檔案整理經驗大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案整理經驗范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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2、電子政務環境下檔案管理所存在的問題

(1)檔案的原始性、真實性不夠完全。原始性以及真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質檔案在實際工作中無比容易就可對于其原始性以及真實性進行確認,而電子文件檔案在其構成以及處理進程中,信息的可變性是無比大的,如果在處理進程中刪除了或者者修改了原始文件,是不容易被識破的。同時,在電子檔案的處理進程中還擁有與信息載體互相分離的屬性,因而,電子檔案很容易在構成的進程中被人修改,對于檔案的原始性、真實性以及可靠性都造成為了影響。

(2)檔案難以久長貯存。硬件、軟件和環境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、利用等階段發生影響。在貯存進程中,電子檔案對于載體的機能和環境的請求無比嚴格,加之其使用壽命其實不長,貯存載體沒法對于自然災難或者者病毒的腐蝕進行有效抵抗,操作失誤或者者電壓不穩都會嚴重破壞或者者丟失信息內容。因而,檔案信息難以進行長期的貯存。

(3)檔案的安全性、不亂性不高。跟著信息全世界化的發展,世界各個角落的人們都能享遭到網絡技術所帶來的便捷,因為因特網的開放性較強,籠蓋于世界的各個地區,因而每一個人均可自由進入因特網實現資源同享。在電子政務環境下,首要文件的傳輸大部份是通過因特網來施行的,在傳輸進程中,電子文件極易遭受黑客襲擊,致使文件內容被捏造或者者泄漏出來。電子檔案在保留、管理以及接管進程中極易遭到病毒的影響,目前熟識計算機技術的黑客較多,就算電腦中安裝了防火墻,簡易防火墻系統也易被其攻破。所以,電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患,安全性以及不亂性均不高。

3、電子政務環境下的檔案管理策略分析

(1)樹立健全的檔案資源數據庫。健全的檔案資源數據可為政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查詢與應用。確保檔案信息的全面性、真實性以及完全性是樹立健全檔案資源數據庫的條件與基礎,由于這樣才能使檔案資源數據系統與電子政務的需求符合。健全的檔案資源數據庫不但能深度發掘信息數據,還能提供更好的服務為政府決策。

(2)施行“前端節制”。檔案管理在電子政務環境下的特色是總體性、連續性以及現實性,要想使其作用患上到優良施展,就不能長期地停留于“后端節制”的服務階段,必需將這類傳統后進的策略進行轉換,施行“前端節制”策略。檔案管理部門主動地提早接入對于信息資源的收拾、搜集以及應用工作中的法子就是“前端節制”,這類法子可實現本身管理工作以及電子政務系統的同步發展。“前端節制”不但是電子政務環境下的檔案系統管理原理、檔案即時歸檔以及長時間應用的請求,也是保障檔案信息安全性的需要。

(3)加強信息安全與標準規范。檔案信息的多樣性以及繁雜性使其管理在電子政務環境下發生了良多問題,檔案信息的安全以及標準規范問題可保障檔案管理順利進行。因為電子政務系統的安全管理體制尚未完美,致使檔案信息要面臨的問題較多,為了加強在電子政務環境下的檔案管理工作,必需對于電子政務中內部網絡的建設進行加強,這也是管理部門對于檔案進行有效管理的首要手腕。網絡安全的保證對于電子政務下的檔案管理工作擁有無比首要的作用。此外,從根本上說,政府部門對于檔案信息的安全管理也體現出國家對于檔案信息的建設。所以,政府中的檔案管理部門應嚴格依照國家所制訂的信息安全規范和框架施行對于檔案信息的安全建設工作,從更深層次上解決信息安全中存在的問題。

(4)樹立信譽檔案模式。在電子政務環境下對于信譽檔案模式的樹立可將某對于象的信譽情況進行及時記錄、反應和證明。在電子政務環境下的信譽檔案建設可為政府機構的聯合監管提供更好的服務,無論是對于政府檔案信息所施行的公然決策,仍是對于檔案資源數據庫的建設以使其服務能力擴大于社會中,都是以信譽檔案為基礎的。檔案信息管理中的信譽檔案建設使科學、公道地管理信息資源的目的患上以實現。因而,在電子政務環境下,信譽檔案的樹立對于我國電子政務的快速發展擁有增進作用。

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科研項目檔案使企業在進行項目的實施中對初期申請、研發、實踐等過程的信息保存，是企業檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項目檔案管理與企業競爭能力日趨密切的現狀，有必要通過對檔案深化管理，實現企業綜合競爭及可持續發展能力的提升。

1 建立牢固的企業檔案工作基礎，打造一流的項目檔案工作可持續發展環境

1、完善領導與規劃，優化宏觀檔案工作環境及土壤

企業在進行項目檔案的管理中，不僅應完善業務與技術水平，還應該做好企業發展戰略規劃的政策調整。在進行檔案的管理中要進行檔案的分管，設立專門的領導進行管理；然后積極制定企業檔案總體發展戰略規劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關工作的開展，從而為企業科研項目檔案管理工作的開展優化環境及土壤。

2、完善企業軟硬件建設，優化項目檔案圍觀發展環境

企業在進行科研項目檔案的管理中應該完善庫房、辦公室場所等硬件設施的建設工作，并對各個工作場所進行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應企業科研生產的發展要求。另一方面，要積極的在企業科研項目檔案管理工作中開展信息化建設，提高企業檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業整體信息化進行整合、優化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業對答案信息內部交流、使用、管理、控制的目的。

3、加大人才引進及培訓力度，改善企業檔案工作人文環境

第一，企業檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項目檔案管理為科研人員服務的工作理念，本著“用戶第一，服務至上”的工作態度，改進服務方式，拓寬服務領域，優化服務流程。針對科研項目檔案專業性強、內容復雜、載體類型多樣等特點，加強學習，了解多學科的知識，全面掌握并學會運用檔案的現代業務操作技能與管理方式，確?？蒲许椖繖n案管理工作負荷企業與社會發展的需求，在進行檔案工作的開展中要經常的思考、分析、總結、歸納，通過分析企業及項目的特點發掘規律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實現企業檔案管理能力、效果等的提升，提高企業的綜合競爭實力。第二，企業要改善當前的檔案工作人文環境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級領導要充分理解、尊重檔案員工，堅持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進修、學習、培訓的機會，從而優化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質，從而完成改善企業檔案工作人文環境的目的，實現企業的科研項目檔案管理工作的可持續發展。

4、通過科學的管控實現檔案工作的正常運轉

企業在進行科研項目檔案的管理中，要完善運轉系統的優化工作，堅持推進“職業化、專業化”的發展方針，強化對文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優化自身的管理運轉系統及結構，從而讓檔案信息資源滿足企業可持續發展的需求。

2 通過對企業檔案工作流程的規范，實現項目檔案管理水平的提升

1、建立健全現有管理制度

建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業檔案部門要基于企業實際發展情況及檔案管理狀況有針對性的建立健全科研項目檔案管理制度體系。在進行制度建設中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細的進行設計，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項制度要求之間的關聯性與互補性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項目檔案管理中發生的問題。

2、做好流程規范

首先要建立歸檔范圍表與簽署規定。企業項目在立項前期，主管部門及負責人應基于項目研發領域及要求制定項目歸檔范圍與簽署規定，并對其中設計的研制形式、過程、要求進行詳細闡述。簽署規定一般由擬制、校對、審核等步驟組成，該項目的主要負責人要基于程序要求確定簽署角色與職責范圍。確保簽署流程符合簽署規定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進行使用。企業科研項目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機構，進行項目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請專業檔案員，由他們進行項目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負責實時跟蹤、歸檔。若相關檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項優點：①有效地維護了企業的知識產權，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項目檔案歸檔的及時性、完整性，從資料審查的角度，為項目順利通過驗收和結題打下了良好的基礎；③檔案員通過全程實時跟蹤項目進度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項目部提供有價值、實效性高的信息。

3、提高監督效果

受到先進管理理念的影響，企業檔案管理工作已經由被動服務方式轉向主動服務方式、由后端保管方式轉向全程管控。因此，檔案工作應與企業運營的各個環節相融合，要積極的主動的介入到文件生產源頭、流轉過程、歸檔管理的工作中，通過全程實時跟蹤監控的方式，在源頭上對檔案質量進行管控，從而保證歸檔信息的真實性、有效性與可靠性。

3 通過對企業科研項目檔案潛在價值的發掘，幫助企業提高綜合競爭能力

1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發揮

通過完善檔案信息化建設工作，提高企業科研項目檔案的管理能力。企業要根據“檔案數據庫建設”、“檔案信息資源開發”等政府提出的檔案信息化要求進行建設。要基于企業宏觀發展狀況，切實的結合科研生產工作情況，制定有助于企業檔案工作可持續開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項目檔案管理工作提供科學、可靠、實效性高的信息服務，從而使檔案工作的科研保障職能得以發揮。

2、建設知識資源，提高企業競爭實力

知識資源是企業之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業知識資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業，科研項目檔案更是企業的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業的資金流、物流一起，構成企業競爭和發展的三大推動力。企業檔案信息資源是企業資產的組成部門，對企業的發展具有積極的影響作用。因此企業要深度發掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實現科研項目投入的節約、加快研發速度、強化企業競爭實力。

3、通過完善企業文化建設為企業發展引擎提供動力

企業文化是企業發展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設則是企業文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務并重，歷史和科技共同存在的多元企業文化。而企業科研項目檔案恰巧反應了企業科技。文化、管理思路的發展、變革的歷史。通過對科研項目檔案的深化管理，將正確的對歷史經驗進行總結，從而增加企業文化資源儲量，提高企業的科技研發能力與員工對企業發展的認同感、文化的歸屬感、責任的使命感。因此，企業要基于歷史、技術、管理層面出發，完善企業科研項目檔案的深化管理工作，積極推進企業文化改革發展，增強企業的向心力與凝聚力，從而為企業發展的引擎提供強勁動力。

4 結束語

綜上所述，基于企業自身現狀及項目要求完善科研項目檔案管理工作，將有助于企業綜合競爭能力的提升。因此，在未來發展中要積極的完善檔案管理制度、流程規范等，從而完善科研項目檔案的深化管理工作，促M企業健康發展。

參考文獻

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一、服務手段

近年來，電子政務和政府網絡智能辦公系統得以應用，這有效的改變了政府檔案信息服務的方式，其開始更偏重于網絡和數據庫，而且檔案信息服務方式也開始一改有限和被動服務的限制，開始向網絡資源為主的無限和主動服務方向轉變。打破了傳統的靜態和間接服務，更注重于提供動態及直接的參考咨詢和開發編輯。而且通過對檔案資源信息進行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進行信息的提取和濃縮，利用多種服務方式，從而有產的提高檔案信息服務的主動性、快捷性，使其向高層次的服務方向發展。

二、檔案載體

政府電子政務辦公的應用，有效的加快了網絡技術、數碼技術和各種現代化的高科技技術在政府部門的應用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動的將事物得以展現出來。而且在對檔案進行記錄時，以光盤、磁帶及移動存貯設備為主的磁性材料得以應用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發展，同時也加快了檔案結構的改變。

三、檔案主要工作流程中管理方式

網絡技術運用及電子政務辦公的環境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數據信息錄入到檔案數據庫中；另一方面，通過網絡，政府檔案管理人員可實行跟進式服務，形成初期，跟蹤指導，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據需要，確保了歸檔信息的完整性、準確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉變的另一結果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質檔案管理，轉變成對儲備數字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務環境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網絡信息安全措施的加強，日常業務中及時更新維護殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴格審查不當的信息與杜絕保密的內容上網，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的齊全。

四、服務方式

現代信息網絡的接入形式多樣，為檔案信息服務拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網絡傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務背景下，通過網絡技術，利用不同的信息服務軟件系統，可以對利用者的利用時間、區域及查詢檔案信息內容等進行統計，及時與用戶溝通聯系，適時調整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求。檔案信息服務工作是社會發展到一定歷史階段而產生的社會現象，政府的檔案利用服務在不脫離原有的基礎上，要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，做好在新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優勢互補，揚長避短。

五、管理理念

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檔案對于事業單位的發展有著關鍵性的作用，單位管理者對這一工作的重視程度也在加強，但是在實際管理的過程中還是存在著一定的問題，具體表現在以下幾個方面。

第一，檔案收集和整理不到位。在事業單位檔案收集的過程中，由于管理人員缺乏一定的工作經驗和檔案歸檔的意識，在檔案劃分的過程中并沒有按照要求劃分歸檔范圍，且在日常的工作中忽視檔案的手機工作，導致檔案的保存存在著不全面的現象。

而在檔案整理的過程中，一些單位經常講活動行程的文書、音響和照片放在一起，或者是不按照標準進行分類整理，這樣給后續的工作帶來了一定的麻煩。

第二，缺乏良好的檔案管理條件。從當前的情況來看，一些事業單位并沒有按照標準設置單獨的檔案室，而只是在辦公室或者是其他的科室內部設立檔案室，這樣就給檔案的管理工作帶來了不便，影響到檔案的保管。通過調查發現，很多事業單位不僅沒有設置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現象。

第三，檔案管理人員水平有限。檔案管理工作是一項系統性的工作，要求管理人員具有豐富的管理經驗和專業化的管理理論知識，而目前事業單位當中的檔案管理者政治覺悟性較低，業務水平也較差，保密紀律缺失。一些事業單位的檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業知識的鉆研，這樣就影響到管理工作的正常進行。

二、事業單位檔案管理工作問題的解決對策

上文中從三個主要方面分析了當前事業單位檔案管理工作存在的問題，下面本文結合工作實際，對如何做好事業單位檔案管理工作提出幾點建議。

第一，做好檔案的收集和整理工作。在日常管理的過程中，管理者首先要做好檔案的收集工作，防止檔案的缺失。而要保證檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規范是遠遠不夠的，還需要結合事業單位內部的實際情況開展工作。具體來講，需要重點宣傳檔案收集工作的重要性，增強管理者的檔案收集意識，并不斷培養和增強檔案管理人員的工作熱情，使他們能夠重視檔案規黨制度，并且貫徹執行這些制度。

在檔案整理的過程中，一定要做到規范性整理，這樣能夠便于檔案的保管和利用。檔案的整理過程需要按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號、檔案編目以及檔案裝盒的順序進行，不能夠打亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，對于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進行整理和保管。

同時，檔案整理時還需要正確的劃分檔案的歸檔范圍。只要是具有一定的保存價值的文件，都需要列入到歸檔的范圍之中，尤其是要對容易忽視，或者是不容易收全的文件資料要重點整理。而對于重復性、臨時性等不需要保存的文件，則不需要進行歸檔整理。

第二，設置檔案室，創造良好的檔案保存環境。為了更好的開展檔案管理工作，事業單位必須要設置專門的檔案室，用來保管檔案，保證檔案的安全性?？梢哉f，檔案是事業單位的寶貴財富，因此，設置良好的檔案保存環境至關重要。

除要設置檔案室外，還需要做好庫房管理工作，庫房內一定要有必要的檔案設備，并且要符合檔案管理的標準。且要設有系統化且科學化的檔案管理方法，配有專業化的檔案保管人員，提升檔案保管的安全性。

需要注意的是，一定要保證檔案流動過程的安全性，在事業單位使用檔案的過程中，管理者一定要做好安全防護工作，防止在這個過程中出現檔案損壞或者丟失的現象。使用中一定要輕拿輕放。

第三，提升檔案管理人員的綜合水平。檔案管理工作看似簡單，但是要求管理者具備豐富的管理知識和檔案分類整理等專業知識，這就必須要提升管理人員的綜合水平。為此，加強培訓成為首要的措施。具體來講，事業單位要定期聘請專業講師對檔案管理人員進行知識培訓，同時要組織管理者每周學習，交流經驗和學習體會，實現共同進步，力求創建一支高水平的檔案管理團隊。

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專項工作的檔案是在社會大發展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進步快了，每天發生發展的事物也隨之增多，這些事情的發生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。

1 專項工作檔案整理的必要性

應時代的新發展，社會中的各項工作進展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發的疾病和社會事件進行詳細記載，歸入檔案，如果以后發生同樣的情況，調出相關檔案進行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經驗，在問題之初得出最優的處理辦法，為了今后社會的發展進步起到前車之鑒的作用。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題

在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發展，人們進步，已經不是比較特別的案例，或者已經被沖破，成為日?？梢越鉀Q的范圍，比如曾經爆發的禽流感，已經國家編輯傳染病的檔案進行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應該從專項檔案中轉移到醫學中的傳染病檔案中，還沒有明確的規定。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當的壓力激勵

目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業的壓力對其構不成多大威脅，在檔案館崗位設置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產生動力，適當的壓力會產生意想不到的效果，所以，應該讓其領悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

3.2 環境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。

3.3 建立情感激勵機制

磧幸恢О崗敬業的檔案人員隊伍是高校發展的根本保證，學校管理者應該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關心、互相支持融洽的氛圍，以激發檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現自己的人生目標，積極主動地工作。

3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗

站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募盗魁嫶蟆ⅹ毩⑿詮?，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔

一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調查表、登記表、統計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規則》執行。

3.6 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結束語

專項檔案的產生是順應時展，具有一定的必然性，它可以結合社會的需求，幫助社會更好的發展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關活動開展提供了經驗。同時也因為專項檔案的系統性管理為檔案管理的整體帶來更加系統性的升級，在社會發展中，專項檔案的整理與群眾息息相關，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質與工作勁頭，認真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準確性，才能讓社會發展更加和諧，更加有條理，為國家的發展盡一份力。

參考文獻

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一、安全管理工作

1、春運安全工作。按照上級公司文件安排，開展春運一系列安全工作,制定春運安全生產工作方案、春運安全責任書、組織全體教職工進行春運安全培訓 ，對春運資料整理歸檔。

2、疫情工作。配合領導做好疫情防控工作，制定復工復產方案、完成各部門的復工復產責任書的簽訂。

3、每月按時間節點上報上級公司要求的各種安全報表。

4、對上級公司下發的安全文件，及時讓領導批閱，并整理歸檔。

5、新購的33部寶來車已全部完成了一車一檔工作，并向公司、交通局、交警隊進行報備。

6、每月不定期跟隨劉校長、劉磊副校長到訓練場進行安全督導檢查。

7、按照上級公司的文件要求，制定了禁毒工作方案，并通過微信群對禁毒的宣貫，按照公司要求，每周上報工作小結。

8、按照上級公司文件要求，積極開展“安全生產大整頓活動”，根據文件安排，逐一進行開展活動，制定方案、組織教職工培訓、每周上報活動小結，還參加了公司組織的基礎檔案管理評比活動，觀摩了其他分公司的安全檔案，發現自身有很多的不足，要向做的好的分公司學習經驗。

9、每年的6月是安全生產月，按照公司文件安排，開展了一系列的安全生產月活動，制定方案、每周向公司上報活動小結，最后將活動資料整理好歸檔。

10、制定年度安全工作計劃、每季度工作安排和總結、制定上級公司文件要求的各項工作方案、安全培訓資料等。

11、每周五按時參加公司的安全視頻會議，并做好筆記。

二、檔案管理工作

對駕校的所有合同協議、安全檔案、初學駕駛員檔案、繼續教育檔案、車輛檔案和人員檔案進行分類整理歸檔。

三、工作中存在的的不足

1、安全檔案管理不嚴不細，存在很多不足之處。

2、組織、溝通能力上還有所欠缺，和有經驗的同事還有一定差距，應加強業務學習，解放思想，彌補差距。

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林業技術檔案的分類及歸檔范圍

為了更好的對技術檔案進行管理及便于查閱，根據塞罕壩林業生產的作業項目特點主要分為4大類：育苗技術檔案、工程造林技術檔案、營林技術檔案、森林病蟲害防治檔案。

育苗技術檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術經驗，掌握各樹種苗木生長規律、合理制定育苗管理辦法、實施細則，為重點工程造林項目提供優質壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度計劃、完成面積及產成苗量、存苗量統計表、施工卡片。

工程造林技術檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設要求高標準、高質量。為確保工程造林出精品，充分發揮塞罕壩在工程建設中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調查報告、竣工報告、管護措施、工程規劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。

營林技術檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態數據依據，監測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數、畝次、產材量、產材率等，以便更好地為森林經營服務，實現可持續發展。其歸檔范圍：按年度、作業類別（間伐、次改（撫）、經采、修枝）進行整理。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權證等。

病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴重危害森林的無煙火災，嚴重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發生發展規律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統的防治體系。這些經驗和材料的積累在指導病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報資料。同時將防治規劃圖、蟲種種類、形態特征、發生、發展規律圖及主要蟲種發生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。

林業技術檔案的歸檔與管理

篇（8）

一是加強人員學習培訓。挑選認真負責、有工作經驗的同志專職負責檔案整理，并派人多次到縣檔案局請教學習，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關內容進行了系統規范的培訓。

篇（9）

做好文化藝術檔案管理工作，承接歷史、服務當代、造福子孫是時代賦予我們藝術檔案管理者的應盡義務和光榮職責。如何有效、科學管理藝術檔案是我們藝術檔案管理者在實踐中不斷摸索、思考、研究的課題。

黑龍江省是一個多民族的邊陲省份，歷史悠久，文化藝術源遠流長。但是，由于勞苦大眾過去都沒有文化，民間藝人多是文盲，他們雖然創造了豐富多彩的民間藝術、民間文學、民間音樂、民間舞蹈，卻沒有留下完整的藝術檔案。解放后，盡管加強了收集、挖掘、整理的工作，但由于對建立藝術檔案認識不足，加上十年“”的破壞，各個演出團體的藝術檔案也并未健全，就連所存的藝術資料也由于保管得不好不甚齊全。若不及時采取措施，迅速建立藝術檔案，并進行科學管理，便無法系統地、完整地把這些資料保存下來傳之后代。特別是那些至今還保存在老藝人手里的資料，如不及時搶救，隨時有失傳的危險。后人必將借助我們的經驗，所以我們切不可再讓后人搜集、挖掘，對我們的工作進行考古了。因此，我們必須把各種文化藝術資料搜集起來，把經驗集中起來，建立、健全藝術檔案為當前工作創造方便條件，也為今后藝術研究提供可靠、完備的資料和可借鑒的經驗。

堅持“二為”方向，滿足最廣大人民群眾日益增長的精神文化需求，是開發利用藝術檔案信息資源的出發點和歸屬。在服務工作中，藝術檔案管理機構及其工作人員以提供藝術檔案信息為手段，通過開設檔案閱覽室、編纂檔案目錄、陳列檔案信息及其研究成果等多種形式，為領導機關決策咨詢服務，為藝術生產、科研、教學和對外交流服務，為藝術工作者學習、借鑒提高素養服務，為促進社會經濟全面協調發展服務。在服務工作中，藝術檔案管理機構及其工作人員，應當堅持“雙百”方針，以科學的態度，需要經常對掌管的不同時期、不同類型、不同來源、不同內容和不同形式的檔案材料進行去偽存真、去粗取精、挖掘加工、更新剔舊、分門別類的研究整理工作；需要經常對不同時期的不同服務單位、不同閱覽對象、不同研究課題進行了解和分析研究，有針對性地提供能夠全面準確反映不同歷史時期的不同藝術門類代表作、不同藝術流派代表人物及重大藝術活動的檔案信息咨詢服務。

筆者認為：正確認識和處理以下幾個方面的關系，是實現文化藝術檔案有效管理的重要條件。

妥善保管和開發利用的關系。收藏的根本目的是為了利用，這是信息服務工作的基本宗旨。積累材料的多和少，是一個相對的概念。更何況，開發利用的實際需要，正是挖掘整理藝術檔案信息的大好良機。藝術檔案是社會共同財富，束之高閣、藏之深閨，既不利于檔案資源的利用，也束縛了藝術檔案事業的發展，我們應該具有開放的觀念和開拓進取的精神，在發展中服務，在服務中加快發展。

篇（10）

中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。

與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”?！兑幏丁分袑τ谶@些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.

[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（3）：46-48.

篇（11）

隨著我區城鄉居民參保人數的逐漸增多以及城鄉居民養老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區特點的養老保險檔案管理制度，自城鄉居民養老保險啟動以來，我區各級居保經辦機構都按照《湖北省城鄉居保業務檔案管理辦法》來管理檔案，2013年，我區出臺了《鄉鎮人社服務中心城鄉居民社會養老保險業務檔案管理暫行辦法》，對鄉鎮人社中心資料收集、管理等方面進行了明確要求，但是從目前來看，還是有很多資料填寫不規范，姓名和身份信息等數據填寫不準確，時有印章缺失、人為涂改等情況發生，檔案資料完整性、客觀性、準確性、嚴肅性較差。

（二）檔案管理人員專業性有待加強。

現在我區在各鄉鎮已經確立了專職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集的整理和計算機培訓，但是檔案工作人員的專業性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業培訓較少，經驗交流的機會也并不多，有些業務人員不熟悉檔案基本常識，對有關檔案工作了解很少，只是按部就班的按照上級部門要求檔案歸檔方式整理，由于整理、歸檔口徑時常變化，造成一卷檔案反反復復整理多次及檔案資料殘缺、整理不規范等現象，這些都嚴重影響了檔案的質量，也嚴重影響了檔案達標升級合格率。

（三）檔案信息系統覆蓋面窄，服務利用不全面。

目前我區檔案管理系統已經在城鄉居民養老保險管理局正式上線，可通過檔案管理系統提取、查看、管理檔案。但是各鄉鎮、各村均未實現此功能，先進的技術覆蓋面較窄，在基層還不能很好的運用電子檔案，在檔案的利用中，電子檔案也僅僅只局限于查詢和調取，不能更好的發揮自身的價值，為老百姓服務。

二、規范化管理的建議

（一）制定可操作的規范化指導意見，指導與監管并重。

應根據國家和省級要求，制定可操作的指導辦法或者是實施細則，從檔案的儲存內容、范圍、保管措施、配套設施、管理制度、人員職責和軟件應用等方面，力求盡量作到規定詳細、制度規范、可供操作性，對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求，形成一整套上下銜接、資源共享、信息通暢、數據詳實的科學管理體系。區級經辦機構要加大對業務檔案的重視程度，將城鄉居民養老保險業務檔案納入日常監管中，要從檔案管理的薄弱環節入手，加大檔案的安全防護、集中統一管理和規范性、完整性等方面的檢查力度。

（二）提升基層人員的業務素質，打造專業檔案管理隊伍。

我區現在已經基本實現城鄉居民養老保險業務檔案信息化管理，這對業務經辦工作人員的業務素質提出了更高的要求，除了要有專業的檔案管理知識水平外，還要熟練掌握信息系統網絡知識，并正確規范運用到檔案管理工作中。同時聯合檔案局積極組織基層檔案管理人員進行檔案培訓，提高檔案管理人員的專業理論知識和實際工作能力，此外開展經驗交流，提高檔案管理水平，互相取長補短，開闊視野，學習經驗，探討研究檔案知識，總結教訓，改進工作不足，提高工作效率。加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，以保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的檔案管理隊伍，。