建筑檔案管理大全11篇
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篇（1）
1．建筑工程檔案具有單一獨立性、真實性、適用性等特點。檔案隨著工程建設同步完成的，反映了一個獨立建筑本身的整體性;檔案形成后需要工程質量監督單位進行竣工驗收，這就需要保證這些資料與工程實體一致;讓檔案考核工程建設、檢查工作建設，讓建筑工程檔案作為建筑的永久原始記錄。
2．建設工程檔案是建設工程質量的反映。工程檔案是建設活動的直接產物，全面的反映了工程建設的全過程，對建筑實體具有質量責任監督作用，一旦建筑工程質量出現問題，可以從工程項目資料查找原因。
3．檔案質量管理與工程管理相統一。施工單位從工程管理出發，建立健全建設工程檔案管理質量標準，隨著建筑工程的進行，資料收集工作也在進行。防止施工單位在建設初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收集倉促，簽字、蓋章手續不全，影響了建設單位竣工備案和交付使用。
二、建筑工程檔案的歸檔范圍
1．綜合性文件資料。為了確保建筑工程檔案收集的全面、準確，必須首先了解檔案管理相關的法律法規，了解檔案資料中應收集的文件。在施工前，必須具有上級批準進行施工的文件，還有計劃任務書;地質勘查單位提供的地質、水文、氣象、地震等勘查文件;相關政府部門對工程開工的審批文件;工程施工、監理中標文件及有關合同等綜合性文件資料。
2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。在施工現場，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項文件資料。如開工竣工報告，圖紙會審、變更、技術交底等材料，項目施工組織設計，監理規劃，工程會議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質量檢驗證明文件和試驗文件;混凝土、砂漿配合比及試驗報告;隱蔽工程驗收記錄，沉降、位移、變形等觀測記錄等。要保證資料收集工作與施工進度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無簽字和蓋章等問題出現。
3．竣工圖。建筑工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結構工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調通風工程竣工圖等。
三、建筑工程檔案存在的問題及管理措施
1．存在的問題。
(1)忽視對檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當建筑出現質量問題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。
(2)忽視了檔案資料對相似工程的作用。對待相似工程，管理者沒有充分發揮檔案資料的參考作用。
(3)檔案編制人員專業技能欠缺，沒有認真負責的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規范，缺乏必要的真實性，不能達到檔案利用的效果。
(4)檔案管理人員對施工現場資料收集不夠重視。檔案管理人員對工作不負責任，不親臨現場了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對施工決預算有一定的影響。
(5)檔案管理人員收集資料倉促，整理、歸檔和移交過程不夠流暢，不能及時將檔案移交給檔案管理部門。
2．管理措施。
(1)建立健全檔案管理制度。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，施工單位必須根據現場施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中應該明確自己的職責，規范檔案資料的收集、整理工作，項目竣工驗收時要完成文件資料的驗收工作，建設遺留問題，保證歸檔質量。
(2)進行施工現場辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進度進行資料收集，在工程施工，尤其是關鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進行現場監督，了解工程進展情況，并做好詳細記錄，使得檔案管理工作走向良性循環的軌道上來。
(3)建立檔案檢索系統。隨著計算機技術的不斷發展，檔案管理部門建立了現代化的檔案管理方法，開發了檔案檢索系統，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統的紙質檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時提高了檔案管理部門協調工作能力，方便了檔案利用效率。
(4)及時做好傳遞和變更記錄。在施工過程中，可能會遇到設計不合理，無法進行施工而必須進行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時進行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。
(5)提高檔案管理人員的素質。增強檔案管理人員的素質，嚴格履行職責。加強對檔案管理人員和有關技術人員的培訓，讓他們了解檔案收集和管理過程中會形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術、會管理、業務精，從而提高檔案管理隊伍的管理服務水平，采用科學的管理方法，更好的服務于建設工程檔案管理工作，同時檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律法規的內容和主管部門的有關規定，在工作中靈活運用，提高檔案管理工作的水平。
篇（2）
二、檔案統計是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學技術的迅猛發展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰。面對浩瀚如海、復雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統計運用科學的統計方法將相關信息引入到檔案管理中去；檔案統計是依托計算機等高科技器材成型的統計方法，具有無比強大的技術優勢。當檔案管理需要對各類信息進行分類時，就可以充分運用檔案統計的優勢，把這些信息輸入計算機系統，在計算機系統的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標，就可以在檔案統計的幫助下輕松的完成各種信息的統計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統計節約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學的管理方法，不具備相應的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統計也可以發揮出其自身的優勢。那就是一方面充分依托檔案統計的科技優勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務。比如，資料的發送、回收等。由此可見，科學合理的運用檔案統計，就可以有效的節約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統計是科學規劃檔案管理工作的有效方法
篇（3）
1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。
工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項目部負責解釋。
5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。
第一章 總則
1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。
工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。
篇（4）
Abstract: the file management is building project construction process an important link in the engineering quality and the management level is the real response, this paper expounds the construction engineering archives material content and the main problems existing in the foundation, the union a renovation project example, during the project construction in the file management main work are introduced, have certain reference significance.
Keywords: building engineering; File management; Problem; thinking
中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
所謂檔案，中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對其的定義表述是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”具體到建筑工程檔案，是指在建設項目管理活動中形成的原始的、圖物相符的具有保存價值的真實記錄和實際反映，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。當前，隨著建筑業的快速發展，工程規模不斷擴大，建筑工程檔案越來越顯現出其在經濟建設中的地位及作用，強化與完善建筑工程檔案管理，不僅是提高工程質量和管理水平的重要保證，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一。
l建筑工程檔案資料的內容
1.1基建文件
包括決策立項文件；設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；工程招投標及承包合同文件；工程開工件；商務文件；工程竣工備案文件；其他文件。
1.2工程監理資料
主要包括監理合同類文件；監理工作記錄；工程的監理管理資料；監理驗收資料等。
1.3施工資料
主要包括施工技術資料；施工管理資料；施工物資資料；施工測量記錄；工程施工記錄(包括通用記錄、電梯專用安裝記錄、土建專用施工記錄等)；施工試驗記錄（包括通用施工試驗記錄、土建專用施工試驗記錄、設備試運轉記錄、管道專用施工試驗記錄、電氣專用施工試驗記錄、電梯專用施工試驗記錄、通風空調專用施工試驗記錄等)；施工驗收資料；竣工圖(主要包括總平面布置竣工圖、建筑工程竣工圖、室外各種管線竣工圖、結構工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、給排水工程竣工圖、強電弱電工程竣工圖；通風空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖)。
2當前建筑工程檔案整理中存在的主要問題
雖然基本建設項目檔案資料管理暫行規定對建設工程檔案編制內容及工程圖紙資料都有明確的規定和要求，但因種種原因，在工程檔案的質量及管理中仍存在一些問題，主要如下：
2.1檔案材料不全
一些工程項目竣工后無檔案材料，或只有工程主體檔案，缺少配套工程檔案，地下管線、園林綠化等檔案材料更是沒有。筆者以為原因如下：一是資料整理較為繁瑣使得一些管理人員很難盡職盡責地做好；二在工程項目施工中，缺乏專職的檔案管理人員，工程各項資料散存在不同人員手中，當施工工程處即將完成時，許多人員都撤離了現場，留下的人員對資料不熟，加之有些資料簽字手續不完備．還需施工單位或監理人員簽字，人員一時很難找齊，隨著時間的延長，勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當造成檔案的損壞；三是施工單位沒有按規定及時移交工程竣工資料，造成統一管理的時間延誤，甚至導致工程資料丟失。
2.2檔案資料質量低下
一些施工單位對檔案資料不管優劣一概接收，造成一些沒有保存價值的資料也進入管理環節，影響了檔案的優化管理；項目負責人不在現場，工作人員隨意代簽，尤其是一些重要性文件如審批文件、竣工圖章的簽字等，影響了檔案保管的期限，也影響了檔案材料的真實性和法律性；有些工程資料在制作時數量不充足，或由于保管不當，導致資料丟失，使得竣工驗收時有很多資料以復印件的形式出現；有的工程項目檔案工作不按計劃、步驟實施，而是在驗收前集中突擊編制和整理項目竣工圖及資料，形成事后印文件、補手續、填數據等違規事實，造成部分項目檔案內容失真。
2.3缺乏有效統一的管理模式。
有的單位嚴格規范檔案管理工作，成立了專門的檔案室，專人專柜管理，工程檔案管理較好；有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，沒有達到標準化、制度化、規范化要求，檔案規章制度形同虛設，不但造成工程項目文件很難完整、全面地保存下來，還可能造成文件資料的褪色、霉變甚至遺失。
2.4缺乏復合型檔案管理人員
檔案管理人員專業素質參差不齊，一部分人員沒有參加過專業知識培訓，管理水平較低，服務意識差，在工作中處于被動應付狀態，極大影響了工程檔案的質量。當前，在建筑領域，資料員由施工員兼職的情況較多，相對于專業的檔案員、資料員，他們不熟悉檔案法規及制度，不清楚具體的歸檔標準、要求，使得工程檔案與建設工程難以同步形成，導致相對多的工程檔案在收集過程中遺失、失真，最終造成工程檔案資料接收時零散、不全、遺漏、丟失等現象。
3基于實例的建筑工程檔案管理思考
針對上述問題，下面筆者以某大廈的改造工程為例，就如何實現檔案管理與工程建設同步進行，有效避免資料管理的混亂分散以及頻繁返工造成人力、物力、財力的浪費，確保檔案資料的完整性、系統性與準確性進行總結。
3.1概況
某多功能商務大廈建于1989年，框-筒結構，占地面積768m2，地下l層，地上12層，局部14層(四個角部)。本次改建是在12層的屋面上加建2層，與四角的突出部分(14層)平齊，成為一棟完整的14層建筑，并重新裝修外立面。改建總建筑面積1679m2，其中原有建筑面積797m2：，增加建筑面積882m2。
3.2明確管理職責，完善檔案管理工作的質量保證體系
從工程建設項目一開始，即將檔案管理工作納入到整個工程建設的管理體系中，下發一系列相關文件，明確管理職責，完善檔案管理工作的質量保證體系：1)明確各級、各部門的檔案管理職責。工程指揮部檔案管理實行“統一管理、以塊為主、分級負責”的管理模式，建立與工程檔案工作任務相適應的管理機構，成立檔案工作領導小組，明確了組長及領導小組成員，并成立了由總監、工程管理部門、檢測中心主要負責人等組成的檔案管理網絡，配備專職檔案管理人員，制定檔案管理制度，統一管理建設項目的檔案，形成強有力的質量保證體系，從源頭把好檔案管理質最關；2)明確了施工、監理單位必須按照項目文件編制與檔案整理辦法的要求，做好各自職責范圍內檔案的收集、整理、立卷及歸檔；3）明確監理單位要切實負起監理工作的相關責任，不僅要監理工程，還要監督檢查項目文件編制和檔案整理工作。以上管理制度的建立，引起了各單位領導及專兼職人員對檔案工作的重視，推動了檔案工作的開展。
3.3 提高檔案管理人員素質，保證檔案質量
要保證檔案質量，提高檔案人員的素質是關鍵一環。檔案管理人員要做好檔案管理工作，必須了解檔案形成與積累的重要性與及時性，掌握檔案要求的內涵，為此，我們將檔案形成的全過程及其管理納入檔案管理人員的職責范圍，尤其強調施工檢測實驗記錄等原始資料必須符合歸檔要求，務必做到線條清楚、字跡工整、數據準確。
3.4 嚴格考核制度，推進檔案工作整體水平的提高
制定考核獎懲制度及細則，對在檔案的收集、整理、檔案管理軟件使用中成績突出的單位和個人給予表揚及獎勵，對未按規范要求進行檔案收集、積累、整理歸檔的，給予批評和處罰。并通過考核工作開展比學趕超，提高工程檔案工作的整體水平。
3.5強調檔案質量，將檔案工作落到實處
1）嚴格把好紙質檔案的形成、積累、整理與歸檔關，實施預立卷制度，必須分類、裝盒、分卷保管。嚴格過程控制，注重平時的積累收集，分門別類地按照文件材料的形成規律及系統聯系進行歸檔，以保證項目文件編制的歸檔質量；2）分別抓好設計變更、設計變更審簽表收集整理以及竣工圖的編制等重點工作。強調竣工圖要真實、準確地反映工程竣工的實際情況，編制的竣工圖需附竣工說明，務必準確、規范、清晰。要將設計變更內容一一反映在竣工圖上，施工單位必須在施工圖上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明；3）將檢查文件材料的形成程序是否規范、簽署是否完備、歸檔案卷制作質量是否精良作為驗收的必備條件。強調各部門盡職盡責地進行檢查控制，檔案管理人員逐卷檢查案卷題名、卷內目錄和內容是否準確和規范，并明確規定，對未經審查或經審查驗收未通過的項目檔案，不得進行工程費用結算，不得申報優質工程。
3.6 創建符合現代管理理念的檔案管理分類體系
1)按照建設部《建設工程文件歸檔整理規范》規定的檔案歸檔范圍進行案卷的著錄，檔案管理人員在檔案整理歸檔過程中，根據擴建工程設置的內容、施工工序具體類目，對應歸檔類別進行案卷和卷內文件著錄，各道工序的檔案歸檔是否準確、完整、齊全均在控制狀態中；2）固化工程檔案的分類編號，確定統一的分類號及標識代號，從而有效地避免分類、編目及標識上的雜亂無序，體現了檔號的惟一性。
參考文獻：
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中圖分類號：TM752 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業生產經營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質量監控、日后防災抗災、基礎維修及改擴建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。
1 建筑工程檔案內容及特點
目前,業界普遍認可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動,是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。”
1.1 建筑工程檔案內容
筆者結合上述定義,從整個工程建設的全流程出發,認為建筑工程檔案內容應包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監理文件四個部分。前期準備文件包括：上級審批批準文件；決策立項文件；勘察、測繪、地質等資料；工程招投標及承包合同文件；計劃任務書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設備安裝工程施工管理資料；施工技術資料；施工物資資料；施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風等設備安裝工程記錄；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖；工程質量控制資料核查記錄；施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監督通知意見書；竣工報告；審計報告等。監理文件包括：監理中標文件及有關合同、協議書；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要,隱蔽工程驗收記錄；觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點
建筑工程檔案存在于工程建設的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點對于管理中發現問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點,首先,量多類雜。建設工程項目周期長,部門多,人員雜導致產生的檔案文件繁多,類型復雜。其次,系統連續性。工程建設涉及建設、施工及監理等多個部門,各部門產生的檔案相互關聯組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個繼承和連續的過程。再者,全面真實性。建筑工程檔案產生于工程建設的實踐,全面反映記錄工程建設的各類信息,是項目工程實體的真實寫照。最后,實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄,有很高的實用性,通過檔案,可以全面考察工程質量,協助日后防災減災、維修、改擴建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題
建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質量問題、規范化標準化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。
2.1 宏觀問題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統一
針對基建工程項目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺了《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案驗收規定》兩個檔案管理規范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規研究學習,沒有按照國家相關檔案管理規定從工程立項開始制定一整套符合項目建設實際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設各階段的檔案管理混亂無序。
另外,工程項目建設涉及建設、施工、監理等多個單位部門,往往各單位部門產生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數單位工程檔案由其他業務部門代管或由非專業人員兼管,各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識淡薄,基礎管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認知,檔案管理意識普遍淡薄。工程建設中由于檔案管理工作繁瑣復雜,且不能產生經濟效益,工程建設部門多數精力集中于工程建設進度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動應付檔案管理工作。從部門領導到基層檔案管理人員認識不到檔案管理對于工程建設的重要作用,很多規章制度不落實,經常出現工程項目完工即將交工驗收時,才開始應付整理檔案,敷衍相關部門檢查,這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。
工程建設過程中檔案管理工作基礎薄弱,一些建設單位往往只注重工程項目的經濟效益,而對工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機構。檔案基礎工作的系統化、有序化、可持續化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標引、著錄及檢索利用等未按相應標準規范操作。竣工驗收檔案質量關把握不嚴,各項檔案監督監管機制不落實。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業素質參差不齊
建筑工程項目組中的檔案管理人員多數沒有經過檔案專業培訓,缺乏工程檔案基本知識和工作經驗,并且常有一人多職或兼職等現象,部分項目組根本不設專職檔案管理人員。能對檔案進行日常整理、使用和維護,具有先進檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數字時代,了解和掌握電子文件形成規律、特點和管理方法,熟悉電子檔案管理技術的人才十分稀少,多數檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動強度大。
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一.前言
隨著經濟與社會的快速發展，尤其是近幾年建筑行業發展的突飛猛進，必然會對建筑科研單位的科研檔案管理工作產生影響，從而導致檔案管理工作的深化發展，形成檔案管理現代化體系。建筑科研單位的科研檔案是綜合類建筑科研院所研究人員從事建筑科研工作中所形成的文本、影像、聲像資料等，主要包含建筑行業所涉及科學研究中從項目立項、課題申報、具體研究進程、科研成果總結、結題報告以及科研成果鑒定等一系列過程中形成的檔案資料。它是建筑行業科技檔案的重要組成部分，是重要的建筑科研和生產資源。
目前，我國建筑科研領域每年都有數以萬計的科研成果，但這些成果分布于全國各地的科研院所、企業，隸屬于不同的地區的組織，無法發揮它的集成效應，造成科研資源的浪費。如何科學管理建筑科研檔案信息資源，進而促進我國建筑科學研究的發展服務，是目前建筑科研單位的科研檔案管理工作的重點，也是我院的重中之重，而基礎就是做好現有建筑科研單位的科研檔案管理，完善、健全建筑科研檔案的存儲及資源共享機制，為建筑領域科研、生產人員提供簡便的獲取信息通道，進而電子化，最終進行知識化管理。因此，本文分析了建筑科研單位的科研檔案管理特點，并就當前建筑科研單位的科研檔案管理中存在的問題及現代化管理思路提出一些看法。
二、建筑科研單位科研檔案管理的特點
1科研檔案專業性強
建筑類科研檔案的專業性強，一般的課題都是按專業分類進行研究的，如材料類、綠色建筑類、結構類、設計類、檢測類等。一般的課題研究都是在這些專業范圍內分方向進行的，而建筑類科研檔案是按各自的專業自然形成的。在建筑科學研究中不同學科專業的科研工作有著各自不同的特點。因此，建筑類科研檔案的分類應體現出專業性的特征。
2建筑學科綜合性強
建筑科學研究本身是多學科的綜合研究。隨著科學技術和工程應用領域的發展，交叉學科、邊緣學科的出現使建筑研究已不是一個學科或專業所能完成，必須多學科的綜合應用才能形成高度集成的協同創新成果。
3學科連續性強、周期性長
建筑科研課題由于其內容豐富、涉及領域較廣，建筑科研檔案從立項到課題結束都要經歷一個相對長的周期。因此，建筑科研檔案的管理必須從項目開始就要保持科學的管理模式，對科研文件歸檔、保持其固有的聯系，為其他建筑科研工作者避免和少走彎路奠定基礎，從而使建筑檔案管理不受科研周期的影響。
三.建筑科研檔案管理存在的問題
1對檔案管理重視度不夠
建筑行業由于其工作量較大，建筑科研單位對科研檔案法律法規的學習和貫徹力度不夠，認識不足，導致建筑科研單位對檔案管理工作不夠重視，制度落實不到位，忽視了對建筑科研檔案的全過程管理，只有在課題結題及成果鑒定的時候進行資料收集歸檔，未能從始至終貫穿于整個建筑課題的研究過程中，進而造成科研檔案資料的斷檔、缺失。
2檔案管理的創新性不夠
創新是民族進步的靈魂、國家興旺發達的不竭動力，也是各項事業保持競爭優勢的可靠保證。現階段的科研檔案管理人員應使建筑檔案管理工作在制度、方式上有所創新，進而使科研檔案管理工作與時俱進，實現科研檔案管理工作的經濟、社會效益。
3檔案管理銜接性不強
目前建筑科研單位檔案管理部門人員相對較少，而且缺少對后備檔案管理人員的培養，導致建筑檔案管理在人員不足情況下無后備補充，臨時接手的檔案管理人員由于對業務不熟，易造成科研檔案管理無法正常進行，進而導致建筑科研檔案出現斷檔現象。在建筑行業中，檔案管理人員涉及的檔案領域甚多包括建筑結構、地基、建筑設計、建材等，不是專門的建筑科研檔案管理人員，對建筑科研檔案管理的一些業務知識不了解，不能與其他建筑科研檔案管理部門實現有效的銜接，造成建筑科研檔案在收集整理過程中不能實現同步收集，也易出現斷檔現象。
4檔案管理的現代化設施落后
由于建筑科研單位的檔案管理部門一般都是非盈利性的科室，對檔案管理的重視度不高，導致對建筑科研檔案管理工作的資金投入不足，進而許多建筑科研單位存在存儲空間較小、設備陳舊、設施運行速度較為緩慢等問題。在建筑科研檔案存儲和保護措施也沒有按要求進行設置，例如檔案庫房無通風、防潮、防蟲、防火措施等，易導致建筑科研檔案的損壞、缺失。
5建筑科研檔案的共享和利用不夠
一般的科研單位在檔案管理工作中往往只重視檔案的收集、整理、保存等工作，缺乏對科研檔案的分類歸檔、研究成果的說明，各個科研單位的相關檔案管理人員認為檔案只要不丟失，保存到一定年數就行，而忽視了各單位對建筑科研檔案成果的的有效利用以及資源共享，進而造成建筑科研檔案利用率和共享程度較低。建筑科研檔案是珍貴的科研資料，對促進我國建筑領域的發展具有重要意義，建筑科研檔案管理部門在管理過程中應最大限度的開發和利用這些資源，讓這些檔案最大限度發揮它的價值。
四.建筑科研檔案現代化管理思路
1重視建筑科研檔案的歸檔
下轉第179頁
上接第177頁
應將建筑科研檔案進行系統的歸檔，實現統一化的管理模式，是實現建筑科研檔案現代化管理的基礎。建筑科研檔案的歸檔是檔案管理人員的職責，但由于種種原因，相關的研究人員對科研成果的保密意識較強，擔心被剽竊或泄密等，這不僅給科研檔案歸檔工作帶來了麻煩，更可惜的是給國家和科研單位造成無形資產的損失。為了保證科研檔案歸檔的及時性和準確性，相關課題的研究人員應組織專人負責課題資料的收集、整理和歸檔。在課題結束后，應由課題負責人對所形成的全部資料進行審查并歸檔。同時，為了保護研究人員對科研檔案歸檔的積極性，應確保建筑科研檔案不泄密，確保科研成果的保密性，讓研究人員放心科研檔案的歸檔。
2重視檔案管理專業技術人才的培訓和引進
隨著建筑行業科技的發展，建筑領域所涉及的知識面越加廣闊，而目前相關建筑科研單位的科研檔案管理人員的綜合素質、業務能力和知識技能趕不上時代的變化，這些問題直接影響著建筑科研檔案管理工作的開展和質量。因此，建立一支能與實現檔案現代化相適應的檔案隊伍，是實現檔案管理現代化的根本途徑，而加強對現有科研檔案管理人員的培養和技能培訓尤為重要。具體參考方法如下：一是有計劃的組織學習《檔案法》、《檔案管理辦法》，學習現代化的管理模式等；二是組織相關檔案管理人員參觀、學習外單位對建筑科研檔案的現代化管理方式。檔案管理人員知識結構相對較窄，相關單位應加強培養一批高層次的檔案管理專業人才和新型的檔案管理人才。要盡快培養一批既懂專業知識，又熟練掌握網絡技術，具有綜合業務能力的檔案管理專業人才，使他們成為檔案管理現代化建設的骨干力量。
3重視檔案管理現代化基礎設施的建設
隨著時代的發展，僅靠傳統手工操作，難以滿足建筑科研檔案管理的需要。建筑科研檔案的管理基本實現了計算機全程管理，并適時實現了科研信息資源的遠程共享。在科研檔案的各項管理工作中，以電子文檔的傳播速率最為快捷，電子文檔有著紙質資料無可比擬的優勢，電子文檔可隨時保存、修訂和查詢。因此，增加建筑科研檔案管理的基礎設施投入，例如滿足需求的計算機設備、文件存儲空間、配套設施等，提高設施運行的效率、資源管理的便捷性，才能使科研檔案管理更加規范化、系統化和標準化。
4重視檔案管理的資源共享
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Abstract: the construction project files management work is a part of construction project management, engineering archives management, good or bad, directly affects the quality of construction projects, or even affect the enterprise economic benefits. This paper focuses on the construction of the content files as well as the problems and analysis of the archives management of the specific measures, hoping to file management of construction projects to help.
Keywords: file management; Building engineering; analysis
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
建筑工程一般分為項目規劃、征地拆遷、勘測設計、土木施工、管線施工、設備安裝、內外裝修、竣工驗收等工程項目。這些工程項目的檔案材料就是建筑工程檔案，它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件，需要長期妥善地保存。在工程建設中，檔案管理工作起著非常重要的作用，它是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。應制定一些具體的措施，嚴格落實有關的法律規章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環的軌道。
一、建筑工程檔案的內容
1.1工程準備階段文件
主要包括：立項文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；建設、施工監理機構及負責人；
1.2工程施工階段文件
1.2.1樁基工程資料。主要包括樁基工程施工、技術管理資料；樁基工程質量控制資料；樁基子分部工程質量驗收資料。
1.3土建（建筑與結構）工程資料
1.3.1施工、技術管理資料。工程概況；開、竣工報告。
1.3.2工程質量控制資料。圖紙會審、設計變更、洽商記錄；工程定位測量、放線驗收記錄；原材料出廠合格證及進場檢（試）驗報告（鋼材；水泥；磚；外加劑、粉煤灰、砂、石；防水、隔熱保溫材料；其它建筑材料等）；施工試驗報告及見證檢測報告（配合比通知單；混凝土強度評定及試塊試驗報告、砂漿強度評定及試塊試驗報告；鋼筋連接試驗報告；土壤試驗報告；外墻飾面磚樣板件黏結強度檢測報告）；預制構件、預拌混凝土合格證；隱蔽工程驗收記錄（統表）；現場施工預應力記錄、地基驗槽和地基處理記錄；地基基礎、主體、結構檢驗及抽樣檢測資料；工程質量事故及調查處理資料；新材料廠、新工藝施工記錄。
1.4地建工程安全和功能檢驗資料。屋面淋水、蓄水試驗記錄；地下室防水效果檢查記錄；有防水要求的地面蓄水試驗記錄；建筑物垂直度、標高、全高測量記錄；煙氣（風）道工程檢查驗收記錄；幕墻及外窗氣密性、水密性耐風壓檢測報告；建筑物沉降觀測記錄；節能、保溫檢測報告；室內環境檢測報告。
1.5工程質量驗收記錄。質量驗收總表部分；地基基礎分部分項驗收記錄；主體結構分項驗收記錄；裝飾分部分項驗收記錄；屋面分部分項驗收記錄；建筑給排水及采暖、消防工程資料；建筑電氣工程資料；幕墻與型材工程資料；鋼結構工程資料；通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程資料；室外工程。
2竣工驗收文件
主要包括：工程竣工總結；建設工程抗震設防、消防等驗收意見；竣工驗收報告；工程竣工驗收證明書；工程竣工驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）；工程質量保修書；工程竣工決算及審核結論；聲像電子檔案。
3竣工圖等
3.1綜合竣工圖
3.1.1綜合圖。總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；豎向布置圖；室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖；電氣（包括電力、電訊、電視系統等）綜合圖；設計總說明書。
3.1.2外專業圖（室外給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、電視、建筑小品、消防、照明、水景、道路、綠化）。
3.2專業竣工圖。建筑竣工圖；結構竣工圖；裝修（裝飾）工程竣工圖；電氣工程（智能化工程）竣工圖；給排水工程（消防工程）竣工圖；采暖通風空調工程竣工圖；燃氣工程竣工圖；電梯工程竣工圖；幕墻工程竣工圖；鋼結構工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理存在的問題
建筑工程檔案管理具有單一獨立性、真實性以及實用性的特點，在具體的操作過程中，存在以下問題：
1缺乏專業型檔案管理人員。在許多建筑項目中，對檔案管理的重視不夠，隨便招來一些沒有專業檔案管理背景的人員，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，很多詳細的工作做不到位。
2檔案材料不完整。目前，在建筑檔案管理中，資料的不完全是建筑工程檔案存在的主要問題。相對來說，重視得好的工程項目，歸檔率能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。
三、建筑工程檔案管理的措施
1重視工程檔案管理工作。在建筑工程中，很多管理者把重點放在具體的施工上，對于檔案資料的管理不重視，只有在驗收的時候才應付了事，相關管理部分應該建立相關法律制度，進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作，也能便于在驗收的時候省時省力。
2嚴格把控好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發《建設工程檔案合格證》。
3加強對工程檔案管理人員培訓的力度。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
4及時做好傳遞和變更記錄。在建筑施工過程中，有些施工程序會有變更，這就要求檔案管理人員及時跟進傳遞和變更相關資料，這樣才能保證檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
篇（8）
關鍵詞：
榮譽檔案；建筑設計；管理措施
建筑設計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設計、科技研發以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業發展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。
一、建筑設計單位榮譽檔案的特點
（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業特色，由各級住房城鄉建設部門、勘察設計協會、土木建筑學會等評選出的優秀工程、優秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應用等，是建筑設計單位榮譽檔案的主要構成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。
（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內教育、職稱評定，還是生產經營投標、編寫單位歷程，均發揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優秀工程、優秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業績的憑證，經常會跟隨設計人員“奔赴”各個開標現場，成為競標的重要得分內容。
（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設單位在招標時，一般會要求設計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產經營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。
二、榮譽檔案管理工作中存在的問題
（一）對榮譽檔案重視不夠導致管理混亂。對建筑設計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規范，分別由相應部門收集整理，并有專人負責。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎章、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。
（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導致收全率欠缺。生產一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關，從來沒想過要移交單位，或將獲獎證書復印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內的獲獎情況，導致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。
（三）榮譽檔案種類繁多、材質不一，導致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。
三、加強榮譽檔案管理的主要措施
（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發放的第一時間，主動走出去收集應歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。
（二）完善制度，落實責任。要明確管理部門，安排專人負責，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務意識，積極主動開展工作，切實擔起責任，樹立檔案資源共享的服務理念，使榮譽檔案真正發揮其特有的價值。
（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質量。具體應做好以下幾個方面的工作：
1.明確收集范圍。可從頒獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發的榮譽；四是單位參加上級或行業組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復印件或拍攝照片的方式進行保存。
2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據材質分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發文單位、發文日期等；二是證書類，可根據證書上的內容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎章、錦旗等，登記內容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。
3.單獨整理歸檔。因建筑設計單位的榮譽檔案有其獨特的行業特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態各異，其存放的柜架需區別于文書檔案，應陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。
4.做好檢索利用。為了充分發揮榮譽檔案的價值和作用，要適應檔案信息化發展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統化整理基礎上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規范化，加強檔案的收集、整理和統一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設計單位要積極創造條件，建立一定規模的榮譽檔案陳列室，以更好地發揮其價值和作用。
參考文獻：
[1]崔愛民.加強企業榮譽檔案管理[J].蘭臺世界，2005（9）.
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中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
一、工程設計檔案的內涵
在常規意義上，工程檔案主要是指在工程建設過程中形成的，以文字、圖畫、表格、照片、視頻等為表現形式的，具有重要的歸檔保存價值的信息載體。工程檔案是對工程建設活動的歷史記錄。工程文件在不同的階段有不同的主要形式，例如，前期的報批階段文件，中期的設計文件和后期的施工文件以及竣工驗收文件。而設計院所保留的工程檔案，重點為工程的施工圖，其中又有甲方委托書、各種批文、各專業施工圖、工程造價資料、竣工報告資料、審后藍圖等。
工程設計檔案不僅具有很高的工程應用價值，還具有一定的經濟價值，是工程設計人員根據工程要求進行精心設計之后取得的成果。如果出現工程質量問題需要追究責任，或者發生與工程相關的法律糾紛，工程設計檔案是具有法律效力的有力證據之一，能夠幫助糾紛雙方理清法律責任合法解決糾紛同時，需要指出的是，設計院所保存的工程設計檔案是具有一定保存價值的檔案文件，不是工程項目開展過程產生的所有文件都必須要進行保存，而是應該加以選擇地保存一旦確定進行保存，便需要對其進行整理和歸檔處理，使這些檔案文件能夠在有效保存年限之內發揮出最大的價值。
二、工程設計檔案的基本特點
設計院工程設計檔案主要具有五個特點：
（一）、多樣化的載體形式
設計院的工程設計檔案不僅局限于文字材料、圖紙等紙質材料，目前還有各種格式的電子文檔。
（二）、種類繁多的檔案內容
設計院的工程設計檔案內容除了常見的工程施工圖紙之外，還包括甲方委托書、批文、合同、設計條件及要求、地勘報告、審查意見書、結構、節能計算書、修改設計函、工程造價書、竣工驗收報告書、審后藍圖等，由于內容繁多，在保存的時候必須要確保每項工程檔案的成套性。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。
（三）、數量巨大。
工程建設產品本身具有整體性的特點,不僅造型龐大,結構復雜、內容繁多,而具是由一個個單件生產的項目銜接的固定資產體系。它們千差萬別,各自有它獨特的結構、形式和要求,并相應形成多種多樣單獨設計的圖紙文件。在數量方面，普通工程所形成的具有保存價值的僅是圖紙便將近百張，如果是大型工程，便有幾百張乃至上千張。因而設計單位在設計技術活動中形成的圖紙文件必然具有數量大,遞增快的特點。
（四）、檔案的使用效率高
設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。設計院所保存的工程檔案不僅僅要服務本院的設計人員，同時外界的施工單位和業主單位也是重要的服務對象，因此，檔案需要頻繁地保存、查閱、調閱、加曬等。
（五）、時間跨度較長，材料變更快 。
建筑設計院檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。
三、檔案管理方式的基本趨勢
（一）、檔案內容由多元化向數字化轉變
通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得建筑設計公司檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。
（二）、管理手段由手工向計算機操作轉變
傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現建筑設計公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
（三）、 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變
傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。
四、檔案管理的創新策略
（一）、大力推進觀念創新
一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設計公司企業信息化整體規劃中的觀念。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。
（二）、大力推進管理創新
認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十二五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息，特別是與本司業務有直接相關的新穎設計科學技術知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發，根據建筑設計公司歷年形成的優秀設計成果，重點圍繞技術先進、效益顯著、適用性強的設計項目，做好編研、推介工作。
（三）、大力推進監管創新
高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁盤等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。
（四）、大力推進技術創新
按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出建筑設計公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是建筑設計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
（五）、大力推進服務創新
創新服務機制，拓展服務領域，把主動服務、規范服務、滿意服務貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業化信息服務模式。按照管理職能和設計專業領域組織檔案信息資源服務，保障對用戶需求和用戶環境的把握，不斷提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持水平。二是樹立個性化服務觀念。根據檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習慣等，通過現代網絡技術，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統，通過網絡向用戶提供個性化的信息服務，同時開辟設計檔案寄存服務、個體業主檔案維權服務、建設項目跟蹤服務等。
五、結束語
以上是筆者多年實踐工作的一點收獲，如何作好新世紀的建筑設計院檔案工作，筆者認為檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案管理工作是無止境的。建筑設計院檔案信息資源不僅是本院各部門工作要查考利用的資源，也是整個社會廣大公眾需要關注、了解、知曉的信息渠道。但是信息化檔案館的建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。我們相信，只要廣大檔案管理工作人員不斷探索新路，就能夠使檔案管理工作不斷向前邁進。
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2、產權結構調整對檔案工作的影響。國有企業的改制最本質的是產權制度改革，產權清晰是對公司制企業的基本要求。為了做到產權清晰，改制企業必須對原來負無限責任的企業進行清產核資，經中介機構評估后注入新創立的母、子公司。在這個過程中，公司的各原股東應明確各自出資的范圍，辦理產權過戶手續；母子公司之間也要明確注入資產的數額和性質，及時辦理產權變更手續。這些資產的評估、確權、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實可靠的原始依據，而且由于檔案是無形資產，需要隨公司母體參與產權變更過程。在國有企業實行檔案集中統一管理原則下，如何服務企業改制并保證改制前后檔案的有機聯系，成為檔案工作的必然課題。
3、管理關系變革對檔案工作的影響。現代企業制度下的公司治理結構和普遍建立的董事會決策、監事會監督、經理層執行的機制徹底改變了原來企業領導機構既是決策者又是執行者的管理關系。如何把決策、監督、執行機構在各自工作過程中產生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對子公司已不再是原來意義的行政管理關系，而成為了基于股權管理和政策指引為主的新型管理關系。在行政管理權弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。
二、改制后建筑企業檔案管理現狀的滯后
1、管理力量相對不足。受計劃經濟體制慣性影響，目前國有建筑企業的檔案工作仍然是以滿足企業內部需要為主，顯示不出檔案的經濟價值和社會價值，因而難以引起單位領導的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡的首選部門，或是安排一些不具備相應素質的人員湊合了事，使得檔案工作的領導力量、作業力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相對分散。由于建筑施工企業特殊的流動性質，產生檔案的項目和負有檔案收集、移交責任的生產指揮機構經常變動，散存在項目上的檔案資料常因地域和機構人員的變化無法保全。企業改制重組，涉及的產權單位和部門多，相關的程序復雜，所產生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導致檔案資料的流失。
3、管理手段相對落后。在建筑施工企業的檔案管理中，雖然不同程度地運用了計算機，但單機應用的情況比較普遍，紙質載體和手工作業為主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相對缺失。改制后的建筑施工企業，對檔案工作提出了一系列的新任務和新要求。如公司治理結構中“三會一層”的檔案如何區別管理并保持有機聯系、有相關關系但又權屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項目上的檔案如何集中統一并做到資源共享等，都需要我們認真研究，通過建立規章制度加以規范。
三、建立適應型國有建筑企業檔案管理體系
1、恢復健全組織體系，增強檔案管理力量。首先，要根據公司治理結構和組織結構的變化，調整原有的檔案工作領導機構和專兼職檔案管理隊伍，特別要注意吸收決策、監督機構的領導和新設部門的同志參與檔案工作的領導和管理，消除系統性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關于建立企業檔案館條件的母公司，可以恢復或建立綜合檔案館，對全公司的檔案工作統一規劃、統一管理，并負起日常的指導、監督、檢查責任；子公司也要視檔案規模設立專門機構。第三，努力提高檔案從業人員素質。在進口關要建立檔案崗位任職標準，嚴格按標準選拔學有專長的人員；對現有人員要有計劃、有重點地進行自培或送培，更新知識，增長才干。
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隨著時代的發展，建筑工程檔案管理工作的內涵和外延也進一步擴大。檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，是建筑工程實施描述的最原始記錄。原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式不斷涌現，所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。在近些年新產生的檔案管理模式的引導下，建筑工程檔案的管理也出現了一些新模式，這對建筑工程檔案的處理和分析工作都有著深遠和重大的影響，從技術水平和實踐操作上都加速了建筑工程檔案管理工作的進步。
一、當代企業檔案管理體制、模式的建構背景
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變電子檔案。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程，也需要針對電子檔案管理特點進行相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展，檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化看做是一個整體過程，將檔案的整體運動過程，根據檔案價值形態的變化劃分為若干個階段，不同階段的檔案與服務對象不同。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、前端控制提供了理論依據。
二、當代企業檔案管理體制模式――信息一體化管理模式
（一）信息一體化管理模式
信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在建筑工程企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為建筑工程企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等科研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供有較高含量的有價值的信息。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
（二）文件――檔案一體化管理模式
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件――檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。
檔案一體化的目標是實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的文件――檔案一體化管理是以文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。文件――檔案一體化的原則是在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：一、全程管理原則。電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；二、前端控制原則。前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；三、集成管理原則。集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
（三）IT集約化平臺管理模式
各行各業信息化及其快速發展已經且正在不斷地形成大量的數字化信息，對于建筑工程行業也不例外。這些信息需要歸檔并形成電子檔案以記錄信息社會的歷史活動，傳統檔案館開展服務創新加強館藏數字化加工也將積累越來越多的數字化信息，這兩類信息統稱為數字化檔案信息。檔案工作者正是為了歸檔、接收、整理和保存這些不斷累增的數字化檔案資源，并想借助現代信息技術為國家、機構和社會公眾提供快捷方便的查檔、用檔等服務，數字檔案館才應運而生。由此得出結論：數字檔案館可以作為信息社會數字化檔案的終極保管機構。
從功能上講，集約化服務型數字檔案館以數字檔案館的建設目的為出發點，可以確定 IT集約化服務型數字檔案館的以下幾個主要職能：（1）集中統一永久保存信息社會產生的各類數字化檔案信息，引領數字檔案館的發展方向，保障數字化檔案信息的真實、完整、有效和安全。（2）為傳統檔案館提供滾動完善和持續發展的網絡化信息技術支持與服務，以方便檔案工作者通過網絡和計算機開展電子文件歸檔、電子檔案接收、數字化檔案資源的整合、管理、傳遞、處理、鑒定、編研和提供網絡化查檔、用檔服務等各類檔案管理工作。在建筑工程單位這種模式有著很好的應用前景，它不僅可以降低檔案管理人員對繁雜資料的管理難度，而且對相關材料的查閱、抽取也會更加方便。
IT集約化服務型數字檔案館的觀點的提出，是為了尋找一種更加有效的解決方案，以適應和諧型、節約型、發展型、信息資源廣泛利用型信息社會的發展特點，不僅緩解了信息化建設中因技術人員與檔案工作者認識不統一而產生的各種制約系統建設與發展的矛盾，而且也保障了數字檔案館的高效運作和長期發展。這一模式的基本要求包括：（1）機構重組：將數字檔案館與傳統檔案館在組織上進行分割，數字檔案館的建設不再依附于某個傳統檔案館，需要設立專門的機構來開展各項工作。（2）人才分類：將檔案館的工作人員分為業務型和技術型兩大類，分別承擔數字檔案館和傳統檔案館的各項職能。（3）職能分割：數字檔案館用來保管網絡系統中的數字化檔案信息，傳統檔案館保管紙質檔案和各種其他介質檔案。總體來說，建筑工程單位要想實現電子化檔案管理模式，這種形式是很好的一種方式。
三、結束語
科技在迅猛發展，社會在不斷進步，建筑行業也在技術和經濟的推動下日新月異，檔案管理部門要充分認識檔案現代化、信息化建設的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新方法，與時俱進，全面推進檔案現代化、信息化建設，不斷嘗試新的檔案管理模式，促進建筑工程檔案管理的科學、健康運行。
參考文獻：
