檔案管理基本要求大全11篇

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【摘要】本文從水利工程檔案管理的基本要求、核心內(nèi)容和管理措施三方面進(jìn)行了具體的分析和闡述。

關(guān)鍵詞 水利工程；檔案管理；核心內(nèi)容；管理措施

WATER records management requirements and measures basic analysis

Gao Li-hui

(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)

【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.

【Key words】WATER;File management;The core;Management measures

1. 水利工程檔案資料管理的基本要求

水利工程檔案是水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規(guī)要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責(zé)和任務(wù)，是維護(hù)國家利益，保護(hù)自已合法權(quán)益，提高管理水平和應(yīng)急能力的需要。水利工程檔案是工程建設(shè)審計(jì)工作的依據(jù)、是工程驗(yàn)收的依據(jù)、是質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)、是工程建設(shè)質(zhì)量查、改的依據(jù)和憑證。

1.1檔案管理的依據(jù)和竣工驗(yàn)收

水利檔案管理的依據(jù)有：《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦［2005］480號(hào)）；《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》》（水辦〔2008〕336號(hào)）；《水利工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收管理規(guī)定》（水利部30號(hào)令）；《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》（SL223- 2008）；《水利基本建設(shè)項(xiàng)目竣工決算審計(jì)暫行辦法》（水監(jiān)［2003］370號(hào)）；《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（2000年1月30日，國務(wù)院令第279號(hào)）。竣工驗(yàn)收主要是資料的驗(yàn)收：法人驗(yàn)收，政府驗(yàn)收，工程檔案資料的驗(yàn)收﹙要求作專項(xiàng)驗(yàn)收﹚。工程檔案要求真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。真實(shí)是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項(xiàng)，即所有應(yīng)歸檔材料的類項(xiàng)必須齊全；準(zhǔn)確是指檔案資料所反映的內(nèi)容要準(zhǔn)確，其中包括文字、數(shù)字、圖形都要準(zhǔn)確，特別是竣工圖要能準(zhǔn)確反映工程建設(shè)的實(shí)際狀況；系統(tǒng)是指所有應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)保持其相互之間的有機(jī)聯(lián)系，相關(guān)的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項(xiàng)目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內(nèi)容，應(yīng)做好這部分材料的收集、整理工作，關(guān)鍵是要及時(shí)整理，要將不同種類（照片或錄像）的聲像或電子材料分別立卷。

1.2水利工程檔案的歸檔范圍與要求

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執(zhí)行，工程檔案保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，永久為50年以上，長(zhǎng)期為15～50年、短期為15年以下，長(zhǎng)期保存的檔案實(shí)際保管期限不得超于工程項(xiàng)目的實(shí)際壽命。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)歸文件材料應(yīng)字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應(yīng)有科學(xué)的分類方案，案卷質(zhì)量符合《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。

1.3檔案資料驗(yàn)收與移交

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，是工程竣工驗(yàn)收的重要組成部分，各級(jí)水行政管理部門在組織水利工程驗(yàn)收時(shí)，須通知相應(yīng)的檔案管理部門作為驗(yàn)收委員會(huì)成員負(fù)責(zé)工程檔案的驗(yàn)收工作，工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織參建單位對(duì)所承擔(dān)的工程檔案資料收集、整理、歸檔進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)已達(dá)到規(guī)范要求后，寫出自檢報(bào)告，在申請(qǐng)工程驗(yàn)收時(shí)，一并報(bào)上。實(shí)行總承包的，應(yīng)由總承包單位負(fù)責(zé)向建設(shè)與管理單位移交；實(shí)行分包的，應(yīng)由各承包單位向建設(shè)單位移交，或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位匯總后，再向建設(shè)與管理單位移交；實(shí)行監(jiān)理制度的，應(yīng)由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)審查合格后，再由各有關(guān)單位向建設(shè)與管理單位移交；審查與移交均應(yīng)履行簽字手續(xù)。移交與接收工程檔案資料的時(shí)間，應(yīng)視工程建設(shè)的實(shí)際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進(jìn)行檔案資料移交與接收工作。

2. 水利工程檔案管理的核心內(nèi)容和管理措施

建設(shè)工程資料是工程建設(shè)從項(xiàng)目的提出、籌備、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡(jiǎn)稱為工程資料。主要包括工程準(zhǔn)備階段資料、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗(yàn)收資料等。建設(shè)工程資料，是建設(shè)工程合法身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。參建各方都負(fù)有收集、整理、簽署、核查工程資料的責(zé)任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實(shí)性、可靠性。因此，我們應(yīng)當(dāng)規(guī)范工程資料的管理，將工程資料視為工程質(zhì)量驗(yàn)收的重要依據(jù)，甚至是工程質(zhì)量的組成部分。

2.1水利工程檔案的核心內(nèi)容。

（1）工程準(zhǔn)備階段資料：是指工程在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、開工審批及工程概預(yù)算等工程準(zhǔn)備階段形成的資料，由建設(shè)單位提供。

（2）施工資料：是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)形成。主要包括單位工程整體管理與驗(yàn)收資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測(cè)量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程竣工后，施工單位應(yīng)按規(guī)定將施工資料移交給建設(shè)單位。

（3）監(jiān)理資料：是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的資料，主要包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗(yàn)收資料和其它資料等。監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)完成，工程竣工后，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定將監(jiān)理資料移交給建設(shè)單位。

（4）竣工驗(yàn)收資料：是指在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的資料。包括工程驗(yàn)收總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、財(cái)務(wù)文件和聲像、縮微、電子檔案等。

2.2工程資料的管理職責(zé)。

（1）工程資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、工程合同和設(shè)計(jì)文件等規(guī)定。

（2）參建單位應(yīng)將工程資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和全過程。

（3）工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理并按規(guī)定進(jìn)行移交。資料組卷與資料份數(shù)應(yīng)符合規(guī)定。

（4）工程資料應(yīng)實(shí)行分級(jí)管理，由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位主管（技術(shù)）負(fù)責(zé)人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設(shè)過程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并按規(guī)定取得相應(yīng)的崗位資格。

（5）工程各參建單位應(yīng)確保各自所形成的資料的真實(shí)、有效、完整和齊全。對(duì)工程資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。

2.3水保檔案管理的必要性和對(duì)策。

（1）沒有統(tǒng)一的水土保持檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢困難，檔案信息利用率低，或大部分既有資料未歸檔、建檔。

（2）檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現(xiàn)象普遍存在，檔案資料分布散亂。

（3）檔案管理人員匱乏。

（4）未實(shí)行專業(yè)化管理，檔案資料保管或存儲(chǔ)的軟、硬件條件差，檔案資料破損現(xiàn)象嚴(yán)重。

（5）法制意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理工作未引起各地的重視，也無專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入，制約了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

2.4規(guī)范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設(shè)、水土保持決策科學(xué)化、水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)以及提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要。規(guī)范水土保持檔案管理的對(duì)策應(yīng)建立水土保持檔案資料庫，進(jìn)行統(tǒng)一檔案編碼和密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識(shí)，建立并完善水土保持檔案管理制度，培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊(duì)伍。挖掘檔案資料潛力，為水土保持及社會(huì)公眾提供服務(wù)。

3. 總結(jié)

水利工程資料管理必須納入項(xiàng)目管理的程序中，資料員應(yīng)參與生產(chǎn)過程，及時(shí)掌握施工管理信息，便于對(duì)資料的管理監(jiān)控。工程資料的收集必須與實(shí)際施工進(jìn)度同步。對(duì)所提供的資料不符合規(guī)定要求的不予結(jié)算工程款。按質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量控制資料核查記錄、施工技術(shù)管理資料、工程安全功能檢驗(yàn)資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產(chǎn)生時(shí)間的先后排列。根據(jù)實(shí)際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規(guī)定移交、歸檔。按時(shí)移交給公司、建設(shè)單位和城建檔案部門。

參考文獻(xiàn)

［1］梁靜.水利工程檔案管理與發(fā)展J.湖南水利水電，2008，（4）：78～79.

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【中圖分類號(hào)】R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-7526(2012)04-0293-01

血站是負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻(xiàn)血事業(yè)的蓬勃發(fā)展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質(zhì)量體系認(rèn)證后，血站獻(xiàn)血檔案管理的制度化、系統(tǒng)化也進(jìn)入了規(guī)范發(fā)展的軌道。同時(shí)，隨著血站計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的普及，也給獻(xiàn)血檔案管理的安全問題注入了新的特點(diǎn)和內(nèi)容。

1 基本要求

1.1 保障血液質(zhì)量安全：保障血液質(zhì)量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何閃失。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個(gè)大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因此，獻(xiàn)血者檔案的完整、準(zhǔn)確，將成為考量整個(gè)采供血流程中“質(zhì)量第一”原則的最初保障。

1.2 保存獻(xiàn)血過程的記錄 ：目前階段，醫(yī)患矛盾日漸突出，各類醫(yī)療糾紛層出不窮，作為醫(yī)療衛(wèi)生單位的血站也勢(shì)必?zé)o法避免的面臨醫(yī)患沖突的危險(xiǎn)。隨著人們法律知識(shí)不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，血站在糾紛中如何免責(zé)是一個(gè)非常現(xiàn)實(shí)的問題，一份完整、翔實(shí)、準(zhǔn)確的獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨各方責(zé)任的重要依據(jù)依。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)及可追溯性與見證性具有長(zhǎng)期甚至永久性的保存價(jià)值。

1.3 篩選安全血源的依據(jù)：從經(jīng)血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻(xiàn)血者、受血者身體健康的基本要求，獻(xiàn)血者檔案的各項(xiàng)記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻(xiàn)血的安全血源，也有助于及時(shí)掌握獻(xiàn)血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻(xiàn)血周期提供依據(jù)。

2 獻(xiàn)血檔案材料歸檔范圍

獻(xiàn)血者檔案的歸檔范圍應(yīng)包含整個(gè)無償獻(xiàn)血的過程，即從體檢化驗(yàn)獻(xiàn)血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業(yè)務(wù)科室，應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無償獻(xiàn)血健康征詢表（包括獻(xiàn)血者姓名、證件號(hào)碼、從事職業(yè)、聯(lián)系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運(yùn)輸記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。

3 如何管理獻(xiàn)血檔案

3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業(yè)務(wù)過硬、具有良好職業(yè)道德，還要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng),自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業(yè)道德,從黨和國家的利益出發(fā)做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業(yè)知識(shí)常識(shí)，能及時(shí)與相關(guān)科室溝通，為如何更完整的保存獻(xiàn)血檔案出謀劃策。

3.2 獻(xiàn)血檔案的正確采集是保障獻(xiàn)血檔案完整安全的前提，其具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)。這就要求各相關(guān)科室人員各司其職，及時(shí)準(zhǔn)確的記錄整個(gè)過程。同時(shí)，需各科時(shí)間交接的各類原始檔案和數(shù)據(jù)信息要進(jìn)行核對(duì)，雙方確認(rèn)無誤后簽字交接。分層把關(guān)，相互約束，確保數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確。

3.3 建立獻(xiàn)血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時(shí)根據(jù)根據(jù)不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對(duì)一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。

總之，要提高血站獻(xiàn)血檔案管理工作水平，還必須借助血站計(jì)算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)，以及相關(guān)工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動(dòng)化管理水平，為血站管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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（一）SOA的基本概念

“SOA”是“Service Oriented Architecture”的縮寫，中文意為“面向服務(wù)的體系架構(gòu)”。它是一個(gè)組件模型，“SOA”主要是一種涵蓋架構(gòu)風(fēng)格、編程模型等一套新的分布式軟件系統(tǒng)構(gòu)造方法理論，主要包括這幾個(gè)過程：從建模到開發(fā)，然后整合再部署，最后運(yùn)行、管理。它將不同的服務(wù)通過接口聯(lián)系起來，使得服務(wù)可以使用通用的方式進(jìn)行管理。建立在以SOA基礎(chǔ)上的信息系統(tǒng)，可以自行研發(fā)組織，具有良好的維護(hù)性、可用性和可擴(kuò)展性。

（二）運(yùn)用企業(yè)服務(wù)總線的方法（ESB）

支撐SOA的關(guān)鍵是其消息傳遞架構(gòu)――企業(yè)服務(wù)總線（ESB）。ESB采用“總線”模式來管理和簡(jiǎn)化各服務(wù)應(yīng)用之間的集成拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，在網(wǎng)絡(luò)中起到一個(gè)連接的作用，以接受的開放準(zhǔn)則作為支撐點(diǎn)，然后使得事件以及消息等動(dòng)態(tài)之間能夠相互關(guān)聯(lián)和通暢，是一種在服務(wù)和應(yīng)用之間標(biāo)準(zhǔn)的集成方式。ESB作為最基本的連接中樞，使得網(wǎng)絡(luò)之間的連接能夠更好的進(jìn)行，是構(gòu)筑企業(yè)神經(jīng)系統(tǒng)最為根本的要素。ESB架構(gòu)主要使得異地應(yīng)用之間的消息能夠發(fā)送和接收，除此之外，還能夠通過ESB發(fā)送和接收消息。

二、在SOA的基礎(chǔ)上建立高校人事檔案管理系統(tǒng)

（一）建立高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求

高校人事檔案管理涵蓋了各個(gè)不同的部門和方面，建立高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求就在于能夠使現(xiàn)有的各類管理系統(tǒng)能夠完好的保存，以及讓系統(tǒng)之間有所差異，這樣能夠讓用戶更好的查看個(gè)人信息。新的系統(tǒng)還應(yīng)具有安全性和可靠性，能夠很好地維護(hù)用戶的信息安全。除此之外，新的高校人事檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)最大程度的適應(yīng)各個(gè)板塊，使得各個(gè)板塊之間能夠自由的傳輸，能夠屏蔽系統(tǒng)之間的差異性，

（二）高校人事檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

SOA系統(tǒng)能夠很好的滿足高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求，它能夠?qū)⒏咝Ｈ耸聶n案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很好的連接起來，建立起一個(gè)完整的SOA高校人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)架。主要可以分為幾個(gè)方面，第一就是基礎(chǔ)應(yīng)用方面，組成各

個(gè)部分的主要是人事檔案管理系統(tǒng)，主要包括教學(xué)、科研、工資、學(xué)生、圖書、資產(chǎn)、辦公、人事等各個(gè)方面，例如人事管理系統(tǒng)主要包括的是教師的基本信息，教務(wù)管理系統(tǒng)主要包括考試的工作以及科研兩個(gè)方面，等等這些都是教師的基本信息，人事檔案管理的最基本的就在于人事檔案的數(shù)據(jù)與其他部門的數(shù)據(jù)共享。第二就是接口方面，主要的作用就是將上述的基礎(chǔ)應(yīng)用方面的應(yīng)用程序以及共享數(shù)據(jù)等通過協(xié)議封裝、接口為服務(wù)，將這些作為企業(yè)服務(wù)的總接口。第三就是企業(yè)總線方面，主要對(duì)日志、業(yè)務(wù)、安全、公用等方面的服務(wù)來進(jìn)行管理，除此之外，還應(yīng)增強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的柔性，使得面向服務(wù)中的高校人事檔案管理系統(tǒng)更加完善，第四就是流程方面，是各個(gè)部分的組件組成的，主要的工作任務(wù)就是負(fù)責(zé)服務(wù)的構(gòu)建以及編排。第五就是表示層面，就是將高校人事檔案管理系統(tǒng)的需要發(fā)送給客戶，用戶便可以通過這個(gè)快速查閱以及接受這些消息。最后就是接入的過程，可以通過多種電子產(chǎn)品，例如電腦、手機(jī)等等接入這個(gè)程序，這個(gè)也為當(dāng)前的很多用戶提供了一個(gè)接口，為以后的擴(kuò)展奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

三、在SOA的基礎(chǔ)上高校人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

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2PKI和PMI技術(shù)應(yīng)用實(shí)際

（1）PKI技術(shù)。PKI技術(shù)主要是指公鑰基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)應(yīng)用，其作為一個(gè)應(yīng)用平臺(tái)，最核心的工作就是提供公鑰并建立加密服務(wù)體系，系統(tǒng)平臺(tái)能夠按照工作要求進(jìn)行自動(dòng)管理與引導(dǎo)，大大提升其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性與可靠性，用戶利用加密技術(shù)與簽名技術(shù)通過該平臺(tái)具備一定的便捷性，尤其是對(duì)一些涉密的檔案信息材料，其完整性與可靠性都能進(jìn)一步提升。（2）PMI技術(shù)。PMI技術(shù)就是特權(quán)管理系統(tǒng)的設(shè)置，在認(rèn)證階段需要根據(jù)屬性證書的要求，進(jìn)行管理平臺(tái)的應(yīng)用授權(quán)。該技術(shù)還會(huì)依賴PKI系統(tǒng)，通過對(duì)針對(duì)性的服務(wù)應(yīng)對(duì)，在用戶提出相應(yīng)的服務(wù)要求之后進(jìn)行驗(yàn)證，則數(shù)據(jù)信息獲取與共享階段的過程安全性與穩(wěn)定性就能逐步增強(qiáng)。

3雙證管理模式的構(gòu)建

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一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析

傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：

（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進(jìn)行有效管理。

（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。

（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。

二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求

綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：

（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立

根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過檢索獲取；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數(shù)據(jù)庫的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。

（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)

房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。

（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺(tái)，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶數(shù)據(jù)庫軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)

首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。

三、結(jié)束語

綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻(xiàn)：

篇（6）

中圖分類號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、存在的問題

1、多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，而且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān)，所以相互之間聯(lián)系很少，是各自為政的發(fā)展模式。

2、檔案管理模式問題，館藏資料和數(shù)據(jù)庫“大不全，小不精”，既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

4、檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。

5、人事管理體制和機(jī)制不完善，財(cái)力物力的匱乏。許多醫(yī)院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷參差不齊，只能進(jìn)行一般工作。醫(yī)院大部分的財(cái)力物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上面。對(duì)檔案管理這方面投資較少。

二、醫(yī)院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點(diǎn)

（一）醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。

1、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施，還要通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。

2、檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性的要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系。

3、醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。由于我國大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營中起決定作用。

4、醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價(jià)值越大。盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全性，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，是檔案管理的基本任務(wù)之一。

5、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作要求現(xiàn)代化，要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理，使醫(yī)院檔案管理工作走向更高水平。

6、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案管理的水平。

（二）醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)。

1、醫(yī)院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，方式也不同。檔案具有憑證價(jià)值和過渡性，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值。

2、醫(yī)院檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。

3、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在形成者活動(dòng)過程所產(chǎn)生的，檔案歷來形成者所有與控制，價(jià)值和形成者有著密切的關(guān)系。

三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，提高依法歸檔的自覺性。

現(xiàn)代醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策、監(jiān)督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己的日常工作和生活的密切關(guān)系，更好的支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際要求，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。

加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)，加大投入，提高配備。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，深入臨床一線調(diào)查研究，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是必然條件。醫(yī)院充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化。

（四）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供更有利的依據(jù)，重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。

檔案管理的最終目標(biāo)是使得檔案得到充分利用，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮社會(huì)效益。

檔案自古至今都在延續(xù)發(fā)展，從紙質(zhì)到電子版，從理論到實(shí)踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識(shí)到管理模式，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，響應(yīng)政府出臺(tái)的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制，根據(jù)自己情況聯(lián)合檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索只是經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的針對(duì)性的措施，這樣有利于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。

（作者：河南省中醫(yī)院第二附屬醫(yī)院審計(jì)室科員，主要研究方向：檔案管理與審計(jì)）

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃管理指導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的處理、管理以及開發(fā)和利用等服務(wù)項(xiàng)目的過程，它是一個(gè)由以檔案實(shí)體保管向檔案實(shí)體數(shù)字信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。現(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)是以國家檔案行政管理部門規(guī)劃組織為基礎(chǔ)，通過對(duì)現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案信息上網(wǎng)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最優(yōu)化利用。

一、簡(jiǎn)述當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)

（一）網(wǎng)絡(luò)檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流

網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式在實(shí)際的應(yīng)用過程中具有一定的優(yōu)勢(shì)，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先用戶在使用過程中可以對(duì)查詢材料的完整性進(jìn)行識(shí)別，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或者存在問題，用戶會(huì)主動(dòng)向相關(guān)的檔案管理部分進(jìn)行上報(bào)，而檔案材料形成部分部門也會(huì)及時(shí)的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進(jìn)而結(jié)合用戶的需求來不斷完善檔案材料內(nèi)容，同時(shí)檔案工作人員也可以通過對(duì)用戶意見的分析來制定針對(duì)性檔案信息管理措施。

（二）網(wǎng)絡(luò)檔案管理對(duì)立卷部門和用戶在使用檔案信息資

源過程中的協(xié)作性要求較高在網(wǎng)絡(luò)檔案管理以及資源利用過程中，各個(gè)相關(guān)部門地理位置比較分散，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻又將這些部門緊緊的聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)了“面對(duì)面”交流和辦公，形成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一整體。基于此，各立卷部門在進(jìn)行信息采集、錄入和維護(hù)的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。

（三）網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以為公眾提供及時(shí)的信息查詢服務(wù)

所有檔案管理工作的最終目的就是實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值，尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對(duì)信息的要求越來越高，社會(huì)對(duì)信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網(wǎng)絡(luò)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與檔案信息用戶之間形成良好合作的關(guān)系，滿足其對(duì)檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個(gè)檔案整理、立卷以及移交的時(shí)間周期比較長(zhǎng)，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務(wù)，從而影響了檔案信息有效的利用。網(wǎng)絡(luò)檔案管理則不同，它可以實(shí)現(xiàn)信息利用和檔案整理工作同步進(jìn)行的目標(biāo)，例如用戶在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關(guān)鍵詞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是將有關(guān)的全部信息顯示出來。

二、探究在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的途徑

（一）建立數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館以現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用為依托，通過數(shù)字化手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數(shù)字系統(tǒng)的建立提供了基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館建立之前，研究人員對(duì)電子檔案館、數(shù)字化檔案館以及無墻檔案館等進(jìn)行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎(chǔ)，它更為注重單個(gè)檔案館對(duì)檔案信息資源的服務(wù)；而無墻檔案館則是通過電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)多個(gè)檔案館數(shù)字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)傳輸功能在其應(yīng)用中也具有十分重要的作用。數(shù)字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數(shù)字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經(jīng)數(shù)字化處理過的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件。作為一種科技含量高的數(shù)字檔案系統(tǒng)—數(shù)字檔案館是當(dāng)前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的基本目標(biāo)。另外在接受檔案文件數(shù)據(jù)的過程中，可以實(shí)現(xiàn)文化流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化管理；利用大數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了不同檔案館數(shù)字化館藏的網(wǎng)絡(luò)連接。

（二）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

以服務(wù)對(duì)象和范圍為參考，可以將檔案網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)分為兩個(gè)層次，即內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)。而在信息化檔案建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)將兩種層次的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，保障其應(yīng)用過程中的相對(duì)獨(dú)立性。首先，所謂的內(nèi)網(wǎng)就是指以支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，它的主要工作內(nèi)容有以下幾點(diǎn)。第一，對(duì)采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進(jìn)行進(jìn)一步的組織和存儲(chǔ)；第二，直接想內(nèi)網(wǎng)用戶有關(guān)信息，并未其提供相關(guān)的服務(wù)，如檢索、演示等；第三，為內(nèi)部日常辦公提供支持；第四，為政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供一定的檔案信息資源；第五，對(duì)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)信息以及用戶等進(jìn)行有效的管理。其次，所謂的外網(wǎng)就是指以服務(wù)大眾為基礎(chǔ)的公眾網(wǎng)，其工作內(nèi)容主要包括檔案信息的采集、向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供服務(wù)以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行維護(hù)和管理。

三、結(jié)語

綜上所述，在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領(lǐng)域中加以利用是當(dāng)下檔案管理研究過程中應(yīng)當(dāng)思考的問題，而這也符合當(dāng)下我國信息化建設(shè)的基本要求，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源工程建設(shè)，為檔案信息資源最佳化利用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也在一定程度上推動(dòng)了我國的檔案資源數(shù)字化發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]王萍.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社,2006.

篇（8）

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2013）03-0068-02

油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在油田勘探開發(fā)工作中，起著重要的作用，油田企業(yè)檔案是促進(jìn)油田發(fā)展的助推器，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價(jià)值，為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和各項(xiàng)工作服務(wù)，本文聯(lián)系油田企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際，粗談一點(diǎn)見解和認(rèn)識(shí)。

1 油田企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性

油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄和重要憑證以及行政文書和人事檔案管理，縱連油田發(fā)展諸多重要?dú)v史階段，記述了油田生產(chǎn)開發(fā)的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無形資產(chǎn)，是油田勘探開發(fā)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是油田發(fā)展做強(qiáng)做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發(fā)揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規(guī)范科學(xué)，我們必須對(duì)油田檔案管理工作的現(xiàn)狀有一個(gè)清醒的了解，充分認(rèn)識(shí)其重要性和必要性。目前，在油田企業(yè)檔案管理工作中，或多或少對(duì)其重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，其主要表現(xiàn)如下幾個(gè)方面。

一是領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發(fā)上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲(chǔ)量、上產(chǎn)量是頭等大事，有了產(chǎn)量，有了儲(chǔ)量，領(lǐng)導(dǎo)層就有了功績(jī)。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設(shè)，走走過場(chǎng)，對(duì)出現(xiàn)的諸多問題也是說說完事，談不上檢查考核落實(shí)，致使檔案管理工作被冷落。

二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、認(rèn)真細(xì)心的工作態(tài)度，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在油田生產(chǎn)建設(shè)中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態(tài)化、老式化，缺乏創(chuàng)新精神，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，不是資料漏失，就是目條與實(shí)際內(nèi)容不相符，如此等等，只能說明一個(gè)問題，那就是我們檔案管理工作者本身對(duì)自己從事的職業(yè)缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)。

三是油田企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動(dòng)配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個(gè)集體大項(xiàng)目，不能只依靠幾個(gè)檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中，隨著油田的發(fā)展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內(nèi)容之多，離開了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發(fā)生漏失現(xiàn)象，原始的資料不完整，有欠缺，勢(shì)必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的歷史依據(jù)。

以上種種現(xiàn)象不一而舉，至少能說明這樣一個(gè)問題，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。

2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問題

隨著油田生產(chǎn)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、程序化邁進(jìn)，油田各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持力度較之過去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對(duì)于管理科學(xué)、規(guī)范程序的要求還有一定的距離，其主要問題有如下幾個(gè)方面。

一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關(guān)要求執(zhí)行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關(guān)制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實(shí)中也形同虛設(shè)，結(jié)果導(dǎo)致從源頭上檔案收集就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對(duì)于需要?dú)w檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過程中，上跑下竄，其結(jié)果導(dǎo)致有的重要資料檔案都不能及時(shí)歸檔，時(shí)間一長(zhǎng)必然造成資料丟失現(xiàn)象。

二是檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問題，查找一個(gè)資料不能準(zhǔn)確及時(shí)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了檔案利用的價(jià)值。

三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒有綜合管理。廠處級(jí)單位的檔案室由廠處辦公室下設(shè)的一人或兩人專業(yè)管理。同時(shí)，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個(gè)單位內(nèi)部劃分多個(gè)層次，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理不能統(tǒng)一要求，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范科學(xué)化管理。

四是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來來，隨著企業(yè)的深化改革，油田內(nèi)部進(jìn)行了一系列重組，檔案管理人員內(nèi)部涌進(jìn)了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)輕松的活，領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)新加入檔案管理隊(duì)伍的員工也沒有進(jìn)行系列的培訓(xùn)教育，即使有的單位組織了培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也是流于形式。這種狀況勢(shì)必影響了檔案管理工作水平的提高。

五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內(nèi)部，有的部門或領(lǐng)導(dǎo)為了查閱檔案，并沒有履行相關(guān)手續(xù)，因?yàn)槭鞘烊耍巧舷录?jí)，是同部門，所以借閱時(shí)打個(gè)招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設(shè)，給檔案管理工作帶來較大隱患。因此，必須要引起我們的關(guān)注。

六是檔案管理人員缺乏經(jīng)常性的保密教育，保密的原則性有待進(jìn)一步加強(qiáng)。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛交談檔案資料的相關(guān)內(nèi)容，這樣容易造成泄密，給企業(yè)發(fā)展帶來負(fù)面影響。

3 做好檔案管理工作的措施和建議

檔案管理工作在油田建設(shè)發(fā)展中起著極其重要的作用，為了加強(qiáng)和提高油田檔案工作水平，服務(wù)油田生產(chǎn)發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，使油田檔案工作再上一個(gè)新臺(tái)階，筆者認(rèn)為，當(dāng)前在油田企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作。

一是油田企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽取檔案管理工作的匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中的相關(guān)問題，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境。同時(shí)，要舍得對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的投入，改善檔案管理工作的硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)條件。

二是改革現(xiàn)有的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這是企業(yè)檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)油田企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。因此，我們必須改革現(xiàn)有的檔案管理模式，將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)門類形成的檔案，實(shí)行統(tǒng)一管理，定崗定人，明確職責(zé)，強(qiáng)化管理，使油田企業(yè)檔案管理工作達(dá)到和符合檔案法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的基本要求。

三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高要求，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在全油田范圍內(nèi)必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此，油田領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開創(chuàng)新局面打好基礎(chǔ)。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質(zhì)。

四是加強(qiáng)檔案的收集和整理，確保檔案資料準(zhǔn)確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對(duì)檔案形成的全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，確保從源頭上收全收準(zhǔn)檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率才能達(dá)到一個(gè)較好的標(biāo)準(zhǔn)。

五是檔案資料要統(tǒng)一規(guī)范，達(dá)到和符合國家標(biāo)準(zhǔn)。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提，在制作檔案資料時(shí)，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其次，排版形式要統(tǒng)一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規(guī)范。只有這樣，才能符合國家規(guī)定和總公司要求。

篇（9）

高校檔案是高等院校活動(dòng)的直接紀(jì)錄,高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。它不僅歷史地紀(jì)錄了學(xué)校過去和今天的每一項(xiàng)工作、活動(dòng)的全過程,而且真實(shí)地記錄著成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)。隨著改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入,高校檔案管理成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。

一、高校檔案與檔案管理的概述

1.高校檔案管理的內(nèi)容

高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀(jì)錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。

檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)檔案資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等內(nèi)容,通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系,為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。

2.高校檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

(1)高校檔案管理工作的性質(zhì)

檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)。作為專門負(fù)責(zé)管理學(xué)院各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作,是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí),針對(duì)學(xué)院特定的部門來說,檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分。

(2)高校檔案管理工作的特點(diǎn)。檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣,包含了信息的輸入、存儲(chǔ)、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程,是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn),又使得檔案管理活動(dòng)區(qū)別于圖書、情報(bào)等其他文獻(xiàn)信息工作,主要表現(xiàn)在4個(gè)方面:第一,檔案資源積累過程的緩慢性;第二,檔案管理過程的階段性;第三,檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。

3.高校檔案管理的基本要求

盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學(xué)性要求;規(guī)范性要求;經(jīng)濟(jì)性要求;現(xiàn)代化要求。

二、我國高校檔案管理存在的問題

隨著社會(huì)主義建設(shè)的不斷發(fā)展,特別是與發(fā)達(dá)國家相比,我國的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:

1.檔案意識(shí)不強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

檔案意識(shí)不強(qiáng)具體表現(xiàn)在:高校對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,和其他的科研部門相比,檔案部門被認(rèn)為既沒有經(jīng)濟(jì)地位、沒有社會(huì)地位,也沒有政治地位的無足輕重的單位,甚至是可有可無的部門。有些高校人士認(rèn)為,檔案工作無非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡(jiǎn)單勞動(dòng),沒有什么意義。

2.檔案工作人員素質(zhì)偏低,隊(duì)伍不穩(wěn)

在安排工作時(shí),一般不會(huì)由工作能力強(qiáng)的人員擔(dān)任兼職檔案員;檔案管理人員大多數(shù)量身兼數(shù)職,半路出家,沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上崗;有些高校甚至不注重學(xué)歷、業(yè)務(wù)、素質(zhì),即使學(xué)歷較高,也不是學(xué)檔案專業(yè)的;有的高校檔案人員是內(nèi)部調(diào)劑上崗,從未給在崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn),更沒有進(jìn)行正規(guī)的進(jìn)修或?qū)W習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)。凡此種種,致使檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏,業(yè)務(wù)不精通。

3.經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全,硬件建設(shè)差

檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),必須安排一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),一是用于檔案庫房設(shè)施的不斷完善,保障檔案保管的基礎(chǔ)條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè),科研經(jīng)費(fèi)比重大,不重視檔案工作,對(duì)于檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足,有的高校根本沒把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃中,有的即使列入了規(guī)劃,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陳舊,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當(dāng)今電子技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè),檔案管理技術(shù)跟不上時(shí)代的步伐,很多高校檔案部門硬件設(shè)備落后,軟件還使用單機(jī)版,更新不及時(shí)。

5.對(duì)檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識(shí)薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會(huì)上影響不大,知名度不高,很多人對(duì)檔案不了解,檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,還沒有被廣大群眾所認(rèn)識(shí)。

三、加強(qiáng)高校檔案管理的措施建議

高校檔案建設(shè)面臨挑戰(zhàn)的同時(shí),也面臨著機(jī)遇,高校檔案工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化,制定自己在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中的戰(zhàn)略對(duì)策。

1.更新觀念,提高檔案管理意識(shí)

高校檔案界必須及早認(rèn)識(shí)知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息文明給檔案工作帶來的沖擊和機(jī)遇,解放思想,更新觀念,樹立并強(qiáng)化與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的新的思想觀念和意識(shí)形態(tài)。

2.轉(zhuǎn)變高校檔案管理模式

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念,促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)變。主要包括由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變;由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。

3.推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化

面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案工作必須加快現(xiàn)代化步伐,必須因勢(shì)利導(dǎo),與現(xiàn)代化建設(shè)接軌。運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,加速檔案應(yīng)用信息高速公路建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),充分利用檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

4.培養(yǎng)適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)要求的高校檔案人才隊(duì)伍

篇（10）

想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，從而節(jié)約檔案管理的時(shí)間。

（二）轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時(shí)，需要加大對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲(chǔ)空間。

（三）提升管理人員素質(zhì)

提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果。現(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計(jì)算機(jī)來整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要對(duì)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。

（四）健全科學(xué)化檔案管理制度

每個(gè)單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實(shí)行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時(shí)需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。

篇（11）

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及綜合國力的日益增強(qiáng)，人們的自主創(chuàng)新意識(shí)也在逐步的提高。而信息產(chǎn)業(yè)，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的核心領(lǐng)域，它的發(fā)展程度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展及可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮了日益重要的支撐作用。其中，作為信息產(chǎn)業(yè)的核心——信息資源，其質(zhì)量的優(yōu)劣，對(duì)信息產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展起到?jīng)Q定性影響。而作為信息之根——檔案信息而言，其內(nèi)在的質(zhì)量以及管理方式的優(yōu)劣，則是維系信息產(chǎn)業(yè)良性發(fā)展的根本所在。為此，只有最大限度的保障檔案信息的質(zhì)量，科學(xué)管理檔案信息資源，才能為信息產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

實(shí)際上，當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，日益催生信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與轉(zhuǎn)型，而其中的信息商品化則是信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。信息的商品價(jià)值被不斷凸顯，信息不再是普通的、廉價(jià)的媒介資源，而日益成為帶有商品屬性的、具有高附加值的稀缺資源。因此，人們對(duì)于信息商品的開發(fā)愈加重視，力求實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源內(nèi)含價(jià)值的深度挖掘。而只有依托于科學(xué)的信息管理方式，才能實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的深度挖掘，進(jìn)而推動(dòng)信息商品化的發(fā)展。

一 、信息商品化對(duì)于檔案信息特性的基本要求

（一）檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性要求

檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確性，決定著信息自身商品價(jià)值的高低，也就是說經(jīng)過各種資料數(shù)據(jù)的收集、整理、加工而形成的各種信息，要做到客觀、真實(shí)的反映其事物發(fā)生、發(fā)展的全過程，并從中總結(jié)出具有規(guī)律性的內(nèi)容，以便對(duì)今后類似事物的開發(fā)與研究，具有一定的指導(dǎo)意義。而這種指導(dǎo)一旦作用于人們的社會(huì)實(shí)踐，它將直接或間接的決定這個(gè)實(shí)踐活動(dòng)成敗。由此來看，信息內(nèi)容的客觀真實(shí)與否，決定著其自身商品價(jià)值的高低。

（二）檔案信息的時(shí)效性要求

信息的時(shí)效性，貫穿于檔案信息管理者對(duì)特定信息源的綜合管理直至應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐的全過程。而相應(yīng)的，具有時(shí)效性的信息，必然能夠順應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，滿足特定的社會(huì)利用需求。實(shí)際上，信息的價(jià)值就在于，它能夠?yàn)闆Q策者提供有關(guān)決策依據(jù)，降低決策的風(fēng)險(xiǎn)性與不確定性。這就要求它必須在某個(gè)特定的時(shí)空，對(duì)某個(gè)特定的實(shí)踐活動(dòng)，提供及時(shí)的參考和指導(dǎo)。隨著社會(huì)的發(fā)展及人們對(duì)客觀世界認(rèn)識(shí)程度的不斷提高，一些舊的認(rèn)識(shí)很快就會(huì)被新的認(rèn)識(shí)所替代。而這種信息一旦過時(shí)，很快就會(huì)失去它原先存在的價(jià)值。由此可見，信息的實(shí)效性要求檔案管理人員要及時(shí)的提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，而這就為檔案信息管理人員提出了非常高的業(yè)務(wù)要求。

二、檔案管理工作者要提升自身檔案信息管理與信息分析的能力

檔案管理就是要不斷的把獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織在生產(chǎn)、生活實(shí)踐中直接形成的各種原始記錄，進(jìn)行嚴(yán)格的收集、整理，然后進(jìn)一步對(duì)其中記錄的檔案信息進(jìn)行加工、分析、提煉，總結(jié)歸納出對(duì)此領(lǐng)域的生產(chǎn)實(shí)踐具有指導(dǎo)意義的、帶有規(guī)律性的信息內(nèi)容。而將這些信息，通過市場(chǎng)機(jī)制源源不斷的提供給生產(chǎn)經(jīng)營的決策者，應(yīng)用于他們今后的社會(huì)實(shí)踐，這就要求檔案管理工作者一方面要深入社會(huì)實(shí)踐，親身參與、體會(huì)社會(huì)實(shí)踐的過程，另一方面要具備一定的專業(yè)知識(shí)水平。同時(shí)，檔案管理人員要具備對(duì)客觀事物的分析和洞察能力，以及較強(qiáng)的綜合分析能力。只有這樣才能通過勞動(dòng)，整理、分析、加工制造出對(duì)社會(huì)有用的完整的檔案信息產(chǎn)品，進(jìn)而提供給社會(huì)，滿足不同領(lǐng)域、不同層面的社會(huì)利用需求。

三、檔案管理工作者要有效的推進(jìn)檔案信息商品化市場(chǎng)的發(fā)展

從二十世紀(jì)八十年代以來，隨著社會(huì)對(duì)各種信息需求量的大幅增長(zhǎng)，以及對(duì)檔案信息重視程度的提高，從而對(duì)檔案信息商品化的要求也越來越高。尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)的今天，人們對(duì)科學(xué)技術(shù)的依賴程度在不斷提高，人們更加注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和自主創(chuàng)新，這同時(shí)也為信息市場(chǎng)的發(fā)展提出了現(xiàn)實(shí)要求，并為其自身的發(fā)展提供了客觀條件，而由此，這就必然對(duì)檔案的管理工作提出了更高的要求。實(shí)際上，只有檔案管理工作者利用其本職工作中得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件，依靠自己的辛勤勞動(dòng)，為信息市場(chǎng)不斷提供高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，才能夠有力地推動(dòng)這個(gè)市場(chǎng)的發(fā)展。所以，由此來看，檔案管理是檔案信息商品的生產(chǎn)基地，是檔案信息商品的加工廠，只有它才能夠?yàn)闄n案信息的商品化提供強(qiáng)有力的支撐和保障。