檔案現代化管理大全11篇

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檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經指出：經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛力，經濟發發展的拉動力，社會進步的保障力，科技創新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發展。檔案管理方式已發展到以電子檔案為中心，業務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。本文將對檔案的現代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。

1 檔案工作的概述

廣義上的檔案工作是指檔案事業，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業務工作內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用八個環節，前六個環節稱為基礎工作，后兩個環節稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務性和政治性［2］。

隨著時代進步，現代檔案工作發生了以下四點轉變：

1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉為服務性、職能性；

1.2 在工作格局方面，從封閉轉為開放，從以保管為主導，轉為以開發利用為主導；

1.3 在服務對象方面，從單純為領導服務、為本單位內部服務，轉為同時面向全員和社會服務；

1.4 在服務方式方法上，從被動的、手工的、內向型的服務，轉為主動的、開發性的、數字化和網絡化的服務

當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結構具有缺陷。

其相應的解決措施為：

(1)密切關注經濟社會發展和各項工作的新領域、新業務、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；

(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；

(3)在檔案結構的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。

2 檔案的現代化管理

2.1 構建現代化檔案管理新理念。

構建現代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務和發展目標：以妥善保存檔案，便捷應用為發展目標。

2.2 解決適用、配套的管理設施。

不少檔案管理設施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術。檔案資料堆積混雜，

檔案基本管理設備缺乏［3］。

因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設施使用情況，確保檔案的妥善管理。

2.3 實行制度化、規范化、標準化管理。

制度化、規范化、標準化三者之間有密不可分的關系。制度是對各方關系、行為準則、辦事程序作出統一規定。規范是對工作的數量、質量、方式、方法等作出統一規定。標準是對普遍性的業務技術作出統一規定。制度根據法律、法規、政策制定，偏重宏觀，以調整關系、規范秩序為主要目的，有強制性。規范、標準以科學、技術以及普遍性的經驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業務，側重業務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。

檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質為簡單化，統一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

檔案工作標準化體系的構成包括檔案工作基礎標準，檔案工作業務技術標準以及與檔案工作標準相關的標準。

——檔案工作基礎標準。包括檔案專業基本術語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統計工作標準，等等。

——檔案工作業務技術標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。

——與檔案工作標準相關的標準。如：文件制成材料質量標準，底圖、藍圖制作規范，竣工圖編制標準，技術文件格式，國家機關公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結構而言，一般分為國際標準、國際區域性標準、國家標準、行業或專業標準、地方標準、企業標準等。

因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學習、掌握標準文本的內容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經濟、行政手段保證標準的貫徹執行。

2.4 大力推進檔案信息化。

檔案信息化既是整個檔案管理現代化的重要基礎，也是體現檔案管理現代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數字化、網絡化。

2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發。

檔案信息資源開發具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數字化程度低；3、可檢索性差。因此應該大力開展檔案信息資源的有效開發。

3 結語

檔案的現代化管理是檔案事業不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎業務工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設和實現網絡化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結合，推動其不斷發展。只有現代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發展空間。

參考文獻

［1］ 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學家, 2011, (10)

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在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現代化勢在必行。

一、信息化與檔案的關系

1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。

2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。

3．信息資源開發利用要服務于客觀發展需求。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。

4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。

二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化

1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。

2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。

(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

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Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中圖分類號：G271文獻標識碼：文章編號：

引言

隨著社會的不斷進步和信息技術的飛速發展，信息成為當今社會的寶貴資源，信息的價值將隨著社會的發展進步不斷上升，無論是個人生活還是企業發展、科學研究等都離不開信息。21世紀的檔案，將是一個知識、信息高度密集的領域，檔案工作現代化、專業化、技術化、信息化程度越來越高，這就要求一切都要與時俱進。現代化的模式管理，現代化的規范操作，是和世界經濟接軌的重要步驟。

一、檔案管理現代化的內容

檔案管理現代化從內容上講主要包含有以下四方面的內容：檔案資源的信息化、檔案保護的現代化、管理手段的現代化以及檔案管理的標準化等四點。但是從其概念的外延上講，檔案管理的現代化指的則是―個相對的、發展的、動態的概念范疇，因為在不同時期都會賦予檔案管理現代化的各種內容。

（一）檔案資源的信息化。在當前信息化的大時代背景下，信息化已逐漸地發展成為各行各業實現現代化發展內容的主導，因為以信息化的手段逐漸地推動現代化的進步是我國今后國民經濟以及社會發展的主要趨勢和方向。而在檔案資源的管理領域實現信息化更是作為高科技的信息技術在檔案管理領域層面所實施的創新實踐，主要的工作內容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關的各項管理程序，通過科技化的手段實現信息系統加工以及計算機網絡整體的運轉和傳輸，最終實現檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開發利用，并進一步實現整個檔案信息資源的全社會共享。

（二）檔案保護的現代化。一般來講，傳統意義上針對檔案保護的現代化主要指的是針對檔案庫房、與檔案管理相關的設施設備以及檔案載體保管保護的整體水平方面所實現的現代化。伴隨著科技的進步和發展，新型存儲介質快速發展以及現代化信息技術的持續涌現，發展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發展的結果，較之原有的傳統的信息存儲方式，這些針對信息的記錄和存儲方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來越多的人廣泛應用。因為新型的載體檔案在使用方式以及存儲方面都和傳統的檔案信息的存儲介質存在著顯著的差距，所以，相關的檔案管理部門應當著重加強針對新型載體的檔案存儲及管理的方式進行高效的研究，以便于使其更好地服務于檔案管理的工作。

（三）管理手段的現代化。一般情況下，檔案管理手段的現代化的內容主要包含有以下幾個方面：首先是理論手段的現代化，這個具體指的是要實現檔案現代管理方法的理論和應用層面的現代化，適當地通過開展針對已經形成規模的現代化管理方法的學習和借鑒，然后通過針對自己實際情況的結合，在實踐中實現自身的提高和進步，并最終實現具有自己特色的檔案管理現代化的理論體系。其次是要保證先進技術手段在檔案管理實現現代化過程中的應用，在開展檔案管理現代化的過程中一定要持續地將現代社會中較為先進的技術設備、手段以及相關的技術成果逐步地引入到檔案管理現代化的實踐過程中，最終全面、高效地實現檔案管理的專業化和自動化。

（四）檔案管理的標準化。從本質上講，檔案管理的標準化也作為檔案管理實現現代化的重要基礎而存在的，因為檔案管理的現代化的實現基礎是建立在先進的技術、嚴密的分工以及廣泛協作的情況下的，而針對檔案標準化的實現則主要是通過制定并積極貫徹相關的一系列的各種標準和規范，進一步使得相關的技術應用以及分工協作實現統―的標準和依據，最終可以保證檔案管理的各項工作實現有機地聯系和統一，并在最終的檔案的管理下現代化的過程中取得最優的效益。

二、實現檔案管理現代化的必要性

實現檔案管理的現代化不僅僅是檔案行業實現自身的突破和發展的需要，同時更是時展的需要。科技化的進步帶動了一切相關行業的發展和進步，檔案管理行業如果想要實現高效、科學的發展，那么就必須保證自己要時刻緊跟時展的步伐，同時在這個過程中逐漸地發展并完善自身，這樣才有可能不在行業競爭中被淘汰。另外一個方面檔案管理的現代化的實現也是迎合了時展的需要，在幾乎所有行業都實現高科技化的騰飛發展的時候，如果檔案管理行業還在固步自封，滿足于自己的小進步的話，那么就不僅僅會跟整個時代脫軌，同時更會被狠狠地甩在時展的脈搏之后。

三、實現檔案管理現代化的要求

目前我國的發展正處在一個轉型時期，時代的進步和發展需要各方面齊頭并進，關系到發展命脈的檔案的存儲和管理更需要十分重視。而要實現檔案管理的現代化則主要可以從以下四個方面開始著手。

（一）實現檔案館管理現代化。這一過程的實現要求首先要實現管理思想的現代化，因為思想觀念的現代化是保證實現檔案管理現代化的基礎和前提，所以，如果想要實現思想觀念的現代化，那么就必須要保證解決人對于檔案管理層面的相關認識問題的現代化。同時還要求所有檔案館的全體成員尤其是負責檔案管理的直接責任人，一定要秉持認清形勢，更新觀念，解放思想，勇于改革的思想作風，同時還要不斷研究新情況，探索新的管理模式和途徑。

（二）必須做好檔案館各項基礎工作。伴隨著科技化、信息化社會的到來，人們在對于高效化、科學化地開發并利用檔案管理信息方面的需求越來越旺盛，呼聲也越來越高，在這種情況下，就要求檔案館在相關基礎工作的開展方面必須要實現新的突破、更高層次的發展。因為只有把檔案館最基礎的工作和步驟搞好了，才有可能最終順利地實施檔案管理的現代化，同時也才能使得現代化管理手段得到最好的發揮。同時從未來發展的角度來看，一旦搞好了檔案館的基礎建設工作，那么不僅有利于當前人們對于相關信息的提供利用，同時也為現代化管理的實現奠定了堅實的基礎。從工作內容上講，要做好檔案館的基礎工作，因為只有將基礎工作做得越加地細致和全面，同時準備工作做得越充分，那么檔案管理現代化的目標才越可能順利地開展進行。

（三）全面地保管好各種內容、各種不同載體材料。在針對檔案館的相關信息進行管理的過程中，針對不同種類的信息所進行的檔案管理，是最終實現檔案管理現代化的核心內容。伴隨著科學技術的全面進步和發展，針對檔案的種類以及存儲載體的不斷更新，發展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有紙質檔案外，另外還包含有照片、錄像帶、錄音磁帶以及磁盤等其他方面，這種情況的存在，就要求相關的檔案管理人員必須要在此基礎上研究出一套適合自己的管理方法，這樣才能為最終實現檔案管理現代化的發展趨勢貢獻力量。

（四）必須實現保管條件以及管理手段的現代化。在保證保管條件以及管理手段的現代化的方面主要應當做到以下四個方面。首先是要保證實現針對檔案庫房溫濕度的自動控制，因為這是關系到未來能否實現現代化管理的一項重要內容。其次是要保證更新檔案裝具的現代化，這也同樣決定之后是否可以順利地實現檔案管理現代化的一個十分重要的條件，再次是要全面保證實現檔案載體在材料應用方面的小型化和縮微化，因為這關系到對于相關信息存儲設備的移動和攜帶方面的便攜性；最后是要求要廣泛地應用電子計算機來針對相關的檔案信息管理進行貯存和檢索工作，這實現檔案管理現代化的必要條件，同時也是大勢所趨。

四、結束語

總之，在當前的時代背景下，實現檔案信息管理的現代化不僅僅是檔案館生存發展的需要，同時更是契合時展的必要之舉，所以這就要求相關的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質提高的同時，還要盡可能地實現相關管理手段的現代化，這樣才能順利、高效地實現檔案管理現代化工作的全面實現。

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中圖分類號：G271

檔案管理現代化，就是應用現代管理學原理，采用現代管理方法和現代管理手段即應用先進技術和先進設備，對檔案進行科學管理，不斷提高工作質量和工作效率，使檔案的基礎工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現代化水平，有效地為國家建設服務。其包括檔案管理觀念現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等三個方面。

隨著信息技術的發展，檔案管理現代化已成為檔案界的熱點。因此，有必要對我國檔案管理現代化建設情況進行深入分析和研究，總結經驗，找出問題并提出對策，以真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟社會建設。

一、檔案管理現代化發展進程

檔案管理現代化也是一個與科技發展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發展進構。然而，檔案管理現代化也是一個相對的概念，過去曾經先進實用的技術與管理方法，現在也許就落后于實踐發展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現代化的發展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。

從世界范圍來看，檔案管理現代化發端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。20世紀60年代初，國外一些檔案工作者在計算機專業人員的幫助下，開始試用計算機管理檔案，并開展了檔案管理自動化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年，國際檔案理事會設立了檔案自動化專業委員會，負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況，并通過召開會議、出版書籍和開展培訓等活動，對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。

我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時間，也取得了不小的成就。我國計算機檔案管理的發展，從時間進程上對以分力四個階段：即調查論證階段、初步實驗價段、技術攻關階段、網絡化及其推廣應用階段。

調查論證階段。1979年開始，個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應用，進行了調研和可行性論證工作。

初次實驗階段 。1983年.有少數幾個檔案館，使用計算機開發了檔案管理實驗性的應用系統。開始了檔案著錄標引方法的摸索，著手制定檔案著錄標引的國家標準。

技術攻關階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計算機應用檔案管理的―些技術難關，出現了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統及應用結果。目錄數據已開始準備采用國家標準。

推廣應用階段。1987年后，隨著計算機軟硬件技術的發展和檔案管理自動化研究的深入，計算機在檔案部門的應用，已開始向檔案管理的各個環節擴展，檔案管理軟件系統功能也由“點”到“線”再到“面”，呈現不斷提高與完善的趨勢。

20世紀90年代以來，我同的檔案管理現代化建設進入了快速發展時期。90年代中期，現代化管理開始了網絡化階段；進入21世紀，則開始了以啟動數字檔案館建設為標志的檔案信息化階段。與此同時，我國檔案部門還進行了現代化管理標準的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《CAD電子文件光盤儲存系統的一致性測試》等。這將有力地促進我國檔案管理現代化走上規范化的發展道路。

二、我國檔案管理現代化的現狀

近年來，檔案管理現代化建設取得了很大成績，如適合于機關檔案工作的文書工作―體化管理系統已大規模應用，各檔案部門已基本實現計算機自動處理的環節，光盤技術在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質性的應用階段，檔案計算機管理正逐步走向網絡化等。

雖然我國檔案管理現代化建設已經得到了很大的發展，但此項工作畢竟是一項較大的系統工程，其發展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現代化的發展進程。

三、我國檔案管理現代化建設中存在的問題

1、檔案管理現代化意識不強。管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。多年來，檔案管理現代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現代化的認識不夠，大多數單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現代化進程中出現的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

2、檔案工作人員業務素質亟待提高。人才現代化是檔案管理現代化的前提。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的檔案管理人員知識結構還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題。所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

3、對檔案管理現代化缺乏統籌規劃和強有力的指導。從總體上看，各級檔案館、各企事業單位、各系統的檔案管理現代化工作仍處在“各自為戰”的狀態，沒有統一的標準、規范，目標不明確，步驟不清楚，重點解決的問題不突出，由此造成購置設備型號不一，功能各異，技術設備不配套，系統操作平臺不一，為檔案管理現代化的統一、規范帶來極大的障礙。

4、技術設備問題。由于經濟條件的限制，部分檔案部門不能在現代化建檔案管理現代化方面投入足夠的資金，使得自身的現代化技術裝備較差。而且絕大多數單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數卻僅占檔案室檔案總數的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

四、解決措施

針對目前檔案管理現代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

1、更新觀念，增強檔案管理現代化意識。在實現檔案管理現代化的過程中，首先是提高領導干部的認識，他們握著地區或單位檔案工作現代化管理的命運與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現代化的片面認識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，進而有計劃、有步驟積極而穩妥地開展檔案現代化建設。

2、加強檔案人員的培養，提高業務能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養，不斷提高檔案人員的自身素質，以人才資源開發推動檔案現代化的進程。首先要提高檔案工作人員的基礎素質，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎業務工作的質量。其次加強對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高檔案工作人員的業務素質，以滿足檔案信息化發展的需要。

3、加強組織領導，促進交流、合作。檔案管理現代化建設是一項系統工程，絕不能各自為政，必須加強組織領導，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統籌規劃，加強協調，把檔案管理現代化建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案管理現代化建設的資金投入，制定統一的現代化管理標準，在設備購置、數據庫建設、應用軟件推廣、人員培訓等方面統一布置；規劃好檔案館、機關檔案室、科技事業單位檔案和企業檔案館（室）的現代化管理工作。需要注意的是檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現代化建設不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據本系統、本地區的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現代化建設有條不紊地發展。_

交流、合作，則是實現檔案管理現代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內地區間、省際間的發展存在著差異，我國與世界上發達國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時地進行科學的交流、學習與合作。認真對照、分析、研究，取長補短，加速實現檔案管理現代化的步伐。

4、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。這是實現檔案管理現代化的物質基礎和保障。要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

5、采用現代化管理。這是實現檔案管理現代化的主要途徑和必經之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發展目標，以及為實現這一目標進行計劃、組織、協調、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發利用。檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發展規律，采用科學的管理方法，最大限度地發揮人、物、財的效用，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優質服務的信息中心。

總之，檔案管理現代化是一項復雜的系統工程，要充分調動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現代化管理體系，真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

參考文獻：

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3、宋寶英 《檔案管理現代化的幾點思考》 《世紀橋》 2009.2

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（一）檔案管理的現代化是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。

（二）檔案現代化管理系統的工作流程如下：1、檔案數據的收集，2、檔案數據的前處理；3、檔案數據的錄入；4、檔案數據的存儲管理；5、檔案數據的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。

二、檔案管理的現代化要求

（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。

（二）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

（三）檔案管理的現代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。

三、加快數據準備，促進檔案現代化管理邁向新臺階

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

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二、檔案管理現代化的意義和作用

1.檔案管理現代化適應時代的發展要求。作為社會信息產業的重要做成部分，檔案部門必須采取現代化管理技術和手段，在檔案數字化、網絡化、智能化方面下工夫，滿足社會各界對檔案工作的需求，使檔案嘻嘻轉化為推動社會前進的動力，服務于當今的信息時代。否則，檔案共作就不能適應時代的發展要求，也就不能再信息時代中發揮作用。

2.檔案管理現代化有利于檔案事業的持續發展。檔案事業的可持續發展是人類發展的重要組成部分，它取決于人類可持續發展的總體水平，又以有價值的檔案信息服務于人類整個可持續發展本身。從我國檔案事業發展來看，檔案事業的主題制約著檔案事業繼續發展。因此，如果不運用先進的科學設備和技術手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內其他部門的模式和經驗進行現代化管理，實現跨越式發展，就可能造成檔案事業全面滯后于社會的發展。

3.檔案管理現代化有利于檔案事業與國民經濟、社會協調發展。檔案事業是國民經濟、社會發展比不可少的環節，其發展要受到整個社會和各個環節的制約，并對整個社會和各個環節產生了一定的影響。改革開放以來，我國的現代化建設、國民經濟和社會各部門的建設等都得到了很快的發展和進步，作為與現代化建設和社會各項事業系統發展的檔案事業，要進一步加強檔案管理現代化建設，使檔案工作更好的適應社會的發展。

三、檔案現代化管理的基本條件

檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統的手工管理方法，在新的形勢下產生了一系列問題，檔案管理的現代化已成為一種必然趨勢。

檔案現代化管理需要達到以下的幾個基本條件：

1.科學的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協調銜接工作。

2.數據準備，具體包括檔案著錄標引工作、檔案標準化工作。

3.設備技術條件，一是要選擇適用的計算機技術裝置，二是檔案現代化管理專業人員的配備。

四、目前檔案管理中的問題

1.檔案收集整理工作不夠規范

目前，一些單位依然沒有配備專門的檔案管理人員或者臨時抽調人員管理檔案，導致了單位在檔案管理上較為混亂。如，檔案管理錯誤較多，管理較為混亂等。另外，有相當多的單位依然沒有健全檔案管理監督檢查及業務指導的體制，造成了單位在檔案管理方面依然不夠嚴格，不夠規范。

2.檔案管理方式落后。一些單位在檔案管理方面依然采用過去那種落后的管理方式，管理質量和效率較為低下，也不能最大限度地發揮檔案資料應有的作用和價值。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就缺乏高度的工作責任感，良好的職業操守，辦事縝密的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，導致了單位在檔案管理的模式、方法以及體制方面較為滯后。

3.檔案管理作用發揮不夠。在一些單位，由于其檔案管理較為混亂，加之所收集到的檔案資料不夠全面、整理歸檔也不夠規范，必然造成了單位的檔案管理工作與其他中心業務相互脫節，根本不能充分發揮檔案管理應有的作用和功能，在一定程度上影響制約了單位檔案管理的全面快速健康發展。

五、加強檔案現代化管理工作的措施

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0.前言

檔案管理現代化主要包括管理手段的現代化、管理方法的現代化以及產生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現代化主要是利用計算機完成文檔一體化管理，運用多媒體技術實現檔案管理的數字化，運用網絡技術和虛擬技術實現檔案管理的網絡化。

1.檔案管理現代化概述

檔案管理現代化是指用科學的思想、組織、方法和手段對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。概括起來主要有三方面的工作：一是運用成熟的新技術，科學地保管好檔案，延長檔案壽命；二是利用計算機及其網絡技術、數字化技術，開發檔案信息資源為社會各界服務；三是收集、積累、整理電子文件。

1.1檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的主要內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

1.2檔案保護現代化

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

1.3檔案管理手段現代化

管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

2.檔案管理現代化的重要性

2.1時展的要求

新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。而隨著現代化的電子信息技術和高新科技在全世界范圍內的迅猛發展，計算機、網絡等第三次科技革命帶來的新技術、新手段在社會生活的各個領域和部門中得到大范圍的普遍運用。自動化辦公和無紙辦公已經成為現代企業發展的一個新趨勢，而檔案管理工作作為現代企業不可缺少的一環，必須不斷進行管理方法和理念的改革，使其跟上時展的步伐，朝著實現現代企業檔案管理的現代化發展。

2.2工作效率的要求

現代企業的發展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應這個發展趨勢而產生的，提高工作效率，節約辦公時間和辦公資源，是市場經濟時代的主流發展方向。而如果一直沿用過去傳統的檔案管理模式，就必然會出現辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現象，這樣的檔案管理方式嚴重影響了對檔案管理的利用效率。檔案管理部門也很有可能成為企業的雞肋部門。從另一個角度來說，企業內部實行的辦公自動化也對檔案管理的現代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節約檔案管理資源。

2.3檔案保護和利用的要求

對檔案的的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理的現代化。許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護措施不足，導致有些紙質的檔案材料由于長期因疏于保護而出現脫落、模糊等現象。此外，傳統的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業內部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現各項工作的高效性和機動性。

3.實現檔案管理現代化的重要措施

3.1實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識， 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識， 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段， 前沿的管理方法，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法， 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.2加強各項檔案管理制度建設

大力宣傳國家《檔案法》，做到嚴格貫徹執行。形成領導和員工在思想上做到高度重視，真正認識 檔案在企業發展中的重要作用。使得企業真正重視檔案工作基礎設施建設，加強檔案管理的各項規章制度建立和進一步完善，做到思想上高度重視，行動上積極主動，不斷學習，更好的開展業務。

3.3實行檔案管理的規范化、標準化、信息化

這就要求我們在做好傳統的紙質版檔案的歸納整理存檔等工作的同時，對于企業內部網絡運轉系統的網上辦公等方式，即文件在網上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時更加注重文檔的真實性、完整性、有效性、保密性。實現對電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網上網下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標準化即要求檔案管理要依據企業的特點、標準，運用相關的輔助計算機應用程序系統，來實施企業的檔案管理。實現檔案的網絡檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實現檔案管理的標準化打下良好的基礎，也利于檔案的信息化建設。檔案管理員對于行業的檔案管理專業知識及新的科技手段的學習也要與時俱進，全面提升自身的綜合素質，做到與企業、時展的腳步保持一致。使企業的檔案管理實現現代化，更好的適應和服務企業管理、發展的現代化，提升企業的市場競爭力和發展潛力。

3.4加快復合型人才培養

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（一）檔案管理標準化程度低。就目前形勢來看，現階段我國的檔案管理還處于一個比較混亂的局面。由于檔案管理的管理體系比較復雜，管理比較分散，所以使得整個管理水平比較低。此外，在管理過程中部分管理人員重視人員信息的管理，而忽視了其他方面的管理，導致很多資料管理不齊全，很多有價值的檔案沒有得到真正的利用。再加上缺乏統一的管理標準，導致檔案管理過程中問題不斷出現，檔案管理現代化水平提升緩慢。

（二）檔案管理人員綜合素質低。目前我國很多的檔案管理人員沒有接受過專業的培訓和學習，缺少管理方面的專業知識，同時對檔案管理工作的概念也沒有明確認識。在管理過程中，由于沒有現代化的管理理念，導致很多管理資料不能及時整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專業的技能，但是缺乏應有的責任心，沒有嚴謹的工作態度，使檔案在一定程度上混亂沒有規律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業已經采用了現代化的檔案系統，如數據庫 E6系統，但是管理人員的專業技能并不能對此進行熟練操作。

（三）檔案管理方式落后。當前我國的檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中往往采取傳統的檔案管理方式，無論是在知識上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統的紙質文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會使很多重要的檔案難以被發現。其次，在管理的手段和方式上也存在著問題，很難實現資源共享，比如業務交叉時，相同內容的電子檔案對接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動檢查、添加，增大了工作量，無法適應現代化的檔案管理操作需要。

二、實現檔案管理現代化的措施

（一）加強檔案管理人員的綜合素質。要想提升檔案管理的現代化水平，首要目標就是提升檔案管理人員的綜合素質，只有提高了人員的綜合素質，才能使檔案管理得到進一步地發展。首先，從理論與技能方面加強對管理人員的培訓，提升檔案管理人員的基本技能。同時也要提升管理人員的計算機技能，熟練的操作計算機能夠運用科學化的手段進行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業道德素養。要定期的開展政治理論和職業道德理論的相關培訓，在潛移默化中提升他們的自身素質；最后，要結合檔案管理人員的實際工作水平和部門特點，適時對相關的培訓內容進行調整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業務知識進行教育培訓，以科學化、現代化為目標，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。

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[中圖分類號]G647

[文獻標識碼]A

[文章編號]1009－5349(2010)03－0044－01

高校檔案管理是高校科學管理與服務教學管理的重要組成部分，高校檔案對學校教學、科研的發展具有重要的作用。近年來隨著我國高校教育改革事業的不斷深入，辦公檔案管理日益凸顯的經濟價值越來越引起全社會的重視。

一、檔案管理工作現代化是高校檔案管理的必然要求

在當今社會主義經濟建設飛速發展的今天，實現檔案工作的現代化管理，是對高校檔案工作的必然要求。在新形勢下，特別是在知識經濟時代，繼續沿用原有落后手工檢索的檔案管理方法和手段已不能適應新的形勢，.檔案工作的計算機化管理，特別是高校檔案現代化管理已成為擺在高校面前迫在眉睫的首要任務。

二、高校檔案管理工作的現狀

高校檔案管理工作是學校重要的基礎性工作之一，是學校管理工作的重要組成部分，是衡量一所學校辦學水平、管理水平的重要標志。近年來隨著高校辦學規模不斷速度擴大，學科專業不斷的增加，科研技術和教學質量明顯提高，校園的各項基本建設也進行了不同程度的改造。由于現有的檔案工作人員多是兼職，甚至是身兼多職，工作量大，疲于應付，加之對專業知識技能缺乏，從而造成檔案管理不夠規范。

三、加快高校檔案工作現代化管理的對策

(一)檔案管理意識的現代化

解放思想轉變觀念，是高校實現檔案工作現代化的關鍵。檔案管理人員要正確認識檔案管理現代化的重要性，具體講應注意以下幾個方面：

1.樹立創新意識，變手工操作為計算機管理，變經驗管理為科學管理，變封閉管理為開放管理，充分利用現代化設備和信息傳輸技術開展校際聯網，實現檔案資源共享。

2.樹立科技意識，掌握一定的現代經濟、科技、法律等管理知識，既熟悉檔案現代化管理，又懂得計算機操作應用等現代化的管理手段。

3.樹立效益意識，以較少的人力、物力、財力投入，爭取獲得最大的社會效益和經濟效益。

(二)加強電子文件的管理

為適應現代化管理制度和信息社會的發展，做好電子文件的歸檔工作，對檔案實施電子化管理勢在必行。但是電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。其次根據本校具體實際情況購買合適的檔案管理軟件。一套好的應用軟件，必須操作簡便，工作效率高，能自動立卷、組卷，實現文檔一體化，且具有數據的維護與查詢等功能。完成好硬件、軟件的配置，檔案管理實現現代化問題就解決了一大半。

(三)增加專管人員的投入

隨著高校招生規模的不斷擴大，高校機構設置變多，職工和學生人數也隨之增多。因此，高校在設置學校綜合檔案室的前提下，可根據需要在各處室分設檔案室，并配備專職或兼職檔案管理人員。高校領導也應轉變過去那種將檔案部門作為安置、分流人員場所的陳舊觀念，要在檔案工作中引進競爭機制，制定檔案人員崗位職責，把檔案工作的完成情況作為部門考核的重要依據，將工作成績同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結合起來。為檔案人員提供必要的條件、時間和財力，激發他們提高自身素質的自覺性和主動性，加快高校檔案隊伍建設。

(四)檔案管理隊伍的現代化

當今信息社會不僅對檔案管理手段現代化有了進一步的要求，而且對檔案管理者的素質也有更高的要求。高校應從專業、年齡、職稱等方面，對檔案管理隊伍進行優化組合，并通過合理配備和引進專業人才，建立一支精通檔案管理業務、具有現代意識、能夠熟練應用計算機等現代化工具的檔案管理隊伍，這是推進高校檔案管理工作現代化的基本保證。

五、高校檔案管理自動化應注意的幾個問題

一、量力而行，有計劃有步驟地分步漸進。應該注意到，高校檔案管理自動化并不完全排斥傳統管理手段。特別在改革剛起步階段，在新舊交替過程中難免會出現不協調等問題，更要注意發揮傳統管理手段的過渡和緩沖作用，以免工作的脫節和失控。

二、嚴格抓好檔案數據格式的標準化。檔案數據格式的統一是檔案信息人員從網上獲取信息的保障條件，檔案部門制定標準化工作時應考慮全網性、各類信息數據庫的兼容問題。

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檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。

二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。

三、高標準強化檔案管理工作

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【中圖分類號】G270 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-3783(2012)08-0509-01

醫院檔案管理作為醫院管理的一個組成部分，其發展的狀況可以反應醫院的整體面貌，實現醫院檔案管理現代化.做為我們基層醫院就必須做到：

1 進行醫院檔案管理現代化的知識培養，了解醫院檔案管理現代化的具體內容

醫院檔案管理現代化是指利用現代化科學技術手段和科學方法進行檔案管理，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，以適應對現代化醫院檔案工作的要求。這就要求醫院在這方面下功夫，采取多種方法，培養和提高醫院檔案工作者對現代化檔案管理知識的認識，醫院應投入一定的資金和人力，提供場所和條件，讓醫院檔案工作者系統地、全面地學習現代化科學管理方面的本領。

2 引進現代化的管理技術和新設備，利用進行信息管理

計算機是現代化管理方式不可缺少的工具，醫院應從實際出發，力爭采用計算機管理，形成網絡系統，實現檔案管理的自動化、現代化。用計算機儲存醫院的各種業務及行政檔案，方便使用者及時查找、閱讀。也加快了工作效率。由計算機編印出文件的分類，主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確。所以，引進現代化的技術和設備是現代化醫院檔案管理所必需的一個條件。

3 建立一套科學的檢索系統，做到檔案管理要規范化、標準化

首先，科學的檢索系統是快速查閱檔案的基礎，投放力量，苦心鉆研一套適合我院檔案的檢索系統，熟練掌握，按內容進行分類、排列好順序，根據各種歸類的標準裝訂成卷，在編寫目錄時，注重理論與實踐相結合，才能保證檔案利用率的提高。

檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有法可依，有章可循，在檔案管理的各個環節，各個步驟，從收集、整理到最后，都要存入微機，都要做到條理清晰，保證檔案完整，避免漏洞。

醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。

4 注重培養一支懂得現代化科學管理醫院檔案的隊伍，提高現代化管理水平還未素質

一個現代化醫院檔案管理系統，必須具備有現代化管理水平的檔案管理者。否則，現代化醫院管理無法實現。醫院檔案工作者在現代化管理檔案的工作中，不僅要具備自己檔案管理專業知識的培養，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。隨著醫院檔案管理現代化程度的不斷提高，檔案室勢必會以計算機為核心，還有打印、復印機。不單純是保存檔案，還要妥善整理檔案，科學地查閱檔案。

5 要注重對現代化各類信息的收集和整理

醫院檔案管理的現代化要盡早地進入網絡信息系統，通過上網，擴大信息來源，聯系更多的信息內容，挖掘各種渠道，豐富自己的檔案管理經驗，多借鑒社會其他領域和其他層次的各方面信息，發現不足之處，立即修正。對已淘汰的信息及時清整，對缺點盡量盡早彌補，注意積累各種信息的反饋，并明確地記錄和儲存。在工作中遇到困難，不斷解決矛盾，改進工作，對信息的內容進行篩選，不可局限于自己醫院的檔案收集，要放開眼界，通過網絡走開放式管理。

6 拓寬醫院檔案的服務領域，是現代化醫院檔案管理的發展趨勢

在以前醫院檔案管理的工作實踐中，醫院檔案最多地是為醫務人員服務，沒有競爭意識，被動地查閱檔案，局限一一個狹小的領域，沒有長遠的發展計劃。而現在社會在發展，這就要調整醫院檔案的服務方式，由被動變主動，網上舉辦的一些醫學檔案信息展覽，為醫務人員、患者及社會公眾服務，要多角度多層次地為整個社會提供檔案內容，既可提高社會效益也可以提高經濟效益，這是現代化檔案管理的一個重要內容。