供應商審計方法大全11篇

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藥品是特殊商品，關系到人的生命健康。隨著近年來藥品質量事件的出現，說明物料的管理尤其是供應商的管理在制藥企業質量管理過程中，起到越來越重要的作用。對于制藥企業來說，從一個合法合規、有能力有條件的供應商購進合格優質的物料是生產好藥品的先決條件，抓好物料供應商管理的重要性不言而喻。2010年版GMP第256條規定：藥品生產企業“應當建立物料供應商評估和批準的操作規程”。根據新版GMP的要求，筆者就物料供應商評估和批準必須遵循的程序進行討論。

一、物料和物料供應商分級

新版GMP中強調了質量風險管理，供應商的管理也應當根據企業所生產的藥品質量風險、物料性質、物料用量，以及物料對產品質量影響程度來綜合考慮物料風險，將物料進行不同的分類，并按不同的分類對供應商進行不同的管理。比如可將生產用物料分為ABC三級物料。對藥品質量及用藥安全有重要影響的物料、對藥品質量有直接影響的工藝輔助劑、直接接觸藥品的包裝材料列為A級物料。A級物料的供應商要審查其資質和現場質量審計。對藥品質量及用藥安全有影響的物料和印字的不直接接觸藥品的包裝材料列為B級物料。實際生產情況耗用量較大、直接入藥、對產品質量有影響的B級物料新增時，通常要進行資質和現場質量審計。除此之外，只需審核資質即可。對藥品質量沒有影響的物料列為C級物料。C級物料的供應商只需審核資質即可。

二、物料供應商質量評估實施

（一）初始物料供應商或新增供應商的資質審計

資質審計通常被作為供應商質量評估的第一步，資質審計不合格的供應商提供的物料是堅決不能用。不同類型的供應商，資質證明性文件略有不同，我們需認真審查，挑選出合規且符合企業要求的供應商。資質審計符合要求后，應發起變更申請。

物料供應商資質證明文件至少應包括：供應商的資質證明性文件（營業執照、許可證、稅務登記證、組織機構代碼證、注冊批件等）、生產設備及檢驗設備清單、質量標準及供應商對該物料的檢驗報告、業務員委托書、質量保證協議。另外，藥用原輔料生產單位必須提供《藥品生產許可證》《藥品GMP證書》及該物料生產批件或注冊批件。藥用原輔料經營單位必須提供《藥品經營許可證》《藥品經營質量管理規范認證證書》等。從藥品經營企業購進中藥飲片的，除需提供上述資料外，還必須提供中藥飲片生產企業的《藥品生產許可證》《藥品GMP證書》。直接接觸藥品的藥用包裝材料生產企業必須提供《藥品包裝用材料和容器注冊證》，印刷包裝材料生產企業需提供《印刷經營許可證》，印有條碼的印刷包裝材料生產企業需提供《商品條碼印刷資格證書》。

審查注意事項：供應商提供的審計資料均需蓋印企業原印章。資質證照需提供變更記錄頁，以便物料使用企業跟蹤供應商變更信息。C供應商業務員委托書期限建議不超過一年，盡可能避免離職業務員仍代銷原企業物料，對物料供應商和使用企業造成不必要的麻煩。

（二）新增物料或物料供應商試用

對于新增物料供應商或原合格供應商新增供應物料，資料審計合格后均需進行小樣檢驗和物料試用（新增A級物料供應商需要進行小批量試生產，并對試生產的藥品進行相關的驗證及穩定性考察）。物料試用應有記錄，試用物料至少三批，試用批量通常少于正常采購量，可根據試用情況適當調整每次的試用批量。

（三）現場審計

現場審計，指企業質量管理部門指定具有相關的法規和專業知識，具有足夠的質量評估和現場質量審計的實踐經驗的審計人員，親臨供應商生產現場（建議與供應商溝通，盡可能提供物料動態生產的全過程供使用企業審計。這樣做會使一些供應商為降低成本、購買半成品進行深加工或不按生產工藝生產的行為無所遁形，從而使使用企業購買到不合規的物料風險降至最低）。通過對其人員機構、廠房設施和設備、物料管理、生產工藝流程和生產管理、質量控制實驗室設備、儀器、文件管理等進行檢查，以全面評估其質量保證系統。現場審計應當核實供應商資質證明文件（應查閱資質證明文件的原件）和檢驗報告真實性，核實是否具備檢驗條件。現場審計結束后應有審計記錄（雙方需在審計記錄上簽字確認，以免過后出現扯皮現象），審計小組應盡快提交現場審計結論及報告，對于質量審計中所發現的缺陷項目或改進建議，應書面通知供應商限期整改并提交書面的整改報告，作為評估其能否成為合格供應商的依據。

（四）質量評估

無論是資質審計還是現場審計的供應商，都應有質量評估情況匯總，可根據企業實際情況設計《物料供應商質量評估審批表》，將審計情況報告質量負責人，以評估其能否成為合格供應商。質量評估內容包括：第一，供應商基礎信息：供應商名稱、地址、供應物料、資質證明、生產工藝、生產設備、質量標準、檢驗報告、物料樣品的檢驗數據和報告等。第二，物料試用情況總結（小試產品的質量檢驗報告和穩定性考察報告）。第三，現場審計情況總結。第四，提出審計中發現的缺陷或改進建議，第五，供應商整改情況總結。第六，審計結論。第七，確定下次質量評估的時間。

三、物料供應商批準

能否成為企業合格的供應商，應報質量負責人進行審批。需做資質審計的初始物料供應商或新增供應商的批準應提交《物料供應商質量評估審批表》、供應商資質證明、整改報告、試用表、檢驗報告等報質量負責人審批。需做現場審計的初始物料供應商或新增供應商的審批應提交《物料供應商質量評估審批表》、供應商資質證明、現場審計報告、整改報告、試用表、小試產品質量檢驗報告和穩定性考察報告、相關驗證資料等報質量負責人審批。已確認合格資質的物料供應商定期審批應提交《物料供應商質量評估審批表》、供應商資質證明、整改報告、物料質量檢驗結果的回顧分析、質量投訴和不合格處理記錄、現場審計報告等，報質量負責人審批。

四、合格供應商日常管理

對已確認合格資質的供應商仍需定期進行質量評估或現場審計，回顧分析物料質量檢驗結果、質量投訴和不合格處理記錄。審計頻次可根據物料級別、企業實際情況制訂。如物料出現質量問題或生產條件、工藝、質量標準和檢驗方法等可能影響質量的關鍵因素發生重大改變時，應盡快安排相關的現場審計。對一直未能改進質量的供應商應暫停供貨，落實其整改情況后方可同意繼續供貨。對供應商還需定期進行質量回顧。質量回顧內容包括供貨質量、物料質量投訴、生產過程中造成的偏差、檢驗結果超標、不合格率、審計結果、供應商運輸服務、到貨情況、售后服務。并根據質量回顧情況制定下一年企業的合格供應商目錄和供應商審計計劃。

五、物料供應商質量檔案管理

應對每家物料供應商建立質量檔案，檔案內容應當包括供應商的資質證明文件、質量協議、質量標準、樣品檢驗數據和報告、供應商的檢驗報告、現場質量審計報告、產品穩定性考察報告、技術協議、定期的質量回顧分析報告等。質量檔案應及時進行更新。

只要按照上述供應商評估和批準操作程序去做，必將不斷提高供應商的生產、質量管理水平，并在一定程度上為制藥企業生產出質量合格、療效確切的藥品提供物料上的保障。

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IT環境中的采購付款流程是企業級會計信息系統的重要組成部分，如圖1所示。與傳統手工業務處理相比，IT技術的應用、企業業務流程的重組及其在ERP等系統中的固化，使得采購付款流程的風險管理、內部控制、審計與舞弊調查方面，尤其是對應的實質性測試程序具有極其顯著的特點，集中體現在獲取數據、準確性和完整性認定的測試、存在與發生和權利與義務認定測試三個方面。

一、獲取數據

實質性測試涉及到從電子會計文件中提取數據，并加以分析。為此，審計人員需要對產生這些數據的系統和控制，以及存儲這些數據的文件的物理特性有所了解，并借助諸如ACL①之類的CAATTs軟件實現。

確認文件的正確版本對審計人員至關重要。為此審計人員必須了解會計信息系統中文件備份的步驟，而且只要有可能，就應使用原始文件。雖然使用ACL可直接讀出大部分的順序文件和關系型數據庫表格，但是復雜的文件結構在分析之前，需要簡化。簡化需額外的步驟和特殊程序來創建一份源文件備份，該備份的格式是ACL軟件可以接受的。如果公司的系統人員運行簡化處理，審計人員必須確定其所使用的是源文件的正確版本，并且所有相關的數據都已轉移到備份文件中。

（一）存貨文件

存貨文件含有每種存貨的數量、價格、供應商以及倉庫地點等數據。系統首先檢查存貨文件中的記錄，找出需要訂購的貨物。當貨物被出售或用于生產后，存貨文件記錄中的存貨數量字段值就要自動減少。隨著各項存貨數量的減少，當現存數量低于再訂購點時，系統再測試該再訂貨的其他條件，如符合，系統則自動生成采購訂單，并發給供應商，同時在采購訂單文件中增加一條記錄。現存數量將一直保持在低于再訂貨點，直到從供應商處收到貨物，這個過程可能要幾天或幾周。為標記已訂購的貨物，防止系統重復訂貨，在存貨記錄的采購訂單號字段會填入系統產生的訂單號；否則，該字段值為空。

（二）采購訂單文件和采購訂單產品項目文件

采購訂單文件包含向供應商發出訂貨的記錄。在貨物抵達之前，記錄一直保持開放狀態。把接收報告編碼填入指定字段后，該記錄當即關閉。采購訂單產品項目文件包含全部訂購項目，因為每個交易會涉及一個或多個產品，采購訂單文件中的每條記錄可以對應采購訂單產品項目文件中的一條或多條記錄。采購訂單號和項目編碼這兩個字段組合起來共同構成了采購訂單產品項目文件的主關鍵字。同時，這兩個字段還提供了采購訂單產品項目文件與采購訂單文件、存貨文件之間的聯接。

（三）驗收報告文件

當訂購貨物從供應商處抵達公司后，驗收部門要進行清點、檢查，并編制驗收報告文件。驗收員通過網絡系統終端，輸入驗貨信息后，系統執行以下任務：1.增加存貨文件中顯存字段的值；2.將采購訂單號字段重新設置為空值，并取消再訂貨條件；3.新建一個關于驗收事件的日志記錄；4.將驗收報告編碼放入指定字段中，并關閉采購訂單文件。

（四）付款憑證文件

對于大多數公司而言，訂貨、驗收和付款中的金額差異是法律關注的問題，必須在批準向供應商付款前將其解決。應付賬款部門的雇員檢查采購訂單文件和驗收報告文件中的對應記錄，并將這些記錄與供應商發票比對。如存貨項目、數量和價格相符，則編制付款憑證。按照供應商的貿易條款和公司的付款政策，填入支付日期并過賬。

在每一個付款日，付款應用程序選擇到期的應付賬款記錄，通過在支票日期字段輸入當天日期的方式，將該應付賬款項目標識為“已付”，同時簽發支票，寄給供應商。支付憑證文件向審計人員提供了以下三個重要信息：1.記錄收到供應商發票的時間和實際數量；2.在此期間交易賬戶中所簽發支票的日記賬；3.在任何一個時點上，付款憑證文件中的開放項目代表的就是公司所欠的應付賬款余額。

上述文件都需要根據其物理存儲位置和邏輯存儲結構在ACL軟件中先行定義文件，在實質性測試階段，審計人員才能采用ACL軟件訪問并提取這些文件中的數據。

二、準確性和完整性認定的測試

審計人員常在細節測試之前，首先進行賬戶余額的分析性復核。在采購付款流程中，分析性復核程序可以為審計人員提供關于應付賬款和相關費用趨勢的概況，還可以確保交易和賬戶的完整性合理表達，從而盡可能地減少實質性測試的工作量。實務中常用的實質性測試程序如下：

（一）檢查支出憑證中的異常趨勢

過于集中地從同一家供應商購買商品，可能反映出不正常的商業依賴。如果該供應商提高價格或不按期交貨，就會給公司造成巨大損失，這也可能存在舞弊行為：采購員或其他管理人員接受了該供應商的高額回扣。存在大量的小額交易的供應商則說明采購程序的效率不高。一項對美國多家公司的調研顯示：IT環境下，一筆采購訂單的處理成本為50—125美元，可見減少與公司做生意的供應商數量就可直接節省交易處理成本。管理層應該考慮減少供應商的數目，增加每次的訂貨品種和數量，以減少訂單的數量。這種現象也給審計人員一個信號：采購程序中的有效供應商方法沒有被采用。

審計人員可以使用ACL軟件的分層和分類功能找出和應付賬款支付程序有關的各種特點和異常現象，生成各種累加報告。例如，某公司第一份累加報告給審計人員提供了一個關于采購過程的總體印象：78%的付款憑證的交易額之和僅占同期交易總額的15%；第二份累加報告則顯示了與單個供應商相關的商務活動：公司中超過53%的交易是和同一家供應商進行的，而其他大多數供應商的交易額只占總交易額的很小部分。

（二）檢查發票價格的準確性

比較供應商發票上的價格和原始采購訂單上的價格，是為了測試準確性認定。實際價格和預期價格間的巨大差異可能是因為雇員在授權付款前沒有檢查相關文件，或在處理價格差異時，應付賬款部門人員超越了他們的權限。

使用人工方法，只能對一個會計期內處理的數以千計的發票中的一兩百張樣本進行檢查，因此審計人員通過比較發票價格和采購訂單價格來確認價格準確性時，只能用抽樣方法。IT環境下，通過ACL的連接功能，將付款憑證文件和采購訂單文件中的數據連接起來才能進行比較，審計人員可以對需要檢查期內的文件中所有發票的價格進行檢查。

實務中，ACL生成的輸出文件可能非常大，直接瀏覽這些文件，尋找差錯費時費力，因此審計人員常常使用過濾功能，過濾掉所有訂單金額和實際金額相同的記錄，只剩下價格有差異的記錄；再結合ACL的其他功能，審計人員可以分析記錄價格的總差異，并對其重要性作出判斷。

三、存在與發生、權利與義務認定的測試

對已授權的采購訂單，只要從有效供應商處接收到存貨就意味著債務的發生。但是，很多公司的會計信息系統在收到供應商的發票時，才確認債務，并記錄為一項應付賬款。供應商發票經常落后于商品的接收，通常情況下，債務實現和確認之間的時間差不會影響財務報告。但在每個會計期末時，收到存貨的供應商發票通常要到下個會計期才能收到，也就有可能沒有包括在應付賬款賬戶中，審計人員應相應調整債務記錄。

（一）查找未記錄債務

查找未記錄債務涉及付款憑證文件和驗收報告文件。在一個會計期內，每條存貨驗收記錄都應該與相應的付款憑證文件中的記錄相符。審計人員再次使用連接功能，將采購訂單文件和驗收報告文件連接起來。兩個文件的連接需要以同一個關鍵字排序，即采購訂單號。因為付款憑證文件已經按照采購訂單號排序了，所以排序后的文件也可用于這項測試，只有驗收報告文件需要按照采購訂單號重新排序。

此時的輸出文件中只需含有與主文件（驗收報告文件）中不相符的記錄清單，即那些審計人員試圖確認為沒有被記錄為債務的驗收報告記錄。如果輸出文件不為空，即表明存在與驗收報告文件不相符的采購訂單文件記錄，審計人員必須檢查和判斷是否對應付賬款余額做了適當調整。

（二）查找未授權支付憑證

對于應付賬款高估的風險，審計人員應選擇付款文件為主文件，驗收報告文件為從屬文件，重新連接，輸出文件為公司沒有付款憑證對應的存貨驗收記錄。這可能意味著付款的批準只是基于收到供應商的發票，而沒有檢查訂購的貨物是否已經驗收入庫。沒有驗收記錄的付款憑證可能隱含一個舞弊，或者當內部控制環境較差時，對同一筆采購重復付款。

（三）檢查向供應商重復付款

據調查，全美因為同一筆采購業務重復付款而造成的損失，每年高達數千萬美元。出現故障的會計信息系統、計算機程序、數據輸入錯誤和授權控制失敗通常會造成重復付款。這偶爾也可能是因為不誠實的供應商對同一次購買發出兩份不同編碼的供應商發票，繞過內部控制造成的。有的供應商發出多聯同一發票，或是在發票的號碼后添加一個字母，以形成不同的發票。使用ACL軟件的重復功能，審計人員能在大批的發票記錄中查找相同編碼或相同金額的發票記錄。

雖然任何一個或幾個字段的組合，都可以用來測試重復的發票記錄，但是審計人員必須理解各文件之間的數據傳遞關系，才能從結果中分析出有用的結論。例如，每一條付款憑證記錄都是為單一供應商發票的付款而簽署的，每一條發票記錄都只和一個采購業務相關。同一個采購訂單號值在付款憑證文件中一般不應該對應兩個以上的記錄。如果輸出文件顯示：除了幾條無序記錄以外有兩條發票記錄的采購訂單號相同，這時，審計人員需詢問經管人員，做進一步的檢查。結果可能是付款憑證開錯、作廢而后重新開具造成的，也可能是重復付款。

綜上，IT技術與企業信息系統建設使得傳統的審計程序和手段都發生了深刻的變化。在采購付款流程中，數據獲取方式，準確性和完整性認定，存在與發生、權利與義務認定及其測試程序都呈現出各自的特點，這對當今審計工作者提出了新的要求和挑戰，也揭示了今后審計研究與發展的一個方向。

【主要參考文獻】

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在現代企業中，采購占據著至關重要的地位。它不僅關系著企業生產是否能夠順利開展，更關系著企業利潤的大小。但是，由于各種各樣的原因，當前企業采購都或多或少存在一定的問題，為了防范這些風險的發生，使采購順利的、健康的進行，現代企業必須加強對于采購的審計。

一、采購審計的含義

所謂采購審計，是指對于整個采購過程的系統的審查、監督，這個過程從采購規劃制定開始，直到采購合同的管理為止。采購審計的目的是為了加強對于本項采購的監督，使采購可以健康、順利的開展，并借此總結出可供其他采購項目借鑒的經驗。

具體來說，采購審計又分為廣義的采購審計和狹義的采購審計，狹義的采購審計是指物資采購審計，即組織企業內部的相關審計機構和人員根據相關法律法規、國家政策或者其他標準的要求，依據一定的流程或者方法，對企業負責物資采購的部門與環節的各種活動等進行獨立的監督、評價的活動。廣義的審計則是包括物資采購審計、合同審計甚至基建審計在內的全方位的審計活動。

一般來說，物資采購審計的內容主要包括制訂采購計劃、物資采購詢價、供應商的選擇、合同的評審、物資的驗收入庫等環節。

二、現代企業物資采購審計的過程審計

物資采購審計的過程審計貫穿于采購的各個環節，從采購計劃、采購價格、物資供應商的選擇，甚至于物資質量的檢查、驗收、物資、入庫等都要加強審計，以防范一切可能發生的風險，加大對風險的控制。

（一）采購計劃的審計

有效科學的采購計劃可以使得企業的資金得到最有效的利用，發揮最大的功能，而失敗的采購計劃則有可能導致企業的危機。因此，加強對于采購計劃的審計，以確保其科學至關重要。至于如何確定采購計劃的科學合理性，則要從下面兩個方面入手：依據企業采購部門的采購計劃以及實際的采購合同簽訂狀況、企業生產用量和物資庫存來制訂一個企業物資周轉的周期表；測算采購計劃和實際的采購合同之間存在的差別，并找出這些差別存在的原因。

（二）采購價格的審計

對采購價格進行審計，主要是確定每一種原材料是否有來自于不同供應商的價格對比，采購部門在制定價格時，是否已經做到貨比三家，甚至多家。只有在對比的基礎上，才能夠制定出最合理的價格。例如，深圳加工行業，他們的物資采購總監就曾經說過這樣一句話，他們幾乎試用過中國市場的所有的有關采購。

（三）供應商的選擇審計

選擇一個好的供應商，就像選擇了一個好的人生伴侶，對于企業的發展來說是相當重要的。但是現在的中國市場，供應商魚龍混雜，實力參差不齊。因此在采購時，加大對供應商選擇的審計是十分必要的。所謂供應商的選擇審計，是指對供應商的生產經營狀況、產品質量保證以及與之相關的企業的信用狀況、財務狀況等的考察。以確定供應商是否符合企業的產品質量要求或物資采購要求，以及國家標準。對于那些長期進行合作的供應商，則要每年進行評審，評審的內容主要包括物資的供應質量、供應時間是否及時、是否依法履行合同、履行合同率、價格水平、信用水平、合作態度和售后服務等環節。只有這樣，才能夠保證與供應商的合作順利開展，才可以最大程度的維護企業本身的利益。

（四）物資驗收入庫的審計

物資驗收入庫的審計主要包括以下環節：相關部門是否對于物資的收貨、入庫和發放過程有著嚴格的驗收控制；對于不符合采購要求的物資的調節、執行狀況的審計，主要審查相關部門對于已經發現的不合格產品是否進行了及時的記錄，是否及時的將情況反映給了供應商，以及供應商采取的處理方式；是否保存必須的成品存貨，以避免缺貨現象的發生；是否保持一定的原材料存貨，以滿足企業不斷增長的生產需求，或應對不時之需；是否與外部建立了穩固的契約關系，保證供貨渠道的穩定，降低原材料采購風險，減少不必要的成本支出。

除此之外，在物資采購審計的過程中結算審計，即采用復核審計法等方式，加大對于采購部門的資金結算情況的審計，以及付款審計，即針對預付款、應付款等對企業相關部門是否按照企業的規定，照章辦事進行的審計，也是十分重要的，是物資采購審計的過程審計的不可或缺的一部分。

三、結束語

現代物資采購中存在著很多的風險，這些風險的存在有些是自然原因造成的，比如自然災害造成的供貨條件的改變，運輸船無法到達，供貨不及時等，有些是人為原因造成的，比如采購人員對于市場的節奏把握不夠準確，采購異常、供應商不依法履行合約、供應商選擇不恰當等等。面對這一系列的風險，作為現代企業而言，自然原因我們不可避免，但是卻可以通過加強物資采購過程的審計的方式，降低人為風險的出現率，以保證企業實現最大的經濟和社會效益。

參考文獻：

[1]林紅，駱啟昱，韓偉東.淺析當前企業物資審計工作[J].中國商貿，2012（23）

[2]王曉燕.關于現代企業物資審計的探析[J].物資工程與管理，2010（06）

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監督風險的老方法巳不再有效。僅僅監控供應商的信用評級或者讓分析師對供應基地進行年度，甚至季度財務收支審計通常會忽略日常交易中的早期預警信號。在當前風云變幻的經濟環境之下，許多公司還沒有使用與之相適應的監督風險的方法。2009年11月，巴斯威爾(Basware)完成了一項跟蹤研究，闡明了全世界的CFO和CPO(首席采購官)們面臨的包括供應商風險在內的戰略問題和挑戰。有趣的是，在之前進行的“控制的成本”調查中，我們發現許多公司都錯誤地致力于識別他們供應鏈中主要的破壞性事件，卻沒有解決更小的、增量問題方面的更有可能發生的風險，比如供應商在產品質量和服務方面的偷工減料，或者努力用別的方式滿足客戶的需求。

削減成本“新標準”的現行經營方式加劇了未能實施持續供應商監管所引起的問題。目前，公司實施有效成本削減措施的急迫性超過了對長期投資的關注度。一些行業(比如汽車制造業)為了縮減短期開支正在與供應商進行艱難的談判，但是這些供應商需要確保收支相抵。當供應商被迫屈從不切實際的要求和顯著的價格下降時，他們的現金流、獲利能力，甚至生存能力都會受到影響。在對CFO和CPO的采訪中，我們發現他們大多都關注供應鏈方面因為不停的成本削減而導致的不穩定性，并且他們也正在努力采取措施使供應商在不受影響的情況下保持低成本，比如通過自動化提高效率。

財務和采購分離的風險

增加供應鏈風險的另一個因素是CFO和CPO之間的分離。財務部和采購部之間的矛盾主要集中于所有權問題、權限和透明度，在誰該負責的問題上以及誰應該擁有供應鏈所有權的分歧上缺乏清晰度。

對CFO和CPO來說，在他們不知道應收賬款(AP)和采購方面真正發生了什么，以及沒有接近財務價值鏈關鍵信息的通行證的情況下，而在解決供應鏈風險方面變得真正的有效率和有經驗是困難的。CFO和CPO需要實時觀察公司在多個領域，比如廠商、地區、貨幣和行業等披露的信息(比如現金流和供應基地方面的信息)。公司還需要一定的可視性來滿足法規和政策需要。沒有適當的可視性和一方對另一方的購買一支付功能的控制，公司不會注意到未記賬的負債，他們不會知曉錢花在哪些方面以及如何花的，并且他們也不能有效地管理開支和現金流。當采購部門擁有公司支出計劃的信息時，應付賬款就可以反映錢實際上是如何花的以及花在哪些方面，即支出管理計劃是如何實施的。只有在公司采購和應付賬款程序都可見的情況下，有關供應商風險的重要信息才是容易取得的。風險的預警信號可以從供應商在采購和應付賬款方面的表現識別出。例如現金流少的供應商可能有著較高的破產風險，會要求更短的支付期限以及為了讓買者提前支付而授予更高的折扣。

值得注意的是，雖然CFO認為供應商的穩定性是財務戰略中--的一個主要風險，但是他們并沒有充分認識到采購對保持組織財務狀況健康的價值。實際上，除了最小化風險以及確保供應商的穩定性，采購還能找到節省開支的方法，比如鞏固供應商、獲取數量優惠和提前付款折扣等等。舉個例子，一個公司可能同時有幾個供應商在提供同種商品或者產品，通過鎖定訂貨在少數幾個供應商，則可能協商出更好的總體價格以及更滿意的付款期限。

怎樣管理風險

許多世界級的公司能夠識別和管理供應鏈的風險，以下是對他們進行得最好的實踐的總結以及印地安那大學凱萊商學院經營管理專業副教授馬克弗洛里奇提出的有關如何有效控制風險的建議。

內部審計隊伍定位風險。內部審計員經常被許多職責壓得喘不過氣來。這些職責包括分析運營的有效性和財務報告的可靠性，防止和調查舞弊，確保財產的安全，以及遵守法律和規章。在如此沉重的職責壓力下，內部審計員通常會把供應風險放在比較次要的地位。然而對于一個內部審計組來說，在分析應付流程和供應商風險方面擔任一個關鍵角色是重要的。企業不應該認為供應鏈風險僅僅是采購、財務或者是經營方面的問題，因為它涉及到商業運作的許多領域一從基本的采購到IT共享服務的外包、人力資源和生產制造。通過建立一個采購一付款的平臺，采購部和財務部能幫助內部審計人員識別供應鏈上潛在的風險領域。他們還可以幫助識別出隱藏著不穩定性的供應商行為，比如強烈要求更短的付款期限，或者是給予更大的提前付款折扣。

打破財務和采購之間的障礙。只有通過戰略合作，這兩個部門才能做出對公司總體有益的決策。CFO和CPO在很多方面都有共性和相同的目標，比如縮減開支，監測和控制風險，巧妙得利用技術和過程以取得更大的透明度和更大的價值。CFO和CPO可以通過合作有效地削減開支，獲得關鍵的可見性和控制，減少潛在的債務。在購買一支付整個循環過程中透明度高的企業最有能力管理和監測風險，并且從經濟衰退中脫離出來進入最佳狀態。打破CFO和CPO之間的障礙可能具有挑戰性，但以下幾條建議可以讓這兩個部門有效地聯合起來解決供應商風險和其他關鍵問題：

創立一個大股東的指導委員會，這個委員會主要負責協調和關注購買一支付過程的合作。讓財務經理、采購經理、CFO、CPO等中高級管理人員加入這個委員會是非常重要的。

明確委員會要達到標準的和目標。根據目標分配角色和任務，并定期開會以檢查進展情況。

確保所有花銷、供應商、付款和其他相關的即時數據對每個人都可見。當主要的財務決策制定者對花銷和采購一付款的流程有著既獨特又統一的見解時，他們便能識別出重要問題和關鍵領域，從而制定出更好的財務決策。

根據之前的研究，自動化水平越高的公司財務和采購之間的融合性越好。

使整個財務價值鏈可見。企業正在運用自動化方法使購買一支付流程可見，這種方法包括收集相關信息(通常來自ERP和財務系統)，和在這些相關信息基礎上進行分析、報告和決策。如果從購買計劃到結賬等與企業支出相關的所有方面都可見，就能通過數量折扣和其他活動來識別出自己的支付習慣和發現削減支出的機會，同時還可以通過觀察供應商的行為跡象來識別潛在的風險。

采購一支付的自動化流程――從供應商選擇、合同管理、購買、供應商協作到自動計價――提高了信息的可見性，并且使財務和采購方面的專家能及時獲得準確一致的信息。自動化除了有助于企業監測、管理和改善供應商關系之外，還能幫助企業管理開銷、現金流和營運資金。企業通過觀察購買和發票信息來識別供應商在

質量和交貨方面任何潛在的變化，并依照這些信息調整支付和其他條款來幫助有需要的供應商。

積極尋找供應商的行為跡象。如果財務價值鏈可見，可以通過分析供應商的行為動態來預測風險。根據度量的標準，諸如潛在的質量問題或供應商績效問題亮起的紅燈就可預見。使用自動化系統可以根據設計好的KPI來收集行為問題方面的信息，比如采取折扣的趨勢、支付條款的變化、交貨日期、交付準確數量和質量的貨物、在發票到期之前頻繁催款等行為問題；使用自動化系統可以審核帶有印花的供應商運輸票據――把訂單同零售商實際運送到倉庫的貨物以及他們實際上簽單的貨物進行比較。供應商行為動態方面的信息會讓公司對他們日常的財務狀況有更好的了解。把這些信息同財務和銀行數據結合起來，就會獲得任何問題的早期預警信號。

對供應商進行排序。確定哪些供應商是經營中最重要的。例如負責大部分訂貨的供應商和提供關鍵商品和服務的供應商。一旦對供應商進行了排序，就能確定如何同頂級供應商保持伙伴關系來支持公司業務的穩定。

篇（5）

中圖分類號：F239.4　文獻標識碼：A　文章編號：1672-3198(2009)10-0172-02

1　對物資供應企業績效內部審計應遵循的原則

據現代供應管理運行機制的基本特征和目標，供應企業績效評價指標應該能夠恰當地反映供應企業整體運營狀況，而不是孤獨地評價某一供應商的運營情況。

傳統的企業績效內部審計主要是基于部門職能的績效評價指標。為了科學、客觀地反映供應企業的運營情況，應采用與之相適應的供應企業內部審計方法，并確定相應的績效內部審計評價體系。為了建立能有效評價供應企業績效的指標體系，應遵循如下原則；

(1)應突出重點，要對關鍵績效指標進行重點分析。

(2)應采用能反映供應企業業務流程的績效內部審計體系。

(3)企業內部審計體系要能反映整個企業的運營情況。

(4)應盡可能采用適時分析與評價的方法，要把績效度量范圍擴大到能反映供應企業適時運營的信息上去。

(5)在衡量供應企業績效時．要采用能反映供應商、生產部門之間關系的績效評價指標，把內部審計的對象擴大到與供應企業相關的部門和企業。

2　物資供應企業績效內部審計指標體系

2.1　物資供應企業績效內部審計的一般性評價指標

(1)產銷率指標。

產銷率是指在一定時間內已銷售出去的物資與已采購的物資數量的比值。該指標反映供應企業在一定時間內的產銷經營狀況，其時間單位可以是年、月、日。該指標也反映供應企業資源(包括人、財、物、信息等)的有效利用程度，產銷率越接近1，說明資源利用程度越高。同時。該指標也反映了供應企業庫存水平和產品質量，其值越接近1．說明供應企業成品庫存量越小。

(z)平均產銷絕對偏差指標。

該指標反映在一定時間內供應企業總體庫存水平，其值越大，說明供應企業成品庫存量越大，庫存費用越高。反之，說明供應企業成品庫存量越小，庫存費用越低。

(3)產需率指標。

產需率是指在一定時間內，供應企業已采購的物資數量與其用戶對該產品的需求量的比值。

該指標反映上、下層企業之間的供需關系。產需率越接近1，說明上、下層企業之間的供需關系協調，準時交貨率高，反之，則說明下層節點企業準時交貨率低或者企業的綜合管理水平較低。

(4)供應企業總運營成本指標。

供應企業總運營成本包括供應企業通訊成本、供應企業庫存費用及企業外部運輸總費用。它反映供應企業運營的效率。具體分析如下：

①供應企業通訊成本包括通訊費用，如EDI、因特網的建設和使用費用；供應企業信息系統開發和維護費等。

②供應企業總庫存費用包括各企業物資庫存費用、在途庫存費用。

③供應企業外部運輸總費用各等于供應企業上下層之間運輸費用總和。

(5)供應企業服務產品成本指標。

供應企業所服務對象的產品成本是供應企業管理水平的綜合體現。根據核心企業產品在市場上的價格確定出該產品的目標成本，再向上游追溯到各供應商，確定出相應的原材料、配套件的目標成本。只有當目標成本小于市場價格時，各個企業才能獲得利潤，供應企業才能得到發展。

(6)準時交貨率是指下層供應商在一定時間內準時交貨的次數占其總交貨次數的百分比。供應商準時交貨率低，說明其協作配套的生產能力達不到要求，或者是對生產過程的組織管理跟不上供應企業運行的要求；供應商準時交貨率高，說明其生產能力強，生產管理水平高。

(7)成本利潤率是指單位產品凈利潤占單位產品總成本的百分比。

在市場經濟條件下，產品價格是由市場決定的，因此，在市場供需關系基本平衡的情況下，供應商生產的產品價格可以看成是一個不變的量。按成本加成定價的基本思想，產品價格等于成本加利潤，因此產品成本利潤率越高，說明供應商的盈利能力越強，企業的綜合管理水平越高。在這種情況下，由于供應商在市場價格水平下能獲得較大利潤，其合作積極性必然增強，必然對企業的有關設施或設備進行投資和改造，以提高生產效率。

(8)產品質量合格率是指質量合格的產品數量占產品總產量的百分比，它反映了供應商提供貨物的質量水平。

質量不合格的產品數量越多，則產品質量合格率就越低，說明供應商提品的質量不穩定或質量差，供應商必須承擔對不合格的產品進行返修或報廢的損失，這樣就增加了供應商的總成本，降低了其成本利潤率。因此．產品質量合格率指標與產品成本利潤率指標密切相關。同樣，產品質量合格率指標也與準時交貨率密切相關，因為產品質量合格率越低，就會使得產品的返修工作量加大，必然會延長產品的交貨期，使得準時交貨率降低。

2.2　物資供應企業績效內部審計的具體性評價指標

采購績效評估的指標應以“5R”為核心，即適時、適質、適量、適價、適地，并用量化指標作為考核之尺度。

2.2.1　時間績效指標

由以下指標考核時間管理績效：

(1)停工斷料影響工時。

(2)緊急采購(如空運)的費用差額。

對停工斷料影響工時的內部審計要注意停工斷料影響工時給企業帶來的損失。停工斷料影響工時所造成的損失來自兩方面，一方面是直接經濟損失，直接經濟損失表現在費用發生而沒有利益流入以及因停工斷料帶來的經濟補償；另一方面是間接經濟損失，因停工斷料使客戶對公司的信譽度產生影響，從而影響企業的市場占有率。

對緊急采購費用差額的內部審計主要關注對供貨商的選擇，對供貨商的選擇不僅考慮質量、價格、服務。還要考慮供貨商供貨時間的及時性，如果供貨商不能滿足及時供貨，企業需增加緊急采購費用，從而增加企業的費用支出。

2.2.2　品質績效指標

由以下指標考核品質管理績效：

(1)進料品質合格率。

(2)物料使用的不良率或退貨率。

通過對進料品質合格率及物料使用的不良率或退貨率的內部審計，可以評價供貨的產品質量及管理水平，從而為供貨商的選擇提供依據。

2.2.3　數量績效指標

由以下指標考核數量管理績效：

(1)呆滯物料金額。

(2)呆滯處理損失金額。

(3)庫存金額。

(4)庫存周轉率。

通過對呆滯物料金額、呆滯處理損失金額、庫存金額、庫存周轉率等指標的內郝審計可以評價企業有關部門自身的管理水平，從而為企業內部考核及提供管理水平提供依據。

2.2.4　價格績效

由以下指標考核價格管理績效：

(1)實際價格與標準成本的差額。

(2)實際價格與過去移動平均價格的差額。

(3)比較使用時之價格和采購時之價格的差額。

(4)將當期采購價格與基期采購價格之比率同當期物價指數與基期物價指數之比率相互比較。

通過對上述價格績效指標的內部審計可以對采購價格進行量化分析，從而為采購招標價格提供依據，實現采購價格效益最大化。

2.2.5　效率指標

其他采購績效內部審計指標有。

(1)采購金額。

(2)采購金額占銷貨收入的百分比。

(3)采購部門的費用。

(4)新開發供應產商的數量。

(5)采購完成率。

(6)錯誤采購次數。

(7)訂單處理的時間。

篇（6）

（一）采購的“5R”原則 “5R”原則是采購的最基本原則。“適價”（Right Price）指采購成本要合理；“適質”（Right Quality）指品質要符合標準；“適時”（Right Time）指及時供應，不斷料；“適量”（Right Quantity）指數量適中，不能太多，也不能太少；“適地”（Right Place）指就近采購，就近供應。值得強調的是企業對 “價”的理解要到位。“價”主要是指價格，但是更應該理解為總成本。總成本除了包括價格之外，還包括交易成本、物流成本、檢驗成本、持有成本、處置成本等。有時過分追求最低價格會造成其他成本的上升，反而使得總成本上升，企業利益受損。所以，企業在采購過程中，應綜合考慮影響總成本的各個環節，以追求總成本最低為目標。“5R”原則相互聯系和制約，采購過程中需要綜合考慮才可以有效管理采購活動，控制采購成本。只強調其中一部分都會造成企業采購活動的失敗，使得總成本提高。

（二）兩個更具操作性的采購原則 除了上述的5R原則，還有兩個更具操作性的原則也非常有利于采購過程的控制。

其一，重視采購部門并參與其中。企業要重視采購部門，從戰略性的高度看待采購。企業的管理者應該更多的參與和控制主要的采購活動，經常聽取采購部門的工作匯報，努力提高采購績效。同時，應該更早的讓采購部門參與進相關物資需求計劃的制定過程中來，給采購部門更充足的時間去選擇供應商、建立質量標準、談判價格等，確保以更合理的成本滿足企業的需求，使利潤最大化。否則，有時為了確保采購的及時性，使得采購的成本過高或質量無法得到保證，甚至造成采購活動失控。

其二，在采購過程中應用ABC管理法。在采購過程中應用ABC管理法就是按照材料的采購金額劃分材料的層次，將占累計金額6O～8O％的材料定為A類（項目屬一般最少，占20%左右）；將占累計金額為20～30％左右的材料定為B類；將其余的材料定為C類。在采購過程中，將主要力量集中在A類材料上，保證將最多的精力和資源用于最重要材料的采購上，使企業資源發揮最大價值。

二、設計并優化采購流程

（一）設計采購流程，保障采購活動的規范采購的基本流程一般是從使用部門提出采購需求開始，經過申請與審批，再由采購部門負責具體的采購活動，包括選擇供應商、談判或招標、簽約、執行合同等。企業可以在此基礎之上設計若干子流程，例如申請流程、審批流程、采購流程、訂單合同管理流程、驗收與付款流程、審計流程等，使基本流程更具操作性。

在設計流程時，有兩點需要特別注意：一是要全面考慮四要素，二是分離不兼容的崗位職責。所謂流程設計四要素是指事情、人、時間和標準。一般企業往往只考慮前兩個因素，即事情和人，基本做到了過程和具體步驟明確，責任部門和責任人明晰。但是這遠遠不夠，流程設計還要規定清楚限定時間和作業標準，即什么時間完成和做成什么樣。否則，再完美的設計也不能保證效率和質量。在流程設計時，要注意將不兼容的崗位職責分離，典型的不兼容職責為申請人、采購人、收貨人和付款人。最好的做法是四個職責完全分離，如果做不到，至少也要確保不能由同一人完成。同時要定期輪崗，避免利益同盟的形成。

（二）優化采購流程，提高采購效率并保證采購效果采購流程設計好之后，企業要在日常的運行中持續優化，不斷改進。通過流程的取消、合并、重排和簡化，用更少的步驟、更少的時間、更高的效率、更低的成本完成采購活動。

三、建立采購人員管理制度

（一）選擇采購人員重才更要重德 一個好的采購人員一定要具備好的人品、技能與知識，其中，人品是起著決定性作用的。采購人員隨時面臨大筆的金錢交易，如果不夠正直，很容易就會徇私。更何況供應商還會經常出于商業目的，以種種優厚的條件誘惑采購人員，如果經不住誘惑，就會被供應商牽著鼻子走，損害公司的利益。所以，在選擇采購人員時，一定要把人品放在首位。有了廉潔可靠的人品，再掌握一定的技能與知識，就會是一個稱職的采購人員。

（二）定期進行業務培訓采購是一項對技能要求很高的業務，比如商業知識、產品知識、談判技能、供應商管理技能等。企業應該定期或不定期對采購人員進行培訓，豐富其各項技能，幫助其在實踐中不斷總結經驗，更出色的完成采購業務。

（三）考核采購人員 對采購人員進行考核既可以調動工作積極性，引導正確的工作行為，又可以防止不良行為的發生。考核應該盡可能全面細致，可以設計兩套指標體系，即個人素質指標體系和業務水平指標體系。業務水平指標體系又可以分為已有業績評估和未來潛力評估，避免過分強調過去表現而忽略發展潛力。考核的核心指標應是最能體現采購人員貢獻的指標，主要包括準時交貨率、來料檢驗合格率、采購成本下降率和供應商管理效果等。評估完成之后，要將結果與采購人員的職業發展和薪酬緊密聯系，或給與晉升、獎勵，或維持現狀，或給與警告或辭退，以達到考核的激勵和監督作用。

（四）監督與制約機制 除了進行考核以外，內部輪崗和內部審計也是很好的監督和制約機制。內部輪崗指的是采購部門內部員工崗位分工的變化，這種制度既能夠有效防止腐敗，又有利于采購人員專業度的培養和提升。為避免采購人員的抵觸，企業應該將內部輪崗制度化，并事先就對采購人員說明。

對采購人員的內部審計是一種企業對采購人員參與的各個采購環節的自查行為，對采購流程的各個環節進行監督、檢查和評價。重要的審計項目包括采購計劃審計、供應商主體資質審計、合同簽訂審計（尤其是價格審計）、合同執行審計（比如質量監督）、款項結算審計等。而且，內部審計要以事前、事中審計為主，控制優于檢查。內部審計制度還會無形中對采購人員產生一種威懾力，使其維持良好的工作秩序，產生被動的自律行為，減少了腐敗的產生。

四、供應商的差異化管理

（一）供應商準入制度這是供應商管理的前提，是對供應商的資格認證。企業應該根據所需物料分別尋找潛在的供應商，然后成立專門的評選小組，由采購、生產、技術、質量、財務等部門人員組成，對這些潛在的供應商進行準入資格考核，包括書面調查、實地考察、產品認證等，最后評選結果合格的成為正式供應商，其他的作為候補供應商。

（二）供應商檔案 對符合準入制度的正式供應商要專門建立檔案進行管理。供應商檔案除了登記供應商的基本資料，如企業名稱、業務范圍、管理人員、聯系方式、地址等，還應有具體的業務資料，如產品名稱、品質等級、付款條款、交貨條款、銀行賬號、歷史評級等。企業的采購一般只在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并由專人管理。

（三）供應商的四分類與差異化管理 根據采購金額、采購品種和供應風險，企業可以將供應商分為四類，即一般型供應商、杠桿型供應商、瓶頸型供應商和戰略型供應商，然后針對不同種類的供應商采取差異化管理。

一般型供應商是指采購金額較小，供應風險很小的非生產性物資的供應商，比如辦公器材、低值易耗品、勞保用品等的供應商。企業與這種供應商的關系一般比較疏散，轉換代價也比較小，所以管理的要點是簡化采購流程，減少交易活動，用最簡單的方法采購。杠桿型供應商是指采購金額很大，供應風險卻很小的供應商，一般供應標準件，同質化程度和競爭性都很高。因為能提供相同或相似產品的供應商有很多，企業與此類供應商純粹是交易關系，所以管理要點是減少供應商數量，實行集中、批量采購，利用規模效應使杠桿作用最大化，最終實現采購成本最低。瓶頸型供應商是指采購金額不大，但是供應風險卻很大的供應商，其產品一般是非標準件，需要定制且處于壟斷地位。因為相同貨源不多，企業對此類供應商有一定的依賴性，所以管理要點是一方面保障現有供應商的供應，以降低風險為首要任務；另一方面全力開發有潛力的新供應商，同產品或替代產品都可以，以增加企業的談判砝碼，降低風險的同時控制成本。戰略型供應商是指采購金額很大，供應風險也很大的供應商，一般提供的是對企業至關重要的戰略性物資。企業與這種供應商的關系多是戰略伙伴關系，應該形成雙贏的長期合作模式。一方面企業可以從戰略性供應商那里獲得質量和交貨速度的保證，爭取更寬松的付款條件和更低的成本，另一方面企業要把戰略性供應商的業務視同自身業務的拓展，幫助供應商做的更好，必要時還可以犧牲短期利益與供應商共度難關。

五、靈活使用各種采購手段

（一）招標采購 招標采購的突出優點就是可以通過投標方的相互競爭，降低采購價格，甚至可以實現采購總成本最低化。另外，招標采購還可以規范采購行為，獲得更多服務并開發更多潛在的供應商。招標采購的兩種常見方式是公開招標和邀請招標，企業應綜合考慮競爭性和效率進行選擇。為了保持成本的控制，至少應該保證A類材料每年競標一次。

（二）集中采購與電子采購集中采購與分散采購相對應，指通過將所有采購職能集中到采購部門，這已經成為一種采購趨勢，其優點主要是利用規模效應降低成本。集中采購有三個層次，分別是向采購部門集中、某一產品向單一供應商集中和不同產品向單一供應商集中。集中采購的層次越高，難度越大，但是對于成本的節約、質量的保證、供應商的管理都更加有利。集中采購的最大不足是效率較低，可以通過電子采購進行彌補。電子采購可以實現采購流程的簡化、與供應商的信息共享，最重要就是有效控制成本。

（三）全球采購隨著經濟全球化的推進，全球采購也隨之成為一種采購的發展方向。企業可以借助網絡等技術平臺，充分利用全球資源，尋求最低成本。但是由于全球采購會存在匯率變動帶來的損失、交易費用、進口稅費、交貨期延長等隱性成本，所以企業在進行全球采購時要全面考慮各成本因素，以總成本最低為最終目標。

（四）其他降低采購成本的方法 還有一些采購手段可以降低成本，比如聯合采購、第三方采購、延長付款時間、包裝和運輸的再設計等，企業可以權衡利弊，靈活使用。

六、持續關注采購中的質量改善

質量因素對采購成本的影響是至關重要的。來料質量好，采購方檢驗、退換貨和供應商管理成本就低，采購總成本就少。更進一步講，采購方生產效率和產品質量就高，產品不合格率就低，生產成本就少。在采購“5R”原則的第二條“適質”就是關于質量的，供應商管理的準入制度也是希望通過資格認證使得產品質量有所保障。除了這兩點意外， 采購質量要想得到持續改善， 還需要強調以下幾點：

（一）采購標準明確 采購方每一次采購之前都要確定自己的需要究竟是什么，這是采購活動的前提。決定好需求之后就是要向供應商準確詳盡的描述該需求，在雙方確認溝通無誤時，再正式進行采購。

（二）供應商的早期參與 保證采購物資質量的一個很好的辦法就是讓供應商盡早參與進企業的產品開發設計過程，當供應商對企業產品有更深的了解之后，會更有能力提供高質量的材料及服務；而且供應商一般對于供應市場也有很深的認識，可以提供意見幫助改進產品。

（三）做好檢驗工作，逐步實施免檢 檢驗工作是判斷質量是否合格的必要途徑，尤其是對于新的供應商，檢驗工作更要反復強化。隨著供應商質量的改善，企業可以逐步減少來料檢驗的頻率，最終實施免檢，這樣就可以大大降低檢驗成本，而且還會縮短采購周期。但是免檢不是不檢驗。為了避免免檢可能帶來的質量風險，企業可以關口前移，把質量檢驗前移到供應商的生產過程中去，駐廠輔導、飛行檢查都是很好的方法，必要時還可以輔以懲罰性條款。

篇（7）

中圖分類號：F239 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0112-01

大額采購是指以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取單位價值或批量價值金額較大的貨物、工程和服務的行為。它可以通過批量采購節約支出，還可以通過招標等集中采購方式，改變過去分散采購下的“暗箱操作”，增加透明度，實現廉政的目標。但是大額采購要實現這些目的，除了要有一套行之有效的管理機制外，還需要完善的監督機制，使物資采購開支不僅合理、合法，而且經濟有效。本文就大額采購審計的內容及審計程序和方法等問題略作分析和探討。

一、抓好大額物資采購內部控制

首先，對大額物資采購內部控制制度進行評審，主要審查大額物資采購內部控制制度的健全性、合法性和請購、詢價、談判、采購、驗收、付款等關鍵環節控制措施的嚴密性、操作性。大額物資采購內部控制制度不能存在盲區，對采購頻繁、需求量大的，應該把采購項目起點金額調低，補充制定集中采購物資目錄，使內部控制制度全面覆蓋大額物資采購項目。其次，對大額物資采購內部控制制度執行的有效性進行審查。第一步，審查大額物資采購項目的程序文件，通過檢查、函證等方法，驗證文件記錄的真實性以及是否存在先采購后補辦手續的問題；第二步，審查是否存在已入賬但未按程序執行采購的大額物資項目；第三步，審查是否存在虛構事實或化整為零的大額物資采購項目，逃避招標投標及監督；第四步，審查監督記錄及監督效果。

二、對采購程序的環節開展審計

首先，抓住采購計劃的編制和審批環節，對采購計劃編制依據、計劃審批程序、采購方式、供應商選擇等運作程序的規范性進行審計。一是審查項目是否有計劃，計劃是否經過大額物資采購委員會審核和局領導批準；二是審查是否有預算，預算是否得到批復；三是審查采購方式是否恰當、是否符合大額物資采購管理的相關規定，；四是審查供應商的確定是否合理、合規，是否經過招標或競爭性談判程序且同質低價，采用唯一供應商采購方式的理由是否客觀、真是。其次，抓住詢價和談判環節，對采購方式、供應商選擇等運作程序的規范性進行審計。一是審查詢價小組的組成是否合規；二是審查詢價的范圍是否合理；三是審查供應商資質是否達到要求；四是審查報價記錄是否完整清晰、便于比價；五是審查談判程序是否合規、真是，報價信息是否保密等。第三，抓住采購合同審簽環節，對合同的合法性、風險性、完整性進行審計。一方面要注重對合同本身的審查，即查看合同的條款是否完備、合法，合同的內容是否達到雙方均衡受益，有無損害需求方利益的條款。同時也要注意有無明顯不利于供應商的條款。如果存在這些現象，就應考慮進行延伸審計，查明原因，看是否有人情交易、權錢交易等其他的情況存在。另一方面，要注重對合同執行情況的審計，審查有無擅自變更或者終止合同的情況，審查采購管理委員會在發現合同履行將損害國家和集體利益時是否及時按程序終止合同的執行。違約時，審查違約原因，并追究過失部門及人員的責任。第四，抓住采購計劃的執行環節，對采購價格、質量、數量、票據、付款等進行審計。一是審查發票及附件是否真實、合法、完整；二是審查發票數量是否與驗收單、發貨單及合同相符，如果存在變更是否經過采購管理委員會批準；四是審查商品質量是否有質檢報告或產品合格證；五是審查付款情況是否按合同約定付款，付款的申請、支票開具、辦理結算、記賬是否由不同部門的不同人員擔任，是否存在重復付款或多付貨款現象；六是審查供應商名稱是否與談判記錄相符。

三、對大額物資采購審計的一些體會

（一）營造環境是關鍵。有人認為采購審計是重復勞動，已做過詢價，何必再審查。凡此種種都不利于大額物資采購審計工作的順利開展，應提高對權力制衡、審計監督、管理規范等重要性的認識，建立一種自覺接受審計、接受監督的審計文化、監督文化，營造良好的環境。

（二）人員技術是基礎。因為市場行情變快、價格差異大、產品種類繁多、選擇余地大，另外不同規格品牌產品的穩定性、售后服務、部件配置、保修期等差異大、信譽度不同，所以，大額物資采購審計工作難度大、技術要求高。在產品性價比方面，審計人員對產品性能、市場價格沒有全面的了解，很難說服別人；對高科技產品，審計人員沒有相關的專業技術和知識，詢價和審計都難以開展。因此，大額物資采購審計對專業技術知識以及審計技術手段等提出了更高的要求。

篇（8）

關鍵詞：企業采購；風險；規避

Key words: enterprise procurement；risk；avoid

中圖分類號：F274 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2010）33-0084-01

1采購風險的產生與類別

1.1 采購風險產生原因包括：①貨物不符合訂單要求、呆滯物料增加；②供應商群體產能下降導致供應不及時；③預測不準導致物料難以滿足生產要求或超出預算；④采購人員工作失誤或和供應商之間存在不誠信甚至違法行為。

1.2 采購風險的類別①內部風險：計劃風險、合同風險、驗收風險、存儲風險、責任風險；②外部風險：合同欺詐風險、價格風險、質量風險、技術進步風險、意外風險。

2企業采購中風險防范的措施

2.1 全過程的審計采購全過程的審計是指從計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。審計重點是對計劃制訂、簽訂合同，質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的審計監督，以防止舞弊行為。

2.2 物料需求和計劃的審計審查建筑企業采購部門物料需求；物資采購計劃的編制依據是否科學；調查預測是否存在偏離實際的情況；計劃目標與實現目標是否一致；采購目標、采購數量、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃是否有保證措施。

2.3 招標與簽約的審計依法訂立采購合同是避免合同風險，防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎。首先，要對采購經辦部門是否履行職責進行審計。審查采購經辦部門和人員是否對供應商進行調查，包括供貨方的生產狀況、質量保證、供貨能力、建筑企業經營和財務狀況。每年是否對供應商進行一次復審評定，所有供應商都必須滿足ISO9000標準要求，考評主要指標是對每年所執行的合同情況。如供貨質量，履行合同次數，交貨準時率，來料批次合格率，價格水平，合作態度,售后服務等進行評審，是否在全面了解的基礎上，作出選擇合格供應商的正確決策，使合同建立在可行的基礎上。物資采購招標是否按照規范的程序進行，是否存在違反規定的行為發生。

其次，要對合同中規定的品種、規格、數量、質量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結算方式等各項內容，按照合法性、可行性、合理性和規范性等四個標準，逐一進行審核。

2.4 合同匯總及信息反饋的審計當前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此，建立合同臺賬、做好合同匯總，是加強合同管理，控制合同風險的一個重要方面。審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統一編號是否規范，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。

2.5 合同執行的審計審查合同的內容和交貨期執行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴格按合同規定付款。如有與合同不符的情況，是否及時與供方協商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關合同執行中的來往函電、文件都進行了妥善保存，以備查詢。審查物資驗收工作執行情況，是否對物資進貨、入庫、發放過程進行驗收控制。對不合格品控制執行情況審計，審計物資管理部門是否對發現的不合格品及時記錄。還應重視對合同履行違約糾紛處理的審計。審查采取“零庫存”策略的建筑企業，是否保持一定的生產成品存貨以規避缺貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產需要；是否建立牢固的外部契約關系，保證供貨渠道穩定，規避風險，降低成本。

2.6 績效的審計應督促相關部門建立合同執行管理的各個環節的考核制度，并加強審計檢查與考核，審查是否把合同規定的采購任務和各項相關工作轉化成分解指標和責任，明確規定出工作的數量和質量標準，分解、落實到各有關部門和個人，結合經濟效益進行考核，以盡量避免合同風險的發生。

2.7 規模和范圍努力拓寬采購規模和范圍，實現采購創新，降低建筑企業采購成本，降低采購風險。根據規模經營和效益理論，適度規模的采購才能更有效地降低成本和降低采購的風險。

3采購風險應對策略

3.1 注重手段任何事物都有風險，采購風險歸根結底，是可以通過一定手段和有效措施加以防范和規避的。主要的手段有：做好年度采購預算及策略規劃；慎重選擇供應商，重視供應商的篩選和評級；嚴格審查訂貨合同，盡量完善合同條款；拓寬信息渠道，保持信息流暢順；完善風險控制體系，充分運用供應鏈管理優化供應和需求；加強過程跟蹤和控制，發現問題及時采取措施處理，以減低采購風險。

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物料管理是藥品質量管理體系中重要的組成部分，《藥品生產質量管理規范（2010年修訂）》[1]對物料管理進行了詳細的要求，本文僅從物料編碼、物料的質量控制、物料供應商的評估等方面，對物料管理進行了闡述。

1 物料編碼的建立

建立物料代碼的目的就是能夠正確區分物料,防止誤用,物料代碼在企業內部應具有唯一性。企業內部不同的物料應當建立不同的編碼,同一種物料不同的規格(或標準)也應當建立不同的編碼,如同一種原料,注射級和口服應建立不同物料代碼。在實行ERP管理的企業,物料代碼可進行統一管理，物料代碼可與財務、質量標準、生產工藝中進行統一,確保正確使用。可按照原料、輔料、包裝材料等分類進行編碼，確保編碼的易識別性。

2 物料的質量控制

隨著國家對藥品質量的嚴格要求,致使產品的質量標準也在不斷與國際接軌。從中國藥典2010版的實施就可以看出來,很多產品質量標準有了質的飛越。隨著產品質量標準的提高可能會導致對產品物料要求的提高甚至是影響工藝發生產化。原輔料的晶形、粒度、雜質、殘留溶劑等對產品質量的影響,隨著質量標準的提高將會更加顯現出來。企業應在滿足法定標準的前提下, 在對工藝、最終產品標準的詳細研究基礎上,找出影響質量的物料本質屬性,制定適合的內部標準。這就是內部標準。內部標準建立應盡可能細化及檢測,必要時可以建立實物標準。對于固體制劑原輔料內控標準制定時重點考慮原輔料的晶型、粒度，對于無菌制劑，除重點關注以上兩個方面時還應考慮原料的微生物及細菌內毒素。

生產使用前傳召內控標準進行檢驗外，還要建立控制曲線，對質量標準中的關鍵指標的檢驗數據進行趨勢分析，通過趨勢分析，確定物料質量的波動情況。在對指標的趨勢分析的同時，也要關注其他一些變化，如圖譜中是否出現了新的雜質峰，或者是某些雜質峰出現異常的，因為這些變化可能在在分析指標上不會顯現出來，但可能會顯示出物料質量或工藝發生了明顯的變化，可能存在潛在的危險。

3 物料供應商的評估[2]

供應商對物料的質量起著決定的作用，對供應商的科學評估，就是反映出供應商對物料綜合管理能力,以實行供應商的差異化對待。對物料供應商的評估可以通過現場審計及日常使用情況綜合評估兩種方式來評估。

現場審計是最直接最有效的評估方法，能夠真實了解供應商對物料的質量保證能力。現場審計時應選擇有經驗的審核員，應重點審計供應商的質量管理體系、質量控制、物料管理、生產管理、顧客服務等方面，審計過程中對設備設施能否滿足生產檢驗要求、質量管理體系中是否涵蓋了變更、偏差、風險管理、投訴處理等內容應重點檢查，審計的目的就是要確認供應商能否持續、穩定的提品，同時確認供應商能夠滿足企業的要求。

日常使用情況綜合評估企業應定期進行，可從供應商的價格、供貨及時性、產品質量的符合性、投訴處理、顧客服務等幾方面進行評估。綜合評估一般每年一次，評估時可更據使用情況，實行“打分制”。對評估指標分值的計算，應制定出詳細的管理規定，要把握科學、公平、數據化的原則。對于評定的結果要及時反饋給供應商，便于不斷改進。評分可按照下表進行：

表1：供應商評估分值表

物料管理是企業日常生產中的一項重要活動，只有建立了科學的物料管理體系，才能將物料引發的質量風險降到最低，從源頭上對最終產品質量起到保證作用。

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中圖分類號： TU71 文獻標識碼： A 文章編號：

引言：物資管理是企業管理中不可缺少的組成部分,企業物資管理是指對企業生產過程中所需各種物資的計劃、采購、運輸、倉儲、保管、使用等進行計劃、組織和控制,合理解決物資供需之間存在的時間、空間、數量、品種、價格以及質量等方面的矛盾,銜接好生產各個環節,確保生產順利進行,實現物流合理化和效益最大化。現代企業物資管理以其運行質量、流通速度、有效管理和降低成本成為企業增加效益的“第三利潤源泉”。因此,加強企業物資管理,提高物資管理水平,實現物流合理化和效益最大化,對于增強企業市場競爭力,降低生產成本,加快資金周轉,提升企業經濟效益具有十分重要的意義。

一、明確指導思想,健全管理機制

首先,明確物資管理工作的指導思想,即“一個中心、兩個基本要求”。一個中心:以確保安全生產、提高企業整體經濟效益為中心。兩個基本要求:一是要充分發揮物資主渠道作用,實行統一采購,統一倉儲,統一配送,統一調度,確保生產供應;二是要按市場經濟規律辦事,搞好對外經營,積極參與市場競爭,向企業外部要效益,不斷提高企業經濟實力和社會競爭力。其次,本著高效、通暢、合理的原則,按照專業化、規模化的要求,建立高度集中統一的物資管理體制。第三,堅持“供、管分離”的原則,設置專門的物資管理機構和專業化的物資公司,形成供管制衡的約束機制。

二、確定企業物資管理審計目標的方法

審計目標的確定是通過對公司物資管理內部控制現狀的審計，評價物資管理內部控制的充分性和有效性程度，發現、分析物資管理內部控制方面存在的問題和控制弱點，提出解決問題的辦法和建議，提供給公司領導和有關部門，以進一步規范公司的物資管理工作。審查的范圍包括電子商務部、財務處、各二級單位的原材料、材料、備件、低值易耗品等物資。測試物資管理充分性和有效性的對象包括物資采購、驗收、儲存和領用各環節。為了滿足專業要求，確保審計效果，將公司設備處、電子商務部和財務處有關人員作為審計組成員，參與全過程審計。

三、確保企業物資管理充分性和有效性的途徑

(一)選擇合適的企業審計標準

審計標準的選擇必須要科學、合理、適用，以下法規或者規定可以作為石化企業的審計標準：現有的針對企業的內部控制法律法規、上級主管部門頒布的有關規范、行業自定的規范、企業自己制定的有關規范。

(二)選擇合理的內部控制測試方式

內部控制測試能夠發現企業物資管理中存在的問題和不足。主要的測試方式可以采用：詢問管理人員 、檢查物資管理記錄 、查看其它有關資料、檢查內部控制管理報告、查看有關的交易憑證和業務記錄等。

(三)明確物資管理的內部控制重點

物資管理內部控制重點的明確的前提是了解該企業物資管理的各項弱點和關鍵環節，而后據此找出內部控制的重點。具體途徑如下：首先檢查物資管理是否存在關鍵環節； 其次有關的監督和檢查措施是否執行；最后分析假若以上監督和檢查措施失效之后，是否具有其他的后備方案或者彌補措施。

四、完善企業物資管理內部控制的措施

(一)構建完善的物資新舊更替管理機制

對大的備臺、備件要實行以舊換新，并進行備查簿管理，納入物資臺帳管理的范圍；在廢舊物資的處理方面，應加強各主管部門間的協調與溝通，保證物資處理的及時性。 以后施工過程中產生的剩余物資應嚴格按財務制度的規定及時予以處理，并沖減工程成本，避免形成賬外物資。

(二)簡化程序 ，強化領料單據管理

物資領料單的傳遞程序、手續仍比較繁瑣，應予以簡化、順暢。 重視對各類領料單據的管理，應分類編號，妥善保管，嚴格控制，未經授權不得接觸。

(三)構建嚴格的責任追究制度加強對材料、備件領用管理及考核，對寬打窄用，造成物資壓、毀損和浪費超過一定額度的，要實行責任追究。

(四)實現企業庫存管理的科學化

如果企業的倉庫當中存有大量的物資，不僅會占用企業大量的流動資金，還會增加企業的管理成本，同時也容易產生物資浪費和物資流失的問題。因此，可以借鑒“零庫存”的有關念，對企業所需的各種原料、備件等進行科學的規劃，根據企業的需求能力來進行物資采購，優化企業的物資管理，控制物資管理成本。

五、企業物資管理后續審計的積極意義

在審計完畢之后，一定要認真落實各項內部控制和審計的成果，否則以上措施便成為了走過場的形式主義， 既因此浪費了大量的人力財力，也沒有起到嚴格物資管理的目的，可謂是得不償失。因此，對于內部控制和審計過程中發現的問題，必須要提出針對性的整改方案，而后監督該整改方案的落實情況。 唯有如此， 才能夠真正落實企業的審計成果。所以，后續審計問題不容忽視。總而言之，內部控制及審計是石化企業落實物資管理制度、強化企業資產管理、確保企業財務收入和支持合理、實現預定生產經營目標的重要舉措。

六、加強對供應商的管理,降低采購風險

供應商管理的內容包括供應商開發、供應商評定、供應商聯盟、供應商績效管理等。其中供應商評定是供應商管理的重中之重。供應商評定是對現有供應商在過去合作過程中的表現或對新開發的供應商作全面的資格認定。評估供應商主要著重于對他們的技術、質量、交貨、服務、成本結構和管理水平等方面的能力進行綜合評定。物資管理或采購部門要建立供應商檔案,并根據其資信程度、生產能力、技術水平、供貨價格、產品質量、售后服務和協作關系等實行A、B、C三級分類管理,對資信較差、產品以次充好及利用非正當手段參與競

爭的供應商,要及時斷絕業務往來,防止因選擇供應商不當而給企業造成損失;對信譽好、有合作潛力的供應商應保持較穩定的業務關系,并積極與之建立起戰略協作關系,以戰略聯盟的方式共同參與市場競爭,降低采購風險。

七、加強物資使用和回收復用管理,提高物資的有效利用。

提高物資利用效率加強物資使用和回收復用管理是進一步挖掘企業內部潛力、降低材料成本、緩解資金緊張、提高企業經濟效益的有效途徑之一。對大宗材料和設備實行追蹤管理,落實管理責任制,延長物資使用年限,做到物盡其用;對廢舊物資的清理回收實行利益掛鉤制度,鼓勵回收、修舊和復用。

八、實現物資信息化管理,提高物資管理水平

現代化的管理離不開信息,在信息社會,物資管理部門應該把物資計劃、采購、倉儲、配送、供應商等的管理納人網絡管理之中,通過網絡把各供應和使用單位連接起來,及時掌握物資采購、使用、倉儲、使用等情況,對物資供應各環節進行實時跟蹤,實施有效控制與全程管理,實現資源共享、信息共用。同時,還應建立起與外部市場相通的信息網絡,使內部物資信息網絡與外部市場信息有機銜接,及時獲取市場信息,提高市場競爭力,實現物資管理信息化,為企業發展壯大提供不竭的生機活力和信息源泉。

九、結束語

物資采購是企業物資管理的重點和核心，也是最容易出現問題的環節。企業為了維持正常的生產活動或者日常經營，通常需要需要根據企業的實際需求情況來從市場上獲取一定的有形物資或者無形服務來作為企業的生產資料或者經營資源，這一過程便是物資采購。在石化企業物資管理活動中，物資采購是需要嚴格控制的重點管理環節。 由于石油化工企業的物資采購活動頻繁，并且存在采購過程的透明度不高、收受回扣、暗箱操作等問題，不僅給企業造成了巨大經濟損失，還在嚴重損害了企業在社會中的良好形象。

參考文獻：

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[2]閆聲永.如何加強企業集團財務管理內控的審計測評[J]. 山東審計，2001，(08) :102-106

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中圖分類號：F274 文獻標識碼：B 文章編號：1009-9166（2011）026(C)-0268-02

供應商是企業采購的重要當事人，企業的生產經營離不開供應商。正因為他們的積極參與和有序進入，給陽光下的企業采購帶來了無限生機與活力。那么，怎樣加強對供應的商的管理監督，使得企業在競爭激烈的市場中準確選擇并科學管理監督好供應商，保證采購優質高效、秩序井然地進行，這是我們亟須研究和探索的問題。

一、研究方法

（一）召開座談會。召開座談會是了解企業采購成效及供應商履約情況的有效途徑。調研小組召集了辦公室、煙葉基礎設施建設辦公室、煙葉科、財務審計科、紀檢監察科的有關人員召開了一次座談會。座談會上各部門對日常物資采購、工程項目建設實施以及招投標工作中對供應商選擇和管理的方法、原則及程序進行了介紹。

（二）實地調研。調研小組選派專人跟隨物資采購部門實地調查了解供應商選擇的經過，共參與采購活動2次（5月27日參與體育用品采購一次；6月15日參與建筑材料采購一次）。

（三）發放調查問卷。通過向機關各部門發放調查問卷，了解他們對供應商履約情況的滿意程度。共發放調查問卷20份，實際收回20份，有效率達到100%（其中滿意率75%，基本滿意率15%，不滿意率10%）。

二、調研結論

（一）對供應商的選擇很慎重。采購需求部門、財務審計部門和紀檢監察部門在大宗物資采購之前都會對其必要性、可行性、費用可控制范圍和具體實施過程事先進行開會研究，對于供應商的確定基本是通過比價采購的形式，擇優而用，盡量避免單一貨源及單一品牌。所以供應商是可信賴的。

（二）對于長期固定使用（使用可改為選擇）的供應商缺乏有效監督。由于信賴而產生的監督惰性使得供應商提供的商品或服務時好時壞。

（三）缺乏尊重供應商利益的認識，由于供應商利益得不到保證，曾出現供應商毀約現象和不按時履約現象。

（四）合同中的履約保證措施不夠細致。合同中對供應商違約或不合格履約的懲罰措施是挽回企業經濟損失的最后一道防線，是對供應商管理監督不到位而產生不良后果的最后彌補措施，也是促使供應商積極、誠信履約的有效約束機制，所以至關重要。

三、相關措施

企業采購管理部門應當嚴格按照《山東省煙草專賣局（公司）系統采購管理辦法（試行）》和《臨沂市煙草專賣局（公司）招標采購實施管理辦法（試行）》的要求，狠抓責任落實，規范操作程序，對供應商實施全方位管理與監督。對于應當怎樣更加有效的對供應商進行管理監督，我談以下五點建議：

（一）將供應商的申報與征集相結合，積極引入競爭機制

只有充足并且合格的供應商介入，有公開、公正、公平、有序的競爭機制，企業采購這一市場才能充滿生機與活力。財務審計、紀檢監察和法規部門作為企業采購的監督管理部門，必須責無旁貸地依法、依規履行對供應商全方位的管理與監督。尤其是對當地供應商。通過調查可以看出，如果企業長時間固定選擇某一供應商，則容易產生監督上的惰性，由于缺乏監督，供應商很容易滋生以次充好，提高報價的不誠信行為。為此，采購責任人應當避免長期選擇某一供應商，采購上盡量避免單一來源與單一品牌，要充分利用報刊、網絡等媒體，企業需求信息。這樣，便于更多的供應商申報參與，同時，需求企業也可以采取公開征集的形式，讓企業獲得更多的供應商信息，努力誠征優秀的潛在供應商，讓更多的供應商參與其中。通過這種供應商申報與企業征集相結合的形式，既可以增強供應商之間的競爭，又可以讓采購企業在享受優質產品與服務的基礎上享受更優惠的價格。

與此同時，明確潛在供應商的基本條件必須是：具有獨立承擔民事責任的法人、其他組織或自然人；具有良好的商業信譽，健全的財務會計制度；具有履行合同所必需的設備和專業技術能力，有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄;參加采購活動前三年，在經營活動中沒有重大違法記錄等。潛在供應商申請供應商資格時，必須提供資格申請書；經供應商所在地稅務部門審核的，三年來依法納稅證明；供應商開戶銀行出具的資信證明；社會中介機構出具、經年檢的資產負債表和損益表；經縣級以上（含縣級）公安機關審核的供應商法人代表和財務主管在申報資格前五年內沒有經濟犯罪記錄的證明；供應商所在地社會保障主管部門出具繳納社保資金的良好記錄證明；供應商所品的生產許可證和合格證；近三年來承攬同類型采購項目的中標通知書、采購合同、建設單位書面證明等。

（二）將對供應商的建檔與年審相結合，為企業選擇供應商提供可靠依據

對供應商進行科學管理，最有效的措施就是對供應商進行注冊和年審。公司應當對申報或征集來的潛在供應商進行建檔登記，也就是對將要進入企業采購市場的供應商設立檔案并進行分類分級管理，形成一套審查嚴格、分類齊全的供應商資料庫。認真做好供應商的建檔登記工作，才能保證讓信譽好、履約能力強的供應商參與競爭，確保企業采購的質量。

對申報與征集的潛在供應商進行科學的建檔對于企業日后選擇供應商十分重要。財務審計與采購責任部門要在建檔上嚴把關口，科學設立表格，組織供應商認真按項填寫，裝卷立檔，建立完整規范的供應商檔案。同時組織有關部門領導和技術人員，成立供應商資格審定小組，對己申報與征集到的供應商分類進行資格審查。在審查過程中，一是看書面資料，逐項分析。二是組織人員對供應商進行實地勘察，做好市場調研，掌握第一手資料。對審核合格的供應商檔案，采取同類分級設檔，即按項目屬于同類性質的供應商，根據符合供應商基本條件的情況分出上、中、下三級，進行歸檔。供應商檔案應包括如下內容：企業采購供應商申報表，工商營業執照（正本）復印件，稅務登記證（正本）復印件，事業單位法人代碼證（正本）復印件，擁有生產、經營或辦公場所證明（原件），生產或經營范圍以及主要產品、商品目錄，符合國家環保標準、安全標準的證明材料，參與企業采購活動的記錄和信譽證明材料，從事專賣銷售和銷售的供應商所持有的由生產廠家或銷售總提供的書面授權書、委托書或證明文件，生產經營國家有特殊規定標準的貨物應持有的特殊行業許可等。經注冊后，可在依據采購需要優先選擇注冊供應商。

（三）將供應商日常管理與動態考核相結合，迫使供應商高效履約

加強對供應商的日常管理，首先要加強聯系，掌握供應商經營狀況，監督小組應當定期地到供應商經營場所進行調查了解，對其提供的商品或服務進行監督檢查，看其提供的商品或服務是不是質優價廉。監督小組應當及時反饋情況，聽取各方面對供應商的反映，發現問題及時處理，并將情況登記備案，作為下一年度與供應商續約的重要依據。對提供虛假招標材料、中標后未經公司同意發包、分包的，或不如實反映情況、單方違約的供應商，企業采購管理機關要在檔案內對其進行降低分類等級或將其列入黑名單。

對中標供應商實行動態考核辦法。企業采購需求部門及監督部門要指定專人負責收集采購實體對供應商的服務態度、技術能力、產品質量等信息，實行動態考核和管理，并將考核情況如實反應給供應商。對于供應商工作做得好的一面要鼓勵其繼續發揚，對于工作欠佳的一面的要提醒其進行改進，同時，對于監督檢查過程中出現的問題要在下一次檢查中重點察看。

通過對供應商定期檢查、不定期抽查，能夠促使供應商緊繃高效履約這根弦，同時也能有效防止供應商以次充好，虛假報價。

（四）認真處理供應商的質疑和投訴，注重供應商的利益，實現采購雙方互利雙贏

對供應商利益的重視也是對企業負責的表現，如果只顧企業利益最大化而不顧供應商的利益，勢必會起到反作用，供應商在無利可圖的情況下會出現降低工程質量、拖延工期、不能提供優質服務等現象，最終也影響到采購企業正常的生產經營。供應商的正當利益應是采購企業應當尊重和維護的，雙方應當在互惠互利的基礎上展開合作。潛在供應商是采購合同的競爭者，獲得企業采購訂單的供應商是交易風險和利潤的承擔者，采購合同是否公正以及合同條件是否公平，直接關系到供應商切身利益，因此，我們必須對供應商實施有效的保護，建立科學的供應商質疑與投訴措施。

主要體現在：一是應嚴格限制采購方單方變更或解除合同的條件；二是必須履行的法定程序，這是防止企業采購方濫用權利最有效的措施；三是對因采購方單方變更或解除政府采購合同給供應商造成的損失，應給予必要的補償；四是科學的救濟機制保證供應商合法的權利。事實證明，只有尊重供應商的利益需求，嚴格按照合同約定，才能切實維護合同雙方的利益，提升社會美譽度，確保采購企業再次招標、采購時供應商的參與積極性。

（五）明確違規供應商處罰措施，筑起挽回企業經濟損失的最后一道防線

誠實信用原則是供需雙方都必須遵守的原則，為了規范對供應商的管理，應當在合同中明確違規供應商處罰措施。一方面，在招標公告中明確供應商應當符合企業采購要求的行為標準和行為規范，使供應商按照采購企業采購的要求參與企業采購活動。另一方面，在采購活動中不管是招標采購還是詢價采購，都要簽訂供貨合同或協議書，以書面形式規定供需雙方的權利和義務，明確違約責任和處罰標準，并且提前向供應商說明解釋清楚，這樣既能促使供應商明確利害關系，嚴格履約，又能在供應商違約時拿出依據，進行索賠。

供應商有下列行為之一的，應計入供應商檔案，減低其信用度，情節嚴重的將取消其參與資格。（1）提供虛假材料取得中標資格的；（2）采取不正當手段詆毀、排擠其他供應商的；（3）與采購人、其他供應商或者采購機構惡意串通的；（4）向采購人、采購機構行賄或者提供其他不正當利益的；（5）在招標采購過程中與采購人進行協商談判的；（6）無正當理由中標后不按時簽訂合同或不能按期履約的；（7）拒絕需求方監督檢查或提供虛假情況的。以上情形企業采購管理部門要求供應商整改，而拒不整改的，取消供應商參與采購的資格。