檔案管理規范化大全11篇

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一、檔案管理規范化建設的重要性

1．對企事業單位的重要性。檔案管理工作是信息產業的重要組成部分，檔案資料的收集、歸檔以及檔案的數字化管理都成為單位進行檔案管理規范化建設的具體實施步驟。規范化的檔案管理工作給單位的信息收集做出了巨大貢獻，重要的科研資料、關鍵的經營策略大部分都出自于檔案資料之中，檔案資料成為企事業單位發展、建設的無形資產。

2．是企事業單位的信息來源。在信息時代的帶動下，檔案管理工作逐步受到社會各界的重視。檔案作為一項重要的信息資源，在無形中給予企事業單位各種決策依據。檔案的規范化建設才能最大化的發揮檔案的重要作用。檔案管理過程中，資料收集、整理以及歸檔等工作都為日后檔案資料的查找提供了便利，檔案管理規范化建設成為企事業單位信息來源的動力。

二、檔案管理規范化建設存在的問題

1．檔案管理觀念落后。傳統的檔案管理工作主要以手工管理檔案為主，對于現代化的檔案管理處于抵觸的狀態之中。檔案管理工作沒有引起領導的高度重視，沒有充分的認識到檔案發揮的重要作用，對于檔案的收集整理工作都處于消極的狀態，落后的觀念意識嚴重地影響到了檔案管理工作，對檔案管理的規范化建設產生了十分消極的作用。

2．檔案管理人員素質低下。我國的檔案管理人員多數不具備專業的素質，單位對于檔案管理工作的不重視，導致對于檔案管理人員的安排十分松散。檔案管理工作對于專業素質的要求十分高，需要檔案管理人員具有一定的責任心，要保持嚴謹、細心的工作態度。但是，我國的檔案管理工作十分艱辛，普遍薪資待遇不高，不能留住科班出身的檔案管理人員，導致檔案管理系統人員不斷流失，檔案管理規范化建設難以進一步發展。

3．檔案管理體系不完善。首先，我國的檔案管理制度不健全。檔案管理各項工作沒有統一的規章制度作為約束，大多數企事業單位的檔案管理工作成為一種自發行為，檔案管理工作缺乏時效性、規范性，檔案帶來的信息資源不能得到很好的利用，從而使檔案管理工作失去了實際的意義。其次，我國的檔案管理體系落后。我國的檔案管理工作起步晚，受到經濟、文化的制約，檔案管理工作仍然滯留在改革開放初期。缺乏專業的管理人才，檔案管理的觀念意識十分落后，檔案管理體系落后。

三、檔案管理規范化建設對策

1．提高檔案管理人員素質。首先，要培養檔案管理人員的專業素質。定期對檔案管理人員進行培訓，豐富檔案管理人員的專業素質，提高其業務水平。檔案管理工作具有時代性，需要檔案管理人員不斷提高自身的素質，從而進一步完善檔案管理的規范化建設，以更好地完成檔案管理工作。其次，提高檔案管理人員的道德水平。檔案管理工作因其自身的特點十分的枯燥乏味，需要檔案管理人員具備良好的道德素質，樹立崇高的職業道德，在工作中樹立責任心，認真負責地做好檔案管理的每一項工作。

2．完善檔案管理規范。完善檔案管理規范，有效提高檔案管理規范化建設的效率。首先，建立檔案管理規則。檔案管理工作應該建立相應的管理規則，完善的規則有效地提高了檔案管理的工作效率，增加檔案管理的有序性。采取合理有效的檔案管理方式，利用最小的人力、物力、財力將檔案室管理得井井有條，節約檔案管理時間的同時提高檔案管理工作的效率。其次，完善檔案管理人員交接工作規定。檔案管理人員在離職后檔案的交接工作十分重要，事業單位由于檔案交接沒有完整的規章制度，造成工作的交接不完善、不徹底，許多具有十分重要價值的檔案嚴重地損壞，不能很好地利用，會造成嚴重的損失。這就需要檔案管理人員在離職時做好全面的交接工作，建立完善的交接工作規定，嚴格按照規章制度交接工作，減少交接帶來的檔案管理問題。

3．實現檔案管理信息化建設。信息化時代的到來，要求檔案管理工作也逐步實現現代化、信息化建設，檔案管理的信息化更加有利于檔案管理的規范化建設。首先，投入大量的資金，加強檔案室的硬件設備建設，引進先進的檔案管理的設備和程序。培養專業的檔案管理人才，掌握檔案信息化管理工作，完善檔案室的信息化建設。其次，完善檔案管理向信息化轉變。檔案管理通過實現信息化，進一步完善規范化，需要檔案管理工作不斷從傳統的管理方式向信息化轉變。改變從前的紙質檔案管理，利用先進的信息管理設備，節約檔案管理的費用，提高檔案管理的效率。

參考文獻：

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一、高校檔案管理規范化的必要性

隨著高校對檔案管理重視度的不斷提升，檔案管理的情況有所改善，利用率也有所提高，但是現行的管理條例仍存在較多的問題，管理規范化問題還沒有得到有效解決，有關部門仍需加強改進，不斷提升檔案管理質量。高校檔案采用規范化管理的原因主要有以下幾點：

（一）沒有規矩不成方圓

當前，涉及高校檔案管理的制度主要有材料收集制度、鑒定制度、保密制度等，這些制度的建立主要為了保障各項工作的開展能夠有據可依，但是在現有的高校檔案管理人員體系中，制度的落實情況并不可觀。[1]造成制度落實不佳的原因主要有以下幾點：首先，制度的建設并不完善，現有的檔案管理制度并沒有形成完善的體系，管理內容也沒有經過嚴謹的理論驗證，導致制度與實踐之間存在一定的差異，很多制度都無法落到實處；其次，現有的檔案管理人員配置不合理，管理人員的素質也不能滿足要求。高校在進行檔案管理人員招聘時并沒有建立明確的標準，很多工作人員的專業素養都不夠，而且在?F有的條件下，要求管理人員不僅要具備扎實的檔案管理知識體系，還要能夠熟練操作計算機，善于利用現代技術實現檔案管理的信息化；最后，管理人員工作的積極性有待加強。工作人員的態度和行動力會直接影響管理的效果，但是現有人員大部分都消極怠工，執行力不足，無法發揮制度的優勢。

（二）只有嚴起來，才能落下去

檔案管理制度的建立最主要的是為了規范管理人員的行為，制定嚴格的操作標準，從而建立標準化的管理準則，提高管理效率和質量。而要真正將制度落到實處，最主要的就是建立嚴格的落實政策，加強對管理人員日常行為的監督，只有從意識上加強對工作人員的要求，才能從根本上解決高校檔案管理存在的問題。自《檔案法》出臺以來，各高校都逐步建立了與此相對應的制度和政策，但是人們并沒有建立對系統的認知，在思想上也沒有提高重視度，從而導致在操作上嚴不起來，進而出現檔案管理混亂的現象。

二、加強高校檔案管理規范化的措施

為了提高檔案管理效率和服務質量，高校必須從以下幾點加強對檔案的規范化管理：

（一）優化檔案管理的路徑

隨著現代科技的不斷發展，社會各行各業都在向信息化、智能化方向轉變，只有采用信息化的管理方法，加強對信息技術的使用，才能進一步提升管理效率，提高服務質量。在新時期的檔案管理中，必須依靠高校領導層的力量，自上而下的推動檔案管理工作的開展，逐步提升檔案管理在高校管理中的地位，加快信息化建設。[2]首先，高校應加強對信息技術的引進，加強對管理人員的日常培訓，建立開放的信息化環境，從而為信息化措施的落實提供積極的環境支持；其次，應制定完善的檔案管理制度并加強對落實情況的監督，不斷提升制度的使用率，充分做到檔案的規整與接收同步，保證檔案的完整性；最后，應引進優秀的檔案管理人員，加強對網絡技能的培訓，從而全面提升工作人員的整體素質，實現信息化管理，不斷提升管理人員的信息化操作水平。

（二）探索優化檔案管理的對策

檔案管理作為高校工作的重要組成部分，應作為校園建設的主要成分。首先，應建立檔案管理的意識，提高對檔案管理重要性的認識，逐步轉變工作人員的態度，提高他們工作的積極性，加強其它部門對檔案管理部門的配合，從而為檔案管理工作的開展提供積極的環境支持；其次，應加大對檔案管理工作的資金、技術及人才投入，各部門應積極響應領導層的號召并將政策落到實處，基層工作人員應加強對自身素質的建設，轉變傳統的管理思想，積極學習先進的管理方法，從而提高基層檔案管理工作的規范化，進而實現高校檔案管理規范化的目標。

（三）加強收集工作，使高校學生檔案更加立體化、規范化

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一、傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用

傳統管理檔案的方法主要是指在次年的第一個季度對前一年醫院工作中的全部檔案信息資料進行科學的整理，并且對其進行分門別類的立卷和歸檔。然而，醫院全年工作總結中的各項具體數據主要還是來源于各科室的各種總結報告和統計方面的報表，并且只能從眾科室的眾多材料中將所需要的各種數據信息提取出來。造成這種復雜情況的原因主要與以下幾方面有關：第一，醫院檔案管理的方法仍然采用的的傳統的管理方法，檔案管理尚未形成一個完整的規范制約。第二，醫院各科室的主任大多都是專業性非常強、技術水平高超的干部，一般在業務管理方面肩負著重要的責任，并且還肩負著對各科室進行行政管理的重要使命，但是部分主任對于行政方面的管理工作不熟悉的情況普遍存在，相應的便對檔案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身與和各科室的業務工作聯系并不密切，便使得科室內的主任在行政管理工作中的狀態是十分的被動，檔案的管理工作也就更難形成科學的體系。因此，在醫院檔案的管理中對信息收集不全面、重復利用信息等現象經常出現。為確保能夠更好的利用醫院檔案信息資源，更好的為人民服務，醫院就必須對新的管理檔案的方法和有效途徑進行深入的探究，從而保證醫院檔案信息的不會流失，并且不斷充實醫院在衛生方面的信息，從而能夠最大限度的保證醫院檔案信息資源使用價值的有效發揮。

二、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上

為更好的適應社會主義市場經濟的發展需要，和基于一切為了病人的服務理念，醫院逐漸形成了以各科室的龍頭管理模式，并且將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上面。同時為保證更好的為臨床一線服務，醫院檔案收集工作就必須有所改變和提高，通過更上一個全新的臺階，來實現信息資料的系統化、科學化、完整化的收集和整理，并且醫院的檔案管理工作朝著更加規范化和科學化的方向發展。利用這種方法不僅可以將各科室的具體情況系統化的反映出來，并且還能通過報表中的具體數據及時的發現問題，并采取針對性的措施進行及時的整治，從某種意義上講這非常有利于科室主任全面掌握各項情況，是做好總結性報告和提高報告水平的重要依據。

三、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試

根據醫院的實際發展情況和經濟條件，可以建立專門的檔案室評審，不僅與目前醫院所進行的醫療衛生條件改革相應，并且將檔案工作的管理工作在每個科室內滲透，從而最大限度的發揮重要作用。一方面，它完全不需要動用科室大量的人力、物力以及時間去進行各項資料的整理和收集，也不需要專門人員去進行管理，只需要制定科室內的一個技術人員在規定時間內不耽誤自己工作任務完成的同時，花費少量時間在表格內容和要求的提示下，將科室工作中的各項數據通過文字記載的方式真實的記錄下來。另一方面，表格的填寫對于推動科室的工作的進展、主任的管理、新業務新技術的科學研究以及行政管理等具有非常重要的作用。

四、有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑

醫院科室的檔案管理工作對管理整個醫院都起著非常積極的作用，但是任何新事物的出現和發展的過程都不是一帆風順的，都是在艱y困陷中逐漸成長和發展起來的，醫院檔案的管理也不例外。因此，相關的檔案管理者要積極的開動腦筋，使檔案管理的工作在大多數人的支持、理解中獲得不斷的發展。第一，要得到醫院領導和各科室主人的理解和大力支持，通過采取各個擊破的方式，并將實踐付諸于行動中，使他們都能夠對這項工作有所了解，明白其中所蘊藏的重要意義和目的，并將具體的實施辦法講解清楚，在此基礎上對他們進行一定的動員，確保其能夠積極主動的接受這項工作。第二，在非常具有代表性的醫院進行試點，并與其他未采用這種方法科室在年終的評比活動中進行科學有效的對比，從而將其本身的對醫院管理發展的重要作用凸顯出現，為檔案管理工作在醫院整個管理的正常實行打下牢固的基礎。

五、結語

隨著社會經濟的快速，以計算機為載體的電子信息技術獲得了巨大的進步。檔案作為醫院管理中的至關重要的組成部分，是醫院得以正常運行和發展的重要保障。為適應社會發展和醫院的實際需要，必須加強對醫院檔案的管理，使其能夠根據管理工作的重心，有針對性的展開工作，通過重點分析隱藏在其中重點問題，做出科學的決策以此來有效促進醫院檔案管理工作朝著科學化的管理方向發展。綜上所述，本文通過對醫院檔案管理工作的重要性進行了仔細、科學的分析，并在此基礎上經過深入的分析和考慮，從傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試以及有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑等方面對醫院檔案管理規范化的可行性進行了科學有效的探究，從而為醫院檔案管理水平的有效提升和新時期醫院的健康發展具有非常重要的意義。

參考文獻：

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[2]張桂蘭.關于醫院檔案管理規范化探究[J].中國衛生產業，2011，（23）.

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檔案管理是非常重要的一項工作，能為做出各項決策提供參考和依據，因而受到管理者的重視和關注。尤其是在新時代背景下，對婦幼保健檔案管理提出更高要求。因此，應該順應時展需要，重視現代信息技術應用，完善管理規章制度，提高管理人員素質，實現有效提升婦幼保健檔案管理工作水平的目的。文章探討分析新時代對婦幼保健檔案管理的要求，指出檔案管理的不足，并提出改進措施，希望能為提高檔案管理水平提供啟示與借鑒。

1 婦幼保健檔案管理規范化的要求

新時代對婦幼保健檔案管理提出更高要求，在這樣的背景下，更應該加強管理工作。從而順應時展需要，促進檔案管理水平提高。具體來說，其要求體現在以下方面。

1.1 提高婦幼保健檔案管理服務質量

檔案管理規范化的指導下，為促進各項工作順利進行，應該提高決策的科學與合理性，有指導各項工作的開展。而在檔案管理工作中，更應該注重落實各項制度措施，完善規章制度，提高管理人員素質。從而更好順應新形勢，實現提高婦幼保健檔案管理服務質量的目的，為各項工作開展提供優質服務。

1.2 推動婦幼保健檔案管理創新發展

注重轉變婦幼保健檔案管理方式方法，更新管理理念，有效落實各項要求，促進檔案管理的創新發展。婦幼保健檔案管理的創新與發展，離不開相關制度措施的創新、思想觀念的創新、技術的創新。應該對其進行綜合利用，提高檔案管理創新水平，各好服務于婦幼保健的各項工作。

1.3 注重現代科學技術應用

主要包括信息技術和計算機技術的應用，應該對其進行綜合有效利用，為婦幼保健檔案管理工作提供優質服務，從而順應時展需要。在現代科學技術的支持下，要建立完善的數據庫，推動婦幼保健檔案管理的數字化進程，做好各項數據錄入工作，推動檔案管理創新發展。

1.4 有效服務婦幼保健各項工作需要

通過完善婦幼保健檔案管理規章制度，提高管理人員素質，重視現代科學技術應用，使其更好服務于婦幼保健檔案管理工作需要。并在這樣的背景下，合理利用檔案信息資料，為做出決策提供依據，更好服務于各項工作，促進檔案作用的有效發揮。

2 婦幼保健檔案管理規范化存在的問題

在新時代的背景下，加強婦幼保健檔案管理的重要作用是不言而喻的。但由于相關制度不完善，一些管理人員素質偏低，現代信息技術應用不到位，影響檔案管理水平提高，存在的問題體現在以下方面。

2.1 婦幼保健檔案管理人員素質偏低

例如，一些婦幼保健檔案管理隊伍陳舊，相關人員素質偏低，未能掌握信息技術的應用手段，忽視結合時代的新要求創新管理方式。再加上管理培訓工作不到位，未能結合新形勢和新要求創新婦幼保健檔案管理工作，難以提高工作水平。

2.2 婦幼保健檔案資料相對缺失

忽視搜集詳細、全面的檔案資料，整理和歸檔不到位，未能全面細致的進行編號，影響婦幼保健檔案管理水平提高。另外，檔案資料相對缺失，沒有全面搜集資料，難以發揮指導和參考作用，需要采取措施改進和完善。

2.3 婦幼保健檔案的信息化建設不重視

新時期，信息技術和計算機技術得到充分有效利用，對提高婦幼保健檔案管理水平具有重要作用。但目前在實際工作中，一些檔案管理人員的信息技術應用技能較低，甚至忽視信息化建設，難以全面提高婦幼保健檔案管理水平。

3 婦幼保健檔案管理規范化的路徑及對策

為彌補婦幼保健檔案管理工作存在的不足，結合時代要求，更好適應新形勢和新情況，筆者認為應該從以下方面入手，采取有效的改進和完善措施。

3.1 提高婦幼保健檔案管理人員的素質

結合時代的新形勢和新要求，促進婦幼保健檔案管理人員綜合水平提高。注重檔案管理基礎知識扎實，專業技能強的工作人員引進，不斷充實檔案管理工作隊伍，為開展管理工作創造條件。同時結合新形勢和新要求，加強婦幼保健檔案管理人員的培訓和教育，豐富他們的理論知識，提高他們的管理水平和現代信息技術應用水平。并在檔案管理中善于總結經驗，努力提升檔案管理水平，掌握現代信息技術應用技能，更好服務于管理工作需要，推動婦幼保健檔案管理工作順利進行。

3.2 豐富婦幼保健檔案的各種資料類型

注重檔案信息資料收集，為婦幼保健檔案管理工作創造良好條件，實現努力提升檔案管理工作水平的目的。資料收集完成之后，還要及時整理和歸檔，做好檔案信息的分類與編號工作，方便檔案資料的查閱和使用。重視信息技術應用，推動檔案管理的數字化進程，加強各項工作，促進檔案管理水平提升。加大檔案信息資料搜集和整理工作，善于更新思想觀念，用全新的觀念和眼光發現檔案信息資源，增強資料的生動性與真實性，為婦幼保健檔案管理提供豐富的資料。

3.3 推動婦幼保健檔案管理的信息化建設

順應時展的要求，在婦幼保健檔案管理工作實踐中，注重計算機技術和現代信息技術應用，使其更好服務于檔案管理各項工作。加大技術開發力度，建立完善的檔案管理數據庫，詳細錄入檔案信息資料，構建完善的檔案數據庫。結合新時期和新形勢，注重檔案數據庫資料的更新與完善，不斷補充新內容。并做好編號和分類整理工作，方便檔案信息資料查閱，為使用者獲取檔案信息資源創造條件。進而提升檔案信息化建設水平，并促進工作效率提升。

3.4 提高婦幼保健檔案的信息服務水平

婦幼保健檔案信息化是社會發展的必然趨勢，也是新時代加強檔案管理不可忽視的工作。要重視計算機和信息技術應用，推動婦幼保健檔案信息化和網絡化，為檔案信息收集、傳遞、存儲和使用提供方便。促進檔案信息資源共享，方便資料查詢與獲取，滿足使用者對檔案信息資源的需要。創新婦幼保健檔案管理的服務模式，為使用者提供個性化服務，讓他們更為有效的開展各項工作，滿足對檔案信息資源的需要，提高婦幼保健檔案管理水平。

3.5 注重婦幼保健檔案管理的監督工作

構建完善的管理監督制度，合理配備監督管理人員。并提高他們的綜合素質，讓他們有效開展巡視和檢查工作。從而及時發現檔案管理存在的不足，提高監督工作水平。這樣既能促進婦幼保健檔案管理水平提高，還有利于激發監督管理人員的積極性，讓他們更為有效的開展各項工作，提高婦幼保健檔案管理工作水平。

4 結束語

總之，新時代對婦幼保健檔案管理工作提出更高要求，同時也為婦幼保健檔案管理指明方向，提供動力。在這樣的背景下，更應該明確婦幼保健檔案管理的不足，結合管理工作需要，采取有效的改進和完善對策，促進婦幼保健檔案管理工作水平提高。從而更好適應時代要求，為婦幼保健檔案管理水平提高和服務質量提升創造良好條件。

參考文獻

[1]胡濱.高校檔案管理規范化的路徑探析[J].北京檔案，2015（5），108

[2]王維佳.信息時代下改善檔案管理工作的路徑探討[J].黑龍江檔案，2015（4），101

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二、社區檔案管理規范化措施

（一）強化宣傳，加強檔案意識

社區檔案管理工作關系到社區居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種多樣的方式，積極組織社區居民委員會工作人員學習與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區檔案管理工作與領導責任掛鉤，以此來保證社區檔案的完整。

（二）健全檔案管理，建設合理的社區檔案管理制度

根據社區檔案管理工作的需求，制定并健全社區檔案管理的相關制度，促進社區檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區檔案管理條例，要將制約社區檔案管理工作發展的因素一一解決。

（三）加大對檔案人員的業務培訓與指導工作

積極組織各個社區檔案部門的工作人員參與關于檔案的培訓，讓其了解檔案整理與立卷等規范的工作形式，同時還需要對社區工作相關知識有一定的了解。社區檔案管理工作人員只有熟練掌握社區檔案工作的詳細步驟以及了解社區工作的相關職能與性質，才可以在日常工作中做好社區檔案管理工作。

（四）加大檔案管理的信息化建設

社區檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養，就必須加大檔案管理信息化建設的步伐。當今世界計算機和網絡信息技術的迅猛發展，國內計算機檔案管理的網絡程度也在持續強化。而檔案人員必須要通過現代化的先進技術以及先進的管理觀念來強化社區檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業檔案的網絡安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關系到商業機密及知識產權的檔案文件的完整。與此同時，社區檔案部門的工作人員要積極學習，拓寬知識面，掌握工作所相關的知識以及行業的現狀與未來，提升自己的綜合素質，應用現代化的科學裝備與技術，應用先進的管理方法進行指導及改善檔案工作，這樣才能做好社區檔案的管理工作。

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科學化規范化的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應改革開放的需要，開創檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。多年來，檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，為經濟建設和社會進步發揮更大作用。

一、全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二、提高案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性?！耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、嚴格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

五、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設施一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

六、實施“以我為主”的歸檔原則

實現檔案保管的完整化、價值的最大化和檢索的便捷化是當代檔案工作規范化、標準化的根本目標。近似公文的重復、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規范化、標準化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關鍵所在。

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。

在實際工作中，不僅要嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點問題：

首先：要避免檔案的無序及混亂，就應從準確掌握文件歸檔時機著手，明確劃分已經完成的任務文件及未完成的。為已經完成現行階段任務的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，進行明確合理的分工，注意區分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進行分類整理，減少歸檔中出現的重復現象，降低信息冗余度，實現檔案利用價值的最大化，提高檢索效果。

七、提高人員素質

檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

參考文獻

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2. 王榮國、李東來：《數字圖書館的概念形態及研究范圍》，《圖書館學刊》，2001年第5期。

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隨著時間的推移，檔案資本文由收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學的方法保管，以便最大限度地延長其“壽命”，這對于農業檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個重要任務。

一、檔案損壞的原因。隨著科學技術的發展，檔案的載體形式多種多樣，現就紙質制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復雜的，但主要是兩個因素：一是紙質制成材料的質量、紙質好壞、印刷工藝、寫字墨水質量等都會影響檔案“壽命”，是紙質檔案遭到損壞的內在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農業和農村檔案管理規范化的必要性

農業是我國國民經濟的基礎產業，農業為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農村經濟，不僅要引進先進技術，而且還要推廣先進經驗，在這些活動中產生和形成了許許多多重要的農業和農村檔案，記載了我國農業發展歷程，記錄了農村各項工作和農民生產、生活的真實情況，為農業科學研究提供了依據，為維護廣大農民權益提供了重要憑證。

近年來，村級檔案雖然實現百分之百的建檔，但是還有待進一步完善，使村級檔案管理達到標準化規范化。從目前來看，農業科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴重問題，比起其他門類或專業檔案差距太大，我們發現農業方面的檔案大多數是經驗式管理，自討方便，談不上立卷標準、管理規范。個別的檔案還存放在各業務部門個人手中，雖然鄉（鎮）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數是文書、會計、村民檔案，要使農業檔案真正為“三農”建設中發揮作用，非常有必要對農業、農村檔案進行標準化管理。

三、農業和農村檔案規范化管理的內容

農業和農村檔案建立后，加強規范化管理，是一個重要的問題，規范的內容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質等。

1、建立農業和農村檔案管理制度

農業和農村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統地管理好農業和農村檔案就必須從上到下建立健全嚴格的規章制度和崗位責任制，既有檔案工作領導小組，又要有檔案室機構和檔案人員，還要有業務基礎設施完備的檔案用房和用柜，使農業技術推廣、良種繁育供應、農業氣象、農業機械、農作物新品種等項工作中形成的檔案都能進行集中統一管理，而且對農業檔案形成的時間、歸檔內容、歸檔份數都要進行嚴格要求，并由專人負責立卷、歸檔、保管、利用、做到

制度健全、標準一致、管理規范。

2、農業和農村檔案基礎材料的收集、整理

農業檔案要圍繞農村“三農”、基層民主選舉、村務公開、科技興農、農村精神文明建設、農業產業結構調整、鄉（鎮）企業經營、糧棉購銷、體制改革減輕農業社會化服務體系和農產品市場體系等各項重點工作中形成的有保存價值的各種門類和各種載體檔案材料進行廣泛的收集，對這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機關業務建設規范進行嚴格要求，在業務指導工作中作到基礎業務建設要起點高、一步完善到位。

3、農業和農村檔案材料的保管條件

為確保檔案安全和便于社會各方面利用，對各單位、個部門、各專業戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

四、農業和農村檔案管理規范化的好處

農業和農村檔案經過系統地、規范化整理后，為開發利用打下了堅實原基礎。直接為各經濟技術部門的領導和科技人員提供服務上有三大好處。

一是查找方便。經過集中系統的收本文由收集整理集、整理、分類、組卷、編目后，有規律的存放在盒、箱、庫內，只要利用者前來查詢有關檔案材料，檔案人員就會很順利地將檔案材料提供利用者，不再會為查找一份材料而四處奔波既浪費時間、又浪費人力，結果還保證不了能查找到所需要的檔案材料。

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（一）對檔案管理不重視

目前衛生院檔案管理工作人員大部分不是專業的管理人才，領導對檔案管理工作也沒有足夠的重視，所以部分檔案管理工作人員的工作熱情降低，對管理工作的態度也以應付居多，沒有足夠的耐心和責任心，很多人認為檔案管理就是抄抄寫寫，保管等事物性的工作，不能給單位創造經濟效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應付檢查就行了，檔案管理沒有什么重要的事情要做。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在衛生院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規范

目前絕大多數衛生院都制定了較為健全的院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的檔案管理模式。由于管理制度不完善造成檔案制度不健全，在的各項管理中，衛生院制定了醫療、藥品、預防保健、行政后勤等各種管理制度，而涉及到檔案管理的卻很少，在各級的目標管理中，一般也未將檔案管理納入考核中。對檔案缺少科學的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現象嚴重，應該形成的重要檔案沒有形成，為今后的提供利用留下缺憾。檔案收集效率不高：在衛生院管理中，各級衛生院制定了適用于本院的、較為健全的醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（三）缺少專業的高素質檔案管理人員

由于較多的衛生院對檔案管理工作不重視，因此，在很多的院中沒有設立專職的檔案管理人員，主要是通過招聘兼職人員進行簡單的管理。兼職人員流動性較強，不僅給工作交接帶來麻煩，也不利于檔案管理水平的提升。出于各種原因，衛生院通常會為醫療技術人員提供大量的機會來提高自身的素質和進行繼續教育，卻很少組織檔案管理人員進行培訓、學習，這就使得檔案管理人員缺少專業的、系統的檔案管理知識，他們的思想觀念、管理水平都停滯不前，無法更上社會和衛生院的前進步伐，自然無法滿足衛生院發展的需求。

二、提高檔案管理水平的措施

（一）思想上重視檔案管理

檔案管理工作是衛生院工作不可分割的一部分。隨著社會的發展，在新時期下，傳統的檔案管理工作已不能滿足人們的需求，這就需要我們緊跟時代的腳步，改進和完善檔案管理工作中存在的問題，進一步推進檔案管理工作的水平，為衛生院的發展添磚加瓦，使檔案工作更上一層樓。因此，衛生院應該定期組織人員進行對檔案管理重要性學習，在平時也要注意對檔案管理重要性的宣傳，提高整體的檔案管理意識。另外，院領導要把檔案管理納入衛生院發展和管理的重要內容來抓，與業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳衛生院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與衛生院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

（二）健全檔案管理體系

檔案是衛生院發展的見證，它從各方面客觀、全面地反映衛生院了在不同時期、不同背景下發生的重大事件以及重要工作，同時檔案對于衛生院的發展起著保駕護航的作用，如在衛生院的改革、建設文明行業，提高醫療質量方面都扮演著不可替代的角色。因此，我們要制定合理的檔案管理制度。衛生院首先要制定相對可靠和完善的檔案管理制度，并要求相關的管理人員對制度的內容做到熟記在心，以此來改變檔案人員隨意、懶散的工作作風；有關領導要認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作給予支持。另外，還要將檔案管理納入衛生院發展規劃。檔案信息化管理應緊密聯系衛生院的發展戰略，領導要充分認識到，只有領導足夠重視和支持，把檔案管理納入發展規劃，才能把衛生院綜合檔案管信息化落到實處。

（三）提高檔案管理人員素質

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醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。

1 醫院檔案管理的發展現狀

醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的?，F在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：

首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。

再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。

最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。

2 醫院檔案管理規范化可行性的分析

2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理

醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。

2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系

傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。

有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。

2.3 科技的運用使管理更加方便

傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。

2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費

由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。

3 結論

在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。

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一、檔案管理規范化建設現狀

（一）工作人員能力不足

眾多負責檔案管理工作的人員自身不具備專業能力與素質，不了解自身工作的具體內容以及重要作用，導致自身工作質量較為低下，工作效率難以符合要求，給檔案管理規范化建設造成諸多阻礙，影響了單位自身的發展。各個單位沒有將檔案管理工作擺在正確的位置，在檔案管理人員的工作安排上較為松散，導致檔案管理工作無法發揮實際效果。我國檔案管理工作人員薪資待遇普遍較低，但是對檔案管理人員素質卻有著較高要求，例如責任心較強、工作態度認真嚴謹，但是過低的薪資待遇難以吸引素質較高、能力較強的專業人士，造成人才資源的流失，為了保證檔案管理工作的正常進行，檔案管理工作往往由其他工作人員兼任，導致檔案管理工作質量偏低，影響了檔案管理規范化建設的正常進行。

（二）檔案管理工作觀念較為落后

很多單位的檔案管理工作仍舊沿用較為傳統的檔案管理模式，即通過手工工作、人力工作對檔案進行管理，這樣的管理方式與現代化管理方式存在較多的沖突，影響了檔案管理工作的正常進行，給檔案管理規范化建設造成了阻礙。相關領導缺乏對檔案管理規范化建設的正確認識，不了解檔案管理規范化對自身發展的重要作用，因此，他們不重視檔案管理規范化工作的正常進行，在檔案管理工作中缺乏足夠的投入，降低了相關工作人員的工作積極性，檔案管理工作難以取得理想中的效果，給檔案管理規范化建設帶來了嚴重的不良影響，給單位自身的發展造成阻礙。

（三）缺乏完善管理體系

我國各個單位缺乏較為完善的檔案管理體系，沒有良好的制度對檔案管理工作進行約束，單位領導與相關工作人員不了解檔案管理工作的重要作用與意義，導致檔案管理工作在各個單位中并不是一項常規工作，而是自覺工作，工作本身缺乏規范性、實效性，檔案中所包含的大量的信息資源無法得到合理的應用，因此，單位的檔案管理工作逐漸失去了實際作用。檔案管理工作沒有足夠的發展時間，而且受到各方面因素制約，導致我國各單位的檔案管理體系與時代脫節；專業人才的缺乏給管理體系的構建帶來了諸多困難，致使檔案管理規范化建設工作包含諸多問題，導致檔案管理規范化建設陷于停滯。

二、檔案管理規范化建設的構建思路

（一）培養檔案管理人員

檔案管理人員是檔案的直接管理者與檔案管理規范化建設的踐行者，他們的能力與素質將直接決定檔案管理規范化建設的質量，因此，各個單位需要對檔案管理人員進行培養。首先，需要使其擁有專業素質以及較高的工作水平，保證檔案管理人員能夠勝任自身工作，擁有良好的工作效率與工作質量，在工作過程中能夠不斷學習，了解現代化的檔案管理方式，并且將其正確的進行運用。檔案管理人員的道德素質也是其中較為關鍵的一環，檔案管理工作是一項較為枯燥的工作，檔案管理人員需要擁有良好的道德素質，能夠以一個認真的態度對待自己的工作，可以很好的承擔自己的責任，因此，各個單位需要注重對檔案管理系統人員道德素質方面的培養，為檔案管理規范化建設提供幫助。

（二）健全檔案管理體系

檔案管理工作效率與檔案管理規范化建設需要健全的管理體系作為保證，各個單位需要注重管理規則的制定，以此作為檔案管理工作效率的保障，讓檔案管理工作更加富有有序性，提升檔案管理工作效率，促進檔案管理規范化建設的正常進行。交接工作在檔案工作中處于十分重要的位置，是檔案管理規范化建設的保障，大多數單位缺乏與交接工作相關的管理制度，導致檔案管理人員在交接工作中暴露出眾多問題，例如離職工作人員沒有對各部分檔案進行詳細說明，導致接任者不了解檔案具體內容，無法對檔案進行合理利用。因此，需要將交接工作中各個細節作為檔案管理體系的一部分，對交接工作的各個環節進行規定，避免因交接工作造成的諸多問題。

（三）進行信息化建設

各個單位的檔案管理工作應該順應時展趨勢，積極進行信息化建設，保證檔案管理工作質量，促進檔案管理規范化建設。各個單位需要加強在檔案管理信息化建設方面的投入，對檔案管理信息化所需要的設備進行購買，對相關軟件進行安裝，培養能夠掌握信息技術的管理人才，對檔案管理工作進行逐步完善。檔案管理方式也需要逐步轉變，以信息化作為標準，更新原有的管理方式，讓檔案管理工作效率得到提升，促進檔案管理規范化建設的進行。

參考文獻

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一、養老服務機構檔案管理的現實意義

（一）有助于提升養老服務機構的工作成效。養老服務機構檔案主要是記錄老年人在養老機構中的生活細節，同時也記錄了養老服務機構工作開展的具體內容與成效，此類檔案能有效反映我國養老事業的發展與改革，能不斷發現養老服務機構存在的一些問題并及時解決。檔案是養老服務機構客觀掌握該機構發展規律的主要依據之一，這是對老年人各項生活活動的真實記錄，因此，不斷提升養老服務機構檔案管理的工作水平與服務質量，不僅能提升工作成效，還能在一定程度上推動我國養老事業的發展。

（二）有助于體現養老服務機構的服務水準。從養老服務機構的角度來分析，積極開展檔案管理工作，不僅能體現養老服務機構的服務水準，同時更重要的是體現養老服務機構的綜合特色。真實、客觀、完整、內容豐富、特點鮮明的養老服務檔案，以及科學、合理、規范、高效的工作理念能有效提升養老服務機構的聲譽。另外，養老服務機構的檔案還能為各項相關工作的開展提供重要的參考依據，一定程度上推動養老服務機構的改革與發展。

（三）有助于深入了解老年人生活狀況。從老年人的親屬角度來分析，親屬可以通過老年人的個人檔案來了解老年人當前的生活狀況。檔案準確、真實、完整地記錄了養老機構老年人的生活過程，并且檔案的唯一性與原始性，讓廣大家屬能夠及時了解老年人的生活近況，提供了方便快捷的服務。

二、養老服務機構檔案管理規范化實現措施

（一）養老服務機構檔案管理制度的完善性。根據我國當前頒布的《檔案法》與《人事檔案工作條例》相關規定與要求，養老服務機構檔案管理工作人員要善于分析當前機構的現狀，掌握當前養老服務機構存在的一些現實問題，并且還需要考慮到我國養老事業未來發展的趨勢，同時結合自身工作經驗建立養老服務機構檔案管理制度并不斷進行完善，尤其是在細則實施方面一定切實進行。養老服務機構檔案管理制度的完善要有明確歸檔的范圍，對檔案的生成過程進行細化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，逐步提升養老服務機構檔案管理的整體水平。

（二）養老服務機構檔案管理的個性化。養老服務機構要最大限度保障檔案的個性化特征，通過不斷豐富養老檔案的內容，能有效實現這一目標。對養老服務機構檔案進行豐富的過程中，首先必須考慮到養老機構的實際情況，另外還需要充分重視養老服務機構的發展趨勢，要從不同的角度，全方位去探索，建立較為完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的檔案，通過這些資料進一步反映老年人在養老機構當中的實際生活狀況與心理狀態。注重養老服務機構檔案管理的個性化，為養老服務機構的發展提供有價值的參考資料。

（三）養老服務機構檔案管理工作機制的健全。養老服務機構必須建立健全的檔案管理工作機制，保障檔案管理各個工作部門能夠有效協調地合作，進一步提升檔案管理工作的成效。首先，養老服務機構需要建立檔案管理工作的協調機制?；陴B老服務機構各個部門的實際情況，有針對性地分配專業人才做好收集整理工作，并根據相關規定，及時將檔案資料上傳到檔案管理部門，同時辦好交接手續。其次，考核評價機制的完善。要定期對養老服務機構檔案管理部門的工作人員實施工作考核，將考核結構與部門的利益相互結合，讓考核的依據公正客觀，并且成為職員升職的主要依據之一。最后，加強檔案管理工作的監督力度，最大限度避免檔案資料出現遺漏等問題。

（四）養老服務機構管理隊伍素質的培養。要做好養老服務機構檔案管理的規范工作，需要一支素質高能力強的管理隊伍。因此，養老服務機構檔案管理部門需要加強工作人員檔案知識與技能培訓，加強團隊的素質，讓每一個崗位都有專業的人才進行操作。首先，養老服務機構檔案管理部門需要對檔案分管進行明確，并且同時部署檔案與業務，并將之納入新一輪的檔案工作計劃與考核范圍中，最大限度保障檔案管理工作能夠有序有效地開展。其次，崗位職能培訓。有針對性地進行崗位培訓工作與繼續教育，不斷激發工作人員的管理思維，進一步掌握檔案管理的相關技能。最后，養老服務機構管理人員自身要加強專業水平的提升，通過各方面渠道加強檔案管理方面的學習，提升自我工作能力，為養老服務機構檔案管理的發展貢獻力量。

三、結語

綜上所述，養老服務機構檔案是老年人在養老服務機構中的原始憑證，能有效反映老年人的實際生活狀況與身體狀態，同時能為養老服務機構積極開展各方面的工作提供有效資料與歷史依據。因此，養老服務機構檔案管理工作必須得到我們的重視，加快檔案管理規范化建設，促進養老服務機構穩定發展。

【參考文獻】