聲像檔案管理大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇聲像檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象

"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。

調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。

事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡

調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?

6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

（五）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（六）建議檔案主管部門參與全區各類重大活動

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0 引言

所謂城建聲像檔案，其全稱就是城市建設工程聲像檔案，就是在城市規劃、建設、管理的過程中產生的，存在著一定的保存意義的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體等等，以聲像為主，并且輔以文字說明的歷史記錄。城建聲像檔案能夠通過圖形、聲音、文字并茂的方式展示出城市的建設過程，對于城市建設發揮著舉足輕重的作用，尤其是在新城建設、舊城改造的過程中，城建聲像檔案能夠對于城市的傳統特色進行傳承和發展，有利于實現城市建設品味的大幅度提升。接下來，本文將首先從不同的角度來深入地探索城建聲像檔案管理的難點，主要包括：檔案的保存處置存在著較大的隨意性、不具備健全的管理制度和管理措施、城建聲像檔案拍攝工作不到位等等；在此基礎上，本文將提出解決城建聲像檔案管理的難點的對策。

1聲像檔案特征

聲像檔案的特征主要體現在以下兩個方面：一是相對于文字性的紙質檔案來說，聲像檔案通過照片、聲音、錄像等方式進行記錄，給人一種更為直觀的印象，而且其記錄的大多數都是在社會發展過程中社會群體的變化，在翻閱的過程中會造成強烈的情感沖擊。二是聲像檔案在收集和整理的過程中具有相當的復雜性，如磁帶檔案在外觀上并不能區分出其是原件或復印件，而在照片檔案中，原版和翻版的照片也通常難以進行辨別，這些都給聲像檔案管理工作帶去了一定的難度，同時也更凸顯了聲像檔案的珍貴。

2 城建聲像檔案管理的難點

2.1檔案的保存處置存在著較大的隨意性

在當前形勢下，盡管許多城建聲像檔案已經實現了數字化管理，然而，還是面臨著檔案的保存處置存在著較大的隨意性的問題，導致城建聲像檔案的損毀或丟失，這就導致城建聲像檔案的收集面臨著一定的困難。

2.2不具備健全的管理制度和管理措施

在城建聲像檔案管理的過程中，不具備健全的管理制度和管理措施。具體來說，在城建項目的建設過程中，一般都是將城建聲像檔案分散在不同的作業部門，缺乏一個統一的部門來對于城建聲像檔案開展集中管理。與此同時，沒有根據城建聲像檔案的種類、時間等各個方面的特性來加以分類管理，這就導致城建聲像檔案的價值不能夠得到科學有效地發揮。

2.3城建聲像檔案拍攝人員素質參差不齊

城建聲像檔案收集工作具備非常強的專業性，這就要求城建聲像檔案拍攝工作者具備較強的工作技能。但是，在現階段，城建聲像檔案拍攝工作者工作技能低下的問題比較嚴重，這就導致城建聲像檔案的收集工作存在困難。具體來說，部分城建聲像檔案拍攝工作者是業余兼職人員，這就導致城建聲像檔案的拍攝時間很難得到保證，也很難確保城建聲像檔案的內容的有效性。

2.4檔案意識不強，資源收集困難

首先，許多建設和施工單位對城建檔案的工作認識模糊，意識淡薄，對城建檔案統一集中管理的原則缺乏認識，出現了一些部門為了便于個人使用，而不愿將聲像資料無償交給檔案部門管理的情況。甚至即使檔案部門去收集時，他們往往也不愿交，而是經常從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，造成珍貴資料內容丟失甚至損壞。其次，由于城建聲像檔案的形成主要是多部門拍攝，隨機性強。例如同一業務活動由幾個部門共同參加，各部門則根據自己需要形成的相應檔案材料，但由于檔案歸集制度不明、歸集職責不清，使在歸檔過程中出現相互推諉，都不負責現象，最終導致檔案材料各歸東西，造成資源收集上的難以控制。

3 解決城建聲像檔案管理的難點的對策

3.1進一步改善城建聲像檔案保存條件

城建聲像檔案的載體存在著特殊性，所以，在保存城建聲像檔案的過程中，必須遵守其特殊要求。例如，城建聲像檔案一定要利用聲像柜來進行單獨地保存，并且也一定要遠離光線、磁場等介質。進一步改善城建聲像檔案保存條件，從而實現城建聲像檔案的使用壽命的增長，有利于實現城建聲像檔案的集中管理。

3.2進一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度

一方面，必須切實提升廣大的公眾對于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認識程度。應該大力宣傳城建聲像檔案集中管理的重要意義，通過廣播、電視、散發宣傳小冊子等等各種各樣的途徑來切實保證廣大的公眾都真正意識到城建聲像檔案集中管理的重要意義。另一方面，必須進一步建立健全檔案管理的法制建設，同時通過相關的制度來嚴格落實。對于分散在不同的業務部門的城建聲像檔案，必須通過制度的方式來增強城建聲像檔案管理部門的執法權力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時間之內有效地集中城建聲像檔案。另外，針對現階段城建聲像檔案保存分散的問題，必須督促各個保存單位統一建立相應的科學管理制度，實現城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性。在進一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度的過程中，也必須采取科學有效的獎懲方法來進行保障，通過這種方式，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學管理有序進行。

3.3加強聲像檔案保管技術

聲像檔案在管理方面存在很大的難度，其對于保存環境要求較高，為了長久的保存這些珍貴的資料，就必須為其提高一個恒溫、恒濕、防震、防磁、防火以及避光等條件的保管環境。但我國目前的城建檔案館中聲像檔案的保管技術還沒有達到這種程度，導致部分資料遭到不同程度的破壞與損失。為了盡快提高聲像檔案保管效率，我們要加強聲像檔案的保管技術，在為其建立專門收藏室的同時，對其進行妥善保管，如將聲像檔案進行獨立分類，利用聲像柜或者密閉的柜子進行存放，并嚴格控制存放庫房的溫度以及濕度，將聲像柜放在遠離光線與磁場的地方。對于聲像檔案實行定期檢查與護理，延長其使用壽命。

3.4做好資金保障和人才培養工作

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中圖分類號：R197

文獻標識碼：A

文章編號：1009-2374(2009)04-0180-02

聲像檔案是檔案的一個重要組成部分，它是最能客觀、形象和真實地記載單位發展歷程的檔案資料，能將鮮活的現實場景原聲原貌地保存下來，并再現于后人的視、聽覺感官。聲像檔案較之其他載體材料的檔案，顯示出巨大的優勢。

一、醫院聲像檔案管理現狀

(一)歸檔率不高

聲像檔案的制作多為業務部門，隨機性強，收集上難以控制。重要日常活動資料的拍照、錄音、錄像等工作一般由院辦或負責醫院宣傳的科室完成，到每年度完成后才將聲像資料上交檔案室。而醫療單位各科室自行拍攝活動資料也是較為普遍的，如開展新技術、新業務或者接診到特殊病人等。聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質量的因素。聲像資料其檔案價值不容忽視，但是往往最容易被忽視和遺忘，致使聲像檔案歸檔率不高。

(二)保管手段落后

聲像檔案容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，所以聲像檔案的保管有嚴格的條件限制，除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施。需要較大量資金購入儲存設備，占用較大工作用房，對于自負盈虧的醫療單位來說并不現實，昂貴的成本支出醫療單位普遍不易接受，所以聲像檔案保管手段普遍落后。

(三)管理不規范

目前很多醫院的聲像檔案散在聲像部門或其他業務科室，沒有集中管理，也沒有相關的制度，聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。部分照片、底片分家，也不附加文字說明。有些照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成管理上的不規范，給日后查找利用帶來諸多麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存檔。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯，難以歸檔。

二、醫院聲像檔案管理的體會

由于聲像檔案在存儲過程中，檔案信息會瞬間完全丟失，或者因技術、設備的過時導致無法讀取等劣勢。所以，長期保存好這些生動、形象的特殊載體檔案，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整，實現長期利用，是我們必須解決的問題。

(一)充分發揮主觀能動性

檔案管理部門要經常與各科室溝通，及時掌握醫院信息，經常深入科室了解情況，及時發現有價值的聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規，隨時將聲像資料歸檔，以防日久被人遺忘。檔案部門要求各科室兼職檔案員負責重要活動資料的攝影工作，這樣做有利于真正掌握醫院重要活動的第一手材料，并對活動的主題、背景、主要人物、時間等有一個深刻的印象；對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質量有很大幫助。

(二)積極爭取領導的重視和支持

聲像檔案的保管需要一定的資金投入購買設備，醫院領導對檔案工作的認識程度直接影響檔案工作的發展，檔案管理者要通過日常工作取得的成效及時宣傳檔案的歷史重要性和利用價值，醫院領導檔案意識增強了，會大大地推動檔案工作的發展，為改善檔案保管環境、技術升級提供有力保障。

(三)努力創造保管條件

聲像檔案是以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，主要以照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料形式為載體出現，保管起來比紙質檔案要求更嚴格。聲像檔案由于其載體是由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管亦比紙質文獻更為講究。因而對保管溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求，要求配備聲像檔案專柜，并要具備恒溫、恒濕、防磁、防光、防污染等保管條件。避免造成聲像檔案的過早退化和損壞，影響清晰度，給利用帶來困難。

(四)注重歸檔的時效性

聲像檔案中有保存價值的照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等有很強的時效性和特殊歸檔要求，必須及時歸檔并輔以文字說明，否則因時間久遠將無法確定資料的具體時間及內容。檔案人員應該經常深入科室，特別是了解、掌握產生聲像檔案比較集中的科室情況，及時發現有價值的聲像材料并收集，對重要資料打破常規隨時歸檔。

(五)實行集中統一管理

檔案人員對相關科室攝錄入員應進行相關知識的培訓，對本院各科室聲像檔案形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促、業務指導，同時制定相應的管理制度，強化規范管理，通過制度的嚴格落實，防止分散流失，對全院各部門產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案部門實現統一規范管理。在聲像攝錄入員接受任務的同時，將聲像檔案同步歸檔。我們在各相關科室建立兼職檔案員網絡，由各科室攝錄入員擔任兼職檔案員。醫院重要活動結束后，聲像材料一經形成。就認真登記、整理后向專職檔案人員移交。對各部門制作的聲像檔案，他們提供的發票要經過檔案部門簽署聲像檔案移交的證明才能報銷相關的費用。

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二、數字化聲像攝錄設備介紹

新型數字化聲像攝錄設備具有攜帶方便、便于操作、畫質優越等特點，如現在較為廣泛使用的ARRIALEXA、REDSCARLET、CanonC300系列，CanonEOS5DMARK系列，尼康D800系列等，目前已在政治、軍事、經濟、科學、技術、文化等領域普遍應用，成為聲像檔案管理中重要的攝錄設備。“工欲善其事，必先利其器”。隨著數字化攝錄設備的廣泛應用，聲像檔案工作在短短的幾年間發生了翻天覆地的變化。數字化攝錄設備在檔案工作中的應用，使聲像檔案的保管利用有了更加廣泛的發展前景，也使數字聲像檔案成為重要的檔案門類。需求的驅動促進了技術設備逐步更新和普及，筆者在多年的聲像檔案工作實踐中發現，近5年來隨著聲像設備的更新換代，聲像檔案的價值發揮已達到全新的高度。為做好數字聲像檔案管理工作，需要對其拍攝流程和載體形式有更加清晰的了解認識，正所謂“知己知彼，百戰不殆”，以更好地掌握聲像檔案的前期形成特點，為進一步做好聲像檔案的長久保存、開發利用工作打下基礎。

首先，數字化聲像攝錄設備繼承了傳統聲像攝錄設備的優點，彌補傳統聲像檔案在采集成本、保存介質等方面的不足。如傳統攝錄設備的膠卷寬度為35mm，感光面積為36X24mm，相較于早期的數字設備，傳統聲像設備在畫面質量、色彩上具有明顯的優勢；而隨著數字化攝錄設備的發展，如文章前面提到全畫幅CanonEOS5DMARK系列、NikonD800系列等設備，均能達到甚至超過傳統聲像攝錄設備的參數要求。新型數字化攝錄設備具備2000萬以上的像素，其高清的畫質可以高品質地記錄下事件發生中的細節。此外，傳統拍攝設備的體積大、質量重，往往需要3人以上協同進行工作，而現階段的數字化攝錄設備大多都具有體積小、質量輕的特點，在使用過程中感覺更加輕便，操作也更加人性化。其次，利用數字化聲像攝錄設備采集的聲像檔案文件格式轉換更加靈活方便。雖然數字化攝錄設備形成的如MOV、R3D等文件的存儲方式較為少見，但通過計算機和攝錄設備自帶的軟件插件等，能夠靈活地進行各種格式的文件輸入輸出。通過制定統一的聲像檔案制式和規格標準，能夠統一規范來自不同設備的數字聲像檔案格式，便于對其進行收集、保管和利用。如在全高清數字化編輯和利用平臺上，完全可以實現備份1份、開架利用1份、長久保存1份的專業要求，有效保障了聲像檔案的價值體現。

三、數字化聲像攝錄設備應用對檔案工作的影響

通過對新型數字化聲像攝錄設備的介紹可見，利用數字化攝錄設備采集的數字聲像檔案，具有生成成本低、格式可轉換、便于保管利用等特點，在聲像檔案管理中具有廣泛的應用價值。同時，數字化攝錄設備的應用給聲像檔案管理工作帶來了良好的促進作用。

1．促進了檔案價值的顯現

數字化聲像檔案真實而清晰地記錄了事物發展的特定場景，其清晰、生動的聲音和畫面，使檔案的價值更加顯現。尤其是在檔案資源的開發利用中，聲像檔案以聲音、畫面同步的展示方式生動地再現了歷史事實，給人以真實可信的聽覺、視覺感受，使人如同身臨其境，這是其它門類檔案所不具有的利用效果。

2．促進了檔案意識的提高

隨著數字聲像檔案利用價值的顯現，人們對檔案工作的認識逐步由“為保存而保存”逐步向保存檔案以開發利用為目的觀念轉變。過去的聲像檔案管理大多只是為了保存而拍攝，很少有人關注其利用價值；而現階段的聲像檔案管理工作，更多地是基于對聲像檔案利用價值的需求。因此，聲像檔案工作得到了管理部門、業務各部門的重視。人們檔案意識的提高，也為聲像檔案工作的開展贏得了良好的氛圍。同時，聲像檔案管理在做好項目檔案、文書檔案等門類的檔案管理中也具有重要作用，如《國家重大建設項目文書歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28）中，明確提出了聲像檔案的收集和歸檔工作。

3．促進了檔案管理現代化

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聲像檔案是指國家機構、社會組織及個人在從事社會活動中形成的，具有保存價值的以照片、底片、唱片、掃描圖片、幻燈片、影片、光盤、錄音、錄像、機讀文件等為載體，并輔助文字說明的歷史記錄。和其他檔案種類相比，聲像檔案以其逼真畫面、真實聲音，直接、生動、形象地記錄了所從事社會活動的內容和形式，把歷史社會活動的“容貌”真實地記錄下來予以再現，使檔案“由死變活”，讓人們身臨其境，具有強烈的時間感、空間感，使人們對歷史有更深刻的理解和認識，具有重要的保存價值和利用價值。

2 聲像檔案管理中存在的問題

2.1 聲像檔案管理制度不健全或管理制度落實不到位。聲像檔案作為一個新的檔案種類，許多單位沒有制定、健全聲像檔案管理制度及檔案管理者的崗位職責。有些單位雖有管理制度，但落實不到位，缺乏必要的保障措施，致使很多聲像檔案散存在科室或個人手中，不能及時完整歸檔，久而久之，使聲像檔案資料丟失，造成單位檔案不完整，嚴重影響了聲像檔案的利用和長久保存。

2.2 聲像檔案保管環境差。由于聲像檔案大部分是以感光、化學磁性材料為載體做成，受光度、溫度等條件影響較大，容易發生變形、變質。目前，很多單位未按要求配備專業的聲像檔案專柜，稍有不慎就會導致磁帶受損、照片變黃褪色、底片粘連損壞等現象發生，影響了聲像檔案的利用和保存。

2.3 保管人員缺乏聲像檔案管理意識。檔案管理者缺乏聲像檔案管理意識，認為“紅頭文件”、“上級來文”才是檔案，而聲像檔案只是簡單的幾張照片而已，致使各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案不能及時整理、歸檔，使許多珍貴的聲像資料失去利用、保存價值。

2.4 設備落后、管理落后，跟不上時展。市場經濟條件下，許多單位的領導往往只看重經濟效益，不注重檔案工作，導致聲像檔案管理條件簡陋、設備落后，影響了聲像檔案工作的開展。也有一些單位雖購買了先進的數碼相機、攝像機等現代化設備，但管理者不積極學習檔案管理的先進手段，仍沿用老的管理方法，將聲像檔案手工保存在紙質檔案中，使聲像檔案工作受到嚴重影響。

3 加強聲像檔案管理的對策

3.1 加強宣傳，取得領導重視。領導對檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作的發展，檔案管理者要通過多種形式加強對檔案工作的宣傳，增強領導及單位工作人員的檔案意識，取得大家的支持，從而加強檔案資金投入，推動檔案管理工作的發展。

3.2 健全體制，實行集中管理。制定嚴格的檔案管理制度，明確檔案管理者的崗位職責，強化規范管理，確保聲像檔案從收集、整理、歸檔到移交檔案室統一管理，杜絕聲像檔案分散流失。每次社會活動結束后，檔案管理者要及時督促科室人員定期移交檔案。

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一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象

"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。

調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡

調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>

6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

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二、聲像檔案的收集范圍：

1、人物類照片、錄音。

①、歷屆領導班子（正副局長、黨組成員）、省以上英雄、模范和系統先進人物；

②、本局系統因公犧牲的人員；

③、本局機關內設科室及各派出機構（分局），各時期全體人員集體照和工作照片。

2、會議類照片、錄音、錄像帶。

①、本局召開的各種會議；

②、各級工商局、各級黨委、政府部門在我局召開的會議。

3、文藝、體育、活動類照片、錄音、錄像帶。

①、本局及系統大型文藝匯演；

②、本局及系統體育運動會；

③、法規常識、專業知識競賽；

④、局領導在電臺、電視臺上的講話、答記者問、新聞會等聲像材料；

⑤、黨政領導和國家、省、市工商局領導來本局進行視察工作時的講話、題詞的照片、錄音、錄像帶；

⑥、本局機關及所屬部門重要工程奠基、交接、剪彩儀式的照片。

4、各種實物類照片。

①、黨政機關和市以上工商部門授予本單位或個人的獎狀、獎旗、證書、匾額、題詞等縮微照片與錄像和實物；

②、本局頒發的獎狀、獎旗、證書、匾額、條幅、題詞、紀念章證等縮微照片與錄像和實物。

③、本局所屬單位的牌匾、門庭面貌照片、錄像。

三、聲像檔案的歸檔要求

1、歸檔的聲像材料必須是原版、原件（照片檔案包括照片和底片）；

2、歸檔的聲像材料必須圖像清晰、聲音清楚、底片完好、主辦攝錄人員編寫必要的文字說明；

3、聲像材料形成后，承辦人應按規定進行整理、按規定分類、編目，向檔案室移交歸檔；

4、聲像檔案均按要求填寫卷內目錄、備考表和總目錄。

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隨著醫療衛生事業的不斷發展，聲像檔案在醫院的醫療、科研、教學等活動中也越來越發揮重要的作用，管理好醫院聲像檔案顯得十分重要。

醫院聲像檔案是指以磁性材料和感光材料為主體，以聲像為主要反映形式，記錄醫院和個人在各項活動中直接形成的對醫院有保存價值的照片、唱片、影視片、錄音帶、錄像帶、磁帶等專門載體的歷史記錄，是醫院檔案的重要組成部分。聲像檔案是最能直觀、形象、生動地記錄和反映人物音容笑貌以及事件、事物的真情實景。下面，結合實際，在醫院聲像檔案管理上，談談筆者的看法。

一、醫院聲像檔案管理的現象

隨著社會的發展和現代辦公條件的改善，醫院在各類活動中形成了大量的聲像檔案。但長期以來，由于醫院對聲像檔案材料的收集歸檔工作重視不夠，檔案意識不強，致使醫院聲像材料普遍存在歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，許多需要歸檔保存的聲像材料沒有及時移交綜合檔案室統一保存，造成一些重要的聲像檔案散存于各科室和個人。隨著人員變動和科室調整，有的損毀、流失，有的被個人據為己有，不僅直接影響了聲像檔案的保管及利用，而且嚴重影響了不同門類和載體檔案的集中統一管理和綜合開發利用工作。

二、醫院聲像檔案管理的做法

（一）領導重視

做好醫院聲像檔案管理的前提要醫院領導重視，把聲像檔案管理工作放上重要議事日程，確定分管領導，配置相應設備和專兼職工作人員，并經常進行監督檢查，幫助解決工作中的實際問題。同時，醫院領導要創造業務培訓的機會給聲像檔案工作人員，加強專業學習，多途徑提高檔案工作人員素質，從而提高醫院聲像檔案管理水平。

（二）健全規章制度

根據相關法律法規要求，結合醫院實際，制定切實可行的醫院聲像檔案管理辦法，建立健全相應的管理制度。對產生的聲像材料從收集和歸檔到移交綜合檔案室統一管理、對永久和長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交和對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定等等情況作出規定，做到有章可循、有法可依，以確保聲像檔案歸檔和管理質量。

（三）歸檔范圍

1.公務活動照片、視頻錄像。包括各類會議、領導考察、外出參觀、接受上級檢查、上級領導及外單位專家到我院活動的照片、視頻錄像和工會、團委組織的職工文體活動等，這些為醫院聲像檔案中最基本的歸檔內容。

2.醫療業務照片、視頻錄像。包括：醫院醫療活動、科研、教學等照片、視頻錄像，主要是專科建設、“二甲”復核評審過程、新技術開展、新項目會、典型病例討論研究會、學術交流會等，這些為醫院聲像檔案中重要的、特色的歸檔內容。

3.珍貴歷史照片。指能反映醫院各個時期的歷史和變遷的照片。

4.其它照片、視頻錄像。包括：醫院的獎牌、證書、錦旗、感謝信等。

（四）歸檔要求

1.聲像檔案必須收集齊全，規范整理，由醫院綜合檔案室實行集中統一管理。

2.凡應歸檔的聲像材料，由攝錄人員或承辦科室負責收集、整理、編輯，并加以必要的文字說明，及時移交給醫院綜合檔案室。

3.歸檔照片檔案包括紙質照片和電子數碼照片兩種載體形式，歸檔錄音錄像檔案為音頻文件和視頻文件。數碼照片須是原版。

4.歸檔的聲像檔案材料必須在有關的設備上演示或檢測，醫院檔案室認可運轉正常、圖像清晰、聲音清楚，內容完整準確后，方可辦理歸檔手續。

（五）分類整理

1.醫院綜合檔案室按照載體、類別、保管期限等要求，做好聲像檔案的分類、排列、編號等整理工作。整理前應對聲像材料進行篩選、鑒別，選擇聲音、圖像清晰完整，體現主要內容、主要人物、場景特色等因素的聲像材料歸檔。

（1）分類原則：聲像檔案一般按問題（內容、事由）進行分類。分類時必須遵循聲像載體材料的自然形成規律，保持聲像載體之間的有機聯系，注意其成套性的特點，便于保管和利用。

（2）組卷方法：照片一般按專題、內容組卷，同一專題、內容照片數量較多時可組成若干卷；數量少時可將若干專題、內容的照片組成一卷。底片的組卷要與照片相對應，并注明參見號。

錄像帶、電影膠片等檔案原則一卷（盒）為一個保管單位。錄音帶、光盤等可由若干（盤）組成一個保管單位。

2.整理方法：聲像檔案應加以必要的文字說明，并與檔案載體一同放在聲像檔案保管單位內。

照片檔案應簡要說明事由、時間、地點、人物、背景、密級、攝影者等。錄像、錄音材料以自然盒（盤）為單位注明錄制科室、地點、時間、內容、密級、帶長（時間）、編號等。光盤、軟盤等應注明存儲文件的內容、運行的軟件、硬件環境、版本號等。數碼檔案應按事件建立文件夾，存放聯系密切的數碼照片。

一個保管單位內裝有若干盒（盤）聲像檔案的，應填寫卷內文件目錄。聲像檔案應裝入具有一定硬度的特制盒套內，其封面與一般檔案卷、盒一樣，分別填寫檔號、題號、責任者（錄制科室或個人）、錄制時間、密級、保管期限。應嚴格按照聲像檔案載體的分類、整理順序編制案卷目錄。

（六）保管要求

1.保存聲像檔案的適宜溫度為：溫度5℃-15℃，相對濕度40%-60%。

2.保存聲像檔案的庫房，應能防火、防光、防塵、防潮、防高溫、防有害氣體。錄音帶、錄像帶均應采取豎放方式保存在專用柜內。保存錄音帶、錄像帶的地方應遠離變壓器、電動機、無線電裝置等能夠形成磁場的電器設備。

3.在永久保存的聲像檔案中，以數字形式存儲的應建立備份。具有珍貴價值和歷史意義的數碼照片，應沖冼保存。

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一、聲像檔案管理混亂，問題復雜，主要表現在以下幾個方面：

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理。很多醫院聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的監督和保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片或電子版需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近30%的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

4、收集渠道不暢，聲像檔案室藏匱乏。目前我院檔案室聲像檔案極為匱乏。部分基層科室照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使我院檔案室聲像檔案不齊全，檔案室的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。

5、重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重。前幾年，我單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個科室同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各科室領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成了檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

1、加強宣傳、提高意識，爭取領導重視。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2、加強管理，制定辦法，狠抓制度落實。要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

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聲像檔案在發展過程中，產生了多種類型，常見的有磁帶、唱片、錄像帶，以及照片等。數字化技術極大地促進了新型數字化檔案的發展，這種檔案管理不需要膠片、磁帶作為載體，從而打破了載體、檔案類型的局限，相比傳統的聲像管理模式，具有很大的優勢作用，發展前景更加廣闊。本文以數字化技術在聲像管理中的應用為立足點，提出具體的辦法與措施，希望在聲像檔案管理的發展中起到參考作用。

一、傳統聲像檔案管理存在的問題

聲像檔案的類別比較多，因此在管理的過程中首先要進行分類，然后根據不同的載體，采取不同的辦法。比如：影像檔案在管理過程中，包括采集文字與動畫，工作量非常大，而且需要在防磁柜中保存。照片檔案在管理中，只要采集底片、簡單的文字、照片就可以完成，工作量少，只要做好防潮、防火工作就可以。由于檔案的載體不同，因此傳統的聲像檔案管理方式還存在著一定的問題。

（一）需要大量的人力資源

聲像檔案的種類比較多，而且在管理、保存過程中需要完成八道工序。其中，每一道工序的內容都很煩瑣，而且需要重復作業，對勞動力的需要量非常大。一旦投入的勞動力增加之后，就需要支付大量的工資。除此之外，這些不同的載體在材質上有很大的差異性，從而加強了對復合型人才的需要。從上面論述可以看出，完成對聲像檔案的管理不僅要花費大量的人力資源，而且工作時間久，導致成本過高。

（二）資金投入大

聲像檔案區別于傳統的文書檔案，同時由于載體的不同，所以具有一定的特殊性。另外，聲像檔案在儲存空間上存在一定的差異性，為了提高管理的質量與效率，需要購置專門的儲存設備。尤其是一些媒體單位，對聲像檔案的管理要求更高，通常為了儲存重要的檔案、資料，需要購買更專業的保管設備，以及保管場所，來滿足檔案管理的需要。在這種情況下，就會加大投資成本，阻礙聲像檔案管理的發展，而且還會給企業的建設產生一定的影響。

（三）限制了聲像檔案管理理論發展

聲像檔案管理在介質、儲存上存在一定的差異性，而且工作量大，程序復雜，導致很多單位對聲像檔案管理并不重視。主要表現為：管理理念陳舊、管理方式簡單，管理水平依然停留在原始的水平。另外，基于傳統聲像檔案管理模式，沒有一整套標準的規范，而且管理辦法比較多，不利于聲像檔案管理的理論發展，并最終制約了聲像檔案管理發展的速度。

二、數字化技術對聲像檔案管理產生的影響

傳統的聲像檔案管理工作量大，人力財力成本高，工序煩瑣，管理的效果不盡如人意，因此具有很大的局限性。同時，由于很多單位并不重視聲像檔案管理，導致管理人員缺乏工作動力，給聲像檔案管理造成了很大的障礙。當前，數字化技術的飛速發展給聲像檔案管理帶來了前所未有的發展機遇與挑戰。主要表現為：首先，數字化載體大量涌入，與傳統的膠片、磁帶載體相比較，具有更大的優勢。其次，在數字化技術的沖擊下，聲像檔案管理人員的競爭意識有所加強，這加速了傳統聲像管理與數字化技術的轉換，比如：采用掃描儀、計算機完成照片檔案的存儲。再如，在管理錄音檔案時利用數字技術實現轉錄。在信息化時代，將數字技術應用到聲像管理中已經成為時展的必然趨勢與潮流。實踐證明，在計算機環境下，使聲像檔案在采集、管理，保管中更加高效化、科學化、合理化是完全可行的。這樣，不僅突破了傳統聲像檔案管理的局限性，而且進一步深化了聲像檔案管理方面的知識與理論。可見，數字化技術的發展，不僅給聲像檔案管理帶來了挑戰，同時帶來了發展的機遇。

三、數字時代聲像檔案管理的辦法與措施

傳統聲像檔案管理儲存的方法比較陳舊，而且檔案入庫之后，基本上沒有保護措施。如果單位需要獲取這些資料時，往往檢索非常困難，需要消耗大量的時間。除此之外，很多聲像檔案由于儲存的時間太久，導致磁帶、膠片報廢，從而不能利用，不利于工作的順利開展。采用數字化技術之后，可以將這些圖片、文字、視頻資料進行轉錄、編碼，儲存在計算機平臺中，不僅檢索方便，而且儲存的價值更高。由此可見，數字化技術拓展了聲像檔案管理發展的空間。下面結合實際的檔案管理經驗，對數字時代聲像檔案管理的辦法與措施進行討論。

（一）數字化采集

在聲像檔案管理中，利用數字化技術可以實現對傳統材料的采集。比如：在管理照片檔案時，可以利用掃描儀、計算機硬件設施，將照片全部輸入到電腦中，并對所有的資料進行編碼、保存。同時，對于數碼膠片類型的聲像檔案，完全可以利用互聯網技術，在網上采集，然后將所有的聲像檔案進行分類，從而實現數字化采集。數字化采集不僅便于管理、保存，而且提高了資源的利用價值。

（二）采用相同標準，進行編碼

為了滿足使用者的需求，快速找出目標資源，需要對所有的聲像檔案進行編碼，同時在編碼的過程中，應該采取同樣的標準。比如：在管理視頻類型的檔案時，不但要系統錄制每個節目，場景，鏡頭，而且應該對該視頻的編導、制片人，以及主要演員的資料進行編目。為了保證使用者能夠快速的檢索出信息，需要采用一致的標準。另外，檔案管理的價值主要是方便使用，所以編目的工作非常重要。由于聲像檔案管理編目的工作量非常大、工序復雜，需要花費大量的時間，所以必須按照統一的標準來進行，并提高管理人員的責任意識。只有這樣才能提高編目的質量與水平，從而為使用者提供更加便捷的服務。

（三）建設在線數據庫

在信息環境下，為了加強交流、服務的目的，必須最大限度上滿足資源的共享。因此，在聲像檔案管理中，有必要建立完善的在線數據庫。為了管理、檢索的方便，需要對全部的聲像檔案進行分類。根據聲像檔案的特點，可以將其分為3個種類，分別為圖片、視頻，以及音頻。其次，分析單位的主要職能以及創建的時間，完成在線數據庫的建立。比如：針對高校教學的特點，以及學生的發展情況，可以將高校在線數據庫分為三個類別：高校教學數據庫、教研在線數據庫、學生在線數據庫等。為了使數據庫的利用價值更高，在建設過程中，應該以單位的實際情況為參考依據。有的單位由于行業原因，需要對大量的聲像檔案進行管理，工作量比較大，再加上聲像管理的工序本來就比較復雜，煩瑣，增加了管理的難度。所以，要求單位在建設在線數據庫的過程中，必須掌握實際的情況，同時嚴格遵循管理的標準與原則。只有這樣，才能提高數字化管理的規范性、科學性，從而實現資源共享的目的。

（四）選擇性的設置在線聲像檔案

在聲像檔案管理的過程中，由于資源占據的空間非常大，需要大量的存儲空間。因此，可以通過建設在線聲像檔案的辦法來節省存儲空間。具體的辦法為：把所有的磁盤數據分為兩個類型，一個是近線數據流磁帶庫，一個是離線數據流磁帶庫。同時，分析數據庫的利用率。按照利用率的多少再進行分別儲存。該模式在應用的過程中具有很大的優勢。具體為：在聲像檔案管理的過程中，增強了存儲空間的利用率，減輕了空間的壓力，緩解了數據庫空間利用的壓力。實踐證明，建設在線數據庫沒有安全方面的風險，而且效果比較突出，是聲像檔案管理的有效手段，值得推廣。

參考文獻：

[1] 秦美峰.數字時代聲像檔案管理策略新探[J].網友世界，2014（09）.

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聲像檔案在發展過程中，產生了多種類型，常見的有磁帶、唱片、錄像帶，以及照片等。數字化技術極大地促進了新型數字化檔案的發展，這種檔案管理不需要膠片、磁帶作為載體，從而打破了載體、檔案類型的局限，相比傳統的聲像管理模式，具有很大的優勢作用，發展前景更加廣闊。本文以數字化技術在聲像管理中的應用為立足點，提出具體的辦法與措施，希望在聲像檔案管理的發展中起到參考作用。

一、傳統聲像檔案管理存在的問題

聲像檔案的類別比較多，因此在管理的過程中首先要進行分類，然后根據不同的載體，采取不同的辦法。比如：影像檔案在管理過程中，包括采集文字與動畫，工作量非常大，而且需要在防磁柜中保存。照片檔案在管理中，只要采集底片、簡單的文字、照片就可以完成，工作量少，只要做好防潮、防火工作就可以。由于檔案的載體不同，因此傳統的聲像檔案管理方式還存在著一定的問題。

（一）需要大量的人力資源

聲像檔案的種類比較多，而且在管理、保存過程中需要完成八道工序。其中，每一道工序的內容都很煩瑣，而且需要重復作業，對勞動力的需要量非常大。一旦投入的勞動力增加之后，就需要支付大量的工資。除此之外，這些不同的載體在材質上有很大的差異性，從而加強了對復合型人才的需要。從上面論述可以看出，完成對聲像檔案的管理不僅要花費大量的人力資源，而且工作時間久，導致成本過高。

（二）資金投入大

聲像檔案區別于傳統的文書檔案，同時由于載體的不同，所以具有一定的特殊性。另外，聲像檔案在儲存空間上存在一定的差異性，為了提高管理的質量與效率，需要購置專門的儲存設備。尤其是一些媒體單位，對聲像檔案的管理要求更高，通常為了儲存重要的檔案、資料，需要購買更專業的保管設備，以及保管場所，來滿足檔案管理的需要。在這種情況下，就會加大投資成本，阻礙聲像檔案管理的發展，而且還會給企業的建設產生一定的影響。

（三）限制了聲像檔案管理理論發展

聲像檔案管理在介質、儲存上存在一定的差異性，而且工作量大，程序復雜，導致很多單位對聲像檔案管理并不重視。主要表現為：管理理念陳舊、管理方式簡單，管理水平依然停留在原始的水平。另外，基于傳統聲像檔案管理模式，沒有一整套標準的規范，而且管理辦法比較多，不利于聲像檔案管理的理論發展，并最終制約了聲像檔案管理發展的速度。

二、數字化技術對聲像檔案管理產生的影響

傳統的聲像檔案管理工作量大，人力財力成本高，工序煩瑣，管理的效果不盡如人意，因此具有很大的局限性。同時，由于很多單位并不重視聲像檔案管理，導致管理人員缺乏工作動力，給聲像檔案管理造成了很大的障礙。當前，數字化技術的飛速發展給聲像檔案管理帶來了前所未有的發展機遇與挑戰。主要表現為：首先，數字化載體大量涌入，與傳統的膠片、磁帶載體相比較，具有更大的優勢。其次，在數字化技術的沖擊下，聲像檔案管理人員的競爭意識有所加強，這加速了傳統聲像管理與數字化技術的轉換，比如：采用掃描儀、計算機完成照片檔案的存儲。再如，在管理錄音檔案時利用數字技術實現轉錄。在信息化時代，將數字技術應用到聲像管理中已經成為時展的必然趨勢與潮流。實踐證明，在計算機環境下，使聲像檔案在采集、管理，保管中更加高效化、科學化、合理化是完全可行的。這樣，不僅突破了傳統聲像檔案管理的局限性，而且進一步深化了聲像檔案管理方面的知識與理論。可見，數字化技術的發展，不僅給聲像檔案管理帶來了挑戰，同時帶來了發展的機遇。

三、數字時代聲像檔案管理的辦法與措施

傳統聲像檔案管理儲存的方法比較陳舊，而且檔案入庫之后，基本上沒有保護措施。如果單位需要獲取這些資料時，往往檢索非常困難，需要消耗大量的時間。除此之外，很多聲像檔案由于儲存的時間太久，導致磁帶、膠片報廢，從而不能利用，不利于工作的順利開展。采用數字化技術之后，可以將這些圖片、文字、視頻資料進行轉錄、編碼，儲存在計算機平臺中，不僅檢索方便，而且儲存的價值更高。由此可見，數字化技術拓展了聲像檔案管理發展的空間。下面結合實際的檔案管理經驗，對數字時代聲像檔案管理的辦法與措施進行討論。

（一）數字化采集

在聲像檔案管理中，利用數字化技術可以實現對傳統材料的采集。比如：在管理照片檔案時，可以利用掃描儀、計算機硬件設施，將照片全部輸入到電腦中，并對所有的資料進行編碼、保存。同時，對于數碼膠片類型的聲像檔案，完全可以利用互聯網技術，在網上采集，然后將所有的聲像檔案進行分類，從而實現數字化采集。數字化采集不僅便于管理、保存，而且提高了資源的利用價值。

（二）采用相同標準，進行編碼

為了滿足使用者的需求，快速找出目標資源，需要對所有的聲像檔案進行編碼，同時在編碼的過程中，應該采取同樣的標準。比如：在管理視頻類型的檔案時，不但要系統錄制每個節目，場景，鏡頭，而且應該對該視頻的編導、制片人，以及主要演員的資料進行編目。為了保證使用者能夠快速的檢索出信息，需要采用一致的標準。另外，檔案管理的價值主要是方便使用，所以編目的工作非常重要。由于聲像檔案管理編目的工作量非常大、工序復雜，需要花費大量的時間，所以必須按照統一的標準來進行，并提高管理人員的責任意識。只有這樣才能提高編目的質量與水平，從而為使用者提供更加便捷的服務。

（三）建設在線數據庫

在信息環境下，為了加強交流、服務的目的，必須最大限度上滿足資源的共享。因此，在聲像檔案管理中，有必要建立完善的在線數據庫。為了管理、檢索的方便，需要對全部的聲像檔案進行分類。根據聲像檔案的特點，可以將其分為3個種類，分別為圖片、視頻，以及音頻。其次，分析單位的主要職能以及創建的時間，完成在線數據庫的建立。比如：針對高校教學的特點，以及學生的發展情況，可以將高校在線數據庫分為三個類別：高校教學數據庫、教研在線數據庫、學生在線數據庫等。為了使數據庫的利用價值更高，在建設過程中，應該以單位的實際情況為參考依據。有的單位由于行業原因，需要對大量的聲像檔案進行管理，工作量比較大，再加上聲像管理的工序本來就比較復雜，煩瑣，增加了管理的難度。所以，要求單位在建設在線數據庫的過程中，必須掌握實際的情況，同時嚴格遵循管理的標準與原則。只有這樣，才能提高數字化管理的規范性、科學性，從而實現資源共享的目的。

（四）選擇性的設置在線聲像檔案

在聲像檔案管理的過程中，由于資源占據的空間非常大，需要大量的存儲空間。因此，可以通過建設在線聲像檔案的辦法來節省存儲空間。具體的辦法為：把所有的磁盤數據分為兩個類型，一個是近線數據流磁帶庫，一個是離線數據流磁帶庫。同時，分析數據庫的利用率。按照利用率的多少再進行分別儲存。該模式在應用的過程中具有很大的優勢。具體為：在聲像檔案管理的過程中，增強了存儲空間的利用率，減輕了空間的壓力，緩解了數據庫空間利用的壓力。實踐證明，建設在線數據庫沒有安全方面的風險，而且效果比較突出，是聲像檔案管理的有效手段，值得推廣。

參考文獻：

[1]秦美峰.數字時代聲像檔案管理策略新探[J].網友世界，2014(09).

[2]張班吉.數字時代聲像檔案保管模式轉變的研究——以好萊塢為例[J].數字與縮微影像，2015(07).