檔案合同管理大全11篇

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篇（1）

前言

合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

一、合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時合同成立。”而依目前國內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進(jìn)行編號登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。

對一個全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財務(wù)部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

合同審批單

二、合同檔案管理模式

在國家機關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。

另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門或財務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構(gòu)建,不少地方開始推行

“重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強對風(fēng)險的控制能力,使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護(hù)各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財務(wù)部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態(tài)管理,列為專項業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

三、合同檔案保管的劃分

對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認(rèn)識上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯(lián)系合同價值進(jìn)行綜合分析。

例如,對一般經(jīng)濟合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時,它所依附的設(shè)備儀器、土地不動產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會影響(如反映重大經(jīng)濟和社會意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經(jīng)濟糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經(jīng)濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

四、對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應(yīng)慎而處之。

《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷或解除時,要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟糾紛或損失。

五、合同檔案信息資源的開發(fā)

篇（2）

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用

1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念

時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步推動了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應(yīng)時展的潮流，建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現(xiàn)代化的項目管理目標(biāo)，包括質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理、安全管理四大目標(biāo)[1]。管理過程中應(yīng)該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標(biāo)得以實現(xiàn)，并且通過先進(jìn)的項目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個目標(biāo)之間的關(guān)系，可以通過集成管理、范圍管理來進(jìn)行，并借助網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)、掙值法等來進(jìn)行控制。目前天津市在進(jìn)行建筑工程管理時已經(jīng)開始使用項目管理技術(shù)來進(jìn)行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制

為了提高企業(yè)的核心競爭力，采用科學(xué)的工程管理方法，并且在項目管理過程中應(yīng)該建立明確的責(zé)任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進(jìn)的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應(yīng)加強合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風(fēng)險。

2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進(jìn)行工程管理，就應(yīng)不斷推進(jìn)信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術(shù)來進(jìn)行項目管理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來促進(jìn)建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強學(xué)習(xí)，在提高技術(shù)能力、管理能力的同時應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí)，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進(jìn)一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認(rèn)識程度。并且要求合同檔案管理部門認(rèn)真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計劃。

2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應(yīng)該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團(tuán)隊。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團(tuán)隊。與此同時，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵合同檔案人員勤勉務(wù)實的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應(yīng)當(dāng)加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機會學(xué)習(xí)黨和政府部門制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會對合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識的同時，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

2.3、 加強對兼職人員的培訓(xùn)和績效考核

單位應(yīng)該定期對合同檔案兼職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進(jìn)行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)

財務(wù)部門應(yīng)將合同檔案部門所需經(jīng)費列入到單位的財務(wù)計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設(shè)施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設(shè)施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

2.6、 加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作

加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過不斷的積累經(jīng)驗，更好進(jìn)行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅實的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機制，并將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進(jìn)行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進(jìn)的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項具有復(fù)雜性、動態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應(yīng)該進(jìn)行程序化管理，而應(yīng)該講究管理藝術(shù)，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進(jìn)行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進(jìn)的合同管理軟件，在進(jìn)行合同管理時應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件，促進(jìn)工程管理的現(xiàn)代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應(yīng)認(rèn)真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外，還應(yīng)對合同的履行情況進(jìn)行認(rèn)真的分析評價，不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗，為更好地進(jìn)行今后的工程管理奠定基礎(chǔ)，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

結(jié)束語：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，對天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進(jìn)行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻(xiàn)：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創(chuàng)新模式的應(yīng)用及發(fā)展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.

篇（3）

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02

合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。

一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任

合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。

在市場條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時效性。

二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性

（一）合同檔案齊全完整的重要性

合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、來往文書、會議紀(jì)要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關(guān)會議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會議紀(jì)要，整個工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。

（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整

合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時間（如10個工作日等）內(nèi)取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時交合同歸口管理部門。

（三）合同檔案的收集要求

合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。

三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編

（一）明確合同檔案的歸檔范圍

除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補充協(xié)議 （有補充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標(biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗收確認(rèn)書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級主管部門及政府（或相關(guān)部門）報批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。

合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據(jù)合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。

（二）合同檔案的整理要求

合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。

（三）規(guī)范合同檔案的分類整理

合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強的合同（如建筑、財務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。

四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。

二是加強對企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。

三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

篇（4）

中圖分類號：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內(nèi)容。

隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經(jīng)濟活動，真實地記錄了醫(yī)療設(shè)備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性

（一）現(xiàn)實憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術(shù)資料的丟失、購買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過合同檔案來細(xì)化和評判。

（二）轉(zhuǎn)化參考作用

合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟信息，從而降低設(shè)備購置和維護(hù)的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標(biāo)過程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設(shè)備。

（三）潛在預(yù)備作用

當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購時，我們會依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補充條款，例如重要零配件的價格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設(shè)備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險

（一）合同的規(guī)范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實的經(jīng)濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請、審批，采購的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購合同，驗收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設(shè)備采購合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時候經(jīng)過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險，長此以往可能會導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。

三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理

將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實現(xiàn)合同集中管理，才能實現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時

通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案

運用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫(yī)院管理中的一項重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟生產(chǎn)和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

篇（5）

人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長補短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟活動都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進(jìn)行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進(jìn)行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強對合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓(xùn)工作，增強其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓(xùn)工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻(xiàn)】

篇（6）

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評標(biāo)報告、會議紀(jì)要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機關(guān)相比，一個完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項目和建設(shè)項目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進(jìn)行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應(yīng)的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實現(xiàn)簡便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

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[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機電兵船檔案，2015（4）：40-43.

篇（7）

一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題

對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機制不完善、管理技術(shù)落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會帶來嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠(yuǎn)發(fā)展。現(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊伍素質(zhì)不高的問題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時，醫(yī)院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術(shù)方面的能力，無法適應(yīng)新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊伍整體素質(zhì)水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發(fā)展過程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進(jìn)行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴(yán)重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。

二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略

創(chuàng)新管理意識，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實踐過程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競爭力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場競爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。在日常工作中，還要加強對合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗和國內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實際情況、工作性質(zhì)和特點，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫(yī)院的經(jīng)營制度、經(jīng)營模式、經(jīng)濟水平、企業(yè)文化等有機結(jié)合起來，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門之間的合作，共同推進(jìn)合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強對合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強化合同檔案管理人員對這項工作的認(rèn)識，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強對合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會發(fā)展需求，推動醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價值和有效利用率。

作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院

篇（8）

工程檔案產(chǎn)生于工程項目建設(shè)的參建各方，在工程建設(shè)過程中質(zhì)量的評定，事故原因的分析、索賠和反索賠、階段驗收和竣工驗收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后運行、管理、維護(hù)工作中不可缺少的依據(jù)。特別是在建立工程質(zhì)量終身責(zé)任制的今天，檔案的憑證作用顯得尤為重要。如何有效地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案管理部門的要求。根據(jù)筆者多年的工作實踐，水利工程檔案管理工作主要存在以下問題：

1．重工程建設(shè)輕檔案管理。工程項目建設(shè)的特點是用有限的投資在規(guī)定的時間內(nèi)建成符合設(shè)計要求的工程，使之盡快發(fā)揮效益。在工程建設(shè)過程中，業(yè)主一般把控制工程投資、進(jìn)度和質(zhì)量作為工作的中心任務(wù)，對工程檔案資料的收集、整編等工作往往重視不夠，甚至擔(dān)心工程檔案管理會影響進(jìn)度，重工程建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。

2．檔案管理質(zhì)量不高。部分項目施工期長達(dá)數(shù)年甚至更長時間，受工期長、人員變動大的影響，在工程項目施工期間業(yè)主往往只注重工程施工進(jìn)度，對建設(shè)過程中形成的資料沒有妥善保管。檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔，待工程完工時才組織力量突擊收集，增加了工程項目檔案資料收集的難度，難以保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

3．檔案收集過程的混亂。部分單位為趕工期和進(jìn)度，只重視工程驗收是否過關(guān)，在工程實施過程中忽視檔案資料的收集，放松了項目文件的日常管理工作。由于不能做到檔案工作與工程進(jìn)度同步管理，專業(yè)檔案人員難以做到全程跟蹤和指導(dǎo)，因此往往造成檔案資料的收集、整理不及時、不合要求，待工程竣工驗收時才發(fā)現(xiàn)檔案管理不善的問題，形成被動局面。

二、問題存在的原因分析

工程檔案管理是工程管理的重要內(nèi)容，在工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)都是檔案形成的過程，既有按計劃周期形成的資料，也有各建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的階段性材料，還有根據(jù)工程建設(shè)的臨時性事項產(chǎn)生的文檔。工程檔案管理不善的主要原因包括以下幾個方面：

1．重視程度不夠。部分建設(shè)單位檔案管理意識淡薄，注重工程有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，沒有把工程檔案管理納入工程建設(shè)和管理之中。重建設(shè)輕檔案，使檔案管理不能與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

2．責(zé)任落實不到住。部分參建單位責(zé)任意識不強，不能嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，對工程檔案管理崗位及其職責(zé)落實不到位，使得工程檔案無法得到有效收集和整理。

3．人員素質(zhì)不高。部分參建單位檔案管理人員多為兼職人員，缺少水利工程檔案管理知識，對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉，使得水利工程檔案管理質(zhì)量較差，無法達(dá)到國家規(guī)定的檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)。

三、解決問題的合同承包制檔案管理模式

采用合同承包制管理水利工程檔案模式，是將已經(jīng)列項擬建的重點水利工程檔案管理納入設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同體系，將檔案管理工作委托給專業(yè)檔案部門進(jìn)行全過程管理。該模式包括以下特點：

1．對工程檔案管理工作實行合同制。在工程建設(shè)招標(biāo)時，將工程檔案管理任務(wù)單列一項，業(yè)主(甲方)以招標(biāo)或委托方式與專業(yè)檔案館或檔案管理機構(gòu)(乙方)簽訂合同，由專業(yè)承包單位按合同對檔案進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范管理，以合同形式明確規(guī)定雙方的權(quán)利、義務(wù)和法律責(zé)任。合同簽訂后，乙方立即為甲方組建檔案機構(gòu)(如檔案室)并開展工作。檔案室的職能包括：制定整個工程的檔案管理規(guī)章制度、辦法；對工程參建各方的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督；對建設(shè)管理單位(甲方)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行有序管理，使整個檔案管理工作從開始階段就走上規(guī)范化道路。

2．對工程實行檔案管理目標(biāo)合同制。在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理等項目合同的同時，將檔案管理納入設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位合同管理之中，明確規(guī)定各自檔案管理職責(zé)及要求，規(guī)定工程檔案驗收的標(biāo)準(zhǔn)，采用經(jīng)濟手段強化工程檔案管理工作，同時加強對合同履行過程的管理。在檢查合同執(zhí)行情況時，同時檢查檔案管理情況。針對合同執(zhí)行過程中存在的問題，采取有效措施加以改進(jìn)。建設(shè)單位對各項工程招標(biāo)時，要有檔案人員參加編制標(biāo)書及合同條款，并在編制標(biāo)書時對檔案管理特別是竣工資料的要求做出具體規(guī)定。開標(biāo)后，這些規(guī)定以合同方式加以明確。工程開工前，接受委托的檔案部門要為建設(shè)管理單位編制符合該工程實際的檔案管理規(guī)定并及時下發(fā)給各參建單位，明確檔案資料的歸檔范圍和移交辦法。在工程建設(shè)中，各參建單位必須以檔案管理目標(biāo)合同為依據(jù)開展工作，并服從檔案管理部門的管理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

四、合同承包制管理水利工程檔案模式的優(yōu)點

采用合同承包制管理水利工程檔案，是水利工程檔案管理的一種新模式，對水利工程參建單位具有十分重要的意義。其優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1．節(jié)省時間。工程建設(shè)項目在立項開工之初，建設(shè)管理單位剛成立，工作千頭萬緒，受委托的檔案管理部門可在工程開工之初建立起全方位的檔案管理體系，使檔案管理工作與工程建設(shè)齊頭并進(jìn)。工程項目竣工之時，工程項目檔案收集、整理完成，為工程竣工驗收提供完整系統(tǒng)的檔案資料。工程項目交付使用時，工程檔案就及時移交給工程項目的管理單位，使工程項目運用過程中問題能得到及時有效解決。合同承包制管理檔案能與工程建設(shè)同步進(jìn)行，不會因工程檔案工作滯后，給工程建設(shè)帶來不利影響。

篇（9）

當(dāng)前，全國大多數(shù)供電企業(yè)在勞動用工方面日趨規(guī)范，但隨著《勞動合同法》的實施，給企業(yè)的人力資源管理帶來了一場全新的革命，《勞動合同法》要求企業(yè)從勞動合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書面化管理，否則將面臨巨大用工風(fēng)險。新形勢下，企業(yè)如何在勞動合同管理環(huán)節(jié)重新構(gòu)造一個全新的精細(xì)化管理模式，以適用勞動合同法的要求，降低用工風(fēng)險，這已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理工作中的重中之重。

1、企業(yè)用工風(fēng)險

1.1 用工機制風(fēng)險

《勞動合同法》規(guī)定，勞動者在該用人單位連續(xù)工作滿10年的，“連續(xù)訂立二次固定期限勞動合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無固定期限勞動合同”。這樣，企業(yè)將面臨“無固定期限勞動合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動合同的期限從過去的短期化調(diào)整為中長期，勞動合同長期化趨勢不可逆轉(zhuǎn)的局面。由此，用人單位長期習(xí)慣于用勞動合同終止來調(diào)整勞動關(guān)系的方式已不適用。穩(wěn)定就業(yè)的確對和諧穩(wěn)定的勞動關(guān)系有益，但會減弱企業(yè)用工機制的活力，使企業(yè)競爭力減弱。

1.2 用工成本風(fēng)險

這里指的用工成本風(fēng)險是企業(yè)因勞動合同終止需支付的經(jīng)濟補償金和新增的企業(yè)違規(guī)成本風(fēng)險。

1)勞動合同終止成本風(fēng)險

由于新法規(guī)定，企業(yè)終止合同需要支付經(jīng)濟補償金，并且補償金基數(shù)由原來的終止前12個月的平均實得收入(扣除個人稅與費)調(diào)整為終止前12個月的平均收入(含稅與費)，而這個經(jīng)濟補償金總是隱性存在，企業(yè)始終存在風(fēng)險。

可能會有人認(rèn)為，既然合同終止會產(chǎn)生經(jīng)濟補償，那么企業(yè)不終止合同不是就可免除補償了。這是一個誤解，企業(yè)不終止合同，經(jīng)濟補償只是暫緩發(fā)生而已。另外，大量的勞務(wù)派遣員工通過勞務(wù)派遣單位支付的經(jīng)濟補償金也不能忽視，因為勞務(wù)派遣人員的勞動合同終止補償金是同樣適用法律規(guī)定的。

2)新增的企業(yè)違規(guī)成本風(fēng)險

以下五項內(nèi)容，都是新增的企業(yè)違規(guī)的成本風(fēng)險。

(1)自用工之日起滿一個月未滿一年未簽訂書面勞動合同，用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付2倍工資。

(2)用人單位違反規(guī)定不與勞動者訂立無固定期限勞動合同的，自應(yīng)當(dāng)訂立無固定期限勞動合同之日起向勞動者每月支付2倍工資。

(3)用人單位違法解除勞動合同可能向勞動者支付雙倍補償金。

(4)用人單位不按法律規(guī)定支付勞動報酬、加班工資或經(jīng)濟補償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。

(5)用人單位有違法行為，導(dǎo)致勞動者解除合同，用人單位要支付經(jīng)濟補償。

1.3 用工管理風(fēng)險

用工管理風(fēng)險是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴(yán)造成的風(fēng)險。

1)用工管理不到位產(chǎn)生風(fēng)險

(1)不簽勞動合同就用工;(2)本企業(yè)工齡未連續(xù)計算;(3)非全日制用工不簽勞動合同;(4)合同到期不續(xù)簽。

2)用工管理制度不嚴(yán)產(chǎn)生風(fēng)險

(1)規(guī)章制度不健全;(2)內(nèi)容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動者知曉;(5)制度缺乏操作性。

2、化解企業(yè)用工風(fēng)險措施

2.1 化解用工機制風(fēng)險

用人單位必須牢固樹立人力資源是企業(yè)第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機制與控制好無固定期勞動合同增長的關(guān)系。

1)嚴(yán)格把好招聘關(guān)

把好招聘關(guān)是勞動合同管理的開始，企業(yè)一定要樹立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對不能只看履歷，或讓應(yīng)聘者經(jīng)受心理測試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關(guān)，使企業(yè)喪失了試用期內(nèi)單方解除權(quán)。

2)采用形式多樣的靈活用工

在法律允許的范圍內(nèi)，盡可能保持用工機制的靈活性。進(jìn)行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務(wù)派遣形式等形式多樣的靈活用工。

3)根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)不同實際需求簽訂勞動合同

在企業(yè)發(fā)展不同階段，勞動合同管理有不同的側(cè)重點。企業(yè)可根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)實際需求與員工簽訂勞動合同。再者，企業(yè)的性質(zhì)也有不同，有勞動密集型企業(yè)，高新技術(shù)企業(yè)等，其崗位不同，對人員的需求也是不同的。因此，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)不可能都與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。建議可對專業(yè)性較強的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長期勞動合同，對替代性較強的熟練崗位也要按企業(yè)實際需求簽訂，期限也可3至5年或較長一點，合同期滿后，除少數(shù)人員留用外可終止合同。

4)控制好無固定期勞動合同

企業(yè)為了靈活用工，形成員工“能進(jìn)能出，能上能下”的競爭機制，必須控制增長的無固定期限勞動合同。根據(jù)上述某上市公司測算，管理、技術(shù)崗位、班組長和技術(shù)工種崗位的可替代性較弱，無固定期合同可適當(dāng)控制在70%以內(nèi);可替代性較強熟練崗位，無固定期限合同可控制在30%以內(nèi)。企業(yè)總計無固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機制的相對靈活性。

2.2 化解用工成本風(fēng)險

1)計提“終止準(zhǔn)備金”，消化“終止”成本

勞動合同終止補償是在勞動合同期滿終止時發(fā)生，是潛在的用工成本。因此，企業(yè)可以通過設(shè)置勞動合同“終止準(zhǔn)備金”來合理消化“終止”成本。企業(yè)可根據(jù)當(dāng)年的平均工資計提1個月工資作終止準(zhǔn)備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動合同，企業(yè)終止補償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動合同期滿終止的，企業(yè)終止補償該員工在本企業(yè)全部工作年限。計提“終止準(zhǔn)備金”將勞動合同期滿終止時發(fā)生的一次性補償成本合理地分?jǐn)傊撩磕暧霉こ杀荆陀^反映企業(yè)的盈利能力。

2)杜絕違規(guī)成本發(fā)生

企業(yè)應(yīng)依法規(guī)范用工，建立先訂勞動合同后用工和續(xù)簽合同領(lǐng)導(dǎo)審核制度，防止用工超過1個月未訂立勞動合同和違反規(guī)定不與員工訂立無固定期合同情況發(fā)生;按勞動合同或集體合同約定支付勞動報酬、加班工資;依法為員工繳納社會保險。企業(yè)依法履行義務(wù)和行使權(quán)利，杜絕違規(guī)成本發(fā)生。

2.3 化解用工管理風(fēng)險

1)依法建立和完善勞動規(guī)章制度

企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際，建立合法合理的規(guī)章制度，健全勞動合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險福利、勞動定額、崗位標(biāo)準(zhǔn)與考核、獎懲等規(guī)章制度，不僅保障員工享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)，同時也保障企業(yè)依法行使管理權(quán)。企業(yè)在建立或修訂涉及職工切身利益的規(guī)章制度時應(yīng)當(dāng)依法經(jīng)過民主程序和告知義務(wù)，保護(hù)好企業(yè)的合法權(quán)益。

2)加強勞動合同管理

企業(yè)必須建立勞動管理臺帳，勞動合同簽訂、變更、終止、解除臺帳;員工培訓(xùn)記錄臺帳;員工考勤統(tǒng)計臺帳;員工醫(yī)療期管理臺帳;員工年休假臺帳;人事管理臺帳等，提高勞動合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴(yán)等弊病，化解用工風(fēng)險。

3)加大勞動用工自查自糾

篇（10）

越來越多的快速消費品企業(yè)，尤其是擁有著名品牌的企業(yè)在甄選經(jīng)銷商甚至二批商的時候，會很看重經(jīng)銷商有無建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。如果該經(jīng)銷商能擁有一套有質(zhì)量的系統(tǒng)檔案，至少說明了這個經(jīng)銷商在內(nèi)部管理上的正規(guī)，同時也證明其市場操作的基本功較為扎實。因此，檔案管理系統(tǒng)對經(jīng)銷商有良好的包裝作用，但經(jīng)銷商建立檔案管理系統(tǒng)并不只為上游企業(yè)，應(yīng)整體向企業(yè)化經(jīng)營的目標(biāo)進(jìn)發(fā)而建立，且隨著經(jīng)銷商內(nèi)部管理專業(yè)化精細(xì)化的發(fā)展趨勢，詳盡科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)將是經(jīng)銷商未來發(fā)展提升的必備基礎(chǔ)之一。當(dāng)然，在目前階段，經(jīng)銷商的檔案系統(tǒng)沒必要像廠家那樣龐大精細(xì)，應(yīng)側(cè)重于實用性。

經(jīng)銷商檔案系統(tǒng)可分為區(qū)域市場的基礎(chǔ)資料、行業(yè)市場的基礎(chǔ)資料、客戶基礎(chǔ)資料、市場運作資料。

1.區(qū)域市場的基礎(chǔ)資料。包括區(qū)域概況、行政關(guān)系、人口(農(nóng)業(yè)人口與非農(nóng)業(yè)人口)、城市及其下屬的縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村數(shù)量、當(dāng)?shù)刂鲗?dǎo)經(jīng)濟概況、人均收入及消費概況等經(jīng)銷商所屬區(qū)域的基本狀況。資料可從各地市統(tǒng)計部分的公開網(wǎng)站找到。

下面是單個城市市場的基礎(chǔ)情況一覽表

××城市的人口狀況(圖1)。

××城市人口文化程度構(gòu)成(圖2)。

××城市經(jīng)濟構(gòu)成(圖3)。

××城市的人均收入支出狀況(圖4)。

年年增長的人均支出都花到哪些地方去了呢？這里就要做人均消費組成分析，具體來看當(dāng)?shù)叵M者是怎么來花錢的。

人均消費組成(圖5)。

所匯總出來的消費組成將能直觀地說明當(dāng)?shù)氐南M特性及趨勢，這是用來向企業(yè)展示經(jīng)銷商對當(dāng)?shù)厍闆r了解程度的重要工具。更進(jìn)一步則需要了解消費者本身。

究竟是誰來消費產(chǎn)品的？是誰購買？在哪里購買？……

而了解消費者的目的是了解價格。這里所說的價格，是消費者接受的價格，不是目前產(chǎn)品的價格。消費者自己消費時，愿意承受的價格是多少？消費者送禮時，愿意承受的價格是多少？……

這是用來分析市場的價格波浪模型。因為只有當(dāng)產(chǎn)品價格與消費者可接受價格相吻合時，產(chǎn)品的銷量才是最大的，而其峰值是與產(chǎn)品的使用場合與目的密切相關(guān)。如果產(chǎn)品價格偏離，銷量上升的空間是有限的。它是經(jīng)銷商用來調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，選擇新產(chǎn)品的重要工具。

2.行業(yè)市場的基礎(chǔ)資料。行業(yè)在本地的發(fā)展概況、市場總?cè)萘俊l(fā)展趨勢、目前已有的競爭者、行業(yè)發(fā)展趨勢。資料可通過省市一級的行業(yè)協(xié)會或是工商部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)查到。

結(jié)合當(dāng)?shù)氐南M特性，分析出本行業(yè)在當(dāng)?shù)氐奈磥戆l(fā)展趨勢，為經(jīng)銷商及廠家的未來發(fā)展及宣傳重點做依據(jù)和參考，這也是計算市場容量的重要依據(jù)。在這里，對品牌的進(jìn)一步分析，則需要經(jīng)銷商收集各企業(yè)的產(chǎn)品賣點，廣告宣傳重點，廣告?zhèn)鞑シ绞剑饕黉N手段等方面的資料。這是向企業(yè)要政策的重要依據(jù)。

3.客戶基礎(chǔ)資料。本區(qū)域內(nèi)各種商業(yè)通路終端的總體情況、經(jīng)銷商目前的覆蓋率、下線客戶資料。資料要靠業(yè)務(wù)人員在日常的工作中收集整理更新。

分別列出當(dāng)前年度及上年度經(jīng)銷商所經(jīng)銷的某單個產(chǎn)品在各流通領(lǐng)域的銷量占比分析(圖6)。

作為基礎(chǔ)行業(yè)知識的各KA背景及發(fā)展方向類的資料，可直接到當(dāng)?shù)氐腒A門店索取或是向上游企業(yè)廠家的KA管理部門索取。編定成冊，以供業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)使用。適當(dāng)時候邀請廠家的專業(yè)KA管理人員前來具體講解培訓(xùn)，以便加強檔案系統(tǒng)在實際工作中的運用。然后根據(jù)下設(shè)二批商或是零售終端的大小類別，分別制作單個檔案表格，內(nèi)容主要由表1組成。

基礎(chǔ)的客戶檔案不但能讓經(jīng)銷商更加有效地掌握客戶組成狀況，還能將整合出來的資料變換成資源。在和新廠家進(jìn)行談判時，一整套充分詳實的客戶資料能更加有效地說明經(jīng)銷商的實力和市場基礎(chǔ)，以及對這個市場所擁有的管理能力。此外，通過檔案中的客戶資金能力、倉儲情況等資料，還能計算出在旺季時的分流備貨能力，把零售終端的倉庫變成經(jīng)銷商的分倉，提升更多的備貨量，獲取更多廠家備貨配送資源。這也是考核經(jīng)銷商內(nèi)部管理水平的重要依據(jù)。

4.市場運作資料。xx產(chǎn)品的鋪貨及銷量情況，見表2。

表2要直接掛在業(yè)務(wù)人員辦公室里，讓相關(guān)業(yè)務(wù)人員能直觀地看到其負(fù)責(zé)的工作所在，時時提醒業(yè)務(wù)人員還有哪些方面是要加強與補充的。

表3也是直接掛在業(yè)務(wù)人員辦公室的，具體的陳列及終端活化情況直接體現(xiàn)了相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作成績。“實際”一欄也可以是老板在每次市場走訪之后來親自填寫。時刻提醒業(yè)務(wù)人員還有哪些工作需要去做的，這比把業(yè)務(wù)人員叫進(jìn)老板辦公室說要有效得多。

××產(chǎn)品的計劃通路結(jié)構(gòu)與實際通路對比，以某食品為例。較為合理的通路結(jié)構(gòu)部署，見圖7。

實際的通路結(jié)構(gòu)狀況，見圖8。

從圖7、圖8上就不難看出，這個經(jīng)銷商的通路結(jié)構(gòu)更多還停留在批發(fā)團(tuán)購等傳統(tǒng)通路上，對逐漸將占據(jù)主導(dǎo)零售地位的大型賣場及連鎖便利店重視不夠。每個產(chǎn)品的通路結(jié)構(gòu)和比重都是有所區(qū)別的，經(jīng)銷商要想讓所有的經(jīng)銷產(chǎn)品都賺錢，就得分門別類地對每個產(chǎn)品的通路結(jié)構(gòu)狀況做出分析，并及時調(diào)整。

表4一般是與廠家的駐地業(yè)務(wù)人員共同制定更新的，從全局的高度來看某產(chǎn)品的市場工作狀況，也是向廠家爭取市場投入的重要依據(jù)(一般來說，經(jīng)銷商的市場工作達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，廠家才會考慮市場投入)。

表5是要與廠家代表共同來制定的，分別標(biāo)明線上廣告與線下活動所起到的預(yù)期作用與針對方向，注意線上廣告投入與線下活動的相結(jié)合，發(fā)揮最大的市場拉動作用。從總體上明確廠家對市場的整體建設(shè)規(guī)劃及啟動步驟。再者，明確雙方的費用承擔(dān)情況，避免后期扯皮。

表6是年度促銷計劃的月度細(xì)化分解圖，便于業(yè)務(wù)人員作為制訂月度工作計劃的重要依據(jù)。

經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)的應(yīng)用

經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)基本上就是上述的四大塊，制作完成后，經(jīng)銷商首先要根據(jù)資料重要性及保密性，區(qū)分出哪些資料是完全公開的，哪些是限級別查閱的，哪些又是僅限老板自己看的。

這么一套資料建立之后，可不是鎖在老板檔案柜里就萬事大吉了，關(guān)鍵在于如何運用這套檔案系統(tǒng)去發(fā)揮其應(yīng)有的作用。一般來說，經(jīng)銷商所整理編寫的檔案資料系統(tǒng)主要可用于以下幾個方面

1.便于經(jīng)銷商的業(yè)務(wù)人員及廠家駐地人員快速全面地熟悉市場狀況，特別是出現(xiàn)新員工進(jìn)入或區(qū)域管理輪換的時候。

2.陳列促銷一覽表之類市場運作資料作為督促考核業(yè)務(wù)人員工作的直觀表現(xiàn)形式和依據(jù)。

3.鋪貨／陳列計劃的制定依據(jù)。

4.銷量的預(yù)算及分解。

5.市場容量及發(fā)展趨勢的分析與測算。

6.產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整或工作重心調(diào)整的依據(jù)。

7.前面提過，擁有完整的市場資料檔案系統(tǒng)，一方面是向上游企業(yè)包裝了自己，另一方面也是面向員工展現(xiàn)了經(jīng)銷商企業(yè)化的發(fā)展方向與實際動作，從而吸引更多優(yōu)秀員工加入。

關(guān)于經(jīng)銷商的檔案管理系統(tǒng)，還有幾個補充點

1.這套檔案系統(tǒng)不是老板一個人或是幾個業(yè)務(wù)人員就能做得出來的，而是要全員投入，根據(jù)各人所掌握的資訊狀況，各分一塊去分頭收集整理。

篇（11）

幾十年來我臺技術(shù)部門積累大量的專業(yè)書籍、技術(shù)資料和圖紙檔案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和各種專業(yè)中外文期刊等。為了使圖書檔案更好地服務(wù)于技術(shù)部門，逐步對圖書檔案工作實施計算機管理，編制了符合實際的圖書檔案管理軟件。該圖書管理系統(tǒng)，是利用visual basic作為前端的應(yīng)用開發(fā)工具，access作為后臺的數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)界面簡潔美觀，實用維護(hù)簡單、權(quán)限管理完善、安全性高等特點。實現(xiàn)了圖書的采購、借閱信息管理，圖書庫存信息的查詢、各種書籍借閱信息瀏覽等功能。

二、系統(tǒng)分析和設(shè)計

系統(tǒng)總體設(shè)計主要包括應(yīng)用背景、項目目標(biāo)、解決方案設(shè)計、模塊功能分析四個方面。

1.應(yīng)用背景

此管理系統(tǒng)使得管理人員可以及時了解和控制庫存圖書檔案的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)。包括了對圖書、檔案入庫信息的登記和圖書出借信息的登記，并可查詢。

2.項目目標(biāo)

建立這個系統(tǒng)的目標(biāo)就是實現(xiàn)對新書的入庫、借閱以及還書信息等的計算機化管理，使得繁雜的庫存信息能夠被完整、高效的存取和查詢。

3.解決方案設(shè)計

根據(jù)前面分析的應(yīng)用背景和項目目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計，其系統(tǒng)總體方案設(shè)計流程如圖一所示。

4.系統(tǒng)模塊功能分析

該系統(tǒng)根據(jù)圖書入庫、借閱、查詢、管理的需要，依據(jù)系統(tǒng)總體方案設(shè)計流程圖所示，本系統(tǒng)所要設(shè)計的主要窗體模塊有五大功能模塊，分別是：

4.1圖書入庫信息管理模塊，用于管理圖書相關(guān)信息；包括新到圖書的登記入庫。

4.2圖書借還管理模塊，用于管理讀者借書和還書的操作；

4.3環(huán)境設(shè)置模塊，用于設(shè)置用戶的操作界面；

4.4數(shù)據(jù)管理模塊，用于處理數(shù)據(jù)庫的備份和恢復(fù)。

4.5圖書查詢模塊，用于圖書的庫存、借閱等信息的查詢。

在本系統(tǒng)中由于沒有打印機設(shè)備供試驗，所以預(yù)先把報表打印改成報表預(yù)覽。

在系統(tǒng)主界面的設(shè)計中，包括在mdi窗體中允許顯示多個窗體，主窗體為這些子窗體提供工作空間，并設(shè)置下拉菜單可以對各功能模塊進(jìn)行調(diào)用，實現(xiàn)對圖書檔案管理的各種操作，如包括圖書信息管理、添加圖書信息、借閱、歸還的登記和查詢等信息管理的功能。主窗體界面樣式如圖二所示。

三、數(shù)據(jù)庫設(shè)計

根據(jù)系統(tǒng)的工作原理與工作流程，數(shù)據(jù)庫設(shè)計主要有以下幾個步驟：

1.選擇數(shù)據(jù)庫

根據(jù)系統(tǒng)的分析和設(shè)計需求，我選用access2000數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的邏輯設(shè)計。

2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

首先，啟動數(shù)據(jù)庫管理器，建立一個新的數(shù)據(jù)庫，在該數(shù)據(jù)庫下建立數(shù)據(jù)表，輸入記錄。并建立各個表之間的聯(lián)系，其5個數(shù)據(jù)表分別是：圖書信息記錄表( books) 、本臺部門和員工基本信息記錄表(user) 、圖書類別信息記錄表（class）、圖書借閱信息記錄表(jy) 、 借閱歷史信息記錄表 (jyls) 。5個數(shù)據(jù)表的邏輯結(jié)構(gòu)分別根據(jù)系統(tǒng)的需要而設(shè)計。如圖書信息記錄表的結(jié)構(gòu)如表 1 如示。以圖書信息記錄表(books)為例，可以看出這張表有8個字段，每個字段的名稱分別是：圖書編號（數(shù)值型），圖書名稱，圖書類別，作者，出版社，是否出借（均為字符型），出版日期，登記日期（日期型），價格等相關(guān)信息。

四、程序設(shè)計和調(diào)試

在上面的各項工作完成之后，依次逐步實現(xiàn)各個功能模塊的界面，對其主窗體和各個子窗體進(jìn)行屬性的修改，接著添加菜單項，然后編寫所有代碼。在編寫代碼過程中，單獨調(diào)試每個窗體，最后將主控制調(diào)度程序和功能模塊程序聯(lián)結(jié)起來調(diào)試，完成整個系統(tǒng)。 以下簡單例舉主窗體的設(shè)計過程：

1.主界面設(shè)計

主界面即登錄成功后所顯示的界面，主程序的設(shè)計步驟如下：

步驟一、新建工程文件，將工程文件保存為book.dpq，源程序存盤為main.pas，修改其caption屬性為“圖書檔案管理系統(tǒng)1.0”，name屬性值該為mainform。

步驟二、添加菜單項，實現(xiàn)啟動畫面， 向mainform中加入下拉菜單tmainmenu控件對象，雙擊該控件對象，在“操作”菜單項下，分別設(shè)置菜單條“新書入庫”、 “讀者信息管理”、“借書”、“還書”、“信息查詢”、“系統(tǒng)登錄”、“退出”。在“管理”菜單項下，分別設(shè)置菜單條“讀者類型管理”。雙擊菜單項“操作”中的菜單條“退出”，創(chuàng)建onclick事件，是系統(tǒng)具備退出功能。

主窗體界面的設(shè)置如上圖二所示。圖書入庫信息模塊包括3個子菜單、圖書入庫登記、入庫明細(xì)管理、圖書入庫查詢功能。圖書借閱信息模塊也包括3個子菜單、圖書借閱登記、出庫明細(xì)管理、圖書借閱查詢功能。部分子菜單窗體如下所示：添加圖書信息窗體，如圖四所示；借書信息窗體，如圖五所示；添加還書信息窗體 如圖七所示；查詢借書信息窗體，如圖八所示。

1.1步驟三設(shè)置屬性

1.1.1主窗體的屬性如表一所示

1.1.2主窗體的菜單項如表二所示。

1.2步驟四編寫代碼

主窗體初始代碼如下：

me. caption = me. caption & “－ [“ & strnowuser & ”] ”me.logout.caption = me.logout.caption

&“－ [“ & strnowuser & ” ] ” endsub

2.其它模塊設(shè)計與實現(xiàn)，其他，如啟動畫面的實現(xiàn)，用戶登錄密碼認(rèn)證窗體的實現(xiàn)，圖書管理功能的實現(xiàn)，在本系統(tǒng)中，還有借書模塊、還書模塊、添加讀者模塊、新書入庫模塊、借閱歷史查詢模塊，這些模塊的設(shè)計與實現(xiàn)的語言、界面風(fēng)格與以上設(shè)計相似，鑒于篇幅有限，本文在此不再詳述。

在設(shè)計本系統(tǒng)過程中使用到的需另外添加的“部件”有microsoft flexgrid control 6.0microsoft windows common controls-2 6.0

本系統(tǒng)還需要添加如下一些“引用”。

microsoft activex data objects2.5 library;

microsoft data formatting objects library 6.0(sp4)

microsoft data report designer v6.0

五、系統(tǒng)安全性問題

為了防止非法用戶對本系統(tǒng)的操作，本系統(tǒng)設(shè)計了一個登錄界面， 用來讓合法用戶的進(jìn)入。在數(shù)據(jù)庫方面設(shè)計了一個表，用來實現(xiàn)用戶和密碼的數(shù)據(jù)源，來實現(xiàn)多用戶的進(jìn)入和操作。考慮到本系統(tǒng)的規(guī)模和其它方面的因素， 在數(shù)據(jù)庫方面本系統(tǒng)設(shè)置有相應(yīng)的權(quán)限。