企業信息分類編碼技術研究

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企業的發展離不開信息化的發展，而且信息化建設必須有標準化、規范化的基礎數據作為支撐。企業為了更好地發揮信息化系統的作用，必須優先對信息進行標準化編碼。對于信息編碼技術的研究與應用是信息標準化工作的一項重要內容，為企業經營管理決策提供科學的數據依據，同時也是企業信息化各系統之間聯系的紐帶。編碼是采用特定的字符代表一個或者一類事物，這樣就將具體的事物抽象為特定的字符，完成對事物的隱藏，只有知道編碼過程的人才能知道字符代表的具體事物。編碼在生活中隨處可見，它是信息系統的基礎，我們所使用的電話號碼、身份證號碼這些都是編碼。信息編碼是企業進行信息化建設的基礎，保證了信息共享的準確性和及時性。各個分系統中相同的代碼代表同一事物，但描述事物的著重點不同。通過代碼實現各個系統的信息互通。

一、信息分類及編碼的原則和方法

信息分類就是根據信息內容的屬性或特征，將信息按照一定的方法進行區分和歸類，并建立起一定的分類系統和排列順序，以便管理和使用信息。信息編碼就是給事物或概念賦予一定規律性的易于人或計算機識別與處理的符號。信息分類編碼的方式一般有順序碼、分類碼兩種。順序碼是一種比較常用的簡單編碼，編碼時間短，數據統計查詢使用不方便，不能體現出數據編碼的分類特性。分類碼易于統計查詢，包含數據編碼的分類特性。一般企業都是將兩種編碼方式結合起來使用。編碼是對數據信息進行分類和標識，分類在信息編碼中的第一步，分類一般按照事物的屬性，將其進行科學的劃分，便于對編碼對象的管理。信息分類編碼對企業信息化的開發、運行有重要影響；信息編碼是企業基礎數據信息化的前提，要求非常準確、唯一反映企業組織機構、人員、設備、產品、賬務等事物的內容，通過分類按照一定的順序進行排列，并用字符將其表示出來。信息分類的基本原則主要有科學性、系統性、可擴展性、兼容性、綜合實用性等。目前常用的基本方法有線分類法、面分類法、混合分類法。信息編碼的基本原則主要有唯一性、合理性、可擴充性、簡明性、適用性、規范性等。唯一性要求在一個分類編碼標準中，每一個編碼對象僅有一個代碼，一個代碼只唯一表示一個編碼對象。合理性要求代碼結構與分類體系相適應。可擴充性要求必須留有適當的后備容量，以便適應不斷擴充的需要。簡單性要求編碼在滿足安全的條件下，結構盡量簡單。適用性要求代碼盡可能反映編碼對象的特點，有助于記憶，便于填寫。規范性要求代碼的類型、代碼的結構以及代碼的編寫在一個信息分類代碼標準中格式必須統一。編碼方法依據上述基本原則，主要有以下幾種常用代碼類型，無含義代碼和有含義代碼，無含義代碼可分為順序碼(包含遞增順序碼，系列順序碼，約定順序碼)，無序碼。有含義代碼分為縮寫碼、層次碼、矩陣碼、并置碼、組合碼。信息編碼一般采用數字和字母的組合形式，有序性體現的是數據信息的層次性、整體性和協調性。如果企業信息不進行分類編碼就不能完成計算機軟件系統對數據的調用，無法有效進行企業信息化建設。信息編碼分類涉及面廣且對象復雜，為確保編寫代碼正確有序需要建立比較完整的一套分類編碼標準。這套標準用于分類依據、分類采用的方法以及編碼所采用的代碼類型、代碼結構、編碼方法等，并在具體的應用過程中嚴格依據標準編寫代碼才能達到預期的目的。

二、信息分類編碼技術在工程建設行業的應用

信息分類與編碼的內容涵蓋企業管理、產、供、銷、人、財、物等各方面的信息，標準建立過程中應從系統工程的角度出發，建立起企業信息分類、編碼標準體系及其相應管理體系。根據所在工程建設行業的具體特征，以EPC工程總承包企業的基本管理要素為依據。可以將企業基本信息從用途上分為三大類，即生產管理、行政管理、財務管理類。生產管理類主要包括供應鏈管理、客戶關系管理、項目管理；行政管理類主要包括人力資源管理、制度文件管理、檔案管理；財務資產管理類主要包括財務管理、資產管理。每種管理類別下都分別包含與之相對應的信息分類。各種管理單元代碼的設置都應依據企業的需要進行，個性化的信息內容可由下屬業務單元根據具體情況自行制定。在信息分類框架的基礎上，企業還需要完成與之對應的信息編碼工作。建立信息編碼規范及編碼管理體系。在實際應用中，以工程建設行業的物資物料編碼為例。編碼工作中主要采用了混合分類法。它是以具體分類對象和管理系統的具體任務為著眼點。物資類別分類采用線分類法，具體物資特征屬性則采用面分類法。首先將物資類別對象按照所選定的共性屬性或特征作為分類的劃分基礎，逐次地分成相應的若干層級的類目，并排成一個有層級的、逐級展開的分類體系。在分類層級之下，根據某一子類所選定對象的若干特征視為若干面，根據需要將這些面中的特征碼組合在一起，形成復合類目。采用以上分類編碼方式，形成了由大類、中類和小類層次結構描述的高位碼與由特征1、特征2和特征3模板描述的低位碼組成了物資代碼，數字碼長為18位純數字型。高位碼采用標準的大類、中類和小類（222制）的層次碼。明確地劃分并確定物資明細的分類，代碼本身有嚴格的隸屬關系，便于檢索和統計匯總。低位碼結構采用特征組合碼。特征模板描述采用特征1，特征2和特征3相組合的方式來實現，并配合543結構組合的數字代碼。特征組合碼具有代碼結構有較大柔性的特點，能比較簡單地增加分類“特征”的個數，必要時還可更換個別“特征”，并且可直接體現物資的規格、材質等技術參數，無須像層次碼、字母碼或拼音碼那樣將物資的規格、材質等技術參數翻譯（對照）成有特定（固定）意義的碼加以記憶背誦，只須將物資的標準明細描述錄入系統，數字代碼便可自動帶出，數字碼無須記憶。數字代碼只是側重用于計算機處理信息。整個初始物資編碼數字代碼結構為：物資編碼（18位）＝高位碼（6位）＋低位碼（12位）。

三、結語

信息分類編碼是企業實施信息化的基礎，同時也是信息共享的基礎，它涉及設計開發和生產經營管理等企業的各個方面。根據企業的業務、管理和現狀，選擇科學的編制方法，確定適合的分類編碼方案，對于企業實施全面信息化建設，具有至關重要的意義。

作者:王勇 單位:中冶華天工程技術有限公司