檔案管理要求大全11篇

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篇（1）

關(guān)鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。但由于我國(guó)電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應(yīng)用電子檔案管理過(guò)程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問(wèn)題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類(lèi)的電子文書(shū)檔案，特別是制作磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書(shū)檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤(pán)的方式亦有所不同；由于專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤(pán)、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問(wèn)題

2.1原始性問(wèn)題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過(guò)內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們通過(guò)對(duì)字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進(jìn)制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時(shí)不會(huì)發(fā)生任何變化，因此根本無(wú)法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何解決電子檔案管理中的原始性問(wèn)題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題。

2.2真實(shí)性問(wèn)題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過(guò)處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過(guò)程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過(guò)程中難以保證真實(shí)性，將會(huì)給資料參考人員以錯(cuò)誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)庫(kù)中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導(dǎo)致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)問(wèn)題。

2.3完整性問(wèn)題

電子文件主要存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)中，但當(dāng)遇到檔案需要調(diào)用時(shí)，則會(huì)從數(shù)據(jù)庫(kù)中通過(guò)拷貝流動(dòng)到其他媒介中。如果在拷貝和復(fù)制過(guò)程中程序出現(xiàn)問(wèn)題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國(guó)在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點(diǎn)，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺(tái)，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計(jì)算機(jī)病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和使用過(guò)程中不會(huì)受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫(kù)被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)就會(huì)遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來(lái)不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善

在形成電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度

要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要對(duì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。

3.3建立嚴(yán)格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)。

3.4規(guī)范電子檔案的利用制度

規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對(duì)利用過(guò)程的制度管理。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對(duì)人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對(duì)其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級(jí)別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對(duì)其授權(quán)的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展影響著我國(guó)檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國(guó)電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提高我國(guó)電子檔案管理的工作水平，在實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化管理的同時(shí)，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心

篇（2）

林權(quán)檔案可分為靜態(tài)檔案和動(dòng)態(tài)檔案。靜態(tài)檔案指林權(quán)登記申請(qǐng)表、受理表、公示表、宗地地形圖等，這些檔案被收集以后內(nèi)容已固定，不再增加了。動(dòng)態(tài)檔案指綜合檔案中的文書(shū)檔案、影像資料及林業(yè)要素市場(chǎng)中的林權(quán)流轉(zhuǎn)資料、林權(quán)抵押貸款、森林資源資產(chǎn)評(píng)估、市場(chǎng)信息等，這些檔案隨著時(shí)間推移還需不斷更新。為了統(tǒng)一林權(quán)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。遂川縣的林權(quán)登記申請(qǐng)表、受理表、公示表等表格均由縣林改辦統(tǒng)一印制分發(fā)至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)，外業(yè)勘界結(jié)束，各類(lèi)表格填寫(xiě)完整，經(jīng)縣林改辦驗(yàn)收合格后，再由檔案管理員登記入庫(kù)。綜合檔案由文書(shū)平時(shí)注意收集，每隔一定時(shí)間整理一次。林業(yè)要素市場(chǎng)內(nèi)設(shè)各中心的檔案由各中心收集整理，年終統(tǒng)一歸檔。

整　理

檔案入庫(kù)后需進(jìn)行分類(lèi)、整理。遂川縣的林權(quán)檔案主要分以下兩類(lèi)，一是宗地檔案，內(nèi)容包括林權(quán)登記申請(qǐng)表、林權(quán)登記公示表、受理林權(quán)登記申請(qǐng)登記表、責(zé)任山承包合同書(shū)，權(quán)源依據(jù)、宗地地形圖(藍(lán)圖)、身份證復(fù)印件、各類(lèi)證明：二是綜合檔案，內(nèi)容包括省、市、縣有關(guān)林權(quán)登記文件、方案，鄉(xiāng)、村、組林改方案，縣林改辦文書(shū)資料，林改簡(jiǎn)報(bào)，林權(quán)登記臺(tái)賬，林權(quán)證發(fā)放登記表、林權(quán)登記申請(qǐng)表校對(duì)表及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)資料，影像、圖片資料，林業(yè)要素市場(chǎng)各中心辦檔案。

宗地檔案中的林權(quán)登記申請(qǐng)表、權(quán)源依據(jù)、身份證復(fù)印件、各類(lèi)證明等材料統(tǒng)一存入以戶為單位的林權(quán)檔案袋中。林權(quán)登記公示表、受理林權(quán)登記申請(qǐng)登記表、責(zé)任山承包合同書(shū)以村或組為單位裝入林權(quán)檔案袋中。綜合檔案按照一般文書(shū)檔案進(jìn)行整理歸檔。

林權(quán)檔案分類(lèi)整理好后放置到檔案密集架上。為便于管理，對(duì)檔案密集架進(jìn)行排序編號(hào)，制作鄉(xiāng)鎮(zhèn)村組卡片標(biāo)貼在密集架上。一般情況下，一列密集架為一個(gè)鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的檔案，一個(gè)檔案箱為一個(gè)村的檔案，其中專(zhuān)門(mén)存放宗地檔案中分戶裝袋的林權(quán)登記申請(qǐng)表、權(quán)源依據(jù)、責(zé)任承包合同書(shū)。組與組之間的檔案用貼有組別卡片的塑料墊板隔開(kāi)。宗地檔案中的林權(quán)登記公示表、林權(quán)登記受理申請(qǐng)登記表專(zhuān)門(mén)安排一列存放。綜合檔案根據(jù)其資料多少安排數(shù)列密集架，不同性質(zhì)的資料如文書(shū)檔案、音像資料、今后的林業(yè)要素市場(chǎng)資料等分別存放于一個(gè)檔案箱。林權(quán)檔案卡片內(nèi)容為林權(quán)檔案名稱、數(shù)量、建檔時(shí)間、建檔人。同時(shí)，還根據(jù)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)及綜合檔案的排列順序，制作林權(quán)檔案分布查詢圖，張貼在檔案室的醒目位置，方便查詢。

保　管

一是高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)完善設(shè)備設(shè)施。建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)房，購(gòu)置高性能的微機(jī)、專(zhuān)用打印機(jī)、掃描儀及移動(dòng)數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)設(shè)備；參照國(guó)家檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立了具備防火、防潮、防盜功能的林權(quán)檔案室，配置了符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的直列式手動(dòng)檔案密集架。

二是建立、健全了各項(xiàng)規(guī)章制度及管理機(jī)構(gòu)。遂川縣成立了專(zhuān)門(mén)的林權(quán)檔案管理機(jī)構(gòu)，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)林權(quán)檔案收集、整理、歸檔及檔案室管理工作。同時(shí)制定了《計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度》、《計(jì)算機(jī)房值班制度》、《遂川縣林權(quán)檔案管理辦法》、《遂川縣林權(quán)檔案庫(kù)房管理辦法》等，確保了計(jì)算機(jī)房及設(shè)備正常有序工作，保證了林權(quán)檔案的安全、整潔，延長(zhǎng)了檔案使用壽命；制定了《林權(quán)檔案管理員崗位職責(zé)》，明確林權(quán)檔案管理員基本職責(zé)。

利　用

篇（3）

在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”的重視是一切工作的基礎(chǔ)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組制訂方向、目標(biāo)、計(jì)劃,決定工作進(jìn)程,協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,不為檔案工作人員提供必要的工作條件,不進(jìn)行有關(guān)協(xié)調(diào)工作,網(wǎng)絡(luò)上的其他具體工作人員就無(wú)法進(jìn)行正常的工作。最重要的是立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)指揮。如果立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo)“本位主義”嚴(yán)重,不配合全校檔案工作,或只圖自己方便,不向立卷人員提供相關(guān)應(yīng)歸檔材料,甚至利用職權(quán)阻止本單位兼職檔案員向綜合檔案室移交檔案,就肯定會(huì)妨礙全校檔案的集中統(tǒng)一管理,更談不上材料齊全,保證案卷質(zhì)量了。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中,樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負(fù)責(zé)全校十大門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案的集中統(tǒng)一管理;鑒定檔案的保存價(jià)值;銷(xiāo)毀過(guò)期檔案;編制各種檢索工具;精心保管檔案,盡可能延長(zhǎng)檔案壽命,保證每一份檔案的安全;統(tǒng)計(jì)檔案情況;編研檔案資料,努力為利用者提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校工作提供參考。

在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中,最為關(guān)鍵的是兼職檔案員。檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用、編研環(huán)節(jié)中,收集和整理是檔案的形成環(huán)節(jié)。也就是說(shuō),只有經(jīng)過(guò)收集和整理(分類(lèi)、編頁(yè)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂、擬寫(xiě)案卷題名),才能形成檔案,而這最為關(guān)鍵、最為基礎(chǔ)的兩項(xiàng)工作是由兼職檔案員來(lái)完成的。因此,文件的形成是否規(guī)范、各類(lèi)檔案的收集是否完整、分類(lèi)是否科學(xué)、案卷質(zhì)量是否達(dá)標(biāo),都直接影響全校檔案工作的水平。如果沒(méi)有一支過(guò)硬的兼職檔案員隊(duì)伍,檔案工作肯定是搞不好的。

目前來(lái)說(shuō),兼職檔案員的文化知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)層次差別很大,其特點(diǎn)是兼職任務(wù)多,日常工作繁雜,處理文件時(shí)間少,工作變化頻繁,專(zhuān)業(yè)知識(shí)少,難以專(zhuān)心搞好歸檔工作。由于檔案工作效果難以立竿見(jiàn)影,不易引起大家的重視,而常被其他工作擠掉。他們默默無(wú)聞地做著分類(lèi)、編頁(yè)等繁瑣工作,卻又不被別人理解。而且,兼職檔案員絕大多數(shù)沒(méi)學(xué)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè),所以業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低,新手尤其如此,這直接影響著檔案工作的質(zhì)量。但他們的優(yōu)點(diǎn)是基本素質(zhì)較好,文化程度高,學(xué)習(xí)熱情高,因此,有計(jì)劃、有針對(duì)性地培養(yǎng)、建設(shè)一支高素質(zhì)的能夠適應(yīng)現(xiàn)代化高校檔案工作需要的兼職檔案干部隊(duì)伍,不僅是當(dāng)務(wù)之急,而且也是可以做到的。

二、加強(qiáng)兼職檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

(一)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)對(duì)兼職檔案干部的專(zhuān)業(yè)思想教育

一般來(lái)說(shuō),兼職檔案員工作主動(dòng)性較差,究其原因,一是對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,二是日常的文書(shū)檔案工作得不到大家的理解和支持。為此,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和支持兼職檔案員的工作,進(jìn)行職業(yè)教育,鼓勵(lì)他們樹(shù)立專(zhuān)業(yè)思想,想方設(shè)法為兼職檔案員做好文檔工作提供時(shí)間、創(chuàng)造條件,調(diào)動(dòng)其工作積極性,喚起工作熱情。

(二)開(kāi)展各種形式的宣傳工作,增強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識(shí)

增強(qiáng)檔案意識(shí)不但要加大宣傳力度,還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》、《山東省檔案條例》更加深入人心,我們先后舉辦了兩次《檔案法》知識(shí)考試,把《檔案法》、《山東省檔案條例》及有關(guān)宣傳材料發(fā)到每一個(gè)兼職檔案員和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)的手中,做到人手一份;不定期的在校報(bào)上登載檔案知識(shí),并通過(guò)校報(bào)及時(shí)報(bào)道檔案工作新動(dòng)態(tài)。通過(guò)持久的宣傳工作,全校教職工普遍對(duì)檔案和檔案工作有了新的認(rèn)識(shí)。在學(xué)校里形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,一級(jí)抓一級(jí),上下齊努力的良好大環(huán)境。

(三)努力提高兼職檔案干部的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作能力

1、舉辦培訓(xùn)班,對(duì)兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)

針對(duì)兼職檔案員日常工作繁多、工作變動(dòng)頻繁、新手多、專(zhuān)業(yè)水平低等特點(diǎn),要有目的地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先要循序漸進(jìn),加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)教育和基本應(yīng)用技能的教育,適當(dāng)減少純理論知識(shí)的介紹,急需什么講什么,切實(shí)提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。針對(duì)不斷更換的新上崗兼職檔案員要進(jìn)行檔案管理的基本知識(shí)和基本技能、實(shí)際操作方法、文件價(jià)值鑒定的原則和方法等內(nèi)容的培訓(xùn);針對(duì)不同門(mén)類(lèi)檔案的實(shí)體管理要進(jìn)行教學(xué)檔案、黨政管理檔案、實(shí)物檔案、多媒體檔案等的培訓(xùn)。

但是如果培訓(xùn)方法不當(dāng),要求不嚴(yán),學(xué)習(xí)后不復(fù)習(xí)又不實(shí)踐,不久便會(huì)忘記,到用時(shí)又不會(huì),肯定影響工作。因此,對(duì)于一年一次的立卷工作來(lái)講,檔案室指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)不怕麻煩,每年都在立卷前組織一次專(zhuān)門(mén)培訓(xùn),以保證立卷工作順利進(jìn)行。在培訓(xùn)方法上,我們可以采取“模擬啟發(fā)式教學(xué)法”,就是先舉例教學(xué),再模擬實(shí)踐,后啟發(fā)引導(dǎo)。改變過(guò)去那種在培訓(xùn)班上滿堂灌,照本宣科和平鋪直敘的講課方法,二是通過(guò)大量的實(shí)例,講述立卷知識(shí),在文檔人員對(duì)立卷工作具有感性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上,擬制大量文件標(biāo)題,讓文檔人員根據(jù)實(shí)例進(jìn)行模擬立卷,指導(dǎo)人員根據(jù)實(shí)例進(jìn)行綜合,結(jié)合不同單位的特點(diǎn)進(jìn)行啟發(fā)性引導(dǎo),使兼職檔案員能夠根據(jù)本單位情況掌握文件材料的收集、分類(lèi)、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。

2、設(shè)立指導(dǎo)熱線,深入基層,解決立卷中的實(shí)際問(wèn)題

設(shè)立指導(dǎo)熱線電話和電子郵箱,可以更方便快捷地解決廣大兼職檔案員工作中的問(wèn)題,有效的緩解歸檔工作壓力,提高工作效率。在加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同時(shí),檔案室指導(dǎo)人員要經(jīng)常深入各立卷部門(mén),從文件的分類(lèi)、組卷到擬寫(xiě)案卷標(biāo)題等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都主動(dòng)進(jìn)行幫助,解決疑難問(wèn)題,面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)。經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),不但使原有的兼職檔案員能按要求獨(dú)立完成每年的立卷歸檔工作,而且能使新兼任的同志較快地掌握文書(shū)處理、分類(lèi)、立卷等基本技能。

3、做好重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

及時(shí)指定專(zhuān)人跟蹤指導(dǎo)學(xué)校重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的歸檔工作,積極主動(dòng)聯(lián)系歸檔文件的相關(guān)事宜。特別是對(duì)于學(xué)校多個(gè)部門(mén)共同組成的臨時(shí)工作小組和專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)形成的文件,檔案室及時(shí)進(jìn)行歸檔范圍制定和歸檔文件整理的指導(dǎo)和培訓(xùn)工作。做到特殊事件特殊對(duì)待,最大限度地做好各項(xiàng)重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

篇（4）

客觀而論，當(dāng)下社會(huì)正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代與信息時(shí)代并行的高速發(fā)展階段，人才的作用不斷突顯，相關(guān)檔案管理部門(mén)作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關(guān)注和重視。因此，應(yīng)當(dāng)充分把握信息時(shí)代的各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過(guò)構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。

一、信息時(shí)代人事檔案的管理要求

信息化時(shí)代人事檔案管理工作，不僅將用人機(jī)制最基本的真實(shí)性、公信力設(shè)為基礎(chǔ)職能，還將基于當(dāng)前社會(huì)信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)設(shè)置為根本目標(biāo)。而究其原因，一是便于當(dāng)?shù)卣块T(mén)在進(jìn)行相關(guān)的財(cái)政預(yù)算時(shí)，能夠有針對(duì)性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，從而鼓勵(lì)相關(guān)研發(fā)部門(mén)更為積極地開(kāi)發(fā)有利于全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二是在相關(guān)管理體系當(dāng)中，全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實(shí)施，還應(yīng)當(dāng)借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項(xiàng)檔案管理政策的實(shí)施提供必要的法律依據(jù)。

此外，還應(yīng)遵循動(dòng)態(tài)性原則。由于員工是不斷成長(zhǎng)的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時(shí)更新檔案，就會(huì)造成信息的延遲，影響到人力資源部門(mén)的決斷。為此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該及時(shí)根據(jù)時(shí)代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實(shí)情況的變化，將最新的員工資料及時(shí)補(bǔ)充、記錄在案，強(qiáng)化人事檔案信息的實(shí)效性，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)記錄與動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，及時(shí)更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預(yù)見(jiàn)性的決斷。

二、信息時(shí)代人事檔案的安全要求

概括地說(shuō)，信息時(shí)代對(duì)人事檔案的安全要求主要有下述兩點(diǎn)：第一，檔案信息之所以會(huì)面臨危險(xiǎn)，有來(lái)自客觀環(huán)境及人為的各種介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時(shí)，以計(jì)算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲(chǔ)的外在介質(zhì)在遭遇不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類(lèi)型的自然災(zāi)害）時(shí)，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭受?chē)?yán)重?fù)p害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對(duì)計(jì)算機(jī)操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無(wú)法還原和備份時(shí)，同樣容易造成人事檔案運(yùn)作系統(tǒng)的全盤(pán)崩潰。由此可見(jiàn)，人事檔案生成和管理過(guò)程中所涉及到的各類(lèi)介質(zhì)以及工作人員的良性操作，是維護(hù)檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會(huì)給人們生活帶來(lái)便捷、給檔案管理工作人員帶來(lái)快速和高效，離不開(kāi)基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會(huì)大量的檔案信息通過(guò)云端存儲(chǔ)、通過(guò)計(jì)算機(jī)在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、甚至點(diǎn)對(duì)面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對(duì)外泄露和公開(kāi)的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個(gè)人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。

三、推動(dòng)人事檔案信息化進(jìn)程工作構(gòu)想

（一）科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個(gè)人信息一般為書(shū)面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，不符合時(shí)展的要求和人力資源部門(mén)工作的需求，為此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)科學(xué)化的認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)；同時(shí)，應(yīng)在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺(tái)，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)施不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要積極爭(zhēng)取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來(lái)構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說(shuō)，一方面需要政府加大財(cái)政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時(shí)，為用戶提供更便捷的咨詢服務(wù)；另一方面則要加強(qiáng)對(duì)于原始紙質(zhì)文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。

（二）強(qiáng)化檔案信息技術(shù)安全定位

只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。而信息技術(shù)在為人事檔案管理工作帶來(lái)快捷與高效的同時(shí)，也隱藏了一定的風(fēng)險(xiǎn)，存在著檔案信息外泄以及個(gè)人隱私信息公開(kāi)的可能性，這就需要強(qiáng)化檔案管理工作中的安全意識(shí)，完善信息技術(shù)的安全定位。具體地說(shuō)，首先，要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲(chóng)蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質(zhì)檔案電子化過(guò)程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級(jí)和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而給檔案所有人造成難以彌補(bǔ)的損失和危害。

（三）構(gòu)建立體化的人才服務(wù)體系

信息化時(shí)代展開(kāi)的有關(guān)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)圍繞下述三方面展開(kāi)：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，要強(qiáng)化其對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和操作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競(jìng)爭(zhēng)上崗的重要考評(píng)依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)；第三，要以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識(shí)、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任感來(lái)保障檔案信息安全。

（四）積極開(kāi)展信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個(gè)人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會(huì)發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項(xiàng)事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓(xùn)制度，以實(shí)際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會(huì)廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實(shí)人才引進(jìn)制度，將檔案管理專(zhuān)業(yè)，或擁有高級(jí)檔案管理職稱的人才納入旗下，儲(chǔ)備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時(shí)構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗(yàn)證碼及密碼校驗(yàn)技術(shù)和入侵檢測(cè)技術(shù)來(lái)為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時(shí)，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會(huì)誘發(fā)的各類(lèi)自然災(zāi)害或是其他會(huì)威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺(tái)，必要時(shí)可增加一定的資金和設(shè)備投入，以完善對(duì)于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。

四、總結(jié)與建議

人事檔案記錄著最真實(shí)、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對(duì)真實(shí)與全面，并在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對(duì)人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，對(duì)員工提供的虛假材料進(jìn)行甄別與清除，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類(lèi)儲(chǔ)備，強(qiáng)化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫(kù)，為企事業(yè)單位人力資源部門(mén)提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。

目前，我國(guó)現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問(wèn)題以書(shū)面形式反映到有關(guān)法制部門(mén)，再由法制部門(mén)呈送給國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實(shí)不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進(jìn)程中，還應(yīng)以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問(wèn)題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開(kāi)等方面內(nèi)容，報(bào)送給有關(guān)部門(mén)報(bào)備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過(guò)構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來(lái)進(jìn)一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。

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篇（5）

現(xiàn)階段，國(guó)家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門(mén)有組織、人事、勞動(dòng)、民政等，兼管人事檔案的部門(mén)還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門(mén)。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類(lèi)構(gòu)成。三是管理模式上實(shí)行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對(duì)本人開(kāi)放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受?chē)?guó)家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個(gè)主要問(wèn)題：

一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。

學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類(lèi)材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開(kāi)發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動(dòng)、職稱評(píng)聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績(jī)才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類(lèi)型、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。

二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專(zhuān)業(yè)化。

體現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校沒(méi)有統(tǒng)一由上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門(mén)職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門(mén)管理。例如，教務(wù)部門(mén)管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門(mén)管理反映教師教材開(kāi)發(fā)、、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專(zhuān)業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫(kù)房多是普通辦公用房，有的把檔案庫(kù)房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫(kù)房門(mén)窗多為普通門(mén)窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫(kù)房溫濕度的作用，沒(méi)有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專(zhuān)職的檔案管理人員，少數(shù)有專(zhuān)職人事檔案管理人員的，也往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過(guò)度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受?chē)?guó)家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對(duì)人事檔案進(jìn)行信息開(kāi)發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無(wú)”。

二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制

我們應(yīng)該從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開(kāi)放，爭(zhēng)取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開(kāi)發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)。

篇（6）

二、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的意義

(一)給人力資源管理提供真實(shí)信息

有效的人事資源檔案管理能夠讓企業(yè)對(duì)人力資源有更加準(zhǔn)確的把握，尤其是當(dāng)企業(yè)分析自身人才需求時(shí)，需要有效的借助人事檔案管理才能進(jìn)行，因此，高效的人事檔案管理，可以幫助企業(yè)有效的分析企業(yè)需要哪種人才，并且輔助企業(yè)進(jìn)行人才資源計(jì)劃的制定［2］。

(二)了解人力資源需求

借助人事檔案管理進(jìn)行分析還可以讓企業(yè)對(duì)自身人力資源需求進(jìn)行精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)，通過(guò)人事檔案管理的數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)化人力資源管理中復(fù)雜的工作步驟，提升人力資源管理效率。對(duì)于企業(yè)而言，必須要對(duì)每個(gè)員工的未來(lái)工作能力進(jìn)行預(yù)測(cè)，通過(guò)人事管理提供的數(shù)據(jù)和資料，了解員工過(guò)往的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)員工進(jìn)行正確的調(diào)度和調(diào)配，才能最大化的發(fā)揮出每個(gè)人員的優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，減少人力資源上的浪費(fèi)并避免人才流失。通過(guò)人事檔案管理，可以促進(jìn)企業(yè)之間、部門(mén)之間的認(rèn)識(shí)流動(dòng)，避免冗員和缺職，讓人員處于最適合他們的崗位，最大化的發(fā)揮他們的能力。

三、企業(yè)人事檔案管理工作中還存在的問(wèn)題

(一)管理人員水平不足

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的復(fù)雜變化，讓企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理變得更加復(fù)雜。同時(shí)，人力資源管理本身就是一項(xiàng)對(duì)人員要求很高的工作，需要人員具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能在復(fù)雜的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我國(guó)過(guò)去企業(yè)的專(zhuān)業(yè)化程度不夠，使得人力資源管理人員水平不足，人員的專(zhuān)業(yè)程度低，另外，為了應(yīng)對(duì)當(dāng)前的新形勢(shì)、使用新技術(shù)，人員綜合能力不足的問(wèn)題已經(jīng)日漸凸顯出來(lái)。

(二)管理技術(shù)不足

現(xiàn)在在進(jìn)行檔案工作時(shí)，已經(jīng)可以使用計(jì)算機(jī)，通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算能力和處理能力，可以讓許多以前困難的工作變得簡(jiǎn)單很多。但是，由于企業(yè)人員的水平不足，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)的優(yōu)越性無(wú)法實(shí)質(zhì)上的發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，一些軟件操作復(fù)雜，不適合人員使用。有一些企業(yè)為了進(jìn)行成本控制，并沒(méi)有在人事檔案工作上投入太多資金，使得無(wú)論是計(jì)算機(jī)的硬件還是軟件，都沒(méi)有獲得有效的更新，計(jì)算機(jī)難以應(yīng)對(duì)日常的工作業(yè)務(wù)。最終造成檔案管理的技術(shù)不足，工作不夠高效和準(zhǔn)確。

(三)管理制度不完善

有效的管理制度是才能將企業(yè)的人事檔案管理支撐起來(lái)，但是對(duì)于企業(yè)而言，由于缺乏重視以及專(zhuān)業(yè)的人員缺失，缺少或者無(wú)法有效的制度。對(duì)于一項(xiàng)工作而言，制度一方面對(duì)員工們的行為進(jìn)行著約束，另一方面也給他們進(jìn)行著指導(dǎo)［4］。員工可以根據(jù)制度中的一些標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)安排自己的工作，尤其是人事檔案管理上，必須通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能讓數(shù)據(jù)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案的可靠性和可查閱性。很多企業(yè)由于管理制度不完善，使得人事管理很難發(fā)揮出應(yīng)有的作用。又因?yàn)槿瞬挪蛔悖M(jìn)一步增加了人事檔案管理的混亂。

(四)管理方式與工作不符

當(dāng)前在我國(guó)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)中，一些企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了檔案管理工作的建設(shè)，保證檔案管理工作能夠與新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)相適應(yīng)。但是在一些經(jīng)濟(jì)水平不足的地方，仍然采用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，比如依舊使用人工方式進(jìn)行檔案管理，沒(méi)有根據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理進(jìn)行改革［5］。產(chǎn)生這種問(wèn)題的原因，主要是因?yàn)榻?jīng)濟(jì)落后的地區(qū)，企業(yè)的管理者思想不夠開(kāi)化，不愿意接受全新的工作方式。另外，許多企業(yè)認(rèn)為使用新技術(shù)的投入，會(huì)增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。其實(shí)，新技術(shù)往往可以有效的促進(jìn)成本的降低，因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以降低人員的投入，減少檔案管理的人工費(fèi)用，另外，還能有效提升檔案管理的準(zhǔn)確性，間接地為企業(yè)減少因?yàn)殄e(cuò)誤而產(chǎn)生的損失。對(duì)于擴(kuò)張的企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員的工作量會(huì)增加，同時(shí)由于檔案管理是一個(gè)寬泛而且復(fù)雜的工作，就會(huì)造成檔案管理的低效，不利于企業(yè)擴(kuò)張。

(五)資料真實(shí)性不足、管理機(jī)制死板

有很多企業(yè)人事檔案的材料缺少真實(shí)性和準(zhǔn)確性，其內(nèi)容多夸大其詞，甚少體現(xiàn)員工的不足和過(guò)失。這樣不準(zhǔn)確的內(nèi)容，會(huì)造成企業(yè)無(wú)法把員工安排在合理的崗位上。比較普遍的現(xiàn)象是材料對(duì)于個(gè)人狀況的前后記錄不同，情況不真實(shí)。現(xiàn)在，很多人為了得到更高的薪水和福利待遇，會(huì)跳槽選擇新工作，使得人員流動(dòng)較為頻繁。這樣的背景下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些“死檔”、“棄檔”、人檔脫節(jié)等情況，這種情況的大量出現(xiàn)，與企業(yè)的認(rèn)識(shí)檔案管理過(guò)于死板關(guān)系密切。

四、對(duì)人事檔案管理的新要求

(一)人事檔案管理方式的要求

管理制度是保證人事管理有效性的核心，并且能夠有效促進(jìn)人員水平的提升。所以應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求和運(yùn)營(yíng)狀況，以及企業(yè)未來(lái)的發(fā)展策略和方向，建立完善的人事檔案管理制度，從而明確人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，以及部門(mén)內(nèi)每個(gè)崗位的職責(zé)。日常的管理工作中，必須要求檔案管理人員清楚檔案的調(diào)閱記錄、歸檔記錄、保存期限等等，并且對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行定期整理，銷(xiāo)毀超過(guò)期限的檔案，保證員工信息的準(zhǔn)確和真實(shí)。企業(yè)要把管理制度和現(xiàn)代的管理手段相結(jié)合，促進(jìn)管理部門(mén)對(duì)新技術(shù)的而使用，提升管理部門(mén)的工作效率和準(zhǔn)確性。

(二)檔案管理人員的素質(zhì)要求

無(wú)論是制度還是技術(shù)，都需要水平足夠的人員進(jìn)行使用才能發(fā)揮出它們的潛力。鑒于企業(yè)當(dāng)前人事檔案管理人員水平的不足，這就要求企業(yè)中的人事檔案管理人員提升個(gè)人素質(zhì)水平。企業(yè)可以通過(guò)對(duì)他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)，促進(jìn)他們的進(jìn)步，從而讓管理人員能夠理解全新的管理制度。在招聘人員時(shí)，需要根據(jù)工作需要進(jìn)行嚴(yán)格的要求，保證人員的專(zhuān)業(yè)程度，還需要對(duì)人員進(jìn)行定期考核，督促他們提高自身的業(yè)務(wù)水平。另一方面，檔案的管理人員還需要有足夠的責(zé)任心，從而提升他們工作的質(zhì)量，企業(yè)還需要要求檔案管理人員具備更高的合作意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理部門(mén)工作的順利開(kāi)展。同時(shí)可以給企業(yè)打造一個(gè)高效的、科學(xué)的人事檔案系統(tǒng)，企業(yè)可以借助計(jì)算機(jī)有效提升檔案管理的水平。人事檔案管理部門(mén)可以建立一套查詢系統(tǒng)，讓高層能夠更好的對(duì)員工的情況進(jìn)行查看。同時(shí)，還要提升計(jì)算機(jī)的保密性，確保人事管理系統(tǒng)的不會(huì)丟失檔案信息，因此要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，對(duì)企業(yè)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止信息泄露。

(三)評(píng)估方面的要求

企業(yè)在開(kāi)展人力資源管理時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)文化、企業(yè)的策略，根據(jù)科學(xué)理論，合理的進(jìn)行人是檔案管理，通過(guò)建立不同層次的評(píng)估模式，來(lái)實(shí)現(xiàn)人員評(píng)估的多元化。尤其是要將單一考核制度轉(zhuǎn)變成多元考核制度，多元化的了解員工，對(duì)員工進(jìn)行不同角度的評(píng)估，更好的發(fā)現(xiàn)一個(gè)員工的價(jià)值。對(duì)于檔案管理部門(mén)而言也需要提供多元化的資料保證評(píng)估的有效開(kāi)展.五、結(jié)束語(yǔ)有效的人事檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展是必須的，而每個(gè)時(shí)代都需要對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行調(diào)整。為了保證人事檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)更好的服務(wù)，無(wú)論是制度、技術(shù)、還是人員素養(yǎng)，都需要比之前更加完備，保證企業(yè)能有更加美好的明天。

參考文獻(xiàn):

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［2］張新芳.人事檔案工作如何適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)人力資源管理的新要求［J］.蘭臺(tái)世界，2006(24):41－42.

篇（7）

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化已成為必然趨勢(shì)，檔案的生成方式已轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案生成方式。這就要求檔案工作人員必須具備一定的信息素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的管理方式，適應(yīng)數(shù)字化和信息化的要求，在檔案管理中多運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，檔案管理人員必須提高自身的信息素養(yǎng)。

一、信息化對(duì)檔案管理人員提出信息素養(yǎng)要求

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的管理工作中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各種管理信息系統(tǒng)普遍應(yīng)用，在檔案管理工作中產(chǎn)生大量的電子文件和電子數(shù)據(jù)，使檔案工作收集的內(nèi)容、管理和利用的方式、開(kāi)發(fā)的途徑等都與傳統(tǒng)方式不同。新技術(shù)的發(fā)展要求檔案工作者熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，做好庫(kù)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案管理水平和服務(wù)水平；檔案資源的收集從紙質(zhì)載體檔案向多種載體形式檔案的收集發(fā)展，新的檔案載體形式要求采用新的管理方式，電子文件的信息安全及規(guī)范化管理成為檔案工作者面臨的新課題。檔案工作者必須適應(yīng)環(huán)境變化要求，掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，這就對(duì)信息化條件下的檔案管理人員提出了提高信息素養(yǎng)的要求。而目前許多檔案管理人員信息素養(yǎng)較低。主要表現(xiàn)在信息工具運(yùn)用能力程度不高。

首先，懂計(jì)算機(jī)編程的檔案管理人員較少，能開(kāi)發(fā)高水平軟件或者對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，功能擴(kuò)展的的就更少了，工作中以使用現(xiàn)成的商業(yè)應(yīng)用軟件為主，稍微碰到點(diǎn)問(wèn)題就束手無(wú)策。其次，熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、能進(jìn)行高水平網(wǎng)頁(yè)建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接公布信息，開(kāi)展宣傳活動(dòng)的不多，不能勝任檔案信息披露與外部需要的接合面的要求。能擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)軟硬件規(guī)劃， 建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)，管理本部門(mén)服務(wù)器的就更少了，多數(shù)需要外聘專(zhuān)業(yè)的人員，增加了檔案管理工作的成本。再次，許多檔案工作人員在思想觀念上還沒(méi)有完全跟上信息時(shí)代的發(fā)展，很多檔案人員仍安于做“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”。這種狀況勢(shì)必影響檔案工作的信息化建設(shè)。總而言之，信息化社會(huì)環(huán)境對(duì)檔案人員提出信息素養(yǎng)要求，而檔案工作目前卻缺乏具有高信息素養(yǎng)的復(fù)合型人才。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的信息素養(yǎng)

(一)應(yīng)掌握一定的信息開(kāi)發(fā)知識(shí)

開(kāi)發(fā)信息資源是一門(mén)學(xué)問(wèn)，有著完整的理論體系和方法。檔案工作者應(yīng)該把檔案工作和信息工作結(jié)合起來(lái)，用信息學(xué)的理論和方法來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，這是信息化條件下檔案工作人員必須具備的信息素養(yǎng)。

(二)應(yīng)具有系統(tǒng)的信息開(kāi)發(fā)能力

檔案人工作員信息開(kāi)發(fā)就是有目的的進(jìn)行信息收集、積累、文獻(xiàn)資料二次加工、編制各種檢索工具、匯編各種專(zhuān)題資料等過(guò)程，為單位各方面工作直接提供信息利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制背景下，信息對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，采用什么樣的方式和方法，使檔案信息資源發(fā)揮最大作用，需要檔案人員提高信息素養(yǎng)，掌握信息學(xué)知識(shí)，了解信息規(guī)律, 既能匯集信息，也能深加工信息。

(三)應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)方面的知識(shí)

信息化環(huán)境最大的特點(diǎn)是對(duì)計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)不僅可以隨時(shí)對(duì)所有文件進(jìn)行多角度的分類(lèi)、檢索， 也可以快速地組織出各種專(zhuān)題目錄及索引，這使得檔案管理方法和管理手段日趨數(shù)字化，因此檔案工作人員必須努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的知識(shí)，提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，采用新型優(yōu)質(zhì)軟件，提高檔案的管理水平。在日常的檔案信息管理過(guò)程中，能夠科學(xué)管理好、維護(hù)好本部門(mén)的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)，推動(dòng)應(yīng)用好系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。利用現(xiàn)代科技整合檔案信息資源，把豐富的檔案信息資源直接推到利用者面前，由利用者擇舍，保持檔案信息使用通道的方便流暢，更好地適應(yīng)利用者需要。

(四)應(yīng)具備較強(qiáng)的判斷能力

由于數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展，信息的搜集環(huán)境日益開(kāi)放化，如果檔案信息管理不善，很容易發(fā)生信息泄露事件。這就要求檔案人員不斷提高自己的政治素質(zhì)，具備較強(qiáng)的判斷能力，妥善處理好開(kāi)放與保密的關(guān)系，靈活機(jī)動(dòng)地提供利用信息。檔案管理是每一個(gè)單位職能活動(dòng)的一個(gè)組成部分，這決定了檔案室主要是為本部門(mén)服務(wù)，對(duì)社會(huì)僅提供諸如學(xué)歷、工資、親屬關(guān)系等項(xiàng)證明。而即使在單位內(nèi)部，也要求檔案人員能按照不同檔案種類(lèi)、不同檔案內(nèi)容、不同部門(mén)及查閱人員群體來(lái)正確區(qū)分檔案的開(kāi)放、保密的程度，保持適度開(kāi)放，做到既有利于工作的開(kāi)展又不致信息泄露。所以檔案人員既要講求原則，嚴(yán)格按保密制度辦事，同時(shí)又要有較強(qiáng)的判斷能力，對(duì)新用途的掌握靈活機(jī)動(dòng)。嚴(yán)格執(zhí)行借閱保密制度，準(zhǔn)確、快速地給查檔人員提供有關(guān)檔案材料。

三、提高檔案工作人員信息素養(yǎng)的對(duì)策

(一)強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)

過(guò)去檔案所包含的豐富信息固化在紙質(zhì)載體上，限制信息的疏通、傳遞，信息的功能發(fā)揮受到很大限制。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理進(jìn)入了信息化時(shí)代。樹(shù)立檔案工作人員信息意識(shí)成為迫切的需要。信息技術(shù)的發(fā)展一方面為檔案工作的發(fā)展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)，對(duì)外防止信息被竊取，對(duì)內(nèi)防止信息泄密。強(qiáng)化信息意識(shí)是檔案管理人員提高信息素養(yǎng)的基礎(chǔ)和前提。

(二)加強(qiáng)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

信息化的檔案管理方式要求檔案工作人員必須具備信息化處理技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟硬件開(kāi)發(fā)與維護(hù)等相關(guān)技術(shù)都要有一定的掌握，才能適應(yīng)信息化對(duì)檔案工作人員的素養(yǎng)要求。這就必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，建立健全在崗檔案人員信息技術(shù)培訓(xùn)制度，經(jīng)常性的對(duì)檔案人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，并使這種培訓(xùn)經(jīng)常化、制度化。要鼓勵(lì)檔案人員到高等院校在職進(jìn)修信息技術(shù)。可以開(kāi)展針對(duì)性、應(yīng)用性項(xiàng)目培訓(xùn)，通過(guò)報(bào)告、講座、結(jié)合參觀訪問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多樣化方式加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展各種形式的遠(yuǎn)程培訓(xùn)和網(wǎng)上課程學(xué)習(xí)，提高檔案人員的信息化素養(yǎng)。

(三)提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)

信息化條件要求檔案工作人員要掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和具備計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，由檔案業(yè)務(wù)人員向檔案技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變，由消極的庫(kù)房保管員向積極的信息管理者轉(zhuǎn)變，承擔(dān)起檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播和利用的重要任務(wù)。這對(duì)檔案工作人員的綜合素養(yǎng)提出了極高的要求，成為檔案工作發(fā)展的關(guān)健因素。檔案工作者必須根據(jù)檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)不斷學(xué)習(xí)、更新自己的知識(shí)、提高自己的水平，以適應(yīng)時(shí)展對(duì)檔案工作提出的新要求。檔案部門(mén)還應(yīng)該引進(jìn)吸收外來(lái)行業(yè)特別是計(jì)算機(jī)管理行業(yè)的高素質(zhì)人才，培養(yǎng)檔案部門(mén)中的復(fù)合型人才。檔案工作人員還廣泛開(kāi)展學(xué)術(shù)研究和交流。使自身的綜合素養(yǎng)不斷提高。

總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的技術(shù)條件，也對(duì)檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。檔案管理人員必須強(qiáng)化信息意識(shí)，加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升自身的信息素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，才能適應(yīng)信息化對(duì)檔案工作人員的要求。

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[3]楊鳳仙.論新形勢(shì)下檔案管理人員素質(zhì)提升對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技,2009(9):15.

篇（8）

行政規(guī)范性文件僅指國(guó)家機(jī)關(guān)(行政機(jī)關(guān)和授權(quán)組織)為執(zhí)行法律、法規(guī)的需要依法定權(quán)限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規(guī)范性文件,包括行政機(jī)關(guān)自己制定的內(nèi)部管理方面的規(guī)范性文件。地方檔案規(guī)范性文件是法律、法規(guī)、規(guī)章的延伸和具體化。法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定不夠具體的,地方檔案規(guī)范性文件可作細(xì)化規(guī)定。法律、法規(guī)、規(guī)章沒(méi)有規(guī)定的,地方檔案規(guī)范性文件制定機(jī)關(guān)可以根據(jù)本地具體實(shí)際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級(jí)人民政府及其工作部門(mén)頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件在制定技術(shù)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

1地方檔案規(guī)范性文件概況

據(jù)2010年3月對(duì)《法律圖書(shū)館》網(wǎng)站的不完全統(tǒng)計(jì),自1957年7月安徽省人民委員會(huì)公布實(shí)施《安徽省各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》以來(lái),我國(guó)各級(jí)政府及其工作部門(mén)頒布的與檔案工作相關(guān)的地方規(guī)范性文件大約有562個(gè)。詳見(jiàn)表1論文

2對(duì)我國(guó)地方檔案規(guī)范性文件的分析

應(yīng)該說(shuō),自1957年7月《安徽省各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》公布實(shí)施以來(lái)的50多年間,各地各級(jí)黨委、政府及其工作部門(mén)在檔案工作實(shí)踐中頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于562個(gè)。這些規(guī)范性文件不但是推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)法制化進(jìn)程的重要基礎(chǔ),也是促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步的主要工具和重要保障,為今后轉(zhuǎn)型期地方檔案規(guī)范性文件的制定提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),地方檔案規(guī)范性文件還存在許多不足和薄弱環(huán)節(jié)。下面,從制定技術(shù)的角度,對(duì)地方檔案規(guī)范性文件在制定根據(jù)、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時(shí)間與實(shí)施時(shí)間的間隔、形式結(jié)構(gòu)等六個(gè)方面存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

2.1地方檔案規(guī)范性文件的制定根據(jù)分析

在我國(guó),行政機(jī)關(guān)制定行政規(guī)范性文件是以“根據(jù)”為原則的。由于原網(wǎng)站改版或升級(jí),造成《法律圖書(shū)館》網(wǎng)站與部分文件的鏈接錯(cuò)誤,致使部分文件無(wú)法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規(guī)范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據(jù),占92%;28部沒(méi)有指明制定依據(jù),占8%。詳見(jiàn)表2。

檔案規(guī)范性文件制定依據(jù)的比例高低排序分別是:省級(jí)人民政府(含副省級(jí)城市),省級(jí)檔案局,省級(jí)檔案局與其他廳、局、辦聯(lián)合,市級(jí)檔案局,省級(jí)其他廳、局、辦單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)人民政府,省級(jí)人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)其他局、委、辦單獨(dú)或聯(lián)合。

從總體情況看,地方檔案規(guī)范性文件大部分注意到了對(duì)制定根據(jù)的表述,但仍然存在表述過(guò)于籠統(tǒng)的問(wèn)題。

第一,同樣內(nèi)容的規(guī)范性文件,法律依據(jù)多少不一。如有關(guān)“城市建設(shè)檔案管理”的規(guī)范性文件共有90部,其中,法律依據(jù)最多的有7部,最少的沒(méi)有說(shuō)明法律依據(jù)。第二,有些規(guī)范性文件只是籠統(tǒng)地說(shuō)明依據(jù)“有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章”、“有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”、“國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定”等,沒(méi)有說(shuō)明具體依據(jù)哪一部或哪幾部法律、法規(guī)。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關(guān)于印發(fā)<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規(guī)范性文件就存在這種問(wèn)題。

除了上述規(guī)范性文件以外,還有相當(dāng)一部分規(guī)范性文件在說(shuō)明具體依據(jù)某部法律后,還加有“和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”的表述。這里的“其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”指的是與檔案有關(guān)的法律、法規(guī),還是與文件有關(guān)的法律、法規(guī);是與公民有關(guān)的法律、法規(guī),還是與機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī);是刑法、民法,還是行政法,應(yīng)該有進(jìn)一步的明確表述。在《中華人民共和國(guó)立法法》(以下簡(jiǎn)稱《立法法》)實(shí)施多年之后,仍然出現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題,說(shuō)明地方各級(jí)政府及其工作部門(mén)在起草、制定、檔案規(guī)范性文件時(shí),還沒(méi)有嚴(yán)格遵循《立法法》的規(guī)定和要求。

2.2地方檔案規(guī)范性文件的淵源與效力分析

從廣義上來(lái)說(shuō),行政規(guī)范性文件是介于行政立法行為和行政執(zhí)行行為之間的一種“在一定程度上可反復(fù)適用、具有弱普遍約束力”的“準(zhǔn)行政立法行為”,是規(guī)章以上行政法淵源重要而有益的補(bǔ)充。因此,行政規(guī)范性文件在行政管理領(lǐng)域內(nèi)的效力,總的來(lái)說(shuō),“應(yīng)低于同類(lèi)行政法規(guī)、規(guī)章而高于據(jù)其所作出的集體行政行為”。從法律效力來(lái)看,370部地方檔案規(guī)范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級(jí)和同級(jí)行政法規(guī)、行政規(guī)章相抵觸。

由于經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)的欠缺,地方檔案規(guī)范性文件在制定過(guò)程中,不僅存在與上位法相抵觸的問(wèn)題,同樣存在與本級(jí)人大或人大常委會(huì)制定的其他地方性法規(guī)相抵觸的問(wèn)題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機(jī)關(guān),還是企事業(yè)單位或是社會(huì)團(tuán)體,誰(shuí)都可以制定有關(guān)檔案行政管理的規(guī)范性文件。特別是某些大中型企事業(yè)單位制定的關(guān)于加強(qiáng)本單位檔案管理辦法的某些內(nèi)容,明顯與本地檔案行政管理部門(mén)制定的規(guī)范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權(quán)現(xiàn)象較嚴(yán)重。與制定檔案規(guī)范性文件有關(guān)的越權(quán)行為,既有上下級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)的縱向越權(quán),亦有同級(jí)檔案(或非檔案)行政機(jī)關(guān)的橫向越權(quán),目前,以后者居多。三是與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章不相符。有的檔案部門(mén)為使本部門(mén)的史料編纂多出成果,而對(duì)應(yīng)開(kāi)放的檔案遲遲不予開(kāi)放。國(guó)家檔案局與國(guó)家物價(jià)局對(duì)檔案利用收費(fèi)已有明文規(guī)定,而有的檔案部門(mén)則借此機(jī)會(huì)自行制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),擴(kuò)大收費(fèi)范圍,提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),在社會(huì)上造成不良影響。四是與制定規(guī)范性文件的法定程序相違背。按照國(guó)家規(guī)定,制定某些專(zhuān)業(yè)檔案管理的規(guī)范性文件,檔案部門(mén)需要與有關(guān)專(zhuān)業(yè)行政主管部門(mén)聯(lián)合發(fā)文。此類(lèi)文件往往先有檔案部門(mén)起草,專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)會(huì)簽,有時(shí)因時(shí)間關(guān)系,會(huì)簽手續(xù)不全,也照發(fā)不誤。這樣,就造成主辦、協(xié)辦機(jī)關(guān)不明,各自職責(zé)不清,出現(xiàn)問(wèn)題相互推諉,自然會(huì)影響這些規(guī)范性文件的行政執(zhí)法效力。五是不符合法律規(guī)定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規(guī)范性文件時(shí)常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發(fā)個(gè)“通知”、“意見(jiàn)”之類(lèi)的文件也要冠之以《規(guī)定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規(guī)范性文件詞不達(dá)意,時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)別字。由此可見(jiàn),最具特色和最為具體的檔案規(guī)范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門(mén)的嚴(yán)格把關(guān)。

2.3地方檔案規(guī)范性文件的名稱分析

從形式上看,370部地方檔案規(guī)范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規(guī)定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規(guī)中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術(shù)的角度來(lái)講,“條例”作為法的形式,是對(duì)某一方面的社會(huì)關(guān)系或某一方面行政工作做比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。“辦法”和“通知”是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或職能部門(mén)對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定相應(yīng)措施,要求所屬部門(mén)和下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文。“辦法”作為一種立法形式,其功能是對(duì)某類(lèi)社會(huì)關(guān)系或行政工作做出比較全面、系統(tǒng)與具體的規(guī)定。“規(guī)定”是落實(shí)某一法律、法規(guī),具體規(guī)范某項(xiàng)工作而制定的,具有較強(qiáng)的約束力,且內(nèi)容細(xì)致,可操作性較強(qiáng)。一般來(lái)講,地方人大及其常委會(huì)通過(guò)的地方性法規(guī)應(yīng)采用“條例”,地方政府規(guī)章和規(guī)范性文件應(yīng)采用“辦法”。

2.4地方檔案規(guī)范性文件的適用范圍分析

由于規(guī)范性文件的內(nèi)容種類(lèi)不同,適用的范圍也就不同。從規(guī)范性文件的適用范圍來(lái)看,370部地方檔案規(guī)范性文件涉及內(nèi)容最多的有:檔案管理,檔案事業(yè),檔案工作,城市建設(shè)檔案,企業(yè)檔案,城市地下管線檔案,重大活動(dòng)或重大事項(xiàng)檔案,人物或名人檔案,建設(shè)項(xiàng)目檔案,村民委員會(huì)或居民委員會(huì)檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術(shù)檔案,移交檔案,等等。涉及內(nèi)容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復(fù)議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案整理,鑒定或銷(xiāo)毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執(zhí)法檔案,檔案保證金,檔案庫(kù),檔案驗(yàn)收,檔案登記,開(kāi)放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專(zhuān)門(mén)檔案和檔案機(jī)構(gòu)與檔案人員,等等。從數(shù)量和內(nèi)容來(lái)講,當(dāng)前急需的檔案行政執(zhí)法,檔案行政復(fù)議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案開(kāi)放,檔案鑒定與銷(xiāo)毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開(kāi)和檔案信息服務(wù),檔案資源整合,檔案工作崗位責(zé)任制,電子文件中心建設(shè)等方面的規(guī)定明顯偏少或空缺。一方面,說(shuō)明相應(yīng)的上位法缺位,另一方面,說(shuō)明制定主體缺乏探索和創(chuàng)新精神。這應(yīng)是未來(lái)各級(jí)政府及其工作部門(mén)重點(diǎn)規(guī)范的內(nèi)容和領(lǐng)域。

2.5地方檔案規(guī)范性文件的頒布時(shí)間與實(shí)施時(shí)間間隔分析

從制定技術(shù)上講,法律法規(guī)的頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間應(yīng)間隔一段距離,以便法規(guī)的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規(guī)部門(mén)對(duì)法規(guī)的實(shí)施有一定的心理準(zhǔn)備,也有利于社會(huì)成員的學(xué)習(xí)與消化,使法律法規(guī)實(shí)施后能夠取得較好的效果。

從370部地方檔案規(guī)范性文件頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間的間隔來(lái)看,177部頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時(shí)間,占45.14%。其中,10天以內(nèi)的10部,11～20天以內(nèi)的16部,21～30天以內(nèi)的30部,31～40天以內(nèi)的24部,41～50天以內(nèi)的28部,51～60天以內(nèi)的13部,60天以上的13部。最長(zhǎng)的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(fā)(頒)布時(shí)間,沒(méi)有開(kāi)始實(shí)施的時(shí)間,占5.14%。在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有21部明確規(guī)定了失效時(shí)間,占5.7%。

我們認(rèn)為,首次頒布的檔案規(guī)范性文件,頒布與實(shí)施的時(shí)間間隔應(yīng)當(dāng)稍大一些,修訂的檔案規(guī)范性文件,頒布與實(shí)施的時(shí)間間隔應(yīng)當(dāng)稍小一些,甚至可以頒布與實(shí)施為同一時(shí)間。新(頒布)的規(guī)范性文件應(yīng)明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規(guī)范性文件同時(shí)廢止。

2.6地方檔案規(guī)范性文件的形式結(jié)構(gòu)分析

370部檔案規(guī)范性文件,有119部屬于復(fù)雜結(jié)構(gòu),占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標(biāo)題,條文也較多,要件數(shù)量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標(biāo)題;有3部沒(méi)有附則。116部中,有58部設(shè)有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。

有213部介于簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu)與復(fù)雜結(jié)構(gòu)之間。要件多于簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu)但少于復(fù)雜結(jié)構(gòu),沒(méi)有章的設(shè)置,也沒(méi)有各部分標(biāo)題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu),只有款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少了許多。370部規(guī)范性文件均沒(méi)有目這一層次。從字?jǐn)?shù)看,最短的只有129個(gè)字,最長(zhǎng)的有10482個(gè)字,平均為2815個(gè)字。

另一個(gè)值得注意的問(wèn)題是,同一內(nèi)容的規(guī)范性文件,其形式結(jié)構(gòu)差異很大。如有關(guān)“城市地下管線檔案”的規(guī)范性文件有21部,其中1部有章,20部沒(méi)有章;條文最多的為28條,最少的沒(méi)有設(shè)條,直接用數(shù)字標(biāo)明順序;字?jǐn)?shù)最多的為3051個(gè)字,最少的只有1484個(gè)字。由此看來(lái),各地各部門(mén)制定的檔案規(guī)范性文件能夠結(jié)合自身實(shí)際,有的放矢,注重解決實(shí)際問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)了形式和內(nèi)容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規(guī)普遍存在的照抄照搬現(xiàn)象。這是值得充分肯定和需要進(jìn)一步保持和發(fā)揚(yáng)的地方。

在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有58部設(shè)有獎(jiǎng)勵(lì)或制裁的條款,占15.7%。

行政規(guī)范性文件和行政法規(guī)、規(guī)章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據(jù),效力最高的應(yīng)該是行政法規(guī),其次為規(guī)章。因?yàn)?根據(jù)1996年10月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)行政處罰法》中的相關(guān)規(guī)定,行政法規(guī)、規(guī)章可以設(shè)定行政處罰,行政規(guī)范性文件明確規(guī)定不得設(shè)定行政處罰。其次,根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》的相關(guān)規(guī)定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規(guī)、自治條例和單行條例為依據(jù),同時(shí)參照規(guī)章,并沒(méi)有包括行政規(guī)范性文件。據(jù)此,地方政府及其工作部門(mén)在今后制定地方檔案規(guī)范性文件時(shí),應(yīng)當(dāng)取消行政處罰,適當(dāng)保留獎(jiǎng)勵(lì)條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨(dú)特的作用。

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篇（9）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）025-000-01

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用都在不斷發(fā)展，面對(duì)著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化發(fā)展的新趨勢(shì)，國(guó)家檔案局在高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)中對(duì)高校的檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)提出了新的要求。

一、高校檔案的工作要求不斷升級(jí)

（一）檔案的類(lèi)型不斷的變化

正如大家所熟知的，高校檔案的使用者均為高校中任教的教師或者行政人員，其他的社會(huì)工作人員的使用較少。但是伴隨著現(xiàn)在大家對(duì)檔案意識(shí)的加強(qiáng)，各類(lèi)經(jīng)濟(jì)、政治性的組織甚至個(gè)人都對(duì)檔案額使用有著同樣的需求。比如在學(xué)校周邊進(jìn)行的工程建設(shè)就有機(jī)會(huì)接觸到學(xué)校的檔案資料，另外在高校內(nèi)部現(xiàn)在還有大量的學(xué)歷、學(xué)籍的認(rèn)證服務(wù)都在證明著我們對(duì)檔案需求在不斷地變化著。

（二）檔案的工作量增加

隨著我國(guó)高等教育的迅猛發(fā)展以及我國(guó)改革開(kāi)飯的不斷加深，高校的中建設(shè)工程、科研項(xiàng)目和其他重要的工作內(nèi)容的增加，現(xiàn)如今的檔案管理者的工作量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于之前任何時(shí)期。大量的活動(dòng)、項(xiàng)目和工程所累積的工作量對(duì)于高校的檔案管理者也在不斷的發(fā)出新的挑戰(zhàn)。

（三）檔案的載體在不斷的升級(jí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大量的信息不斷的涌入生活，可以看出紙質(zhì)的文件已經(jīng)不能滿足高校檔案管理的需要。伴隨著大量的信息文件、電子數(shù)據(jù)、視頻傳播等途徑的產(chǎn)生，高校檔案的記錄的載體已經(jīng)在朝向多元化方面發(fā)展。同時(shí)檔案管理也深受電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，以前全靠手寫(xiě)、剪貼、裝訂的舊式方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)代社會(huì)的信息高速發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所建立的檔案系統(tǒng)正在飽受高速發(fā)展的新載體的挑戰(zhàn)。

（四）檔案的工作需求有了更深的延伸

舊日的紙質(zhì)記錄方法在忠實(shí)的記載著高校的發(fā)展歷程，很難加以延伸利用。而面對(duì)現(xiàn)如今的對(duì)信息量如此強(qiáng)烈的社會(huì)發(fā)展，已經(jīng)在不斷的要求高校檔案的工作應(yīng)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)為我們提供更多的所需信息，因此高校的檔案管理工作的只能做出更廣闊的延伸，那么檔案的管理人員如何做好自己角色定位成為現(xiàn)階段面臨的一個(gè)新問(wèn)題。

（五）檔案管理的環(huán)境在不斷改變

正因?yàn)楦咝?duì)于檔案信息管理的不斷重視，檔案管理所在的環(huán)境也隨之改變，高校更多的愿意納入經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行檔案工作環(huán)境的整改。面臨著這樣的發(fā)展機(jī)遇，檔案工作的新要求也在變化和提升著，這就對(duì)檔案管理工作的管理的能力提出一個(gè)個(gè)新的考驗(yàn)。

二、高校檔案管理者的必備素質(zhì)

（一）需擁有較強(qiáng)的政治、思想素質(zhì)

教育部在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)于檔案管理工作者提出明確的要求：檔案管理著要忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)且遵紀(jì)守法。并且要具備社會(huì)上各類(lèi)其他專(zhuān)業(yè)的工作人員所應(yīng)具備的政治素質(zhì)，要堅(jiān)持恪守四項(xiàng)原則：要熱愛(ài)黨，愛(ài)社會(huì)主義，愛(ài)祖國(guó)和人民，堅(jiān)持恪守國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策，不為名利，遵守紀(jì)律，講道德，不計(jì)較私利。在管理檔案時(shí)要嚴(yán)格維護(hù)檔案的真實(shí)性、保密性和政治性。要求對(duì)于涉及到國(guó)家秘密的檔案信息守口如瓶、恪守誠(chéng)信。同時(shí)要履行好作為檔案管理者的服務(wù)性，應(yīng)具備較強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神和忘我精神，甘于平凡且樂(lè)于奉獻(xiàn)。

（二）需要更廣闊的知識(shí)層面

在這個(gè)高速發(fā)展的信息化時(shí)代，對(duì)于檔案管理員的要求不僅僅局限于精神層面，還有對(duì)于知識(shí)層面的需求，需要懂得檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文書(shū)學(xué)等，還要熟知對(duì)于中外檔案的專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家的相關(guān)政策和方針，而且要熟悉自己的業(yè)務(wù)工作，從而加深自己的工作層次，這樣才能在工作中做到得心應(yīng)手。

（三）需掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)

現(xiàn)如今已經(jīng)是信息全面普及的時(shí)代，不僅在行行業(yè)業(yè)中有所應(yīng)用，而在高校的檔案管理方面也是得到了更深層次的應(yīng)用，現(xiàn)階段的高校的檔案管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了資料的數(shù)據(jù)庫(kù)管理。所以這就要求檔案的管理工作人員必須要掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)硬件、軟件以及各類(lèi)操作系統(tǒng)的層層知識(shí)。而且現(xiàn)在能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的管理、分類(lèi)以及迅速定位已經(jīng)成為了高校檔案管理者的一項(xiàng)必備的技能。

（四）需掌握較強(qiáng)的外語(yǔ)水平

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)全球化發(fā)展的現(xiàn)如今，信息的交流可以打破國(guó)家間、地域間的局限。尤其是英語(yǔ)這門(mén)語(yǔ)言所占有的信息成分，所以要想作為一個(gè)合格的檔案管理者，要想更加有效的利用現(xiàn)代的科技手段進(jìn)行綜合性的分析、編排檔案信息，就必須要掌握好較高的外語(yǔ)水平，尤其是英語(yǔ)水平。而且現(xiàn)在各高校均有大量的學(xué)生要出國(guó)深造，這就需要辦理相應(yīng)的英文材料，如果不能掌握較好的外語(yǔ)水平，在檔案管理工作中將會(huì)面臨著相當(dāng)多的矛盾。

（五）需有較強(qiáng)的綜合運(yùn)用檔案素質(zhì)

隨著計(jì)算機(jī)管理的越發(fā)廣泛的應(yīng)用在檔案管理中，檔案管理的相關(guān)部門(mén)在收集檔案時(shí)，不只關(guān)注紙質(zhì)材料，更加關(guān)注的是電子資源的利用。檔案管理工作者不僅只是整天忙于收集、整理、裝訂進(jìn)行這些繁瑣的工作，而更要把精力放在對(duì)于檔案材料的研究和管理上，要積極的將檔案的資源的建設(shè)為核心，以開(kāi)發(fā)檔案信息的利用為目標(biāo)，加快數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，從而積極的持續(xù)且高效的引導(dǎo)檔案事業(yè)健康發(fā)展，為學(xué)校和社會(huì)的進(jìn)步提供高校的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)階段我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，高校不斷承擔(dān)著科研、育人、服務(wù)社會(huì)、傳承文化等重任，檔案管理則是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)任務(wù)之一。那么，要想作為一個(gè)合格的檔案管理者，就要始終適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，不斷地充實(shí)自己，拓展自己的綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)自身的社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]李小平.對(duì)高校檔案管理人員能力素質(zhì)要求的若干思考[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，18（1）：50-51.

篇（10）

1、對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2、人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專(zhuān)職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問(wèn)題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

4、檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專(zhuān)業(yè)人員管理。由于受專(zhuān)業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。

5、檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無(wú)。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

二、人事檔案管理對(duì)策及思考

1、嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

2、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

篇（11）

隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，信息的管理發(fā)生了天翻地覆的變化。數(shù)字化在降低人們對(duì)文字閱讀的興趣的同時(shí)，卻提高了人們對(duì)視頻觀看的興趣。這就使得檔案管理的對(duì)象、檔案管理的方法產(chǎn)生了巨大變化，進(jìn)而，也對(duì)秘書(shū)的檔案管理能力提出了新的要求。這對(duì)秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)來(lái)說(shuō)，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)會(huì)。說(shuō)它是挑戰(zhàn)，是因?yàn)檎莆諗?shù)字檔案管理的能力要遠(yuǎn)比掌握紙質(zhì)檔案管理的能力難得多；說(shuō)它是機(jī)會(huì)，是因?yàn)槊貢?shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)終于有了一個(gè)過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能了。這個(gè)能力不僅體現(xiàn)在技術(shù)上，而且體現(xiàn)在素質(zhì)上，特別是體現(xiàn)在創(chuàng)新能力上。

一、秘書(shū)人員檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

伴隨著檔案管理對(duì)象由紙質(zhì)檔案為主向數(shù)字檔案為主的轉(zhuǎn)變，管理的條件、方法和所需要的能力也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。

所謂數(shù)字檔案，是指以視頻或音頻形式存儲(chǔ)的信息，電視臺(tái)等媒體又稱其為媒體資產(chǎn)。紙質(zhì)及實(shí)物檔案管理主要需要的是空間和架子，而數(shù)字檔案管理的基本條件是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這一轉(zhuǎn)變對(duì)管理方法的影響主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）由表層管理向深層管理轉(zhuǎn)變。調(diào)用一份紙質(zhì)檔案時(shí)，一般不會(huì)只調(diào)用其中的某一頁(yè)，往往是調(diào)用一套檔案，再?gòu)闹姓业接杏玫哪遣糠中畔ⅰＨ缬脩粝氩槟硞€(gè)通知中的某一項(xiàng)要求，就必須調(diào)用整個(gè)通知。而調(diào)用數(shù)字檔案（視音頻信息）時(shí)，既可以調(diào)用長(zhǎng)達(dá)幾十個(gè)小時(shí)的完整信息，也可以調(diào)用其中幾秒鐘的信息。如用戶想使用某個(gè)足球運(yùn)動(dòng)員在某場(chǎng)比賽的某一次助攻視頻時(shí)，他不必從一個(gè)半小時(shí)的整場(chǎng)比賽的錄像中找，只需要輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，就能迅速找到所需要的視頻。

這種不同是因?yàn)閷?duì)不同介質(zhì)檔案的管理不同造成的，而對(duì)不同介質(zhì)檔案管理的不同則是與瀏覽不同介質(zhì)的特點(diǎn)有關(guān)。瀏覽紙質(zhì)檔案要比瀏覽視音頻檔案容易。也就是說(shuō)，同樣是陌生的、內(nèi)容容量差不多的檔案，瀏覽并確定所需要信息，紙質(zhì)檔案需要的時(shí)間要比數(shù)字檔案所需要的時(shí)間少。所以，為了方便數(shù)字檔案的使用者，使其能夠迅速找到并調(diào)用所需的信息，就要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行化整為零的管理，即對(duì)完整的視音頻進(jìn)行層層切分，使之變成一個(gè)個(gè)小片斷，再對(duì)每個(gè)小片斷進(jìn)行文字說(shuō)明，即著錄。

管理檔案，一個(gè)重要的工作是編目。對(duì)紙質(zhì)檔案的編目，只需要對(duì)完整一套檔案的各方面信息進(jìn)行著錄，如時(shí)間、作者、主要內(nèi)容、關(guān)鍵詞、語(yǔ)言種類(lèi)等；但對(duì)數(shù)字檔案的編目，不僅需要對(duì)完整檔案信息進(jìn)行著錄，還要對(duì)檔案進(jìn)行層層切分，然后分別著錄。這就是說(shuō)數(shù)字檔案的編目包括兩個(gè)方面：切分與著錄。

一般情況下，數(shù)字檔案的切分分為五層：節(jié)目、片段、場(chǎng)景、鏡頭和關(guān)鍵幀；著錄主要有四大項(xiàng)：題名項(xiàng)、主題項(xiàng)、描述項(xiàng)、建設(shè)者項(xiàng)。

如對(duì)一個(gè)專(zhuān)題片（即一個(gè)節(jié)目，如某次會(huì)議）的管理是：先進(jìn)行片段層的切分與著錄，即將完整的專(zhuān)題片切分成若干個(gè)內(nèi)容相對(duì)完整的片段，同時(shí)為每一個(gè)重要片段（編目者認(rèn)為重要的）抽取一幅關(guān)鍵幀，并著錄該片段的主要信息：題名項(xiàng)、主題項(xiàng)、描述項(xiàng)、建設(shè)者項(xiàng)等。

片段層編目完成后，要進(jìn)行的是下一層――場(chǎng)景層的切分與著錄，即將每個(gè)重要片段切分成若干個(gè)場(chǎng)景，然后對(duì)其中重要場(chǎng)景的各方面信息進(jìn)行著錄，并抽取至少一幅關(guān)鍵幀。

然后是再下一層――鏡頭層的切分與著錄，即將每一個(gè)重要場(chǎng)景再切分成若干鏡頭，并對(duì)重要鏡頭的各方面信息進(jìn)行著錄，同時(shí)抽取至少一幅關(guān)鍵幀。

這么編目的目的是便于利用者提取任意一個(gè)想用的部分，不必花大量時(shí)間瀏覽整個(gè)視頻資料。但從上述數(shù)字檔案的管理過(guò)程可以看出，它對(duì)數(shù)字檔案不僅有表層的管理：節(jié)目層的著錄，更有深層的管理：層層切分并逐層著錄。

（二）由被動(dòng)管理向能動(dòng)利用轉(zhuǎn)變。主要內(nèi)容有：

1.檔案管理技術(shù)改變引起工作重點(diǎn)改變。檔案管理工作主要包括八方面的工作：檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研與檔案利用。過(guò)去，對(duì)秘書(shū)的檔案管理工作要求重點(diǎn)是做好前六項(xiàng)，即來(lái)什么檔案管理什么檔案就基本可以了。現(xiàn)在，由于數(shù)字檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性，對(duì)秘書(shū)的檔案管理工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)為：檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用。因?yàn)樵跀?shù)字檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)都可以由專(zhuān)門(mén)設(shè)備和管理軟件完成，留給人的工作就比較簡(jiǎn)單了。如需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，只要向系統(tǒng)內(nèi)輸入要求，幾乎是瞬間就能得到統(tǒng)計(jì)結(jié)果。因此，上述工作在檔案管理工作中的重要性有所下降。相應(yīng)的計(jì)算機(jī)不能完成的工作，人能發(fā)揮主觀能動(dòng)性的工作，如檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用工作就成了管理者的重點(diǎn)工作。

2.檔案利用的需求改變引起工作重點(diǎn)改變。以往，檔案利用最常見(jiàn)的作用是證明，管理者能迅速找到可以證明某事、某人的檔案材料就可以了。至于利用檔案創(chuàng)造新作品，或基于對(duì)檔案的研究為領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)工作提出建議，不是秘書(shū)檔案管理時(shí)的主要工作。但隨著信息設(shè)備和信息管理技術(shù)的提高，人們閱讀習(xí)慣的改變，使得領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)的工作總結(jié)，對(duì)產(chǎn)品的推介、宣傳等不再以文字的形式或配合PPT演講的形式進(jìn)行，取而代之的是視頻形式。這就要求秘書(shū)們能夠利用已有的視音頻――數(shù)字檔案制作工作總結(jié)專(zhuān)題片，或情況、產(chǎn)品介紹專(zhuān)題片等。而制作專(zhuān)題片，就要充分發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，這不僅需要有較高的文化水平，還需要有較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。

二、秘書(shū)人員能力與素質(zhì)要求提高

以傳統(tǒng)介質(zhì)為檔案管理對(duì)象的檔案管理，對(duì)秘書(shū)的能力要求是：了解檔案管理的要求，掌握檔案管理技術(shù)，如分類(lèi)、裝訂、裝盒、著錄、復(fù)印、傳真等，其技術(shù)含量和對(duì)創(chuàng)新的要求并不高；而以視音頻為主要檔案資料的數(shù)字檔案管理，其對(duì)管理者的能力與素質(zhì)要求則比較高。其主要表現(xiàn)在以下這4個(gè)方面。

（一）要有較高的對(duì)視音頻作品的理解能力。這主要是因?yàn)椋趯?duì)數(shù)字檔案進(jìn)行編目時(shí)，必須有較高的對(duì)視音頻信息的理解能力和比較熟悉不同類(lèi)型的視音頻信息的編目特點(diǎn)，才能正確切分和準(zhǔn)確著錄。否則，會(huì)層次切的不對(duì)，重要的片段、場(chǎng)景、鏡頭沒(méi)抓住，重要的信息沒(méi)著錄上。

一般來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案的形象性高于以文字為主的檔案，因此，檔案比較生動(dòng)；但其邏輯的清晰性不如以文字為主的檔案，因此，檔案管理者對(duì)數(shù)字檔案的主旨和結(jié)構(gòu)的準(zhǔn)確理解比較困難，加上有的數(shù)字檔案創(chuàng)作者使用了比較獨(dú)特的表達(dá)形式，這就給檔案管理者在編目時(shí)準(zhǔn)確切分和著錄造成較大的困難，需要管理者具有較高的理解能力。另外一個(gè)原因是，數(shù)字檔案管理要遠(yuǎn)比傳統(tǒng)介質(zhì)檔案管理深入。

按廣電總局制定的編目規(guī)范看，視音頻信息共分六大類(lèi)：新聞?lì)悺Ⅲw育類(lèi)、影視劇類(lèi)、專(zhuān)題類(lèi)、綜藝類(lèi)和素材類(lèi)。在這六類(lèi)中，編目每一類(lèi)材料所需的知識(shí)體系和能力都不一樣，如對(duì)新聞?lì)悢?shù)字檔案編目需要的能力不是很高。這一是因?yàn)樗枰闹R(shí)并不特殊；二是因?yàn)槠浣Y(jié)構(gòu)清楚，片段（一條新聞）與片段（另一條新聞）間邊界清楚，因而容易切分；三是要需著錄的內(nèi)容，視頻上基本都有，不需要編目者自己總結(jié)太多。而對(duì)影視劇類(lèi)、體育類(lèi)視音頻信息的編目則需要有特殊的知識(shí)積累和較強(qiáng)的理解能力。因?yàn)椋m然每個(gè)人都看過(guò)不少電視、電影，但由于一般人并不具有導(dǎo)演的眼光，體育知識(shí)不豐富，因此，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，很難迅速找到重要片段、重要場(chǎng)景，并寫(xiě)出正確的著錄內(nèi)容。

（二）要有更強(qiáng)的文字運(yùn)用與語(yǔ)言概括能力。數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理還有一點(diǎn)不同的是，它的服務(wù)對(duì)象數(shù)量大得多，有的是面對(duì)全世界，因此影響也更大。隨之而來(lái)的就是對(duì)編目工作要求很高，比如，對(duì)錯(cuò)別字非常重視，要求著錄不能有一個(gè)錯(cuò)別字。這就要求檔案管理者必須具有較高的文字水平，它主要是指正確書(shū)寫(xiě)漢字和準(zhǔn)確概括視音頻內(nèi)容的能力。

在檔案檢索工作中，最重要的一項(xiàng)是編目，數(shù)字檔案管理的編目包括切分與著錄兩項(xiàng)，而文字檔案的管理沒(méi)有切分，只有著錄一項(xiàng)。雖然兩種檔案的管理都有著錄一項(xiàng)，但水平要求差別很大。文字檔案管理的著錄比較容易，需要著錄的主要內(nèi)容，檔案上基本都已具有，管理者照抄或稍作總結(jié)即可。而數(shù)字檔案管理所需要填寫(xiě)的題名項(xiàng)、主題項(xiàng)和描述項(xiàng)很多需要管理者自己總結(jié)、概括。因此，不經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的專(zhuān)門(mén)訓(xùn)練，很難勝任這樣的工作。

（三）最好掌握非線性編輯等軟件的應(yīng)用能力。數(shù)字檔案管理的最重要的目標(biāo)在利用，無(wú)論是截取某一段視音頻作為證明，還是以多段視音頻為素材制作新的專(zhuān)題片，都需要一個(gè)能力：編輯軟件的能力。

編輯軟件有多種，其中比較簡(jiǎn)單的要數(shù)會(huì)聲會(huì)影，這是大眾級(jí)的視頻編輯軟件。還有一款專(zhuān)業(yè)普通級(jí)的視頻編輯軟件：Adobe Premiere，目前，這款軟件廣泛應(yīng)用于廣告制作和電視節(jié)目制作中。此外，還有一款軟件比Adobe Premiere更廣泛應(yīng)用于廣告制作和電視節(jié)目制作中， 是蘋(píng)果公司開(kāi)發(fā)的一款專(zhuān)業(yè)視頻非線性編輯軟件：Final Cut Pro。

掌握第一款軟件，不需要納入教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生利用業(yè)余時(shí)間就可掌握，因?yàn)樗芎?jiǎn)單。但正因?yàn)楹?jiǎn)單，不能用它制作內(nèi)容復(fù)雜、表達(dá)豐富的專(zhuān)題片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能夠用來(lái)制作復(fù)雜的專(zhuān)題片，而且掌握其基本功能也不是太難，因此，可以選擇其中之一納入教學(xué)計(jì)劃。

（四）要有一定的創(chuàng)新能力。對(duì)數(shù)字檔案的利用，重要方式之一就是專(zhuān)題片制作，即利用已有的視音頻材料制作新的視音頻作品。這樣的工作對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)是有一定難度的工作，難就難在創(chuàng)新上。能否用普通的材料表達(dá)新的主題；所選的材料能否給人以新鮮的感覺(jué)，哪怕是舊材料新視角；主題表達(dá)的形式是否能夠另辟蹊徑，不落俗套。如果沒(méi)有一定程度或方面的創(chuàng)新，那所制作的視音頻作品就沒(méi)有生命力。

三、秘書(shū)人才數(shù)字檔案管理能力培養(yǎng)

概括地說(shuō)，數(shù)字檔案管理的內(nèi)容主要有兩種：編目與編輯。編目主要要求的是對(duì)視音頻的理解能力。雖然編目也需要熟悉編目規(guī)范，但由于其只是一種知識(shí)，不是培養(yǎng)的難點(diǎn)所在。編輯要求的是創(chuàng)造性地使用檔案材料制作新的視音頻作品，它對(duì)管理者的綜合素質(zhì)要求較高。

（一）培養(yǎng)學(xué)生的數(shù)字檔案管理能力的必要性。是否有必要培養(yǎng)秘書(shū)人才具有這樣的能力、怎樣培養(yǎng)秘書(shū)人才具有這樣的能力是根據(jù)專(zhuān)業(yè)所在地區(qū)和師資條件決定的。如果專(zhuān)業(yè)處在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，那就不必培養(yǎng)。因?yàn)椋囵B(yǎng)這樣的能力不僅需要師資，也需要比較先進(jìn)的設(shè)備。但如果專(zhuān)業(yè)處在比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，就應(yīng)該將此能力的培養(yǎng)納入到人才培養(yǎng)目標(biāo)和人才培養(yǎng)方案中。理由有二：一是它能較全面地培養(yǎng)學(xué)生的信息管理能力。在培養(yǎng)學(xué)生數(shù)字檔案管理能力的同時(shí)，也培養(yǎng)了他們的信息搜集、整理、管理等能力和辦公軟件應(yīng)用能力。二是它能有力地提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。因?yàn)椋庉嬕粋€(gè)視音頻作品，是一個(gè)人閱讀、思考、寫(xiě)作和創(chuàng)新能力的綜合體現(xiàn)。

（二）納入人才培養(yǎng)方案。如果將培養(yǎng)學(xué)生的數(shù)字檔案管理能力納入人才培養(yǎng)方案，可以有兩個(gè)層次：作為一般能力培養(yǎng)和作為核心能力培養(yǎng)。

1.作為一般能力培養(yǎng)。數(shù)字檔案管理能力，作為檔案管理能力的一部分，是秘書(shū)應(yīng)該掌握的諸多能力之一。培養(yǎng)這一層次的能力，既可以在一門(mén)課中實(shí)施，即在《檔案管理》課中作為檔案檢索中一項(xiàng)能力培養(yǎng)；也可以作為一個(gè)單獨(dú)的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目在實(shí)踐學(xué)期進(jìn)行。

2.作為核心能力培養(yǎng)。如果將檔案管理作為秘書(shū)人才的核心能力，那就要為它設(shè)計(jì)一個(gè)教學(xué)模塊。這個(gè)模塊可以包括3門(mén)課程，也可是4門(mén)課：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》，其中《視音頻信息編輯》也可分為《非線性編輯》和《影視節(jié)目制作》，關(guān)鍵看專(zhuān)業(yè)方向。

《檔案管理》的教學(xué)內(nèi)容除了使學(xué)生了解檔案管理的8種工作外，特別要使學(xué)生掌握對(duì)視音頻信息的著錄能力。《攝影攝像》課，既是教授學(xué)生辦公設(shè)備的使用，也是培養(yǎng)學(xué)生視音頻信息的鑒賞和表達(dá)能力。《視音頻信息編輯》課的教學(xué)內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：非線性編輯和專(zhuān)題片制作，在教學(xué)過(guò)程中，二者可以融為一體。此課培養(yǎng)的是學(xué)生對(duì)數(shù)字檔案的利用能力。

3門(mén)課或4門(mén)課的教學(xué)順序可以自由安排，既可以是總分分式，即上課順序?yàn)椋骸稒n案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》；也可以是分分總式，即上課順序?yàn)椋骸稊z影攝像》《視音頻信息編輯》《檔案管理》。《檔案管理》是總，其他課是分。

不同的上課順序體現(xiàn)不同的教學(xué)設(shè)計(jì)思路。總分分式是希望通過(guò)《檔案管理》使學(xué)生對(duì)數(shù)字檔案管理有一個(gè)概論式的了解，然后再通過(guò)《攝影攝像》《視音頻信息編輯》課對(duì)數(shù)字檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)能力進(jìn)行深入訓(xùn)練。分分總式是希望讓學(xué)生先把各專(zhuān)項(xiàng)能力訓(xùn)練好了，再在《檔案管理》課上進(jìn)行綜合訓(xùn)練。

數(shù)字檔案管理既然是因社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的新工作，它就有較強(qiáng)的拓展性，對(duì)于《檔案管理》課來(lái)說(shuō)，它是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的拓展；對(duì)于秘書(shū)人才來(lái)說(shuō)，它又是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)能力要求的向上拓展；對(duì)于工作崗位來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案管理稍微改變一點(diǎn)，就是迎合新的職業(yè)――媒體資產(chǎn)管理。因此，將數(shù)字檔案管理能力的培養(yǎng)納入秘書(shū)人才培養(yǎng)的方案中，會(huì)使所培養(yǎng)的人才無(wú)論是在能力方面，還是在就業(yè)崗位方面都會(huì)有一定的拓展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索.檔案學(xué)通訊[J] ，2011-03-18.