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中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）03-000-02

一、引言

隨著社會(huì)水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收水平也在發(fā)生著非常大的變化，當(dāng)然不能落后，不能影響企業(yè)的管理建設(shè)水平，不能保障企業(yè)的權(quán)益受到損害。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理建設(shè)的快速提高，我們需要逐步地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理的逐步優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理向一體化發(fā)展，同時(shí)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施與管理更進(jìn)一步發(fā)展。不能把項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理與企業(yè)檔案管理、項(xiàng)目實(shí)施與管理進(jìn)行分類來管理，這樣的話，不利于管理水平的合理化處理，也不利于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中，人力資源信息的信手拈來，相對(duì)應(yīng)地，就會(huì)在這個(gè)環(huán)節(jié)中，浪費(fèi)信息資源共享時(shí)間。為此，我們需要構(gòu)建完善的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案進(jìn)行合理歸檔、安全存放。

二、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在企業(yè)檔案管理的過程中起著非常重要的作用

（一）建立健全企業(yè)檔案管理建設(shè)，完善管理制度

在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的過程中，使得企業(yè)檔案管理建設(shè)在不斷地趨于完善，只有不斷地強(qiáng)化建設(shè)，才能符合驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，從而促使其過關(guān)。這也就在客觀上逐漸地建立健全檔案管理建設(shè)，完善檔案管理制度法規(guī)，約束其向規(guī)范化、合理化、一體化、安全化發(fā)展。自然就會(huì)自覺地制定一整套嚴(yán)格的檔案管理制度，讓人們有法可依，時(shí)時(shí)刻刻約束著檔案管理工作從業(yè)人員以及具體的操作人員，這樣才能做到有理有據(jù)。畢竟企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)著非常重要的地位，為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要漸漸地加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的力度，促進(jìn)檔案建設(shè)不斷地優(yōu)化，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。

（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的逐步提高

開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，使得企業(yè)檔案管理人員與驗(yàn)收人員之間的接觸頻繁，在他們的驗(yàn)收過程中就會(huì)提出一系列關(guān)于檔案業(yè)務(wù)需要提升的問題，換句話說，也就在潛移默化中影響著企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高，為他們上了免費(fèi)的課堂，使之逐步地完善檔案管理知識(shí)，增加檔案管理安全防范意識(shí)，并且在彼此交流與合作的過程中，更加拓寬知識(shí)面，如何防潮防霉、防盜、檔案的安全存儲(chǔ)、分類歸檔、備份等方面更加熟悉，能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的逐步提高。從而為企業(yè)建設(shè)和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術(shù)的專業(yè)型人才而做出自己的貢獻(xiàn)。并且運(yùn)用統(tǒng)一、安全、合理的方式把檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財(cái)富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進(jìn)管理建設(shè)的正常、快速、穩(wěn)步前行。

（三）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平以及保密程度的逐步提高

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，需要對(duì)企業(yè)檔案管理的問題進(jìn)行檢查與驗(yàn)收，為了達(dá)到預(yù)期的安全效果，就要求企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，綜合考慮保密安全、防潮防霉、備份處理、防盜系統(tǒng)、高科技信息儲(chǔ)存等各方面的因素，把企業(yè)的檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對(duì)于不同類別、不同性質(zhì)、不同價(jià)值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運(yùn)用不同編碼的檔案箱對(duì)個(gè)人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進(jìn)行分類保存。使用不同的檔案管理箱對(duì)他們進(jìn)行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，能夠在很大程度上優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于統(tǒng)一管理?xiàng)l件的優(yōu)化，進(jìn)而保障企業(yè)的權(quán)益不受損害。

三、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在項(xiàng)目實(shí)施與管理的過程中起著非常重要的作用

（一）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化項(xiàng)目實(shí)施與管理

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，使得各單位為了實(shí)現(xiàn)檔案驗(yàn)收工作的目標(biāo)，加快自身項(xiàng)目實(shí)施與管理的步伐，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的程序進(jìn)行。對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施和管理需要進(jìn)行招標(biāo)與監(jiān)管，不能以各種理由而推脫，不去招標(biāo)，如此長(zhǎng)期發(fā)展下去，能夠在很大程度上優(yōu)化項(xiàng)目實(shí)施與管理。否則，一些項(xiàng)目的實(shí)施與管理沒有經(jīng)過嚴(yán)格的招標(biāo)與監(jiān)管，而是任意妄為，違法操作工程項(xiàng)目，那么就屬于違法行為，可能造成一些無法彌補(bǔ)的損失，那樣的話，就得不償失了。

（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化相關(guān)部門建設(shè)水平的逐步提高

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的開展，使得各單位的相關(guān)部門加強(qiáng)改革與管理的理念，并且在平時(shí)，不斷地催促相關(guān)人員進(jìn)行檔案工作的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，了解檔案管理的知識(shí)，使得部門管理嚴(yán)謹(jǐn)而且規(guī)范，有一種無形的力量在鞭笞著他們不斷前行，從而在很大程度上優(yōu)化相關(guān)部門建設(shè)水平的逐步提高。

四、鑒于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要性，我們需要不斷地改革與創(chuàng)新

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在企業(yè)檔案管理和項(xiàng)目實(shí)施與管理的過程中，起著非常重要的作用，鑒于其重要意義，需要我們不斷地改革與優(yōu)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，具體可以闡述為以下幾點(diǎn)：

（一）針對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查結(jié)果中不盡如人意的地方，需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)地反饋與改革

針對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查結(jié)果中不盡如人意的地方，驗(yàn)收參與人員需要進(jìn)行仔細(xì)地記錄以及匯總，并且把需要改革的地方做出標(biāo)記，然后將統(tǒng)計(jì)出來的資料分析，進(jìn)行及時(shí)地反饋與改革、創(chuàng)新。在反饋與改革的過程中，逐步地優(yōu)化驗(yàn)收工作的效果，改進(jìn)驗(yàn)收途徑，促使檔案驗(yàn)收工作的逐步完善。

（二）逐步地優(yōu)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序，讓各驗(yàn)收人員分工合作，共同促進(jìn)驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行

我們?cè)谶M(jìn)行下面檔案驗(yàn)收工作的時(shí)候，需要逐步地優(yōu)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序，并且讓各驗(yàn)收人員分工合作，各盡其責(zé)，那個(gè)人員負(fù)責(zé)那個(gè)驗(yàn)收工作，具體的記錄、匯總等則另外安排人，這樣分工明確的檔案驗(yàn)收工作，將大大地提高驗(yàn)收效果，提高準(zhǔn)確程度，從而共同促進(jìn)驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。

五、結(jié)語

綜上所述，我們了解到：項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在發(fā)展的過程中，不斷地促使企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展與預(yù)防措施的不斷改進(jìn)；也使得項(xiàng)目實(shí)施與管理更加趨于規(guī)范化、完善化。因此，我們需要對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)行管理，不斷地優(yōu)化檔案驗(yàn)收方法，注重驗(yàn)收實(shí)效，并且對(duì)于檔案驗(yàn)收的成果需要進(jìn)行及時(shí)地匯總、反饋以及改革與創(chuàng)新，在推陳出新的過程中，逐步地完善驗(yàn)收工作，加強(qiáng)驗(yàn)收真實(shí)性，以此對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行客觀地保護(hù)，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的材料資源。并且快速地促進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施與管理的規(guī)范化、完善化、穩(wěn)定化，使其為各單位的發(fā)展而不斷努力。

參考文獻(xiàn)：

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篇（2）

檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點(diǎn)，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項(xiàng)目成立初期，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，忽視檔案的重要性，認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進(jìn)行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對(duì)形成的大量資料進(jìn)行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣工檔案驗(yàn)收的延期。

（二）檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時(shí)不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項(xiàng)目建設(shè)全過程中的資料不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項(xiàng)目建設(shè)人員對(duì)項(xiàng)目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點(diǎn)，極易造成文件材料不能保持有機(jī)聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

（三）歸檔時(shí)間長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗(yàn)收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動(dòng)，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項(xiàng)目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個(gè)單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設(shè)的各個(gè)單位的階段性資料不能及時(shí)收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項(xiàng)目檔案管理的前提

工程項(xiàng)目檔案管理需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和配備專職檔案員，從機(jī)構(gòu)和人員編制上保障工程項(xiàng)目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費(fèi)等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場(chǎng)工程管理人員自覺參與工程項(xiàng)目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項(xiàng)目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場(chǎng)專兼職檔案人員抓落實(shí)的工作機(jī)制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級(jí)負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(二)制定和落實(shí)符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強(qiáng)項(xiàng)目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實(shí)際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。建設(shè)項(xiàng)目由于大規(guī)模、長(zhǎng)工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個(gè)工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作，即項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)

考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場(chǎng)的繁忙，工人都集中精力于施工，而對(duì)技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補(bǔ)，這樣就不能夠真實(shí)的反應(yīng)施工過程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實(shí)、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項(xiàng)目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正、解決。

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（2）人員配備不到位。由于新校建設(shè)大都是時(shí)間緊、任務(wù)重，同一時(shí)間內(nèi)開工建設(shè)的單體建筑較多，大部分管理人員的時(shí)間和精力還沒有轉(zhuǎn)移到基建檔案管理的制度化和規(guī)范化，基本沒有配備專職檔案員，檔案管理意識(shí)較差，這都導(dǎo)致了基建檔案難以形成有效的管理，在執(zhí)行上存在“疲軟”現(xiàn)象。

（3）規(guī)章制度不健全。新校建設(shè)之初各方管理人員往往比較重視工程進(jìn)度和工程質(zhì)量，而忽視對(duì)基建檔案原始材料的收集整理，由于缺少相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行制約，基建檔案管理從一開始就無章可循、無據(jù)可依，直到臨近建設(shè)項(xiàng)目竣工交付時(shí)，才會(huì)發(fā)現(xiàn)基建檔案零零碎碎，殘缺不全，而此時(shí)收集起來難度加大，最終造成資料移交不全、歸檔內(nèi)容質(zhì)量不高。

（4）管理手段落后，主動(dòng)提供服務(wù)的意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理工作最終目的是要為社會(huì)提供服務(wù)，新校基建檔案也要為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為教育發(fā)展服務(wù)。由于檔案管理人員流動(dòng)性太強(qiáng)、缺少系統(tǒng)培訓(xùn)、更新知識(shí)較慢，導(dǎo)致新校基建檔案管理手段沒有適應(yīng)現(xiàn)代化要求，檔案管理還存在著傳統(tǒng)的“為保管而保管、重保管輕利用”思想，主動(dòng)參與開發(fā)利用檔案的意識(shí)較弱。

2教育建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策與建議

（1）依法治檔，用法治思維強(qiáng)化基本管理。法制國(guó)家必然要求社會(huì)各行各業(yè)都要依法行事。依法治檔就是要求主體單位按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)對(duì)基建檔案進(jìn)行合法、科學(xué)的管理，新校區(qū)基建檔案的管理要依法辦事，都要嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等要求來進(jìn)行，檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)都是有法必依，必須依法進(jìn)行。

（2）科技興檔，用現(xiàn)代化手段提高信息化管理水平。實(shí)現(xiàn)學(xué)校基建檔案的信息化管理，一是要做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，這是基本前提，二是要注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，實(shí)現(xiàn)上下一體化，三是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程建設(shè)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)重組。這樣可以通過建立電子檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)行遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管和利用，提高基建檔案管理效率。

（3）強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，樹立科學(xué)化管理的正確方向。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好新校基建檔案管理工作的關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到新校建設(shè)檔案對(duì)學(xué)校今后管理工作的深遠(yuǎn)影響，強(qiáng)化檔案形成意識(shí)，建立責(zé)任追究制度，如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。同時(shí)，檔案管理工作要納入學(xué)校整體管理制度，從制度上提升檔案管理的重要性，解決檔案不被重視管理的問題。

（4）提前介入，建章立制，專人負(fù)責(zé)，從體制機(jī)制上做到未雨綢繆。沒有規(guī)矩，不成方圓。比如，某院校新建時(shí)，提前制定了諸如《學(xué)校基建檔案收集整理移交流程》、《學(xué)校基建檔案管理員崗位職責(zé)》、《學(xué)校基建檔案責(zé)任追究制度》等10多個(gè)相關(guān)文件和辦法，新校建成后共整理了2632卷檔案，基本包括了建設(shè)項(xiàng)目前期、后期、結(jié)算等所有的過程資料。

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聲像資料的形成與管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，應(yīng)反映工程建設(shè)的全過程。施工單位應(yīng)將聲像資料的形成和積累應(yīng)貫穿到工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)加入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程、工程建設(shè)計(jì)劃和年終考核、本單位有關(guān)責(zé)任部門和有關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍。

1建設(shè)工程檔案管理工作職責(zé)

總承包單位是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的核心，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案管理負(fù)有組織責(zé)任、協(xié)調(diào)責(zé)任、指導(dǎo)責(zé)任、監(jiān)督責(zé)任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協(xié)調(diào)工作，讓各參建單位均明確在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中各自的職責(zé)與責(zé)任，并履行自己的職責(zé)，才能確保項(xiàng)目建設(shè)全過程中檔案工作的順利開展。

2建設(shè)工程聲像檔案管理現(xiàn)存的問題

2．1聲像檔案采集設(shè)備存在“一高一低”的現(xiàn)象。“一高”是指聲像設(shè)備數(shù)量多、品質(zhì)高。隨著社會(huì)的發(fā)展及原始記錄累積工作的需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。“一低”是指聲像設(shè)備管理水平低。“一高一低”的現(xiàn)象造成一些重要的活動(dòng)、重大的事件、重點(diǎn)的時(shí)刻沒能及時(shí)記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質(zhì)的高低直接決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一優(yōu)一劣”的現(xiàn)狀。“優(yōu)”表現(xiàn)在攝錄人員隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“優(yōu)”的一面;“劣”表現(xiàn)在攝錄人員專業(yè)工齡短、專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強(qiáng)的時(shí)效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因?yàn)闆]有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值、利用價(jià)值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔(dān)憂。2．4建設(shè)工程聲像檔案管理狀況發(fā)展不平衡，差距懸殊。經(jīng)調(diào)查，本單位所屬項(xiàng)目中設(shè)備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規(guī)范的有45個(gè)，占總數(shù)的6．8%;然而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位就有28個(gè)，就占了總數(shù)的62%，占比兩極分化、差距懸殊。

3聲像檔案管理做法———地鐵8號(hào)線項(xiàng)目

篇（5）

2工程項(xiàng)目檔案管理中存在問題

2.1市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

無論是從我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)還是從國(guó)際市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)來看，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國(guó)各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本依據(jù)。對(duì)于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項(xiàng)目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度、市場(chǎng)稽查制度等正在逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場(chǎng)正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對(duì)應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，缺乏依托市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項(xiàng)目建設(shè)具有一定的特征，對(duì)于多數(shù)工程項(xiàng)目而言其施工點(diǎn)較多，并且持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性也強(qiáng)，這對(duì)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項(xiàng)目并沒有專門的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項(xiàng)目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個(gè)工程期間，檔案人員流動(dòng)造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項(xiàng)目的檔案工作人員流動(dòng)性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。

2.3工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)及工作不到位

在整個(gè)工程施工過程中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識(shí)，使得工程項(xiàng)目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項(xiàng)目檔案管理工作人員不能按時(shí)完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無法向城建部門報(bào)備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求工程檔案建設(shè)及管理過程必須非常專業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識(shí)的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實(shí)施不符等問題，最終導(dǎo)致工程不能通過審查驗(yàn)收。

2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

從我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項(xiàng)目中從事檔案管理工作的多為知識(shí)層次較低、工作經(jīng)驗(yàn)較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，對(duì)工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項(xiàng)目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗(yàn)收。

3提高工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制

隨著國(guó)家與社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)知的提高，國(guó)家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國(guó)家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項(xiàng)目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項(xiàng)目檔案管理工作來看，最大的問題時(shí)檔案管理制度的貫徹實(shí)施，因此需要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門開始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案的依法治檔，使工程項(xiàng)目檔案管理法制化、規(guī)范化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過程管理

從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制。工程項(xiàng)目檔案管理過程的具體實(shí)施可采取以下措施：1）每項(xiàng)工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對(duì)工程進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的同時(shí)，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗(yàn)收檔案；3）每個(gè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，做到項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化工程檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

從目前的工程項(xiàng)目檔案管理情況來看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實(shí)施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識(shí)與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

篇（6）

傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理都是人工操作，難免會(huì)出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)信息丟失的問題，而且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較占空間，在查閱相關(guān)檔案信息的時(shí)候不太方便。隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也開始實(shí)行信息化建設(shè)，這樣的模式有助于彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業(yè)開展科學(xué)、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案信息化概述分析

檔案是建筑單位在發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，代表建設(shè)企業(yè)的發(fā)展歷程，集中反映建設(shè)項(xiàng)目在施工建設(shè)期間的各種決策。檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用，提升建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納，從而提升檔案管理的規(guī)范性。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，科學(xué)、合理地實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，幫助建筑企業(yè)獲得長(zhǎng)久發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化是指建設(shè)項(xiàng)目利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合當(dāng)下建筑行業(yè)的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)行情變化，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將建設(shè)項(xiàng)目原本的紙質(zhì)資料進(jìn)行有效整合，傳輸?shù)接?jì)算機(jī)系統(tǒng)上保存，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部資源的共享。檔案信息化幫助建設(shè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化、數(shù)字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時(shí)間、不同空間查詢重要數(shù)據(jù)信息，為建設(shè)單位日后發(fā)展提供一定的理論數(shù)據(jù)。

二、檔案信息化管理的工作內(nèi)容分析

1.網(wǎng)絡(luò)化在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，大部分建設(shè)項(xiàng)目單位都擁有屬于自己的官方網(wǎng)站，官方網(wǎng)站為建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常管理提供較先進(jìn)的技術(shù)手段，在一定程度上推動(dòng)建設(shè)單位檔案管理信息化的高效發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核就可以進(jìn)行相關(guān)操作，在整個(gè)過程中，不需要工作人員進(jìn)入檔案管理室，對(duì)于提高檔案管理工作質(zhì)量有一定的推動(dòng)作用。2.數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的基礎(chǔ)是數(shù)字化。在過去，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)朝著數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化以便捷、高效為基本目標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的儲(chǔ)存數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)資源有效共享，為建設(shè)單位的日后發(fā)展提供參考。3.自動(dòng)化隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展，給建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式創(chuàng)造了良好條件，如計(jì)算機(jī)檢索速度快、工作效率高，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)、多角度檢索，這是傳統(tǒng)檢索工具不能與之相比的。基于信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案自動(dòng)化管理模式的效果更為良好。

三、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式存在的問題

1.缺乏健全的檔案信息化管理機(jī)制建立符合實(shí)際情況的檔案信息化管理制度，與過去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權(quán)的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設(shè)項(xiàng)目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計(jì)算機(jī)存在木馬病毒。由于其設(shè)立的檔案信息化管理機(jī)制不健全，在具體使用過程中，一旦管理人員操作不當(dāng)，就會(huì)引發(fā)各種各樣的問題，如工作人員隨意登錄各種網(wǎng)站，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴(yán)重泄露。對(duì)此，建設(shè)單位在建立檔案信息化管理模式時(shí)，必須要做好相應(yīng)管理機(jī)制的把控工作，并將其具體落實(shí)到實(shí)際工82022年第25期蘭臺(tái)內(nèi)外數(shù)字檔案創(chuàng)新研究作中，謹(jǐn)防出現(xiàn)信息泄露等問題。2.基礎(chǔ)設(shè)備存在的問題隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展，雖然現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作越來越完善化，但是在具體落實(shí)過程中還會(huì)暴露出各種各樣的問題。檔案管理在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的施工全過程中占據(jù)重要的地位，涉及施工團(tuán)隊(duì)、建設(shè)單位、監(jiān)理單位出具的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，如果檔案管理不當(dāng)，很容易導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目在最后結(jié)算時(shí)候產(chǎn)生造價(jià)、工程質(zhì)量安全、施工合同內(nèi)容等方面的問題。同時(shí)，在實(shí)際建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，如果相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備配置不到位，還是使用落后的計(jì)算機(jī)，沒有及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在一定程度上就會(huì)抑制檔案管理信息化的發(fā)展。3.檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平較低建設(shè)項(xiàng)目單位檔案管理人員自身的專業(yè)技術(shù)直接影響建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，部分檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)、工作能力有待進(jìn)一步提升，有的員工對(duì)打印、復(fù)印、數(shù)字掃描信息、多媒體技術(shù)等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理理念的影響，對(duì)于現(xiàn)代化的信息管理不太適應(yīng)，無法借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展檔案管理，導(dǎo)致工作效率低、質(zhì)量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設(shè)項(xiàng)目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問題。4.檔案管理理念有待創(chuàng)新在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作是人工對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案規(guī)范化管理工作的認(rèn)知度較低，只在乎建設(shè)項(xiàng)目的施工質(zhì)量、施工進(jìn)度以及財(cái)政資金的具體落實(shí)情況，認(rèn)為工作人員查閱相關(guān)資料的過程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，在一定程度上抑制了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的發(fā)展，甚至嚴(yán)重影響檔案管理的工作質(zhì)量，打消檔案管理人員的積極性，還會(huì)浪費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效果越來越差，失去檔案信息化管理真正的價(jià)值和意義。

四、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式的思考

1.檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及很多歸檔方面的內(nèi)容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監(jiān)督反饋機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目單位可以建立檔案信息化管理平臺(tái)，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。首先，反饋問題信息化。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中，分階段、分批次地反饋建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題，定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，審核通過后，做好歸檔工作。工作人員使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔文件存在的問題，早發(fā)現(xiàn)、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關(guān)工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，重點(diǎn)反映階段性評(píng)審的整改問題，有效落實(shí)整改責(zé)任制，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。同時(shí)，信息化方法在對(duì)歸檔文件份數(shù)、頁數(shù)、卷數(shù)等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，具有更大的優(yōu)勢(shì)，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。其次，質(zhì)量控制信息化。電子文件逐漸取代過去的紙質(zhì)文件，針對(duì)電子文件做好歸檔工作，技術(shù)人員可以設(shè)置“逐級(jí)審批”模塊，防止出現(xiàn)檔案文件“無人審批”的現(xiàn)象。另外，在相關(guān)法律法規(guī)允許范圍內(nèi)，結(jié)合國(guó)家和行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化要求，建立文件收集模板數(shù)據(jù)庫，為不同施工階段的文件收集提供相應(yīng)的指導(dǎo)，并且利用信息化方法對(duì)歸檔文件的真實(shí)性、精準(zhǔn)性進(jìn)行不同角度的檢測(cè)。因此，有效解決紙質(zhì)檔案無人檢查的問題，按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接全部歸檔文件，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化模式轉(zhuǎn)變。2.建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的數(shù)字化在新時(shí)化背景下，建設(shè)項(xiàng)目如果還是使用紙質(zhì)檔案歸檔，很容易出現(xiàn)丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設(shè)單位提供基礎(chǔ)的信息服務(wù)，因此建議相關(guān)管理人員可以使用檔案管理信息系統(tǒng)，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關(guān)工作人員使用的情況，并為施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。在設(shè)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，必須要考慮數(shù)據(jù)來源的分類，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、郵箱采集數(shù)據(jù)、外來文件等，針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和郵箱數(shù)據(jù)的采集，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)對(duì)接到前端業(yè)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件直接向項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的在線歸檔。3.檔案服務(wù)知識(shí)化首先，提升檔案本身價(jià)值。為了提高檔案的使用價(jià)值，轉(zhuǎn)變紙質(zhì)審批、目錄檢索、紙質(zhì)閱讀等方式，在內(nèi)部建立檔案利用模塊，設(shè)置相應(yīng)的檔案檢索功能，同時(shí)建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫，便于工作人員在線審閱相應(yīng)的資料，節(jié)省時(shí)間和精力。其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)和進(jìn)度管理。在信息化背景下，建設(shè)項(xiàng)目建立檔案管理信息系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)線上信息和資源共享。相關(guān)管理人員借助檔案管理信息系統(tǒng)，可以全面了解建設(shè)項(xiàng)目工程的整體建設(shè)情況，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，將建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)期間涉及的檔案信息推送給上級(jí)主管人員，在臨近節(jié)點(diǎn)之前，設(shè)置自動(dòng)提醒功能，提醒其在第一時(shí)間了解工程變更情況，及時(shí)調(diào)整檔案資料歸檔，同時(shí)將變更的建設(shè)項(xiàng)目檔案資料提交給相關(guān)責(zé)任人。在到達(dá)節(jié)點(diǎn)后，建設(shè)項(xiàng)目施工人員、上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以直接了解檔案資料的收集進(jìn)度，保證檔案資料的完整性。總之，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統(tǒng)信息化檔案管理信息系統(tǒng)在運(yùn)行過程中也會(huì)存在一系列問題，需要相關(guān)管理人員從測(cè)試和維護(hù)工作兩方面確保其能夠正常運(yùn)行。首先，在運(yùn)行檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)做好測(cè)試工作。部分建設(shè)項(xiàng)目單位為了盲目追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，在短短的時(shí)間內(nèi)就開發(fā)出檔案管理信息系統(tǒng)，并且沒有經(jīng)過相關(guān)技術(shù)人員測(cè)試就將其投入使用，如果使用不當(dāng)，很容易導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)各種各樣的問題，無法滿足建設(shè)項(xiàng)目的基本需求。因此，在開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的過程中，企業(yè)不要急功近利，必須經(jīng)過技術(shù)人員對(duì)其性能做好測(cè)試工作，保證沒有任何問題后，才能投入建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息化管理工作中。在測(cè)試過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，要馬上提出解決方案，進(jìn)行修改、更新。檔案管理信息系統(tǒng)的測(cè)試工作不是短時(shí)間的工作，要經(jīng)過反反復(fù)復(fù)地測(cè)試才能投入正常運(yùn)行工作中。在測(cè)試階段，會(huì)消耗技術(shù)人員大量的時(shí)間和精力，尤其對(duì)于一些機(jī)密、重要的文件數(shù)據(jù)，測(cè)試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，技術(shù)人員要格外注意檔案管理信息系統(tǒng)的測(cè)試工作，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。其次，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)工作也非常重要。在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，將檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案信息化管理工作中，需要相關(guān)工作人員定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限是4～5年左右，最長(zhǎng)的使用年限可達(dá)到10年以上，也就是說，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的不斷深入，為了延長(zhǎng)檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限，其維護(hù)工作量也越來越大。檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)工作占據(jù)整個(gè)檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，建設(shè)項(xiàng)目單位要配置適當(dāng)?shù)木S護(hù)人員定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，從而延長(zhǎng)檔案管理信息系統(tǒng)的使用時(shí)間。

五、結(jié)語

綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關(guān)檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)實(shí)踐，總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合建設(shè)單位自身發(fā)展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式實(shí)施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)等各種設(shè)備，提高專業(yè)技能，加快檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，促進(jìn)建設(shè)單位在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

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篇（7）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098

［中圖分類號(hào)］G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-02

1 項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 項(xiàng)目檔案管理普遍存在的問題

在項(xiàng)目施工過程中，領(lǐng)導(dǎo)、基層管理人員及施工人員意識(shí)不到項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，基層單位沒有專職或兼職的檔案管理人員。另外，各單位和部門之間缺乏相互的溝通交流，不落實(shí)檔案管理責(zé)任，往往是重工程建設(shè)，輕檔案管理，在工程完工時(shí)，各單位才開始整理工程資料。種種因素，造成項(xiàng)目檔案資料管理無序，資料流向不明，收集不齊全，組卷、歸檔的檔案存在與工程實(shí)際不符的情況，給工程后繼工作帶來了嚴(yán)重的影響和無法估量的損失。

1.2 當(dāng)前常見的項(xiàng)目檔案管理方法

1.2.1 組建項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組

建立由建設(shè)單位（業(yè)主）牽頭，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位參加的聯(lián)合項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。

施工單位建立以項(xiàng)目經(jīng)理為主，技術(shù)員、施工員為輔的，負(fù)責(zé)管理好施工現(xiàn)場(chǎng)的施工圖紙、設(shè)計(jì)更改通知單、施工更改設(shè)計(jì)、補(bǔ)充設(shè)計(jì)的施工圖紙等檔案資料的團(tuán)隊(duì)。

設(shè)計(jì)單位，由項(xiàng)目施工圖紙的設(shè)計(jì)者和檔案部門的管理人員一起負(fù)責(zé)施工圖紙、文件、計(jì)算數(shù)據(jù)、會(huì)議紀(jì)要等資料的收集、整理。

監(jiān)理單位，由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場(chǎng)的各種文件、資料，圖紙等管理情況。

建設(shè)單位（業(yè)主）以合同為依據(jù)，以經(jīng)濟(jì)為杠桿組織協(xié)調(diào)各單位，建立健全項(xiàng)目檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確各方責(zé)任。明確工作范圍，明確歸檔時(shí)間，責(zé)任落實(shí)到人。

工程從立項(xiàng)到竣工，由施工單位負(fù)責(zé)收集施工全過程的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時(shí)移交給設(shè)計(jì)單位的檔案管理人員，他們?cè)龠M(jìn)行整理、組卷、文件資料的數(shù)字化加工。

1.2.2 建立完善的項(xiàng)目檔案管理工作流程和管理制度

建立完善的項(xiàng)目檔案管理工作流程和管理制度是保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、齊全的前提。根據(jù)國(guó)家、行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并結(jié)合各單位的實(shí)際情況，建立行之有效的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度和管理工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與信息化。

加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)，建立檔案管理工作程序，是做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求及歸檔責(zé)任人。建設(shè)單位是工程項(xiàng)目的業(yè)主，也是工程和項(xiàng)目檔案的接收者，應(yīng)承擔(dān)好工程建設(shè)過程中檔案管理工作的組織者，把項(xiàng)目檔案納入合同管理，明確各方責(zé)任，組織協(xié)調(diào)各方工作，及時(shí)溝通檔案資料的管理現(xiàn)況，交流檔案管理信息，根據(jù)合同規(guī)定，要求各單位管理好與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的文件、檔案資料，并整理組卷，按時(shí)向檔案部門移交。

2 信息環(huán)境下的項(xiàng)目檔案管理

2.1 鏈接局域網(wǎng)，建立設(shè)計(jì)單位檔案管理部門網(wǎng)站

建立設(shè)計(jì)單位檔案管理部門網(wǎng)站，搭建檔案信息平臺(tái)，令檔案管理系統(tǒng)通過局域網(wǎng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)OA、EIP系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的集中管理，遵循電子文件與實(shí)體文件同步歸檔，本著“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的原則，由檔案管理部門將條目的主要信息錄入到檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)上傳相應(yīng)的電子文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,

2.2 以檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái)，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)頁

建立檔案信息網(wǎng)頁，為用戶查詢、檢索提供了極大的方便，用戶不用再跑到檔案部門，足不出戶就可以完成借閱、查看檔案信息、瀏覽電子文件全文、歸還電子檔案等。

建立檔案信息網(wǎng)頁，傳遞建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各單位的檔案管理情況，及時(shí)檔案信息，在各類檔案中為用戶提供方便快捷的查詢和檢索功能，檔案管理工作的效率和質(zhì)量都將得到極大的提高，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理。

2.3 項(xiàng)目檔案數(shù)字化建設(shè)

使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及高速掃描技術(shù)將聲像文件、紙質(zhì)文件、電子檔案，系統(tǒng)地組成一定結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案數(shù)字化建設(shè)的主要方法是全文儲(chǔ)存檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式的管理，對(duì)檔案信息中的文字內(nèi)容與有圖像信息進(jìn)行融合，把這些相關(guān)信息錄入目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)把目錄數(shù)據(jù)制作成相關(guān)的檢索入口，從而才能更好、更便捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案的全文檢索。這也需要將紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，其可以利用掃描儀進(jìn)行輸入。它還包括了對(duì)圖像文件進(jìn)行壓縮管理后的重命名，并存放在一個(gè)固定的路徑上，在需要時(shí)可以通過文件名查找。有些檔案是需要永久Υ嫻模需要對(duì)光盤進(jìn)行刻錄，這樣才能妥善處理這些問題。

2.4 做好檔案信息資源的提供利用工作

檔案的提供利用工作，是檔案的基礎(chǔ)性管理工作，是檔案功能的再擴(kuò)展，其能夠產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案信息資源的開發(fā)與利用，能有效地促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理信息化的進(jìn)程。在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，要重視對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類與整合，將信息集成化，系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息的分散程度。

同時(shí)要注重檔案管理信息化的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化可以提高檔案管理的工作效率，提高檔案信息的利用率。制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要對(duì)檔案信息進(jìn)行分類整合，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.5 依據(jù)不同需求選擇項(xiàng)目檔案管理軟件

項(xiàng)目檔案管理選用軟件應(yīng)注意的事項(xiàng)包括以下幾個(gè)方面。第一，軟件進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，同時(shí)要具備對(duì)信息管理平臺(tái)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)與升級(jí)的功能。第二，軟件要具備安全性與保密性，要有一定的監(jiān)控功能。這樣增強(qiáng)了檔案信息管理查詢的權(quán)限，也可以對(duì)所有的用戶進(jìn)行實(shí)時(shí)的安全監(jiān)控。第三，軟件管理系統(tǒng)必須具備較快的反應(yīng)速度，滿足查詢以及操作的需求。第四，軟件必須符合國(guó)家行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，應(yīng)當(dāng)通過國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)定。

3 結(jié)　語

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案部門網(wǎng)站，搭建檔案信息平臺(tái)，以及與協(xié)同辦公系統(tǒng)的無縫對(duì)接，有效地實(shí)現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，檔案信息資源的利用率及共享水平都將得到提高，為社會(huì)的發(fā)展提供更為快捷有效的檔案信息資源的服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

篇（8）

2.責(zé)任制落實(shí)不到位。一些單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作發(fā)展很不平衡，機(jī)構(gòu)是臨時(shí)性的，項(xiàng)目完成后，機(jī)構(gòu)撤銷，人員解散，沒有把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目管理中，沒有建立起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。

3.職責(zé)不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認(rèn)為立卷工作應(yīng)由檔案部門來完成。一些項(xiàng)目工程新人多，經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的職責(zé)，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)需要，只懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)不懂檔案業(yè)務(wù)，而專職檔案人員只懂檔案業(yè)務(wù)不懂工程項(xiàng)目管理，缺乏指導(dǎo)力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理仍處于低級(jí)狀態(tài)，各單位對(duì)電子文件歸檔沒有明確規(guī)定。因此，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理方面的要求滯后于對(duì)其他工作的管理要求。

二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目得到各建設(shè)單位的廣泛關(guān)注，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認(rèn)為，要解決當(dāng)前固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中存在的共性問題，應(yīng)從以下幾方面入手。

1.加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案過程管理，不斷提高檔案意識(shí)。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項(xiàng)目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作步入正軌。

2.建立健全固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。要把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入工程項(xiàng)目計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)管理考評(píng)，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，并對(duì)責(zé)任制的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。同時(shí)項(xiàng)目檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要有領(lǐng)導(dǎo)和專人負(fù)責(zé)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理順固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負(fù)責(zé)人列入各建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組；其次，堅(jiān)持固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，明確管理職責(zé)，并對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；再次，要把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理納入檔案管理目標(biāo)并與個(gè)人崗位掛鉤。

篇（9）

二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)

1.責(zé)任重、難度大

首先，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而逐漸產(chǎn)生，貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的全過程，涉及項(xiàng)目從申請(qǐng)、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備及竣工、投產(chǎn)使用等專業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)容，為工程項(xiàng)目建設(shè)管理、竣工驗(yàn)收、科研生產(chǎn)、維修改造等工作服務(wù)，因而固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作肩負(fù)著現(xiàn)實(shí)和歷史的雙重責(zé)任，是項(xiàng)目建設(shè)與管理的重要內(nèi)容和不可缺少的工作環(huán)節(jié)。其次，在項(xiàng)目文件材料積累、收集和整理過程中難度比較大。因?yàn)橐粋€(gè)工程項(xiàng)目往往有許多參建單位，上級(jí)與地方各專業(yè)管理部門關(guān)系復(fù)雜，人員變動(dòng)大，專業(yè)種類多，使項(xiàng)目檔案來源多元化。再加上建設(shè)項(xiàng)目周期比較長(zhǎng)，項(xiàng)目文件材料的收集時(shí)間比項(xiàng)目建設(shè)過程時(shí)間更長(zhǎng)，這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三，項(xiàng)目建設(shè)期間形成了大量的文件材料，有管理類、專業(yè)技術(shù)類等，內(nèi)容繁雜；這些文件材料相應(yīng)地形成項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門類的檔案；信息載體形式多樣，包括紙質(zhì)、聲像、電子等，種淺談企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理江南工業(yè)集團(tuán)有限公司余湘藏國(guó)宇[摘要]在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企事業(yè)單位的建設(shè)、管理和發(fā)展對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理提出了越來越高的要求，我們檔案工作者必須適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展的需要，深入研究固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，努力尋求做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的方法和途徑，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)及發(fā)展服務(wù)。本文從目前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)、存在問題及改進(jìn)措施等方面闡述如類多、數(shù)量大、載體多樣化，使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案在整理上也比較復(fù)雜。

2.要求高、涉及面廣

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生的知識(shí)信息形態(tài)的資產(chǎn)，是真實(shí)反映并準(zhǔn)確揭示項(xiàng)目建設(shè)全過程與最終竣工狀態(tài)的原始資料，是稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)改造的重要依據(jù)，也是追溯和評(píng)價(jià)項(xiàng)目的最有力的依據(jù)。因此固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目信息的載體包羅萬象，涉及許多相關(guān)方面并受到各種條件的制約。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中各方的共同目標(biāo)就是保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。因此，應(yīng)以合作的理念構(gòu)建一個(gè)多方參與的項(xiàng)目管理體系，并成為全員配合的自覺行為。

三、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理缺乏重視

一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能使這項(xiàng)工作得以順利開展，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多工作的開展都會(huì)困難重重，因而領(lǐng)導(dǎo)的重視在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中起著關(guān)鍵性的作用。然而現(xiàn)在仍有一部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作缺乏了解、重視不夠，致使組織不到位、責(zé)任未落實(shí)。有的單位在項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)候沒有將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)劃和工作程序，沒有將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理的全過程。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案部門未能參與到項(xiàng)目的籌劃、組織、控制和質(zhì)量管理中，不能及時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案的形成與管理進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理程序的控制不到位

個(gè)別單位重立項(xiàng)、輕管理,對(duì)項(xiàng)目檔案管理的程序缺乏控制，檔案部門無法及時(shí)按程序監(jiān)控項(xiàng)目的全過程，給檔案管理帶來很大的難度，檔案人員只好在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前突擊補(bǔ)充、整理，使項(xiàng)目檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)，檔案質(zhì)量得不到保障。

3.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度不健全

有的單位沒有制定固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，缺乏完善的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案收集、積累整理、歸檔和利用制度，特別是收集整理過程中人為因素較多，隨意性大，相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)性不強(qiáng)，可操作性不夠。

4.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件材料收集不全

收集工作是做好項(xiàng)目檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最基本、最重要的環(huán)節(jié)。但是因?yàn)閰⒔▎挝弧⒔ㄔO(shè)單位部門參與較多，投資項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，時(shí)間跨度大，人員不穩(wěn)定，造成各方之間文件材料的管理接口較多，文件材料散失嚴(yán)重，文件材料收集歸檔困難，形成的施工文件材料質(zhì)量不高。

5.人才培養(yǎng)力度不夠

隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)的撤并和人員的壓縮，檔案人員的數(shù)量逐年減少，有些單位甚至不再獨(dú)立設(shè)置檔案部門。由于人員少、兼職多、工作量大，同時(shí)缺乏對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人員的系統(tǒng)培養(yǎng)，檔案人員整天忙于事務(wù)性工作，整體素質(zhì)和專業(yè)能力偏低。這種狀況與項(xiàng)目建設(shè)的快速發(fā)展不相適應(yīng)，與我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)、協(xié)調(diào)、科學(xué)發(fā)展不相適應(yīng)。由于檔案專業(yè)人員的匱乏，在某種程度上影響了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量與效率，不利于項(xiàng)目檔案信息的開發(fā)和利用。

四、提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的策略

1.注重宣傳，奠定基礎(chǔ)信息時(shí)代

宣傳本身就是一種信息傳遞，它是檔案管理永恒的主題。檔案部門要充分利用各種機(jī)會(huì)和多種形式進(jìn)一步宣傳固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的重要性，如采取學(xué)習(xí)文件、舉辦培訓(xùn)班、評(píng)先活動(dòng)、參觀學(xué)習(xí)、研討會(huì)等形式；還可以通過能體現(xiàn)檔案館價(jià)值的檔案編研、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等工作，不斷提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)各類人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。由于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作不是一個(gè)孤立的管理系統(tǒng)，做好項(xiàng)目檔案工作需要各方面的配合，因此要通過宣傳使企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各類人員充分了解項(xiàng)目檔案，理解支持項(xiàng)目檔案工作，重視項(xiàng)目檔案工作。同時(shí)，還要將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作納入企業(yè)工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程、職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中。只有各方共同努力，項(xiàng)目檔案工作才能做得最好。

2.建立機(jī)構(gòu)，提供保障任何一項(xiàng)工作的有序進(jìn)行都離不開組織管理

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)和行業(yè)形勢(shì)的發(fā)展變化，越來越多的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目陸續(xù)開展，這使檔案工作既獲得了機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)，這就要求檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)在面對(duì)各種各樣的新情況和新問題時(shí)能夠做出快速反應(yīng)和調(diào)整。因此，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，運(yùn)用固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的理念，開展項(xiàng)目檔案管理工作。首先，建立項(xiàng)目檔案管理工作組織管理體系，由企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案全程的管理和組織協(xié)調(diào)；其次，建立項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制，按照項(xiàng)目檔案責(zé)任單位、責(zé)任人、項(xiàng)目檔案產(chǎn)生的內(nèi)容、形成時(shí)間等，明確各自在各階段、各環(huán)節(jié)的責(zé)任，各負(fù)其責(zé)，使項(xiàng)目檔案工作步入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。

3.健全制度，做好保障

建立科學(xué)、健全的檔案管理制度是做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)，為確保檔案文件材料的齊全完整，就要規(guī)劃項(xiàng)目檔案管理工作，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確各有關(guān)單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，結(jié)合本單位實(shí)際制定相應(yīng)的辦法和實(shí)施細(xì)則，明確項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，對(duì)主抓項(xiàng)目建設(shè)的項(xiàng)目部門、設(shè)備管理部門，參與項(xiàng)目建設(shè)的施工單位、監(jiān)理單位都提出明確的文件材料歸檔范圍和歸檔要求，并落實(shí)責(zé)任人。

4.加強(qiáng)收集，提升質(zhì)量

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目形成的檔案種類多、數(shù)量大、載體復(fù)雜，往往需要建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位共同完成收集工作，而建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位都是項(xiàng)目檔案形成的主體和主要責(zé)任者，其中每一個(gè)過程都會(huì)影響項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，影響其完整性、齊全性和準(zhǔn)確性。因此，在項(xiàng)目檔案的收集過程中，應(yīng)嚴(yán)格堅(jiān)持“三納入”和“四參加”制度，做到項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，從各個(gè)環(huán)節(jié)確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。在收集的過程中，首先要注意歸檔文件材料的內(nèi)容是否完整，竣工圖是否真實(shí)地反映了項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和過程，做到圖物、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字、蓋章手續(xù)完備。在建設(shè)項(xiàng)目中要購進(jìn)大批的設(shè)備儀器，在文件材料收集過程中不僅要收集隨機(jī)文件材料，而且還要注意收集設(shè)備安裝調(diào)試過程中形成的文件材料，這部分文件材料實(shí)用價(jià)值大、利用率高，如果收集不齊全，將會(huì)給項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及以后的改擴(kuò)建、設(shè)備維修等帶來不可估量的損失。收集聲像檔案時(shí)應(yīng)對(duì)其載體的物理性及載體是否帶有病毒進(jìn)行嚴(yán)格檢查，并將其單獨(dú)存放在防磁柜中，定期進(jìn)行檢查拷貝。由于電子文件信息載體具有可分離性，因此對(duì)電子文件要及時(shí)進(jìn)行全面收集并加以保存，保證電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

5.科學(xué)整理和立卷，便于利用

檔案的鑒定、整理、立卷是對(duì)檔案文件材料的最后一次篩選加工及組合定位，關(guān)系到檔案的完整和內(nèi)在質(zhì)量及能否及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用的問題。因此，首先要對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行鑒定，對(duì)無保存價(jià)值或價(jià)值不大的文件予以剔除；對(duì)有保存價(jià)值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，能夠完整地反映一項(xiàng)工程的建設(shè)概況和建設(shè)成果。如：管理性文件可以按問題、時(shí)間組卷。整理時(shí)可將立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)及批復(fù)、項(xiàng)目進(jìn)行中有關(guān)調(diào)整、計(jì)劃等的往來文件，環(huán)保、消防、人防、勞動(dòng)衛(wèi)生等單項(xiàng)驗(yàn)收意見及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的批復(fù)等組成一套完整的項(xiàng)目管理類文件。而項(xiàng)目施工文件可按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)等組卷。項(xiàng)目竣工圖可按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等專業(yè)組卷。設(shè)備儀器類文件材料應(yīng)保持歸檔文件的成套性，按照單項(xiàng)設(shè)備儀器進(jìn)行組卷。歸檔后的建設(shè)項(xiàng)目文件材料要按項(xiàng)目單獨(dú)立卷整理，這樣才能體現(xiàn)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目歸檔文件材料的完整性、齊全性，便于竣工驗(yàn)收和查詢利用。

6.優(yōu)化管理，促進(jìn)檔案管理工作

對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、建檔全過程實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中按節(jié)點(diǎn)形成的文件材料經(jīng)收集整理后按類別及時(shí)輸入目錄進(jìn)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控及管理，建立信息化平臺(tái)，通過建立檔案數(shù)字化管理體制，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)有計(jì)劃、分期分批地把紙質(zhì)、膠片、錄音、錄像等各類檔案數(shù)字化，使檔案信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫整合并網(wǎng)，將已有的數(shù)據(jù)庫與各分公司及分支機(jī)構(gòu)檔案資源實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，提高檔案資源利用率，提供方便、快捷的利用服務(wù)。

7.完善自我，提高素質(zhì)

首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行多層次、全方位的培訓(xùn)，從軟件到硬件，從基礎(chǔ)到尖端，包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)知識(shí)等。對(duì)主持和參加單位的資料員也要進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們深刻理解文件材料收集歸檔的重要意義及如何收集、整理，多渠道培訓(xùn)合格的檔案管理人才。其次，由于檔案管理工作具有“封閉的工作環(huán)境、重復(fù)的工作程序、緩慢的工作節(jié)奏，平淡的工作成果”的特點(diǎn)，因此要求項(xiàng)目檔案管理人員必須具有良好的素質(zhì)，這是做好檔案工作的一個(gè)重要基礎(chǔ)，高素質(zhì)的人才隊(duì)伍對(duì)檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。第三，項(xiàng)目檔案管理工作的內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用及編研，每一項(xiàng)工作都影響著項(xiàng)目檔案整體管理水平，而每一項(xiàng)工作的質(zhì)量又是由項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定的。因此，項(xiàng)目檔案管理人員必須具備極強(qiáng)的責(zé)任心、使命感，溝通協(xié)調(diào)能力，文字表達(dá)能力和扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，尤其是面對(duì)大量的原始文件材料，要具有善于把分散、無序、有價(jià)值的信息條理化和系統(tǒng)化的能力，充分挖掘，使檔案的澘在作用發(fā)揮出來。這樣，檔案工作者自身的價(jià)值才能被社會(huì)所認(rèn)同，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

篇（10）

【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：一、引言

港口工程檔案是指港口工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的，以紙質(zhì)、照片、電子文檔等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是港口工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄。港口工程檔案是項(xiàng)目交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)；業(yè)主作為項(xiàng)目的組織者和最終使用者,是重要責(zé)任主體,應(yīng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案和竣工備案做好管理。但現(xiàn)在業(yè)主方的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況并不理想,本文通過現(xiàn)狀分析，并針對(duì)問題提出了對(duì)策建議，希望能起到拋磚引玉的作用。

港口建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理現(xiàn)狀分析

1、對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分港口建設(shè)業(yè)主對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不能為項(xiàng)目建設(shè)增值，只要能應(yīng)付查檔就行了。業(yè)主方管理人員比較重視建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度、造價(jià)等比較形象的硬件管理,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目軟件——檔案管理往往認(rèn)識(shí)不足,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成、收集、整理、歸檔等不夠重視。輕視檔案工作的思想都表明了部分業(yè)主對(duì)檔案工作缺乏了解。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分業(yè)主方管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3、檔案利用率低，未發(fā)揮最大效用。有些港口項(xiàng)目建成投入使用十多年后進(jìn)行擴(kuò)建，往往只重視現(xiàn)場(chǎng)勘察工作，而忽視了對(duì)已建項(xiàng)目的檔案查閱工作。其原因主要有：一是存在檔案多頭管理現(xiàn)象，技術(shù)檔案保存在各相關(guān)技術(shù)人員手中，沒有歸納整理；二是檔案檢閱手段原始，造成查閱檔案工作量太大；三是港口使用過程中的維護(hù)工程記載不全，導(dǎo)致檔案記錄的準(zhǔn)確性遭到質(zhì)疑。

4、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的單位管檔部門甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。硬件設(shè)施配備的不足，在很大程度上制約的港口項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。三、改進(jìn)港口建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理的對(duì)策

1、樹立正確的港口建設(shè)項(xiàng)目檔案管理觀念。港口建設(shè)項(xiàng)目資料全面反映了整個(gè)工程建設(shè)的詳細(xì)情況,它對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)定,工程竣工后的收尾工作以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等都具有重要的利用價(jià)值,從某種意義上講,管理好建設(shè)項(xiàng)目資料與建好項(xiàng)目具有同等重要的價(jià)值,它可以被繼承和積累；但建設(shè)項(xiàng)目形成的文件資料涉及面廣,內(nèi)容繁雜,經(jīng)歷的時(shí)間長(zhǎng),稍有疏忽就可能遺漏,加之施工組織是臨時(shí)機(jī)構(gòu)往往是工程任務(wù)一完成,臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散,而資料也隨之消失。因此,樹立正確的建設(shè)項(xiàng)目資料管理觀念,是做好建設(shè)項(xiàng)目資料管理的前提。

2、建立檔案管理體系，強(qiáng)化組織培訓(xùn)工作。港口項(xiàng)目建設(shè)方組建項(xiàng)目管理辦公室的同時(shí)，應(yīng)設(shè)定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并應(yīng)由項(xiàng)目辦領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作，形成專人負(fù)責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)主管審核的檔案管理體系。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行水運(yùn)工程檔案知識(shí)培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》等規(guī)范性文件，使檔案管理人員了解檔案的重要性，掌握管檔要求，在管理檔案過程中能夠熟練完成檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)工作。

通過定期的自檢或領(lǐng)導(dǎo)督查，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性與完整性。

3、建立檔案電子檢索系統(tǒng)，提高檔案利用率。

3．1進(jìn)行檔案文件的科學(xué)分類。港口工程文件的總體類型可分為立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)審批、工程準(zhǔn)備、施工文件、竣工驗(yàn)收、招投標(biāo)、合同、資金管理及其他9大部分，詳細(xì)分類可見《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》。

3．2建立檔案電子檢索系統(tǒng)

港口工程檔案種類多、數(shù)量大，靠舊式的紙質(zhì)目錄檢索已不能滿足目前高效的辦公要求。而建立檔案電子檢索系統(tǒng)將會(huì)大大提高檔案管理的效率。針對(duì)大型港口項(xiàng)目較多的業(yè)主，建議開發(fā)專門的檢索軟件系統(tǒng)，以達(dá)到快捷、準(zhǔn)確的目的。針對(duì)港口項(xiàng)目較少的主方，建議可以簡(jiǎn)化電子檢索系統(tǒng)，用excel表格進(jìn)行檢索，基本可以滿足日常的檔案管理要求。

3．3及時(shí)更新、定期檢查，提高檔案利用效率

港口工程在數(shù)年甚至數(shù)十年的使用過程中總會(huì)進(jìn)行一些維護(hù)工程，對(duì)工程檔案進(jìn)行及時(shí)更新是非常必要的。同時(shí)，要通過對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確反映港口工程項(xiàng)目情況，為港口工程維護(hù)、改建、擴(kuò)建提供科學(xué)依據(jù)。

4、改善檔案室硬件環(huán)境設(shè)施。

港口工程檔案保管年限長(zhǎng)，且檔案資料數(shù)量大，種類多，對(duì)檔案室的環(huán)境設(shè)施要求比較高。作為業(yè)主方，應(yīng)當(dāng)增設(shè)專項(xiàng)資金，對(duì)檔案室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。使得這些珍貴的檔案資料保存在一個(gè)濕度、溫度都適宜的環(huán)境中。針對(duì)一些項(xiàng)目較少的業(yè)主方，采取委托專業(yè)文印公司打理檔案的方式，在實(shí)踐中也取得了很好的效果。

結(jié)束語

要做好港口建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理,相關(guān)業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上予以重視，通過培訓(xùn)提高管理人員素質(zhì),完善制度,落實(shí)責(zé)任,加強(qiáng)溝通,勤于檢查督促；這樣,建設(shè)項(xiàng)目資料的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性才能得到保證,才能為港口建設(shè)項(xiàng)目交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建提供可靠的依據(jù)。

篇（11）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

項(xiàng)目工程檔案是建設(shè)工程不可分割的一部分，對(duì)日后查閱項(xiàng)目資料、維護(hù)檢修、管理等工作具有非常重要的意義。現(xiàn)代工程檔案的管理越發(fā)受到重視，各級(jí)建設(shè)行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設(shè)單位不夠重視，以及檔案的制作的不規(guī)范，工程建設(shè)檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強(qiáng)其管理，是建設(shè)單位值得深究的問題。

1、項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 各級(jí)建設(shè)行政主管部門加大了宣傳、管理力度, 逐步進(jìn)入依法管理、規(guī)范發(fā)展的軌道。

為了進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的管理,確保工程建設(shè)檔案的完整、安全和科學(xué)管理,更好地為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù), 近年來, 廣東省各級(jí)建設(shè)主管部門按照有關(guān)建設(shè)、檔案方面的法律、法規(guī)和規(guī)章, 切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能, 不斷加大對(duì)工程建設(shè)檔案工作的監(jiān)管力度, 使全省工程建設(shè)檔案工作發(fā)生了深刻變化, 出現(xiàn)明顯進(jìn)步, 逐步進(jìn)入依法規(guī)范管理的發(fā)展軌道。

1.2 項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作普遍得到建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)的各類單位的高度重視, 參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案意識(shí)普遍增強(qiáng)。

通過檔案法律法規(guī)的宣傳, 各建設(shè)項(xiàng)目在加強(qiáng)工程管理的同時(shí), 加強(qiáng)了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié), 自覺按照國(guó)家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制, 切實(shí)解決工程建設(shè)檔案工作中出現(xiàn)的問題, 建立起適應(yīng)新的基本建設(shè)管理體制, 運(yùn)行要求的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系, 工程建設(shè)材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。

1.3 項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作普遍加強(qiáng), 為工程建設(shè)和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務(wù)作用。

建設(shè)單位從項(xiàng)目籌劃開始, 就注意貫徹有關(guān)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和城建檔案管理部門的具體要求, 不斷深化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作, 加強(qiáng)工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行, 保證了工程建設(shè)與管理對(duì)檔案的利用需要。

2、項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作存在的主要問題

2.1 工程建設(shè)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性不強(qiáng), 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設(shè)檔案的使用價(jià)值很大程度上體現(xiàn)在檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性三個(gè)方面, 而在這三個(gè)方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時(shí), 相關(guān)人員簽章不完備, 檔案材料出現(xiàn)缺損、錯(cuò)誤找不到人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生, 甚至有的工程直到即將竣工驗(yàn)收前, 才組織有關(guān)人員突擊補(bǔ)制檔案。

2.2 單位重視工程建設(shè)檔案管理的程度不強(qiáng)。許多參建單位對(duì)工程檔案工作缺乏應(yīng)有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業(yè)重施工質(zhì)量、進(jìn)度, 輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。

2.3 檔案制成材料五花八門, 不符合工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。

3、做好項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí), 嚴(yán)格履行職責(zé)

（1） 建設(shè)行政主管部門在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時(shí), 與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書, 明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù), 并監(jiān)督執(zhí)行。

（2） 建設(shè)單位在工程開工前, 應(yīng)將本單位各部門和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)和要求, 以正式文件的形式印發(fā), 以便于各單位( 部門) 檔案人員收集相關(guān)資料, 使應(yīng)當(dāng)歸檔的各類文件材料"顆粒歸倉" 。

（3）在工程建設(shè)過程中, 對(duì)檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環(huán)節(jié), 應(yīng)有明確的工作程序和工作規(guī)范。這個(gè)程序應(yīng)由建設(shè)單位按照當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門的具體要求,由施工單位和監(jiān)理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設(shè)檔案工作計(jì)劃和工作規(guī)程既符合工程進(jìn)度的要求, 又符合檔案管理的要求。

（4）在主體工程結(jié)束后, 各單位( 部門)應(yīng)將全部工程文件、圖紙及相關(guān)資料收集齊全完整, 經(jīng)系統(tǒng)整理后, 及時(shí)向建設(shè)單位檔案部門歸檔。各單位( 部門) 檔案人員應(yīng)有高度的責(zé)任感和檔案意識(shí), 主動(dòng)與建設(shè)單位檔案人員和城建檔案管理部門聯(lián)系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.2 要強(qiáng)化項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的全過程管理

（1） 在工程檔案的管理中, 也要樹立質(zhì)量管理意識(shí), 充分運(yùn)用合同條款, 按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定, 實(shí)行全過程管理, 提高工程建設(shè)檔案的編制質(zhì)量。建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位分別簽訂工程建設(shè)合同的同時(shí), 應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據(jù)合同進(jìn)行工程竣工檔案的驗(yàn)收。

（2） 要將檔案工作與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量, 這樣就能使工程技術(shù)人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實(shí)責(zé)任, 提高他們認(rèn)真編制檔案的積極性和責(zé)任心。

（3） 項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位要按照建設(shè)單位的合同、協(xié)議規(guī)定, 編制與工程建設(shè)實(shí)際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予一定報(bào)酬。

3.3 強(qiáng)化檔案收集意識(shí), 正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段

城建檔案管理部門要正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段, 加強(qiáng)工程建設(shè)檔案的行政管理和監(jiān)督。城建檔案管理部門要經(jīng)常深入工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng), 對(duì)城建檔案法律、法規(guī)和本地城建檔案管理部門具體要求的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,對(duì)建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)督促和檢查。通過經(jīng)常性的監(jiān)督檢查, 促進(jìn)工程建設(shè)檔案各項(xiàng)管理工作的落實(shí)。

4、結(jié)語

對(duì)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案工作, 要加強(qiáng)宏觀監(jiān)控,不斷完善管理法規(guī)體系, 要積極配合, 加強(qiáng)協(xié)作, 努力形成各有關(guān)職能部門齊抓共管的良好環(huán)境; 要積極探索適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理模式, 工程建設(shè)檔案就一定能達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求, 工程建設(shè)檔案也一定能為城市建設(shè)發(fā)揮更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。