企業合同檔案管理大全11篇

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1 企業合同檔案的概念及特征

企業的合同檔案是企業活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業的經濟活動內容，也是企業履行合同的權利和義務的全部資料，是企業預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：

企業經營合同、企業技術合同、企業勞動合同、企業銷售合同、企業工程合同等，在企業的合同檔案分類中，可以呈現出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現在以下幾個方面：

①法律性特征。企業的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現出企業的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現出較為明顯的憑證性特征。

③規范性特征。企業的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規范性的特征，在法律范疇之內，企業合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數量、價款，并且還有規定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現出合同全部的法律效力，會使企業合同不完善或不規范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。

2 企業合同檔案管理的分類優化措施

企業的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態，實施優化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統計和管理合同檔案。

2.1 強化企業合同檔案管理機制

在企業的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發揮出企業的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業的合同檔案管理機制，還可以確保企業的商業機密，減少企業的風險，從而促進企業健康、有效的可持續發展。

2.2 要加強合同之間的聯系，做好合同檔案的分類整理

在企業的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯系，單立類目、分類組卷，實現科學的保管和管理。同時，企業要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態。

2.3 實施合同檔案的統一編號，利用分類管理

在對企業的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統一的編號，這個工作要依照一定的規則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現對企業合同檔案的保管、統計和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對企業的合同檔案管理進行分類優化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業合同檔案管理材料的變化情況

在企業的合同檔案管理分類優化過程中，規定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。

3 優化企業合同檔案管理分類的方法

3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。

3.2 集分式分類表

我國企業的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。

3.3 分類表的使用方法

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一、合同檔案的特點

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業發展的重要參考憑證及企業文化的重要體現，對企業生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在企業經濟工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為企業檔案工作中的一項重要內容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據憑證性、法律約束力和實效性三個特點。

二、合同管理的關鍵

合同檔案不單單是一種簡單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應注意以下幾個方面：

（一）明確歸檔責任部門，推行“誰產生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執行的《企業檔案工作規范》中明確規定：企業各職能或承辦部門應對本部門歸檔文件的完整和系統負責，合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，各職能部門負責積累、收集、整理應歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯系。這些聯系包括以下幾點：第一，各類合同都來源于企業的經濟和科技活動，是處理企業與企業之間、企業與國家之間、企業與其他經濟部門之間、企業各部門之間經濟關系的依據，維護企業經濟利益和合法權益的憑證。第二，同一合同內的文件材料是一個整體，無論是合同原件，還是企業為全面執行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內形成的文件，如補充、續簽合同，都是合同的有機組成部分，是處理經濟關系和經濟糾紛不可或缺的依據和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對象不同，內容千差萬別，但都是實現一定的經濟目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充，使合同檔案以提供利用為前提，及時、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內容：①合同條款。②技術條款。③圖紙及配套說明。④已標價的工程量清單。⑤投標報價書。⑥中標通知書。⑦合同協議書。⑧對方資質證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會議紀要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，對一般經濟合同而言，雙方當事人經過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結，這類合同標的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標，如合同所依附的設備儀器使用年限、安裝運輸合同的結束時間等。還有一些經濟合同，公證生效后，并不意味著辦理完結，還需要定期檢查合同的履行情況，有時需要修訂、補充或更改，如長期租賃合同。另外，合同期長短也不盡相同，短的幾天內履行完畢，長的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時，要用系統、發展的眼光綜合各方面信息。近年來，經濟糾紛案件呈上升之勢，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭議的訴訟時效問題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業諸多商業秘密和技術秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據不同密級采取不同的管理措施，確保企業秘密不會泄露和失控。制定合同檔案密級和保密期限是保證企業生產經營活動正常進行、保障企業正當權益不受侵害的重要措施。

（五）統一標準，增強可操作性，確保歸檔質量。合同檔案管理采取單立項目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質量，提出整理辦法和質量要求，考慮企業職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護企業的合法權益，發揮合同檔案在企業發展中依據、憑證和參考作用。

三、結論

合同檔案管理是否規范關系到合同簽約雙方的利益和權益，規范的合同檔案管理可以有效地保護合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時候由于種種原因會存在各種各樣的不規范或者困難，這樣就會對合同簽約雙方造成不必要的風險，本文結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

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1 企業合同檔案的特征

要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規范特征

合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。

1.4 相關文件多

企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數量多

與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。

移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。

4 結語

企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。

參考文獻

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中小企業ERP管理系統貫穿企業生產管理的全過程，其中客戶關系管理是其重要的組成部分，其中存在著大量的客戶檔案信息，是企業重要的戰略資源。

客戶檔案信息指的是存在于企業客戶關系管理系統中以數據資料的形式存在的信息。它是企業在與客戶的業務中形成的專門數據，企業在這些數據的基礎上，整合客戶的資料和數據最后形成了客戶檔案信息。企業客戶檔案信息不僅記錄了客戶的基本信息，也記錄了一些對客戶信息進行綜合分析的數據結果，是企業相當重要的信息資源。

1 ERP管理系統客戶檔案信息管理的重要意義

為進一步加強企業信息化建設，提升企業信息化建設水平和依靠信息化加強企業的決策及管理能力，一般企業都部署實施ERP管理系統，雖然目前各ERP管理系統形態萬千，但其基本功能都趨于一致，基本上都覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應等管理工作，貫穿企業的進銷存全過程，通過優化企業資源達到資源效益最大化。

客戶檔案信息不僅是企業重要的經營資源，其本身也是客戶重要的個人信息，具有一定的社會屬性，它的安全管理同時具有重要的社會責任。由于企業員工個人素質、企業歸屬感的不同，其對于信息的保密意識也存在很大的差異。同時由于系統設計、應用以及管理等各方面的因素，系統中客戶檔案資料面臨著來自各方面的威脅，安全隱患不容忽視。

2 ERP管理系統客戶檔案信息的內容及管理流程

2.1 ERP管理系統中客戶檔案信息的內容

目前ERP管理系統中，客戶檔案信息一般主要由客戶的基本信息、經營水平、日常服務信息等模塊組成，含有多個字段。這些信息模塊和字段的原始信息維護，由不同崗位人員完成，對應的崗位人員對檔案信息有錄入、修改和查詢等權限。

2.2 ERP管理系統中客戶檔案信息的管理流程

2.2.1 客戶檔案信息的獲取

客戶檔案信息一般采用業務過程中的采集，或者由客戶提供的一些相關材料等方式獲取，然后統一錄入到ERP管理系統的CRM系統中。

客戶檔案從采集到錄入，嚴格按照流程進行管理，層層審核，步步完善。在流程管理過程中不斷完善客戶在CRM管理系統中的檔案信息。

2.2.2 客戶檔案信息變更

客戶檔案信息的變更，一般都通過現場實地考察來確定。在客戶信息變更過程中，企業的客戶關系管理人員有著很大的變更權限，經過嚴格把關審核后，最終實現客戶檔案的信息變更。

3 ERP管理系統客戶檔案信息的安全隱患

ERP管理系統的數據主要有丟失和泄露等方面的安全隱患。ERP管理系統的數據安全，是指存在于系統內的客戶檔案信息存儲載體處于良好的保管狀態，在一定范圍內被知曉，并可隨時還原、處理、復制出載體中所包含的客戶檔案的信息內容用于企業經營業務，但不能被隨意泄露，導致客戶檔案信息的公開，從而為不法人員利用，形成對客戶的危害。客戶檔案信息的安全問題涉及許多方面，存儲這些數據的載體的多樣性加上利用的多樣性，以及人員管理的復雜性，使得客戶檔案信息要面對許多的問題。總結起來，影響客戶檔案信息安全的因素包括以下幾點：

3.1 客觀方面存在的隱患

3.1.1 計算機網絡病毒的入侵

隨著計算機網絡的不斷發展，網絡病毒層出不窮，變化多端，防不勝防。客戶檔案信息的采集、錄入、整理等，都依賴于計算機處理，以至計算機硬盤上存儲了大量的數據信息，所以必須防御計算機網絡病毒的入侵和破壞。此外，在進行客戶檔案信息維護的時候，無論聯網還是不聯網，外接存儲介質仍可能將病毒植入而破壞系統的重要數據，從而造成巨大的損失。

3.1.2 應用系統的設計缺陷

應用系統不可能是完美無缺的，一般的應用系統都會存在設計缺陷。目前，客戶檔案信息的錄入、維護和變更等都依賴于CRM管理系統，系統本身設計的缺陷將對數據本身造成一定的威脅。由于系統的架構很難有統一的標準和普遍適用性，以及技術原因和使用領域不同，在技術設計上肯定存在不一致現象，用不同的字段抽取，獲取的數據也存在差異。這些系統設計存在的缺陷，給客戶檔案信息的安全埋下一定的隱患。

3.1.3 人員素質的參差不齊

由于員工的受教育程度不同，文化層次存在差距，以至于員工的綜合素質參差不齊。相關人員對系統的應用水平和領會能力也存在差異，同時由于人員管理的復雜性，內部人員的信息泄露成為客戶檔案信息安全管理重點考慮的內容之一。

3.2 主觀應用方面存在的隱患

3.2.1 數據利用監管不夠

（1）客戶檔案信息查詢權限的限制機制不健全。企業相關人員可以隨意在系統中查詢客戶資料，并能獲取電子版本，隨意復制，無關人員接觸這些信息無人監管。

（2）客戶檔案信息的查詢、調用審批程序不完善。目前，多數企業對客戶檔案信息的查詢、調用無審批和監管流程，相關人員如有需要，只要獲取相應的角色權限即可，缺少數據查詢、調用的審批手續。

3.2.2 流程管理監管缺失

（1）在客戶信息新增過程中，無論是信息錄入人員還是信息審核人員，都能看到錄入的原始信息，每個環節都有可能造成信息的泄漏。所以加強每個環節、每個節點的監管和保密管理對于信息的安全也是至關重要的。不但要小心外部人員有目的的竊取和盜用，還要防止內部人員的有意識或無意識的信息泄漏。

（2）客戶檔案信息的變更過程中，審核流程一般都不完善，缺少監管流程。操作人員操作失誤或者有意無意泄露客戶信息，都會給客戶檔案信息的安全帶來很大威脅。

4 ERP管理系統客戶檔案信息的管理措施

針對ERP管理系統客戶檔案信息的管理流程和安全隱患，應采取相應的管理措施，來加強對客戶檔案信息的安全管理。具體為：

（1）加強計算機網絡安全管理。采取部署殺毒軟件和管理策略等相應的技術和管理措施，確保整體網絡環境的安全，避免網絡病毒的侵擾。

（2）嚴格管理客戶檔案信息的存儲載體。加強對存儲載體的管理尤為重要。要定期檢測存儲設備，檢測存儲載體上的數據有效性，確保這些載體不受到損壞，在出現意外情況時這些載體的信息能夠被完全、真實的還原出來。

（3）做好客戶檔案信息的基礎數據庫建設。客戶檔案信息基礎數據庫建設，必須提前設定各項數據采集項，整個管理環節要采用適用的軟件。在具體日常數據的維護和采集中，注意客戶檔案信息的保管和整合。對于不斷增加和更新的基礎數據庫中的數據要及時進行備份，并保證備份資料的有效性。

（4）加強科技創新，不斷完善系統功能及設計架構。根據應用過程中發現的問題和缺陷，及時升級系統版本，整改設計缺陷，完善系統功能。相關人員在修改完善客戶檔案信息時，做到修改有痕跡，完善有記錄。其他人員只能查詢瀏覽信息，不能修改不能復制，并且有網絡訪問流量的統計記錄。

（5）加強數據利用監管，提高數據利用的規范性和安全性。 1）建立有效的客戶檔案信息的管理規章制度，提高數據安全管理。客戶檔案信息的管理必須依據嚴格的規章制度，確保檢查、督促、獎懲等措施的落實。客戶檔案管理人員的數據安全意識尤為重要，提高這些人的數據安全意識，加強防范措施是最重要的。確保人員具備了安全意識才能從根本上杜絕威脅數據安全的隱患。2）嚴格控制客戶檔案信息的知曉范圍以及查詢權限。客戶檔案信息的知曉人員及其查詢權限應該有嚴格的限制，尤其是那些重要的信息必須嚴格控制知曉范圍。做到無關人員不得接觸客戶檔案信息，不得查詢，不得復制。3）嚴格管理客戶檔案資料的查閱、調用等環節。客戶檔案信息的利用都應按照相應的規定做好各種登記、審批工作，對于重要的客戶信息的查閱還應注明查閱人身份、查詢用途等。做到重要數據信息在辦理審批手續之后方可進行調用。內部工作人員要本著不擴大知悉范圍和安全利用的原則。這些利用環節的管理要有專人負責，做好監督、監管工作。

（6）強化流程管理監管，完善流程管理的審批流程和監管措施。1）提高相關人員的安全意識，做好賬號和口令的保密工作。避免對外泄露自己的賬號、密碼，造成客戶資料外泄，誰泄露誰負責。定期進行系統賬戶進行梳理，對不再涉及業務系統使用的人員賬號予以收回禁用。2）規范使用人員的操作權限分配，不同崗位分配不同的角色，對應不同的操作權限。嚴格規范權限分配，做到角色一致、權責統一。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、建筑工程管理中創新模式的發展及應用

1.1 建筑企業工程管理的創新觀念

時代的發展，科技的進步推動了建筑行業的高速發展，為了順應時展的潮流，建筑企業就應不斷改革創新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創新建筑企業管理體制

為了提高企業的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創新性的管理模式。除此之外，建筑企業還應加強合同管理和企業內部管理，采用SWOT分析法來提高企業自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創新來提高建筑企業的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。

2.3 建筑企業的技術創新管理

科學技術的不斷發展推動了建筑施工技術的改革創新，建筑企業為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。

2.2、配備專業的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創建一支專業化、職業化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業修養的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優良品質。

2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核

單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎

財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態化管理和維護，開發研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

2.6、 加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作

加強對建筑工程業科技合同檔案的開發和利用工作是建筑工程業合同檔案管理工作的關鍵環節，可以確保建筑工程業合同檔案發揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐

信息技術的不斷發展為建筑工程業合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業數據庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環節[4]。天津市緊跟先進的工程管理發展潮流，不斷創新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。

結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業的工程管理的創新發展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創新模式的應用及發展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.

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【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過業務系統開發招投標及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統開辟專項管理平臺，進行招投標及合同檔案統一管理和利用。招投標及合同檔案存儲在非結構化平臺，基于非結構化平臺的大數據研究成果，開展適合招投標及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應用建設，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應用開發的基本目標

（1）梳理ERP系統及電子商務系統中的招投標文件及合同檔案數據，研發基于檔案管理系統的批量數據歸檔傳輸接口，存儲于非結構化平臺，利用數據分析、挖掘技術，研究各階段招投標資料及合同檔案非結構化數據的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關聯。為招投標資料及合同檔案利用奠定基礎。（2）開發歷史招投標檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數據的遷移工作，并對遷移后的數據進行驗證，保證數據遷移的完整性和準確性。（3）基于非結構化數據管理平臺，提供招投標及合同檔案的信息統計分析功能，構建公司全量招投標檔案及合同檔案數據一站式搜索服務，實現對不同類型的招投標檔案及合同檔案數據的集中檢索，解決跨系統、跨業務的多源信息分散搜索問題，實現一對一的精確檢索。實現圖譜化的招投標檔案及合同檔案數據動態關聯檢索、實現基于用戶興趣域的非結構化數據自動推送；（4）研發可視化分析技術，提供智能交互界面，實現招投標檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達成招投標檔案及合同檔案資料在非結構化數據平臺上的統一存儲及智能、快速、準確的利用。（5）開展招投標及合同檔案權限控制研發，用戶的根據當前職位、當前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權限模型及實現檔案查詢、管理及利用的統一權限控制。

2 技術方案

2.1 系統架構

本文研究主要要求通過技術手段從數據平臺中發現并歸集招投標及合同檔案，具體則指通過設計的自動分類、聚類等規則實現招投標及合同的整理歸類，自動篩選。總體架構如圖1：

招投標及合同檔案專項管理應用，基于檔案管理系統提供的統一標準歸檔接口，從ERP、電子商務等系統采集招投標及合同檔案數據，并通過非結構化數據管理平臺進行數據存儲等。實現招投標及合同檔案專項業務管理水平提升。

2.2 架構遵從

本文在概要設計、詳細設計中均遵照前期項目中的業務架構、應用架構、數據架構、技術架構進項細化。

2.3 技術架構

應用展示層：主要包括綜合檢索、關聯檢索、自動推薦和可視化展現功能。采用JSP、Flex、Html等關鍵技術確保數據可視化效果和瀏覽器兼容性，增強用戶體驗。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預留統一的標準接口，提供系統集成使用。服務層：主要包括基礎公共服務、業務建模及算法解析組件服務、分布式調度任務、搜索引擎服務和數據可視化組件，采用“微服務”形式隔離各個服務，為系統提供柔性支撐能力，并支撐應用層實現。存儲層：主要包含非結構化數據存儲、索引數據存儲和關系數據庫。數據集成：通過統一的集成接口實現平臺、業務系統的多源異構系統數據的集成。

3 研究成果

非結構化平臺的智能招投標檔案管理系統的建設成功徹底避免了紙質檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內容的廣度、深度、關聯度以及智能化程度不同，檢索的結果也不盡相同。結合檔案管理系統實現非結構化數據的自動歸集，為跨業務關聯使用檔案數據奠定基礎。以及開發了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數據趨勢和外露層。按目的，可視化技術又可分為三類：探索型、驗證型、表示型。總之，各項技術的完成都是一次重大的進步，都是順應大數據信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結構化平臺的研究方向，為推動信息時代進一步發展做出應有的貢獻。

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農場建設開發后屬國有制企業，農場土地承包合同是國革形成的，其檔案管理起步較晚，并缺乏應有的重視，沒有及時將合同檔案作為檔案一個重要組成部分，在檔案管理中處于邊緣化。農場土地承包初期，一是對土地承包合同保管、收集責任不明確，承包合同簽定后，沒有專職人員保管，檔案部門也沒將其化入收集范圍，使合同保管風險加大；二是對合同檔案內容的準確性、完整性以及結果的公證性、權威性認識不足，合同簽定后沒有做到逐份核查，造成合同不完整、不齊全以及部分缺失等現象。三是對于收集時間不限，范圍不明，沒有在收集時間和內容上加以明確，使其的完整度、準確度下降。

二、如何做好土地承包合同檔案管理工作

1、做好土地承包合同檔案的收集工作

（1）土地承包合同檔案的收集工作要強化責任，注重時效。

全力抓好土地承包合同檔案收集中的監控工作，做到責任規范化，就是讓土地承包合同檔案有明確的領導負責，有專職的業務人員管理，做到各層有人管，人人有專責，形成一個完整的合同檔案管理體系，從而保證土地承包合同檔案能按時、及時、隨時收集。

收集是檔案管理的主要工作環節，不按時收集會影響整理、保管、利用各個環節的正常運行，土地承包合同檔案也不例外；土地承包合同據有法律效力，農場土地承包合同簽訂后，做到及時收集，避免合同在基層長期存放后，其完整性和準確性受到影響；農場土地承包合同的簽訂是批量性的，簽訂時間基本也是一致的，這給合同的按時和及時收集提供了便利，但也有個別種植戶因土地面積、土地等級或其它原因不能與單位達成協議，導致個別承包合同簽訂滯后，從而影響了合同批量歸檔的完整。這時要特別關注這些合同的形成，檔案部門不能因其個例不管不問，應該主動了解情況，做到隨時簽訂，隨時收集，確保合同歸檔率。

（2）土地承包合同檔案收集要注重質量、明確范圍。

土地承包合同是維護雙方利益的重要依據，其據有法律效力。因而在收集過程中一是要統一標準，統一要求，認真檢查，嚴格把好收集質量關，發現質量問題及時處理，符合標準后方能入庫。二是要明確收集范圍。范圍要從三方面明確。即明確土地面積、明確承包戶數、明確合同內容。凡是農場發包的土地，不論水田、旱田還是林地、飼料地、號外地等，只要有承包合同，都在收集范圍內，農場土地承包合同面積應與農場發包的土地面積相符；承包農場土地的人員，不論什么身份，農場職工、非農場職工、有戶籍人員、無戶籍人員都要簽定土地承包合同，合同檔案以份為單位，做到單位收集合同檔案份數與承包戶數相符；每份承包合同收集內容要齊全，合同主體、合同變更、流轉、合同符加協議、承包人信息、承包土地信息等情況也應一并收集。以確保合同收集的完整性與準確性。

2、做好農場土地承包合同檔案的整理工作。

土地承包合同檔案要系統分類規范整理。農場大規模的土地承包是從1996開始的，大量的土地承包合同也是1996年開始形成的，根據《中國檔案分類法》、《黑龍江省農墾檔案分類法》的分類原則，土地承包合同檔案劃分在第十二類——農業類（土地管理MA）。農場土地承包合同期限偏短，一般是一至三年，合同期限劃為長期。2000年12月6日，國家檔案局中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》，取消案卷。根據《歸檔文件整理規則》，農場土地承包合同檔案采取年度-機構（各作業點）-保管期限（30年）分類；以件為單位（每戶為一件）裝訂，排列方法強調同一作業點按合同號順序排列，作物品種作參考，遵循同一年度、同一作業點、同一流水號，題名必須填寫合同承包人姓名、合同種類，以便于微機檢索。

3、明確目的，做好農場土地承包合同檔案的利用工作。

篇（9）

前言

合同是體現平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關法規和規定簽訂的設立、變更、終止民事權利義務的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進一步提升。

一、合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助于提高合同收集歸檔率。

對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。

合同審批單

二、合同檔案管理模式

在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。

另外,在保管方式上,以往不少單位出于業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行

“重合同,守信用”企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便于統計查詢和開發利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

三、合同檔案保管的劃分

對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。

例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

四、對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。

五、合同檔案信息資源的開發

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一、農村經濟合同檔案的現狀和存在的問題

從以上延慶縣境內調查的數據中可以看出，農村經濟合同檔案有三個特點：一是數量大，二是合同執行期限長，三是個人承包經營的多。這說明，幾年來農村經濟的發展政策是穩定的，經濟秩序、投資環境、管理方法具有一定的吸引力，并盤活了農村的資產，取得了一定的資金收益，這些資金對于農村社會穩定，促進經濟發展，興辦公益事業起到了非常大的作用。同時，也表明村級檔案室確實把絕大多數農村經濟合同保管起來了。但是，就在大量合同簽訂保管過程中，也存在著重大安全隱患。如：

1、有些村經濟合同長期不歸檔，散存在個人手中，嚴重違反了我國檔案法的有關規定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內容的監管，如丟失或損毀，可能造成經濟損失和社會不穩定。

2、有的村經濟落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達不到國家要求，絕大多數是一個卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。

3、有的鄉鎮、村干部對檔案工作認識及重視程度不高，對檔案工作經費投入不足，缺少檔案保管保護設施。

4、有的農村經濟合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現象，將影響村經濟秩序的正常運轉，可能引發社會的不穩定，進而導致嚴重的后果。

二、農村經濟合同檔案管理工作應采取的措施

針對以上農村經濟合同檔案的現狀和存在問題，筆者認為：各級檔案部門應結合本地實際，根據《中華人民共和國檔案法》第十六條規定，“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案的所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施。”

國家檔案局《鄉鎮檔案工作試行辦法》第六條第七款規定鄉鎮檔案部門“根據自愿和可能代管直屬企業、事業單位及村委會具有永久、長期保存價值的檔案”等有關要求，達到村經濟合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級鄉鎮檔案部門應采取以下措施：

1、要求各鄉鎮黨委政府要提高對檔案工作的認識，認真理清村級經濟合同的管理情況。嚴格按照檔案法規定，采取有效措施，實行村級農村經濟合同檔案鄉鎮管理的方法，加大收集散存在個人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。

2、把村檔案室的經濟合同檔案及合同附件（會議記錄、村民代表會議記錄、代表簽字簿、公證書、有關批示、測量圖等）全部移交到鄉鎮檔案室代為保管，鄉鎮為村提供合同復印件，以便日常利用。

3、縣鄉鎮有關部門在指導村簽訂經濟合同時，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉鎮檔案室保管，形成長效機制。

4、加大對檔案工作的投入，村檔案室均應盡快配備鐵制檔案柜，提高村級檔案的管理水平。

市場經濟條件下的經濟合同關系是最基本的法律關系，現代社會也因此被稱為合同社會。合同是一種契約，是當事人之間依法確定、變更、終止民事權利義務的協議，是經濟交往活動中的重要工具。合同是重要的證據，按照我國法律規定的“誰主張，誰舉證”原則，丟失證據不能舉證，因此而造成經濟損失是很難挽回的。

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1、合同的作用

在工程項目中，合同管理貫穿于工程的整個建設周期。在這個動態的管理過程中，只有在建設各方的共同合作下，才能確保進度管理目標得以實現。特別是大型的建設項目其建設規模大、投資多、周期長，參與建設單位間的關系復雜，這勢必導致在建設過程積累大量的、各式各樣的工程合同。工程合同的價值量和質量對企業尤其重要，直接影響企業建設工程施工全過程。作為衡量工程目標的主要依據，只有在確定工程的建設實施和合同管理同步進行的情況下，工程的竣工驗收才能有效進行，由此可見，工程的合同管理直接關系著項目能否順利開展竣工驗收工作，做好工程建設合同管理工作也就顯得十分重要了。它的作用主要體現在以下幾個方面：

1.1合同是安排項目施工的指導性文件

每一個建筑單位都應該建立的合同管理制度。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內容做出解釋和說明，形成合同交底制度。工程的材料、設備應按合同約定的規格、數量、價格進行采購，工程的進度、質量等目標也需要根據合同要求組織施工，除此之外，項目部門還要根據工程合同中所規定的內容，進行工程施工組織、計劃、竣工結算的編制和報送。

1.2合同是進行索賠的依據

合同索賠主要包括以下內容：一是由于業主違約引起，主要指業主未按《示范文本》規定完成應該完成的工作，以及未能按時撥付預付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現場簽證等；三是由施工條件和環境變化引起，如一周內連續停水，停電超過8h，連續大雨不能進行室外作業等。

1.3合同是控制工程成本和進行竣工結算的依據

合同簽訂后，該工程的預算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據預算成本按照市場法則確定責任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節約工程開支、辦理工程結算打下基礎。

2、加強工程合同管理的措施

伴隨著工程設計、實施、竣工驗收、運行等階段工作的開展，各參建單位之間的關系越來越復雜，最終在管理層上會形成一些具有保存價值的記錄文件，它們的表現形式可以是多樣的，并同時是工程建設與管理工作中的重要內容。當前情勢下，很多工程合同管理工作卻表現出一定的落后性和低效性，很難滿足時代所賦予的新要求。為加強合同管理，提高合同質量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業的合法權益和提高企業經濟效益，個人建議做好以下幾方面的工作：

2.1增強管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質與要求，對合同管理工作起著至關鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎和基礎前提。

2.2建立完善的管理制度

企業必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責，保證日常工作的規范，充分發揮工程合同在工程各個方面的作用。

2.3加強合同信息化建設

伴隨現代化科學技術的飛速發展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統，如合同檔案庫、合同分析系統等。工程建設應該運用這點，充分利用先進的科學技術，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數據庫，加快合同信息化建設的節奏，全面提升工程的檔案管理水平。

2.4加強專業知識的培訓

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業知識，全面了解合同的內容、特點、規律和方法，又要學習了解相關的管理法規，增強對工作崗位的責任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現行合同管理專業知識的培訓工作，使工程從由始至終都規范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質量。

2.5嚴格控制竣工驗收關

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發揮出來。

3、結語

合同是企業安排施工、進行索賠、控制工程成本和進行竣工結算的依據，也為轉移風險提供可能。所以企業不僅要重視合同的簽訂過程，還應重視合同管理，加強相關法律法規的培訓與學習，提高制度建設水平，建立科學的合同管理體系。可見，加強合同管理更對合理確定和有效控制工程造價、提高投資效益有著重要意義。

參考文獻