檔案管理方法大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理方法范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。不得竊取、出賣和涂改檔案。切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。做好庫房溫濕度的監控與登記工作。每季度對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

檔案管理的方法和技巧，要求提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識，檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，堅持依法治檔，確保集中統一管理。要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

（來源：文章屋網 ）

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1.1房地產檔案信息的復雜性特征

房地產檔案信息是房地產產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、照片、圖紙、表冊等不同形式和不同載體的歷史記錄以及經過再加工后形成的信息產品。房地產信息匯集過程中，設計的房地產平面圖測繪、房地產面積測量、土地界限的認定等均需要規范、嚴謹、技術性的專業要求。

在建立好房地產檔案之后，部分檔案屬性也在不斷變更，如房地產的買賣、繼承、贈與、交換等權屬變更，同時房屋的擴建、翻改、拆遷等也在不斷變化，有很強的動態性特點。房地產檔案隨著產權人的變更而變化，因此需要及時補充和更新材料，以確保房地產檔案的可靠性與真實性。

房地產檔案信息的可靠性與真實性能夠為產權審核和調處糾紛提供明確參考與有力保障。房地產管理部門按照一定的操作要求代表政府行使職能。各程序之間能夠相互制約、相互監督，從而使房地產檔案信息具有真實性與法律性。

另外房地產作為固定資產，無論在單位集體還是在個人財產構成中，都占有重要的財產比例，因此房地產檔案的存儲質量將直接決定產權人房地產檔案的價值和其佐證作用。

1.2房地產檔案的多角度服務特征

隨著房地產二、三級市場的逐次放開，房地產的交易也逐步活躍起來。只有通過對房地產權屬檔案進行查證，才能確保各交易行為的合法有效性。一方面能夠有效為法院解決房地產糾紛服務。隨著房地產事業的發展，各種房地產糾紛案（事）件也呈逐步上升的趨勢。在房地產權屬登記管理過程中形成的權屬檔案能夠有效的保護當事人合法權益；另一方面作為一種永久性的重要信息資源，當地產檔案不僅可以為國家各種住宅建設宏觀決策提供重要的信息數據，同時還可以較為全面的反映出各種權屬房產的結構、戶數、面積等，能夠有效的將各類數據提供給建設部門。

1.3房地產檔案價值的漸進性特征

初始文獻信息的開發能夠通過收集整理房地產檔案原件、復印件形成匯編結果。通過對初始信息的歸納梳理，有利于房地產檔案管理部門的閱覽、證明等，使龐雜的信息數據更為有序集中。

在初始文獻信息的基礎上，對房地產檔案原件需再次進行整理。經整理后的信息檔案能夠提供房地產檔案信息線索，以供查閱房地產檔案信息的來源。經過梳理后的檔案信息，脈絡更為清晰、查找更為便捷、統計更有效率，可以在較短的時間內對較大信息量的房地產檔案信息有大概的了解。

在以上信息梳理的基礎上，可以經過歸納總結和分析研究，概括形成更為濃縮的房地產檔案信息。高度概括的房地產檔案信息不僅具有更強的指導意義，也因其提供的動態性、預測性、評述性內容而具有更高的參考價值。

二、房地產檔案管理的方法

近年來，隨著房地產檔案數量的增長和房地產檔案使用率的不斷增加，房地產檔案管理的重要作用逐步凸顯，如何加強房地產檔案管理成為亟待解決的問題。

2.1提升從業人員與相關人員對房地產檔案管理的重視度

房地產檔案管理科學與否直接影響房地產市場的管理秩序和發展進程。加強房地產檔案管理，能夠充分依托房地產產權的原始依據，合法證明權利人與房屋土地的權力關系，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。因此，為維護房地產權力人的合法權益，各級政府和相關部門從業人員需對房地產管理工作高度重視，并爭取在財力、人力、物力上給予充分的支持。

2.2以制度為準繩規范房地產檔案管理

嚴格的管理制度，是規范當地產檔案管理行為的有效方法。按照房地產檔案管理的工作要求，需要建立于完善立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案統計、鑒定、銷毀制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度、檔案信息化管理制度等，以此規范房地產檔案管理的方法和程序。

2.3夯實房地產檔案管理的基礎工作

依據《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城市房地產管理法》等相關規定，做好房地產檔案初始信息收集、多次信息梳理、系統分類歸檔等工作；同時按照收集、整理、歸檔的工作流程，收集整理、歸檔調檔等腰嚴格檢查、認真校對，對原有房地產檔案信息進行徹底清查，以保證初始、基礎信息的連續有效性；依據房地產管理分類的相關規定，制作統一規范的管理標準，建立統一分類、編碼目錄，使檔案編號和登記冊、簿、卡等保持一致。注意檔案排放的有序性，以便于查閱、管理和使用；做好基礎檔案的審核工作，保證房地產檔案的真實性，對各個環節的檔案認真校對，并與原始憑證進行核對。

2.4充實人才隊伍加快房地產檔案的信息化管理

房地產檔案管理工作需要專門的從業人員，需要熟悉檔案管理業務同時，也精通計算機方面的專業知識。因此需要加強房地產檔案管理人員的技能培養，充實現代化檔案管理的專業知識，使房地產檔案管理人員能夠全面系統的掌握檔案管理專業知識，能夠更好的收集檔案、管理檔案和開發利用檔案資源。同時要加強從業人員應用計算機工作的業務能力與水平，以人才為基礎加快建立現代化的檔案管理信息處理系統，從而使房地產檔案的價值得到進一步提升。

2.5建立檔案管理網絡暢通檔案管理渠道

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2 煙草企業檔案管理中存在的問題及相應措施

2.1 檔案管理機構

據調查研究顯示，目前我國煙草企業的檔案管理機構還不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數煙草企業缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業缺乏專門的機構對企業檔案進行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業檔案管理人員調動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴重的會造成?n案信息丟失，數據收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業應該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機構和相應的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業還應該定期對檔案管理人員進行培訓與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質量，促進煙草企業的健康快速發展。

2.2 檔案管理設備

眾所周知，檔案管理工作十分復雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進的設備儀器是提高檔案管理質量的關鍵。但是，目前我國煙草企業的檔案管理設備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網絡信息技術。比如，相關工作人員反應，由于目前檔案管理大多局限于手工作業，因此檔案信息不能實現資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業應該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進先進的管理設備，利用網絡信息技術建立企業的電子檔案聯網，實現檔案資源的共享，充分發揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養高素質的網絡信息技術人才，創建企業的檔案管理系統，促進檔案管理模式向現代化發展。

2.3 檔案管理理念

目前我國企業檔案管理理念依然傳統落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業成長發展歷程的資料，更是企業文化建設的瑰寶。因此，我國企業應該認識到檔案管理的重要作用，不斷創新服務理念，從檔案中提煉出企業文化建設的核心元素，從而進一步凝聚全體員工的力量，共同促進企業的發展。而且，在煙草企業檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發揮檔案管理的作用。比如，提供重要數據、維護企業權益、提煉文化信仰、推動民主建設等等。

2.4 檔案管理方法

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印章檔案與聲像檔案、名譽檔案等一樣屬于實物檔案，可能有人對于印章檔案是否需要存在疑問，就比如廢舊印章，認為它本身已失去效力，即使銷毀也不會產生不良影響。然而事實上，我們不能忽視一枚印章的效力，它既是權力的象征，又是一種信物，它是一個機關、單位或組織的憑證標記，是某種行政行為或商業行為發揮作用的憑證，具有一定的法律效力。

1、印章檔案的基本含義

國家檔案局2008年頒布的《印章檔案整理規則》指出：印章檔案是國家機關、社會組織和個人在從事政治、軍事、經濟、科學技術、文化教育等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有特殊價值的檔案。對印章檔案的正確管理與保存將直接關系到印章檔案的文史研究、藝術價值的繼承與發揚。

2、印章檔案管理基本方法

管理印章檔案，要遵照印章檔案的形成規律，整理與分類要集中進行，要區分好各印章檔案的價值；印章收集之后要確保數量齊全，整理印章檔案時，必須遵守真實性和完整性的原則；檔案歸類和整理印章檔案時方法應當科學規范；檔案整理完全后，應當使用可靠的材料保護檔案，確保檔案能夠完整且長久的保存。

（1）對已收入檔案管理部門進行保管的印章應登記造冊，按照每枚印章收進的先后順序、類型、作用進行正確分類并填寫印章交接表。在編制印章目錄時，要以簡明實用為原則，目錄大致可分為順序號、印章名稱、制發機關、啟用時間、廢止時間、上交部門、收入時間、數量、交接人簽名、備注等內容。

（2）在登記目錄的同時，每個印章要預留印模（蓋在對應的順序號上）。制作印模時，還要注意一些問題：凡是使用到的工具和材料必須保持清潔；印泥臺以及攪拌用的工具必須為非金屬工具；蓋制印模需要掌握好壓制力度，最好一次成型。蓋出的印模應當是文字清晰、圖形完整。印模裝盒時，需要按照排列順序，或者按照印章規格的不同，確定盒內印章數量，排列時一般按照從上到下，從左到右擺放。最好能用不干膠把順序號貼在圖章的實體上，這樣今后查找、管理印章檔案會更加方便。

（3）廢舊印章一般使用較久、印泥較厚，字跡模糊不清。收進前可將印章放進裝有清洗劑溶液的容器中，浸泡一小段時間之后再用軟毛刷子刷洗印章各個面，凹陷處難以清洗的部分，可以用細小而尖的竹簽祧洗，等到印章徹底洗凈后放置在陰涼通風處晾干即可。清洗時要選擇恰當的洗滌劑，防止對印章造成不可挽救的毀壞。在清洗時，也有幾點需要注意：在清除印章上的污物時，要盡量保證印章的完整不變形；清洗后的印章，印面和邊款的圖案與字跡應當完整清晰；在使用易燃有機溶劑進行清洗時要注意防火；竹簽清洗印章凹陷面的污物時要輕拿輕挑，避免損壞印章表面；印章清洗前期不宜浸泡太久，防止印章老化。

3、印章檔案管理存在的問題及措施

（1）在實際工作中，各類印章因為使用效力、用途和審批權限，往往分散于各個部門，容易造成“各自為政”、管理失控的局面。行之有效的辦法是指定文檔部門專職負責所有印章的核準、刻制、領取、交接和監督使用。印章啟用時，文檔部門統一建立“印章備案登記表”，將印模、啟用日期、保管部門、保管人等重要信息備份、登記在案；印章在交由其它業務部門使用保管期間，文檔部門負責跟蹤和監督印章交接、作廢和銷毀情況，并在“印章備案登記表“上及時記錄相關信息。爭取從源頭上實現對各枚印章的備案管理，從而使印章的安全管理和有效監控成為可能，由此形成的動態登記表作為印章管理檔案材料，歸檔保存。

（2）印章檔案的收集范圍力求完整。印章檔案的收集工作并不復雜，主要歸檔材料范圍包括：印章備案信息表（包含印章啟用、保管、交接、銷毀等過程信息）；蓋章審批材料（包括印章使用審批表和使用登記表等）；印章實物；其它相關資料（如印章交接清單、憑證和刻制申請表等）。我們在收集檔案的時候，要盡可能把相關材料收集齊全。

（3）印章檔案的保管價值和期限要區別對待。不同類型的印章效力也有所區別，具有不同的法律和檔案價值。一般而言，除法人單位公章基于其特殊法律效力，形成的重要檔案材料需要永久保存歸檔外，其它類型的印章及其形成的檔案材料列為短期保管較為適宜。當然，我們也要根據實際情況來判斷。

（4）杜絕濫用印章權限，印章備案制度不可或缺。印章因其特殊性往往隱含著法定的權威性，為了杜絕某些違法亂紀行為的發生，每一枚印章的各種權限都必須進行嚴格控制，印章檔案制作過程應當全程受到管理。對于那些不需要歸檔的印章，比如已經受損嚴重或者僅在一般性事務性工作中才使用的印章，要及時銷毀并填寫印章銷毀登記表，將銷毀的登記表及時歸檔。

4、結束語

嚴格制作印章檔案、加強印章檔案的管理具有許多現實意義，既可以杜絕印章職權的濫用，又可以切實存檔入檔，讓每一枚印章都有檔可依。施行建檔存檔查檔機制，更有利于把握好每一份印章檔案的來龍去脈。所以說印章檔案作為一種特殊檔案的存在，它不僅僅是文書檔案、名譽檔案等各類型其他檔案的補充，又可以從印章檔案的變遷看到印章持有的單位和個人的發展和改革，這必然是其他形式的檔案所不能替代的，是檔案收集中不能忽視的環節。

參考文獻：

[1]張躍豐，樓亦斗.印章檔案管理初探[J]浙江檔案，1998，4.

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（一）領導要高度重視，制定檔案管理相關規定

在找礦檔案管理的過程中，單位領導要高度重視檔案管理，不但要保證檔案管理員的素質能夠滿足時展的需要，而且還要確保在找礦過程中每一筆檔案都能實時記錄在案，要建立完整、準確、安全、系統的檔案管理系統。另外，還要成立檔案管理領導小組，實時加強對檔案管理的驗收，并制定檔案管理的法規以及制度，要讓檔案管理員有章可循，有法可依，而不是將檔案管理成一盤散沙。

（二）加強檔案管理員的素質提升工作

隨著社會的不斷變革，檔案管理工作已經由過去簡單的在檔案工作室的記錄變成了實時跟蹤記錄。因此，加強檔案管理員的素質，尤其是檔案管理員的計算機操作能力的提升已經放在了重要的位置。單位管理者要組織相關培訓，指導檔案管理員能夠得到一定程度的指導，提升自身檔案管理能力。

二、建立檔案管理網絡體系，加強檔案管理硬件設施的管理

（一）建立檔案管理網絡體系

隨著互聯網使用的不斷深入，建立檔案管理網絡體系已經勢在必行。在檔案管理工作中，要明確總工分管、總工辦主任負責、檔案室專職檔案員以及各部門檔案員協助管理的四級管理體系。檔案管理員不但能在檔案室將各項數據記錄在案，還要善于通過互聯網系統實時修正各種找礦資料。在有條件下可以建立互聯網系統，與自治區國土廳檔案信息中心聯網，將找礦過程中出現的最新數據實時記錄在案，并上傳到檔案室進行數據更正以及傳輸，確保檔案實時、高效地為進一步找礦提供堅實的物質基礎。而在檔案室的檔案管理中，對各部門的找礦數據也要實時修正，并加強各部門之間的聯網，使檔案室的數據資料第一時間得到更新和上傳，方便進一步制定相關的找礦方案。

（二）加強檔案管理硬件設施的管理

在檔案管理工作中，要積極配備相關電子設備，如電腦、打印機、掃描儀以及戶外使用的并能實時聯網的微型電腦、碎紙機、電動縫紉機等。同時，要對硬件設施加強管理，確保硬件設施都能得到安全的保護。另外，還要加強硬件設施管理的規章制度。

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為進一步擴大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網絡體系。一方面，加強檔案室與職能處室的橫向聯系，在各處室設立了兼職資料員，具體負責本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時，縱橫交錯，網絡覆蓋了全公司。

二、注重培訓，全面提高檔案管理隊伍的整體素質。檔案人員的業務素質直接影響到檔案管理的質量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓工作，并采取了多種形式的崗位培訓活動，以此帶動檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學習相結合的方式，定期組織專兼職人員學習相關檔案方面的方針政策，并借助網絡平臺，及時傳達國家檔案工作的新動態，研究探討工作經驗，提高檔案人員的自身水平。二是通過舉辦培訓班的形式，邀請專家現場講課，每期參加人員達100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓班。截至目前，公司檔案人員已全部經過各級檔案管理部門的系統培訓，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請進來的辦法。一方面組織檔案骨干人員開展檔案理論研討活動；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項目去參觀學習，進一步開闊視野、拓寬思路，查找不足，激發干勁。

三、強化管理，積極推進檔案管理工作規范化建設。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過程進行細化分解，從建、管、用三方面加強檔案管理業務建設。

“建”就是規范建檔。先后制定了十三個類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺了檔案管理工作標準，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規范化。同時，在規范建檔工作中，做到“全”、“準”、“嚴”。“全”就是在檔案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項目齊全，確保檔案資料的歸檔率。“準”就是在檔案完整率上把準關，根據檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規定時限內將應歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率。“嚴”就是在檔案組卷上，嚴把檔案質量關。不合格的檔案材料嚴禁進入檔案室，對庫房不同門類的檔案分別排列，統一編號，保證檔案案卷的合格率。同時，辦公室檔案部門主動與文件資料形成部門密切配合，充分調動兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。

“管”就是科學管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫房管理的各項規章制度，嚴格落實庫房“九防”措施，制定庫房檔案資料保管情況的排查計劃，發現問題及時采取應急措施，確保庫存檔案的安全。二是嚴格庫房管理。認真履行檔案收進移出手續，將檔案收進移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規定編制檔案存放索引，櫥具設置存取檔標識，使各類檔案一目了然。

“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時，深層次了解室藏結構，積極開展檔案信息開發利用工作，利用庫存檔案編制了一批優秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實際應用能力。

四、利用電子信息技術，實現檔案網絡管理

首先，利用現有的檔案管理軟件，運用檔案各功能模塊，達到目錄級進而逐步達到文件級管理檔案。做好電子文件的整理工作，進一步提高單位檔案服務水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產生諸多優勢。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實現一份檔案同時供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據獲取的資料，擴大查詢范圍，隨時快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統性和時效性。三是電子文件可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區查詢信息提供了便利的條件，實現了信息資源的共享。

其次，有步驟地開展庫存檔案的數據庫系統建設，保證在將檔案資料完整地輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數據資料，實現紙質檔案和電子檔案并存。

五、文化引領，創建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計劃地逐步實現檔案品牌系列工程，營造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.

（一）強化基礎。注重管理，創建綜合檔案管理品牌工程。開展檔案目標考核是提高機關綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創建檔案編研品牌工程。檔案編研是開發檔案信息資源的最高表現形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發展中的亮點，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導檔案部門增強檔案開發利用工作的主動性和實效性，提高全系統檔案信息資源開發利用成果的數量和質量；第三，根據行業的需要，在完善開展公路史志編寫的同時，以行業、地域文化為突破口，不斷強化檔案編研工作，開拓編研的思路，創新編研工作機制，促進編研成果轉化。

（二）實施檔案功能拓展工程。構筑功能完善、設施齊全的檔案服務平臺。近幾年，公司逐步加大檔案室建設的投入，完善各種檔案基礎設施改造和更新工作，對檔案室庫房溫度濕度調控防火、防盜、職能密集架等應用系統與計算機管理系統集成，實現了庫房各種管理應用的一體化，大大的提高了檔案公共服務效果。

（三）加強檔案資源建設工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各單位所形成的各類檔案資料。特別是在公司科技活動中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結構；“管”，既加大庫房管理力度。嚴格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對各類、不同載體的檔案資料實行規范化、標準化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優質服務，以滿足行業檔案資料的需求。

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【關鍵詞】

事業單位；檔案管理；人員素質

為貫徹執行同志對檔案管理工作提出的“加強檔案管理水平”的重要指示，事業單位需要重點執行對檔案管理辦法的改進和提高。為適應目前經濟化、信息化的國際形勢，在進行檔案管理過程中，應運用科學化、現代化的手段，對分析檔案管理工作的不足，通過執行方案優化和技術提高使檔案管理過程更加準確、高效，實現科學化、現代化的檔案管理方法，保證各項工作的準確實施。

1提高對檔案管理重要性的認知

檔案是了解人們過去的主要參考資料，記錄了過去人類活動的真實情況，反映了人類活動、客觀社會規律。因此，檔案管理是保證黨和國家事業正常進行、發展的重要部分，具有強大的歷史使命感和國家責任感，是行政事業單位開展工作的重要執行內容。另外對行政事業單位檔案管理工作的現代化建設也極為重要，它直接關系著事業單位現代化水平高低，如果不注重檔案管理的現代化建設，檔案信息服務工作必然會受到嚴重影響。所以，在認識到檔案管理重要性的同時，還應對檔案管理現代化建設的重要性有足夠認識，通過落實科學發展觀，持續創新，不斷提高檔案管理工作水平。同時在檔案管理工作中，對檔案管理人員的教育也應同步進行，強調準確執行檔案法、增強法制教育觀念、加強檔案管理和服務意識，貫徹執行國家檔案管理制度和現代化建設的思路。

2提高單位檔案管理水平

檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用，它具有非常高的權威性，因此最重要的是保證檔案的真實性，這是建立檔案最重要的原則，同時也是檔案管理人員的神圣職責。在對檔案的管理工作中，有關職能部門應遵照管理標準，遵守管理章程，堅定執行準則，增強對檔案管理工作的責任意識，確保按正規程序進行，保證檔案文件質量。

現代化的檔案管理還需要有效做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認識還很欠缺，因此，檔案管理工作要貫徹執行“立足檔案，面向社會”的方針，利用廣泛的資源對《檔案法》不斷加大力度宣傳，通過舉辦宣傳活動、單位內部網絡的工具、舉辦展覽會、研討會、座談會等形式，增強社會檔案意識和檔案法治觀念，使單位內部人員和人民群眾更廣泛的了解檔案，并自覺遵守法制管理，還可通過對反面案例的分析，立案說法以期更直接的警世效用，為檔案管理工作依法治理提供保障。

另外，為了加大對依法治理檔案的工作支持和投入力度，檔案管理部門還應積極尋求上級有關領導的支持，通過對檔案管理實際情況的分析，制定新的現代化檔案管理辦法與工作準則，對工作過程加強監督，進行有效統籌管理，以適應現代事業單位檔案管理要求，落實檔案管理工作依法治檔政策，根本上提高檔案管理水平。

3加強檔案管理人員自身建設

現代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執行來落實的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執行，就需要保證工作人員嚴格執行檔案法的相關管理規定，通過對檔案管理人員進行相關法律法規的教育培訓，可有效提高在依法治檔工作中執行的效率和執行標準。

除了對檔案管理人員進行法律法規的相關教育之外，還應培養檔案工作人員擁有高度責任感和榮譽感的敬業精神。通過對職業素質的教育，培養工作人員對待工作能有正確的行為準則和不辭辛苦的工作態度，全心服務于單位的檔案管理工作，并以熱情的態度做好對來訪人員的接待工作。

4加強檔案室的安全管理

檔案管理工作最后一項重要的工作內容就是檔案的安全保管。

首先，要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進行時不出任何意外，就應當提高檔案管理人員的安全防范意識，通過對安全監控設備的使用，嚴格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。

其次，通過對電路系統和電器設備使用情況的定期檢查，及時排除火災隱患，保證消防設施設置齊全，將火災發生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。

最后，對檔案的保管采用科學手段和防護措施，通過利用高科技的先進設備、專業的安全防護和先進技術，保證檔案存放環境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈，使檔案在保存過程中不受損壞。

5結束語

目前我國事業單位在檔案管理方面存在著部分問題，為保證檔案在各項工作中能發揮自身的重要利用效果，非常有必要對當前檔案管理工作方法進行改進，通過提高檔案管理人員對檔案管理重要性的認知、用現代化和科技化手段改善管理方法、加強檔案管理人員自身建設和檔案安全管理四個方面的優化，使檔案管理工作更好的適應各項工作的需要。

參考文獻：

[1]張莉.行政事業單位檔案管理方略[J].赤峰學院學報：自然科學版，2013（24）：282283

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Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中圖分類號： TU99文獻標識碼： A 文章編號：

市政工程檔案的分類

市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業規章、法律法規、圖書資料、基建文件、監理文件、施工文件、設計文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中規定的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標文件、預算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄(培訓記錄、工作總結、工作計劃、會議紀要、工作聯系單，合同臺帳，收發文本、采購計劃)也分為外來和自制兩類。

二、檔案管理的方法

(一)管理體制改革的分析

要定期對相關的檔案管理制度和法規進行研究學習，及時制定一批既符合市政工程檔案上作自身發展規律，又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經驗的檔案法規規章。2001年，國家檔案局為適應建設項目的改革開始制定《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案驗收規范》兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創造了良好的環境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據，我們可根據其要求，及時學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設工程檔案工作的規章制度，依法管好重點建設項目的檔案。

(二)重視工程檔案管理工作

工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于l工程技術科、試驗室、合同管理等部門。工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施_工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時間；二是耗費大量人力、物力、財務；三是為項目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。

(三)制定出工程檔案管理辦法

1．檔案管理前的控制

為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發揮檔案資料在各個工作環節中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。

2．檔案管理中的控制

在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的事中控制。所謂實行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案(如行業規章、法律法規、圖書資料、公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、合同、基建文件、項目施工與竣工圖)采用專門管理，對于部門性或專業性較強的檔案(如培訓記錄、部門工作計劃、各種工作底稿、收發傳遞記錄等、監理文件、施工文件、考核記錄)實行分散至各部門(單位)進行管理，檔案管理部門定期監督、檢查與總結。為此，我們在各部門設立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎保證。

(三)加強對市政工程檔案工作信息化和網絡化建設的研究

大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程梢案中運用。現階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定((CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發展方向。近幾年，有些公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

(四)建立檔案檢索系統

各部門應有效利用部門的微機資源建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門(公司)的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協調工作能力；方便各部門(單位)對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料；內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成(特定)的編號。(如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更)。

(五)及時做好傳遞和變更記錄

在檔案管理的過程中，如果經常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等)，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

(六)加強市政工程檔案管理人員和有關技術人員的素質

隨著時代的變遷和建筑業的不斷發展，市政檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。在迅速發展的市場經濟中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先，要注重人才。社會的發展，科學技術的進步，使市政檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案[：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動市政檔案事業發展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。

(七)定期對資料進行整理

由于資料整理比較繁雜，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。

(八) 嚴格把關市政檔案的驗收

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關鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理

當今社會是信息化社會，信息傳遞的速度高速發展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計算機和網絡技術的出現和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經過打印而直接在電腦上顯示，大大簡化了辦公時間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術是一把雙刃劍，電腦辦公對于一些人而言是挑戰，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設的檔案管理為了適應信息化的發展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創新發展。在文中我們看一下當前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對此提出了一些自己的意見。

1目前工程檔案管理工作中出現的一些共性問題

工程建筑檔案在建筑工程項目中有著舉足輕重的地位，因為他直接記錄著相關數據，反映著工程建設以及建筑物的質量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對工程實施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對于工程建筑質量的安全性和可靠性有著重要的指導作用。

1.1工程建筑檔案管理信息化建設速度緩慢

科學技術在不斷發展進步的同時，我們也在與時俱進，加快了工程建筑檔案信息化建設的進程，對其加以關注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發現，目前我國的工程建筑檔案信息化建設的發展速度遠遠落后于經濟建設的步伐。在工程建筑檔案信息化建設過程中，工程建設的相關標準沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建O過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設，在相關方面存在缺陷。

1.2對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質的檔案轉化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具，相關工作人員也沒能按規定處理事務，同時相關專業人才不僅質量不達標甚至數量也不夠，更有甚者對于信息化建設不屑一顧。這也嚴重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設。當然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關的法律制度和專業技能，確保信息的安全。

2信息化工程建筑檔案管理方法

隨著建筑行業的不斷發展，在行業內的競爭力不斷加強，為了提高工程單位的競爭力，應當加強對建筑工程檔案的信息化管理，如規范檔案信息的儲存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強檔案信息的管理。所以工程單位應當注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進程，不斷提高我國建筑行業對檔案信息的管理。

2.1確保原始數據的采集與歸檔

在加強建筑行業的檔案信息化建設的進程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機的掃面設備輸入相應的數據信息，將有關建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進行存檔，以數據信息的形式儲存在計算機中，這種檔案信息化建設能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應當對這些檔案信息進行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數據信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應當加強建筑工程的檔案信息化建設，確保原始數據的采集和歸檔。

2.2加強檔案庫的信息化管理

為了實現工程建筑檔案的規范化、系統化，使得檔案信息能夠共享，應當建立檔案信息資料庫，同時加強檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸入的數據信息進行分類存檔，同時也可以建立統一格式檔案信息管理系統，這樣能夠實現檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經過統一處理過的檔案信息可以通過數據庫這樣一個平臺實現共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。

2.3提高工作人員的業務能力

隨著建筑行業的不斷發展，建筑行業的檔案信息管理工作也發生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業務能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業務能力，提高工作人員的個人素質。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現代化、數字化的管理設備，同時還必須掌握有關檔案信息資料的管理知識，嚴禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數據資料的準確性、有效性、與時俱進，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應當加強工作人員業務能力培訓。

管理單位在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，忽視了對檔案的機密性和安全性和相關設置，導致部分的工程建筑檔案出現丟失后或泄密的問題，給相關的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業的健康持續發展。針對這種情況，相關的管理部門在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，需要結合工程建筑檔案中的具體內容的機密性對部分工程建筑檔案進行加密設置，通過運用相關的計算機操作技術提高機密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實際運用進行有機的結合； 同時，在工程建筑檔案管理信息化建設過程中，還需要加大對工程建筑檔案紙質文件的保管力度和維護工作，從而進一步提高我國工程建筑檔案管理的科學性和有效性。

3 總結

總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設具有十分明顯的優勢，對提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。

我國的工程檔案管理信息化現階段還處于起步階段，在今后的發展過程中還需要繼續遵循我國對建筑行業信息化發展的有關規定，在不斷的學習過程中吸收知識總結經驗，推進我國工程建筑檔案管理信息化建設的深入發展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發揮更大的作用。

綜上所述，在建筑工程中科學、有效的檔案信息化管理對建筑工程項目的實施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應當加強檔案信息化建設。雖然我國檔案信息化建設還處于初級階段，但是經過不斷的研究和學習，在實踐中不斷總結經驗，就能夠推動我國檔案信息化的不斷發展。

參考文獻：

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1全面提高人事檔案管理工作人員的專業素質

隨著時代的不斷變化，社會的進步、科學的快速發展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質內容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學技術的發展，如今已經是信息數字化時代，互聯網加計算機的工作模式已經滲入到了每一個行業中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機錄入保存的形式，計算機管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現代化的技術與設備，開發或購買計算機管理軟件，創建科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進行充分的利用。所以，從事醫院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強醫院人事檔案的管理人員的各方面素質，多組織工作人員參加專家的授課輔導或者去外面學習交流，從而最終提高醫院檔案管理工作人員的整體水體。

2轉變醫院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實性

人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫院人事檔案的內容、分類進行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標準。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業務能力還有所取得的專業獎項以及社會影響等在其人事檔案中表現出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細，確保人事檔案材料的真實性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規格、公章等都是有使嚴格要求的。所以，一定要對此進行嚴格的控制，對一切違規的人事檔案采取拒收的形式來確保其規范性。最后就是對于醫院人事檔案要不斷的收入新的內容，因為員工會隨著工作時間的變化而出現一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補充新的材料，從而人事檔案也才能真實的反映出最新、最全的人事信息。

3增強服務意識，提高醫院人事檔案社會的使用率

醫院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現出其社會價值。所以，醫院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點：第一，提高人事檔案的利用率，加強服務意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進行開發與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質進行調動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關的信息以及工作動向，從而達到不斷提高工作效率與服務水平的目的。第二，利用信息化技術，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費時間。而現在有了計算機與互聯網之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機中進行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。

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城市的發展是需要遵循一定的規律，并符合城市發展的具體特征，要想讓一個城市能夠健康發展就要對該城市檔案信息資源進行有效的理論指導，城市房屋檔案管理是城市管理的重要組成部分，我國相關領域都對該方面有了深入的研究，并取得了很大的進步。但是城市建設速度的加快傳統的城市房屋建筑檔案管理方式已經不能滿足發展的需求，目前城市房屋建筑檔案管理中存在的問題主要包括：1.管理意識比較淡薄，人們對城市房屋建筑檔案管理的重視度不夠高。2.責任主體比較混亂且保存周期不統一。3.城市房屋建筑檔案管理的難度較大，并且管理手段比較落后。4.城建檔案管理人員對檔案工作不夠精通，導致整理出來的資料無法使用。針對以上問題可以看出，我國當前的城市房屋建筑檔案管理中存在的問題直接影響到城市建筑的未來發展，對此要給出相應的解決對策，本文就對改善城市房屋建筑檔案管理的措施進行詳細的研究。

二、改善城市房屋建筑檔案管理的措施

1.加強城建檔案法制建設

隨著城市建設的快速發展，檔案接收的任務也越來越重，在嚴重缺少經濟制約的條件下，需要對法律法規以及相應制度進行進一步的建設，并從制度上加強對城市建筑檔案的管理力度，確保檔案的整體水平與質量。近些年來，我國相繼推出了很多有關建筑方面的法律法規，如《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規定》等等，根據這些規律法規再充分結合當地城市的實際情況，就能實現對城市房屋建設的有效管理，同時隨著科學技術的不斷進步，人們應該把握住難得的機會充分利用計算機技術來完成人類無法完成的事情，利用這種高科技的手段能將管理的事物變得更加簡單，以往人工需要很長時間做完的工作計算機只需要幾分鐘，將計算機技術應用在城市房屋建筑檔案中就能建立起數字化檔案，對城市檔案管理有很大的幫助。

2.提高檔案歸檔的質量

在新形勢條件下，城建檔案工作者也要時刻明確自己的職責，不能只是等待建設單位主動移交檔案，這樣不僅檔案工作的效率不高同時也影響整個的工程建設，因此作為城建檔案的工作人員應該在思想上以及行為上都認真仔細，做到多動腦、多動手、愛崗敬業、勤奮刻苦，真正樹立起為人民服務的觀念，增強自身工作的積極性與主動性，再加上與相關建設單位的進一步溝通，才能真正掌握檔案資料收集與管理的具體情況，同時建設單位在簽訂責任書的時候，要進行相關信息的登記還要有固定的業務人員根據項目信息到施工現場去檢查并指導，讓服務工作做到有的放矢。城市房屋建筑檔案管理的分析與研究會涉及到很多方面的內容，因此對房屋建筑檔案的管理與研究要從不同的角度去考慮，只有做到精心細致的研究才能提高檔案管理的水平。項目工程文件的歸檔是以建設單位為主，要施工與監管相互分工才能實現全部文件的歸檔工作，建設單位與施工單位是合同的關系，因此工程檔案的管理不能依靠行政的方式，而是應該通過法律、合同以及相應計劃保證施工文件準確、及時的歸檔。還要多重視對檔案信息的開發工作，充分發揮出檔案信息資料的作用，這也是檔案工作最根本的宗旨，這需要城建管理部門以及管理人員更加適應時代的要求，充分發揮出工作的積極性與主動性，加強對信息資料的利用，采用現代的管理手段開展更加優質的服務，充分利用檔案信息資源來促進我國城市房屋建筑檔案的迅速發展，并發揮出信息資源的效益與作用。

3.提高業務管理與技能水平