企業檔案管理大全11篇

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中圖分類號：T49

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198（2012）04-0245-01

1檔案管理科學化的重要性

（1）檔案管理的科學化，是企業管理的中重要的一環。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對檔案材料的管理雜亂無序，從而對企業管理決策產生不良的影響。如有的檔案僅保存在個人或各個部門，當有人員調動或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規范，檔案信息沒有及時更新，甚至對機密檔案沒有嚴格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

（2）檔案管理是企業核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個企業科學管理的水平，是企業核心資源可追溯的重要保證，也是企業重要決策來原的主要依據?？梢哉f，檔案管理就是對企業重要信息的科學管理。

（3）檔案管理是企業歷史信息的管理，檔案管理做為企業的一項基本工作，是對企業生產、經營、技術等信息的真實記錄，也是企業發展歷史的積淀，是企業文化的延伸。做為一項基本工作，建立一套適合本企業業務特點、體現公司規范化的檔案管理體系，也是企業信息化的管理的前提。

2檔案管理工作中存在的問題

（1）對檔案管理工作重視不夠。雖然在企業發展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業決策提供必要的信息資源。

（2）檔案管理模式落后。在企業檔案管理工作中，大多數管理人員沒有經過系統的技能培訓，只是依幫傳帶的傳統模式來學習檔案管理，加上檔案管理部門在企業各部門中發言權較少，有的部門不及時將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細致登記，都極易造成檔案資料流失。

（3）檔案管理科學化水平較低。隨著信息技術的迅速發展，檔案文件的形式也發生較大的變化。在辦公自動化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現。而因檔案管理人員計算機操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現，如何運用現代技術進行科學化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠。

3新時期檔案管理工作的對策

檔案管理工作要跟上時代的發展，就需要不斷提高管理人員的專業技能和素質，通過科學的檔案管理機制，保障檔案管理完整性、連續性、完全性，從而為企業決策和發展提供必要的信息資源。新時期檔案管理工作可通過以下兩個方面做進一步完善。

3.1外部環境

（1）加強對檔案工作法律法規的落實，建設檔案管理檢查和執法隊伍，監督和指導檔案管理工作的開展。通過對設立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認識到檔案工作的重要性，以此規范和促進檔案工作的開展。

（2）積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進單位的學習和交流，促進和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區檔案管理工作經驗交流會，將檔案工作出現的新問題、難題，通過與同行的交流，找到科學的解決方案。

（3）加強業務培訓和指導。檔案管理的行政部門，通過對企業檔案工作的檢查，發現檔案管理中存在的問題，有針對性的開展技能培訓和指導，從而提高檔案工作人員的業務能力，使其更科學化、更規范化的做好檔案管理。

（4）借力檔案中介服務。在檔案管理中，企業為了節約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理。而檔案中介服務，做為一個平臺，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務，通過檔案管理資源的優化配置，提供安全的、科學的檔案管理，滿足企業檔案管理的需求。

3.2內部建設

（1）提高檔案工作人員的責任意識。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹立效用理念，創造重視檔案工作的企業氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。

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摘 要 企業檔案是企業在生產過程中各種社會活動直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業內部一些經濟生產活動和人事關系。近年來隨著時代的發展，企業檔案管理方面出現了相應的變化，部分企業檔案管理方面相對制度化、完善化，但不容忽視的是仍有部分企業在這反面仍存在嚴峻的挑戰和弊端。本文將著重對此問題進行探析和研究。

關鍵詞 企業檔案 管理 研究

企業檔案是企業各種活動的歷史記錄，從內容上來講主要分為企業經濟活動檔案和企業員工人事檔案。就檔案的載體來而言，形式多種多樣，一般企業檔案的載體多數為紙質檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現。企業檔案工作是企業各項事務中最基礎的一項工作，因為，企業檔案有利于在經濟活動中維護企業的經濟利益和合法權益。企業在國民經濟中的重要性，也體現了企業檔案工作在企業活動中的重要性。

一、當前企業檔案管理存在的問題

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

目前，企業很多領導干部對企業檔案管理方面重視程度不夠，過于重視企業自身經濟上的建設，而忽視企業自身檔案管理工作的建設。很多企業至今沒有正的檔案室和檔案管理員，對于企業自身的一些檔案資料管理出現了所謂“各自為政”的情況，即各個科室和部門把檔案放在本部門的情況，甚至有些檔案沒有進行分門別類。而一些有正規檔案室的企業，情況也不容樂觀，有的檔案沒有相應的設施與設備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒有進行分類外，有些企業檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業專門的檔案管理人員很多是非專業人員出身，有的雖然從事這項工作很長時間，但是由于知識陳舊和文化水平較低的關系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導致對企業檔案的信息化產生了消極影響，嚴重制約了相關企業的檔案信息化進程。而在一些老企業，特別是建國后改革開放前創立的企業，很多企業的檔案由于時間的因素，過去的一些紙質檔案出現發潮和損害的情況，個別情況出現了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業的發展帶來了無形的損失。

（二）檔案棄而不用的現象嚴重

目前，有些企業自身建立檔案管理室，也有相關的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現對企業檔案管理采取不聞不問的態度。而很多方面對檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業檔案管理工作上的效率。有些企業沒有專門的檔案管理卷宗，最后只是將相關檔案放進麻袋處理。曾經有新聞報道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發官司，而銀行最后花費九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進麻袋里面。這件事對相關企業也要有很大的教訓：檔案管理的缺乏規范化的管理，除了給企業帶來經濟損失外，一定程度上也會給企業增加不必要的社會成本和人力成本。

二、企業檔案管理的發展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉變

隨著信息化技術的發展、計算機技術的普及，過去的一些企業重要檔案例如批示、會議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過去的手寫的紙質載體轉向了打印的紙質載體，而這些也可以通過相應技術進行了數字化的處理。此外，傳統的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進行，這樣的弊端是不光費時費力，而且很容易引發檔案的丟失和錯漏，此外紙質檔案因其本身的物質屬性，需要很大的空間進行管理儲藏。多元化載體技術的發展，可以解決上述的弊端，電子化、數字化、系統化的發展，是檔案管理發展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無論過去的傳統檔案還是現在的電子檔案，只要通過信息資源的搜索，就可以查到企業需要尋找的相關資料。同時，這樣也使企業減少檔案管理成本，充分實現檔案資源合理利用。

（二）強化人員管理和提高管理效率

在時展的大背景下，知識更新速度不斷加快的前提下，企業要加強企業檔案管理專業人員職業素養的培養，企業檔案管理工作人員本身也要參與企業的檔案管理當中。企業檔案人員管理自身的職業素養將決定著企業檔案管理的成敗。各企業應該重視企業檔案管理人員的培訓，以強化企業檔案管理人員的責任意識和管理意識。同時企業本身內部應強化檔案管理工作人員的相關培訓，培訓的主要內容就是加強企業內部檔案管理人員的技能培訓上，能讓企業檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術的不斷發展，企業應該不斷加強企業檔案管理人員計算機技術的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運用計算機技術，以提高工作效率和質量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養檔案修補人才。目前很多紙質檔案由于歷史時間原因遭到很嚴重的損壞，并且這些過去的老檔案走向數字化已經刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業在這方面的培養仍然有很大的發展空間。

三、結語

綜上所述，在信息技術不斷發展的今天，我國企業的發展經營模式不斷發生變化，而企業檔案管理的模式也正在發展中探索。隨著科學技術的迅猛發展，企業檔案管理正面臨著新的挑戰。因此，企業檔案的管理應隨著市場經濟的發展和社會轉型期的變化，根據企業自身的實際情況來進行檔案管理體制的改革。企業檔案管理體制的完善，有助于企業在未來的市場經濟條件下有效的提高競爭力，并且使企業在穩定中得到可持續、長足發展。

參考文獻：

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中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：

在供水企業中每一天都在產生大量的需存檔的檔案，如何對這些檔案進行管理工作是供水企業的一個非常重要的工作。隨著科學的進步，檔案管理系統也在不斷開發，供水企業的檔案管理工作也逐漸有了一套自成體系的辦法，但是在使用過程中，仍舊存在一些問題。

一、供水企業在檔案管理工作面臨的問題

一是沒有認識到供水檔案管理工作的重要性，缺乏有效的機制來對檔案實施管理工作。部分企業重視供水安全及優質的服務，但卻忽略了檔案管理工作，沒有從長遠發展的眼光去對檔案進行現代化管理，甚至有些檔案管理員本身也忽略了工作的重要性，對工作不上心。

二是沒有嚴格規范檔案管理工作，檔案的收集也缺乏力度。一方面，檔案的收集歸檔制度不健全，在執行工作時要求也不夠嚴格，收集檔案人員處于被動收集的狀態，通常是移交過來什么檔案就直接接收，導致有些不必要的資料被接收，而重要資料卻散失在外；另一方面，歸檔工作也沒有按照規范執行，經常存在案卷標題與檔號不規范，甚至大量的案卷缺少卷內目錄及組卷非?；靵y的現象。

三是缺乏硬件投入。部分供水單位為檔案管理提供的面積比較狹小，甚至將倉庫、辦公及閱檔三個區域放在同一間辦公室，沒有設置鐵門鐵窗等檔案室的基礎設施，也沒設置其他有效的防護設備，不具備檔案保管的設施要求。

四是管理人員缺乏，專業素質不達標。很大一部分的供水企業的檔案管理工作人員是兼職做這份工作，在工作前并無得到系統性的訓練，從專業程度上來說并不具備應有的知識。在對人才進行培養的過程中也沒有將檔案管理人員的素質提高納入計劃和提出要求，使供水企業中的檔案管理人員僅依靠以往的工作經驗來執行管理工作，思想及管理水平都無法與時代的發展接軌。

五是比較落后的管理方式導致供水企業的檔案現代化管理水平偏低。科技的進步為供水企業帶來了生機，供水企業已經廣泛將網絡技術及計算機技術應用與供水工作中，但卻很少企業將這種技術應用在檔案管理工作上，許多企業的檔案管理工作仍然停留在原始的收工操作方式中，這種操作方式直接導致了檔案越來越殘缺，安全性也無法保證。

二、供水企業檔案管理工作的改進措施

（一）提高領導對檔案管理工作的重視程度并明確管理目標

大部分供水企業檔案管理工作的完善程度取決于該單位領導對這項工作的重視程度。提高企業領導對供水檔案管理工作的重視程度，定期檢查、指導、監督檔案管理工作的進度，及時發現問題解決問題。與此同時也要根據《檔案規范化管理辦法》的要求，結合實際來制定管理目標并執行，以此來促進及推動供水企業檔案管理工作的健康發展。

（二）完善管理制度，提高管理水平

檔案管理工作對嚴肅性及條理性的要求非常高。完善的管理制度可以減少工作人員對檔案管理工作的隨意性，以此來保證移交資料的正確、齊全及完整度。供水企業也要結合實際，逐步地將歸檔、保管、堅定及利用制度完善起來，明確各個工作崗位的責任，完善檔案的工作程序，逐步把檔案工作統一綜合管理起來，使檔案管理工作的每一方面每一環節都規范起來。

（三）建立供水企業檔案管理網絡，規范管理行為

檔案的管理工作由形成到歸檔等多個環節組成，供水企業應建立完善的管理體制，除了設立專門的管理部門及專職的檔案管理人員之外，還應當在各個管理部門、安裝及維修單位、水廠中指定專門的檔案管理人員，組成完整全面的檔案管理網絡，并將這項工作納入個人的工作職責范圍之內，對之進行嚴格的考核，以此來確保各個工作環節的檔案資料不散失，不疏漏。

（四）通過專業培訓來提高檔案管理人員綜合素質

隨著供水事業的快速發展，新興的供水技術被廣泛使用，對供水檔案的使用也越來越頻繁。要做好檔案管理工作，除了檔案管理的專業知識，還要相應學習一些相關的工程知識、人事、財務知識，以此來對供水企業所在地的道路分布情況進行了解，并根據這些情況對檔案進行科學的分類及管理。為此，供水企業應當加強檔案管理工作人員的相關技能培訓及學習，從整體上提高其專業的素養，同時調動工作人員對檔案管理工作的積極性及創造性，以此來推動檔案管理工作的發展。

（五）加大檔案室硬件的資金投入

資金投入不足是阻礙供水企業檔案管理工作發展的一個重要原因。為促進其發展，企業應當將檔案室硬件設施納入每年的投資預案算當中，是檔案室的管理設施得到及時的更新。

三、結束語

供水企業的檔案管理工作發展能夠使城市供水事業及城市經濟得到更好的發展。提高檔案管理工作水平在促進這些發展的同時也為城市居民用水帶來了更大的方便。

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紙質檔案具有內容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩定等優點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質檔案和電子檔案交織的時期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業無健全的電子檔案管理系統或者正處于電子檔案系統的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業的系統學習次缺專業技術能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發揮檔案信息在領導決策和事業發展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。

2目前企業電子檔案管理中存在的問題

2.1企業電子檔案管理規范缺失

一些企業對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業中的作用致使缺少明確的業務流程和管理規范,電子檔案管理沒有可操作的規范和依據使得大多數企業的電子文件就是簡單的存儲在計算機硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術性沒有充分認識,一旦計算機遭受人為或自然損壞企業將會承受難以挽回的損失。

2.2電子檔案對載體的依賴性較大

傳統的檔案大多依賴于紙、筆作為介質易于保存出現變動的可能性較小。而電子檔案多數依賴于計算機軟件和硬件,一旦出現軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。

2.3企業人員對于檔案數字化管理認識不足

目前在大多企業中著遍采用電腦進行文書寫作或表格制作來代替傳統的手繪。但對已生成的文件往往經過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認知從為將電子文件保存在計算機內就算歸檔甚至還有企業出現保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。

3企業電子檔案管理的有效措施

3.1完善企業電子檔案管理制度

制定和完善電子檔案制度是保證企業電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規范保證檔案管理有章可循。

3.2整合電子檔案與紙質檔案同步管理

電子檔案和紙質檔案各有特點紙質檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業檔案的完整性和利用率應注重整合紙質檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質檔案掃描至計算機或軟件系統備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機系統不穩定而產生的風險,同時也彌補了紙質檔案侵蝕、損壞所產生不完整等劣勢肩利于長期保存。

3.3采用先進的電子檔案管理系統

采用電子檔案軟件管理系統是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統使電子檔案管理更加高效和規范勢在必行通過信息化手段實現企業檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。

3.4注重硬件系統的管理和維護

為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩定的硬件和網絡環境。首先保證硬件設備適宜的溫度和濕度升級服務器主機和數據庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術手段防治病毒入侵,同時采用數據加密、數字水印等技術確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。

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二、電力企業檔案管理創新路徑

1.供電企業思想觀念要創新。創新就是要打破許多舊的思想障礙和條條框框。在當今社會，檔案事業發展的諸多問題，沒有現成的答案，也沒有經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。隨著社會信息化進程的不斷加快，企業檔案信息化建設也全面鋪開。搞信息化數字檔案建設，設備是基礎，而人是決定因素。因此，培養和造就一批檔案信息化建設的人才，建立一支能夠掌握信息技術、精通信息管理、結構合理、工作高效、適應信息化建設和管理需要的企業檔案信息工作隊伍成了重中之重。不但要提高檔案管理人員的網絡知識，還要增強他們的法律和安全意識，才能使檔案工作者在檔案資料數字化的今天立于不敗之地。

2.創新對客戶的服務方式。開拓創新做好檔案服務工作主動、超前服務，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得利用者的滿意。建立完善的客戶管理機制，在對客戶資料產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。

3.注重提高檔案利用效率。切實把提高檔案利用作為檔案管理的最終落腳點，走出檔案為收集而收集的誤區，提高檔案利用水平，真正發揮企業檔案服務企業中心工作的意義和價值。一是要拓展利用途徑。充分利用協同辦公系統，使之成為廣大員工檔案利用的窗口。進一步編制適用的檢索工具，編制各類索引目錄，方便大家查詢利用；二是優化利用服務。檔案人員要熱情主動，耐心細致地提供檔案利用服務。認真建立檔案利用登記和利用效果登記；三是提升利用層次。進一步大力開展檔案編研工作，充分挖掘檔案的潛在價值。積極宣傳和鼓勵各專業部門、檔案人員利用現有檔案進行編研工作，對現有的檔案資料進行研究、分析和深加工，形成編研成果，指導和促進工作實踐，提升檔案管理的內涵。

4.創新電力企業檔案服務模式。電力企業檔案服務模式的建立從一定程度上要求在電力企業檔案服務模式上面要不斷強化信息化建設的力度，傳統的檔案服務模式已經不能夠適應當前現代企業發展的要求。當前網絡信息化建設的普及和發展，已經成為各行各業人們獲取知識和信息的重要來源。電力企業檔案服務模式的創新也應該緊跟信息化建設的腳步，不斷的完善和創新當前電力企業信息化檔案建設工作。使電力企業的檔案信息能夠通過網絡這樣一個重要的資源來實現網上查詢和信息的共享。對于電力企業而言，信息化建設的進程已經比較完善，但是對于電力企業的信息化服務模式建設，還處于起步的階段，在這個階段中就需要電力企業不斷的加大對電力企業檔案服務模式的探索。

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科技檔案是生產、科研、基建等活動的原始記錄，它是第一手材料。是企業全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價?？萍紮n案是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業管理者認識到科技檔案是一種非常重要的資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產。加強科技檔案的開發和運用，有利于提高企業核心競爭力，有利于企業以最小的資源消耗去換取較大的經濟效益：有利于企業開發新產品、新工藝、提高產品在市場上的競爭力。同時，強化科技檔案的開發和運用，也是一種潛在的經濟效益。為此，要解放思想，更新觀念，進一步統一企業管理者及廣大職工群眾的思想認識，把科技檔案管理工作列入企業管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發揮出應有的作用，推動企業管理，推動企業的快速發展。

加強科技檔案的管理

企業要設置專門的科技檔案室，配備專職檔案工作人員建立健全檔案工作規章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內容抓好。在科技檔案人員隊伍建設上，要大力引進檔案、計算機應用等相關專業管理人才。

企業科技檔案管理部門要負責對各職能部門的監督、檢查和指導，避免科技檔案由部門或個人分散保存，要確?？萍紮n案的完整、準確和齊全。要實行總經理負責、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制。

要做好科技檔案規范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案管理模式，逐步轉變為現代化的管理。

嚴格執行檔案管理規程，做好科技檔案收集、整理、保管工作

國務院科學技術檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責、職權和工作規程，為科技檔案管理提供了法定的依據。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。及時收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業領導應支持科技檔案人員依法履行職責，企業各職能部門應積極支持和配合科技檔案部門工作。科技檔案管理人員要本著對事業認真負責的精神，根據各單位工作情況，把握時機，不斷調整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時、完整、準確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門，實現科技檔案的集中統一管理。

做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管

目前，計算機技術越發展、應用越普及，許多產品研發、工程技術、基建工程資料的設計、制作都是通過計算機進行的，產生的電子文檔就越來越多。目前電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤等，對于它的完整性、真實性、版本等從外觀上看不出來，它的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于紙質檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。因此，在產品、工程設計資料交接時，除了要注重紙質文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門要有專門的設備、專門的人員負責收集電子文件。

搞好科技檔案信息化及網絡綜合應用系統

企業要建立科技檔案數字化、網絡化信息管理中心，一要正確選用企業科技檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步建成科技檔案數字化、網絡化信息管理平臺。

加強學習培訓，提高管理人員的素質，調動檔案管理人員工作積極性

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人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

1當前企業人事檔案管理存在的問題

企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：

1.1企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。

目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。

1.2僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。

隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。

1.3企業人事檔案的內容不夠完備。

現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4檔案管理人員素質薄弱

由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。

1.5檔案利用價值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。

2適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策

2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2.2建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容

人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。

2.4引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質

人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。

2.5增強服務意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。

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1 檔案管理創新的意義

1.1 檔案管理創新是企業的要求

檔案工作是企業發展工作的組成部分，它與企業建立起共存、互助協調的關系，隨著企業改革的不斷深化，企業檔案管理工作已不適應企業的發展，實現檔案管理的創新是企業發展的必然要求。

1.2 檔案管理創新是加強檔案資源建設的需要

隨著企業的快速發展，目前單調、貧乏的存檔案室已經無法滿足企業日益增長的需求，因此，構建多元化、多層次的檔案資源結構，已是當務之急。通過實現檔案管理的創新，加強檔案資源的建設，為企業提供更好的利用服務。

2 檔案管理創新中的思維障礙

2.1 創新思維障礙定義

所謂思維障礙，是指客觀事物是紛繁復雜的，而人的大腦思維卻相對簡單，其特點就是一旦長時間沿著一定方向、按照一定次序進行思考后，久而久之，就會形成一種習慣或慣性，這種情況叫“思維慣性”。如果對于自己長期從事的事情或日常生活中經常發生的事物產生了思維慣性，并多次以這種慣性來對待客觀事物，這形成了非常固定的思維模式，即人們常說的：“思維定勢”。思維慣性和思維定勢合起來，就稱為“思維障礙”。

所謂創新思維是指，在客觀需要的推動下，以獲得的新信息和已儲存的知識為基礎，綜合運用各種思維方式，創造出新理論、新觀點、新方法、新形象，從而使知識和實踐取得突破性進展的思維活動。創新的前提是突破常規，超越思維的慣常定勢，在日常生活中，許多慣常定勢成為想問題，辦事情的條條框框，束縛著人們的思想，不打破條條框框，就不可能有創新思維。顯然，思維障礙阻礙了我們創造性地解決問題，對于創新是非常不利的，所以我們要進行創新，首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢”而形成的思維障礙。

2.2 檔案管理工作上的思維障礙

2.2.1 觀念固定，創新思維缺乏變通

當某種觀念為人們普遍接受以后，會在人們的心腦中相對固定下來，成為一種固定的觀念。人們常說的傳統觀念就是固定觀念的一種重要表現形式。目前，檔案工作者的思想觀念跟不上形勢發展，在計劃條件下形成的許多思維定勢，成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業檔案工作與經濟工作脫離。檔案工作者在繼承和創新關系上猶豫彷徨，有的片面強調原則，習慣照既定的框框辦事，有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的做法一味照搬照套，這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創新。

企業檔案工作中現有的標準制度與實際情況不適應。檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規、規章、標準，部分已不適合企業制度的要求，特別是最近幾年企業改革的步伐很大，檔案工作還按照過去的方法進行，存在依據標準和實際工作的不和諧。

企業檔案工作與企業的發展不同步。隨著企業的深化改革，特別是處于資產和產權重組的企業，企業檔案沒有納入企業的改革規劃中，企業檔案處置工作跟不上，導致檔案流失嚴重，檔案得不到安全保護。

2.2.2 意識狹隘，創新思維缺乏動力意識狹隘是很常見的創新思維障礙。檔案管理意識不強，管理模式較陳舊，檢索效率不高，檔案利用率低。長期以來，許多企業對室存檔案重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。檔案的服務手段不適應當前社會發展，大部分的檢索方式還處于傳統的手工檢索，盡管各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多，檔案工作服務質量越高。

2.2.3 知識匱乏，創新思維缺乏能力知識匱乏是創新思維的絆腳石，要創新，就必須具有創新能力。由于檔案工作的單一性，乏味性，令大部分的檔案工作者知識結構斷層、老化、單一，思維的惰性，墨守陳規，被傳統的條條框框和管理模式所束縛，缺乏創新的能力。

3 突破思維障礙，實現檔案管理的創新

3.1 樹立超越意識，實現管理意識的創新

創新思維的實質是對原有思維模式的超越，是對創新主體頭腦中原有知識、經驗、觀念、方法等進行新的組合，新的組合必然突破原有知識、經驗、觀念、方法內部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會本能阻擾這種突破，成為思維創新的障礙。不突破這些障礙，既無法進行創新思維，更無法提高創新能力。因此，要實現檔案管理的創新，首先要實現管理意識的創新，這要求檔案工作者從根本上轉變觀念，樹立超越自我意識，隨著的，檔案工作必須進行相應的調整和重新定位，檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發現問題，獨到性地思考問題，創造性地回答問題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革檔案工作職能和方法，實現檔案管理制度、管理方式、服務手段創新，改變傳統的以藏為主、重藏輕用、被動服務的局面。

3.2 擴展思維視覺，實現檔案思維的創新

要突破思維障礙，就需要自覺地轉換看問題的角度，擴展思維視角。要實現檔案思維的創新，就要求檔案工作者拓寬視野，豐富知識，培養多方面的興趣。及時了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，學會運用創新思維的原理和方法，解決新形勢下檔案工作出現的新問題，運用檔案的新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變，利用機技術，共享檔案信息資源，提供遠程服務，使檔案利用服務手段多層次、多樣化，服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。

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2.進行深化層次編研充分優化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內容同時，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對企業的日常工作以及實際的數據和運行需要等諸多方面，必須對原有數據進行整理，根據現實工作的實際需要，對所需信息進行處理而出來的工程是根據企業現有館藏經所需信息根據實際工作種類和企業運行的各個階段，進行分類處理但同時，要保證信息的真實性，對于有價值的信息進行匯總而這些步驟都是為保障企業的檔案編研符合企業的利益需要可以為企業良好、穩定的發展提供有力的依據在實際操作中，企業倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項:第一，針對檔案數量繁多，種類多樣的信息的實際需求情況，檔案資料的處理要以優先級的方式有序進行第二，因為企業檔案資料對于企業自身利益密切相關，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經驗的檔案專家來進行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學性第三，在檔案資料內容處理上，對于來自企業管理部門或者國家行業協會的指導性文件檔案，應定期編研匯總第四，檔案資料處理的過程中，充分發揮檔案資料的價值，必須保障編研資料能夠及時提交，檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業生產具體細節的資料，則編研時更應注重其細致性和完整性。

3.強化規范化制度化建設，建立工程檔案檢查考核制度項目前期預知管理，項目開工統一檔案管理標準，項目實施階段實時監控，項目交工階段總結反饋的各個階段等都所屬于企業項目工程全過程管理的主要內容針對項目檔案的分散管理，制度不完善，業務監督、指導力度不足;工程檔案殘缺、不完整、不能準確地移交歸檔的現狀首先，為保證歸檔資料及圖紙的準確、完整，必須建立健全檔案各項規章制度其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設備的開箱驗收，及時做好傳遞和變更記錄其次，大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運用做到企業檔案為企業文化建設服務，為企業的文化建設提供詳實的素材同時，為保障基建檔案管理工作流程與優化，文書檔案管理工作流程與優化，會計檔案管理工作流程與優化，經營檔案管理工作流程與優化，必須建立工程檔案檢查考核制度針對檔案管理的實際情況，對于有價值的信息資料，進行定期的匯總和檢查對于那些對于企業發展沒有借鑒意義的資料進行處理，合理分類和匯總。

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一、背景簡述

計算機在會計領域的普及和應用，使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。為適應會計工作規范化、現代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產生的與傳統形式的會計檔案既相互配合，又密切聯系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。

二、會計電算化下會計檔案管理新特點

要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規范，總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：

（1）會計檔案的載體本身發生了變化。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

（2）載體本身性質帶來的新的特點。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

（3）電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

（4）電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：

（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（2）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

有果必有因，筆者根據自己企業的實際電算化會計操作與規范要求，對以上問題發生的原因作出以下可能的判斷；

（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

（2）尚未引起有關部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。

（3）缺乏明確的規章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善硬件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

e、建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度。實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立?，F今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

五、電算化下會計檔案管理展望

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。

參考文獻：

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一、企業檔案部門的重新定位

檔案是員工的“標簽”，也是一種企業資產，潛藏著大量有價值的知識，對檔案的有效整理保管、對檔案信息資源的開發利用，對檔案中蘊藏的各種顯性知識與隱性知識的有效挖掘轉化能提升檔案部門的地位、發揮檔案部門的價值，提高企業的經濟與社會效益，保證了企業對內對外信息溝通的順暢。企業檔案部門要實現員工檔案知識的有效挖掘轉化，需要重新對自己的角色進行定位，對自身應擔負的職能形成清晰準確的認識。企業檔案部門的重新定位也是營造基于相對信息對稱的企業檔案工作環境的關鍵舉措。企業檔案部門不能僅僅局限于對檔案進行分類、整理與保管，要主動擔負為需要信息的人們及時地提供信息；為領導決策提供依據和思路；記錄并傳承企業員工在長期的實踐摸索中積淀的經驗；為企業的研發、管理等方面提供鮮活的材料；弘揚企業文化、增強員工對企業的認同感；為企業的發展總結經驗教訓等職責。企業檔案部門還要對企業進行深入了解的基礎上，了解企業的發展動向，即使掌握最新信息，建立企業自身的知識庫，方便知識的共享，營造企業知識管理環境，使檔案部門成為企業的“信息資源中心”、“知識中心”。

二、深入挖掘企業檔案利用需求

深入研究企業員工檔案利用需求，可以有效降低企業檔案部門與檔案利用者之間的由于信息不對稱帶來的不利影響。主要從以下兩個方面著手：一方面，研究企業需求，掌握利用規律主動有效地提供企業檔案信息。企業需求是檔案信息 發利用的動力，只有通過深入細致的調查研究，了解企業各級各類人員對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時、有效的信息服務，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，企業檔案部門一方面要定期參加企業管理的各種會議和一些重大活動，了解企業當前的管理動向，及時發現問題，并主動提供有價值的檔案信息服務；另一方面，通過利用工作，收集反饋信息，總結提供利用的客觀規律，掌握提供利用工作的效果和動態，并通過分析研究，提供最便捷、有效的服務方法和途徑。從而有效降低信息不對稱現象帶來的不利影響。另一方面，要深度挖掘企業檔案信息資源，為檔案利用者服務。企業要振興發展，不但要從市場上收集各類信息為企業建設服務，更重要的是要從企業檔案資源中獲取有價值的信息。因為，企業發展具有連續性，檔案作為潛在的具有歷史價值的信息，開發及時，應用得法，會很快轉化為生產力，幫助企業在市場競爭中取勝。這樣才能盡量緩解企業檔案 發利用過程中的信息不對稱，從而解決出現的延誤和錯誤現象。

三、實施企業歸檔范圍動態更新