檔案系統管理大全11篇

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篇（1）

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多而亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中，首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、有重點地抓好數據庫建設

目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一部的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

四、實事求是的改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這一是研究自動化系統管理是必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務及時規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結局方便實用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

五、充分發揮系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。

六、重視人才管理

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中圖分類號：G270 文獻標志碼：A文章編號：1673－291X（2011）17－0206－02

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各環節的自動化，是實現檔案工作現代化、提高檔案系統整體功能的基礎和手段。所以，利用檔案信息自動化系統提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

一、提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。所以，我們要轉變認識。檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施，就要抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、要著眼于提高系統的整體水平

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣，才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。

三、有重點地抓好數據庫建設

目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此，不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發揮系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合。資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力?！熬盼濉苯ㄔO規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統列入國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用，這都有待于今后注意改進。

七、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力。例如，引入競爭機制，對某些項目實行項目管理；在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務，等等。

八、科學民主決策

當前，我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動化建設的協調工作，討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針，協調自動化系統建設中各有關方面工作，審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

參考文獻：

[1] 王建芳.如何提高檔案信息自動化的應用水平[J].檔案管理，2009，（2）.

[2] 張晶晶.淺議水利工程檔案管理工作[J].中國西部科技，2009，（11）.

[3] 李敏.淺談醫院計算機網絡化管理[J].青?？萍迹?999，（2）.

Discussion about the automation system management of the file information

LI Shu-wei

篇（3）

數字檔案館生態系統在快速變化的社會發展環境中必然會面臨各種機遇與挑戰，如何保持自身的健康可持續發展，這不僅涉及經濟、社會、技術等制約數字檔案館發展的核心要素，而且，關切到未來國家檔案事業的發展。為此，本文擬從戰略管理、協同管理、風險管理以及生態管理等方面，初步探討如何加強對數字檔案館生態系統的管理，保持數字檔案館生態系統的健康運行和可持續發展。

1 戰略管理

戰略管理是“圍繞著戰略的制定、決策、實施和評價而采取的一系列手段和措施的動態過程，對組織的發展方向具有長遠的、全局性影響”[1]，廣泛存在于政治、經濟、社會、文化、教育、科技等領域活動中。目前，戰略管理已引入檔案事業發展和電子文件管理的研究中。馮惠玲教授指出，“面對電子文件管理這一歷史性挑戰，僅有戰術、方法的應對遠遠不夠，還需要有面向全國的宏觀思維和戰略應對，才能把這項事業推向前進”[2]，“從國家層面和戰略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統籌規劃和基本制度安排，體現了一個國家對電子文件管理的基本態度和總體思路”[3]。國家檔案局楊冬權局長指出，“管理好電子文件，關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，關系到人類文明的傳承延續”，“不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠效益”[4]。2010年，由中央辦公廳牽頭，國家檔案局等相關部門為成員單位成立的國家電子文件管理部際聯席會議辦公室，標志著我國電子文件管理國家戰略正式啟動[5]。

數字檔案館生態系統研究立足于從整體性、系統性、平衡性、動態性等生態學思想，觀察和思考數字檔案館的運行與發展，其中隱含著戰略管理的思維。以戰略管理思維為指導，將數字檔案館生態系統與社會發展、經濟發展、文化發展以及信息技術發展等聯系起來，研究數字檔案館生態系統發展態勢，制定具有全局性、前瞻性、長遠性的數字檔案館發展戰略，并依據所制定的戰略采取相應的計劃、措施、步驟。實施數字檔案館生態系統的戰略管理，能夠將系統中的各種生態要素聯結起來，形成一個互相依存、互相制約的整體，保持數字檔案館生態系統的健康運行，推動數字檔案館建設的可持續發展。同時，對于一個國家、一個地區而言，數字檔案館生態系統戰略管理將是一項跨機構、跨部門的綜合管理，與國家（地區）信息化發展戰略、電子政務戰略等密切配合，與相關組織機構建立戰略聯盟，協調數字檔案館生態系統與社會組織系統、社會信息系統之間的關系，在激烈的生態位競爭中實現數字檔案館生態系統的社會使命與專業價值。

2 協同管理

協同管理是“運用協同學自組織原理，通過建立‘競爭—合作—協調’的協同運行機制，把系統中價值鏈形成過程的各要素組成一個緊密的‘自組織’體系，共同實現統一的目標，使系統利益最大化的管理體系”[6]。在數字檔案館生態系統中，要積極實施協同管理，使得各生態因子之間密切協作、互動開放，建立和諧共存、協調運行的數字檔案館生態系統管理體系，保障數字檔案館生態系統健康運行和持續發展，其內涵主要表現為：

一是要協調數字檔案館生態系統主體之間關系。圍繞數字檔案館檔案信息資源管理與利用，加強檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者之間的聯系，建立有效的協同合作機制，實現檔案信息資源的有效收集、科學管理和充分利用，保障數字檔案館生態系統數字資源管理活動的良性運行。

二是要協調數字檔案館生態系統主客體之間的關系。圍繞數字檔案館建設，充分發揮檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的主觀能動性，將生態系統中各生態因子組成一個緊密的協調運行體系，調動各種生態因子的作用關系，實現與數字檔案館生存環境的均衡發展與和諧共生。

三是要協調數字檔案館生態系統客體之間的關系，突出表現為內部環境協調和外部環境協調。內部環境協調主要是協調數字檔案館生態系統運行機制、信息資源、基礎設施、組織文化等生態因子之間的關系，建立良性的運行機制，保障數字檔案館正常運行；提高檔案信息資源質量，優化檔案信息資源結構，建立檔案信息資源管理體系；強化基礎設施建設，增強數字檔案館保障能力；創建和諧文化氛圍，提升數字檔案館工作者的內聚力、向心力，使數字檔案館生態系統微觀環境功能最優化。外部環境協調主要協調數字檔案館生態系統宏觀環境和中觀環境中各生態因子之間的關系，激活數字檔案館生態系統外部環境各生態因子的功能。通過協調數字檔案館生態系統社會、政治、經濟、文化、科技等社會環境以及地質環境、氣候環境、生物環境等自然環境之間的關系，創造社會穩定、政治民主、經濟富足、文化繁榮、科技發達、自然生態和諧的環境氛圍；通過協調檔案行政管理機構、檔案行業協會、傳統檔案館以及其他信息機構等之間關系，提升檔案行政管理能力與協會業務協調能力，發揮傳統檔案館的優勢，與其他信息機構競爭合作，拓展數字檔案館生存發展空間。

3 風險管理

目前，風險管理廣泛應用于經濟與社會發展過程中，特別是在企業管理、信息管理等領域應用突出。在檔案學研究中，風險管理思想和方法也被關注和重視。近年來，檔案學界高度關注電子文件的風險管理，認為由于“計算機系統的脆弱性、電子文件的重要性、電子文件安全標準的復雜嚴格性、電子文件受損所造成后果的嚴重性，要求我們建立一套科學、嚴密的風險管理體系”[7]。馮惠玲教授在《電子文件風險管理》專著中，全面探究了電子文件風險管理的成因、規劃、監控、識別、評估以及應對等內容[8]。數字檔案館生態系統風險管理是在風險識別、風險評估的基礎上，積極采用相應的風險應對策略，規避和化解數字檔案館生態系統建設與發展中的各類風險。數字檔案館生態系統的風險管理要強化“安全第一”戰略，突出檔案安全意識，主要包括實體安全和信息安全。

3.1 實體安全。數字檔案館生態系統實體安全主要體現在檔案載體安全與檔案庫房安全兩方面。在傳統檔案館或傳統檔案管理中，檔案載體安全是檔案館庫房管理和檔案保護的重點內容。在數字檔案館生態系統中，數字檔案載體安全成為新的課題，數字檔案載體壽命短，容易受損，且檔案信息內容無法直接閱讀，檔案信息具有瞬間即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷貝、檢查制度，避免數字檔案載體受損，確保館藏數字檔案載體的安全性、可讀性和有效性。

檔案庫房安全一直存在諸多風險，如“檔案裝具、檔案安全防護基礎設施不完善、檔案庫房設計不規范、檔案庫房安全管理制度空泛、檔案庫房安全應急預案缺失”[9]等，這些都對檔案館庫房安全管理帶來潛在威脅。在數字檔案館生態系統中，庫房安全增添了新的內容，如計算機機房安全、數字存儲實體安全等，需要采取防火、防潮、防熱、防盜、防震、防電磁干擾等措施，切實加強檔案庫房安全建設，不斷完善、健全檔案庫房安全管理制度，制定數字檔案館庫房安全應急預案，注重與相關部門之間的應急聯動，在面對突發事件時最大限度地保護檔案實體安全，減少檔案損失。

3.2 信息安全?！皵底謾n案館的安全，涉及電子文件與數字檔案在生命運動周期各個階段的安全保護，包括電子文件的產生、傳遞、存儲、檢索、利用等各個環節”[10]。數字檔案館生態系統信息安全主要包括檔案信息內容安全和檔案信息系統安全兩方面。

數字檔案信息內容具有易消逝性和易修改性等特點，安全風險大。2009年起，國家檔案局就要求“各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全”[11]；2010年，國家檔案局楊冬權局長再次強調，“確保電子文件的齊全完整、真實有效，讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，是一個需要特別注意的重大問題和特別需要解決的根本問題，不建設好檔案安全體系，今天的電子文件和數字檔案在若干年后將無法讀取，信息空白的慘劇將無法避免”[12]。

檔案信息系統安全是網絡環境下數字檔案館面臨的新的安全風險，給數字檔案館生態系統帶來了不可忽視的安全隱患。2010年，《數字檔案館建設指南》指出“數字檔案館系統安全隱患包括數據竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統超負載、假冒身份、權限擴散、數據篡改、操作失誤等，應當采取相應的措施和管理手段應對這些安全隱患”[13]。數字檔案館生態系統須高度重視信息系統安全，采用多維管理與控制體系，加強制度建設，提高安全管理意識；加強信息系統安全防護措施，提高系統安全防范能力，確保軟硬件系統的穩定、可靠；建立網絡安全管理與防護體系，利用各種手段和措施，增強網絡免疫力，保障網絡不被攻擊，有效維護數字檔案館信息系統安全。

4 生態管理

生態管理于20世紀70年代起源于美國，它“運用生態學、經濟學和社會學等跨學科的原理和現代科學技術來管理人類行動對生態環境的影響，力圖平衡發展和生態環境保護之間的沖突，最終實現經濟、社會和生態環境的協調可持續發展”[14]。隨著生態管理的應用和發展，其內涵得到進一步延伸，如低碳管理、綠色管理、生態倫理等，都成為生態管理的重要內容。通過生態管理，能夠為數字檔案館生態系統營造良好的環境氛圍，實現數字檔案館與社會政治、經濟、文化等之間和諧發展。

4.1 低碳管理。數字檔案館生態系統低碳管理，重點反映在檔案管理成本的節約和檔案利用成本的節約上，可以實現數字檔案館生態系統管理高效化，優化管理程序，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，提升工作效率，節約管理成本，降低管理能耗。數字檔案館生態系統通過運用信息、網絡、通訊等現代技術手段，提供便捷、快速、高效的檔案信息利用，實現“一站式”檢索、在線利用、全天候服務，避免用戶奔波之苦，減少交通成本；通過網絡，可以打破時空限制，隨時隨地利用檔案信息資源，實現檔案信息資源共享。

4.2 建筑生態。數字檔案館生態系統建筑生態體現在數字檔案館庫房建設上，強調以生態建筑意識為指導，建造環保、節能、綠化且符合檔案保護要求的數字檔案館庫房。一方面，數字檔案館建筑設計要遵循“適用、經濟、美觀”的原則，利用低耗能、低污染的材料建造數字檔案館，與周邊環境和諧共處；通過庫房智能化管理、低碳管理，提升用電效率，降低庫房管理成本。另一方面，數字檔案信息存儲密度高，同紙質檔案相比，大幅度節省存儲空間，減少存儲庫房；否則，檔案館蓋得再大，也難以承受知識、信息爆炸帶來的存儲壓力。

4.3 資源生態。目前，數字檔案館數字檔案信息少，民生檔案信息少，特色檔案信息少，檔案信息利用率不高，需要重點加強數字檔案、民生檔案和特色檔案信息資源建設，建立廣泛覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系，實現檔案信息資源多樣化、特色化、民族化，滿足社會對檔案信息資源的多樣化需求；同時，數字檔案館信息系統設計各異，數字檔案信息資源來源廣泛，數字檔案信息異構現象嚴重，難以實現資源共享，需要重點加強數字檔案館規范化、標準化建設，提高數字檔案館建設效率，避免數字檔案館重復開發，實現數字檔案信息資源共享，保持信息生態平衡。

4.4 生態倫理。生態倫理要求“把倫理關懷作為開發、利用和改造自然（環境）的經濟社會活動的一個行為準則，樹立一種全新的、與環境承載能力相適應的價值觀念和生活方式，促進人與自然的協調發展”[15]。運用生態倫理思想和倫理道德對數字檔案館生態系統實施調控，一方面，可以提高檔案形成者、檔案管理者的責任意識和自律意識；另一方面，也可以有效防范各種信息干擾和安全風險對數字檔案館生態系統的破壞，強化主體的自律和約束，達到生態平衡。數字檔案館生態倫理突出表現在檔案保密與檔案信息開放上。數字檔案館生態系統中，檔案管理者需要強化保密意識，遵守《檔案法》、《保密法》等相關法律法規要求，保護檔案知識產權，維護檔案信息的安全，杜絕泄密現象的發生；同時，要處理好保密與開放之間的關系，克服“保密保險、利用危險”的工作意識，杜絕以保密為借口、以未開放為借口、以無館藏為借口等理由不提供檔案信息服務，阻礙檔案的開放利用。

注：本文為國家社科基金項目《數字檔案館生態系統研究》（編號08BTQ040）研究成果之一

參考文獻：

[1].王慶海.管理學概論[M].北京：清華大學出版社，2008：158～161.

[2].馮惠玲，劉越男等.電子文件管理國家戰略[M].北京：中國人民大學出版社，2011：1.

[3].馮惠玲.我國電子文件管理國家戰略的特點[J].檔案學通訊，2009（5）：9～12 .

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[5].中國檔案學會檔案自動化管理技術委員會：檔案安全保障現狀與發展的研究報告.中國檔案事業發展研究報告（中國檔案學會編）[M].2010：175～207.

[6].杜棟.協同、協同管理與協同管理系統[J].現代管理科學，2008（2）：92～94.

[7].徐擁軍.電子文件風險管理的必要性與可行性[J].檔案學通訊，2005（6）：51～55.

[8].馮惠玲.電子文件風險管理[M].北京：中國人民大學出版社，2008：1～5.

[9].譚燕萍.檔案庫房安全影響因素及對策分析[J]蘭臺世界，2010（11月下半月刊）：10～11.

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[11].李菲.我國將重要檔案異地異質備份 確保信息資源安全 [EB].

http：///jrzg/2009-10/30/content_1452914.htm[2012-04-25].

[12].楊冬權.在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話[M].中國檔案，2010（3）：2～5.

[13].國家檔案局：《數字檔案館建設指南》（檔辦〔2010〕116號）.

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一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

三、有重點地抓好數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器 性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發揮系統建設資金的使用效益

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二、事業單位當前檔案管理信息自動化存在的問題

（一）檔案管理信息自動化的前提是管理的規范化和標準化。當前各地事業部門的管理與規范化和標準化的管理還存在一定的差距，主要原因是計劃沒有變化快，還存在一陣風式的管理，有些上級領導，對各事業單位年末總結不重視，年初的計劃落實的不認真，全聽上級領導的臨時安排，使一些事業單位對具體的計劃還沒有做完，上級新的任務就來了，往往造成工作的手忙腳亂，給檔案工作的信息采集造成很大的困難，使檔案工作規范化和標準化管理很難形成良好的習慣，因此推進檔案工作的規范化和標準化工作是搞好檔案工作信息自動化的前提，失去這個基本的前提就失去檔案工作自動化信息管理的根本。

（二）對計算機硬件資源的開發程度不夠，使計算機沒有得到充分利用。檔案信息管理系統采用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案中的信息，實現檔案自動編目和檢索,對檔案存儲環境進行監測和控制,以及對檔案行政管理數據進行處理等等。主要設備是具有文字、圖像處理功能的計算機系統，包括根據系統的不同規模、不同目標配置的數據貯存、通訊、檢索和環境監測、控制等設備。因此需要掌握多學科、多專業、多部門人員相配合才能達到目的。而目前許多事業單位在這方面存在差距，沒有把計算機的硬件功能進行更深層次的挖潛，只停留在輸入、存儲、輸出，遠遠沒有達到計算機所具有的功能，具體地講，每個設計的軟件都是按照使用者的要求進行設計，還要根據使用者的使用范圍、使用者所具有的能力等條件來設計，同時也反映出設計者自身的能力，目前計算機對檔案自動化系統硬件的挖潛不足受自身能力的影響，同時也受到適用范圍及使用者能力的影響，隨著科技的不斷進步，使用者能力的不斷提高，設計者才能不斷對檔案管理系統的軟件進行挖潛，使檔案自動化軟件更加符合時代的要求。

（三）數據庫的建設沒有長期發展的計劃。事業單位的檔案信息自動化管理是一個長期系統的管理，首先要將原有的有價值的檔案進行存儲，再把現在發生的事件輸入儲存，這些都涉及到數據庫的建設，當前一些事業單位只重視當下發生的事件，對過去檔案卻不聞不問，同時對本單位檔案數據庫的建立不重視，或者應付了事，造成有些過去的事件很難查找，當今發生的事件記錄不全，失去了檔案存儲的目的。

（四）數據庫軟硬件水平有待提高。各單位的計算機設備水平參差不齊，人員能力更是有高有低，無法做到橫向聯合。

三、采取的對策

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目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

三、有重點地抓好數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便地使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機?穴工作站、服務器　性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發揮系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。“九五”建設規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統列入國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用，這都有待于今后注意改進。

七、重視人才管理

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1、引言

目前，檔案管理的信息化進程遠遠滯后于整體信息化的進程，檔案管理水平與信息化高速發展不相匹配的矛盾越來越突出。主要表現在：

第一，大量紙質檔案數量不斷增加對現有庫容帶來極大的挑戰，紙制檔案面臨無空間保存的窘境。

第二，隨著企業發展規模的不斷擴大，已經形成設計和生產異地并存的模式，這種狀況不但給檔案信息的歸檔、提供利用帶來不便，更重要的是造成檔案的更改、作廢等信息傳達不及時，這不但會直接給生產經營帶來困難，還極有可能生產出廢品，直接造成經濟損失。因此，傳統的檔案管理方式已經完全不能滿足企業高速發展的需要。

第三，檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分，在創建創新型企業的大背景下，檔案管理系統建設也是知識資源管理的需要。

因此，加快檔案管理的信息化建設步伐，更好地為企業生產經營服務，是擺在企業面前的迫切任務，也是建設創新型企業中知識資源管理的重要組成部分。

2、系統需求與功能設計

2.1系統需求

系統需求的目標是采用現代信息技術實現檔案管理工作的信息化、提升檔案管理水平、增強檔案提供利用能力、確保檔案信息安全、有效。

具體目標：

(1)建立檔案系統信息化管理流程，實現各類檔案歸檔計劃的制定、檔案移交、登記造冊、借閱管理、作廢、檔案統計等全過程的信息化管理。

(2)電子圖紙檔案和文書檔案實現電子化文件級管理；產品檔案、科學研究檔案、會計檔案、生產經營檔案、人事檔案、聲像實物檔案、設備檔案和基本建設檔案等保存紙制檔案，系統將對上述檔案分類、案卷目錄進行信息化管理；實現異地產品電子圖紙檔案和產品檔案及時有效歸檔。

(3)增強檔案提供利用能力。

(4)增強檔案的綜合檢索功能；及時檔案變更、作廢信息；實現公司各類電子圖紙檔案異地曬印申請，異地曬??；有條件地向公司本地和異地使用者開放檔案信息。

(5)建立電子檔案系統的檔案災備中心和檔案存儲介質中心；采用水印和電子簽章技術，確保歸檔文件的有效性、合法性、防篡改、防抵賴。

2.2功能設計

檔案管理信息系統包括如下功能：歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統維護和與其它系統的接口等。

2.2.1歸檔計劃制定

歸檔計劃是檔案館和歸檔單位共同制定的歸檔內容的計劃單。主要適用范圍為文書檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、生產經營檔案、產品檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、人事檔案等。

2.2.2收集整編

檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統建設的關鍵部份。

收集整編功能主要包含文件收集、檔案移交清冊形成、歸檔文件整理、歸檔文件審核和歸檔整理等。

2.2.3檔案管理

檔案管理功能主要包含電子圖紙檔案管理、產品檔案管理、科研檔案管理、基建檔案管理、設備檔案管理、文書檔案管理、聲像檔案管理、實物檔案管理、會計檔案管理、生產經營檔案管理、人事檔案管理和鑒定銷毀管理。電子圖紙檔案管理中包含電子圖紙更改管理和電子圖紙曬印管理。

2.2.4提供利用

提供利用功能主要包含檔案檢索、借閱管理、年報統計和檔案進出登記等。借閱管理主要包含對實體檔案和電子檔案的借閱管理。

2.2.5系統維護

系統維護功能主要包含權限管理、數據維護、數據轉換、檔案設置、數據字典維護、口令修改、參數設置、數據備份和恢復等。

2.2.6與其它系統的接口

檔案管理信息系統與其它系統的接口主要實現電子歸檔數據的直接對接。

3、設計原則

3.1實用性原則

軟件系統設計時要充分考慮技術人員與操作者的要求和建議,一方面要使軟件的人機交互界面友好,布局合理；另一方面要滿足用戶的各種需求,盡量將用戶所要進行的操作包含在同一界面內。

3.2信息集成原則

強調系統中信息的一致性和在其范圍內的共享。

3.3開放性原則

軟件內核與外界的接口應具有良好的通用性和可移植性,動態數據庫和靜態數據庫的數據結構、表結構、視圖結構都應遵循特定規則,程序編碼應盡量采用信息屏蔽原則和不使用語言標準文本以外的語句。

3.4利用面向對象技術原則

在軟件開發過程中綜合運用面向對象語言、面向對象的運行環境,也可以和結構化設計方法結合使用。

3.5可伸縮性原則

系統能夠根據檔案分類、整理規則的改變,在較長的時間內適應管理環境。

3.6高可靠性原則

系統要滿足高可靠性要求,服務器應有容錯、容災設計,保證數據的可靠性。

3.7易操作原則

針對檔案管理及利用人員進行設計,操作上要盡量簡單,方便。

3.8安全性原則

安全性要求包括網絡、系統、應用和數據等方面,系統應提供全面的安全性措施。采用一定的技術并與相應的管理制度相結合,以保證系統安全運行,防止可能發生的錯誤；設置嚴格的權限管理體系,合理授予合法用戶權限,防止非授權用戶對系統的操作；充分考慮應用層的安全性,做好信息資源的訪問控制。

4、結語

檔案管理信息系統通過采用先進的信息網絡技術、辦公自動化技術、數據庫技術等信息技術，實現了歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統管理和與其他系統的接口。檔案管理信息系統的建設實施，嚴格的控制了檔案歸檔的準確性，安全性和及時性；實現了檔案數據的信息化和資源共享。目前，檔案管理信息系統正在信息化實施中。

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檔案是國家的歷史財富，是一種豐富而廣泛的信息資源，是國家信息資源的非常重要的組成部分，具有重要的歷史價值。并且，隨著科學技術的迅猛發展，計算機技術、通訊技術、網絡技術等高新技術正在日益滲透到社會各個領域，辦公自動化技術的普及應用無紙化辦公、網絡文件傳輸、網上辦公等現代化手段的實現，產生了大量的數字形態保存的信息電子文件。它非?？陀^地記錄了人類社會活動的方方面面，如何把這些有價值的電子文件歸檔，使其能夠進行系統的一站式的工作，是檔案工作者迫切所要研究和解決的重大課題。

社會的發展，科技的進步，不但使通過計算機管理檔案成了現實，計算機檔案管理系統的開發應用，更使檔案管理信息化建設得到了不斷發展，可以說，管理信息系統的實施在技術上已逐步成熟。管理信息系統是一個不斷發展的新型學科，檔案管理要生存發展，就必須加強管理并且根據《企業檔案工作規范》要點中的：信息化方向。這一要求。使得將檔案信息化建設作為對企業檔案工作的方向性要求，對企業檔案信息化提出了目標和原則，對電子文件的歸檔存儲、傳統載體檔案數字化，網絡化服務，電子檔案安全保管等提出了原則性要求。因此建立與自身特點相適應的管理信息系統是必要的。

1 企業檔案管理系統建立的重要性

由于知識型企業構成本身就是一種動態的組織結構，其檔案的載體形式、形成方式、運行程序、管理模式也將是一種復雜化的、流動的狀態，這勢必對學術界認定多年的檔案全宗理論，價值鑒定原則，統一收集、保管、整理的范圍、方式、方法、標準等傳統理論帶來沖擊。原來檔案管理處理中心進行信息管理的主要方式是基于手工處理，最多是用計算機的文本系統打印一些清單，信息處理工作量大，容易出錯，時間一長，將產生大量的文件和數據丟失，如果電子文件發生了丟失情況，那么這樣就會不利于文檔查找以及維護，在信息系統規范上面就比較利于達成目標，這樣所產生的困難是可想而知的。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用?，F在建立的檔案管理系統，把檔案的存檔和借閱管理等日常管理工作實行計算機統一管理，以提高工作效率和管理水平，能隨時查詢檔案的庫存量，以便及時、準確、方便地為設計人員提供借閱信息。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點，例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高檔案管理的效率，也是企業科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。

2 關于企業的信息管理系統

置身于企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了非常巨大的變化。首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業進行各項的管理活動中，電子文件它以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。比如說，在進行生產或者說是開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且顯得會更加有意義。

還有就是企業檔案的分類變化的情況。像有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份比較完整的檔案信息分散在幾個管理系統當中去了，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更為詳細、更科學、更規范。此外、在企業檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了?！霸陔娮迎h境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者再也沒有辦法去坐等檔案的最后形成以及歸檔了。他們必須應當在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導以及相關職能。比如說在進行計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，應當懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性以及實時性，掌握好電子檔案信息的收集以及其管理的相關工作。

3 努力做好檔案系統管理工作

網絡系統通過利用檔案服務是檔案利用工作的新領域，要求檔

案工作者和社會利用者樹立新的檔案利用理念。對于檔案館及其工作人員來說重點在于利用方式的變革，利用范圍的擴大，利用對象的拓展，以及努力提高檔案信息對社會發展的貢獻率等方面觀念的建立和意識的強化。

根據檔案利用工作的特殊性，網絡系統中開放的檔案還應區分無條件利用和有條件利用兩部分。無條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時自由利用，而有條件的檔案信息，必須要經過身份確認并實行有償的服務，這部分檔案信息經過雙層加密，利用者辦理一定手續后才能獲得使用密碼，于規定時間內在網上獲得閱讀利用所需檔案的一些機會。

4 總結語

隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正在逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量的電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰，傳統的管理方式會越來越無法適應現在的步伐了。

總而言之，信息化是新世紀檔案事業發展的非常重要的方向，檔案信息也是經濟發展的重要保證。所以說，我們必須加快檔案管理者知識結構的更新速度，從而加快實現檔案管理信息化建設的進程。檔案工作者只有通過審時度勢，善于用一種新的思維、新的思路、新的方法，這樣才能夠去解決一些檔案工作中遇到的新矛盾和新得到的問題，從而進行不斷地挑戰規則，這樣才能夠永葆檔案工作的青春與活力！

參考文獻

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一、檔案管理信息系統通用需求

結合實際調研結果及我國的相關規定、標準，對檔案管理信息系統的概念進行描述，滿足和幫助檔案機構建立需求分析框架，其中總體業務需求描述了檔案部門及相關人員對檔案管理信息系統的總體或者說是高層次的目標及要求。在信息時代，隨著現代管理技術的發展，檔案部門建設檔案管理信息系統的原因是因為檔案部門的手工管理及利用方式已不適應現實狀況，另外由于檔案部門已經有檔案管理信息系統多種原因不能滿足現在的需求，必須加強檔案管理信息系統建設。系統的目標一定要與本單位實際相結合，在辦公自動化的前提下實現歸檔自動化，并帶有一定前瞻性且性價比高的系統，以網絡為基礎的文檔一體化，是檔案價值體現之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統，實現更加便捷、完善的檔案現代化利用，防止信息“孤島”的出現。結合實際工作中遇到的實際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統應具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統的文件，不同單位可以根據本單位實際選擇外部系統的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機聯系，具有自動捕獲電子文檔及盡可能多的相關元數據的功能，確保各個組件結構上的完整，而且數據的完整性和準確性也得到提高；系統設計前要確定各種數據類型的獲取方法，根據系統的配置規則和初始文號，可以批量捕獲外部系統的文件，批量導入過程中，文件和元數據需要一并導入，并能及時修正導入過程中的錯誤，可以將原有文件轉換格式后捕獲，并保留格式間的聯系，系統應該告知用戶進行處理，檔案管理信息系統必須具有預歸檔的功能。分類功能是檔案管理信息系統的基礎與核心，系統應確保設置分類方案不打亂電子文件形成時的有機聯系，應該基于對機構職能和業務活動的分析；系統應允許授權用戶的分類方案進行相關變動，系統應該允許授權用戶對原分類方案進行相應操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統應該允許存在相同的名稱或者編碼。鑒定和處置功能，對檔案的鑒定工作非常重要，系統可以設置電子檔案的保管期限表，具有進行保管期限定義、修改、維護的能力。系統可以自動檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經過鑒定后發現其并無保存價值需要銷毀；系統具有復審功能，檔案管理員根據銷毀審批單；系統必須具有轉存與遷移的功能，需要我們及時更換軟、硬件載體；銷毀時要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經從系統中徹底清除，檔案管理系統必須為轉移或銷毀的文件保留元數據存根。檔案管理信息系統的控制功能，系統必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權用戶能夠在其權限范圍內進行合法操作。系統必須具備審計跟蹤功能，以保證文件的真實性和完整性；系統可通過審計跟蹤功能記錄用戶的活動，如檢查用戶的行為是否存在濫用權限；系統管理員可自行確定用于審計跟蹤的行為，應允許管理員選擇并決定審計跟蹤；系統應對系統內進行監視并形成審計跟蹤報告，系統應具備訪問控制功能，系統應具備安全類別的劃分功能，系統應該支持一個訪問控制機制配置選項，系統應允許系統管理員定義用戶角色，維護權限管理；系統應能對重要文件進行特別的保護。查找與檢索功能，其系統檢索模塊應遵守相關規則，系統應支持多途徑的檢索方式，系統可以選擇支持網絡化檢索方式，系統應支持直觀、靈活的檢索結果及輸出方式，允許同時進行查看、傳輸和打印等。系統報表設計和制作功能，系統應具備統計功能，如根據其實際業務需求自定義統計報表的格式；系統必須具備根據統計內容生成內容、形式豐富的統計報表功能。另外管理功能是系統應具備數據處理功能，系統應具備存儲保管功能，系統應具備備份和恢復功能。

二、通用性能需求

它是檔案管理信息系統在設計時必須考慮的，包括信息系統的準確性，即系統數據在傳遞過程中吻合程度；系統的及時性是指系統對用戶的請求可以在很短的時間內就得到響應；檔案管理信息系統應該具備穩定且靈活的體系結構，其功能設計也應當遵守相關規范的要求；系統的友好性，體現為以用戶為中心，系統的先進性保持其最合理、最經濟的先進性水平。

作者：王洪雁 單位：白山市職業技能中心

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數字檔案系統縱然有很多的便捷，但其安全性也的確較低，對數字檔案系統進行安全管理的第一項內容不是建設更完善的系統，而是要有維護系統的意識。再好的系統也有損壞的時候，不能因為有好的系統就放松警惕，最重要的是對系統進行日常維護，杜絕其發生大的問題，這是對數字檔案系統進行安全管理的最基本的一項工作。而事前預防的重要手段就是前端控制，主要內容包括在數字檔案系統建立時就重點分析該系統的承受能力，即遭受多大的損壞才能導致系統癱瘓，并制定解決方案。其次是對于計算機、軟件的選擇，為了保障數字檔案的安全，這方面一定要選擇較好的、性價比較高的設備。

2、對安全管理機制進行評估并不斷改進。

每一個數字檔案館都會設立一些管理規則，這也就是管理機制，管理機制不能是一成不變的，需要根據不同的時期進行改正，具體改正方法涉及兩個步驟，首先是定期或不定期對管理機制進行評估，評估主要是結合內部具體情況和外部較好的管理機制，發現其問題所在。評估涉及的數據不能太過單一，必須全方面考慮，收集所有需要的數據之后再進行分析。其次是根據評估所發現的問題提出具有針對性的對策，并給予改正。只有不斷重復評估、改正這一流程，才能保證數字檔案系統的安全性能。

3、提升檔案人員業務能力及個人素質。

數字檔案系統雖然依賴于計算機系統而存在，但對該系統的管理始終離不開人工的參與，并且對檔案人員的要求相比傳統的檔案館管理人員而言有了更高的要求。檔案人員要有熟練的業務能力，還要能夠熟練運用各項計算機軟件，在系統出現問題時能夠作出簡單處理，其次是要有很強的責任心、安全意識。數字檔案系統面臨最大的考驗就是檔案的安全，如果檔案人員沒有足夠的安全意識，也就無法進行這項工作。要提升檔案人員業務能力和個人素質并不是一件簡單的事，要對其進行檔案管理方面知識的培訓并不難，難的是培養其計算機技術。首先，檔案館管理者可以對檔案人員進行定期培訓，培訓其計算機操作水平，但僅僅依靠管理者組織的培訓顯然是不足的，所以可以不定期舉行計算機水平比賽，以此來激勵檔案人員學習計算機技術。除此之外，可以在招聘檔案人員時就考慮到應聘者的計算機技術，將計算機納入考核標準之中。

4、將數字檔案轉化成圖像、聲音等進行保存。

數字檔案存的檔案均是以數字信號為主，所以在讀取檔案和保存檔案時方式就比較單一，而如果將數字信號進行轉換，轉成圖像信號，那么就有了更多樣的保存方式和讀取方式。這就相當于將一份檔案拍成圖像在另外的地方進行保存，而要讀取該檔案時可以直接讀取圖像而不用在檔案庫中查找。這樣做不僅僅是為了提升其安全性，還可有降低檔案被人為篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的檔案，他們對選擇查找自己的數字檔案，但那份檔案早已轉換成了圖像檔案，即便是被修改了也可以迅速查出來。

篇（11）

1.整體性原則

相較于其他管理工作，文書檔案管理的一個顯著特點就是具有整體性，其工作不是簡單地劃分至辦公室職員和檔案部門，文書檔案數據資料的收集過程需要各個職能部門的協助，經過歸類整合后的資料也不是僅僅服務于哪個部門，而是對整個企事業單位起指導作用和借鑒意義。

2.規范性原則

文書檔案管理工作的規范性主要體現在業務和數據兩個層面，其中，文書檔案工作需要嚴格的業務流程化管理方式，貫穿于收文管理、發文管理、文件著錄、案卷著錄、借閱歸還、銷毀、變更、更正等各個環節，應通過規范性的操作方式和管理模式為文書檔案查閱者提供便利，便于查閱者在短時間內獲取有效信息，提高單位運轉效率。

3.保密性原則

由于文書檔案記錄了許多單位內部核心技術，在管理過程中，一定要注意保密行為，對于重要程度不同的文書檔案采用分類歸置，核心文檔應妥善保存，管理職責應落實到人，對于重要文書檔案的經手人需要進行詳細記錄核實，確保核心資料的安全。

二、文書檔案工作現存問題及檔案管理系統的優勢

1.目前文書檔案工作的主要問題

（1）單位領導對文書檔案工作認知不足

意識是行為的基礎，只有提高單位高層管理人員對于文書檔案工作的重視程度，才能為新型檔案管理系統的建立、文書檔案工作水平的進步掃清障礙。由于傳統檔案觀念的束縛，部分單位領導依舊認為文書檔案工作只是簡單的記錄收集保存，應付檢查的一種無關痛癢的行為，沒有意識到檔案管理對于單位發展和潛在風險預測的重要意義，進而導致檔案管理人力財力投入較少，嚴重制約了文書檔案工作的進一步發展。

（2）文書工作與檔案管理脫節現象

在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既密不可分又有著本質的區別，處理好文書工作與檔案管理的一體化是做好文書檔案管理工作的關鍵所在。目前實際文書檔案管理過程中，常實行一種分體式的管理體系，這種管理制度相對科學合理，卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理工作，兩者在銜接上出現失誤的現象時有發生。究其根源，是因為部分文書工作人員缺乏檔案意識，在進行信息收集過程中效率低且不能扣住檔案主題，而檔案專業人員基本不接觸文秘工作，從而造成了兩者脫節的現象，降低了文書檔案管理質量。

（3）文書檔案管理工作人員專業素質較低

由于長期對文書檔案管理工作的不重視，檔案管理人員通常不是專業人才，在檔案工作以外往往還兼有其它職位，這就導致其自身的責任感不強，不能將文書檔案工作擺在一個正確的工作位置；此外，有些單位的檔案管理人員雖然具備專業技能，但由于自身不積極和單位的不重視等原因長期未能接受進一步培訓，其管理方法和管理理念極易受陳舊觀念桎梏，很難適應新時代的發展要求，從而不利于文書檔案工作效力的發揮。

2.運用系統管理文書檔案的優勢

（1）大幅度提高工作效率

檔案系統管理文書檔案工作的最大優點就在于檔案系統強大的信息處理能力，在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作人員完全依賴于手工操作，耗時費力，工作效率也比較低，手工操作對于某些數據的計算還極易出現錯誤偏差。檔案管理系統為文書檔案材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節提供便利，文件材料的移交和借閱利用，都變得簡單易行，通過互聯網和信息技術，文件材料的轉移可以便捷實現，省去了以往的搬運過程，大大提高工作效率。

（2）充分共享檔案信息

在傳統的檔案管理工作中，檔案室與各職能部門難以實現信息共享，大量信息閑置在檔案庫房，不僅給管理和信息查閱帶來諸多不便，還造成了資金和資源的浪費。電子技術和網絡信息技術簡化了信息載體，節省了存儲空間，并可便捷地與其他信息系統建立共聯，提供局域性網絡檔案信息的在線移交及借閱，超越了舊管理模式下信息流動的單向性，實現了信息資源的多方共享，極大地提高了檔案管理工作的質量和效率。

三、檔案管理系統應用于文書檔案工作的可行建議

1.提高檔案管理系統應用意識

單位高層管理應加強對現代檔案管理重要作用的認知，主動將現代化手段引入本單位文書檔案管理工作中，加大企業檔案管理資金投入，結合單位自身情況和實際需求，配置檔案管理系統硬件設備和應用軟件，為檔案管理系統現代化提供基礎保障。同時，也要注意對檔案管理人員的培訓，增強其管理意識和責任感，提高其檔案管理專業知識儲備量，還要對其進行現代化信息技術基礎培訓，使其能自覺將現代化手段運用到檔案管理工作中。

2.加強企業檔案收集整理力度