檔案管理論文大全11篇

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篇（1）

一計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院檔案工作的影響

（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務(wù)和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計(jì)算機(jī)來完成。

（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和開端,是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實(shí)時進(jìn)行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

（3）檔案服務(wù)多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對象的擴(kuò)大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來。互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享,通過計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù),服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時間,提高了利用效率。

（4）檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗(yàn)。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔(dān)著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而,在知識經(jīng)濟(jì)時代,為了適應(yīng)全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

二醫(yī)院檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容

（一）文書處理過程和歸檔實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進(jìn)行隨時預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

（二）病歷檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計(jì)算機(jī)對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時改進(jìn),進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

（三）人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著社會信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。（四）醫(yī)院圖書館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

三檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式

1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。

2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)

網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。考慮到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主,在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時應(yīng)選擇具有一定的先進(jìn)性、可即時擴(kuò)展且易于維護(hù)的。醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò),但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn),富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。

建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因?yàn)榫钟蚓W(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨(dú)立性強(qiáng)，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。

3、人員素質(zhì)的提高是必備條件。

篇（2）

我國目前階段信息化還不夠全面，在大多數(shù)的鄉(xiāng)村以及偏遠(yuǎn)的山區(qū)的計(jì)生檔案還沿襲以往的手工方式記錄數(shù)據(jù)，很少有人認(rèn)識到計(jì)算機(jī)對于檔案管理工作的重要性，有些地區(qū)認(rèn)識到計(jì)算機(jī)的重要性，往往也很少有人能勝任該項(xiàng)工作，抵觸新的工作方式，不想改變現(xiàn)有的工作方式，而傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)越來越不能滿足現(xiàn)代計(jì)生檔案工作龐大的數(shù)據(jù)需求。

2.案卷資料記錄不完整

目前計(jì)生檔案管理工作中從工作人員、工作工具到工作方式水平都處于較差階段，檔案的編目不夠齊全，記錄資料不完整，沒有詳細(xì)的工作標(biāo)準(zhǔn)約束檔案記錄工作，使得檔案記錄混亂，時間混亂，存檔方式隨意。檔案的文件管理也是管理工作的重要內(nèi)容之一，但是當(dāng)前大多數(shù)的檔案管理部門的文件裝訂都是我行我素，不按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)裝訂，文書填寫字跡潦草隨意，缺少監(jiān)督，不利于計(jì)劃生育工作的進(jìn)行。

二、加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作的對策

隨著我國計(jì)劃生育工作的越來越深入，基層計(jì)生檔案管理工作也應(yīng)該越來越完善，在新的形勢下我們應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作，不斷地滿足越來越龐大的數(shù)據(jù)記錄工作的需求，提出有效的計(jì)生檔案管理工作建議，提高工作效率。

1.端正基層檔案管理人員的工作態(tài)度

基層檔案管理工作人員，首先要準(zhǔn)確地進(jìn)行自我定位，檔案管理工作關(guān)系到我國計(jì)劃生育的大計(jì)，要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度，認(rèn)真工作，切不可敷衍了事。

2.信息化辦公，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的無紙化辦公

我國的人口基數(shù)大，需要記錄越來越多的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的手工檔案管理工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足計(jì)生檔案管理工作的需求。計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的今天，我們要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的功能，來解決我們現(xiàn)在面臨計(jì)生檔案管理工作中遇到的問題，把傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到無紙化辦公已經(jīng)不再遙遠(yuǎn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，針對現(xiàn)在檔案管理工作中不適應(yīng)的一些工作方式進(jìn)行變革。計(jì)生檔案管理部門的工作人員要不斷地學(xué)習(xí)新技能，提高自身的業(yè)務(wù)水平，才能使計(jì)生檔案管理工作更上一層樓。

3.建立有效機(jī)制，規(guī)范計(jì)生檔案管理

各個計(jì)生部門要圍繞計(jì)劃生育工作的各種要求指標(biāo)，有針對性地加強(qiáng)檔案管理工作。針對檔案記錄的資料不完善、弄虛作假等問題要實(shí)行相應(yīng)的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作的檢查監(jiān)督、考核評價工作，切忌形式主義。并把計(jì)生檔案管理工作的要求落到實(shí)處，形成部門的制度，工作人員要嚴(yán)格按照工作標(biāo)準(zhǔn)制度工作。只有建立有效的工作機(jī)制才能使計(jì)生檔案管理工作形成新的管理模式。

篇（3）

2.會計(jì)檔案保護(hù)國家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費(fèi),使國家財(cái)政收入大大流失。而會計(jì)檔案將這些違反國家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來,及時發(fā)現(xiàn)問題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國家的經(jīng)濟(jì)利益。

二、電算化下會計(jì)檔案管理的內(nèi)容

電算化會計(jì)檔案管理是非常重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理;對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點(diǎn);采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計(jì)檔案丟失;通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會計(jì)軟件程序,視同會計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計(jì)檔案管理存在的一些問題

1.會計(jì)檔案載體。電算化會計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時間不長,財(cái)會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會計(jì)檔案的完整性。

2.會計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計(jì)檔案,并對保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3.會計(jì)檔案管理制度不完善。由于電算化會計(jì)檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計(jì)檔案管理制度,沒有制定相應(yīng)的會計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會計(jì)人員僅學(xué)會了操作,而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。四、如何改善電算化下的會計(jì)檔案管理

1.完善會計(jì)軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

(1)建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度。會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管;會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

(2)建立電算化會計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號,標(biāo)明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會計(jì)信息損壞。

3.提高會計(jì)部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計(jì)系統(tǒng)是由人來操作的,一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會計(jì)電算化知識,培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡單的會計(jì)培訓(xùn),就可以收到良好的效果。

【摘要】本文探討了企事業(yè)單位會計(jì)電算化實(shí)施后,電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)、職能的定位問題,著重論述了電算化會計(jì)檔案的管理工作,從而促進(jìn)會計(jì)電算化事業(yè)的高效發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化會計(jì)檔案管理問題改善

參考文獻(xiàn):

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1.創(chuàng)新管理工作理念，提高城建檔案管理發(fā)展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設(shè)的記錄者，城市建設(shè)技術(shù)作為創(chuàng)新信息技術(shù)的基礎(chǔ)，為城建檔案館提供社會功能的服務(wù)。因此，必須對檔案管理工作做出準(zhǔn)確定位，把城建檔案管理的創(chuàng)新置于我國的發(fā)展規(guī)劃中，并為其制定合理的指導(dǎo)方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進(jìn)而完善城建檔案管理的機(jī)制的相關(guān)措施，另外，還要加強(qiáng)城建檔案管理創(chuàng)新意識，在管理機(jī)構(gòu)和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當(dāng)扶持，進(jìn)而促進(jìn)城建檔案管理的發(fā)展。而且，通過創(chuàng)新的管理理念和服務(wù)宗旨，對城建檔案管理工作與社會發(fā)展情況相結(jié)合。然后，創(chuàng)新城建檔案的工作機(jī)構(gòu)。想要創(chuàng)新城建檔案的工作機(jī)構(gòu)，必須加強(qiáng)檔案的收集與整理。當(dāng)今這個信息時代，傳統(tǒng)的城建檔案館已經(jīng)不足以帶來強(qiáng)大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進(jìn)城建檔案的信息資源擴(kuò)大發(fā)展。而且，還要推進(jìn)城建檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，建立健全相關(guān)發(fā)展機(jī)制，促進(jìn)數(shù)字化發(fā)展，工作重心轉(zhuǎn)移到數(shù)字化上去，比如建立網(wǎng)上服務(wù)中心和查詢系統(tǒng)，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類整理工作，加快檔案的數(shù)字化管理，及時收集各類信息并進(jìn)行整理，做好信息檢索并合理利用相關(guān)信息。適時更新檔案信息，對檔案信息進(jìn)行采集、整理與加工，對檔案內(nèi)容的規(guī)范有一定保障，給城市建設(shè)提供一些高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.改革檔案管理服務(wù)，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務(wù)平臺。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案館也成為一種局域網(wǎng)，相關(guān)部門通過建設(shè)網(wǎng)站對檔案網(wǎng)頁進(jìn)行建設(shè)，將檔案資源管理和實(shí)施單位結(jié)合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進(jìn)行查找與閱讀，提供人性的服務(wù)。當(dāng)前的城建檔案管理現(xiàn)狀，大量檔案館在因特網(wǎng)開展了網(wǎng)頁服務(wù)，服務(wù)模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網(wǎng)站服務(wù)，加快信息資源的建設(shè)力度，尤其是重要文件的資源建設(shè)，更需要用電子閱讀的形式進(jìn)行管理與運(yùn)用，促進(jìn)城建檔案管理創(chuàng)新，加快城建檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，并朝著服務(wù)化的方向發(fā)展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機(jī)構(gòu)點(diǎn)。在館內(nèi)查閱資料顯得落后而復(fù)雜，館內(nèi)檔案的數(shù)量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應(yīng)該盡量減少翻閱次數(shù)，延長資料的使用壽命。當(dāng)今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創(chuàng)新檔案管理工作，將檔案館內(nèi)的資料上傳至網(wǎng)絡(luò)，通過現(xiàn)代高科技手段的運(yùn)用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務(wù)。尤其是近期我國社會發(fā)展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應(yīng)時展的新形勢，進(jìn)而提高工作效率，并建立有關(guān)的服務(wù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確對在線信息進(jìn)行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.對資源進(jìn)行補(bǔ)充，加強(qiáng)城建檔案的管理建設(shè)與項(xiàng)目建設(shè)。第一，要注重城建檔案的管理建設(shè)，將城建檔案資源的地位進(jìn)一步提升，為深化城建檔案管理工程項(xiàng)目做基礎(chǔ)，從根本抓起，積極做好監(jiān)督工作，全面從城建項(xiàng)目建設(shè)和相關(guān)會議及科研問題做監(jiān)督和管理，并分類進(jìn)行歸檔，進(jìn)而對珍貴檔案實(shí)行數(shù)字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數(shù)字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進(jìn)而推動城建檔案的創(chuàng)新管理建設(shè)。第二，培養(yǎng)建設(shè)出一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。城建檔案管理不僅需要先進(jìn)信息技術(shù)的支持，還需要高素質(zhì)人才的配合。城市發(fā)展與人才培養(yǎng)是分不開的，城建檔案也需要人才培養(yǎng)和支持。所以，必須具有打破傳統(tǒng)觀念的信心，改革創(chuàng)新管理方向，給城建檔案管理擴(kuò)展出一條嶄新的道路，提高創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)的管理意識，進(jìn)而促進(jìn)管理服務(wù)水平的提升。可以為員工提供一系列的實(shí)踐機(jī)會，為員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高人們的創(chuàng)新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業(yè)知識，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代的信息技術(shù)，強(qiáng)化為人民的觀念，將服務(wù)程度與現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍的高素質(zhì)建設(shè)，促進(jìn)現(xiàn)代社會和諧發(fā)展。

二、創(chuàng)新城建檔案管理工作的重要內(nèi)容

城市建設(shè)的迅速發(fā)展，將城建檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)也隨之提高，而且計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，涌現(xiàn)了一批電子文件和數(shù)字資料，導(dǎo)致新型的城建檔案管理不能在傳統(tǒng)的管理模式與創(chuàng)新手段中實(shí)現(xiàn)。因此，創(chuàng)新城建檔案的管理與服務(wù)，應(yīng)該建設(shè)現(xiàn)代化系統(tǒng)，可從以下幾個方面入手：

1.促進(jìn)城建檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。將城建檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，需要從庫房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊(duì)伍建設(shè)和服務(wù)職能方面加強(qiáng)建設(shè)工作。而且，還應(yīng)該把城建檔案的現(xiàn)代化硬件與軟件設(shè)施互相合理配合，并加強(qiáng)城建檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)。特別是推動網(wǎng)絡(luò)管理的城建檔案信息，提升信息的運(yùn)用程度，進(jìn)而提高城建檔案的信息化。

2.強(qiáng)化城建檔案的數(shù)字化資源。城建檔案的數(shù)字化資源是城建檔案建設(shè)信息化資源的重要部分，相關(guān)部門正在努力建設(shè)城建檔案信息化。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促進(jìn)了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化儲存。

3.強(qiáng)化城建檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息資源，通過數(shù)字城建檔案館來加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。按照軟件系統(tǒng)將城建檔案的資料進(jìn)行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的多方位管理與控制，促進(jìn)城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發(fā)展，進(jìn)而覆蓋館內(nèi)的應(yīng)用系統(tǒng)。強(qiáng)化文件的數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該先要制定目錄，并開展數(shù)字化建設(shè)，提高城建檔案的創(chuàng)新質(zhì)量，促進(jìn)信息數(shù)據(jù)庫的高效、高標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展，擴(kuò)大檔案館的信息數(shù)字化。因此，穩(wěn)抓城建檔案部門的信息化建設(shè)，在新時期的大好機(jī)遇下，將城建檔案管理工作與當(dāng)前社會相適應(yīng)，徹底開發(fā)城建檔案的信息化，與時俱進(jìn)，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創(chuàng)城建檔案管理工作的新現(xiàn)象。

篇（5）

（1）相關(guān)規(guī)章制度、文件。包括各級各部門制定的煤礦安全生產(chǎn)規(guī)章制度及安全生產(chǎn)工作文件；煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、任命文件，各種人員資格證書復(fù)印件，以及企業(yè)制定的安全生產(chǎn)操作規(guī)程和規(guī)章制度；上級部門下達(dá)的各種安全檢查文書，企業(yè)落實(shí)安全檢查情況和向上級匯報(bào)的各類報(bào)告；以及為應(yīng)對各種可能的突況而準(zhǔn)備的預(yù)案。

（2）煤礦企業(yè)建設(shè)相關(guān)檔案。包括煤礦企業(yè)新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目的報(bào)建和審批資料，煤礦建設(shè)原始資料和圖紙；煤礦安全生產(chǎn)許可證申辦與報(bào)批資料，相關(guān)部門組織的安全評價、安全認(rèn)證、安全材料；各類生產(chǎn)、安全設(shè)施設(shè)備采購、安裝、使用狀況資料，井下避險(xiǎn)工程建設(shè)檔案；企業(yè)日常值班調(diào)度情況、計(jì)劃安排情況、安全檢查落實(shí)情況。

（3）企業(yè)安全文化建設(shè)相關(guān)檔案。包括企業(yè)安全意識的宣傳、安全知識的教育、安全生產(chǎn)宣傳培訓(xùn)計(jì)劃;企業(yè)負(fù)責(zé)人、管理人員及班組長、員工安全培訓(xùn)記錄;日常安全宣傳培訓(xùn)記錄及總結(jié);特種作業(yè)人員培訓(xùn)、考核、復(fù)審、持證上崗記錄等。

（4）企業(yè)員工自身相關(guān)檔案。包括企業(yè)職工體檢、職業(yè)病防治檔案，職業(yè)安全衛(wèi)生設(shè)施及實(shí)施計(jì)劃；參加各類保險(xiǎn)的名單和資料，發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)，其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù);勞動防護(hù)用品制度落實(shí)情況;職工的身體、心理健康、個人習(xí)慣及所受到處罰和獎勵情況。

（5）煤礦生產(chǎn)安全事故相關(guān)檔案。包括企業(yè)發(fā)現(xiàn)隱患的登記及應(yīng)急排險(xiǎn)記錄，隱患整改的組織、跟蹤與驗(yàn)收的活動資料；發(fā)生事故的原因分析、搶救、處理過程中形成的材料，對事故和相關(guān)責(zé)任人的處理情況，對上報(bào)告、向社會公布的相關(guān)資料。

2安全檔案對于煤礦安全生產(chǎn)作用重大

（1）安全檔案是企業(yè)安全管理的基礎(chǔ)。企業(yè)是安全生產(chǎn)的責(zé)任主體，安全檔案詳實(shí)記錄煤礦企業(yè)從建井到開采、從設(shè)備安裝到使用狀態(tài)、從人員管理到人員培訓(xùn)、從安全制度建設(shè)到安全文化建設(shè)等方方面面最基礎(chǔ)、最原始的資料，是企業(yè)開展安全生產(chǎn)工作、落實(shí)安全生產(chǎn)主體責(zé)任的基礎(chǔ)。

（2）安全檔案是職能部門安全監(jiān)管監(jiān)察的重要手段。企業(yè)安全檔案，便于檢查人員查閱企業(yè)安全資料，有重點(diǎn)地勘察企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)場，有效地了解和掌握企業(yè)在自身生產(chǎn)經(jīng)營活動中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實(shí)、有依據(jù)、有針對性地監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)安全生產(chǎn)工作。

（3）安全檔案是強(qiáng)化企業(yè)安全文化的有效措施。安全檔案詳細(xì)記錄了事故發(fā)生的原因、經(jīng)過及造成的嚴(yán)重后果，這些真實(shí)、鮮活的文字、圖片信息，具有很強(qiáng)感染力和觸動力，對于普及安全知識、營造安全文化氛圍、培養(yǎng)公民的自救能力、避免安全事故的發(fā)生等都有更好的宣傳教育效果。同時，根據(jù)安全檔案記錄，可以詳細(xì)掌握企業(yè)員工安全培訓(xùn)情況，有重點(diǎn)的加強(qiáng)特殊行業(yè)、特殊人群的安全教育培訓(xùn)。

（4）安全檔案是明確事故責(zé)任的重要依據(jù)。安全生產(chǎn)事故給國家和人民群眾造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失和生命財(cái)產(chǎn)損失，其嚴(yán)重的后果決定了我們必須深刻分析事故原因、明確事故責(zé)任、處理相關(guān)責(zé)任人。安全檔案提供了事故發(fā)生前最真實(shí)、最原始、最有說服力的證據(jù)，對于人們重建安全事故的原貌、總結(jié)事故經(jīng)驗(yàn)，探尋事故發(fā)生規(guī)律等意義重大。

（5）安全檔案為企業(yè)安全理念創(chuàng)新提供支撐。近年來，煤炭企業(yè)緊跟時展、不斷更新安全理念，采用新技術(shù)、新設(shè)備、新工藝和新材料，積極抓好礦井安全技術(shù)改造工程，抓好落后產(chǎn)能的淘汰，更新改造老設(shè)備，努力提高煤礦生產(chǎn)機(jī)械化和信息化水平，建設(shè)智慧礦山。這些理念的創(chuàng)新總是建立在前人的研究成果上，自然都離不開安全檔案信息的支撐。

3加強(qiáng)和改進(jìn)煤礦安全檔案工作的對策建議

（1）強(qiáng)化歸檔工作。煤礦安全檔案形成涉及部門多、內(nèi)容豐富、內(nèi)涵復(fù)雜，載體形式多樣，檔案管理呈現(xiàn)多元化，這就需要從源頭上強(qiáng)化文件歸檔管理工作。各煤礦企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識安全檔案歸檔工作的重要性，明確分工領(lǐng)導(dǎo)，明確職能部門，配備專職檔案管理員，形成有領(lǐng)導(dǎo)、有機(jī)構(gòu)、有人具體抓的工作機(jī)制。確定安全檔案收集范圍，有的放矢，對不同部門、不同類型檔案歸檔時間、歸檔方法提出不同的要求，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門將檔案分類、分層次、分時間、分內(nèi)容統(tǒng)一收集歸檔，規(guī)范管理，防止檔案散失。

（2）強(qiáng)化制度保障。制度管根本、管長效，要保證安全檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，就必須建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化。深入學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，逐步建立、健全檔案管理制度，完善檔案歸檔、檔案借閱、檔案保管、檔案保密等制度，明確企業(yè)發(fā)生重大事項(xiàng)、召開重要會議、引進(jìn)重要設(shè)備、重大技術(shù)改革等都需要有檔案人員全程參加。明確檔案人員的職責(zé)，并將檔案管理和工作人員崗位責(zé)任制落實(shí)情況納入考核內(nèi)容，做到職責(zé)明確，規(guī)范管理。

（3）強(qiáng)化隊(duì)伍人員素質(zhì)。①各煤礦企業(yè)要高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加大培訓(xùn)教育力度，建立教育培訓(xùn)的運(yùn)行機(jī)制，制定切實(shí)可行的培訓(xùn)計(jì)劃，努力提高檔案管理人員的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)；②在培訓(xùn)過程中，要注重實(shí)效，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，運(yùn)用檔案管理的新技術(shù)、新知識、新技能，有針對性地開展培訓(xùn)教育工作，使檔案管理人員認(rèn)清檔案管理的發(fā)展趨勢、自身的不足、努力方向。

（4）強(qiáng)化現(xiàn)代技術(shù)手段運(yùn)用。①推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。目前，各煤礦企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，安全檔案工作如果利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)，便可收到事半功倍的效果；②推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。通過數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容存在移動存儲介質(zhì)里，能夠永久保存；③可以建立數(shù)據(jù)庫，編制檔案檢索工具和檢索系統(tǒng)，為檔案查詢利用提供了便利，也有利于對各種數(shù)據(jù)和情況進(jìn)行分類與統(tǒng)計(jì)；④信息資源得到了共享，檔案利用率大大提高。

4切實(shí)抓好安全管理檔案的綜合利用

（1）促進(jìn)安全生產(chǎn)自我約束和持續(xù)改進(jìn)工作機(jī)制的形成。煤礦企業(yè)按照國家安全生產(chǎn)法律法規(guī)的要求，進(jìn)行對照檢查，對自身必須落實(shí)的各項(xiàng)安全生產(chǎn)管理工作“底數(shù)清、情況明”。再通過把這些項(xiàng)目內(nèi)容進(jìn)行“對號入座”，促使企業(yè)內(nèi)部安全生產(chǎn)管理工作在機(jī)構(gòu)、人員、責(zé)任、制度、經(jīng)費(fèi)、教育、措施等方面自覺落實(shí)，由此加強(qiáng)安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)，規(guī)范安全生產(chǎn)行為，完善安全生產(chǎn)條件。

篇（6）

檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發(fā)展需求，其決定聯(lián)合知識管理核心價值進(jìn)行企業(yè)市場競爭實(shí)力的完善，特定知識必將同步傳輸?shù)教囟ㄈ巳褐校瑸榱藢?nèi)部決策調(diào)試到最佳狀態(tài)，檔案管理的落腳點(diǎn)識別工作將全面遵照知識細(xì)節(jié)銜接特征做好相關(guān)掌控。兩者日常學(xué)習(xí)生活中都會給予用戶知識服務(wù)，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經(jīng)過精細(xì)化篩選控制才可確保單位成員獲得有關(guān)信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務(wù)頂點(diǎn)，在促進(jìn)共享能效上與科學(xué)教育機(jī)制廣泛交接，具體的差異效應(yīng)不過是廣度、深度的異質(zhì)結(jié)果。

（二）管理流程的趨同

我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎(chǔ)資料接收、整合、科學(xué)鑒定、長效保管與重編服務(wù)等流程進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，力爭發(fā)揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創(chuàng)新機(jī)理內(nèi)涵實(shí)施科學(xué)存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準(zhǔn)設(shè)定，強(qiáng)調(diào)集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發(fā)中仍舊會產(chǎn)生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創(chuàng)新知識延展力度的最佳手段。

（三）技術(shù)應(yīng)用形態(tài)一致

透過數(shù)字化文件格式與檔案流轉(zhuǎn)功能鑒別，有關(guān)計(jì)算機(jī)操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨(dú)自運(yùn)行。知識管理可說是信息高度發(fā)展的核心產(chǎn)物類別，其中網(wǎng)絡(luò)通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控?cái)?shù)據(jù)庫整編、檢索媒介、門戶系統(tǒng)以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現(xiàn)代信息技術(shù)予以統(tǒng)一掌控操作的。

二、檔案、知識管理行為的差異效果解析

利用管理界面認(rèn)知，檔案管理活動歸屬于專業(yè)技術(shù)項(xiàng)目行列；而知識管理則借助管理模式與創(chuàng)新價值理念進(jìn)行人民思想結(jié)構(gòu)完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實(shí)質(zhì)上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側(cè)重點(diǎn)向基礎(chǔ)信息角度偏移，其將檔案結(jié)構(gòu)顯性要點(diǎn)梳理，并向圖書館員工大腦內(nèi)部隱形架構(gòu)灌輸，確保日后多元材料規(guī)劃與日常服務(wù)的實(shí)效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護(hù)材料的真實(shí)性和可靠價值，力求穩(wěn)定程序、制度的規(guī)范化特征，希望各類人員充分發(fā)揮創(chuàng)新思維效應(yīng)，促使政策良好定義結(jié)果；知識管理在管理體系上一向?qū)捤商幹茫Ｍl(fā)揮內(nèi)部情報(bào)傳播功效，力求服務(wù)大眾，督促其掌握更多實(shí)用情報(bào)，杜絕認(rèn)知混亂結(jié)果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應(yīng)造成對傳統(tǒng)組織格式輔助功效的忽視結(jié)果，這點(diǎn)應(yīng)當(dāng)引起現(xiàn)場規(guī)劃人員的強(qiáng)效關(guān)注。

三、檔案與知識管理銜接特征細(xì)節(jié)補(bǔ)充

（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認(rèn)知功效

首先，知識管理能夠盡量延展檔案規(guī)范空間，過往企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案搜集、整編強(qiáng)調(diào)與情報(bào)文件的區(qū)分，經(jīng)常會對一些圖書資料排除職責(zé)界定范圍，基本與現(xiàn)實(shí)服務(wù)方向偏離，企業(yè)存在價值長期受到質(zhì)疑，這對于其今后長遠(yuǎn)綜合化發(fā)展勢必造成重大創(chuàng)傷。知識管理需要將各類文件進(jìn)行多重載體形態(tài)的劃分，做好日常知識細(xì)節(jié)集成工作，力求借此開創(chuàng)相對完善的資源架構(gòu)體系，其充分注重企業(yè)在不同生產(chǎn)流程下的共享、應(yīng)用的知識要素，希望企業(yè)價值創(chuàng)造能效就此得到有機(jī)彰顯。長期堅(jiān)持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領(lǐng)域之中，期間先進(jìn)組織戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)活動充分融合，為企業(yè)秩序創(chuàng)新調(diào)整提供不少協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)。其次，知識管理進(jìn)一步提升檔案規(guī)劃工作的基礎(chǔ)價值地位。過往企業(yè)內(nèi)部檔案管理經(jīng)常忽視綜合利用價值的呈現(xiàn)特征，基本就是利用廣泛借閱、復(fù)印等落后手段實(shí)施淺層服務(wù)，這對于各類用戶即時性補(bǔ)充需求難以深度滿足，致使企業(yè)各類生產(chǎn)、管理活動嚴(yán)重脫節(jié)，生產(chǎn)動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進(jìn)技術(shù)實(shí)用格局，根據(jù)智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務(wù)成果，爭取將企業(yè)核心競爭實(shí)力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強(qiáng)化了知識開發(fā)潛質(zhì)，令文件管理人員全面理解知識規(guī)劃專家輔助意見，加快檔案開發(fā)利用效率，日漸提升內(nèi)部統(tǒng)一管制能效與機(jī)構(gòu)存在地位。

（二）檔案管理進(jìn)一步為知識管理提供疏通機(jī)遇與適應(yīng)空間

第一，檔案管理可以將創(chuàng)新知識挖掘、交流工作進(jìn)一步協(xié)調(diào)。創(chuàng)新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，但是由于內(nèi)部時間、空間限制效應(yīng)影響，信息知識傳播范圍不大，并且經(jīng)過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應(yīng)；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應(yīng)的書面記錄結(jié)果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規(guī)范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創(chuàng)新思維產(chǎn)生一定的約束。但是，透過現(xiàn)代信息技術(shù)便可將一系列時間、空間限制效應(yīng)清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應(yīng)。由此可見，電子文件已經(jīng)成為先進(jìn)知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)知識的高度傳播與交流能度。

第二，檔案管理可以進(jìn)一步穩(wěn)固創(chuàng)新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標(biāo)準(zhǔn)為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術(shù)廣泛交織，這類定義結(jié)果已經(jīng)朝向鮮活動機(jī)指標(biāo)過渡轉(zhuǎn)移。其實(shí)就是強(qiáng)調(diào)文件需要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及明確銜接結(jié)構(gòu)予以調(diào)試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強(qiáng)調(diào)的背景知識原理可以有效促進(jìn)創(chuàng)新知識原理的銜接進(jìn)度，適當(dāng)方便工作人員盡快掌握知識應(yīng)用拓展依據(jù)。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。

第三，檔案管理可以為知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)做足補(bǔ)充貢獻(xiàn)。企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文件、檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的過程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。

篇（7）

檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進(jìn)行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護(hù)相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計(jì)算機(jī)使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計(jì)算機(jī)上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數(shù)字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺上實(shí)現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調(diào)用檔案”、“實(shí)現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。

二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題

檔案數(shù)字化管理的多種工作特點(diǎn)使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進(jìn)行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機(jī)、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機(jī)密相關(guān)的文件進(jìn)行多重加密、定期、高效的對檔案文件進(jìn)行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風(fēng)險(xiǎn)難以避免

在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計(jì)算機(jī)編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級防護(hù)系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進(jìn)行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實(shí)性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數(shù)字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識，即認(rèn)識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進(jìn)作用。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護(hù)體系

應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護(hù)體系的建立還必須有財(cái)力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護(hù)上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對單位檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和漏洞修補(bǔ)；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護(hù)，以增強(qiáng)自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對員工的檔案安全維護(hù)教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運(yùn)行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實(shí)際制定并認(rèn)真落實(shí)好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。

篇（8）

二、加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

當(dāng)前我國的文化館職能的不斷更新和豐富，文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉(zhuǎn)變，因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態(tài)度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的，且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力必須要有所增強(qiáng)。首先就檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)而言，文化館要加強(qiáng)對檔案工作人員的道德宣傳和教育，提高檔案工作人員的道德素養(yǎng)。檔案工作與一般的服務(wù)性工作不同，它的效益是通過服務(wù)對象利用檔案后所取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益來實(shí)現(xiàn)的；且文化館的檔案多是與我國的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)有關(guān)，是珍貴的歷史資料，檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料；再有文化館的檔案管理工作是十分復(fù)雜和繁瑣的，需要對所有的非物質(zhì)文化做詳細(xì)和準(zhǔn)確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊，且意義非凡的，對檔案工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)和教育是必要的。其次，是檔案管理技術(shù)和知識的培訓(xùn)。隨著文化館館藏資源的不斷豐富，以及與管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的普及，文化館的檔案管理人員單靠基礎(chǔ)的文化科學(xué)知識是不夠的，還需要具備更加豐富而專業(yè)的檔案管理知識，并且能夠較為熟練的運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和通訊設(shè)備來進(jìn)行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，從整體上提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力，確保檔案管理工作人員的配置與設(shè)備相配套，進(jìn)而有效提升文化館檔案管理的工作質(zhì)量。

篇（9）

二、服務(wù)手段創(chuàng)新

新時期下的檔案管理服務(wù)手段創(chuàng)新，首先必須要緊跟當(dāng)前信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展潮流，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)置檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)檔案部門自己的局域網(wǎng)，并盡快與單位中其他部門網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來，從而幫助檔案工作者更好更全面的收集整理檔案資源，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的自動查閱，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)步伐。檔案的載體也應(yīng)該逐漸從紙質(zhì)變?yōu)殡娮游臋n，進(jìn)而有效節(jié)省人力、物力、財(cái)力。另外，運(yùn)用好網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搭建在線服務(wù)平臺，能夠更好的滿足檔案使用者的需求，幫助其快速檢索查閱文件，擴(kuò)展檔案服務(wù)的覆蓋面，提升檔案管理工作的影響力。在當(dāng)前這樣一個數(shù)字時代，檔案服務(wù)工作不但要重視時效性，同時也要注重全面性，這樣才能順應(yīng)時展的潮流。

三、人才建設(shè)創(chuàng)新

要推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，必然需要一直高素質(zhì)的人才隊(duì)伍作為后盾，所以檔案管理工作的創(chuàng)新也必須重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的創(chuàng)新，要盡快組建一支具備較高專業(yè)技術(shù)水平和較高綜合素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，要求檔案管理人員要盡快掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)只是和信息通信只是，擁有過硬的檔案專業(yè)技能。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)必須要重視高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，加大投入，有條件的還可以建立人才培訓(xùn)基地，通過各種形式和渠道對檔案管理人員展開培訓(xùn)教育，確保每一名檔案管理工作人員都能夠樹立現(xiàn)代化的科學(xué)管理模式，具備過硬的專業(yè)技能水平，擁有較高的工作能力。此外，還應(yīng)該積極借鑒國外的先進(jìn)檔案管理機(jī)制，借鑒國外先進(jìn)的管理文化和管理手段，推進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化步伐。

篇（10）

二、完善各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案宣傳工作。

為了把檔案工作落到實(shí)處，我們將檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍之內(nèi)，進(jìn)一步完善了檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實(shí)。同時，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強(qiáng)了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強(qiáng)調(diào)對檔案的管理、使用和愛護(hù)，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強(qiáng)。

三、嚴(yán)格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。

嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

對于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實(shí)物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。水利系統(tǒng)已有12個單位的檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)，4個單位達(dá)到了國家二級管理標(biāo)準(zhǔn)。

局機(jī)關(guān)檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財(cái)務(wù)檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機(jī)關(guān)檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進(jìn)集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進(jìn)集體。

四、加大投入，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案安全。

檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負(fù)責(zé)的高度，深刻認(rèn)識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責(zé)任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎(chǔ)上，對重點(diǎn)部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅(jiān)決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責(zé)任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計(jì)等設(shè)備，達(dá)到檔案庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強(qiáng)了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。

五、做好服務(wù)利用工作。

檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設(shè)法為其排憂解難。2005年已經(jīng)接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復(fù)印檔案資料頁。為全區(qū)水利建設(shè)做提供了重要依據(jù)和可使節(jié)借鑒的資料。

六、今后檔案工作設(shè)想

今后檔案工作的目標(biāo)是，以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，堅(jiān)持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來，強(qiáng)化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)工作：

1、繼續(xù)學(xué)習(xí)宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅(jiān)持依法管理檔案。

篇（11）

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對處理完畢的有價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認(rèn)識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實(shí)歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進(jìn)行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計(jì)算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。