檔案管理的內(nèi)容大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理的內(nèi)容范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

1.1檔案的收集工作分析

以前，檔案主要為紙質(zhì)檔案。檔案管理人員一般都只負(fù)責(zé)收集最終檔案，同時對檔案進(jìn)行合理歸檔。而這一過程，往往缺乏對過程和內(nèi)容的了解。而在新的信息化時代，人們可以通過信息化技術(shù)將整個檔案的創(chuàng)建過程都記錄下來。同時，檔案資料收集不僅局限于紙質(zhì)檔案，還包括電子檔案。

1.2檔案的保存工作及過程分析

傳統(tǒng)意義上的檔案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復(fù)雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負(fù)責(zé)。而現(xiàn)階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，已經(jīng)不能滿足經(jīng)營發(fā)展需求，只有通過電子信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新的發(fā)展形勢。檔案保存工作是一項極其復(fù)雜的管理過程，傳統(tǒng)意義上的檔案管理往往由于數(shù)量復(fù)雜，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。而通過信息化建設(shè)和管理，通過對電子檔案進(jìn)行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩(wěn)定。

1.3檔案管理工作的新變化分析

傳統(tǒng)檔案管理主要側(cè)重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設(shè)備有了一定要求，電子設(shè)備都有一定使用周期和問題，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障問題，都對檔案管理數(shù)據(jù)產(chǎn)生直接影響，嚴(yán)重情況下會導(dǎo)致整個檔案數(shù)據(jù)全部丟失。這就需要我們在進(jìn)行檔案管理工作中，充分做好數(shù)據(jù)保護(hù)與備份、更新工作。傳統(tǒng)檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風(fēng)險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態(tài)問題，因此要做好檔案資料的訪問權(quán)限和訪問跟蹤工作。檔案管理系統(tǒng)一旦遭受病毒入侵，整個系統(tǒng)的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器維護(hù)工作。

2.檔案管理工作模式的具體轉(zhuǎn)變分析

在以往檔案管理工作中，檔案一般都通過秘密等級進(jìn)行管理。只要對實體檔案進(jìn)行有效管理，就能確保檔案管理的安全。而信息化背景下的檔案管理工作，則需要主要對電子檔案的秘密性做好管理和安全預(yù)防。傳統(tǒng)檔案管理過程中，借閱時首先要辦理相關(guān)借閱手續(xù)，當(dāng)借閱人對檔案資料有一定需求時，還會將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離這一局面。而在電子化信息時代，通過電子檔案信息系統(tǒng)維護(hù)和管理，不僅能夠有效節(jié)省管理人員，同時優(yōu)化管理過程和管理體系。而電子檔案管理過程中，速度和效率都有較為明顯的改變，更高檔案利用率更強，而管理工作的效率也進(jìn)一步加強。

現(xiàn)階段，檔案管理工作，不僅需要對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，還需要有效提升檔案自身利用率。而對檔案的充分利用，則是新時期檔案管理的創(chuàng)新和突破。新時期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應(yīng)的管理體系，只用通過簡單的信息檢索，就能有效查詢整個檔案內(nèi)容，整個過程不僅所需時間短，而且不需要進(jìn)行人工分類，通過信息技術(shù)手段就能完成。

在信息技術(shù)時代，檔案管理工作的內(nèi)容由于時代變化和發(fā)展而發(fā)生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的作用，體現(xiàn)應(yīng)有價值。而檔案管理工作模式的具體轉(zhuǎn)變也是現(xiàn)階段檔案管理工作的客觀要求。

3.檔案管理工作內(nèi)容及模式轉(zhuǎn)變下的具體措施分析

3.1緊密結(jié)合發(fā)展機遇，推動電子化、信息化管理模式

隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動，各單位在推動發(fā)展檔案管理工作進(jìn)程中，要結(jié)合具體需求和信息化發(fā)展要求，改變傳統(tǒng)檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結(jié)合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。

3.2變革管理理念，改變傳統(tǒng)檔案管理工作思路

隨著信息化程度的不斷提升， 檔案管理工作的要求不斷提升，內(nèi)容也逐漸復(fù)雜，而想要對這一系列檔案資料進(jìn)行高效管理，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念。由于檔案管理工作長期以來，內(nèi)容復(fù)雜，且管理方法單調(diào)枯燥，因此，大多數(shù)檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個檔案管理工作思維多傾向于被動思維。這實質(zhì)上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學(xué)化開展檔案管理工作就需要培養(yǎng)管理者創(chuàng)新的管理工作意識和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。

3.3積極完善檔案管理機制，不斷改革創(chuàng)新，檔案管理與發(fā)展相適應(yīng)

篇（2）

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理mf"F的內(nèi)容與模式發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作必須跟上時展的腳步，及時改變思路，改變工作方式，做好檔案管理工作。

一、工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

1.檔案的收集

傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進(jìn)行歸檔即可，一般都是一項議案或一項工程最終的議案結(jié)果，缺少中間出現(xiàn)的有意義的創(chuàng)意和方法，也難以體現(xiàn)整個過程。但在信息化時代，人們可以將這些完整地記錄下來，只是有時會分散地存放在個人的計算機中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會失掉這一部分檔案，所以，信息時代的檔案管理者比傳統(tǒng)的檔案管理者更具主動性，他們會在專業(yè)人員的指導(dǎo)下主動學(xué)習(xí)專門的檔案信息接收管理平臺，對電子檔案進(jìn)行有效收集和管理。

2.檔案的保存

傳統(tǒng)的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因為數(shù)量繁多，查閱起來相當(dāng)費時費力，已經(jīng)不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進(jìn)行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統(tǒng)的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設(shè)置，在設(shè)計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新?lián)Q代的趨勢。現(xiàn)代化的檔案觀，不但應(yīng)該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應(yīng)有能力將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔。以提高整體檢索速度。

計算機網(wǎng)絡(luò)有一定的不穩(wěn)定性和不安全性，信息丟失或失真現(xiàn)象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保證即使計算機出現(xiàn)問題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無患，只需使用備份對原來信息進(jìn)行恢復(fù)即可。

3.工作新內(nèi)容

（1）設(shè)備故障安全防范。網(wǎng)絡(luò)計算機硬件等系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，一般會導(dǎo)致計算機存儲的數(shù)據(jù)完全丟失或者無法保持原有數(shù)據(jù)的存儲狀態(tài)。這就要求檔案管理者在設(shè)計檔案管理系統(tǒng)之初就充分考慮到這個問題，積極設(shè)置系統(tǒng)安全應(yīng)急措施，進(jìn)行數(shù)據(jù)的異地備份。當(dāng)計算機發(fā)生故障時，積極采取應(yīng)急措施，或采用操作簡單、比較節(jié)約但容易造成最新數(shù)據(jù)丟失的冷備份機制，保護(hù)大部分?jǐn)?shù)據(jù)，或采用保證系統(tǒng)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)相對安全的雙機熱備份機制，這樣，當(dāng)一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障時，另一臺服務(wù)器可以及時代替其工作，不至于因為系統(tǒng)維修耽誤工作。

（2）權(quán)限控制。權(quán)限控制主要是防止對檔案信息進(jìn)行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對用戶可以訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源進(jìn)行了一定的限定，并且對能執(zhí)行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網(wǎng)絡(luò)中的黑客。

（3）訪問控制。訪問控制技術(shù)的主要任務(wù)是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網(wǎng)訪問控制、權(quán)限控制和防火墻控制。入網(wǎng)訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網(wǎng)站。

（4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴(yán)重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)病毒動態(tài)，適時對服務(wù)器和客戶端查毒和殺毒。

二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現(xiàn)出來，檔案管理人員可以根據(jù)卷宗上標(biāo)記的保密級別進(jìn)行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進(jìn)行控制，只要檔案實體不被復(fù)制、拍攝或盜取，就算完成保密任務(wù)。對于當(dāng)下的電子檔案，其信息系統(tǒng)本身就具備較高的安全性，可以根據(jù)檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。

傳統(tǒng)的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續(xù)，歸還之時還要辦理歸還手續(xù)。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復(fù)制的文件毫無區(qū)別，無論進(jìn)行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發(fā)生檔案離館一段時間的現(xiàn)象，更不需要進(jìn)行歸還，由此節(jié)省了一部分人力、物力和財力。

傳統(tǒng)檔案管理中，分類和檢索緊密聯(lián)系，不可分割，進(jìn)行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關(guān)的關(guān)鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們?yōu)榱烁玫乩脵n案信息，還是對檔案進(jìn)行了詳細(xì)分類。

總之，檔案管理工作要根據(jù)時展的需要，不斷進(jìn)行調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案為社會發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、加強醫(yī)院檔案管理的意義

首先，加強醫(yī)院的檔案管理，可以有效地實現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作在日常工作的基礎(chǔ)上，可以不斷提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息為醫(yī)院的生存發(fā)展做出相應(yīng)貢獻(xiàn)的目標(biāo)。

其次，在實踐方面將現(xiàn)代的管理理念運用于醫(yī)院檔案管理工作實踐中，可以有效提高醫(yī)院中對檔案管理應(yīng)用率不高，檔案管理意識不強、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導(dǎo)方向，為我國醫(yī)院檔案工作的健康發(fā)展提供了新的思路和路徑。

再次，實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理可以提高醫(yī)院發(fā)展決策的科學(xué)性。檔案管理涵蓋了醫(yī)院的生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、人事等各個方面，積極發(fā)揮醫(yī)院的檔案在醫(yī)院經(jīng)營和管理決策中重要的積極作用，可以減少決策風(fēng)險，促進(jìn)管理的科學(xué)化。

二、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）檔案的管理模式分析

現(xiàn)今，大多醫(yī)院已經(jīng)開始使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質(zhì)材料，當(dāng)前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜，浪費醫(yī)院的人力資源，對于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便，且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于檔案的長久保存可能會造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生一定的影響，

（二）檔案的保存工作及過程分析

傳統(tǒng)意義上的檔案保存工作， 往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復(fù)雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負(fù)責(zé)。 而現(xiàn)階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，已經(jīng)不能滿足經(jīng)營發(fā)展需求，只有通過電子信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新的發(fā)展形勢。 檔案保存工作是一項極其復(fù)雜的管理過程，傳統(tǒng)意義上的檔案管理往往由于數(shù)量復(fù)雜，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。而通過信息化建設(shè)和管理，通過對電子檔案進(jìn)行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩(wěn)定。

（三）檔案管理工作的新變化分析

傳統(tǒng)檔案管理主要側(cè)重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設(shè)備有了一定要求，電子設(shè)備都有一定使用周期和問題，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障問題，都對檔案管理數(shù)據(jù)產(chǎn)生直接影響，嚴(yán)重情況下會導(dǎo)致整個檔案數(shù)據(jù)全部丟失。這就需要我們在進(jìn)行檔案管理工作中，充分做好數(shù)據(jù)保護(hù)與備份、更新工作。傳統(tǒng)檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風(fēng)險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態(tài)問題，因此要做好檔案資料的訪問權(quán)限和訪問跟蹤工作。 檔案管理系統(tǒng)一旦遭受病毒入侵，整個系統(tǒng)的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器維護(hù)工作。

三、現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）實行醫(yī)院檔案管理一體化

在醫(yī)院中，檔案管理是醫(yī)院各種信息資源的存儲器，將醫(yī)院的各種信息資源進(jìn)行匯總并進(jìn)行存儲，從而實現(xiàn)醫(yī)院的信息資源被完整的保存，促進(jìn)醫(yī)院信息資源的融匯。隨著高科技時代的飛速發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和一體化對于醫(yī)院的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強醫(yī)院檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和科室的工作情況、人事調(diào)動等信息進(jìn)行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進(jìn)行分類，建立醫(yī)院檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準(zhǔn)確的反映在檔案中。其次，還要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和計算機技術(shù)的普及，醫(yī)院的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設(shè)來說，檔案管理部門更需要加強對其的管理，完善電子檔案建立的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等相關(guān)的規(guī)章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系，保障二者平滑結(jié)合，是檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

要實現(xiàn)醫(yī)院檔案優(yōu)化管理，首先要做的就是對檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，為了促進(jìn)我國檔案建設(shè)與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進(jìn)，推進(jìn)檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將醫(yī)院中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進(jìn)行高效查詢。其次，實現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項登記本聯(lián)系起來，互相核對，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理

現(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時間不規(guī)范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑借經(jīng)驗在每一個全宗之后預(yù)留出位置排放以后接收檔案的做法，這極為不利于檔案的科學(xué)管理，隨著計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的實現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現(xiàn)檔案在分散或集中的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

四、小結(jié)：

總之，在醫(yī)院的檔案管理中，為了不斷提高管理工作的水平，實現(xiàn)管理的科學(xué)化和規(guī)范化，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理中的工作內(nèi)容和工作模式，提升檔案和文件的質(zhì)量，保證檔案的科學(xué)性和真實性，并且應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理與時代接軌，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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一、內(nèi)容管理技術(shù)及其在整合信息資源方面的優(yōu)勢

（一）內(nèi)容管理技術(shù)的涵義

內(nèi)容管理技術(shù)即應(yīng)把不屬于同一類的內(nèi)容用數(shù)字模式妥善儲存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對所儲存的數(shù)字內(nèi)容實施調(diào)閱與檢查，以數(shù)據(jù)挖掘之技術(shù)達(dá)到對數(shù)字內(nèi)容之智能分析處置，最后使得此部分?jǐn)?shù)字內(nèi)容可以獲得最充分的運用。內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括內(nèi)容收集、管理、工作流、等四個子系統(tǒng)，綜合具體內(nèi)容如下。

1.內(nèi)容收集系統(tǒng)

此系統(tǒng)主要包含對信息的內(nèi)容實施收集、編匯以及整理進(jìn)而把其轉(zhuǎn)化后分發(fā)的全過程，同時在此階段中能夠加進(jìn)元數(shù)據(jù)進(jìn)而對內(nèi)容組件實施定義。

2.管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)主要是針對組件、信息內(nèi)容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠?qū)?nèi)容之版本、工作流程及設(shè)定權(quán)限方面實施更新處置。

3.工作流系統(tǒng)

此系統(tǒng)主要針對信息資源內(nèi)容實施采集、存入和，通常來講，學(xué)籍檔案管理歸屬資源性網(wǎng)站，由于其結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，并且內(nèi)容繁多屬于文檔資源類之資源等。

4.系統(tǒng)

系統(tǒng)主要是把信息資源內(nèi)容自動并且快速的依據(jù)所建的模板至瀏覽器。

（二）內(nèi)容管理技術(shù)在整合信息資源方面的優(yōu)點

內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合上有著很大的優(yōu)勢。主要包括如下幾個方面。

（1）內(nèi)容管理技術(shù)把管理的標(biāo)準(zhǔn)實施統(tǒng)一，把數(shù)據(jù)庫內(nèi)之內(nèi)容采取格式處置以及達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化管理，如此不但統(tǒng)一了網(wǎng)頁之風(fēng)格，同時增添了數(shù)據(jù)庫之拓展能力。

（2）此技術(shù)同以往的數(shù)據(jù)庫相較，負(fù)載能力愈加增強，并且借助XMI把訪問接口實施統(tǒng)一，同時借助內(nèi)容管理技術(shù)能夠描述并非規(guī)則的數(shù)據(jù)，所以，能夠借助半結(jié)構(gòu)化之文檔數(shù)據(jù)把其送至客戶端，如此大幅度節(jié)省了效率。

（3）網(wǎng)頁呈現(xiàn)同內(nèi)核技術(shù)、同平時、同系統(tǒng)維護(hù)相分離，進(jìn)而不但讓操作更容易，并且內(nèi)容管理技術(shù)給信息管理創(chuàng)造了開發(fā)平臺，大大縮小了開發(fā)的難度與維護(hù)成本。

二、目前我國技工院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

為順應(yīng)社會的發(fā)展，加大服務(wù)地方經(jīng)濟的力度，近幾年來技工院校出現(xiàn)了辦學(xué)模式與生源多元化的轉(zhuǎn)變，學(xué)生學(xué)籍檔案的種類與內(nèi)容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢下，技工院校學(xué)籍檔案的管理存在著對學(xué)籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對來講，目前有許多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢發(fā)展之需求。技工院校現(xiàn)行的學(xué)籍管理機制缺乏完善和規(guī)范。現(xiàn)階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內(nèi)部檔案管理譬如人事檔案管理、財務(wù)檔案管理、校志檔案管理、教育教學(xué)（包括教學(xué)計劃檔案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學(xué)生成績檔案管理、學(xué)籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時，從一小部分技工院校大多數(shù)基層管理者、教師到技工院校領(lǐng)導(dǎo)均對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)知不夠。將學(xué)生學(xué)籍檔案工作同教學(xué)核心內(nèi)容相對比，注重教學(xué)與其他管理工作，可對教學(xué)檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學(xué)籍檔案管理相關(guān)不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關(guān)注抑或關(guān)注不夠。除此之外，學(xué)校不僅缺少學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才，而且檔案管理設(shè)備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內(nèi)容與手段、人才資源培訓(xùn)與利用之模式仍舊陳舊，制約著學(xué)籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時間的推移及學(xué)生學(xué)籍檔案的進(jìn)一步增加，原來存儲的學(xué)籍檔案之存儲條件業(yè)已適宜不了學(xué)籍檔案數(shù)量日漸增大之需要。具體主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

（1）學(xué)籍管理文件制度不完善；

（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對滯后；

（3）學(xué)籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規(guī)范；

（4）檢索手段相對滯后，提供資料缺乏準(zhǔn)確性；

（5）檔案材料內(nèi)容簡單，未能真實體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)；

（6）檔案利用率低，轉(zhuǎn)遞比較混亂。

三、內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理中的運用

內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調(diào)查報告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內(nèi)容有著不盡相同的反映模式，就結(jié)構(gòu)化的信息來講，內(nèi)容于本質(zhì)方面屬于非結(jié)構(gòu)化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內(nèi)容等于元數(shù)據(jù)加數(shù)據(jù)。具體主要包括如下三個方面的工作。

（一）對技工院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容建模

內(nèi)容管理技術(shù)對技工院校學(xué)籍檔案之內(nèi)容建模包含對數(shù)據(jù)管理之要求和元數(shù)據(jù)之結(jié)構(gòu)化，對內(nèi)容主要是設(shè)定針對管理對象之元數(shù)據(jù)信息，此外還包含內(nèi)容同對象二者之間的相互關(guān)系，譬如學(xué)歷證書電子注冊制度的建立規(guī)范了對其的管理，此管理制度的建立屬于一項關(guān)鍵性變革，是對技工院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范科學(xué)管理指出的愈加高的要求，電子注冊制度促進(jìn)了技工院校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。從技術(shù)方面來看，完整的電于注冊檔案系統(tǒng)至少要包含如下幾項模塊。

1.新生注冊管理模塊

此管理的流程是先把招生機構(gòu)呈報的招生數(shù)據(jù)同實際報到學(xué)生數(shù)據(jù)有機融合處置后生成新的數(shù)據(jù)庫，學(xué)生被編輯學(xué)號之后即在校生數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)能夠依據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)同學(xué)生實施核實明確后，由院校學(xué)生處輸入教務(wù)處成績錄入學(xué)歷證書管理模塊，依據(jù)軟件要求實施數(shù)據(jù)維護(hù)，最后上報勞動局完結(jié)學(xué)籍注冊工作。[4]此種工作形式達(dá)到了信息操作之科學(xué)性，并且工作流程嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)可靠安全。

2.學(xué)歷證書管理模塊

把在校時期適宜畢業(yè)條件的學(xué)生，生成預(yù)畢業(yè)的學(xué)生名單呈報主管部門審查，經(jīng)核查后再將預(yù)計畢業(yè)的學(xué)生名單發(fā)至各校，實施畢業(yè)證書處置。最終自動生成證書利用狀況登記表上批，再由上級下達(dá)業(yè)已注冊發(fā)證的學(xué)生名單。經(jīng)過注冊的畢業(yè)生借助互聯(lián)網(wǎng)，直接匯總至各級教育行政管理機構(gòu)。此外，應(yīng)獨立建立一個換、補證書之學(xué)生管理庫。

3.學(xué)籍管理模塊

若有學(xué)生要求個人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報學(xué)生處批復(fù)，再由學(xué)生處進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)更換同時以學(xué)籍異動的模式告知相關(guān)機構(gòu)。依據(jù)電子注冊軟件學(xué)籍異動管理規(guī)律規(guī)范技工院校學(xué)籍異動管理程序以及系統(tǒng)維護(hù)。對學(xué)籍異動處置也實施這種手段，應(yīng)當(dāng)做到及時處置，隨時發(fā)生隨時記錄、維護(hù)。

4.綜合檔案信息管理模塊

綜合檔案信息相關(guān)學(xué)生很多方面的信息。借助同其他功能協(xié)調(diào)配合，組成了完整的學(xué)生綜合電子檔案。此部分檔案均是學(xué)生在校時期不斷補充、完善構(gòu)成的具體檔案材料。

（二）Content Manager v8.3系統(tǒng)的應(yīng)用

技工院校之學(xué)籍檔案管理中含有對電子考卷的儲存保管，此系統(tǒng)能夠依據(jù)之前提升的原理實施開發(fā)，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內(nèi)容管理技術(shù)應(yīng)用，現(xiàn)就目前運用比較普及的Content Manager v8.3簡述如下：

1.利用Content Manager v8.3技術(shù)對成績實施元數(shù)據(jù)建模

結(jié)合Content Manager v8.3設(shè)計，能夠借助此技術(shù)可視化之建模工具，如此不僅能夠?qū)Τ煽儗嵤┰獢?shù)據(jù)建模，同時針對內(nèi)容建模，包括設(shè)定訪問與版本的控制以及日志管理等。

2.利用接口對學(xué)籍檔案實施導(dǎo)入

對學(xué)籍檔案實施導(dǎo)入能夠借助接口來達(dá)到，如此能夠以內(nèi)容技術(shù)管理的界面達(dá)到手工接入，進(jìn)而能夠把批量的數(shù)據(jù)實施導(dǎo)入。

（三）內(nèi)容技術(shù)管理同技工院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的整合

學(xué)籍檔案管理能夠把在線的學(xué)籍信息給予有機整合，譬如，能夠在目前運用的系統(tǒng)里獨立增添學(xué)籍檔案建立模塊，此能夠借助關(guān)系型管理系統(tǒng)把學(xué)籍檔案信息建立為元數(shù)據(jù)及電子檔案，然后此時能夠借助內(nèi)容管理系統(tǒng)之編程接口把信息保存至資源服務(wù)器中，如此能夠提升學(xué)籍檔案之自動化處置，進(jìn)而達(dá)到節(jié)約成本的目的。

篇（5）

美國是世界上最先探索政府績效管理的國家之一，美國國家檔案與文件管理署（以下簡稱NARA）績效管理值得我國檔案部門借鑒。

一、NARA績效管理的主要內(nèi)容

績效（performance）一詞在管理學(xué)中被引申為“成績”、“成果”、“效益”，政府績效管理至今并無一個普遍認(rèn)同的定義，本文采用定義為“運用科學(xué)的方法、標(biāo)準(zhǔn)和程序，對政府機關(guān)的業(yè)績、成就和實際工作做出盡可能準(zhǔn)確的評價，在此基礎(chǔ)上對政府績效進(jìn)行改善和提高。”①按照美國1993年頒布的《政府績效與結(jié)果法》要求，NARA通過制定并實施戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績效計劃、年度績效與責(zé)任報告來實行績效管理。

（一）制定戰(zhàn)略規(guī)劃

戰(zhàn)略規(guī)劃是執(zhí)行績效法案各項規(guī)定的基礎(chǔ)，以結(jié)果為導(dǎo)向。NARA最新的戰(zhàn)略規(guī)劃是《2006～2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》（以下簡稱《戰(zhàn)略規(guī)劃》），為適應(yīng)新形勢，該規(guī)劃每3年修訂一次。其主要內(nèi)容包含：NARA的工作職責(zé)，6大戰(zhàn)略目標(biāo)，戰(zhàn)略目標(biāo)的細(xì)化及實施方法等。

1.《戰(zhàn)略規(guī)劃》確定了NARA的工作職責(zé)

NARA的工作職責(zé)是：用守護(hù)和保存政府檔案的方式服務(wù)于美國民主，確保人們能夠利用檔案遺產(chǎn)，從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權(quán)利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對國家歷史的理解而努力。

2.《戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了6大戰(zhàn)略目標(biāo)

戰(zhàn)略目標(biāo)是《戰(zhàn)略規(guī)劃》的重點。戰(zhàn)略目標(biāo)之一是管理政府檔案：作為國家檔案保存者，NARA要繼續(xù)提高管理能力和服務(wù)水平，有效地管理政府檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護(hù)檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質(zhì)量地著錄所有檔案；按照《美國國家信息安全法令》執(zhí)行，確保應(yīng)解密檔案解密、應(yīng)保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫房；確保公眾及時利用檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之三是管理電子文檔：應(yīng)對電子文檔的挑戰(zhàn)，成功地履行NARA在電子時代的責(zé)任；滿足聯(lián)邦政府和用戶希望繼續(xù)利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。

戰(zhàn)略目標(biāo)之四是提供檔案利用：在任何地點、任何時間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統(tǒng)載體檔案制成數(shù)字化副本，推進(jìn)檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復(fù)查閱檔案的書面請求。戰(zhàn)略目標(biāo)之五是提高城市文明：通過終身學(xué)習(xí)項目加深公眾對美國國家歷史的理解；通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強對老師和學(xué)生的教育；與其他行業(yè)合作，展示NARA館藏，提高國家文明程度。戰(zhàn)略目標(biāo)之六是加強各項基礎(chǔ)建設(shè)：提高職工素質(zhì)、技能和競爭力以適應(yīng)不斷變化的外界環(huán)境；招錄不同類型的員工，更好地服務(wù)于不同類型的公眾；大力加強信息建設(shè)，服務(wù)于NARA的用戶。

3.《戰(zhàn)略規(guī)劃》中將戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)化為長期績效目標(biāo)，并明確了實施辦法

《戰(zhàn)略規(guī)劃》將6大戰(zhàn)略目標(biāo)分解為25項長期績效目標(biāo)。戰(zhàn)略目標(biāo)只是大方向，需要長期績效目標(biāo)加以細(xì)化。例如，在戰(zhàn)略目標(biāo)之四提供檔案利用部分，細(xì)化為4個長期績效目標(biāo)：截止到2012年，網(wǎng)站達(dá)到或者超過聯(lián)邦政府網(wǎng)站標(biāo)準(zhǔn)；截止到2016年，1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現(xiàn)在線利用；截止到2016年，NARA的服務(wù)能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。

每個長期績效目標(biāo)后都有實施方法。例如，“截止到2016年，國家檔案館服務(wù)能夠滿足利用者需要”的長期績效目標(biāo)，實現(xiàn)它的方法是：增加閱覽室設(shè)備和人員，調(diào)整服務(wù)時間以使更多的人越來越容易地利用檔案；增加公共計算機終端以提高網(wǎng)絡(luò)利用率，增加縮微閱讀空間；對于公眾關(guān)注度高的檔案，例如“9·11”委員會檔案、關(guān)鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網(wǎng)絡(luò)利用；要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。

（二）制定年度績效計劃

NARA每年制定年度績效計劃，年度績效計劃的目標(biāo)來自于戰(zhàn)略規(guī)劃的六大戰(zhàn)略目標(biāo)，年度績效計劃是實現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要步驟。

年度績效計劃的內(nèi)容包括：闡明本年度績效目標(biāo)；預(yù)測本年度績效指標(biāo)，績效指標(biāo)是績效目標(biāo)的細(xì)化；說明為達(dá)到本年度績效目標(biāo)擬采取的方法等。

例如：NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標(biāo)是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現(xiàn)在線利用”。其年度預(yù)測績效指標(biāo)有3項：1%館藏傳統(tǒng)檔案實現(xiàn)在線利用；對公眾公開1940年的統(tǒng)計檔案；為保存和利用檔案改善數(shù)字政策。

提高檔案材料在線利用有3個方法：收集已經(jīng)存在的傳統(tǒng)檔案材料數(shù)字化副本并使它們實現(xiàn)在線利用；與其他組織合作，選擇傳統(tǒng)檔案材料并將其數(shù)字化；制作原生數(shù)字文件，提供網(wǎng)上利用。

（三）制定年度績效與責(zé)任報告

在每一個財政年度末向總統(tǒng)和議會提交年度績效與責(zé)任報告，包括以下幾方面內(nèi)容：一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標(biāo)進(jìn)行比對；二是如果沒有達(dá)到績效指標(biāo)，要說明原因，以及將來完成績效目標(biāo)的時間表和路線圖；三是如果某個績效指標(biāo)是不實際或不可行的，要予以改進(jìn)或終止。

例如，在NARA《2012年的績效與責(zé)任報告》中，管理政府檔案部分中有一項績效指標(biāo)沒有完成，該項是：對于請求查閱軍隊人事檔案的，要在10日內(nèi)答復(fù)，預(yù)期目標(biāo)是10日內(nèi)回復(fù)率達(dá)到85%，實際10日內(nèi)回復(fù)率只有73%。

由于沒有達(dá)到預(yù)期績效指標(biāo)，NARA說明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰(zhàn)到朝鮮戰(zhàn)爭時期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時間很緊迫，經(jīng)常花費幾個月也重建不了一張檔案，而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請，所以沒有實現(xiàn)預(yù)期績效指標(biāo)。

二、NARA績效管理的特點

在《政府績效與結(jié)果法案》的支撐下，NARA績效管理呈現(xiàn)如下特點：

第一，長期規(guī)劃、短期目標(biāo)實現(xiàn)有機結(jié)合，戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績效計劃、年度績效與責(zé)任報告三個部分。根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)確定長期績效目標(biāo)，進(jìn)而設(shè)定年度績效目標(biāo)，再明確預(yù)期績效指標(biāo)，這種確定指標(biāo)的方式層層遞進(jìn)、相關(guān)性高，具有一定的科學(xué)性。《戰(zhàn)略規(guī)劃》中確定了六大戰(zhàn)略目標(biāo)、25項長期績效目標(biāo)，《2012年績效計劃》中設(shè)定67項預(yù)期績效指標(biāo)。績效結(jié)果只需要將實際表現(xiàn)與預(yù)期績效指標(biāo)進(jìn)行對比即可得出，方法簡便，容易操作。

戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無上地位。《戰(zhàn)略規(guī)劃》制定出來后，各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃制定；年度績效與責(zé)任報告緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃總結(jié)；美國檔案與文件管理署的一些專項計劃，如《信息資源管理計劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰(zhàn)略規(guī)劃為綱。

第二，績效管理以用戶滿意為導(dǎo)向。績效取決于用戶滿意度，《戰(zhàn)略規(guī)劃》的6大戰(zhàn)略目標(biāo)都提出以用戶滿意為導(dǎo)向。NARA提出：在民主社會，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責(zé)是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯(lián)邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務(wù)，使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。

第三，績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統(tǒng)評估和用戶滿意度評估等多種評估方式，評價結(jié)果比較科學(xué)。NARA每年制定年度績效與責(zé)任報告進(jìn)行周期性評估。NARA認(rèn)為周期性評估對于成功完成戰(zhàn)略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進(jìn)一步改進(jìn)績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統(tǒng)”，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備從超過70個組織單元收集績效數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫存儲數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估，對用戶進(jìn)行調(diào)查，實現(xiàn)NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對NARA的保管期限和鑒定服務(wù)工作進(jìn)行調(diào)查并評估；2007年，對NARA的保管期限、鑒定服務(wù)、電子檔案管理、檔案管理培訓(xùn)工作進(jìn)行調(diào)查并評估。

三、NARA績效管理的啟示

由于法制環(huán)境、文化環(huán)境不同，我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經(jīng)驗，但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。

（一）實現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計劃、年度總結(jié)的有機銜接

2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中期評估工作，發(fā)現(xiàn)問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中規(guī)定的區(qū)縣檔案館數(shù)字化率達(dá)到50%的目標(biāo)較遠(yuǎn)，有九個區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率未達(dá)到25%以上，其中，五個區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率還未達(dá)到10%，極個別區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率只有0.21%。②

為落實《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，北京市檔案局將區(qū)縣檔案局（館）和市屬單位的任務(wù)分解為53個指標(biāo)，對內(nèi)部處室的任務(wù)分解成83個指標(biāo)。③此舉只是將任務(wù)分解到責(zé)任部門，但是沒有將任務(wù)分解到每個年度。

今后，要進(jìn)一步提高戰(zhàn)略規(guī)劃地位，使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》開展。應(yīng)進(jìn)一步加強規(guī)劃與年度計劃的銜接，明確每年的進(jìn)度，加強指導(dǎo)、檢查，保證規(guī)劃實施的連續(xù)性和可控性；年度總結(jié)要更加緊密地圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃來闡述，并說明沒有完成的理由。

（二）加強用戶導(dǎo)向理念

強化績效管理用戶滿意導(dǎo)向，以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標(biāo)。一是提升網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量。盡快建成基于“云計算”的區(qū)域性數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網(wǎng)站，把網(wǎng)站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統(tǒng)，為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口，實現(xiàn)一站式檢索，改進(jìn)用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務(wù)。有針對性地給特定用戶提供服務(wù)，建立“決策參考”專題庫，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)專業(yè)管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務(wù)，形成“定向服務(wù)”和“小眾化服務(wù)”的新模式。三是運用社交媒體服務(wù)。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務(wù)的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目，鼓勵公眾接觸檔案文件，給檔案做標(biāo)簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。

（三）改進(jìn)績效評估形式

我國檔案部門實行五年規(guī)劃中期和末期評估，評估時間為2.5年一個周期，與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內(nèi)容，可縮短評估周期，及時發(fā)現(xiàn)問題，保障戰(zhàn)略規(guī)劃的完成。

目前，我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主，要實現(xiàn)評估主體的多元化。特別是實行用戶導(dǎo)向視域下的績效評估，即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本，績效評估的重點圍繞服務(wù)對象的滿意度展開，在績效評估的過程中提供給服務(wù)對象參與檔案館績效評估的機會，增加用戶參與評估的渠道。可以通過設(shè)立用戶檔案，其內(nèi)容包括用戶利用檔案的有關(guān)情況和滿意度，定期收集評價信息，跟蹤服務(wù)，及時了解用戶情況，促進(jìn)與用戶之間的信息交流；可以根據(jù)用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會，傾聽各個層次用戶的意見；可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息，參與評估工作。

注釋：

①財政部預(yù)算司.《美國政府績效與結(jié)果法案的內(nèi)容及實施情況》.http：//.

②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中期評估報告》[Z].2013.7.

③北京市檔案局.《北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市“十二五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃任務(wù)分解表（區(qū)縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.

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篇（6）

信息時代，“內(nèi)容管理”對檔案學(xué)理論研究和實踐工作，特別是對檔案信息服務(wù)工作具有重要意義。

1 內(nèi)容管理的簡單認(rèn)知：產(chǎn)生背景與概念界定

1.1 內(nèi)容管理產(chǎn)生的背景。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的普及，各領(lǐng)域都堆積了海量的信息資源。正確管理和合理開發(fā)這些產(chǎn)生于內(nèi)外部的信息資源，已經(jīng)成為企業(yè)科學(xué)決策、增強競爭力的關(guān)鍵。

在政府、電信、金融、媒體等以內(nèi)容為其主要核心業(yè)務(wù)的行業(yè)中，內(nèi)容和應(yīng)用程序代碼已成為最主要的關(guān)鍵性資產(chǎn)。利用者對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的需求已經(jīng)超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的概念。如何一方面滿足利用者對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的需求，一方面，又能為數(shù)據(jù)擁有者創(chuàng)造經(jīng)濟或社會效益，達(dá)到“雙贏”的目的，成為社會各界研究和思考的問題。

1.2 內(nèi)容管理概念的界定。早期的內(nèi)容管理CM （Content Management），側(cè)重于對出版物的管理，通常以儲存、流程、元數(shù)據(jù)（Metadata）為組件來制作管理系統(tǒng)。在我國，一般援引鮑伯（Bob Boike）在其論文“Content Management Concepts”（《內(nèi)容管理概念》）中的定義：“內(nèi)容管理是指在目標(biāo)出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]從構(gòu)詞上看，“內(nèi)容管理”=“內(nèi)容”+“管理”。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境中，“內(nèi)容”是指具有價值的能夠容易、安全、快速地進(jìn)行共享和利用的信息資產(chǎn)，它是各種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化文檔的信息聚合體；“管理”是對“內(nèi)容”進(jìn)行的一系列處理過程，至少包括收集、管理、、更新、存檔等環(huán)節(jié)，以便最終讓利用者找到“內(nèi)容”[2]。

通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展日新月異，人類信息生產(chǎn)能力快速提升。有資料顯示，在企業(yè)存儲的海量數(shù)據(jù)中，傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不到數(shù)據(jù)信息總量的15%，即有超過85%的商業(yè)數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)化的[2]，如財務(wù)報表、辦公文檔、電子郵件、音頻視頻等，所有這些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都是數(shù)據(jù)“內(nèi)容”的具體表現(xiàn)。

2 內(nèi)容管理進(jìn)一步了解：應(yīng)用現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

2.1 CM的應(yīng)用現(xiàn)狀。“內(nèi)容管理”自提出以來，以其先進(jìn)的理念和優(yōu)良的技術(shù)性能，在全球信息化浪潮之下，成為所有信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。從國內(nèi)外應(yīng)用實踐看，目前，內(nèi)容管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于政府、金融、保險和媒體等各領(lǐng)域。以政府部門為例，在國外，美國馬薩諸塞州政府整合州內(nèi)160個政府機關(guān)，設(shè)立一站式電子政務(wù)平臺，各個州屬機關(guān)不再架構(gòu)各自的電子化政府系統(tǒng)[1]；在國內(nèi)，我國利用內(nèi)容管理搭建統(tǒng)一的電子政務(wù)平臺也在積極建設(shè)中，如陜西電子政務(wù)網(wǎng)站就是基于內(nèi)容管理而設(shè)計和運作的。

2.2 CM的發(fā)展趨勢。內(nèi)容管理內(nèi)涵極為豐富。作為一種理念，可以在任何領(lǐng)域解釋；作為一種管理方式，其應(yīng)用范圍仍在不斷拓展。從技術(shù)和應(yīng)用的角度，結(jié)合內(nèi)容管理實踐發(fā)展的經(jīng)驗和教訓(xùn)，未來內(nèi)容管理的發(fā)展方向主要在于：

2.2.1 CM的應(yīng)用范圍不斷拓展。從國內(nèi)外大量資料和實踐案例看，未來內(nèi)容管理將主要朝著兩個“ECM”方向發(fā)展，分別是：企業(yè)內(nèi)容管理（Enterprise Content Management），是指以在企業(yè)業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)中的內(nèi)容為中心，把各中心內(nèi)容聯(lián)接起來構(gòu)成一個完整的企業(yè)集成業(yè)務(wù)流程；電子商務(wù)內(nèi)容管理（E-business Content Management），是指在電子商務(wù)交易過程中對采集、管理、存儲、保管、檢索、等整個內(nèi)容價值鏈的管理，實現(xiàn)E2E（企業(yè)和企業(yè)之間）、E2S（企業(yè)和供應(yīng)商之間）、E2C（企業(yè)和客戶之間）的所有內(nèi)容的良好共享。

2.2.2 CM與業(yè)務(wù)應(yīng)用進(jìn)一步結(jié)合。內(nèi)容管理首先是一種管理理念，但其本身又是一種技術(shù)和管理方式，其終極目的仍是服務(wù)于具體的業(yè)務(wù)過程。如，在微軟Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客戶使用Web站點輸入個人特征信息，存儲到CRM中，而Content Management Server 2001訪問這些數(shù)據(jù)并根據(jù)客戶特征管理客戶訪問到的內(nèi)容[3]。

篇（7）

基于醫(yī)院檔案管理的重要性，做好檔案管理不但有助于提高醫(yī)院管理質(zhì)量，同時還能為醫(yī)院管理提供良好的支持。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實際，要想提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)、進(jìn)一步完善檔案管理制度以及積極采用現(xiàn)代化的管理手段等方面入手，確保醫(yī)院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫(yī)院檔案管理工作需要，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理質(zhì)量。因此，制定具體的檔案管理措施，是提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

一、醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)

在醫(yī)院檔案管理中，要想提高檔案管理效果，就要對檔案管理的內(nèi)容有足夠的了解，并根據(jù)檔案管理內(nèi)容制定具體的管理目標(biāo)。具體應(yīng)從以下幾個方面入手：

（一）醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確檔案的類別。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫(yī)療技術(shù)檔案等多種內(nèi)容，針對不同的檔案資料，其管理側(cè)重點是不同的，要想提高檔案管理的實際效果，就要明確檔案的類別。

（二）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高全面性。考慮到醫(yī)院檔案管理內(nèi)容較多，在具體的管理過程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫(yī)院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫(yī)院檔案管理的實際需要。

（三）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高針對性。基于醫(yī)院檔案類型多的特點，在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)不同的檔案內(nèi)容采取不同的檔案管理措施，保證醫(yī)院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

二、醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理中，為了保證檔案管理工作得到有效開展，通常會制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據(jù)。但是隨著檔案信息的變化，以及醫(yī)院檔案管理工作重心的變化，對檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步完善是十分必要的，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：

（一）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)增加管理內(nèi)容。隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的變化，醫(yī)院檔案制度也需要進(jìn)行必要的調(diào)整，其中主要應(yīng)增加相應(yīng)的管理內(nèi)容，使醫(yī)院檔案管理能夠更加完善，進(jìn)而滿足醫(yī)院檔案管理的實際需求。

（二）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高可行性。在對醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行完善的過程中，應(yīng)注重提高醫(yī)院檔案管理制度的可行性，使醫(yī)院檔案管理能夠在具體執(zhí)行中具有良好的指導(dǎo)性。

（三）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高科學(xué)性和合理性。醫(yī)院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據(jù)，只有保證其科學(xué)性和合理性才能更好地為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。因此，提高檔案管理制度的科學(xué)性和合理性是十分重要的。

三、醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極采用現(xiàn)代化的管理手段

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理只有積極采用現(xiàn)代化的管理手段，才能提高檔案管理的實際效果。為此，應(yīng)從以下幾個方面入手：

（一）醫(yī)院檔案管理應(yīng)增加信息化手段。基于醫(yī)院檔案管理的實際需要，以及信息化技術(shù)的優(yōu)勢，在醫(yī)院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強化醫(yī)院檔案管理效果，還能提高醫(yī)院檔案管理效率。

（二）醫(yī)院檔案管理應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施。為了方便醫(yī)院檔案信息的查詢和調(diào)閱，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，減少管理成本。

（三）醫(yī)院檔案管理應(yīng)構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)。構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)院檔案管理效果的關(guān)鍵。其中電子管理系統(tǒng)應(yīng)成為醫(yī)院檔案管理的重要著力點，應(yīng)通過增加電子設(shè)施和集成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為突破口，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果。

四、結(jié)論

通過本文的分析可知，做好檔案管理不但有助于提高醫(yī)院管理質(zhì)量，同時還能為醫(yī)院管理提供良好的支持。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實際，要想提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內(nèi)容并制定具體的管理目標(biāo)、進(jìn)一步完善檔案管理制度以及積極采用現(xiàn)代化的管理手段等方面入手，確保醫(yī)院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫(yī)院檔案管理工作需要，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

[1]崔美蘭.做好醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展[J].蘭臺內(nèi)外，2014（01）.

[2]曾雪蘭.基層醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2014（05）.

[3]于金玲.淺談醫(yī)院檔案管理中的數(shù)字化應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2014（05）.

篇（8）

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

在醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理作為一項主要的工作內(nèi)容，通過醫(yī)院的檔案管理工作，能夠更好的實現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化水平，對于提升醫(yī)院的社會服務(wù)水平有著重要的意義。同時醫(yī)院的檔案管理工作有利于更好的處理醫(yī)生與患者之間的各種關(guān)系。因此，提升醫(yī)院的檔案管理水平，對于醫(yī)院日常工作的開展、提升患者與醫(yī)生的關(guān)系，發(fā)揮著重要的作用。

醫(yī)院的檔案建設(shè)與管理是在逐漸發(fā)展的過程中形成的。醫(yī)院的檔案作為醫(yī)院的財富之一，加大檔案管理工作的力度，對醫(yī)院的業(yè)務(wù)分析、經(jīng)驗總結(jié)等關(guān)系巨大。同時，檔案作為醫(yī)院就診患者的文字記錄，關(guān)系到患者的健康與醫(yī)學(xué)的發(fā)展。并且醫(yī)院的檔案管理工作水平是衡量一個醫(yī)院整體管理質(zhì)量的指標(biāo)。所以加大對醫(yī)院的檔案管理，是醫(yī)院更好的發(fā)揮其功能的基本要求。以前傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理的要求。因此，在醫(yī)院檔案管理工作中，適應(yīng)時展的要求，需要加大對醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識。在認(rèn)真收集檔案的基礎(chǔ)上，保證檔案的質(zhì)量和管理水平，在提升醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、信息化水平的前提下，提升檔案的利用與開發(fā)的水平，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.房產(chǎn)權(quán)檔案管理的抗風(fēng)險能力需進(jìn)一步提升

醫(yī)院檔案作為一項非常重要的材料，當(dāng)前在我國的醫(yī)院檔案管理的過程中，其抗風(fēng)險能力尚不能全面的應(yīng)對各種風(fēng)險。這主要是受經(jīng)濟等因素的影響。當(dāng)前我國的醫(yī)院管理部門雖然做好了一些基本的檔案保護(hù)手段的應(yīng)用，但是在遇到一些不可抗災(zāi)害的時候，醫(yī)院權(quán)檔案的保護(hù)抗風(fēng)險能力不足，就即刻的凸顯出來。例如：各種原因的火災(zāi)、地震等引起的檔案破壞問題，嚴(yán)重的影響了醫(yī)院檔案管理的安全性。

2.醫(yī)院檔案具有明顯的時代特征

因為我國醫(yī)院的檔案跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，醫(yī)院檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經(jīng)濟與社會快速的發(fā)展背景下，新時期的醫(yī)院檔案管理方法等出現(xiàn)了明顯的變化，醫(yī)院權(quán)檔案的數(shù)字化、信息化等時代烙印突出。但是，在醫(yī)院檔案管理的過程中，由于管理人員的專業(yè)能力參差不齊等因素。使得管理的過程中，不能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題、解決工作中存在的問題、醫(yī)院檔案管理不規(guī)范等等，都會影響醫(yī)院檔案管理的效果。

3.醫(yī)院檔案形式有待于進(jìn)一步的豐富

在一個完整的醫(yī)院檔案里面，處理包含文字說明、圖表等內(nèi)容外，對于一些特殊的還要具備關(guān)于醫(yī)院的照片、音視頻等資料。但是在時代不斷發(fā)展的過程中，這些資料已經(jīng)不能夠很好的滿足社會管理與人們的需求，加之醫(yī)院檔案管理工作的特殊性，如果這些內(nèi)容載體受到損壞，將會帶來不可挽回的損失。因此，在醫(yī)院管理的過程中，對于一些特殊的檔案材料，一定要安排專人負(fù)責(zé)。而且要不斷完善醫(yī)院管理的制度，加大制度管理對醫(yī)院檔案管理的促進(jìn)。

三、新時期醫(yī)院管理質(zhì)量的有效策略

1.提升醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)性工作質(zhì)量

新時期醫(yī)院檔案管理的一個重要特征就是其數(shù)字化管理。因為醫(yī)院檔案管理作為一項專業(yè)性和技術(shù)性較強的工作，管理人員在工作的過程中，只有不斷的提升醫(yī)院的清理、鑒定與檢查的質(zhì)量，才能夠保證醫(yī)院檔案資料的完整性和有效性。其次，所建構(gòu)的醫(yī)院檔案材料要簡潔清晰，及時的將醫(yī)院檔案中不清晰的內(nèi)容加以去除。再次，要保證醫(yī)院檔案材料中內(nèi)容的順序與清晰度，保證數(shù)字化醫(yī)院檔案的質(zhì)量。

2.做好醫(yī)院檔案的保存工作

數(shù)字化檔案管理工作過程中，醫(yī)院檔案的安全性，是醫(yī)院檔案管理的一個底線。在數(shù)字化醫(yī)院檔案信息歸納的過程中，數(shù)字化檔案的執(zhí)行憑證、安全訪問與管理過程、數(shù)字化檔案的規(guī)范化等問題，需要通過針對性的措施，來提升醫(yī)院檔案管理的效果。在進(jìn)行醫(yī)院檔案保存的時候，電子檔案保存是一個方面，同時也要做好醫(yī)院紙張檔案保存工作。這樣就會有效的提升醫(yī)院檔案管理工作的安全性。同時，在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化工作中，一方面要通過逐步的構(gòu)建醫(yī)院檔案信息管理平臺，給業(yè)主提供平臺的便捷效果。其次，在醫(yī)院檔案管理的過程中，要加大信息安全的建設(shè)力度，提升檔案管理的專業(yè)化與質(zhì)量。

3.加強我國醫(yī)院檔案管理法律制度的建設(shè)

當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理信息開放程度較低的背景下，我國需要通過及時的立法、加大對醫(yī)院市場信息判斷等管理方法，對當(dāng)前我國的醫(yī)院檔案管理、檔案材料使用、醫(yī)院檔案核對等措施，逐步的予以完善，并建立健全醫(yī)院檔案的各項管理制度。通過不斷優(yōu)化我國醫(yī)院的市場供求狀況，來提升對醫(yī)院市場的調(diào)控與管理，這樣的大環(huán)境創(chuàng)造，將能夠利于醫(yī)院檔案管理效果的不斷提升。由于醫(yī)院檔案管理制度的內(nèi)容涉及的面非常的廣，例如醫(yī)院檔案的構(gòu)建、歸檔、使用、保護(hù)等制度，都是制度制定的基本內(nèi)容。同時因為醫(yī)院檔案工作的復(fù)雜性與分散性，需要專門的檔案管理人員，以高水平、專業(yè)的檔案管理工作方法，來提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴(yán)格工作人員的隨意性，應(yīng)該不斷的加以完善各個科室的工作制度。完善檔案管理的制度。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。

4.提升醫(yī)院檔案管理隊伍的整體素質(zhì)

隨著社會發(fā)展對醫(yī)院檔案管理質(zhì)量要求越來越高，在數(shù)字化與信息化的背景下，提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力，需要通過在職培訓(xùn)、人才招聘等過程中，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平與責(zé)任意識的雙向提升。以此來構(gòu)建一支能力突出、業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強等醫(yī)院管理人才隊伍。同時，在醫(yī)院檔案管理工作的過程中，要注重吸收與應(yīng)用新的檔案管理方法與檔案管理基礎(chǔ)，進(jìn)而不斷提升醫(yī)院檔案管理的水平，更好的實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理為社會服務(wù)的目標(biāo)。從醫(yī)院工作的系統(tǒng)角度分析，當(dāng)前醫(yī)院的臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都多多少少的會產(chǎn)生一些文件材料檔案，材料形成的這種分散性會對醫(yī)院的檔案收集工作產(chǎn)生一定的。在這種情況下，需要構(gòu)建有效的檔案管理與收集制度，提升全院職工的檔案工作系統(tǒng)性。為保證醫(yī)院檔案管理的有效性，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高效開展，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。

篇（9）

（一）醫(yī)院檔案管理的政策不夠具體完善。大部分醫(yī)院制定的檔案管理相關(guān)政策不夠完善，在整理與檢查中漏洞百出，主要原因在于國家下發(fā)了通用的檔案管理規(guī)范，但各地醫(yī)院未依據(jù)自身情況完善檔案管理制度，從而欠缺規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，在相關(guān)部門進(jìn)行檢查時，出現(xiàn)了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分資料缺失等問題。

（二）醫(yī)學(xué)檔案管理的重要性未引起所有人的重視。在醫(yī)院發(fā)展過程中，大多數(shù)人將目光放在了醫(yī)療技術(shù)的研究上，而對檔案管理沒有明確的認(rèn)識，甚至?xí)J(rèn)為檔案的存在對醫(yī)院的發(fā)展沒有太大的影響，處于可有可無的地位，從而降低了對檔案管理的要求，致使檔案管理不具備完整性和利用性，沒有真正體現(xiàn)出檔案的實用價值，致使檔案內(nèi)容出現(xiàn)缺失。

（三）部分檔案管理人員不具備良好的專業(yè)素質(zhì)。在各個醫(yī)院的檔案管理人員中，存在著一個普遍的問題，那就是管理人員能力分配不均。從事檔案管理工作的人員，在專業(yè)水平、理論研究、文化程度等方面素質(zhì)區(qū)別較大。檔案管理人員大多數(shù)是因部門需要而調(diào)動過來進(jìn)行檔案管理的，他們很少有人具備專業(yè)的管理能力，對檔案的認(rèn)識欠缺，而且缺乏創(chuàng)新意識，無法在檔案管理方面有所作為，更不可能進(jìn)行高效管理。從而出現(xiàn)檔案管理不及時、缺乏專業(yè)檔案管理的能力，導(dǎo)致醫(yī)院發(fā)展沒有可靠的材料依據(jù)等問題。

二、改善醫(yī)院檔案管理的措施

為深化醫(yī)療衛(wèi)生改革，不斷增強醫(yī)院檔案管理水平能力，現(xiàn)根據(jù)以往經(jīng)驗以及所出現(xiàn)過的問題，重點將整改措施放在能長久推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的檔案管理層面。現(xiàn)提出三條對檔案管理行之有效的解決方法：

（一）擺正態(tài)度，增強檔案管理人員對檔案的重視。進(jìn)一步改善檔案管理的內(nèi)容，首先要讓檔案管理人員意識到自己工作的重要性，這要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員重視檔案工作，進(jìn)行定期統(tǒng)一的培訓(xùn)，清楚工作職責(zé)，重點加強對檔案的收集、整理、分類、歸檔等，為方便日后的管理與查找做好鋪墊。還要培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新能力，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢，各抒己見，提出高效管理檔案的方法和措施，豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量，做到真正使檔案發(fā)揮自身優(yōu)勢，為醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。此外，醫(yī)院要對檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄鳎粌H要讓檔案管理的人員知道它的必要性，還要讓其他方面的工作人員了解檔案管理的重要性，這樣才能更好地配合檔案管理人員的工作，使檔案管理工作順利進(jìn)行。

（二）完善醫(yī)院檔案管理制度，制定一套創(chuàng)新、高效的管理措施。隨著醫(yī)改工作的不斷發(fā)展，對檔案的管理要求也更加嚴(yán)格，如何能跟進(jìn)醫(yī)改發(fā)展的步伐，提高醫(yī)院的檔案管理水平，需要相關(guān)管理部門制定出一套創(chuàng)新高效的管理措施。在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)專門成立一個檔案管理小組，并配有專業(yè)的管理人員進(jìn)行大局的管理，指導(dǎo)其他人如何高效地對檔案進(jìn)行分類、歸整。此外，在檔案具體內(nèi)容、檔案人員分配、檔案管理?h境等方面都要有創(chuàng)新性研究，從而高效提高醫(yī)院檔案管理的能力。

篇（10）

中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、檔案管理工作的內(nèi)容

檔案的管理工作主要分為四個部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理，依據(jù)存檔的時間、來源和內(nèi)容分成不同的層次和類別，并且根據(jù)分類的依據(jù)進(jìn)行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應(yīng)該設(shè)立專門的檔案庫進(jìn)行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統(tǒng)計，從檔案文檔的來源、內(nèi)容和時間、形式等進(jìn)行鑒別，對檔案的名稱、價值和保管期限進(jìn)行鑒定。統(tǒng)計好檔案的時間、來源、內(nèi)容和形式，編制成冊；第四，對于超過保管期限的或者應(yīng)該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊，辦理銷毀的手續(xù)，并且經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)、簽字，由專人監(jiān)督，監(jiān)督人員和銷毀人員簽字后，進(jìn)行檔案的銷毀。

二、檔案管理中存在的問題

（一）單位對檔案管理的忽視。

單位的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對檔案工作管理的不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的工作人員不重視本質(zhì)工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統(tǒng)計時不夠詳細(xì)，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統(tǒng)計統(tǒng)計中存有遺漏，登記在冊時出現(xiàn)重復(fù)和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會直接或間接的影響單位的經(jīng)濟效益和社會效益。

（二）檔案管理制度的欠缺。

單位對檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經(jīng)濟制度相適應(yīng)，檔案管理的制度不健全，規(guī)章制度形同虛設(shè)。在檔案的收集、鑒定和統(tǒng)計過程中，沒有規(guī)章制度可循或者不能按照已有的要求進(jìn)行操作。在檔案的管理過程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時難以尋找或者找不到需要的文件。現(xiàn)在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒有完善的監(jiān)管能力，因為單位的檔案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現(xiàn)各種問題。實際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現(xiàn)丟失、遺漏等問題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過程中不能按流程辦理，出現(xiàn)有借無還、篡改檔案資料等現(xiàn)象，檔案資料缺乏本身的真實性和經(jīng)濟價值。

（三）新技術(shù)難以得到利用。

新的經(jīng)濟體制下，出現(xiàn)了新的設(shè)備、新的技術(shù)，而新興技術(shù)設(shè)備的運用則會促進(jìn)檔案管理工作的效率。現(xiàn)在大部分企業(yè)仍運用原有的技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等沒有得到很好的利用。有些企業(yè)單位仍用原有的技術(shù)和手工進(jìn)行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時效性和科學(xué)性。

三、檔案工作管理的分析和原則

（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。

檔案管理工作可以細(xì)分為收集、鑒定、統(tǒng)計等內(nèi)容，同時也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個相互統(tǒng)一，互相促進(jìn)的一個有機整體。不同的企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位的性質(zhì)和實際經(jīng)營等情況，制定適合本單位發(fā)展的檔案管理制度和監(jiān)督制度，使檔案工作有據(jù)可循，并且在實際操作中進(jìn)行有力的監(jiān)督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個模塊必須遵循單位的管理機制。只有做好檔案管理的整體規(guī)章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

（二）建立科學(xué)的管理責(zé)任制度。

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質(zhì)要從三個方面進(jìn)行：第一，必須提高檔案管理人員的專業(yè)知識，加強對檔案的管理；第二，培養(yǎng)檔案管理者的責(zé)任感，重視本職工作并且對本職位盡忠職守；第三，培養(yǎng)檔案管理者學(xué)習(xí)新型知識，運用新技術(shù)、新設(shè)備來管理檔案。單位要定期對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳專業(yè)知識，并且鼓勵工作人員接觸新型技術(shù)和新興設(shè)備。

不僅要制定好檔案管理的制度，同時也要做好檔案管理的監(jiān)督機制。單位應(yīng)該建立好完善的監(jiān)督機制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統(tǒng)計再到查閱、借閱過程，為了防止個別人員不遵守檔案管理的規(guī)章制度，必須做好監(jiān)督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新性舉措

（一）檔案管理工作的原則性。

檔案管理的工作必須遵循既定的規(guī)章制度，并且無條件的執(zhí)行管理制度中的各項條款。首先要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感以及道德素養(yǎng)，使每個模塊的工作相互配合，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進(jìn)行良性的運行。

（二）檔案管理工作的監(jiān)督力度。

在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規(guī)章制度，同時也要做好監(jiān)督管理，杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）檔案管理工作的服務(wù)性。

檔案管理的工作本質(zhì)上是為單位服務(wù)的，因此工作人員要有服務(wù)于單位的心態(tài)。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準(zhǔn)備，隨時服務(wù)于單位。

本文通過對檔案管理工作內(nèi)容的介紹以及實際操作中出現(xiàn)的問題的分析，探討出問題發(fā)生的原因以及解決問題的方法。企事業(yè)單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術(shù)和新設(shè)備以及監(jiān)督管理幾個方面加強檔案管理工作。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，相信檔案管理工作也會不斷發(fā)展，更好的服務(wù)于政府、企事業(yè)等單位。

（作者單位： 咸陽師范學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

篇（11）

大學(xué)檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，大學(xué)檔案記錄了高校在培養(yǎng)人才、社會服務(wù)功能以及其它科研活動等內(nèi)容，大學(xué)檔案管理隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，加強大學(xué)檔案管理對于促進(jìn)大學(xué)教學(xué)活動、科研以及行政工作具有重要的作用，因此研究大學(xué)檔案管理的未來發(fā)展趨勢具有重要的現(xiàn)實意義。

1 大學(xué)檔案管理的三個發(fā)展階段

大學(xué)檔案管理隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷的發(fā)展，目前我國大學(xué)檔案管理主要經(jīng)歷了三個階段的發(fā)展：

1.1 紙質(zhì)檔案管理階段。紙質(zhì)檔案管理階段主要是從我國建立大學(xué)階段到90年代末計算機技術(shù)還沒有應(yīng)用前，此階段的大學(xué)檔案管理主要是通過紙質(zhì)形式進(jìn)行各種文件的統(tǒng)計與管理，此階段的管理辦法主要是采取事后控制的方法，也就是只有在各種文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔后，檔案管理部門才能對檔案進(jìn)行管理，并且檔案是通過手工記錄的，檔案的真實性有時會受到懷疑。

1.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段。紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段主要起源于計算機技術(shù)的普及，隨著計算機技術(shù)的普及，電子檔案出現(xiàn)了，電子檔案就是檔案以電子化的形式展現(xiàn)在計算機工具中，電子檔案具有很多紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)點：電子檔案上傳的速度比較快，不會發(fā)生丟失的現(xiàn)象。目前我國大學(xué)檔案管理主要集中在此階段，我國大學(xué)的檔案管理主要是通過紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理階段，通過兩種檔案形式保證大學(xué)檔案信息的安全，當(dāng)然此階段它們之間是可以互換的，一是紙質(zhì)檔案利用掃描儀器進(jìn)行上傳，形成電子檔案；二是電子檔案通過打印機，形成紙質(zhì)檔案。

1.3 電子檔案的普及階段。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，以后的電子檔案必然會出現(xiàn)電子檔案的普及階段，辦公自動化的進(jìn)一步發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全性的進(jìn)一步提高，檔案管理必然會朝著電子檔案的方向發(fā)展。目前有的大學(xué)已經(jīng)實現(xiàn)了電子檔案的普及。

2 大學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校的檔案管理工作越來越重要，如何實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化以及精細(xì)化是大學(xué)檔案管理的重點內(nèi)容，也是大學(xué)檔案管理的發(fā)展方向。

2.1 檔案管理的現(xiàn)代化。雖然我國大學(xué)的檔案管理處于紙質(zhì)與電子檔案并存階段，傳統(tǒng)手工模式在大學(xué)的檔案管理中仍然發(fā)揮著重要的作用，但是檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，檔案管理的現(xiàn)代化趨勢有其存在的必要條件，一是我國現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展為大學(xué)的現(xiàn)代化管理提供了技術(shù)支持；二是大學(xué)檔案的工作人員思想前衛(wèi)，為現(xiàn)代化提供了思想動力。大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在：一是檔案管理的系統(tǒng)化，大學(xué)檔案包含許多方面的內(nèi)容，既有教學(xué)內(nèi)容、科研活動，也包括大學(xué)的行政管理工作等等，對于這些不同的檔案要進(jìn)行整合，形成系統(tǒng)化檔案管理系統(tǒng)；二是檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化，大學(xué)檔案管理會應(yīng)用大量現(xiàn)代先進(jìn)的管理技術(shù)；三是檔案管理的動態(tài)管理，通過現(xiàn)代計算機技術(shù)對檔案的信息進(jìn)行動態(tài)管理。

2.2 大學(xué)間檔案信息的共享和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。當(dāng)前每個大學(xué)都建有自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，但是由于各個大學(xué)之間沒有相對統(tǒng)一的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)以及信息共享制度，使得大學(xué)之間缺乏相應(yīng)的交流與聯(lián)系，因此未來的大學(xué)檔案管理必然會建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息共享標(biāo)準(zhǔn)，通過實行統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)大學(xué)之間的信息查閱共享。

2.3 檔案管理的專業(yè)化、復(fù)合化。未來大學(xué)檔案管理不再是對檔案進(jìn)行統(tǒng)計與保管，而是要采取相應(yīng)的理論，結(jié)合檔案管理規(guī)律，將檔案管理看做是復(fù)雜的行政事務(wù)，因此未來檔案管理對于檔案管理提出更高的要求，需要檔案管理人員不僅要具備較高的理論基礎(chǔ)、實踐技能，還要掌握不同的技能，比如應(yīng)用計算機的能力、綜合分析能力以及良好的溝通能力等等，因此，未來的檔案管理人員是具備多種技能的專業(yè)型復(fù)合型管理人員。當(dāng)然大學(xué)檔案管理的專業(yè)化不僅僅體現(xiàn)在工作人員身上，還體現(xiàn)在大學(xué)檔案管理組織結(jié)構(gòu)、管理手段與技術(shù)上。

2.4 檔案管理人本化。隨著大學(xué)檔案的社會化功能越來越明顯，大學(xué)的社會服務(wù)功能日益被大學(xué)所看重，因此大學(xué)檔案管理也必然會出現(xiàn)人本化的管理趨勢，因為根據(jù)現(xiàn)代管理理論：大學(xué)檔案管理只有將人本化理論應(yīng)用其中，才能實現(xiàn)大學(xué)檔案服務(wù)社會、服務(wù)地方的社會功能，大學(xué)檔案管理中的人本化，就是大學(xué)在檔案管理中要將“人”的因素放在第一位，將服務(wù)“人”作為檔案管理的工作重心。檔案管理中的人本化中的“人”既包括檔案管理工作人員，也包括利用檔案的人，檔案管理的人本化發(fā)展趨勢是檔案管理的最終發(fā)展趨勢。

3 結(jié)束語

檔案管理是大學(xué)管理工作的重要組成部分，是大學(xué)開展各項工作的基礎(chǔ)，因此加強大學(xué)的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大學(xué)檔案管理出現(xiàn)了一些新的特點、新變化，這些新變化對促進(jìn)大學(xué)檔案管理創(chuàng)新具有積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉蓓，劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢――檔案管理的信息化[J].價值工程，2012（04）.