財務部檔案管理大全11篇

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高校會計檔案作為高校財務管理和財務活動中的產物，體現了高校財務活動情況，也體現了高校在一會計期間的資產、負債、所有者權益的狀況，包括某一會計期間的經營成果和現金流量狀況，并且反映了高校財務核算的具體內容、核算方法、核算過程和核算結果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內容:

①高校會計檔案是處理完成的財務業(yè)務憑證和財務資料，并且核算行為已經完成，財務資料已經整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價值。

②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據、銀行回單等。內部直接形成是指在會計核算的過程中所產生的會計資料，包括記賬憑證、明細賬、季度年度財務會計報告等。

③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機等電子設備為載體的。

2高校會計檔案管理工作中的問題分析

①高校財務部門往往覺得會計檔案管理工作是已經處理完了的會計業(yè)務憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業(yè)務一樣重視，管理不到位、不嚴格，沒有與會計工作有機的結合起來，導致財務管理成效不夠完整。大部分高校財務工作者只注重日常的財務業(yè)務的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經過正規(guī)的培訓，有的并不是科班出身，業(yè)務水平很低，導致會計檔案管理工作沒有得到科學的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計檔案管理工作人員。

②高校財務部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務資料、電子存儲資料進行歸檔整理，導致了會計檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。

③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據，更不能做到規(guī)范、科學的管理。

④高校會計檔案的紙質資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進行有效的歸檔管理，導致高校財務信息丟失。目前，高校財務電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時俱進，財務軟件升級緩慢，嚴重影響了財務電算化檔案的有效調閱。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。

3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策

①加強領導，科學管理。學校領導應該把會計檔案管理工作提到日常上來，當作日常業(yè)務來看，視為會計業(yè)務的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓，到兄弟單位進行學習交流，總結經驗，提高工作人員的業(yè)務水平，加強會計檔案的管理。《檔案法實施辦法》第五條則明確地規(guī)定:各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強領導，科學管理，要建立健全會計檔案管理規(guī)章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應該督促相關部門對會計檔案管理進行內部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財務管理也更完整有效。

②提高高校會計檔案管理人員的業(yè)務水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計檔案管理工作的提高最終落實在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計檔案工作是否科學有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業(yè)務有機的結合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當成會計業(yè)務工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務有責任不斷學習會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務部門應該通過自我學習和走出去學習相結合，每周定期組織培訓，還可以去兄弟院校去學習，彼此交流經驗，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強會計檔案管理的后續(xù)工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務管理的水平。

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003

［中圖分類號］ F233 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）06- 0005- 02

高校會計檔案是指高校在財務管理和會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬表和財務報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財務的重要資料和證據。高校會計檔案是高等院校在教學、科研、行政管理中經濟活動的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經濟信息資源，同時也是會計工作過程最有說服力的憑證。由此可見，做好高校會計檔案管理工作對于高校教育改革和發(fā)展具有深遠的意義。

1 當前高校會計檔案管理中存在的問題

1.1 會計檔案管理制度滯后，不能適合當前高校會計檔案管理現代化的要求

眾所周知，高等院校實施的會計檔案管理制度主要是參照2001年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理辦法》編制的。管理對象主要是傳統(tǒng)的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。而目前，我國各個高校均已實現了會計電算化，但是對于由此產生的大量的以電子文檔、程序文件、數據庫、備份文件等新的會計檔案信息載體，則沒有制訂相應的管理辦法，許多應當歸檔的會計資料散落在不同的經辦人手中，因此造成了會計檔案歸檔的不完整。

1.2 會計檔案資料收集不齊

會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類等。然而，許多高校在收集會計資料時，仍然沒有將財務報表類中的上級有關文件、財務制度、財務活動分析等歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統(tǒng)軟件、數據庫等重要資料，沒有按會計檔案的管理要求進行正確歸檔保存。

1.3 會計檔案移交不及時

根據“會計檔案管理辦法”規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交學校檔案部門，不得自行封包保存。但實際工作中，財務會計部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時，常常是會計檔案長期擺放在財務會計部門，要么是不按期向學校檔案管理部門移交，要么就根本不向學校檔案管理部門移交。

1.4 會計檔案鑒定銷毀難

在實際工作中，高校會計檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數量大，開展工作需花費大量的人力物力；二是鑒定銷毀無切實可行且具操作性的統(tǒng)一規(guī)定。在檔案管理辦法中，僅籠統(tǒng)地規(guī)定“根據檔案的保管期限”，而會計檔案屬專業(yè)檔案范疇，是學校經濟業(yè)務活動中形成的記錄經濟業(yè)務的執(zhí)行、完成情況和明確經濟責任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來作出鑒定銷毀的簽字。同時，根據“會計檔案管理辦法”的規(guī)定，要鑒定銷毀的會計檔案大多為15年以上，而根據現行的干部任用情況，幾乎沒有一個學校領導者能在此位如此長時間，這就造成要讓現任領導來審批銷毀以前領導領導下形成的原始和唯一的經濟責任記錄原始資料，從而形成了事實上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時清繳的債權賬務的影響。學校不屬于企業(yè)，未能清繳的債權賬務，即使年代很長，也不能作為壞賬核銷，只能是長期掛賬，保留追償權利，而憑證作為追償掛賬的證據就具有了不可銷毀的權利。由此原因，使檔案管理者對會計檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責任重大而產生畏難情緒及無所適從，導致學校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質量和效果。

2 完善高校會計檔案管理的舉措

2.1 制定和落實高校會計檔案管理的各項規(guī)章制度

根據《中華人民共和國會計法》第十五條規(guī)定：“會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應當按照國家有關規(guī)定建立檔案，妥善保管。”因此，高校應當依據相關會計法規(guī)的要求，結合本校實際，建立和健全會計檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發(fā)利用等一整套的規(guī)章制度。確保會計檔案工作科學管理、有序開展。

2.2 加強財務部門與檔案管理部門的溝通

財務部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時調整，只有溝通了，財務部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財務部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

2.3 加強往來款項管理，及時結清債權債務

財務部門自身查詢的方便是其不及時向學校檔案管理部門移交檔案的本質原因。而查詢需要產生的一個主要根源就是債權債務的清理。由于學校對債權債務清理工作的不到位，致使很多往來款款項長期掛賬，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量做到當年債務當年結清，減少各賬務經辦人的查詢要求，使會計檔案能按規(guī)定及時向校檔案管理部門移交。

2.4 強化會計檔案的科學管理

第一，做好會計檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴格按照《檔案法》、《會計檔案管理辦法》的要求，有學校的財務部門應把每年形成的應該進行歸檔的會計資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對于當年形成的會計檔案，應由學校財務部門保管一年，期滿之后，財務部門編制移交清冊，然后移交學校檔案管理部門統(tǒng)一保管。

第二，完善會計檔案借閱制度。會計檔案的調閱要建立嚴格的會計檔案借閱制度，指定專人保管，防止會計檔案的損壞和遺失。原則上系統(tǒng)內部人員只能借閱與工作有關的會計檔案，而且借閱時必須由會計檔案管理人員進行登記，并由借閱人簽字。

第三，對磁性介質檔案管理時應注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會計檔案要備份雙份，定期檢查，定期進行復制。

第四，對于保管期滿的會計檔案，需要核銷時，應由檔案管理部門和財務部門共同派人監(jiān)督核銷。監(jiān)督核銷人員在銷毀會計檔案前，應當進行清點核對，銷毀后，應在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)督銷毀情況報告本單位領導。

2.5 提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質

目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識，又精通財務知識和計算機運用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作的需要。因此，各高校應重視會計檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高他們的政治素質和業(yè)務水平，使他們盡快掌握現代化管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。

會計檔案管理工作是學校財務管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響學校整個財務管理工作的質量和水平。加強學校會計檔案的管理不僅可以推動學校檔案管理工作的發(fā)展，還可以提高學校財務管理的水平和質量，使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

主要參考文獻

［1］徐經艷．會計管理體制改革后的會計檔案管理［J］．中國檔案，2005（6）．

［2］王麗．如何加強會計檔案的管理和利用［J］．財經界，2006（4）．

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一、會計檔案的內容

1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發(fā)現缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。

2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應牢固、平整，封面應齊全、平整，已經實現會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經裝訂成冊的會計憑證應在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。

3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務狀況和經營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。

4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經濟合同、協(xié)議及其附件；財務工作計劃，財務工作總結，財務決算資料，財務會議文件；財務分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表；內部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經辦人在每一項業(yè)務完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。

二、會計檔案的保管

（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數據建立備份。每月備份不得少于一次。恢復系統(tǒng)數據必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數據采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數據的移動備份硬盤，移動備份硬盤應貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關會計檔案保管年限執(zhí)行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權限。本單位財務部內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，經財務部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經財務部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，要經財務部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案管理部和財務部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經辦人應在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔備查。

總之，隨著市場經濟的不斷發(fā)展，會計檔案管理工作也應不斷創(chuàng)新，以適應會計發(fā)展的需要。

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doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中圖分類號]F233；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-000-01

1 會計檔案管理要點

1.1 會計檔案收集與整理階段

會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經濟發(fā)展和業(yè)務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2 會計檔案形成與保管階段

會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產保管部保存1年，期滿后，由財務資產部編制移交清冊，然后由檔案機構統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3 會計檔案移交階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴格遵照國家法律規(guī)定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。

1.4 會計檔案借閱階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年。”企業(yè)要加強會計檔案管理，避免出現會計檔案丟失的現象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。

內部人員借閱會計檔案的管理標準：內部人員查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。

外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內部借閱條款外，還要借閱單位出據介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5 會計檔案銷毀階段

會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。

2 會計檔案的管理策略

第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規(guī)制會計工作內容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。

第二，把所有經濟活動都歸入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。

第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進行。

3 會計檔案管理創(chuàng)新實踐

3.1 會計檔案電子化、信息化革新

紙質檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統(tǒng)軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產部協(xié)同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內部局域網管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網絡的情況下，實現對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2 優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理

財務資產部設置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質和業(yè)務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學專科及以上學歷，且有5年以上會計工作經驗，政治表現好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。

3.3 重視業(yè)務水平，加強培訓管理

篇（5）

醫(yī)院會計檔案管理是醫(yī)院檔案管理中重要的一環(huán)，這不僅表現在數量上。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計核算專業(yè)材料，由于性質不同，需要分門別類進行歸檔。隨著時間的推移，檔案數量與日俱增，尤其是會計憑證，盡管保管期限只有15年，但經過醫(yī)院多年的業(yè)務發(fā)展，數量也是相當可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會計檔案具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現出醫(yī)院經濟活動和組織發(fā)展的情況，而且能為醫(yī)院管理者提供會計預測、決策、控制的依據，具有十分重要的作用。因此，搞好醫(yī)院會計檔案管理對于搞好醫(yī)院檔案管理，促進醫(yī)院各項業(yè)務的發(fā)展，具有十分重要的意義。

目前，醫(yī)院會計檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問題，成為檔案管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)。對于這些問題，筆者進行一下簡單的剖析。

一是會計檔案意識不強。很多人對會計檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到會計檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。

二是會計檔案的管理責任不明確。會計檔案產生于會計業(yè)務工作中，財務部門的會計人員是第一責任人，但在實際工作中，會計人員對會計業(yè)務非常熟練，而對檔案業(yè)務知之甚少，對會計檔案管理責任也不明確。這方面突出表現在兩點：1、把本該由財務部門負責的會計檔案整理立卷、裝訂成冊、編制保管清冊的工作任務全都退給綜合檔案室；2、認為把會計檔案移交綜合檔案室保管后萬事大吉，不用再擔負任何責任。

會計檔案歸檔移交不及時。有些醫(yī)院由于忽視會計檔案的管理，或者任由財務部門自己保管，或者在會計年度終了后，由財務部門隨時向綜合檔案室移交。有些醫(yī)院已經實行了會計電算化，財務部門向綜合檔案室移交會計檔案時，只移交紙質檔案，而把存儲會計數據的磁介質或光盤保留下來，嚴重破壞了醫(yī)院全宗的完整性。

會計檔案的鑒定銷毀不規(guī)范。不少醫(yī)院擔心原始材料的遺失，把自成立以來的所有會計檔案一直保存至今，沒有及時進行鑒定銷毀。有些醫(yī)院即使鑒定銷毀了，也經常出現不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現象，從而影響了會計檔案整體工作的質量和效果。

鑒于以上出現的這些問題，依據筆者多年的工作經驗，認為可以通過以下幾項措施加以改進：

增強會計檔案管理意識。《會計檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“國家機關、社區(qū)團體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應建賬的個體工商戶和其他組織，應當依照本辦法管理會計檔案。”第四條規(guī)定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導，……”按照這些法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院領導必須加強會計檔案的管理，要把會計檔案管理當作醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內容來抓，大力宣傳醫(yī)院會計檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財務部門的會計人員充分認識會計檔案工作的重要性。

健全會計檔案管理制度。醫(yī)院應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)的要求，結合本單位會計檔案工作的實際，逐步完善會計檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使會計檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循。

加強會計人員崗位培訓。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。在這其中最為重要的是明確責任。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。”“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；……”另外，會計檔案產生于會計工作過程中，會計人員對會計檔案歸檔的準確、完整以及檔案的保管負有直接的責任。會計檔案移交綜合檔案室保管后，直接責任也隨著轉移。這時的會計檔案管理責任分成了兩部分，綜合檔案室只負責會計檔案安全保管，提供借閱的責任，雖然會計檔案移交了綜合檔案室，但會計人員對會計檔案內容的準確仍承擔直接的責任。

依法開展會計檔案鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫(yī)院應依照《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定，遵照法定的程序定期進行會計檔案的鑒定銷毀工作。

總之，醫(yī)院會計檔案對于總結醫(yī)院經濟工作，指導醫(yī)院經營和事業(yè)管理，查驗經濟財務問題，防止貪污舞弊，研究醫(yī)院經濟發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會計檔案管理既是會計工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財務部門和檔案部門這兩個部門充分銜接好。加強醫(yī)院會計檔案的管理，確保會計檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫(yī)院會計檔案管理工作。

參考文獻：

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會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經濟發(fā)展和業(yè)務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2會計檔案形成與保管階段

會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產保管部保存1年，期滿后，由財務資產部編制移交清冊，然后由檔案機構統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3會計檔案移交階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴格遵照國家法律規(guī)定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。

1.4會計檔案借閱階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年。”企業(yè)要加強會計檔案管理，避免出現會計檔案丟失的現象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。內部人員借閱會計檔案的管理標準：內部人員查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內部借閱條款外，還要借閱單位出據介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5會計檔案銷毀階段

會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。

2會計檔案的管理策略

第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規(guī)制會計工作內容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。第二，把所有經濟活動都歸入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進行。

3會計檔案管理創(chuàng)新實踐

3.1會計檔案電子化、信息化革新

紙質檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統(tǒng)軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產部協(xié)同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內部局域網管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網絡的情況下，實現對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理

財務資產部設置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質和業(yè)務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學專科及以上學歷，且有5年以上會計工作經驗，政治表現好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。

3.3重視業(yè)務水平，加強培訓管理

會計檔案管理人員除應兼顧財務會計專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識外，還要具備計算機方面的專業(yè)知識。因此，對會計檔案管理人員的專業(yè)素質要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高其業(yè)務能力和道德素質，使其能勝任檔案管理工作。

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引言

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據。高校會計檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認識。

1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案保管不規(guī)范

按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務部門人員不足，沒有專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

1.2管理程序不合理

會計檔案管理程序不合理，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準備工作；移交點收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序審批；檔案管理部門和財務部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。

1.3檔案資料不齊全

會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務報表類中的上級有關文件、財務制度財務活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統(tǒng)軟件、數據結構等磁介質重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學校只存放紙介質會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數據等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，將導致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。

1.4管理制度不完善

除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細則。這使得高校會計檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據可依，無章可循。

2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略

2.1明確會計檔案歸檔范圍

對會計文件資料內容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設備管理部門和房產管理部門建立的固定資產卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質的會計憑證會計賬簿、財務報告等立卷歸案，也應將電算會計產生的會計信息電子數據、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質的會計檔案資料一并歸檔。

2.2嚴格執(zhí)行管理程序

按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準備工作；移交時認真點收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執(zhí)行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。

2.3完善檔案管理制度

建立健全高校會計檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規(guī)范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。

參考文獻：

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（二）內部管理制度不健全或執(zhí)行不嚴格一是沒有嚴格執(zhí)行《會計檔案管理辦法》，僅從減少會計人員數量或工作量、隨時查閱的角度看，確定會計檔案歸不歸檔或歸檔地點，必然導致會計檔案歸檔資料不完整，歸檔時間不及時，存放管理不統(tǒng)一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒有考慮會計檔案的保密性和完整性，審批權限不集中，查閱、借出、復印等沒有制度上明確區(qū)分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒有嚴格的責任追究制度。

（三）財務部門與檔案管理部門職責不清會計檔案什么時間移交、移交的范圍、移交的手續(xù)辦理、什么時間鑒定與銷毀等等，在這些工作中財務部門與檔案管理部門沒有明確的職責分工，各自從減輕自己工作強度出發(fā)，都在被動的工作。同時會計檔案的建立和日常管理尚未納入財務部門和檔案管理部門的年度工作績效考核，自然兩個部門也就不太在意劃分各自的職責范圍了，由此帶來會計檔案管理的不規(guī)范。

（四）專業(yè)人員缺乏，業(yè)務素質不高會計檔案是一種專業(yè)檔案,檔案管理人員需要掌握會計和檔案管理兩個方面的專業(yè)知識。會計檔案由于管理環(huán)節(jié)的分散造成檔案管理工作非常不規(guī)范。相當一部分高校由綜合檔案室非會計人員兼管，沒有經過會計業(yè)務知識的專門培訓，對會計檔案的歸檔范圍和管理標準不清楚，使得整理出來的會計檔案案卷質量不高，難以保證會計檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財務主管受業(yè)務水平制約，對鑒定保存到期的會計檔案是否還存在繼續(xù)保存的價值，不敢輕易下結論，寧可無限期保存，也不肯按時鑒定與銷毀。

（五）會計檔案信息化管理推進力度不夠會計檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設施和軟件配備的不足或不達標，無法實現或完全實現信息化管理。二是檔案管理人員計算機應用水平和檔案信息化管理技術不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實現檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標準與要求，檔案管理人員習慣于傳統(tǒng)的檔案管理手段，不管效率如何，沒人考核，大家都習以為常。

二、提高高校會計檔案管理水平的措施和辦法

（一）加大宣傳力度，從思想上提高重視程度提高會計檔案管理水平，首先要通過學校的相關宣傳媒體加強會計檔案管理規(guī)范性、政策性、重要性的宣傳，把會計檔案管理法律法規(guī)作為學校領導和教職工普法教育的重要學習內容。同時要編輯和整理重視和不重視會計檔案管理所產生的正反兩方面相應的案例加以宣傳，特別是對本校在不重視會計檔案管理中出現的問題及其后果更應該加以總結和宣傳，提高學校領導和相關人員的認識水平和重視程度。

（二）建立健全并嚴格執(zhí)行高校會計檔案內部管理制度制度建設是做好各項工作的前提和基礎，也是提高工作質量的保證。一是要建立嚴格執(zhí)行國家會計檔案管理辦法的考核制度，把考核結果同相關部門與人員的工作業(yè)績和績效分配結合起來，從制度上約束和激勵他們執(zhí)行國家會計檔案管理辦法的積極性和主動性。二是要建立財務部門和檔案管理部門職責分工制度。財務部門既是會計檔案形成部門，也是會計檔案經常使用部門。通過制度確保責任明確，有利于確定會計檔案管理中存在問題的責任承擔部門和人員，確保會計檔案的完整性、移交的及時性、保管的集中性。三是要建立會計檔案查閱、借出、復印的集中審批制度，明確不同情況的審批權限，無論是校內還是校外查閱或借出會計檔案，都必須嚴格遵循保密和安全原則。四是建立健全會計檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責任追究制度，無論是在會計檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復印等過程中，都要對造成會計檔案不完整的責任部門和責任人進行處罰，確保會計檔案的完好無損。

（三）配備會計檔案管理專職和專業(yè)人員，加強業(yè)務培訓配備既董會計業(yè)務掌握會計檔案管理知識專職、專業(yè)人員，是提高會計檔案管理水平的關鍵。會計人員擔任專職的會計檔案管理人員，應該加強檔案管理知識的培訓；檔案管理人員擔任專職的會計檔案管理人員，應加強會計知識的培訓。同時會計檔案管理人員也要不斷提高自己的業(yè)務自學能力。只有建立了復合型的會計檔案管理人員隊伍，才能真正發(fā)現問題、提出解決問題的辦法和建議，也才能從技術上和業(yè)務上解決問題。

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高校的基建會計檔案,是會計檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區(qū)別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動過程中形成的重要歷史資料和證據,包括基建會計憑證、會計賬簿、會計報表、經濟合同和協(xié)議、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等會計核算專業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會計檔案由于具有信息量大、時效性強、查閱頻繁等的特點,利用傳統(tǒng)的會計檔案管理手段和方法很難滿足所有高校基建財務信息使用者的要求,加上電子檔案的出現也給基建會計檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。

一、高校基建會計檔案收集范圍

一是基建會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿,其它會計賬簿。三是財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括資金平衡表、待攤投資明細表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產明細表等。四是其它類:銀行存款余額調節(jié)表、銀行賬單,其它應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

二、高校基建財務檔案管理的現狀及存在問題。

(一)高校專職檔案管理人員,只注重學校文書檔案管理而不重視會計檔案保管

會計檔案的使用和查閱往往只是局限于會計人員和審計人員,檔案管理人員以不熟悉會計業(yè)務為由,認為會計檔案保管就是會計人員的工作,會計檔案移交后,雖然集中于高校檔案管理部門集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時有散落現象。會計檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案管理制度上已相對完善,會計檔案在移交時,雖然有移交清單,基建財務人員也按正常要求裝訂會計憑證,但是不可能清點憑證張數,檔案盒沒有封條,出現檔案遺失問題后,會計人員和檔案管理人員責任相互推諉,加大了會計檔案管理的難度,這也是專職檔案管理人員不愿接手會計檔案原因之一。

(二)高校基本建設周期長,難以即時移交基建會計檔案

按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定會計年度終了后一年內將基建會計檔案移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。由于目前高校基建單獨建賬,與高校事業(yè)賬實行的是不同的財務制度,事業(yè)和基建會計人員按照崗位設置分工,相互獨立,基建項目沒有竣工結算進行資產移交前,一般不進行合賬處理。再者,由于供應商往來、項目費用查詢、工程預決算審計、項目審計等原因經常需要調閱基建會計檔案,事業(yè)檔案會計人員不愿接手基建會計檔案進行編號入檔,增加了中間移交環(huán)節(jié),導致基建會計檔案移交不及時。

(三)基建會計檔案保管人員缺乏相應的長期檔案管理經驗,嚴重影響會計檔案保管質量和壽命

財務人員雖然熟悉賬務處理,但是缺乏會計檔案管理常識,加上有些高校領導意識不到財務檔案管理的重要性,不重視財務人員檔案管理的培訓。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點。由于保管環(huán)境不當,造成基建會計檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財務管理風險。檔案借出不履行相關手續(xù),不經單位負責人批準,隨意查閱或者復印,致使基建會計檔案可能被涂畫、拆封和抽換。

(四)基建會計人員不熟悉基建業(yè)務和會計檔案的分類,致使基建會計檔案查找困難,甚至會造成工程款超付現象

《會計法》規(guī)定除結賬和更正錯誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會計人員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗收報告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會計人員不對這些憑證進行單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結算審計等。會計檔案有不同的保管期限,一味籠統(tǒng)將基建財務管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼人員因不了解經濟事項的來龍去脈,增加后繼工作量。

(五)會計電算化高校基建財務人員安全意識淡薄

許多高校基建賬務處理采用電算化形式,有些會計人員用電算化上網,在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導致系統(tǒng)癱瘓,數據泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現金日記賬不采用訂本式賬簿,不當日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時不注重電子檔案移交和保管,只將紙質檔案移交,不利于高校信息化發(fā)展。

三、加強高校基建會計檔案管理的措施

(一)在財務部門配置臨時檔案庫房,指定非出納人員管理基建會計檔案

財務部門檔案庫房門窗要堅固,配備相應的設施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財務部門每年形成的基建會計檔案,統(tǒng)一由會計檔案管理員按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當年形成的基建會計檔案,會計年度終了后,在財務部門保管不超過一年。期滿之后,統(tǒng)一由會計檔案管理員編制移交清冊,移交學校綜合檔案室統(tǒng)一保管。移交學校檔案室保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,如需要拆封重新整理的,學校綜合檔案室應當會同基建會計檔案經辦人員共同拆封整理,以分清責任。見表1:會計檔案資料移交清冊。

(二)加強基建會計人員崗位培訓,提高基建會計檔案的案卷質量

高校領導和相關人員應提高對基建會計檔案管理的認識,加強和組織基建會計人員認真學習《會計法》、《會計檔案管理辦法》和《高校檔案工作規(guī)范》,制定會計檔案管理標準,對會計檔案進行規(guī)范管理,將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入基建會計人員崗位培訓中,要求從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作,為單位領導的決策提供真實、可靠的依據。同時要求會計人員對基建會計檔案在工程的不同階段進行整理分類,與會計核算同步,可以方便會計人員和審計監(jiān)督部門人員的頻繁利用,達到了基建財務檔案立卷整理科學和有效利用的目的。另外基建財會人員不僅要熟悉財務會計專業(yè)知識,還要掌握基本建設知識, 通過多渠道多層次提高素質和業(yè)務水平,使基建會計工作逐步轉向對基本建設投資全過程的決策、控制、核算、反映和監(jiān)督。基建會計人員熟悉基本建設過程和建設工程方面的知識,便于搜集基建原始憑證和完善基建會計檔案建設。

(三)完善基建會計檔案管理的各項規(guī)章制度,確保基建會計檔案的安全與完整

按照相關法律、法規(guī)的要求,根據高校自身的特點制定適合本單位的基建會計檔案管理制度,制定基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。基建會計檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經單位負責人批準后,方可查詢和復制,并履行登記手續(xù),基建會計人員和借閱人員對基建會計檔案內容除單位負責人同意和司法需要不得對外泄露,否則追究相關人員責任。對高校電算化的電腦杜絕上外網,防止檔案泄密和被篡改。對基建會計檔案的銷毀嚴格履行程序,向單位負責人申請,同意后方可由檔案管理部門和會計人員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項和正在建設的項目的基建會計檔案,并認真填寫基建會計檔案銷毀清冊。見表2:檔案借閱(復印)登記表和表3:會計檔案銷毀申請表。

(四)加強基建會計檔案管理的考核和監(jiān)管力度,促進高校基建會計檔案優(yōu)化科學發(fā)展

學校財務部門和檔案部門應建立檢查、考核和評估制度,明確崗位職責。不定期組織會計人員到其他高校財務部門和檔案部門參觀學習,對會計檔案管理過程中存在的疑難問題和得力措施進行經驗交流。將基建會計檔案規(guī)范化管理納入會計常規(guī)業(yè)務檢查中,對基建會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。對基建會計檔案人員,成績突出的應給予表獎;對不合格的人員應給予批評,限期改進或進行撤換。并對考核的結果記入個人業(yè)務檔案,與會計人員的職位和職稱晉升掛鉤,提高基建會計檔案人員的主觀能動性和責任感,以保證高校基建檔案建設的科學可持續(xù)發(fā)展。

(五)建立高校內部職能部門網絡平臺,實現基建會計檔案管理現代化

在基建會計檔案歸檔和移交時,利用現代化手段將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔和移交,這也要求檔案管理人員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識。在高校各職能部門之間按照權限建立內部網絡平臺,將電子基建會計檔案上網,通過網絡交流,滿足各職能部門日常查詢、數據分析和編制報表的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質量,為高校領導決策層及時做出科學合理的判斷提供信息支持。

(六)加強基建會計檔案管理的宣傳力度,獲取各方支持

基建會計檔案的管理不僅是會計檔案管理人員和基建會計人員的常規(guī)工作,還涉及其他各職能部門和施工承建單位,是一項長期艱巨的復雜工作,平時財務和檔案管理部門要加強對外部門的基建會計檔案管理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時、系統(tǒng)地收集到所需的基建會計原始資料。

總之,高校基建會計檔案是記錄高校基本建設和發(fā)展過程中的詳細歷史資料,是具有參考價值和法律效力的書面證明,必須重視和加強對基建會計檔案工作的管理,建立基建會計檔案的立卷、歸納、保管、查閱和銷毀等管理制度,實現高校會計檔案的信息化,保證基建會計檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高校可持續(xù)健康發(fā)展服務。

【參考文獻】

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中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，財政部、檔案局令第79號新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。

1 高校會計檔案管理現狀

高校會計結算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結題的時候財務部門最繁忙，財務報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經嚴重影響教職工的正常工作。可見原有的會計管理模式已經不能適應校園的高速發(fā)展，隨著高校教學、科研等數字化的發(fā)展，后勤集團產業(yè)化，財務電算化軟件的更新，急需實現會計管理電子化。

會計檔案在財務部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導致財務檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復印，在查找、復印過程中經常出現檔案丟失、損壞現象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。

2 電子會計檔案管理

2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善

電子商務平臺推進了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網絡實現無紙化辦公，信息的網上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關鍵詞就能檢索到相關的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。

通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務。在校園各辦公區(qū)域內設置會計系統(tǒng)的終端設備，實現會計信息的資源共享。

規(guī)范電子會計檔案的管理制度，財務部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數據及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統(tǒng)，提高財務、審計人員查檔效率。

2.2 電子會計檔案的真實性完整性

歸檔電子會計檔案應有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應聯同背景信息及元數據一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀取；所有數據均備份并異地保存，確保自然災害不影響電子會計檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進行網上比對，保證接收電子發(fā)票的真實、準確、完整。

2.3 電子會計檔案的安全性

電子會計檔案通過網絡傳輸，大量的會計信息在網上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權限，對于重要檔案只能到館后查閱；設置防火墻，保證系統(tǒng)安全運行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實完整。

2.4 電子會計檔案人員素質要求

定期組織會計人員參加檔案專業(yè)知R的培訓教育，提高會計電子檔案的案卷質量，會計檔案管理人員參加會計培訓、繼續(xù)教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經常溝通交流，增強專業(yè)素質和水平。

電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結經驗，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會計軟件應包含會計辦公系統(tǒng)和會計檔案系統(tǒng)，會計業(yè)務辦理完畢，系統(tǒng)自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計等工作。

參考文獻

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1 會計檔案的特點

與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現在三個方面：

（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應當建賬的個體工商戶和其他組織。一方面會計檔案在社會的各領域無處不有，形成普遍；另一方面，會計檔案的實體數量也相對其他門類的檔案數量更多一些。

（二）檔案類別穩(wěn)定。社會上會計工作的種類繁多，如有工業(yè)會計、商業(yè)會計、銀行會計、稅收會計、總預算會計、單位預算會計等，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的成分是一致的，即會計憑證、會計賬簿、財務報告等。

（三）外在形式多樣。會計專業(yè)的性質決定了會計檔案形式的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。會計憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長短參差不齊。會計檔案的這個外形多樣的特點，要求在會計檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實際出發(fā)，防止“一刀切”。

2 會計檔案管理中會存在的問題

（一）會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。

（二）會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

3 解決會計檔案管理中存在的問題和措施

（一）規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

（二）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規(guī)范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。

（四）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領導。

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為社會主義市場經濟服務。

參考文獻

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