檔案管理水平大全11篇

緒論：寫(xiě)作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理水平范文，希望它們能為您的寫(xiě)作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)迎來(lái)了高新科技引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展的時(shí)代，為順應(yīng)當(dāng)前時(shí)展?fàn)顩r，檔案管理工作要做出與時(shí)代相對(duì)應(yīng)的變革，創(chuàng)新檔案管理模式，使得檔案管理工作能更好的為企業(yè)發(fā)展所服務(wù)。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所形成的有價(jià)值的文字記錄或圖表等，記錄了企業(yè)各個(gè)發(fā)展階段的細(xì)節(jié)。在日常工作中，由專業(yè)性人才隊(duì)伍對(duì)企業(yè)的文件進(jìn)行科學(xué)的分類整理，便于以后企業(yè)人員進(jìn)行查詢。其中記錄的各種信息為企業(yè)提供了可選擇的發(fā)展模式，也使得企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中能少走彎路，可以作為企業(yè)發(fā)展的理論指導(dǎo)。

具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理重要性主要體現(xiàn)在以下方面。首先，良好的檔案管理對(duì)企業(yè)科技發(fā)展的促進(jìn)作用，它能激勵(lì)企業(yè)健康的向前發(fā)展。其次，檔案是企業(yè)文化凝聚的產(chǎn)物，是企業(yè)文化的實(shí)體表現(xiàn)形式，良好的企業(yè)檔案管理反映了企業(yè)對(duì)于企業(yè)文化的利用程度。再次，企業(yè)檔案管理能夠很好的使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益相匹配。最后，良好企業(yè)檔案管理能使檔案做為企業(yè)的理論指導(dǎo)更加的科學(xué)化，時(shí)代化。

2 企業(yè)檔案管理當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r

良好的企業(yè)檔案管理遵循著以下原則，首先，企業(yè)中各個(gè)部門的檔案要有統(tǒng)一的管理部門，管理中實(shí)行綜合管理，分類處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理中的集中管理與分級(jí)管理。其次，注重檔案管理的安全性，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理與保護(hù)，避免檔案的泄露與遺失，嚴(yán)格遵守保密條例，增強(qiáng)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)，維護(hù)好企業(yè)檔案的安全與完整。

現(xiàn)今，我國(guó)企業(yè)本著以上原則進(jìn)行檔案管理，但在管理過(guò)程中都或多或少的出現(xiàn)了這樣或那樣的問(wèn)題，總結(jié)我國(guó)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統(tǒng)，歸檔責(zé)任人不明確，歸檔范圍不明晰，這些都體現(xiàn)了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷，如果稍加變動(dòng)，檔案的不連續(xù)、無(wú)規(guī)則的管理狀態(tài)就體現(xiàn)出來(lái)，將給檔案的查找?guī)?lái)很大的麻煩。同時(shí)又由于近年來(lái)全球經(jīng)濟(jì)下滑，人員的精簡(jiǎn)在很多企業(yè)發(fā)生，由于檔案管理人員很少，使得檔案整理的任務(wù)相當(dāng)繁重。檔案管理的環(huán)節(jié)很多，若是提高管理水平，其中任何一項(xiàng)環(huán)節(jié)都不能落下，不僅要求管理設(shè)備的提高，從業(yè)人員的素質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。

當(dāng)前科技信息發(fā)展迅猛與企業(yè)檔案管理歸檔單一化不相匹配。當(dāng)前高新技術(shù)的發(fā)展，給企業(yè)帶來(lái)了自動(dòng)化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，利用信息技術(shù)可以有效的使得企業(yè)檔案管理變得簡(jiǎn)潔。通過(guò)將檔案資源整合到自動(dòng)化管理系統(tǒng)中，就能檔案的無(wú)縫連接，并對(duì)檔案加以保存與隨時(shí)的利用。由于企業(yè)檔案管理思想的落后，這些高新科技并沒(méi)有很好的應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去，檔案管理自動(dòng)化在企業(yè)中的運(yùn)用空間還很狹小，這使得檔案在管理上很不方便。

企業(yè)檔案管理的不科學(xué)、不規(guī)范。在許多企業(yè)的檔案室中，我們很容易發(fā)現(xiàn)一些檔案的檔號(hào)不規(guī)范，一些檔案缺少卷內(nèi)目錄，以及案卷混亂的問(wèn)題，這是檔案管理不規(guī)范的集中體現(xiàn)。在查閱相關(guān)檔案時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案的調(diào)閱極不便利。

從事檔案管理人員的素質(zhì)不高，表現(xiàn)在專業(yè)水平不高。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅要求設(shè)備的現(xiàn)代化，還要求從業(yè)人員具有先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)，能夠?qū)π略O(shè)備進(jìn)行使用和維護(hù)，。但就目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)來(lái)看，檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發(fā)、歸檔與查找。對(duì)于現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)還處于不了解階段，對(duì)于現(xiàn)代設(shè)備的使用，能熟練掌握使用技能的從業(yè)人員更是稀少，新時(shí)期的檔案管理對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)水平要求很高，對(duì)檔案管理人員如不進(jìn)行后期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，那么在人才這一方面，它會(huì)成為阻礙企業(yè)檔案管理水平提升的短板。

企業(yè)檔案管理效率低下。企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問(wèn)題是，大量卷宗的質(zhì)量不高，搜索工具不完善。一些企業(yè)檔案的整理并不符合國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)。在文件檢索方面，大部分企業(yè)還是傳統(tǒng)的手工檢索，機(jī)器檢索在企業(yè)中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高，人工操作代替機(jī)器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業(yè)制定發(fā)展目標(biāo)的參考。大多數(shù)企業(yè)的情況是對(duì)于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒(méi)有從專業(yè)技術(shù)方面考慮，只是隨意的指派。這就造成了編研產(chǎn)品的層次低下，信息量不足，不具備很大的參考價(jià)值。

3 創(chuàng)新管理模式，提升企業(yè)檔案管理水平的一些措施和建議

檔案管理模式的創(chuàng)新，首先，要注重理念的創(chuàng)新，理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和意識(shí)。其次，要注重檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新，通過(guò)總結(jié)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的要求，逐步建立起與經(jīng)濟(jì)發(fā)展相匹配的檔案管理模式。譬如，各項(xiàng)管理的規(guī)章制度要符合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)。最后，要注重管理手段的創(chuàng)新，借助當(dāng)前高新技術(shù)發(fā)展的強(qiáng)勁勢(shì)頭，將信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理中，成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術(shù)使得檔案管理變得方便簡(jiǎn)潔。

具體來(lái)說(shuō)，檔案管理模式的創(chuàng)新可以從以下幾個(gè)方面著手。

強(qiáng)化檔案管理體系建設(shè)，完善檔案管理制度與監(jiān)督體制。檔案管理體系的形成具有階段性，檔案管理模式符合企業(yè)各個(gè)階段的發(fā)展情況。各個(gè)階段檔案管理體系的形成要有明確的目標(biāo)責(zé)任人，實(shí)行問(wèn)責(zé)制，加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，由于在不同的過(guò)程中，不同的運(yùn)用對(duì)象其目的是不一樣的，管理人員可以根據(jù)具體的情況加強(qiáng)監(jiān)管的措施。

對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致化分類，科學(xué)合理的進(jìn)行歸納整理。檔案管理是一系統(tǒng)的工程，檔案管理的好壞會(huì)直接影響企業(yè)其余各部門的工作質(zhì)量。各部門既是檔案信息提供的對(duì)象，也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業(yè)部門所服務(wù)。

建立健全檔案管理中的評(píng)價(jià)機(jī)制，激勵(lì)從業(yè)人員工作的積極性。檔案管理部門因?yàn)槭荛L(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，一直被認(rèn)為是閑散部門，所以許多從業(yè)人員對(duì)于檔案管理不是很重視，在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態(tài)度會(huì)使得員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生許多紕漏，如檔案歸類混亂遺失等。現(xiàn)今的檔案管理相當(dāng)重要，從業(yè)人員就的從思想上端正態(tài)度，通過(guò)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，能有效的調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，切實(shí)做好檔案的歸類整理工作。

加快檔案管理的信息化建設(shè)。首先，可以搭建一個(gè)檔案信息平臺(tái)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)將檔案管理機(jī)制延生到企業(yè)的每個(gè)部門。其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，將檔案中的文字信息編入到數(shù)據(jù)庫(kù)中方便企業(yè)工作人員的查找。最后，在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優(yōu)勢(shì)，提高利用率，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值。

提升從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。先從思想上讓他們真正對(duì)檔案管理重視起來(lái)，并通過(guò)對(duì)在職的員工進(jìn)行后期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們熟知一些新設(shè)備的應(yīng)用，建設(shè)一批高素質(zhì)的管理人才，使得檔案管理隊(duì)伍更加精良。

4 結(jié)語(yǔ)

篇（2）

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視首先體現(xiàn)在：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能從思想上充分認(rèn)同檔案是歷史的再現(xiàn)，是人類記憶的寶庫(kù)，是不可缺少的精神財(cái)富。檔案材料收集不齊全帶給單位的是重大的損失，沒(méi)有檔案對(duì)歷史的記載，無(wú)法對(duì)過(guò)去進(jìn)行評(píng)價(jià)，更無(wú)法對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)。

（二）檔案工作網(wǎng)絡(luò)保持穩(wěn)定，使檔案工作的發(fā)展具有連續(xù)性

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視還體現(xiàn)在：建立健全本單位的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并保持檔案隊(duì)伍的基本穩(wěn)定，打造―支業(yè)務(wù)素質(zhì)良好的檔案工作隊(duì)伍，使檔案工作的可持續(xù)性得以保障。積極支持檔案干部參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作會(huì)議和研討會(huì)議，鼓勵(lì)登門拜訪其他企業(yè)、事業(yè)單位，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提高本單位檔案的管理水平，并對(duì)兼職檔案干部的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。

（三）對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)的大力支持，充分滿足檔案工作的發(fā)展需要

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，還表現(xiàn)在最大限度地給予檔案事業(yè)的發(fā)展提供必要的物質(zhì)保障，具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，保證檔案工作用房以滿足檔案工作持續(xù)發(fā)展的需要。檔案工作用房應(yīng)符合檔案建筑規(guī)范，為保障檔案材料的安全，同時(shí)還應(yīng)安裝紅外線報(bào)警系統(tǒng)和防盜門窗，配備相適應(yīng)的消防器材。

第二，保證設(shè)施設(shè)備的配置以適應(yīng)檔案工作不斷提高的需要。檔案工作配備的設(shè)備應(yīng)滿足檔案工作的發(fā)展需求。

第三，保證檔案工作必要的日常經(jīng)費(fèi)支出。要盡力解決檔案工作的各種實(shí)際問(wèn)題，必要的日常開(kāi)支應(yīng)得到充分保證。

二、制度建設(shè)，提供檔案事業(yè)發(fā)展基礎(chǔ)保障

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。《檔案法》及其實(shí)施辦法賦予檔案部門的職能，需要一系列規(guī)章制度加以落實(shí)和保證。業(yè)務(wù)規(guī)章制度的建立有利于保證案卷質(zhì)量，業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度的建立有利于保證隊(duì)伍建設(shè)適應(yīng)發(fā)展，部門立卷制度的建立有利于保證檔案工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)，獎(jiǎng)勵(lì)制度的建立有利于保證檔案規(guī)范化管理水平不斷提高。

（一）建立規(guī)章制度，保證文件材料的收集和案卷質(zhì)量

制度建設(shè)使檔案工作有法可依，有章可循。堅(jiān)持制度上門，責(zé)任到崗，落實(shí)到人，強(qiáng)化管理人員和科研人員的檔案意識(shí)；歸檔通報(bào)強(qiáng)化各部門的責(zé)任意識(shí)，有效促進(jìn)各部門分管負(fù)責(zé)人對(duì)本部門檔案工作的督促和檢查；檔案工作檢查評(píng)比活動(dòng)促進(jìn)各項(xiàng)制度的落實(shí)，充分調(diào)動(dòng)各部門的積極性。

（二）檔案部門立卷制度，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用

任何一個(gè)單位檔案專職工作人員的配備總是有限的，隨著檔案工作要求的不斷提高，檔案工作的業(yè)務(wù)量與日俱增，要保證檔案工作規(guī)范化管理的有效正常運(yùn)轉(zhuǎn)，僅靠為數(shù)不多的專職檔案干部是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。必須充分挖掘兼職檔案人員的潛力，實(shí)施部門立卷制度。兼職檔案工作者的作用不容忽視。充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，不僅可以保證檔案材料收集齊全、完整和整理規(guī)范，而且可緩解檔案部門的工作壓力，為專職檔案干部騰出更多的時(shí)間和精力從事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用和學(xué)術(shù)研究等工作，更重要的還在于使檔案工作形成一個(gè)充滿活力的有機(jī)體，造就一個(gè)良性循環(huán)的局面，實(shí)現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。專職檔案干部的監(jiān)督、指導(dǎo)作用不可忽略。立卷工作的事前指導(dǎo)，事中監(jiān)督，事后總結(jié)是專職檔案干部必不可少的功課；對(duì)存在的問(wèn)題要反饋到各立檔部門，并通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的方式，予以討論和研究，集思廣益，尋求解決良方。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力

好的規(guī)章制度最終必須通過(guò)具體的人來(lái)落實(shí)。只有兼職檔案員具有較高的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作規(guī)范化管理才能得以實(shí)現(xiàn)。因此，對(duì)兼職人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)是十分必要的。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度可保證每一個(gè)兼職檔案員都能明確白己的工作職責(zé)和本部門檔案工作的情況。對(duì)新上崗和換崗的兼職檔案員堅(jiān)持實(shí)地指導(dǎo)立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊(cè)》和《制度匯編》，配以法律法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業(yè)務(wù)技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評(píng)比活動(dòng)，此舉一方面增加評(píng)比的透明度和公正性，另―方面可使兼職檔案員進(jìn)一步熟悉業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也是一種特殊的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式。

（四）建立健全激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)各立檔單位的積極性

建立激勵(lì)機(jī)制是推動(dòng)檔案工作必不可少的一環(huán)。檢查評(píng)比制度，堅(jiān)持從組織領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)能力和案卷質(zhì)量三方面進(jìn)行量化考核，有效調(diào)動(dòng)各立檔部門的積極性。各量化指標(biāo)隨檔案工作的發(fā)展和要求予以調(diào)整。并對(duì)為檔案事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)的部門、分管負(fù)責(zé)人和兼職檔案員予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，促使各立檔單位搞好本部門的檔案工作。

三、開(kāi)發(fā)利用，提供檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)保障

篇（3）

2企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)不高

檔案資源的建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時(shí)，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來(lái)自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術(shù)不強(qiáng)，無(wú)法及時(shí)的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前，信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識(shí)文獻(xiàn)等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長(zhǎng)久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享

對(duì)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)服務(wù)體系，企業(yè)通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享工作。而對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場(chǎng)的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場(chǎng)用戶必須通過(guò)檔案管理部門的主頁(yè)或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識(shí)的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享有利于企業(yè)的知識(shí)體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進(jìn)有專業(yè)知識(shí)的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時(shí)管理部門的負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案管理的成員進(jìn)行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對(duì)公司經(jīng)營(yíng)情況的理解，使其自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。

篇（4）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.103

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-0-02

1 提升檔案管理水平的重要性

科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要標(biāo)志。做好檔案管理工作對(duì)于每一個(gè)檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，都是一項(xiàng)具有重要意義的工作。首先，從單位領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)記錄的檔案，及時(shí)、全面地掌握職工的整體情況，據(jù)此進(jìn)行單位工作的策略調(diào)整和工作計(jì)劃制訂；其次，從社會(huì)公民的角度出發(fā)，社會(huì)公民可以通過(guò)檔案了解單位的運(yùn)作情況。

2 檔案構(gòu)成的特點(diǎn)

檔案是工作單位的重要信息資源，它是由各業(yè)務(wù)處（室）在日常工作中總結(jié)和積累的眾多文件材料組成的。要對(duì)檔案管理水平的提升途徑進(jìn)行研究，就必須對(duì)檔案構(gòu)成的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)分析。

2.1 檔案具有多樣性

首先，檔案的內(nèi)容具有多樣性。第一，檔案包含了政府部門對(duì)企業(yè)的審查、認(rèn)證等各種材料；第二，檔案包括了多種類型的企業(yè)資料；第三，檔案包括了產(chǎn)品注冊(cè)、宣傳廣告、生產(chǎn)條件和生產(chǎn)過(guò)程的各種監(jiān)管資料；第四，檔案包含了辦理結(jié)案的行政處罰以及具體行政失范行為所引起的各類行政案件的資料。

其次，檔案的載體具有多樣性。檔案的載體既包括紙張，又包括磁盤、錄像帶、照片等聲像檔案，以及產(chǎn)品外包裝材料等實(shí)物檔案。

最后，檔案的規(guī)格具有多樣性。檔案既有A4標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件，也有小于A4標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件，還有大于A4標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件。

2.2 檔案具有階段性

檔案的形成包括多個(gè)階段，這也是檔案具有階段性特點(diǎn)的原因。

第一，受理階段形成的檔案。這些檔案是業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)檔案，主要包括受理通知書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、申報(bào)材料。

第二，審核階段形成的檔案。主要包含了工作人員對(duì)企業(yè)申報(bào)材料的檢查，對(duì)申報(bào)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)條件實(shí)地檢查所形成的審核材料。

第三，復(fù)審階段形成的檔案。主要包括各處（室）工作人員對(duì)審核程序進(jìn)行檢查所形成的復(fù)核意見(jiàn)等材料。

第四，審定階段形成的檔案。主要包括領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審批全過(guò)程進(jìn)行審核，簽署行政審批意見(jiàn)等材料。

第五，送達(dá)階段形成的檔案。主要包括經(jīng)過(guò)審定后，單位對(duì)企業(yè)的行政申請(qǐng)進(jìn)行批復(fù)，向企業(yè)印發(fā)行政許可文件以及下發(fā)許可證的材料。

3 檔案管理存在的問(wèn)題

雖然我國(guó)近年來(lái)逐漸開(kāi)始重視檔案管理工作，也投入了大量的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行檔案的建設(shè)和管理的完善，使我國(guó)檔案的管理水平得到了提高，但當(dāng)前我國(guó)各個(gè)企事業(yè)單位檔案管理水平依然不高，還存在許多問(wèn)題亟待解決。

第一，對(duì)于行政處罰的案卷，沒(méi)有做到及時(shí)按序移交給檔案室。第二，對(duì)下屬職能機(jī)構(gòu)的成立、名稱變化以及職能變化的檔案材料沒(méi)有做到有效收集。第三，在領(lǐng)導(dǎo)以及職工名冊(cè)已經(jīng)出現(xiàn)更新的情況下，沒(méi)有對(duì)名冊(cè)進(jìn)行及時(shí)修正。第四，許多檔案管理，沒(méi)有及時(shí)將年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表以及總結(jié)等按時(shí)歸檔。第五，當(dāng)前檔案管理普遍缺乏對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作等重要活動(dòng)的聲像記錄的收集整理。第六，許多單位的檔案管理硬件配套設(shè)施不健全，如缺乏必要的（打印機(jī)、空調(diào)等）硬件設(shè)備。

4 提升檔案管理水平的有效途徑

切實(shí)貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)我國(guó)檔案管理工作的指導(dǎo)要求，并不斷開(kāi)發(fā)新思路，創(chuàng)新新辦法，把檔案管理工作作為我國(guó)各單位機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，這是提升我國(guó)檔案管理水平的有效途徑。

4.1 改進(jìn)檔案的收集方法

由于檔案在內(nèi)容和載體上具有多樣性以及檔案的階段性特點(diǎn)，檔案的收集工作也比較復(fù)雜，因此，在檔案的收集方法上需要根據(jù)內(nèi)容、載體以及材料形成的階段進(jìn)行科學(xué)、合理地收集工作。

首先，檔案的收集要做到提前介入。各科室的工作人員對(duì)檔案的收集要有超前意識(shí)，改變行政審批工作結(jié)束后檔案工作人員才進(jìn)行資料的收集整理工作的傳統(tǒng)方法。檔案管理人員可以通過(guò)深入各業(yè)務(wù)科（室），預(yù)先了解情況，明確資料收集范圍，使各業(yè)務(wù)科（室）把審批材料的收集當(dāng)作審批的重要組成部分，并將該項(xiàng)工作納入相關(guān)人員的職責(zé)范疇，在有效提高工作人員檔案管理的意識(shí)的同時(shí)提高檔案質(zhì)量。

其次，檔案需要員工進(jìn)行主動(dòng)收集。各業(yè)務(wù)處（室）的職責(zé)范圍不同，使檔案經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料收集不全的問(wèn)題。因此，需要檔案人員切實(shí)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，主動(dòng)了解各業(yè)務(wù)科室的實(shí)際工作，并主動(dòng)進(jìn)行參與和幫助，做好承辦人員相關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)工作，指導(dǎo)工作人員做好初步檔案的收集和整理工作，以保證檔案移交時(shí)的完整。

再次，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤收集。一是要發(fā)揮各科室兼職檔案員的作用，二是要對(duì)行政審批過(guò)程中產(chǎn)生的文件，設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案的收集，從案件受理開(kāi)始到案件最終審核完畢的整個(gè)過(guò)程，都要安排檔案人員進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤收集，隨時(shí)指導(dǎo)檔案資料的收集整理工作。

最后，要做好檔案的檢查驗(yàn)收工作。檔案的檢查驗(yàn)收是確保檔案完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，明確資料的收集范圍和歸檔制度的相關(guān)要求，對(duì)檔案進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，保證檔案材料收集的完整性。

4.2 對(duì)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)出現(xiàn)了越來(lái)越多的由于公司業(yè)務(wù)的發(fā)展需要或公司規(guī)模擴(kuò)大等一系列原因，對(duì)企業(yè)實(shí)行遷址、擴(kuò)大規(guī)模等改進(jìn)措施的情r，這使傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案管理方法不符合當(dāng)今時(shí)展的需求。因此，為完善檔案的管理工作，有效提升檔案管理水平，管理人員須將當(dāng)前實(shí)行的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理的方法。例如，一家化妝品企業(yè)開(kāi)業(yè)后，其開(kāi)業(yè)的檔案將會(huì)立卷歸檔，但化妝品企業(yè)的法人代表、企業(yè)地址以及經(jīng)營(yíng)范圍都可以根據(jù)企業(yè)的申請(qǐng)進(jìn)行變更，變更過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生新的檔案材料，因此要將其變更的檔案作為變更卷及時(shí)立卷歸檔。

4.3 加強(qiáng)內(nèi)部管理工作，規(guī)范檔案管理

第一，不斷健全檔案管理的工作機(jī)制。加快檔案管理機(jī)制建設(shè)的步伐，建立健全檔案管理工作機(jī)制，用制度約束檔案工作，用制度管理相關(guān)員工。建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、食品藥品企業(yè)的信息收集機(jī)制、工作管理機(jī)制以及檔案管理人員崗位責(zé)任制度等，用機(jī)制和制度保證檔案的內(nèi)部管理規(guī)范、有序。

第二，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員要通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和強(qiáng)化培訓(xùn)以及考核等多種方法，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理工作能夠計(jì)劃縝密、步驟清晰、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、程序合理地進(jìn)行。

第三，不斷完善檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。在規(guī)范檔案管理、強(qiáng)化制度約束機(jī)制的同時(shí)，及時(shí)更新和完善檔案的硬件設(shè)施建設(shè)，建立專用的檔案室和檔案閱覽室，并配置專用的檔案柜、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、消防器材及其他硬件設(shè)備，為檔案工作的開(kāi)展提供基本條件。

第四，不斷提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。按照統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的組織管理、檔案設(shè)施建設(shè)、員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案利用等方面強(qiáng)化管理，不斷加強(qiáng)檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

最后，檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。公文用紙的質(zhì)量、紙張的尺寸和規(guī)格要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，如以橫拓作為排版的形式，在左側(cè)進(jìn)行裝訂。對(duì)公文的制發(fā)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，如有無(wú)簽發(fā)手續(xù)；是否符合審批的權(quán)限；公文的標(biāo)題是否正確；公文的字跡是否清晰；主送單位、產(chǎn)送單位以及落款和日期等。不管是草擬公文還是各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，對(duì)使用的筆種、墨水和紙張都要進(jìn)行規(guī)范，以利于檔案的長(zhǎng)久保管。

4.4 加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

人類自進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，信息化和數(shù)字化日益成為每一個(gè)人繞不開(kāi)的話題。信息時(shí)代也可以稱為數(shù)字時(shí)代，隨著數(shù)字化不斷向全球各個(gè)角落延伸，全文數(shù)字化定將會(huì)介入各級(jí)各類的檔案工作中，檔案的全文數(shù)字化也將會(huì)成為衡量一個(gè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化程度的重要指標(biāo)。相關(guān)人員應(yīng)將檔案管理工作推向數(shù)字化，并作為當(dāng)前以及今后較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)檔案管理工作的重點(diǎn)之一，并加大經(jīng)費(fèi)投入，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)和完善檔案管理工作，提升檔案管理水平。

檔案包涵豐富的信息，是一種極其重要的信息資源。但由于當(dāng)前我國(guó)檔案管理的整理工作十分繁瑣，工作中重復(fù)的勞動(dòng)較多，且管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度較大。因此，必須對(duì)工作進(jìn)行及時(shí)改革，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等現(xiàn)代化手段整理檔案，爭(zhēng)取得到事半功倍的良好效果。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能夠提高檔案的準(zhǔn)確度。在傳統(tǒng)的人工立卷工作中，立卷的工作人員往往會(huì)根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管他們大都參考了統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，但是因?yàn)槊總€(gè)檔案管理人員對(duì)其的理解有所不同，會(huì)對(duì)同一個(gè)文件進(jìn)行不同的分類，因此也避免不了檔案分類錯(cuò)誤等現(xiàn)象，嚴(yán)重降低了案卷分類的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案利用工作的效率較低。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，管理工作人員可按類別將不同的檔案內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)中，將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，并作為傳統(tǒng)檔案中以“卷”為單位時(shí)案卷目錄檢索工具的替代物，這種方法可避免人工操作方法在文件歸檔工作中產(chǎn)生的不良影響，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。

4.5 加強(qiáng)專職檔案管理人員的培訓(xùn)

人才是任何工作中最為貴和匱乏的資源，在檔案管理工作中同樣如此，檔案的管理工作不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)管理服務(wù)性很強(qiáng)的工作。這要求從事檔案管理的工作人員，尤其是在檔案室的專職檔案管理人員，不但要有非常扎實(shí)的檔案管理的業(yè)務(wù)技能基礎(chǔ)，也要有較強(qiáng)的檔案管理能力和服務(wù)意識(shí)。

在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，由于受到知識(shí)經(jīng)濟(jì)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的強(qiáng)烈沖擊，以及當(dāng)前出現(xiàn)的越來(lái)越多的新型檔案載體，使檔案的管理出現(xiàn)了許多全新的檔案管理方法，這些變化給專職檔案管理的員工提出了更高的要求。因此，專職檔案管理工作的檔案人員，要適應(yīng)新形勢(shì)下科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展給社會(huì)帶來(lái)的強(qiáng)烈沖擊，敢于向傳統(tǒng)的管理觀念提出質(zhì)疑，并不斷提出解決檔案管理問(wèn)題的新辦法和新思路，及時(shí)解決管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的檔案管理框架和檔案管理的模式，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，不斷突破。另外，專職檔案管理的工作人員，要非常熟悉檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，還要能夠熟練運(yùn)用各類檔案內(nèi)容、各種載體的檔案管理方法，在務(wù)實(shí)的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，努力使專職檔案管理人員成為一名掌握科學(xué)方法的檔案管理工作人員。

檔案工作人員在檔案工作的同時(shí)，要重視對(duì)檔案工作重要性的宣傳，對(duì)檔案法和檔案知識(shí)進(jìn)行多方面的宣傳，利用各種各樣的場(chǎng)合進(jìn)行檔案工作重要性的宣傳，如生產(chǎn)例會(huì)、工程驗(yàn)收以及查閱檔案資料時(shí)，進(jìn)行宣傳檔案的重要性。對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理知識(shí)以及管理方式進(jìn)行培訓(xùn)，可以訂閱《中國(guó)檔案》《檔案工作研究》等相關(guān)雜志，讓檔案管理人員對(duì)檔案管理的知識(shí)和內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平，促進(jìn)檔案管理信息化和數(shù)字化的發(fā)展。

5 結(jié) 語(yǔ)

檔案管理水平的提升是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，要解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，建立相關(guān)機(jī)制和制度，不斷增加投入，實(shí)行科學(xué)的檔案管理方法，使檔案管理工作更好地為單位其他工作提供服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

篇（5）

中圖分類號(hào)：：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

檔案工作是各單位各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。隨著各項(xiàng)制度的改革，檔案體現(xiàn)了一個(gè)單位的歷史足跡，只有在科學(xué)、規(guī)范地做好檔案管理工作的同時(shí)，注重與時(shí)俱進(jìn)，才能真正為單位的發(fā)展服好務(wù)，使其更加適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足社會(huì)的發(fā)展需求。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以，首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

（四）統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

二、完善人事檔案管理對(duì)策

（一）嚴(yán)格按程序交接

人事檔案移交是一項(xiàng)仔細(xì)嚴(yán)肅、手續(xù)慎密、職責(zé)巨大的作業(yè)，要根據(jù)流程進(jìn)行。檔案移交步驟：第一，對(duì)所管理的檔案開(kāi)展一次整體的清點(diǎn)，要帳實(shí)一致；第二，針對(duì)借出去的檔案要立即進(jìn)行催促歸還，收拾好借條，同時(shí)在借條上標(biāo)注緣由和催還狀況；第三，對(duì)沒(méi)有進(jìn)行歸納收拾的零散資料要按照類別放置好，收拾好之后要立即放在相應(yīng)檔案中；第四，根據(jù)檔案交接需求開(kāi)展轉(zhuǎn)交，同時(shí)在轉(zhuǎn)交手續(xù)上標(biāo)注轉(zhuǎn)交時(shí)間、位置、轉(zhuǎn)交雙方、證明人、轉(zhuǎn)交數(shù)量等，還必須在轉(zhuǎn)交文件上簽署相關(guān)人員名字，對(duì)轉(zhuǎn)交作業(yè)擔(dān)負(fù)責(zé)任。

（二）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序

建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個(gè)人，保證對(duì)政策要求必須備案的信息無(wú)遺漏無(wú)紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問(wèn)題出現(xiàn)。

（三）完善檔案管制機(jī)制

創(chuàng)建檔案作業(yè)機(jī)制一定要按照下面幾點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)：1制定的規(guī)則要符合科學(xué)以及合理性的標(biāo)準(zhǔn)。建筑起來(lái)的規(guī)則一定要達(dá)到企業(yè)特征以及檔案管制本質(zhì)，符合企業(yè)檔案管制的需求。2簡(jiǎn)單適用。機(jī)制一定要擁有可操縱性，其創(chuàng)建要按照便利適用、簡(jiǎn)單可行、操縱性強(qiáng)為宗旨，方便能夠更好的施展機(jī)制的指揮以及標(biāo)準(zhǔn)用途。3保持機(jī)制限制的雙向性。不僅限制主管也限制職員。主管的作風(fēng)對(duì)機(jī)制的順利開(kāi)展有直接作用，而職員是企業(yè)的關(guān)鍵組成團(tuán)體，是機(jī)制的關(guān)鍵限制目的和實(shí)施者。4保持機(jī)制實(shí)施的嚴(yán)厲性。檔案機(jī)構(gòu)不僅是擬定檔案規(guī)則的主管機(jī)構(gòu)，還是規(guī)則的實(shí)施機(jī)構(gòu)。在規(guī)則的實(shí)施程序中，要做好獎(jiǎng)懲的工作，充分表現(xiàn)出機(jī)制的威望。

（四）建章立制，有章可循，規(guī)范操作

主動(dòng)熱情的改好檔案搜集作業(yè)，機(jī)制張貼上墻，操縱作業(yè)能夠有規(guī)則可依據(jù)。建設(shè)職員借讀檔案記錄，職員檔案轉(zhuǎn)入以及轉(zhuǎn)出和進(jìn)行交接的記錄表格。針對(duì)因?yàn)闅v史緣由，的確搜集不到的檔案資料，要注明緣由，為之后的搜索作業(yè)供應(yīng)便利。所以，我們?cè)谡頇n案材料的時(shí)候一定要勤快，立即追蹤以及添加上新的材料，實(shí)現(xiàn)其原始根據(jù)用途。

（五）積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感

主動(dòng)搞好宣揚(yáng)作業(yè)，對(duì)搜集資料要仔細(xì)審查，把確鑿可信的資料歸入到人事檔案中，確保品質(zhì)。在檔案辨別程序中，檔案管制工作者要仔細(xì)負(fù)責(zé)、保證檔案是完善真實(shí)的，充分了解到工作人員在管制作業(yè)中的關(guān)鍵性，持續(xù)改善作業(yè)形式、作業(yè)手段，改革作業(yè)形式，提升作業(yè)速度，提升工作品質(zhì)。在辨別程序中，辨別對(duì)錯(cuò)，虛假材料定要拒絕，保護(hù)好人事檔案的真實(shí)健全原則。

（六）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率

篇（6）

當(dāng)前，在基層檔案管理工作中，還存在許多不容忽視的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在：有的基層單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠高；檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏；有的基層單位檔案管理設(shè)施、設(shè)備不夠齊全；有的基層單位檔案數(shù)量不完整、不齊全、不規(guī)范；有的基層單位不注重平時(shí)文件資料的收集和整理；有的基層單位制度建設(shè)還不夠完善，檔案管理還不夠規(guī)范等等。存在這些問(wèn)題的原因是多方面的，但是根本的原因是領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒(méi)有真正了解和認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位，使之無(wú)法充分發(fā)揮其重要作用。

二、提升基層檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

在基層單位，領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)的高低及對(duì)檔案工作的重視程度，直接影響到基層檔案工作的發(fā)展水平。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善，各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，自覺(jué)更新檔案意識(shí)，對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作要有一個(gè)清醒、深刻的認(rèn)識(shí)，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式提高檔案人員的素質(zhì)；二是通過(guò)公開(kāi)招聘、選聘等多種渠道把高層次檔案專業(yè)人才充實(shí)到基層檔案部門工作，為檔案工作補(bǔ)充高素質(zhì)人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，關(guān)心愛(ài)護(hù)檔案人員，切實(shí)解決他們的實(shí)際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補(bǔ)充完善各項(xiàng)硬件設(shè)施。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)是根本

在當(dāng)今形勢(shì)下，建立一支有專業(yè)知識(shí)、有文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案管理人員隊(duì)伍是提高檔案管理工作水平的根本，應(yīng)該從以下三方面入手：一是提高領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，把好用人關(guān)。選人用人時(shí)，把德才兼?zhèn)涞娜朔诺綑n案管理工作崗位上，保持檔案人員的穩(wěn)定，重視檔案管理人員素質(zhì)的不斷提高；二是加強(qiáng)培訓(xùn)，打造復(fù)合型現(xiàn)代化管理隊(duì)伍。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息化的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與各種教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。只有具備先進(jìn)的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。三是加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，牢固樹(shù)立正確的人生觀和世界觀，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。一個(gè)合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德，一定的創(chuàng)新能力以及團(tuán)隊(duì)精神等多方面的素質(zhì)。

（三）加大投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供保障

一是要加大檔案專用經(jīng)費(fèi)的投入力度。檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作。三是由被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變、由封閉式服務(wù)向開(kāi)放式服務(wù)轉(zhuǎn)變，使檔案工作更好的適應(yīng)發(fā)展的需要。現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為客觀的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

（四）注重建章立制，規(guī)范完善現(xiàn)代化管理機(jī)制

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是做好檔案管理工作的保障。檔案管理的科學(xué)規(guī)范程度，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平高低的重要尺度，單位部門的檔案意識(shí)，直接影響到檔案管理水平。依法建檔，建立健全檔案管理工制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，是搞好檔案工作的重要隱私。因此加強(qiáng)制度建設(shè)，以制度規(guī)范檔案工作，以制度保障檔案工作，顯得尤為重要。各基層單位要健全檔案管理機(jī)構(gòu)，建立與之相適應(yīng)科學(xué)的檔案管理體系，建立健全檔案材料收集歸檔等制度；制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；使檔案的收集工作制度化，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)帶頭主動(dòng)向檔案管理部門及時(shí)送交相關(guān)檔案材料，確保檔案材料收集、歸檔能夠準(zhǔn)確、完整。

（五）逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

一是加強(qiáng)科學(xué)管理檔案的意識(shí)。管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)、尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法來(lái)管理檔案的基本技能。二是掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化、是信息化社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)，努力使自己成為具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人。三是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案。檔案是一種豐富的信息資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。

參考文獻(xiàn)

篇（7）

當(dāng)前，很多人認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重。殊不知，檔案管理工作是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，科學(xué)有效的檔案管理工作不僅可以推進(jìn)企事業(yè)單位的工作效率，更可以給企事業(yè)單位制定科學(xué)合理的發(fā)展決策提供科學(xué)依據(jù)與參考標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案工作的主要內(nèi)容直接涉及到諸多個(gè)人工作生活中的秘密信息，檔案安全問(wèn)題也是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應(yīng)的是，許多領(lǐng)導(dǎo)干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不需要專業(yè)能力，誰(shuí)都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻機(jī)械的體力勞動(dòng)。筆者曾采用例證分析的方法，對(duì)檔案管理工作的意義、策略等內(nèi)容給予了深入細(xì)致的調(diào)研。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：許多檔案管理工作人員認(rèn)為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數(shù)據(jù)而已，并不需要專業(yè)的知識(shí)與技能。事實(shí)上，通過(guò)對(duì)比國(guó)外一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)可以知道，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式也隨之發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。比如，在數(shù)字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識(shí)別型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式達(dá)到了現(xiàn)代的知識(shí)管理模式。面對(duì)這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立科學(xué)的檔案管理觀。尤其要注意學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理工作知識(shí)，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理工作水平。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生。這一理論將檔案從形成到銷毀或?qū)⒁话阈畔⑥D(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程視做是一個(gè)整體的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。并認(rèn)為在這一運(yùn)動(dòng)過(guò)程中可因檔案價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干個(gè)階段，且不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間也同時(shí)具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案管理工作者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)與借鑒這一理論。并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，以創(chuàng)新思維為指導(dǎo)，打造和形成特色的個(gè)性化檔案管理工作理念和方法，以樹(shù)立正確的檔案管理觀。

2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

由于許多高校的檔案管理工作人員自身對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德以及辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神等，因而在自己的工作中并沒(méi)有積累下扎實(shí)的理論知識(shí)與技能知識(shí)，致使在工作中常常導(dǎo)致嚴(yán)重的工作失誤現(xiàn)象發(fā)生。當(dāng)工作中單位需要利用相關(guān)檔案為制定政策予以相關(guān)信息支持時(shí)，不能適應(yīng)工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意。可見(jiàn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是當(dāng)前改善檔案管理工作水平的緊要之事。可以通過(guò)以下途徑來(lái)解決這一問(wèn)題，首先是對(duì)現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的實(shí)踐能力；其次是要注意引進(jìn)專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學(xué)搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊(duì)伍；最后，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，給予政策與資金保障，采用鼓勵(lì)先進(jìn)、獎(jiǎng)罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

3 管理的規(guī)范化

（1）檔案采集的規(guī)范化。檔案管理的規(guī)劃化要求所有檔案必須采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋進(jìn)行包裝和密封，調(diào)集檔案時(shí)必須有相關(guān)憑證才能進(jìn)行，保證統(tǒng)一的格式和完整的管理，對(duì)于檔案的采集和收取更是需要投入極大的細(xì)心以及規(guī)范的操作步驟。（2）檔案整理歸類的規(guī)范化。檔案的整理和歸類也是需要一定的專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，必須要以專門的檔案管理人員，采用編碼的形式對(duì)檔案進(jìn)行定期的整理和歸類，使得檔案管理有序化，減少檔案查找的時(shí)間。（3）檔案保存的規(guī)范化。檔案的管理還包括對(duì)于檔案的保存，檔案室定期進(jìn)行通風(fēng)、除灰處理，加強(qiáng)檔案室的光照，減少檔案室的空氣濕度，以利于檔案的保存。（4）聘用熟悉檔案管理的人才，時(shí)期熟悉一些現(xiàn)代化的管理模式，有著相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)。

4 推進(jìn)檔案管理方法更新

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在作為檔案被管理之后， 也就被存儲(chǔ)起來(lái)， 并且利用的幾率較小，相關(guān)人員想要借閱檔案， 也需要經(jīng)過(guò)系列繁瑣的程序， 失去了檔案應(yīng)有的作用。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)， 對(duì)于檔案管理人員也有了一個(gè)新的挑戰(zhàn)， 并且傳統(tǒng)的檔案管理方式弊端逐漸的顯露。那么這就需要檔案管理人員積極的轉(zhuǎn)變檔案管理理念， 積極的使用現(xiàn)代化技術(shù)， 發(fā)揮檔案資源共享，還可以建立檔案管理網(wǎng)站， 借閱檔案管理人員通過(guò)相關(guān)的操作就可以登錄網(wǎng)站，找尋自己所需的檔案。

首先，要建立規(guī)范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設(shè)的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生，更不允許在工作中對(duì)檔案信息想交就交、不想交就不交現(xiàn)象的發(fā)生。明確檔案信息收集考核程序與責(zé)任

第二，建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個(gè)人，保證對(duì)政策要求必須備案的信息無(wú)遺漏無(wú)紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問(wèn)題出現(xiàn)。

篇（8）

一、主要問(wèn)題：

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。基層單位的檔案工作不能與其他工作同步規(guī)劃同步發(fā)展，這是普遍存在的問(wèn)題，有些領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案在社會(huì)和人民群眾生活中的重要性和必要性。嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案室管理機(jī)制和設(shè)施不健全。基層單位的檔案室沒(méi)有專人管理，各項(xiàng)管理制度落實(shí)不到位，管理設(shè)施不健全，分管領(lǐng)導(dǎo)也不過(guò)問(wèn)。有的單位沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，和行政辦公室在一起；有的檔案室里堆放單位的各種雜物象“倉(cāng)庫(kù)”;有的檔案室被擠占，裝具不足，不能統(tǒng)一保管檔案，文書(shū)財(cái)會(huì)檔案立卷后各管各的。給檔案保管和利用帶來(lái)了諸多不便，存在著嚴(yán)重的安全保密問(wèn)題。

3、檔案管理人員更換頻繁，專業(yè)知識(shí)差。由于基層單位對(duì)檔案工作重視不夠，檔案管理人員一身兼多職，沒(méi)有時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，加之更換頻繁，多數(shù)檔案員剛熟悉點(diǎn)檔案業(yè)務(wù)就換新人，使許多檔案管理人員沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的思想觀念，何談鉆研檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，所以檔案業(yè)務(wù)知識(shí)貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了檔案管理水平的整體提高。

二、針對(duì)以上問(wèn)題，要調(diào)整思路，改進(jìn)方法做好縣區(qū)基層單位檔案室的管理工作。

1、加強(qiáng)基層檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案室管理工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入全年工作的議事日程，充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，把檔案與自己日常工作、生活聯(lián)系在一起，加大檔案工作的宣傳力度，就能增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，使廣大人民群眾真正認(rèn)識(shí)檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進(jìn)和提高基層檔案室的建設(shè)工作。

2、提高檔案管理人員的素質(zhì)。一是加強(qiáng)培訓(xùn)，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，當(dāng)一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，是做好檔案管理工作的前提。只有通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，繼續(xù)教育，才能提高檔案業(yè)務(wù)水平。二是深入實(shí)際，親自實(shí)踐，制定適用于本部門的檔案保管期限表，以便掌握本部門檔案信息的需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強(qiáng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是愛(ài)崗敬業(yè)，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。從事檔案工作的管理人員，要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，恪守工作紀(jì)律，要有高度的責(zé)任心和使命感，熱愛(ài)自己所從事的檔案工作，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘當(dāng)默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)者，這才真正體現(xiàn)出你的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，也是檔案人所具備的素質(zhì)。

3、完善檔案室管理制度。建立健全檔案室的管理制度，是做好檔案室工作的重要保證。基層檔案室工作必須制度化。一是建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度；制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等規(guī)定。把分散在個(gè)科室和個(gè)人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一設(shè)專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續(xù)齊全。二是基層檔案員更換時(shí)，要嚴(yán)格遵守交接規(guī)定，檔案管理人員交接前要清點(diǎn)檔案室的各類檔案，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。避免檔案移交給綜合檔案館時(shí)出現(xiàn)多卷少卷、責(zé)任不清等問(wèn)題。三是把這些制度和規(guī)定納入崗位責(zé)任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績(jī)效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，促進(jìn)檔案室管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，有力地推動(dòng)縣區(qū)檔案工作的發(fā)展。

4、加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理。基層單位檔案室建設(shè)工作應(yīng)有一定物質(zhì)條件作保證。檔案室建設(shè)應(yīng)列入各個(gè)單位基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。一是設(shè)立單獨(dú)檔案室，專人管理。二是要加大資金投入力度為檔案室購(gòu)置一些必要的現(xiàn)代化設(shè)備，象電子計(jì)算機(jī)軟件等，具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度準(zhǔn)確讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)。檔案工作中的檔案、資料統(tǒng)計(jì)、管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會(huì)發(fā)展同步，與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)。檔案工作在信息化時(shí)代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技。這樣基層檔案室管理工作邁上新臺(tái)階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動(dòng)縣區(qū)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現(xiàn)檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力，因此，檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個(gè)方面：

1、觀察能力和分析綜合能力

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)紛繁復(fù)雜的社會(huì)，處于不斷的發(fā)展變化中，檔案的信息資源管理鞏固中要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應(yīng)能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價(jià)值檔案的第一步。檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價(jià)值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務(wù)的有價(jià)值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開(kāi)發(fā)高層次檔案信息的重要方法。通過(guò)細(xì)致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復(fù)雜的表象中發(fā)掘有價(jià)值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，從檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問(wèn)題、建議合理、帶有參考和指導(dǎo)意義的信息。

2、調(diào)查研究能力

檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力，掌握調(diào)查研究的基本方法。要真實(shí)、全面地留住歷史，就必須深入實(shí)際調(diào)查研究，全面了解社會(huì)歷史的真實(shí)面貌。要為社會(huì)提供服務(wù)，就要在客觀、全面、科學(xué)的原則指導(dǎo)下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會(huì)需求，進(jìn)而滿足社會(huì)和人們不斷增長(zhǎng)的信息要求。

3、組織能力和協(xié)調(diào)能力

在實(shí)際工作中，檔案工作者需要面對(duì)一個(gè)地區(qū)或一個(gè)系統(tǒng)開(kāi)展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡(luò)，需要進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的管理，需要培養(yǎng)、指導(dǎo)檔案員的工作。要做好這些工作，都要求檔案工作者學(xué)習(xí)掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過(guò)自己的努力，在工作網(wǎng)絡(luò)中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。

4、信息技術(shù)的應(yīng)用能力

檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機(jī)結(jié)合，熟練地運(yùn)用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問(wèn)題。

綜上所述，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)

[1]馬玉玲,張曉霞.談?wù)剬?duì)檔案工作的創(chuàng)新[J].檔案學(xué)通訊, 2003, (3).

[2]徐渝溶.淺談新時(shí)期檔案管理人員的角色轉(zhuǎn)變[J].學(xué)校檔案, 2006, (1).

篇（9）

二、煤田地質(zhì)檔案的分類及特點(diǎn)

依據(jù)記載內(nèi)容，煤田地質(zhì)檔案可分為三類：第一，文書(shū)檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過(guò)程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，經(jīng)營(yíng)管理檔案等；第二，科技檔案，即相關(guān)單位在進(jìn)行自然科學(xué)研究、建設(shè)和生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案，如水文檔案，地質(zhì)檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，科研檔案，測(cè)繪檔案等；第三，專業(yè)檔案，指在專項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，如人事檔案，醫(yī)療檔案，會(huì)計(jì)檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質(zhì)檔案的項(xiàng)目繁多，而且涉及的內(nèi)容范圍廣，數(shù)量大，保管期較長(zhǎng)，尤其是其中的測(cè)繪圖紙的紙質(zhì)資料，具有極高的價(jià)值。一般情況下，地質(zhì)勘探項(xiàng)目投資總額會(huì)高達(dá)上千萬(wàn)。

三、煤田地質(zhì)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

現(xiàn)階段煤田地質(zhì)檔案管理存在較多問(wèn)題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設(shè)備落后等問(wèn)題。首先，由于現(xiàn)代化社會(huì)的建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步正在不斷加快，地質(zhì)工作對(duì)于地質(zhì)檔案的需求劇增，但由于地質(zhì)檔案中多隱含企業(yè)甚至國(guó)家的機(jī)密資料，因此地質(zhì)檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個(gè)別單位出于對(duì)自身利益考慮而進(jìn)行檔案封鎖所導(dǎo)致地質(zhì)檔案使用價(jià)值的浪費(fèi)。再者，我國(guó)的地質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍水平有待提升，其管理人員的專業(yè)性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經(jīng)驗(yàn)，易因疏漏等問(wèn)題而造成資料缺失和損壞，不利于地質(zhì)檔案的封存。

與此同時(shí)，我國(guó)地質(zhì)檔案管理的技術(shù)手段較為落后，這與相關(guān)部門及工作人員對(duì)地質(zhì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足有關(guān)，因此直接導(dǎo)致資金分配不合理，投入不足，無(wú)法滿足現(xiàn)代化的輔助設(shè)備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質(zhì)檔案的缺失和損害，嚴(yán)重時(shí)會(huì)出現(xiàn)丟失。而且，地質(zhì)檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國(guó)聲像地質(zhì)檔案保存效果差，導(dǎo)致聲像設(shè)備管理無(wú)據(jù)可依，無(wú)制度可參考。[1]

四、加強(qiáng)煤田地質(zhì)檔案管理的措施

（一）建立健全煤田地質(zhì)檔案管理體系和制度

通過(guò)合理、完善的檔案管理體系中與具體實(shí)際相適應(yīng)的管理原則，輔之下級(jí)單位制定的具體的管理制度，地質(zhì)檔案管理工作能夠有章可循，做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，具體而言，應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)申請(qǐng)歸檔或者轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案的時(shí)限進(jìn)行嚴(yán)格要求，以此來(lái)敦促相關(guān)單位的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在項(xiàng)目結(jié)束之后及時(shí)的收集整理資料并予以提交，同時(shí)檔案的接收單位也應(yīng)及時(shí)按照有關(guān)規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率；再者，對(duì)有效資料借閱類別精心劃分。如調(diào)閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關(guān)借閱手續(xù)方可辦理；同時(shí)，應(yīng)保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對(duì)外界信息，那么檔案室應(yīng)根據(jù)需要統(tǒng)一，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關(guān)技術(shù)施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實(shí)做到地質(zhì)檔案資料的保密性。[2]

（二）加強(qiáng)地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作的管理

就檔案收集工作而言，煤田地質(zhì)檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作，其質(zhì)量的高低將直接影響地質(zhì)檔案的收藏價(jià)值。為了提高煤田地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作過(guò)程的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和規(guī)范性，相關(guān)工作人員應(yīng)首先提高自己的思想認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，同時(shí)注意協(xié)調(diào)其他相關(guān)單位和部門的工作，督促其及時(shí)進(jìn)行檔案的收集和移交工作，避免地質(zhì)檔案的材料出現(xiàn)遺失，確保原始資料的完整性和準(zhǔn)確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時(shí)，應(yīng)注重對(duì)勘探項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤式的管理，即從最初的立項(xiàng)至地質(zhì)勘探竣工，期間的所有原始資料都應(yīng)完整地收集，為便于長(zhǎng)期儲(chǔ)存，適宜用電子版儲(chǔ)存方式。

地質(zhì)檔案的鑒定較為復(fù)雜，其工作涉及兩個(gè)方面，即對(duì)檔案的保存期限進(jìn)行鑒定和復(fù)查。地質(zhì)檔案的鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵從“審查從細(xì)、留存從寬”原則，結(jié)合考慮歷史發(fā)展?fàn)顩r和實(shí)際工作的要求，同時(shí)又要考慮勘探單位和社會(huì)服務(wù)的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，如鉆探知識(shí)和檔案管理方法。

（三）加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)首先做到以身作則，重視人才培養(yǎng)，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯(cuò)誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有責(zé)任感和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幨缿B(tài)度。

（四）推行地質(zhì)檔案管理的信息化

實(shí)行檔案管理信息化，即利用數(shù)字信息對(duì)檔案資源進(jìn)行整理并實(shí)現(xiàn)信息資源的存儲(chǔ)和檢索，管理人員再依據(jù)管理載體對(duì)檔案進(jìn)行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時(shí)展的要求下進(jìn)行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進(jìn)。檔案信息化建設(shè)首先應(yīng)從建立在合理的準(zhǔn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上。首先，資料的征收環(huán)境應(yīng)開(kāi)發(fā)和利用信息化手段，使隱藏文件的價(jià)值得到最大化的凸顯。同時(shí)，檔案信息管理應(yīng)向數(shù)字化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動(dòng)密集型的管理使得其訪問(wèn)也很困難，并且占用了很多的倉(cāng)庫(kù)空間以及增加了很多管理成本。數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點(diǎn)，節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力，不受地域限制，實(shí)現(xiàn)資源共享。[3]

篇（10）

2高校的檔案管理具備的特點(diǎn)

我國(guó)歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復(fù)雜性、多樣性等特點(diǎn)，在檔案管理工作中應(yīng)充分利用這些優(yōu)勢(shì)，做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，以促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行。

2.1高校檔案內(nèi)容具有豐富性

高校的檔案管理內(nèi)容包括多方面的內(nèi)容，一般包括：教學(xué)管理、課堂管理、行政管理、黨務(wù)管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤管理、實(shí)訓(xùn)基地的管理等，在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文獻(xiàn)。這些檔案反映了不同職能部門各不相同的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的檔案，如制度、批示、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃以及不同會(huì)議和活動(dòng)中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關(guān)文化創(chuàng)造活動(dòng)中，還存在研究手稿、項(xiàng)目成果、研究論文、著論等相關(guān)檔案，其可以稱為高校日常工作的資源庫(kù)，其涵蓋了較為豐富的內(nèi)容。

2.2高校檔案管理的復(fù)雜性

高校檔案類型可以分為以下幾種：一級(jí)檔案：黨群管理中黨群檔案能反應(yīng)黨群工作管理在的現(xiàn)狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學(xué)活動(dòng)、設(shè)備情況等的教學(xué)檔案、設(shè)備檔案等，然后在根據(jù)高校檔案的管理工作中具體需要?jiǎng)澐植煌瑢哟蔚募?jí)別，依次往下還可分為二級(jí)檔案以及三級(jí)檔案等。

2.3高校的教學(xué)檔案整理具有周期性、專業(yè)性

高校以學(xué)期作為教學(xué)階段的劃分，原始檔案是周期性產(chǎn)生的，高校的檔案管理很大部分是按照學(xué)期來(lái)進(jìn)行歸納和整理，形成的檔案具備較強(qiáng)周期性；高校的學(xué)生會(huì)形成一定的共性，各高校不同系具有較強(qiáng)的專業(yè)性，另外，不同教學(xué)活動(dòng)會(huì)存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和科學(xué)性。

2.4高校的檔案載體具有多樣性

承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)材料作為載體，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，使紙質(zhì)載體主導(dǎo)性的地位呈直線下降的趨勢(shì)。技術(shù)及技術(shù)普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時(shí)間和環(huán)境等因素的影響，采用磁帶、光盤、磁盤、膠片等最為檔案的載體變得越來(lái)越普遍。且檔案相關(guān)內(nèi)容記錄方式以及傳遞、表達(dá)等方式都和傳統(tǒng)方式有較大區(qū)別。

3高校教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀

高校的到檔案管理是由各個(gè)學(xué)院系自主完成的，缺乏系統(tǒng)性的協(xié)調(diào)管理，處于檔案管理的初級(jí)階段，存在如下問(wèn)題：

1）高校大部分存在紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)象，檔案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；

2）電子檔案的保存方式不統(tǒng)一，一般會(huì)采用目錄整理來(lái)保存，查詢時(shí)會(huì)有較大的不便；

3）電子檔案的保存較為分散，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)造成重復(fù)建檔的現(xiàn)象，利用率也較低；

4）電子檔案查詢的過(guò)程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；

5）教學(xué)檔案的管理是在校園網(wǎng)中獨(dú)立運(yùn)行的，無(wú)法對(duì)各部門的工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

4高校檔案的管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

高校的檔案管理在信息技術(shù)大力推動(dòng)下，得到了較快的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)最大限度的結(jié)合，是高校發(fā)展追求的目標(biāo)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息的檢索、傳遞以及資源的共享。

4.1高校檔案信息化的管理

高校檔案信息化的管理，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)平臺(tái)，其包括檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用、相關(guān)網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用。對(duì)相關(guān)軟件和硬件進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，能構(gòu)建信息共享的平臺(tái)，使檔案信息管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的傳輸和科學(xué)化的管理。

4.2高校檔案管理應(yīng)提高檔案的案卷質(zhì)量

提高高校檔案案卷本身的質(zhì)量，應(yīng)充分利用好信息化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案案卷規(guī)范化、科學(xué)化加工處理方式，能確保檔案案卷的質(zhì)量，能更好的保存檔案。同時(shí)，應(yīng)確保檔案利用的實(shí)效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創(chuàng)造出更多的價(jià)值。高校檔案的信息資源建設(shè)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的技術(shù)建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)且能共享的數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)能儲(chǔ)存較多的數(shù)據(jù)信息，并能對(duì)其進(jìn)行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專題性較強(qiáng)的檔案信息分類組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現(xiàn)精神風(fēng)貌，因此，在檔案管理中，應(yīng)把檔案質(zhì)量放在首位。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)利用信息技術(shù)將不同版式、風(fēng)格、紙張的歸檔資料進(jìn)行分門別類的整理和分類，檔案案件的打印應(yīng)做到字跡整齊、清晰，字體要能適應(yīng)期不同情況下的需要，能進(jìn)行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。

4.3高校檔案管理應(yīng)構(gòu)建檔案的管理機(jī)制

高校檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合的同時(shí)，應(yīng)制定相關(guān)檔案的管理機(jī)制來(lái)確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案的管理者以及檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在遵循檔案現(xiàn)代化的管理機(jī)制原則的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)高校檔案管理的實(shí)際工作進(jìn)行預(yù)測(cè)規(guī)劃、控制監(jiān)督、組織領(lǐng)導(dǎo)、教育激勵(lì)等組織以及調(diào)整，以發(fā)揮管理者工作的熱情與積極性，發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的力量，以保障檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理機(jī)制。高校檔案管理所建立的機(jī)制應(yīng)符合我國(guó)實(shí)施的相關(guān)法律法規(guī)，并把競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)相關(guān)的機(jī)制引入到檔案科學(xué)化管理中，同時(shí)，還必須建立檔案管理工作責(zé)任制、聘任制、獎(jiǎng)勵(lì)制和考評(píng)制，讓檔案管理隊(duì)伍保持較高的素質(zhì)和良好的活力。從而創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)、合理、規(guī)范的高校檔案管理機(jī)制。

4.4高校檔案管理應(yīng)提高管理者的素質(zhì)

在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質(zhì)直接決定的檔案管理的水平，應(yīng)建立一支專業(yè)技術(shù)過(guò)硬、信息化的素質(zhì)較高的隊(duì)伍，才能激發(fā)檔案管理工作人員的潛力。專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍是高校檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的有力保證。高校是創(chuàng)造以及傳承科學(xué)文化主要的機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，應(yīng)對(duì)相關(guān)檔案工作管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，能提升其文化素養(yǎng)，以確保檔案信息管理人才隊(duì)伍的質(zhì)量。

篇（11）

（2）軟件和硬件設(shè)備之間有著一定程度的依賴性，這種依賴性主要表現(xiàn)在電子文檔內(nèi)容的形成以及處理都需要在計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持下完成，如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子檔案就無(wú)從形成和保存，更難以達(dá)到資源共享。

（3）不穩(wěn)定性，電子文件都是以計(jì)算數(shù)字設(shè)備進(jìn)行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過(guò)程中，每一個(gè)操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或者是軟硬件出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)使電子文件受到損壞和丟失的現(xiàn)象發(fā)生。電子文檔修改過(guò)的電子檔案很難識(shí)別被更改的痕跡。

二、提高電子檔案管理水平的有效措施

1、加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環(huán)節(jié)中的第一項(xiàng)，也是做好電子檔案管理的的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內(nèi)容自動(dòng)檢索功能，有時(shí)需要保留修改過(guò)程中的信息，這也是一種收集過(guò)程。我們不僅要收集正式文件，還應(yīng)該及時(shí)的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標(biāo)明文檔之間相應(yīng)的關(guān)系，對(duì)此類電子文件應(yīng)該加強(qiáng)管理。在收集和積累文件的過(guò)程中應(yīng)該拷貝，以此來(lái)防止和避免當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)造成電子文檔的丟失。

2、加強(qiáng)對(duì)電子文檔的分類管理將電子文件經(jīng)過(guò)認(rèn)真的確認(rèn)和整理后，將其從網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器或計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中刻錄或拷貝到其他可脫機(jī)載體上，以便長(zhǎng)期進(jìn)行保存。當(dāng)前，電子文檔的歸納保存應(yīng)符合以下幾個(gè)要求：一是在歸納時(shí)間上，應(yīng)以一年為限，將電子文檔的最終版本刻錄保存在存儲(chǔ)載體上，以便以后查閱方便。當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件業(yè)務(wù)也大量增加，因此采取備份的方法更加迫切和重要，在備份工作中需注意盡量不要將原始文檔和所備份的文檔存儲(chǔ)在同一臺(tái)計(jì)算機(jī)上。二是，從數(shù)量上來(lái)看，為了保證文件的真實(shí)準(zhǔn)確和可利用性，一般需要保存兩個(gè)版本，一套在單位檔案室存放，另一套可由相關(guān)科室進(jìn)行保存，以確保真實(shí)、有效的使用。

3、建立健全電子文檔的管理制度電子文檔的管理可建立有效的核查制度，以確保能夠定期對(duì)文檔進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文檔的歸納是否齊全、完整，文檔的相關(guān)手續(xù)是否齊全，是否符合相關(guān)規(guī)定等。并且由專人負(fù)責(zé)檔案的審核，保證不同來(lái)源的文檔能夠達(dá)到統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)要求，以便規(guī)范管理。文檔數(shù)據(jù)的使用和交流要有規(guī)范統(tǒng)一的原則，盡量采用通用格式。對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化，保留對(duì)各個(gè)文檔的處理信息，不要任意刪除。