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篇（1）

工商管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的特點

工商管理OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)重名查詢與企業(yè)登記等功能，在真正意義上實現(xiàn)了無紙化辦公。工商管理OA系統(tǒng)幫助工商管理部門解決實際工作需求與實際業(yè)務(wù)工作流程，并且順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的技術(shù)應(yīng)用要求，還具有相當(dāng)大的實用性與易用性。工商管理OA系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計主要是從基于瀏覽器相對應(yīng)的辦公自動化來考慮，如何能夠方便地讓系統(tǒng)各組件靈活進行搭配成了設(shè)計重點考慮的技術(shù)問題，系統(tǒng)接口模塊對接與內(nèi)部流程根據(jù)實際工商管理工作的變動而變動成為技術(shù)設(shè)計的最大挑戰(zhàn)，工商管理數(shù)據(jù)的冗余同時也成了困擾系統(tǒng)整體設(shè)計的重點難題。一般考慮系統(tǒng)功能不僅可以成為對外的網(wǎng)站，而且還重點在于工商管理部門內(nèi)部可以實現(xiàn)是網(wǎng)上辦公，相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全可以開展實時監(jiān)控與授權(quán)訪問、對數(shù)據(jù)采用雙機備份等方法力求達(dá)到相對安全，系統(tǒng)還能夠在遠(yuǎn)程辦公方面獨具特色，即使工商管理領(lǐng)導(dǎo)出差在外，同樣可以通過互聯(lián)網(wǎng)等方式方便地實現(xiàn)公文的審批與流程的指派等公文處理工作。工商管理OA系統(tǒng)的大眾化與安全性。工商管理OA系統(tǒng)設(shè)立大眾化的操作接口，對大多數(shù)工商企業(yè)與用戶而言，系統(tǒng)的界面簡單并且易操作和易學(xué)與易用是非常重要的，而相應(yīng)的web技術(shù)支持的系統(tǒng)設(shè)計可以集成多數(shù)辦公軟件，同是也是一個最簡單而且能夠直接獲取文檔數(shù)據(jù)的重要技術(shù)途徑。工商管理OA系統(tǒng)設(shè)計要求安全保障，通常采用的方式是各模塊之間進行相互監(jiān)督進行設(shè)計，同時在模塊假死時可以很快促使正在操作的重要文件能夠即時恢復(fù)，同時采用雙機進行備份，系統(tǒng)在數(shù)據(jù)加密方面通常采取最為有效的安全策略進行設(shè)計。系統(tǒng)模塊之間的權(quán)限往往是通過相互之間的通訊協(xié)調(diào)來完成，針對不同的用戶可分配數(shù)據(jù)的控制權(quán)利，而且控制權(quán)利有多大都是集中在一個模塊進行控制，再另外設(shè)計一個附加模塊開展協(xié)調(diào)監(jiān)控。系統(tǒng)使用的用戶名密碼或者是流轉(zhuǎn)文件的行為管理，系統(tǒng)相關(guān)的所有數(shù)據(jù)操作均可以進行反向加密，相關(guān)的用戶名與密碼全部都采用密文加密等形式進行安全管理。

工商管理辦公自動化系統(tǒng)的總體設(shè)計

工商行政管理部門主要從事所在轄區(qū)內(nèi)的企業(yè)與個體戶工商執(zhí)照注冊辦理并且對相應(yīng)工商行為進行管理等事宜。工商管理OA系統(tǒng)對所在管轄區(qū)的個體工商戶及企業(yè)相關(guān)的注冊名稱核準(zhǔn)以及同名企業(yè)查詢和企業(yè)經(jīng)營范圍等規(guī)模開展管理，系統(tǒng)可以在原有的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)上繼續(xù)開發(fā)出工商管理部門自有的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，力求能夠提高我們開展信息查詢與核準(zhǔn)的效率，盡快幫助辦理工商營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)與個人用戶能夠早日拿到自己所需要的各種證件。而且在資料審核的子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)審核模塊與流程相應(yīng)的自動判別，力求達(dá)到企業(yè)無重名以及證件號無重復(fù)這種雙重技術(shù)保證。系統(tǒng)的模塊可以加入常用的功能模塊，還能夠同時加入信息資料的快速存儲流轉(zhuǎn)，目的是幫助系統(tǒng)在部分模塊出現(xiàn)故障的同時工商管理部門同樣能夠正常啟用備用庫來進行信息存放與信息查詢等相應(yīng)工作。工商管理OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)方面的設(shè)計總體上一般包含七大功能模塊，即公文發(fā)起、下達(dá)公文、已發(fā)公文、已辦公文、公文委派、流程監(jiān)控模塊以及部門管理等，同時系統(tǒng)還具備郵件的內(nèi)外網(wǎng)接口管理的信息。工商管理OA系統(tǒng)在模塊通信運行時，首先能夠判斷用戶是否真正登錄成功，倘如用戶已經(jīng)成功登錄，系統(tǒng)則進入相應(yīng)的規(guī)范操作界面，系統(tǒng)具備的七個子模塊立即在公文流子系統(tǒng)中相互平行并且通過數(shù)據(jù)庫與程序來進行控制，系統(tǒng)管理人員可以根據(jù)工商管理的實際情況隨意來定義公文流轉(zhuǎn)運行的路徑，從而最大程度上確保系統(tǒng)的實用性與安全性，真正實現(xiàn)設(shè)計的初衷并產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益與社會效益。總之，針對工商管理辦公自動化的現(xiàn)實需求情況，充分利用既定計算機語言，科學(xué)設(shè)計工商管理辦公自動化系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)服務(wù)企業(yè)的各項功能，還同時實現(xiàn)真正無紙化辦公提升工商管理的品質(zhì)與效率。

本文作者：陳蕾工作單位：雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院

篇（2）

電子計算機的普遍應(yīng)用．促進了辦公自動化的迅速發(fā)展．隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發(fā)展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢。現(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統(tǒng)一管理，主要存在以下問題。

1對電子文件的重要性認(rèn)識不足，未對電子文件進行歸檔及統(tǒng)一管理

電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識，沒能引起足夠的重視。

使用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內(nèi)，沒有進行規(guī)范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理部門。也只是對全院的局域網(wǎng)進行技術(shù)支持和指導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)升級和更新前后的備份電子文件沒進行規(guī)范科學(xué)的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災(zāi)，無法檢索和利用。

未使用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅用計算機進行辦公和事務(wù)性管理。多數(shù)科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結(jié)之后，則把相同內(nèi)容的紙介質(zhì)文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。

2辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，給電子文件歸檔造成困難

我院使用的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)多是本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，難以進行電子文件歸檔。

3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存

電子文件具有復(fù)制和傳遞時的高保真性、設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內(nèi)容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。

如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規(guī)范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規(guī)范科學(xué)的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責(zé)任。

電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術(shù)條件實現(xiàn)。電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來定，而實現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現(xiàn)對電子文件的科學(xué)管理首先要做好以下幾方面工作：

3．1提高電子文件管理意識

電子文件與紙介質(zhì)文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質(zhì)文件具有同等的法律憑證作用。醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。

3．2加強制度建設(shè)

目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)會同有關(guān)部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

3．3做好電子文件的收集

電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎(chǔ)。

3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關(guān)

電子文件的鑒定工作除了包括紙介質(zhì)文件的密級、保管期限等內(nèi)容，還應(yīng)包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否與其形成的原始狀態(tài)一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相關(guān)信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。

3．5加強電子文件的管理和安全防護工作

篇（3）

檔案的歸檔主要會分為紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案歸檔工作，以實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，著眼于建立高標(biāo)準(zhǔn)、高性能的系統(tǒng)。利用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，歸檔工作需要對每一個環(huán)節(jié)都進行明確的規(guī)范，使各個層面達(dá)到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。

（二）醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作

在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，醫(yī)院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統(tǒng)建立起來的前端時期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點。

二、改善辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方式，促進高效檔案管理

在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統(tǒng)建立起來的前端時期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統(tǒng)性的特點。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度

辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優(yōu)點，同時伴隨著這些優(yōu)點下的問題就是檔案管理工作必須要標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和規(guī)范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權(quán)問題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的管理工作。第二，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

篇（4）

一、辦公自動化軟件的應(yīng)用價值

（一）連接

通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。

（二）溝通

及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。

（三）協(xié)同

以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。

（四）監(jiān)控

工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。

二、辦公自動化軟件的管理價值

增強管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強溝通以增強管理執(zhí)行力。在實際應(yīng)用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。

（一）建立內(nèi)部通訊平臺

平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

（二）建立信息平臺

公告、調(diào)查、討論的讓信息準(zhǔn)確無誤地傳遞到各個用戶。

（三）實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化

協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。

（四）實現(xiàn)文件管理的自動化

通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。

三、辦公自動化軟件在公司的應(yīng)用

（一）連接

就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機關(guān)處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所。

（二）溝通

通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎(chǔ)。

（三）協(xié)同

協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。

（四）監(jiān)控

監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進行事項跟蹤的設(shè)置。

四、辦公自動化軟件的應(yīng)用體會

首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。

其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務(wù)、每個職員的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。

第四，規(guī)范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，增加了監(jiān)督性。

篇（5）

首先，在相關(guān)的數(shù)據(jù)以及文件的處理方面。在高校的運轉(zhuǎn)的過程中，如果高校采用的處理數(shù)據(jù)以及文件的方式是傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式，不僅僅在實際的運行過程中會經(jīng)過諸多管理人員的手，還很容易出現(xiàn)很多的問題，也增多了非常多的工作量，最終使工作時間以及負(fù)擔(dān)不斷的增多。這樣傳統(tǒng)的工作方式不僅僅會使人力資源造成非常大的破壞，還會使文件的內(nèi)容以及思想出現(xiàn)不同程度的誤差。但是網(wǎng)絡(luò)辦公自動化就能夠為文件以及數(shù)據(jù)的處理進行統(tǒng)一，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)更加良好的原文件的效果，對文件的修改也提供了非常大的便利，實現(xiàn)真正的權(quán)責(zé)分明，使得實際工作的質(zhì)量以及效率得到了非常良好的保障。第二，在高校相關(guān)日常事務(wù)的實際處理方面。高校在對行政以及督辦進行處理的過程中，實際消耗的人力以及物力的量相對比較大的，但是達(dá)到的工作效果具有一定的局限性，但是實施網(wǎng)絡(luò)自動化辦公，這樣就能夠?qū)θ粘Ｊ聞?wù)的管理得到良好的效果，真正的實現(xiàn)高校的良好發(fā)展。最后，在高校的決策管理方面。在高校的決策管理過程中，對于計算機辦公自動化的建設(shè)以及推動能夠使原本工作負(fù)擔(dān)得到一定的緩解，以這樣的方式來保障高校相關(guān)人員能夠做出相對比較科學(xué)以及完善的決策，為其提供了非常大的便利。

2計算機辦公自動化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建策略

篇（6）

一、辦公自動化軟件的應(yīng)用價值

（一）連接。通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。

（二）溝通。及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。

（三）協(xié)同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。

（四）監(jiān)控。工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。

二、辦公自動化軟件的管理價值

增強管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強溝通以增強管理執(zhí)行力。在實際應(yīng)用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。

（一）建立內(nèi)部通訊平臺。平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

（二）建立信息平臺。公告、調(diào)查、討論的讓信息準(zhǔn)確無誤地傳遞到各個用戶。

（三）實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化。協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。

（四）實現(xiàn)文件管理的自動化。通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。

三、辦公自動化軟件在公司的應(yīng)用

（一）連接。就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機關(guān)處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所。

（二）溝通。通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎(chǔ)。

（三）協(xié)同。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。

（四）監(jiān)控。監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進行事項跟蹤的設(shè)置。

四、辦公自動化軟件的應(yīng)用體會

首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。

其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務(wù)、每個職員的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:

篇（7）

當(dāng)前，存在多種形式的數(shù)據(jù)庫，包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作簡單、可以進行大數(shù)據(jù)量管理等許多優(yōu)點，基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)選擇了SQLServer2005數(shù)據(jù)庫。

1.2J2EE體系結(jié)構(gòu)

J2EE（Java2EnterpriseEdition）這種體系結(jié)構(gòu)能夠方便系統(tǒng)的開發(fā)，J2EE能夠使多層分布式企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和部署得到大大的簡化，并且為系統(tǒng)的開發(fā)實現(xiàn)提供了相關(guān)的規(guī)范。Java平臺或Java2平臺的標(biāo)準(zhǔn)版J2SE是J2EE技術(shù)的基礎(chǔ)，J2EE不僅鞏固了J2SE中的“編寫一次、隨處運行”的特征等許多優(yōu)點，而且還提供了對許多流行技術(shù)的全面支持，例如，JavaServletAPI、JSP（JavaServerPages），EJB（EnterpriseJavaBeans）以及XML等。J2EE技術(shù)的最終目的就是成為一個能夠使企業(yè)開發(fā)者大幅縮短投放市場時間的體系結(jié)構(gòu)。J2EE的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是基于JAVA技術(shù)，平臺無關(guān)性表現(xiàn)突出；二是開放的標(biāo)準(zhǔn)，許多大型公司已經(jīng)實現(xiàn)了對該規(guī)范支持的應(yīng)用服務(wù)器，如BEA,IBM,ORACLE等；三是提供相當(dāng)專業(yè)的通用軟件服務(wù)；四是提供了優(yōu)秀的企業(yè)級應(yīng)用程序框架，為快速高質(zhì)量開發(fā)打下基礎(chǔ)。因此，本系統(tǒng)采用了J2EE體系結(jié)構(gòu)。J2EE使用多層的分布式應(yīng)用模型，應(yīng)用邏輯按功能劃分為組件，各個應(yīng)用組件根據(jù)它們所在的層分布在不同的機器上，如圖所示。J2EE的體系結(jié)構(gòu)可以分為客戶層、J2EE服務(wù)器層和企業(yè)信息系統(tǒng)（EIS）層，其中，J2EE服務(wù)器層又可以分為Web組件層和業(yè)務(wù)邏輯層。

在實踐中，根據(jù)具體情況，可以將領(lǐng)域?qū)樱簿褪菢I(yè)務(wù)邏輯層再劃分為幾層，這樣就形成了J2EE的N層體系結(jié)構(gòu)。

2基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)的需求分析

基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)涉及到企業(yè)的普通員工、部門經(jīng)理和總經(jīng)理從收發(fā)電子郵件到日程安排到工作計劃的制定等的全過程管理，包括一系列的功能，適用于要實現(xiàn)企業(yè)信息化的大型企業(yè)或者是具有一定的資金儲備的中小型企業(yè)，能夠方便企業(yè)工作人員的辦公，提高其工作效率。下面詳細(xì)介紹一下基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)的部分功能。

（1）支持任意多級部門、成員單位模式，靈活定義角色權(quán)限，全面面向集團應(yīng)用。

（2）內(nèi)置工作流系統(tǒng)，流程自定義，工作流可視化操作，自由流程，無限制嵌套流程運轉(zhuǎn)(可定義任何復(fù)雜流程)。并能清晰直觀查看任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)，實時了解工作任務(wù)的辦理情況。

（3）自定義數(shù)據(jù)庫表、字段、表單、視圖、報表等，增加新的功能易如反掌，不需要寫任何代碼。

（4）內(nèi)置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注。

（5）集成網(wǎng)絡(luò)硬盤組件，提供便捷的局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)文件共享方案。

（6）集成公告、新聞、內(nèi)部郵件、外部郵件、短信、手機短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業(yè)內(nèi)部信息交流的多種途徑。

(7)集成人事檔案、考核、考勤、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作計劃、會議管理、車輛管理、客戶管理等模塊，提供企業(yè)管理者全新的管理工具。

(8)通過系統(tǒng)訪問控制、系統(tǒng)安全設(shè)置、系統(tǒng)資源管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定安全運行。

(9)集成eOfficeIM即時通訊系統(tǒng)，類似MSN、QQ的功能。使客戶端溝通更方便。

所開發(fā)的系統(tǒng)應(yīng)該能夠滿足大型企業(yè)或者是具有一定的資金儲備的中小型企業(yè)在當(dāng)前以及在將來對信息資源采集、存儲、處理、組織、管理和利用的需求，實現(xiàn)信息資源的高度集成與共享，能夠集中管理和統(tǒng)一調(diào)度所有的信息資源。

3基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了登錄模塊、信息錄入模塊、電子郵件模塊、電子日歷模塊、人力資源管理模塊和系統(tǒng)管理模塊等許多功能模塊。對于基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)的主要功能模塊，下面進行具體的闡述。

3.1登錄模塊

登錄模塊是很多應(yīng)用程序都應(yīng)具備的模塊，在基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)置的登錄界面上，有兩個輸入框，分別用于輸入用戶名和密碼。輸入用戶名并輸入相應(yīng)的密碼后，再選擇登陸身份（普通員工，部門經(jīng)理，總經(jīng)理或系統(tǒng)管理員），系統(tǒng)將判定用戶信息的合法性，若合法就進入系統(tǒng)，否則提示錯誤。

3.2信息錄入模塊

信息錄入模塊實現(xiàn)了普通員工信息錄入部門經(jīng)理信息錄入和總經(jīng)理信息錄入等。其中普通員工信息錄入包括：普通員工編號，姓名，年齡，性別，籍貫，家庭住址，郵政編碼，聯(lián)系電話，本科畢業(yè)院校，本科畢業(yè)專業(yè)，碩士畢業(yè)專業(yè)，所在部門，職稱（職務(wù)），崗位職責(zé)；部門經(jīng)理信息錄入包括：部門經(jīng)理編號，姓名，年齡，性別，所學(xué)專業(yè)，學(xué)歷，所在部門，職稱（職務(wù)），崗位職責(zé)；總經(jīng)理信息錄入包括：總經(jīng)理編號，姓名，年齡，性別，所學(xué)專業(yè)，學(xué)歷，職稱（職務(wù)），崗位職責(zé)等。

3.3電子郵件模塊

為了滿足企業(yè)管理者、企業(yè)員工以及與企業(yè)有合作關(guān)系的相關(guān)人員之間進行日常郵件聯(lián)系，基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)收發(fā)電子郵件的功能，系統(tǒng)用戶能夠接收、發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)、撰寫和管理自己的辦公郵件。

3.4電子日歷模塊

電子日歷具有為基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)的每個用戶安排個人工作日程的功能。如果員工所屬的部門有相關(guān)的活動，那么該電子日歷會提示辦公人員，這樣會避免重復(fù)、沖突的日程安排。

3.5人力資源管理模塊

人力資源管理功能劃分為人事檔案；考勤管理；勞資管理；考核管理；獎懲管理；培訓(xùn)管理。其中檔案管理模塊按照我國標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式，對檔案進行各個環(huán)節(jié)的管理，實現(xiàn)檔案歸檔、整理、查詢、借閱、銷檔等功能模塊，減輕檔案管理人員手工抄寫的工作。

3.6系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊是整個基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)的指揮控制中心，其主要是系統(tǒng)權(quán)限管理、用戶管理、組織機構(gòu)管理、日志管理等模塊。系統(tǒng)管理員管理著所有的信息，包括普通員工的所有信息，部門經(jīng)理的所有信息，總經(jīng)理的所有信息和所有用戶對于所有功能模塊的訪問權(quán)限設(shè)置信息。管理員只是沒有修改普通員工、部門經(jīng)理和總經(jīng)理的密碼權(quán)限，其他任何權(quán)限都由管理員分為多個頁面對系統(tǒng)進行管理。

4結(jié)束語

基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)提高了工作效率，操作簡單、保密性能好；系統(tǒng)提供了友好的個性圖標(biāo)，通俗易懂；但是，在基于J2EE的辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)過程中，由于本人在知識、經(jīng)驗方面都存在著不足，開發(fā)時間比較倉促，系統(tǒng)存在一些缺陷和不足。具體來說，有如下兩點：

（1）由于時間的原因，本系統(tǒng)只實現(xiàn)了需求分析的部分功能。

篇（8）

電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。

實施原則：

實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節(jié)約性原則

實施步驟

首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。

第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實現(xiàn)電子政務(wù)。

在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。

第一部分內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)

功能需求：

一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。

一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求

在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。

二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息

辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。

一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。

辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。

三、包含大量的工作流應(yīng)用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。

工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關(guān)與機關(guān)的相關(guān)單位之間。

在相當(dāng)程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。

從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。

四、支持協(xié)同工作和移動辦公

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。

所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。

五、應(yīng)有完整的安全性

安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

篇（9）

電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。

實施原則：

實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節(jié)約性原則

實施步驟

首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。

第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實現(xiàn)電子政務(wù)。

在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。

第一部分內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)

功能需求：

一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。

一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求

在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。

二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息

辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。

一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。

辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。

三、包含大量的工作流應(yīng)用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。

工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關(guān)與機關(guān)的相關(guān)單位之間。

在相當(dāng)程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。

從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。

四、支持協(xié)同工作和移動辦公

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。

所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。

五、應(yīng)有完整的安全性

安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

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1、計算機辦公自動化下的文檔管理新特點

1.1在辦公自動化的環(huán)境下文件與檔案的界限變的模糊。從這些意義上來說，檔案就是有相關(guān)聯(lián)互性的文件的集合。而規(guī)劃整理和集中保存則是文件轉(zhuǎn)化為文檔的必要途徑。但是在辦公自動化的環(huán)境下，文件的規(guī)劃整理和集中保存發(fā)生了變化。文件的生成是在設(shè)定好的系統(tǒng)環(huán)境下，文件的類型一目了然，規(guī)劃、存儲與閱讀變得有序易控。檔案是有相關(guān)聯(lián)互性的文件，當(dāng)文件的生成就是在共性的環(huán)境下時，文件其實就是檔案，文件與檔案已經(jīng)是一體。

1.2在辦公自動化的環(huán)境下文檔的管理不再是檔案管理部門的自己的事情。而是需要多部門多方面的參與在辦公自動化的環(huán)境下催生了一種新的文件——電子文件。電子文件的載體當(dāng)然不是紙張，它涉及的方便也從單一的文件管理部門到文件管理、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等多個部門。脫離了其中任何一方，電子文件的管理都不完善。

1.3辦公自動化對文檔的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范管理提出了更高的要求。在辦公自動化的環(huán)境下文檔管理有電子文檔和紙質(zhì)文件管理兩部分。紙質(zhì)文件的管理方式與之前變化不大，但新增加的電子文檔管理則涉及較多部門。每一個部門，每一個環(huán)節(jié)的操作與管理都要有明確的工作內(nèi)容和權(quán)限的劃分，而且要在操作時能夠體現(xiàn)。

2、計算機辦公自動化下的文檔管理的優(yōu)勢

2.1文件的歸檔變的更容易。在傳統(tǒng)方式文件的歸檔要先進行全方面的文件審閱，工作量大且效率低。在辦公自動化實現(xiàn)的條件下，在設(shè)定條件下生成的文件本身就屬于同一文檔，不需辨別，在非設(shè)定條件下生成的文檔，工作人員只需按照同一文檔所要求的條件搜索點擊歸檔即可，方便快捷。

2.2信息檢索的效率提高了，檔案的使用變的更加高效捷。如何從眾多的文檔中找出有用的資料一直是檔案手工管理的難題。辦公自動化的應(yīng)用解決了這一難題。辦公自動化可以實現(xiàn)關(guān)鍵字檢索與指定類型的搜索，能夠在極快的時間內(nèi)多方位的檢索到所有相關(guān)信息。搜索效率提高了，檔案的使用也變的更加高效快捷。

2.3辦公自動化系統(tǒng)穩(wěn)定性高，文件管理更加安全可靠。傳統(tǒng)文檔是紙質(zhì)版，容易受蟲蛀、潮濕、明火、氧化、人為損壞等多方面的影響，稍不注意就可能造成不可挽回的損失。時間越長檔案越易壞。辦公自動化下催生的電子文檔與之相比無疑具有很多的優(yōu)勢：不受外界環(huán)境的影響，可以選擇電腦、移動硬盤、光碟等多種載體，存儲時間長不易損壞。傳統(tǒng)的資料管理安全工作多靠人力，占用資源不說，漏洞多，安全系數(shù)低。辦公自動化實現(xiàn)的情況下，檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)置保密系統(tǒng)，使用權(quán)限操作對不同的人員加以限制。能很好的避免資料外泄、數(shù)據(jù)篡改等問題。

2.4資源的共享變的更加快速與安全。日常的情況下要想實現(xiàn)檔案資源共享就必須使文檔在地域上發(fā)生轉(zhuǎn)移。多數(shù)情況下都是使用郵件來收發(fā)。受到距離長短的影響，郵遞的時間也會發(fā)生變化。少則一天多則幾天。而且在傳遞過程中郵件的損壞或者丟失是難以避免的。時間長且不安全，這些都影響了人們就行文檔分享的意愿。電子文檔則可以使用網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，時間不過幾秒，文件也不會丟失受損，大大的提高了文件傳遞的安全性和實效性。

3、計算機辦公自動化下的文檔管理措施

3.1提高企業(yè)管理者及公司員工的重視程度。一項工作開展是否順利，離不開企業(yè)管理者是否足夠重視并將工作落實到位，也離不開公司廣大員工的大力支持與配合。檔案管理和辦公自動化工作，與公司各項業(yè)務(wù)息息相關(guān)。因此，在現(xiàn)實工作中，不僅需要企業(yè)管理者在人力和物力上的投入，也需要各崗位的工作人員在日常工作中注意利用相關(guān)辦公設(shè)備資源等協(xié)助做好檔案管理工作。

3.2普及檔案教育，統(tǒng)一規(guī)范檔案管理工作。企業(yè)須大力宣傳檔案方面的知識，譬如增加有關(guān)檔案方面知識的培訓(xùn)，讓更多的員工了解國家及行業(yè)關(guān)于檔案方面的相關(guān)法律法規(guī)，認(rèn)識到檔案管理的重要性和必要性，加大實施力度；同時，要建立符合國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，并切合自身實際的檔案管理制度及分類方案，為企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化打下堅實的基礎(chǔ)。

3.3加深員工對辦公自動化的熟悉程度。要想辦公自動化在企業(yè)中運行妥當(dāng)，不僅須加深廣大員工對辦公自動化的了解程度，還必須提高員工計算機操作技能水平以及對辦公設(shè)備等設(shè)施的運作熟練程度。要做到讓每一個員工都可以參與到辦公自動化這個工作模式中去，在實踐中逐步實現(xiàn)電子網(wǎng)絡(luò)與檔案管理在工作中、相輔相成的目的。

3.4加強硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)。當(dāng)今的檔案管理工作，已經(jīng)趨向于利用計算機系統(tǒng)來錄入資料、搜索條目等，有的企業(yè)甚至要求用掃描檔案資料的方式，來更好地利用檔案資料輔助開展工作。簡明來說，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)改變，日后將逐步實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化的緊密結(jié)合，讓檔案管理工作更加地快捷簡便。所以，企業(yè)必須加強硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)，讓辦公自動化成為檔案管理工作的強大后盾保障。

3.5注意做好信息保密工作，以防泄露機密。互聯(lián)網(wǎng)的使用已經(jīng)普及到各個階層，但其安全性和保密性仍比較差。特別對于企業(yè)來說，企業(yè)的大部分工作需要互聯(lián)網(wǎng)來支持，很多信息資料都必須通過互聯(lián)網(wǎng)來獲取。這樣一旦與互聯(lián)網(wǎng)連上，就很容易導(dǎo)致企業(yè)機密泄露。建議的做法是，有裝載檔案系統(tǒng)的計算機必須與外網(wǎng)隔絕，這樣子才可以斷絕與外界的聯(lián)系，阻止黑客的入侵，從而防止公司機密外泄。因此，做好保密工作是尤為必要的。

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一、現(xiàn)代文秘工作的特點

隨著企業(yè)信息化的到來，現(xiàn)代文秘工作較以往傳統(tǒng)文秘工作有了較大的變化。許多事務(wù)工作，如速記、謄寫、發(fā)文等已經(jīng)由人為的手工作業(yè)向計算機網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，伴隨著（Word、Excel 、Powerpoint等計算機辦公軟件）的廣泛使用，使得大量的財務(wù)報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡單化、規(guī)范化和智能化。在信息高速膨脹的今天， 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計算機技術(shù)的融入，信息的搜集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會大環(huán)境中的秘書工作，如何使秘書工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，已經(jīng)成為一個不可爭議的話題。因此，辦公自動化已成為現(xiàn)代文秘工作者的最大特點，文秘工作已經(jīng)進行了高速發(fā)展的辦公自動化時代。

二、辦公自動化的內(nèi)涵、功能與作用

辦公自動化，簡稱 OA，是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設(shè)備和人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成各種常規(guī)的人的辦公業(yè)務(wù)活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達(dá)到提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經(jīng)出現(xiàn)，近20年的發(fā)展使得辦公自動化的內(nèi)涵不斷地豐富和發(fā)展。現(xiàn)如今辦公自動化是一個包含數(shù)據(jù)、文字、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動化系統(tǒng)。

1.使得內(nèi)部信息交流更方便、暢通。通過在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)，使得內(nèi)部通信、制度信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時的費時費力。

2.使得信息具有時效性。通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的信息，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項，能夠在公司范圍內(nèi)得到廣泛而及時地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。

3.工作流程的自動化、規(guī)范化。主要體現(xiàn)在對公文的起草、處理、收發(fā)文、各種審批、請示、 匯報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網(wǎng)絡(luò)快速的實現(xiàn)工作流程的自動化、規(guī)范化，不僅規(guī)范了各項工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。

4.文檔管理程序化。可使各類文檔能夠按權(quán)限、時間、分類等性質(zhì)進行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)。

三、辦公自動化給文秘工作帶來的影響

辦公自動化使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。

1.信息處理的快捷、簡便化。通過辦公自動化信息系統(tǒng)，文秘工作者可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規(guī)章制度、會議安排，及時接收領(lǐng)導(dǎo)通過OA系統(tǒng)審批和傳閱的文件，并按照相關(guān)要求及時進行修改和處理。

2.各種財務(wù)、人事報表和相關(guān)數(shù)據(jù)處理方面。文秘工作者可以直接從公司內(nèi)部相關(guān)信息平臺上采集、提取數(shù)據(jù)，避免了以往人為收集和統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，時間、精力的耗費，以及人為測算數(shù)據(jù)時的產(chǎn)生的誤差。辦公自動化系統(tǒng)可以快速、高效、準(zhǔn)確地處理各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)。并且能夠按照人的意愿將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各類圖表，使得數(shù)據(jù)分析更具直觀化、準(zhǔn)確化。

3.收發(fā)文件和檔案管理方面，依據(jù)企業(yè)對文件管理的流程，可以在辦公系統(tǒng)中設(shè)置文件審批流程，按照辦公發(fā)文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批，審核修改后的文件可由領(lǐng)導(dǎo)電子簽發(fā)，同時系統(tǒng)依據(jù)文件性質(zhì)自動存檔，方便今后的管理和查閱，整個收發(fā)文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網(wǎng)絡(luò)高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。

4.辦理會務(wù)工作方面。企業(yè)會務(wù)工作看似簡單實則復(fù)雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務(wù)工作變的簡單、規(guī)范，能使文秘工作者輕易應(yīng)付大量會議。

四、提高文秘工作水平，實現(xiàn)文秘工作現(xiàn)代化

1.建立規(guī)范而詳實的文秘工作崗位職責(zé)。制定辦公自動化條件下科學(xué)、規(guī)范、詳實的崗位職責(zé)，能嚴(yán)格規(guī)范文秘工作者的工作內(nèi)容和流程，明確崗位職責(zé)。實現(xiàn)文秘工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強的工作流程，即使采用了各類辦公自動化系統(tǒng)，也要嚴(yán)格按照制度要求，進行審批和規(guī)范處理，最總達(dá)到辦公自動化與傳統(tǒng)文秘工作的真正結(jié)合。

2.提高文秘工作者個人的素質(zhì)和修養(yǎng)。首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，文秘工作者不僅要掌握計算機、傳真機、復(fù)印機、打印機等現(xiàn)代辦公設(shè)備，尤其要熟悉計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用（ Word、Excel 、Powerpoint）等辦公自動化軟件；其次，注重文秘所需相關(guān)知識的積累，公文寫作知識、文秘專業(yè)素質(zhì)、社會科學(xué)等知識的學(xué)習(xí)，不僅能陶冶情操，還能創(chuàng)新工作方法，提高工作效率；第三，注重個人修養(yǎng)。言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質(zhì)和身份向符合，從細(xì)節(jié)體現(xiàn)文秘工作者的工作態(tài)度。

3.從思想上識到辦公自動化實現(xiàn)的必要性和長遠(yuǎn)性。在辦公自動化環(huán)境中，從容高效地處理業(yè)務(wù)工作，使文秘工作者有更多的時間和精力思考工作的改進和創(chuàng)新，真正意義上提高工作效率。

文秘工作的現(xiàn)代化不是一蹴而就，是一個不斷積累和逐步改進和提高的過程。如果文秘工作者仍然按照傳統(tǒng)的工作方式開展工作，不懂得使用現(xiàn)代化辦公信息系統(tǒng)，就會影響和制約企業(yè)的發(fā)展。跟不上時展的要求，必然會被時代所淘汰，只有建立完善的辦公自動化體系，才能使文秘工作呈現(xiàn)快節(jié)奏、高效率的嶄新局面

參考文獻(xiàn)：

[1]顧孝華.《現(xiàn)代秘書》.上海科學(xué)技術(shù)出版社，2005 年 6 月版