檔案管理核心大全11篇

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篇（1）

1 檔案歷史聯(lián)系綜述

（一）檔案歷史聯(lián)系的界定

檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過程中，形成具有一定特征的內(nèi)部相互關(guān)系；換言之，檔案的形成與完善被特定規(guī)律所約束，因此具有獨特的形成過程和表征特點，但是某些檔案因形成特點相同而存在客觀的必然聯(lián)系，稱之為檔案歷史聯(lián)系。于此，闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會實踐息息相關(guān)，即表現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過程中，而檔案的形成與完善則來自社會實踐的相應(yīng)行為；第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀存在性，即表現(xiàn)因社會實踐而產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)部的相互關(guān)系是真實存在的，不以個人的主觀意志發(fā)生轉(zhuǎn)移；第三是檔案是文件轉(zhuǎn)換的產(chǎn)物，檔案具備文件形成與完善的特點，檔案之間的歷史聯(lián)系來源于源文件之間的歷史聯(lián)系。

（二）檔案歷史聯(lián)系的特征

主、客觀統(tǒng)一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一，主要表現(xiàn)如下：其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯(lián)系來源于社會實踐中文件的歷史關(guān)系，具有客觀存在性；其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件，表現(xiàn)為人類思維意識對客觀實踐的主觀抽象，具有主觀描述性。因此，檔案歷史聯(lián)系是主觀與客觀的統(tǒng)一體，并因檔案整理人員的知識結(jié)構(gòu)和認知水平而存在差異，比如某些歷史聯(lián)系是客觀實踐的真實描述，而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應(yīng)經(jīng)客觀實踐和主觀意識的統(tǒng)一，將客觀歷史聯(lián)系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀與主觀的統(tǒng)一體，付諸于特定的物質(zhì)載體，固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。

檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實性，歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程，歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來源、時間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)是檔案歷史聯(lián)系的特征之二，主要表現(xiàn)為：哲學(xué)維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發(fā)散性和推理性，因此解析定義歷史由來源、時間、內(nèi)容和形式組成的四維度架構(gòu)，并將社會實踐的踐行者界定為主體，將社會實踐的被踐行者界定為客體，以對應(yīng)時間為載體，將檔案歷史聯(lián)系界定為由來源、時間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)，使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學(xué)維度的歷史一一對應(yīng)。

2 檔案整理的核心與本質(zhì)：歷史聯(lián)系性整理

（一）歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生

檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現(xiàn)代檔案整理實踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：民國初期因社會生產(chǎn)力和認知局限性，并未形成完整的檔案學(xué)分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實地按照檔案的具體情況進行分類；但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質(zhì)區(qū)別：檔案形成于特定的歷史實踐，是社會實踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類應(yīng)源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準，按照檔案間歷史聯(lián)系進行分類，例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書程序、檔案術(shù)語、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實體，并選擇不同的分類方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性?？傊?，歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀結(jié)果，最終按照時間、內(nèi)容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗和奠定基礎(chǔ)。

（二）歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善

歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個階段，第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運用；第二階段是電子檔案的元數(shù)據(jù)整理在檔案實踐的應(yīng)用?！皝碓丛瓌t”是檔案學(xué)理論的基石，指按照檔案來源或形成進行整理與分類的原則，其特點是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序；“全宗理論”是檔案學(xué)的最高原則，指將來源相同的檔案作為統(tǒng)一整體進行保存與整理。但是，不論是“來源”還是“全宗”，其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來自檔案整理實踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系，強調(diào)并維護歷史聯(lián)系檔案的客觀規(guī)律和客觀事實，以歷史聯(lián)系為載體，在特定的統(tǒng)一的原則下，辨析來源、時間、內(nèi)容、形式等諸方面因素，為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據(jù)和指導(dǎo)方向。

另外，電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過程，并為計算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動變細、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息，將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過程用元數(shù)據(jù)記錄，具備真實性、時效性、完整性和高價值性。元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對應(yīng)和還原相應(yīng)的社會實踐活動，反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。

3 歷史聯(lián)系整理技術(shù)：”虛擬整理”技術(shù)

（一）“虛擬整理”技術(shù)綜述

“虛擬整理”指與文件實體排列順序無關(guān)，以符號或符號的語法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)。“虛擬整理”技術(shù)的結(jié)果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄，揭示并固化檔案歷史聯(lián)系，合理真實的表達檔案物質(zhì)實體本質(zhì)構(gòu)成部分?！碧摂M整理“技術(shù)優(yōu)于“實體整理”技術(shù)表現(xiàn)于其不僅實現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多為整理，而且實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實踐環(huán)境下的統(tǒng)一，換言之，“虛擬整理”技術(shù)能以計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者計算機整理軟件為載體，通過對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實體排列為準則，全面、真記錄實體記錄中所不能表現(xiàn)的檔案歷史聯(lián)系。“虛擬整理”技術(shù)應(yīng)完善為以人工干預(yù)為主，以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù)，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性，保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。

（二）“虛擬整理”技術(shù)的使用意義

篇（2）

學(xué)校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學(xué)校自身權(quán)益的重要工具。因此,各類學(xué)校必須加強檔案管理工作,讓學(xué)校檔案管理工作為學(xué)校的成長發(fā)揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學(xué)校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認識,高度重視

學(xué)校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學(xué)校的自身形象、價值觀念、學(xué)校精神、學(xué)校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學(xué)校檔案起到了重要的載體作用。為此,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學(xué)發(fā)展觀”重要思想的高度,認識學(xué)校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學(xué)習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學(xué)校檔案工作的良好風氣。

二、完善制度,加強管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規(guī)范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要牽頭負責,根據(jù)本校校情,針對學(xué)校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié),認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學(xué)校辦公室主任具體負責組織和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學(xué)校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業(yè)務(wù),愛崗敬業(yè)

要提高學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量,不僅要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識廣、業(yè)務(wù)能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學(xué)校必須重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。學(xué)校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網(wǎng)絡(luò)輻射,齊抓共管,團結(jié)協(xié)作,保證學(xué)校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養(yǎng)成學(xué)校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓(xùn)學(xué)習,讓他們的思想意識、專業(yè)知識和專業(yè)技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻。

四、設(shè)施齊備,操作規(guī)范

要搞好學(xué)校檔案管理工作,設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項重要內(nèi)容,根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟狀況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風等設(shè)施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設(shè)立專門庫房,確保它們的保存質(zhì)量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝象機等設(shè)施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學(xué)校檔案保管的規(guī)定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補救措施,并報告分管領(lǐng)導(dǎo),確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規(guī)范;四是一式兩(三)套;五是經(jīng)過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統(tǒng)計、補充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務(wù)

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價值,利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質(zhì)檔案,也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng),讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益,就是在為學(xué)校的進步發(fā)展做貢獻。其次,為了更好地開發(fā)學(xué)校檔案的服務(wù)潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學(xué)校檔案檢索目錄》等。有條件的學(xué)?？砷_通校園網(wǎng),這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學(xué)校建立了“綠色窗口”。

參考文獻:

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對照中國制造向中國智造邁進的要求，知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的發(fā)展水平明顯不能滿足創(chuàng)新研發(fā)和核心競爭力提高的要求。多數(shù)企業(yè)對知識產(chǎn)權(quán)檔案工作重視不夠，有的甚至出現(xiàn)了影響科技創(chuàng)新發(fā)展的情況，對企業(yè)自身利益造成不應(yīng)有的損失。因此，做好知識產(chǎn)權(quán)檔案工作也成為我國多數(shù)企業(yè)目前應(yīng)當亟待解決的問題之一。

經(jīng)過對大部分企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國有及國有控股企業(yè)的管理水平好于民營企業(yè)，技術(shù)水平高的民企好于普通民企。大專院校、科研院所管理水平整體較高。

（一）單位開展好知識產(chǎn)權(quán)工作的注意事項

第一，單位領(lǐng)導(dǎo)重視。企業(yè)把知識產(chǎn)權(quán)檔案工作當作科技創(chuàng)新，自主研發(fā)工作的基礎(chǔ)和企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件，知識產(chǎn)權(quán)檔案工作被納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程。能夠在人力、物力、財力上給予支持，配備專門的管理人員，建立健全知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，和完善暢通的管理網(wǎng)絡(luò)。

第二，加大投入，為知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的外部條件。集中統(tǒng)一管理知識產(chǎn)權(quán)檔案，配備專門的檔案庫房、充足的檔案裝具和設(shè)施設(shè)備，加大投入，改善條件，建立制度，規(guī)范管理，全面加強了企業(yè)的檔案工作。

第三，積極探索適合本單位知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理模式，逐步形成一套制度完善，程序規(guī)范，信息化管理水平較高的管理方法，促進知識產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的進一步提升。以專利檔案居多的企業(yè)，一般將知識產(chǎn)權(quán)檔案按照科技檔案來管理，將有關(guān)材料集中存放在某一類型的產(chǎn)品檔案中；以商標檔案居多的企業(yè)，通常是將其放入文書檔案的“經(jīng)營管理類”中；科研單位則將知識產(chǎn)權(quán)檔案單獨設(shè)類存放。盡管實體保管方式不盡相同，但各單位能夠建立專題目錄，有的還實現(xiàn)了網(wǎng)上檢索、利用。

（二）知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的不足之處

一是對知識產(chǎn)權(quán)檔案重要性缺乏認識。許多企業(yè)只是一味重視自有知識產(chǎn)權(quán)研發(fā)和申報，卻忽略對其文件材料的歸檔與管理。二是知識產(chǎn)權(quán)檔案管理水平普遍較低。沒有足夠的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的資金支持；硬件設(shè)施達不能達到檔案安全保管要求；工作中缺乏完整規(guī)范的管理制度；不注重知識產(chǎn)權(quán)研發(fā)過程中的檔案的收集、整理與保管。三是知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員專業(yè)性不強。檔案管理人員普遍存在兼職過多或不穩(wěn)定的現(xiàn)象，沒有進行過系統(tǒng)的培訓(xùn)并不能完全掌握知識產(chǎn)權(quán)檔案產(chǎn)生的流程及需要歸檔的內(nèi)容，往往產(chǎn)生知識產(chǎn)權(quán)文件材料的散失，并由此給單位帶來損失。

二、提高認識，加大投入，提升知識產(chǎn)權(quán)檔案管理水平

根據(jù)目前知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的現(xiàn)狀，各級檔案管理部門要采取行之有效的措施，促進知識產(chǎn)權(quán)檔案工作水平的提高。

（一）增強意識，提升工作自覺性

企業(yè)是自主創(chuàng)新基本體制架構(gòu)的主體，是推進產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級的關(guān)鍵。知識產(chǎn)權(quán)檔案是知識產(chǎn)權(quán)的載體，是單位檔案的重要組成部分，對企業(yè)自主創(chuàng)新具有重要的參考借鑒作用，啟迪助推作用。企業(yè)要自覺擁有對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理重要性的認識，并將其納入單位檔案管理體系。

（二）提高規(guī)范化水平，建立做好知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的長效機制

第一，要建立一支相對穩(wěn)定的高水平的檔案隊伍。減少知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的兼職，要創(chuàng)造條件，不斷更新檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

第二，要建立健全知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、整理、鑒定、保管等各項管理規(guī)章制度，將知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理納入整個單位檔案管理體系，明確歸檔范圍、?r間和要求，確定保管期限和密級，保證歸檔知識產(chǎn)權(quán)文件材料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)?？筛鶕?jù)本單位的實際情況，在知識產(chǎn)權(quán)保護期過后，將知識產(chǎn)權(quán)檔案的保管期限設(shè)定為永久或30年。對超過保管期限的檔案要及時進行鑒定，解密，力求企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案信息資源最大化共享。

第三，要配備符合保管條件的檔案庫房和裝具。庫房要具備防火、防塵等“八防”條件，溫、濕度控制達到檔案保管要求。

第四，要逐步采用信息化手段加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理，按照有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定進行歸檔。重要的電子知識產(chǎn)權(quán)文件采取紙制文本電子文本同時保存。歸檔的電子知識產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)應(yīng)拷貝至耐久性好的載體上，脫機保存。

（三）保障安全，提高知識產(chǎn)權(quán)檔案信息利用率

知識產(chǎn)權(quán)檔案記載企業(yè)的核心機密，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的技術(shù)保障。在管理知識產(chǎn)權(quán)檔案時要建立并嚴格履行一系列完備的檔案管理工作規(guī)范，嚴明保密和利用制度。在知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理中要努力做到即保證知識產(chǎn)權(quán)檔案信息的安全又能最大限度地提高其利用率，發(fā)揮知識產(chǎn)權(quán)檔案在企業(yè)科技研發(fā)和自主創(chuàng)新工作中的應(yīng)有作用。加強對計算機網(wǎng)絡(luò)內(nèi)運行的知識產(chǎn)權(quán)檔案信息的控制，確保安全。各單位應(yīng)對查閱、利用知識產(chǎn)權(quán)檔案的有關(guān)人員施行權(quán)限管理，防止泄密事件的發(fā)生。

篇（4）

檔案信息逐漸走向數(shù)字化管理是必然趨勢,但在檔案信息化過程中,出現(xiàn)的安全問題制約了檔案信息化的進程。如何確保信息化檔案的完整與安全,成為當前檔案管理者的重要課題。

一、檔案信息化管理的作用和意義

電子檔案管理信息系統(tǒng)的建立,可以提高檔案工作的效率,方便用戶的使用,加強檔案的保存,提高檔案利用的效率,對維護和保障單位的合法權(quán)益,促進兩個文明建設(shè)具有重要意義。具體優(yōu)勢如下:

(一)檔案信息的傳遞量和服務(wù)對象的數(shù)量大大增加。由于數(shù)字信息占用空間小,信息傳遞不受空間的限制,隨著計算機通訊網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸,所能鏈接的用于存儲和管理數(shù)字信息的服務(wù)器和存儲設(shè)備及服務(wù)對象的數(shù)量將加速增加。

(二)時間的延續(xù)性,可以24小時服務(wù)。

(三)檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)檢索方便,傳遞速度快。

(四)可以根據(jù)利用者的需要,提供個性化服務(wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn),是我們提供檔案信息服務(wù)的適時的現(xiàn)代化手段。

(五)資源共享,提高檔案的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息,其有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點,網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快,檔案傳輸不再受空間和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行查閱,不僅可以查閱所需的信息,而且可以下載電子版的檔案原件,沒有必要再到檔案室進行查閱。這極大地節(jié)省了查閱者和檔案管理員的時間。還可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異地查閱檔案信息,節(jié)約了人力、物力,大大提高了檔案的利用率。

二、檔案信息化后可能存在的安全隱患

(一)操作系統(tǒng)的安全缺陷

操作系統(tǒng)是計算機最主要的系統(tǒng)軟件,是信息安全的基礎(chǔ)之一。然而,因為操作系統(tǒng)太龐大(如Windows操作系統(tǒng)就有上千萬行程序),致使操作系統(tǒng)不可能做到完全正確。操作系統(tǒng)的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如當Windows出現(xiàn)死機時,按一下復(fù)位鍵重新啟動就可以了。但是,如果操作系統(tǒng)的缺陷被攻擊者利用,所造成的安全問題就不能忽視了。

(二)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患

網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地的,任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時,網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用技術(shù)發(fā)展很快,新技術(shù)不斷推動新的應(yīng)用,而安全技術(shù)是一種在對抗中發(fā)展的技術(shù),它總是顯得有些滯后,防范攻擊的能力不強,這樣就導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全的脆弱性。

(三)管理人員素質(zhì)問題

據(jù)有關(guān)資料顯示,80%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計算機安全培訓(xùn),缺乏計算機與網(wǎng)絡(luò)信息的安全意識,致使網(wǎng)站遭到攻擊。

三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略

(一)加強對檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)及安全教育

在檔案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。檔案管理的現(xiàn)代化,對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求,檔案部門應(yīng)加強對信息安全意識和安全業(yè)務(wù)的宣傳與教育,不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。對現(xiàn)有的在職檔案人員進行檔案現(xiàn)代化管理和計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識、新技術(shù)的培訓(xùn)和再教育,積極引進復(fù)臺型人才,為檔案信息化管理注入新的活力,提升綜合管理能力。應(yīng)對工作中可能發(fā)生的意外事故,及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題,維護系統(tǒng)的安全和正常運行,確保檔案信息的完整性。

(二)從管理上加強安全防范

針對信息化檔案的安全問題,安全防范的最高境界不是產(chǎn)品,也不是服務(wù),而是管理,沒有好的管理思想、嚴格的管理制度、負責的管理人員和實施到位的管理制度,就沒有真正的安全。

1.建口可以信賴可以控制的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。管理好內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的通道,杜絕內(nèi)部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)。管理好軟件資產(chǎn),避免內(nèi)部人員在計算機上安裝使用盜版軟件,以防引入潛在的安全漏洞,降低計算機系統(tǒng)的安全系數(shù)。

管理好計算機的外部設(shè)備,防止內(nèi)部人員在內(nèi)網(wǎng)計算機上通過移動存儲介質(zhì)間接地與外網(wǎng)進行數(shù)據(jù)交換,導(dǎo)致病毒的傳人或者敏感信息、機密數(shù)據(jù)的傳播與泄漏。

管理好單位個人使用的計算機上的重要文檔,防止相同域內(nèi)的終端用戶互相調(diào)用和操作機密文件。

管理好輸出設(shè)備,對于重要電子文檔的打印,要進行嚴格的登記和日志管理。

管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端,在單位局城網(wǎng)上建立起嚴密的監(jiān)控點。

2.實施強審計管理。所謂強審計,就是利用日志對網(wǎng)絡(luò)上的行為、蹤跡進行監(jiān)控,并能事后取證的技術(shù)。但是,與傳統(tǒng)的計算機日志相比,強審計的日志是不能隨便刪除、修改的。如果要修改或刪除,必須系統(tǒng)管理員、審計員及單位領(lǐng)導(dǎo)同時進入系統(tǒng)才能刪除,從而有效保護內(nèi)網(wǎng)。

強審計技術(shù)一般包括五個方面的內(nèi)容:一是網(wǎng)絡(luò)審計,防止非法內(nèi)連和外連;二是數(shù)據(jù)庫審計,對數(shù)據(jù)庫的讀取行為進行跟蹤;三是應(yīng)用系統(tǒng)審計,例如公文流轉(zhuǎn)經(jīng)過幾個環(huán)節(jié),必須有清晰的記錄;四是機審計,包括對終端系統(tǒng)安裝了哪些不安全軟件的審計,并設(shè)置終端系統(tǒng)的權(quán)限等;五是介質(zhì)審計,包括光介質(zhì)、磁介質(zhì)和紙介質(zhì)的審計,防止機密信息通過移動U盤、移動硬盤、非法打印或照相等多個環(huán)節(jié)從信息系統(tǒng)中泄密。

3.檔案信息的數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)。理想的數(shù)據(jù)保護解決方案應(yīng)既能解決業(yè)務(wù)對高性能與可用性的需求,又能解決備份與恢復(fù)管理問題。目前,數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)能力已成為存儲安全保障的重要標志。容災(zāi)備份就是指通過特定手段和機制,在各種災(zāi)難損害發(fā)生后,仍能最大限度地提供正常應(yīng)用服務(wù)的信息系統(tǒng)。它可分為數(shù)據(jù)備份和應(yīng)用備份。數(shù)據(jù)備份需要保證用戶數(shù)據(jù)的完整性、可靠性和一致性。對于提供實時服務(wù)的信息系統(tǒng),用戶的服務(wù)請求在災(zāi)難中可能會中斷,應(yīng)用備份必須提供不間斷的應(yīng)用服務(wù),讓客戶的服務(wù)請求能夠繼續(xù)運行。

(三)保障數(shù)字檔案安全的技術(shù)措施

數(shù)字檔案是技術(shù)的產(chǎn)物,因此,運用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。

1.計算機和網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)。防火墻是網(wǎng)絡(luò)之間執(zhí)行訪問控制策略的系統(tǒng),是硬件和軟件的組合體,它保護內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權(quán)訪問。防火墻的實現(xiàn)技術(shù)主要有:包過濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、狀態(tài)監(jiān)測防火墻技術(shù)等。

2.檔案信息加密技術(shù)。密碼技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心,是提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性、防止機密數(shù)據(jù)被外部破解所采用的主要技術(shù)手段。采用加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案內(nèi)容的非公開性。加密技術(shù)通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息,以達到保護數(shù)據(jù)安全的目的。數(shù)據(jù)加密技術(shù)可分為兩類:對稱型加密和公鑰密碼算法。

3.檔案信息防寫技術(shù)。防寫技術(shù),即將數(shù)字檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài),在這種狀態(tài)下,用戶只能從計算機上讀取信息,而不能對其進行任何修改。在計算機外存儲器中,只讀光盤只能讀出信息而不能追加或刪除信息;一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出,可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改數(shù)字檔案的內(nèi)容,保持數(shù)字檔案的真實性和可靠性。

四、結(jié)語

隨著檔案信息化進程的深入,大量數(shù)字檔案的安全問題已經(jīng)擺在檔案管理者面前,如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷探討和研究。

參考文獻:

篇（5）

現(xiàn)在計算機普及，計算機的應(yīng)用也滲透到各個領(lǐng)域，計算機是從什么時候開始走進人們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發(fā)展，但我國是在改革開放以后計算機行業(yè)才開始走進大眾視線，在科技高速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。

1 電子檔案管理是必然趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現(xiàn)了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術(shù)，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應(yīng)。但是，在電子信息飛速發(fā)展的今天，紙本檔案就不能適應(yīng)當前社會的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理創(chuàng)新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統(tǒng)的紙本管理方式相比，電子檔案具有優(yōu)越性。電子檔案管理方式有很多優(yōu)點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現(xiàn)在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發(fā)展，是人類發(fā)展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統(tǒng)的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。

2 電子檔案的管理措施

2.1 優(yōu)化電子文件管理流程

每一件事情在發(fā)展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關(guān)活動也要按照相關(guān)順序完成，電子文件的管理流程和傳統(tǒng)的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復(fù)制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統(tǒng)，高效的處理數(shù)據(jù)文件，要積極構(gòu)建科學(xué)合理的高效管理流程。

2.2 建立文件處理系統(tǒng)

文件管理是文件處理系統(tǒng)的核心，文件處理系統(tǒng)直接決定著電子文件的技術(shù)特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統(tǒng)上。在完整的電子文件處理系統(tǒng)中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統(tǒng)是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統(tǒng)也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學(xué)標準的管理制度。

3 電子檔案管理和紙本檔案共同發(fā)展

電子檔案符合當今信息時代的發(fā)展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優(yōu)越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發(fā)展變化下而產(chǎn)生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發(fā)展，為學(xué)者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展規(guī)模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學(xué)會保護和管理。

4 對紙本檔案的保護和管理

從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統(tǒng)是一種全世界通用的系統(tǒng)，即使現(xiàn)在己經(jīng)被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要?；旧?，傳統(tǒng)紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調(diào)卷～清點～防護～轉(zhuǎn)移～銷毀。不過隨著時間的推移，現(xiàn)在已經(jīng)把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調(diào)閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結(jié)合在一起的。它的壽命與內(nèi)外部諸多因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，就其內(nèi)部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環(huán)境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發(fā)事件的防范措施。也就是說外部保護環(huán)境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執(zhí)行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內(nèi)室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發(fā)霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環(huán)境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設(shè)想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發(fā)事故的能力，對于火災(zāi)、洪水等災(zāi)害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災(zāi)害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發(fā)現(xiàn)，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立電子檔案系統(tǒng)，更加全面科學(xué)的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)重要的位置，電子檔案創(chuàng)造的價值引起人們關(guān)注，為了使檔案管理工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息時代的發(fā)展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。但是在發(fā)展電子檔案的同時也不能忽視傳統(tǒng)的檔案管理，傳統(tǒng)的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業(yè)發(fā)展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統(tǒng)一發(fā)展。

參考文獻

篇（6）

在醫(yī)療改革的大背景下，醫(yī)院的醫(yī)療水平不斷提高，此時就對醫(yī)院管理工作有了更嚴格的要求：不僅需要醫(yī)生的自我約束，更需要醫(yī)院其他非臨床科室和后勤部門發(fā)揮更突出的作用和價值。作為檔案室的一員，我認為在新的醫(yī)療環(huán)境中，檔案管理部門要針對單位的實際情況，有目標，有毅力的增強薄弱環(huán)節(jié)，結(jié)合新醫(yī)改中醫(yī)院的發(fā)展情況和發(fā)展特點，適當調(diào)整，嚴把檔案收集關(guān)，不放任任何錯誤，努力實現(xiàn)醫(yī)療檔案的現(xiàn)代化管理。

然而隨著新醫(yī)改的推進，醫(yī)院檔案管理也暴露了一些問題。

一、薄弱環(huán)節(jié)

（一）檔案收集效率差

過去醫(yī)院的檔案部門管理都是各醫(yī)院該部門初創(chuàng)人員根據(jù)自己的理解和對行業(yè)的不完全認知進行管理，對自我工作的內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)的認識，沒有明確的要求。缺乏統(tǒng)一的檔案制度，科學(xué)性和系統(tǒng)性較弱。應(yīng)當統(tǒng)一制定收檔制度，將此部門也納入醫(yī)院日?？己讼到y(tǒng)中管理，提高檔案手機的效率，更齊全收集所有檔案。

（二）舊檔案嚴重缺失

長期以來，我國處在經(jīng)濟水平不高的社會狀態(tài)，所以醫(yī)療水平及醫(yī)院設(shè)施都有局限。由于歷史的原因，檔案管理工作起步較晚，缺乏現(xiàn)代化的管理理念和設(shè)施。檔案管理不集中，檔案管理部門只管理一些文書檔案，病案和各種檢查影響資料則由各自部門管理。這樣就形成了管理不集中，不規(guī)范的工作格局。而且由于經(jīng)濟條件限制，醫(yī)院的設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，致使這一項工作發(fā)展不起來，過去的檔案嚴重缺失，對現(xiàn)在的工作也造成不小的阻礙。

（三）檔案管理人員素質(zhì)普遍不高

普通患者及患者家屬甚至是醫(yī)務(wù)工作者都存在一種思想上的誤區(qū)：醫(yī)護人員的素質(zhì)高低決定了醫(yī)院的品質(zhì)好壞。實際上這種認知是不準確的。誠然，對醫(yī)院來說醫(yī)護人員水平很重要，但是同樣重要的是非醫(yī)療科室的工作人員是否合格。在歷來只重視醫(yī)療技術(shù)人員的素質(zhì)再教育的傳統(tǒng)情況下，在醫(yī)改后的現(xiàn)在，檔案管理部門工作人員素質(zhì)的提高和過濾也應(yīng)被組織提上日程。作為檔案管理人員，其專業(yè)出身的比較少，由于學(xué)歷限制，其知識面普遍匱乏，沒有相對高級的檔案管理知識。甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來或由其他后勤部門人員兼任的。而且在平時的工作當中，檔案管理人員進修學(xué)習的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，以致于使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

現(xiàn)如今新的醫(yī)療改革不斷深化，作為檔案部門工作人員，我們有責任探索出一條適應(yīng)新醫(yī)療環(huán)境的檔案管理思路，解決以上提到的弊病，檔案部門改革刻不容緩。

二、改善措施

（一）制定嚴格的檔案管理制度

必須有嚴格的檔案收集流程規(guī)定和管理制度，才能規(guī)范我們工作人員的日常行為。在醫(yī)院內(nèi)部加強對檔案法的宣傳學(xué)習，增強領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理規(guī)范意識，讓整個醫(yī)院都對檔案管理這項工作重視起來，非此部門人員也及時歸檔。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部將檔案管理視為醫(yī)院管理的重頭戲，規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展時將此部門納入規(guī)劃范圍，嚴格執(zhí)行規(guī)定的管理法規(guī)，全院一起努力將這項工作重視起來，才能更好的完成檔案的收集歸納。

（二）培養(yǎng)人才提升工作人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。更專業(yè)的人才才能將工作做得更好。不斷提高檔案管理工作隊伍的綜合素質(zhì)，通過再教育，專業(yè)培訓(xùn)，進修等手段，全面的提升工作人員業(yè)務(wù)水平，從而提升檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮檔案資料的作用。提高管理人員自我修養(yǎng)的意識形態(tài)，主動培養(yǎng)自身業(yè)務(wù)條件，嚴格執(zhí)行指定的條例法規(guī)，緊密結(jié)合醫(yī)院的科研、經(jīng)濟、管理等工作，在臨床醫(yī)療中開放思路，不斷創(chuàng)新，勇于接納新鮮事物，多方面收集整理信息，為使用者提供方便有效的查閱體驗。

篇（7）

中圖分類號：G27　文獻標識碼：A　文章編號：1006-0278(2011)10-117-02

檔案管理是經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要。進入知識經(jīng)濟時代以來，對檔案管理工作提出了更高的要求，要適應(yīng)這個要求，就必須要有新思維、新態(tài)度、新理論、新方法。在為檔案工作提供無限發(fā)展的空間和機遇的同時在發(fā)展過程中也遇到了很多之前沒有遇到過的挑戰(zhàn)。這就要求我們加強對檔案的管理，適時解決檔案管理工作中遇到的問題，在物力、財力、人力等各個方面給予大力的支持。同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用?，F(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案是單位的無形資產(chǎn)，它的價值在于其內(nèi)容中所蘊含的經(jīng)歷。檔案是組織在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗教訓(xùn)，是單位重要的知識資源。特別是企事業(yè)檔案的建立，不僅要求做到完整、準確、系統(tǒng)，更要擴展思路，將單位當前生存和發(fā)展急需的各種資料和信息等知識及時整理歸檔，經(jīng)過深度的調(diào)研之后歸納到本單位知識管理體系之中。由此可見，檔案管理工作是組織管理工作中不可或缺的部分，是提高企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是見證員工個人歷史的重要工作。系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個單位管理水平的重要標準。檔案記載著這個單位發(fā)展歷程上的優(yōu)秀成果，是組織管理工作者進行科學(xué)分析，制定發(fā)展方向的指路明燈。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面真實科學(xué)的反映單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果，一方面為單位的高層管理人員及時了解組織整體狀況，適時調(diào)整組織管理策略提供了確實依據(jù)；另一方面檔案管理成果同單位的管理的有機結(jié)合進一步?jīng)Q定了該組織的資源配置的取向和模式，決定著組織未來的發(fā)展，對于實現(xiàn)單位的人力資源配置戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升單位在市場經(jīng)濟中競爭力及促進知識經(jīng)濟時代的全面發(fā)展具有深遠意義。二、檔案管理在單位管理過程中的重要作用

(一)組織文化方面作用

人事檔案與組織文化緊密相連，檔案是單位發(fā)展的真實記錄和見證，檔案也是組織文化的重要組成部分。單位檔案是企事業(yè)單位的“成長記錄”，記載著企事業(yè)單位成立時的情況、歷任法定代表人的變更、辦公地點的變遷、資金等其他變動情況，是企事業(yè)單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄。完整規(guī)范的企事業(yè)單位法人檔案能深入的反映企事業(yè)單位發(fā)展變化的歷程。通過單位的人事檔案我們能夠了解到這個單位的成長歷程，單位的核心價值觀，文化氛圍等。一段段影像，一份份文件，一張張照片，一件件實物，都會讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力。

(二)對員工的個人發(fā)展起到了不可忽視的作用

檔案管理是單位行政工作的工具之一，組織當中任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。現(xiàn)階段，由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效力。員工個人的人事檔案不僅為單位選人、用人及日常管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)。對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。每個員工都在以自己的實踐活動書寫著自己的歷史，同時將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內(nèi)容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

(三)對于用人單位來說，檔案為單位的人事部門的工作提供重要依據(jù)

檔案是個人歷史的真實記錄，利用檔案可以具體的了解個人過去的工作經(jīng)歷，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代的單位為了更好的選聘到適合的人才，通常在面試之后都會跟查閱檔案材料中的思想品德、能力水平、歷史情況等原始材料結(jié)合起來。在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，檔案的正確使用能夠為人力資源的正確選拔和配置起到重要參考作用。

二、新時期做好檔案管理工作的對策建議

(--)不斷健全新時期檔案管理制度

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對做好檔案管理工作，建立健全檔案管理標準體系提出了新的挑戰(zhàn)。檔案記載著豐富的信息，但是檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。所以在建立規(guī)章制度時首先要符合單位特點和檔案管理實際，更好的適應(yīng)單位檔案管理的需要。其次，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。目前檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，降{氐了人為因素在文件歸檔工作中的影響，發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。因此，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。同時，要對檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標準重新進行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還應(yīng)該積極主動的跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規(guī)章制度。

(二)重新定位新時期檔案管理的功能

長時間以來，檔案管理工作人員對檔案功能沒有充分挖掘，沒有跳出傳統(tǒng)的對檔案管理功能的理解。新時期，我們應(yīng)該對檔案的功能進行重新定位：在對檔案的原有重要部分予以保留的同時，對檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，使檔案所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好的為組織服務(wù)。

(三)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制

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二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的主要內(nèi)容

檔案信息化管理是信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是信息技術(shù)作用的綜合產(chǎn)物。檔案信息管理工作就是指對檔案管理工作中的信息輸入、組織、控制、輸出以及調(diào)控等進行對應(yīng)的操作活動的總和。是檔案管理機構(gòu)為機關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)以及社會各個方面提供檔案信息與服務(wù)的工作體系。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及以及檔案管理的現(xiàn)代化進程，利用網(wǎng)絡(luò)化對檔案進行管理已成為一種趨勢。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作應(yīng)該以檔案信息資源建設(shè)工作為核心，在工作過程中將擴大檔案信息開發(fā)與利用作為檔案管理工作的主要目標。通過建立科學(xué)、合理、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度體系，盡量利用先進、可適性強的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案管理行業(yè)的相關(guān)信息資源加以充分利用，逐步形成完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，以達到加強對信息檔案的收集、組織、存儲、統(tǒng)計、應(yīng)用與編研的目的。同時，提高現(xiàn)代信息檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為企業(yè)的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營與科研提供種類齊全、形式多樣、內(nèi)容客觀的真實性檔案服務(wù)，為檔案的信息化工作打下堅實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案的信息化以及檔案利用的信息化。

三、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案管理工作的相關(guān)途徑

（一）提高檔案管理人員的信息化建設(shè)意識

檔案管理工作人員是任何檔案管理環(huán)境下的能動資源，在檔案管理工作中發(fā)揮著主導(dǎo)作用。因此，信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案管理工作同樣需要充分發(fā)揮管理人員的作用。首先，檔案管理部門必須逐步改變相關(guān)人員的工作觀念，提高其檔案管理工作中利用信息技術(shù)以及提高自身信息技術(shù)利用水平的意識，使得他們認識到檔案管理工作信息化的必要性，讓他們積極主動的完成信息化建設(shè)的相關(guān)工作；其次，應(yīng)該加強工作人員信息技術(shù)的學(xué)習，尤其是相關(guān)應(yīng)用軟件的學(xué)習和培訓(xùn)，提升其檔案管理實際工作中的相關(guān)操作能力，爭取盡快實現(xiàn)信息檔案的信息化管理；再次，檔案管理部門管理者還要認識到適當加大檔案管理信息系統(tǒng)以及檔案管理人才的投入，培養(yǎng)專業(yè)管理人才的重要性，為信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的開展提供人員保障。

（二）加強檔案管理部門間聯(lián)系，實現(xiàn)檔案的縱橫共享

信息網(wǎng)絡(luò)時代，人們產(chǎn)生和使用的信息量在迅速增加，這使得現(xiàn)代社會中存在的信息量得以迅速加大。在紛繁復(fù)雜的信息環(huán)境中，任何一個檔案管理部門都不可能利用其自身的力量對所有知識、信息加以收集、組織、加工、存儲和應(yīng)用。所以，各個部門之間要徹底打破傳統(tǒng)的各自為政管理方式，在各個部門之間建立并形成一個相對網(wǎng)站的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，通過統(tǒng)一的管理方式充分發(fā)揮出檔案的整體優(yōu)勢，通過將所有文獻匯總、形成聯(lián)合目錄，最終實現(xiàn)資源共享。通過形成信息資源共享網(wǎng)絡(luò)，可以使得各個部門之間形成各自資源的共享，便于信息搜尋者能夠通過更多的途徑獲得更加廣泛、豐富的知識、情報。另外，利用所建立的聯(lián)合目錄，通過網(wǎng)絡(luò)化管理方式，使得各個檔案管理部門能夠重復(fù)挖掘出潛在的資源，有效的實現(xiàn)了檔案資源的互補，提高了館藏資源的利用率，有效的避免了資源的重復(fù)和浪費。不但很好的緩解了存儲空間擁擠、資源利用緊張等問題，而且還使得檔案館更加專一，系統(tǒng)性更強。

（三）重視信息反饋，促進信息的深層次挖掘

信息反饋方法是檔案信息資源開發(fā)利用中的重要內(nèi)容，而且信息反饋工作是多方面的，不但可以在所有檔案管理工作者與檔案管理信息之間形成反饋，而且還可以在信息使用者與信息之間形成反饋。檔案管理人員在將反饋得到的信息綜合整理之后，得到一份完整的信息反饋報告，利用該報告進行檔案信息資源的開發(fā)。為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)、利用，提高檔案管理工作水平提供更加科學(xué)、針對性更強的依據(jù)。

（四）提高檔案管理工作的安全與防護意識

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作要求相關(guān)部門必須具有足夠的信息安全意識，通過層層把關(guān)、嚴格管理的方式，避免出現(xiàn)檔案資源人為破壞的問題。由于計算機網(wǎng)絡(luò)自身具有較高的安全風險，尤其是個別企事業(yè)單位，其對信息安全的要求較高，加之在網(wǎng)絡(luò)使用過程中沒有重視病毒的防控，直接使用免費甚至是盜版的防病毒軟件，這些都個檔案的信息安全埋下了隱患。在檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)病毒防御、計算機安全機制保障過程中，要定期對計算機進行全面的查殺，通過升級反病毒軟件、更新病毒庫、設(shè)置在線防御體系等方式，提高系統(tǒng)的抗病毒攻擊能力，能夠隨時防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和人為攻擊。常用的措施包括使用身份認證、數(shù)據(jù)備份以及防火墻等措施。同時，還要提高檔案管理人員的安全防范意識，通過加強網(wǎng)絡(luò)安全管理的方式保證檔案信息資源的安全性。

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中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）11-0075-01

一、新形勢下加強檔案管理的必要性和重要性

1.時展的需要

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的日益更新，檔案管理工作不斷取得進步，管理更加規(guī)范，且融入了越來越多的計算機信息技術(shù)等元素，但人員配備、技術(shù)運用等方面的相對滯后仍然制約著檔案管理。

2.檔案管理工作自身的發(fā)展需要

檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。它承載著組織及個人大量的重要信息和基本資料，然而目前，許多的組織及個人對檔案管理工作依然重視不夠，導(dǎo)致檔案管理工作易出漏洞，信息也容易流失，進而影響組織或個人的發(fā)展。

3.順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的需求

科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本，而檔案記錄著組織及個人發(fā)展的整個歷程，組織及個人的信息不完整，直接影響組織及個人發(fā)展的需要，由此可見，檔案管理工作對于促進社會的和諧發(fā)展的作用。只有不斷強化檔案管理的科學(xué)化水平，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟社會發(fā)展中所起到的促進作用，才能更好實現(xiàn)組織及個人的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

二、檔案管理中常見的問題

1.思想上不重視

當今的市場經(jīng)濟條件下，大部分的組織及個人優(yōu)先考慮的是直接的經(jīng)濟效益，檔案管理眼前效益不明顯，長遠意義尤為深刻的一項工作來說，并未受到該有的重視。許多組織以及個人忽視了這一點，資金、人員等的投入不夠到位，檔案管理系統(tǒng)也缺乏嚴格管理，影響了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，導(dǎo)致使用檔案的時候出現(xiàn)各種問題。

2.人員隊伍專業(yè)性不強

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，不僅需要具有一定專業(yè)知識，還需要具備一定的實踐經(jīng)驗。我們大部分組織缺乏檔案管理工作方面的專業(yè)人才，檔案管理的質(zhì)量水平不高，無法適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，尤其是面對信息化高度發(fā)展的今天，計算機信息系統(tǒng)的廣泛使用，更是要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)的素質(zhì)。

3.檔案管理方法待提高

我國大部分地區(qū)，尤其是較為基層的組織單位，檔案管理仍停留在紙質(zhì)保管階段，后期查閱及使用等不方便，且容易出現(xiàn)保存不完整甚至是丟失的情況。有的即使引進了計算機設(shè)備，但信息化水平依然不高，有的只是流于形式，應(yīng)付檢查，當擺設(shè)，實際運用不到位，沒有真正實現(xiàn)檔案工作的科學(xué)管理。

三、加強檔案管理的對策研究

1.提高重視，加大投入

只有提高管理人員的管理思想，他們的主觀能動性，才能從根本上提高檔案管理科學(xué)化水平。尤其是作為組織中的管理人員，更加需要加強重視與檔案管理工作人員的交流，積極關(guān)注組織里的檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)并分析檔案管理工作中存在的問題，提出有效的解決措施，充分調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性，促推檔案管理工作。

信息化時代的大背景下，檔案工作已不同于以往的紙質(zhì)化管理階段，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)備及環(huán)境條件也將隨著形勢的發(fā)展而需要不斷更新，要求對檔案管理工作加大經(jīng)費、人員等方面的投入，進而保障檔案管理工作有序、有效進行。

2.加強培養(yǎng)，優(yōu)化隊伍素質(zhì)

牢固樹立“檔案工作提高生產(chǎn)力，檔案管理科學(xué)講效率”的觀念，堅持“人才是第一資源”的管理模式，著力通過培養(yǎng)和引進專業(yè)人才，建立一支具有較強學(xué)習能力、創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍。加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，結(jié)合現(xiàn)有相關(guān)的法律法規(guī)政策，根據(jù)實際需要，制定培訓(xùn)學(xué)習計劃，不僅要融入檔案管理方面的專業(yè)知識，還需要結(jié)合實際，運用多渠道、多種方式對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，并將培訓(xùn)的實效及時的運用到檔案管理工作上來，不斷完善檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)。

3.加大宣傳，加強信息化建設(shè)

目前來說，社會上對檔案管理工作的了解和認識并不夠，因而在檔案管理過程中，配合程度不夠，導(dǎo)致信息更新不及時或者信息不完善等情況的發(fā)生。為此，加大對檔案管理工作的宣傳力度，普及檔案知識，能夠為檔案管理工作提供更為有利的發(fā)展環(huán)境。

伴隨著電子計算機的廣泛應(yīng)用以及信息技術(shù)的普及，檔案信息數(shù)字化是信息時代下檔案管理工作面臨的新的機遇和挑戰(zhàn)。只有充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，準確把握好信息化時代為檔案管理工作帶來的機遇，通過信息技術(shù)對檔案資源及時有效的管理，方能不斷提高檔案管理工作水平，提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理工作的實效性。

參考文獻

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關(guān)鍵詞 信息化；數(shù)據(jù)檔案；管理重點；難點

在實際工作中，檔案管理信息化主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進行合理的調(diào)整與管理，從而達到對檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問題、防篡改問題，影響了信息化檔案管理工作的順利進行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。

一、進行檔案信息化建設(shè)的重要性分析

目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對職工檔案進行信息化管理，對于促進檔案管理工作的效率，具有重要的促進作用。進行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問題，在最短的時間內(nèi)達到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過手工制作完成的，規(guī)范性不強，時間也相對較長，對于檔案信息的同步性沒有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個問題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計算機技術(shù)可以快速地實現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時查詢，以滿足不同單位對檔案信息的有效需求。

二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題分析

（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時的更新，很難有效地開展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開展。

（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進行檔案資料的收集工作，在沒有將資料進行分類之前，不考慮資料的使用價值，不進行嚴格的篩選，直接記錄下來。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達到檔案資料的詳盡度要求，但實際上資料的價值不高，反而因為占用了大量的資源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問題，對于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務(wù)意識欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。

（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長的工作人員由于自身知識結(jié)構(gòu)老化，對新概念、新知識的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無法深入開展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無法取得顯著的成效。

三、促進信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析

結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過程中存在的問題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進行深入分析，有利于促進信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。

（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時間內(nèi)完成檔案部門硬件設(shè)備和軟件的更新。同時，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財政和政策兩個方面，確保檔案管理工作可以順利地開展下去。單位在財政方面，應(yīng)根據(jù)實際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設(shè)施更新及擴展工作。在政策方面，可以通過企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進一步提高。

（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問題，具有一定的現(xiàn)實意義。在檔案信息收集的過程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒有查閱價值的信息。同時，按照國家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進作用。

（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問題，促進檔案管理工作的有序開展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對有效的策略。檔案管理部門應(yīng)定期準備專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的扎實理念以及開拓意識，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時，檔案管理部門也可以根據(jù)實際的工作需要，積極引進專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門進行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問題，積極探究解決的策略，力爭在最短的時間內(nèi)做好檔案管理工作。

綜上所述，由于現(xiàn)代社會的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。

參考文獻：

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中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）01（a）-0094-03

隨著天津市特高壓工程及500kV工程趨向于規(guī)?；ㄔO(shè)，建設(shè)體量越來越大，工程建設(shè)檔案管理要求越來越嚴格。然而，當前檔案管理理念相對陳舊、責任意識相對欠缺、標準化制度有待完善、工作便捷性有待提高等問題凸顯。因此，為確保檔案管理與工程建設(shè)同步進行，保證檔案資料完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，進一步創(chuàng)新檔案管理模式成為必然。

檔案管理一直以來是各行業(yè)學(xué)者們研究的熱點，加強檔案過程管理是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。張淑婷[1]對電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點進行了探析，構(gòu)建了電力工程檔案質(zhì)量管理體系，對檔案前期規(guī)范化處理，加強過程管控，提高檔案管理質(zhì)量。鐘志平[2]對電力施工企業(yè)工程檔案形成過程存在的主要問題進行了分析，提出檔案形成過程控制的幾個主要環(huán)節(jié)。陳鐵山[3]通過分析電力工程檔案管理中存在的問題，分別從隊伍建設(shè)、制度建立、管理方法等方面提出具體措施。檔案數(shù)字化管理是檔案管理趨勢，同樣是學(xué)者們研究熱點之一。陶琨[4]對電力工程檔案管理流程、檔案類別、檔案標準化等方面進行了規(guī)范，同時引入現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，促進電力工程檔案信息的查詢、統(tǒng)計。陳煒[5]從國家電子檔案產(chǎn)業(yè)政策、信息技術(shù)應(yīng)用等角度，探討了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展方向以及檔案信息資源的開發(fā)途徑。羅琴[6]，首次將和諧管理理論應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，實現(xiàn)了企業(yè)檔案的和諧管理，達到企業(yè)檔案管理工作健康有序發(fā)展。該管理理論為文章創(chuàng)新檔案管理模式提供了新思路。研究新的檔案管理模式，旨在促進檔案形成的同步性、真實性和完整性；落實了“全員、全過程、全方位”的檔案管理理念；提升工程檔案管理工作的程序化、標準化和規(guī)范化。

1 基于和諧管理的檔案管理模式

1.1 實踐思路

國網(wǎng)天津市電力公司首次提出，以提升檔案過程控制為核心，基于和諧管理理論，分別從科學(xué)管理和工作便捷兩個維度進行制度優(yōu)化和工作環(huán)境改善。一是建立“諧則”機制，即采用科學(xué)的管理辦法使歸檔同步化、責任明確化、資料標準化；二是建立“和則”機制，以用戶為根本，研發(fā)檔案動態(tài)管理系統(tǒng)和手機APP等，提高歸檔便捷性和高效性。檔案動態(tài)管理系統(tǒng)對科學(xué)管理辦法進行了固化，科學(xué)管理辦法推動了系統(tǒng)的準確、有效運行，最終實現(xiàn)檔案管理整體和諧。具體實踐思路如圖1所示。

1.2 體系架構(gòu)

該管理模式以《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導(dǎo)手冊》為標準管理依據(jù)，依托檔案動態(tài)管理系統(tǒng)落實執(zhí)行，互聯(lián)手機APP輔助管理，創(chuàng)新應(yīng)用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)，自主研發(fā)新型檔案柜。旨在提升檔案管理標準化、數(shù)字化、便捷化水平。其體系架構(gòu)如圖2所示。

1.2.1 編制《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導(dǎo)手冊》

通過對各設(shè)計、施工、監(jiān)理以及建設(shè)管理單位檔案管理專責、質(zhì)量管理專責等相關(guān)檔案管理人員的調(diào)研，梳理行業(yè)規(guī)程規(guī)范以及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，完成本手冊編制。其特點如下。

（1）過程全覆蓋。覆蓋項目前期、工程前期、工程建設(shè)和總結(jié)評價工程全過程。其中，業(yè)主項目部分冊，歸檔范圍共計858項；監(jiān)理項目部分冊，歸檔范圍共計218項；施工項目部分冊，歸檔范圍共計1289項。

（2）專業(yè)全覆蓋。覆蓋進度、安全、質(zhì)量、技術(shù)、造價全部五大專業(yè)，涉及專業(yè)管理全部環(huán)節(jié)。

（3）崗位全覆蓋。首次將歸檔責任主體下沉到業(yè)主、監(jiān)理、施工項目部專責人員。

（4）標準化管理。①歸檔時間節(jié)點統(tǒng)一。歸檔時間節(jié)點與工程建設(shè)節(jié)點掛鉤，保證與工程建設(shè)同步進行。②歸檔模板樣式統(tǒng)一。編制檔案文本標準化模板202份，負面清單146條。

1.2.2 研發(fā)“工程管家”電網(wǎng)建設(shè)全過程檔案動態(tài)管理系統(tǒng)

以檔案歸檔同步化、規(guī)范化、標準化、明確化為目標的檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，主要包括管理人員實施監(jiān)督和檢查、各管理專責檢索、查看和提交，以及管理員信息維護3個子平臺。

（1）管理人員實施監(jiān)督和檢查子平臺。通過選擇工程名稱、工程建設(shè)階段，管理人員隨時對各參建單位歸檔現(xiàn)狀檢查，包括：查看當前應(yīng)歸文件資料內(nèi)容和應(yīng)歸未歸資料內(nèi)容；對已歸檔的資料內(nèi)容，可以點擊文件填寫正確性、規(guī)范性等；對于應(yīng)歸未歸的文件資料，可以點擊提醒相應(yīng)專責，督促其及時提交資料。

（2）各管理專責提交檔案子平臺。通過點擊樣例參考，查看系統(tǒng)內(nèi)資料內(nèi)容標準化模板，按要求填寫相應(yīng)檔案，并完成提交。

（3）管理員信息維護子平臺。管理員對不同工程歸檔范圍、資料標準化模板和工程一級網(wǎng)絡(luò)計劃等信息進行更新維護。

建立手機APP與檔案動態(tài)管理系統(tǒng)互聯(lián)，作為檔案管理輔助手段之一，進一步提高了檔案過程管理的便捷性。

1.2.3 創(chuàng)新應(yīng)用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)

通過NFC技術(shù)使手機APP與打印機無線連接，利用先進計算機技術(shù)和WIFI傳遞檔案信息，實現(xiàn)遠程自動打印，確保檔案資料的安全性和保密性；利用OCR技術(shù)將紙質(zhì)檔案利用掃描儀，通過關(guān)鍵字識別，實現(xiàn)自動分類、智能化上傳至PC端檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，并建立目錄索引。

2 案例分析

該管理模式已應(yīng)用于天津靜海500 kV輸變電工程、南蔡500 kV輸變電工程、蒙西～天津南1 000 kV輸變電工程、錫盟～山東1 000 kV輸電工程檔案過程管理中，取得經(jīng)濟效益明顯。

（1）該管理模式明確了資料標準模板，節(jié)約了各專責檔案填寫時間，尤其減少了檔案資料重復(fù)填寫次數(shù)。根據(jù)調(diào)查，應(yīng)用該管理模式的4個工程，節(jié)約495 000元。

（2）OCR技術(shù)的應(yīng)用，使檔案掃描工作由兩人一周掃描4 h，減少到1人2周掃描2 h，此項工作節(jié)約327 600元。

（3）檔案動態(tài)管理系統(tǒng)和手機APP實現(xiàn)了管理人員隨時隨地在線檢查檔案。據(jù)統(tǒng)計，應(yīng)用該系統(tǒng)檢查檔案共計42次，節(jié)約126 000元。

3 結(jié)語

文章對檔案管理新模式實踐思路進行了介紹，對其體系架構(gòu)進行了系統(tǒng)分析，對指導(dǎo)手冊、檔案動態(tài)管理系統(tǒng)、手機APP和新型檔案柜的內(nèi)容、特點和功能進行了具體介紹，對NFC技術(shù)和OCR技術(shù)應(yīng)用原理進行了闡述，最后對模式的應(yīng)用效益進行了分析。新的管理模式從科學(xué)檔案管理和工作便捷兩個維度進行了全面優(yōu)化，對提升檔案規(guī)范化管理具有重要意義。

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