檔案資料論文大全11篇

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眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

1.2建筑工程檔案資料管理質量低下

作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制

因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施

2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識

當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。

2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制

缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。

2.3明確分工，協調相關業務

建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。

2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊

建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。

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Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中圖分類號：G250文獻標識碼：A 文章編號：

一、前言

檔案及文件資料的特殊之處在于其法律上和行政上的效能，它們因自身具有憑證價值而被保存，在實際利用中，作為辨別事非的原始證據，它們不可或缺。而圖書館工作離不開有關圖書館檔案及文件資料的咨詢參謀作用。在制定和完善規章制度、決策某方面重大問題、搞好總結等工作中，常需要查找參閱有關圖書館的檔案及文件資料，而有時由于這方面工作管理不規范，致使急需的材料找不全，嚴重影響了工作的順利進行，因此加強圖書館檔案及文件資料管理的研究，不斷提高其管理水平，充分發揮其作用，適應當前圖書館創新發展，優化圖書館工作效果，就顯得非常重要。文章對加強圖書館檔案及文件資料管理的重要意義，工作內容及管理方法進行了論述。

二、加強圖書館檔案及文件資料管理的重要意義

圖書館檔案及文件資料管理工作相對還不是很被大家重視，目前圖書館檔案及文件資料管理實踐和經驗相對較少。圖書館工作要不斷改革，提出有效的創新發展措施，以提高工作質量和工作規范化水平。要實現其目標，就不可能離開檔案及文件資料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整個圖書館工作管理水平的高低。因為在制定圖書館工作計劃，圖書、期刊采購征訂計劃，實現網絡系統管理、電子圖書期刊借閱制度、館員隊伍建設以及搞好某方面工作的總結等等，需要經常參照同行的有關做法等資料，為圖書館評估、決策某項事情和工作做重要的參考依據。筆者認為，圖書館本身每年積累的重要工作資料更十分珍貴，圖書館工作可以通過這些資料看到以往工作的成績和所存在的問題，結合當前新形勢發展和任務提出改進措施，制定新的工作方案和有關規章制度，切實可行地搞好圖書館工作。因此，對圖書館檔案及文件資料的科學有序管理，充分發揮它的重要性及作用，對提高整個圖書館工作的管理水平和效果有著重要的實際作用。

三、圖書館檔案及文件資料管理的內容

圖書館檔案及文件資料管理的內容十分豐富，面較廣泛，而且性質、類別、層次較為復雜，但彼此又是相互聯系、互為補充的統一體，都在為完成圖書館工作任務發揮重要的咨詢作用。應該根據圖書館工作的內容要求以及所要達到的目標確定圖書館文件及檔案資料管理的具體內容。筆者認為有以下幾點：

（1）上級有關部門下發的方針政策方面的文件和有關圖書管理工作的文件材料。如：關于專業技術職評聘的有關規定及圖書館工作暫行規定，圖書館評估標準。

（2）上級或兄弟單位發的各種來函文件、有關各學會學術研討、交流的會議通知及交流的有關資料。包括省內外各圖書館建設發展的前景、群體工作總結、經驗匯編、圖書館學術論文報告會的論文等。這些對于溝通兄弟圖書館工作信息，取長補短，互相學習，完善改進提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內容。

（3）圖書館本身制定的一系列的計劃、規劃、規章制度是圖書館檔案及文件資料最基本的內容。它應包括：首先是圖書館的總體規劃和近期計劃，檢查評估要求，以及館員業務進修和研討活動等有關規定；其次是圖書館管理人員的有關規定，例如：職務晉升考評要求，崗位責任制的規定等等；再次就是圖書情報、期刊及設備器材征訂預購函件的歸檔，也是不容忽視的，它對溝通信息、掌握學術動態、圖書動態及設備器材的發展趨勢，銷售行情，避免時間和經費的浪費有著重要的作用。

（4）本單位制發的有關圖書管理工作的文件材料；本單位圖書館發展概況、館藏圖書目錄；圖書經費的使用情況及每年度購進的圖書目錄；高校圖書管理工作的年度工作計劃及總結和在圖書管理工作中形成的重要實物資料（包括各種獎勵證書及獎牌等）。

（5）本部門自己制訂和下發的通知要求及有關信息資料等。

上述幾點是圖書館檔案及文件資料管理中不容忽視的內容，對完善改進提高圖書館的工作，有積極影響和促進作用。

四、加強圖書館檔案及文件資料的管理措施

（1）要及時制定有關圖書館文件檔案資料的具體管理規定和措施。圖書館檔案及文件資料的管理是一項專業性很強的工作，圖書館應建立健全文件材料歸檔制度，將各工作環節中所形成、積累的各種文件材料收集齊全。為了便于檔案及文件資料的管理，必須制訂了一系列有關檔案工作的規章制度和責任制，建立了全引目錄、分類目錄、總目錄、移交清單、借閱登記等制度。工作人員按照檔案及文件資料管理的要求，認真做了檔案及文件資料防火、防光、防潮、防霉、防盜、防高溫、防有害氣體侵蝕和防止機械磨損的八防工作,以最大限度地延長檔案的壽命，更好地為圖書館工作和國家文化建設服務。

（2）健全圖書館檔案及文件資料管理人員的崗位責任制，并安排有事業心強、熟悉檔案資料管理業務及有一定工作經驗的人員來做此項工作。隨著管理者檔案及文件資料管理意識的增強，全館人員都會進一步重視檔案及文件資料管理工作，關注檔案及文件資料的收集和利用，檔案作用亦因此而得以發揮。反之，檔案及文件資料管理意識薄弱，不了解檔案及文件資料的用處，即使有檔案及文件資料也不知道使用，勢必影響檔案及文件資料作用的發揮。

（3）管理人員要優選本圖書館文件及資料的存檔內容。筆者認為應該遵循下述原則：首先選擇中央、省市下發的有關文件，因為層次超高文件相對越少，而且是越重要；其次是選擇和我們圖書館工作管理最為密切的文件資料；再次是要選擇近期的內容；最后就是根據文件資料的歷史價值、發揮作用的時間，不斷更新、取舍或按要求向有關部門進行移交部分檔案及文件資料。

（4）要按文檔資料發放單位的層次、按圖書館各項工作的任務和性質分類、編號、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開。有關圖書館工作、群體管理工作、業務研究工作、職稱評定的文件及評估材料都要有條理地分類、歸檔。

（5）要創造必要的文檔管理條件，也就是要有文檔管理室及堅固可靠的文檔管理卷柜，特別對保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有嚴格的文檔資料管理借閱制度，這一點是最為重要的，要發揮文檔管理人員的職權作用，在聽取群體人員意見的基礎上制定文檔管理借閱制度。決不能因為出借手續不健全或借閱者不負責任而造成某些檔案及文件資料特別是重要資料的遺失及損壞。此外增強圖書館工作人員對檔案及文件資料管理的意識，處理好與圖書館本身工作的關系，圖書館管理工作繁多，容易忽視對文件檔案資料的收集和積累，時間一長，對立卷工作帶來困難。尤其當前圖書館工作不斷向現代化、科學化、社會化發展。信息的交流、辦公自動化的提高及資源共享的實現，更離不開各種檔案資料及文件的支撐。實踐證明，只有重視圖書館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書館正常工作與檔案管理的矛盾，及時積累素材，節約時間，存檔有序，才能使圖書館管理工作產生更大的經濟效益和社會效益。同時還要注意到應該遵循的宗旨就是充分發揮文檔資料的作用，能使這些死的文件及檔案資料變成活的財富，充分發揮它的參謀咨詢作用。方便大家查閱及使用，要提高文件及檔案資料的使用效率，為搞好圖書館全面工作服務。

五、圖書館檔案及文件資料的利用

加強圖書館檔案及文件資料管理的最終目的在于利用，只有積極主動地開發利用檔案信息資源，為圖書館和其他各項工作服務，圖書館檔案才富有生命力。筆者認為，圖書館檔案的利用工作可從以下三個方面開展：第一，配合領導決策，及時準確地提供檔案信息，迅速為領導提供必要的服務。這樣，領導決策和制訂計劃及總結工作時就有了可靠的參考和依據。圖書館工作活動的不斷開展，一方面使其檔案的內容不斷得到豐富和完善；另一方面，在滿足領導利用檔案需求方面,也有取之不盡的信息資源，這無疑會大大促進圖書館工作的有序運轉和正常運行。第二，配合館內各項工作，積極提供檔案資料，要做到檢索便捷、傳輸快捷，為圖書館工作打開新局面起到積極的推動作用。第三，完整的圖書館檔案資料,也為圖書館爭創榮譽提供了必要的參考依據。

六、結束語

總之，隨著科學的發展及進程，圖書館文件及檔案資料的管理顯得越來越重要和突出，在圖書館管理工作中，我們應按照國家檔案法的規定和要求，把更多的新內容充實歸檔，確保檔案質量和齊全；在新的實踐中不斷加以研究和探索，積累經驗，充分發揮其文件和檔案資料的效益，為圖書館的管理工作再上新臺階。

參考文獻：

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隨著計算機的廣泛應用和辦公自動化的實現，電子文件大量產生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件[1].電子文件的誕生標志著檔案開始發展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網絡化后，最大限度的利用了檔案資料，產生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術產物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。

一、電子檔案與個人資料

電子檔案是傳統紙面檔案的電子化與網絡化產物，與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數據化、載體虛擬化）；其次，可復制性強，復制件和原件不易區分；第三，信息的穩定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數據（personaldata）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學歷、職業、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網絡環境下，通常以網絡、光纖、硬盤和其它硬件設施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。

個人資料有如下特征：

1、個人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個人資料的信息源，個人資料負載了自然人的人格利益，個人資料應得到法律保護，這是當代保護自然人一般人格權的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們在經營活動中形成的各種資料，但這些資料并不構成本文所研究、討論的個人資料。即純粹關于法人及其它非法人組織的資料不是個人資料。當然在法人及其它非法人組織營業活動中收集的關于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會構成個人資料。

2、個人資料是可以單獨或與其他信息結合共同識別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤、網絡服務器等媒體上儲存的個人信息是很豐富的，它們涉及個人的方方面面，包括姓名、性別、愛好、興趣、社會保險號碼、身份證號碼、個人習慣、肖像、漫畫、獎勵、職業、收入、學歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個人資料，如肖像、姓名、身份證號碼、社會保險號碼，即為此類。與其它信息結合才能指向的，稱之為間接個人資料，如性別、愛好、興趣、習慣、職業、收入、學歷等等，無法僅通過它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見，間接個人資料并不是嚴格意義上的個人資料，它只是一種可能意義上的個人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個人資料，它們的要件在于足資識別某人。

3、個人資料并不必然為個人資料本人[6]所知。如個人上網時被網絡服務提供商非法收集的個人資料，醫生掌握的絕癥患者未知的個人現實疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關于子女出生地、出生日期的資料等等。個人資料的這一重要特征，不論在理論和實踐中都有重要意義：A、個人資料不僅指個人知道的資料，其還包括本人不知而足以識別自己的資料；B、個人資料保護法保護的不僅是本人知道的個人資料，而且也保護本人不知道的關于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對個人資料的保護。

4、個人資料是關于特定或得特定自然人屬人或屬事之資料。屬人的個人資料反映的是個人資料本人的自然屬性和自然關系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個人資料反映的是本人的社會屬性和社會關系，它反映出資料本人在社會中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產生此種結果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來辨識關系人和呈現其間之關系，則非所問?！彼^“得特定”是指“當某特定人雖然無法單獨以資料來確認，但藉由其他相關資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時，此時既可謂該資料系”得特定“為某當事人所有。例如，從大學考試所公布之成績統計表中，可以相當簡單地查知參加某一學科考試之唯一考生?！盵7]

二、電子檔案中個人資料引發的法律問題

（一）問題的提出

在現代社會中，對個人資料的計算機處理和網絡傳輸經常引發各種問題，概括起來有如下幾種：

1、大量的個人資料在不知不覺中被收集、處理、傳播、利用，加上計算機資料比對，使個人資料本人成為無任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；

2、非法收集、處理、保存和利用個人資料，使個人資料不能與人格保持同一性并帶來其他人格利益的損害等問題；

3、隨著信息技術和網絡的發展，個人資料經由計算機和網絡被非法或不當收集、處理、利用的可能性大大增強，人們的人格利益以外的合法權益受到個人資料泄漏的影響而處于極大的危險之中。這些問題使個人資料保護獲得越來越多的支持，引起各主要發達國家的關注。

就電子檔案而言，國內目前出現的一些情況和現象急需法律來調整和規范。例如，未經檔案所涉及的個人的同意以營利為目的向各有關組織出售其檔案記錄，檔案管理機關未對電子檔案采取足夠的安全措施致使個人資料泄露，檔案管理機關不允許檔案所涉及的個人查閱檔案中的個人資料，通過網絡可以查知電子檔案中的個人資料等等。

（二）保護的法律基礎

個人資料保護的法律基礎究竟為何，是個值得研究的問題。國內學者的著述和論文多認為，保護個人資料就是為了保護個人資料本人的隱私，個人資料本人享有的各種權利淵源于個人對其隱私信息的支配。筆者認為，這種觀點，值得商榷。舉一個例子，就能否定這種認識。交友網站上公開給網民閱覽的個人資料不構成隱私，沒有承載隱私利益，這時有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權的規定，個人資料本人將得不到任何救濟。

既然不是隱私權，個人資料的民法基礎究竟為何？筆者認為，個人資料的法律基礎在于保護個人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個人資料不但是個人自然屬性、生物屬性的表現形式，而且是個人的社會屬性和各種社會關系的表現形式，其上承載了個人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯個人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來精神痛苦。為此，個人資料本人可以如姓名權人支配其姓名、肖像權人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個人資料，保護其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構成侵權。

個人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內容只能在個案中予以確定。對自然人精神性人格利益的保護，多采取保護精神性人格利益載體的方法來實現。對姓名權、肖像權的保護就屬于這種情況。因此，我們只能說個人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應注意的是，個人資料保護的精神性人格利益也包括隱私利益，當某種個人資料構成隱私信息時，這種個人資料獲得隱私權和個人資料保護法的同時調整，發生競合。

那么，個人資料承載的利益可否是財產利益呢？筆者認為個人資料保護的核心意義在于精神性人格利益，而不是財產利益。有學者認為“個人資料是一種具有潛在價值的信息，個人對該資料享有無可爭議的所有權?！辈⒄J為“……所有權人均享有對個人資料的占有、使用、收益、處分權?！盵8]這種認識顯然不妥。個人資料是個人人格的外化，它本身體現的是人格利益而非財產利益，它不具有直接的財產內容。而且所有權的客體必須是獨立物和特定物，個人資料也無法滿足這一要求。把本人對個人資料的權利理解為所有權，會導致邏輯上的混亂。

個人資料體現的主要是人格利益而非財產利益，并不是說個人資料毫無價值。相反，同其它人格權客體一樣，個人資料可以間接表現出它的財產價值。[9]如名人的個人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個人資料被侵權后，本人可以要求精神損害賠償等等。正是個人資料的這種財產價值，使得個人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個人資料保護問題更顯緊迫。

由于個人資料直接關涉個人的精神性人格利益，在社會各界的呼吁下，個人資料保護在發達國家很快得到了立法支持。美歐等發達國家先后出臺各自的個人資料保護法和相關法律、法規，如德國1977年《聯邦個人資料保護法》、英國1984年《自動化處理個人資料之利用與將其提供于公務規范法》、法國1978年《資料保護法》、日本1988年《有關行政機關電子計算機自動化處理個人資料保護法》；國際組織也制定了個人資料保護的相關規則，如經濟合作與發展組織1980年《隱私權保護及個人資料跨國流通準則》、歐洲理事會1981年《個人資料自動化處理時個人保護公約》、聯合國1990年《自動化資料檔案中個人資料處理的有關準則》。不僅如此，我國臺灣和香港地區也出臺了相關立法。

三、個人資料保護的原則

個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：

1、限制收集原則。這一原則的內涵主要是，對個人資料的收集原則上應加以限制；資料的收集應有法律上的依據或當事人的同意。

2、資料完整正確原則。這一原則的內涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應是關于個人的某一方面的完整的信息，資料的內容反映資料本人當前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。

3、目的明確原則。收集個人資料應基于特定目的，目的應當是合法的；利用個人資料原則上應與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。

4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規定和經當事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。

5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應當盡謹慎小心之注意義務，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。

6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權利，與個人資料相關的其他主體負有不干預權利人實現其權利的義務。

7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應當公開，不應秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內容應當公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應包括個人資料的內容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。

上述這些原則的主要任務在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。

四、電子檔案中的個人權利與檔案管理者的義務

法律主要是通過規定當事人之間的權利義務來調整各種社會關系的，個人資料保護法同樣通過規定個人資料當事人之間的權利義務來調整他們之間的關系。

（一）本人所享有的權利

世界各國個人資料保護法均有當事人權利的明文規定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規定者并根據學理予以介紹。本人依個人資料保護法和個人資料保護理論可以享有如下主要權利：

1、公開權。除法律另有規定外，本人可以決定，何時何地向何人公開其個人資料。

2、請求告知權。查詢權的基本內涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個人資料、保存了他的何種個人資料、保存了多少他的個人資料、個人資料的收集方式等有關其個人資料的信息。

3、保持個人資料正確完整的權利。本人有權要求檔案管理者就其保存的個人資料與本人的實際狀況一致。在不一致時可以要求更改、刪除錯誤的內容或補充不完整的內容，以確保檔案管理者收集的關于本人的某方面的信息的真實性。

4、閱覽及制給復制本權。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個人資料，并請求檔案管理者制給復制本。

5、刪除權。依學說的一般觀點，資料收集、處理或利用后，原則上不應保存，除非法律有特別規定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒有法律規定和合同約定時，非法儲存本人的資料、超過范圍儲存資料、逾期儲存資料，本人均得要求予以刪除。

6、報酬請求權。報酬請求權，簡稱報酬請求權，是指本人因其個人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請求支付對價的權利。未經本人同意檔案管理者不得將其個人資料用于營利目的，檔案管理者將個人資料應用于營利目的應支付報酬。對檔案管理者非法將本人檔案資料用于營利目的所得收入，本人可以以不當得利要求返還。[11]

7、損害賠償請求權。檔案管理者違反個人資料保護法致本人權益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔損害賠償責任，但檔案管理者可以證明自己無過錯的不在此限，即在歸責原則上適用過錯推定原則。

本人享有上述權利，是為了本人能以積極的行為支配其個人資料，同時在個人資料受侵犯時又可以得到法律的救濟。從積極權利和消極權利兩方面入手保護本人基于其個人資料而享有的人格利益。

（二）檔案管理者負有的義務

檔案管理者的義務是與本人的權利相對的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對本人檔案中的個人資料負有如下幾項重要義務：

1、告知義務。檔案管理者應以適當的方式向個人資料本人告知其收集個人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關其個人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。

2、保護本人電子檔案資料同一性的義務。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個人資料與本人的實際情況相一致。建立電子檔案時，應如實收集、處理、保存和利用本人的個人資料。不得收集不真實的資料，也不得斷章取義地收集個人資料。處理后的資料要與收集時的資料相一致，處理后的資料與收集時的資料不一致的，要以收集時的資料進行校對。保存的資料要如實的反映本人信用的實際狀況。利用過程中的信用資料也應與本人的實際狀況相符。從這四個環節把握，才能保證本人信用資料的真實性、全面性，才不致于發生侵權。

3、維護本人電子檔案庫安全的義務。維護安全的義務，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據此，檔案管理者在人員、技術設施、管理制度上都應加強對本人電子檔案庫的保護。特別是那些將檔案網絡化的檔案管理者，更應注意預防黑客和計算機病毒的攻擊。

4、在本人行使查閱、復制、更改、刪除等權利時提供必要條件和方便的義務，如提供網絡的接入服務、告知檔案密碼、設置專人提供檢索服務等。

5、未經本人同意不得將本人電子檔案資料用于營利目的或其它目的。未經本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個人資料時的目的以外的用途，要承擔相應的侵權責任，據此獲利的，要承擔不當得利返還責任。

6、承擔侵權責任。

檔案管理者承擔上述義務主要是為了協助本人權利的實現，在利用本人電子檔案的同時，對本人的個人資料提供最大限度的保護，以維護本人的合法權益。

要指出的是，以上介紹的權利和義務，在有個人資料保護的國家都得到普遍的承認，同時也適用于其它因個人資料保護而形成的其它關系。個人資料本人享有以上本人享有的權利、個人資料的其它當事人也負有以上檔案管理者負有的各項義務。

為捍衛本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個人資料急需相關立法的調整。雖然現在還沒有個人資料的全國性立法，但可喜的是，我國地方性立法已開始保護特定領域的個人資料。[12]相信在不久的將來，我國將建立起個人資料的保護制度，對個人資料提供充分的保護。

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[1]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。

[2]徐富榮：《論電子檔案的法律憑據》，《檔案學研究》，2002年第2期。

[3]何玲：《電子檔案原始性的認定》，《中國檔案》，2001年第2期。

[4]康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認可》，《河南社會科學》，2002年第4期。

[5]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。

[6]個人資料本人是指以個人資料識別的特定的自然人。

[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺]群彥圖書股份有限公司，1994年版，第525頁。

[8]湯擎：《試論個人資料與相關的法律關系》，《法學論壇》，2000年第5期。

[9]參見王澤鑒：《民法總則》，中國政法大學出版社，2001年7月第1版，第134頁。

[10]例如，美國1974年隱私權法第d、h條；德國聯邦個人資料保護法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。

篇（4）

現階段的工程建設過程中，很多建設單位都只重視管理工程項目的施工現場，往往忽視工程檔案資料的積累和整理工作。很多建設工程文件檔案都達不到規范，沒有一定的深度和廣度，文件缺損，不夠完備，有時候文件隨著個人的流動而產生丟失和損壞等情況，給后期的查閱工作帶來了很大的麻煩，一旦工程出現問題，責任追究工作都無法進行，不但給資料查閱者帶來麻煩，也給社會帶來巨大經濟損失。

二、建設工程文件檔案資料概述

建設工程文件檔案由建設工程文件和檔案組成，建設工程文件檔案資料的概念可以分為以下三個方面來講述，第一是建設工程文件，第二是建設工程檔案，第三是建設工程文件檔案資料載體。以下是具體概述：

1.建設工程文件，又稱工程文件。建設工程文件的概念： 建設工程文件是指工程建設過程中所形成的信息記錄，涵蓋各種形式，具體包括以下五種文件：工程準備階段產生的文件，施工記錄文件，監理文件，工程竣工圖以及工程的竣工驗收文件。以下分述這五種文件類型，工程準備階段文件具體是指在工程建設正式動工之前，在以下階段產生的文件資料：工程立項，工程審批，征地工作，勘察，項目設計，工程招投標等多個階段。施工文件是施工單位在工程施工過程中產生的文件。監理文件是指監理單位在工程設計、施工等階段監理過程中產生的文件?？⒐D是指工程竣工驗收后， 真實反映建設工程項目施工結果的圖樣?？⒐を炇瘴募侵附ㄔO工程項目竣工驗收活動中產生的文件。

2.建設工程檔案，又稱工程檔案。建設工程檔案的概念：是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。

3.建設工程文件檔案資料載體。載體具體包含四種：第一種是紙質載體，是指載體形式的基礎是紙張；第二種是縮微品載體，這種載體形式的基礎是膠片，保存方法是縮微技術；第三種是光盤載體，該載體形式的基礎是光盤，保存方法是計算機技術。第四種是以磁性記錄材料為基礎，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。

三、建設工程文件檔案資料特征

1.分散性和復雜性。一般的建設工程周期都比較長，整個生產過程中工藝復雜，所用到的建筑材料種類繁雜，尤其是現在的技術，更新換代極快，建設工程因此變得相當復雜，層次多，工程階段相互錯雜，這也導致了建設工程文件檔案資料的分散性和復雜性。

2.繼承性和時效性。隨著時代的發展，建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑企業管理水平也在不斷提高和發展，在這一過程中，文件檔案資料具有繼承性和時效性。繼承性體現在其可以記錄以往施工的經驗教訓，給后面的施工提供指導；時效性體現在文件檔案資料的價值會隨著時間的推移而衰減。

3.全面性和真實性。建設工程文件檔案資料的全面性體現在對項目相關信息完整而全面的反映上，其真實性體現在資料必須真實反映工程情況上，真實性包括要反映項目過程中發生的事故和存在的隱患。

4隨機性。建設工程文件檔案資料的范圍涵蓋了整個建設工程的過程，許多資料都是產生于具體的工程事件中，所以，建設工程文件檔案資料是有很大隨機性的。

5.多專業性和綜合性。建設工程文件檔案資料的存在依賴于不同的專業對象，其載體種類也有很多，所以其多專業性體現在：涉及專業多樣，包括聲學、建筑、力學、市政、電子、公用、消防、保安、美學等，其綜合性體現在：綜合內容包括合同、進度、造價、質量、組織協調等。

四、建設工程文件檔案的歸檔層次和歸檔范圍、要求

1.建設檔案的歸檔層次：第一，向本單位檔案管理部門移交的，包括在建設、勘察、設計、施工、監理等工程建設過程中形成的文件；第二，向建設單位檔案管理機構移交的，包括在勘察、設計、監理、施工等工程建設過程中形成的文件；第三，向地方城建檔案管理部門移交的，建設單位按照現行歸檔整理規范要求匯總的文件檔案。

2.建設工程文件歸檔范圍：“關于做好基本建設項目檔案資料管理工作的通知”中明確指出：“基本建設項目的檔案資料是指在整個工程建設過程中形成的應該歸檔保存的各種文件材料， 包括從建設項目的提出到竣工投產、交付使用的全部過程中形成的文字、材料、圖紙、圖表、計算材料、照片、錄音錄像磁帶等， 它是工程建設及竣工投產、交付使用的必備材料， 是對工程項目檢查、維修、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證?！钡谝?，與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件；第二，具體歸檔范圍應按照國家頒布的規范進行歸檔管理。

3.建設工程文件歸檔的要求：第一，建設單位負責組織、監督和檢查各個單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。第二，移交檔案時，雙方交接單位應編制移交清單，交接時雙方要簽字、蓋章。第三，取得工程檔案認可文件之后，城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件， 最后方可組織工程竣工驗收。第四，工程文件檔案應采用耐久性強的書寫材料，各方的工程文件檔案均必須為原件。第五，工程文件檔案資料中的文字材料統一使用A4紙張，竣工圖要求加蓋竣工圖章。第六，工程文件檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。第七，停建、緩建建設工程的檔案，暫由建設單位保管。

五、工程項目檔案資料的管理

工程項目檔案資料管理的基本要求：標準化、規范化、系統化，便于檢索和整理。

1.工程項目檔案資料的搜集

項目建設階段， 必須建立檔案收搜集程序，避免不必要的損失，建立嚴格的檔案資料管理制度，在收集資料時，要注意找準重點，去除重復，檢查有無錯漏資料頁，保證資料的完整性和真實性。短期檔案資料應在一定時期內重新核定，無繼續保存價值的資料在辦理核銷手續后銷毀。

2.工程項目檔案資料的整理

篇（5）

在鐵路工程竣工資料編制工作開始之前，首先要做的是對資料編制人員的確定。因為竣工資料的收集、整理、編制，是一項長久、復雜的工作，需要相關工作人員有充足的精力和時間來完成這一項工作。在編制人員上崗前，還需要對編制人員進行培訓，以確?？⒐べY料編制的質量。在鐵路工程的資料編制中，還需要提前按照編制要求，制定資料填寫規范，所有資料按照統一的格式完成，確保竣工資料的標準和規范。在編制竣工資料表格時，要注意表格包含內容的全面性，能夠將竣工資料所有需要填寫的內容概括進去。在竣工資料的編制過程中，要對資料編制人員進行持續的培訓，以解決資料編制人員在竣工資料編制過程中出現的新問題。

1.2竣工資料編制過程中存在的問題

在鐵路工程竣工資料的編制中，因為人員責任缺失和培訓欠缺，編制竣工資料的過程中，往往存在著這樣那樣的問題。資料編制中，存在對工程資料的收集不夠全面，導致資料欠缺的現象。竣工資料的收集整理，包括了工程項目從設計、實施、質檢的所有內容，如果沒有在工程開始就介入到工程資料的整理編制，很容易出現工程竣工資料編制不全面的問題。如果沒有相關規范，資料編制往往會隨著編制人員單獨的個人意志進行，沒有規范性，導致竣工資料難以閱讀。其次，在竣工資料的編寫中，相關資料編制單位，沒有固定專人對工程資料進行編制，不僅僅使竣工資料的編制時間拖長，效率低下，還加大了竣工資料出現問題的幾率。

1.3鐵路竣工資料的編制

鐵路竣工資料的編制，在做好相關準備工作之后，著手對鐵路工程的竣工資料進行編制。在編制的過程中，首先對竣工資料進行編制整理?？⒐べY料包括鐵路工程的開工申請、施工設計方案、施工工藝、合同等，對涉及到本項目的內容，都需要進行編制整理。竣工資料還包括最主要的工程建設中的施工過程記錄、所使用原材料的報驗報告和合格證、試驗報告及試驗記錄等，施工過程中所有事件的相關材料。在工程通過驗收之后，還需要將工程的驗收材料和竣工圖紙、竣工驗收報告等，全部整理編制進入竣工資料。在收集整理完竣工資料編制所需的原始材料之后，開始對竣工資料進行編制整理。將收集到的竣工資料，按照鐵路工程的施工專業進行劃分，再將劃分好的資料，根據施工單位的不同，進行分別保管。對已經收集整理好的施工文件，編排好文件次序，裝訂成冊。施工日志的編制整理，要檢查其內容的完整性和正確性，如果施工日志存在空白頁或者內容錯誤的情況，尋找相關責任人進行更正補充，完成更正補充之后，裝訂成冊，做好竣工資料的編制。對已經收集整理好的文件，按照相關要求和標準，對資料文件做好排序整理。

2竣工資料編制及檔案管理

竣工資料編制及管理，在工程建設初期，一般采用及時跟進的方式進行管理。在管理中，按照檔案管理時間，對檔案采取三種劃分，分別為前期檔案、中期施工過程檔案和后期檔案。前期檔案一般包括工程建設前期調查、建設方案、開工報告等初期資料，中期檔案一般在工程建設中產生，包括工程建設的施工記錄、設計圖紙、計量資料、過程檢查記錄等，而后期臨時檔案則以所有收尾資料為主要內容。對于鐵路工程建設的檔案管理，還包括合同檔案的管理，對建設工程所涉及的有關協議、合同等內容資料，要在施工過程中逐步整理，分類管理，在最后入檔的時候，做好篩選工作，將真正有價值的資料，完整地保存。鐵路施工過程中，涉及的財務內容，也要完整記錄并做好原始憑證的保存，做到每筆帳均有出處。在鐵路建設過程中，對于涉及的月度財務報告、款項清查報告等，及時歸檔整理，加強日常工作的成效，做好財務檔案的整理。將所有的檔案整理完結之后，把臨時檔案、合同檔案和財務檔案，按照檔案整理規則，整理成為可進行永久保存的鐵路工程檔案，統一管理。

篇（6）

在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。

二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理

傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學?！痢良墶痢猎合担▽I）學生成績冊（畢業論文），××學校××屆××院系（專業）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。

因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。

三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點

檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。

學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。

參考文獻：

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[3]王玉武.網絡環境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.

[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.

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中圖分類號：TU198 文獻標識碼：A 文章編號：

一．引言。

加強建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。隨著建筑工程規劃、設計、施工等過程的進行，建設工程檔案就要實時記錄，在建設工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。

二. 工程檔案資料的主要作用。

1. 反映工程質量和工作質量的重要表現；

2. 工程施工過程的真實記錄；

3. 日后工程維修、擴建、改造、更新的重要基礎資料；

4. 合理使用、保證結構安全的重要依據；

5. 評定工程質量等級，竣工驗收的技術文件；

6. 工程決算、結帳的重要根據之一；

7. 是申報科技示范工程、優質工程必不可缺少的資料。

針對資料形成單位規定了“ 各負其責” 的原則， 即： 由一方單獨形成的資料， 由形成單位自己負責； 由兩方以上形成的資料， 按照“ 誰形成誰負責” 的原則， 由各方對自己簽署內容的真實性、完整性、有效性負責。

三.建筑工程檔案資料的主要內容。

1. 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2. 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

3. 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

四．當前檔案管理存在的問題。

1. 近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。

2. 檔案材料填寫不真實。

建設工程檔案由于其本身的復雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現失誤等問題，加上有些建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴，或對工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。

3. 竣工檔案移交不及時。

由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。

五.措施。

1. 建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

2. 嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關,使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。

工程竣工驗收時,建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發現問題,及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

3. 加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

4. 及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

5. 充分利用現代化手段,多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統計工作。

六．結束語。

我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻：

【1】區慧萍 新形勢下建筑工程檔案管理之我見[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年25期

【2】李苑 建筑工程檔案管理問題研究[期刊論文] 《科技資訊》 -2012年18期

【3】何慧 建筑工程檔案管理存在問題及處理措施[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年17期

【4】呂艷 淺析如何做好建筑工程檔案管理[期刊論文] 《商品與質量?建筑與發展》 -2011年5期

篇（8）

檔案是原始性文件，它是一種無標價的信息源。尤其是高校教職工教學的檔案資料文獻，是教師們長期在學校的教學、科研實踐中積累的寶貴文獻，它在教學活動中產生，同時又服務于教學，是教學活動的成果和產物，是評價教學成果，總結教學經驗的依據，也是維護高校教學歷史的重要憑證之一。因此，整理好教學檔案，是高校檔案工作中非常重要的任務。

一、我校教職工教學檔案的現狀

目前我校的教學檔案收集管理中存在許多不足之處。不可否認，各個學院各自做過一些這方面的工作，但是也存在著許多問題。如：有些文獻資料即使收集了，但內容填寫有遺漏，書寫不符合要求等。究其原因，主要是對教學檔案作用的認識和了解不夠，意識薄弱，遠遠落后于現代化發展的要求。為了更好地發揮教學檔案在教學中的作用，為了切實提高教學檔案的質量，逐步實現教學檔案管理的標準化、規范化和現代化，在高校教學檔案管理工作中應重視以下問題。

長期以來，我校即未設立過管理教職工教學資料的專業機構和人員(基本是各個學院各自保存)，也沒有任何機構把它有價值的文獻當作一種信息源來揭示信息內涵的工作。以至多年來，許多優秀的教學檔案沒有發揮出它應有的作用。例如，已故的化學專家朱景梓教授五六十年代的圓弧齒輪方面的教學資料；已故的化學專家徐文腸教授在承擔國際863重點科研項目催化劑方面的教學資料；固體力學專家楊桂通在固體力學方面的教學資料；煤化工專家謝克昌院士在煤化工方面的教學資料?，F在有31位，2003-2010年的國家級、省級教學名師的教學資料；24門，2003-2010年的國家級、省級精品課程的教學資料；21個，2004-2010年的國家級、省級特色專業的教學資料。這些寶貴的、反映學校不同時期的、不同領域內的教學資料，都沒有很好的保存、重視、宣傳。有部分原件，現在可能已經很難收藏完整，所以盡快開展整理我校教職工教學資料的工作，并且應該引起學校和檔案館領導的重視。

二、整理我校教職工教學檔案的范圍和方法

收藏范圍：由于我校歷史悠久，人才眾多，各個歷史時期的教師教學檔案種類繁多。如果我們對所有教職工的教學檔案不分主次地兼收，那樣就太繁雜，不會顯示出收藏的最高水平。所以我們要根據建校以來各個歷史時期，針對影響較大的、反映個人教學水平高的教學檔案，去粗取精，進行收藏。具體的收藏范圍，需要認真研究再定。但對于教學名師、精品課程、特色專業的教學資料文獻要重點收集。收藏方法：教職工的教學檔案資料和其他的文獻有不同之處，它屬于非賣品，因此收集教師教學檔案資料的方法和途徑不能照搬圖書、期刊等文獻的方法。筆者認為主要有以下兩種方式收集：(1)建立嚴格的校內教師教學資料檔案保存制度，尤其是教學名師、精品課程、特色專業和高級職稱以上教師的教學檔案。以前，對于保存教師教學資料檔案保存的重要性認識不足，因此學校沒有明確的呈交制度，現在，既然我們已經認識到它的重要性，就應由學校頒發專門文件，就校內教師教學資料檔案的繳送數量、繳送方式、繳送期限、接收單位、獎懲的內容做出明確的規定，校內所有教師教學資料檔案，都應當嚴格按規定的要求，在教學任務完成后的一定期限內，向學校接收單位繳送規定的資料文獻。學校應當建立各學院、檔案館兩級組成的管理委員會，監檢查教師教學資料的繳送與接收等工作的進行情況。(2)廣泛宣傳收藏本校教師教學資料檔案的重要性，積極動員廣大教師，尤其是教學名師、精品課程、特色專業的教師，要積極、主動、按時繳納個人的教學資料檔案。

三、建立我校教師教學資料檔案數據庫

隨著信息社會的不斷進步和各種學術成果的迅速發展，檔案館對學術文獻應該改變原有的傳統管理模式，可以考慮建立我校教師教學資料檔案數據庫來管理我校教師教學資料。圍繞教師教學資料檔案數據庫的建設，談談我個人的一些設想。

有關文獻數據庫方面，我國截至目前已陸續建成了中國學術期刊全文數據庫(CNKI遠程)、中國優秀碩士學位論文全文數據庫(CNKI)、中國博士學位論文全文數據庫(CNKI)、中國重要報紙全文數據庫(CNKI遠程)、學術會議論文全文數據庫(萬方)、學術會議論文全文數據庫(萬方)、專利文獻數據庫(萬方)、外文文獻數據庫(萬方)、中外標準文獻數據庫(萬方)、科技成果數據庫(萬方)、法律法規數據庫(萬方)11個不同行業類型的文獻庫。對于高校教師教學資料檔案建立數據庫，還不多見。同時，粗略統計我校高級職稱以上教師教學資料每年都在200篇以上，以上這些條件給檔案館開展這項工作創造了十分有利的條件，檔案館要抓住有利時機開展這項工作。

數據庫的建設首先要從質量建設抓起，目前國際上還沒有一個公認的統一質量評價指標體系作為檢驗數據庫的標準，但是它已引起人們越來越多的關注，為了少走彎路，盡量保持和世界水平相同，我們在這方面要狠抓質量建設。抓質量，我認為要從教學資料檔案的著錄特點、檢索特點這兩方面著手。(1)著錄特點：教學資料著錄項目要規范，基本字段要齊全。例如，一般文獻庫具有的著錄項目——題目、作者、文獻源、語種、教學日期、主題詞、館藏號、文獻順序號，這些反映文獻的基本類型和特征的著錄字段，教學資料檔案數據庫均應采用；要加強教學資料檔案的描述，突出檢索功能。例如。增加對教學資料性質和內部特征——數字、圖標、表格、新發現、專業的描述和著錄。(2)檢索特點：眾所周知，文獻的標引詞匯和檢索語言一致；文獻的查全率和查準率；文獻標引深度與檢索難度是建文獻數據庫時會遇到的三對矛盾，搞數據庫的同志要對這三對矛盾作有益的探索，較好地解決標引的前后一致，標準詞匯和檢索語言的前后一致，要嚴格執行有關的國家標準，保證數據庫的規范化和科學化。

總之，在我校教師教學資料檔案數據庫研制過程中，會有許多問題有待深入探討，希望能得到我校計算機專家和圖書館專家的大量幫助和指導。

參考文獻

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科研檔案是對于科學技術研究過程加以真實、詳細記錄，是一種十分關鍵的信息資源以及技術儲備，是國家重要的科學財富，對其務必實施集中、規范管理，保證科研檔案的齊全、準確、安全，以便于利用以及研究。筆者結合多年的工作實踐，就如何規范醫院科研檔案的管理工作淺談幾點體會。

一、建立和完善醫院科研檔案相關管理制度，實現科學規范管理

建立和完善醫院科研檔案相關管理制度，實施集中規范管理是對醫院科研檔案進行科學規范管理的前提與基礎，也是檔案管理工作的發展方向。同時，應當建立并完善檔案相關的工作制度，實施檔案工作的規范化以及標準化管理。醫院的科研管理部門應當根據國家相關規定將科研檔案的管理工作真正納入到有關的科研管理制度中去，并有機融入到計劃、課題以及成果管理等各項工作中去?？蒲幸约敖n工作實施四同步管理的制度：下達的科研計劃和提交對應的科研文件材料的歸檔工作應當同步進行；檢查科研計劃工作的進度和檢查對應的科研文件材料的完成情況應當同步進行；對于科研成果的驗收、鑒定工作應當和科研檔案材料的驗收、鑒定工作同步進行；科學技術成果的上報登記工作、獎勵評審工作和科研人員的考評與提拔工作應當和檔案管理部門出具相應的歸檔證明資料工作同步進行。

二、高度重視重要的技術資料的系統性和完整性，嚴格把好歸檔關

重要的技術資料對于醫院而言十分重要，它是科研檔案中最為精華的部分，它能夠推動醫療科學研究水平的進一步發展。在收集過程中必須加以分類以及鑒別，同時，還應當向廣大醫務工作者做好檔案法以及相關的科研檔案管理制度的宣傳工作，進一步提升他們的檔案意識，保證科研檔案資料的系統性以及完整性。

三、提升檔案管理和科技人員的自身素質，以便更好地為醫療科研服務

作為一名檔案管理或者相關的科技人員應當具備一定的專業知識以及相應的管理理念；同時具備一定的信息意識、創新思維以及強烈的參與意識，以不斷提升自己的業務素質。由于醫院的科研檔案種類繁多，內容廣泛，載體以及記錄形式各式各樣，所以，醫院的科研檔案職能管理部門應當進一步完善檔案存儲以及相應的檢索手段，充分運用電腦以及網絡信息等最新技術，不斷提升管理水平，發揮科研檔案資料的價值，以便更好地為醫療科研服務。

四、全過程參與到課題管理工作，保證科研檔案的質量

（1）對科研立項進行指導。由可以將科研項目的有關歸檔內容以及要求利用電子郵件或者下發書面通知給項目負責人，并且對其加以指導，收集該項目的有關文件資料一并交到科研檔案管理人員進行歸檔，同時當作對項目進展進行檢查的依據。（2）專卷的建立。將科研項目在課題準備期所形成的各種文件資料，由項目負責人建立專卷，以保證項目準備期的相關文件資料的完整性。（3）實行科研項目負責人負責立卷、歸檔的制度。從項目的啟動，項目負責人應當對科研活動中產生的相關文件資料加以收集并整理之后教給科研管理部門，以便檔案管理人員及時收集、整理、編號、保管，確保不丟失。（4）嚴格把好論文的質量關。在論文對外發表之前，作者應當到科研管理部門對于刊物進行核實（是不是正規的期刊）；出具論文外投證明信并加蓋公章；論文正式發表之后，論文的原件以及復印件應交到科研管理部門歸檔保管。（5）階段性檢查。在科研課題研究中，科研管理部門的檔案管理人員應當了解并掌握課題的研究進展，對于課題每個階段應當產生的原始資料加以檢查，查出問題及時整改，以保證研究中產生的原始資料形真實可靠性。（6）參與項目的驗收工作。檔案管理人員應當對項目的原始資料、實驗記錄以及過程管理進行檢查，以對項目研究產生資料的質量進行驗收，如果檔案不滿足要求，該項目不能進行結題驗收。

綜上所述，對于醫療科研檔案進行管理的最終目標為了更好將科研檔案為醫療科研服務，進一步提升醫療水平以及醫院的總體素質。所以，應當不斷創新科研檔案管理工作制度，用全新的管理方法與理念加強科研檔案的管理工作，改進科研管理機制，充分利用科研檔案資源，更好地為提高醫療水平服務。

參 考 文 獻

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引言

在編輯科技期刊過程中，會涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價值的資料，對期刊檔案進行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時，規范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對促進科技事業發展，社會進步都具備十分重要的作用，應該引起我們的重視。

一、科技期刊檔案內容及類別分析

1.技期刊檔案應收集的內容科技期刊檔案內容非常多且復雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內容：①各種請示與批復文件，包括創刊、停刊和復刊等；②歷屆編輯委員會成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經營許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統計報表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會會議記錄及定稿會記錄；發行合同、印刷合同和發行計劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀；⑨出版后的發排稿件、出版樣書、校對室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計，那么在整理時就要面臨非常浩大的工程量。

2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復雜、豐富的資料內容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報社日常經營管理、全面質量管理的方方面面中。本文針對科技期刊檔案主要內容，將其歸類整理為以下幾個常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會檔案；②各項政策法規、法律制度以及相關文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學術活動類、學術研究以及人才資料檔；⑤編輯業務檔案；⑥財務檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎資料檔案；⑨宣傳物、評價數據類檔案等等。

二、科技期刊檔案管理的重要性

1.檔案管理是科技期刊發展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現象，是對歷史資料、數據的原始記錄與儲存，其在文化層面上反映出經濟物質成分中的精神價值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數據，全面、真實的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經營、發展、管理過程中的具體情況。科技期刊檔案的記錄蘊含非常豐富、深層次的信息資料，在總結日常工作、辦刊經驗教訓的同時，還能成為其指導刊物，從而利用有效的資料數據，研究并開發出有利于自己的信息。同時，科技期刊檔案也可以作為衡量、評價辦刊質量，刊社管理水平的重要指標。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續發展提供有效借鑒，在保障刊物穩定、長久發展的同時，其資料也具備一定的參考功能、評價功能、服務功能。

2.科技期刊資料是促進科技發展的基礎科技期刊檔案還可作為個人成長歷史的見證資料。一個優秀著名的科學家，個人的成長發展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實寫照。珍貴的個人論文和資料還可以用于國內外學術界引用和研究中，例如我國知名傳染病學家李賦京教授，他是國際上首先發現釘螺卵的專家，并在安徽省發現了新的釘螺物種，國內外科學家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內外學術研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻。此外，科技文獻資料也是促進科技發展的基礎。國家發展科學，構建科學大廈必須要依托堅實的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學家辛勤奮斗、累計的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎上進行深入研究和不斷前進。若科學家和研究學者能有效利用科技文獻資料，不僅能極大促進科技技術的飛速發展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費發揮出自身的價值。對于科研單位來講，科技期刊資料是對干部任免、職工獎懲、聘任以及出國留學等重要的科學依據。

三、科技期刊檔案管理的主要方式

檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時代不斷發展進步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實效性、規范性和科學性方向前進與發展，將傳統的經驗管理轉為科學、動態管理。在對科技期刊檔案進行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內容等與期刊相關的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料?，F如今，在科技水平和數字化技術飛速發展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時，也要重視起紙質版檔案資料與電子版檔案資料的協調、平行保存，這種管理方式正是當前數字化時代背景下檔案管理方式的創新。2008年，國家檔案局聯合教育部門制定頒發了《高等學校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學校必須對紙質檔案資料以及電子檔案資料同時、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學報、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學術刊物、樣書出版發行的各項記錄等。在管理電子版檔案資料時，要重點關注檔案資料的安全、保密性，通過在儲存數據資料的計算機上安裝防護軟件和殺毒軟件，設置安全密碼等，并定期對數據進行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進行基礎的整理保存外，還必須向學校檔案室、圖書館提交紙質資料，并加以保存?？萍计诳瘷n案管理資料作為檔案管理基礎內容，其必須積極配合學校檔案管理具體要求，制定科學的檔案管理制度，對其提出詳細、準確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質量。

四、科技期刊檔案工作管理工作

1.對下發文件進行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學會、協會等學術機構所設立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴格遵守出版要求，同時也要嚴格遵從所屬單位的各項工作要求?？萍计诳呢撠熑诵枰鶕募Y料下發的年份、單位以及內容進行分類歸檔，對下發的重要文檔需要進行備份存檔，避免由于留存時間過長出現文件破損問題。對于下發的行政文件需要細細瀏覽，在對其進行全面閱讀了解后，再對文件進行存儲分類。

2.對稿件相關資料進行歸檔稿件相關資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關資料進行有效分類歸檔。由于現階段科技期刊主要采用網絡采編系統來進行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時也便于稿件相關材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統對稿件資料進行檔案管理，同時也可借助專業的檔案管理軟件進行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯網的電腦對文件進行備份保存，同時也可選用線上數據庫進行保存。

3.對稿件財務工作資料進行歸檔科技期刊中的稿件財務主要是指辦公經費、稿件相關經費及其他費用。涉及到期刊經費的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財務工作的歸檔工作。科技期刊負責財務工作的管理人員需要嚴格按照產業規定執行財務紀律，對不同類型的經費材料進行分類管理，對部分重要材料進行備份留檔，在進行工作交接過程中，需要在第三方監督下完成交接工作。

五、科技期刊檔案有效利用的具體建議

1.增強檔案管理與利用意識規范、有效的意識是保障科技期刊檔案充分利用的基礎與前提，意識層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領導者，都必須不斷提升自身的檔案意識和情報意識，積極主動、大力支持檔案資料收集，并參與進去，發揮自身的作用。同時，提高檔案資料利用效率，最大程度開發科技期刊檔案資料信息價值?？傊?，在科技期刊檔案管理與應用過程中，作為最基礎的因素，各個人員必須不斷增強服務意識、主動意識、發展意識和共享意識，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。

2.樹立“以人為本”理念，科學開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對他們自身的檔案管理水平提出了嚴格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識，還需要在日常中學習各類先進的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養非常重要。將科技檔案管理工作責任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點和規律，科學開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。

3.建立完善的機制，創新科學方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應形成一個系統的機制，并在不斷更新和完善中服務于日常工作?？缇庉嬋藛T和高校檔案管理人員必須積極創新新的管理方式，更新自己的知識內容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉為二次開發利用，變被動服務為主動服務。在創新檔案管理方式時，要將信息資源的收集、整理和優化工序積極與先進技術相結合，使其朝著先進化、有序化前進。例如，應積極實現檔案資料信息化處理與信息化儲存、信息化采集、信息服務的網絡化等。

4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經驗科技期刊檔案能夠為期刊編輯部提供各項工作管理需求的檔案材料，同時也是科技期刊進行年終總結以及評刊的重要參考材料?？萍计诳瘷n案作為記錄刊物發展歷程重要載體，能夠為刊物日常管理工作的開展提供有效保證，同時豐富科技刊物的管理人員的管理經驗。對數據檔案進行評價管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數據庫中的相關數據對其進行同類刊物評價比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對影響科技期刊發展的有利因素以及不利因素進行探究，并提出相應的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評比材料的提供打下堅實的基礎?？萍计诳墨@獎與選擇系統性材料有著極大的關聯性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對獲獎資料以及宣傳物圖片檔案進行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創新提供參考。辦刊協作單位以及廣告業務檔案是科技期刊經營模式創新的重要信息來源，為了實現對刊物客戶資源的有效穩定，編輯部門需要利用相關檔案與刊物內的業務單位及時進行溝通聯絡，利用科技傳媒的應用優勢為科技期刊發展提供保障。

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論文摘要:基建工程中相應的檔案管理至關重要，檔案管理滲透于建設整個過程，地位特殊。本文就管理以及監控中的不足，提出了應對策略。

基建檔案在整個企業檔案中有著非常重要的地位，對檔案資料進行管理與監督，雖然對工程建設沒有直接影響，但是卻貫穿于整個建設過程中的方方面面。將基建檔案管理好，能夠為企業之后工程擴建、設備檢修、技術改造等提供齊全并且真實的資料。因此，對基建中檔案的管理以及監控加以重視十分必要，想要提高檔案的真實性與可靠性，應當與基建進度保持同步對項目中涉及到的環節采取高效監控，確保檔案資料的管理以及監控緊跟工程建設的步伐。

一、基建工程項目中檔案資料監控以及管理中的不足

對工程中的檔案資料進行管理，實際上即對工程施工整個過程里涉及到的相關資料進行收集、整理、進行合理編制并且歸檔、保管。因為工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多，并且分散面廣，由于動態管理而使人員流動性高，相關責任較難落實。

1.1資料收集不夠全面

例如，某些工程上的設計有變動，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應的施工進行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態控制高度結合的工作，必須以實事求是、科學嚴謹的態度嚴格執行。

1.2資料不夠準確

資料上的隨意性比較嚴重:對相同工序檢查出的數據，按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監測數據在所允許的誤差范圍內，害怕數據受到質疑，便填了一些留有余地的數據;引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可，便隨意填了一些看起來很合理的數據。準確性的檔案體現出自身價值的關鍵所在，必須本著嚴謹、負責任的態度來認真落實。

1.3收集與整理不夠及時

對工程對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀要以及開工報告等，對于施工過程，根據規定對其及時予以規范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準，每一個環節都應當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現象較為普遍。

二、管理以及監控措施

2.1與工程建設同步，進行全程監控

2.1.1及時對相關人員進行培訓，提高工作質量

一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，施工單位能否適應檔案管理相應的要求以及標準，樹立檔案意識等都會對檔案的質量產生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠安全，卻缺乏檔案管理方面的培訓。因此，必須及早對相關監理人員進行培訓，樹立檔案思想，這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質量較好。同時，對施工單位相關人員開展文件整理、檔案管理、交工技術等培訓，加強建檔以及歸檔意識，熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標準等。

2.1.2資料分發時必須加強監控

基礎建設工程在施工過程中，承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗收中起著十分重要的作用，同時負責圖紙以及其他資料的發放。未來確?？⒐r所需檔案高質量，相應的管理者應當親自參與監控資料分發的工作，分發前首先將需歸檔部分保存之后再分發，特別是像詳勘這些數目有限的資料，必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時使歸檔資料比較齊全。

2.1.3立項時應當加強資料監控

工程項目在立項、審批、勘察之前，相應的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散，部分文件在其文書相關部門，部分文件放置在規劃部，并沒有經過應有文書處理程序，同時，投招標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導致文件丟失。所以，在工程項目立項的前期，就應當及時介入檔案的收集以及整理，由專人負責。

2.1.4對新設備的檢驗加強監控

新設備到貨后，隨之會有相應的圖紙資料，值得注意的是，進口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置，而國產設備所提供的使用手冊又不足，這些環節時常會出現漏洞。缺乏細致認真的態度，就可能丟失設備資料。所以，必須建立合理的設備開箱檢驗相關的制度并且貫徹執行，對開箱權限予以明確。

2.2完善制度，明確責任

對基建工程進行檔案管理是很必要也十分重要的，管理過程應當是有目標、有計劃、有落實、有責任的活動。所以，承建單位必須建立由副經理或者總工程師領導，質量生成或者工程檔案部門負責專管，下面的各級主管相應的分片領導，由檔案管理者以及項目經理負責，由施工管理者來具體落實，并且對各級各類人員的權責予以明確規定。對于大型的工程項目部門一定有現場的檔案管理員，對于中型或者小型項目部門，應當有兼職人員對資料進行收集以及整理。企業應當適時對檔案工作者進行業務相關的培訓，提高其業務水平以及工作質量。依照檔案資料管理的重點在現場的特點，加強建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。

2.3發揮合同的法律效應

檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款，明確要求竣工文件材料相應的驗收時間、質量以及份數、副本內容、歸檔范圍，使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。

參考文獻

[1] 田冬梅. 淺談地質檔案資料現代化管理的現狀與對策[J]. 吉林地質， 2009;01