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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 016
[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2017)11- 0033- 04
0 引 言
采購是企業供應鏈活動中一個重要的組成部分,通過采購,企業從上游合作伙伴獲得生產所需的物資,保證企業生產經營需要。用友U8采購管理系統從供應鏈管理的角度,為企業的采購活動提供了一個良好的管理平臺,幫助企業建立一個圍繞采購活動的全面管理系統。用友U8采購系統與生產制造系統、庫存管理系統、應付款管理系統、存貨核算系統、委外加工系統等多個系統都存在接口關系,其在供應鏈中的作用非常重要。但筆者在項目調研中發現,很多工業企業圍繞采購活動的全面管理系統并未建立,或者建立后不能有效使用。有的企業應用采購管理系統總是出現這樣那樣的問題,究其緣由,竟然是采購管理系統在初始化時的某個參數設置錯誤,并導致后續一系列錯誤的發生。因此,企業應提高對采購管理系統初始化工作的重視程度,避免以后在進行業務處理時出現不必要的麻煩。本文分四個步驟對采購管理系統的初始化工作進行了闡述,企業在進行初始化時可以對照使用,從而避免出現問題。
1 系統啟用
以賬套主管的身份注冊進入企業應用平臺,在頁面左側的工作列表中打開“基礎設置”選項卡,執行“基本信息―系統啟用”命令,啟用采購管理系統。需要注意的是,執行系統啟用操作一定是在進入企業應用平臺后,且不能進行任何操作的前提下才可以。
2 錄入期初數據
采購管理系統的期初數據通常包括兩種情況:
一種是期初暫估入庫,是指采購的貨物已入庫,但是還沒有收到供應商開具的發票的業務,就是常說的貨到票未到;
另外一種是期初在途存貨,是指采購貨物的發票已經送到,但是貨物由于其他原因還沒有送到的情況,就是常說的票到貨未到。
錄入期初數據是為了將來貨、票齊全時及時進行結算。
2.1 貨到票未到――期初采購入庫單的錄入
在企業應用平臺左側的工作列表中打開“業務工作”選項卡中的采購管理模塊,執行“采購入庫―采購入庫單”命令,進入“期初采購入庫單”窗口,如圖1所示。
單擊“增加”按鈕,錄入相應信息后“保存”。如果需要修改期初采購入庫單的信息,可先打開“入庫單列表”,再雙擊打開需要修改的入庫單,單擊“修改”按鈕進行修改后“保存”。如果需要刪除入庫單,則在“入庫單列表”中雙擊打開需要刪除的入庫單,單擊“刪除”按鈕即可;或者不打開“入庫單列表”,直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購入庫單,執行修改或者刪除的操作。
需要注意的是,在采購管理系統期初記賬前,通過點擊采購管理系統的“采購入庫―采購入庫單”只能錄入期初入庫單;而在期初記賬后,采購入庫單則不能在采購管理系統中錄入,而需要在庫存管理系統中錄入。此外,在采購管理系統期初記賬前,期初入庫單可以修改和刪除,但在期初記賬后,期初入庫單將不允許修改和刪除。
2.2.2 票到貨未到―期初發票的錄入
期初存貨在途,但企業已收到供應商開來的采購發票,此時需要錄入期初發票的信息。發票有編號,可以由系統自動編號,也可以由用戶自行編號。
很多企業需要自行編號,這就要求在錄入前將相應的發票設置成允許手工修改發票編號。具體操作如下:
在企業應用平臺左側的工作列表中打開“基礎設置”選項卡,執行“單據設置―單據編號設置”命令,在打開的“單據編號設置”對話框中單擊選中需要修改的單據類型(如采購專用發票),同時將“手工改動,重號時自動重取”復選框打鉤,保存后退出,完成設置,如圖2所示。
單擊“增加”按鈕,按要求錄入發票的具體信息后“保存”。如果需要修改期初發票的信息,可先點擊“采購發票―采購發票列表”,在打開的“采購發票列表”中找到需要修改的發票行,雙擊后打開,單擊上方的“修改”按鈕進行發票信息的修改后“保存”。如果需要刪除發票,則執行同樣的操作步驟,單擊“刪除”按鈕即可;或者不打開“采購發票列表”,直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購發票,執行修改或者刪除的操作。
2.3 特殊業務兩種期初數據錄入
期初數據除了“期初暫估入庫”、“期初在途存貨”以上兩種常用情況需要錄入單據外,有的企業因特殊業務的需要還會錄入以下兩種期初數據:
(1)期初受托代銷商品的入庫記錄。在啟用采購管理系統后,要將之前沒有與供貨單位結算完的受托代銷入庫記錄輸入系統,以便在受托代銷商品銷售后,能夠進行受托代銷結算。
(2)期初代管掛賬確認單。在啟用采購管理系統后,要將之前已與代管的供應商進行了耗用掛賬,但還沒有取得供應商的采購發票,因而不能進行采購結算的代管掛賬確認單輸入系統,在取得發票后再與之進行結算。
3 采管理系統參數設置
采購管理系統的參數設置,是指在使用采購管理系統進行日常業務處理之前,要確定采購業務的范圍、類型以及對各種采購業務的核算要求,這是采購管理系統初始化的一項重要工作。
在采購管理模塊中執行“采購管理―設置―采購選項”命令,在彈出的“采購選項設置”對話框中進行相應的設置。“采購選項設置”共分“業務及權限控制”、“公共及參照控制”、“采購預警和報警”三個頁簽,應分別進行設置。
需要注意的是,在進行采購選項設置之前,企業一定要詳細了解選項開關對業務處理流程的影響,應結合企業實際業務的需要進行設置。
因為有些選項在期初記賬或開始日常業務后將不能隨意更改,所以企業最好在業務開始前進行全盤考慮,尤其是一些對其他系統有影響的選項,設置時更要考慮清楚。
4 采購期初記賬
期初記賬是指將采購期初數據記入有關采購賬,它標志著采購管理系統的初始化工作全部結束,相關的參數和期初數據將不能增加、修改和刪除,除非取消期初記賬。
期初記賬的操作很簡單,在采購管理系統中執行“設置―采購期初記賬”命令,在打開的“期初記賬”對話框中單擊“記賬”按鈕,如圖4所示,在彈出“期初記賬完畢”信息提示框后單擊“確定”,從而完成采購管理系統的期初記賬。
需要注意的是,如果企業沒有期初數據可以輸入,也必須執行期初記賬操作;如果企業期初數據是運行“結轉上年”功能得到的,則為期初未記賬狀態,同樣需要執行期初記賬。
以下情況采購期初恢復記賬按鈕是灰色的,即不能取消采購期初記賬:①采購系統月末已經結賬;②采購系統未結賬但進行了采購結算;③存貨核算系統已經期初記賬。相應的解決方法如下:①恢復采購系統月末結賬前狀態、取消采購結算;②取消采購結算;③先取消存貨核算系統的期初記賬,再取消采購系統的期初記賬。
5 結 語
至此,經過以上四個步驟,采購管理系統的初始設置工作結束。企業在開始日常的采購業務之前最好將賬套做個備份,以免意外情況發生造成數據的丟失。
主要參考文獻
中圖分類號:TP315文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2007)15-30598-02
Design and Implementation of an Enterprise Purchase Management Information System
XUE Xiao-feng
(Jiangsu Teachers University of Technology,Changzhou 213001, China)
Abstract:This paper introduces an enterprise procurement of materials management system. Focusing on the system architecture, business process, database design and main modules of the system, introduces the system design and implementation process. This system chooses SQL server 2000 as the development platform and VB 6.0 as the development tool.
Key words:purchase; inventory; VB
1 引言
采購是企業向供應商購買商品的一種商業行為,企業經營活動所需要的物資大部分是通過采購獲得的。隨著市場競爭越來越激勵,采購管理在“供、產、銷”這一物流管理中的重要作用也逐步突出出來。如何降低采購成本、提高企業資金利用率、降低采購風險,是每個企業必須面對的問題。只有使用先進的計算機管理系統,才能有效進行企業的采購管理,提高企業的核心競爭力
2 采購系統的總體設計
2.1 系統設計目標
通過使用采購管理系統,可以方便地為企業內部管理采購貨物信息。為此,本采購系統主要分為采購管理、到貨管理、庫存管理和退貨管理4部分。
2.2 系統功能
2.2.1 系統設置
系統設置中可以增加操作員、修改操作員的密碼和刪除操作員。在增加完操作員信息之后,可以給該操作員分配操作權限。可以備份和恢復數據,保證系統的安全。
2.2.2 采購管理
對采購員信息、供應商信息和采購材料信息進行管理;錄入采購訂單和查詢采購訂單信息,完成從供應商處購進貨物并且簽訂訂單的過程。在查詢采購訂單的時候可以根據各種基本信息查詢或根據日期查詢。
(1)到貨管理
管理簽訂采購訂單后的到貨信息。對同一張訂單可以分批次地到貨,并且可以隨時查詢到任何一張訂單的任何一筆到貨信息記錄。
(2)庫存管理
貨物到貨以后,就應該對貨物進行盤點入庫。入庫是對到貨而言的,每一張到貨單對應一張入庫單。
(3)退貨管理
維護退貨信息和查詢退貨信息。可以分批退貨和一次性退貨。
2.3 系統結構圖
采購管理系統功能結構如圖1所示。
2.4 業務流程
在采購管理系統中,主要按著采購到貨入庫退貨的流程對采購的貨物進行管理,其業務流程如圖2所示。
2.5 采購系統的數據庫設計
圖1 系統結構圖
圖2 系統業務流程圖
在采購管理系統當中,共設計了8張數據表。其中采購定單表Table_cgdd和庫存信息表Table_kcb是系統中最重要的數據表。這兩張表的邏輯結構如下:
采購訂單表Table_cgdd
庫存信息表Table_kcb
3 系統主要功能模塊設計
3.1 采購定單管理模塊
企業依據采購合同進行商業采購活動。在采購定單管理中,單擊[添加]按鈕,單號自動生成,然后在“貨物名稱”文本框中按下鍵選擇訂貨信息,選擇完畢后按下鍵。訂單管理窗體中除了數量、批號、金額和備注信息之外,其他信息全部自動錄入到相應文本框中,最后輸入數量,系統自動核算金額。
圖3 采購訂單管理窗體
3.2 到貨信息維護模塊
到貨管理是對采購訂單中所涉及貨物的接收管理。到貨管理模塊主要實現對訂單到貨信息的管理。對于同一個訂單,可以進行多次到貨并且每一次到貨后,訂單數量都能夠相應的減少。
圖4 到貨信息維護窗體
3.3 庫存信息維護模塊
庫存管理是針對到貨信息進行的管理。單擊[增加]按鈕之后,只需在“單號”旁邊的文本框中直接按下鍵,即可彈出需要入庫的到貨信息窗口,在窗口中選擇所要入庫的到貨信息,然后單擊[保存]按鈕將所錄入的信息保存到數據庫當中。
圖5 庫存信息維護窗體
4 結束語
該采購管理系統數據高度共享,減少了數據冗余度,能縮短企業資金周轉周期,人機界面友好,安全可靠,適用于中小物資企業,有利于推動企業信息化建設,具有較好的推廣價值。
參考文獻:
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Design and Application of Management System of Hospital Drug Purchase
Tang Long-kai Zhang Xin Pan Da-zhao
(The 98th Chinese PLA Hospital ZhejiangHuzhou 313000)
【 Abstract 】 To strengthen the supervision and management of drug stock in hospital management process, improve work efficiency, reduce human error, saving costs, from business process optimization, convenient management, strengthen the use of information and keep the system stable start, "No. 1 Military" database as the foundation, uses the object-oriented component development method, the management system of drug stock in hospital design. The application of the system has achieved good results, which can meet the need of medicine purchasing management of the hospital, and can realize the transmission and management of drug procurement, information sharing, provides a powerful support for the management of drug stock in hospital.
【 Keywords 】 management system; drug purchase; business process reengineering; component based software development
1 引言
隨著計算機科學技術的發展和醫療水平的不斷提高,利用信息化手段對醫院藥品采購流程進行全面有效的規范化管理已成為現代化醫院管理的重要標志之一。醫院藥品采購是為了保證醫療活動正常開展而進行的一項必不可少的工作,是醫院資產的重要組成部分,同時藥品質量的優劣,也直接關系到患者的身體健康乃至生命安全,影響到醫院的經濟效益及健康發展,并且加強藥品采購管理,規范藥品采購流程,也是保證藥品質量安全有效的重要前提。然而,一直以來人們都是采用傳統人工的方式管理藥品采購流程,這種管理模式存在著許多缺點,如工作效率低、信息保密性差、運行成本高、監管力度弱等問題,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于保存、查找和統計分析都帶來了不少的困難。
2 設計思想
2.1 總體規劃
醫院藥品采購管理系統研制的總體任務是實現醫院藥品采購管理全過程的系統化、規范化和自動化,以及與“軍字一號”系統信息的高度集成和信息共享,在人機對話界面上盡量做到人性化,操作簡單;同時盡量節約系統資源,提高系統運行效率。
2.2 業務流程
該系統在原有藥品采購工作流程的基礎上,根據醫院藥品采購管理規定,進行了業務流程再造,實現了閉環管理的新模式,加強了對每一個工作環節的有效管控。如圖1所示。
2.3 開發方法
本系統采用了面向對象的組件式程序開發方法,該方法是盡可能模擬人類習慣的思維方式,使開發軟件的方法與過程盡可能接近人類認識世界、解決問題的方法與過程。運用平臺化和構件化的思想,封裝成組抽象類,定義類協作標準途徑,整合各種技術與資源,以通用組件構成系統支撐平臺,公用組件構成業務支撐平臺,專用組件構成操作界面,實現軟件開發的工藝化生產和一體化管理,極大地提高系統的開發效率與軟件質量。
3 功能作用
醫院藥品采購管理系統可分為六大功能,分別是采購目錄管理、采購計劃管理、采購訂單管理、采購入庫管理、系統查詢統計和系統設置維護。如圖2所示。
3.1 采購目錄管理
藥品采購目錄管理主要是對醫院藥品的中標目錄、采購目錄和供應商目錄進行維護與管理,是整個軟件系統的基礎。根據醫院藥品采購管理規定,所有需要采購的藥品都應該在中標目錄范圍內,同時結合醫院臨床實際使用情況,對每一種藥品的名稱、規格、單位、供貨商以及采購方式進行定義,從而產生醫院藥品采購目錄。該目錄是整個醫院藥品采購管理流程的基礎,通過對該目錄的有效管理,避免了目錄外藥品違規采購現象,杜絕了目錄內采購藥品屬性的隨意更改問題,實現了對藥品采購范圍與采購途徑的有效管控。
3.2 采購計劃管理
該模塊主要包含藥品采購計劃申請與藥品采購計劃審批兩大功能。根據臨床科室的藥品實際使用情況,對采購目錄范圍內的藥品庫存量進行上下限定義,使藥品采購人員能夠快速、準確的制定出計劃內藥品采購計劃單,同時還可以因突況緊急制定出臨時采購計劃單,從而大大提高了采購員的工作效率,降低了采購數量的差錯率。確認無誤并提交后的計劃單通過信息提醒的方式自動流轉到主管部門負責人或院領導的計劃審批功能中。通過逐級定向審批,使主管部門負責人或院領導對計劃單中所需采購的藥品一目了然,快速區分出哪些藥品屬于常規采購,哪些藥品屬于計劃外新增采購,哪些藥品屬于供應商調整采購等,同時還可以根據審批級別權限查看計劃單當前處于何種狀態或計劃單已審批至什么程度,實現了藥品采購計劃審批的流程化與自動化。
3.3 采購訂單管理
該功能模塊主要是將審批完成后的采購計劃按供應商進行自動歸類生成采購訂單,并借助手機短信平臺或網絡電子郵件服務將采購訂單信息分發給每一位藥品供應商,使其能夠及時、準確的掌握所需采購藥品的所有信息,并做出快速響應及回復。改變了以往靠打電話或郵寄訂單的傳統模式,即節約了電話費、紙張等辦公成本也提高了工作效率與準確率,同時還可以追溯采購訂單分發時的供應商回復情況,避免了雙方因溝通不暢而相互推卸責任的現象發生。
3.4 采購入庫管理
當供應商將藥品組織完成并送達至醫院后,藥品庫管員根據送貨單或發票信息將所有采購來的藥品,包括名稱、規格、單位、批次、數量等信息手工錄入到藥品庫房管理系統中,由于工作量大、責任心不強,導致藥品庫存信息更新不及時,嚴重影響了病人的臨床用藥,特別是因采購員與庫管員的分工不同而無法核對入庫藥品與采購訂單內容的一致性,產生了“答非所問、張官李戴”的現象。該模塊就是針對上述問題,通過由庫管員核對并確認送貨單與采購訂單一致后,將訂單自動轉成采購入庫單進行入庫處理,同時更新藥品庫存信息,解決了藥品庫房系統中采購入庫手工錄入的弊端,實現了與“軍字一號”系統的無縫連接。
3.5 系統查詢統計
該模塊主要提供藥品采購、供應商目錄查詢,藥品庫存、上下限量查詢,藥品采購計劃申請單、審批單、訂購單狀態查詢,以及藥品入、出庫單據查詢等功能。各級用戶可以根據相應的權限設置進行信息瀏覽和數據查詢,同時系統還根據不同的用戶與醫院管理者的需要自動定期生成各類統計報表,將各類錯綜復雜的數據通過匯總、篩選、透視的方式展現在用戶面前。
3.6 系統設置維護
為了提高系統的可維護性和可擴展性,以及便于用戶的操作使用,該模塊設置了用戶權限分配、公共字典維護、系統參數設置、數據結構管理以及數據備份與恢復等功能。通過使用該模塊可以使用戶快速完成系統初始設置與日常運行維護工作。
4 系統特點
4.1 設計理念與管理思想相結合
醫院領導高度重視藥品采購管理的各個環節,明確人員崗位職責、權限,加強制約和監督機制,盡可能減少一切手工干預環節,同時強化藥品從采購到入庫整個流程的閉環式管理,確保了數據真實有效,信息流轉方便快捷,建立了規范合理的藥品采購管理機制。
4.2 數據獨立與信息共享相結合
采用獨立的數據庫管理模式,數據結構的設計遵循“軍字一號”數據庫的總體設計理念,脈絡清晰,命名規范,結構嚴謹。并且與“軍字一號”系統采用數據庫鏈路技術進行相互訪問,充分保證了數據的一致性和獨立性,實現了與“軍字一號”系統的無縫連接。
4.3 開發技術與工藝化生產相結合
運用面向對象和業務建模的組件式程序開發方法,結合完善的業務理念和先進的技術驅動,集“設計、生產、測試、應用、服務”于一體的管理思想,充分整合各種技術、各種資源,實現了軟件開發的工藝化生產,提高了系統的開發效率與軟件質量。
4.4 系統發展與應用效果相結合
從開始研發到正式使用以來,得到了醫院各級領導和專家的關心和指導,并多次組織召開技術研討會,完善系統中存在的不足,同時根據我院的藥品采購管理模式對系統的下一步發展提出新的意見和要求,使系統更具有實用性和科學性,更好地為醫院管理服務。
5 結束語
醫院藥品采購管理是醫院物資管理的重要組成部分,是醫院正常開展醫療工作的物質基礎,管理好藥品采購的“計劃、審批與采購”的各個環節對于醫院提高社會效益和經濟效益起著十分重要的作用[4]。該系統在我院正式使用以來,徹底改變了以往傳統人工管理藥品采購的老模式,增強了管理措施,提高了工作效率,降低了成本開支,實現了醫院管理從傳統模式向“以人為本”轉變,從投入驅動向科技推動轉變,從而為數字化醫院建設起到了積極的推動作用。
參考文獻
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1 項目開發背景
為適應我國高等教育快速發展和招生規模不斷擴大的需要,國家用于高校儀器設備購置和維護維修經費也成倍增加。根據政府采購和財政性資金使用的要求,完成一項采購任務需經過指標分配,用款計劃、采購申報、采購執行等一系列環節,涉及采購單位、計劃財務處、采購管理、采購執行等多個部門。傳統的手工管理方式,難以全面把握整個采購流程,難以提高采購效率,難以做到采購數據的及時性和準確性,很難適應與政府采購工作公開、透明的要求和形勢發展的需求。所以,開發高校政府采購管理系統,適應高校采購管理提出的新要求,突破傳統采購工作遇到的瓶頸,已成為當前高校政府采購必需解決的突出問題。
2 系統目標
高校政府采購管理系統是一個集采購單位、計劃財務處、采購管理部門和采購執行部門、評標專家、供應商等多方參與的一體化系統,業務流程涉及采購項目的指標分配,用款計劃、采購申報、采購執行等。因此,在設計系統時堅持“統一規劃、統一標準、分階段、分步驟、聯合建設及資源共享”的原則,確保數據創建的獨立性、唯一性和繼承性。
系統要求操作要簡便、界面要友好、并且安全實用,能對采購項目的一系列環節的全過程進行有效的控制和跟蹤;在指標分配,用款計劃、采購申報等關鍵環節對操作人員的身份進行認證,降低采購風險,增強系統的安全性能;系統需提供及時、準確和詳細的數據查詢和統計分析報表功能,為高校采購管理提供必要的數據支持,提高采購管理水平。
3 采購流程設計
采購管理系統需要構建個人辦公門戶及五大支撐平臺:采購管理基礎平臺、統一流程管理平臺、統一數據交換平臺、統一報表服務平臺、統一消息服務平臺。另構建預算管理、采購管理及采購執行等三個主要業務子系統。
采購管理的流程比較復雜,為保證采購管理系統能夠滿足整個采購流程的控制需要,通過詳細的調研,確定了該系統按圖1所示的流程進行設計。
指標分配:由計劃財務處發起,根據中央及地方經費的到達情況,在系統中進行一級經費指標分配,經費主管部門完成二級項目指標的分解并分配至項目負責人。
用款計劃:由用戶發起,各用戶根據經費主管部門分配的可用二級項目指標,在系統中發起用款計劃申報流程,經由經費主管部門及各職能部門審批后,由計劃財務處下發預算并開立經費卡。從流程中看出,項目負責人填寫采購申請后,申請單將自動流轉到下一環節,等待各級管理者審批。各級管理者同樣通過系統完成相關操作,從而縮短了審批申請的時間。
采購申報:由用戶發起,各用戶根據計劃財務處下達的可用項目預算(經費卡),在該系統中發起設備采購申報流程,經由采購管理部門受理后,根據不同的情況,交由采購中心、競價系統或招標機構等采購執行機構或系統進行采購。
采購執行:由采購執行機構負責錄入采購執行信息,即招標、合同履行等數據。另外,采購中心、競價系統負責執行的項目,采購執行信息由本系統進行自動同步,保證數據完整。整個采購過程的相關信息都永久保存在系統中,可隨時查閱、調用,便于對采購過程的監管。
4 系統設計的關鍵技術
(1)校內各系統的接口設計與數據同步。校內如已有統一身份論證平臺、財務系統、專項資源信息管理系統、采購執行系統等,應實現與其動態對接,及時更新數據,保證數據的完整性、唯一性和數據同步等。如SSO單點登錄接口:教職工用戶登錄統一身份認證平臺后,可通過系統內置的“采購管理系統”圖標直接SSO免登錄進入本系統。再如人事部門及教職工系統、專項資源信息管理系統、采購執行系統等第三方系統提供接口,由本系統數據交換服務定期實時導入數據。對項目采購信息的共享輸出:本系統提供接口,由其它對應系統定時負責導出數據。
(2)網上協議競價系統的對接。高校政府采購中,金額小的零星采購項目很多,其年均采購量達數千筆,采購管理部門很難做到單單監督。對這些項目一般通過網上協議競價采購。通過競價系統采購能從手段上徹底解決采購過程中行為不規范的問題,抑制了設備價格,降低采購成本,有效提高采購質量和管理效率。但網上協議競價的最大問題是基于校內網運行的采購管理系統的數據,如何與校外網運行的競價系統進行實時的數據交換,其接口和數據安全問題也是本次系統開發要突破的技術點之一。
(3)數據的安全性。由于高校采購管理系統是在校內網運行,而競價系統、政府采購管理系統及政府采購信息網等在均校外網運行。因此,在網絡架構上,采用采購內網和校外網物理隔離與數據交換技術,做到采購內網與校外互聯網的物理隔離,最大程度保障了采購數據的安全性,只將可對外的數據傳到政府采購外網或競價系統上,降低了采購數據泄露的可能性,同時,在網絡系統中使用防火墻及防病毒軟件等安全措施,提高數據存儲、數據傳輸及數據訪問的安全性。
(4)用戶角色。在用戶角色定義中,系統采用統一身份論證平臺,系統授權及論證的唯一憑證即職工號登錄。按各部門管理的職責在系統中設置對應的操作權限,通過系統管理員授權的用戶可以進入系統,并對指定的模塊進行操作。系統采用動態授權機制,支持角色和權限的定義,實現信息權限的合理安排和操作權限的合理分配。用戶角色有:項目負責人、采購管理部門、經費使用部門、經費主管部門、職能主管部門、計劃財務處、采購執行機構等角色。
(5)歷史數據遷移。高校采購部門在多年的管理中已經建立或采用了多種系統,積累了多年的業務數據,這些數據是寶貴的資源,應該好好加以利用。在系統開發完畢并上線后,應根據數據中心的基本數據結構和主要業務指標,對歷史數據進行整理、匯總和轉換,與當前業務相關的數據,得到數據中心甄別可以接受后,再通過必要的、正確的策略遷移到數據中心。
5 系統實現
(1)開發模式選擇。根據采購工作流程的性質,在系統結構的選擇上,充分考慮到系統分布管理的需要,采用B/S體系結構。同時,系統網絡將依托互聯網及學校內網雙網進行建設。
該系統采用多層架構即數據層、應用邏輯層、訪問層三層MVC的設計模式,使用純.NET開發,使用中間件技術,應用系統符合.NET工業標準,遵循XML數據格式。
(2)開發工具選擇。系統的數據庫服務器采用Windows Server 2008 64位操作系統,數據庫管理軟件采用MS SQL Server 2005,應用中間件采用IIS。數據傳輸平臺利用高校公共數據交換系統。
6 結束語
本系統的開發應用,實現了政府采購過程的信息化管理,大大提高了采購效率,降低了采購成本,強化了資產管理,規范了采購數據信息,確保了采購數據的及時性和準確性,方便了數據統計和查詢。同時,用戶可全面掌握采購進度,實現與采購管理部門信息互通和共享,有效解決了兩者之間信息不對稱的問題,增強了采購過程的透明度,加強了采購過程的監督管理,提高了采購工作的質量,有力地促進了高校政府采購管理工作公開、透明、公平、公正。
參考文獻
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作者簡介
付玉芳,女,講師,計算機科學與技術碩士學位,從事采購管理與信息化工作。
企業要實施ERP項目計劃,首先要進行業務流程重組(Business Process Reengineering,簡稱BPR),優化采購業務流程,使企業的采購供應活動在企業的生產計劃指導下更好的服務企業活動,盡可能在每一個采購環節活動上實現利益最大化,減少無效的或是不增值的采購活動,從整體采購流程全局上實現企業目標最大化。下文首先分析采購管理系統中業務流程重組的含義,進一步闡述在采購管理系統中重組業務流程的必要性,采取有效措施優化采購管理系統中業務重組流程。
一、采購管理系統中業務流程重組的含義
業務流程重組(Business Process Reengineering,簡稱BPR),最先在90年代初由美國MIT的哈默教授正式提出,根據哈默和錢辟的定義認為:“BPR就是對企業的業務流程進行根本性地再思考和徹底性地再設計,從而獲得在成本、質量、服務和速度等方面業績的戲劇性地改善”。采購管理系統中的業務流程重組主要是對企業采購業務流程環節進行優化,運用現代化的管理手段、先進的制造技術和信息技術,健全過程型組織機構,從根本上進行徹底的再設計,從而在質量、成本以及速度等方面進行完善,實現企業業績的最優化,使得企業采購活動更加科學合理。
二、在采購管理系統中重組業務流程的必要性
(一)保證采購管理系統的柔性化
在采購管理系統中,由于采購業務中不確定性因素較多、不同組織結構采購變化大等現象,在采購系統中運用業務流程重組,利用工藝流程技術有效地實現了過程邏輯和應用邏輯的分離,將人、應用工具以及信息合理地進行組織,對采購的全過程進行部分或是全部的集成管理,保證了采購管理系統的柔性化,提高企業的市場應變能力。
(二)有利于降低成本,提高企業利潤
采購業務是企業和公司必不可少的環節,采購成本在整個企業成本中占很大比例,因而在采購管理系統中重組業務流程對于降低企業成本、提高企業利潤有著重要意義。采購業務流程重組的主要目標是對成本、質量、服務以及速度等方面進行完善,以最低的成本保障供應,同時實現庫存量的最低,在保障品質的基礎上尋求最低價格的供應商,關注市場變化,以顧客的需求作為供應采購的依據。柔性化的采購管理系統,更有利于實現企業成本核算,提高企業競爭力。
(三)順應知識時展要求,促進企業的可持續發展
在當前信息技術迅速發展、全球經濟一體化進程加快的形勢下,企業所面臨的競爭環境和時代背景都發生了重要變化,人類已經步入到了知識經濟時代。采購管理在企業中的作用更加重要,在采購管理系統中運用業務重組,對采購業務進行重新定位、重新設計以及重新組織等,在知識時代的背景下,追求產品的個性化,擴大競爭空間,不斷進行創新,促進企業的可持續發展。
三、采取有效措施優化采購管理系統中業務重組流程
(一)樹立采購管理系統中業務流程重組思想
做好采購管理系統中業務流程重組工作,首先要樹立正確的業務流程重組思想。業務流程重組是一種思想,作為一種革新理論,正確認識其內在機理和本質規律,完善相應的方法體系,制定相應的采購業務流程重組策略,使采購業務流程重組為企業帶來新的活力,促進企業發展。由于業務重組必然會帶來人的思維方式以及企業模式的變革,發生權利和利益的轉移,因而要求高層領導要積極參與和支持采購業務重組工作,保障采購業務重組工作的開展。
(二)建設健全企業內部采購業務重組體系
加強企業內部采購業務重組體系建設,完善方法體系和相應的分析工具,是采購業務重組真正落實到企業實踐活動中。明確相關負責人員的責任和義務,保證事事有人做,出現問題有人承擔責任。落實獎懲制度,充分調動員工的積極性,鼓勵大膽創新,合理應用相關的信息技術,加大資金投入,做好對執行者的培訓工作,完善基礎設施建設,支持保障采購業務重組流程的順利進行。
(三)加強企業采購業務重組執行者隊伍建設
在整個采購管理系統中,執行者對業務重組工作良好開展起著主導作用,因而加強采購業務重組執行者的隊伍建設至關重要。科學合理組織采購業務流程重組工作人員隊伍,加強其職業道德和素質水平培養,充分了解業務重組相關方面的知識,具有大膽創新的精神,定期進行培訓,促進自身的長期發展,不斷學習新的知識。賦予執行者所需的決策權,保障信息的及時傳遞,調動執行者的積極性。
四、總結
綜上所述,正確認識采購管理系統中業務流程重組的重要性,保證采購管理系統的柔性化,降低企業成本,提高企業利潤,順應知識時代的發展要求,推進企業的可持續發展。樹立采購管理系統中業務流程重組思想,健全企業內部采購業務重組體系,健全企業內部采購業務重組體系,更好的促進采購管理系統中業務重組流程工作的優化。
參考文獻:
中圖分類號:F253.2 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2017)007-0-01
在用友U8V.10.1財務軟件中,采購管理和銷售管理是供應鏈管理系統中的重要組成部分。采購和銷售業務涉及的子系統多、業務類型多、流程麻煩。學生們在學習采購系統和銷售系統時便存在諸多的問題。而且采購和銷售業務均有前后的邏輯性,必須按照一定的流程來進行,學生一旦做錯,便一錯再錯,無法再繼續進行下去。筆者根據自己的教學經驗,對教學中學生存在的重點、難點問題進行分析與歸納,得出了解決對策,以助于更好的理解與掌握采購管理與銷售管理。
一、采購管理中的重難點分析
1.普通采購的流程圖
請購單―訂單―到貨單―采購入庫單―正常單據記賬―制單
請購單―訂單―到貨單―采購發票―應付單據審核―制單
除了發票之外,其他單據在填寫之后都要求審核。另需注意的是:采購入庫單是在【庫存系統】填寫,入庫單記賬和制單是在【存貨核算系統】,采購發票的審核和制單是在【應付款管理系統】。如果在業務中,既有入庫單又有發票,那么在進行入庫單記賬或者發票審核之前要先進行【結算】。
2.發票怎么進行結算?
解析:發票結算需要有對應的入庫單,結算方法分為自動結算和手工結算。自動結算可在發票填制界面,保存發票之后直接點擊【結算】按鈕,即可和對應的入庫單進 行結算,也可在【采購結算】【自動結算】中處理。
手工結算是針對發票和入庫單無法自動匹配,不能自動結算的情況,如多張發票和一張入庫 單進行結算,在【采購結算】【手工結算】【選單】,選擇需要結算的發票和入庫單進 行結算。如果金額不匹配,則在結算前還需進行【分攤】,然后再結算。
3.哪些內容需要進行采購期初記賬?
解析:期初暫估入庫:將啟用【采購管理】時,沒有取得供貨單位的采購發票,而不能進行采 購結算的入庫單輸入系統,以便取得發票后進行采購結算。期初在途存貨:將啟用【采購管理】時,已取得供貨單位的采購發票,但貨物沒有入庫,而不能進行采購結算的發票輸入系統,以便貨物入庫填制入庫單后進行采購結算。
4.生單時,找不到對應單據?
解析:首先檢查單據是否審核,其次檢查生單過濾選項是否有誤,如利用訂單生單,卻選擇了用入庫單生單;是否增加了過濾條件,如部門、個人、日期等。再次,檢查對應單據是否被關閉,若被關閉,點擊旁邊的【打開】。若還無法解決,請檢查單據是否已經被生單。
5.怎樣取消結算?
解析:【采購結算】【結算單列表】,找到需要取消的結算單,雙擊打開,【刪除】。
6.存貨核算系統里制單時,在選擇單據失敗,提示“縮小過濾范圍”。
解析:關閉過濾窗口,單擊【清理】。
二、銷售管理中的重難點分析
1.普通銷售的流程圖
報價單―訂單―發貨單―銷售出庫單―正常單據記賬―制單
報價單―訂單―發貨單―銷售發票―應收單據審核―制單
銷售發票在填寫后需要進行復核。根據設置的不同,在存貨核算系統中記賬的單據可以是出庫單也可以是銷售發票。銷售出庫單同樣是在【庫存系統】中完成。銷售出庫單可根據發貨單自動生成,在【銷售選項】中設置。
2.填制發貨單時提示存貨可用量不足,但是有足夠的存貨
解析:【庫存系統】中的【期初結存】的倉庫存貨期初數據沒有審核(最好使用批審),或者是選擇了錯誤的倉庫。另外有可能是有入庫單沒有審核。
3.存貨核算系統,打開正常單據記賬提示沒有進行期初記賬
解析:【存貨核算系統】【初始設置】【期初數據】【期初余額】【記賬】。
4.采購附帶贈品的業務怎么處理?
解析:對于贈品單獨開出其他入庫單,然后在存貨核算系統里進行正常單據記賬,制單。
5.采購退貨業務
解析:采購退貨分兩種情況:(1)開票前退貨。開票前退貨只需要填寫退貨單,紅字入庫單。然后在收到發票以后,發票和一藍一紅兩張入庫單進行結算。(2)開票后退貨。采購退貨單紅字入庫單紅字發票。紅字發票和紅字入庫單單獨結算,然后分別在應付款管理中審核制單、存貨核算系統記賬,制單。
6.受托代銷業務怎么處理?
解析:受托代銷分為三個階段:(1)收到受托代銷商品。訂單(業務類型受托代銷,采購類型受托采購)――到貨單――入庫單。在存貨核算系統中進行正常單據記賬,制單: 借:受托代銷商品 貸:受托代銷商品款;(2)銷售商品。業務流程同普通銷售業務相同。在應收款系統制單時,修改憑證分錄中“主營業務收入”為“暫估應付款”在存貨核算系統制單時,修改憑證分錄中“主營業務成本”為“受托代銷商品款”;(3)受托代銷結算。采購結算中受托代銷結算單自動生成采購發票(已結算),采購發票在應付系統中進行審核制單。若要收取手續費,則再在應付系統中填寫紅字應付單,進行紅票對沖,收款后,再進行核銷。
7.委托代銷業務流程
解析:委托代銷分為兩個階段:
(1)發出委托代銷商品,【訂單】【委托代銷發貨單】【出庫單】【發出商品記賬】制單
借:發出商品 貸:庫存商品
(2)結算,收到【委托代銷結算清單】填寫【委托代N結算單】審核后生成【銷售發票】應收款系統中審核制單。若對方要收取委托代銷手續費,則在【銷售發票】中單擊【支出】,填寫【銷售費用支出單】,注意單據流向為【其他應付單】,并填寫【供應商名稱】。然后在應付系統中進行【審核】,【制單】。同時在應收款系統中進行【應收沖應付】,收款后,填寫【收款單】【核銷】。
參考文獻:
一、引言
隨著高等教育的發展,國家和高校自身的科研經費投入越來越多。而這些科研經費中大部分資金都是用來購買儀器設備。與此同時,對儀器設備采購的管理工作也應加強。依靠傳統的手工處理方式來管理儀器設備的采購數據,既難以做到及時性也難以保證數據的準確性。
為此,我們根據管理信息系統的相關理論和最新發展動態對高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統進行了研究。
二、系統分析
運用結構化分析方法,對高校設備實驗室處的儀器設備采購流程進行了調查,高校實驗室建設儀器設備采購管理的業務流程分析如圖1所示。
從業務流程圖上可以看出高校設備實驗室處的儀器設備采購管理主要有以下幾個方面的管理功能:
1. 項目計劃制定:首先將各學院根據學校下達的年度學科與實驗室建設經費額度申報的建設項目及相關內容導入設備處的項目庫中,處辦公室對申報的項目進行受理、匯總、歸類,然后將分類整理好的建設項目申請分送分管校長、教務處、學科學位建設處等相關部門。在分管校長主持下,相應職能部門審定建設項目及內容。設備實驗室處的處長對審定通過的項目進行審核,審定項目時將項目的控制金額與對應經費卡的余額進行比較,立項審定后不準修改,且生成采購計劃初稿交給采購計劃編制人員。
2. 采購計劃編制:設備科的采購計劃編制人員根據已審定的項目所生成的采購計劃初稿并結合實際具體情況來編制最終的采購計劃。實際中某些大型儀器是由若干個零部件構成,有時往往需要對這些零部件分批購買,這就需要對采購計劃進行拆分。由于各學院申請的項目中有相同的儀器設備,因此需對這些相同的儀器設備推薦同一供應商和執行人,這就需要對采購計劃進行組標打包。此外還可對項目的具體儀器設備選擇相應的執行方式,審核后的采購計劃不準修改。
3. 合同管理:合同是設備處根據已審核的采購計劃與供應商簽定的。因為合同是針對儀器設備簽定的,而一個項目可能包括多種儀器設備,或多個項目都含有同種儀器設備,所以一份合同可與多個項目對應,一個項目也可與多份合同對應,合同和項目之間是多對多關系。設備科根據采購員招標結果履行儀器設備采購合同。合同審核后,對應的采購計劃就相應地被執行,且審核后的合同不準修改。
4. 付款管理:付款管理包括合同付款管理和學院自購付款管理。合同付款管理主要是對合同的每批付款進行記錄,并減少相應經費卡的余額。學院自購付款管理是對學院送來的自購申報單進行核查,并減少相應經費卡的余額。
5. 校撥經費管理:設備處需要對學校給經費卡的每次劃撥進行記錄,并增加相應經費卡的余額。
6. 統計查詢:設備處的領導需要對儀器設備采購的各種相關信息進行綜合統計查詢,以便進行分析比較。
三、系統設計
1. 功能結構設計
功能結構設計主要是對系統的功能進行分解。功能結構圖就是按功能從屬關系畫成的圖表,圖中每一個框稱為一個功能模塊。高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統的功能結構圖如圖2所示。
2. 數據庫設計
本高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統嚴格按照第三范式[2]的要求來設計數據表,后臺數據庫名cggldb,該數據庫包含了8張表:經費卡表、學校劃撥經費表、建設項目表、建設項目明細表、采購計劃表、合同表、合同明細表、付款記錄表。
四、系統實現
1.開發模式選擇
我們選用C/S模式開發高校設備實驗室處儀器設備采購管理系統,因為C/S模式充分利用兩端硬件環境的優勢,將任務合理分配到 Client端和Server端來實現,降低了系統的通訊開銷,而且交互性強、安全性可以得到可靠的保證。
2.開發工具選擇
我們選擇Microsoft Vc++6.0進行前臺軟件的開發,選擇Microsoft SQL Server 2000進行后臺數據庫的創建。
五、結束語
實現系統后,運用該系統對某高校的設備實驗室處儀器設備的采購進行管理,它加強了設備處信息的共享、提高了儀器設備采購管理工作的效率。但該系統只適用于局域網,所以在滿足網絡需求方面的不足是系統的一大缺陷,這同時也指出了系統今后改進的方向。
關鍵詞 ERP系統 ERP系統下的采購管理 傳統采購管理
Enterprise Resource Planning(企業資源計劃)是ERP的全稱,指在信息技術基礎上建立的,企業決策層作為系統化管理思想的,為員工提供決策運行手段的管理運營平臺。 ERP是在MRP(物料需求計劃)的基礎上發展形成的新一代集成化信息管理系統,ERP在一定程度上擴展了MRP的使用功能,它的供應鏈管理作為它的主要內容和核心思想。ERP系統主要包涵財務、物流、人力資源等核心內容模塊。
ERP系統具有如下特征:(1)各業務系統間數據的高度共享性,源數據在某一系統中單次輸入便可永久使用。(2)信息技術和先進管理思想的結合體,對企業業務流程進行了有力的完善與優化。現今90%的國有企業都在實施ERP系統管理,它的應用方面具體有:采購管理方面,利用ERP對信息強有力的處理能力,實現優化采購流程,降低運營成本的目的。
一、采購以ERP系統為基礎的管理方式
用大型國有上市公司的ERP系統進行舉例, 對以ERP系統為基礎的采購管理模式進行大致論述。管理采購模塊的內容有:管理需求計劃、管理詢/報價、管理合同、管理采購訂單、管理采購接收和驗收、管理采購付款、管理供應商評價等七個部分。采購管理業務流程的內容有:編制生產部門制定的物料需求計劃與物資采購與物料需求計劃綜合性達到平衡;物資庫存領用,無庫存物資編制采購的計劃申請單、編制詢價單,上傳至網上的報價平臺讓供應商網上報價并接收報價,編制報價單,確定供應商之后簽訂詳細的供貨合同,對采購訂單進行編制,確定物資的到貨驗收部分,若驗收不合格的予以辦理退貨手續,若驗收合格的訂單,倉庫應該辦理接收手續,對付款申請單進行準確的編制,包括發票接收單、物資驗收單、合同、付款申請單等送交財務處辦理結算手續,最后予以供應商評估管理。
ERP系統結合采購管理模式內容和周密的業務流程,可對該系統平臺下采購管理模式的特點進行歸納整理:
(一)以計算機系統為主體的管理系統,既定流程的嚴格遵循,保證系統的正常運行。按照設定的采購流程進行采購是采購人員執行工作時要掌握的要點,采購完成后要提交審批,審批合格后整個業務才能全部完成。
(二)ERP系統是以計算機為媒介的,物料采購數據的統計、匯總、對比分析、都可以通過它掌握其具體規律,以便對物料采購價格的趨勢進行全面的把握與趨勢, 更深層次的為中化采購,集約化管理奠定穩固的基礎。
(三)每一種物料在系統中都要限定最大的儲存量和最長的儲存期限。 當庫存超越最大值時,提示信號就會在系統中發出并提示,這樣就能讓采購人員及時的采取糾正措施,明確經濟訂貨量。
(四)采購時間在網上報價系統中有了明確的縮短,采購成本明顯降低,網絡評估機制完善的內置,便于收集與保存采購信息。
(五)訂立采購合同,制作完成采購訂單之后,查詢途徑在系統中方法多樣,便于跟蹤采購合同執行。
(六)物料的入網供應商在ERP系統內的都需經過準確的認證,建檔品質要審查合格,若條件不符,ERP系統將拒絕執行。
(七)付款程序的嚴格控制。系統將在付款前自動進行相關的對比,對物料規格、合格數量、交貨日期與采購單進行詳細對照。必須各個方面都符合后付款程序才能執行,對不良資金流出進行嚴格控制。
二、傳統采購管理的模式特點
傳統采購管理模式一般以人為主體,采購計劃的申請與執行過程都由采購人員負責全部完成。主要特點有:按需要的量采購。采購人員詢、報價一般用電話、 傳真等通訊方式與供應商進行溝通交流,有時進行上門采購。采購過程中,采購人員可任意選取物料供應商,較自由與隨意。采購信息和原始采購記錄信息保存較為困難,信息透明度低,人為操作業務因素影響較大。
三、ERP系統的采購管理模式與傳統采購管理模式的對比
ERP系統下采購管理模式和傳統采購管理模式對比后,ERP系統的采購管理模式更加完備,可以對現代化管理的要求進行滿足,主要表現在:管理流程的改進,標準化運作的實現
ERP系統是管理軟件中的先驅,也是現代化管理理念的體現。在控制庫存方面,傳統的采購行為要按量采購,在ERP系統平臺管理下,由于安全庫存量已經在系統內設定,采購人員按照系統提供的參考數據執行采購工作便能萬無一失。應用ERP系統,企業的整個采購過程都在不斷規范化和標準化。ERP系統下,基礎數據只需單次錄入便可全過程的實現共享,對保證數據的一致性、 及時性和真實性起到了很大影響。
結束語:
引進ERP管理系統,對現代企業管理來說是一個重大的變革,它對企業管理的理念進行了整合,再生了業務流程,對資源配置進行全面的優化,實現過程的規范化標準化與合理化。
校園設備采購電子化建設對于推動設備采購的發展和完善具有重要意義[1],其核心內容是在梳理單位內部業務邏輯的基礎上,確立采購者(通常是教師、實驗師)、經辦單位(通常是高校的設備管理部門)、供應商三者之間的協作方式,增強采購信息透明度,為教師進行設備采購、供應商獲取采購信息和參加設備采購活動提供便利[2]。隨著我校校園信息化進程的開展和各實驗室、教研單位的積極建設,為了加強計劃管理[3],提高儀器設備采購效率,簡化辦理手續,提高管理水平,我們設計并研建了北京林業大學設備采購信息管理系統。
1 系統業務邏輯分析
北京林業大學設備采購系統整體業務流程包括:(1)計劃導入。其中批量計劃導入由系統管理員執行;零散計劃由需求教師上網提交。(2)計劃審核、分配。計劃審核由系統管理員執行,不通過的計劃修改后可重新申報和論證。(3)計劃執行。采購員執行由系統采購領導分配的采購任務,每個采購項目有可能由多個設備采購計劃組成,采購員執行采購流程中,應記錄采購項目的有效數據。對于公開招標項目,根據系統提示更新委托招標公司和委托合同號,其他采購流程與普通招標一致。對于中標廠家,將在每個計劃中標后從數據庫選擇,如果沒有查到該廠家,系統提示添加該廠商資料。對于外貿設備,系統會提示執行外貿流程。所有設備到貨后采購員須按提示標注設備已到貨。同時需求教師驗貨成功后,登錄系統更新設備狀態為已驗貨;最后,采購員確認驗貨成功后,評價此次采購中標廠商和需求教師,采購流程結束。(4)檔案系統。檔案系統將列出所有用戶可執行權限范圍內的列表,并可以下載為Excel文件,可快速查詢;根據需求生成統計報表。(5)廠商系統。該系統為所有參與過本校采購的中標企業,包括企業的詳細資料、曾中標設備和在本校的資信檔案。(6)新聞信息。系統信息將及時把信息通過網絡到采購系統。(7)內部消息和郵件系統。用戶之間可以通過內部消息系統發送消息,郵件系統主要用于郵件自動提醒。(8)短信系統(視情況開通)。根據用戶登記的手機號碼,系統給用戶發送相關提醒消息。(9)教師采購信息管理。協助教師管理設備采購資金,協助教師管理其儀器設備的采購信息,建立與管理部門溝通的橋梁[4]。
根據系統業務邏輯分析與描述,可以得出如圖1所示的業務流程圖,即作業流程。圖1描述了系統內各單位、人員間的業務關系、作業順序和管理信息流向。
2 系統分析及設計
2.1 系統總體設計
在上述業務流程的基礎上,經過多方調研,系統功能應包括:(1)教師直接通過網絡提交采購計劃。(2)協助教師管理采購資金賬戶和儀器設備采購信息。(3)通過電子郵件提醒計劃執行情況和到貨情況。(4)形成電子采購檔案,查詢、統計、提交報表更加準確、快捷。(5)對廠商和需求用戶建立信用檔案。根據學校設備采購流程和涉及的相關人員,將采購系統的主要功能分為五大模塊,即采購申請、設備采購、經費管理、設備采購目錄管理和供應商管理。系統結構圖如圖2所示。
2.2 模塊分析及設計
以系統中用戶、權限管理模塊為例[5],對其功能加以詳細分析。用戶權限主要由用戶角色決定,用戶角色包括系統管理員、部門管理員、普通用戶三種,根據用戶的不同權限所能操作及查看的功能和數據不同。
2.2.1 系統管理員
系統管理員是設備采購管理系統[6-8]中權限最大的用戶角色,可以操作系統中所有的功能模塊,主要負責設備采購管理系統的信息維護、日常管理和基礎信息設置等工作,具體權限設計如下。
(1)系統管理:系統管理員可以管理部門信息、合同信息、設備采購信息、供應商信息、教師信息和系統信息。
(2)任務管理:系統管理員可以對所有用戶布置任務、管理校級工作報表,并且可以查看和匯總所有用戶的采購報表,將其匯總導出為Excel文件。
(3)文件管理:系統管理員可以管理文件信息,進行上傳和下載操作,實現用戶文件的共享。
(4)消息管理:系統管理員可以管理消息信息,并且可以發送給所有用戶;用戶收到消息后可以直接回復。
(5)綜合查詢:系統管理員可以按照用戶姓名、部門名稱、職位名稱不同的字段組合對所有用戶的基本信息進行綜合查詢,并且可以將用戶信息的查詢結果導出成Excel文件。
(6)用戶管理:系統管理員可以管理用戶的登錄信息,當用戶登錄時由于多次輸入密碼錯誤而導致用戶狀態被鎖定時,系統管理員可以將用戶狀態解鎖,并且可以注銷或退出系統。
2.2.2 部門管理員
部門管理員是設備采購管理系統中的用戶角色之一,可以操作系統中的部分功能模塊,主要負責審批教師采購申請、供應商接洽、報表匯總、文件管理、消息處理等工作,具體權限設計如下。
(1)系統管理:部門管理員可以查看系統信息。
(2)申請審批管理:部門管理員可以對教師提出的采購申請進行審批,管理本部門工作報表,并且可以匯總所有教師的采購審批報表,將其匯總導出Excel文件。
(3)合同管理:部門管理員可以設置管理合同信息,進行上傳和下載文件操作,實現用戶文件的共享。
(4)消息管理:部門管理員可以管理消息信息,并且可以發送給所有用戶;用戶收到消息后可以直接回復。
(5)綜合查詢:部門管理員可以按照用戶姓名、部門名稱、職位名稱不同的字段組合對所有用戶的基本信息進行綜合查詢,并且可以將用戶信息的查詢結果導出Excel文件。
(6)供應商管理:部門管理員可以設置供應商狀態,進行查詢等操作。
(7)用戶管理:部門管理員可以進行注銷和退出系統操作。
2.2.3 普通用戶
普通用戶是設備采購管理系統中權限最小的用戶角色,其主要成員是各部門需要進行設備采購的在校教師,在采購系統中另外一個普通用戶的實體是供應商,供應商可以操作系統中的部分功能模塊,主要權限是查看和添加個人信息并提交采購申請。具體權限設計如下。
(1)系統管理:普通用戶可以查看系統信息。
(2)提交采購申請:教師通過采購系統提交采購申請,并隨時查看申請的運行環節,設置接收信息狀態。
(3)文件管理:供應商可以設置管理文件信息,進行上傳文件操作。
(4)消息管理:普通用戶可以管理消息信息,并且可以發送給所有用戶,用戶收到消息后可以直接回復。
(5)綜合查詢:普通用戶可以按照用戶姓名、部門名稱、職位名稱不同的字段組合對所有用戶的基本信息進行綜合查詢,并且可以將用戶信息的查詢結果導出Excel文件。
(6)用戶管理:普通用戶可以進行注銷和退出系統操作。
3 系統設計及實現
設備采購管理系統中的主要用戶實體是教師,其他如部門、職位、角色、系統信息、消息信息、申請信息、合同信息、文件信息、供應商、設備信息等都與用戶實體存在一定的關系。
3.1 數據庫結構設計
在確定E-R圖的基礎上,系統在數據庫設計上[4],包括教師表、合同管理表、采購評價、采購過程、經費賬號―子采購申請人、經費賬號―業務流水號、經費賬號、采購―經費項目、采購―設備項目、采購清單、采購匯總、采購―目錄、招標附件、招標信息、合同付款計劃等數據表,限于篇幅,不做詳述。
3.2 系統實現及測試
在實現方案上,系統基于.net平臺、采用B/S架構;在測試方案上,綜合采用白盒、黑盒測試技術。二者相互支持、相互結合、相互補充,從而使得系統中的錯誤和異常大大減少[9]。對于系統中流程較為復雜、煩瑣的功能模塊,主要采用條件覆蓋測試,即將每個語句至少執行一次,而且將判定表達式的每個條件都取到各種可能的結果。這樣測試,使所有的程序代碼在測試過程中至少被運行過一遍,而且每個判定表達式都被測試運行,從根本上保證了程序代碼的正確性和有效性[10]。
4 結束語
基于筆者對大學設備采購流程的工作經驗和專業基礎,研建了設備采購管理系統對日常采購工作進行管理和優化,旨在加強各部門及需求教師與采購部門之間的信息交流及時準確,簡化采購流程,保障采購質量。在系統使用中,也發現了若干問題,例如管理工作中的業務邏輯有時會變動,如何使系統能夠動態適應實際業務邏輯的需要,是下一步需要關注的問題。
參考文獻
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基于計算機技術和管理理論的ERP提供了企業經營管理的整體解決方案。它既是一種新型的管理模式,同時又是一套先進的計算機管理系統。企業利用多周期的線性規劃模型優化自身的人力、資金、設備、物料、產品運輸、信息等,實現資源配置的優化,一方面滿足用戶的需求,另一方面又能使企業的利潤達到最大或成本最小,或使幾個目標的組合最優。
ERP系統中的采購管理是企業經營管理和生產運作管理中的一個十分重要的問題,是企業的采購部門通過建立采購系列業務活動,對供應商的產品質量、交貨進度、信用狀況等進行管理,對采購活動績效進行評價,從而提高采購活動的效率,降低采購成本的一系列管理活動。
2 基于ERP系統采購管理流程的圖書館圖書采購業務分析
采購行為的發生始于物料需求的產生,如何辨識物料的需求以滿足組織內其他部門用戶的需求,是采購部門最基本的任務和功能。以下是ERP系統采購管理業務數據流圖:
圖書館的圖書采購工作主要由文獻采訪部門完成。文獻采訪部門是圖書館文獻資源建設的重要入口部門,與圖書館其他部門(讀者服務、參考咨詢、情報服務等部門)有著密切的關系,它所采購的文獻質量不僅關系到館藏建設的質量,還會影響到圖書館職能的發揮。如何有效地采購才能降低成本(選擇更加優惠價格的圖書經銷商)獲得經濟效益,又能提高館藏圖書的質量,滿足讀者的需求進而提升讀者的滿意度及圖書館的整體形象成為相當重要的問題。基于ERP系統采購管理流程的圖書館圖書采購業務應包括:
(1)采購研究和采購計劃制定。圖書館采購研究就是研究圖書館文獻資源建設的任務、中長期目標;圖書館服務對象、讀者類型;圖書館近期、遠期的采購計劃,并針對重要的采訪方案組成跨部門文獻采訪小組,以增進各部門間的溝通和參與。在確認了采購需求后,還要根據采購分析的結果和所選擇的采購類型制定具體的計劃,包括:采購類型規劃(書目訂購、綱目訂購、網上采購、現場采購)、組織采購的人員、制定評價標準等。
(2)供應商的選擇和評估。一個好的供應商是確保供應物料的價格、質量、交貨期的關鍵。因此,供應商的選擇是采購管理中十分關鍵的一環。
圖書館圖書供應商的選擇依據是什么呢?供應商產品的價格、質量、交貨期總是最重要的選擇要素。因此,圖書館在選擇供應商時要選擇那些能夠為圖書館文獻采購提供足夠的選擇空間,價格優惠,交貨及時,售前售后服務好的供應商。要對供應商進行全面的了解,建立供應商企業的評估體系和評估檔案,隨時掌握供應商企業的變動情況。在目前的市場經濟形勢下,圖書館與供應商的合作模式越來越受到重視。這也是ERP的供應鏈管理的思想,不僅管理好本館的采購,還與供應商之間建立起互惠共利的協作關系,信息共享,共同保證和提高圖書質量,提高組織的競爭能力。
(3)訂購管理。訂購管理是ERP采購管理的重要環節。訂購管理主要是根據圖書館的工作任務、采訪部門中長期的采購計劃和圖書館讀者服務部門提出的文獻需求信息而進行的管理工作。由于圖書館文獻需求處于不斷變化之中,圖書市場的供應也在不斷變化,加之圖書館往往有多個圖書供應商,各供應商提供的訂購征詢書目種類繁多且有很多的重復,因此,采訪部門需要匯總、、交由主管領導審批,作適當的調整。對于確定了的訂購單,圖書館采訪部門再交給不同的圖書供應商按訂單的要求進行配書。
(4)對采購訂單跟蹤并及時催貨。訂貨跟蹤主要是指訂單發出后,對采購進度的檢查、監控、聯絡等日常工作,目的是為了防止到貨延誤或出現數量、質量等方面的差錯,影響編目、加工等其它業務工作。
(5)貨到驗收。除了驗收訂購的圖書數量外,還包括到圖書清單中檢查價格以及檢驗圖書質量。如果圖書存在質量問題或與訂單中的圖書不符,要求供應商免費退或換。
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3 圖書館圖書采購競標的實施
由于ERP系統中實現的采購管理目標是隨時提供訂購、驗收的信息;對外購的物料進行跟催,保證按時到貨;建立供應商的能力、信譽等信息檔案;提供最新的成本信息,使企業的資金運用更加合理。因此,選擇優秀的供應商,保持最佳的物料供應渠道是采購管理的重點所在。
3.1 圖書館選擇優秀的圖書供應商可以競標及簽訂采購合同協議的方式進行
競標是指采購人事先提出貨物、工程或服務采購的條件和要求,邀請眾多的投標人參加投標,經過招標、投標、開標、評標等程序,按照規定程序從中選擇交易對象的一種行為。
圖書館中文圖書采購實行競標,是圖書館在采購前將采購的要求、方式、條件等公開地向有潛力的書商發出通告,然后由圖書館招標委員會對投標的書商的應標書進行公正、公平的評價,最后選定供書商,并與之簽訂采購合作合約的一種購書方式。圖書采購招標,可以吸引較多的發行商和書商參與競標。圖書館通過審查和評定投標人的投標資格和投標文件,能夠廣泛了解社會上具有實力的書商,從而能在眾多的書商中選擇資質高、服務優良的商,有效保證圖書采購的質量。另外,書商為了最終獲得訂單和占領市場,他們在競標時,往往會給予圖書館盡可能多的優惠折扣和更多的配套服務(如提供電子版的征訂目錄、提供國內地方版圖書目錄、配送較完整的MARC數據等)來吸引圖書館,使圖書館能夠以一定量的資金購買更多的圖書,獲得最大的經濟效益。
3.2 圖書采購招標應遵循的原則
(1)透明、公開、公正、公平的原則。鼓勵有資質的多家書商、出版商積極參與競標,將招標投標活動置于社會的公開監督之下,充分利用有效的法律手段,防止不正當的交易行為,選擇圖書量大、信息廣、質量高、信譽好的書商,使圖書館單向尋找采購渠道轉為圖書館和書商雙方利益的互動。
(2)經濟效益與采購質量相結合的原則。實行圖書采購招標的目的是選擇合適的商,最快、最全、最經濟地采購圖書館需要的圖書。因此,以較少的成本獲得最大的經濟效益是圖書館所追求的,但同時不能忽視更為重要的指標,如到書時間、到書率、圖書質量、訂準率等等。
(3)按不同的采購模式選擇圖書供應商的原則。在采購招標中,應結合不同的采訪模式選擇書商,現中文圖書采購方式主要有:書目訂購、綱目采購、網上訂購、現場采購等,各種方式相互補充。在選擇商時,不能全部選一種模式的書商,也不宜同一模式只選一個書商。選擇多個商,可使書商間形成服務等方面的競爭,給圖書館帶來更多的利益,并在圖書供應上形成專業互補,提高圖書館的藏書質量。
3.3 圖書采購招標項目內容的設立與一般要求
在制定圖書采購招標文件時,要對招標項目的內容及要求做出具體明確的規定,可要求書商們出具資格證明文件,一般應包括:法定代表人資格說明書、營業執照、投標單位情況(企業名稱、法人代表、注冊資金、經濟類型、經營范圍)、投標單位近幾年業績情況等,了解其經濟實力和經營狀況;要求書商提供全年可供圖書的專業類別、品種和業務往來的出版社名單,了解其業務范圍和規模;要求書商給出圖書供應價格,按購書碼洋數額的不同所給出的不同優惠折扣;要求書商們提供的服務指標有:①采訪數據。它直接關系到采購的質量和效率。書目數據要求規范,著錄內容要求全面、完整。②到書率、到書時間。到書率指實際到館圖書的冊數與訂購冊數的比率。到書時間指從訂單發出日期到新書到館日期的時間。這兩項指標直接關系到采購工作的效率,可以反映書商的業務能力和工作效率。專業類所有訂單訂購的圖書到貨率一般不得低于90%;圖書到館一般不得超過30日。③圖書來源及不符合要求圖書的處理。要求書商必須提供正版圖書并嚴格按招標方訂單提供圖書,訂單外的圖書無條件退貨;對有印刷、裝訂等質量問題和多訂、重訂的圖書進行調換或退貨。這是對書商誠信度的要求。④訂單與的具體要求。要求書商對所有招標方的訂單建立訂購數據庫,對每次訂單進行、編號、二次確認。⑤驗貨與包裝的具體要求。圖書包裝必須按標準執行,包裝紙應具有防潮、防水功能。另外對書商還要提出有關圖書清單、圖書加工等方面的要求以及付款結算的具體規定等。
根據ERP采購管理運作模式,在圖書館圖書采購中采取競標方式,有利于將競爭機制充分引入到圖書采購中,尋找到最合適的合作伙伴,使圖書館經費得到最大效益的使用。
參考文獻
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中圖分類號:TP317 文獻標識碼:A
Management System ofProcurement Process ofExperiment Material in University
Wang Huixia1 ,Wang Junjin2, Liu Zhibing3
(1. Huanggang Normal College; 2.Hebei Engineering University;3. Huanggang Normal College)
Abstract: Introduced the thought and the functional design of management system of procurement process of experiment material in university. The network system of applying and purchasing the experiment materials constructed by ASP technology and its security and maintenance.
Key words:experiment material; procurement ; Management System
高校實驗物資申報采購、領用時,申報人要找各級管理人簽字蓋章,物資采購回來后要通知申報人來領取,申報人要多次往返于實驗室與辦公樓之間,且反饋不及工作效率不高。隨著網絡技術的發展,高校里傳統的驗物資申購、領用方法(申請表+印章)由“臺前”逐漸走向“幕后”,而成為主角的是Web技術和管理信息統(MIS-Management Information System)。利用網絡申報和處理實驗物資的采購、領用信息,突破了時的限制,使信息處理及時、迅速、工作效率高。
一、實驗物資采購過程管理系統的設計分析
1.系統思想設計
本系統是為了方便實驗物資的采購管理而設計的,它有利于提高實驗員對實驗物資的掌握情況,從而提高了辦事的效率和質量。
本系統采用Browse/Server結構,利用ASP技術和SQL SERVER 2000數據庫來完成網站頁面的設計。為了方便教師和管理員的個性化管理,因此整個系統具有友好的界面和個性的風格,因此本系統使用CSS(Cascading Style Sheet--層疊樣式表單)技術來實現。
ASP全稱為 Active Server Pages(動態服務器頁面),它是一種應用程序環境,可以利用 VBscript 或 Java Script 語言來設計。其工作原理是當客戶端瀏覽ASP頁面時向服務器端發出瀏覽請求的時候,服務器端會自動將 ASP程序碼解釋為標準的HTML 格式網頁內容,再傳送到客戶端瀏覽器上顯示出來。
2.系統功能設計
本系統的主要作用是實現高校內部的網上數據庫的信息錄入查詢,并讓管理員能對數據進行遠程管理。
本系統的使用者主要是有三類:一般用戶,是指申請采購物資的各單位實驗技術人員和實驗課教師;一級管理員(即學校資產處或設備處的主管領導);二級管理員(即院、系的主管人員)。一般用戶先把需要采購的物資的數據提交到數據庫;二級管理員隨后對這些數據進行處理,其任務有兩個:一是查詢已經申請的采購物資數據,并決定是否同意購買,然后把意見提交到數據庫,二是查詢一級管理員意見,并反饋到一般用戶級;一級管理員查詢二級管理員提交的數據,并最終決定是否購買,或者對采購數據進行修改,并提交數據庫,然后打印清單,交采購員執行。
二、實驗物資采購過程管理系統部分主要功能模塊的實現
1.系統公用頁面
系統公用頁面包括以下幾個:頁面風格定義文件css.css、數據庫連接文件conn.asp等。
(1)定義css.css文件
在CSS.css文件中,利用CSS風格表對該系統的頁面整體風格進行了定義,主要包括頁面、表格表元中的背景與字體、輸入框的字體等。
(2)數據庫連接文件conn.asp
這個頁面主要是連接數據庫,為了避免每個需要連接數據庫的頁面都在開始寫連接語句,將它放在一個文件中,在需要它的時候,就用Include file命令將其包括到頁面中,簡化了程序的代碼。
2.登錄模塊
登錄模塊的兩個輸入框用來輸入用戶名和密碼,單擊“登錄”按鈕提交到LOGIND.ASP頁面檢查,若登陸不成功,系統會提示錯誤警告。該頁面的主要功能是對用戶輸入的姓名和密碼的合法性進行檢驗,若不合法則被禁止進入系統。
3.物資申報模塊
當一般用戶進入申報頁面后:可以查看以前的申報內容,也可以對現在所需的物資進行申報。“實驗物資申報歷史表”顯示了以前的申報內容,可以按時間查詢。“實驗物資申報表”就是反映當前各個實驗室申報審批情況。審批操作類別有:待審批(即物資被申報,等待二級管理員的批準)、批準(即二級管理員批準了這個申報)、審核(即一級管理員審核通過了這個申報)。
當二級管理員進入該頁面后:頁面版塊有“實驗物資申報歷史表”、“實驗物資申報表”。 二級管理員可以在“實驗物資申報表”里對一般用戶申報的物資進行批準,需要鉤選每行申報,然后點擊審核通過按鈕,就表示對一般用戶申報同意了。假如各個實驗室的申報完畢,二級管理員也全部審核同意,那么可以點擊申報提交按鈕,將本系本學期所有的申報結果提交給一級管理員審核。以后各個實驗室就不能再申報和修改,且各個批準情況都將反應到一般用戶登錄的申報頁面。
當一級管理員進入該頁面后:頁面版塊有“實驗物資申報歷史表”、“實驗物資申報表”。 一級管理員可以在“實驗物資申報表”里對各個院系實驗室申報的物資進行審核。需要鉤選每行申報,然后點擊審核按鈕。就表示對各個院系實驗室申報審核了。各個審核情況都將反映到二級管理員和一般用戶登錄的申報頁面,最后點擊審核通過按鈕,結束本學年度所有申報。
三、實驗物資采購過程管理系統的安全問題
網絡的安全性一直是一個麻煩而又無法回避的問題,對一個Web站點來說更是如此。在安全問題上的疏漏將可能導致數據的泄漏、丟失、損壞,甚至整個站點被黑客操作和控制,因此,在使用ASP創建站點時,必須要考慮服務器的安全問題。安全管理的首要任務是使每一個用戶都只得到應該得到的權限,而超過其權限的訪問一律拒絕。
網絡不僅僅是防止外部的攻擊,加強對網絡本身的管理、網絡管理人員的管理以及建立完善的安全管理制度也是很重要的。在網絡管理上,需要有專門的網絡管理人員,管理人員要有高度的責任心,及時排除網絡中存在的安全隱患,這樣能夠使我們的網站更安全。
高校實驗物資采購是一項復雜的系統工程,各部門在既分工明確,又相互聯系,既相互依存,又相互制約的機制上進行工作。實驗物資管理采購過程管理系統的使用,實現了整個購置過程的自動化管理,提高了采購過程的透明度和工作效率。同時所提供的多種即時統計和查詢功能,可全面掌握工作進展,及時調整工作進度,提高了采購過程的可操作性、管理功能和工作效率。
作者單位:王會霞,黃岡師范學院 教育科學與技術系;王軍錦,河北工程大學;劉志兵,黃岡師范學院 數學系