采購檔案管理大全11篇

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篇（1）

進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質(zhì)量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現(xiàn)挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監(jiān)管采購成本，把企業(yè)的經(jīng)濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析

1.管理規(guī)范中的問題分析

對電力企業(yè)的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優(yōu)勢就是市場透明公開，電力企業(yè)可以獲得價格便宜，質(zhì)量有保證的建設物資，在我國經(jīng)濟不斷發(fā)展的情況下，招標采購事業(yè)也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監(jiān)管規(guī)范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發(fā)展發(fā)現(xiàn)中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業(yè)進行招標前，一定要先設置嚴格的規(guī)范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業(yè)沒有系統(tǒng)的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業(yè)有嚴格的規(guī)范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現(xiàn)。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監(jiān)管工作不到位，再加上監(jiān)管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監(jiān)督機制。

2.審查制度存在問題

在招標的審查工作中，供應和編碼是主要問題。第一，項目和需要的物品編碼不匹配，而對物資監(jiān)管中，也沒有一個相對統(tǒng)一的程序。第二點，少部分企業(yè)得到物資后，需要驗證物資的質(zhì)量，但是企業(yè)內(nèi)部在這方面并沒有資質(zhì)，但是還是進行驗證，導致物資質(zhì)量級別不符合要求。除此之外，大部分企業(yè)都沒有認識到審查的重要性，實施招標前沒有進行調(diào)查分析，物資的種類、質(zhì)量情況，以及單價都不了解，這樣沒有標底的招標很容易被太高招標價格，不利于企業(yè)的發(fā)展。

3.人員管理方面的問題

由于對人員監(jiān)管不力，致使虛假招標情況層出不窮，如果預先確定了中標者，那么招標方會單方面提高招標的條件，進而排擠其他的競爭對手，除此之外，一些招標人員和招標方串通一氣，利用陪標進行競爭，極大的損害了第三方的利益。進行評價時，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個可操作的定量化依據(jù)。部分評標人員違背了公平原則，只是迎合項目企業(yè)提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。

二、電力企業(yè)建設中招標采購檔案管理的對策分析

1.對選擇程序進行完善

供應方對于電力企業(yè)的建設很重要，直接影響企業(yè)項目的質(zhì)量。采購的物資方是企業(yè)的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應方為企業(yè)提供可靠的資源，其有分享利益的權(quán)力，但是也要承擔一部分建設風險。因此電力企業(yè)在選擇時要有一定的標準，在合作前對工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動的執(zhí)行方式，優(yōu)化操作流程。確定供應方前，應該對所有企業(yè)都采取一視同仁的態(tài)度，提供一個公平競爭的平臺，以市場為導向，主要降低采購成本。確定供應方數(shù)量時，可以結(jié)合企業(yè)的實際情況，然后對建設風險進行預測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經(jīng)費，讓企業(yè)利益最大化。

2.完善合同監(jiān)管工作

在擬定建設合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協(xié)商中，然后對采購流程進行確定，如果現(xiàn)有流程存在問題，就是提出和修正。對驗證人員、評判規(guī)則和驗證方法都要仔細商榷，如果有不利的情況及時提出，避免成為既定事實[1]。在執(zhí)行建設項目時，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預先規(guī)定好，增加一些有約束力的條款，對制造商的級別，以及分包資質(zhì)都要進行合理約束。進行協(xié)商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設資金的分配[2]。形成合同的時候，采購企業(yè)的人員應當對信息途徑進行擴展，掌握越多對企業(yè)有利的信息越好，對于合同中有關關鍵技術的條款，采購人員要格外的重視，避免項目業(yè)主利用這些條款來約束電力企業(yè)。簽訂合同人員要和項目設計人員進行溝通，對服務的種類，服務的要素、采購期限，以及施工單價進行了解，對各種風險因素進行衡量[3]，做好一切的準備和防范措施。總而言之，在進行合同簽署中，必須全程進行有效的合同監(jiān)督，確保電力企業(yè)的合法權(quán)益。進行物資采購過程中，先檢查物資的質(zhì)量情況，如果發(fā)現(xiàn)嚴重的質(zhì)量隱患，應該立即提出，不要隱瞞，通過協(xié)商進行解決，堅決不能回避或視而不見。

3.加強人員管理

任何工作和項目都是由人來完成的，人在這方面處于主導地位，如果相關崗位的人員沒有很高的職業(yè)素養(yǎng)，那么制定再合理的規(guī)章制度也會出現(xiàn)問題，為了避免中飽私囊、內(nèi)部人員和物資供應者勾結(jié)等損害電力企業(yè)利益問題的發(fā)生，必須加強人員道德方面的學習，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業(yè)務骨干來擔當，監(jiān)督人員部門也要做好監(jiān)督工作，切實把企業(yè)利益放到第一位。

三、總結(jié)

隨著我國經(jīng)濟建設的發(fā)展，電力項目工程也逐漸增多，因此企業(yè)在這方面的投入也開始加大。在電力項目建設中招標是有效的采購模式，如果招標工作出現(xiàn)問題，將會直接影響電力設施的安全運行，相關的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設性的意見，切實做好本職工作。

作者:陳曉燕 單位:貴州電網(wǎng)有限責任公司物流服務中心

參考文獻

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1.檔案收集周期長，影響歸檔完整性

所收集檔案的完整性關系到檔案歸檔工作的順利度，在實際工作中，部分政府由于沒有規(guī)范科學的進行采購，致使在收集采購資料時出現(xiàn)問題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔，影響了采購檔案管理工作的順利進行[1]。影響資料完整性的情況有以下幾種，第一，缺乏健全的投訴機制，投訴人往往在投訴時選擇當?shù)刂饕I導或紀委，直接略過了政府采購部門和采購中心，致使由領導的政務批示決定采購的結(jié)果，但是實際情況是，相關領導政務繁多，對于相關部門提供的材料不能及時處理，增加了得到結(jié)果的時間。第二，采購人沒有出示驗收證明、拒絕簽訂相關合同、中標人遲遲不履行合約、中標供應商確定后采購人要求退貨等行為都會影響采購資料收集的完整性。第三，部分采購中心將工作重心放在日常開標事物上，無暇處理積累的檔案，導致檔案管理缺乏規(guī)范性。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理是一項長期復雜的工程，對于檔案管理工作人員的素質(zhì)要求較高。對于檔案管理工作各地政府持有不同的意見，有相當大一部分政府對檔案管理工作的重視不足。主要表現(xiàn)如下，一些地方采購中心因為各種各樣的原因沒有設立專職的檔案管理人員，在實際開展檔案管理工作時，工作人員之間互相推諉，逃避責任，缺乏敬業(yè)心，導致檔案管理工作無人可管，工作效率低。一些采購部門沒有對采購檔案管理工作的工作難度進行正確的評估，所安排的檔案管理人員缺乏專業(yè)性，要么根本不懂檔案管理，要么業(yè)務水平較低，采購檔案管理工作開展較為困難，達不到預期效果[2]。還有一些基層部門沒有制定嚴格的獎懲制度，對一些不良現(xiàn)象采取得過且過的態(tài)度，懲罰力度不到位，這種負面影響比較惡劣，大幅度的降低了工作人員的積極性，影響了工作效率。

3.檔案管理的保密工作不到位

之所以進行采購信息的收集歸檔，就是因為這是該政府獨有的能夠推動其發(fā)展進步的資料，這是一把雙刃劍，利用的好可以改進不足，謀求發(fā)展。利用的不好就會被別有用心的人利用做一些違法的事情，所有檔案資料信息的保密性非常重要。但是在實際管理工作中，多數(shù)是采用電子檔案的形式，電子檔案是依托于計算機信息技術而發(fā)展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，帶來了一定的隱患。另外，工作人員泄露資料、崗位設置不合理、檔案管理存在漏洞等也同樣會導致資料信息的泄露。

4.沒有進行合理檔案開發(fā)利用

檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實際情況相結(jié)合，充分發(fā)揮檔案管理的原始功能。制作評分辦法和標書需要參考相關的供應商投標技術方案和技術參數(shù)，售后服務承諾、財務狀況等方面的資料。供應商登記資料證明了其資質(zhì)水平，記錄了供應商的資信等級、履約能力、技術水平，能夠為中標候選人產(chǎn)生、投標名單確定提供一定的依據(jù)。但是，有些采購中心過于重視資料的保密性，嚴禁檔案資料的借閱，使檔案僅僅成為了一堆無用的材料，導致資源的浪費。

5.檔案室軟硬件設備配備不足

一些采購中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購中心連檔案室都沒有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購中心沒有將采購信息電子化，缺乏計算機設備的配備。

2 加強政府采購檔案管理的措施

1.建立健全相關的規(guī)章制度

建立健全政府采購檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學、規(guī)范的管理，讓采購檔案管理走出無序化狀態(tài)。現(xiàn)有的采購檔案之間缺乏聯(lián)系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發(fā)利用采購檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善檔案的管理制度。詳細規(guī)定檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且各部門要協(xié)調(diào)配合，加大對采購檔案的監(jiān)督、檢查力度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實行檔案的統(tǒng)一集中管理。

2.提高工作人員的專業(yè)水平

現(xiàn)階段的采購檔案管理人員，不僅要具備檔案管理的知識和經(jīng)驗，還要能夠熟練的操作計算機。首先，要加強對于工作人員的培訓，讓其學習采購檔案管理的專業(yè)知識，了解采購檔案管理工作的作用，加強對采購檔案管理工作的重視，增強責任心。同時，提高計算機的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向?qū)I(yè)性，能夠滿足檔案管理的基本需要。各部門人員要加強交流，多聽取意見，優(yōu)化采購檔案管理方案。最后，要設立專門的檔案管理人員，在采購項目完成后，及時將資料整理好，上交保存。

3.提高檔案管理的安全性

檔案的安全是檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設置權(quán)限，劃分讀取人群，保障采購檔案的保密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子采購檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。

4.加強信息化建設，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫

根據(jù)統(tǒng)一的信息化建設標準，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)采購文檔的共享提供基礎。通過數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)檔案資料的資源共享，降低人工出錯的幾率，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數(shù)據(jù)庫的建立可以讓工作人員及時更新檔案資料的內(nèi)容，保障采購檔案信息的準確性和完整性。另外，建立采購檔案信息系統(tǒng)，利用計算機信息技術實現(xiàn)案卷的重新整合，規(guī)范檔案的標號、標題，提高檔案的檢索功能，提升檔案管理工作水平。

5.完善采購檔案管理的工作設備

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一、電力建設中項目招標采購管理的基本要求

招標采購是通過在一定范圍內(nèi)公開購買信息，說明擬采購物品或項目的交易條件，邀請供應商或承包商在規(guī)定的期限內(nèi)提出報價，經(jīng)過比較分析后，按既定標準選擇條件最優(yōu)惠的投標人并與其簽訂采購合同的一種采購方式。

招標采購是在眾多的供應商中選擇最佳供應商的有效方法。它體現(xiàn)了公平、公開和公正的原則。通過招標程序，招標項目可以最大程度地吸引和擴人投標之間的競爭，從而使招標方有可能以更低的價格采購到所需要的物質(zhì)或服務，更充分地獲得市場利益。

招標采購是一個復雜的系統(tǒng)工程，它涉及各個方面各個環(huán)節(jié)。一個完整的招標采購過程，基本上分以下六個階段：編制招標計劃(申請、審批及流程)、招標、投標、開標、評標、定標。

二、貨物采購招投標要求加強檔案的管理

筆者認為，檔案的齊全、完整、規(guī)范，從一個側(cè)面反映了工程管理水平。嚴把檔案關，能起到規(guī)范工程管理的作用。招投標檔案是企業(yè)檔案不可分割的一部分，特別是在工程檔案中。當城、農(nóng)網(wǎng)改造工程結(jié)束后，國網(wǎng)公司、發(fā)改委組織了工程建設抽查，發(fā)現(xiàn)了不少問題，有些問題就是直接從檔案資料中發(fā)現(xiàn)的。招投標檔案是紀檢監(jiān)察部門、審計部門檢查的重點檔案。因此，保證招投標檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范，是保證工程管理質(zhì)量的一個有效手段和措施。

(一)招投標檔案門檔范圍

1．招標方案及批復、招標計劃申請(報)表、招標公告或邀請函、資格審查文件(資格審查公告、審查報告)；

2．招標文件及補充；

3．投標文件(商務部分、技術部分、企業(yè)資訊)、投標人澄清、說明或者補正文件；

4．標底、開標記錄；

5．評標辦法及標準、評標紀律、評標記錄、評標報告(含各評標人員打分一覽表)、工程決標報告(定標意見)；

6．項目招標領導小組會議紀要(標前會、定標會)、評標專家簽到表、中標函(通知書)；

7．項目招投標領導小組名單、資格審查小組成員名單、投標人名單、評標委員會成員抽取名單、監(jiān)督小組名單；

8．其它應當歸檔的招投標文件。

(二)招投標檔案歸檔的基本要求

1．歸檔的招投標文件材料應該是原件或正本。(蓋紅章、手工簽字)。

2．招投標文件的內(nèi)容必須真實、準確，與實際相符。

3．招投標文件必須字跡清楚，工整，會簽手續(xù)齊全，印章完整，簽字蓋章規(guī)范，手續(xù)完備。文件不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

4．針對項目的招投標檔案原則上歸入項目。對于本單位涉入到多個項目的打捆招投標檔案，原則上此批檔案放入第一個項目，其它項目注明。

5．不針對項目的招投標檔案，一般按年代歸入文書檔案。

6．招投標檔案移交時，雙方必須辦理移交手續(xù)，填寫交接清單，簽字認可。

7．中標的投標文件材料應該永久保存，未中標的招投標文件材料應作為資料短期保存。

(三)招投標檔案案卷編制要求

1．案卷裝訂的文件材料頁號的編寫是三位數(shù)，從001開始，單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右卜．角，背面在左下角；圖紙的頁號編寫在右下角。

2．卷內(nèi)目錄中的頁號一位數(shù)，從l開始。填寫文件材料在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止貞號。

3．案卷的外、內(nèi)封面、案卷目錄、全引目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表按照國家標準GB/Tll822-2000和行業(yè)標準。

4．案卷封面的內(nèi)容填寫要全面，案卷題名應準確揭示案內(nèi)文件的內(nèi)容。(包括項目名稱、主要內(nèi)容及文種)

(四)招投標檔案分級管理原則1．工程(含設計、施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等)及相關物資的招投標檔案，項目單位必須保存一套正本歸檔。

2．由總包單位承包并負責分包招標的工程，原則上總包單位、分包單位保存招投標檔案的正本，需用單位存副本。

3．由省公司組織集中打捆招標采購，省電力物資供應公司負責招投標具體實施的llO千伏及以上輸變電工程的主要物資等，其招投標檔案由省電力物資供應公司存正本，需用單位存副本。省電力物資供應公司負責按要求將整套檔案副本移交需用單位，辦好交接手續(xù)。

4．《浙江省電力公司物資集中招標管理目錄》范圍以外的llO千伏以下輸變電工程物資等的招投標檔案，由系統(tǒng)各單位檔案部門保存整套(含過程材料)招投標檔案。

5．招標單位在招標時，要具體考慮需用單位的家數(shù)，明確招投標文件的套數(shù)，以確保需用單位項目檔案的齊全、完整。

6．系統(tǒng)各單位自行招(議)投標的工程及相關設備材料等檔案的管理，要保持齊全、完整、規(guī)范，由檔案部門統(tǒng)一保管。

三、招投標檔案管理現(xiàn)存的問題及對策

(一)工程招投標往往沿用上一次的

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（一）財政專項檔案形成的特點

財政專項材料內(nèi)容廣泛。科研單位財政專項通常分基本建設、人才建設和科研輔助三大方面。基本建設又有儀器設備建設、基建和環(huán)境建設。因此，財政專項檔案材料形成情況比較復雜，涵蓋內(nèi)容廣泛，涉及科研單位幾乎所有檔案。如財政專項申請、執(zhí)行和驗收過程中形成的一些文件涉及文書檔案，儀器設備建設涉及儀器設備檔案，基建和環(huán)境建設涉及基建檔案，財務收支涉及會計檔案，科研輔助的財政專項又涉及科研檔案，財政專項執(zhí)行過程中形成的照片還涉及照片檔案，等等。

財政專項執(zhí)行時間較長。多數(shù)財政專項不可能在一年內(nèi)完成，一般要2～5年，少數(shù)則需要更長的時間。

（二）現(xiàn)行財政專項歸檔管理辦法及弊端

現(xiàn)行的財政專項檔案分散在文書、科研、基建、儀器設備、財務等各種檔案中，缺乏系統(tǒng)性。這種歸檔方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各種檔案中，而且文書、會計等檔案是按年度歸檔，會計憑證還是按月裝訂，導致材料更加分散。因此要系統(tǒng)利用財政專項檔案難度較大，特別是項目驗收、績效評價和上級檢查等情況下往往不能很快很及時地提供齊全的檔案。二是對財政專項檔案的歸檔情況無法進行系統(tǒng)檢查監(jiān)督，如歸檔項目是否齊全和每一項財政專項中歸檔材料是否齊全等都無法監(jiān)管，導致一些項目或材料漏歸。可見,有必要對財政專項檔案的歸檔和管理方法進行全面改革，建立專門的財政專項檔案工作。

建立財政專項歸檔管理體系

（一）財政專項檔案歸檔管理體制的構(gòu)建

浙江省農(nóng)科院2007年建立了財政專項檔案管理體制，構(gòu)成如下：

1.組織體系：院檔案室負責指導和監(jiān)督全院財政專項檔案的歸檔工作，并確定專人管理財政專項檔案。財務處負責財政專項工作的人員負責提供全院財政專項的有關信息，并負責全院財政專項匯總材料的歸檔。各研究所設有財政專項檔案兼職管理員，專門負責各研究所財政專項檔案歸檔的技術指導和管理未結(jié)束的財政專項檔案。財政專項執(zhí)行部門確定專人負責做好項目檔案材料的收集、保管和歸檔工作。

2.歸檔制度：全院所有的財政專項無論資金數(shù)額大小均應歸檔。財務處在下達財政專項經(jīng)費項目時必須同時落實財政專項檔案的歸檔任務。涉及院內(nèi)數(shù)個單位承擔的財政專項形成的綜合檔案由主持單位負責落實歸檔任務，相關的基建和儀器設備檔案由各參加單位自行歸檔。歸檔材料應由執(zhí)行部門主要負責人審查簽字才能歸檔。財政專項驗收時必須同時驗收財政專項檔案。

3.歸檔時間：由于許多財政專項執(zhí)行時間長，如果等項目結(jié)束后再歸檔，許多材料容易丟失，特別是原件丟失嚴重。因此，財政專項一經(jīng)立項必須于次年年初開始歸檔，每年歸檔一次。

4.檔案管理：將財政專項綜合檔案單獨作為一種檔案進行管理。尚未結(jié)束的財政專項綜合檔案由各處（室）、中心、研究所負責管理，已結(jié)束的財政專項項目綜合檔案及時移交到院檔案室保管。

（二）材料的收集、整理和制作

1.明確財政專項歸檔材料范圍

財政專項歸檔材料可分為財政專項綜合檔案和業(yè)務檔案。業(yè)務檔案即在執(zhí)行財政專項過程中形成的科研、基建、財務等檔案，這些檔案按照各業(yè)務檔案歸檔范圍進行歸檔。

財政專項綜合檔案歸檔材料范圍，包括財政專項申請、實施和驗收過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、記錄、賬單、聲像等各種載體材料。

財政專項項目的申請材料：項目申報書、經(jīng)費預算、可行性研究報告、批件、合同書等。

財政專項項目執(zhí)行中的材料：招標投標材料、政府采購確認書、合同、協(xié)議、會議記錄、有關審計材料、財政專項整改材料（含申請報告、批復、整改后的決算表）。相關硬件設施照片、發(fā)票復印件等。另行歸檔的基建、儀器設備和科研等檔案的移交目錄、卷內(nèi)目錄以及歸檔情況說明。

財政專項檢查中的材料：執(zhí)行情況匯報、工作總結(jié)、經(jīng)費執(zhí)行情況、經(jīng)費使用表和其他匯報材料。

財政專項驗收材料：驗收申請書、總結(jié)、績效評價全套資料、經(jīng)費決算表、儀器設備等資產(chǎn)賬單、驗收意見、會議記錄等。

2.財政專項檔案的制作

以件歸檔：因提倡財政專項一經(jīng)立項就開始歸檔，因此歸檔工作是一項持續(xù)的工作。為便于歸檔和管理，財政專項綜合檔案原則上以件歸檔。為便于保管和利用，件的大小可根據(jù)材料自然形成的規(guī)律和有機聯(lián)系靈活掌握。同一時間形成的材料或性質(zhì)類似的材料可以適當合并。如申請材料（項目申報書、可行性報告、批件等）可合為一件；驗收材料可合為一件等。

立卷單位和題名：財政專項綜合檔案一般以一個專項項目為立卷單位，案卷題名與財政專項項目同名。

年度歸檔方式：同一財政專項每年歸檔只是在原有的檔案盒中逐年加入新形成的材料，直至檔案盒裝滿，再另裝一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的順序一般按形成時間前后排列。備考表上注明每年歸檔的年份、件號和件數(shù)。

業(yè)務檔案的歸檔：財政專項所形成的科研、基建、儀器設備檔案可根據(jù)科研、基建、儀器設備檔案的要求進行歸檔。

保管期限：財政專項綜合檔案保管期限暫定為30年。

正確處理財政專項檔案與其他檔案的關系

原則是：在維持原有的各種檔案歸檔管理方法的基礎上，既要確保財政專項和各業(yè)務檔案材料歸檔齊全，便于管理和利用；又要減少重復歸檔，浪費人力和財力。

（一）財政專項檔案與文書檔案的關系

財政專項材料形成的文件留檔時多留一份打印（油印）件。文書檔案還是按原來的方法（打印件、發(fā)文稿加底稿）歸檔，以維持單位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件歸入財政專項檔案。

（二）財政專項檔案與基建、儀器設備檔案的關系

財政專項中許多經(jīng)費是用于基建和購買儀器設備的，因此所形成的檔案也是財政專項檔案內(nèi)容的一部分，這些材料如果歸到財政專項檔案中，則基建檔案和儀器設備檔案就不系統(tǒng)、不健全，并且在查找時首先要分清該基建或儀器設備是否屬于財政專項，然后在不同的系統(tǒng)中查找，給查找增加了難度。同時基建和儀器設備檔案的管理利用有自身特點，歸到財政專項檔案中管理也不順暢。然而，這些基建或儀器設備檔案又是財政專項檔案的組成部分，特別是一些審批、審計、招投標、免稅等材料在檢查財政專項時又常常要查閱，如果只歸基建、儀器設備檔案，不歸財政專項綜合卷，由于基建、儀器設備檔案歸檔材料內(nèi)容與財政專項有所不同，容易使財政專項申報、審批、決算及驗收等方面的材料漏歸。

因此，作為以基建和購買儀器設備為主的財政專項的材料，分為財政專項綜合卷和基建、儀器設備檔案。其中基建或儀器設備檔案仍根據(jù)基建和儀器設備檔案原有的方法進行歸檔。但是，在歸檔時要把已歸檔的基建、儀器設備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財政專項綜合卷中，并標出案卷號，以便查找。

（三）財政專項檔案與科研檔案的關系

與科研有關的財政專項：一是純科研的財政專項，二是包含基建、儀器設備等其他內(nèi)容。科研檔案與財政專項檔案雖然屬于兩個范疇，但是純科研的財政專項全過程和步驟，以及材料實質(zhì)內(nèi)容和性質(zhì)與科研類似，因此作為純科研的財政專項，可以按照科研檔案的歸檔方法歸入科研檔案中，不需要另外再歸。而除科研外還包含其他內(nèi)容的財政專項，可以把科研、基建、儀器設備檔案按原有的方法歸入各類檔案中，再歸一份財政專項綜合檔案，并把已歸檔的科研、基建、儀器設備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財政專項綜合卷中，標出案卷號，以便查找。

篇（5）

隨著計算機技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，社會各行業(yè)的檔案資料從原有單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為包括紙張、電子文件、聲、像、視頻等各種類型的多媒體檔案。對檔案資料進行數(shù)字化綜合處理、電子文件網(wǎng)絡化歸檔、文檔密級管理、授權(quán)管理及網(wǎng)上安全查詢利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。各級采供血機構(gòu)的檔案管理也伴隨著當前新的形勢發(fā)生著新的變化，檔案管理的電子化趨勢日益明顯。如何適應新的發(fā)展形勢，使檔案管理工作更好的為采供血機構(gòu)的建設和發(fā)展服務，這對檔案管理工作提出了更高要求。

1　數(shù)字化綜合處理

首先要建議統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡系統(tǒng)，利用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時傳輸。其次，加強檔案數(shù)據(jù)庫建設和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，通過對各類型載體檔案的數(shù)字化工作，使檔案資料實現(xiàn)信息數(shù)字化、存儲海量化，以便于檔案資料更方便的服務于采供血事業(yè)的發(fā)展。第三，嚴格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔與管理規(guī)范》的要求，實現(xiàn)采供血機構(gòu)檔案管理的電子化發(fā)展。

2　電子文件網(wǎng)絡化歸檔

局域網(wǎng)內(nèi)每個用戶的工作記錄、聲像文件等數(shù)據(jù)實現(xiàn)實時傳輸，實時歸檔。通過網(wǎng)絡進行文件上傳，檔案管理人員可通過軟件對電子文件進行鑒定和檢查，對于符合要求的文件做歸檔處理，并通過網(wǎng)絡向文件發(fā)出人員作出確認歸檔的通知。

3　電子檔案的保密措施

電子檔案的易復制和易改動性使得檔案的原始性無法得到充分保障，這就要求要有充分的保障技術來確保電子檔案的安全性。

（1）加密技術。加密技術是電子文件檔案的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技術手段把重要的數(shù)據(jù)變?yōu)閬y碼（加密）傳送，到達目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。由于加密和解密使用不同的密匙，是的第三者很難解出原文，使得電子檔案的原始性真實性得以保障（2）簽署技術。簽署人在電子文件上留下的“印記”， 證實該份文件確實出自于特定的作者，同時將文件內(nèi)容加以“固化”，簽署后對文件施加的任何改動都將被發(fā)現(xiàn)。（3）身份驗證。給每個合法的用戶一個通行字，代表給用戶的身份。（4）風火墻。一種控制訪問技術，防止非法用戶進入，防止電腦黑客侵襲。

4　電子檔案存儲設備的保護技術。

采供血機構(gòu)的電子檔案存儲設備通常為計算機信息中心，其計算機硬件、軟件及系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要經(jīng)受火災、地震、工作環(huán)境惡劣等各方面考研。為保證信息中心的正常工作，是系統(tǒng)連續(xù)可靠正常的運行，需做好以下幾方面的工作：

（1）場地安全。信息中心控制室要求專人專管，無關人員一律不得入內(nèi)。空調(diào)和防靜電設施齊全，室內(nèi)溫度控制在14-24攝氏度，相對濕度控制在45%-60%.鋪設防靜電地板。

（2）信息修復技術。是指電子檔案一旦受到破壞和污染后的恢復和搶救措施。包括計算機病毒的查殺、數(shù)據(jù)庫的修復技術以及光盤、移動硬盤的破損修復等。使電子信息保持長期可讀性。

（3）電子檔案的備份。電子檔案具有易復制性的特點使電子檔案的備份技術成為電子檔案保護有效而又重要的手段。有條件的采供血機構(gòu)，可使用雙服務器的手段，兩臺服務器同時存儲、互為備份，使電子檔案保存的安全系數(shù)大為提高。

采供血機構(gòu)檔案管理電子化相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔模式，電子檔的優(yōu)點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢等優(yōu)勢，值得堅持和發(fā)展。當然，電子化在帶來優(yōu)勢的同事亦會有新的問題的出現(xiàn)，所以說，要取得采供血機構(gòu)檔案管理工作的更進一步發(fā)展亦需要相關領導長期的足夠的重視，以及專業(yè)的檔案管理人員共同的努力。

參考文獻

[1] 柴輝;采供血機構(gòu)應加強設備檔案的管理[J];中國輸血雜志;2010年S1期

篇（6）

人事檔案收存了人員履歷、鑒定（考評）記錄、政治歷史、黨（團）關系等個人信息，以及獎懲情況、任免（職）、工資收入等私密信息，以權(quán)威文件材料的方式記錄員工個人成長、思想發(fā)展的過往，能體現(xiàn)當事人家庭背景、從事專業(yè)、個人發(fā)展等各個方面的內(nèi)容情況。簡而言之，人事檔案是個人信息的儲存庫，概括地反映當事人經(jīng)歷全貌。基于人才流動頻次加快、方式愈加多樣化等現(xiàn)實，以傳統(tǒng)人工方式對人事檔案實行管理的“短板”越來越突顯。以湖南省人才流動服務中心為例，截至目前，受托管檔案高達19萬份，且每年新增檔案均在30%以上。量的迅猛增加，進一步帶來管理中存在的矛盾和問題。

1.軟件系統(tǒng)更新滯后于硬件設施建設

當前，經(jīng)批準有人事檔案管理權(quán)限的絕大多數(shù)為政府所屬人才中介服務機構(gòu)，經(jīng)長期運營發(fā)展，與人事檔案總量相匹配的硬件設施基本上都能滿足正常需要，但是在軟件配套設施、系統(tǒng)上還有較大的提升空間。湖南省人才流動服務中心目前的人事檔案管理系統(tǒng)系21世紀初期配置，近十年來，人事檔案數(shù)呈幾何倍級增長，使用的管理服務系統(tǒng)卻沒有及時升級，出現(xiàn)原始檔案信息不能加入管理系統(tǒng)，信息查詢需要“兩條腿走路”，檔案信息更新不及時，系統(tǒng)外遠程查詢、受理無法實現(xiàn)等情況。由此帶來諸多管理服務中的不便，導致優(yōu)質(zhì)人事檔案管理服務不能到位。

2.信息化程度不高制約服務水準提升

隨著上世紀末高校持續(xù)“擴招”，高校畢業(yè)生總量近年劇增，處在“擇業(yè)期”的大中專畢業(yè)生個人人事檔案，除少量能跟隨本人進入有自主管理人事檔案的用人單位，絕大多數(shù)人事檔案都進入工作地或居住地所在的人才服務機構(gòu)。這批高學歷、高素質(zhì)檔案托管人使用網(wǎng)絡的頻次非常強，大多都習慣使用網(wǎng)絡處理個人有關事宜。而由于信息化程度不高，需要辦理的事項只能往返于人才機構(gòu)和居住地之間，既給機構(gòu)前臺受理窗口帶來了巨大的工作壓力，也給檔案托管當事人增加了較大的辦理成本。

3.辦理不便捷造成人事檔案資源浪費

長期以來，廣大流動人員特別是大中專畢業(yè)生對我國人事制度及人事檔案工作缺乏足夠的了解和重視，加之檔案事務辦理程序、服務通道等方面存在一定的滯后，導致當事人對個人檔案不關心、不重視。這也是人才服務機構(gòu)每年都出現(xiàn)相當數(shù)量的“死檔”、“無人檔”的關鍵原因。另一方面，一部分民營企業(yè)對員工檔案不重視，沒有認識到通過檔案了解員工相關情況從而達到甄別、選用員工的這一便捷渠道，造成在實際工作中員工人事檔案利用率低，一定程度上帶來了檔案資源的巨大浪費。

二、加快人事檔案管理信息化建設有效途徑

檔案資源對企業(yè)、社會、個人都有非常重要的價值，隨著計算機和網(wǎng)絡通信技術的迅猛發(fā)展和應用，傳統(tǒng)檔案管理與服務方式已經(jīng)不能滿足需要。同時，隨著受托管檔案數(shù)量的劇增，以信息化建設為突破口、充分利用好檔案資源成為各級檔案管理服務機構(gòu)的必然選擇。要建立起一個融檔案保護與檔案信息處理于一體的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，建設一個有限開放性檔案管理系統(tǒng)，把檔案信息轉(zhuǎn)化為可利用的社會資源，便于企業(yè)更快捷方便尋找合適人才。

1.加大資金投入，開發(fā)一整套人事檔案管理系統(tǒng)

隨著流動人員及大中專畢業(yè)生每年累積增多，湖南省人才流動服務中心庫存人事檔案數(shù)量成倍增加，現(xiàn)行管理系統(tǒng)已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統(tǒng)勢在必行。

這套系統(tǒng)既要包括內(nèi)部管理系統(tǒng)，又包括遠程使用、服務系統(tǒng)。內(nèi)部管理系統(tǒng)將檔案原有的基礎數(shù)據(jù)重新導入，并在現(xiàn)有的基礎上進行完善，使之擁有一個大型人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，讓常規(guī)性查閱利用、統(tǒng)計、調(diào)取等實現(xiàn)自動化，替代現(xiàn)行人事檔案管理繁瑣的入庫查詢、效率低下的人工調(diào)取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等。遠程管理系統(tǒng)應將存檔人員檔案基本信息上傳至網(wǎng)絡服務后臺，流動人員憑身份證或其他有效證件進入網(wǎng)絡服務界面即可實時查詢，有效提高效率和質(zhì)量。從長遠來看，通過一次性資金投入、借助專業(yè)技術力量，開發(fā)建設市場化人事管理系統(tǒng)，將獲得比投入更大、更有效的產(chǎn)出，實現(xiàn)遠程服務和資源共享。

2.加強培訓力度，提升檔案管理人員信息化技能

實現(xiàn)檔案管理信息化建設，一套完善的管理系統(tǒng)只是基本，要實現(xiàn)長期穩(wěn)定的管理服務預期，更需要擁有一大批高素質(zhì)高水平的檔案管理人員。

篇（7）

二十一世紀是一個信息全面覆蓋與科學技術飛速發(fā)展的時代，信息化已成為推動時代進步的主流。采供血機構(gòu)也不能例外，它的各類信息均需要進行篩選、整理、分類以及保存，保存形式就是檔案管理。為適應輸血醫(yī)學的發(fā)展與進步的需要，滿足我國現(xiàn)代醫(yī)學科技的不斷發(fā)展與保障人民生命健康的需求，對采供血從業(yè)人員的資質(zhì)要求也不斷提高。因此繼續(xù)教育就成為提升現(xiàn)代社會中采供血機構(gòu)從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)，從而使其更加符合現(xiàn)代醫(yī)學水平不斷進步發(fā)展的一種非常必要的方法和手段。但是由于現(xiàn)階段采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的方式方法依然還部分沿襲著傳統(tǒng)的方式來進行，這就讓采供血機構(gòu)的繼續(xù)教育檔案管理工作有隨時代前進的步伐做出改進的必要。

1采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的優(yōu)勢

采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的特點決定了它現(xiàn)代化辦公的眾多優(yōu)勢。

1.1采用網(wǎng)上申報的流程，能夠讓需要填寫申報表的專業(yè)人員在網(wǎng)上就處理好申報的材料，然后通過網(wǎng)絡申報，等待各級主管部門審核，審核后合格的就可以存檔并公布。這種設計好處在于各級管理人員能夠?qū)訉影殃P，確保了繼續(xù)教育項目申報的質(zhì)量。

1.2申報時段明確。能夠讓項目申報人明確地知道申報的時段，尤其是明確了截止的時間，讓項目申報人不會因為截止時間不明確而造成延誤，減低工作失誤的可能。

1.3申報項目的情況能夠及時被項目申報人了解。特別是未能通過的項目，因繼續(xù)教育申報系統(tǒng)提供查詢功能，項目申報人可以明確得知申報項目未通過的原因。

1.4采用電子檔申報。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔模式，電子檔的優(yōu)點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢。

1.5由于廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)技術，各類繼續(xù)教育項目的申報和批準都能夠公開，全國采供血機構(gòu)的同行都能夠查詢到相關繼續(xù)教育項目的信息，便于繼續(xù)教育工作的開展，促進了全國各采供血機構(gòu)的交流與合作。

1.6便于管理，隨著現(xiàn)階段輸血醫(yī)學的不斷發(fā)展進步，對采供血機構(gòu)從業(yè)人員的要求也不斷提高，比如，每年的繼續(xù)教育學時必須達標（75學時/年）就是最佳體現(xiàn)。繼續(xù)教育檔案管理的電子化可以便于合理安排采供血機構(gòu)各類專業(yè)人員參加相關培訓，從而有效避免重復培訓或者未參加相關培訓等問題。

2采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作存在的問題

2.1工作人員對繼續(xù)教育檔案管理工作沒有認真對待,需要全體從業(yè)人員在整個工作的各個環(huán)節(jié)的共同參與和支持。對于各類培訓的原始文件、培訓教材、學分記錄、考試成績和相關文書等材料的收集等工作，是需要相關工作員工來配合進行的。如工作人員敷衍，將會造成檔案的缺失或使用壽命降低。

2.2檔案管理人員的業(yè)務能力仍需加強.檔案管理人員缺少檔案管理所需要的專業(yè)素質(zhì)和技能。

3檔案管理的工作建議

3.1要做好采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案工作，首先還是要在前期工作上下功夫。對于檔案材料的收集工作要有足夠的重視。只有完整、規(guī)范的材料才能夠讓檔案的系統(tǒng)性得到體現(xiàn)。也就是說，材料的完整和規(guī)范是做好繼續(xù)教育檔案管理工作的前提。首先，要對繼續(xù)教育檔案的對象進行明確。最主要的是將材料中有價值值得保存的部分整理出來，進行統(tǒng)一的保存形成檔案。其次需要對材料進行規(guī)范。材料的來源很廣，因此形式很多。而繼續(xù)教育檔案的目的就是要形成統(tǒng)一的格式來方便管理。因此需要將收集到的材料進行歸類整理，規(guī)范后才能進行下一步工作。而且，平時就要有材料收集的意識，只有形成了這種意識，才能保證材料的完整性。

3.2檔案的形成形式要方便查閱。制作繼續(xù)教育檔案的目的就是要在事件發(fā)生過后的很長一段時間里，能夠通過繼續(xù)教育檔案的情況記錄，對采供血機構(gòu)繼續(xù)教育中的各類事件進行還原，通過繼續(xù)教育檔案的記錄，能夠真實地反應繼續(xù)教育工作的原貌。參加繼續(xù)教育的各類工作人員專業(yè)分類繁雜，參加的各門類項目也很多，這就給繼續(xù)教育檔案管理的工作帶來一定的難度。因此，繼續(xù)教育檔案管理不應該按照繼續(xù)教育的內(nèi)容來進行分類。我們通常按照時間來進行分類。在同一時間段中，又細分為管理、學籍和學習內(nèi)容三個內(nèi)容。三種材料的組卷不同，但又可以保持內(nèi)部聯(lián)系。通過某一部分的查詢也可以找到其他的相關資料，能夠給查詢的人員提供完整的資料數(shù)據(jù)。

3.3采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理要在繼續(xù)教育的全部環(huán)節(jié)進行。只有在繼續(xù)教育的全部環(huán)節(jié)都進行，才能保證繼續(xù)教育材料的完整性，這個因素是保證檔案管理工作順利進行的前提。在繼續(xù)教育的全程中都進行檔案管理，可以讓教學內(nèi)容真實有效地反應在檔案中，方便后期的整理和查詢。

4結(jié)語

采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作非常重要，要做好這項工作就需要有相關領導足夠的重視，系統(tǒng)的檔案管理機構(gòu)，以及專業(yè)的檔案管理人員共同的努力。做好了繼續(xù)教育檔案管理工作，就能夠讓采供血機構(gòu)從業(yè)人員整體業(yè)務素質(zhì)和水平得到很大提高。

參考文獻

[1]李淑芳.關于加強繼續(xù)教育檔案管理工作的思考[j].山西檔案.2006.

篇（8）

民辦高校在迅速發(fā)展過程中，各類教育教學設備投入不斷增加，民辦高校招標采購工作內(nèi)容日趨增多。民辦高校招標采購工作是學校管理工作的重要內(nèi)容之一，是保證學校教育教學、科學研究、人才培養(yǎng)任務目標實現(xiàn)的前提。在招標采購的過程中，招標檔案積累的數(shù)量逐步增多，科學、合理的做好招標檔案的管理工作，是保證招標采購工作規(guī)范開展、有效實施的重要途徑。做好招標檔案規(guī)范化管理，是服務學校教育教學發(fā)展的重要方式，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標準。招標檔案作為民辦高校招標活動的重要歷史記錄，是民辦高校各項招標采購活動的真實反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標檔案規(guī)范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內(nèi)容。

一、民辦高校招標檔案管理的現(xiàn)狀

招標檔案是招標項目具體實施及驗收執(zhí)行的依據(jù)，是對招標項目完整、真實的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標體制、實現(xiàn)招標采購工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實際的招標采購制度，并建立了相應的招標采購檔案管理制度，但在實際實施過程中，缺乏具體實施的機制，對招標采購檔案管理工作沒有給予足夠重視，存在較多的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）招標采購檔案管理制度有待健全

各民辦高校根據(jù)國家相關規(guī)定及自身實際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標采購檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標采購部門與學校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標采購檔案材料移交歸檔時，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料不全的問題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來很多問題，沒有實現(xiàn)檔案應有的作用。同時，由于很多民辦高校負責招標采購工作的人員是兼職，對招標采購檔案管理重視程度不夠，責任心不強，對檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標采購工作內(nèi)容，強調(diào)招標采購檔案管理的重要性，形成相應的問責機制，確保檔案材料的完整、真實、有效。

（二）招標采購檔案管理人員業(yè)務能力有待提高

招標采購工作本身是一項系統(tǒng)性、綜合性、復雜性的工作，從采購申請?zhí)岢觥⒄袠宋募闹谱靼l(fā)售、招標會召開、招標項目的評議確定、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同內(nèi)容驗收、招標采購項目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對招標采購檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質(zhì)，不但要對招標采購的各項制度、程序、實施方式等熟悉掌握，而且要具備堅實的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理的各項要求。但是，目前很多民辦高校招標采購檔案管理人員都是兼職從事此項工作，沒有固定的專業(yè)檔案管理人員進行招標采購檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學歷較低，專業(yè)水平有限，這給招標采購檔案管理工作產(chǎn)生較大的困難，沒有形成招標采購檔案規(guī)范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無法充分發(fā)揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標采購檔案管理人員素質(zhì)的提高，是民辦高校適應我國高校快速發(fā)展的客觀要求，同時也是民辦高校自身檔案管理建設的必然要求。

（三）招標采購檔案管理手段有待完善

招標采購是一項系統(tǒng)性的工作，每一項采購都會形成大量的紙質(zhì)檔案材料。每一項采購發(fā)售的招標文件都具有時效性，要求投標單位在規(guī)定的時間內(nèi)容做出投標的響應，這些都是通過紙質(zhì)材料進行反映，保證招標采購的公開、公平、公正原則得以實現(xiàn)。但紙質(zhì)檔案材料的保管在現(xiàn)實中存在的最大問題就是保管年限問題，由于紙張在經(jīng)過長時間保管后，容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現(xiàn)象，會出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標采購檔案材料完整有效，同時提高查閱效率。

二、民辦高校招標采購檔案管理的對策

（一）健全招標采購檔案管理制度

民辦高校招標采購檔案內(nèi)容主要涉及學校貨物、工程、服務三大類，要保證招標采購檔案管理的科學、規(guī)范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學校層面完善檔案管理制度內(nèi)容，從具體業(yè)務部門層面完善相應的招標采購檔案管理措施，對不同層次檔案管理人員的職責予以明確;健全相應的監(jiān)管、安全保密、獎懲等制度，形成有效的問責機制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動性及責任感，實現(xiàn)招標采購檔案管理工作的制度化、規(guī)范化操作，確保招標采購檔案材料的連續(xù)性和完整性。

（二）提高招標采購檔案管理人員業(yè)務能力

招標采購檔案管理人員業(yè)務能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個環(huán)節(jié)都離不開高素質(zhì)的管理人員，而招標采購檔案管理工作又是一項系統(tǒng)性、綜合性、復雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業(yè)務能力，具備相關的業(yè)務知識，具有較強的工作服務、責任意識。

首先，要有具備較高的業(yè)務能力。業(yè)務能力的高低是在工作過程中不斷積累、不斷提升的，是一個循序漸進的過程。不論是學校檔案管理部門還是具體招標采購業(yè)務部門，都要重視檔案管理人員業(yè)務能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。

其次，要具備相關的業(yè)務知識。做好招標采購檔案管理工作，需要通過不斷的學習，掌握檔案管理相關的知識和技能，并且在工作過程中要認真思考，深入研究，不斷創(chuàng)新工作方法和思路，提高業(yè)務技能，既要掌握檔案管理的理論知識，又要熟悉、掌握有關招標采購的業(yè)務知識，具備較高的綜合業(yè)務素質(zhì)和能力。

再次，具有較強的工作服務、責任意識。檔案管理工作是一項服務性的工作，要積極主動的做好檔案管理和服務工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴格按照相應制度執(zhí)行。同時，又要具有較強的責任意識，確保招標采購檔案材料的安全。

三、結(jié)語

招標采購檔案管理工作是一項綜合性、細致繁瑣的工作，是學校在其發(fā)展過程中重要歷史鑒證內(nèi)容之一，對學校的權(quán)益保障具有重要意義。對于招標采購檔案管理人員，要具備招標采購專業(yè)知識、技能和檔案管理專業(yè)知識、技能，同時要具有較強的創(chuàng)新思維和較強的責任心，能夠在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，提出科學、合理的檔案管理建議，對工作認真負責，保證招標采購檔案管理工作的持續(xù)、有效開展，為學校的發(fā)展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學院）

參考文獻：

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[4]趙麗華.淺談高校檔案管理創(chuàng)新[J].忻州師范學院學報，2008，（2）

篇（9）

（一）采購檔案的含義

采購項目檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄，真實、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業(yè)企業(yè)采購活動中形成的原始文件。

（二）采購檔案對行業(yè)的重要性

煙草企業(yè)檔案是行業(yè)改革和發(fā)展的真實記錄，是行業(yè)的寶貴財富，檔案管理工作更是企業(yè)整體工作的基礎性工作，是功在當代、利在千秋的事業(yè)。行業(yè)領導正是看到這點，才提出要緊緊圍繞煙草行業(yè)改革發(fā)展的中心任務，以服務大局為主題，以規(guī)范管理為核心，以職能建設為基礎，促進采購檔案管理工作邁上新臺階。

采購檔案管理工作更是強化內(nèi)部管理、規(guī)范采購行為的一項非常重要的基礎性工作，是行業(yè)精益采購、陽光采購的最直接體現(xiàn)。從2008年行業(yè)開展“三項檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案就是個大專型檢查的重點和必查內(nèi)容，這就要求采購項目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現(xiàn)陽光操作。

二、采購檔案管理工作的不足

從近年來行業(yè)組織開展的檢查情況看，煙草行業(yè)的采購工作在程序規(guī)范上有了很大的提高、檔案規(guī)范意識也明顯增強，但在實踐過程中采購項目檔案管理工作仍然存在一些問題。

（一）歸檔責任主體不明確

目前，煙草行業(yè)收集采購檔案的責任主體比較多，有采購經(jīng)辦部門、下屬單位、招標機構(gòu)等，各主體的標準不一、人員素質(zhì)參差不齊，導致采購項目檔案管理存在極大差異。

（二）采購過程痕跡化資料不完整

近年來，煙草行業(yè)采購管理工作嚴格按照“應招盡招、真招實招”原則扎實推進，大多數(shù)的單位都是通過委托招標開展采購工作。招標機構(gòu)只參與了招標工作的中間環(huán)節(jié)，對項目立項、決策和合同簽訂后的履約及驗收評價、結(jié)算等過程并無介入；采購經(jīng)辦部門經(jīng)歷了項目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規(guī)范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，導致檔案管理脫節(jié)。

（三）檔案信息化管理水平不高

信息技術的發(fā)展給采購檔案管理信息化工作的發(fā)展提供了完備的資源和技術保障。采購檔案信息化建設可以保證檔案的安全性外，同時還可以實現(xiàn)采購檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡化。

正是為了適應社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業(yè)“兩項工作”試點現(xiàn)場會召開以來，整個行業(yè)花費了大量的財力、物力、人力研發(fā)了煙草行業(yè)物資采購管理信息化系統(tǒng)，但是整個行業(yè)的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。

三、加強煙草行業(yè)采購項目檔案管理的完善對策

（一）充分認識行業(yè)采購檔案規(guī)范化管理的重要性

目前，煙草企業(yè)采購項目檔案管理不到位的現(xiàn)象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關。部分采購人認為采購工作已經(jīng)委托公司，招標、評標過程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關資料，而公司只保存了招標、評標過程的相關痕跡化資料，項目的立項審批、合同后續(xù)的驗收、結(jié)算、供應商評價等資料未及時收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應該明確檔案收集整理主體、加強對采購項目檔案歸檔業(yè)務的監(jiān)督和指導。

（二）建立采購檔案一項一卷歸檔制度

針對采購項目檔案規(guī)范化管理，于2014年年初，我們根據(jù)省公司的相關管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內(nèi)容和具體要求。采購項目一項一卷資料應該包括采購計劃批復、采購立項審批、采購實施過程資料、合同審批、合同、驗收入庫資料、項目結(jié)算等相關痕跡化資料，整個采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關業(yè)務流程的時間邏輯順序進行整理，并裝訂歸檔。

（三）加強采購人員意識培訓

在明確歸檔責任主體后，要加強采購歸檔人員的業(yè)務培訓和收集歸檔意識培訓。作為采購項目檔案的歸檔整理經(jīng)辦人員，要樹立牢固的責任意識，明確自己的工作范圍和職責，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。

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1 現(xiàn)階段血站檔案管理中的問題

1.1 血站檔案規(guī)范化設備缺乏

在整個血站檔案管理規(guī)范化建設過程中，先進的科學設備是確保規(guī)范化建設的關鍵和重要手段，具備了先進的血站規(guī)范化設備，才能更好地對血站檔案信息資源進行收集和整理。所以在血站進行檔案管理規(guī)范化設備購買時，也需要血站采購部門做好采購前的準確工作，同時要全面了解和熟悉血站選購的設備。但目前血站檔案信息設備采購中還存在較多的不足，一方面是血站采購人員對購買的設備不熟悉，影響了采購設備的整體質(zhì)量。另一方面就是由于設備的價格較高，而血站內(nèi)部為采購設備預留的資金較少，影響了采購工作的開展，也就造成目前我國血站采購設備質(zhì)量落后的問題。

1.2 缺乏對血站檔案規(guī)范化建設的認識

當前我國大部分血站管理對血站檔案規(guī)范化建設的重視程度較低，更是沒有將大部分的精力放在血站檔案規(guī)范化建設上面，對檔案規(guī)范化建設也沒有加大資金的投入，這樣造成血站檔案管理部門在進行信息技術的引進以及信息管理系統(tǒng)完善過程中遇到了更多的阻礙。另外，由于領導的關注度不夠也使得血站沒有對信息管理系統(tǒng)的各項功能進行開發(fā)和運行，造成血站檔案規(guī)范化水平降低。

1.3 血站檔案管理人員法律意識缺乏

如果血站檔案管理人員在管理過程中只在乎采血的過程忽視采血的記錄工作，如，獻血人員在登記表過程中只記錄基本信息，導致身份證號碼出現(xiàn)漏填或者誤填的狀況，這樣就是大大增加了回訪的難度。一是獻血員工的登記表在多處都需要獻血人員的簽名，但是由于血站工作人員在獻血人員進行表格登記時沒有進行明確的指導，經(jīng)常會出現(xiàn)漏填或錯添的狀況，造成記錄不夠真實也不完整的情況。另外就是部分血站工作人員沒有樹立正確的時間觀念，造成獻血人員信息提前或者延遲的狀況，為醫(yī)療事故的出現(xiàn)埋下了深深的隱患。

1.4 血站對采血人員管理較為松散

目前我國大部分血站在對采血人員管理過程中，沒有建立完善和嚴謹?shù)捏w系，也就出現(xiàn)了檔案記錄人員身兼數(shù)職的情況，崗位劃分不明確，加上血站檔案管理體系的不夠完善和系統(tǒng)，也都影響了血站檔案管理工作順利開展，所以選用一個規(guī)范化的檔案管理模式，能夠為血站的發(fā)展提供便利。

2 血站檔案規(guī)范化管理的有效措施

2.1 提高對血站檔案管理工作的重視程度

血站內(nèi)部工作人員要全面提升對血站檔案管理工作的認識，并了解到血站檔案管理工作對血站生存發(fā)展產(chǎn)生的重要意義。強化和提升血站檔案管理人員的重要性，增強血站員工的責任意識，明確檔案管理工作是血站領導員工的重要責任。從血站領導層面來講，提升血站檔案管理工作的重視，做到思想的解放，與時俱進，提升血站檔案管理工作的效率，用現(xiàn)代化的技術手段和管理方式提升檔案服務工作質(zhì)量，構(gòu)建一個完善的血站檔案管理體系。

2.2 加強對血站硬件的投入，確保其信息化

血站檔案管理工作本身涉及的內(nèi)容較多，所以不能夠?qū)⒀緳n案管理工作同普通的檔案管理相等同，伴隨著采供血業(yè)務的增多，血站檔案管理也需要更多的庫房和先進的信息化設備，以及更加專業(yè)的檔案管理人員。需要當?shù)卣軌蛱嵘龑ρ緳n案部門的資金投入，讓血站檔案的建設工作能夠做到與時俱進，采供血業(yè)務發(fā)展步伐也能夠加快，逐步提升血站檔案管理部門的業(yè)務處理效率和質(zhì)量。

2.3 優(yōu)化現(xiàn)有血站人員配置，提高專業(yè)性

在血站招聘檔案工作人員過程中，要充分考慮到檔案部門工作實際狀況，招聘一些專業(yè)能力強的檔案管理人員，當然也要對這些檔案管理人員做好培訓工作。專業(yè)能力強的檔案管理人員是確保血站檔案管理質(zhì)量的關鍵和基礎。也是因為專業(yè)能力強的人員配置，能夠嚴格的按照檔案管理的規(guī)律，在血站檔案管理工作現(xiàn)有的基礎上，做好血站檔案的歸檔、分類和交接工作，大大地提升血站檔案管理的質(zhì)量和整體價值。

2.4 實現(xiàn)血站檔案管理工作檢查考核規(guī)范化

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中圖分類號:G27文獻標識碼:A

文章編號:1009-0118(2012)09-0248-01

一、摩爾定律下的硬件發(fā)展

摩爾定律,是由因特爾創(chuàng)始人之一的戈登摩爾提出來的。其內(nèi)容為:當價格不變時,集成電路上可容納的晶體管數(shù)量,約每隔18個月就增加一倍,性能也將提升一倍。換言之,每一美元所能買到的電腦性能,每隔18個月就要翻兩倍以上。這一定律雖然沒有那么精確,但是卻深刻地揭示了現(xiàn)今電子科技發(fā)展的驚人速度。作為全球最大的處理器研發(fā)廠商,因特爾在2012年了22納米的處理器,使得計算機的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研發(fā)只是硬件的一個標志,實際上目前的硬盤技術、顯卡技術等都得以了長足的進步。

在現(xiàn)代化的檔案管理工作中,從文件生命初始產(chǎn)生,到文件歸檔和檔案的保存和利用,都難以離開計算機軟硬件系統(tǒng)。因此我們必須充分重視硬件發(fā)展給檔案管理事業(yè)帶來的便利和進步。但是面對市場上龐大的軟硬件供應商,很多單位的采購人員都無從選擇。在此有必要討論一下在檔案管理現(xiàn)代化中對硬件采購的要求:

(一)前瞻性。在摩爾定律之下,計算機硬件發(fā)展迅速,而我們在使用中也不可能經(jīng)常性更換機器,因此在采購硬件時必須要有前瞻性,以滿足在未來時期的硬件需求,但同時也必須注重成本的控制,這樣就要求我們購買的是性價比較高的產(chǎn)品。

(二)適用性。每一個不同級別的檔案館、企事業(yè)單位的檔案管理機構(gòu),規(guī)模與功能都各不相同,對配套軟硬件的需求也就各不相同。其在采購軟硬件時要考慮到自身的情況而進行定奪,適用于自身即可,以避免出現(xiàn)性能浪費和性能緊張的情況。

(三)穩(wěn)定性。在采購系統(tǒng)時還要考慮到系統(tǒng)平臺之間的兼容性,這些都影響了整套檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。新上市的系統(tǒng)往往會有BUG或者兼容問題,我們在管理工作中,要盡量避免出現(xiàn)問題,所以要從源頭上就考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

(四)易用性。我們的檔案管理工作人員雖然大多具有很高的專業(yè)素養(yǎng),但是并不都是計算機專業(yè)型人才,在采購系統(tǒng)時要考慮到系統(tǒng)對于大部分人都易用,這一點很重要,否則后期的維護和使用將遇到很大的困難。

二、檔案管理技術的現(xiàn)代化趨勢

(一)檔案管理的數(shù)字化。目前檔案管理的數(shù)字化可以分為兩部分,一部分是其原始形態(tài)為非數(shù)字化,我們要對其進行數(shù)字轉(zhuǎn)換;另一部分就是其從產(chǎn)生伊始就依托于計算機平臺,直接以數(shù)字形式記錄在案的。由于紙質(zhì)文檔在查閱和保存方面具有很多局限性,我們對紙質(zhì)文檔進行數(shù)字轉(zhuǎn)換具有很強的現(xiàn)實意義。隨著計算機的普及,對檔案的管理已經(jīng)逐步實現(xiàn)了數(shù)字化,這也是現(xiàn)代化檔案管理的首要特征。數(shù)字檔案管理具有易保存、易查詢、容量大等優(yōu)點,是傳統(tǒng)檔案管理的重要進步。計算機和網(wǎng)絡是數(shù)字化技術的核心構(gòu)成,隨著其普及,目前我國各個檔案管理部門都能實現(xiàn)基本的數(shù)字化。

(二)檔案管理的自動化。在文檔生命周期的三個階段,可以由三個不同的信息管理系統(tǒng)完成其該階段的任務,從而實現(xiàn)了檔案管理的自動化過程。在電子辦公環(huán)境(OA)下,可以將檔案管理模塊化,為每一個模塊設計管理系統(tǒng)。如在檔案產(chǎn)生初期,即文件階段,應用電子文件管理系統(tǒng),在文件的初始就對其進行自動記錄保存,每一個模塊無縫鏈接,自動記錄文檔的全部生命周期。在完成記錄后,還要自動生成目錄索引,以方便后期的查找,這是檔案管理自動化的理想模型。例如上海通用汽車有限公司,在08年就完成了檔案信息自動化管理,躋身中國信息化500強之列。

(三)檔案管理的智能化。數(shù)字檔案具有虛擬性、復雜性、繼承性等特征,所謂智能化就是在數(shù)字檔案管理過程中,利用計算機軟硬件的配套系統(tǒng),對檔案對象進行可以代替某些人工服務的智能化存儲、歸類、分析等業(yè)務。從計算機硬件要求來看,智能化需求高兼容性的設備端口,以便與各類輸出輸入設備連接;其次還需要高擴展性的硬件平臺,以適應智能化處理設備的添加;然后還要有很強的網(wǎng)絡傳輸能力和存儲能力。從計算機軟件要求來看,貫穿于數(shù)字文件的生命周期,可以分為智能化的存儲、訪問、檢索、數(shù)據(jù)分析、安全保護等幾個模塊。智能化的數(shù)字檔案管理將節(jié)約大量人力物力,同時有效地提高辦公效率。

三、檔案管理技術現(xiàn)代化的要求

在21世紀的今天,我們處在一個科技迅速發(fā)展的新時期,我們在工作時要充分應用科技給我們帶來的便利與進步,這是一個思想觀念上的轉(zhuǎn)變。這一轉(zhuǎn)變,意味著檔案管理的工作人員要接受先進技術與思想,學習現(xiàn)代化的檔案管理技術。同時還要結(jié)合我國國情,堅持科學發(fā)展觀,要有為我國檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化奉獻的精神,投入到社會主義現(xiàn)代化建設的大潮中。

另一點,檔案管理還有研發(fā)和更新設備,學習國內(nèi)外先進管理技術和經(jīng)驗,熟悉檔案管理的硬件平臺和軟件系統(tǒng),熟練掌握數(shù)字化檔案管理的每一個程序,能夠為其他部門的工作提供良好穩(wěn)定的支持,實現(xiàn)檔案管理人員的最大價值。

除此之外,還要進行定期的集中培訓學習,并且與先進的檔案管理部門要有溝通交流。

社會愈向前發(fā)展,所產(chǎn)生的檔案資料就會無限增多,但如果我們能以現(xiàn)代化技術對檔案進行數(shù)字化管理,相信定能化繁為簡,使我國檔案管理事業(yè)向前邁進一大步。

參考文獻:

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