人事檔案管理法大全11篇

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醫院人力資源管理是一種以“人”為中心，將人作為最重要資源的現代管理思想;是運用現代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力進行合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例;同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現組織目標與個人目標有機統一，使組織的成長與個人能力的發展相適應。人力資源管理的基本目的就是建立一支宏大的、高素質、高度團結的隊伍;創造一種自我激勵、自我約束和促進優秀人才脫穎而出的機制;培育、營造良好的組織氛圍和醫院文化。醫院人事檔案是一種特殊檔案，是醫院醫務人員在醫療、保健、教學科研等活動中形成的，它反映了醫務人員的工作經歷、思想品德、專業能力、工作業績和科研水平等情況，并以個人為單位，按一定的規則和方法加以整理，作為真實的歷史記錄集中保管起來的文字材料。人事檔案內容包括:

(1)個人履歷;

(2)學歷學位、成績、培訓和專業技術職稱情況;

(3)入黨、團及個人政治歷史審查材料;

(4)獎懲材料;

(5)干部任免、工資待遇等方面的材料;

(6)家庭及社會關系、政治面貌及其他供組織參考的材料。以上各項基本內容，是由人事部門相關人員經過審核、簽字和蓋章等手續而處理完畢的，具有使用價值和保存價值的憑證材料，是一個人本來面目的真實反映，可以說“檔如其人”。正因如此，人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映［1］。人事檔案管理和人力資源管理之間的關系相輔相成，不可分離，同步發展，是一個有機的整體。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種信息的有效載體，以充分開發和利用人力資源信息為基礎，通過對人事檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，醫院人事部門將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務，為醫院的經濟發展提供必要的服務。因此人事檔案其內容(包括個人簡歷、德能勤績等)是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據;而人力資源管理離不開人事檔案提供的信息。由此可見，人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發。

2發揮醫院人事檔案管理在人力資源開發中的作用

2．1醫院人事檔案為領導決策提供真實可靠的信息

人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現在，從而預測其發展潛力，及時發現人才，避免壓制人才，埋沒人才;依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發揮人才效力。在醫院的發展中，醫院必須擁有一支高素質的人才隊伍，并真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，尤其是在醫院進行人事制度改革，崗位競聘，選拔人才和干部的任用過程中，就必然要借助于人事檔案，了解其全部歷史和工作經歷，從而為醫院的選人、用人提供有價值的參考信息，為領導決策提供可靠依據。

2．2醫院人事檔案為專業技術人員的職稱評定、工資調整提供了依據

醫院人事檔案為本單位提供各類人才信息和用人依據的同時，也為醫務人員的職稱評定和享受各類待遇等提供依據，是醫療衛生單位人才開發的重要資源。自1988年實施專業技術職稱制度改革至今，不論是評審還是參加全國資格考試或其他系列專業技術職稱評審，為專業技術人員職稱晉升提供了真實而有效的學歷憑證和組織鑒定材料，確保了專業職稱晉升工作的順利完成。在醫院每次工資調整的過程中，醫院人事部門都是依靠完整的人事檔案信息，尤其是在醫院實施績效工資改革時，依據每一位職工的學歷、資歷、職務、職稱、崗位等級等調整工資，通過資科錄入、修正、核對、公示等環節并經醫院領導班子討論通過，順利實施，完成了醫院績效工資改革這一龐大而細致的系統工程。

2．3醫院人事檔案可以優化人力資源的合理配置

人力資源配置是提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移與內外環境的變化，出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況。一份完整的人事檔案，可以顯示一個人較全面的個人信息。人事部門對人事檔案信息進行研究分析，可以從中發現人才成長的某些特點和規律，對于識別人才、培養人才和正確使用人才都有著十分重要的意義。人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才合理流動，使人力資源得到最佳的配置［2］。

3醫院人力資源開發對人事檔案管理的新要求

3．1規范人事檔案的信息收集工作

人事檔案的收集是檔案管理工作的基礎，并且服務和服從于人事檔案工作，它是為選人、用人和“用人治事”提供依據的［3］。人事檔案信息有無吸引力和競爭力，在很大程度上取決于是否有豐富的信息存儲量，只有在傳統保管檔案的基礎上充實人事檔案的內容，添加一些能夠使人力資源管理部門得到有效數據的內容。將檔案人各個時期、各個地方形成的有關經歷和德、能、勤、績的材料都集中起來形成整體，人事檔案信息資源才能得到充分的利用。要豐富人事檔案信息，就要學會在接收人事檔案的基礎上仔細鑒別、篩選，去粗取精、去偽存真，保證人事檔案的真實性和時效性，使人事檔案能體現其應有的價值。

3．2完善更新人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，才能使人事檔案得到科學管理和有效利用，才能維護黨和國家的機密、實現人事檔案制度化、規范化、科學化。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性;在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊;在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規章制度。

3．3切實提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員良好的業務素質是促進檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證。在知識經濟時代，隨著現代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現有人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能夠適應新形勢下的新要求;要讓他們端正思想，擺正位置，增強服務意識，改變過去坐等上門的被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關心檔案的局面。

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一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。

二、改革我國人事檔案管理的幾點建議

（一）提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。超級秘書網

（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。

參考文獻：

[1]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障，2006（2）.

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【中圖分類號】TU119【文獻標識碼】【文章編號】1674-3954（2011）03-0378-01

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

二、人事檔案管理與利用存在的問題

1、歷史遺留問題多，升級達標工作任務繁重。

體制調整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關系、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊等問題。如人事檔案盒（袋）破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有進行規范整理，歸檔材料規格不一，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。

2、人事檔案管理硬件不足。

實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

3、專職檔案管理人員缺乏。

由人事部門配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

4、信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

5、檔案管理手段落后。

現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。

三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施

1、領導重視，組織得力。

單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

2、為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。

要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；要利用單位辦公樓即將拆遷的機會，改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開；要為人事檔案庫房配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表、復印機等硬件設備。

3、要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。

為切實做好“三齡一歷”審核工作，順利實現人事檔案升級達標任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期長江河道管理事業發展對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

4、完善、落實人事檔案管理制度。

在現有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。

在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查監督局直單位對檔案制度的落實執行情況，督促局直單位按照制度要求，及時將歸檔文件報送，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。

5、提高人事檔案管理的現代化水平。

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根據檔案管理工作的繁瑣和枯燥等特性，管理人員需要細心以及耐心的工作，所以很容易導致管理人員產生厭煩的心理。檔案管理工作項目多，工作任務繁瑣，需要對檔案資料進行系統的管理，并進行定期的鑒定，對檔案資料保密等，所以這項工作需要管理人員特別的細心、耐心等進行，在日復一日充分單調的工作過程中，管理人員就會工作的乏味、枯燥。

（二）檔案管理越來越重要，檔案管理

人員工作量加大，使其產生焦慮、挫敗感隨著計算機技術、通信技術的不斷發展，檔案管理從內容上、形式上都發生了根本性的變化，而檔案管理的領域、種類在不斷的擴大，檔案管理方法不斷的更新變化，從傳統的手工操作轉變成計算機管理，這就要求檔案管理人員學習新的管理技術，計算機技術，只有這樣才會適應新的檔案管理環境，進而將檔案管理人員的工作量加大。

（三）檔案管理工作不能得到重視，檔案管理人員沒有成就感

很多人認為檔案管理是一項低技術含量的工作，檔案管理人人可以進行，他們認為檔案管理就是不要讓檔案丟失、不泄露就行了，也因此使得檔案管理工作不被人們重視，檔案管理人員也不被重視。一些基層單位的工作具有復雜性，許多檔案管理人員在實際的工作中都是身兼數職，所以對有很強專業性的檔案管理沒有辦法進行鉆研和學習，或者檔案管理人員經常變動，沒有固定性，造成檔案管理人員的在檔案管理方面的知識缺乏，檔案管理技術相對偏低，在這種情況下，檔案管理人員，對自己的工作就會產生不重視，也沒有成就感，他們認為自己的工作枯燥無味，得不到領導的認可，沒有發展前途。當前的檔案管理工作受到很多方面的影響，使得檔案管理工作不能有效的進行。

（四）檔案管理人員出現職業倦怠感

職業倦怠感是工作人員在長時間的工作以及工作量繁重的、過大的壓力下，產生的一種疲倦狀態。檔案管理是一項繁瑣，精準化要求高的工作，需要管理人員長時間的在自己的工作環境中，默默的埋頭苦干，這將很容易引發管理人員產生消極的情緒，以及倦怠感，工作興趣不高、不積極、投入不夠、抱怨等，對自己從事的檔案管理工作沒有認同，這樣不僅影響檔案管理工作，還會對自身的身體健康產生影響②。

二、檔案管理人員的自我心理調適

面對繁瑣、工作量大、枯燥的檔案管理工作，管理人員難免會出現這樣那樣的消極情緒，以及不良的心理問題，為了保證自己可以有一個良好的心理，而且自己的檔案管理工作不受到影響，檔案管理人員進行自我心理調適顯得非常重要，通過自我心理調適，克服不良的心理問題，正視自己的工作態度，有利于進行檔案管理。當出現不良的心理問題時，檔案管理人員進行自我調適的方法有：1.從業人員對檔案管理人員個體進行干預，幫助檔案管理人員樹立正確的職業觀，遇到問題時，學會尋找原因，正是自己的工作態度，進行自我評價③；2.適當的進行組織干預；3.進行自我暗示；4.將消極的工作情緒進行轉移；5.積極工作。檔案管理人員進行自我心理調試，是對自己的一種自我建設，在當前檔案管理內容、形式、方法都在不斷變化的條件下，檔案管理人員有良好的心理素質和健康的心理，可以幫助其進行檔案管理工作。在掌握相關的檔案管理知識的同時，積極的進行自我建設，將自己的技能提升，熟悉檔案管理業務，掌握信息知識和理論，將檔案管理工作推向科學化、和規范化。

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知識產權是一種財產權，一種特殊的、受到專門法律保護的無形的智力成果權。按照我國現行《民法通則》規定，我國境內的自然人、法人及社會單位依法享有包括動產、不動產及智力成果的所有權。這些智力成果權包括人們常說的專利權、商標權、著作權及鄰接權、其他智力成果權如集成電路設計、計算機軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會單位所擁有的商業秘密等。

正因為知識產權屬于財產權，所以知識產權的產權特征明顯體現出與所有權同樣的“對世權”特征，也就是說，知識產權的主體即知識產權所有權人依法所擁有的知識產權，并非對特定人而是對除知識產權所有權人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識產權權利人依法擁有知識產權的專有權。

注意到知識產權的這個“對世權”特征，對于開展知識產權檔案管理具有直接與重大意義。因為通常而言，我們所熟悉的“現行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應）在相當大的程度上是以社會組織（企業、事業單位、社會團體、社會經濟組織等）內部形成的文件為主，其服務對象基本上是“內部人”而非“外部人”為主的。但是知識產權可以說是從其形成開始，就是針對知識產權權利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識產權檔案與我們傳統意義上的“企業檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。

二、知識產權的依法取得與保護特征

按照《民法通則》規定，人們對財產權的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識產權作為一種民事權利，既可以通過“生產”的原始方式如申請專利、商標注冊、發表著作等方式取得，也可以通過對專利權轉讓、注冊商標轉讓等傳來取得方式依法取得。這是一個知識產權的明顯特征，而知識產權檔案最大的作用正在于保存知識產權取得的過程及其相應的結果――也就是各種類型的知識產權文件。

以專利權的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實施細則》的規定，申請人應當按照法律規定向我國專利管理機關――國家知識產權局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應的程序對專利申請進行審查（對于發明專利這個審查過程包括形式審查和實質審查；對于實用新型專利和外觀設計專利則只進行形式審查）以后，根據《專利法實施細則》規定的具體內容對其申請分別做出駁回、補正、公開或授權決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復審、專利無效的行政復議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權的取得是按照我國相關法律進行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數量激增，所以雖然專利局在不斷擴大審查員數量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時間往往比較長，少則一兩年，多則數年，在知識產權檔案管理中不考慮這個現實是不可能的。

商標權的取得與專利權有許多類似的方面，就不再多說。

著作權的取得，有一些與專利權、商標權的不同方面。各種著作權如文字、圖像、圖形（包括符合著作權規定的產品設計圖、建設物設計圖）、實物模型、計算機軟件等等，是在作品發表之后就隨之取得的。為了更有效保護作品，可以采取進行版權登記的方式進行更加有效的保護。在知識產權保護中，需要更加注意商業秘密的保護，由于商業秘密具有只有少數人知曉的特點，就更加需要及時歸檔，以保全證據。

在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識產權權利）知識產權之后，知識產權權利人（專利權人、商標權人、著作權人等等）就可以依法對侵犯自己知識產權權利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規定的方面更加需要保持檔案證據。

三、知識產權的程序性特征

簡而言之，知識產權法律體系中的各個單行法（專利、商標、著作權、計算機軟件登記等）都屬于“程序法”，即規定知識產權各項權利的取得、使用、終止等一切活動，都必須依照規定的法律程序進行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識產權檔案時，必須時刻關注知識產權的這種程序性特點。檔案管理人員所耳熟能詳的在收集整理歸檔文件的過程中，應當“尊重文件的形成規律，保持文件形成特點，體現文件形成過程及結果”就具體表現在整個知識產權檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進行館藏管理。

例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關程序，可以把整個專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權階段這樣三個階段。那么，在收集整理專利檔案時，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時間特征進行整理，這就可以保持整個專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識產權檔案，就必須對知識產權法律程序特征有一個全面、完整、清晰的了解，否則的話，會給知識產權檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。

四、知識產權依法取得經濟效益特征

我們知道，財產權都可以產生一定的經濟效益，知識產權同樣可以產生相應的經濟效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關規定，股東可以以貨幣、實物、工業產權（自己所擁有的專利、注冊商標）、非專利技術（技術訣竅）、土地使用權等作價出資；同時規定，股東在以實物、工業產權、非專利技術或者土地使用權出資的，應當依法辦理其財產權的轉移手續。

除此以外，作為一種財產權，知識產權權利人還可以通過“知識產權貿易”的形式、以專利或者商標權許可、轉讓等方式取得相應的經濟效益。

現代市場經濟可以說是一個建立在自由貿易基礎上的經濟運行體制，在推崇自由貿易主義的市場經濟競爭中，法律所許可的給予知識產權權利人的一定程度及范圍上的技術壟斷與市場壟斷行為，對于強化企業乃至一個國家或者地區的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強大的知識產權壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識產權獲取直接經濟利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費，而我國企業則在除去必要的成本后，，只能獲得區區1美元的“利潤”；另一方面，企業甚至可以把自己擁有的專利技術等知識產權設法變成國際標準，從而全面引導、控制市場走向。

在我國相當多的企業中，滿足于OEM生產、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業比比皆是，而關注自主技術創新、重視技術積累、著眼于未來市場的企業卻比較稀少，通過技術貿易獲取高額回報則更為罕見。在各種類型的技術貿易中，都需要以有效、準確、全面系統的檔案為依據，才能夠取得的。在我國引進技術的過程中，已經不止一次地發生過我國企業由于不重視或者不了解知識產權特征，而遭受嚴重損失的案例，應當引起我們的高度重視。

五、知識產權的法律性憑證特征

檔案本質特點之一就是原始憑證性或者原始證據性，而在知識產權中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。

知識產權權利的最大特點之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識產權法律性文件來支持，一個覆蓋了知識產權活動全過程的、對全部有效知識產權過程形成文件予以歸檔保存的知識產權檔案，才能在知識產權權利人依法使用及依法進行維權時取得積極主動地位。

因此，在知識產權檔案管理過程中，堅持做到保持知識產權法律文件的完整、系統、有效，保持知識產權文件的直接證據特征與證據鏈特征，就成為保持知識產權權利有效的基本要求，這樣，知識產權人在依法主張自己的權利、合法使用自己的權利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識產權檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進行管理，必然達不到知識產權活動中的要求。

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1.企業人事檔案管理電子信息化程度低。企業人事檔案管理是企業管理工作的重要內容，但仍然有較多企業采用傳統的檔案管理模式，很多檔案工作人員對于企業人事檔案管理電子信息化建設重視程度不夠，雖然引進了很多先進的技術設備，但由于人員對技術設備運用不夠靈活，導致先進的數字化檔案管理優勢沒有發揮出來，反而增加了企業人事檔案管理工作人員的工作壓力，同時也影響了企業檔案管理現代化發展。

2.保護意識薄弱。一些企業檔案管理人員并沒有認識到企業人事檔案安全的重要性，在開展企業各種檔案信息以及企業歸檔資料工作的過程中，歸還后并沒有將檔案進行歸檔，導致經常出現檔案資料找不到和丟失的現象，使企業發展中的檔案資料不完整。一些檔案管理人員認為檔案管理工作是一項簡單的工作，主要是對檔案進行歸納收集和整理，并沒有認識到自身工作的重要性。

3.企業人事檔案管理制度不夠完善。當前很多企業管理者對于人事檔案管理重視程度不夠，在推進企業人事檔案管理制度建設過程中由于缺少系統的頂層設計，導致企業人事檔案管理制度不夠完善。很多企業人事檔案管理工作由于缺少相應的制度依據，導致企業人事檔案管理工作步履維艱，很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動，嚴重影響了企業人事檔案管理效果，同時也很難發揮出企業人事檔案管理的價值和作用。

4.歸檔不及時。一方面，在企業的檔案管理借閱中，很多檔案以及各種資料、證書等被借閱后沒有按照制度約定時間進行歸還。另一方面，由于借閱的人員不負責任、粗心大意，把相關資料丟失或損壞，造成沒有及時歸還資料的現象。同時，由于部分檔案管理人員認為不及時歸還檔案對企業發展不會造成重大損失，不能保護檔案的完整性，造成企業檔案管理難度，這也是企業檔案管理中的難點問題。

5.管理人員綜合素質能力不達標。當前部分企業對于人事檔案管理重視程度不夠，也沒有選派優秀的人員從事人事檔案管理工作，特別是很多人事檔案管理人員素質和能力與崗位需求不匹配，不僅對企業人事檔案管理各個環節不熟悉，而且還缺少必要的信息素養。因此，在企業人事檔案管理過程中，由于管理人員綜合素質能力不達標，也影響了企業人事檔案管理工作的順利開展。

二、新時期做好企業人事檔案管理工作的創新思路

1.加強對全員的宣傳教育。要結合當前企業人事檔案管理具體需求，有針對性地對企業人事檔案管理工作人員開展講座和學習培訓，特別是要加強橫向的交流和互動，選拔一批優秀的人事檔案管理人才到其他企業進行參觀學習，進一步開拓企業人事檔案管理人員的視野，學習其他企業人事檔案管理的先進經驗，讓企業人事檔案管理工作人員對企業人事檔案管理的重要性有新的認知。同時，企業應當制定并落實統一標準的檔案管理責任制度，使各個職能部門有據可依，企業也應積極建設檔案管理的工作環境，打造一個屬于企業自身的檔案館。

2.管理系統和模式創新。先進的信息以及搜索引擎技術可以有效彌補工作人員的不足，可以更為快捷地搜索檔案信息。實現標準化、規范化、信息化操作的人事檔案管理系統，首先要建立起標準、準確、可量的檔案管理制度，在各個細分部門建立信息化、網絡化的數據中心，以及提供采集、整理、存貯數據支撐的網絡檔案管理平臺，借此實現各職能部門的溝通。其次，根據管理工作的實際需要與外網合作共享信息資源，在改善和創新企業人事檔案管理工作的同時，一方面要注重檔案管理系統的質量和效率，另一方面也要提高網絡化檔案管理的安全性與可操作性。

3.提高工作人員的綜合素質和業務能力。為了更好地滿足企業人事檔案管理需求，必須加強企業人事檔案管理工作人員的技能培訓，既要讓企業人事檔案管理人員掌握必要的電子化信息技術，也要讓企業人事檔案管理人員掌握必要的網絡化知識，進一步提升企業人事檔案管理人員的專業能力和信息化素養。一線工作的檔案管理人員，可以通過專業的培訓以及行業內交流學習，進一步優化企業人事檔案管理人員的知識結構，讓企業人事檔案管理人員對當前人事檔案管理的最新知識有全面的了解，確保企業人事檔案管理人員能夠跟上時展步伐，不斷熟悉和學習最新的檔案管理現代化制度，了解較為規范的現代化管理手段，提高企業人事檔案管理工作的實用性。

4.建立健全檔案管理制度。要想進一步提升企業人事檔案管理工作水平，就必須構建完善的企業人事檔案管理制度，加強企業人事檔案管理制度的落實，確保企業人事檔案管理工作有制度可以依據。檔案相關的管理制度應從企業的實際情況和實際需要出發，與企業運作、運營相適應，符合企業的發展路線以及企業文化。明確檔案歸檔和相關流程，確定檔案管理人員的義務和職責，可以使檔案管理工作更好地開展。

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人事檔案管理是一項與基層事業單位發展息息相關的管理工作，保證了基層事業單位有效的運行，人事檔案管理可以充分體現事業單位自身的發展情況，體現事業單位用人情況，體現事業單位的精神文明建設程度，因此，創新基層事業單位人事檔案管理，可以在很大程度上促進事業單位對內部情況的控制和了解，進而提出科學的決策，基層事業單位實現全面的發展。

1基層事業單位人事檔案管理的重要性

人事檔案詳細記錄了事業單位員工的學習經歷、工作經歷、政治面貌、思想道德以及職業素養等個人情況，將員工的個人情況詳細記錄并備份，同時將員工在職期間做出的業績和所犯的錯誤記錄在冊，作為員工個人發展和職業規劃的評判之一，是員工升遷、轉正等的依據。人事檔案管理的前提條件是檔案中的信息真實、可靠、全面，管理基層事業單位人事檔案時需要嚴格審查檔案信息，加強對員工信息的了解，更好的實行人才管理，更合理的對工作人員進行分配和利用，真正發揮人才的優勢，提高事業單位的業績和個人的業績。由此可見，人事檔案是一件隱形的財富，盡管不能直接使用其價值，但是可以通過轉換和分配信息，實現基層事業單位科學化管理，促進基層事業單位持續發展。

2基層事業單位人事檔案管理的現狀

2.1檔案管理人員素質無法滿足檔案管理的需要

檔案對于事業單位檔案當事者而言，具有十分重要的地位，檔案管理是一件過程復雜、步驟繁瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有良好的檔案管理素質，能夠熟練掌握每一份檔案的材料，及時完成檔案材料的增添工作，?嚴格遵守人事檔案管理相關的制度進行檔案的管理和出借使用。但是，近幾年事業單位人事改革政策的實施，使管理人員不能再繼續享有公務員的待遇，事業單位檔案管理人員數量越來越少，人員流動頻繁，對檔案管理人員管理素質的培養是極為不利的，同時對檔案管理工作正常進行造成嚴重的影響，可見提高基層事業單位檔案管理人員的素質亟不可待。

2.2人事檔案管理體制落后

目前，我國大多數的基層事業單位檔案管理仍然是延續原有的檔案隨人流動的管理模式，這使得事業單位調換崗位和人才流動有很大的局限性。受人事檔案管理部門管理體制落后，管理設備落后的影響，很多人事檔案存在一定程度上的破損，對檔案的參考價值造成嚴重的影響。以小見大，檔案管理人員對待檔案管理工作的態度可以看出社會對檔案的態度，社會對檔案的忽視使投入到人事檔案管理中的資金，不足以應對所需資金，造成管理設施的落后，當務之急就是完善人事檔案管理體制，同時提高檔案在社會中的認可和地位。

2.3人事檔案管理的信息化程度不高

隨著技術的進步和科技的發展，計算機網絡技術已經在各行各業得到廣泛的使用和認可，但是計算機網絡技術的應用并沒有改變檔案管理手工操作的現象，基層事業單位的領導和檔案管理人員均表示人事檔案的信息管理系統缺乏安全性。甚至部分事業單位為方便查閱，將員工的個人信息和檔案的目錄存放在電腦里，實踐證明檔案檢索中出現的錯誤和外借出錯都是因為手工操作造成的，可見，人事檔案管理的信息化程度不高。

3基層事業單位人事檔案管理的創新

3.1加強檔案管理人員的素質培養

基層事業單位人事檔案是一個具有較強業務性的工作，需要工作人員工作態度認真、謹慎，對人員檔案資料嚴格保密，可見，人事檔案管理需要高素質的復合型人才。為此，基層事業單位一定要加強建設人事檔案管理隊伍，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質，提升檔案管理水平。首先，基層事業單位應選擇責任心強、工作認真、態度謹慎的員工完成人事檔案管理工作，同時還要通過定期考核、培訓的方式增強人事檔案管理人員的綜合素質，提高專業知識和專業技能，此外，為保證檔案管理人員可以及時掌握最主流的知識理論和最前沿的檔案管理技術，要組織員工按時參加一些學習活動，做到與時俱進，緊追時代潮流步伐。

3.2完善人事檔案管理體制

人事檔案管理工作復雜、繁瑣，應該有完善的人事檔案管理機制對其進行約束，否則，人事檔案管理工作就會無從下手。基層事業單位應該結合目前我國人事檔案管理工作的發展狀況，制定、完善人事檔案管理機制，制定明確的規定約束檔案的收集、歸檔、整理、借閱等環節，并且將責任具體落實到具體人員上，做到人事檔案管理有據可依，推進基層事業單位人事檔案管理的標準化和規范化。

3.3完善人事檔案功能

基層事業單位人事體制的變革使單位的人員不再禁錮在一個崗位或者是單位，因此，基層事業單位人事檔案管理部門要注重記錄、管理檔案，使檔案的內涵得到不斷的豐富，不斷更新保險、勞動技能以及個人專業特長等內容。為了便于后期的查閱和考核，基層事業單位要保留原有單位的人事檔案信息。除此之外，基層事業單位招聘新人員或者是解聘現有人員時，要加強和相關人才服務機構的溝通、交流，人事檔案材料做到順利、安全的流動，共同研究適合企業持續發展的人事檔案管理辦法，保證基層事業單位人革下檔案管理工作的順利轉型，使人事檔案的參考價值和作用得到很好的發揮。

4結束語

我國目前的基層事業單位檔案管理工作已經遠遠不能適應我國事業單位變革的具體需求，對基層事業單位人事檔案管理方式進行創新改革勢在必行。制定完整的人事檔案管理系統，提高檔案管理人員的綜合素質，不斷完善人事檔案管理的管理機制和管理功能，讓基層事業單位的認識管理工作可以進入到一個新的臺階，為我國的基層事業單位整體的改革提供動力，提高人才資源的合理利用率，促進創建和諧的社會主義社會。

參考文獻：

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關鍵詞:人事檔案;管理中心;科學管理;網絡

Key words:personal files;management center;scientific regulation;network

中圖分類號:G275 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0096-02

人事檔案作為人生經歷的記錄,既嚴肅而又神秘。長期以來,人事檔案始終處于保密狀態,經常引起人們對檔案材料內容的猜想。隨著知識經濟時代的到來,遮蓋人事檔案的神秘面紗被揭開,人們在某種程度上能接觸自己的人事檔案,而有關對人事檔案管理的話題談論的人也越來越多,在許多網站、媒體、學術論壇的討論中,人事檔案不透明是人們關注的問題。

本文就人事檔案管理現狀及模式,人事檔案管理存在的弊端及今后管理發展趨向,談點粗淺的看法。

1 現階段人事檔案管理的現狀及弊端

人事檔案是綜合記錄和反映個人經歷、品德、業績才學和工作表現,并以個人為單位組織起來的文件材料,是黨政組織、企事業單位了解、選拔和使用人才的重要信息源。現階段我國人事檔案管理模式是在計劃經濟體制下建立起來的既陳舊又不健全的管理模式。在人員相對穩定的情況下,現行的人事檔案管理制度是可行的,但是隨著改革開放和社會主義市場經濟體制的建立發展,社會有關各企事業單位關、停、并、轉和整改等,使大量的失業、擇業人員涌入市場,流動人口增大,人事檔案調動頻繁,再加上一些用人單位和個人對人事檔案的作用認識不夠,造成無檔或死檔。現階段我國人事檔案管理存在的弊端主要表現以下幾方面:

(1)人事檔案隸屬混亂。參加主管人事檔案的有組織、人事、勞動、人才交流中心等部門,甚至一些無權保存或管理人事檔案的單位也來保存和管理人事檔案,人事檔案出現“多頭”管理狀態。

(2)人事檔案管理極其分散。人事檔案有的保存在用人單位,有的保存在人才交流中心,有的甚至保存在私人手中,處于一種“分散”管理狀態。

(3)人事檔案管理不規范。人事檔案管理人員一般多是兼職,由于忙于其它業務,忽視了平時立卷整理工作,更有甚者,上面一個通知下來要進行評估檢查,一些部門為了“按時完成任務”,抽調一些不懂專業知識的人員進行檔案突擊整理工作,造成了人事檔案整理的不規范性。

(4)沒有建立平時立卷的制度。平時不立卷造成了應歸檔的文件材料不能及時歸檔或不歸檔,人事檔案材料不全,不能真實地反映個人的情況,使用人單位不能全面了解所用人的全部情況,給選拔干部、考核、晉升工資等項工作造成不便。

(5)人事檔案管理人員素質及業務水平低下。一些單位不重視人事檔案管理,不按規定設專職檔案員,管理人事檔案的人員大部分是兼職,而且流動性大,并且沒有經過專門的檔案管理培訓,缺乏檔案管理的專業知識和應有的素質,由這些人管理檔案,其結果造成管理松懈,在社會上產生了一些擅自建檔,擅自造檔、擅自篡檔和棄檔等不正當現象。人事檔案管理的混亂防礙了人事檔案的安全性、保密性、連續性和權威性。

(6)人事檔案管理條例不健全。原有的人事檔案內容陳舊貧乏不能及時反映個人學歷、職稱等方面的變化和工作業績情況等。

(7)上網難。現行的人事檔案管理部門上網存在很多困難,一定程度上已經阻礙了我國人事檔案事業的發展。現有的人事檔案管理模式往往限制了人才流動,而且紙質檔案攜帶也不便,不利于人事檔案的科學管理,人事檔案管理改革已勢在必行。而構建人事檔案管理中心已成為信息社會電子時代人事檔案管理的新路子,其必要性已有大量闡述,理論研究和探索構想也有一些新的成果。

2 構建人事檔案管理中心的優越性

構建人事檔案管理中心是我國人事檔案管理進一步走向標準化、規范化、統一化、完善化、法制法的必然趨勢。

(1)構建人事檔案管理中心可以集中管理各地區的人事檔案,有利于科學地管理人事檔案。通過利用人事檔案信息資源進行人力資源的整體配置和合理開發,在“人檔分離”為主要特征的人事制度的基礎上可以隨時做到“檔隨人走”,使人事檔案隨人員有序流動,有利于保障人事檔案的完整性與安全性。

(2)構建人事檔案管理中心可以縮小我國人事檔案管理的外延,豐富人事檔案管理的內涵,便于推廣人事檔案科技管理水平。

(3)建立人事檔案中心可以科學的、系統的管理檔案,讓專職專業技術人員科學地管理人事檔案,使人事檔案能真實客觀地反映個人經歷、品德、才學和工作表現,是樹立人事檔案權威性及管理水平的又一新舉措。

(4)我國正從一個法制不太完善的國家走向一個全新的、法制健全的國家,而建立人事檔案中心來管理人事檔案,可防止別有用心的人篡改人事檔案,也可以防止一些不法分子上網破壞人事檔案,這樣便于維護人事檔案的安全。

(5)建立人事檔案中心有利于個人信用檔案的建立。個人信用檔案是個人信用行為的記錄。如果設有統一的人事檔案管理,想建立完整的個人信用檔案,可以說是相當困難的,也是不現實的。建立國家人事檔案中心,將為收集和查詢個人信用檔案材料提供廣泛的渠道和途徑,為建立和完善個人信用檔案創造條件,促進個人信用檔案工作的不斷向前發展。

(6)建立人事檔案管理中心,有助于國家人事信息網的建設。各級各地可嚴格按照國家制定的統一標準和規劃,對人事檔案進行開發,建立各種人事檔案信息數據庫,人們據此上網查閱人事檔案,這樣可以避免人事檔案在各單位之間的流動,減少人事檔案傳遞失誤的可能性。

3 網絡管理人事檔案是當代經濟社會發展的必然結果

建立人事檔案中心的最終發展趨勢是實現網絡管理。在我國加入世貿的今天,構建國家人事檔案中心是一種適應發展需要的新理念。上網并與世界接軌是我國加入WTO后的又一個新的課題。電子上網是社會進步的標志,人們可以通過觸摸屏幕或拖動鼠標來查詢網上信息,這不僅操作簡單,利用方便,而且能夠實現資源共享。利用網絡服務傳輸檔案信息,不僅能使用戶享受到現代化的數字信息服務,同時也促使具有悠久歷史傳統的檔案編研工作跟上時代的步伐,與現代科學技術同步發展,使其適應經濟社會發展的需要。網絡在發達國家檔案領域中應用相當廣泛,以其快捷、便利的優點成為世界各國實現信息交流和資源共享的手段。建立我國各級人事檔案管理中心后,可以對各種人事檔案信息數據進行開發、編研,并利用現代化的手段在全國構建一個統一的人事檔案信息管理網絡,為人才市場提供更加公開、公平、公正的競爭環境。利用者通過互聯網進入人事檔案網頁后,經登錄辦理相關手續后,允許進入網站的相關數據庫檢索,閱讀所需的人事檔案信息或通過留言、電話、電子郵件等與人事檔案中心聯系,人事檔案中心可以通過郵政傳遞為利用者提供檔案復印件或檔案證明,以達到利用人事檔案的目的。由此可見,網絡查詢人事檔案以其快捷、便利等特點全方位的為用戶服務,它是人事檔案為社會服務的必然結果,也是人事檔案管理今后的發展方向。

4 人事檔案進入網絡管理所面臨的考驗

一種新的事物出現總是要伴隨許多問題,人事檔案上網也不例外。上網既有利又有弊,如人事檔案中有些材料是不易公開的。因此,上網前應建立健全人事檔案管理及利用的法規:

一是逐步建立健全人事檔案管理的法制,有條件地實現人事檔案信息資源的整體開發和社會共享。

二是應建立相關的網頁和數據庫,來介紹人事檔案工作法規。

三是人事檔案信息的道路要暢通。各單位各部門要將最新的材料及時有效地傳到管理中心,以便提供最新的信息給利用者。

四是要從我國的國情和實際出發建立人事檔案中心。應分級管理,對不益公開的相關資料提供給不同的使用者。

五是人事檔案管理中心要開展網絡利用檔案服務,必須根據國家規定進行鑒定,通過密與非密的界定工作后,確定可以向社會開放的檔案。

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人事檔案是掌握人才信息的重要途徑，是選賢舉能、管理人才的重要手段。現代社會是一個向管理要效益的社會，企業人力資源管理水平的高低，直接決定了企業未來的發展。同時，高效率的人事檔案管理既是檔案管理人員實現自身價值的重要體現，也是企業管理水平提升的重要標志。為此，我們必須要對企業人事檔案管理的現狀有一個宏觀的把握，才能夠保證人事檔案的管理水平有所提升。

一、人事檔案管理的現狀

（一）人才對檔案的重視程度日趨弱化

隨著改革開放的不斷深入，企業的經營模式正在朝著多元化的方向發展，在這樣一個社會背景下，傳統的人力資源分配制度逐漸被淘汰。現代企業的人才引進，多數采用聘用制，用人單位更加重視人才的能力，而非資歷。同時，目前的轉檔手續周期長、程序繁復，這直接導致人才在工作變動過程中放棄轉檔。特別是沿海地區，由于這一地區的人員工作變動更為頻繁，加之很多人認為檔案在求職就業過程中發揮的作用并不大，尤其是一些非黨員、年輕人更是如此。據相關資料顯示，在我國各級人才市場中，保存的人事檔案有將近60萬份無法于主人取得聯系，而且這一數字還在持續增長。

（二）檔案管理水平有待加強

由于社會對檔案管理工作的不重視，企業對于檔案管理人才選拔的標準也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數為非專業人士，檔案知識相對匱乏。比如認識不到檔案管理工作的重要性；對檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業務不熟練；許多企業中的檔案管理人員身兼數職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴重制約了企業檔案管理水平的提升。從檔案管理設備配備方面看，多數企業幾乎沒有一個標準的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術仍然十分落后。許多檔案由于反復使用，加之陽光照射，已經出現了紙張發黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。

（三）檔案的信息化程度較低

隨著網絡技術的飛速發展，計算機已經滲透到社會生活諸多領域。目前，檔案信息管理系統已經建立，并且逐步得到推廣。但是多數企業的檔案管理信息化還停留在對將個人信息輸入電腦中的階段，很多技術并沒有應用于檔案管理中去，部分企業的資料檢索、檔案查閱仍然采用手工方式，實現無紙化閱檔、信息化管理還有很長的路要走。

（四）非公企業忽視檔案管理

社會對檔案管理的不重視，除了表現為個人放棄檔案之外，還有就是非公企業忽視檔案管理。現代企業越來越重視人才的能力，用人機制也日益靈活，企業管理者認為考察檔案不如考察人才的工作表現更為直接。這直接導致員工的職業道德、性格特點、個人資歷等信息無法讓下一個企業了解，而且斷檔也有可能給員工的工作、學習、生活帶來一些困擾。

二、人事檔案管理的發展趨勢

（一）檔案管理電子化程度不斷加強

伴隨著網絡技術的快速發展，信息化、電子化已經成為社會發展的必然趨勢，在這種形勢下，傳統的人事檔案管理模式已經出現種種弊端，而無法適應市場經濟的客觀需要。轉變檔案管理模式，推進信息化、電子化進程，已經成為企業人事檔案管理的當務之急。其中，檔案資料的電子化，是實現檔案管理信息化的基礎，也就是說只有正確的將紙質檔案信息錄入到計算機中，使紙質檔案轉化為電子檔案，才能夠正確的使用檔案，提高檔案的使用效率。然后再以電子化為基礎，逐步加快人事信息的數據庫建設，引進現代辦公自動化系統，使其他部門能夠快捷、迅速的查找、使用檔案，同時實現電子化檔案與原始檔案的協同配合，極大提高檔案的使用效率。而且檔案管理實現電子化之后，能夠提高檔案的科技含量，同時還能夠有效防止對原始檔案的磨損與破壞，降低檔案管理的成本風險。

（二）檔案管理朝著網絡化方向發展

檔案管理的網絡化是建立在電子化基礎上的，而檔案管理網絡化的前提則是遵循國家的相關保密規定。檔案信息網絡化是充分利用當前的網絡優勢，從而實現檔案信息資源的共享。企業在推進檔案信息網絡化進程時，必須要與檔案信息保密建設同步進行，要對檔案資源使用的部門設置一定權限，沒有權限的部門或者個人，將無法查閱相關檔案資料。與此同時，我們還需要加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理工者的職業道德水平與業務技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠對檔案管理業務以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創新，從而依托現代的科技手段，實現企業檔案管理的標準化、高效化。

（三）檔案管理方式日益多元化

目前，人事已經成為人力資源管理的新方式，這是市場經濟發展的客觀需求，也是人才產業化發展的重要保障。從微觀層面上講，人事制度就是將“單位人”轉化為“社會人”，這種管理方式實際上就是將人事關系管理與人才使用管理相分離，簡單說就是企業只負責用人，而人事負責檔案管理。諸如工齡的計算、職稱的評定、各種保險的繳納等等，均由人事來負責。隨著社會經濟的發展，人事的服務方式也在逐步得到拓展，比如“人才租賃”制度，已經在部分地區開始實行。這種方式主要是由人才市場作為人員的雇主而存在，全面負責員工的人事管理，而用人企業與人才市場簽訂的是租賃合同。這種制度不但提高了人力資源配置的效率，同時也減輕了企業檔案管理的負擔。

綜上所述，隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理工作面臨著新的管理環境。檔案管理者必須要把握時展的趨勢，以及企業發展的客觀需要，從檔案管理的現狀入手，不斷探尋管理的新技術、新方法來解決檔案管理過程中遇到的新問題，積極推進檔案管理的信息化、電子化以及網絡化發展，從而為企業的平穩、健康發展提供有力保障。

篇（10）

1.1 人事檔案管理制度落后。高校人事制度已經改革為聘用制和崗位管理制度，但是，高校人事檔案管理工作制度還沒有及時地改變。

人事檔案管理制度相對落后，體現在以下幾個方面：（1）管理制度不健全。在高校人事檔案收集階段缺乏保密機制，檔案資料在遞交、檢查、審核等必要程序上容易出現問題，導致資料泄密；在檔案歸檔、查閱階段也缺乏相應的監督管理制度，致使入檔材料處于堆積狀態，甚至發展成檔案材料丟失、不完整等情況。（2）管理手段落后。目前，許多高校人事檔案管理工作仍基本靠手工操作，缺乏基本的管理設備與先進的管理手段，部分高校不愿利用網絡傳輸檔案資料，有的還習慣于傳統筆記手寫。

1.2 人事檔案管理人員工作意識落后。（1）身份觀念依舊。在傳統人事檔案管理中，總存在一種對檔案所屬人身份不同采取不同態度的工作觀念。容易造成干部檔案齊全、完整性較高、保存較為完好；而一般工人檔案則出現失真、遺失現象。（2）檔案管理意識淡薄。一是領導不注重檔案管理隊伍的建設與穩定，造成人員配備不足，管理知識缺乏；二是廣大職工普遍對人事檔案歸檔內容、管理范圍及檔案管理工作重要性等缺乏全面深刻的認識，導致對應歸檔材料不能及時送交檔案部門管理，造成人事檔案歸檔不全現象。這不僅違反管理規定，也給利用工作埋下隱患。（3）崗位競爭意識不強。許多從事高校人事檔案管理工作者，總覺得自己的工作比較有保障，特別是在本單位工作時間較長的職工，似乎覺得高校工作是一種“鐵飯碗”，無形中形成一種消極對待工作的態度。

2 新制度下高校人事檔案管理的應對策略

篇（11）

醫院人事檔案管理離不開人事管理活動，包括對醫院工作者的文化程度、技能水平、思想品德素養等方方面面的真實反映，它不僅為醫院人才調度和選拔提供了重要的參考價值，而且在醫院人事管理的工作中的作用越來越明顯，特別是隨著現代科技的進步，信息的發展，醫療改革也越來越深化，人事檔案管理面臨著更大的挑戰，更新的要求，我們對其的重視度也應該隨之增強。

一、當前醫院人事檔案管理的狀況及問題

(一)人事檔案管理人員的管理意識有待提高醫院過分看重臨床一線服務，認為醫院的主要性質就是救死扶傷，保證醫療服務的高水平，而對人事檔案管理不那么看重，導致該崗位的工作人員普遍管理意識不夠。

(二)提升人事檔案管理人員的專業水平現如今醫院人事檔案管理人員的管理水平差別很大，主要是有些醫院不曾高度重視人事檔案管理工作，在進行該崗位的人員分配時存在隨意分配的情況。殊不知，人事檔案管理工作需要具有與之相對應的專業技能的工作人員來從事，主要是該工作業務性較強。現代信息技術日益進步，為適應時展，在醫院檔案管理方面應培養更多具備較強計算機操作水平的人才。

二、新形勢下人事檔案管理對醫院經濟發展的影響分析

在醫院人事活動中形成了醫院人事檔案管理，記錄醫務工作人員過去的工作經歷和獲得業績的情況。其中包括一個人的專業方向、業務能力和思想道德等各方面的情況。工作人員的綜合情況可以通過查看人事檔案獲得。現代醫院存在著激烈的競爭，主要是社會的進步和不斷深入的醫療衛生體制改革。醫務人員作為醫院的一種無形資產，關系到醫院能夠健康快速發展，而醫務人員的工作能力和治療水平便是醫院彼此之間競爭的重要籌碼。醫院的收入要提高，整體綜合競爭力想更強，就必須有厲害的學科帶頭人和高精尖的醫務人員。人事檔案管理部門管理著醫院高素質醫療人才，記錄了所有醫務人才的重要信息。醫院若能提高人事檔案管理的意識，認識到該工作的重要性，將每個醫務工作者的真實水平充分發揮出來，同時大力支持醫務工作者的學術研究，為促進醫院更好更快的發展提供堅實的基礎，醫院因此形成良好的口碑，不僅能讓醫務工作人員的收入增加，而且醫院的經濟效益也隨之提高。

(一)高效的人事檔案管理通過降低醫院成本的方式，促進了醫院經濟發展現代人事管理在計算機信息技術的推動下，工作效率不斷提高，醫院人事檔案管理可以說發生了驚人的變化。現代計算機的存儲和計算能力強大，能夠將醫院全體工作人員的信息準確的記錄下來，因此計算機管理系統可以用于醫院人事檔案管理。人事檔案管理工作借助專業軟件速度更快，不僅大大提高了醫院人員信息的實用性，同時也使醫院的人事檔案管理的效率大大提高。過去，計算機管理還沒出現，人事檔案管理都是采用紙質版的形式，醫院的人數眾多，每年需要收集和整理的紙質檔案都很多，這些紙質檔案怕潮濕，為了保持紙質的干燥和完整，必須有專人管理，并且建有安裝了除濕設備的專門的倉庫。而今，由于信息技術的進步，信息化手段開始被用于醫院人事檔案管理。自從計算機處理人事檔案管理工作后，紙張的使用減少，辦公費用也隨之大大降低，人力資源檔案管理人員也大幅減少，人力資源成本也因此降低。醫院可以將以前被人力資源檔案占用的倉庫用于臨床一線工作，這不僅節省了庫房的成本，而且醫院的收入也因此增加，進一步為提高了醫院的經濟效益。

(二)高效的人事檔案管理能夠一定程度上提高工作效率醫院每年都會進行績效考核工作，部門工作人員的績效管理與工作量緊密聯系，目的是讓醫院各部門的工作效率得以提高。人事檔案管理工作可以促進績效考核更科學更合理的開展，它為醫院提供了各工作人員包括工作能力和職稱信息等方面的詳細信息。同時為了使得醫務工作人員增強服務意識，加強服務能力，提高服務質量，就必須嚴格進行績效考核，加強懲戒醫務人員的績效。人事檔案管理為促進績效考核的進行提供了指導價值，進一步為醫院各部門創收，促進醫院的經濟效益提供了有力保障。

三、解決醫院人事檔案管理問題的具體建議

(一)樹立醫院人事檔案管理人員的管理意識人事檔案管理關系到醫院人事管理中的很多方面，其中包括醫院人員調動，所以急需對醫院人事檔案管理工作人員的管理意識進行樹立。發展醫院業務建設的同時，也需要加強醫院人事檔案的管理工作。加強檔案管理人員對該工作的積極性和認可度，提高他們自身的檔案管理意識，就要求醫院不論是人力還是財力上都需要更多的支持檔案管理部門。

(二)醫院人事檔案管理人員的專業水平有待提高醫院人事檔案管理在選拔人才時，不僅要求其對醫院工作熟悉，而且必須有很強的計算機操作水平，也就是所謂的專業復合型人才。對醫院已有的管理人員而言，需要起模范帶頭作用，通過加強自身的學習，在醫院內部考核過程中選出潛力大的人員進行培養，提高他們的業務和專業水平，為醫院人事檔案管理提供更多有能力的骨干人員。同時，醫院也可以利用高薪加強引進人才，使得全所檔案管理人員的水平整體提高。

(三)加強醫院人事檔案管理人員的創新精神的培養醫院檔案管理工作開展的好，就必須提高工作人員的創新意識。醫院領導在日常工作中，應注意人事檔案管理人員開拓思路的調動，使得他們勇于創新，打破原有的自我約束模式，與時俱進，發展創新思維；同時大力提供物力和財力的支持，鼓勵人事檔案管理人員在工作過程中由被動接受的鴕鳥模式向主動創新的模式轉變。醫院檔案人事管理應加強優秀人力資源的培養和合理人才的配置，平時增強檔案管理工作的重要性的宣傳。人事檔案管理工作想要最大限度實現價值，就必須通過使用高科技設備的手段，使得人才信息傳播速度提高，同時建立起與其它部分的密切聯系。

(四)醫院人事檔案管理制度有待健全提高醫院檔案管理工作效率離不開健全完善的醫院人員檔案管理制度，保證檔案的有效性和真實性，就必須做到與人與檔案不分離。醫院人事檔案管理人員的激勵制度、績效考核制度需要從實際出發，更應該以人為本。在建立激勵制度時，應該給那些富有創新意識，具有創新精神，成績優異的員工給予適當的物質獎勵，同時對他們的成績進行廣泛宣傳，主要目的是為醫院營造良好的工作風氣。在建立績效考核制度時，應重點把握批評和贊揚的力度，同時采用不定期與定期檢查的方式。

(五)建立并完善人事檔案管理信息系統醫院人事檔案管理工作要求醫院積極開發和引入可以為日常人事檔案管理和醫療服務的現代化信息技術，做到認真分析醫療服務的特點，從醫院人事檔案管理信息的實際情況出發，充分利用和整合優勢資源，虛心學習，借鑒其他醫院人事檔案管理的成功經驗。通過有效集成醫院已有信息管理技術與新型信息管理技術，建立相應的社會實踐、人員招聘、技術研究、日常運行檔案管理平臺和崗位調動管理平臺，在此基礎上，建立人才培養管理與培養模式，制定相應的人才培養與管理梯度。同時將臨時工就業管理系統進行建立健全，對臨時工信息錄入申報、查詢、臨時工保險、核準用工計劃、工資等方面進行有效管理。總之，科學建立醫院人事檔案管理信息系統，并在實際工作中對管理信息系統進行升級完善，可促進醫院人事檔案管理工作高效進行。