檔案在保管方式上不同

電子文件載體易老化變質以及信息多媒體的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，還要對文件進行格式轉換，用通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（四）電子文件與傳統檔案在分類、編目等管理方式上不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件的同時，可以馬上給每份文件編制文號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。在技術條件允許的情況下，可以編制多角度、全方位的檢索工具。方便檢索查詢信息，這樣查閱文件時只須報出分類號和主題詞，就可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕了檔案工作人員的勞動強度。

三、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比軟盤有良好的抗擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，檔案部門就需配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但在條件不具備的情況下，軟盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點。

（一）軟盤的保護

統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤。在使用過程中要把住軟盤的質量關也是直接影響到軟盤信息的保存壽命，高質量的軟盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟盤往往不到一年，就讀不出數據。保管軟盤也是一項細仔的工作，軟盤的存放要求在無磁場干擾、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。還要加強病毒的防范，經常對計算機進行病毒檢測，確保保存電子文件的軟盤不帶病毒。加密盤的管理，要在電子文件存盤時進行加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開，所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

（二）光盤的保護