智能化檔案管理大全11篇

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二、在高中檔案管理中如何應用信息技術

檔案作為寶貴的信息資源，是社會進一步發展的重要基礎性資源。隨著社會生產力的不斷發展，對工作效率有了更高的要求。對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現存數據進行全面普遍的認證，將信息數據在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統管理手段向信息管理轉換的普遍方式。很多學校建有自己的官方網站，而檔案的管理數據就會包括在網站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當學生想要查詢自己的信息時只要打開網站，點擊進入檔案管理的站點，輸入自己對應的學號和密碼就可以對自己的信息進行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統之間的數據交互，進一步拓展和擴大檔案信息系統的應用范圍。

三、加強信息化檔案管理的相關措施

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中圖分類號：G72文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）05-0433-01

1.前言

電子商務檔案管理的智能化發展歷程是同步于圖像信息智能技術的發展歷程，它體現在智能化的市場預測、營銷策略和客戶關系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統的紙質版檔案管理，它能夠通過計算機網絡技術以極快的傳輸速度將資料進行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務時代所產生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質文件信息，而企業在電子商務運營期間會累積越來越多的檔案信息，為了能夠將巨大的電子檔案進行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務檔案管理是不可阻擋的必然趨勢。

2.電子商務檔案管理的特點

電子商務是利用簡單、快捷、低成本的電子方式進行買賣雙方不謀面的商貿活動，存在著大量的原始文件、客戶真實信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務檔案管理的特點有以下四點：（1）虛擬性。首先，電子商務活動發生的行為是虛擬行為，所產生的活動交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務的虛擬性特征在與紙質檔案上的比較中有明顯體現。例如：在電子商務交易過程中，通過網絡對存貨的查詢、產品的展示到確定交易，產生出各個過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復雜性。計算機系統擁有復雜而準確的操作技能，能夠將電子商務活動中的數字信息進行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務檔案信息的復雜性。（3）集成性。電子商務檔案信息不同于紙質版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點，它可以將文字、數字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對外或對內完整、真實地呈現出來。（4）危險性。由于電子商務活動是虛擬的，都是通過不同的介質在進行，存儲和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序對電子商務內部存儲信息進行破壞，具有易被破壞危險性等特點。

3.電子商務檔案管理智能化發展

電子商務檔案管理智能化發展可分為電子商務檔案信息存儲的智能化發展、電子商務檔案信息處理與搜索的智能化發展、電子商務檔案信息應用的智能化發展三大類，第一：信息存儲的智能化發展需要經過計算機精密的操作系統得以實現，通過計算機系統將電子檔案放入某種存儲介質中得到有效的存儲能力。要實現信息存儲的智能化發展，就必須進行對存儲系統不斷優化，才能達到智能化水平，同時還突出了信息存儲智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發展不僅存在著必要性，也是提高市場競爭的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產生對我國智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲過程中，對于一些加密過或者未加密過的信息，要實現智能化檢索才能提高商務化水平。第三：將存儲的電子商務檔案信息進行合理運用，為企業未來的發展帶來相對的良好保障，為未來市場預測、營銷策略和客戶關系之間的管理提供有效信息。

4.結語

綜上所述，有效利用計算機科學系統為電子商務創造出無限智能化水平，結合電子商務的虛擬性、復雜性、集成性、危險性的特點研究出突破每一項技術難題的軟件，加快企業信息智能化建設步伐，將電子商務智能化管理走進人們的日常生活中，把電子商務信息時代推向更高的領域。

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中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2012）11-0047-02

高校檔案是衡量學校管理水平、評估教育教學質量、評價科技成果、考核教職工的重要依據。目前高校檔案管理隨著科技的發展，已經廣泛應用了計算機、互聯網等先進信息技術和設備，逐步向現代化管理邁進。在這一過程中，物聯網躍入人們的視野，引起多個領域的關注。對于繁瑣而復雜的高校檔案管理工作來說，發展和應用物聯網技術是一個值得深入探討的課題。

一、物聯網以及智能化趨勢

目前國內比較公認的物聯網概念為：通過射頻識別（RFID）、紅外感應器、全球定位系統、激光掃描器等信息傳感設備，按約定的協議，把任何物品與互聯網相連接，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理的一種網絡概念。簡單說，物聯網將各種感知技術、現代網絡技術和人工智能與自動化技術等進行聚合和集成應用，使人與物智能對話，或者說在人的指令下進行物與物對話，從而在“物―物”相連的基礎上實現智能管理。

物聯網是繼移動通信網、互聯網之后的人類第三次信息革命浪潮。繼2009年國務院正式批準同意支持無錫建設國家傳感網創新示范區（國家傳感信息中心）以

來，我國各地對發展物聯網給予重視，長三角、珠三角、京津唐等各地重點培育物聯網產業。2010年1月5日，國家發改委委托中國工程院啟動我國物聯網發展戰略規劃的研究，對智能物流、智能電網、智能交通、智能家居等行業展開調研。目前，工信部已將物聯網規劃納入到“十二五”專題規劃，正在積極研究推進。因此，可以預見，這樣一種物與物智能相連的方式會逐漸進入人們的生活，甚至在許多情況下取代人對物的機械操作。

二、物聯網與高校檔案管理

需要說明的是，在物聯網時代，幾乎萬事萬物都處于物聯網的智能狀態下，可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯網，實質是說物聯網中關于高校檔案管理的部分，討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯網熱潮，早日實現智能化管理。

高校檔案管理是一項極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到鑒定保管、著錄，整個過程紛繁復雜。單從檔案收集來看，一所高校每年在教學、科研、黨政管理、外事、財務等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實物，要將這數萬件文檔、材料、實物收集分類，其工作量是可想而知的，而目前高校檔案管理工作雖然應用了計算機等較為先進的設備或技術，大大提高了工作效率，但絕大多數工作還是以人工為主，管理方式相對來說遠遠落后于實際需求。加上各種各樣的需求，不同的檔案查詢、檢索，使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求，物聯網正是提供這種智能化系統的網絡，同時也是一種基礎設施。正像創造智能交通、智能能源、智能城市一樣，發展和應用物聯網構建“智能檔案”是必要而且必需的，基于物聯網實現高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。

事實上，物聯網是抽象出來的概念，它的具體業務形態已經存在于我們的生活中，并且初步實現了智能化，如ZigBee路燈控制系統、智能交通系統（ITS）、上海浦東國際機場防入侵系統等。我們可以從現有的互聯網及其他信息科技中找到物聯網的基礎，體察到基于物聯網的高校檔案管理智能化的前景。從2009年無錫國家傳感信息中心試點以來，一個物聯網大發展的社會環境和科技環境在中國迅速形成：國家發改委在物聯網應用示范試點方面，科技部在863計劃等重大專項方面，工業與信息化部在物聯網的技術標準和產業政策引導方面出臺了針對性宏觀舉措；2010年6月23日，工信部通信發展司司長張峰在上海“2010中國國際物聯網大會”上表示，物聯網被正式列為國家重點發展的五大戰略性新興產業之一，將成為全球信息通信行業的萬億元級新興產業，到2020年之前，全球接入物聯網的終端將達到500億個；在政府的重視與大力推動下，信息產業商家首先在物聯網建設上傾注精力，中國移動、中國聯通等與政府協議合作，在傳感器技術、傳感網絡技術等方面推進建設；清華大學、北京郵電大學、東南大學等高校研究機構也成立了傳感網研究中心；上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規模的物聯網中心，將物聯網作為一大產業全力推進，在物聯網器件、芯片、材料、軟件、服務等方面逐漸起步；傳感系統和3G技術快速發展……借此之勢，“智能檔案”的物聯網建設：一方面有社會環境，另一方面有科技基礎，將物聯網在信息產業的成果轉接到檔案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物聯網是高校檔案管理工作智能化建設的一大契機。

三、基于物聯網的高校檔案管理智能系統構建

（一）基于物聯網的高校檔案管理智能系統

高校檔案管理物聯網是一個基于物聯網的高校檔案管理智能系統，是利用各種感知技術獲取檔案信息，通過數據分析技術自動對這些信息進行鑒定、分類，并使之得到有效利用。可見，這一智能系統的基礎是檔案智能識別子系統、檔案保存子系統、檔案查詢子系統，除此之外，還有系統維護和安全保證兩部分。檔案智能識別系統能夠自動掃描出需要存盤的文件，并賦予這些文件統一的電子標識；借助M2M的聯網通信技術，這些文件的電子標識會傳送到數據子系統中進行分析，根據上一環節電子標識的區別而分類出不同的檔案，并得出保存建議；在人工協助作出相應保存處理后，系統將保存處理數據和前期整理有效數據提取到查詢子系統中，滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統中，檔案管理工作是由各個相互關聯的子系統自動完成的，人只是做輔工作，或采納與不采納系統建議的決定工作。這樣，通過機器與機器之間的信息交換和聯通，檔案管理的各環節工作在人腦之外自動關聯起來，按照人預設的命令一步一步進行下去，并自動進行系統維護，提供安全保證。這就是基于物聯網實現高校檔案管理智能化的目標――智能檔案。在智能檔案的“照應”下，繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到隨時從各個部門收集有保存價值的材料、檔案，隨時為各個部門提供“萬能”的檔案查詢，為高校的其他各項工作做好“后勤”工作。

（二）高校檔案管理物聯網構建的難點和關鍵點

這樣一個“全自動”物聯網系統，從目前高校檔案管理的基礎來看，難點在于資金和技術。從某種意義來看，物聯網是一項重要的國家戰略，一項波及全社會的龐大工程，充足的資金保障是這一工程往下推進的基礎。尤其是對高校檔案管理來說，部分高校對檔案管理工作還未給予足夠的重視，多數高校檔案館在資金上存在著或多或少的困難，從而將檔案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物聯網技術屬于新興科技，需要相對先進的機器設備，也有無數的技術難題有待探索和攻克，高精尖人才的培養和挖掘，這些作為前期投入，都需要強大的資金保證，這對于當前絕大多數的高校檔案館來說都是難點。

在保證資金的基礎上，實現智能檔案還面臨技術難題。目前檔案管理還處于人工主導的狀況，談物聯網技術還言之過早，檔案管理的自動化往往局限在自動化辦公、電子檔案管理上，要將檔案管理推進到物聯網時代，技術是瓶頸。在四大關鍵技術中，衛星定位技術和網絡傳輸技術相對已較為成熟，商業化程度比較高，但RFID和傳感器技術作為物聯網業務的前提和基礎，其核心領域尚未全面進入產業化。一方面，要實現智能檔案，就要將這些相對成熟的物聯網技術與檔案管理對接、融合，使之為檔案管理所用；另一方面，要著眼于新的物聯網技術，研究和提高相對薄弱的技術，力圖搶占物聯網的產業化先機，使其在檔案管理上大有作為。

（三）高校檔案管理物聯網構建的目標

簡單說，智能檔案系統的目標就是智能化，具體來講，包括：實現檔案物標識方法的一致性，檔案流程管理的全自動，多種檔案管理的一體化。

將可能成為檔案的物品、材料都賦予一致標識方法的電子標簽，就能讓檔案館像超級市場掃商品條形碼一樣采錄檔案信息，是檔案信息后期處理的前提。當然，這樣的標識方法是需要高端技術支持的，仍需深入研究。將這些采集的檔案信息傳送到檔案流程管理的軟件中，這樣的檔案管理軟件已出現在市場上，并且不少檔案館已應用這種軟件管理。在這些軟件的基礎上，可以逐步實現對檔案的自動分類、自動保存、智能動態調控和利用。這樣，不管是電子檔案、實物檔案，還是紙質檔案也將更合理地融入到同一管理系統中，科學地分類保存，提供更便捷和準確的查閱服務。這是高校檔案管理物聯網構建的目標，也是“智能檔案”的方向。

有了資金和技術的支持，把握好物聯網建設的關鍵點，集中力量重點突破，才能構建起高校檔案管理的智能系統。乘著物聯網建設之熱潮，發展檔案的信息化、自動化，繁瑣的高校檔案管理工作才會變得簡單而高效，“智能檔案”的前景指日可待。

參考文獻：

[1]王炳輝.構建可運營可管理的物聯網[J].信息通信技術，2010，（2）.

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電子商務檔案是企業管理的重要組成部分，是企業從事商務活動中最原始、最可靠的數字化信息。充分利用電子商務檔案信息，為企業發展提供商情預測、營銷策劃、客戶關系管理、維護企業或經營者合法權益已經成為電子商務檔案應用的一個重要領域。而電子商務檔案應用的智能化趨勢無疑已經成為電子商務行業的重要研究方向。

1、客戶關系管理的智能化。客戶檔案毫無疑問將是電子商務檔案的一個不可忽視的組成部分。在企業從事電子商務的過程中，電子商務系統將提供一種商家與客戶進行交流的新方式，這就要求企業管理者以全新的思維來看待客戶關系管理。客戶關系管理源于“以客戶為中心”的新型商業模式，是企業樹立以客戶為中心的發展戰略的核心部分。企業通過智能化的客戶關系管理系統來加強對客戶的服務提高客戶滿意度和忠誠度，提高企業效率和利潤水平。通過客戶關系管理系統企業加強與客戶的聯系、分析客戶的需求、研究產品的市場、拓展潛在的利潤空間、提高產品的市場競爭能力、改進企業的管理漏洞、吸引更多的優質客戶進而達到優化、提升企業管理能力、提高企業利潤水平的目的。而這一切的實現都依賴于智能化的客戶關系管理系統、智能化的客戶數據庫的開發與應用。智能化的數據庫技術是所有其他技術的基礎。

2、智能化的商情預測。面對浩如煙海的客戶及企業營銷、銷售和服務信息，如果沒有一個具有高度商業智能的數據分析和處理系統是不可想象的。智能化的商情預測系統利用數據挖掘的思想、數據倉庫的管理技巧、一對一的營銷策略、個性化的售后服務、智能化的數據分析和數據處理工具不斷滿足客戶的需求，提高企業的贏利能力、拓展企業的贏利空間。同時，智能化的數據分析和數據處理系統將不僅實現現有的商業實踐和商業需求，更將不斷地實現向市場、客戶的學習過程，不僅僅只是重塑企業商業流程，而是能夠為管理者提供智能化的決策分析工具。

3、智能化的營銷策劃。借助于智能化的營銷策劃管理系統，企業將能夠更加全面地分析產品及市場信息，制定高效的營銷計劃，設計切實可行的銷售及服務指標，協調產品、服務、物流等渠道的配合關系，實現企業管理的最優目標。

總之，隨著電子商務的發展，智能化電子商務將逐漸走入人們的日常生活。電子商務智能化是指利用數據倉庫、數據挖掘技術對客戶數據進行系統地儲存和管理，并通過各種數據統計分析工具對客戶數據進行分析，提供各種分析報告，如客戶價值評價、客戶滿意度評價、服務質量評價、營銷效果評價、未來市場需求等，為企業的各種經營活動提供決策信息。或者說電子商務智能化是企業利用現代信息技術收集、管理和分析結構化和非結構化的商務數據和信息，創造和累計商務知識和見解，改善商務決策水平，采取有效的商務行動，完善各種商務流程，提升各方面商務績效，增強綜合競爭力的智慧和能力。而電子商務檔案管理的智能化將是電子商務智能化的一個靚麗的奇葩。

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借助于數字信息以及存儲介質可以將電子商務檔案完成，而在進行電子商務檔案管理的時候，是沒有辦法直接做到手動進行關于電子商務檔案的操作或者是管理的，這個時候，計算機系統就是最不可或缺的存在。正是計算機科學技術以及網絡的不斷發展以及智能化的深入，當電子商務檔案其信息是存儲在不一樣的儲存介質上時，對于其中的信息規范與格式要求也會有所不同。因為不同的網絡服務商而導致的傳輸協議或者網絡鏈接方式的差異，同樣會讓其儲存形式、數字化程度以及計算機功能都不一樣，這些情況的存在讓電子商務檔案信息變得復雜起來。電子商務檔案信息和過去的紙質檔案信息存在很不一樣的地方，首先是其未被單一的數字，或者文字信息局限，并且可以讓信息得到系統的、全方位的存儲。無論是圖像信息還是音頻視頻之類的音像信息，都是可以用合適的形式在文件當中進行完整記錄的。在查找讀取信息的時候，這要打開文件夾就可以完成，并且可以記錄得更加詳細與真實。

（二）電子商務檔案管理的缺陷

電子檔案并不會受到時間或者是地點的限制就能夠做到查找信息或者是信息共享，并且和紙質檔案對于保存的環境與條件要求高不一樣，電子檔案其在進行保存的時候主要是對防磁性以及溫濕度要求高，但是其保存所需空間并不大。只不過，在對電子商務檔案進行管理的時候，關于電子文件的歸檔管理存在復雜性，也就讓其檔案管理工作變得更有難度。這是因為很多負責電子文件檔案處理的工作人員其在工作的時候，受到關于紙質檔案管理思想的影響，對于電子文件歸檔管理意識不夠高。或者是有的工作人員為了減輕自己的工作負擔，并沒有主動關注關于電子文件的歸檔工作。還有可能是工作人員其本身的技術不足，對于計算機的使用操作并不熟練，既無法對電子文件在歸檔管理當中遇到的問題做好正確處理，也沒有辦法做好點子文件的歸檔管理工作。

對于檔案而言，其原始記錄性是很重要的屬性，并且體現在了檔案的內容與形式上，正是因為檔案具有原始記錄性，它才擁有法律憑證的作用。電子商務檔案屬于電子文件，它的形式和內容之間是相對對立的，而其內容很容易被改動，固有形式會有所變化，也就會影響到其原始記錄性。和紙質檔案不同，電子檔案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕跡，因而在進行管理的時候，容易造成一些問題。電子文件本身還存在虛擬性，那么關于原件的界定就會很困難。即使信息技術發展迅速，但是數字簽署技術并沒有得到普及，要在電子文件上進行蓋章或者簽名也并不存在可行性，那么在對電子文件進行真偽鑒別的時候也就會變得艱難。正因如此，在討論電子商務檔案其原始記錄性的時候，必須有全新的概念才行。

在電子文件越來越多的現在，對于文件原始順序的來源原則得到了更多的關注。想要做好電子檔案管理，尊重其來源是非常重要的一點，也能夠更好的從行政管理與法律責任的角度去對電子文件歸檔管理問題進行處理。在實際使用當中，工作人員可以根據需要來進行電子文件的隨時復制，又再對其信息內容進行重新的組合，這么一來，電子文件原有的順序就很容易被打亂。這樣的情況就意味著，當電子文件在運轉期間，要把握好它的原始性并不容易，而在進行文件整理的時候，關于文件原始聯系的說明不可或缺。要讓來源原則變得更加豐富，也可以以所有生命周期當中的文件其組合變化以及電子文件管理實踐作為基礎與依據。只是這樣的方式對于電子文件來源的明確判定要求比較高，不單單是將檔案與文件維護好，在進行整理時要根據原始順序來進行。

二、電子商務檔案管理的發展趨勢

（一）信息存儲智能化

1.借助智能存儲設備 電子商務檔案在進行信息保存的時候需要借助于電腦、服務器和相關的移動存儲設備等，而在對電子檔案文件進行訪問的時候也離不開這些設備的支持。電子商務其發展方向在于信息提取的及時性、便利性，以及不受到時間地點等的約束與限制，能夠達到隨時獲取檔案信息的標準。對于將來的智能化存儲設備來說，這是基本的要求，對電子檔案進行智能化管理的一個特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉變。當智能化信息存儲在進行輸出的時候，應該是能夠對不同的智能化設備都支持的，而且對于擁有權限的智能化設備還應該給與其關于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護。

2.存儲設備智能化管理 未來信息儲存的發展方向就在于信息存儲智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲和管理結合在了一起，也讓計算機系統、工作模式以及連接方式都發生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務檔案信息其安全以及實時訪問得到保證。實際上，電子商務檔案存儲的智能化是由計算機系統當中的軟件與硬件來進行決定的，而所謂智能化存儲就需要讓計算機其部分的運算以及控制功能可以下放到存儲設備當中，讓存儲設備不只是能夠進行數據存儲，還可以擁有一定的運算與控制的功能。借助于智能存儲技術，電子商務檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對于檔案管理所需空間得到節約，更能夠縮短時間以及讓運輸、倉儲相關費用得到節約。智能化存儲管理技術能夠實現對于存儲系統當中存在的問題相關監控與調整工作，從而第一時間發現問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進行處理，讓數據存儲的安全與持續得到保證，也讓電子商務檔案存儲智能化水平得到提升。

（二）信息檢索智能化

1.智能檢索 對于諸多檔案信息而言，電子商務檔案信息只是其中之一，也是電子商務的興起才出現的。通常情況下，對于檔案信息的檢索主要發展在于自然檢索、手動檢索、計算機輔助檢索以及計算機智能檢索，對于電子商務檔案信息其檢索來說，也是類似的。計算機的智能技術不斷帶動著電子商務檔案學信息檢索的智能化，而面對擁有各式各樣信息存儲方式的電子商務檔案，因為其信息內容可能包含文字、數字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區別以及本地存儲與其他存儲等情況，關于電子商務檔案信息有關的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對于智能檢索而言，其基礎就在于文獻以及檢索詞的相關度，并且對文獻重要性進行綜合考察作為指標，再對檢索的結果進行排序，從而讓檢索效率得到提升。

2.相關性分析 在進行智能檢索結果排序的時候，相關性與重要性都是需要考慮的，而相關系選擇各個字段其加權混合索引能夠分析得更加準確，而重要性則是與文獻來源權威性有關系。通過這樣的方式，讓檢索結果得到更加準確的排序，也讓檢索的效率得到提升。電子商務的發展快速也讓其活動越來越具有全球化特征，而電子商務檔案信息其全球性、信息管理系統的分布性、交易語言復雜性以及交易方式多樣性等特點越來越顯著。這樣的事情勢必導致過去的檔案信息檢索工具無法讓用戶需求得到滿足，而智能檢索工具開發的必然性與必須性也得到了凸顯。

3.推理化分析 計算機科學技術的發展讓電子商務檔案信息的智能檢索擁有技術支撐。計算機推理思想對于檔案管理其智能化的應用，可以讓檔案管理其檢索系統做到對于基于模式識別以及物景分析的圖形圖像檢索系統，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎理論實現更智能的模式開發。

（三）檔案應用智能化

1.客戶管理智能化管理 電子商務檔案其應用智能化，首先在于客戶關系管理的智能化。對于電子商務檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務檔案也相當于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業的管理者在對客戶關系進行管理的時候也應該變化思維方式。智能化的客戶關系管理可以讓企業對客戶的服務得到加強，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業的效率與效益得到提升，這同樣需要加強關于客戶關系管理系統以及智能化的客戶數據庫開發以及應用。

2.商情智能化預測 智能化的商情預測，是電子商務檔案應用智能化的另一個重點。客戶數據龐大，而企業的營銷信息、銷售信息以及服務信息也非常多，只有高度商業智能的數據分析以及數據處理系統才能夠很好的實現對于它們的分析與管理。智能化的商情預測系統，借助于數據挖掘思想以及數據倉庫的管理技巧，一對一的營銷策略、以及個性化的售后服務智能化的數據分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。

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Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.

Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

隨著計算機信息化技術的發展和普及，大多數學校的學籍檔案管理工作已經實行信息化管理，借助于學校的內部校園網絡平臺或者是因特網平臺，根據不同的管理權限，學生的學籍檔案情況已經可以進行方便的查詢和管理。但由于學生學籍檔案的特殊性，學生的各種信息，不能單純以電子信息的形式存在于服務器的數據庫內，一些重要的信息，如學生入黨、榮譽證明等資料信息，還必須以某種存儲介質形式存放在個人檔案袋內，并統一妥善保存于學校的檔案室內，需要設置專門人員進行管理。

21世紀是信息產業的時代，各種智能化產品被廣泛應用，使我們的經濟和社會生活因此發生了深刻變革。如何對學校的檔案室進行智能化更新換代或升級改造，并與學校的學籍檔案信息化管理系統平臺進行有機地結合，形成一種系統化的、高效的、全局化的管理模式，將是本文研究的重點。

一、系統硬件設施的建設

目前，誕生于二十世紀九十年代初軍隊系統，現已經在各個領域得到普遍推廣的高效自動化的智能檔案柜技術已經成熟，且有手動、半自動、全自動幾種類型可供不同需求、不同規模的檔案室進行選擇。

智能檔案柜也叫自動選層檔案柜（智能回轉庫），是新一代的自動化檔案存儲設備。主要由硬件（柜體、PLC/單片機、嵌入式系統、電動機、串口、屏蔽線等組成的電動控制系統)和軟件（計算機聯網檔案管理系統）兩大部分組成。檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其實信息后確認，所需檔案自動轉送到操作出口供存取。該檔案柜具有智能存取、數字查詢、盤庫報表和權限設置等功能。廣泛應用于各類學校學籍檔案、干部人事、財務綜合等各種檔案管理。此種設備具有以下特點：

（1）、存取檔案方便快捷，在設計上充分利用縱深空間，節約占地面積。

（2）、全封閉存儲檔案可以有效的避免灰塵、濕氣、陽光等侵害，提供了雙鎖安全設置，防止未授權存取。支架與柜殼一體化制成，堅固耐用，承載能力強。

（3）、具有保密權限功能，密碼正確方可進入存取檔案操作。

（4）、存儲空間可自動進行優化，節省檔案存取時間。

（5）、設備自帶管理軟件操作簡單易懂，處理功能卓越，可實行檔案網絡化管理，并可與校園信息化管理系統如MRP、ERP系統進行無縫集成，兼容運行。系統運行過程中，計算機對自動檔案柜的運行狀態進行實時監控，并進行必要的數據交換。

（6）、檔案管理軟件可對檔案存取進行日常管理，自動或手動安排儲位，對相應的自動檔案柜產生存取請求，根據自動檔案柜的反饋信息作出存取確認。

（7）、定期生成報表及盤點報表，滿足檔案管理需要。

（8）、柜體采用優質碳素結構冷軋鋼扳，經數控模壓沖壓等工藝制造成型；結構牢固，柜體表面采用靜電噴涂，漆膜耐沖擊性、附著力、耐腐蝕性能達到國家有關標準；漆膜具有色澤厚度均勻一致，表面光澤艷麗等優點。

（9）、控制操作臺采用防火貼面高密度中纖板制成，具有防火、絕緣、不變形等特點。

（10）、傳動電機選用低噪音三相異步電機；采用鏈傳動運行結構，鏈條、鏈輪選用技術指標均符合國家標準，極限拉伸載荷最低為3200kg，有較大的強度冗余量；整機具有運行平穩，噪音低，故障率低等優點。

智能檔案柜最大優勢是存儲量大、自動高效、操作簡便、安全可靠，并可以根據場地進行非標設計，工作人員坐在工作臺前，使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉運行，直接提取、存放物品。能大幅度減輕工作人員的勞動強度，并大大提高管理人員的工作效率，可以幫助解決學校檔案管理工作量大、程序繁瑣、效率低下等一系列問題。

智能學籍檔案柜的結構圖如圖1-1所示

圖1-1 自動選層檔案柜結構圖（單柜體）

智能學籍檔案柜的案例效果圖如圖1-2所示

圖1-2 智能學籍檔案柜效果圖

二、信息化管理平臺的建設

學籍檔案管理系統的高效運行必須借助完善的信息化管理平臺才能發揮其作用，隨著計算機技術和電子信息網絡的不斷發展和普及，學籍檔案管理信息化系統已經普遍用于學校的學籍檔案管理工作。學校的學籍檔案管理系統的信息化管理平臺可以采用多種形式，基礎平臺可以借助因特網（適合多校區）、校園局域網，但需要具備以下基本要求：

1、統一的信息平臺和數據庫。全校建立學生學籍檔案管理數據庫，在權限范圍內，管理人員可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、信息化、規范化。

2、學生學籍檔案管理功能模塊需要具備以下基本功能：

（1）、檔案信息錄入、修改：所有管理檔案通過接收錄入，對檔案接收部分具有新增、修改、刪除、打印等功能。

（2）、檔案查詢：對所管理的檔案提供多種方式的檢索查詢，尤其是直接模糊查詢，方便快速。

（3）、檔案統計：對所管檔案現狀和借閱歸還情況進行統計。

（4）、檔案借閱、歸還：對檔案柜現存檔案進行借閱登記，對借閱人、承辦人、借閱時間進行登記。借出的檔案進行歸還登記，記錄歸還人、承辦人、歸還時間。

（5）、數據庫管理：提供數據庫的備份、恢復、數據導入導出以及數據庫壓縮等功能。

（6）、報表打印：所有檔案條目、借閱歸還情況、修改情況等，都可以以報表形式打印輸出。

（7）、檔案柜盤庫：對檔案柜中的檔案進行自動盤點，自動生成報表。

（8）、安全：軟件實施分級管理制度，對所有操作人員進行賬戶設定、權限設定和密碼設定及修改；且所有操作都記錄在案備查。

目前，各類學校使用的信息化管理系統經過二次開發后，只要共享數據庫和網絡運行平臺，均可以與智能檔案柜原有系統進行兼容運行，進行有機結合，實現資源共享和同步管理，發揮其最大功效。

三、系統的日常使用和維護

1、硬件系統（智能檔案柜）維護：

學校檔案室需要建立日常維護管理制度，進行必要的維護保養，以保證其系統運行的有效性，延長使用壽命。

（1）、定期清潔。檔案室應通風、通光，并定期對檔案柜進行除塵等衛生清潔，建議在柜體內放置吸濕劑進行防潮處理。

（2）、定期試運行。需要定期對所有柜體進行試運行，一般每月一次，避免柜體由于長時間不運行導致的卡殼、運行不暢等故障的發生。

（3）、定期保養。對滾輪、軸承、鏈條、導軌等磨損部位需要定期加注油進行；柜體表面定期涂防護蠟進行防銹護理。

2、信息化管理平臺的日常維護

（1）、系統管理平臺需要定期進行防毒、殺毒處理，防止病毒、木馬程序損壞系統，造成資料外泄、混亂等損失。

（2）、系統用戶、管理人員的賬號和權限需要及時更新、調整。由于人員流動、崗位調動等原因，管理人員的進入系統的賬號和權限需要及時進行更新和調整，以免混亂。一般注冊登陸的查詢用戶賬號也需要定期進行清理，以免造成垃圾賬戶過多，影響系統運行。

（3）、定期對系統數據庫進行備份和整理，當服務器系統出現意外時，可進行數據庫重建修復，避免重大損失。

校園智能化學籍檔案管理系統的建設是將智能檔案柜與校園信息化管理平臺進行有機結合的產物，是一項機電一體化、信息化建設系統工程，因每個學校的規模、資金力量、校園分布，以及現有信息化系統建設情況都各有不同，所以在建設方案的規劃時，需要根據學校實際情況、實際需求，以及學校的中長期發展規劃進行有針對性的設計，因地制宜，量體裁衣，才能發揮其最大的實際使用效率，增強其實用性。

四、結語

校園智能化學籍檔案管理系統在技術上是可行的，具有很好的經濟效益和社會效益，將一次性解決目前困擾各類學校的學籍檔案管理中存在的一系列問題，大大提高各類學校的學籍檔案管理水平，還可以在各大企事業單位、政府機關、部隊系統等機構得到推廣應用。希望本文所述可以給有關學校管理層以及專業人士一些啟示和幫助。

參考文獻：

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2國家職業資格考試形式

主要有三類：一類是全國全省統考，目前已有18個職業；第二類是車工、鉗工等通用工種的非統一鑒定，由經各級勞動保障部門批準的職業技能鑒定機構組織實施；第三類是計算機信息高新技術智能化考試，考試合格者除了核發計算機信息高新技術合格證書外，目前有計算機新技術、網絡管理員等6個職業同時核發國家職業資格證書。

3取得國家職業資格證書途徑

國家職業資格證書由低到高分為初級（五級）、中級（四級）、高級（三級）、技師（二級）、高級技師（一級）五個級別。報考者可以按照各級別的申報條件參加職業技能鑒定，通過參加知識考試和操作技能考核，取得國家職業資格證書。

4職業技能鑒定檔案管理問題

4.1信息化管理不到位

職業技能鑒定制度建立初期對信息化要求不高，那年代計算機技術和Internet技術還沒有得到廣泛應用，職業技能鑒定以紙質檔案為主，電子檔案普遍沒有建立。如今算機技術和Internet技術已經非常普及，智能手機終端已經能夠上網查詢檢索各類信息，職業技能鑒定信息化建設，實行無紙化辦公，職業技能鑒定檔案電子化管理勢在必行。

4.2職業技能鑒定證書全國聯網查詢系統建設需要加強

證書查詢系統建設是信息化時代的需要，也是職業技能鑒定管理部門的職責所在，要采取得力措施，抓緊做好。

5加強職業技能鑒定信息化建設對策

（1）要加快職業技能鑒定檔案管理信息化建設步伐

職業技能鑒定工作經歷二十年發展，年鑒定量逐年遞增，2012年全國鑒定人數達到一千七百多萬人次，表明職業技能鑒定的社會影響力和認可度與日俱增。如此眾多的鑒定量，不實行鑒定檔案信息化是很難查詢檢索檔案的，即便保存紙質檔案，查詢檢索也做不到。

（2）盡快開通全國職業技能鑒定證書聯網查詢系統

據了解全國2013年底職業技能鑒定入網數據達到7700萬條。年鑒定1700萬人，入庫才7000萬，數據入庫比例令人不敢恭維。推動證書查詢工作有常規查詢向電子化Internet查詢轉換，一方面對新增的證書數據要即時入網，另一方面，仍然要抓緊整理歷年證書數據，力爭實現證書信息全部上網、提供全口徑查詢的目標。

篇（8）

具體而言，可以從以下三個方面來認識突出檔案管理社會化職能的意義：

1、提升高校辦學質量

目前高校都逐步強化了職業化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業化特質則需要與企業展開深度合作。然而，由于高校與企業分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環境的影響，使得校企合作更多體現在形式建構領域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業的技術創新和管理創新，便能在雙贏的基礎上提升高校的辦學質量。

2、助力地方經濟發展

高校所在區域的地方經濟發展，主要依托于產業經濟的發展推動。如，物流產業、旅游產業、電子商務產業等。通過調研發現，許多地方產業發展存在著各自為陣的發展態勢，而未能在循環經濟視角下獲得范圍經濟效應。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產業經濟走上一條綠色、健康的發展道路。

3、培養共生環境生態

盡管高校在隸屬關系上存在著不同的類別，但其在具體的區域內辦學，必然會受到該區域社會經濟政治環境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸。可見，培養環境共生的生態，對于高校而言是至關重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現環境共生建立起良好的社會聲譽。

二、高校檔案管理的社會化職能分析

結合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：

1、助推社會主體的發展

實現高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業。正如上文所提到的，通過將高校科研檔案資源在知識產權保護的基礎上，與企業技術創新、管理創新實踐相結合，則能為企業帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發展，其本身也需要進行信息重構。

2、實現社會化辦學目標

貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側便體現在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養質量。之所以能夠實現這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優化師資隊伍的知識結構；再次，通過與當地社會經濟發展建立深度互動，來倒逼高校專業設置和教學體系的優化和整合。

從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現高校檔案管理的社會職能，構成了高校開放式辦學的重要支撐力量。

三、實踐措施

根據以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構建。

1、充分理解企業對檔案信息的需求特點

高校在實現檔案管理的社會化職能時，其本質也屬于供給側結構性改革。眾所周知，高校科研檔案內容主要以公開發表的論文、已申報的專利，以及課題結題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業的需求結構相對接。因此，高校專業所在院系的教學團隊，應與企業接觸充分理解企業對檔案信息的需求特點，然后再針對專業教師的科研檔案信息進行資源重構。

2、具體掌握企業技術和管理創新的短板

在與企業進行接觸時，還需要掌握企業在技術創新、產品研發，或者組織架構調整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構，才能提升高校檔案管理的供給側優勢。為此，這里就需要夯實企業一線調研的績效。所以建議，高校應組建校企聯席會議制度，并在該會議召開的地點分別設置在高校專業所在院系和企業方。通過這種長效機制做保障，不僅能優化科研檔案供給質量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。

3、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合

在對高校科研檔案資源進行整合時，需要發揮多部門協同的工作優勢。在組織建設上，需要將專業所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構提供技術支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現。學報編輯部借助自身的職能優勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。

4、開展線上信息交互線下人員往來活動

為了實現檔案社會化管理對高校人才培養的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經提及，這里需要強調的是：高校在實現其它類別檔案管理的社會化職能時，應深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現了檔案管理的雙贏目標。

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1人工智能技術與檔案管理

1.1人工智能技術

在20世紀50年代中期，歐美等發達國家就已經率先提出了人工智能的概念，并且將這一理論概念逐漸的發展成為了現實存在的技術，震驚了學術界。目前，科學家們致力于研究更加精深的人工智能技術，為此開發了多種多樣的理論原理，而人工智能也隨著經濟全球化得到了普及，被運用到了全球的各個角落當中去，為各行各業的生產力發展提供了巨大的動力。當然，人們所提到人工智能技術的時候，首先會提到的就是AI技術，它是人工智能技術的一個縮寫，是通過計算機網絡的方式將多個系統集合起來，從而形成一個可以模擬人腦的智能機器，人工智能技術包括了機器視覺、指紋識別、人臉識別、虹膜識別、智能搜索和專家系統等。從這個角度來看，人工智能技術實際上是對人的大腦的一次復制和模擬，尤其是對人腦當中的思維意識和思維過程的一次模擬，但人工智能并不能夠與人腦完全等同，他只是人腦的一個低端復制，并不能夠超過人的智慧，也不能夠進行獨立的人類思考。

1.2檔案管理

檔案管理這項工作屬于行政管理工作的范疇，它普遍存在于各行各業和各個層次的公司當中，即便是在規模小的公司，也一定都會具有相應的檔案管理工作和專門的負責人員。在傳統的檔案工作當中，人們主要是通過記憶和書寫的方式將一本本檔案進行反復的裝訂和整理，并且撰寫目錄，相對來說耗時耗力，出現錯誤的可能性也十分的高。隨著科學技術的不斷發展，人們更多地將計算機信息技術運用到了檔案管理工作當中去，極大地解放了這項工作的生產力，提高了檔案管理的工作效率，也使得越來越多的管理人員能夠從繁雜的檔案整理和文書撰寫當中解脫出來。檔案管理的內容和項目是復雜的，除了一般的人事檔案以外，還包括了文書檔案、發展檔案、項目檔案、財務檔案等等內容。

2人工智能技術在檔案管理信息化中應用的必要性

2.1降低錯誤率

將人工智能技術科學地運用到檔案管理工作當中去，最顯而易見的一個優勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。目前，利用人工智能技術當中的智能檢索技術，就可以輕易地降低檔案管理和借閱過程當中的錯誤率，無論是利用語音輸入還是圖片檢索的方式，都使得檢索途徑逐漸的優化和拓寬，也使得檢索的時間成本正在不斷的被壓縮[2]。另外，有部分工作人員在進行關鍵詞檢索的時候，可能對于自己想要的檔案和主要的內容還是比較模糊的，這時候利用智能檢索技術當中的延伸檢索技術，可以對其他相關的檔案內容和關鍵詞進行一個拓展和推送，使得用戶既能夠了解到目前所需的、與關鍵詞相關的檔案內容，同時又可以了解到與這些檔案相關聯或其他用戶較多搜索的關聯檔案內容。即可以不再依賴人力進行檔案文字的查閱，通過計算機網絡的關鍵詞檢索就可以完成檔案的查閱，極大地降低了錯誤率。

2.2提高管理效率

以項目檔案為例展開論述的話，當企業展開一個經濟活動和項目的時候所需要收集的檔案是多方面的，不僅包括了企業的前期投入以及招投標的各個環節，同時也包括了企業的預算以及最后的企業項目負責人員、企業項目決策會議內容等等。如果可以利用人工智能技術，首先在計算機網絡當中編制一個成熟的程序，將這些不同的環節和內容首先預留出來，然后再進行完一項工作以后，自動自發地將工作所涉及的檔案內容和具體信息上傳到計算機中來，最終當整個項目完成以后，就能夠形成一份十分詳實且準確的項目檔案。這種方式可以節約檔案管理人員大量的時間，使得他們不用整日被淹沒在浩瀚的數據信息當中。檔案管理人員往往只需要在后臺進行簡單的編程操作和掃描工作，就可以將所有的項目信息收錄起來，在后期進行簡單的排版和目錄編制，即可完成一本優秀的項目檔案[3]。

2.3減少成本投入

在人工智能可以節約成本這方面，有部分中小企業會表示出較大的質疑情緒，他們認為，人工智能技術相較于傳統的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養護和維修成本也是一筆高額的支出。人工智能技術是一項長遠的投入，當購買一套人工智能技術以后，不僅僅代表著購買了其中的編程和設備，更多的是購買了其中所包含的配套設施和服務，也就是后期的各種更新和維護服務。在傳統的檔案管理工作當中，企業需要雇傭大量的管理人才，需要付出巨額的人力資源成本，并且還需要繳納相應的保險支出部分福利。而人工智能技術則更像是一種一次性的投入，僅僅需要在前期支付一筆大額的設備使用和專利使用費用即可。同時，人工智能技術也不需要休假，24h都可以進行工作，工作效率也會一直處于飽和狀態。人工智能技術從長遠來看，對企業的成本產生了巨大的節約作用。

2.4提高安全性

對于一些大型的企業項目和國家機關事業單位來說，在檔案管理的工作當中，最重視的就是安全性問題。在傳統的檔案管理工作當中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅定，就非常容易出現以權謀私販賣企業經濟信息，以及泄漏政府核心機密的問題。現階段，如果可以使用人工智能技術來代替傳統的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術可以根據前期編程員所設置的種種權限，一些不具備權限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩妥的被保管在計算機硬盤當中。但這一切都需要建立在已經能夠對檔案管理信息化系統的安全性充分保障的基礎之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規避黑客風險和病毒風險。

3人工智能技術在檔案管理信息化中的應用措施

探討人工智能技術在檔案管理信息化當中的應用措施，更多的是從技術角度進行探究的。本文按照不同的技術層面對措施進行分類探究，重點提出了系統智能識別技術、指紋虹膜識別技術以及網絡平臺共享技術3項內容。

3.1系統智能識別技術

人工智能技術最核心也是最基本的技術，就是系統智能識別技術，這一技術也是目前人工智能技術當中發展最為成熟，運用最為廣泛的一項技術。目前所探討的系統，智能識別技術就是經常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術當中，不僅僅可以通過文字的形式進行檢索，同時還可以通過語音的形式進行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術都可以被廣泛地運用到檔案管理的信息化工作當中來。舉例來說，如果想要進行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統智能識別技術，將已知的檔案文號或者檔案標題或者是檔案當中內容的關鍵詞放置到搜索框當中，只需要輕輕的點擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關的各種檔案。在語音識別技術方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內容轉化成為文字，在系統當中自動的進行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術則更多的被運用在一些歷史檔案和項目檔案當中，例如企業在發展的過程當中所興辦的一些項目可能已經年代久遠，記不清當中的關鍵詞和具體信息，但是在官方網站上具有當時項目的相關圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當中點擊搜索。包含此圖片或相近圖片內容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前[4]。

3.2指紋虹膜識別技術

在前文中已經提到，對于檔案管理工作來說，其最重要也是最難克服的一項問題就是安全問題，如果安全問題無法得到保障，那么檔案當中的信息就時刻都有可能被暴露在大眾的面前，尤其是在涉及到一些經濟項目或政府機密文件的時候，安全問題應當是我們首要需要保障的。利用指紋識別技術和虹膜識別技術，就可以很大程度上杜絕安全隱患[5]。舉例來說，當查閱一些機密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機密文件進行權限的設置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。例如，政府工作當中的一些文書檔案和人事檔案，涉及到了機關內部的人事調整和編制職數，這些都屬于機密的內容，而在進行檔案管理的時候，就可以將人事檔案管理的工作人員、主管領導和單位的主要領導作為可查閱人員，將他們的指紋和虹膜錄入進來。在后期，如果他人想要查閱這些檔案的時候，系統就會自動的對這個人的虹膜進行掃描，一旦發現不匹配的問題，就會在系統內產生警告信息，并且直接以短信和電子郵件的形式發送至主管領導及人事檔案管理人員的手機當中，可以有效對可能存在的風險產生一個預警機制。當主要領導和檔案管理的負責人員看到某些人妄圖窺探企業的機密檔案的時候，那么就能夠做出相應的處罰條例，積極地調整管理制度，這就可以使得檔案管理工作逐漸朝著更好的道路發展，實現一個良性循環。

3.3網絡平臺共享技術

檔案的查閱、借閱以及歸還是一項十分復雜的工作，在傳統的檔案管理流程當中，主要是通過紙質文件的形式逐級進行向上審批，尤其是在涉及一些機密和機要文件的時候，更需要進行一個繁雜的審批流程。這時候，如果能夠利用人工智能技術當中的網絡平臺共享技術，將這些審批流程進行簡化，通過電子計算機或者說是OA軟件的形式，在網上平臺就能夠完成各項審批工作。與此同時，在企業或單位內部一些可以公開的檔案文件，可以利用平臺中的共享技術直接展示在企業和單位的局域網絡當中，只要是企業內部的人員，都可以通過自己的賬戶和ID進行直接登錄和查閱[6]。舉例來說，如果在新人培訓的環節當中，需要讓新人更多的了解到這個企業的發展歷程和其中蘊含的深厚企業文化，那么就可以讓這些員工登錄計算機系統，在局域網內搜索相應的檔案。這些檔案當中記載著企業的發展歷程是可以被完全公開的，不含有一些機密內容的，這樣一來，員工的借閱檔案和查閱資料，不需要經過繁雜的審批手續，大大減輕了檔案管理人員的工作負擔，真正實現了簡政放權，做到了工作流程的優化與高效。

3.4智能檢索技術

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1 電子商務檔案的特點

1.1 復雜性

電子商務檔案的相關信息是以數據的形式存儲在存儲介質上，其是通過數據編碼的形式而存在的，無法通過手工來操作，也無法直接用肉眼來識別，只有通過計算機操作才能夠將其轉換成可以為肉眼識別的信息記錄。在科學技術快速發展的時代，對于檔案信息的傳輸協議、連接方式以及存儲形式等不斷的變化，具有多樣性的特點，所以在客觀上導致了電子商務檔案信息具有復雜性的特點。

1.2 集成性

相對于紙質檔案而言，電子商務檔案在信息的集成性方面具有很大的優勢。因為電子商務檔案信息存儲的特點，使得同一份檔案信息中可以包含文字、數據、視頻、圖片等各種形式的內容，對于電子商務交易的整個過程可以詳細的記錄下來，充分的體現出全面性、客觀性的特點，所以具有很高的集成性。

2 電子商務檔案管理的發展趨勢

2.1 信息存儲智能化

1.借助智能存儲設備

電子商務檔案在進行信息保存的時候需要借助于電腦、服務器和相關的移動存儲設備等，而在對電子檔案文件進行訪問的時候也離不開這些設備的支持。電子商務其發展方向在于信息提取的及時性、便利性，以及不受到時間地點等的約束與限制，能夠達到隨時獲取檔案信息的標準。對于將來的智能化存儲設備來說，這是基本的要求，對電子檔案進行智能化管理的一個特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉變。當智能化信息存儲在進行輸出的時候，應該是能夠對不同的智能化設備都支持的，而且對于擁有權限的智能化設備還應該給與其關于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護。

2.存儲設備智能化管理

未來信息儲存的發展方向就在于信息存儲智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲和管理結合在了一起，也讓計算機系統、工作模式以及連接方式都發生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務檔案信息其安全以及實時訪問得到保證。實際上，電子商務檔案存儲的智能化是由計算機系統當中的軟件與硬件來進行決定的，而所謂智能化存儲就需要讓計算機其部分的運算以及控制功能可以下放到存儲設備當中，讓存儲設備不只是能夠進行數據存儲，還可以擁有一定的運算與控制的功能。借助于智能存儲技術，電子商務檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對于檔案管理所需空間得到節約，更能夠縮短時間以及讓運輸、倉儲相關費用得到節約。智能化存儲管理技術能夠實現對于存儲系統當中存在的問題相關監控與調整工作，從而第一時間發現問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進行處理，讓數據存儲的安全與持續得到保證，也讓電子商務檔案存儲智能化水平得到提升。

2.2 信息檢索智能化

1.智能檢索

對于諸多檔案信息而言，電子商務檔案信息只是其中之一，也是電子商務的興起才出現的。通常情況下，對于檔案信息的檢索主要發展在于自然檢索、手動檢索、計算機輔助檢索以及計算機智能檢索，對于電子商務檔案信息其檢索來說，也是類似的。計算機的智能技術不斷帶動著電子商務檔案學信息檢索的智能化，而面對擁有各式各樣信息存儲方式的電子商務檔案，因為其信息內容可能包含文字、數字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區別以及本地存儲與其他存儲等情況，關于電子商務檔案信息有關的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對于智能檢索而言，其基礎就在于文獻以及檢索詞的相關度，并且對文獻重要性進行綜合考察作為指標，再對檢索的結果進行排序，從而讓檢索效率得到提升。

2.推理化分析

計算機科學技術的發展讓電子商務檔案信息的智能檢索擁有技術支撐。計算機推理思想對于檔案管理其智能化的應用，可以讓檔案管理其檢索系統做到對于基于模式識別以及物景分析的圖形圖像檢索系統，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎理論實現更智能的模式開發。

2.3 檔案應用智能化

1.客戶管理智能化管理

電子商務檔案其應用智能化，首先在于客戶關系管理的智能化。對于電子商務檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務檔案也相當于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業的管理者在對客戶關系進行管理的時候也應該變化思維方式。智能化的客戶關系管理可以讓企業對客戶的服務得到加強，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業的效率與效益得到提升，這同樣需要加強關于客戶關系管理系統以及智能化的客戶數據庫開發以及應用。

2.商情智能化預測

智能化的商情預測，是電子商務檔案應用智能化的另一個重點。客戶數據龐大，而企業的營銷信息、銷售信息以及服務信息也非常多，只有高度商業智能的數據分析以及數據處理系統才能夠很好的實現對于它們的分析與管理。智能化的商情預測系統，借助于數據挖掘思想以及數據倉庫的管理技巧，一對一的營銷策略、以及個性化的售后服務智能化的數據分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。

3.商業數據智能分析

商業價值的實踐以及商業需求的滿足，只是智能化數據分析以及數據處理系統的部分效用，關于對于市場以及客戶的不斷學習的過程，讓企業的商業流程重新進行塑造，更是讓企業管理者擁有更加智能化決策分析工具的重要方式。智能化的營銷策劃，需要利用到智能化營銷策劃其管理系統，而企業借助于此可以對產品以及市場信息做到全面分析，對高效的營銷計劃進行制定，而銷售與服務指標應該切實可行，從而讓企業管理得到優化。

3 結語

電子商務的快速發展推動了電子商務檔案的發展，而關于電子商務檔案管理其智能化趨勢也變得越來越明顯。相比于紙質檔案管理，電子商務管理更加復雜，不但包含文字圖像信息還包括聲音視頻等數據資料。對于電子商務檔案的智能化管理，需要來自于企業的多方面配合，而這也是科技發展的必然趨勢。

參考文獻

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物聯網與高校檔案管理

需要說明的是，在物聯網時代，幾乎萬事萬物都處于物聯網的智能狀態下，可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯網，實質是說物聯網中關于高校檔案管理的部分，討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯網熱潮，早日實現智能化管理。高校檔案管理是一項極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到鑒定保管、著錄，整個過程紛繁復雜。單從檔案收集來看，一所高校每年在教學、科研、黨政管理、外事、財務等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實物，要將這數萬件文檔、材料、實物收集分類，其工作量是可想而知的，而目前高校檔案管理工作雖然應用了計算機等較為先進的設備或技術，大大提高了工作效率，但絕大多數工作還是以人工為主，管理方式相對來說遠遠落后于實際需求。加上各種各樣的需求，不同的檔案查詢、檢索，使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求，物聯網正是提供這種智能化系統的網絡，同時也是一種基礎設施。正像創造智能交通、智能能源、智能城市一樣，發展和應用物聯網構建“智能檔案”是必要而且必需的，基于物聯網實現高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。事實上，物聯網是抽象出來的概念，它的具體業務形態已經存在于我們的生活中，并且初步實現了智能化，如ZigBee路燈控制系統、智能交通系統（ITS）、上海浦東國際機場防入侵系統等。我們可以從現有的互聯網及其他信息科技中找到物聯網的基礎，體察到基于物聯網的高校檔案管理智能化的前景。

從2009年無錫國家傳感信息中心試點以來，一個物聯網大發展的社會環境和科技環境在中國迅速形成：國家發改委在物聯網應用示范試點方面，科技部在863計劃等重大專項方面，工業與信息化部在物聯網的技術標準和產業政策引導方面出臺了針對性宏觀舉措；2010年6月23日，工信部通信發展司司長張峰在上海“2010中國國際物聯網大會”上表示，物聯網被正式列為國家重點發展的五大戰略性新興產業之一，將成為全球信息通信行業的萬億元級新興產業，到2020年之前，全球接入物聯網的終端將達到500億個；在政府的重視與大力推動下，信息產業商家首先在物聯網建設上傾注精力，中國移動、中國聯通等與政府協議合作，在傳感器技術、傳感網絡技術等方面推進建設；清華大學、北京郵電大學、東南大學等高校研究機構也成立了傳感網研究中心；上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規模的物聯網中心，將物聯網作為一大產業全力推進，在物聯網器件、芯片、材料、軟件、服務等方面逐漸起步；傳感系統和3G技術快速發展……借此之勢，“智能檔案”的物聯網建設：一方面有社會環境，另一方面有科技基礎，將物聯網在信息產業的成果轉接到檔案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物聯網是高校檔案管理工作智能化建設的一大契機。

基于物聯網的高校檔案管理智能系統構建

高校檔案管理物聯網是一個基于物聯網的高校檔案管理智能系統，是利用各種感知技術獲取檔案信息，通過數據分析技術自動對這些信息進行鑒定、分類，并使之得到有效利用。可見，這一智能系統的基礎是檔案智能識別子系統、檔案保存子系統、檔案查詢子系統，除此之外，還有系統維護和安全保證兩部分。檔案智能識別系統能夠自動掃描出需要存盤的文件，并賦予這些文件統一的電子標識；借助M2M的聯網通信技術，這些文件的電子標識會傳送到數據子系統中進行分析，根據上一環節電子標識的區別而分類出不同的檔案，并得出保存建議；在人工協助作出相應保存處理后，系統將保存處理數據和前期整理有效數據提取到查詢子系統中，滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統中，檔案管理工作是由各個相互關聯的子系統自動完成的，人只是做輔工作，或采納與不采納系統建議的決定工作。這樣，通過機器與機器之間的信息交換和聯通，檔案管理的各環節工作在人腦之外自動關聯起來，按照人預設的命令一步一步進行下去，并自動進行系統維護，提供安全保證。這就是基于物聯網實現高校檔案管理智能化的目標———智能檔案。在智能檔案的“照應”下，繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到隨時從各個部門收集有保存價值的材料、檔案，隨時為各個部門提供“萬能”的檔案查詢，為高校的其他各項工作做好“后勤”工作。