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1.1檔案工作缺乏制度化的管理程序
當前檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
1.2檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在工作中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
1.3軟件開發(fā)應(yīng)用問題
目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術(shù)經(jīng)驗。應(yīng)當注重借鑒國外的先進經(jīng)驗，重視通用軟件開發(fā)應(yīng)用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各單位間相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應(yīng)用軟件。
1.4計算機應(yīng)用兩種知識的結(jié)合問題
在應(yīng)用計算機的開發(fā)試驗中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業(yè)技術(shù)人員去研制，因為他們對檔案管理業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務(wù)有著深刻的了解，對改進檔案業(yè)務(wù)有著科學的創(chuàng)想，才能搞好計算機檔案管理系統(tǒng)的分析、設(shè)計與應(yīng)用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務(wù)知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應(yīng)用范圍，更需要兩種知識的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務(wù)人員的主動進取精神。
1.5檔案管理現(xiàn)代化的準備不充分
雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始進行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開始使用采購的計算機等檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無法進行很好的計算機數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。
2.實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化中的思考
2.1樹立現(xiàn)代化檔案管理理念
思想是行動的先導，沒有先進、科學的檔案管理理論的指導，整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。由于紙質(zhì)載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛，以計算機技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應(yīng)用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢，運用科學的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應(yīng)當怎樣實現(xiàn)自身的價值。同時，為適應(yīng)檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。
2.2學會現(xiàn)代化管理技術(shù)
目前，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會的各個領(lǐng)域和角落，通過計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，可以廣泛的實現(xiàn)檔案信息共享。而實現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎(chǔ)，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計算機應(yīng)用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉(zhuǎn)化，適應(yīng)信息社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要學會用計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，通過技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應(yīng)科學技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。
2.3建立現(xiàn)代檔案管理體制
目前，檔案管理體制滯后于形勢的發(fā)展，仍沿用計劃經(jīng)濟體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設(shè)施陳舊，得不到應(yīng)有的重視，浪費了大量的信息資源。實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關(guān)系，檔案館設(shè)施設(shè)備要達到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責。
在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)提升為信息和知識服務(wù)，在不同的類型檔案管理部門進行檔案制度建設(shè)的試點與探索，進一步理順與檔案行政管理部門的關(guān)系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時，要加強檔案工作制度建設(shè)，以制度保障檔案工作的正常開展，以制度來協(xié)調(diào)各方向關(guān)系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實現(xiàn)宏觀的間接指導，微觀上依據(jù)健全的檔案標準化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。
2.4建立現(xiàn)代化檔案工作機制
一、總體要求
按照檔案工作管理現(xiàn)代化、檢索科學化的要求，規(guī)范機關(guān)檔案室實施《歸檔文件整理規(guī)則》，實行電子文件管理；檔案館自身要按照省、市“數(shù)字”的建設(shè)要求，逐步完成各項檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作；繼續(xù)加緊局（館）檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，豐富數(shù)據(jù)庫內(nèi)容；繼續(xù)強化現(xiàn)行文件查閱服務(wù)中心的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)全文查閱功能；繼續(xù)強化局域網(wǎng)及辦公自動化的實際應(yīng)用；繼續(xù)加強檔案網(wǎng)站建設(shè)。
二、目標任務(wù)
⑴抓緊做好數(shù)字檔案館項目的有關(guān)前期準備工作，對部分全宗進行檔案數(shù)字化加工，積極推動數(shù)字檔案館建設(shè)。⑵館內(nèi)檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，完成館藏企事業(yè)檔案的文件錄入。⑶現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，繼續(xù)加強館內(nèi)全文查閱。⑷網(wǎng)站建設(shè)方面，繼續(xù)充實網(wǎng)頁內(nèi)容，加快信息更新速度，適時對網(wǎng)站進行頁面、欄目調(diào)整。⑸基層檔案室檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)方面，繼續(xù)深化檔案管理軟件的應(yīng)用，實施檔案進館與檔案電子文件目錄進館相結(jié)合的新的進館要求，加強電子目錄中心的建設(shè)；試點檔案登記備份。⑹局館內(nèi)辦公自動化方面，深化、完善辦公自動化，配合市“數(shù)字”的政務(wù)信息化工作。
三、主要措施
現(xiàn)代化管理早已進入社會的各個領(lǐng)域、各行各業(yè)，我們學校的檔案、圖書管理也要盡快跟上時代的步伐，盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理方式。眾所周知,現(xiàn)代化管理就是利用計算機來處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)，首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作技術(shù)要求。
然而，我們學校的檔案、圖書管理和我們國家的檔案管理一樣，存在很多問題需要解決；存在很多不足，需要改進。
基礎(chǔ)檔案管理存在的尚不能迅速適應(yīng)計算機管理要求的問題與不足，集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范,沒有目錄號,一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容，或標題缺少基本要素、甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷內(nèi)目錄未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；五是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；六是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，七是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷、有的五六百頁紙一類一卷。從以上情況來看，我們學校的檔案、圖書目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。
1、全方面普查圖書、案卷
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除那些無用的文件才能避免實行計算機管理時出現(xiàn)的重復與低效率狀況。
2、重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。同時還要對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。
3、結(jié)合實際規(guī)范著錄工作
著錄直接影響輸入數(shù)據(jù)與信息的準確性，是實行計算機管理的前期重要基礎(chǔ)工作。以國家的總體規(guī)定為原則，我們從實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合自己圖書和案卷著錄工作的著錄細則。從目前情況來看，已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用，并對我們實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4、統(tǒng)一分類號，確保檢索到全部內(nèi)容
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，我們首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。然后，再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。而且，在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。還要做到經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準、盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題目名稱，確保檢索準確率
檔案的分類號保證的是能檢索到全部內(nèi)容，而題目名稱準確才能保證檢索的準確率。可是僅僅保證查全率是不行的，還必須同時保證查準，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名要掌握的原則是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如“佳木斯市計劃委員會”簡稱為“市計委”，“佳木斯市計劃生育委員會”簡稱為市“計生委”，而不能都簡稱為“市計委”。
我們結(jié)合計算機檢索，需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，就補齊；如果題名冗長，就刪除多余的贅詞。文件題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)，影響檢索的準確率。我們就規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件就寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件。
以上完善的的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各項措施，為檔案管理工作實行標準化、規(guī)范化提供了最基礎(chǔ)的準備。
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié),中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程,由于檔案、圖書案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。為加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程，在著錄工作中做到以下幾點，便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進
實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。圖書、檔案館在推進計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有卷宗進行排隊。將那些可以開放的和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程，提高利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄。價值不高的檔案進行案卷級著錄；對一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理既能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
如何實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，我認為應(yīng)做到以下幾個方面：
1.樹立現(xiàn)代化檔案管理理念
思想是行動的先導，沒有先進、科學的檔案管理理論的指導，整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。1946年美國誕生了世界上第一臺電子計算機，檔案隨之開始了它的第三次革命—從紙質(zhì)檔案到電子檔案演進。由于紙質(zhì)載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛，以計算機技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應(yīng)用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢，運用科學的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應(yīng)當怎樣實現(xiàn)自身的價值。同時，為適應(yīng)檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。
2.學會現(xiàn)代化管理技術(shù)
目前，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會的各個領(lǐng)域和角落，通過計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，可以廣泛的實現(xiàn)檔案信息共享。而實現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎(chǔ)，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計算機應(yīng)用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉(zhuǎn)化，適應(yīng)信息社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要學會用計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，通過技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應(yīng)科學技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。
3.建立現(xiàn)代檔案管理體制
建立適應(yīng)當今信息社會發(fā)展要求的檔案管理體制，對發(fā)揮檔案信息載體作用，實現(xiàn)信息共享，提高檔案工作效率，促進社會發(fā)展至關(guān)重要。目前，檔案管理體制滯后于形勢的發(fā)展，仍沿用計劃經(jīng)濟體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設(shè)施陳舊，得不到應(yīng)有的重視，浪費了大量的信息資源。實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關(guān)系，檔案館設(shè)施設(shè)備要達到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責。
2、案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。
3、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。
4、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
5、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
6、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對策
1、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
3、規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案室條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案室應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的—個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進，檔案基礎(chǔ)管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現(xiàn)代化管理的進程。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用
1.1 使檔案管理工作變得標準規(guī)范
n案的標準，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實現(xiàn)分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。
1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準確性
檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內(nèi)容的準確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進行重新編寫，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。
1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒有做好，就會限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對使用率較低的內(nèi)容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。
2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀
2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高
現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。
2.2 檔案管理不夠規(guī)范
檔案管理基礎(chǔ)工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎(chǔ)工作時行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會出現(xiàn)缺少目錄號或者檔號的命名不規(guī)范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內(nèi)容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現(xiàn)分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務(wù)。
2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低
現(xiàn)階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現(xiàn)代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內(nèi)容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進程。
2.4 檔案保管不當造成缺失
現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實現(xiàn)實體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現(xiàn)保存不當?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無法找回。
3 有效展開檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點建議
3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)
檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認真履行自己應(yīng)該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業(yè)知識的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識，通過提升工作人員檔案專業(yè)知識確保檔案工作人員能夠?qū)n案進行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作。
3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作
在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結(jié)束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領(lǐng)導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。
3.3 推進檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進
要想更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過關(guān)鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。
3.4 加強對檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度
檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開需要加強對檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監(jiān)督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯。
3.5 提升員工的檔案意識和服務(wù)意識
首先對檔案管理工作人員進行經(jīng)常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開。
3.6 將之前的案卷進行重新整理
現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。
4 結(jié)語
綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時推進現(xiàn)代化管理的進程。
⒖嘉南
[1]于夢.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.
[3]許麗英.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化管理的作用[J].經(jīng)營管理者，2015，11：264.
Abstract: The management of personnel files to conform the requirements of the times, update the content, scope of personnel file management, file collection way, method and personnel files of service object is our personnel file managers need to face and think seriously of the problem. The personnel file management present situation and the existence question, proposed for the archives management of modernization and informatization construction of data.
Key words: file management; data; modernization; information technology
中圖分類號：[C8] 文獻標識碼：A文章編號
一、檔案管理現(xiàn)狀及問題分析
1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、促進檔案數(shù)據(jù)現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。 3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)單位的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何利用計算機來做好現(xiàn)代化的檔案管理工作，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)
目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。
1、創(chuàng)新服務(wù)手段
1）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。
2）開展在線服務(wù)。改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
2、拓展服務(wù)領(lǐng)域
1）信息服務(wù)的社會化、多主體。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務(wù)，對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2）興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。
二、檔案信息電子化問題研究
1、在我國沒有構(gòu)建數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，且規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，兼容性差，制約檔案信息電子化的進程。
2、檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館（室）藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，現(xiàn)階段很多文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔都通過計算機和通訊線路進行，這樣的檔案就以機讀文件為主要形態(tài)，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
四、電子檔案的整理與保護
1、文書電子檔案整理
1）內(nèi)部文件。將不同組織機構(gòu)、年代、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。
2）外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
1）基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
2）會計檔案。工資單以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
3、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。
1）規(guī)范排放和使用，注意避光。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，注意避光。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地（下轉(zhuǎn)70頁）（上接68頁）點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作
不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄、對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。
二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
2 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如鄒平縣計劃委員會簡稱為縣計委；鄒平縣計劃生育委員會簡稱為縣計生委而不能都簡稱為縣計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種、必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3 加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
1.檔案管理工作者觀念陳舊，不適應(yīng)科學發(fā)展的需要
日常的檔案管理工作從舊的觀念來看，就是人工手動收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計和提供利用資料的一個過程，是靜態(tài)的處置。對于一個檔案來講，存放的意義就是妥善保管，提供利用。如果哪一天要對某個檔案進行調(diào)閱或做些鑒別比較，想要查找和分析的過程也只能通過工作人員手工進行，不但速度慢，準確率不高，而且還要耽誤事情的進展，大部份檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式。對檔案的數(shù)字化、信息化進程緩慢。檔案的利用服務(wù)方式不適應(yīng)科學發(fā)展的需要，你要我查，你需要我找的被動利用服務(wù)方式未得到根本改善;服務(wù)范圍和服務(wù)內(nèi)容狹窄;服務(wù)機制和服務(wù)手段缺少創(chuàng)新。正是因為有這些弊端，計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才應(yīng)用到了檔案的管理工作中，但工作人員甚至有些領(lǐng)導觀念陳舊，不愿意改革和學習新的管理模式，嚴重阻礙和限制了檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展進程。
2.重視程度不夠，基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費投入不足
從上一級領(lǐng)導開始就不特別重視檔案管理工作，導致檔案的現(xiàn)代化管理設(shè)備都配備不全或不夠，這怎么能使管理工作過渡到智能化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公，工作人員甚至半手工半電腦的進行操作，不但使管理工作變得麻煩還增加了成本和檔案的安全隱患。沒有足夠的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，就談不上檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。所以，經(jīng)費問題一直都是檔案管理工作的大問題。
3.檔案管理專業(yè)人員缺乏，培養(yǎng)力度不大
檔案管理工作人員大部分仍然沿襲老的工作方法和手段，好一點的也是人機參半的操作，大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案信息化現(xiàn)代化技術(shù)培訓，僅僅憑借一些對電腦的簡單了解和基礎(chǔ)操作在勉強應(yīng)對工作，這樣一來，對檔案的電子化和數(shù)據(jù)的整理和分類造成了很大阻礙，使檔案管理工作處于皮毛建設(shè)階段，很難深入。此外，部門單位領(lǐng)導對檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發(fā)展造成了許多制約因素。沒有專業(yè)的人才，就很難使檔案管理工作專業(yè)化，目前這方面的專業(yè)人才還十分缺乏，現(xiàn)有的在崗工作人員由于種種原因培養(yǎng)力度和進步程度也不夠。
二、如何解決檔案管理工作中的問題，提出幾點建議
l.提高認識，加強對檔案管理工作的高度重視
要想使檔案管理工作進入快速的發(fā)展軌道，就必須讓所有人都意識到檔案管理對經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要作用。從領(lǐng)導到工作人員，無一例外的積極的投身于檔案管理工作，解決眼下的難題，共同戰(zhàn)勝困難，把檔案工作和經(jīng)濟利益有效掛鉤。要想做好檔案管理工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就必須搞好檔案信息資源的開發(fā)利用。開發(fā)檔案資源為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)是時代的需要，客觀實踐的需要，因此要用科學的手段，做好基礎(chǔ)工作。過去由于一般檔案部門不注意基礎(chǔ)工作，造成檔案殘缺不全，整理也不是很科學，檢查工具單一，給檔案信息開發(fā)帶來了不利的因素，因而就從一定程度上影響了檔案為經(jīng)濟服務(wù)的功能。所以開發(fā)檔案信息，做好基礎(chǔ)工作是十分重要的。要做好檔案工作，必須先有檔案資料，然后才談得上利用，檔案資料信息資源的開發(fā)利用，要有豐富的館藏、寶藏，才有為社會服務(wù)的條件，才有為社會主義建設(shè)服務(wù)的條件，才能開發(fā)出豐富的有用的信息資源，才能滿足社會各方面的需要。在收集中要明確種類、數(shù)量、質(zhì)量，要制定出收集的范圍和步驟，進館檔案的質(zhì)量標準等要采用電腦，電控等代手段來建設(shè)，信息資料的面要廣，內(nèi)容要豐富，科學價值要高。
2.加強檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加經(jīng)費支持
加強對檔案管理工作的資金投入，增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費，為檔案管理工作配備足夠的計算機設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)所需要的耗材，只有硬件設(shè)施完善，才能建立起科學的網(wǎng)絡(luò)管理體系，才能使檔案的存入、調(diào)出和其他利用時方便、快捷，因此，經(jīng)費支持是建設(shè)的前提，一定要保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入。
3.培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才，擴大檔案管理隊伍
檔案管理缺乏的是技術(shù)性、專業(yè)性人才，沒有懂管理的人就不可能帶領(lǐng)大家共同進步，因此，檔案管理事業(yè)必須培養(yǎng)出一批專業(yè)化的管理人才，善于計算機操作，對檔案工作了解，能做到二者的有效結(jié)合，只有這樣擴大了檔案管理的工作人員隊伍，才能使檔案管理隊伍的整體素質(zhì)有所提升，做到高素質(zhì)、高技術(shù)、高質(zhì)量，使檔案工作加快前進步伐，早日與現(xiàn)代化和信息化接軌，以便更好的服務(wù)于社會。
4.檔案管理工作必須緊緊圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營這個中心，擴大服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機制，改進服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量。必須堅持以人為本，立足基層，服務(wù)基層，從利用者的角度出發(fā)，提供積極主動超前的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)對已有的檔案資源進行整合與開發(fā)，編輯公司概況匯編，優(yōu)秀施工組織設(shè)計、施工方案實例匯編，優(yōu)秀工程技術(shù)總結(jié)匯編以及不同類型檔案資料示范樣本等高質(zhì)量的編研資料。應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)開辟檔案知識講座、利用聲像檔案進行圖片展覽，利用錄像進行視頻宣傳等多形式的利用服務(wù)方式。應(yīng)為基層提供方便快捷的檔案網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)、提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息資料共享平臺等多種手段，盡顯其能地做好服務(wù)，發(fā)揮檔案為企業(yè)科學發(fā)展服務(wù)的強大功能。
總之，管理是制度的體現(xiàn)，好的管理會使工作更好的開展，事業(yè)更好的進步，檔案管理也不例外，建立健全和完善檔案管理工作，是一項長期的艱巨的任務(wù)，必須打破舊的觀念，高度重視檔案管理工作，從領(lǐng)導到檔案管理工作人員，上下一致，不斷解決改革過程中的問題，使檔案的管理工作更加真實、快捷的為人們服務(wù)。