財務(wù)檔案信息化大全11篇

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篇（1）

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060

［中圖分類號］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02

盡管高校財務(wù)檔案管理在信息化建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的全面探析。

1 高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財務(wù)檔案時大量運用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點。那么，對于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，筆者總結(jié)為以下3點。

1．1 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程

全面有效地加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，我們需要從兩方面逐步進(jìn)行：首先，建立高效能的信息檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏中的文件目錄建立數(shù)據(jù)庫，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化信息采集技術(shù)和設(shè)備，全面將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件；其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立需要保障其質(zhì)量和完整性，主要從以下4個方面著手：① 準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息； ② 完整的數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容； ③ 規(guī)范的錄入和采集數(shù)據(jù)信息； ④ 安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

1．2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，信息軟件的建設(shè)是直接關(guān)系到檔案管理信息化能否成功實施的關(guān)鍵。系統(tǒng)軟件是用計算機(jī)本身的邏輯功能，為使用者管理和運用計算機(jī)系統(tǒng)中各項資源的程序帶來一定的方便和效率，而應(yīng)用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應(yīng)用問題的程序。因此，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤為重要。

1．3 加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源和建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)時所需要的技術(shù)支持。對于未來設(shè)備的升級和前后的銜接應(yīng)當(dāng)充分考慮到應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計中，將空間和余量提前留好。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的時候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進(jìn)行完善，盡最大可能做到最好，將網(wǎng)絡(luò)安全體系進(jìn)一步加以健全完善，正確地認(rèn)識到信息保密和公開之間的相互關(guān)系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實現(xiàn)信息的高效利用。

2 高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

2．1 建設(shè)目標(biāo)不夠明確

目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統(tǒng)的模式，在思想理念上還沒有清醒地認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層，對于此項建設(shè)在行動上還略顯滯后遲緩。高校財務(wù)檔案的管理工作，需要學(xué)校各部門之間相互協(xié)調(diào)，需要運用網(wǎng)絡(luò)資源來進(jìn)行流程化、數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫，實際上學(xué)校各相關(guān)職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協(xié)調(diào)配合，特別是高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)至今仍沒有一個明確目標(biāo)。

2．2 隊伍整體素質(zhì)不高

我國高校從事財務(wù)檔案管理的人員，能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務(wù)檔案，同時又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個財務(wù)部門的工作人員缺乏，而是具有財務(wù)檔案管理信息化知識技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下3個主要因素：①少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對于檔案管理工作在思想上的認(rèn)識比較簡單，認(rèn)為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務(wù)；②沒有系統(tǒng)有效的培訓(xùn)，造成財務(wù)檔案管理人員前瞻意識不強(qiáng)；③雖然有專職的財務(wù)檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。

2．3 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

財務(wù)檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關(guān)部門也出臺過，但是在實際的財務(wù)檔案管理工作過程中沒有實際運用。因為任何一所高校在進(jìn)行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時候都是從零開始，從無到有的一個過程轉(zhuǎn)變，如沒有一個具體的標(biāo)準(zhǔn)范例，在建設(shè)實施的時候會遇到很多麻煩。所以，高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要有一套完整、詳細(xì)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考，規(guī)范操作，這樣能夠有效地避免在具體實施中遇到更多的困難。

3 高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)策略

3．1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

高校管理人員需要在思想上深刻認(rèn)識財務(wù)檔案管理的重要性，財務(wù)檔案管理工作在具體的實施過程中需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力的支持推動，分管領(lǐng)導(dǎo)也需要及時地更新檔案管理理念和樹立科學(xué)的管理觀念，對于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對財務(wù)檔案管理的重要性要充分地加以認(rèn)識，在信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對資金、人才和設(shè)施等給予充分而有效的保障，將財務(wù)檔案管理信息化納入到工作計劃當(dāng)中，并進(jìn)行考核評估。

3．2 提升財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財務(wù)檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對于計算機(jī)信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓(xùn)的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，能夠更好地讓工作人員適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。在人員配置時，我們應(yīng)當(dāng)多引進(jìn)綜合性人才，讓工作人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出科學(xué)合理的配置形式，最終形成多層次復(fù)合型的檔案管理隊伍，從而全面推進(jìn)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。

3．3 提高財務(wù)檔案管理使用效率

完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實現(xiàn)檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以體現(xiàn)出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質(zhì)檔案全面地進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全部錄入數(shù)據(jù)庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強(qiáng)度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強(qiáng)；②可以向?qū)?yīng)群體提供遠(yuǎn)程公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，還可以開展利用電子郵件對財務(wù)檔案信息的咨詢服務(wù)。綜上所述，有效地利用網(wǎng)絡(luò)的在線功能對財務(wù)檔案進(jìn)行管理，能夠更加快捷方便地進(jìn)行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態(tài)管理向動態(tài)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將人力和財力資源進(jìn)行有效的整合，全面有效地提升財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。

3．4 建立健全高校財務(wù)檔案管理制度

安全是高校財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程中最為重要的內(nèi)容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進(jìn)行檔案資源利用，利用當(dāng)今開放的網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)除保密信息外的財務(wù)信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財務(wù)檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控，將重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)全面有效地實施。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］ 郭生華． 高校檔案的信息化建設(shè)與服務(wù)管理功能的關(guān)系初探［J］． 青海師范大學(xué)學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版，2010（5）．

［3］ 王顥． 強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)的策略分析［J］． 南京審計學(xué)院學(xué)報，2009（4）．

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2015年2月2日

高校財務(wù)檔案管理信息化是指高校財務(wù)檔案管理部門在科學(xué)收集、整理、歸檔、開發(fā)、利用、存儲和管理各類高校財務(wù)檔案時大量運用包括數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在內(nèi)的現(xiàn)代信息技術(shù)，最終形成財務(wù)檔案信息資源科技含量高、財務(wù)檔案資源存儲便捷安全、財務(wù)檔案信息查詢迅速準(zhǔn)確、財務(wù)檔案管理全面電子化、財務(wù)檔案載體實現(xiàn)環(huán)保無紙化的高水平的高校財務(wù)檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發(fā)展，高校財務(wù)檔案出現(xiàn)了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強(qiáng)、內(nèi)容更新迅速、標(biāo)準(zhǔn)變動頻繁等。高校財務(wù)檔案的新特點不僅給高校財務(wù)檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，而且也對高校財務(wù)檔案管理工作提出新的要求，而加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)無疑可以主動應(yīng)對和適應(yīng)這些新特點的有效措施，進(jìn)而全面提高高校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

一、高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)成功與否在很大程度上取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，是一個關(guān)乎高校發(fā)展全局的工作，做好財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要高校各部門的配合和協(xié)作。目前，許多高校領(lǐng)導(dǎo)對于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)重視不夠、認(rèn)識還不全面，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)速度滯緩。有些學(xué)校將財務(wù)檔案信息化看作是財務(wù)部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，按照以往的思路辦事，財務(wù)部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進(jìn)行必要的歸檔和整理。此外，高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠及認(rèn)識不到位也直接導(dǎo)致高校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)不到應(yīng)有的要求，影響高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2、管理制度不完善，建設(shè)目標(biāo)不明確。高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)提議盡管早年就已經(jīng)被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關(guān)制度規(guī)范，但大多數(shù)高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度零散的見于相關(guān)部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規(guī)章制度體系，高校在進(jìn)行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，缺少必要的理論指導(dǎo)與支持，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不明確、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在一定程度上影響了財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，高校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)也存在著這樣或那樣的問題，如何規(guī)范高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已成為高校信息化建設(shè)的首要問題。

3、管理人員素質(zhì)不高，缺乏相關(guān)專業(yè)知識。高校財務(wù)檔案管理信息化對于財務(wù)檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務(wù)檔案管理人員必須熟練掌握財務(wù)、檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)整體不高，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。我國高校從事財務(wù)檔案管理的人員，能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務(wù)檔案，同時又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少。一些高校財務(wù)檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業(yè)能力不強(qiáng)的人員，缺少專業(yè)的檔案管理知識和財務(wù)知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)也不到位，既懂財務(wù)又懂檔案，既能進(jìn)行數(shù)字化處理又能進(jìn)行信息化處理的復(fù)合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)策略

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度。毋庸置疑，領(lǐng)導(dǎo)是財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的真正推動者，領(lǐng)導(dǎo)信息化意識程度的高低決定了信息化建設(shè)的力度和深度。當(dāng)前，高校領(lǐng)導(dǎo)者要全面樹立科學(xué)的管理思想，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識和理解計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)檔案管理工作的重要性。高校領(lǐng)導(dǎo)要站在全校發(fā)展的角度來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，重視財務(wù)檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務(wù)檔案管理信息化工作制度，如數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控制度、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的物理隔離制度、重要數(shù)據(jù)備份制度等，積極推進(jìn)高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。此外，高校還應(yīng)明確財務(wù)檔案信息管理的管理職責(zé)，要以財務(wù)和檔案管理部門為中心，其他相關(guān)部門積極參與，密切配合。財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化，檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。

2、加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化平臺。基礎(chǔ)設(shè)施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，完善各種基礎(chǔ)設(shè)施，如存儲器、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化平臺。高校在構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)。財務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)是對重要的財務(wù)信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機(jī)刻錄、數(shù)碼相機(jī)攝影、數(shù)字檔案資源格式轉(zhuǎn)化等現(xiàn)代化的信息采集技術(shù)和設(shè)備將紙質(zhì)的財務(wù)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化財務(wù)檔案資源;二是財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫主要包括會計檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務(wù)報告檔案管理數(shù)據(jù)庫、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫以及教學(xué)、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫等。

3、強(qiáng)化財務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和能力。財務(wù)檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統(tǒng)檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設(shè)成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓(xùn)的效果。因此，高校財務(wù)檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理隊伍，逐步改變當(dāng)前財務(wù)人員隊伍知識結(jié)構(gòu)單一的局面，不斷加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使財務(wù)檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務(wù)檔案管理人員考核機(jī)制，通過各種激勵措施激發(fā)財務(wù)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和工作熱情，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高水平的綜合性財務(wù)檔案管理人才隊伍，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展帶來的新要求。

主要參考文獻(xiàn)：

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.039

[中圖分類號]R197.3；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-02

作為醫(yī)院財務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，財務(wù)檔案管理在整合財務(wù)資源、促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展上發(fā)揮了巨大作用。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理模式表現(xiàn)出巨大的問題，已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展對醫(yī)院財政管理提出的要求，很大程度上阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展。而在信息化時代的大背景下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)行業(yè)帶來的沖擊不言而喻，信息化和數(shù)字化的發(fā)展也使得醫(yī)院的財務(wù)逐漸走向規(guī)范化和高效化。由于醫(yī)院財務(wù)管理的實際工作受到來自社會方方面面的影響，財務(wù)管理中的檔案從建立到存檔、查閱、修改等多個環(huán)節(jié)都存在重大問題，財務(wù)檔案管理無法做到規(guī)范化和準(zhǔn)確化，更無法為財務(wù)管理的發(fā)展起到推動作用。財務(wù)檔案管理中的信息化建設(shè)可以很好地解決這個問題，給醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供了一種新思路。

1 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的特點

1.1 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點

1.1.1 加強(qiáng)信息整合，促進(jìn)信息共享

隨著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)狀況的不斷好轉(zhuǎn)，醫(yī)院財務(wù)管理越來越細(xì)致化和規(guī)范化，如何有效記錄和查閱財務(wù)管理信息是決定檔案管理系統(tǒng)工作效率的重要評判指標(biāo)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)財務(wù)檔案記錄方式因為記錄要求的不同采取分別記錄的方式，雖然具有一定的真實性和穩(wěn)定性，但是無法實現(xiàn)高效共享，也不能根據(jù)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的特點進(jìn)行自動分類和管理，更加無法滿足高效化和自動化的發(fā)展要求。信息化財務(wù)檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢自動對財務(wù)檔案的各類電子信息進(jìn)行歸類和總結(jié)，同時利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對財務(wù)檔案的分類效率和管理水平。另外，利用信息化財務(wù)管理系統(tǒng)，相關(guān)管理人員可以隨時查閱醫(yī)院財務(wù)的實際運行情況，進(jìn)而可以充分利用醫(yī)院的人力資源，提升資源的利用水平。另外信息化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的財政管理提供了一種高效的共享機(jī)制，促進(jìn)了醫(yī)院各部門之間的有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。

1.1.2 提高財務(wù)檔案的利用效率

傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理普遍使用人工方式，要耗費大量的人力、物力和財力，給醫(yī)院的實際運行和管理帶來巨大困難。將信息化管理模式引入到醫(yī)院財務(wù)管理中，可以建立起基于信息化系統(tǒng)的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的檢索目錄，這樣當(dāng)需要查閱或是復(fù)制某一段時間內(nèi)的財務(wù)明細(xì)檔案記錄時僅通過檢索目錄輸入相應(yīng)的檢索關(guān)鍵詞就可以快速瀏覽相應(yīng)的信息，必要時還可以在系統(tǒng)上下載下來，避免人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素影響，最大限度上保證數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。另外，信息化管理系統(tǒng)還可以提供多字段結(jié)合的數(shù)字檢索方法，極大地提高了信息檢索的效率，促進(jìn)了醫(yī)院的高效發(fā)展。

1.1.3 提高財務(wù)檔案保管的安全性

財務(wù)管理掌管著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)命脈，財務(wù)檔案中包含大量的涉及資金去向、資金儲備情況等的敏感信息，這就對醫(yī)院財務(wù)檔案的安全建設(shè)提出了更高要求，醫(yī)院財務(wù)檔案的信息化建設(shè)是提升檔案保存安全性的有力保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠(yuǎn)的財務(wù)檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的情況，不利于醫(yī)院的長久發(fā)展。而信息化財務(wù)檔案的建設(shè)可以充分利用數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢，檔案的建立、保存、傳輸、修改、查閱等相關(guān)過程都可以在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行，降低了紙質(zhì)檔案各類中間環(huán)節(jié)帶來的風(fēng)險。同時信息化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為財務(wù)管理人員設(shè)置專屬的賬號和密碼，通過設(shè)置訪問權(quán)限阻止院外人員和非財務(wù)管理人員訪問財務(wù)管理網(wǎng)站，整體上提高醫(yī)院管理系統(tǒng)的便捷性與安全性。

1.2 財務(wù)檔案信息化建設(shè)的缺點

1.2.1 檔案管理信息的真實性和原始性無法得到保證

雖然財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)可以充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行財務(wù)檔案的自動化管理，但是在相關(guān)電子檔案的建立過程中需要專業(yè)的財務(wù)人員手工輸入相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，再由系統(tǒng)自動將電子檔案進(jìn)行存檔。而人工操作難免會產(chǎn)生一定的人為錯誤，信息的真實性和原始性都難以保證，給后續(xù)的財務(wù)管理帶來極大困難。另外，也不排除財務(wù)管理信息被他人惡意篡改而導(dǎo)致的信息失真情況。

1.2.2 財務(wù)信息的安全性與保密性難以保證

信息化財務(wù)管理系統(tǒng)是建立在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的，而隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客技術(shù)也相應(yīng)得到提升，且任何系統(tǒng)都難免或多或少的存在一定漏洞，財務(wù)系統(tǒng)始終是網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的對象。在資源共享的同時要保證財務(wù)轉(zhuǎn)移信息的安全性與保密性，因此，醫(yī)院財務(wù)管理部門應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限保證財務(wù)信息的安全性，完善相關(guān)信息的保護(hù)制度，并對全體工作人員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識和保密意識，從制度上和技術(shù)上保證財務(wù)管理信息的安全性。

2 目前我國財務(wù)檔案管理中存在的主要問題

2.1 缺乏有效的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度

目前，我國醫(yī)院財務(wù)管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的財務(wù)檔案管理制度。由于醫(yī)院是一種以服務(wù)社會為主要目的的事業(yè)型單位，醫(yī)院的工作重點往往放在治病救人和服務(wù)大眾上，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)管理工作沒有引起足夠重視，普遍認(rèn)為財務(wù)科只是醫(yī)院的輔部門，將主要精力和資金都放在臨床一線和治病救人上，簡化財務(wù)管理流程，某些財務(wù)管理的細(xì)節(jié)不能落到實處，導(dǎo)致資金在收支中出現(xiàn)問題，成為阻礙醫(yī)院正常發(fā)展的最大因素。另外，醫(yī)院財務(wù)管理人員不注重對相關(guān)票據(jù)的保存，導(dǎo)致出現(xiàn)問題時沒有有效憑證作為參考依據(jù)，這助長了監(jiān)守自盜行為的發(fā)生。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只有提起對財務(wù)管理的高度重視，才能在根本上解決財務(wù)檔案管理中存在的主要問題，醫(yī)院各項工作才能順利進(jìn)行。

2.2 醫(yī)院財務(wù)檔案管理方式落后

從財務(wù)檔案管理的工作性質(zhì)分析來看，財務(wù)檔案需要由專業(yè)的人員來進(jìn)行分類整理，且對工作人員的保密意識以及工作能力都提出了更高要求。但從現(xiàn)實情況來看，多數(shù)醫(yī)院辦公用房極其緊張，財務(wù)管理部門大多數(shù)與其他管理部門共用一個辦公室，無法提供專門的空間來存放財務(wù)檔案的資料和信息。加之財務(wù)管理工作人員編制嚴(yán)重不足，很多情況下都需要其他部門的人員共同參與財務(wù)檔案的收集、整理和存放工作，而其他部門人員的專業(yè)性不強(qiáng)，工作中容易出現(xiàn)技術(shù)或人為錯誤，在增加檔案管理紕漏的同時也降低了檔案管理的工作效率。

2.3 財務(wù)檔案的保存不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)的財務(wù)檔案作為財務(wù)管理中的關(guān)鍵文件，掌握著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)命脈，包含事關(guān)醫(yī)院資金來源、流向以及資金儲備情況等關(guān)鍵信息，在保存中應(yīng)注重防蟲、防蛀、防潮、防火、防盜等。雖然大多數(shù)醫(yī)院的財務(wù)檔案有些存在放在檔案科，有些存放在專門的檔案室內(nèi)，但總體上來講無法達(dá)到所要求的條件，有些年代較為久遠(yuǎn)的財務(wù)檔案信息難免會出現(xiàn)破損、丟失、損壞等情況，且對相應(yīng)的檔案室的管理較為松懈。

2.4 醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足

由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視以及財務(wù)檔案管理制度存在一定漏洞等原因，財務(wù)檔案管理工作通常是由其他財務(wù)人員兼任，而這些人員缺乏相應(yīng)的信息化管理技術(shù)與經(jīng)驗，無法對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行合理分類，更缺少將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的能力與技術(shù)，這是我國醫(yī)院中普遍存在的問題。醫(yī)院也無法對財務(wù)檔案管理員提供有效培訓(xùn)，從而造成檔案管理人員信息化辦公意識不強(qiáng)，缺乏應(yīng)有的基本知識，無法應(yīng)對信息化背景下的財務(wù)檔案管理工作，成為阻礙醫(yī)院整體發(fā)展的一大因素。

3 提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理信息化水平的建議

3.1 提高對財務(wù)檔案管理信息化認(rèn)識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為醫(yī)院行政管理事務(wù)的直接決策者，首先要提升自身的數(shù)字化辦公意識，在充分認(rèn)識信息化系統(tǒng)技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，不斷革新理念，將建設(shè)重點放在改革開放的新形勢和新問題上來，通過建立醫(yī)院財務(wù)改革制度同檔案管理之間的關(guān)系，不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和自動化建設(shè)理念，將財務(wù)檔案的信息化建設(shè)作為醫(yī)院的重點建設(shè)目標(biāo)，最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時，院長與相關(guān)財務(wù)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對信息化建設(shè)的投入力度，并通過舉辦座談會、宣講會等活動，定期舉行課程培訓(xùn)課程加強(qiáng)醫(yī)院管理者對財務(wù)檔案的信息化建設(shè)優(yōu)點的認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理者的現(xiàn)代化意識和相應(yīng)的工作技能，為全面提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理水平奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 完善配套的信息化檔案管理體制

良好的工作效率需要以完善的管理制度為前提，在醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作中也是如此。財務(wù)管理系統(tǒng)的安全性建設(shè)是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容之一，只有保證檔案管理的安全性，才能更好地實現(xiàn)檔案資源利用，繼而為醫(yī)院的各項管理工作提供更強(qiáng)大的支持。如數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)的備份制度、財務(wù)檔案的存入制度、財務(wù)檔案的保密制度、財務(wù)檔案管理人員的崗位責(zé)任制度等都是信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，因此，財務(wù)管理者應(yīng)注重從這些方面入手，著手建設(shè)一套基于檔案管理的信息化建設(shè)制度，并落實責(zé)任終身制和相應(yīng)的處罰機(jī)制，為財務(wù)檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

3.3 改善檔案的存儲環(huán)境，保證財務(wù)檔案安全、完整

信息化檔案的存儲設(shè)備一般為磁盤或硬盤，對存放環(huán)境有其特殊要求，如對周圍的磁場、濕度、溫度等都有嚴(yán)格限制，因為存放環(huán)境不符合要求，很有可能導(dǎo)致其內(nèi)部的磁性結(jié)構(gòu)發(fā)生變化而失去效用，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有根本區(qū)別。因此，在實際存放保管中首先要對檔案的保存環(huán)境要求有一個明確的了解，盡量保持適宜的溫度、濕度等。同時，對于磁盤類的檔案信息，應(yīng)該每年備份一次，且實行雙備份并異地存放，這樣當(dāng)一份備份文件被損壞時，不會徹底失去參考數(shù)據(jù)。另外，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，存放時應(yīng)該注意防蟲、防潮、防水、防火等，改善原有的落后的存儲基礎(chǔ)設(shè)備，盡量避免損壞的事情發(fā)生。

3.4 提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平

財務(wù)檔案管理工作的性質(zhì)決定了檔案管理者不僅需要具備一定的財務(wù)管理知識，還應(yīng)該具有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗，在數(shù)字化和信息化日益發(fā)展的今天，財務(wù)檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和數(shù)字化設(shè)備的運用水平直接關(guān)系著數(shù)字化系統(tǒng)的工作效率，因此，有必要提升檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)。首先，醫(yī)院應(yīng)該提高財務(wù)檔案管理人員的招聘門檻，對招聘環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，杜絕的情況發(fā)生。其次，對現(xiàn)有的檔案管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請本行業(yè)的精英人士或是專家來本院召開座談會或是工作研討會，向檔案管理人員介紹世界上先進(jìn)的技術(shù)和工作經(jīng)驗，并要求參訓(xùn)人員及時做好總結(jié)工作，切實提升自身的信息化工作意識和工作能力。

4 結(jié) 語

醫(yī)院財務(wù)檔案的信息化管理不僅保證了財務(wù)信息管理及時、有效進(jìn)行，更提升了財務(wù)檔案在保存和管理中的安全性和完整性，因而對促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展具有特殊意義。本文針對醫(yī)院財務(wù)檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行重點探究，指出應(yīng)該從提升管理者的信息化辦公意識、完善相應(yīng)的信息化管理制度、改善檔案保存環(huán)境以及提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面進(jìn)行努力，希望對我國醫(yī)療事業(yè)的整體發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。

主要參考文獻(xiàn)

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篇（4）

1.1財務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容,財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到項目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項目及其財務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。

1.2信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,《財務(wù)文件匯編》等,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2. 財務(wù)管理的問題及解析

2.1財務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多,造成會計處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。

2.2財務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略

3.1信息化意識的培養(yǎng)。首先是部門領(lǐng)導(dǎo)層對財務(wù)管理信息化重視意識的培養(yǎng)。這要求水利建設(shè)部門的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊本著對國家負(fù)責(zé)、對集體負(fù)責(zé)以及對個人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視單位財務(wù)管理工作,嚴(yán)格履行《中華人民共和國會計法》相關(guān)內(nèi)容,即“單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)”。確保財務(wù)信息的可靠性。其次,培養(yǎng)財務(wù)管理人員的信息化素質(zhì),提高水利基建財務(wù)人員信息操作水平；嚴(yán)格財務(wù)、會計人員的執(zhí)業(yè)資格認(rèn)證。在水利基本建設(shè)財務(wù)管理過程中,財務(wù)人員是工作主體,要想適應(yīng)現(xiàn)代計算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,自身要有信息分辨和處理的素質(zhì),需要專業(yè)而持續(xù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),確保在財務(wù)管理信息化的應(yīng)用中發(fā)揮實效。

3.2信息化制度的完善。健全和完善財務(wù)信息化管理制度,打造規(guī)范化信息處理體系。首先,健全財務(wù)報告分析制度。財務(wù)會計報告是一個單位的經(jīng)濟(jì)運行狀況的綜合反映,報告的質(zhì)量高低直接關(guān)系到單位的運作。財務(wù)會計報告的關(guān)鍵是數(shù)字真實、計算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時,能滿足對外對內(nèi)信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時性、精確性和完整性來保障財務(wù)報表的分析報告質(zhì)量。其次,會計檔案管理規(guī)范化。對紙質(zhì)財務(wù)檔案的管理要求,應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財務(wù)會計檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定,確保檔案信息

轉(zhuǎn)貼于

的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度,健全財務(wù)管理監(jiān)督制度。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)的實踐戰(zhàn)術(shù)

篇（5）

現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)。高校的檔案工作，是高校的檔案館、室直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項工作的總稱。高校檔案管理包括基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作屬于檔案實體管理；編制目錄、文獻(xiàn)匯編和參考資料等信息加工，連同提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借等信息輸出，同屬于檔案信息開發(fā)。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況，與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)之間的矛盾。近年來，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提升，加強(qiáng)高校財務(wù)檔案信息化管理，成為當(dāng)前高校檔案管理中的一項重要課題。

一、高校財務(wù)檔案的定義及特點

高校財務(wù)檔案是指高校在行使教學(xué)、科研、社會服務(wù)和文化傳承這四大功能過程中，直接形成的具有保存價值的各種財務(wù)支出和收入材料。與高校財務(wù)檔案管理相關(guān)的法規(guī)是《會計檔案管理辦法》。

《會計檔案管理辦法》明確了高校財務(wù)檔案的范疇：是指記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。財務(wù)檔案是重要史料和證據(jù)，每年形成的檔案應(yīng)當(dāng)由高校財務(wù)部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財務(wù)檔案保管清冊，在財務(wù)年度終了后可暫由財務(wù)機(jī)構(gòu)保管一年再移交檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

隨著國家財政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)。隨著高校計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生了一種新型檔案信息形態(tài)———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享。

二、高校財務(wù)檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質(zhì)是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。當(dāng)前，各個高校都在加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平。財務(wù)檔案管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校財務(wù)檔案管理也必須順應(yīng)時代要求和社會發(fā)展，走信息化建設(shè)之路。

三、高校財務(wù)檔案信息化管理的可行性

高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，主要內(nèi)容是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財務(wù)檔案時，大量運用現(xiàn)代信息技術(shù)，可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點。計算機(jī)在高校檔案管理中，被用于自動編目、自動檢索、自動轉(zhuǎn)檔和對有保存價值的文件輔助立卷。這些廣泛應(yīng)用，使得高校檔案部門使用計算機(jī)管理財務(wù)檔案，有著得天獨厚的條件。

電子財務(wù)檔案本身具有巨大的優(yōu)越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也方便打印輸出；便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。電子財務(wù)檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，節(jié)約了辦公成本，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，高校財務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計算機(jī)處理和儲存，形成電子財務(wù)檔案，利用的效率越來越高。

四、高校財務(wù)檔案信息化管理存在的問題

缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：在進(jìn)行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時候，任何高校都是從零開始，從無到有的，這就導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考；建設(shè)目標(biāo)不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的體制，還沒有清醒地認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性；部門之間缺乏協(xié)作：不少人都有這樣的認(rèn)識———高校財務(wù)部門是最忙的，檔案管理部門是最閑的，兩個部門往往也互相推諉，缺乏協(xié)調(diào)配合；財務(wù)檔案管理隊伍整體素質(zhì)有待提高：從事人員中，能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務(wù)檔案，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的人員較少。

五、高校財務(wù)檔案信息化管理的注意事項

首先，要及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。高效能的高校財務(wù)檔案信息庫一建立，必須立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入。在轉(zhuǎn)換過程中，為了保障其質(zhì)量和完整性，必須注意數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、錄入規(guī)范、數(shù)據(jù)庫安全。

其次，大力提升檔案工作者的素質(zhì)。隨著信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化的存儲技術(shù)儲存已經(jīng)變成現(xiàn)實。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增———一方面要對文件進(jìn)行準(zhǔn)確分類，另一方面根據(jù)利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。這就需要加強(qiáng)培訓(xùn)，使從業(yè)人員掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，最終實現(xiàn)對專業(yè)性較強(qiáng)的高校財務(wù)檔案的精準(zhǔn)把握。

參考文獻(xiàn)

[1]侯賢祥.高等學(xué)校財務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對策略[J].財會研究，2011（10）.

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1 財務(wù)管理信息化的必要性

(1)財務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容,財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到項目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項目及其財務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,《財務(wù)文件匯編》等,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財務(wù)管理的問題及解析

(1)財務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多,造成會計處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項目執(zhí)行管理與財務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對工程財務(wù)管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。其次,財務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時,將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

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1 財務(wù)管理信息化的必要性

(1)財務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容,財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到項目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項目及其財務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,《財務(wù)文件匯編》等,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財務(wù)管理的問題及解析

(1)財務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多,造成會計處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項目執(zhí)行管理與財務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對工程財務(wù)管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。其次,財務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時,將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

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傳統(tǒng)的一般的檔案管理是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等行為的統(tǒng)稱，具體的包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等。對于財務(wù)檔案管理，其傳統(tǒng)的工作任務(wù)與一般檔案管理無明顯差異。財務(wù)檔案因其具有有較高的嚴(yán)肅性、時效性，對于機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有著重要意義。與此同時，為保證財務(wù)檔案發(fā)揮作用，需要嚴(yán)格保證其真實性、準(zhǔn)確性，同時對檔案管理的工作者也有較為嚴(yán)格的要求。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，財務(wù)檔案管理工作量日益增大，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理模式因其效率低下、工作繁瑣逐漸無法滿足各方機(jī)構(gòu)需要。而信息化工作模式因其高效性及正常工作狀態(tài)下的低失誤率，逐漸成為財務(wù)檔案管理建設(shè)的重要方向。

1 財務(wù)檔案管理信息化概述

1.1 財務(wù)檔案管理信息化的特點

從工作效率、質(zhì)量上說，信息化財務(wù)檔案管理具有較高的工作效率、質(zhì)量。近年來信息處理軟件的功能日益強(qiáng)大，人機(jī)交互變得日益簡單方便，計算、工作效率也進(jìn)一步提升。同時，大量工作任務(wù)交由計算機(jī)完成，而在正常工作狀態(tài)下，計算機(jī)工作錯誤率可視為零，同時工作者由于工作任務(wù)量的大大減少，其工作強(qiáng)度大量極大降低，相應(yīng)的工作出錯概率也極大地降低。

從信息保存上說，信息化的財務(wù)檔案管理，硬盤為主要的信息存儲介質(zhì)至，其保存效率較高，保存成本較低。但由于使用磁盤為儲存介質(zhì)，信息存儲的安全性從一定程度上有說所下降，高密度的信息存儲也使得當(dāng)信息存儲磁盤出現(xiàn)硬損傷時，會有大量的信息丟失。因此信息的備份、安全防護(hù)顯得格外重要。

1.2 財務(wù)檔案管理信息化的必要性

一方面，財務(wù)檔案管理的難度不斷提升。財務(wù)檔案管理屬于各方工作機(jī)構(gòu)必不可少的基礎(chǔ)管理。由于其基本的工作性質(zhì)是為機(jī)構(gòu)財務(wù)服務(wù)，當(dāng)經(jīng)濟(jì)體制不斷革新時，財務(wù)檔案管理的工作重點也會不斷變化。而受到國家整體經(jīng)濟(jì)改革走勢的影響，各方機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)體制改革不斷發(fā)展，財務(wù)檔案管理的難度也不斷加大。目前，迫切需要進(jìn)一步提升財務(wù)檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性以及精細(xì)程度，以更好的為財務(wù)預(yù)算服務(wù)。因此，隨著財務(wù)檔案管理工作要求的提高，改進(jìn)財務(wù)檔案管理的工作模型、提升其管理效能的重要性日益顯著。

另一方面，信息化財務(wù)檔案管理有極高的優(yōu)越性。信息的數(shù)字化使得信息的管理效率大大提升，各項財務(wù)報表、憑證、票據(jù)的傳輸、處理都變得更加靈活方便。同時，利用計算機(jī)的高效性，財務(wù)檔案信息調(diào)用、傳輸?shù)男蚀蠓嵘７从^傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理，財務(wù)信息再次調(diào)用時常會耗費較高的人力物力，且檔案在多次調(diào)用中也會出現(xiàn)不可避免的損傷。財務(wù)檔案管理信息化，方便了檔案資源的整合，極大地提升了工作效率。因此，在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，財務(wù)檔案管理信息化是極為必要的。

2 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀與分析

2.1 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

雖然財務(wù)檔案管理信息化是目前財務(wù)檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機(jī)構(gòu)嘗試用不同方式建立信息化的財務(wù)檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財務(wù)檔案管理的信息化在檔案信息的數(shù)字化和信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)平臺、信息管理軟件的開發(fā)等上已取得一定進(jìn)展，財務(wù)檔案管理軟件逐漸強(qiáng)大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。

2.2 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的問題及解析

目前財務(wù)檔案管理信息化主要存在檔案工作者信息化素質(zhì)不高，財務(wù)檔案管理信息化工作模式系統(tǒng)性不強(qiáng)的問題。

由于信息化技術(shù)在近幾年來高速發(fā)展，其發(fā)展速度甚至高于傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理工作者的接受能力，有部分工作者在接受信息化工作技術(shù)上存在障礙，雖然有關(guān)組織會進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，但由于工作者自身意識不強(qiáng)，通常培訓(xùn)效果并不理想，無法滿足目前財務(wù)檔案管理信息化工作的需求。

財務(wù)檔案管理信息化逐漸在推動，但整體建設(shè)的系統(tǒng)性明顯不夠。主要表現(xiàn)在（1）信息化僅僅在部分環(huán)節(jié)信息化，整體的管理仍然是傳統(tǒng)管理模式。在管理上部門間并未形成相互合作，只是簡單的對部分信息化難度較低的環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化。（2）財務(wù)檔案管理信息化監(jiān)管不力。電子化財務(wù)檔案取代紙質(zhì)檔案記錄后，不可避免的存在數(shù)據(jù)混亂，維護(hù)難度大的問題。此外，由于電子信息易于修改及修改痕跡難以查詢的性質(zhì)，有部分單位為謀取利益，面對客戶信息隨意篡改，這都導(dǎo)致財務(wù)檔案管理更加混亂、更難管理。

3 如何加強(qiáng)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

3.1 注重信息化意識的培養(yǎng)

首先是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的信息化意識，組織領(lǐng)導(dǎo)往往很大程度上決定組織的發(fā)展方向，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視財務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展，工作人員才能有更多的機(jī)會學(xué)習(xí)信息化知識，信息化系統(tǒng)才能建立。其次，提高財務(wù)工作人員的信息化意識，在財務(wù)檔案整理過程中，財務(wù)工作人員是工作的主干，只有財務(wù)工作人員自身有較為先進(jìn)的信息化意識，提高自身信息化技術(shù)能力的意識才會強(qiáng)烈，相應(yīng)的，整個財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程才有較為充沛的原動力。

3.2 加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)的硬件、軟件平臺始終是財務(wù)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，需要注意的是，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)絕不僅僅是提升硬件平臺數(shù)量，或是簡單的配置信息化管理設(shè)備，真正能夠直接協(xié)助財務(wù)工作者進(jìn)行財務(wù)信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財務(wù)工作者的工作質(zhì)量，信息軟件的人機(jī)交互友好程度直接決定財務(wù)工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量的是信息軟件的質(zhì)量，高質(zhì)量的信息軟件無疑會給財務(wù)檔案管理的信息化提供巨大幫助。

3.3 做好信息化管理的監(jiān)管工作

雖然財務(wù)檔案管理信息話有諸多優(yōu)勢，但不可避免的也存在一些弊端，若不對其劣勢進(jìn)行改善和監(jiān)管，其發(fā)展必然會受到抑制。

財務(wù)檔案管理信息化之后帶來的信息安全問題是影響其發(fā)展主要阻礙之一，由于虛擬信息修改過于容易，信息的真實性、準(zhǔn)確性常常難以考證，這就需要建立較為完善的監(jiān)管系統(tǒng)。一方面對信息進(jìn)行實時監(jiān)控，比如對錄入的信息進(jìn)行追蹤監(jiān)控，追蹤其信息修改記錄。另一方面，對財務(wù)工作者進(jìn)行適當(dāng)監(jiān)管，定時考核其工作質(zhì)量，建立完善的處罰制度。

4 總結(jié)

財務(wù)檔案管理信息化是經(jīng)濟(jì)改革的必然走勢，目前財務(wù)檔案管理的信息化已初步建成，但仍存在信息化程度不高、意識不強(qiáng)、系統(tǒng)尚不完善等問題。因此，應(yīng)注重工作者信息化意識的培養(yǎng)、加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善信息化管理的監(jiān)管系統(tǒng)，從多方面入手加快財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，掃清主要障礙，使得信息化的優(yōu)勢得以完全發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

篇（9）

[中圖分類號] F232；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0025- 02

信息化管理制度自從被引入至今已經(jīng)有諸多成功案例，但是在高校之中對內(nèi)部財務(wù)檔案工作引入信息化管理制度，還因為進(jìn)入時間晚、各高校的具體情況不盡相同而產(chǎn)生許多不可避免的分歧和問題，要想合理、科學(xué)的解決在財務(wù)檔案信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題各大高校的財務(wù)工作者還應(yīng)該具體情況具體分析，利用制定管理規(guī)則、管理制度等有效手段完善信息化管理體制，減少客觀因素在建設(shè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的影響。

1 高校財務(wù)檔案信息化管理的主要特征

建立高校內(nèi)部財務(wù)檔案信息化管理制度是指在高校之中利用現(xiàn)代信息化手段對財務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、利用、管理、儲存工作，使財務(wù)檔案的調(diào)用方便性大幅度增加、儲存量大幅度提高、利用使用率大幅度加強(qiáng)，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書、館藏文體變成符合當(dāng)下形式的電子文件，從而配合當(dāng)代經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的步伐。綜合以往高效財務(wù)檔案的管理工作和近些年來檔案電子化管理過程中總結(jié)出的經(jīng)驗，財務(wù)檔案電子管理化在建設(shè)之中應(yīng)注意以下2個方面。

1.1 加快財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程

要想成功地從傳統(tǒng)檔案管理方法過渡到現(xiàn)代化的信息化管理方法，我們應(yīng)從建立完善的數(shù)據(jù)庫和保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中文件的完整度兩方面入手。首先是建立完整的信息庫，這是一個任務(wù)量大且需要細(xì)心的工作，在對原有財務(wù)檔案進(jìn)行掃描、錄入、轉(zhuǎn)移工作需用到相應(yīng)的設(shè)備，在操作過程中應(yīng)注意保持原檔案的完好程度；其次保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中文件的完整度，我們就錄入等過程做到仔細(xì)，對錄入人員執(zhí)行嚴(yán)格的行為規(guī)范，使原檔案數(shù)據(jù)不缺失不改變；另外對錄入完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類也是錄入工作中需著重注意的，合理的檔案錄入分類能使之后的檔案調(diào)用工作開展得更順利，但其前提必須是合理科學(xué)的設(shè)定錄入分類。

1.2 加強(qiáng)對信息管理基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)

信息化的檔案管理工作是一定離不開現(xiàn)代化的電子設(shè)備的，尤其是像財務(wù)檔案這樣具有保密性的檔案管理工作，完善的基礎(chǔ)設(shè)備是開展工作的基礎(chǔ)。在財務(wù)檔案管理信息化設(shè)備完善過程中我們應(yīng)該注意以下3個方面：①硬件儲存設(shè)備，硬件是計算機(jī)最重要的組成部分，檔案的信息化管理的儲存、調(diào)用等工作都是以硬件為基礎(chǔ)的，尤其是對信息的儲存就更要依賴硬件儲盤了；②軟件，合適的軟件則是檔案可以被調(diào)用的主要途徑，在使用、調(diào)出、查找工作中選擇正確的軟件系統(tǒng)可達(dá)到事半功倍的效果；③這是針對于像財務(wù)檔案這樣保密性強(qiáng)的檔案，在對管理信息化過程中要對其設(shè)密碼、留備份，使用和存儲中起碼要有兩套不同的密碼，此類文件需對其做嚴(yán)格的保密和內(nèi)部限制處理。

2 高校在財務(wù)建設(shè)信息化管理工作進(jìn)程中存在的問題

2.1 沒有明確的建設(shè)目標(biāo)

就目前高校財務(wù)信息化管理改革進(jìn)程來看仍存在不少問題，沒有準(zhǔn)確的建設(shè)目標(biāo)就是其中比較明顯的問題，其中許多高校的領(lǐng)導(dǎo)者對信息化管理模式的不重視、害怕在信息化管理建設(shè)過程中花費巨大的財力物力，導(dǎo)致財務(wù)檔案信息化進(jìn)程緩慢，在高校內(nèi)無法形成統(tǒng)一的響應(yīng)體系，思維模式仍停留在老方法中，以至于信息化管理進(jìn)程停滯不前。而在另一些高校之中，信息化管理確已開展，但在其內(nèi)部沒有形成完善的體系、良好的響應(yīng)模式，甚至沒有明確的工作分層管理制度，導(dǎo)致其信息化進(jìn)程緩慢。

2.2 建設(shè)工作中人手不足

在我國高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中另一個棘手的問題就是沒有足夠的高素質(zhì)人才，在高校的財務(wù)檔案信息化改革進(jìn)程中，一方面因為需要錄入的財務(wù)檔案基數(shù)大，錄入過程繁瑣復(fù)雜、任務(wù)量大，另一方面我們沒有足夠的人手，有的學(xué)校甚至利用學(xué)生來幫助錄入，由于財務(wù)檔案中數(shù)字較多，對數(shù)字的準(zhǔn)確度要求高，雖然能完成錄入工作但無法保證信息的準(zhǔn)確性。這樣看來我們急需既能錄入信息又能對信息平臺進(jìn)行操作的人才，而且需求量大，這就導(dǎo)致了建設(shè)工作中的人手不足。

3 高校財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)政策

3.1 成立素質(zhì)較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)組和工作組

高校財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)工作中是離不開領(lǐng)導(dǎo)組的帶頭作用的，要使領(lǐng)導(dǎo)組充分認(rèn)識到建立財務(wù)檔案信息化體系的重要性，并積極帶動全校建設(shè)信息化的積極性，合理增加和調(diào)派人手，定期對員工進(jìn)行職業(yè)化培養(yǎng)。在工作組的組建過程中我們應(yīng)注意到信息化管理的特殊性，不應(yīng)將錄入和操作過程分開，從學(xué)校員工內(nèi)部選出適合的人才，并對其進(jìn)行定向培訓(xùn)，使之成為信息化建設(shè)工作之中多用型人才。在信息化建設(shè)工作中我們應(yīng)著重注意對人才培養(yǎng)，使其具有先進(jìn)的管理意識和較強(qiáng)的現(xiàn)代化設(shè)備操作基礎(chǔ)，進(jìn)而在信息化建設(shè)和應(yīng)用過程中有自主創(chuàng)新的可能。

3.2 建立有效的管理制度和統(tǒng)一的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)

建立完善的管理制度是開展一切工作的前提，我們在建設(shè)之初就應(yīng)該明確建設(shè)目標(biāo)，在建設(shè)過程中就應(yīng)該本著分組建設(shè)、分層建設(shè)、分類建設(shè)的基本政策，對執(zhí)行政策、操作行為、人員工作內(nèi)容制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w制規(guī)范，形成條文并賦予其法律執(zhí)行力度，針對財務(wù)檔案的保密性增強(qiáng)對其安全情況的監(jiān)控制度，并成立專門的監(jiān)控小組對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)情況進(jìn)行實時監(jiān)控。

4 總 結(jié)

在當(dāng)前全球信息化進(jìn)程日趨完善的今天，管理信息化已成為了管理工作的必然方向，在高校的財務(wù)管理信息化建設(shè)工作中建設(shè)人員怎樣在沒有經(jīng)驗的基礎(chǔ)下探索合理的方向與方法，制定相應(yīng)的政策和規(guī)定，并在建設(shè)和工作過程中不斷使其完善，直到確立自己的管理信息化的建設(shè)方法，能否突破這個難點，成功制定適合本校的財務(wù)管理政策是高校能否適應(yīng)信息時代的考驗之一。

主要參考文獻(xiàn)

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二、企業(yè)財務(wù)檔案管理中的現(xiàn)狀

企業(yè)財務(wù)檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務(wù)檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務(wù)檔案，為財務(wù)管理活動提供便利。根據(jù)當(dāng)前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門有權(quán)調(diào)用財務(wù)檔案之外，企業(yè)財務(wù)檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，才能提供財務(wù)檔案的查閱和復(fù)制。即便是企業(yè)內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案也要經(jīng)過檔案保管部門負(fù)責(zé)人的同意和批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的登記手續(xù)，涉及企業(yè)經(jīng)營管理秘密的還要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，且只能查閱，不能復(fù)制和外借，沒有權(quán)限的管理人員是不能接觸涉密財務(wù)檔案的。但是很多企業(yè)在具體執(zhí)行的過程中卻沒有這樣嚴(yán)格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務(wù)管理檔案，給企業(yè)的財務(wù)管理和經(jīng)營管理留下了很多安全隱患。而一些企業(yè)在財務(wù)檔案管理上將財務(wù)檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務(wù)檔案進(jìn)行專門的分類管理，在使用過程中查找財務(wù)檔案比較麻煩，導(dǎo)致財務(wù)檔案不能為企業(yè)經(jīng)營管理和財務(wù)管理提供檔案服務(wù)。

三、企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化問題的對策建議

1.提高認(rèn)識，不斷完善財務(wù)檔案管理制度。企業(yè)財務(wù)檔案管理中的問題，很大程度是企業(yè)的負(fù)責(zé)人和財務(wù)檔案管理者缺乏對財務(wù)檔案管理最基本的認(rèn)識導(dǎo)致的。因此，在今后的發(fā)展過程中企業(yè)應(yīng)該組織財務(wù)檔案管理相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對財務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識。企業(yè)要不斷完善財務(wù)檔案管理制度，制定完善的財務(wù)檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的財務(wù)管理狀況，健全和完善企業(yè)財務(wù)檔案管理控制程序和業(yè)務(wù)操作規(guī)范，明確財務(wù)檔案管理人員及其責(zé)任，以及違反財務(wù)檔案管理制度的處罰，完善財務(wù)檔案管理設(shè)施，突出程序規(guī)范及責(zé)任，為全面實施財務(wù)檔案管理信息化制度創(chuàng)造良好的條件。

2.強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力。良好的財務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價值。應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財務(wù)檔案管理規(guī)定。

3.規(guī)范程序，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)檔案安全管理和使用規(guī)定。在財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)既要保證財務(wù)檔案信息的安全和完整，又要為企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)管理活動提供服務(wù)和支持。由于財務(wù)檔案包含著企業(yè)經(jīng)營管理的很多信息，一些信息涉及到企業(yè)經(jīng)營管理中的商業(yè)秘密，從維護(hù)企業(yè)根本利益的角度來講，除相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門的檢查和工作需要之外，一律不準(zhǔn)外借，即便是相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門的檢查或工作需要，也要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。

4.搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔資料及時錄入電腦。

5.搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息絡(luò)，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。

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人才服務(wù)機(jī)構(gòu)從隸屬的關(guān)系上來看，主要分為兩大類：1.是人力資源社會保障部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，也就是國家的人力資源與社會保障下的具有全國性的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。2.是非人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，為各個層級的政府以及其他部門或相關(guān)的企業(yè)單位、社會群體等所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

從本質(zhì)上來看，這兩種人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的區(qū)別就在于，人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)具有社會保障人力資源部門所全權(quán)授予的行政職能，負(fù)責(zé)為企業(yè)開展社會化等技術(shù)上的考試與評審，以及轉(zhuǎn)正與工齡的核定等等。而非人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，就不具備擁有行政的權(quán)力，并且經(jīng)過人力資源相關(guān)的保障部門重重審批以后，才可以對人才的供求信息做到搜索、整理、咨詢，主要開展針對于人才的搜索、介紹、招聘、培訓(xùn)、考核等其中一種或者多種的中介服務(wù)。

二、目前我國的人才檔案管理現(xiàn)狀分析概述

由于我國人口數(shù)量眾多，所以導(dǎo)致相關(guān)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的人才流動性比較高，而在針對于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中的流動人才的檔案管理涉及到很多方面，內(nèi)容也是較為繁雜的，其中不僅包括了人才到相應(yīng)企業(yè)、單位所簽署的工作合同，還包括了與其相對應(yīng)的專業(yè)職稱的?u審核定等問題，在人才升職以后，其步入了一個新的城市以及新的工作環(huán)境以后，人員的調(diào)配問題等，我國也下達(dá)了一系列關(guān)于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中流動人才的檔案管理的規(guī)章制度，在很大程度上幫助了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對其有效地實施檔案管理。

隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷的進(jìn)步，對人才也有了更高的要求，我國目前的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理無法滿足現(xiàn)在這個社會對于人才檔案管理的需求了，那么我們一定要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新完善，從中尋找到真正與時代相符的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理方式，才能在最大程度上使我國的檔案管理水平晉升到一個新的高度。

三、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的分析概述

在人們越來越重視信息化建設(shè)的今天，加強(qiáng)對人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理信息化建設(shè)的根本目的就是，在對自動化的信息管理系統(tǒng)上的再次開發(fā)與利用，并表現(xiàn)出具有動態(tài)、便捷、即時性等特點，這樣才能在很大程度上提升人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的水平。因此，要強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)的主要思想，并要求人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中的所有員工重視起檔案管理的信息化建設(shè)的重要性。

檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)對自身有著更高的標(biāo)準(zhǔn)要求，1.必須要積極上進(jìn)，具有良好的科學(xué)先進(jìn)的思想。2.提高自身的檔案意識，做到統(tǒng)一全面性的管理。3.要從實際的角度出發(fā)，循序漸進(jìn)，并在實踐的過程當(dāng)中，提高對信息化建設(shè)的應(yīng)用水平。