檔案管理核心大全11篇

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1 檔案歷史聯系綜述

（一）檔案歷史聯系的界定

檔案整理物質結構的演變規律表明，檔案歷史聯系的整理是檔案整理的本質與核心。檔案之間的歷史聯系指檔案在產生與處理的過程中，形成具有一定特征的內部相互關系；換言之，檔案的形成與完善被特定規律所約束，因此具有獨特的形成過程和表征特點，但是某些檔案因形成特點相同而存在客觀的必然聯系，稱之為檔案歷史聯系。于此，闡述檔案歷史聯系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯系與社會實踐息息相關，即表現檔案歷史聯系產生于檔案文件形成與完善過程中，而檔案的形成與完善則來自社會實踐的相應行為；第二是檔案之間的歷史聯系具有客觀存在性，即表現因社會實踐而產生的檔案文件內部的相互關系是真實存在的，不以個人的主觀意志發生轉移；第三是檔案是文件轉換的產物，檔案具備文件形成與完善的特點，檔案之間的歷史聯系來源于源文件之間的歷史聯系。

（二）檔案歷史聯系的特征

主、客觀統一性是檔案歷史聯系的特征之一，主要表現如下：其一是檔案歷史聯系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯系來源于社會實踐中文件的歷史關系，具有客觀存在性；其二是檔案歷史聯系源于文件卻高于文件，表現為人類思維意識對客觀實踐的主觀抽象，具有主觀描述性。因此，檔案歷史聯系是主觀與客觀的統一體，并因檔案整理人員的知識結構和認知水平而存在差異，比如某些歷史聯系是客觀實踐的真實描述，而某些歷史聯系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應經客觀實踐和主觀意識的統一，將客觀歷史聯系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯系成為客觀與主觀的統一體，付諸于特定的物質載體，固化或物化為具體的物質形態以記錄檔案歷史聯系。

檔案的本質在于記錄歷史的真實性，歷史聯系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程，歷史聯系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來源、時間、內容和形式四維度架構是檔案歷史聯系的特征之二，主要表現為：哲學維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發散性和推理性，因此解析定義歷史由來源、時間、內容和形式組成的四維度架構，并將社會實踐的踐行者界定為主體，將社會實踐的被踐行者界定為客體，以對應時間為載體，將檔案歷史聯系界定為由來源、時間、內容和形式四維度架構，使檔案歷史聯系的記錄與哲學維度的歷史一一對應。

2 檔案整理的核心與本質：歷史聯系性整理

（一）歷史聯系思想的產生

檔案整理的核心和本質是檔案歷史聯系性的整理，回顧近現代檔案整理實踐，檔案整理的歷史聯系思想產生如下：民國初期因社會生產力和認知局限性，并未形成完整的檔案學分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯系，不能真實地按照檔案的具體情況進行分類；但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質區別：檔案形成于特定的歷史實踐，是社會實踐系統性和積累性的歷史產物，其分類應源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準，按照檔案間歷史聯系進行分類，例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產生密切相關的文書程序、檔案術語、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質與形成關系的文件實體，并選擇不同的分類方案以體現歷史聯系的層面性。總之，歷史聯系思想的產生初期，主要體現了檔案四維度特征中的來源聯系，使檔案整理部分的體現歷史聯系的客觀結果，最終按照時間、內容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯系思想的后續研究提供經驗和奠定基礎。

（二）歷史聯系思想的發展與完善

歷史聯系思想的發展與完善主要經歷兩個階段，第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領域中的運用；第二階段是電子檔案的元數據整理在檔案實踐的應用。“來源原則”是檔案學理論的基石，指按照檔案來源或形成進行整理與分類的原則，其特點是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序；“全宗理論”是檔案學的最高原則，指將來源相同的檔案作為統一整體進行保存與整理。但是，不論是“來源”還是“全宗”，其本質均為檔案整理的歷史聯系而且均來自檔案整理實踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯系，強調并維護歷史聯系檔案的客觀規律和客觀事實，以歷史聯系為載體，在特定的統一的原則下，辨析來源、時間、內容、形式等諸方面因素，為歷史聯系檔案整理提供理論依據和指導方向。

另外，電子檔案的元數據整理產生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內容、架構和過程，并為計算網絡系統提供自動變細、分析、分解、提取、歸納的數據信息，將其內容特征、文件形成、處理利用等過程用元數據記錄，具備真實性、時效性、完整性和高價值性。元數據整理電子檔案的本質也是歷史聯系性整理，通過整理元數據集記錄檔案間歷史聯系并對應和還原相應的社會實踐活動，反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。

3 歷史聯系整理技術：”虛擬整理”技術

（一）“虛擬整理”技術綜述

“虛擬整理”指與文件實體排列順序無關，以符號或符號的語法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯系的一種整理技術。“虛擬整理”技術的結果是形成檔案歷史聯系記錄，揭示并固化檔案歷史聯系，合理真實的表達檔案物質實體本質構成部分。”虛擬整理“技術優于“實體整理”技術表現于其不僅實現檔案歷史聯系的多為整理，而且實現紙質檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實踐環境下的統一，換言之，“虛擬整理”技術能以計算機網絡系統或者計算機整理軟件為載體，通過對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實體排列為準則，全面、真記錄實體記錄中所不能表現的檔案歷史聯系。“虛擬整理”技術應完善為以人工干預為主，以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯系性，保證檔案歷史聯系的可檢索功能。

（二）“虛擬整理”技術的使用意義

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學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認識,高度重視

學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

二、完善制度,加強管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環節,認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業務,愛崗敬業

要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養高、理論知識廣、業務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網絡輻射,齊抓共管,團結協作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業知識和專業技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業的發展作出積極貢獻。

四、設施齊備,操作規范

要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容,根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學校檔案保管的規定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發現問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規范;四是一式兩(三)套;五是經過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統計、補充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養,讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發展做貢獻。其次,為了更好地開發學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學校可開通校園網,這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

參考文獻:

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對照中國制造向中國智造邁進的要求，知識產權檔案工作的發展水平明顯不能滿足創新研發和核心競爭力提高的要求。多數企業對知識產權檔案工作重視不夠，有的甚至出現了影響科技創新發展的情況，對企業自身利益造成不應有的損失。因此，做好知識產權檔案工作也成為我國多數企業目前應當亟待解決的問題之一。

經過對大部分企業知識產權檔案工作的調研發現，國有及國有控股企業的管理水平好于民營企業，技術水平高的民企好于普通民企。大專院校、科研院所管理水平整體較高。

（一）單位開展好知識產權工作的注意事項

第一，單位領導重視。企業把知識產權檔案工作當作科技創新，自主研發工作的基礎和企業可持續發展的重要條件，知識產權檔案工作被納入到領導議事日程。能夠在人力、物力、財力上給予支持，配備專門的管理人員，建立健全知識產權檔案管理制度，和完善暢通的管理網絡。

第二，加大投入，為知識產權檔案規范化管理創造良好的外部條件。集中統一管理知識產權檔案，配備專門的檔案庫房、充足的檔案裝具和設施設備，加大投入，改善條件，建立制度，規范管理，全面加強了企業的檔案工作。

第三，積極探索適合本單位知識產權檔案的管理模式，逐步形成一套制度完善，程序規范，信息化管理水平較高的管理方法，促進知識產權檔案管理水平的進一步提升。以專利檔案居多的企業，一般將知識產權檔案按照科技檔案來管理，將有關材料集中存放在某一類型的產品檔案中；以商標檔案居多的企業，通常是將其放入文書檔案的“經營管理類”中；科研單位則將知識產權檔案單獨設類存放。盡管實體保管方式不盡相同，但各單位能夠建立專題目錄，有的還實現了網上檢索、利用。

（二）知識產權檔案工作的不足之處

一是對知識產權檔案重要性缺乏認識。許多企業只是一味重視自有知識產權研發和申報，卻忽略對其文件材料的歸檔與管理。二是知識產權檔案管理水平普遍較低。沒有足夠的知識產權檔案管理工作的資金支持；硬件設施達不能達到檔案安全保管要求；工作中缺乏完整規范的管理制度；不注重知識產權研發過程中的檔案的收集、整理與保管。三是知識產權檔案管理人員專業性不強。檔案管理人員普遍存在兼職過多或不穩定的現象，沒有進行過系統的培訓并不能完全掌握知識產權檔案產生的流程及需要歸檔的內容，往往產生知識產權文件材料的散失，并由此給單位帶來損失。

二、提高認識，加大投入，提升知識產權檔案管理水平

根據目前知識產權檔案管理工作的現狀，各級檔案管理部門要采取行之有效的措施，促進知識產權檔案工作水平的提高。

（一）增強意識，提升工作自覺性

企業是自主創新基本體制架構的主體，是推進產業結構優化升級的關鍵。知識產權檔案是知識產權的載體，是單位檔案的重要組成部分，對企業自主創新具有重要的參考借鑒作用，啟迪助推作用。企業要自覺擁有對知識產權檔案管理重要性的認識，并將其納入單位檔案管理體系。

（二）提高規范化水平，建立做好知識產權檔案工作的長效機制

第一，要建立一支相對穩定的高水平的檔案隊伍。減少知識產權檔案管理人員的兼職，要創造條件，不斷更新檔案人員的知識結構，提高業務素質。

第二，要建立健全知識產權檔案的收集、整理、鑒定、保管等各項管理規章制度，將知識產權檔案的管理納入整個單位檔案管理體系，明確歸檔范圍、?r間和要求，確定保管期限和密級，保證歸檔知識產權文件材料的齊全、完整、準確、系統。可根據本單位的實際情況，在知識產權保護期過后，將知識產權檔案的保管期限設定為永久或30年。對超過保管期限的檔案要及時進行鑒定，解密，力求企業知識產權檔案信息資源最大化共享。

第三，要配備符合保管條件的檔案庫房和裝具。庫房要具備防火、防塵等“八防”條件，溫、濕度控制達到檔案保管要求。

第四，要逐步采用信息化手段加強對知識產權檔案的管理，按照有關電子文件歸檔管理的規定進行歸檔。重要的電子知識產權文件采取紙制文本電子文本同時保存。歸檔的電子知識產權數據及其元數據應拷貝至耐久性好的載體上，脫機保存。

（三）保障安全，提高知識產權檔案信息利用率

知識產權檔案記載企業的核心機密，是企業賴以生存和發展的技術保障。在管理知識產權檔案時要建立并嚴格履行一系列完備的檔案管理工作規范，嚴明保密和利用制度。在知識產權檔案的管理中要努力做到即保證知識產權檔案信息的安全又能最大限度地提高其利用率，發揮知識產權檔案在企業科技研發和自主創新工作中的應有作用。加強對計算機網絡內運行的知識產權檔案信息的控制，確保安全。各單位應對查閱、利用知識產權檔案的有關人員施行權限管理，防止泄密事件的發生。

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檔案信息逐漸走向數字化管理是必然趨勢,但在檔案信息化過程中,出現的安全問題制約了檔案信息化的進程。如何確保信息化檔案的完整與安全,成為當前檔案管理者的重要課題。

一、檔案信息化管理的作用和意義

電子檔案管理信息系統的建立,可以提高檔案工作的效率,方便用戶的使用,加強檔案的保存,提高檔案利用的效率,對維護和保障單位的合法權益,促進兩個文明建設具有重要意義。具體優勢如下:

(一)檔案信息的傳遞量和服務對象的數量大大增加。由于數字信息占用空間小,信息傳遞不受空間的限制,隨著計算機通訊網絡的不斷延伸,所能鏈接的用于存儲和管理數字信息的服務器和存儲設備及服務對象的數量將加速增加。

(二)時間的延續性,可以24小時服務。

(三)檔案數字信息網絡檢索方便,傳遞速度快。

(四)可以根據利用者的需要,提供個性化服務。檔案信息網絡服務的出現,是我們提供檔案信息服務的適時的現代化手段。

(五)資源共享,提高檔案的利用率。利用網絡傳輸檔案信息,其有紙質檔案不可比擬的優點,網絡傳輸速度快,檔案傳輸不再受空間和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過檔案管理網絡系統進行查閱,不僅可以查閱所需的信息,而且可以下載電子版的檔案原件,沒有必要再到檔案室進行查閱。這極大地節省了查閱者和檔案管理員的時間。還可以通過檔案管理網絡系統異地查閱檔案信息,節約了人力、物力,大大提高了檔案的利用率。

二、檔案信息化后可能存在的安全隱患

(一)操作系統的安全缺陷

操作系統是計算機最主要的系統軟件,是信息安全的基礎之一。然而,因為操作系統太龐大(如Windows操作系統就有上千萬行程序),致使操作系統不可能做到完全正確。操作系統的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如當Windows出現死機時,按一下復位鍵重新啟動就可以了。但是,如果操作系統的缺陷被攻擊者利用,所造成的安全問題就不能忽視了。

(二)網絡技術本身的安全隱患

網絡本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網絡上的任何信息都是經過重重網站分段傳送至目的地的,任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時,網絡的應用技術發展很快,新技術不斷推動新的應用,而安全技術是一種在對抗中發展的技術,它總是顯得有些滯后,防范攻擊的能力不強,這樣就導致網絡安全的脆弱性。

(三)管理人員素質問題

據有關資料顯示,80%以上的檔案管理人員沒有受過正規的計算機安全培訓,缺乏計算機與網絡信息的安全意識,致使網站遭到攻擊。

三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略

(一)加強對檔案管理人員素質培訓及安全教育

在檔案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。檔案管理的現代化,對檔案管理人員的素質提出了新的要求,檔案部門應加強對信息安全意識和安全業務的宣傳與教育,不斷提高檔案管理人員的思想素質、業務素質和職業道德。對現有的在職檔案人員進行檔案現代化管理和計算機網絡等信息技術方面新知識、新技術的培訓和再教育,積極引進復臺型人才,為檔案信息化管理注入新的活力,提升綜合管理能力。應對工作中可能發生的意外事故,及時發現問題和解決問題,維護系統的安全和正常運行,確保檔案信息的完整性。

(二)從管理上加強安全防范

針對信息化檔案的安全問題,安全防范的最高境界不是產品,也不是服務,而是管理,沒有好的管理思想、嚴格的管理制度、負責的管理人員和實施到位的管理制度,就沒有真正的安全。

1.建口可以信賴可以控制的內部網絡。管理好內外網絡的通道,杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網。管理好軟件資產,避免內部人員在計算機上安裝使用盜版軟件,以防引入潛在的安全漏洞,降低計算機系統的安全系數。

管理好計算機的外部設備,防止內部人員在內網計算機上通過移動存儲介質間接地與外網進行數據交換,導致病毒的傳人或者敏感信息、機密數據的傳播與泄漏。

管理好單位個人使用的計算機上的重要文檔,防止相同域內的終端用戶互相調用和操作機密文件。

管理好輸出設備,對于重要電子文檔的打印,要進行嚴格的登記和日志管理。

管理好內網客戶端,在單位局城網上建立起嚴密的監控點。

2.實施強審計管理。所謂強審計,就是利用日志對網絡上的行為、蹤跡進行監控,并能事后取證的技術。但是,與傳統的計算機日志相比,強審計的日志是不能隨便刪除、修改的。如果要修改或刪除,必須系統管理員、審計員及單位領導同時進入系統才能刪除,從而有效保護內網。

強審計技術一般包括五個方面的內容:一是網絡審計,防止非法內連和外連;二是數據庫審計,對數據庫的讀取行為進行跟蹤;三是應用系統審計,例如公文流轉經過幾個環節,必須有清晰的記錄;四是機審計,包括對終端系統安裝了哪些不安全軟件的審計,并設置終端系統的權限等;五是介質審計,包括光介質、磁介質和紙介質的審計,防止機密信息通過移動U盤、移動硬盤、非法打印或照相等多個環節從信息系統中泄密。

3.檔案信息的數據備份和容災。理想的數據保護解決方案應既能解決業務對高性能與可用性的需求,又能解決備份與恢復管理問題。目前,數據備份與容災能力已成為存儲安全保障的重要標志。容災備份就是指通過特定手段和機制,在各種災難損害發生后,仍能最大限度地提供正常應用服務的信息系統。它可分為數據備份和應用備份。數據備份需要保證用戶數據的完整性、可靠性和一致性。對于提供實時服務的信息系統,用戶的服務請求在災難中可能會中斷,應用備份必須提供不間斷的應用服務,讓客戶的服務請求能夠繼續運行。

(三)保障數字檔案安全的技術措施

數字檔案是技術的產物,因此,運用先進網絡技術和信息安全技術是確保數字檔案安全的重要保障。

1.計算機和網絡防火墻技術。防火墻是網絡之間執行訪問控制策略的系統,是硬件和軟件的組合體,它保護內部網絡免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權訪問。防火墻的實現技術主要有:包過濾技術、服務技術、狀態監測防火墻技術等。

2.檔案信息加密技術。密碼技術是網絡安全技術的核心,是提高網絡系統數據的保密性、防止機密數據被外部破解所采用的主要技術手段。采用加密技術可以確保數字檔案內容的非公開性。加密技術通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息,以達到保護數據安全的目的。數據加密技術可分為兩類:對稱型加密和公鑰密碼算法。

3.檔案信息防寫技術。防寫技術,即將數字檔案設置為“只讀”狀態,在這種狀態下,用戶只能從計算機上讀取信息,而不能對其進行任何修改。在計算機外存儲器中,只讀光盤只能讀出信息而不能追加或刪除信息;一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出,可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改數字檔案的內容,保持數字檔案的真實性和可靠性。

四、結語

隨著檔案信息化進程的深入,大量數字檔案的安全問題已經擺在檔案管理者面前,如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷探討和研究。

參考文獻:

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現在計算機普及，計算機的應用也滲透到各個領域，計算機是從什么時候開始走進人們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發展，但我國是在改革開放以后計算機行業才開始走進大眾視線，在科技高速發展的今天，各行各業都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。

1 電子檔案管理是必然趨勢

傳統的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應。但是，在電子信息飛速發展的今天，紙本檔案就不能適應當前社會的發展節奏，檔案管理創新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統的紙本管理方式相比，電子檔案具有優越性。電子檔案管理方式有很多優點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發展，是人類發展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。

2 電子檔案的管理措施

2.1 優化電子文件管理流程

每一件事情在發展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關活動也要按照相關順序完成，電子文件的管理流程和傳統的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統，高效的處理數據文件，要積極構建科學合理的高效管理流程。

2.2 建立文件處理系統

文件管理是文件處理系統的核心，文件處理系統直接決定著電子文件的技術特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統上。在完整的電子文件處理系統中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。

3 電子檔案管理和紙本檔案共同發展

電子檔案符合當今信息時代的發展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發展變化下而產生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發展節奏和發展規模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理。

4 對紙本檔案的保護和管理

從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統是一種全世界通用的系統，即使現在己經被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要。基本上，傳統紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調卷～清點～防護～轉移～銷毀。不過隨著時間的推移，現在已經把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結合在一起的。它的壽命與內外部諸多因素和保護環境條件有關，就其內部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發事件的防范措施。也就是說外部保護環境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發事故的能力，對于火災、洪水等災害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發現，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應具備的素質。

結束語

綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應轉變觀念，改革傳統的檔案管理模式，建立電子檔案系統，更加全面科學的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據重要的位置，電子檔案創造的價值引起人們關注，為了使檔案管理工作更好地適應現代信息時代的發展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統，為經濟建設和社會發展服務。但是在發展電子檔案的同時也不能忽視傳統的檔案管理，傳統的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業發展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統一發展。

參考文獻

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在醫療改革的大背景下，醫院的醫療水平不斷提高，此時就對醫院管理工作有了更嚴格的要求：不僅需要醫生的自我約束，更需要醫院其他非臨床科室和后勤部門發揮更突出的作用和價值。作為檔案室的一員，我認為在新的醫療環境中，檔案管理部門要針對單位的實際情況，有目標，有毅力的增強薄弱環節，結合新醫改中醫院的發展情況和發展特點，適當調整，嚴把檔案收集關，不放任任何錯誤，努力實現醫療檔案的現代化管理。

然而隨著新醫改的推進，醫院檔案管理也暴露了一些問題。

一、薄弱環節

（一）檔案收集效率差

過去醫院的檔案部門管理都是各醫院該部門初創人員根據自己的理解和對行業的不完全認知進行管理，對自我工作的內容也缺乏系統的認識，沒有明確的要求。缺乏統一的檔案制度，科學性和系統性較弱。應當統一制定收檔制度，將此部門也納入醫院日常考核系統中管理，提高檔案手機的效率，更齊全收集所有檔案。

（二）舊檔案嚴重缺失

長期以來，我國處在經濟水平不高的社會狀態，所以醫療水平及醫院設施都有局限。由于歷史的原因，檔案管理工作起步較晚，缺乏現代化的管理理念和設施。檔案管理不集中，檔案管理部門只管理一些文書檔案，病案和各種檢查影響資料則由各自部門管理。這樣就形成了管理不集中，不規范的工作格局。而且由于經濟條件限制，醫院的設備陳舊，管理技術落后，致使這一項工作發展不起來，過去的檔案嚴重缺失，對現在的工作也造成不小的阻礙。

（三）檔案管理人員素質普遍不高

普通患者及患者家屬甚至是醫務工作者都存在一種思想上的誤區：醫護人員的素質高低決定了醫院的品質好壞。實際上這種認知是不準確的。誠然，對醫院來說醫護人員水平很重要，但是同樣重要的是非醫療科室的工作人員是否合格。在歷來只重視醫療技術人員的素質再教育的傳統情況下，在醫改后的現在，檔案管理部門工作人員素質的提高和過濾也應被組織提上日程。作為檔案管理人員，其專業出身的比較少，由于學歷限制，其知識面普遍匱乏，沒有相對高級的檔案管理知識。甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來或由其他后勤部門人員兼任的。而且在平時的工作當中，檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，以致于使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

現如今新的醫療改革不斷深化，作為檔案部門工作人員，我們有責任探索出一條適應新醫療環境的檔案管理思路，解決以上提到的弊病，檔案部門改革刻不容緩。

二、改善措施

（一）制定嚴格的檔案管理制度

必須有嚴格的檔案收集流程規定和管理制度，才能規范我們工作人員的日常行為。在醫院內部加強對檔案法的宣傳學習，增強領導干部的檔案管理規范意識，讓整個醫院都對檔案管理這項工作重視起來，非此部門人員也及時歸檔。有關領導干部將檔案管理視為醫院管理的重頭戲，規劃醫院發展時將此部門納入規劃范圍，嚴格執行規定的管理法規，全院一起努力將這項工作重視起來，才能更好的完成檔案的收集歸納。

（二）培養人才提升工作人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。更專業的人才才能將工作做得更好。不斷提高檔案管理工作隊伍的綜合素質，通過再教育，專業培訓，進修等手段，全面的提升工作人員業務水平，從而提升檔案管理的質量，發揮檔案資料的作用。提高管理人員自我修養的意識形態，主動培養自身業務條件，嚴格執行指定的條例法規，緊密結合醫院的科研、經濟、管理等工作，在臨床醫療中開放思路，不斷創新，勇于接納新鮮事物，多方面收集整理信息，為使用者提供方便有效的查閱體驗。

篇（7）

中圖分類號：G27　文獻標識碼：A　文章編號：1006-0278(2011)10-117-02

檔案管理是經濟社會發展的重要組成部分，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要。進入知識經濟時代以來，對檔案管理工作提出了更高的要求，要適應這個要求，就必須要有新思維、新態度、新理論、新方法。在為檔案工作提供無限發展的空間和機遇的同時在發展過程中也遇到了很多之前沒有遇到過的挑戰。這就要求我們加強對檔案的管理，適時解決檔案管理工作中遇到的問題，在物力、財力、人力等各個方面給予大力的支持。同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。現代社會建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案是單位的無形資產，它的價值在于其內容中所蘊含的經歷。檔案是組織在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經驗教訓，是單位重要的知識資源。特別是企事業檔案的建立，不僅要求做到完整、準確、系統，更要擴展思路，將單位當前生存和發展急需的各種資料和信息等知識及時整理歸檔，經過深度的調研之后歸納到本單位知識管理體系之中。由此可見，檔案管理工作是組織管理工作中不可或缺的部分，是提高企事業單位工作效率和工作質量的必要條件，是見證員工個人歷史的重要工作。系統規范的檔案管理，是衡量一個單位管理水平的重要標準。檔案記載著這個單位發展歷程上的優秀成果，是組織管理工作者進行科學分析，制定發展方向的指路明燈。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面真實科學的反映單位整體發展狀況和經營成果，一方面為單位的高層管理人員及時了解組織整體狀況，適時調整組織管理策略提供了確實依據；另一方面檔案管理成果同單位的管理的有機結合進一步決定了該組織的資源配置的取向和模式，決定著組織未來的發展，對于實現單位的人力資源配置戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升單位在市場經濟中競爭力及促進知識經濟時代的全面發展具有深遠意義。二、檔案管理在單位管理過程中的重要作用

(一)組織文化方面作用

人事檔案與組織文化緊密相連，檔案是單位發展的真實記錄和見證，檔案也是組織文化的重要組成部分。單位檔案是企事業單位的“成長記錄”，記載著企事業單位成立時的情況、歷任法定代表人的變更、辦公地點的變遷、資金等其他變動情況，是企事業單位信息最基礎、最集中的記錄。完整規范的企事業單位法人檔案能深入的反映企事業單位發展變化的歷程。通過單位的人事檔案我們能夠了解到這個單位的成長歷程，單位的核心價值觀，文化氛圍等。一段段影像，一份份文件，一張張照片，一件件實物，都會讓員工產生了歸屬感、凝聚力和向心力。

(二)對員工的個人發展起到了不可忽視的作用

檔案管理是單位行政工作的工具之一，組織當中任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。現階段，由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效力。員工個人的人事檔案不僅為單位選人、用人及日常管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務。對于個人來說，無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。每個員工都在以自己的實踐活動書寫著自己的歷史，同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發揮著重要的作用。

(三)對于用人單位來說，檔案為單位的人事部門的工作提供重要依據

檔案是個人歷史的真實記錄，利用檔案可以具體的了解個人過去的工作經歷，總結經驗教訓，為領導科學管理提供重要的參考和依據。現代的單位為了更好的選聘到適合的人才，通常在面試之后都會跟查閱檔案材料中的思想品德、能力水平、歷史情況等原始材料結合起來。在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據，檔案的正確使用能夠為人力資源的正確選拔和配置起到重要參考作用。

二、新時期做好檔案管理工作的對策建議

(--)不斷健全新時期檔案管理制度

隨著網絡技術的進一步發展，對做好檔案管理工作，建立健全檔案管理標準體系提出了新的挑戰。檔案記載著豐富的信息，但是檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。所以在建立規章制度時首先要符合單位特點和檔案管理實際，更好的適應單位檔案管理的需要。其次，利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。目前檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，降{氐了人為因素在文件歸檔工作中的影響，發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。第三，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。因此，在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。同時，要對檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還應該積極主動的跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規章制度。

(二)重新定位新時期檔案管理的功能

長時間以來，檔案管理工作人員對檔案功能沒有充分挖掘，沒有跳出傳統的對檔案管理功能的理解。新時期，我們應該對檔案的功能進行重新定位：在對檔案的原有重要部分予以保留的同時，對檔案的內涵要進一步豐富和擴大，使檔案所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好的為組織服務。

(三)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制

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二、信息網絡環境下檔案管理工作的主要內容

檔案信息化管理是信息網絡環境下檔案管理工作發展的必然趨勢，也是信息技術作用的綜合產物。檔案信息管理工作就是指對檔案管理工作中的信息輸入、組織、控制、輸出以及調控等進行對應的操作活動的總和。是檔案管理機構為機關事業單位、企業以及社會各個方面提供檔案信息與服務的工作體系。隨著網絡技術的普及以及檔案管理的現代化進程，利用網絡化對檔案進行管理已成為一種趨勢。在信息網絡環境下，檔案管理工作應該以檔案信息資源建設工作為核心，在工作過程中將擴大檔案信息開發與利用作為檔案管理工作的主要目標。通過建立科學、合理、統一的檔案管理模式、制度體系，盡量利用先進、可適性強的計算機網絡技術，對檔案管理行業的相關信息資源加以充分利用，逐步形成完善的檔案信息化管理系統，以達到加強對信息檔案的收集、組織、存儲、統計、應用與編研的目的。同時，提高現代信息檔案管理工作的現代化水平，為企業的管理、生產、經營與科研提供種類齊全、形式多樣、內容客觀的真實性檔案服務，為檔案的信息化工作打下堅實的基礎，實現檔案的信息化以及檔案利用的信息化。

三、信息網絡環境下開展檔案管理工作的相關途徑

（一）提高檔案管理人員的信息化建設意識

檔案管理工作人員是任何檔案管理環境下的能動資源，在檔案管理工作中發揮著主導作用。因此，信息網絡環境下開展檔案管理工作同樣需要充分發揮管理人員的作用。首先，檔案管理部門必須逐步改變相關人員的工作觀念，提高其檔案管理工作中利用信息技術以及提高自身信息技術利用水平的意識，使得他們認識到檔案管理工作信息化的必要性，讓他們積極主動的完成信息化建設的相關工作；其次，應該加強工作人員信息技術的學習，尤其是相關應用軟件的學習和培訓，提升其檔案管理實際工作中的相關操作能力，爭取盡快實現信息檔案的信息化管理；再次，檔案管理部門管理者還要認識到適當加大檔案管理信息系統以及檔案管理人才的投入，培養專業管理人才的重要性，為信息網絡環境下檔案管理工作的開展提供人員保障。

（二）加強檔案管理部門間聯系，實現檔案的縱橫共享

信息網絡時代，人們產生和使用的信息量在迅速增加，這使得現代社會中存在的信息量得以迅速加大。在紛繁復雜的信息環境中，任何一個檔案管理部門都不可能利用其自身的力量對所有知識、信息加以收集、組織、加工、存儲和應用。所以，各個部門之間要徹底打破傳統的各自為政管理方式，在各個部門之間建立并形成一個相對網站的檔案信息網絡，通過統一的管理方式充分發揮出檔案的整體優勢，通過將所有文獻匯總、形成聯合目錄，最終實現資源共享。通過形成信息資源共享網絡，可以使得各個部門之間形成各自資源的共享，便于信息搜尋者能夠通過更多的途徑獲得更加廣泛、豐富的知識、情報。另外，利用所建立的聯合目錄，通過網絡化管理方式，使得各個檔案管理部門能夠重復挖掘出潛在的資源，有效的實現了檔案資源的互補，提高了館藏資源的利用率，有效的避免了資源的重復和浪費。不但很好的緩解了存儲空間擁擠、資源利用緊張等問題，而且還使得檔案館更加專一，系統性更強。

（三）重視信息反饋，促進信息的深層次挖掘

信息反饋方法是檔案信息資源開發利用中的重要內容，而且信息反饋工作是多方面的，不但可以在所有檔案管理工作者與檔案管理信息之間形成反饋，而且還可以在信息使用者與信息之間形成反饋。檔案管理人員在將反饋得到的信息綜合整理之后，得到一份完整的信息反饋報告，利用該報告進行檔案信息資源的開發。為后續檔案信息資源的開發、利用，提高檔案管理工作水平提供更加科學、針對性更強的依據。

（四）提高檔案管理工作的安全與防護意識

信息網絡環境下的檔案管理工作要求相關部門必須具有足夠的信息安全意識，通過層層把關、嚴格管理的方式，避免出現檔案資源人為破壞的問題。由于計算機網絡自身具有較高的安全風險，尤其是個別企事業單位，其對信息安全的要求較高，加之在網絡使用過程中沒有重視病毒的防控，直接使用免費甚至是盜版的防病毒軟件，這些都個檔案的信息安全埋下了隱患。在檔案信息系統的網絡病毒防御、計算機安全機制保障過程中，要定期對計算機進行全面的查殺，通過升級反病毒軟件、更新病毒庫、設置在線防御體系等方式，提高系統的抗病毒攻擊能力，能夠隨時防止網絡病毒入侵和人為攻擊。常用的措施包括使用身份認證、數據備份以及防火墻等措施。同時，還要提高檔案管理人員的安全防范意識，通過加強網絡安全管理的方式保證檔案信息資源的安全性。

篇（9）

中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）11-0075-01

一、新形勢下加強檔案管理的必要性和重要性

1.時展的需要

隨著經濟社會的不斷發展以及科學技術的日益更新，檔案管理工作不斷取得進步，管理更加規范，且融入了越來越多的計算機信息技術等元素，但人員配備、技術運用等方面的相對滯后仍然制約著檔案管理。

2.檔案管理工作自身的發展需要

檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。它承載著組織及個人大量的重要信息和基本資料，然而目前，許多的組織及個人對檔案管理工作依然重視不夠，導致檔案管理工作易出漏洞，信息也容易流失，進而影響組織或個人的發展。

3.順應科學發展觀的需求

科學發展觀的核心是以人為本，而檔案記錄著組織及個人發展的整個歷程，組織及個人的信息不完整，直接影響組織及個人發展的需要，由此可見，檔案管理工作對于促進社會的和諧發展的作用。只有不斷強化檔案管理的科學化水平，充分發揮檔案在經濟社會發展中所起到的促進作用，才能更好實現組織及個人的全面、協調、可持續發展。

二、檔案管理中常見的問題

1.思想上不重視

當今的市場經濟條件下，大部分的組織及個人優先考慮的是直接的經濟效益，檔案管理眼前效益不明顯，長遠意義尤為深刻的一項工作來說，并未受到該有的重視。許多組織以及個人忽視了這一點，資金、人員等的投入不夠到位，檔案管理系統也缺乏嚴格管理，影響了檔案管理工作的可持續發展，導致使用檔案的時候出現各種問題。

2.人員隊伍專業性不強

檔案管理是一項專業性較強的工作，不僅需要具有一定專業知識，還需要具備一定的實踐經驗。我們大部分組織缺乏檔案管理工作方面的專業人才，檔案管理的質量水平不高，無法適應新形勢的發展需要，尤其是面對信息化高度發展的今天，計算機信息系統的廣泛使用，更是要求檔案管理人員具備一定的專業的素質。

3.檔案管理方法待提高

我國大部分地區，尤其是較為基層的組織單位，檔案管理仍停留在紙質保管階段，后期查閱及使用等不方便，且容易出現保存不完整甚至是丟失的情況。有的即使引進了計算機設備，但信息化水平依然不高，有的只是流于形式，應付檢查，當擺設，實際運用不到位，沒有真正實現檔案工作的科學管理。

三、加強檔案管理的對策研究

1.提高重視，加大投入

只有提高管理人員的管理思想，他們的主觀能動性，才能從根本上提高檔案管理科學化水平。尤其是作為組織中的管理人員，更加需要加強重視與檔案管理工作人員的交流，積極關注組織里的檔案管理工作情況，及時發現并分析檔案管理工作中存在的問題，提出有效的解決措施，充分調動檔案管理工作人員的工作積極性，促推檔案管理工作。

信息化時代的大背景下，檔案工作已不同于以往的紙質化管理階段，檔案工作的基礎設備及環境條件也將隨著形勢的發展而需要不斷更新，要求對檔案管理工作加大經費、人員等方面的投入，進而保障檔案管理工作有序、有效進行。

2.加強培養，優化隊伍素質

牢固樹立“檔案工作提高生產力，檔案管理科學講效率”的觀念，堅持“人才是第一資源”的管理模式，著力通過培養和引進專業人才，建立一支具有較強學習能力、創新能力的檔案管理隊伍。加強對檔案管理人才的培養，結合現有相關的法律法規政策，根據實際需要，制定培訓學習計劃，不僅要融入檔案管理方面的專業知識，還需要結合實際，運用多渠道、多種方式對檔案管理工作人員進行培訓，并將培訓的實效及時的運用到檔案管理工作上來，不斷完善檔案管理工作人員的隊伍建設。

3.加大宣傳，加強信息化建設

目前來說，社會上對檔案管理工作的了解和認識并不夠，因而在檔案管理過程中，配合程度不夠，導致信息更新不及時或者信息不完善等情況的發生。為此，加大對檔案管理工作的宣傳力度，普及檔案知識，能夠為檔案管理工作提供更為有利的發展環境。

伴隨著電子計算機的廣泛應用以及信息技術的普及，檔案信息數字化是信息時代下檔案管理工作面臨的新的機遇和挑戰。只有充分運用現代科學技術，準確把握好信息化時代為檔案管理工作帶來的機遇，通過信息技術對檔案資源及時有效的管理，方能不斷提高檔案管理工作水平，提高檔案管理質量，充分發揮檔案管理工作的實效性。

參考文獻

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關鍵詞 信息化；數據檔案；管理重點；難點

在實際工作中，檔案管理信息化主要是通過網絡技術對檔案資源進行合理的調整與管理，從而達到對檔案資源的高效利用。就目前信息化數據檔案管理的現狀而言，由于部分系統操作、軟件應用存在的各種安全漏洞以及從業人員素質等問題，常常導致檔案管理工作中出現大量的數據安全問題、敏感數據的防竊取問題、防篡改問題，影響了信息化檔案管理工作的順利進行。因此，信息化數據檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。

一、進行檔案信息化建設的重要性分析

目前，檔案信息化建設的發展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統，可以對職工檔案進行信息化管理，對于促進檔案管理工作的效率，具有重要的促進作用。進行檔案信息化建設，有利于解決傳統檔案管理工作中零散、不規范、信息查詢慢等問題，在最短的時間內達到快速查詢信息的目的。利用信息化數據檔案管理系統的搜索引擎，甚至可以幾秒內完成相關信息的查詢工作，給相關的管理工作帶來了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統的檔案管理基本是通過手工制作完成的，規范性不強，時間也相對較長，對于檔案信息的同步性沒有保障。而信息化數據檔案管理系統，可以從根本上解決這個問題。信息化數據檔案管理系統，利用計算機技術可以快速地實現檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時查詢，以滿足不同單位對檔案信息的有效需求。

二、信息化數據檔案管理系統建設存在的問題分析

（一）信息化數據檔案管理建設的資金有限。在信息化數據檔案管理建設發展的新時期，在資金預算方面相較于前期的資金預算要高很多。專業的硬件設備和軟件是檔案管理信息化發展的重要基礎，如果專業的硬件設備和軟件不能得到及時的更新，很難有效地開展信息化數據檔案的高效管理工作。但是在實際的工作中，信息化數據檔案管理建設后期的資金投入卻相對較少。資金投入較少，直接導致檔案管理部門的硬件系統陳舊，缺少相應的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應性較弱，嚴重影響了信息化數據檔案管理工作的順利開展。

（二）信息化數據檔案管理建設的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進行檔案資料的收集工作，在沒有將資料進行分類之前，不考慮資料的使用價值，不進行嚴格的篩選，直接記錄下來。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達到檔案資料的詳盡度要求，但實際上資料的價值不高，反而因為占用了大量的資源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數據檔案管理建設的資源收集、利用效率較低的問題，對于信息化數據檔案的管理工作，會產生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務意識欠缺，也是導致檔案資料流于形式化的重要原因。

（三）信息化數據檔案管理建設的管理人員素質不高。信息化數據檔案管理建設的管理人員素質不高，會直接導致信息化數據檔案管理工作難以進行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質。目前，信息化數據檔案管理建設的管理人員素質普遍不高，部分年長的工作人員由于自身知識結構老化，對新概念、新知識的接受能力較差，很難適應信息化數據檔案管理的難度，無法深入開展相關的檔案管理工作。致使信息化數據檔案管理工作，一直無法取得顯著的成效。

三、促進信息化數據檔案管理建設的有效策略分析

結合信息化數據檔案管理系統建設工作過程中存在的問題，在現有的技術條件下進行深入分析，有利于促進信息化數據檔案管理系統的完善發展，也能在最短的時間內，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數據檔案管理系統建設存在的信息化數據檔案管理建設的資金不足、信息化數據檔案管理建設的資源收集利用效率較低、信息化數據檔案管理建設的管理人員素質不高等問題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎。

（一）加大信息化數據檔案管理建設的資金投入。為進一步解決信息化數據檔案管理建設的資金不足問題，加大信息化數據檔案管理建設的資金投入，在短時間內完成檔案部門硬件設備和軟件的更新。同時，將相關的檔案工作納入單位的整體規劃中，從單位財政和政策兩個方面，確保檔案管理工作可以順利地開展下去。單位在財政方面，應根據實際工作情況，設立檔案管理的專項資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設施更新及擴展工作。在政策方面，可以通過企業文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數據檔案管理建設的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進一步提高。

（二）合理地構建檔案信息資源體系。合理地構建檔案信息資源體系，對于解決信息化數據檔案管理建設中存在的資源收集、利用效率較低問題，具有一定的現實意義。在檔案信息收集的過程中，優先選擇與單位相關的資料，有選擇性地刪除沒有查閱價值的信息。同時，按照國家的相關法律法規，合理地制定檔案管理辦法，用以規范檔案資料收集存在的問題。另外，在檔案管理工作中，應逐步改善重收集輕利用的問題，使檔案管理在工作中發揮其應有的價值。合理構建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問題。所以，結合具體單位的工作狀況，合理地構建檔案信息資源體系，對于信息化數據檔案管理工作的發展具有極大的促進作用。

（三）全方面提高檔案管理人員的素質。為了更好地解決信息化數據檔案管理建設的管理人員素質不高的問題，促進檔案管理工作的有序開展，全方面提高檔案管理人員的素質，是相對有效的策略。檔案管理部門應定期準備專業的培訓，培養工作人員的扎實理念以及開拓意識，使其可以在現有的技術條件下，快速更新信息化數據檔案建設的重要性觀念。同時，檔案管理部門也可以根據實際的工作需要，積極引進專業的人才，使之可以更加專業地進行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質，是檔案管理部門進行檔案管理工作的重要基礎，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實際工作中，必須結合檔案管理系統中存在的具體問題，積極探究解決的策略，力爭在最短的時間內做好檔案管理工作。

綜上所述，由于現代社會的發展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來越大，信息化數據檔案管理工作，已成為當前檔案信息化管理的基礎性工作。

參考文獻：

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中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）01（a）-0094-03

隨著天津市特高壓工程及500kV工程趨向于規模化建設，建設體量越來越大，工程建設檔案管理要求越來越嚴格。然而，當前檔案管理理念相對陳舊、責任意識相對欠缺、標準化制度有待完善、工作便捷性有待提高等問題凸顯。因此，為確保檔案管理與工程建設同步進行，保證檔案資料完整、準確、系統、安全和有效利用，進一步創新檔案管理模式成為必然。

檔案管理一直以來是各行業學者們研究的熱點，加強檔案過程管理是提高檔案管理質量的關鍵。張淑婷[1]對電力工程檔案質量管理控制要點進行了探析，構建了電力工程檔案質量管理體系，對檔案前期規范化處理，加強過程管控，提高檔案管理質量。鐘志平[2]對電力施工企業工程檔案形成過程存在的主要問題進行了分析，提出檔案形成過程控制的幾個主要環節。陳鐵山[3]通過分析電力工程檔案管理中存在的問題，分別從隊伍建設、制度建立、管理方法等方面提出具體措施。檔案數字化管理是檔案管理趨勢，同樣是學者們研究熱點之一。陶琨[4]對電力工程檔案管理流程、檔案類別、檔案標準化等方面進行了規范，同時引入現代信息管理系統，促進電力工程檔案信息的查詢、統計。陳煒[5]從國家電子檔案產業政策、信息技術應用等角度，探討了檔案信息數字化的發展方向以及檔案信息資源的開發途徑。羅琴[6]，首次將和諧管理理論應用于企業檔案管理中，實現了企業檔案的和諧管理，達到企業檔案管理工作健康有序發展。該管理理論為文章創新檔案管理模式提供了新思路。研究新的檔案管理模式，旨在促進檔案形成的同步性、真實性和完整性；落實了“全員、全過程、全方位”的檔案管理理念；提升工程檔案管理工作的程序化、標準化和規范化。

1 基于和諧管理的檔案管理模式

1.1 實踐思路

國網天津市電力公司首次提出，以提升檔案過程控制為核心，基于和諧管理理論，分別從科學管理和工作便捷兩個維度進行制度優化和工作環境改善。一是建立“諧則”機制，即采用科學的管理辦法使歸檔同步化、責任明確化、資料標準化；二是建立“和則”機制，以用戶為根本，研發檔案動態管理系統和手機APP等，提高歸檔便捷性和高效性。檔案動態管理系統對科學管理辦法進行了固化，科學管理辦法推動了系統的準確、有效運行，最終實現檔案管理整體和諧。具體實踐思路如圖1所示。

1.2 體系架構

該管理模式以《輸變電工程檔案深度規范管理指導手冊》為標準管理依據，依托檔案動態管理系統落實執行，互聯手機APP輔助管理，創新應用NFC技術和OCR技術，自主研發新型檔案柜。旨在提升檔案管理標準化、數字化、便捷化水平。其體系架構如圖2所示。

1.2.1 編制《輸變電工程檔案深度規范管理指導手冊》

通過對各設計、施工、監理以及建設管理單位檔案管理專責、質量管理專責等相關檔案管理人員的調研，梳理行業規程規范以及企業內部管理規定，完成本手冊編制。其特點如下。

（1）過程全覆蓋。覆蓋項目前期、工程前期、工程建設和總結評價工程全過程。其中，業主項目部分冊，歸檔范圍共計858項；監理項目部分冊，歸檔范圍共計218項；施工項目部分冊，歸檔范圍共計1289項。

（2）專業全覆蓋。覆蓋進度、安全、質量、技術、造價全部五大專業，涉及專業管理全部環節。

（3）崗位全覆蓋。首次將歸檔責任主體下沉到業主、監理、施工項目部專責人員。

（4）標準化管理。①歸檔時間節點統一。歸檔時間節點與工程建設節點掛鉤，保證與工程建設同步進行。②歸檔模板樣式統一。編制檔案文本標準化模板202份，負面清單146條。

1.2.2 研發“工程管家”電網建設全過程檔案動態管理系統

以檔案歸檔同步化、規范化、標準化、明確化為目標的檔案動態管理系統，主要包括管理人員實施監督和檢查、各管理專責檢索、查看和提交，以及管理員信息維護3個子平臺。

（1）管理人員實施監督和檢查子平臺。通過選擇工程名稱、工程建設階段，管理人員隨時對各參建單位歸檔現狀檢查，包括：查看當前應歸文件資料內容和應歸未歸資料內容；對已歸檔的資料內容，可以點擊文件填寫正確性、規范性等；對于應歸未歸的文件資料，可以點擊提醒相應專責，督促其及時提交資料。

（2）各管理專責提交檔案子平臺。通過點擊樣例參考，查看系統內資料內容標準化模板，按要求填寫相應檔案，并完成提交。

（3）管理員信息維護子平臺。管理員對不同工程歸檔范圍、資料標準化模板和工程一級網絡計劃等信息進行更新維護。

建立手機APP與檔案動態管理系統互聯，作為檔案管理輔助手段之一，進一步提高了檔案過程管理的便捷性。

1.2.3 創新應用NFC技術和OCR技術

通過NFC技術使手機APP與打印機無線連接，利用先進計算機技術和WIFI傳遞檔案信息，實現遠程自動打印，確保檔案資料的安全性和保密性；利用OCR技術將紙質檔案利用掃描儀，通過關鍵字識別，實現自動分類、智能化上傳至PC端檔案動態管理系統，并建立目錄索引。

2 案例分析

該管理模式已應用于天津靜海500 kV輸變電工程、南蔡500 kV輸變電工程、蒙西～天津南1 000 kV輸變電工程、錫盟～山東1 000 kV輸電工程檔案過程管理中，取得經濟效益明顯。

（1）該管理模式明確了資料標準模板，節約了各專責檔案填寫時間，尤其減少了檔案資料重復填寫次數。根據調查，應用該管理模式的4個工程，節約495 000元。

（2）OCR技術的應用，使檔案掃描工作由兩人一周掃描4 h，減少到1人2周掃描2 h，此項工作節約327 600元。

（3）檔案動態管理系統和手機APP實現了管理人員隨時隨地在線檢查檔案。據統計，應用該系統檢查檔案共計42次，節約126 000元。

3 結語

文章對檔案管理新模式實踐思路進行了介紹，對其體系架構進行了系統分析，對指導手冊、檔案動態管理系統、手機APP和新型檔案柜的內容、特點和功能進行了具體介紹，對NFC技術和OCR技術應用原理進行了闡述，最后對模式的應用效益進行了分析。新的管理模式從科學檔案管理和工作便捷兩個維度進行了全面優化，對提升檔案規范化管理具有重要意義。

參考文獻

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