檔案整理規范大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案整理規范范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

合同

委托方：**(以下簡稱“甲方”)

受托方：** (以下簡稱“乙方”)

甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎上，根據《中華人民共和國合同法》等相關法律的規定，雙方達成如下協議，共同遵守。

序號

項目

規格/單位

數量(預計)

單價（元）

小計（元）

備注

1

文書檔案整理

120

盒

元

其他規格檔案盒折合成4cm計算；

包含需歸檔紙質文件全流程規范化整理歸檔（如編件號、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。

2

庫房基建檔案整理

4cm/盒

500

/盒

元

其他規格檔案盒折合成4cm計算；

檔案整理總計：元

一、合同價

二、開工日期：2021年 月日。

三、工作地點：甲方指定的工作地點。

四、服務周期：甲方完成需進行規范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個月內。

五、工作內容

1、文書檔案整理：；

六、付款方式

甲方開票信息：

單位名稱：

稅號：

公司地址：

開戶銀行：

電話：

賬號：

七、質量保證：

乙方必須按甲方對人員、系統及設備的要求，按時按質按量完成本項目合同約定的所有工作。

八、項目驗收：

1.文書檔案整理必須符合國家檔案局、****相關檔案整理規定。

2.乙方在完成相關工作并提交工作成果后向甲方提出驗收申請，甲方在5 個工作日內組織驗收。

3.如需要，甲方可委托第三方機構進行驗收，乙方須全力配合，因委托第三方機構所產生的費用由乙方承擔。

4.如驗收未能達到甲方要求，乙方須進行自檢，并在在甲方規定的時間內按甲方要求完成整改，以達到驗收要求。

5.相關工作驗收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認。

九、甲方的權利及義務

1.甲方負責向乙方介紹、解釋本項目相關工作的基本情況。

2.甲方負責向乙方提供工作場所以及住宿。

3.甲方應按合同的約定的方式按時支付合同款項。

4.甲方應負責協調項目涉及到的相關部門。

5.若無質量及使用問題，甲方應按時組織驗收。

十、乙方的權利及義務

1.乙方按照本合同確認的內容，嚴格按要求完成項目的工作。

2.負責指派專門的技術人員按時按需按質完成項目，在項目實施過程中向甲方解釋所使用的技術問題。

3.乙方有責任保證各門類檔案整理工作達到預期目標。

4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔相應的賠償責任。

5.乙方有權按本合同約定對甲方收取款項。

6.乙方須按合同要求對工作過程中接觸到的所有文件和信息的內容保密。

十一、售后服務

1.乙方提供的服務成果必須滿足檔案整理要求，對達不到要求者，根據實際情況，經雙方協商，可按以下情況處理：

（1）重做，由乙方承擔因重做所發生的全部費用，并賠償甲方損失。

（2）修改，由乙方承擔因修改所發生的全部費用，并賠償甲方損失。

十二、保密

1.雙方應當對本合同的內容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對方的商務、財務、技術、產品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內容(簡稱“保密資料”)保守秘密，未經信息披露方書面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對方提供的保密資料，但同時須指示其雇員遵守本條規定的保密及不披露義務。雙方應僅為本合同目的而復制和使用保密資料。

2.除非得到另一方的書面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內容及在本合同執行過程中獲得的對方的商業信息向任何第三方泄露。

3.本保密義務應在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。

十三、違約責任

1.若乙方因自身原因未按時完成項目，乙方須按300.00 元/天的標準向甲方承擔遲延履行違約金，甲方有權直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過本合同總價款的 5%，同時甲方有權單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應返還甲方全部已付項目合同費用。

2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務和責任，并在各階段內按時提交合格的階段目標成果后，甲方無故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權利向甲方提出經濟賠償要求。

3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應無償返工，并按約定承擔逾期完工的違約責任，若還未達到甲方要求，甲方有權終止合同。

4.合同履行期內，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協商一致后簽訂補充協議。

十四、合同變更及終止

1.本合同簽訂后，經雙方當事人協商一致，可以對本合同有關條款進行變更或者補充但應當以書面形式確認。上述文件一經簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。

2.任何一方終止合同，需提前10 個工作日書面通知對方，并說明正當終止理由，由雙方簽字代表協商一致后終止合同。

3.因不可抗力或者國家政策調整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔責任。待條件恢復后，由雙方協商確定合同變更內容。

十五、爭議解決

執行本合同或與本合同有關事項發生的一切爭議，應由甲乙雙方通過友好協商解決；協商不成或不愿協商的，應提交甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟解決。

十六、不可抗力

如因戰爭、嚴重火災、水災、臺風、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經甲乙雙方認可的不可抗拒的因素，導致工期延誤，甲乙雙方均不負違約責任。經甲乙雙方友好協商，另行商定解決辦法。

十七、合同生效

1.本合同自雙方法定代表人或授權人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執叁份，均具有同等的法律效力。

2.本合同于年月日在**（詳細地址： ）簽訂。

3.本合同附件：

附件一、項目保密協議

甲方（蓋章）：

地址：

電話：

開戶銀行：

賬號：

聯系人：

甲方代表簽字：

日期：

乙方（蓋章）：

地址：

開戶銀行：

賬號：

聯系人及電話：

乙方代表簽字：

日期：

篇（2）

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業務工作。實現檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經歷的首要環節。因此，我們要依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規定，區分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構成的潛在價值關系才能轉化為現實的價值關系，檔案價值才得以真正實現

（二）遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系

在整理原則中，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規律，提供檔案為社會主義現代化建設服務，并產生良好的社會效益和經濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調事由，不區分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發點，具體情況具體處理，才能更好地實現文件整理目的。

二、不斷規范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴格登記

對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內在聯系，便于系統地提供利用，而且對將來館室的系統化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環節，分類工作的好壞直接關系到歸檔文件整理的質量。各單位要根據自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發文件進行登記，保證本單位主要文件的系統齊全。本單位發文，應編號發出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關內部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力

檔案人員要練就過硬的業務技能，檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機制

篇（3）

作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學本科，副研究館員，檔案管理

隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發重要，我們要不斷發展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業的發展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區，都已經逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業作出應有的貢獻，豐富檔案館內的收藏。

一、檔案征集工作的涵義

要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發展檔案事業的重點任務。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現出一個國家發展的狀況，還能預示今后國家的進一步發展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。

二、檔案征集工作的流程

在檔案征集的過程中，我們應該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎上，對檔案的規劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應該建立專門的業務檔案，以便做到有據可依，也便于對檔案進行查找。

三、檔案征集工作流程規范化管理探討

檔案的征集工作每一個環節、每一個步驟都要設立相應的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據。只有進行規范化的管理，才能將我國的檔案事業發展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發展，下面我們對其中的幾個環節進行一定的分析。

1、“檔案的征集規劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規劃為向導而開展工作的。對檔案征集進行規劃其中包含了較多的內容，以征集原則為基礎，涵蓋了各個方面的內容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經費的方面進行考慮，進行經費的預算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內容。要在檔案館的收藏范圍內進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內，其空間也不能夠滿足相應的要求，所以我們應該從實際出發，充分考慮到檔案館內所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。

2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當單件或批量征集金額超過規定金額，或對征集對象的真偽或者價值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩妥。

3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規范的目的，在控制流程的基礎上，需要制定系列配套的制度和相應的文本。

四、規范檔案征集人員行為

1、現有的行政規章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規定“：檔案館征集檔案，應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件。檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館。檔案館應當將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

2、征集工作是一項政策性、技術性都很強的工作，檔案館可以在行政規章的基礎上，依據《檔案工作者職業道德準則》和《國際博物館協會職業道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴格執行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務工作領域相同的私人收藏活動；五是嚴格執行保密制度。

3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規章的出臺，對加強、規范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規雖然對檔案征集有所規定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規范檔案征集工作，有必要在上述法規規章的基礎上進一步認真梳理檔案征集工作流程，制定工作規范。

五、結語

綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業進一步發展的重點環節之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規范的進行，促進檔案征集工作的發展。

參考文獻：

[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)

篇（4）

行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價值鑒定、統計和提供利用的活動。行政人事檔案的重要性隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。針對高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰，本文從檔案工作創新，要解決好四個關系問題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務手段創新、行政檔案拓展服務領域、高校行政檔案管理工作的創新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創新與發展。

一、行政檔案服務手段創新

（一）建立行政檔案館（室）網頁，開展網上利用服務

隨著行政檔案館（室）內部局域網的建立，行政檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使行政檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現行政檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（二）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”

行政檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在學校檔案館（室），是學校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務器上歸檔。

（四）開展在線服

傳統的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復制件或公布件，特別是到行政檔案部門利用行政檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的行政檔案服務方式所代替。

二、高校行政檔案管理工作的創新途徑

（一）完善各項規章制度

充分認識行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。一是根據我國《檔案法》等法律法規和有關行政檔案管理規定，結合實際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進先進的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類標準。逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，同時借助先進的行政檔案管理技術，逐步建立和完善行政檔案管理機制，促進檔案事業的發展。

（二）提高信息化管理水平

以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。在現代化過程中，高校行政檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及行政檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對行政檔案管理工作提出了新的要求。實現行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究行政檔案的各種規律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學校管理水平的整體提升。

（三）提高管理人員素質

新時期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業務知識和實際能力，還需要樹立行政檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建立一支高素質的專業人才隊伍，組織行政檔案管理人員系統地學習行政檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用行政檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對行政檔案管理工作重要性的認識，使行政檔案管理人員有很強的責任感與事業心，做到愛崗敬業，堅持原則。

另外，做好檔案工作，還需處理好四個關系，即創新與基礎的關系、創新與現實的關系、創新與學習、借鑒的關系、創新與實踐的關系

總之，加強高校行政檔案的管理，要從完善各項規章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，行政檔案管理工作才能跟上時展的步伐。只有不斷地創新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業才能真正實現可持續發展。我們要努力做到人無我有，人有我優，人優我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。

篇（5）

目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。

2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

篇（6）

【關鍵詞】“雙語”幼兒園，檔案管理

2011年和2012年連續兩年，我曾受邀參加了縣學前教育辦公室對我縣農村“雙語”幼兒園辦園水平的評估檢查。我區農村“雙語”幼兒園從2010年始如雨后春筍迅速涌現，到2012年，我縣已建立了農村“雙語”幼兒園88所。截止測查時園齡最長的園所一年多，最短的僅僅幾個月。我們除察看實際的辦園條件、教育環境及觀看現場教學活動外，檔案檢查是另一項重要的內容。但幾乎所有的農村“雙語”幼兒園都存在著檔案缺失、條理不清、混亂存放等情況。我想這種情況不僅在我縣農村“雙語”幼兒園，可能在我州甚至我區農村“雙語”幼兒園也是普遍存在的。

“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。”幼兒園檔案反映幼兒園貫徹黨的教育方針，因地制宜實施素質教育，促進幼兒體、智、德、美全面發展的真實記錄，是進行幼兒保教、探索幼教規律的必要條件和可靠依據，是幼教工作者辛勤勞動和智慧的結晶。幼兒園檔案管理工作是幼兒管理工作中的一項基礎工作，它的科學化、制度化、規范化，可以有效地發揮檔案的利用價值和作用，更好地為幼兒園各項工作服務。目前農村“雙語”幼兒園師資力量和管理水平都很薄弱，我認為，可以規范檔案管理為抓手，推動農村幼兒園明了工作任務，穩步發展。因此根據自己的所見所聞，提出自己的一點看法，以供鏡鑒。

在檢查中，發現當前農村“雙語”幼兒園檔案管理亂象如下：

（1）檔案內容太少。有的幼兒園幾乎沒有檔案。有的園所檔案里僅有教職工名單簡歷、班級幼兒名單以及幼兒園工作行事歷。

（2）檔案內容蕪雜。園長及兼職檔案員不知道幼兒園應建立哪些檔案，檔案里應收集哪些材料。雖然檢查前給參加評估的園所發了通知，并給出了一份評估標準及評估方法的詳盡材料，但多數幼兒園仍不得要領，許多資料散堆在一起，不能分門別類歸檔。把上級文件、工作計劃、教學計劃、規章制度等混亂地放在一個檔案盒里，也不裝訂。有的幼兒園甚至沒用檔案盒，歸檔材料只是捆扎在一起堆放。

（3）檔案整理粗糙。字體不一（手寫體與打印字體都有），紙張不同，檔案沒有封面，無標注日期。

（4）缺乏專人負責，統一管理。國家對每所農村“雙語”幼兒園配一名管理人員和五名教師，每個教師帶一個班。有的鄉政府為解決園所人手嚴重不足的實際困難，配備了1-2名保育員。但還做不到設專職的檔案人員。有的園長把所有檔案工作攬于一身，但由于事務繁忙，力不從心，無法建立完整規范的檔案。

如此亂象，究其原因，我認為有如下幾點：

一是園領導是非專業出身，人員配置不夠。我區農村“雙語”幼兒園是國家為我區培養少數民族“雙語”兼通人才，開發大西北，富民強邊的一項重要的教育扶持項目。由于這個項目的推進迅猛，而我區又缺乏相應的幼兒教育管理及教學人才儲備，就招收了很多非專業教師和管理人員。如我縣為完成開園任務，就從各中、小學推薦的懂“雙語”、有一定工作經驗的教師中選拔了一批聘為園長。雖然她們在原先的工作崗位上個個都比較優秀，但中小學教育畢竟不同于幼兒教育，隔行如隔山，她們中大多數人在相當長的時期內無法適應新的工作。新建的幼兒園就如一張白紙，工作千頭萬緒，幼兒園日常實際工作已讓她們疲于應付，訴諸于文字的檔案工作更是沒時間、沒精力，也欠能力去做。這是造成多數農村幼兒園檔案不全、不規范的重要原因之一。而這種狀況也極大地阻礙了她們進行教育反思與專業的進步成長。

二是規范檔案管理的意識淡薄。沒有配置必要的檔案保管設備，未安排專、兼職檔案員。建議在目前人員編制不足的情況下，園長可根據本園教師特點，給每個教師分配一些必要的檔案工作，使其成為兼職的檔案人員。材料的收集要分工負責、落實到人，及時移交、及時入檔，統一管理。園領導要重視檔案工作的日常指導與檢查。應督促兼職的檔案分管人平時勤于整理記錄，避免檢查時慌了手腳，從網上或其它園所胡亂抄材料甚至不加修改應付塞責。園領導對此項工作的要求不能僅停留在“資料有人保管，所需材料有人提供”的層面上，不能滿足于“資料收放整齊、不丟不損”的檔案管理狀況。

三是檔案管理制度不健全。有定期歸檔制度，即學年末上交一次歸檔材料，而鮮有隨時歸檔制度。對歸檔材料，在歸檔范圍及內容上，重視收集反映幼兒園整體的資料，而忽視班組及教師個人資料的收集。這導致教師個人教學反思、教養筆記、幼兒觀察記錄等材料由于未歸檔而散在教師手中，不能發揮應有的作用。

四是檔案收集范圍不清，檔案管理方法欠缺。特別是教育教學檔案內容較完整的少，無論是幼兒園整體教育資料還是班組或教師個人資料，結果性材料多，過程性材料少，極大地降低了教學、教研資料的查考、借鑒等使用價值；資料形式以書面文字居多，圖片、音像等形式較少；此外，由于方法欠缺，檔案管理中還存在檔案整理無序、分類不明確的問題。如日常工作計劃與各種會議記錄、政治、業務學習記錄、工會活動計劃等混雜其中。

幼兒園檔案管理是幼兒園工作的重要內容之一，但要真正實現以檔案管理促進教育教學在內的辦園整體水平的提高，應該抓住以下幾個重要環節。

1.樹立規范的幼兒園檔案管理意識

要認識到建立健全檔案的必要性和價值。幼兒園檔案是在幼兒園管理和教育教研中形成的記錄和反映教育過程、教育成果、教育水平的重要史料和證據。幼兒園中很多工作具有常規性和重復性。作為工作或活動記錄的檔案，具有一定的查考、利用、保存價值。如我園每年開展大型的常規教育活動――親子運動會，每次活動前，我們會參照歷年運動會檔案，仔細選擇經過檢驗認為較為合適的運動項目；活動中我們對比賽過程進行拍攝拍照；活動后總結反思：哪些項目既有利于發展孩子的運動體能和技能，簡單有趣又安全，且有利于裁判認定、家長輕松把握的就予以保留。在開展運動會活動中產生的所有材料，運動項目的研討、比賽中的照片、總結等等匯集起來就是這個活動的專題檔案。

2.及時收集，確保資料的真實完整，切忌為應付檢查弄虛假材料或抄襲

檔案工作的基礎是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，最重要的是要注意保存原始的、真實的第一手資料，所以資料收集都是從平時的積累開始，從點點滴滴的工作做起的。首先，在全園教職工中宣傳檔案的作用，使大家了解和認識到保留檔案的重要性。其次，制定各類檔案交存的負責制度，要求各相關責任人將平時的原始資料都要保存好，活動結束或每學期末，必須及時將資料上報檔案室存檔統一管理，從而確保檔案收集的完整性。

3.掌握一定的檔案整理和歸檔的方法

現在農村“雙語”幼兒園還不具備設置專職檔案管理人員的條件，我們可聘請檔案局的專業人員對所有的教師進行基本的檔案制作整理、裝訂等方面的專業培訓，還可以向正規示范園所求助，請她們就幼兒園檔案整理歸類給予專門的培訓和指導，掌握主要的檔案立卷歸檔的基本功：①案卷的外觀要美。厚薄適當，裝訂齊整，背脊檔案名的書寫簡明、醒目。②卷內文件材料分班裝訂，盡量減少卷內文件材料之間的磨損。③為便于查閱、復印，案卷裝訂時，采用活頁拉桿夾。④檔案包裝材料應盡可能一致。⑤分類歸檔。為便于查閱，可根據檔案的性質和內容采取不同的分類方法。如按時間分類或按專題分類。

4.建立健全檔案管理制度

明確歸檔范圍與時間。在園務管理、教育教學及教研活動中，凡是具有查考、利用、保存價值的文字和聲像等各種形式和載體的文件材料都屬于歸檔范圍。可分別采取隨時歸檔與定期歸檔的方法。全園各班級開展的教育活動記錄，如每年的“三八”主題教育活動、故事大王比賽、國慶節慶祝活動、畢業典禮、運動會、教師技能技巧比賽、玩教具的制作比賽、教師工作能力考核等都是我園的常規活動，在籌備計劃之前，我們都要翻閱檔案記錄，從往年的計劃、總結中取往年之長，同時又避免往年活動的不足，精心策劃，精心設計。活動的安排，的海報、家長簽到表、發言記錄、活動總結等文字資料和所拍照片、錄像等圖片資料及聲像資料，要在活動結束后馬上整理，隨時歸檔。而每學期的教養筆記、當班記錄、周教育計劃、區域活動計劃及自主性幼兒記錄（如自然角植物生長記錄表）等資料在學期結束時上交，歸檔時間按學年度整理，實行定時歸檔。將同專題、同項目、同內容的文件材料編排在一起。同時還要明確歸檔的文件材料要求：凡歸檔或上報材料應做到書寫材料優良、字跡工整、圖形清晰并要注明題目、時間，以有利于長期保存和利用；打印材料用紙應可能統一紙張，同時要保存在U盤上。

建立借閱制度并認真執行。配備借閱登記本，凡是借閱者應按要求填好借閱登記表，要求借閱者不得在所閱材料內圈畫、拆頁、畫線；并規定歸還日期，逾期不還要及時催要，以防長時間后因遺忘而丟失。

5.幼兒園檔案管理內容可參照教育行政及教育主管部門制定的評估標準，結合本園實際，對全園檔案進行有特點的建檔分類

可參考下列分類：

上級文件類――（不言自明，不必細說）。

園務管理類――園務產生的會議記錄、決定等文書檔案。

保教檔案類（保教檔案是幼兒園最主要也是子類較多的檔案）――有全園保教計劃、各年級組教育計劃、園本教研計劃及教研記錄、教學反思、教師培養計劃、師徒結對協議、保育管理、大型教育活動的計劃實施及總結等。

家長工作類――家長委員名單、家長會記錄、家長問卷、家庭教育講座、家訪記錄等材料。

幼兒衛生保健類――幼兒體檢表、計劃免疫記錄本、學期體檢單、消毒、衛生檢查記錄、每周食譜、幼兒膳食營養測算等材料。

后勤工作類――安全、財產、財務管理、幼兒園基本建設、食品安全、食品采購等。

篇（7）

1、弊端闡述

行政事業單位在發展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業的發展，對企業日常管理工作，和團隊建設等等工作影響大，可以為行政事業單位日常管理工作和團隊建設提供理論依據，實現資源合理應用目標，行政事業單位可以依據人事檔案對工作人員升值，開展工作調整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當下我國企業在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業發展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細對人事檔案管理弊端進行分析和研究。

1.1人事檔案管理意識弊端

人事檔案管理管理意識低、觀念關注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業單位管理人員發展中，較為關注行政事業單位自身經濟發展，認為人事檔案管理不重要，沒有實際價值，對政事業單位長遠發展沒有實際意義。政事業單位主要管理負責人員存在這一思維誤區，導致下級管理工作人員對人事檔案認知度不高，行為散漫，人事檔案管理財務支出較少，人力資源和財力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業單位沒有建立合理化管理目標和管理關注方案，管理工作人員在關注期間，沒有標準依據，關注效率低下，沒有方向[1]。

1.2信息化技術弊端

現階段行政事業單位信息技術技術水平低下，由于政事業單位主要負債人員和管理人員對政事業單位忽視，沒有引進先進科學技術開展管理關注，導致在實際管理環節，依據人力資源手工開展管理關注，降低工作人員關注積極性，影響管理關注有序開展。其次，工作人員自身關注能力低下，人事檔案管理團隊構建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團隊工作能力，一些工作人員在關注中，沒有結合人事檔案特點，開展管理關注，缺失管理科學性和規范性[2]。

2、政事業單位人事檔案管理工作有序開展

2.1提高對人事檔案管理關注重視度

行政事業單位需要樹立全新發展目標，結合市場經濟發展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標，提高對人事檔案管理關注重視度和關注度，在單位內部和管理部門宣傳，增加工作人員認知度，讓關注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關注要求，有方向開展管理關注。其次，行政事業單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優化制度弊端，構建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標準化方向發展[3]。

2.2提高信息化應用水平

信息技術是當下社會不同企業人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業單位也要提高對信息技術關注，利用信息化技術開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設，其一：做好信息化硬件建設工作。行政事業單位需要增加財務支出力度，大力采購 信息裝置和設備，引進先進技術和設備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業單位可以購買掃描設備、電腦設備等等。把傳統紙文本形式運作為電子文檔形式，實現數字化建設目標，其二：行政事業單位完善軟件系統建設，構建人事檔案管理體系，保證體系建設合理性[4]。

2.3完善團隊建設，提高工作人員工作能力

篇（8）

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規范，高質量完成全縣精準扶貧檔案規范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統一領導、分級實施。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯合監督指導，各鄉鎮是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉鎮本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發的《關于進一步規范脫貧攻堅檔案工作的意見》和省檔案局印發的《省扶貧開發項目檔案管理細則》文件要求，對照縣、鄉、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉級各類精準扶貧檔案由各鄉鎮集中統一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉鎮政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規范管理工作機制。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統一協調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯合對專項牽頭部門、鄉鎮和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備。縣級扶貧專項部門、各鄉鎮要為精準扶貧檔案規范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節點

縣、鄉、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規范管理工作自本方案下發日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰、簽章手續完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關標準規范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數碼照片歸檔與管理規范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t18894-2016)和《數字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規范整理，并與關聯紙質檔案建立檔號對應關系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領導

縣、鄉、村三級必須明確精準扶貧檔案規范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯合檔案部門抓好業務指導和監督檢查工作,各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監督考核

篇（9）

一、公文制發是推進檔案工作規范化的基礎

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。

二、以我為主的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化的重要環節

實現檔案工作規范化的根本目標就是實現檔案保管利用價值的最大化和完整化。檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化標準化，乃至現代化的一個重要原則。[1]它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

三、高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

四、檔案結構模型

1檔案的結構

事物都是以特定的結構形式存在的，每一種事物結構具有結構特性。對于檔案結構的認識，檔案學教材已有所涉獵，主要從檔案的實體構成和檔案的構成要素兩條途徑進行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構成檔案的兩個基本要素”屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區別，強調檔案的實體結構，可以為文件的整理和檔案館(室)藏提供理論依據。后者是對檔案或文件自身構成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實體的館藏意義，但這一認識對檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據，特別是電子文件的出現，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元劃分，為電子文件的整理提供了強有力的理論武器。我國檔案學者何嘉蓀教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對檔案整理理論的探討。[2]由此可見，F隨著檔案實踐的不斷發展和人們對檔案實踐認識的深化而變化，使之具有新的內涵。文件和檔案的整理是檔案實踐的核心內容，貫穿于文件運動的全過程(單份文件卷類全宗館藏)，它使散亂的文件具備了有機的結構特征。所以公式中的F不是檔案的結構自身，但它是搭建檔案結構的基本原則和方法。

2檔案的結構數學模型

檔案的結構是比較復雜的問題，隨著檔案實踐的發展日趨復雜電子文件的出現，使得檔案信息與載體合二為一，又可一分為二，我們可將其歸納為A=F(C+I)，F是一種法則，文件實體和文件信息的有機組合經過F法則變換成為“典型的、科學意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內在聯系、搭建檔案文件的有機結構為目的。A=F(C+I)中的C+I對于新的檔案實踐，尤其是電子文件、檔案實踐，具有非常重要的意義。在傳統的以紙質檔案為主導的檔案實踐活動中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對于它的載體。這一時期，實際上C+I可以用一個字母表示。但自上個世紀80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對傳統的文件的結構和整理理論提出挑戰。《中國檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實體的分類，《中國檔案分類法》實質上是對檔案信息的組織方法，而不是對檔案室和檔案館實體檔案的分類方法。由此人們第一次認識到，檔案實體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。[3]正是由于這一原因，在上個世紀80年代中后期的檔案管理學教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實體整理和信息整理稱之為“實體控制”和“智能控制”。

篇（10）

根據衛生部衛生監督規范要求，監督所對日常工作制訂了詳細的工作程序，明確各項工作應遵循的原則、工作方法、步驟以及工作中應保存的資料和保存資料應涵蓋的信息等，這些資料將作為檔案資料的重要來源，并以此作為評價工作質量高低的重要依據。

二、檔案管理方式

檔案按照科技事業單位檔案管理標準進行收集、整理，實行所、科兩級負責、全所統一管理的模式。

（一）成立組織。監督所成立檔案管理委員會，設專職檔案管理員，負責全所檔案資料的收集、整理、管理、使用，并負責對各科檔案的收集、整理、管理、使用進行監督、指導。各科室設兼職檔案員，負責本科資料的收集、整理、歸檔。

（二）資料的收集、歸檔。一是完整性資料。完整性資料按照工作程序要求，明確歸檔的資料，各科室應于次年1月15日前移交所檔案室，所檔案管理委員會指定專人負責檔案的接收。交資料時，接收人應逐項審核移交檔案的完整性、規范性，符合要求的交接雙方簽字，由檔案室按檔案管理要求裝訂成卷，對不符合要求但可彌補的由科室在規定時間內進行充實完善，符合要求后再移交。對不可彌補的，由科室寫出說明交檔案室一并整理歸檔。二是跨年度性資料。對一些年度內不能完成的工作，由所檔案管理委員會審核簽字認可，待工作完成后資料再移交歸檔。三是延續性、活動性資料。對一些延續性、活動性內容不能固定的資料，科室每年寫出總結性材料報所檔案管理委員會，所檔案管理委員會逐項審核后，形成活頁檔案，由科室保管。如工作延續性終止或資料內容不再變化，隨時按程序整理歸檔。

（三）檔案資料的保管。各科移交資料整理歸檔后，對反映主要業務工作總體水平的資料以及在基礎工作中形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值和保存價值的檔案，原則上由所檔案室統一管理。科室使用頻繁或需在一段時間內集中使用的資料，科室可辦理借閱手續，由科室保管。

（四）電子檔案的管理。隨著辦公自動化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項工作程序研制開發了相應軟件，對這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會按標準審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。

三、考核

嚴格的考核是規范檔案管理，促進工作上水平的關鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會負責，納入所綜合目標管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細則和量化標準。考核分為定期考核、不定期考核和年終移交檔案考核3種形式。

（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會每季度對各科資料的完整性、規范性進行檢查，對檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內容進行復查，再次檢查仍不合格的予以通報批評，并按標準扣除綜合目標管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會不定期抽查科室資料，發現問題及時提出改正意見，并作為定期檢查時的必查內容。再次檢查仍不改正的將依照標準扣除綜合目標管理得分。

（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時，所檔案管理委員會對各科資料完整性、規范性、及時性進行全面細致的考核，發現不規范、不及時的，責令其限期改正，對逾期不進行改正或造成檔案資料缺失不能彌補的，除通報批評和按標準扣除綜合目標得分外，并取消其先進科室評選資格，有關責任人不得評為年度考核優秀和先進工作者。

篇（11）

二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設

成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設

為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。

四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務

為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理，都建立了業務檔案目錄數據庫，編制了規范的業務檔案檢索工具，實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統，參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。